m
Koningskade 40
VERSLAG Workshop “Governance van natuurprojecten met het oog op integraal monitoring en innovatie programma Markermeer”
Postbus 93218 2509 AE DEN HAAG Telefoon (070) 260 00 57
[email protected] www.watergovernancecentre.nl Kenmerk
d.d. 5 augustus 2014 / P111‐14‐004
Deelnemers/genodigden: Pieter den Besten Pieter de Boer Corné Nijburg Paul Boers Ralph Sam (niet aanwezig) Mennobart van Eerden Ingeborg van Splunder Ton Garritsen Anjo van Stralen‐Wagner (niet aanwezig) Carola van Gelder‐Maas Ben Viveen Erik Jan Houwing (niet aanwezig) Theo Vulink Sandra Junier Ben de Winder Sandra Konijn Sjaak de Wit Centrale vraag van de workshop De centrale vraag voor de workshop is: “hoe kunnen innovatie, kennis‐ en monitoringsprogramma’s binnen het Markermeer op elkaar worden afgestemd zodat de eventuele synergie tussen deze pro‐ jecten beter wordt benut, maar de autonomie van de individuele projecten niet onnodig wordt aan‐ getast?” Specifiek: hoe starten we een proces om als DGRW/RWS monitoring en innovatie te verankeren en te benutten? Werkwijze Discussie aan de hand van verschillende praktijkvoorbeelden: - Veiligheidbuffer Oesterdam; Ben de Winder - Zandmotor; Carola van Gelder‐Maas - Maasvlakte2; Mennobart van Eerden - Werkwijze marine monitoring: Ingeborg van Splunder Reflectie vanuit de wetenschap: Sandra Junier TU‐Delft. Resultaat van de workshop: 1. Lijst do’s en dont’s 2. Doelen – belangen matrix van partijen 3. Opzet dakpansgewijze structuur van de monitoring 4. Vervolgstappen
Pagina 2 van 7 behorende bij Fout! Verwijzingsbron niet gevonden.
1. Lijst van do’s en dont’s Uit de gepresenteerde projecten kwamen de onderstaande aanbevelingen naar voren: Intern en extern draagvlak en adaptief proces: - Natuurmonumenten vult op een niet dwingende manier omgevingsmanagement in, die benade‐ ring is in sommige gevallen te verkiezen in plaats van de meer directieve werkwijze van RWS. - Neem de omgeving mee in een transparant en flexibel proces, waarin ze een actieve rol spelen door niet alleen mee te denken, maar ook mee te doen. - Sluit allianties met bedrijfsleven en onderwijs om te komen tot gedeelde belangen in monitoring en kennisontwikkeling (bv Centre of Expertise). - Let bij de samenstelling van het team op onderling vertrouwen en ‘persoonlijke klik’ - Zorg voor continuïteit in het team en de projectleider. - Ontrafel de projectdoelen om de monitoringsdoelen op te stellen. Vervlecht de monitoringsre‐ sultaten later weer voor de verschillende rapportages. - Zet een helder rapportagesysteem op: voor wie is welke rapportage bedoeld en voor welk doel? - RWS wordt door andere partijen soms gezien als bureaucratisch met te veel vasthouden aan pro‐ cedures en standaards. Zorg voor flexibiliteit en ruimte in het proces om met ontwikkelingen mee te bewegen en zorg binnen DGWR en RWS voor draagvlak tot op het niveau van de direc‐ teuren en HID voor dit adaptieve proces. - Ga bewust om met de verschillende rollen die RWS heeft (bevoegd gezag, beheerder, regisseur, uitvoerder). Zorg dat de partijen waar mee wordt samengewerkt ook weten hoe RWS in het pro‐ ject/proces zit. Monitoring en kennis: - Wees helder in het eigenaarschap van de programmering van kennis en monitoring. Dat ligt niet altijd en alleen bij RWS. Stel vast wie initiatief neemt om monitoring vast te stellen. - Maak vooraf helder wat het budget is dat beschikbaar is voor kennisontwikkeling, innovatie en monitoring en definieer gezamenlijk, vooral vooraf, de monitoringsdoelen. - Wees helder in de doelstellingen: wat is voor het project, wat is de reguliere taak van RWS en wat is vooral gericht op kennisontwikkeling? - Wat je gaat meten, moet zich goed verhouden met de genomen maatregel. Het gaat daarbij niet alleen om het effect, maar ook om het proces. - Kennisinstellingen zullen altijd aandringen op meer monitoring. Durf zelf te kiezen in wat je wel en niet gaat monitoren, op basis van doelen en een goed inzicht in wat er in het lopende monito‐ ringsprogramma zit. - Gebruik ook de kennis uit het gebied en interne kennis RWS en maak samen een ontwerp op basis van een gezamenlijk verhaal. - Soms moet je onzekerheden accepteren. Door goed monitoren kan zo nodig bijgestuurd worden. - Zet een goed monitoringssysteem op en leer van de resultaten (zie de ‘Werkwijze marine monitoring’). Monitoring kan meerdere doelen dienen: verantwoording, beperken van risico’s, draagvlakvorming of kennisontwikkeling. - Wees helder in de doelstellingen: wat is voor het project, wat is de reguliere taak van RWS en wat is vooral gericht op kennisontwikkeling? - Kennisinstellingen zullen altijd aandringen op meer monitoring. Durf zelf te kiezen in wat je wel en niet gaat monitoren, op basis van doelen en een goed inzicht in wat er in het lopende monito‐ ringsprogramma zit. - Wat je gaat meten, moet zich goed verhouden met de genomen maatregel. Het gaat daarbij niet alleen om het effect maar ook om het proces. - Soms moet je onzekerheden accepteren. Door goed monitoren kan zo nodig bijgestuurd worden.
Pagina 3 van 7 behorende bij Fout! Verwijzingsbron niet gevonden.
-
Zorg voor een goede balans tussen de kennis die je zelf in huis hebt en de externe kennis om een professioneel opdrachtgever te kunnen zijn. Gebruik ook de kennis uit het gebied. - Zet een (internationaal) lerend systeem op zodat de opgedane kennis (technisch, maar ook go‐ vernance) wordt vastgelegd. Leer ook van tussentijdse resultaten en stuur bij. Kijk bijvoorbeeld naar de WIKI van het Oesterdam project. - Een externe audit kan nuttig zijn om te zien of je op de goede weg bent. Deze leerpunten leiden tot het onderstaande schema (figuur 1) waarin duidelijk is dat het moni‐ toring‐ en kennisplan van een project cyclisch wordt opgezet zodat tussentijds op de monitorings‐ doelen en het plan kan worden bijgestuurd. Met een adaptief proces en een helder eigenaarschap kan draagvlak in de omgeving worden verkregen, de noodzakelijke verantwoording worden afgelegd, gestuurd worden op het beheersbaar houden van de risico’s en generieke kennis worden ontwikkeld.
Pagina 4 van 7 behorende bij Fout! Verwijzingsbron niet gevonden.
2. Doelen‐belangen matrix voor monitoring en kennis Ervaring vanuit meerdere gepresenteerde projecten was dat het van belang is de monitorings‐ en kennisdoelen te verfijnen en aan te geven welk belang gediend wordt met een bepaalde doelstelling. Deze zogenaamde doelen‐belangenmatrix voor monitoring en kennis kan worden opgesteld voor alle projecten in het Markermeer. Door deze verschillende matrixen met elkaar te vergelijken wordt duidelijk waar synergie te halen is uit de al lopende monitoring binnen RWS, tussen de verschillende projecten en tussen de projecten binnen het Markermeer en meer generieke kennisprogramma’s binnen universiteiten, Alterra en Deltares. Deze verfijning geeft tevens een beeld van eventuele witte vlekken en kan dienen als middel om te komen tot een goede prioritering, wat wel en wat niet. Belang Doel Project 1 Project 2 RWS Kennisinstellingen Monitoringsdoel A x Monitoringsdoel B x x Monitoringsdoel C x x x x Kennisdoel A x x x Kennisdoel B x x x Kennisdoel C x 3. Opzet dakpansgewijze structuur van de monitoring De vraag is op welke wijze je samenhang kunt brengen in monitoring en kennisontwikkeling binnen het Markermeer in projecten die niet synchroon lopen in de tijd, zonder dat projecten die al verder zijn, geremd worden door de andere projecten? De deelnemers aan de workshop adviseren om een monitoring‐ en kennisprogramma op te bouwen door de projecten dakpansgewijs op elkaar te leggen. Begin bij het project A dat al het meest ver is. Kijk welke overlap er is met de basismonitoring en maak een flexibel monitoringsprogramma voor project A. Daarna kan de overlap in de monitoring worden bepaald met het project B dat volgt. Benut daarbij de flexibiliteit in het eerste plan. Daarna volgt project C. Uiteindelijk rolt er een totaal monitoring‐ en kennisplan uit voor de hele regio op basis van een gezamenlijk verhaal met heldere doelstellingen, in het Markermeer geval te ontlenen aan de TBES.
Pagina 5 van 7 behorende bij Fout! Verwijzingsbron niet gevonden.
4. Vervolgstappen Afgesproken is dat de volgende 3 stappen worden doorlopen: Stap 1: juli 2014 ‐ Quick scan Monitoring Markerwadden: maken analyse met doelen – belangen matrix op basis van aan te leveren informatie over lopende monitoringspro‐ gramma RWS. Dit wordt ingebracht in AMIJ – overleg voor besluitvorming over voorlopig monitoringsprogramma. In dit plan wordt voldoende flexibiliteit inge‐ bouwd. Stap 2: okt 2014 ‐ Werksessie monitoringsprogramma Markermeer, met alle relevante projecten, specialisten, betrokken financiers en eventueel kennisinstellingen Stap 3: begin 2015 ‐ Werksessie om een gezamenlijk kennis‐ en innovatieprogramma te ontwikkelen. 5. Aanvullende reflecties De reacties en vragen van de aanwezigen op de presentaties geven aan dat dit de juiste bijeenkomst op het juiste moment is geweest. Algemeen geformuleerd lijkt bij RWS intern een debat gaande te zijn over een tekort aan middelen voor monitoring, zowel in termen van geld, kennis als datamanagement. Het beeld van buiten RWS is dat RWS in alle opzichten de aangewezen partij is voor monitoring. Voor het Markermeerprogramma (net als in de gepresenteerde projecten) heeft RWS (of DGWR) allianties gesloten met andere partijen voor de uitvoering van projecten. Monitoring komt daarbij vrijwel automatisch bij RWS te liggen. Met de uitvoering van de monitoring heeft RWS weinig problemen, maar RWS ervaart dat vaak ook de financiering van RWS verwacht wordt en dat wordt wel ervaren als een probleem. De vraag is hoe RWS in die situatie verandering kan brengen. Als RWS daadwerkelijk een andere rol wil gaan spelen op het gebied van monitoring dan zal de organisatie van de monitoring misschien heel anders vormgegeven moeten worden. Misschien bij een extern instituut of een private partij, zodat helder is dat RWS daarvoor niet automatisch verantwoordelijk is. Er is een aantal ‘uitdagingen’ benoemd: ‐ Projecten zijn vaak onderdeel van grotere programma’s en passen in verschillende beleidslijnen met allemaal eigen doelen. Daar wordt soms al op gemonitord. Het is niet eenvoudig overzicht te krijgen over wat er al gemonitord wordt en met welk doel (zie het voorbeeld van het overzicht van de huidige monitoring in het Markermeer waarop DGWR al een jaar wacht). Dat overzicht is wel noodzakelijk om te kunnen bepalen welke aanvullende monitoring nodig is en daarmee ook belangrijk voor het afstemmen van de onderlinge verantwoordelijkheden en de financiering van de aanvullende monitoring ‐ Het is onduidelijk hoe de financiering van monitoring op de langere termijn, nadat het project is afgerond, moet worden georganiseerd. Sommige aanwezigen zien dat als een taak van RWS, maar is dat wel zo? ‐ De ‘interne gerichtheid’ van RWS, waardoor de monitoringsvragen teveel geformuleerd worden in termen van de eigen doelen en niet altijd aansluiten op de doelen die andere partijen willen realiseren. ‐ Binnen RWS wordt projectmanagement ingezet om verschillende projectdoelen te realiseren. Er kan gekozen worden voor totaal verschillende invullingen. Eén vorm is de aannemer de vrijheid geven om zelf het ontwerp te maken en te realiseren, wat positief wordt bezien vanuit het oog‐ punt van innovatie en kostenbeheersing. Dit geeft RWS, en andere betrokkenen, echter minder invloed op het ontwerpproces. De eisen aan de monitoring zouden dan in de specificaties vooraf
Pagina 6 van 7 behorende bij Fout! Verwijzingsbron niet gevonden.
moeten worden opgenomen: het is anders onzeker of de aannemer daar iets mee gaat doen. Daarentegen biedt de manier waarop bij het project de Oesterdam het ontwerp samen met de betrokken partijen is gemaakt, juist mogelijkheden om draagvlak te creëren en procedurele tijdsbesparing te bereiken. De monitoring kan in dat proces ook gezamenlijk vorm gegeven worden. Een aantal oplossingsrichtingen (aanvullend op de lijst van do’s en dont’s): ‐ Ontwikkel met de betrokken partijen een gezamenlijk verhaal over de nagestreefde waardes in het Markermeer. (Bijvoorbeeld ‘We verbeteren het leefmilieu voor zwemmers, lopers en vlie‐ gers”, in plaats van – grof gezegd‐ slibbeheersing door RWS en natuurontwikkeling door Natuur‐ monumenten). ‐ Stel samen de specifieke vragen op die de monitoring moet helpen beantwoorden en baseer daarop het monitoringsprogramma en de financiële bijdragen van de deelnemende partijen. Pas op voor stokpaardjes van individuele betrokkenen. Het lijkt redelijk om de aanvullende monito‐ ring naar rato van de totale bijdrages over de deelnemende partijen te verdelen. ‐ Monitoring is genest (project in programma, in beleid, in wetgeving). Je hebt dus de verbindingen nodig met de monitoringsinspanning die overlap heeft met het specifieke project. Het project van Ingeborg van Splunder (‘werkwijze maritieme monitoring’) helpt om daarin de weg te vin‐ den. Wat opvalt, is dat bij het project ‘maritieme monitoring’ vooral gekeken wordt naar aansluiting bij “aanleg” terwijl wij ook juist veel overeenkomsten zien met beheer en onderhoud. Het probleem van de lange termijn en monitoring die door moet gaan terwijl het project is afgesloten (en wie betaalt dat dan?) heeft paralellen met B&O. Wellicht kan in aanvulling op discussies over wie B&O betaalt ook de financiering van de lange termijn monitoring worden geagendeerd? De kern ligt in de relaties en de verschillende doelen van entiteiten in het project/proces. De relaties tussen partijen in het project en de relaties van het project met andere projecten, uitvoeringspro‐ gramma’s etc. RWS zelf moet daarbij niet gezien worden als een entiteit maar als een groep nauw verbonden entiteiten. Een (netwerk)overzicht van dit project en de verbindingen zou zinvol zijn; is dat er al?
Pagina 7 van 7 behorende bij Fout! Verwijzingsbron niet gevonden.
Bijlage Programma Workshop Governance van natuurprojecten met het oog op integraal monitoring en innovatie programma Markermeer Centrale vraag van de workshop De centrale vraag voor de workshop is: “hoe kunnen innovatie, kennis‐ en monitoringsprogramma’s binnen het Markermeer op elkaar worden afgestemd zodat de eventuele synergie tussen deze projecten beter wordt benut, maar de autonomie van de individuele projecten niet onnodig wordt aangetast? Specifiek: hoe starten we een proces om als DGRW/RWS monitoring en innovatie te verankeren en te benutten? Beoogd resultaat; ‐ Welke do’s and don’ts van Veiligheidsbuffer Oesterdam, Maasvlakte2, zijn relevant voor integraal monitoring en innovatie programma Markermeer? ‐ ontrafeling van kluwen van activiteiten en verantwoordelijkheden ‐ overzicht van bestuurders, actoren/stakeholders en hun belangen ‐ hoe kun je de beschikbare middelen efficiënt inzetten? ‐ Hoe houd je flexibiliteit om tijdig te kunnen inspelen op ontwikkelingen? ‐ Welke organisatiestructuur komt tegemoet aan de antwoorden op genoemde vragen en onderdelen; voorzetting NMIJ structuur of een alternatieve structuur? ‐ Hoe organiseer je het kennisdelen en hoe neemt de markt daaraan deel met oog op export van kennis (topsectoren beleid)? Programma; 12.45 Ontvangst koffie/thee 13.00 Opening ‐ Sjaak de Wit 13.015 Introductie programma ‐ Corné Nijburg 13. 15 Veiligheidsbuffer Oesterdam; do’s and don’ts‐ Ben de Winder 13.25 Zandmotor; do’s and don’ts ‐ Carola van Gelder‐Maas 13.30 Maasvlakte2; do and don’ts ‐ Mennobart van Eerden 13.35 Plenair oogsten; welke do and don’ts zijn relevant voor het Markermeer? 14.00 Integraal monit. en innov. Programma Markermeer; synergie?‐ Theo Vulink 14.10 Werkwijze marine monitoring van toepassing op Markermeer? ; ontwarren en vervlechten – Ingeborg van Splunder 14.20 Koffie /thee 14.30 Discussie in twee keer, twee groepen; toelichting vragen‐ Corné Nijburg 15.45 Plenair oogsten en afspraken 16.15 Sluiting‐ Sjaak de Wit
