APLIKASI RITEL BERBASIS DESKTOP PADA MINI MARKET ERFA
Naskah Publikasi
diajukan oleh Rizky Mulyawan 07.11.1491
kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA 2011
Ritels Application Gets Desktop Bases On Mini Market Erfa
Aplikasi Ritel Berbasis Desktop Pada Mini Market Erfa
Rizky Mulyawan Jurusan Teknik Informatika STMIK AMIKOM YOGYAKARTA
ABSTRACT
Retail information system (Retail) is a system that was developed using an approach based on the use of technology integrated mechanization system of data processing equipment as a provider of information to support all aspects of activities related to the sale of goods oprasional. Any shopping mall or supermarket has a system for recording the goods from suppliers in a very large number. In the recording of employee self-service should record all goods from suppliers, and the recording was still done with the bookkeeping or manually. This causes the opening of a very much and could spend a long time if you just want to find information report only one item, while items that go pretty much the number and type. Retail information systems it helps the employee to keep records of goods is well structured. Where the system can help the data storage of goods from suppliers and store incoming items with good reports and plus the support systems for storage of goods. Based on the existing problems, a formula that would be a discussion of the research is how to design a retail application that can describe the distribution of goods in and sold, so that employees can look to see what items are already in and out at the Mini Market Erfa.
Keywords:Ritels Applications Gets Desktop Bases, Applications Ritels Gets Bases Desktop
1
Pendahuluan Perkembangan arus globalisasi yang diiringi dengan perkembangan Teknologi Informasi (TI)
menyebabkan arus informasi yang dulunya sulit didapatkan kini dapat dengan mudah diperoleh sesuai dengan kebutuhan. Komputer merupakan suatu perangkat yang sangat dibutuhkan untuk proses penyajian pengolahan data, agar data yang diolah dapat memberikan suatu informasi yang diperlukan oleh pimpinan suatu perusahaan yang membutuhkan. Perkembangan komputer dari hari-ke hari mengalami perubahan yang sangat pesat, kebutuhan akan informasi yang akurat, tepat dan terkini juga semakin dibutuhkan agar dapat tetap bertahan dalam menghadapi segala tantangan di era globalisasi dan persaingan bebas. Perkembangan teknologi dan ilmu informatika yang pesat mendorong masyarakat baik kelompok maupun perorangan, instansi baik pemerintah maupun swasta untuk memanfaatkan perkembangan teknologi dan ilmu informatika tersebut. Keunggulan komputer dalam memproses data akan meningkatkan efektivitas, serta efisiensi suatu sisstem informasi. Setiap pusat perbelanjaan atau swalayan memiliki sistem untuk pencatatan barang dari suplier dalam jumlah yang sangat besar. Dalam pencatatan tersebut pegawai swalayan harus mencatat semua barang dari suplier, dan pencatatan itu masih di lakukan dengan pembukuan atau secara manual. Hal ini menyebabkan pembukaan yang sangat banyak dan bisa menghabiskan waktu yang lama jika hanya ingin mencari laporan informasi satu barang saja sedangkan barang yang masuk cukup banyak jumlah dan jenisnya.
Sistem informasi Ritel ini berfungsi membantu pegawai untuk melakukan pencatatan barang secara terstruktur dengan baik. Dimana sistem ini dapat membantu penyimpanan data barang dari suplier dan menyimpan laporan barang masuk dengan baik dan di tambah dengan sistem penunjang untuk melakukan penyimpanan barang tersebut.
2
Landasan Teori
2.1 Konsep Dasar Sistem Informasi Secara Etimologi sistem berasal dari bahasa inggris yaitu sistem yang berarti suatu susunan atau cara. Terdapat 2 devinisi sistem yaitu : (Jogiyanto. Analisis dan Desain Sistem Informasi:Pendekatan Tertruktur Teori Dan Praktek Aplikasi Bisnis. Hal .1) Definisi sistem menurut Jerry Fitz Gerald : “Sistem adalah suatu jaringan kerja dalam prosedur-prosedur yang saling berkumpul bersama-sama untuk melakukan kegiatan atau untuk mencapai suatu sasaran tertentu”. Sedangkan dalam The Encyclopedia of Management : “Sistem adalah susunan yang teratur dari kegiatan-kegiatan yang saling bergantung pada prosedurprosedur yang berhubungan, melaksanakan dari suatu organisasi”.
2.1.1
Karakteristik Sistem
Dilihat dari definisi sistem, bahwa pengertian sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen satu sama lain yang saling berkaitan untuk mencapai suatu tujuan. Karakteristik atau elemen dari sistem adalah : (Jogiyanto. Analisis dan Desain Sistem Infromasi : Pendekatan Terstruktur Teori Dan Praktek Aplikasi Bisnis. Hal 3-6) 1. Komponen Sistem (component) Suatu sistem terdiri dari beberapa komponen yang saling berinteraksi satu sama lain dan saling bekerjasama membentuk kesatuan. Komponen sistem dapat berupa suatu subsistem dimana mempunyai sifat-sifat dari sistem untuk menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan. 2. Batas Sistem (Boundary) Batasan sistem adalah daerah yang membatasi antara sistem dengan sistem yang lain atau subsistem yang satu dengan subsistem yang lain atau sistem dengan lingkungan luarnya. Batasan suatu sistem menunjukan ruang lingkup dari sistem tersebut. 3. Lingkungan Luar Sistem Lingkungan luar atau environment merupakan segala sesuatu diluar batasan sistem yang dipengaruhi atau mempengaruhi operasi kerja suatu sistem. 4. Penghubung Sistem (Interface) Merupakan suatu yang menghubungkan antara subsistem dengan subsistem yang lain atau sistem dengan sistem yang lain. Dengan adanya penghubung ini satu subsistem dapat berinteraksi dengan subsistem yang lainnya membentuk satu kesatuan.
5. Masukan (input) Masukan atau input adalah sebuah energi yang dimasukkan kedalam sistem yang akan diolah untuk menghasilkan sebuah keluaran.
6. Keluaran (output) Keluaran merupakan hasil dari input yang telah diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna. Output merupakan tujuan akhir dari suatu sistem. 7. Pengolah (Process) Pengolah adalah merupakan suatu bagian dari sistem yang akan merubah (memproses) masukan menjadi keluaran. 8. Sasaran (Objectivies) atau Tujuan (Goal) Suatu sistem pasti mempunyai tujuan (goal) atau sasaran (objectivies). Jika suatu sistem tidak mempunyai suatu tujuan, maka sistem tersebut tidak berguna. Tujuan sistem sangat menentukan bagi masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuan.
3
Analisis dan Perancangan Sistem
3.1 Analisis PIECES Salah satu cara untuk menentukan suatu sistem baru itu layak atau tidak maka diperlukan analisis yang terdiri dari enam aspek yang biasa dikenal dengan analisis PIECES, yaitu :
3.1.1
Analisis Kinerja (Performance)
Kinerja suatu lembaga atau perusahaan sangat tergantung pada sumber daya manusia dan sumber daya alat atau sarana dan prasarana yang ada pada lembaga atau perusahaan. Kinerja dapat diukur dari troughput dan response time. Troughput adalah jumlah dari pekerjaan yang dapat dilakukan suatu saat tertentu, sedangkan response time adalah rata-rata waktu yang tertunda diantara dua pekerjaan ditambah dengan waktu response untuk menanggapi pekerjaan tersebut. Masalah Kinerja terjadi ketika tugas – tugas yang dijalankan oleh sistem mencapai sasaran. Kinerja diukur dengan jumlah produksi dan waktu tanggap. Jumlah produksi adalah jumlah pekerjaan yang dilaksanakan selama jangka waktu tertentu. Waktu tanggap adalah keterlambatan rata- rata antara suatu transaksi dengan tanggapan yang diberikan kepada transaksi tersebut. Dalam hal ini ialah waktu tanggap dari pergantian proses ke proses berikutnya terdapat ketidak tepatan waktu dalam menghitung stock barang , dan pembuatan laporan informasi stock barang sangat lama dan menghabisakn waktu. Misalkan dalam menghitung stok laporan 1 barang di butuhkan waktuh 5 menit dan bagaimana jika barang tersebut banyak berapa waktu yang akan di habiskan.
3.1.2
Analisis Informasi (Information) Informasi adalah hasil pemrosesan, manipulasi dan pengorganisasian atau penataan dari
sekelompok data yang mempunyai nilai pengetahuan (knowledge) bagi penggunanya. Keamampuan
informasi menghasilkan informasi yang bermafaat dapat di evaluasi dapat mengatasi masalah dan peluang untuk mengatasi masalah tersebut.
Melihat dokumen yang selama ini di kerjakan terjadi hasil
yang tidak relavan dalam akses sistem, kurang akurat dalam pendataan informasi, pengolahan informasi data tidak tepat waktu. 3.1.3
Analisa Ekonomi (Economy)
Kestabilan ekonomi sangat menentukan sekali, karena berhubungan dengan biaya-biaya yang dikeluarkan. Persoalan disini ialah masalah biaya dimana pemilik sangat mempertimbangkan masalah ini dalam ekonomi usahannya. Masalah disini ialah pencatatan yang manual akan memperbanyak penggunaan kertas dan mengakibatkan penumpukan, pengeluaran biaya yang lebih banyak,
susah
mencari laporan yang di inginkan dan semakin lama semakin banyak tempat digunakan untuk menyimpan kertas tersebut. 3.1.4
Analisa Kontrol (Control)
Setiap karwayan yang melakukan Akses ke dalam sistem harus memiliki password untuk menjaga keamanan. Control berhubungan dalam sistem untuk mengendalikan setiap kinerja sesuai hak aksesnya masing-masing. Masalah disini ialah SDM (sumber daya manusia) adalah pengguna, sistem informasi di oprasikan oleh pengguna dan disini memiliki akses yang sama.sistem harus membatasi atau memberikan tempat pada pengguna sesuai dengan tempatnnya agar tidak terjadi penyimpangan dalam sistem. 3.1.5
Analisis Efisiensi (Efficiency)
Efeciency disini bersangkutan dengan pemborosan waktu yang kurang efesien. Di sini ialah pencatatan berulang-ulang dalam artian pencatatan berulang
misalkan pada saat barang yang sudah di hitung
stocknya kemudian di beli setelah itu menghitung lagi untuk membuat laporan transaksi. 3.1.6
Analisis Layanan (Service)
Service disini ialah masalah pendataan laporan. Dimana sistem kurang efesien karna membutuhkan waktu untuk membuat laporan dan membuat laporan informasi barang yang tersedia.
3.2
Analisis Kebutuhan Sistem
3.2.1 Kebutuhan Fungsional Kebutuhan fungsional adalah jenis kebutuhan yang berisikan proses-proses apa saja yang di berikan oleh sistem informasi tersebut. Sistem ini dapat di gunakan oleh penguna yaitu
operator/karyawan dan administrator/pemilik dimana karyawan dan pemilik memiliki hak akses yang berbeda di dalam sistem tersebut. Berikut Fungsional yang akan di jalankan sistem. Kebutuhan fungsional berisi proses-proses apa saja yang nantinya dilakukan oleh sistem. Dibutuhkan sebuah sistem yang mampu melakukan fungsi-fungsi seperti ini : 1. Admin/Pemilik A.
Sistem akan memberikan laporan hasil transaksi pembelian dan penjualan barang.
B.
Sistem akan melaporkan kerusakan barang
2. Operator/Karyawan A.
Sistem dapat mencatat pembelian barang dari suplier.
B. Sistem dapat mencatat transaksi penjualan C. Sistem dapat melakukan pencatatan retur.
3.2.2 Kebutuhan Non Fungsional Kebutuhan non fungsional merupakan kebutuhan di luar kebutuhan fungsional sistem meliputi : 1. Kebutuhan perangkat keras (hardware) 2. Kebutuhan perangkat lunak (software) 3. Kebutuhan sumber daya manusia (brainware) 4. Kinerja 5. Keamanan 6. Informasi 3.3 Analisis Kelayakan Sistem 3.3.1 Analisis Kelayakan Teknis/Teknologi Analisis Sistem secara teknik layak, dilihat dari aspek teknologi, sistem yang dibangun merupakan teknologi yang sudah ada dan mudah didapat, murah serta mudah untuk dioperasikan. 3.3.2 Kelayakan Operasional / Organisasi Sistem yang dikembangkan membantu pengguna dalam pembelian dan penjualan barang pada saat melakukan sistem penjualan. Pengguna sistem ini adalah pemilik dan karyawan dimana sumberdaya tersebut sudah dapat menggunakan komputer. Sehingga dari segi oprasional sistem di yang di usulkan layak untuk di kembangkan
3.3.3 Kelayakan Hukum 3.3.4 Kelayakan Ekonomi Secara hukum sistem ini telah memenuhi aturan dan undang-undang yang berlaku dikarenakan sistem ini menggunakan perangkat lunak legal.
4
Implementasi dan Pembahasan
4.1
Uji Coba Sistem dan Program Uji coba dilakukan untuk mengetahui kinerja Aplikasi. Uji coba juga dilakukan sebagai sarana
evaluasi sehingga dapat diketahui kekurangan program. Menurut Persamaan ada dua jenis pengujian sistem yaitu black box testing dan white box testing. 4.1.1 White Box testing White box testing merupakan ujicoba yang dilakukan untuk memeriksa detail dari prosedur program atau software. Pada white box alur logika software akan diujicoba dengan menyediakan kasus ujicoba untuk melakukan sekumpulan kondisi atau perulangan tertentu. Kondisi pengujian : Menguji logika pengurangan pada fungsi uang kembali. Seharusnya didapat dari jumlah uang yang dibayar dikurangi jumlah total bayar. Akan tetapi terjadi kesalahan logika yang seharusnya dikurangi menjadi ditambah. Sehingga kembalian hasilnya salah, tetapi tidak muncul pesan kesalahan. Script fungsi pengurangan : Private Sub txt_bayaran_KeyPress(KeyAscii As Integer) If KeyAscii = 13 Then txt_Kembalian.Text Val(txt_totalBiaya.Text) txt_Kembalian.SetFocus End If End Sub
=
Val(txt_bayaran.Text)
+
Gambar 4.1 Hasil pengujian whitebox testing pada form penjualan
1. Menu Utama Form Menu Utama merupakan lingkup kerja seorang user. Pada form ini terdapat fasilitas-fasilitas untuk mengelola data resources. Tampilan Menu Utama bisa berbeda tergantung akses yang login. Pada sistem aplikasi yang kami buat hanya terdiri dari dua user, jadi pada saat sudah login tampilannya tidak berbeda.tetapi terdapat akses yang berbeda pada masing-masing form.
Gambar 4.2. Form Menu Utama 2. From Data Barang
Form ini digunakan untuk input data barang, menyimpan data barang, mengedit data barang, dan menghapus data barang. Menggunakan menu ini dengan mengisikan id barang, nama barang, harga , jumlah.
Gambar 4.3. Form Input Data Barang 3. Form Data Transaksi Penjualan Form ini digunakan untuk input data penjualan, menyimpan data penjualan, mencetak data penjualan.
Gambar 4.4. Form Input Transaksi Penjualan
4. Form Data Transaksi Pembelian Form ini digunakan untuk input data pembelian, menyimpan data pembelian, mencetak data pembelian.
Gambar 4.5. Form Input Transaksi Pembelian a.
Pembahasan Program Kesalahan yang mungkin terjadi pada program adalah kesalahan bahasa, kesalahan pada waktu
proses dan kesalahan logika. Pada saat melakukan tes program maka programmer harus mengetahui struktur dari program yang akan di testing sehingga apabila terjadi kesalahan-kesalahan programmer dapat menelusuri dan memperbaikinya. 4.1.2 Koneksi Fungsi koneksi berada di module modkoneksi.bas. Function ini digunakan untuk mengkoneksikan dan memasukan data data ke database. Function ini dipanggil di setiap form saat melakukan transaksi yang berhubungan dengan database, baik DDL atau DML. Berikut adalah skrip koneksi ------------------------------------------------------------------------------------------------ Sub Koneksi()
On Error GoTo error_koneksi
Strconn = "Provider=SQLOLEDB.1;Integrated Catalog=db_erfaMM"
Security=SSPI;Persist
Security
Info=False;Initial
Conn.CursorLocation = adUseClient If Conn.State = adStateOpen Then Conn.Close Set Conn = New ADODB.Connection End If Conn.Open (Strconn) Exit Sub error_koneksi: Beep MsgBox "Tidak dapat terkoneksi ke database", vbCritical, "PERHATIAN" End Sub ------------------------------------------------------------
5
Kesimpulan Setelah melalui semua tahapan penelitian untuk merancang sebuah “Aplikasi Ritel Berbasis
Desktop Pada Mini Market Erfa” telah melalui tahapan yaitu identifikasi masalah, analisis, perancangan,pengujian dan pemeliharaan sistem. Sedangkan sistem yang di bangun sudah mampu mempermudah proses pengolahan data untuk mendukung pelayanan penjualan pada Mini Market Erfa. Sistem yang telah selesai dibuat memiliki beberapa kelebihan diantaranya: 1. Mampu mengolah data barang, pembelian, sirkuliasi barang yang di beli Mampu di olah dengan lebih baik sehingga mempermudah dan meminimalkan waktu dan pekerjaan. 2. Mampu menghasilkan informasi yang berupa laporan sirkulasi, laporan data barang, penjualan, pembelian, suplier, retur yang nantinya dijadikan acuan pertimbangan pengambilan keputusan oleh pemilik Mini market erfa. Sistem ritel ini dapat meningkatkan pelayanan kepada karyawan terutama dalam pemprosesan penjualan dan pembelian barang. Namun selain memiliki kelebihan, sistem yang telah dibuat ini juga memiliki kekurangan diantaranya :
1. Belum didukung oleh tool pendukung misalnya alat barcode untuk memudahkan jalannya transaksi pembelian dan penjualan barang sehingga proses bisa dilayani lebih cepat dan lebih menghemat waktu. 2. Menu menu tambahan yang belum ada seperti data pelanggan, transaksi pendapatan lain, pemodalan, pendapatan dan masih banyak lagi yang lainnya. Oleh sebab untuk lebih lanjut adannya pengembangan aplikasi ini.
6. Saran Dalam penerapan sistem ritel ini, penulis memberikan saran sebagai berikut: 1.
Hal penting untuk diperhatikan, dengan adanya sistem yang baru pemeliharaan dan perawatan terhadap perangkat keras dan perangkat lunak harus diperhatikan agar sistem dapat berjalan dengan baik, selain itu diperlukan backup data secara teratur baik kedalam bentuk hardcopy atau softcopy.
2.
Untuk tujuan penelitian yang selanjutnya diharapkan peneliti selanjutnya dapat mengembangkan sistem ritel dengan barcode dan informasi. Sistem-sistem informasi lain yang menunjang sistem ritel tersebut. Demikian saran yang dapat penulis sampaikan agar dapat diterima sebagai masukan dan bisa
dipergunakan sebagai pendukung kemajuan sistem informasi perpustakaan yang akan datang.
DAFTAR PUSTAKA Kusrini,”Strategi Perancangan Dan Pengelolaan Basis Data”,Andi Offset, Yogyakarta, 2006 M. Rudyanto Arief, ”Pemrograman Basis Data Menggunakan Transact-SQL dengan Microsoft SQL Server 2000”, Andi Offset, Yogyakarta, 2006 Hanif Al Fatta, ”Analisis & Perancangan Sistem Informasi Untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan & Organisasi Modern”, Andi Offset, Yogyakarta, 2007 Andi Sunyoto, ”Pemrograman Database dengan Visual Basic dan Microsoft SQL”, Andi Offset, Yogyakarta, 2007
