KEBOLEHCAPAIAN DAN PENYAMBUNGAN KE SISTEM APLIKASI (ACCESSIBILITY AND CONNECTIVITY) ARAS MEJA BANTUAN
ARAS BANTUAN
TAHAP 1) ADMIN SPS SEKOLAH
ARAS 1
TINDAKAN ADMIN
SARING ADUAN MENGIKUT KATEGORI i. Masalah teknikal pengisian. ii. Masalah kebolehcapaian. iii. Masalah aplikasi.
LAPORKAN MASALAH KEPADA PUSAT KEGIATAN GURU MELALUI PANGGILAN TELEFON DAN EMAIL
LAPORKAN MASALAH APLIKASI
LAPORKAN MASALAH APLIKASI
2 )PUSAT KEGIATAN GURU ZON SEKOLAH AHLI
SARING ADUAN MENGIKUT KATEGORI i. Masalah teknikal pengisian. ii. Masalah kebolehcapaian. iii. Masalah aplikasi.
ARAS 2
HELP DESK BTP
ARAS 3
HELP DESK PEMBANGUN
BIL.
MASALAH
CADANGAN PENYELESAIAN
ARAS BANTUAN
Sistem sukar atau tidak dapat akses.
2
Sukar akses ke sistem pada waktu-waktu tertentu.
2
Sistem boleh login namun logout beberapa saat/minit kemudian.
2
Sistem “hang”. Maklumat tidak dapat dikemaskini.
2
Sistem menjadi perlahan apabila ramai pengguna masuk.
2
Pelayar Internet (Internet Browser) tidak dapat buka SPS.
1
Bila log masuk, terpapar Login dan Kata Laluan SALAH.
2
Muka hadapan SPS tidak terpapar.
3
SPS “loading” sangat lambat.
2
“Error Message” dipaparkan pada muka hadapan SPS.
3
Sistem Logout terlalu cepat.
3
Banyak Butang Fungsi dalam Menu SPS tidak aktif. 3 Admin tidak boleh kemaskini data.
Masa yang lama untuk pengisian maklumat pelajar.
2
Admin tidak dapat memasuki sistem walaupun menggunakan ID Login dan Password yang betul.
3
Maklumat sekolah dalam Papar Maklumat Sekolah tidak tepat atau tidak kemaskini.
3
Pautan tidak mesra pengguna.
3
Tiada data guru/staf di dalam sistem.
3
Tiada Senarai Staf dan Senarai Murid dalam sistem.
3
Data Guru/Staf sudah dimasukkan. Pengetua/Guru Besar telah berpindah. Data Pengetua/Guru Baru yang lama perlu dipadam atau “unactive”?
3
Login Admin SPS sekolah bermula dengan Admin01 3 (bukan Admin seperti kebanyakan sekolah lain) Profil sekolah dalam Papar Maklumat Sekolah contohnya; email. Nombor faks, alamat; tidak dapat dikemaskini
3
Logo sekolah tidak boleh dikemaskini.
3
Tidak boleh padam setelah buat pilihan.
3
Tiada pilihan Aliran Pendidikan Khas.
1
Tiada pilihan Aliran Peralihan.
1
Fungsi import data dari Emis tidak wujud.
3
Tidak boleh daftar kelas.
1
Daftar Kelas > Pembahagian Kelas > Tidak ada Kelas untuk didaftarkan.
1
Maklumat Pengetua/Guru Besar baru tiada dalam sistem.
1
Guru tidak dapat kemaskini Profil Peribadi.
1
Modul lengkap untuk Pentadbir(Admin), Guru/Staf dan Murid. Mohon kuasa untuk ubah dan perbetulkan maklumat dalam sistem. Tahun Aktif Persekolahan (masih 2013)
1 3 3
SELENGGARA MAKLUMAT GURU Bil.
1.
Pemasalahan
Cadangan
Bolehkah saya padam maklumat Guru dan staff saya yang berpindah keluar daripada sekolah?
Nama Guru dan Staff sekolah tersebut tidak boleh dipadam hanya boleh ditanda sebagai tidak aktif sahaja.
Tidak dapat login ke SPS
Sila berhubung kepada admin untuk mendapatkan id dan password.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Apakah yang saya perlu lakukan sekiranya maklumat staff yang telah didaftarkan tidak terpaparkan pada senarai rekod staff?
ARAS BANTUAN
ARAS 3
ADMIN SPS
1. Semak nama guru tersebut pada pengguna sistem 2. Sekiranya telah wujud nama pengguna sistem>sila masukan ke dalam teacher group 3. Daftarkan semula di sistem maklumat staff dengan memilih pada senarai nama pengguna sistem. 4. Sekiranya nama guru tersebut tiada di pengguna sistem dan gagal didaftarkan kerana maklumat kp sudah ada didalam pangkalan data. 5. Daftarkan pengguna dengan ID yang lain dengan maklumat yang sedia ada. 6. Tambah maklumat staff pada modul selenggara maklumat staff. 1. Sila masukkan staff anda ke dalam teachergroup bagi guru atau staffgroup bagi bukan guru terlebih dahulu pada selenggara maklumat staff.
ADMIN SPS
Mendaftar Guru Baru
Sila daftar guru tersebut di selenggara maklumat Staff
ADMIN SPS
IC Sudah ada dalam pangkalan data
Sila Hantar Laporan ke Helpdesk
HD lv3
Kenapa saya klik butang tambah pada sistem maklumat staff senarai nama guru yang hendak dipilih tiada didalam senarai tersebut?
Apakah langkah-langkah yang perlu saya lakukan untuk mendaftarakan Guru Kelas Pada Selenggara Darjah/Tingkatan
1. Sila pastikan selenggara kemudahan sekolah terutama kemudahan bilik telah diisi 2. Sila pastikan nama guru kelas tersebut telah didaftarkan di selenggara maklumat staff 3. Sila ke Pengurusan Maklumat
ADMIN SPS
ADMIN SPS
Sekolah>Selenggara Darjah/Tingkatan > klik butang tambah>isikan fill tersebut Contoh :
Taipkan Nama*: Nama Kelas. Cth 1 Bestari Kod*: 1BES Pilih Aliran dari Senarai Pilih Lokasi dari Senarai Pilih Guru Kelas dari senarai Simpan Masalah berlaku kerana Kebenaran Group system administrator telah diubah. Sila Buat Laporan Kepada Helpdesk
8.
Saya log masuk sistem sebagai Admin namun saya dapati tiada pautan Pentadbir Sekolah
1. Gunakan format email cth:
[email protected]
9.
Saya gagal mendaftarkan staff saya yg tidak mempunyai email peribadi.
10.
Tidak boleh pindahkan guru ke sekolah lain atau terima masuk dari sekolah lain
Daftar baru di Sistem Pengurusan Sekolah dan pastikan Guru tersebut telah di senaraikan sebagai tidak aktif disekolah lama.
Bolehkah saya membetulkan nama staff yang tersalah key-in
Sila betulkan nama guru tersebut di Selenggara Pengguna Sistem
ADMIN SPS
Pautan selenggara pengguna sistem tidak aktif walaupun saya masuk sebagai Admin.
Sila ke selenggara kumpulan pengguan>system administrator>selenggara sekolah>tick sekolah saya >simpan
ADMIN SPS
Guru tidak boleh Log Masuk ke dalam sistem
Sila pastikan Nama guru tersebut telah didaftaran pada senarai Pengguna Sistem dan login dengan id dan kata laluan yang betul.
ADMIN SPS
Sila setting allow pop-up pada browser yang anda gunakan
ADMIN SPS
14.
Guru saya ingin mengemaskini maklumat keluarga mereka namun butang tambah tersebut tidak berfungsi
15.
Guru saya telah megemaskini maklumat pasangan dan anak namun maklumat tersebut masih
Maklumat tersebut akan dipaparkan apabila telah disemak dan diluluskan oleh Admin.
11.
12.
13.
HD lv2
ADMIN SPS
2. Sila minta guru tersebut membina email peribadi
tidak dipaparkan didalam sistem Bagaimanakah cara untuk jadikan status perkhidmatan guru kepada pindah atau bersara
Sila ke selenggara maklumat staff>klik nama guru terbabit>perkhidmatan>maklumat berhenti kerja/pindah>isikan fill tersebut>kemaskini butiran perletakan jawatan.
Apabila guru login tiada pautan sekolah saya
Sila berhubung dengan Admin SPS supaya Guru tersebut dimasukkan sebagai staff sekolah dan dimasukkan ke dalam kumpulan teacher group/staffGroup Sila ubah di Selenggara Darjah/Tingkatan
18.
Bagaimana hendak menukar Guru Kelas yang lama kepada guru kelas yang baru
Sila Buat Laporan ke Helpdesk
19.
Apabila saya Login sebagai Admin saya dapati tiada pautan ke pentadbir sekolah
16.
17.
SELENGGARA MURID Bil 1
Permasalahan Tidak dapat daftar kelas Pendidikan Khas kerana tiada dalam system.
Cadangan Klik selenggara Darjah/ Tingkatan kemudian klik pada tambah.
Aras / Bantuan Help desk Level 1
Isikan ruangan yang disediakan. Rujuk pada Manual mukasurat .
Pada item kawasan data tidak boleh diisi. Tahun 1 senarai pelajar tidak dipapar.
Rujuk pada Selenggara Maklumat Murid.
3.
Pilihan tambah tidak ada dalam sistem pengurusan murid
Tidak diberi kebenaran pada kumpulan pengguna.
Help desk Level 1
4.
Pelajar pra sekolah tidak boleh didaftarkan kerana terdapat data pelajar dalam pengkalan data.
Cari senarai pelajar tersebut pada status “tidak aktif”, jika ada dalam senarai, sila aktifkan pelajar tersebut. Ubah kelas pada menu “Penempatan Murid secara manual”.
Help desk Level 1
2
Admin SPS
Rujuk pada Manual mukasurat
5.
Pelajar tahun 1 telah didaftarkan tetapi tidak keluar dalam senarai.
Sila rujuk help desk.
Help desk Level 3
6.
Maklumat pelajar yang tertera salah.
Pergi ke Pentadbir Sekolah > Pengurusan Murid > Selenggara Maklumat Murid > dan pilih nama murid yang mahu disunting.
Admin SPS
:7.
Bagaimana untuk menempatkan murid secara manual setelah diubah tahap persekolahan (Tahun / Tingkatan Semasa)
Pergi ke Pentadbir Sekolah > Pengurusan Murid > Klik menu Penempatan Murid Secara Manual.
Admin SPS
Tandakan (/) pada murid yang mahu diubah penempatan & klik butang Pindah Murid. Masukkan maklumat kelas yang baru serta tarikh sepatutnya murid tersebut mula belajar di kelas tersebut. Setelah selesai, klik butang Pindah Murid.
8.
Data selenggara murid belum ada.
Data tidak dibina.
Admin SPS
9.
Apakah yang dimaksudkan Tarikh Efektif?
Tarikh kemasukan kelas dalam system.
Help desk Level 1
10.
Masalah apabila ada nama yang tersilap masuk lebih 2 kali jika guna nama yang sama. (tetapi dalam panduan diminta memasukkan yang bertanda*) No ic tidak ditanda *. Jadi ada guru-guru kelas tak masuk ic. Bila ada masalah sistem terganggu mereka akan termasuk nama yang sama beberapa kali. Untuk namanama yang silap tidak boleh dipadam.
Pengisian bagi setiap nama murid secara tidak rasmi akan mempunyai 2 kuota iaitu sama ada diisi menggunakan ic. Sekiranya salah perlu diisi semula tetapi dengan menggunakan surat beranak.
Admin SPS
Bagaimana prosedur terbaik sekiranya murid telah berpindah keluar ke sekolah lain.
Pengurusan Murid > Perpindahan Murid > Pilih jenis eksport format SPS dan mengisikan ruang yang disediakan.
11.
Bagi nama-nama yang silap tidak boleh dipadam harus dibiarkan sahaja dengan unactivekan pada nama tersebut.
Help desk Level 3
Klik Eksport Maklumat Murid. Untuk membuat semakan, lihat pada Selenggara Maklumat Murid. 12.
Nama paparan penjaga tidak bertukar walaupun pada ruangan maklumat penjaga telah diubah.
Sila rujuk pada Help desk.
Help desk Level 3.
13.
Murid tidak boleh ditempatkan secara manual ke kelas lain setelah ditanda kehadiran.
Ubah kapasiti kelas pada Selenggara Darjah/ Tingkatan.
Guru kelas.
14.
Guru tersilap meletakkan darjah / tingkatan.
Guru perlu menetapkan darjah / tingkatan yang betul di dalam Selenggara Maklumat Murid > Maklumat Murid.
Guru Kelas.
15.
Apakah default password pelajar?
Password untuk murid telah disetkan. Untuk murid yang pertama kali log in, nama pengguna dan kata laluan adalah IC murid tersebut (910722045355)
Admin SPS.
16.
Saya telah daftar nama murid di pengguna sistem tetapi murid tersebut tidak boleh diaktifkan di maklumat murid?
Untuk mendaftar murid, ketetapan mesti dilakukan di Pentadbir Sekolah > Selenggara Maklumat Murid > Senarai Murid dan bukannya di pengguna sistem.
Admin SPS.
17.
Masalah mendaftarkan murid yang berpindah ke sekolah lain,
18.
Contoh: kapasiti 50.
Senarai Data Dictionary Sektor Awam (DDSA) oleh Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia Sekolah yang ingin dipindahkan (MAMPU), MRSM tiada dalam senarai yang di sediakan oleh DDSA. tiada dalam senarai dalam SPS. Contoh MRSM, SBPI dan SM Admin boleh memilih Lain-Lain Sains. Jadi bagaimana saya Sekolah bagi sekolah yang tiada dlm hendak meletakkan status senarai tersebut. perpindahan murid berkenaan? Apabila pelajar tak boleh log in, Dinasihatkan supaya pasword murid menyukarkan guru-guru utk tidak diresetkan kepada 1234 kerana resetkan pelajar seorang demi ini akan menyebabkan semua murid seorang. Lagipun password boleh mengakses data sulit murid lain terlalu panjang. dan maklumat lain seperti nilam dan kerja rumah.Walau bagaimanapun pelajar itu sendiri dapat mengubah supaya kata laluannya memudahkannya sendiri. Pelajar boleh
Help desk Level 3.
Admin SPS
19.
20.
Bagaimana untuk menambah atau memasukkan nama bapa sekiranya terlupa atau tertinggal setelah menakan butang simpan.
Bagaimana untuk mengubah nama murid sekiranya tersalah eja?
menukarkan supaya kata laluannya sendiri dipendekkan sehingga 3 aksara sahaja. Berikut adalah cara untuk memasukkan nama bapa yang tertinggal:Pentadbir Sekolah > Pengurusan Pentadbir Sistem > Selenggara Pengguna Sistem > Pilih nama yang ada masalah > Edit nama tersebut > Simpan Pentadbir Sekolah > Pengurusan Pentadbir Sistem > Selenggara Pengguna Sistem > Pilih nama yang ada masalah > Edit nama tersebut > Simpan
Admin SPS
