NUMMER
5
M A A RT 2 0 0 7
Architectuur voor de e-provincie: instrument voor samenwerking Provincies laten zich bij de inrichting van hun informatiehuishouding inspireren door andere overheden. De samenwerking met andere overheidsorganisaties in sectorale ketens is daarvoor een belangrijke reden. Samenwerken in ketens is niet nieuw. Nieuw is wel dat die samenwerking in toenemende mate langs elektronische weg plaats vindt. Gegevens en documenten worden in elektronische vorm uitgewisseld, er komen gezamenlijke landelijke basisregistraties en er zijn serieuze plannen om - bij bijvoorbeeld de nieuwe omgevingsvergunning - te komen tot een landelijk elektronisch dossier. Het zijn ontwikkelingen die duidelijk maken dat elektronische samenwerking beter lukt met gezamenlijke oplossingen of met oplossingen die op elkaar aansluiten. Maar daarvoor is wel nodig – zoveel is nu wel duidelijk - dat de onderliggende concepten, architecturen
Verschillende deskundigen op het gebied
en standaarden dezelfde zijn.
van de architectuur van de elektronische overheid hebben een bijdrage geleverd
Oktober vorig jaar is versie 1.0 van de Nederlandse Overheids Referentie Architectuur
voor deze speciale uitgave van e-provincies.
(NORA) uitgebracht (in opdracht van BZK en EZ). Deze architectuur bevat architectuur-
U treft de volgende onderwerpen aan:
principes, architectuurmodellen en standaarden die elektronische samenwerking in
2
Waarom werken onder architectuur?
het publieke domein bevorderen en mogelijk maken. NORA is een landelijke referentie
2
Strategie en architectuur: een duo als
die nadere uitwerking en detaillering behoeft voor de verschillende bestuurslagen.
managementinstrument
De provincies hebben daarom besloten gezamenlijk een provinciale afgeleide van de
4
Provincies goed op weg met architectuur?!
NORA te ontwikkelen.
6
ICT architectuur als bestemmingsplan
7
Bouwen met architectuur in een continu
Een recente ontwikkeling is dat een aantal provincies bij het ontwikkelen van de e-provincie nadrukkelijk de samenwerking zoekt met gemeenten in de eigen regio. Ook wordt nagegaan wat de mogelijkheden zijn om aan te sluiten bij gemeentelijke oplossingen voor e-dienstverlening en een elektronisch midoffice. Samenwerkingsverbanden van en met gemeenten lijken mogelijkheden te bieden voor gezamenlijke aanbesteding en inkoop van software voor de e-overheid. Daarbij gaat het met name om software die gebaseerd is op de gemeentelijke midoffice-architectuur.
veranderende wereld 9
Provinciale architectuur, de ultieme samenwerking en het gezicht van NORA
10 Waterschappen en de Waterschaps Informatie Architectuur (WIA) 11 Architectuur in gemeenten: de handen aan de ploeg!
2
Waarom werken onder architectuur?
Door Michiel Schoo, Ministerie van BZK
Om de kabinetsplannen over betere dienstverlening door de
daardoor inzicht in de afspraken over de wijze waarop de
overheid met minder administratieve lasten werkelijkheid te
elektronische overheid wordt ingericht. Er zijn afspraken gemaakt
laten worden, wordt de ICT-bedrijfsvoering van de overheid
over de wijze waarop informatie wordt opgeslagen, de wijze
verbeterd. Onder de noemer elektronische overheid zijn veel
waarop deze tussen overheidsorganen wordt uitgewisseld,
initiatieven tot stand gekomen om hieraan bij te dragen. De e-
de wijze waarop burgers en bedrijven diensten kunnen krijgen,
overheid is het aandachtsgebied van vele overheidsorganisaties
de wijze waarop bedrijfszekerheid en privacy kunnen worden
in Nederland. De rijksoverheid stelt basisvoorzieningen
gegarandeerd.
beschikbaar voor de elektronische dienstverlening. Het doel van werken onder architectuur is het versterken van de inhoudelijke
Met de NORA hebben overheidsorganen en dienstverleners
samenhang tussen lopende en toekomstige programma's en
vanuit het bedrijfsleven houvast voor verdere stappen op weg
projecten voor het realiseren van de elektronische overheid.
naar de realisatie van elektronische dienstverlening. De NORA is nadrukkelijk dynamisch van karakter. Zij is niet ‘af’ want de
Centraal in de architectuuraanpak vanuit de rijksoverheid staat de
afspraken moeten enerzijds een breder draagvlak krijgen in de
Nederlandse Overheid Referentie Architectuur, kortweg de NORA.
toekomst, anderzijds moeten afspraken voortdurend aan nieuwe
De samenhang tussen de verschillende onderdelen is met de
bestuurlijke en technische inzichten aangepast worden. Dus voor
NORA in kaart gebracht. Maar de NORA is niet uitsluitend vanuit
de verwerking van de nieuwe inzichten, het belichten van de
de rijksoverheid tot stand gebracht. Architecten van uiteen-
samenhang in de verschillende fasen van de ontwikkeling is
lopende overheidsorganisaties en projecten hebben gezamenlijk
architectuur van belang.
gewerkt aan de totstandkoming van de NORA. De NORA biedt
Strategie en architectuur: een duo als managementinstrument Door Adrie Spruit , e-Provincies
Het ontwikkelen van de eigen elektronische provincie begint met
Wat kunnen de provincies hiervan leren?
een goede strategie. Onderzoek laat zien dat organisaties die een
De gemeenten die meer dan gemiddeld succesvol zijn met het
strategie hebben, succesvoller zijn in het bereiken van concrete
elektronisch maken van hun dienstverlening blijken bepaalde
resultaten. Dat geldt ook voor het thema elektronische overheid.
karakteristieken gemeen te hebben:
Zo verscheen begin 2006 het rapport Van trendvolger tot elek-
-
de ontwikkeling van de e-dienstverlening van deze
tronische superstore. De ondertitel van dit in opdracht van het
gemeenten is op ‘strategisch ambtelijk niveau’ in de
ministerie van BZK opgestelde rapport is Contouren van een
organisatie belegd;
adequate aanpak van gemeentelijke elektronische dienstverlening. Het is het resultaat van een onderzoek naar de vraag wat in de gemeentelijke praktijk een succesvolle aanpak is. Daarvoor is gekeken naar de ervaringen bij 36 Nederlandse gemeenten.
-
deze gemeenten hebben een visie op de e-overheid die is vastgelegd in een door de organisatie en het bestuur gedragen beleidsdocument.
Kortom, een goede strategie leidt tot betere resultaten.
3
De elektronische provincie is meer dan een set elektronische
Als een strategie een goed begin is voor het ontwikkelen van de
formulieren, een paar aansluitingen op landelijke basis-
elektronische provincie, dan is het uitwerken van een architectuur
voorzieningen en het in huis halen van enkele ICT-oplossingen.
een goed vervolg daarop. Een goede architectuur begint zelfs met
Het is een andere manier van werken, het is ook een andere
een strategie. Die strategie beschrijft de bedrijfsdoelstellingen en
manier van het benaderen van de klant en het leidt zelfs tot
de eigen ambities met betrekking tot de elektronische overheid.
verschuivingen in de rollen binnen de organisatie. Het gaat om
Zo'n strategie(-document) is vervolgens uitgangspunt is bij het
veranderingen die de gehele provinciale organisatie raken.
uitwerken van de eigen architectuur. Die architectuur beschrijft onder andere het geheel aan in te zetten ICT-oplossingen. Door
De uitdaging waarvoor provincies staan is veelomvattend en
zo te werk te gaan, kan een informatiehuishouding ontstaan die
complex. Het gaat om een groot aantal oplossingen, op het
werkelijk in lijn is mét en ondersteunend aan de provinciale
niveau van zowel de bedrijfsprocessen als de ondersteunende
bedrijfsdoelstellingen (alignment).
informatiesystemen. Het zijn oplossingen die zich voor een deel binnen de eigen organisatie bevinden, maar de oplossingen op
Bij de eigen strategiebepaling zal het landelijke beleid belangrijke
landelijk niveau en van partnerorganisaties in sectorale ketens
input zijn. Ook de inhoud van NORA kan worden gebruikt. De NORA
zijn niet minder belangrijk. Al die oplossingen, intern en extern,
bevat een groot aantal zogenoemde architectuurprincipes; een deel
moeten met elkaar samenwerken. Veel van die oplossingen
daarvan is geformuleerd op strategisch niveau. Deze principes
zullen uiteindelijk aan elkaar gekoppeld worden.
hebben het karakter van landelijke beleidsuitspraken. Een voorbeeld
Werken onder architectuur maakt deze complexiteit beheersbaar.
van zo'n principe is de uitspraak dat 'de organisaties in het publieke
Architectuur ondersteunt het sturen op samenhang. Architectuur
domein burgers en bedrijven niet opnieuw om gegevens zullen
ondersteunt ook de communicatie over de oplossingen en alle
vragen die bij de overheid al bekend zijn'. Door dergelijke principes
daarmee samenhangende veranderingen. Het helpt alle partijen
over te nemen en passend te maken op de eigen organisatie kan
om dezelfde taal te spreken. En tenslotte is architectuur een
een provincie een belangrijk deel van haar strategie invullen.
belangrijke voorwaarde voor samenwerking. Generieke oplossingen ontwikkelen en (her-)gebruiken, en het aan elkaar
Het is belangrijk de eigen strategische keuzen bewust te maken.
koppelen van oplossingen lukt niet zonder goede afspraken over
Dat betekent dat de principes die worden overgenomen, de eigen
standaarden en architectuurmodellen.
nuanceringen daarin én de resulterende ambities worden vertaald naar concrete resultaten en een tijdpad. Maar het betekent ook dat er inzicht moet zijn in de consequenties van de strategische keuzen,
Landelijk beleid e-overheid, wetgeving en landelijke voorzieningen
en wel in termen van benodigde oplossingen, te leveren inzet en te plegen investeringen. Door beoogde resultaten te koppelen aan investeringsconsequenties kunnen de juiste afwegingen worden gemaakt, en kunnen de eigen plannen concreet en realistisch worden. Inhoudelijk deskundigen op het gebied van architectuur, processen, informatievoorziening, automatisering én ook
Strategie eigen e-provincie
verandermanagement kunnen daarbij helpen.
Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Adrie Spruit
Architectuur stuurt de inrichting van: Bedrijfsomgeving Informatiehuishouding Technische omgeving
van e-Provincies:
[email protected]
4
Provincies goed op weg met architectuur?! Door: Guido Bayens, Kenniscentrum, coördinator Architectuur
Bij de bedrijfsvoering van een moderne provincie komt heel wat kijken. Provincies voeren een breed scala taken uit: ze onderhouden veel contacten met andere bestuurslagen, burgers en bedrijven. Een goede inrichting van de interne organisatie, efficiënte werkprocessen en een moderne informatiehuishouding zijn daarbij cruciaal. Beleidsvoorbereiding en dienstverlening berusten meer en meer op de inzet van informatie- en communicatietechnologie. Provincies zijn bezig zich, samen met alle andere overheidslagen, te ontwikkelen tot een elektronische overheid. Voordelen hiervan zijn: betere dienstverlening aan bedrijven en burgers, betere samenwerking met andere overheidsinstanties, hogere efficiency en dus lagere kosten. De vertaalslag van een goede bedrijfsinrichting naar een elektronische omgeving is de bouw van een heldere, eenduidige architectuur.
Kenniscentrum is de organisatie die zich bezighoudt met de
Enkele provincies zijn gestart met een gezamenlijke verkenning
ontwikkeling van deze ‘architectuur van de elektronische
naar de mogelijkheid om op basis van de NORA een model-
overheid’. Een belangrijk product van de afdeling Architectuur
architectuur voor de provincie te ontwikkelen. In een dergelijke
is de Nederlandse Overheid Referentie Architectuur (NORA),
model-architectuur wordt een beeld gegeven van een optimale
waarin afspraken (‘principes’) voor de bouw en inrichting van
inrichting van beleids- en dienstverleningsprocessen, organisatie-
de elektronische overheid worden vastgelegd. Dit soort afspraken
kundige uitgangspunten, de inrichting van de informatie-
gaan bijvoorbeeld over de wijze waarop gegevens tussen
voorziening en de juiste toepassing van ICT. Groot voordeel van
overheidsorganen worden uitgewisseld of over de manier
deze aanpak is dat de provincies zo kennis kunnen delen en
waarop alle overheidsorganen gebruik kunnen maken van de
ervaringen uitwisselen. Dit vanuit de gedachte dat provincies
nationale basisregistraties zoals het nieuw Handelsregister of
op hoofdlijnen een vergelijkbare functie hebben en dus veel
het register van adressen en gebouwen in Nederland.
gezamenlijk kunnen ontwikkelen of inkopen. Uit onderzoek blijkt dat de kosten voor het werken onder architectuur snel terug-
Ook voor provincies is de NORA een belangrijk document: door
verdiend zijn.
de afspraken van de NORA ook binnen de eigen provincie toe te passen op momenten dat de dienstverlening, de organisatie, de
Provincies zetten dus (voorzichtig) hun eerste schreden op
werkprocessen of de informatiehuishouding worden veranderd,
het architecturale pad, net als andere overheden. De kern-
zal de provincie meer en meer aansluiting vinden bij de
departementen, gemeenten, uitvoeringsorganisaties en
elektronische overheid. Bestaande eilandjes worden verbonden.
waterschappen werken hard aan de ontwikkeling van model-
De samenwerking verloopt beter gestroomlijnd en bedrijven en
architecturen op basis van de NORA. De architecten van Kennis-
burgers worden tevredener klanten van de overheid.
centrum e-overheid adviseren en ondersteunen dit belangrijke werk. In het geval van de provincies verleent het programma e-Provincies hierbij uiteraard ook steun.
Wanneer u meer wilt weten over mogelijkheden voor uw
Het resultaat van het werken onder architectuur zal zijn dat
provincie voor het werken onder architectuur, neem dan contact
overheden gegevens onderling sneller en betrouwbaarder
op met het programma e-Provincies (
[email protected]) of
kunnen uitwisselen en dat dubbele werkzaamheden, dubbele
neem eens een kijkje op www.e-overheid.nl/atlas.
uitvraag van informatie en bureaucratische procedures worden verminderd. Paarse krokodillen worden bestreden. Kafka kan
5
Informatie architectuur Provincie
naar de geschiedenisboeken. De overheid als moderne dienst-
•
Gegevens die door meerdere bedrijfsfuncties worden
verlener: tevreden klanten, efficiënte werkprocessen, lagere
gebruikt worden centraal opgeslagen. Men zou dit kern-
uitvoeringskosten.
registraties kunnen noemen. Een deel van de benodigde
In de bovenstaande ‘overzichtskaart’ wordt op hoofdlijnen een
gegevens zullen op termijn uit de landelijke basisregistraties
beeld geschetst van de inrichting van de informatiehuishouding van een provincie. Opvallende onderdelen daarvan zijn: •
gehaald worden. •
De gele band staat symbool voor de benodigde infrastructuur
De provincie biedt via meerdere kanalen (internet, telefoon,
waarmee de verschillende soorten applicaties en data-
balie, post) zijn diensten aan burgers, bedrijven en collega-
bestanden met elkaar verbonden worden.
ambtenaren van andere organisaties aan. •
•
• •
De werkprocessen van de provincie worden ondersteund met
Door de provinciale informatiehuishouding conform boven-
applicaties, die verbonden zijn aan diensten, zoals ruimte,
staande schets in te richten kan ook een goede aansluiting
wegen, water, milieu, economie, vervoer, welzijn, etc.
gemaakt kan worden op de gemeenschappelijke ‘bouwstenen’
Deze werkprocessen zullen in toenemende mate worden
van de elektronische overheid, zoals: het bedrijvenloket, de
ondersteund met workflow managementoplossingen en
persoonlijke internetpagina, het contactcentrum voor de over-
business procesmanagement oplossingen.
heid, de samenwerkende productencatalogi, Burgerservice-
Algemene kantoor-applicaties zoals e-mail, tekstverwerken,
nummer, bedrijvennummer, DigiD en de landelijke basis-
intranet, etc.
registraties. Door deze aansluiting maken de provincies straks
Applicaties die de secundaire processen ondersteunen, zoals
volledig deel uit van de naadloos samenwerkende elektronische
financiën, HRM, juridische zaken, ICT, faciliteiten, inkoop en
overheid.
kwaliteit. •
Om goed overzicht te houden over de prestaties van de organisatie worden gegevens toegevoerd naar een
Voor meer informatie over de NORA kunt u contact opnemen met
management-informatievoorziening. Hieruit worden de voor
Guido Bayens van het Kenniscentrum:
[email protected]
de diverse managementlagen belangrijke voortgangsrapportages samengesteld.
6
Provincie Groningen, inbedding architectuur in organisatie (processen en rollen)
ICT architectuur als bestemmingsplan Door Vincent Hendriks, provincie Groningen, beleidsadviseur ICT
Vanuit de samenleving wordt van provincies verwacht dat ze een
de ICT omgeving wordt steeds groter en de ICT beheer kosten
krachtige overheid is, die de samenleving centraal stelt én slag-
nemen toe. De provincie Groningen wil grip op deze ontwikkeling
vaardig en transparant is, dienstverlening levert zoals ze belooft
houden en heeft in haar strategisch ICT beleid 2007-2009
en niet bureaucratisch is. Dat vraagt dat provincies anders gaan
(Groningen digitaal) aangegeven dit te willen doen door projecten
werken. Bij de provincie Groningen is er sprake van een nieuw
onder architectuur uit te voeren.
huisvestingsconcept dat bij die verandering aan sluit. Daarnaast
Met het toepassen ervan wordt richting gegeven aan de
wordt de samenleving steeds complexer en pluriformer. Dit
ontwikkeling van ICT, analoog aan een bestemmingsplan. Daarbij
vraagt om een andere aanpak van maatschappelijke vraag-
worden bedrijfs- en IT-principes, richtlijnen en standaarden
stukken/beleidsproblemen. Anticiperend op die andere aanpak
gehanteerd die afgeleid zijn uit provinciale collegeprogramma's,
stelt de rijksoverheid al basisvoorzieningen (basisregistraties,
concernplannen, afdelingsplannen en beleidsplannen. Deze zijn van
burgerservicenummer etc.) beschikbaar die overheidsbreed
toepassing bij het uitvoeren van projecten waarin een ICT
worden ingezet.
component aanwezig is. Net als in een bestemmingsplan is de IT
Om deze ontwikkelingen bij provincies mogelijk te maken moet
architectuur richtinggevend, maar geeft tevens de bedrijfsvoering
de informatievoorziening daarop worden aangepast. Dat
de mogelijkheid beargumenteerd daar van af te wijken. Hierdoor
betekent dat er veel veranderingen in de softwareportfolio en de
ben je als organisatie in staat om bewuste keuzes te maken, de
infrastructuur zullen plaatsvinden. Er komt een grote diversiteit
consequenties ervan overziend.
aan technologieën het provinciehuis binnen, de complexiteit van
Kosten/batenanalyse
Project opdracht
Plan van aanpak
Project uitvoering
Project afsluiting
Toetsing beschreven projectproducten aan Groninger IT architectuur
7 De architectuur van de provincie Groningen is ontwikkeld op
architectuur in de dagelijkse praktijk bij aan het realiseren van
basis van het IAF (Integrated Architectuur Framework van Cap
een adequate informatievoorziening in een consistente richting.
Gemini). Het borgt de relatie tussen inhoud en proces en zorgt ervoor dat de uiteindelijke oplossing, op basis van onderbouwde
Gebruik van de IT Architectuur heeft geleid tot een sterke
keuzes, geheel in lijn is met de gestelde eisen.
reductie in het aantal soorten technische platformen en het heeft
In de eerste fase van het architectuur ontwikkel project is het
een grote rem gezet op de groei van het aantal applicaties.
uitgangspunt gehanteerd dat de eerste output zo snel mogelijk
Belangrijker echter, is dat door toepassing van IT architectuur er
zou worden benut in de organisatie. Er is een architectuur beheer
meerdere malen verkeerde keuzes voorkomen zijn.
organisatie ingericht waardoor principes, richtlijnen, en standaards gelijk na oplevering konden worden gebruikt om
Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Vincent Hendriks:
kaders te bepalen in het besluitvormingsproces. Dus, nadat de
[email protected]
eerste richtlijnen waren opgeleverd werden ze meteen gebruikt om een ETL tool te definiëren en een applicatie server te kiezen.
Provincie Groningen MT
De architectuur wordt beheerd door de architectuurboard. Daarnaast is de architectuurboard verantwoordelijk dat de realisatie van informatiesystemen en technische infrastructuur volgens het
Architectuur Beleid Groep: Joan Janssen Ton Woldhek Annet van Screven Fred Hassert
referentiekader (principes, richtlijnen, standaarden) van de architectuur plaatsvindt. Vaststelling van veranderingen in dat referentiekader gebeurt door de architectuur beleid groep waarin een aantal afdelingshoofden uit de organisatie zitting nemen. Zij adviseren het MT t.a.v. besluiten over wezenlijke architectuur-
Afdelingshoofd ICT Fred Hassert
wijzigingen die voorbereid worden door de architectuurboard. In het operationele proces draagt de wijzigingsbeheerder zorg voor toetsing van wijzigingen aan de architectuur. Daartoe kan
Architecture board: Vincent Hendriks Mark Rice Bert Moorlag
de wijzigingbeheerder gebruik maken van experts op het gebied van applicatie- en systeembeheer. Op deze wijze draagt
Bouwen met architectuur in een continu veranderende wereld Door André Batenburg, provincie Zuid-Holland, senior informatiearchitect Digitale Route
Het ontwikkelen van een visie die te ver weg staat van de
Binnen het I&A-programma Digitale Route bouwen we met
uitvoering leidt niet tot de gewenste verandering. En zeker niet
architectuur, maar dan wel door ‘learning by doing’. Dus niet
als de richtingbepalende portefeuillehouders voor I&A binnen de
bouwen onder architectuur, waarbij de architectuur vooraf
organisatie de gebruikte taal niet verstaan. Daarom heeft de
bedacht is en alleen maar voorschrijvend is. Gedachte daarachter
provincie Zuid-Holland eind 2003 gekozen voor een andere
is dat het bouwen met architectuur een zoektocht is. Een zoek-
benadering van de I&A ontwikkeling. Gekozen is het kader te
tocht die begint met een idee, een vermoeden, een werk-
ontwikkelen vanuit de belangrijkste veranderingen die nodig zijn.
hypothese. Vanuit die werkhypothese ben je bezig met het
De uitvoering van die verandering wordt vervolgens van dichtbij
ontwikkelen van een concept. Een concept dat je in de
aangestuurd en ondersteund. Vanuit die benadering zal de
ontwikkeling steeds verder onderzoekt, soms vanuit het geheel
controlefunctie (kaderstelling, toetsing) zich pas op de langere
(de samenhang) en soms vanuit onderdelen die op dat moment
termijn op grotere afstand van de uitvoering doorontwikkelen.
aandacht vragen of al gebouwd moeten worden. Dat kan alleen
Wat betekent die benadering voor architectuur? Architectuur is toch bij uitstek om in control te komen?
Lees verder op pagina 8
8 als je accepteert dat wat je uiteindelijk vindt (wat je bouwt) iets
van beleidsmakers en managers tot projectleiders, ontwikkelaars
anders kan zijn dan wat je oorspronkelijk zocht. Dus niet een
en beheerders. Al die partijen zijn op verschillende niveaus en
blauwdrukbenadering waarin je éénmalig, voorafgaand aan de
vanuit verschillende aspecten betrokken bij de architectonische
bouw, een gedetailleerd ontwerp bedenkt dat heilig verklaart en
keuzes die doorlopend worden gemaakt. Dit vraagt om integrale
kost wat kost handhaaft tijdens de bouw.
afstemming over de verschillende architectuurlagen heen. Op hoofdlijnen moet er inzicht zijn in de samenhang tussen de
De zoektocht begint met het op hoofdlijnen formuleren van
bedrijfsarchitectuur, de informatiearchitectuur en de technische
uitgangspunten wat de informatiehuishouding moet betekenen
architectuur. Bij de provincie Zuid-Holland doen we dit op basis
voor de organisatie. Je hebt het dan over de identiteit van de
van het P-PO-GAT model (zie figuur 2).
organisatie, welke informatiehuishouding op dit moment het beste bij die organisatie past. Bij de provincie Zuid-Holland zijn
Producten
dit uitgangspunten als flexibel, beheersbaar, marktconform. Deze uitgangspunten bepalen de richting waarin de architectuur zich ontwikkeld. In het kiezen van die uitgangspunten is het belang-
Processen
rijk de primaire organisatie leidend te laten zijn. De portefeuillehouders voor I&A moeten immers de hoofdkeuzes vaststellen en
Werkgebied informatiearchitect
in het verdere bouwtraject blijven uitdragen in de organisatie. Organisatie
Verderop in het bouwtraject komt bijvoorbeeld het vraagstuk van digitale ondersteuning van werkprocessen naar voren. Welke processen moeten worden ondersteund? Welke processen zijn er,
Gegevens
Applicaties
wat is de samenhang? Op dat moment moet die samenhang worden ontdekt en beschreven op een manier die begrijpelijk is
Techniek
voor de primaire organisatie. In het traject Digitale Route is het procesmodel op dit moment ongeveer als in figuur 1, en dat is anders dan waarmee werd begonnen en zal er over een jaar
Figuur 2: P-PO-GAT model voor architectuur
weer anders uitzien! Is deze aanpak gemakkelijk? Nee, het vraagt om continue
Wat zijn dan de voordelen? Het voorkomt in ieder geval dat je
alertheid in het ontwikkelproces van alle betrokken partijen:
het vraagstuk van samenhang afkoopt door het neer te leggen bij enkele architecten die in een geïsoleerde omgeving een
Generieke procescomponenten
Primaire processen Subsidieverlening
Nieuwbouw
Vergunningverlening en plantoetsing
Handhaving en Toezicht
Beleidsvorming Besluitvorming Beheer en Onderhoud
Ondersteunende processen Sturing bedrijfsvoering Begroten en plannen
Verantwoorden en analyseren
Middelenbeheer en interne dienstverlening Instandhouden bedrijfskapitaal Verwerven en aannemen
Behandelen juridische kwesties
Genereren van inkomsten Interne dienstverlening
Bezwaar en klachten Publicatie Besluiten op website Publicatie Berichten op website Postbehandeling
bouwwerk verzinnen dat aan het eind van het ontwikkeltraject niet spoort met de werkelijkheid. Een ander belangrijk voordeel is dat te maken keuzes expliciet aan de orde komen: het vereist samenwerking. De keuzes bepalen immers of je in de zoektocht links of rechts afslaat. En die zoektocht Digitale Route, die doe je samen. De (bouwkundig) architect Le Corbusier zei eens "une maison est une machine à habituer". Hij doelde erop dat het voor architectuur niet voldoende is om mooi en perfect te zijn: het moet de mens in staat stellen om het gebouw te gebruiken, het moet daartoe ruimte bieden en functioneel-technisch uitgerust zijn. En dat geldt natuurlijk ook voor de informatiehuishouding van onze provincie.
Voor meer informatie kunt u contact opnemen met André Batenburg:
[email protected]
Figuur 1: Procesarchitectuur Provincie Zuid-Holland
9
Provinciale architectuur, de ultieme samenwerking en het gezicht van NORA Door Anneke Spijker, provincie Flevoland
Ja, daar zit je dan; NORA in de wereld van twaalf provincies. Hoe geef je architectuur een gezicht? Of moet je er gewoon niet moeilijk over doen en het gaan uitvoeren? Hoe weet je nu of een referentiearchitectuur voor de Nederlandse overheid ook geschikt is voor provincies? Provincies zijn anders, speciaal, bijzonder, ongewoon en toch ketenpartner. NORA moet een gezicht krijgen en we moeten weten of ze de provincies kan helpen. Hoe pak je dat dan aan? Hoe bouw je kennis op en hoe leg je het uit aan je eigen organisatie. Hier kun je het beste samen over nadenken.
Werkgroep architectuur Sinds dit jaar is er - naast alle andere provinciale werkgroepen een nieuwe werkgroep actief. Deze werkgroep onderzoekt de toepasbaarheid van NORA voor provincies. IOG-info (
[email protected]) is gestart met de vraag ‘waar kunnen wij provincies ondersteunen bij het werken onder architectuur?’. De Boag Milieu heeft vervolgens de opdracht gegeven om een pilot uit te voeren met de WABO. De omgevingsvergunning wordt dus een leidend proces. Bij de omgevingsvergunning geven de provincies inhoud aan hun rol als ketenpartner. Je plaats in de keten kun je pas goed bepalen als je weet op welke plaats in het
Voor meer informatie over de werkgroep architectuur kunt u
proces jij je werkzaamheden uitvoert. Of: provincies op zoek naar
contact opnemen met de waarnemend voorzitter, Anneke Spijker
hun meerwaarde binnen de overheid vanuit de één-loket
(
[email protected])
gedachte. De werkgroep architectuur is in februari 2007 van start gegaan. De werkgroep architectuur heeft als concrete opdracht om met de pilot WABO NORA te toetsen. Zij zal gelijktijdig haar rol
Comic Design
Epro & Logo
richting de omgeving verder vormgeven.
10
Waterschappen en de Waterschaps Informatie Architectuur (WIA) Door Marjo van Anholt, Waterschapshuis
De kwaliteit en de toegankelijkheid van overheidsdienstverlening moet de komende jaren met sprongen vooruit gaan. Eén van de zaken die hierbij goed geregeld moet zijn, is de toegankelijkheid van informatie. Daarom is het van belang om in de toekomst de informatievoorziening van waterschappen zodanig te organiseren dat externe partijen en medewerkers snel en effectief toegang hebben tot betrouwbare en actuele informatie die voor hen relevant is. Waterschappen worden niet alleen steeds groter, maar concentreren zich steeds meer op hun kerntaken; de bedrijfsprocessen van waterschappen worden meer uniform uitgevoerd. Een gevolg hiervan is dat standaarden als Aquo en de Waterschaps Informatie Architectuur (= WIA) steeds meer worden gebruikt en stevige voet aan de grond krijgen bij de inrichting van de bedrijfsvoering en de ICT.
Per 1 januari is de WIA in beheer van Het Waterschapshuis. Het
proceseigenaren en informatieanalisten van de deelnemende
WIA-project is een in 2003 gestart initiatief van hoofden ICT van
waterschappen de hoofdprocessen - inclusief de bijbehorende
een aantal waterschappen. Zij constateerden dat de informatie-
informatie - uitgeschreven. Overigens is het uitwerkingsniveau
voorziening van het gemiddelde waterschap niet goed genoeg
niet voor alle bedrijfsfuncties gelijk; sommige processen (zoals
aansluit bij de wensen en eisen die het management en de
Belastingheffing en Invordering) waren al zo bekend dat we ze
bedrijfsvoering er aan stellen. Aangezien waterschappen op
snel heel gedetailleerd konden invoeren. Andere processen
hoofdlijnen dezelfde bedrijfsprocessen kennen en de knelpunten
(bijvoorbeeld Besturing, Relatiebeheer, Innovatie) kenden nog
ook op hoofdlijnen hetzelfde bleken, ontstond het idee dat het
zoveel onduidelijkheden, dat in overleg met de project-
mogelijk moest zijn om één hulpmiddel te ontwikkelen als
betrokkenen is besloten om het tot een bepaald niveau te
oplossing ervan. Met het concept ‘Informatiearchitectuur’ hebben
beperken. Omdat er gaande het ontwerpproces van de WIA zo
de projectleden dit gezamenlijke hulpmiddel voor de water-
goed rekening is gehouden met de wensen van de diverse MT’s,
schappen gevonden. De eerste resultaten zijn veelbelovend voor
functionele medewerkers en ICT-ers, is er een voor iedereen
de toekomst van onze lerende organisatie(s).
herkenbaar kader ontstaan. Hierdoor is het een stuk
In 2003 startten 11 waterschappen met dit project, maar
gemakkelijker om in de nabije toekomst in gezamenlijkheid, voor
inmiddels participeren alle waterschappen in dit project. Het
waterschapsbreed gestelde doelen, waterschapsspecifieke
belangrijkste wapenfeit is natuurlijk het vinden van de oplossing
informatiesystemen te ontwikkelen. En dan hebben we het nog
voor het waterschapsbrede probleem in de vorm van een Water-
niet over positieve neveneffecten als waterschapsbrede
schaps Informatie Architectuur (WIA). Tijdens een intensief
informatie-uitwisseling die vereenvoudigt of de kostenbesparing
samenwerkingstraject is de betrokkenheid van een groot aantal
die een dergelijke samenwerking oplevert!
medewerkers van de waterschappen gerealiseerd door hen als ‘informatie-eigenaren’ in te schakelen bij het ontwerp van de
De WIA blijkt inmiddels, uit de ondertussen door een aantal
informatiearchitectuur. Dankzij deze projectaanpak wordt de WIA
waterschappen opgedane ervaring, een zeer geschikt instrument
in zijn huidige vorm breed gedragen. Bovendien zijn de
voor de ‘lerende organisatie’. Het WIA-gedachtegoed heeft zelfs
producten ervan praktisch hanteerbaar voor alle deelnemende
al geleid tot vernieuwende voorstellen in organisatie verbeter-
waterschappen.
trajecten!
Allereerst is er een zogeheten Business Architectuur opgesteld
Sinds 1 januari ligt het beheer van de WIA in handen van Het
met daarin de bedrijfsfuncties (die ertoe moeten bijdragen dat
Waterschapshuis. Op dit moment is men bezig om de technische
een waterschap haar missie behaalt) en daarbij de bedrijfs-
architectuur te beschrijven. Daarnaast wordt er hard gewerkt aan
gegevens die het daarvoor nodig heeft. Deze informatie kwam
de voorbereiding van de Europese aanbesteding voor een frame-
(voornamelijk) van het management. Hierna kreeg de zogeheten
work voor de toekomstige waterschapsdatabase. Deze datalaag
Functionele Architectuur vorm. Hiervoor hebben de diverse
gaat de basis vormen voor alle applicaties binnen de water-
11
schappen. Tevens zal deze datalaag de primaire aansluiting worden voor alle waterschappen op de authentieke basisregistraties die vanaf 2009 ingevoerd gaan worden. Hiermee realiseren de waterschappen op een éénduidige wijze de belangrijke wettelijke verplichting om daarop aan te sluiten. Het spreekt voor zich dat de Waterschaps Informatie Architectuur (WIA) de grondplaat is waarop onze gegevenshuishouding en daarop de verdere applicaties worden ingericht. Deze aanbesteding zal in februari 2007 worden voor aangekondigd in Luxemburg. De planning is dat de nieuwe waterschapsdatabase vanaf 1 januari 2008 voor alle waterschappen beschikbaar is. Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Marjo van Anholt van het Waterschapshuis:
[email protected]
Architectuur in gemeenten: de handen aan de ploeg! Door Mark van den Broek, EGEM
Op de vraag om voor de architectuurspecial van e-Provincies wat
geval zou elke gemeente nog een forse inspanning moeten
meer te vertellen over de stand van zaken rond architectuur voor
leveren om een vertaling te maken naar de praktijk van de eigen
gemeenten, heb ik grif ‘ja’ gezegd. Eenmaal op weg met de
organisatie.
inhoud van dit artikel zag ik hoe weinig je kunt vertellen in 500 woorden en besloot ik het over een andere boeg te gooien.
Prioriteren
Natuurlijk is de inhoud van de gemeentelijke architectuur van
Energie moet maximaal rendement opleveren en die regel past
belang, maar veel interessanter is langs welke weg die
EGEM toe bij het maken van keuzes ten aanzien van – de ont-
architectuur tot stand komt. Hoe pak je dat nu aan: wat doe je
wikkeling van – architectuurproducten. Dit heeft ertoe geleid dat
eerst, wie betrek je bij de ontwikkeling ervan en hoe krijg je de
we de sectorale systemen van gemeenten in de backoffice even
architectuurproducten vervolgens toegepast?
met rust laten – die functioneren al geruime tijd, al kan het ongetwijfeld beter en efficiënter – en ons eerst concentreren op
Nederland kent 443 gemeenten, in grootte variërend van ca. 1100
de nieuwe zaken:
tot 750.000 inwoners. In elk van die gemeenten komen nagenoeg
-
de ontwikkeling van de elektronische overheid, met als
alle overheidssectoren (Suwi, Onderwijs, Zorg, Belastingen, etc.)
speerpunten multi-channel dienstverlening (front- en
samen. Het is vrijwel onmogelijk om voor een dergelijk hetero-
midoffice);
geen landschap – dat bovendien voortdurend verandert door wijzigend beleid – een integrale en complete architectuur te
-
het gemeenschappelijk gebruik van basisgegevens (backoffice).
ontwikkelen. Tenzij je die architectuur op een heel abstract niveau formuleert, maar daar worden gemeenten niet echt blij van. In dat
Lees verder op pagina 12
12 Ontwikkelen
2
we werken aan de ontwikkeling van voldoende deskundig-
Het zit een beetje in de genen van architecten – ik ben er zelf
heid bij gemeenten, zodat ze het – via het eerste spoor
één – om alles ‘onder architectuur’ te willen brengen. Zorgvuldig,
redelijk gestandaardiseerde – aanbod van leveranciers
volledig en goed onderbouwd. Hierin schuilt een levensgroot gevaar, namelijk dat die perfectionistische neiging ertoe leidt dat
begrijpen en op waarde kunnen schatten; 3
we stimuleren de samenwerking tussen gemeenten.
we nooit een product zullen opleveren. Want het kan altijd nòg
Samenwerken biedt de mogelijkheid om bij een beperkte
gedetailleerder. En als we dan na heel veel noeste arbeid denken
bezetting per gemeente toch inhoudelijke deskundigheid
iets goeds te hebben bedacht en uitgewerkt, ontdekken we
(specialisatie) op te bouwen.
opeens dat buitenwereld alweer is veranderd en dat we onze bedenksels daar weer op moeten aanpassen. Architecten moeten
Tot slot
conceptuele denkers zijn, maar ook voortdurend voeling houden
Uiteindelijk gaat het natuurlijk ook om inhoud in de vorm van
met de praktijk. De vraag is niet: wanneer is het goed (lees:
referentiemodellen en standaarden. De gemeentelijke referentie-
perfect)? De vraag is: wanneer is het goed genoeg? Daarom
architectuur is uitgangspunt en basis voor de oplossingen die in
ontwikkelen we bij EGEM architectuurproducten samen met
het gemeentelijke veld worden gerealiseerd. Verschillende
gemeenten en wel bij voorkeur met gemeentelijke architecten
architectuurproducten zijn inmiddels als referentie beschikbaar.
en inhoudelijk deskundigen (de gemeentelijke proceseigenaren).
Niet alleen de gemeenten, maar ook leveranciers van software
We beperken ons daarbij niet alleen tot de gemeentelijke
volgen die referenties. De referenties en een verdere toelichting
deskundigheid; we schromen niet ook de marktpartijen erbij te
op de gemeentelijke architectuur zijn beschikbaar op de site van
betrekken.
EGEM: http://www.egem.nl/kennisbank/architectuur-e-gemeente
Implementeren ICT-Architectuur is een vak. Een vak dat niet iedereen beheerst. In het gemeentelijk veld zien we dat een groot aantal gemeenten
Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Mark van den
moeite heeft om voldoende kennis van architectuur binnen de
Broek:
[email protected]
eigen organisatie op te bouwen. Toch willen we dat gemeenten oplossingen implementeren die passen bij/binnen de architectuurconcepten die zijn uitgewerkt. Om dit te bereiken volgen we drie sporen: 1
in een dialoog met marktpartijen, o.a. via door EGEM
Meer informatie over architectuur vindt u in de EGEM-
gecoördineerde aanbestedingen (ANDEZ), beïnvloeden we
Handreiking strategie e-gemeente.
heel direct het aanbod van leveranciers. Die beïnvloeding is
Deze kunt u downloaden op www.egem.nl.
mogelijk doordat samen aanbesteden inkoopmacht geeft;
Dit is een uitgave van e-Provincies
Voor vragen en/of suggesties met betrekking tot deze uitgave kunt u contact opnemen met John Kuipéri of Conny Pronk.
Postbus 84011 – 2508 AA Den Haag
Redactie
e-Provincies
Wilhelmina van Pruisenweg 104 – 2595 AN Den Haag
Ontwerp
Schuttelaar & Partners
(070) 888 76 99 –
[email protected]
Druk
OBT/TDS printmaildata
www.e-provincies.nl
Oplage
6500
