Analysekader: uw verandertraject in kaart! Op weg naar een toekomstbestendige organisatie Met deelname aan In voor zorg! (IVZ) werkt u aan de toekomstbestendigheid van uw organisatie. De omgeving verandert snel en stelt andere eisen aan uw handelen. De langdurende zorg wordt drastisch hervormd. De regering heeft drie motieven om het stelsel van langdurige zorg te herzien: het verbeteren van de kwaliteit van ondersteuning en zorg, het vergroten van de betrokkenheid in de samenleving (meer voor elkaar zorgen) en de financiële houdbaarheid van de langdurige zorg en ondersteuning. Om speler te blijven in de zorgmarkt is het noodzakelijk tijdig te reageren op deze veranderingen. IVZ ondersteunt u hierbij met een coach. De reden voor deelname aan IVZ verschilt per organisatie en is context afhankelijk: variërend van het financieel gezond maken van de organisatie tot het creëren meer ruimte voor de relatie tussen cliënt en professional. Maar elke organisatie heeft, samen met IVZ, hetzelfde doel voor ogen: de langdurige zorg toekomstbestendig maken door met minder mensen en middelen meer cliënten te helpen met behoud van kwaliteit. Monitoren van uw verandertraject U als deelnemende organisatie stelt voor de start van een IVZ traject een plan van aanpak op. Een onderdeel van dit plan van aanpak is het onderdeel ‘meten en monitoren’ waarmee we u helpen de veranderbeweging van uw organisatie in kaart te brengen. Onze ervaring is dat het tastbaar maken van de effecten van verandertrajecten noodzakelijk is, maar niet eenvoudig. Noodzakelijk omdat u wilt weten of de veranderingen die u doorvoert helpen bij het realiseren van een toekomstbestendige organisatie. Niet eenvoudig, omdat niet altijd bekend is welke indicatoren en meetinstrumenten gebruikt moeten worden om de resultaten te meten. We hebben binnen IVZ veel ervaring opgedaan met verandertrajecten richting toekomstbestendigheid. De geleerde lessen uit deze trajecten worden benut in de huidige trajecten. Dit doen we in de vorm van het analysekader. Het analysekader bestaat uit een set van indicatoren die we opgehaald hebben uit eerdere IVZ trajecten. Het zijn de pijlers waarop uw voorgangers verandering hebben bewerkstelligd en daarmee een succesvolle bijdrage hebben geleverd aan toekomstbestendigheid. Het biedt inspiratie in het nadenken over gewenste doelen en resultaten van uw IVZ traject, maar ook over de benodigde interventies om daar te komen. In dit document treft u achtereenvolgens twee zaken: 1. Handreiking: wat is het doel van het analysekader en hoe kan ik ermee aan de slag binnen mijn IVZ traject. 2. Het analysekader: de set van indicatoren.
1
1.Handreiking: aan de slag met het analysekader Het analysekader kan beschouwd worden als een overkoepelend frame voor uw verandertraject bij IVZ dat u zelf kunt verfijnen en laden. Het beschrijft de belangrijkste indicatoren waarop beweging kan worden verwacht als u met toekomstbestendigheid aan de slag gaat. De set is waarschijnlijk overcompleet voor uw specifieke verandertraject en biedt daarmee enkel een inspiratiekader. De voordelen van het analysekader: U heeft beter inzicht in de samenhang tussen de te bereiken resultaten enerzijds en de interventies die daarvoor nodig zijn anderzijds. U krijgt begrip van de gelaagdheid en diepgang van de benodigde verandering U bent beter in staat de effecten van uw verandertraject inzichtelijk te maken. U bent beter in staat om gaandeweg te reflecteren op uw verandertraject en bij te sturen waar nodig. U krijgt inzicht in hoe u de verandering in de organisatie kan borgen. De vooronderstelling is dat het werken aan toekomstbestendigheid een integrale veranderaanpak vraagt die verankerd is op verschillende lagen in de organisatie (primaire proces, ondersteunende systemen, management, bestuur, etc.). De indicatoren operationaliseren de te verwachten veranderingen op deze lagen en geven daarmee richting en focus aan uw verandertraject. Het analysekader is een spiegel die u helpt bij een onomkeerbare verandering naar een toekomstbestendige organisatie. Om die reden is het gebruik van het analysekader een vast onderdeel van onze aanpak. Hoe gebruikt u het analysekader? Een veelgehoord geluid rondom ‘meten en monitoren’ is dat deze termen geassocieerd worden met het cijfermatig onderbouwen van verandertrajecten. Maar dé werkende mechanismen van een verandering zijn vaak niet (alleen) uit te drukken in cijfers, maar veel meer te vangen in verhalen. Bijkomend nadeel van cijfers is dat ze weinig betekenis hebben zonder uitleg van het achterliggende verhaal. U kunt de set indicatoren beschouwen als leidraad waarlangs u in staat wordt gesteld het verhaal van uw organisatie in kaart te brengen. Belangrijk is dat uw verandering centraal staat en u het analysekader gebruikt als bron om uit te putten, niet als blauwdruk. Het is de bedoeling dat u komt tot een verfijnde set indicatoren die aansluit bij uw doelen en resultaten. Het analysekader vormt daarin enkel een voedingsbodem. Sommige indicatoren kunt u hard meten of uit managementrapportages halen. Anderen worden inzichtelijk gemaakt door verhalen op te halen bij bestuurders, managers, medewerkers of cliënten. U gebruikt de resulterende indicatorenset om aan de start, tussentijds en aan het einde van het IVZ traject een foto te maken van uw organisatie. Zo wordt de beweging die u heeft gemaakt duidelijk. U gebruikt de foto’s om gaandeweg te kunnen reflecteren op de ingeslagen weg. De set functioneert daarmee als een reflectie- en ontwikkelinstrument: een thermometer om tijdens het verandertraject grip te houden op uw koers en bij te sturen waar nodig. Belangrijk aandachtspunt is dat de indicatoren niet maatgevend zijn voor succes ten opzichte van andere deelnemers. Elke organisatie bevindt zich immers in een andere fase en kent een andere dynamiek. U gebruikt de indicatorenset om uw eigen beweging integraal in kaart te brengen en daarop te reflecteren. Aan de slag met het analysekader Hier leest u hoe u zelf aan de slag kunt met het analysekader. De set indicatoren bestaat uit vier thema’s, gevisualiseerd in onderstaande figuur, die samen de toekomstbestendige verandering beschrijven. 1. Cliënten: de gewenste effecten op het leven van cliënten. 2. Medewerkers: de gewenste effecten op het werk van de professional. 3. Organisatie: de gewenste effecten op de manier van organiseren en aansturen in de organisatie. 4. Omgeving: de gewenste effecten op de relatie met stakeholders en samenwerkingspartners. Voor elk thema zijn indicatoren uitgewerkt.
2
Er wordt een onderscheid gemaakt tussen outcome indicatoren en interventie indicatoren: - Outcome indicatoren beschrijven het gewenste maatschappelijke resultaat van het verandertraject op de lange termijn. Dit gaat doorgaans over het effect op het leven van uw cliënten en zal niet direct realiseerbaar zijn binnen de IVZ tijd. - Interventie indicatoren beschrijven alles wat aan verandering onderhevig zal moeten zijn om tot de maatschappelijke outcome te komen. Binnen de IVZ tijd zult u hierin de eerste stappen kunnen zetten om deze nieuwe integrale beweging aan te jagen. Doorloop onderstaande stappen om het analysekader te verfijnen en onderdeel te maken van uw verandertraject. Stap 1: Benoem de beoogde resultaten van het verandertraject Los van het analysekader formuleert u de beoogde resultaten van uw verandertraject op de lange termijn. Probeer de resultaten SMART (Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch, Tijdgebonden) te maken en geef aan hoe deze doelstellingen bijdragen aan een toekomstbestendige langdurige zorg. Stap 2: Kies indicatoren waarop uw verandertraject gericht is. Bepaal aansluitend op stap 1 de indicatoren die de resultaten inzichtelijk maken. Maak hierbij een onderscheid tussen outcome- en interventie indicatoren. Laat u inspireren door de indicatoren van het analysekader (zie hiervoor het tweede deel van dit document: ‘analysekader’). De indicatorenset fungeert als een menukaart. U bepaalt zelf welke indicatoren van toepassing zijn op uw verandertraject en de resultaten die u daarbij voor ogen heeft. Uiteraard mag u zelf aanvullende indicatoren benoemen of de genoemde indicatoren aanscherpen. Stap 3: Vertaal elk van de indicatoren in haalbare stappen voor de komende 1,5 jaar De meeste indicatoren die u gekozen heeft, zullen in de toekomst liggen, niet realiseerbaar in de 1,5 jaar dat u ondersteuning krijgt van IVZ. Verfijn elk van de indicatoren in haalbare stappen, uitvoerbaar in de komende 1,5 jaar. Zo ontwikkelt u een routekaart op weg naar toekomstbestendigheid. Stap 4: Bepaal bijbehorende meetinstrumenten. Bepaal welke (meet)instrumenten u gaat gebruiken om de veranderingen op de indicatoren zichtbaar te maken. U mag uiteraard kiezen voor eigen (meet)instrumenten. In afstemming met uw coach kan In voor zorg! u ondersteunen bij het aanreiken van passende meetinstrumenten. Stap 5: Maak een start- tussen- en eindfoto Gebruik de gekozen outcome - en interventie indicatoren, met bijbehorende stappen en (meet)instrumenten om de start-, tussen- en eindsituatie van uw verandertraject in kaart te brengen. Uiteraard bent u vrij om op meerdere momenten of op onderdelen een foto te maken en te bespreken met de in voor zorg-coach. De foto’s worden besproken bij de tussen- en eindevaluatie waar een reflectie plaatsvindt op het doorlopen veranderingstraject.
3
2.Het analysekader: de set van indicatoren Hieronder treft u de indicatoren aan, uitgesplitst naar outcome- en interventie indicatoren, met als subthema’s cliënten, medewerkers, organisatie en omgeving. Outcome indicatoren Cliënten
4
Interventie indicatoren Medewerkers
5
Organisatie
Omgeving
Vragen? Heeft u na het lezen van dit document nog vragen? Neem dan contact op met Saartje Sondeijker, via
[email protected] of 0307892587
6
