APLIKASI PENGOLAHAN DATA PELAYANAN PERBAIKAN MOBIL DAN PENJUALAN SPAREPART PADA PT NUSA SARANA CITRA BAKTI DENGAN MENGGUNAKAN DELPHI 2007 DAN SQL. SERVER 2008 Agung Perdana Jurusan Manajemen Informatika POLTEK PalComTech Palembang Abstrak PT Nusa Sarana Citra Bakti merupakan dealer resmi Mobil Suzuki yang beralamat di Jalan Mayor Santoso No. 3138 Palembang. Perusahaan ini bergerak dibidang penjualan sparepart dan jasa perbaikan mobil. Sparepart tersebut langsung dibeli dari supplier yaitu: PT Suzuki Indomobil. Penjualan sparepart yang terjadi pada PT Nusa Sarana Citra Bakti adalah penjualan secara tunai dan kredit.Alat pengembangan sistem yang digunakan yaitu Data Flow Diagram (DFD), dan Entity Relationship Diagram (ERD). Tujuan penelitian ini adalah untuk membuat suatu aplikasi pengolahan data pelayanan perbaikan mobil dan penjualan sparepart Pada PT Nusa Sarana Citra Bakti Palembang menggunakan Delphi 2007 dan SQL Server 200. PT Nusa Sarana Citra Bakti membutuhkan suatu sistem komputerisasi yang dapat digunakan untuk melakukan transaksi setiap harinya secara efektif dan efisien serta dibuatnya suatu sistem yang akan dibuat diharapkan PT Nusa Sarana Citra Bakti dapat mengelola data transaksinya dengan lebih baik, cepat, dan akurat, sehingga dapat menghasilkan laporan-laporan yang berguna untuk kemajuan PT Nusa Sarana Citra Bakti, serta menyediakan kemudahan pelayanan kepada pelanggan. Kata Kunci: Sparepart, Data Flow Diagram, Entity Relationship Diagram, Delphi dan Sql Server 2008
PENDAHULUAN Era globalisasi saat ini merupakan suatu perkembangan zaman yang cukup pesat. Perkembangan zaman telah menyebabkan banyak perubahan, terutama dalam dunia usaha. Perkembangan dunia usaha harus didukung oleh kemajuan ilmu pengetahuan dan teknologi (IPTEK) yang berguna untuk efektivitas dan efisiensi kerja serta pelayanan kepada pelanggan. Salah satu jenis perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi adalah perkembangan sistem informasi terkomputerisasi. Oleh karena itu, untuk mendukung perkembangan teknologi yang pesat maka dibutuhkan sistem informasi yang baik. Apabila sistem informasi tidak teratur dan tidak terkoordinasi dengan baik akan mengakibatkan sulitnya mengetahui data dan informasi secara tepat dan akurat. Sistem informasi berbasis teknologi juga menyebabkan pekerjaan lebih mudah, efektif, dan efisien. Sistem informasi yang bersifat data base misalanya menggunakan delphi 2007 dan sql server 2008. PT Nusa Sarana Citra Bakti merupakan dealer resmi Mobil Suzuki yang beralamat di Jalan Mayor Santoso No. 3138 Palembang. Perusahaan ini bergerak dibidang penjualan sparepart dan jasa perbaikan mobil. Sparepart tersebut langsung dibeli dari supplier yaitu: PT Suzuki Indomobil. Jasa perbaikan kendaraan juga disediakan oleh pihak PT Nusa Sarana Citra Bakti, adapun 2 (dua) jenis jasa tersebut, yaitu: perbaikan dalam jangka waktu garansi, dan perbaikan berkala. Perbaikan dalam jangka waktu garansi terjadi apabila sparepart atau perbaikan mengalamin masalah atau kerusakan dalam waktu 100 km atau satu minggu setelah perbaikan, dan perbaikan berkala terjadi apabila kendaraan telah menempuh jarak
1
4000 km. Berikut ini merupakan data jasa perbaikan kendaraan yang telah ditentukan oleh PT Nusa Sarana Citra Bakti Palembang antara lain. Penulis melihat ada sedikit kekurangan yang dapat berpengaruh terhadap aktivitas perusahaan. Seperti permasalahan pada pencatatan, pengolahan dan pembuatan laporan selain itu juga dibagian service sulit mendapatkan informasi tentang sparepart mulai dari stok sampai harga sparepart. Lamanya waktu yang dibutuhkan untuk memasukkan, mengelola dan mencetak laporan-laporan tersebut membuat masalah tersendiri bagi keefektifan kerja di PT. Nusa Sarana Citra Bakti. Belum lagi masalah yang ditemukan dalam kegiatan pencatatan, pengelolaan dan pembuatan laporan menjadi faktor penghambat dalam kecepatan dan keefisienan kerja. Sedangkan pada bagian perbaikan kendaraan telah menggunakan suatu aplikasi berupa program Foxpro, akan tetapi kekurangan juga terjadi pada program Foxpro adalah lambatnya proses pembuatan laporan, dimana laporan harus dirapikan dahulu pada aplikasi Ms. Excel, agar mendapatkan hasil laporan sesuai dengan keinginan. Guna mengatasi permasalahan tersebut maka PT Nusa Sarana Citra Bakti membutuhkan suatu sistem komputerisasi yang dapat digunakan untuk melakukan transaksi setiap harinya secara efektif dan efisien serta dibuatnya suatu sistem yang akan dibuat diharapkan PT Nusa Sarana Citra Bakti dapat mengelola data transaksinya dengan lebih baik, cepat, dan akurat, sehingga dapat menghasilkan laporan-laporan yang berguna untuk kemajuan PT Nusa Sarana Citra Bakti, serta menyediakan kemudahan pelayanan kepada pelanggan. LANDASAN TEORI Aplikasi Menurut Mulyanto (2009:88), aplikasi adalah program yang ditulis oleh manusia untuk melakukan tugas–tugas atau memecahkan masalah tertentu. Menurut Tim Wahana Komputer (2009:2), aplikasi adalah software yang secara khusus dugunakan untuk pengolahan data tertentu sehingga peran penggunanya murni adalah user. Pengolahan Data Menurut Jogiyanto (2009:8), data adalah kenyataan yang menggambarakan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan nyata. Menurut Mulyanto (2009:19), data merupakan representasi dunia nyata yang mewakili suatu objek seperti manusia, hewan, peristiwa, konsep, keadaan, dan sebagainya yang direkam dalam bentuk angka, huruf, simbol, teks, gambar, bunyi atau kombinasinya. Pelayanan Menurut Kolter (2002:45), Pelayanan adalah setiap kegiatan atas unjuk kerja yang ditawarkan oleh salah satu pihak kepada pihak lain dan tidak menyebabkan pemindahan kepemilikan manapun, produksinya bisa juga tidak terikat pada suatu produk fisik. Delphi 2007 Menurut Agus (2005: 1), Borland Delphi 2007 merupakan program aplikasi database dengan lingkungan pemrograman visual versi ketujuh. Delphi tergolong bahasa pemrograman visual yang sudah terbukti kehandalannya dalam pengembangan aplikasi berbasis windows. Menggunakan konsep GUI (Graphical User Interface), sangat mudah bagi programmer untuk merancang tampilan atau interface program aplikasi yang akan dibuat.
2
SQl Server 2008 Menurut Nugroho dan SmitDev Community (2009:1) SQL Server 2008 adalah sebuah RDBMS (Relational Database Management System) yang sangat powerful dan telah terbukti kekuatannya dalam mengolah data. Dalam versi terbarunya ini, SQL server memiliki banyak fitur yang bisa dihandalkan untuk meningkatkan performa database. HASIL DAN PEMBAHASAN Model Proses Pengertian Data Flow Diagram (DFD) Berdasarkan data-data yang didapat dari studi kelayakan, penulis dapat melakukan analisis data-data tersebut, mempelajari arus data dan membuat diagram arus data yang direncanakan pada program yang diusulkan. Data Flow Diagram (DFD) merupakan alat bantu yang dapat menggambarkan arus data didalam sistem dengan terstruktur dengan jelas. Berdasarkan hasil analisa penelitian, peneliti memberikan gambaran arus data terhadap sistem yang akan direncanakan sebagai berikut : Diagram Konteks Diagram ini menunjukan sumber serta tujuan data yang akan diproses bisa dilihat dari Gambar 1.
Gambar 1. Diagram Konteks Data Flow Diagram Level 0 Diagram Level 0 adalah diagram yang menggambarkan arus data suatu sistem yang telah ada atau baru dengan terstruktur dan jelas. Proses di bagan berjenjang yang berhubungan dengan pembuatan laporan level 0, dapat dilihat pada Gambar 2 berikut ini.
3
Gambar 2. Level 0
4
Diagram Level 1 Diagram level 1 adalah diagram yang di buat untuk menggambarkan arus data secara lebih mendetail lagi dari tahapan proses yang ada di dalam diagram level 0. Diagram ini dapat dilihat pada Gambar 3. Supplier
Sparepart Barang_Masuk Supplier
Pelanggan
Pelanggan Keluhan
Pelanggan Kendaraan
Data Supplier
14.1.P Pembuatan Laporan Data Supplier
Laporan Data Supplier
Sparepart Data Barang Masuk Data Pemasok
Data Pelanggan
14.2.P Pembuatan Laporan Data Barang Masuk
Laporan Data Barang Masuk
14.3.P Pembuatan Laporan Data Pelanggan
Laporan Data Pelanggan
Data Pelanggan Data Keluhan
Data Pelanggan Data Kendaraan
14.4.P Pembuatan Laporan Keluhan
Laporan Data Keluhan
14.5.P Pembuatan Laporan Data Kendaraan
Laporan Data Kendaraan
Manager Pelanggan Keluhan Service Kendaraan Mekanik
Penjualan sparepart Sparepart
Service Bayar Service AmbilSP
Service
Data Pelanggan Data Keluhan Data Service Data Kendaraan
Laporan Data Service
14.7.P Pembuatan Laporan Data Penjualan
Laporan Data Penjualan
Data Mekanik
Data Penjualan Data Sparepart
Data Service Data Bayar Service Data Ambil Sparepart
14.8.P Pembuatan Laporan Data Bayar Service
Laporan Data Bayar Service
Data Service
Data Ambil Sparepart AmbilSP
Data Stok Sparepart Stok Sparepart
14.6.P Pembuatan Laporan Data Service
14.9.P Pembuatan Laporan Data AmbilSP
Laporan Data Ambil Sparepart
14.10.P Pembuatan Laporan Data Sparepart
Laporan Data Stok Sparepart
Gambar 3. Level 1
5
Model data Entity Relationship Diagram (ERD) Berikut ini adalah diagram Entity Relationship Diagram (ERD) merupakan komponen-komponen himpunan entitas dan himpunan relasi yang masing-masing dilengkapi dengan atribut-atribut diagram yang menggambarkan hubungan antara entitas dengan atribut penghubungnya. Diagram ini dapat dilihat pada Gambar 4.
Gambar 4. Entity Relationship Diagram (ERD)
6
Hasil Rancangan Hasil penelitian yang penulis lakukan, didapatlah sebuah aplikasi yang dirancang khusus untuk mengolah data pelayanan perbaikan mobil dan penjualan sparepart pada PT. Nusa Sarana Citra Bakti Palembang, aplikasi tersebut terdiri dari beberapa file yang terakumulasi dalam suatu project program, file yang mendukung program tersebut yaitu : Desain Input Login File form login digunakan untuk masuk ke menu utama dengan cara menginput username, password, dan bagian, adapun tampilan form login dapat dilihat pada gambar 5 dibawah ini:
Gambar 5. Tampilan Form Login Menu Utama File ini adalah file form menu utama yang merupakan tampilan utama dari program, adapun tampilan form menu utama seperti pada gambar 6 dibawah ini :
Gambar 6. Tampilan Form Menu Utama Menu utama terdiri dari beberapa sub menu diantaranya :
7
a. Sub Input Data Supplier Sub input data Supplier, berfungsi untuk mengolah data Supplier. Adapun tampilan sub input data Supplier seperti pada gambar 7 berikut ini :
Gambar 7. Tampilan Form Input Data Supplier b. Sub Input Data Barang Masuk Sub input data Barang Masuk, berfungsi untuk mengolah data Barang Masuk. Adapun tampilan sub input data Barang Masuk seperti pada gambar 8 berikut ini :
Gambar 8. Tampilan Form Input Data Barang Masuk c. Sub Input Data Pembelian Sub input data Pembelian, berfungsi untuk mengolah data Pembelian. Adapun tampilan sub input data Pembelian seperti pada gambar 9 berikut ini :
8
Gambar 9. Tampilan Form Input Data Pembelian d. Sub Input Data Pelanggan Sub input data Pelanggan, berfungsi untuk mengolah data Pelanggan. Adapun tampilan sub input data Pelanggan seperti pada gambar 10 berikut ini :
Gambar 10. Tampilan Form Input Data Pelanggan e. Sub Input Data Keluhan Sub input data Keluhan, berfungsi untuk mengolah data Keluhan. Adapun tampilan sub input data Keluhan seperti pada gambar 11 berikut ini :
9
Gambar 11. Tampilan Form Input Data Keluhan f. Sub Input Data Kendaraan Sub input data Kendaraan, berfungsi untuk mengolah data Kendaraan. Adapun tampilan sub input data Kendaraan seperti pada gambar 12 berikut ini :
Gambar 13. Tampilan Form Input Data Kendaraan g. Sub Input Data Service Sub input data Service, berfungsi untuk mengolah data Service. Adapun tampilan sub input data Service seperti pada gambar 14 berikut ini :
10
Gambar 14. Tampilan form Input Data Service h. Sub Input Data Sparepart Sub input data Sparepart, berfungsi untuk mengolah data Sparepart. Adapun tampilan sub input data Sparepart seperti pada gambar 15 berikut ini :
Gambar 15. Tampilan form Input Data Sparepart i. Sub Input Data Penjualan Sparepart Sub input data Penjualan Sparepart, berfungsi untuk mengolah data Penjualan Sparepart. Adapun tampilan sub input data Penjualan Sparepart seperti pada gambar 16 berikut ini :
11
Gambar 16. Tampilan form Input Data Penjualan Sparepart j. Sub Input Data Pembayaran Service Sub input data Pembayaran Service, berfungsi untuk mengolah data Pembayaran Service. Adapun tampilan sub input data Pembayaran Service seperti pada gambar 17 berikut ini :
Gambar 17. Tampilan form Input Data Pembayaran Service k. Sub Input Data Mekanik Sub input data Mekanik, berfungsi untuk mengolah data Mekanik. Adapun tampilan sub input data Mekanik seperti pada gambar 18 berikut ini :
12
Gambar 18. Tampilan form Input Data Mekanik l. Sub Input Data Pengambilan Sparepart Sub input data Pengambilan Sparepart, berfungsi untuk mengolah data Pengambilan Sparepart. Adapun tampilan sub input data Pengambilan Sparepart seperti pada gambar 19 berikut ini :
Gambar 19. Tampilan form Input Data Pengambilan Sparepart M.Sub Input Data Stok Sparepart Sub input data Stok Sparepart, berfungsi untuk mengolah data Stok Sparepart. Adapun tampilan sub input data Stok Sparepart seperti pada gambar 20 berikut ini :
13
Gambar 20. Tampilan form Input Data Stok Sparepart
PENUTUP Setelah melakukan pembahasan, penulis dapat mengambil kesimpulan dari penelitian ini adalah kelemahan sistem yang ada pada PT. Nusa Sarana Citra Bakti selama ini disebabkan tidak adanya suatu tidak ada suatu aplikasi yang terintegrasi baik yang mampu mengelola data perusahaan secara cepat dan tepat. Sistem yang ada saat ini hanya menggunakan komputer sebagai sarana pendukung (backup system) bukan sebagai sarana utama (main system) pengelolaan data perusahaan. Sehingga penulis berinisiatif untuk merancang suatu aplikasi yang dibuat dengan menggunakan bahasa pemrograman Delphi 2007 dan database menggunakan Sql Server 2008. Pada akhirnya didapatkan suatu program Aplikasi Pengolahan Data Pelayanan Perbaikan Mobil dan Penjualan Sparepart yang dapat mengelolah data-data penjualan, supplier dan agen yang terdapat pada PT. Nusa Sarana Citra Bakti yang digunakan untuk mencatat/menginput, mencari data, menghapus, mengedit data, serta membuat mencetak laporan dari data yang telah diinputkan. aplikasi ini dirancang untuk menangani pekerjaan sehari-hari yang dilakukan oleh karyawan.
14
DAFTAR PUSTAKA Alam, M. Agus J. 2005. “Pemrograman Database Borland Delphi dalam Sql. Server 7.0 dan 2005”. Jakarta: Elex Media Komputindo. Jogiyanto. 2005.“Analisis & Desain Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur, Teori dan Praktik Aplikasi Bisnis”. Yogyakarta: Andi. Kotler, Philip. 2002. Manajemen Pemasaran di Indonesia : Analisis, Perencanaan, Implementasi dan Pengendalian. Salemba Empat. Jakarta. Mulyanto, Agus. 2009.“Sistem Informasi Konsep & Aplikasi”. Yogyakarta: Pustaka Pelajar. Nugroho, Aryo, SmitDev, Community. 2009. SQL Server 2008. Jakarta : PT Elex Media Komputindo. Tim Wahana Komputer. 2009. “PAS Aplikasi Cerdas Menggunakan Delphi”. Yogyakarta: Andi, Semarang: Wahana Komputer
15
