APLIKASI CUTI KARYAWAN PT. BUMIPUTERA CAPITAL INDONESIA

APLIKASI CUTI KARYAWAN PT. BUMIPUTERA CAPITAL INDONESIA

1) Dona Firgita Badilah, 2) D.L Crispina Pardede, DEA 1) Sistem Informasi, Universitas Gunadarma ([email protected]) 2) Sistem Komputer, Universitas Gunadarma ([email protected])

ABSTRAK Penulisan ini membahas pembangunan aplikasi cuti di PT. Bumiputera Capital Indonesia. Program dibangun menggunakan perangkat lunak Microsoft Visual Foxpro 7.0. Aplikasi cuti karyawan ini melayani proses update data karyawan dan proses cuti karyawan. Berdasarkan uji coba yang dilakukan, aplikasi cuti dapat digunakan untuk memenuhi kebutuhan dalam pemrosesan update data karyawan dan pemrosesan cuti karyawan dan laporan-laporan hasil aplikasi cuti dapat digunakan untuk keperluan sehari-hari misalnya laporan data cuti karyawan, posisi cuti karyawan dan histori cuti karyawan. Kata Kunci : Aplikasi Cuti, PT. Bumiputera Capital Indonesia

1.

PENDAHULUAN Keberhasilan sebuah perusahaan tentu tidak terlepas dari kinerja karyawan. Dalam

sebuah perusahaan segala sesuatu yang menyangkut karyawan ditangani oleh bagian Sumber Daya Manusia (SDM) misalnya gaji, pajak, medikal, cuti dan lain-lain. Dalam perusahaan ini, masalah cuti karyawan masih ditangani menggunakan sistem yang tidak terkomputerisasi. Apabila ada seorang karyawan yang ingin mengajukan cuti, bagian SDM harus memeriksa terlebih dahulu data cuti karyawan. Hal ini tentu saja memerlukan waktu pencarian yang lebih lama dalam penentuan izin pengajuan cuti dan untuk mengetahui sisa cuti yang belum diambil oleh karyawan. Perkembangan teknologi informasi saat ini khususnya dalam pengolahan data, membuka peluang untuk dilakukannya komputerisasi proses yang membutuhkan pengelolaan data. Hal tersebut yang mendorong penulis untuk membuat sebuah aplikasi cuti di PT. Bumiputera Capital Indonesia. Untuk itu, penelitian yang dilakukan bertujuan untuk : 1.

Membangun sebuah aplikasi cuti karyawan yang dapat mendukung pemrosesan cuti karyawan yang menghasilkan informasi yang benar, tepat waktu, dan akurat sesuai dengan yang dibutuhkan serta mudah dalam pengunaannya.

2.

Diharapkan mempermudah bagian SDM dalam memonitor waktu cuti karyawan agar mereka dapat mendapatkan hak cutinya tepat waktu.

3.

Membantu bagian SDM dalam melakukan penjadwalan, penyimpanan dokumentasi data karyawan serta data cutinya, dapat menginformasikan karyawan update data cuti

Aplikasi Cuti PT. Bumiputera Capital Indonesia

karyawan setiap bulannya dan memberikan informasi mengenai karyawan lain yang sedang cuti dan sisa cuti yang belum diambil oleh setiap karyawan.

2.

METODE PENELITIAN Penelitian dilakukan dengan langkah-langkah dalam Software Development Life Cycle

(SWDLC) dimulai dari analisis, perancangan, implementasi, uji coba aplikasi, dan evaluasi. Yang dilakukan pada tahap analisis adalah observasi/pengamatan secara langsung ke kantor PT. Bumiputera Capital Indonesia dan melakukan dialog dengan bagian SDM yang mengurusi cuti karyawan untuk mengidentifikasi masalah, memahami kerja sistem yang ada, menganalisis kelemahan sistem yang ada dan mengetahui kebutuhan informasi pemakai dalam hal ini karyawan. Dengan menganalisis sistem yang ada serta kelemahannya penulis dapat mengusulkan perbaikan untuk masalah pengurusan cuti karyawan ini. Tahap perancangan bertujuan untuk mendefinisikan kebutuhan pemakai mengenai prosedur pengurusan cuti sehingga dari definisi kebutuhan tersebut dapat memberikan gambaran yang jelas dan rancangan yang lengkap yang berguna untuk proses perancangan aplikasi cuti. Setelah dianalisis dan dirancang secara rinci dengan menggunakan software tertentu saatnya sistem untuk diimplementasikan. Pada tahap ini dilakukan pembangunan program aplikasi cuti karyawan di PT. Bumiputera Capital Indonesia. Implementasi mencakup aktivitas-aktivitas pemrograman dan pengujian, instalasi perangkat keras dan perangkat lunak, pelatihan kepada pemakai, pembuatan dokumentasi dan mengkonversi dari sistem lama ke sistem yang baru. Uji coba aplikasi cuti karyawan berfokus pada logika internal software, memastikan bahwa semua pernyataan sudah diuji, dan pada eksternal fungsional, yaitu mengarahkan pengujian untuk menemukan kesalahan–kesalahan dan memastikan bahwa input yang dimasukkan akan memberikan hasil output yang sesuai dengan hasil yang diharapkan. Tahap yang terakhir yaitu evaluasi, dilakukan untuk mengetahui apakah pemrosesan update data karyawan dan pemrosesan cuti sudah berjalan sesuai dengan yang diharapkan. Pengujian dilakukan dengan langsung memberikan skenario uji coba.


Gambar 1. Model Waterfall

3.

HASIL DAN PEMBAHASAN Analisis kebutuhan dilakukan untuk menghasilkan spesifikasi kebutuhan yaitu

spesifikasi yang rinci tentang hal-hal yang akan dilakukan ketika aplikasi cuti karyawan ini diimplementasikan. Spesifikasi ini sekaligus dipakai untuk membuat kesepahaman antara pembuat aplikasi cuti karyawan, bagian SDM, dan pihak lain yang terlibat dalam aplikasi cuti karyawan ini. Analisis kebutuhan digunakan untuk membuat : 1. Keluaran (output) yang akan dihasilkan yaitu berupa laporan data karyawan, laporan pengambilan cuti, laporan data cuti, laporan histori cuti karyawan. 2. Masukan (input) yang diperlukan untuk membuat aplikasi cuti karyawan berupa form form update data karyawan, login, pengambilan cuti, data cuti, histori cuti, update data cuti, jenis cuti, marital, pendidikan, divisi, dan beberapa form untuk mencetak laporan. 3. Lingkup proses untuk mengolah masukan menjadi keluaran yaitu bagaimana proses pengajuan cuti mulai dari karyawan mengisi formulir cuti kemudian di proses oleh bagian SDM dengan melihat catatan cuti karyawan tersebut kemudian diajukan kepada direktur untuk meminta persetujuan. 4. Volume data yang kan ditangani oleh aplikasi cuti karyawan yaitu banyaknya jumlah karyawan yang ada di PT. Bumiputera Capital Indonesia yang ditangani oleh aplikasi cuti ini. 5. Jumlah pemakai dan kategori pemakai yaitu kepala bagian SDM 6. Kontrol terhadap aplikasi cuti karyawan yaitu aplikasi cuti ini harus tetap di kontrol agar tetap menghasilkan output sesuai dengan yang diinginkan dan menghindari penyalahgunaan dengan cara membuat password saat membuka aplikasi ini.


Aplikasi cuti karyawan melayani proses update data karyawan dan proses cuti. Untuk melayani proses tersebut diperlukan tabel data, antar muka dan laporan yang kemudian disatukan dalam bentuk menu. 1.

Perancangan Update Data Karyawan Update data karyawan digunakan untuk menambah data karyawan baru atau

memperbaiki data karyawan yang sudah ada. Di bawah ini digambarkan alur kerja update data karyawan dan rancangan form update data karyawan. Karyawan

Bagian SDM

Nama,nik,divisi,gen der,alamat

Validasi data karyawan

T

Valid

Y

Input/edit data karyawan

Data karyawan disimpan di tabel karyawan

Gambar 2. Alur Kerja Update Data Karyawan

Karyawan meminta formulir update data karyawan ke bagian SDM, kemudian mengisi data-data yang diperlukan seperti nomor induk karyawan (nik), nama, alamat, nomor telepon, tanggal lahir, alamat, gender, divisi dan lain-lain. Form yang sudah diisi diserahkan kembali ke bagian SDM untuk diinput ke dalam form update data karyawan. Data yang telah diinput disimpan dalam Tabel Karyawan.


Update Data Karyawan Tabel

Isi Data NIK Nama No & Tgl SK Bapepam

WPPE WPEE WMI

Alamat Tanggal Lahir No. Rumah No Handphone Divisi Gender Tanggal Gabung Pendidikan Terakhir Nama Orangtua Alamat Orangtua

Marital Status Perkawinan Tanggal Nikah Suami Tgl Lahir Suami Istri Tgl Lahir Istri Jumlah Anak Nama Anak1 Tgl Lahir Anak1 Nama Anak2 Tgl Lahir Anak2 Nama Anak3 Tgl Lahir Anak3 Nama Mertua

Gambar 3. Rancangan Form Update Data Karyawan

Data karyawan dapat dicetak dalam bentuk laporan yang memuat sembilan field (Gambar 4) Logo BCI Laporan Tabel Karyawan Tanggal Cetak : 08/08/2009 NIK Nama Tgl Lahir Alamat No.HP Divisi Tgl Gabung Pendidikan Terakhir Marital

Gambar 4.4 Rancangan Laporan Update Data Karyawan

Gambar 4. Rancangan Laporan Update Data Karyawan


Tabel 1. Tabel Karyawan Atribut Field Nomor Induk nik Karyawan Nama nama Alamat alamat Tanggal Lahir tgl_lahir Jenis Kelamin gender

Varchar

10

Not null, Primary key

Character

30

Not null, nama karyawan

Varchar Date

30 8

Not null, alamat karyawan Not null, tanggal lahir karyawan

Character

6

Not null, jenis kelamin

Tanggal Gabung

tgl_gabung

Date

8

Not null, tanggal masuk

Pendidikan Terakhir

pend_akhir

Character

30

Not null, pendidikan terakhir

Marital Status Perkawinan Jumlah Anak

marital

Logical

1

Not null, status pernikahan

status_peg

Character

30

Not null, status pernikahan

jml_anak

Integer

4

Not null, jumlah anak

No Handphone No Rumah NPWP

no_hp no_rmh

Character Character

15 12

Not null, nomor handphone Not null, nomor rumah

npwp

Character

20

Not null, npwp

Sertifikasi WPPE

wppe

Character

10

Not null, wppe

Sertifikasi WPEE Sertifikasi WMI

wpee

Character

10

Not null, wpee

wmi

Character

10

Not null, wmi

Tanggal Nikah

tgl_nikah

Date

8

Not null, tanggal menikah

Suami

suami

Character

30

Not null, nama suami

Character

30

Not null, nama istri

Date

8

Not null, tanggal lahir anak 1, 2, 3

nama_anak1 ,2,3

Character

30

Not null, nama anak 1, 2, 3

Divisi

divisi

Character

30

Not null, divisi/bagian

Password

password

Character

10

Not null, password

Keterangan

keterangan

Character

50

Not null, keterangan

Istri istri Tanggal Lahir tgl_anak1,2, Anak 1,2 ,3 3 Nama Anak 1,2,3

Tipe


Length

Keterangan

Gambar 5. Form Update Data Karyawan

2.

Perancangan Proses Cuti Karyawan Tujuan dari rancangan proses cuti karyawan adalah untuk menjaga agar

pemrosesan data berjalan lancar dan teratur sehingga menghasilkan informasi yang benar dan untuk mengawasi proses dari sistem. Untuk membuat rancangan proses cuti karyawan, dibutuhkan suatu rancangan model sistem. Rancangan model sistem yang digunakan adalah sistem aliran kerja (work flow system) dan diagram aliran data yang terdiri dari diagram konteks dan diagram zero. -

Alur Kerja Pengajuan Cuti Alur kerja pengajuan cuti menjelaskan bagaimana awal proses karyawan

mengajukan cuti sampai dengan informasi yang diterima oleh karyawan tersebut terhadap pengajuan cutinya. Alur kerja pengajuan cuti menggambarkan langkah-langkah dan urutan prosedur pengajuan cuti (Gambar 5).


Karyawan

Bagian SDM

Form cuti yang telah diisi

Periksa validasi data karyawan (nama,nik,divisi)

T

Direktur

Valid

Y Periksa catatan cuti

T

Cuti > 0

Y Persetujuan cuti dan tandatangan

Penyesuaian waktu cuti dengan karyawan lain yang sedang cuti dan meminta persetujuan direktur

Informasi pengajuan cuti ditolak

Pengajuan cuti ditolak

T

Setuju

Y Pencatatan data cuti karyawan Persetujuan cuti

Informasi persetujuan cuti

Gambar 6. Alur Kerja Pengajuan Cuti

-

Aliran Data Diagram aliran data terdiri dari dua yaitu diagram konteks (diagram level 0) dan

diagram zero (diagram level 1). Diagram konteks berisi gambaran umum tentang pemrosesan cuti karyawan. Dalam diagram ini terdapat tiga terminator (orang diluar sistem) yaitu karyawan, bagian SDM dan Direktur, prosesnya yaitu sistem pemrosesan cuti karyawan. Karyawan mengajukan cuti dengan cara mengisi data-data yang diperlukan ke dalam formulir cuti dan kemudian diserahkan ke bagian SDM untuk diproses, kemudian bagian SDM memeriksa catatan cuti karyawan di data store karyawan untuk menentukan apakah pengajuan cuti karyawan tersebut diterima atau ditolak.


Gambar 7. Diagram Konteks Pemrosesan Cuti

Setelah diagram konteks selesai dibuat selanjutnya membuat diagram zero. Tujuan dibuatnya diagram zero adalah untuk merinci proses apa yang harus dilakukan oleh pembuat sistem. Pada pembuatan diagram ini mulai diperlihatkan data store. Proses yang harus dilakukan oleh seorang karyawan yang akan mengajukan cuti adalah meminta formulir cuti ke bagian SDM kemudian mengisikan data yang diperlukan yaitu nama, nik, divisi, nomor telepon, alamat yang bisa dihubungi ketika karyawan tersebut cuti, jumlah hari cuti, tanggal mulai cuti sampai dengan tanggal masuk dan alasan. Setelah formulir diisi kemudian dikembalikan lagi ke bagian SDM untuk diproses. Setelah diperiksa validasi nama dan nomor induk karyawan tersebut bagian SDM akan memroses pengajuan cuti jika karyawan. Jika jumlah sisa hari cuti lebih besar dari nol, maka pengajuan cutinya diproses, tetapi jika jumlah sisa hari cutinya sama dengan nol, maka pengajuan cutinya tidak diproses. Setelah pengajuan cuti diproses bagian SDM akan meminta persetujuan dan tanda tangan Direktur. Jumlah sisa hari cuti karyawan tersebut akan secara otomatis berkurang dan tercatat di Tabel Cuti Karyawan. Bagian SDM akan menginformasikan kepada karyawan tersebut pengajuan cutinya diterima atau ditolak.


Karyawan

form cuti yang telah diisi

1.0 Memeriksa validasi data karyawan

data karyawan

Data Karyawan

data karyawan

data karyawan + jumlah hari permohonan cuti

2.0 Memeriksa data cuti karyawan (sisa hari > 0 atau hangus)

sisa hari cuti

Data cuti karyawan

data karyawan + data cuti

3.0 Memproses cuti

Jenis cuti

Data jenis cuti

info cuti karyawan info data cuti karyawan

Direktur persetujuan cuti

4.0 Meminta persetujuan direktur info persetujuan

5.0 Mencatat data cuti karyawan

persetujuan cuti

6.0 Memberitahukan hasil pengajuan cuti

Gambar 8. Diagram Zero Pemrosesan Cuti

Relasi antar entitas (data store) disajikan pada Gambar 9.


nik

nik

gender

lama cuti

nama

kode cuti

alasan

no_telp alamat

ket jml_hari

marital tgl lahir

tgl-mohon

tgl_gabung

tgl_masuk

jml_anak

alm_dihub

M

karyawan

N

ambil

cuti

Gambar 9. Diagram Relasi Antar Entitas

-

Rancangan Antar Muka, Laporan dan Tabel Cuti

Pengambilan Cuti IsiI

Isi Data

Tabel

NIK

Jumlah Hari

Jenis Cuti

Mulai Cuti

Divisi

s/d Tanggal

Alamat

Alasan

No.Telp

Tanggal Masuk

Proses

Batal

Gambar 10. Rancangan Form Pengambilan Cuti


Tabel 2. Tabel Ambil Cuti Atribut Nomor Induk Karyawan

Field

Tipe

Length

Keterangan

nik

Character

5

Not null, foreign key, primary key, nomor induk karyawan

Nama Divisi Jenis Cuti Tanggal Mulai Cuti

nama divisi jenis_cuti

Character Character Character

30 30 20

Not null, foreign key, nama Not null, divisi Not null, jenis cuti

mulai_cuti

Date

8

Not null, tanggal mulai cuti

Lama Hari Cuti Alamat yang Dapat Dihubungi saat Cuti

lama_cuti

Date

8

Not null, lama cuti

alamat

Character

30

Not null, alamat yang dapat dihubungi saat cuti

no_telp

Numeric

15

Not null, nomor telepon yang dapat dihubungi pada saat cuti

alasan tgl_masuk

Character 50 Date 8

Not null, alasan cuti Not null, tanggal masuk setelah cuti

proced

Logical

Agar proses cuti yang sudah pernah dilakukan tidak diulangi lagi

No Telepon Alasan Cuti Tanggal Masuk Terproses

1

Logo BCI Laporan Pengambilan Cuti Tanggal Cetak : 08/08/2009 NIK

Nama

Divisi

Jml Hari

Tgl Cuti

Lama Cuti Alasan

Jenis Cuti

Gambar 11. Rancangan Laporan Pengambilan Cuti Karyawan

Gambar 12 sampai dengan Gambar 27 adalah form yang terdapat dalam aplikasi cuti.

Gambar 12. Form Divisi Aplikasi Cuti PT. Bumiputera Capital Indonesia

Gambar 13. Form Pendidikan

Gambar 14. Form Marital

Gambar 16. Form Jenis Cuti

Gambar 18. Form Update Data Cuti


Gambar 15. Form Ubah Password

Gambar 17. Form Histori Cuti

Gambar 19. Form Data Cuti

Gambar 20. Form Pengambilan Cuti

Gambar 21. Form Cetak Data Karyawan

Gambar 22. Form Cetak Data Karyawan

Gambar 23. Form Cetak Cuti Karyawan

Gambar 24. Form Cetak Histori Cuti


Gambar 25. Form Cetak Update Cuti

Gambar 26. Form Cetak Cuti Karyawan

3.

Gambar 27. Form Cetak Jenis Cuti

Evaluasi dan Uji Coba Aplikasi Uji coba aplikasi cuti karyawan dilakukan untuk mengetahui apakah pemrosesan

update data karyawan dan pemrosesan cuti sudah berjalan sesuai dengan yang diharapkan. Proses pengujian berfokus pada logika internal software, memastikan bahwa semua pernyataan sudah diuji, dan pada eksternal fungsional, yaitu mengarahkan pengujian untuk menemukan kesalahan–kesalahan dan memastikan bahwa input yang dimasukkan akan memberikan hasil output yang sesuai dengan hasil yang diharapkan. Uji coba dilakukan pada proses update data karyawan dan proses cuti. Uji coba update data karyawan dilakukan dengan cara mengisikan data karyawan baru ke dalam form update data karyawan atau merubah data karyawan yang sudah ada. Uji coba pemrosesan cuti terdiri dari uji coba pengambilan cuti dan update data cuti setiap bulan. Data yang dimasukkan ke dalam form pengambilan cuti disimpan dalam Tabel Ambil Cuti. Evaluasi terhadap aplikasi cuti karyawan dilakukan untuk mengetahui apakah pemrosesan update data karyawan dan pemrosesan cuti sudah berjalan sesuai dengan yang diharapkan. Pengujian dilakukan dengan langsung memberikan skenario uji coba. Hasil evaluasi menunjukkan bahwa aplikasi cuti karyawan dapat berjalan dengan baik sesuai dengan yang diharapkan

4.

PENUTUP Aplikasi cuti karyawan PT. Bumiputera Capital Indonesia melayani proses update

data karyawan dan proses pengajuan cuti karyawan. Aplikasi ini dibangun berdasarkan hasil analisis yang dilakukan terhadap sistem pemrosesan cuti karyawan PT. Bumiputera Capital Indonesia. Aplikasi cuti karyawan digunakan untuk mencatat data karyawan, data Aplikasi Cuti PT. Bumiputera Capital Indonesia

pengambilan cuti, data cuti, dan histori cuti karyawan. Hasil evaluasi menunjukkan bahwa layanan dari aplikasi cuti karyawan berjalan dengan baik sesuai dengan yang diharapkan. Untuk mempermudah implementasi aplikasi cuti karyawan diperlukan pelatihan bagi pengguna aplikasi cuti karyawan ini agar tahapan yang harus dilakukan dalam pemrosesan cuti karyawan dapat dilakukan sesuai prosedur pemrosesan cuti. Aplikasi Cuti Karyawan ini dapat dikembangkan lagi dengan menambahkan proses pengolahan data medikal atau kesehatan. Aplikasi cuti karyawan dapat dikembangkan dengan perangkat lunak open source (perangkat lunak gratis) seperti MySQL, MsAccess, PHP dan perangkat lunak lain yang bisa didapatkan secara gratis.

DAFTAR PUSTAKA [1]

Ahmad Subuhan Lubis, Menyusun Program Aplikasi untuk Pelajar, Mahasiswa dan Umum, Dataprin Grafitama, Bekasi, 2004.

[2]

Anonim, Seri Panduan Lengkap Microsoft Visual Foxpro 9.0, Penerbit Andi, Yogyakarta, 2005.

[3] _______, Modul Visual Foxpro, http://www.fox-id.org, Tanggal Akses : Juli 2009. [4]

_______, Aplikasi Komputer, http://www.lab-komputer.co.cc, Tanggal Akses : Juli 2009.

[5]

Dadang Sudrajat, Pemrograman Database Menggunakan Koneksi ODBC dengan Microsoft Visual Foxpro 8.0, Datakom Lintas Buana, Jakarta, 2005.

[6]

Diah Alfiani, Pengembangan Sistem Informasi, http://diah.staff.gunadarma.ac.id/, Tanggal Akses : Juli 2009.

[7]

Djajasukma Tjahjadi, Membuat Program Aplikasi dengan Visual Foxpro 9.0, Penerbit Andi, Yogyakarta, 2006.

[8]

Fenni Agustina, Analisis dan Perancangan Sistem, http://fenni.staff.gunadarma.ac.id/, Tanggal Akses : Juli 2009.

[9]

Muhammad Syaukani S.T, Mengolah Data pada MySQL Server Menggunakan Visual Foxpro 8.0, Elex Media Komputindo, Jakarta, 2005.

[10] Simbong Mangiwa, “Membandingkan Model-Model Pengembangan Database”, Prosiding KOMMIT 2008, Universitas Gunadarma, Depok, 2008, pp. 152-160.


APLIKASI CUTI KARYAWAN PT. BUMIPUTERA CAPITAL INDONESIA

Recommend Documents