Gezamenlijk en professioneel inkopen

Inkoopbureau West -Brabant

Gezamenlijk en professioneel inkopen Inkoopsamenwerking gemeenten in West Brabant & de Hoeksche Waard & Zeeland

Stichting Inkoopbureau West Brabant


-

-

-

Stichtingsvorm Dagelijks bestuur, algemeen bestuur, directeur, plv directeur, (senior)inkoopadviseurs en ondersteunend personeel Directeur (dagelijkse leiding, financieel en personeelsbeleid, contactpersoon bestuurders) Plv Directeur: verantwoordelijk voor de ‘technische’ ontwikkeling Drie seniorinkoopadviseurs, 21 inkoopadviseurs (per 1/3/15 is verwachting 23-24 inkoopadviseurs) Twee assistenten (ieder 50%) Steeds meer contractmanagement


Deelnemers 2002: Alphen Chaam Baarle-Nassau Drimmelen Etten-Leur Moerdijk Binnenmaas ‘s-Gravendeel Woensdrecht Geertruidenberg Woudrichem

2003: Werkendam Tholen Halderberge Gilze en Rijen 2004: Zundert Cromstrijen Oud-Beijerland 2005: Rucphen

2013 Steenbergen

2015 RSD Hoeksche Waard

2006: Kapelle Reimerswaal 2007: Strijen 2009: Noord-Beveland Goes 2010: Sluis (!)

Dus nu 24 gemeenten en binnenkort 1 GR erbij


Inkoopadviseur - Is gedetacheerd bij gemeente(n) - Is in dienst van de SIW - Werkt nauw samen met de mensen van de gemeente (budgethouders) - De rolverdeling tussen de budgethouder, controller en de inkoopadviseur tijdens het doorlopen van de inkoopfasen - Achtergrond van inkoopadviseurs bij SIW is divers - Komen allen uit bedrijfsleven - Is onafhankelijk


Wat doet de inkoopadviseur? • • • • • •

Europese-aanbestedingen (volgens de wet) Individuele inkooptrajecten Individuele inkoopadvisering (bv beleid) Helpdeskfunctie Contractmanagement Opstellen inkoopplan, inkoopscan en jaarverslag (evaluatie van de begeleide trajecten) • Ook gezamenlijke inkooptrajecten: bv WOZ, ARBO, verzekeringen, wagenpark, welstandsbeleid, kantoor & computer supplies, abonnementenbeheer, reïntegratietrajecten, et cetera


Wat doet de inkoopadviseur niet? • Het bepalen van het budget • Het ondertekenen van de contracten (gemeente is en blijft de opdrachtgever) • Het schrijven van het ‘technische’ gedeelte van het programma van eisen • Het zogenaamde bestellen en afroepen


Waar dient een gemeente rekening mee te houden? • Wet- en regelgeving (Europese regelgeving, nationale aanbestedingswet) • Vastgesteld beleid moet worden gevolgd (recht- en doelmatigheid) • Procedurele aspecten • Inkoop is meer een schriftelijke exercitie geworden • Mededinging- en staatssteunaspecten • Wet Markt en Overheid


Fasen in het inkoopproces 1 A B C D E 2 A 3 A B C D E 4 A 5 A 6 A 7 A B C

Identificeren Behoeftebepaling Marktconsultatie Begroten Budgetaanvraag Keuze inkoopprocedure Specificeren Opstellen eisen/wensen/ bestek Selecteren Voorselectie leveranciers Offertes vragen Evaluatie offertes Onderhandelen Selectie leverancier Contracteren Opstellen (raam) contract Afroepen Afroepen binnen het contract Bewaken Levertijd- en kwaliteitsbewaking Nazorg Contractbeheer Contractmanagement Evaluatie contract

Budgethouder

Controller

Inkoop

Uitvoerend Uitvoerend Uitvoerend Uitvoerend Adviserend

Geen Geen Adviserend Betrokken Toetsen

Adviserend UItvoerend Adviserend Geen Uitvoerend

Uitvoerend

Geen

Adviserend

Adviserend Adviserend Uitvoerend Adviserend Uitvoerend

Geen Geen Geen Geen Geen

Uitvoerend Uitvoerend Uitvoerend Uitvoerend Uitvoerend

Adviserend

Wordt geïnformeerd

Uitvoerend

Uitvoerend

Achteraf toetsen

Betrokken

Uitvoerend

Geen

Betrokken

Uitvoerend Adviserend Uitvoerend

Geen Geen Betrokken

Adviserend Uitvoerend Uitvoerend


Fase 1: identificeren • • • • •

Behoeftebepaling Marktconsultatie (ook nav aanbestedingswet) Begroten Budgetaanvraag Keuze inkoopprocedure – Stap 1: Bepalen inkoopwaarde – Stap 2: Bepalen type opdracht – Stap 3: Bepalen inkoopprocedure – Stap 4: Bepalen contractvorm


Stap 3: bepalen inkoopprocedure Werken

Leveringen

Diensten

Enkelvoudig

Tot € 100.000

Tot € 25.000

Tot € 25.000

Meervoudig

€ 100.000 tot € 400.000

€ 25.000 tot Europees Drempelbedrag


Vanaf Europees Drempelbedrag


Nationaal


Europees



Stap 4: bepalen contractvorm • Bepalen uitgangspunten gemeente: – In huis beschikbare kennis & capaciteit – Gewenste inspraak op ontwerp – Gewenste vorm & materiaalgebruik – Gewenste functionaliteiten – Beoogde datum ingebruikname – Fasering – Beschikbaar budget – Grondposities • Bepalen optimale contractvorm: – Traditioneel, Design & Construct, Turn-key of PPS


Fase 2: specificeren • Niet door de inkoopadviseur: – Opstellen bestek – Maken raming • Wel door de inkoopadviseur: – Screenen bestek op mogelijke fouten – Maken aanbestedingsleidraad / hoofdstuk procedure – Opstellen en plaatsen advertentie • Door gemeente & inkoopadviseur samen: – Bepalen selectiecriteria – Bepalen gunningscriterium – Bepalen beoordelingscriteria – Bepalen planning


Fase 3: selecteren (1) • Niet door de inkoopadviseur: – Beantwoorden technische vragen voor nota van inlichtingen – Technische toetsing inschrijving – Beoordeling kwalitatieve aspecten

• Wel door de inkoopadviseur: – – – – – – – – –

Verzenden offerteaanvragen / bestekken Fungeren als aanspreekpunt tijdens aanbesteding Ontvangen vragen voor nota van inlichtingen Beantwoorden procedurele vragen voor nota van inlichtingen Verzenden nota van inlichtingen In ontvangst nemen & openen offertes / inschrijvingen Opstellen & verzenden proces verbaal Procedurele toetsing inschrijving & inschrijver Maken prijsvergelijk


Fase 3: selecteren (2) • Door gemeente & inkoopadviseur samen: – Bepalen kandidatenlijst – Indien onvermijdelijk: besluiten tot uitstel aanbestedingsdatum – Onderhandelen


Fase 4: contracteren • Niet door de inkoopadviseur: – Gunnen van de opdracht / ondertekenen contract • Wel door de inkoopadviseur: – Opstellen contract • Door gemeente & inkoopadviseur samen: – Contractbespreking


Fase 5, 6 en 7: afroepen, bewaken & nazorg • Niet door de inkoopadviseur: – Uitvoering • Wel door de inkoopadviseur: – Samenstellen aanbestedingsdossier – Bemiddelen bij problemen in de uitvoering • Door gemeente & inkoopadviseur samen: – Evaluatie achteraf

Gezamenlijk en professioneel inkopen

Recommend Documents