ANALISIS STRUKTUR PENGENDALIAN INTERN ATAS SIKLUS PENDAPATAN DAN PENGELURAN KAS PADA RUMAH SAKIT IBU DAN ANAK SKRIPSI Program Studi Akuntansi Diajukan Sebagai Salah Satu Syarat Untuk Memperoleh Gelar SARJANA EKONOMI Program Studi Akuntansi NAMA NIM
: SAMSUL BAHRI : 4320 - 6110 - 216
2008
LEMBAR PENGESAHAN SKRIPSI
Nama
: SAMSUL BAHRI
NIM
: 4320 – 6110 216
Program Studi
: Akuntansi
Judul Skripsi
: Analisis Struktur Pengendalian Intern Atas Siklus Pendapatan Dan Pengeluaran Kas Pada Rumah Sakit Ibu dan Anak.
Tanggal Ujian Skripsi
: 22 AGUSTUS 2008 Disahkan Oleh : Pembimbing
( Syahril Djadang,SE,Ak,M.Si ) Tanggal :
Dekan,
( Hadri Mulya,SE. M.Si )
Ketua Jurusan Akuntansi
( H. Sabarudin Muslim. SE. M.Si )
2
KATA PENGANTAR
Segala puja dan puji syukur penulis panjatkan kepada Allah SWT atas segala hidayah dan rahmatNya yang diberikan sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi ini adapun judul dari skripsi ini adalah “ ANALISIS STRUKTUR PENGENDALIAN INTERN ATAS SIKLUS PENDAPATAN DAN PENGELUARAN KAS PADA RUMAH SAKIT IBU DAN ANAK “.Isi daripada skripsi ini dalah hasil penelitian terhadap pelaksanaan pengendalian interen dalam sistem dan prosedur operasional pada Rumah Sakit Ibu Dan Anak dalam siklus pendapatan dan pengeluran kas. Skripsi ini disusun untuk memenuhi salah satu syarat untuk menyelesaikan studi strata – 1 Akuntansi dalam mencapai gelar SE pada Fakultas Ekonomi Universitas Mercubuana yang berkedudukan di Jakarta.Penulis sangat menyadari keterbatasan kemampuan yang ada, bahwa skripsi ini dapat selesai dikarenakan bantuan berbagai pihak,Sehubungan dengan hal tersebut diatas maka penulis mengucapkan banyak banyak terimakasih kepada : 1. Ketua Yayasan Menara Bhakti Bapak H Probosutedjo 2. Rektor Universitas Mercu Buana Bapak Dr Ir H Suharyadi,MS 3. Bapak Syahril Djadang,SE Ak. M.Si,Selaku pembimbing materi yang telah banyak memberikan bimbingan sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi ini.
3
4. Kedua Orang tua tercinta,serta adik penulis,yang senantiasa memberikan do’a dan dukungan moril sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi ini 5. Semua rekan kerja di RSIA Hermina yang telah banyak memberikan datadata yang diperlukan bagi penulis dalam penyusunan skripsi ini. 6. Sleluruh Rekan – rekan Universitas Mercu Buana.
Selanjutnya
penulis
berharap
semoga
skripsi
ini
bermanfaat
bagi
universitas,maupun semua pihak atau pembaca yang sekiranya membutuhkan.Penulis sangat menyadari masih banyak terdapat kekurangan, memang tak ada gading yang tak retak, kritik dan saran tetap penulis harapkan demi kesempurnaan skripsi ini. Akhir kata penulis memohon kepada Allah SWT, semoga semua pihak yang telah membantu penyusunan skripsi ini mendapat rahmat dan hidayah serta selalu dalam bimbingan-Nya Amiiin.
Jakarta,
Agustus 2008 Penulis
( Samsul Bahri )
4
ABSTRAK
Tujuan penulisan laporan akhir ini adalah untuk mendapatkan gambaran yang lebih jelas mengenai penerapan sistem pengendalian intern yang diterapkan oleh perusahaan. Adapun objek dalam penulisan Laporan Akhir ini adalah Rumah Sakit Ibu dan Anak,yang beralamat di Jl Kemakmuran No 39.Perusahaan ini bergerak di bidang Jasa pelayanan, adapun judul skripsi ini adalah “ Analisis Struktur Pengendalian Intern Atas Siklus Pendapatan dan Pengeluaran Kas Pada Rumah Sakit Ibu dan Anak ”. Untuk mendapatkan data dari perusahaan, maka penulis menggunakan metode wawancara, kuesioner.dan pengalaman kerja yang penulis dapatkan selama bekerja di perusahaan tersebut,Berdasarkan data yang diperoleh, penulis menemukan kelemahan dalam sistem pengawasan intern atas siklus pendapatan dan pengeluran kas yaitu terdapat perangkapan tugas antara fungsi akuntansi dan fungsi kassa, penyetoran kas ke bank tidak dilakukan setiap hari melainkan disimpan terlebih dahulu dibrankas perusahaan adanya dokumen yang tidak bernomor urut tercetak serta biaya yang baru di estimasi tetapi sudah dibuatkan giro pembayaran. Untuk mengatasi hal tersebut penulis mengajukan saran kepada pihak perusahaan untuk mengadakan pemisahan fungsi antara fungsi kassa dan fungsi akuntansi agar dapat menghindari penyimpangan dan penyelewengan baik yang dilakukan oleh karyawan ataupun manajer. Dokumen yang digunakan oleh
5
perusahaan sebaiknya menggunakan nomor urut tercetak sehingga dapat menjaga ketelitian dan keandalan data akuntansi dapat tercapai, penyetoran kas kebank dapat dilakukan setiap hari agar dapat terhindar dari penyelewengan yag dilakukan oleh pihak tertentu dan dapat mengadakan cross check,serta mengeluarakan cek bila data tersebut rill,valid dan sesuai dengan SPK yang dikeluarkan oleh perusahaan. Penulis juga mencoba memberikan landasan – landasan teoritis yang dipakai ataupun definisi - definisi yang diperlukan,seperti pengertian pengawasan interen,Siklus pendapatan dan pengeluran Kas,fungsi tujuan,analisis penerapan pengendalian interen,hubungan pengawasan interen dan system akuntansi,pengertian kas,pengawasan kas dan pengawasan interen terhadap pendapatan pengeluaran kas. Disini
penulis
juga
menguraikan
tentang
riwayat
perusahaan,
struktur
oganisasi,sampai pada bidang usaha perusahaan,jugamenguraikan tentang siklus pendapatan dan pengeluaran kas,pelaksanaan pengawasan terhadap pengeluaran kas,factor factor yang menjadi hambatan dalam pelaksanaan penerapan pengawasan iteren terhadap pendapatan dan pengeluaran kas di Rumah Sakit Ibu dan Anak Merupakan kesimpulan atas hasil hasil pembahasan skripsi, serta saran - saran yang sekiranya akan berguna untuk perbaikan dilakukan dimasa datang.
6
BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah. Rumah Sakit Ibu dan Anak di resmikan tanggal 25 april 1985. Sebagai suatu badan usaha yang bergerak dibidang jasa pelayanan kesehatan Rumah Sakit Ibu dan Anak mempunyai tujuan yaitu “Mewujudkan derajat kesehatan yang setinggi tingginya bagi semua lapisan masyarakat melalui pemeliharaan kesehatan secara preventif, promotif,kuratif dan rehabilitatif yang dilaksanakan secara menyeluruh dengan mengkususkan kan diri pada pelayanan kesehatan ibu dan anak.PT Medikaloka sebagai pemilik ijin operasional Rumah Sakit Ibu dan Anak Grup juga seperti perusahaan lainnya yang pada umumnya juga bertujuan untuk memperoleh laba,mempertahankan kesinambungan serta mengupayakan perkembangan , tentu harus melakukan serangkaian kegiatan operasional sercara perofesional guna mencapai efektifitas, efisiensi dan ekonomis yang tinggi dengan mengutamakan mutu pelayanan. Untuk perusahaan yang masih kecil dan sederhana dengan tingkat kegiatan usaha yang masih sedikit, maka pimpinan perusahaan juga mungkin merangkap sebagai pemilik masih dapat langsung mengawasi seluruh kegiatan usahanya, tetapi semakin besar suatu perusahaan semakin kompleks pula kegiatannya sehingga tidak saja membutuhkan sumber daya manusia yang berpengalaman dan ahli di bidangnya tetapi
7
juga harus memiliki suatu struktur pengendalian intern yang kuat, sehingga terhindar dari kerugian yang disebabkan adanya kebocoran dalam kegiatan operasi perusahaan. Untuk mencapai tujuan yang telah direncanakan sebelumnya baik dalam jangka pendek maupun dalam jangka panjang, pemimpin perusahaan dalam hal ini juga pemilik perusahaan merasakan masih adanya kekurangan-kekurangan terhadap struktur pengawasan intern yang berkaitan dengan siklus pengawasan baik yang menyangkut pendapatan maupun pengeluaran, sehingga informasi mengenai adanya kebocoran-kebocoran diketahui setelah berjalan sekian lama atau dengan kata lain informasi tentang kebocoran-kebocoran dalam perusahaan terlambat diketahui. B.AB. Perumusan Masalah
Seperti diuraikan diatas bahwa masalah yang dihadapi perusahaan saat ini adalah masih lemahnya struktur pengawasan intern yang disebabkan oleh siklus pendapatan dan pengeluaran sehingga informasi yang diperoleh pemimpin ataupun pemilik perusahaan sering terlambat diketahui, akibatnya baik rencana jangka pendek maupun jangka panjang yang telah disusun sering tidak dapat mencapai sasaran yang diinginkan. Dengan demikian penerapan pengawasan interen siklus akuntansi yang baik terhadap pendapatan dan pengeluaran kas adalah solusi untuk mencapai sasaran yang diinginkan dalam mencapai tujuan perusahaan dan pengembangannya. Perumusan masalah pada pendapatan dan pengeluaran kas saja, yaitu sebagai berikut:
8
Apakah Struktur Pengengedalian Intern
atas Siklus Pendapatan dan
Pengeluaran Kas di Rumah Sakit Ibu dan Anak sudah dilaksanakan secara efektif ? Penelitian ini diharapkan, dapat memberikan masukan bagi RSIA Hermina dalam memahami tentang sistem Pengendalian Intern yang baik. C. Tujuan Dan Kegunaan Penelitian. Tujuan penelitian ini antara lain sebagai berikut : Untuk mengetahui apakah Rumah Sakit Ibu Anak telah melakukan Struktur Pengendalian intern atas siklus pendapatan dan pengeluaran kas secara efektif Sedangkan kegunaan yang diharapkan peneliti dari penelitian ini antara lain sebagai berikut : 1. Bagi penulis untuk menambah pengetahuan tentang Sistem Pengendalian Intern atas siklus pendapatan dan pengeluaran kas pada Rumah Sakit Ibu dan Anak. 2. Bagi ilmu pengetahuan untuk mengembangkan penalaran dan wawasan berfikir tentang Sistem Pengendalian Intrn atas siklus pendapatan dan pengeluran kas pada Rumah Sakit Ibu dan Anak. 3. Penelitian ini diharapkan dapat memberikan masukan bagi Rumah Sakit Ibu dan Anak dalam memahami tentang penerapan Struktur Pengendalian Intern yang Efektif.
9
BAB II LANDASAN TEORI
A. Pengertian Siklus Pendapatan dan Pengeluaran Kas Untuk melihat kegiatan suatu organisasi adalah melalui siklus siklus transaksi.Siklus – siklus transaksi secara tradisional telah mengelompokan kegiatan kegiatan usaha dalam empat siklus umum dari kegiatan Usaha menurut Gerge H Bodnar ( 2007: 9 ) menerangkan bahwa Siklus-siklus pemrosesan transaksi, terdiri dari 4 kelompok yaitu; 1. Siklus Pendapatan merupakan kejadian-kejadian yang berkaitan dengan pendistribusian barang dan jasa ke entitasentitas lain dan pengumpulan pembayaran- pembayaran yang berkaitan. Sistem aplikasi yang mencakup siklus pendapatan meliputi entri pesanan pelanggan,penagihan, piutang dagang, dan pelaporan penjualan. 2. Siklus Pengeluaran merupakan kejadian-kejadian yang berkaitan dengan perolehan
barang
dan
jasa
dari
entitas-entitas
lain
dan
pelunasan
kewajibankewajiban yang berkaitan meliputi sistem applikasi pemilihan dan permohonan pemasok, pembelian, hutang dagang dan penggajian akan dianalisis dalam perusahaan ini. 3. Siklus Produksi merupakan kejadian kejadian yang berkaitan dengan pengubahan sumber daya menjadi Barang dan Jasa.
10
4. Siklus Keuangan merupakan kejadian kejadian yang berkaitan dengan perolehan dan manajemen dana dana modal,termasuk kas. Sedangkan Sistim Informasia akuntansi yang Efektif menurut James Hall ( 2007: 189 ) a. Identifikasi dan mencatat semua transaksi kearah yang Valid. b. Membutuhkan Informasi tepat waktu dengan berbagaitransaksi dalam rincian yang memadai untuk memudahkan klasifikasi suatu Laporan Keuangan c. Secara akurat mncatat berbagai transaksi dalam periode waktu terjadinya d. Secara akurat mengukur nilai keuangan berbagai transaksi agar pengarunya dapat dicatat dalam laporan keuangan. Tujuan Pengendalian interen terhadap siklus siklus transaksi menurut George H Bodnar And William S Hapwood ( 2007: 129 ) adalah sebagai berikut : Siklus Pendapatan Pelanggan harus diotorisasi sesuai dengan kriteria yang ditetapkan manajemen. Harga dan termin barang dan jasa yang dijual harus sesuai dengan kriteria yang ditetapkan manajemen. Semua pengiriman barang dan jasa harus di ikuti dengan penagihan ke pelanggan. Tagihan ke pelanggan harus digolongkan dengan akurat dan dan tepat diringkaskan dan dilaporkan.
11
Siklus Pengeluaran Vendor harus diotorisasi sesuai dengan yang ditetapkan manajemen. Karyawan direkrut sesuai dengan kriteria manajemen. Jumlah terutang Vendor Harus akurat dan dengan tepat di kelompokan,diringkaskan dan dilaporkan. Akses tertututup catatan penggajian dan catatan potongan gaji hanya di berikan pada pihak tertentu sesuai dengan kriteria manajemen. Tingkat kompensasi dan pengurangan gaji karyawan di otorisasi sesuai kriteria manajemen. Siklus Produksi
Rencana Produksi harus diotorisasi sesuai dengan kriteria manajemen. Harga pokok produksi harus digolongkan secara akurat dan tepat diringkaskan dan dilaporkan.
Siklus Keuangan
Jumlah dan Waktu transaksi utang harus diotorisasi sesuai dengan kriteria manajemen. Akses atas kas dan surat berharga hanya diberikan kepada pihak pihak
tertentu
sesuai
dengan
kriteria
yang
ditetapkan
manajemen.
12
B. Komponen-Komponen Sistem Pemrosesan Transaksi 1. Masukan Dokumen
sumber
,seperti
pesanan
pelanggan
,slip
penjualan,faktur
pesanan,pembelian,dan kartu jam kerja karyawan adalah bukti fisik dari masukan kedalam sistem pemerosessan transaksi mereka menetapkan beberapa tujuan terdiri dari : George H Bodnar (2003: 176 ) 1. Menangkap data 2. Memfasilitasi
operasional
dengan
mengkomunikasikan
data
dan
mengotorisasi operasional lain dalam perosesnya. 3. Operasi standar dengan menunjukan data apa yang membutuhkan pencatatan dan tindakan apa yang harus diambil. 4. Memberikan arsip permanen untuk analisismendatang bila dokumen di pertahankan. 2. Pemerosesan Pemerosesan melibatkan penggunaan jurnal dan daptar untuk memberikan catatan permanen dan kronologis dari masukan,jurnal digunakan untuk memberikan catatan kronologis dari transaksi keuangan,sebagian dari jurnal khusus lebih umum yang bisa disimpan sebagai berikut : 1. Jurnal penjualan : Digunakan untuk meringkaskan penjualan yang dibuat atas akun.
13
2. Jurnal Pembelian : Digunakan untuk meringkaskan pembelian yang dibuat atas akun. 3. Jurnal Penerimaan kas : Digunakan untuk meringkaskan penerimaan kas. 4. Jurnal Pengeluaran : Digunakan untuk meringkaskan pengeluaran dari kas. 3. Penyimpanan Buku besar dan arsip memberikan data penyimpanan yang baik dalam sistim manual dan terkomputerasi, sedangkan arsip merupakan kumpulan data yang terorganisir ,ada beberapa jenis arsip antara lain : 1. Arsip transaksi adalah kumpulan transaksi masukan data yang temporer lebih daripada yang permanen. 2. Arsip induk berisi data yang lebih permanen atau berkelanjutan 3. Referensi atau Arsip Tabel berisi data yang diperlukan untuk pemerosesan data,contoh adalah tabel pajak penggajian dan daptar harga induk. INPUT
PROSES
OUTPUT
4. Keluaran ( Output ) produk dari sistem informasi yang dibentuk merupakan informasi yang berguna bagi para pemakainya dapat berbentuk soft copy misalnya video display maupun hard copy misalnya media kertas berupa laporan formal yang paling dominan dalam sistem informasi akuntansi.Ada beragam keluaran dari sebuah sistem pemerosesan transaksi,sebuah dokumen yang dibuat dalam sistem adalah sebuah keluaran,beberapa dokumen adalah keluran dan masukan ( contoh faktur pelanggan adalah keluaran dari sistem aplikasi entri pesanan dan juga dokumen input untuk pelanggan.)
14
C .Struktur Pengendalian Intern Struktur pengendalian intern mencakup kebijakan dan prosedur-prosedur yang ditetapkan untuk memberikan jaminan tercapainya tujuan tujuan tertentu perusahaan. Konsep struktur pengendalian intern didasarkan atas tanggungjawab manajemen dan jaminan yang memadai untuk menetapkan dan menyelenggarakan struktur pengendalian intern haruslah manajemen dan dikaitkan dengan manfaat dan biaya pengendalian. Sedangkan struktur pengendalian intern perusahaan terdiri dari tiga elemen diuraikan berikut ini. George H Bodnar ( th 2003: 235-249 ) Mengatakan bahwa struktur pengendalian
intern terbagi 5 sedangkan menurut laporan dari COSO (Committee of Sponsoring organizations)
mengindentifikasikan
lima
komponen
daripada
struktur
pengendalian intern adalah sebagai berikut: 1. Lingkungan pengawasan (Control Environment) adalah efek kumpulan dari beragam faktor pada pembuatan,penguatan atau mengurangi efektivitas dari kebijakan dan prosedur khusus,dengan kata lain ,lingkungan kontrol mengatur keseluruhan nada dari organisasi dan mempengaruhi kesadaran kontrol dari karyawan. Faktor yang disertakan dalam lingkungan kontrol adalah sebagai berikut : a. Nilai Intregritas dan etika. b. Komitmen pada kompetensi c.
Filosopi dan gaya operasional manajemen
d. Struktur organisasi
15
e. Fungsi dewan komisaris dan angota-anggotanya f.
Metode-metode membebankan otoritas dan tanggung jawab
g. Metode-metode pengendalian manajemen h. Fungsi audit intern i.
Kebijakan dan praktik-praktik kepegawaian
j.
Pengaruh dari luar yang berkaitan dengan perusahaan
k. Perhatian dan arahan yang diberikan oleh dewan direksi dan kmitenya l.
Cara memberikan otoritas dan tanggung jawab
m. Kebijakan dan prosedur sumber daya manusia 2. Penilaian Resiko adalah peroses mengidetifikasi, menganalisis dan mengatur resiko yang mempengaruhi tujuan perusahaan,yang paling kritis dalam penilaian resiko adalah mengidentifikasikan perubahan kondisi internal dan eksternal dari tindakan yang terkait yang mungkin diperlukan, contoh perubahan lingkungan operasional perusahaan, perubahan dalam sistem informasi dan lain lain. 3. Prosedur Pengendalian atau Aktivitas Kontrol adalah kebijakan dan prosedurprosedur yang tercakup dalam lingkungan pengendalian dan sistem akuntansi yang harus ditetapkan oleh manajemen untuk memberikan jaminan yang memadai bahwa tujuan tertentu akan dapat dicapai. Umumnya prosedur-prosedur pengendalian yang dimanfaatkan dalam suatu struktur pengendalian intern perusahaan dapat dikategorikan sesuai dengan pengendalian akuntansi intern. Pengendalian akuntansi intern meliputi rencana organisasi dan prosedur-prosedur
16
dan pencatatan-pencatatan yang berhubungan dengan penjagaan aktiva dan kelayakan laporan keuangan 4.Sistem Informasi Akuntansi terdiri dari metode dan catatan yang dibuat untuk mengenali,menyusun,menganalisa,menggolongkan,mencatat
dan
melaporkan
transaksi organisasi dan untuk mempertahankan akuntabilitas untuk asset dan pasiva yang berhubungan. Sistem akuntansi suatu organisasi terdiri dari metode dan catatan-catatan yang dibuat untuk mengindentifikasikan, mengumpulkan, menganalisis, mencatat, dan melaporkan transaksi-transaksi organisasi dan menyelenggarakan pertanggungjawaban bagi aktiva dan kewajiban yang berkaitan. Hal lain yang penting dalam sistem akuntansi antara lain; dokumentasi sistem akuntansi diantaranya formulir-formulir, buku besar pembantu, bagan akun harus dirancang, dipelihara dan direvisi di dalam pedoman prosedur akuntansi sehingga kebijakan dan instruksi-instruksi dapat diketahui dan diterapkan secara eksplisit dan seragam. Sistem akuntansi berpasangan sebagai slat yang mampu menghasilkan seperangkat catatan untuk memperhatikan kelayakan data yang dicatat. 5. Pengawasan atau Monitoring Melibatkan peroses berkelanjutan dari penilaian mutu kontrol
internal
atas
waktu
dan
mengambil
tindakan
korektif
saat
dibutuhkan.Mutu kontrol bisa sebaliknya dipengaruhi dalam berbagai cara termasuk kurangnya pemenuhan,mengubah kondisi atau bahkan kesalahpahaman.
17
Adapun masing-masing dari kelima komponen-komponen diatas meliputi sejumlah kebijaksanan dan prosedur yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan kekayaan setiap organisasi dalam melaporkan keuangan, pelaksanaan dan operasi perusahaan. Pengendalian intern menurut AICPA meliputi struktur organisasi dan semua cara-cara serta alat yang dikordinasikan yang digunakan di dalam perusahaan dengan tujuan menjaga keamanan harta milik perusahaan, memeriksa ketelitian dan kebenaran data akuntansi, memajukan efisiensi di dalam operasi, dan membantu dalam menjaga dipatuhinya kebijaksanaan manajemen yang telah ditetapkan terlebih dahulu. Menurut COSO 5 unsur sedangkan menurut AICPA meliputi struktur organisasi dan semua cara-cara serta alat yang dikordinasikan dalam perusahaan dan akan dibahas lebih jelas dalam bab selanjutnya.Adapun aktivitas yang berkaitan dengan siklus-siklus pemrosesan transaksi perusahaan diantaranya adalah siklus pendapatan dan siklus pengeluaran yang merupakan pokok permasalahan yang akan dibahas. Masalah struktur pengendalian intern menekankan adanya konsep independensi organisasional atau pemisahan tugas pada fungsi penanganan harta dan fungsi pencatatan serta fungsi pengoperasian. Untuk memisahkan fungsi-fungsi diatas maka harus digambarkan struktur organisasi yang merupakan spesialisasi sesuai dengan pemisahan fungsi dalam organisasi misalnya fungsi penjualan, fungsi produksi, dan fungsi keuangan. Aspek terpenting dalam pembahasan ini adalah struktur pengendalian intern yang didalamnya termasuk siklus pendapatan dan pengeluaran pada perusahaan ini sangat lemah. Struktur pengendalian intern menyarankan
18
tindakan-tindakan yang harus diambil dalam perusahaan untuk mengatur dan mengarahkan aktivitas-aktivitas perusahaan. Seperti diuraikan diatas bahwa masalah yang dihadapi perusahaan saat ini adalah masih lemahnya struktur pengawasan intern yang disebabkan oleh siklus pendapatan dan pengeluaran sehingga informasi yang diperoleh pemimpin ataupun pemilik perusahaan sering terlambat diketahui, akibatnya baik rencana jangka pendek maupun jangka panjang yang telah disusun sering tidak dapat mencapai sasaran yang diinginkan. Dengan demikian penerapan siklus akuntansi yang baik terhadap pendapatan dan pengeluaran adalah solusi untuk mencapai sasaran yang diinginkan dalam mencapai tujuan perusahaan dan pengembangannya. Struktur pengendalain intern memegang peranan penting dalam organisasi perusahaan untuk dapat merencanakan, mengkoordinasikan dan menguasai atau mengontrol berbagai aktivitas-aktivitas yang dilaksanakan. Sebelum menguraikan definisi struktur pengawasan intern terlebih dahulu mendefinisikan sistem menurut Cecil Gillespie ( 1995 :254 ) sebagai berikut: Suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan dikembangkan sesuai dengan suatu skema yang terintegrasi untuk melaksanakan suatu kegiatan utama di dalam bisnis. Menurut Jogiyanto H.M ( 1987 : 13) Pengendalian dari suatu sistem dapat berupa pengendalian umpan balik (feedback control system), pengendalian umpan maju
19
(feed forward control system) dan pengendalian pencegahan (preventive control system). George H.Bodnar, ( 2003 ;201 ) Pengendalian akuntansi intern dirancang untuk memberikan jaminan memadai bahwa tujuan-tujuan tertentu telah sesuai dengan setiap aplikasi yang signifikan di dalam organisasi antara lain: a. Transaksi-transaksi dilakukan sesuai dengan otorisasi manajemen yang bersifat umum dan khusus. Rencana organisasi mencakup pemisahan tugas yang mengurangi kemungkinan bagi setiap orang untuk berada dalam posisi melakukan kekeliruan dan ketidakberesan serta mengoreksinyasendiri dalam kegiatan normal tugas-tugasnya. b. Prosedur-prosedur mencakup perancangan dan penggunaan dokumen dan catatan yang memadai untuk membantu meyakinkan adanya pencatatan transaksi dan kejadian-kejadian secara mencukupi. c. Akses ke aktiva hanya diperbolehkan dengan otorisasi manajemen. d. Pertanggungjawaban tercatat mengenai aktiva dibandingkan dengan aktiva yang ada dengan interval yang memadai dan tindakan yang tepat diambil sesuai dengan etiap perbedaan yang terjadi.
20
SIKLUS PENDAPATAN. Siklus pendapatan mencakup fungsi-fungsi yang dibutuhkan untuk mengubah produk atau jasa menjadi (pendapatan) dari pelanggan. Fungsi-fungsi yang umum meliputi pemberian kredit, penerimaan dan pemrosesan order, pengiriman barang (pemakaian jasa), dan piutang dagang. Siklus pendapatan mencakup dua sistem applikasi yaitu: 1. Pemerosesan order penjualan. Dalam sistem informasi akuntansi pemrosesan order penjualan merupakan sumber utama informasi bagi manajemen pemasaran. Siklus pengolahan atau pemrosesan order penjualan dimulai dengan timbulnya suatu order/pesanan dari seorang langganan dan berakhir pemakaian jasa kepada langganan tersebut. Sumber data yang utama adalah faktur penjualan. Faktur berfungsi sebagai suatu catatan transaksi penjualan yang lembaran (copy)nya dikirimkan kepada langganan sebagai pemberitahuan kewajiban pembayaran.
William C.Boynton/ Walter G.Kell “Modern
Auditing” John Wiley & Sons, Inc. 1985
Jurnal akuntansi yang primer yang mencerminkan pengolahan order penjualan adalah sebagai berikut; Piutang Penjualan
xxxx xxxx
Dalam sistem applikasi order penjualan ini meliputi fungsi-fungsi yang dibutuhkan untuk mengubah produk atau jasa menjadi pendapatan dari pelanggan yang meliputi ; a. Order penjualan
21
b. Pemberian kredit c. Penjualan kamar rawat d. Penagihan e. Piutang dagang Dan sistem applikasi penjualan diatas dapat diperjelas lagi dari arus dokumen penjualan dan flowchar1 sistem yang dimulai dari seksi pesanan penjualan menerima pesanan dari langganan, atau dapat juga pesanan itu datang dari salesman. Apabila penjualan berupa kredit seksi penjualan harus memberitahukan ke bagian kredit, jika ditolak maka diberitahukan kepada langganan kredit ditolak tetapi jika diterima maka seksi penjualan mengirimkan surat perintah pengiriman rangkap 3; Lembar 1 untuk bagian gudang, dalam hal ini bagi perusahaan jasa tidak ada Lembar 2 untuk bagian pengiriman Lembar 3 untuk dimasukkan ke file transaksi penjualan lewat terminal yang ada di seksi pesanan penjualan, kemudian diarsipkan dengan urut nomor. Dalam perusahaan jasa gudang tidak ada, seandainya pada perusahaan dagang dan industri yang ada gudangnya maka gudang ini menyiapkan barang yang akan diserahkan ke seksi pengiriman beserta lembaran 1 surat perintah pengiriman, selanjutnya seksi pengiriman mengantar barang beserta lembar 2. Lalu seksi pengiriman membuat 4 lembar faktur untuk didistribusikan ke pembeli, seksi piutang dan seksi pesanan penjualan. Dan masing-masing seksi mencocokkan dan memproses ke masing-masing master file dan buku besar.
22
Dalam diagram lain menurut Barry E.Cushing (1982:71)dalam siklus pendapatan beserta siklus pengeluaran serta siklus lainnya dapat dilihat dalam gambar berikut ini; Gambar 1 Sistem Aplikasi Order Penjualan
Kredit
2
3
Pelanggan
Barang Jadi
4 Order 5 Penjualan
Pengirima n
1
6
10
9
Piutang Dagang
Penagihan
Buku Besar
Data Pelanggan
23
Sistem Piutang Dagang Sistem aplikasi piutang dagang terdiri dari arus siklus; - penerimaan kas - penagihan - piutang dagang Dalam transaksi penjualan, pesanan barang atau jasa dari pelanggan menghasilkan faktur penjualan. Jika pesanan ini berupa barang, ia harus dikirimkan kepada pelanggan. Dalam transaksi penerimaan tunai, uang atau cek diterima dari pelanggan. Siklus penerimaan kas dimulai dari kasir menerima pelunasan uang atu cek langsung dari langganan atau lewat bank atau surat yang diterima dari bagian surat dengan daftar penerimaan uang. Lalu kasir membuat bukti kas masuk rangkap 3, lembar 2 dan 2 diserahkan ke langganan, lembar 3 digunakan sebagai dasar untuk memasukkan transaksi penerimaan uang ke file lewat terminal dan lembar 3 bukti kas masuk diarsipkan kasir dengan urut nomor. File transaksi uang masuk diproses dengan program up date master file piutang dan buku besar, dan daftar penerimaan diserahkan ke bagian audit intern ( GL ) lalu bagian audit intern menyusun laporan rekonsiliasi bank disesuaikan dengan laporan bank secara jelas dapat dilihat dalam gambar arus dokumen pada lembar berikut. Penagihan dilakukan setelah terjadi transaksi penjualan Piutang dagang; jika penjualan dilakukan secara kredit, nilai penjualan dimasukkan ke dalam pos piutang sampai pembayaran diterima
24
Gambar 1a. Organisasi interen Pada Penerimaan Uang Kas
Melalui Pos
Langsun g
Melalui Penagih
Melalui Bank
A Membuka Surat
U
A
D
Kasir Arsip B
C
Bank D
E
Akuntansi I T I
Buku Harian
Buku Pembantu
N G
Keterangan : Arus Penyerahan phisiks ( Kas ) Arus Penyerahan bukti-bukti (Dokumen penyerta ) A
: Surat pemberitahuan pembayaran ( Remittance Advice ) dan daftar
penerimaan kas harian ( Daily Cash receipt Listing )
25
B :Tanda bukti penerimaan yang bernomor ( Pre Numbered receiptOtiginated By Cashier ) dan tanda bukti penyimpanan uang ( Copy On Deposit Slip ) Ketempat penyimpanan bank C. : Tanda penerimaan uang yang bernomor ( Pre Nubered Receipt Otiginated by Owen collectors ) dan keterangan hasil penagihan serta kumpulan uang yang akan ditagih. D.
: Surat Pemberitahuan tentang penagihan ( Notice of Collection )
E.
: Tanda bukti penyimpanan Uang ke Bank ( Bank Stamped Deposit Slip )
Sumber : Cecile Gilespie, MBA, ( 1995 : 308 )
SIKLUS PENGELUARAN. Siklus pengeluaran mencakup perolehan untuk dijual kembali atau digunakan dalam produksi, perolehan jasa-jasa perorangan, dan perolehan aktiva dan peralatan. Siklus pengeluaran terdiri dari dua applikasi antara lain; 1. Pembelian. Applikasi pembelian meliputi fungsi-fungsi antara lain; pemilihan pemasok, permintaan, pembelian, penerimaan, hutang dagang. Mengenai arus dokumen dalam subsistem pembelian barang dilakukan oleh bagian pembelian. Laporan status persediaan yang berisi saldo masing persediaan diserahkan ke seksi pembelian, laporan ini berfungsi sebagai permintaan pembelian ke seksi pembelian untuk membeli barang-barang yang sudah mendekati jumlah minimum. Atas dasar laporan ini seksi pembelian membuat order pembelian rangkap 5, dengan lembar 1 dan 2
26
untuk penjual dan lembar 2 dikembalikan lagi nantinya kepada seksi pembelian sebagai bukti order sudah diterima, lembar 3 dan 4 untuk seksi utang dan seksi penerimaan, lembaran 5 diarsipkan dalam seksi pembelian. Seksi penerimaan menerima barang dan membuat rangkap 4 ke masing-masing seksi pembelian,utang, gudang dan diarsipkan di seksi penerimaan. File transaksi pembelian diproses di file persediaan dan buku besar, seksi pembelian memeriksa faktur dari penjual, seksi utang memeriksa kebenaran faktur dan membandingkan antara order pembelian, laporan penerimaan barang kemudian membuat voucher seperti dalam gambar berikut ini. Sistem aplikasi pembelian mencakup lima fungsi dasar yaitu: 1. menentukan bahan yang dibutuhkan, permintaan disajikan dan disahkan 2. tender dilakukan, pemasok dipilih, dan order pembelian diterbitkan oleh departemen pembelian 3. bahan diterima, laporan penerimaan dibuat, dilakukan pemeriksaan bahan 4. faktur disahkan untuk pembayaran sesudah diperiksa dan diteliti akurasinya, dibandingkan antara order pembelian dengan laporan penerimaan 5. Cek disiapkan dan dikirim ke pemasok 2.Penggajian Sistem ini mencakup seluruh tahap pemrosesan penggajian dan pelaporan kepegawaian. Sistem ini terdiri dari kepegawaian, pencatat jam kerja, dan penggajian dan harus dilakukan pemisahan diantara fungsi-fungsi ini. Sistem penggajian dalam daftar gaji/upah menyelenggarakan data secara terperinci, menguraikan dan
27
memberikan gambaran garis besar transaksi akuntansi yang terlihat dalam proses dan menyelidiki secara manual ataupun pada komputer. Departemen penggajian bertanggung jawab untuk perhitungan dan penyiapan proses penggajian yang harus terpisah dari penyiapan data masukan untuk dasar pembayaran, laporan-laporan jamkerja dan data kepegawaian dan bagian-bagian ini harus tidak memiliki akses terhadap cek pembayaran pada saat cek tersebut ditarik. Data kepegawaian diterima dari departemen kepegawaian; laporan-laporan jam kerja diterima dari pencatat jam kerja, cek pembayaran dikirimkan ke departemen pengeluaran kas untuk ditandatangani, ditelaah, dan didistribusikan. Daftar gaji yang memuat rincian penghitungan gaji bersih sesudah dikurangi potongan-potongan dikirim ke departemen hutang dagang untuk dilakukan pencatatan penggajian, dapat dilihat dalam diagram arus data berikut ini Secara keseluruhan hubungan-hubungan siklus pendapatan dan siklus pengeluaran ini dapat dilihat dalam gambar berikut:
28
Gambar 2 Sistem Applikasi Siklus Pengeluaran Siklus Pengeluaran Back Orders
Revenue Cycle Receipt of goods
Vendors Expenditure Cycle
Production Cycle
Receipt of Goods PURCHASE ORDER
General And Reporting Cycle
Expense
Prinsip dasar yang menjamin berolakunya pengendalian interen penerimaan uang kas
didalam
perusahaan
akan
dipengaruhi
oleh
bebrapa
hal
berikut
:
Pengorganisasian, Sistim wewenang, procedure, Pembukuan serta praktek-praktek yang sehat dan penempatan pegawai.
29
3. Pengorganisasian Perlu adanya penetapan tanggung jawab dari individu individu yang melakukan setiap pekerjaan yang berhubungan dengan penerimaan uang kas.penetapan tanggung jawab tersebut menghendaki pembagian tugas, sehingga da pemisahan antara petugas penerimaan,penyimpanan dan pembukuan nya.Dengan dmikian akan diperoleh apa yang dinamakan “chek an balace “ antara ketiga petugas/ bagian tersebut. Menurut D Hartanto (1990; 58 ), Organisasi penerimaan uang kas yang memisahkan tanggung jawab fungsional adalah menghendaki pembagian tugas sebagai berikut : 1. Petugas dari bagian keuangan yang bertugas mencatat semua penerimaan uang tunai , cek maupun bilyet giro dalam suatu daptar penerimaan. 2. Petugas pemegang buku harian dan petugas pemegang buku tambahan piutang yang mencatat berdasarkan daptar penerimaan dari petugas bagian keuangan tersebut diatas . 3. Kasir penerimaan uang, menerima uang tunai,cek atu giro yang merupakan penerimaan pada hari itu,untuk kemudian disetorkan ke bank. 4. Disahkan antara kasir penerima uang dengan petugas yang memegang buku tambahan piutang. 5. Petugas yang membuat rekonsiliasi saldo bank secara priodik
30
3. Pengendalian Intern Terhadap Pengeluaran Kas Pembayaran / pengeluaran kas sama pentingnya dengan pengamanan penerimaan uang kas. Hubungan antara pembyaran uang kas dan pembelihan bahan bahan baku, Biaya yang dikeluarkan serta pembayaran gaji dan upah,prinsip pemgendalian pengeluaran kas menurit H.S Munawir Ak ( 1995;67 ) yaitu : a. Faktur – faktur pembelian,nota ,kwitansi daftar kas lainya harus disetujui lebih dahulu oleh kepala bagian yang bersangkutan ,sebelum dokumen kas itu disampaikan ke bagian hutang untuk dibayar. b. Verifikasi dan perkiraan yang ada dalam pembagian voucher. c. Pencatatan tiap voucher dalam register voucher. d.
Persetujuan akhir dari voucher dan pembayaran oleh pejabat yang berwenang.
d. Penyimpanan Faktur pembelian yang sudah dibayar.
Pengalaman menunjukan bahwa kegunaan adanya pengendalian yang teliti terhadap waktu pembayaran adalah untuk menjamin agar rekening – rekeninghanya dibayarkan pada saat jatuh telah tempo dan bukan lebih dari pada itu,dengan cara demikian,maka kas dapat dihemat untuk investasi sementara, pertimbangan lain dalam menentukan jadwal pembayaran adalah penggunaan “floating cash” secara nyata. Dengan mengetahui bahwa ada unsur-unsur dalam perjalanan dan kenyataan bahwa biasanya saldo bank lebih besar dari pada saldo
31
menurut buku,karena masih ada cek-cek yang masih bredar, maka saldo buku dapat direncanakan pada tingkat yang lebih rendah “ floating Cash “ yang masuk dapat di seimbangkan dengan pembayaran kas. Pengedalain intern pengeluaran uang kas meliputi pengorganisasian pengeluaran uang kas ,sistem wewenang dan prosedur pembukuan pengeluaran kas,praktek – praktek yang sehat dan pegawai yang cakap. Adalah setiap pembayaran kas harus dibuktikan oleh cek yang ditandatangani oleh
penjabat
yang
berwenang.Sebagai
pengawasan
tambahan,beberapa
perusahaan mengharuskan dua tanda tangan untuk semua cek atau cek yang nilainya diatas jumlah tertentu,juga umum digunakan protector cek,yaitu alat mencetak angka pada lembaran cek yang bersangkutan, yang tidak mudah diubah atau diganti.salah satu system yang paling baik yang dapat digunakan untuk maksud ini ialah system voucher.Vaucher meliputi catatan,metode dan prosedur yang digunakan untuk menyetujui dan mencatat suatu kewajiban dan untuk membayar dan mencatat pembayaran kas atas kewajiban tersebut,dalam system ini digunakan antara lain: 1. Voucher adalah suatu dokumen yang berfungsi sebagai bukti pengesahan authirisasi untuk pembayaran kas. 2. Register Voucher,untuk mencatat voucher-voucher dalam suatu buku harian.
32
3. File untuk voucher yang belum dibayar,setelah dicatat di register voucher di simpan di arsip vocher yang belum dibayar dan tetap e\tersimpan sampai saatnya dibayar. a. Organisasi pengeluaran uang kas, system wewenang dan prosedur pembukuan . Pada dasarnya organisai pengeluaran uang kas ini harus ditetapkan tanggung jawab dari bagian bagian yang terlibat didalam transaksi pengeluaran uang kas.maksud dari pemisahan tanggung jawab itu agar da saling control antara bagian tertentu. Bagian – bagian yang terlibat dalam organisasi pengeluaran kas antara lain: 1) Bagian Hutang a. Memeriksa syah/tidaknya dokumen yang masuk dan membandingkan satu sama lain, yang mendukung voucher pengeluaran kas. b. Membuat voucher setelah dokumen dokumen tersebut diperiksa dengan benar. c. Menadatangani Voucher setelah meneliti sekali lagi mengenai kebenarannya. d. Mencatat ke dalam daftar voucher. 2) Bagian Pengeluran Uang a. Memeriksa dokumen pendukung untuk memastikan kebenaran. b. Mempesiapkan cek,menandatangani cek. c. Mengecap “LUNAS” pada dokumen pendukung atau melubangi dengan perporator. d. Mencatat cek kedalam daptar cek.
33
e. Menyerahkan cek kepada payee ( orang yang Dibayar ) 3) Bagian yang bertanggung jawab terhadap pembukuan pengeluaran uang Kas. 4) Bagian yang mengadakan pemerisaan terhadap tahap tahap dari transaksi pengeluaran uang kas ,apakah masing masing bagian sudah bekerja dengan baik dan menurut garis kebijaksanaan yang telah ditetapkan. b.Praktek – praktek yang sehat. Dalam pengeluran uang kas yang perlu diciptakan adanya praktek – praktek yang sehat sehingga bisa diperoleh pengawasan yang efektif,praktek yang sehat tersebut antara lain.Untuk berjalan nya mekanisme pengendalian intern yang baik maka didalam pelaksanaan setiap kegiatan harus disertai adanya praktek praktek yang sehat.Didalam kegiatan penerimaan uang kas ,praktek yang sehat meliputi ; 1
Semua pengeluarn kas,kecuali untuk transaksi kas kecil harus dilakukan dengan cek dimana ; a. Untuk semua cek yang dikeluarkan harus diberi nomor urut dan setiap nomor hanya berlaku untuk satu cek saja, hal ini untuk memudahkan pengawasan terhadap cek yang hilang,batal maupun yang belum diuangkan. b. Cek dan persetujuan pembayran baru dibukukan apabila telah ada dokumen – dokumen lengkap yang mendukung dan telah diteliti dengan benar.
2. Setelah pembayaran dilakukan,semua bukti bukti pembayran dan dokumen yang menyertai harus diberi tanda / cap “ sudah dibayar “ atau lunas untuk memghindari dipergunakan lagi.
34
3. Alat mekanis sebaiknya digunakan, hal ini untuk menghidari kesalahan yang terjadi. 4. Bukti pengeluran ,termasuk kas kecil hendaknya ditulis dengan tinta atau diketik, sehingga tidak mudah dirubah – rubah. 5.
Penggunaan alat pelindung untuk menambah pengawasan a. Semua pegawai yang memegang fungsi penyimpanan dan pencatatan uang kas harus diminta untuk mengambil cuti dan digantika oleh pegawai yang lain atau pada waktu yang tidak ditentukan daiadakan mutasi diantara mereka .hal ini untuk menghidari suatu kerjasama dalam penyelewengan. b. Seluruh penerimaan uang kas harus segera disetorkan atau disimpan ke bank setiap hari oleh kasir. c. Hasil penjualan tunai dan penerimaan dan pelunasan piutang harus sesuai dengan laporan kas yang dibuat oleh kasir. d. Kasir peneriman kas tidak diperkenankan untuk ikut campur dalam pengurusan piutang dan mengurus buku harian atau jurnal penerimaan uang kas,tugas kasir penerimaan uang kas hanyalah mengurus penerimaan uang kas dalam melaporkan sesuai dengan apa yang diterimanya.perluasan dari tugas tersebut akan menimbulkan godaan untuk penyelewengan.
c. Pegawai yang cakap Untuk menyelengarakan kegiatan / transaksi pengeluaran uang kas, penempatan pegawai yang cakap merupakan unsur yang penting demi tercapai nya
35
pengawasan terhadap pengeluran kas, seperti halnya untuk penerimaan uang kas, maka dengan dalam pengangkatan pegawai untuk pengeluaran uang kas diperlukan seleksi yang baik kemudian diadakan program platihan terhadap pegawai tersebut untuk meningkatkan kecakapan terutama dalam kecakapan administrasi dan keuangan, selanjutnya, perlu dibuat suatu system pengawasn kerja yang baik terhadap pekerjaan agar mereka bekerja dengan sebaik – baiknya. Untuk memperoleh pegawai yang cakap atau tepat dengan kebutuhan perusahaan, maka langka – langka yang dapat dilakukan antara lain : 1. Setiap penerimaan pegawai, perlu diadakan seleksi dengan cara cara yang obyekti, sehingga akan sesuai dengan syarat syarat yang di kehendaki. 2. Latihan pegawai dengan maksud untuk meningkatkan kemampuan dan kecakapan pegawai yang bersangkutan. 3. setiap hasil pekerjaan masing masing pegawai harus diawasi,sehingga mereka akan bekerja dengan sebaik baiknya ,kebutuhan akan pegawai yang capable tersebut akan lebih terasa lagi untuk keperluaan pengurusan penerimaan uang kas,karena dalam hal ini yang diurusi adalah uang , bahkan uang tuani sehingga godaan untuk menyelewengkan adalah lebih besar.
4. Pengedalian posisi kas Pejabat keuangan perusahaan ( misalnya manajer keuangan ) bertanggung jawab atas pengendalian posisi kas,seringkali manajemen membuat keputusan
36
mengubah kebijaksanaan yang da sehingga posisi kas ditingkatkan, missalnya suatu perubahaan yang tidak diperkirakanm dalam melakukan operasi dapat menyebakn kekurangan kas yang serius,tapi manajemen mungkn dapat menghidari,atau paling tidak menekanya sekecil mungkin situasi yang tidak di kehendaki dengan (H.S Munawir Ak 1995: 56); a. Meningkatkan usaha untuk menagih piutang b. Mengurangi biaya kas c. Menunda pengeluran untuk barang modal. d. Menunda untuk pembayaran hutang ter tentu. e. Mengurang persedian dan f. Mengubah jadwal operasi yang mempengaruhi kas. Pegaruh keputusan seperti ini terhadap kas tergantung pada penentuan saatnya sering keputusan lebih awal, lebih besar peluanya untuk melidungi posisi kas Oleh karena itu , penting agar manajemen sepenuhnya diberitahu sejauh mungkin tentang posisi kas yang mungkin terjadi. 5. Tujuan Pemeriksaan Kas Dan Bank Untuk Memeriksa apakah terdapat internal control yang cukup baik atas kas dan bank serta transaksi penerimaan dan pengeluaran kas dan bank. 1. Untuk memeriksa apakah saldo kas bank yang ada di neraca pertanggal neraca betul-betul ada di miliki perusahaan. 2. Untuk memeriksa apakah ada pembatasan untuk penggunaan saldo kas dan bank.
37
3. Untuk pemeriksa,seandainya ada kas dan bank dalam valuta asing,apakah saldo tanggal tersebut sudah dikonersikan ke dalam rupiah dengan menggunakan kurs tengah BI pada tanggal neraca dan apakah selisih kurs yang terjadi sudah dibebankan atau dikreditkan ke rugi laba tahun berjalan. 4. Untuk memerika apakah penyajiannya di neraca sesuai dengan prinsip akuntansi yang berlaku umum D. Pengawasan Kas Uang Kas adalah suatu aktiva yang paling mudah diselewengkan dan digunakan tidak semestinya oleh karyawan, karena uang kas merupakan aktiva yang paling bernilai daripada aktiva lainnya dan karena uang kas mudah dipindahkan.Disamping itu,banyak transaksi perusahaan baik yang langsung maupun tak langsung akan menyangkut penerimaan atau pembayaran uang kas.Oleh sebab itu,penting sekali bahwa uang kas ini dijaga secara efektif dengan pengendalian khusus antara lain: 1. Rekening Koran Bank adalah salah satu sarana untuk mengendalikan uang kas agar rekening Koran agar rekening Koran bank ini benar-benar bermanfaat maka semua penerimaan kas harus disetor ke bank dan semua pembayaran harus dengan cek yang ditarik dari rekening bank atau pun dari dana kas khusus.Bila system ini dianut secara ketat,berati ada dua catatan uang kas perusahaan,yang satu oleh prusahaan sendiri dan satu lagi oleh bankFormulir yang digunakan dalam hubungannya dengan rekening bank ialah kartu tanda tangan,bukti setor,cek dan buku catatan cek yang ditarik,yang terdiri dari:
38
b. Kartu Tanda Tangan (signature Card) untuk digunakan oleh bank untuk menentukan keaslian tanda tangan dalam cek yang telah dikeluarkan untuk pembayaran. c. Bukti setor Yaitu tanda terima setoran tidak harus berupa tembusan bukti setor,tetapi semua metode selalu akan merupakan bukti tertulis mengenai tanggal dan jumlah setoran. d. Cek adalah perintah tertulis yang ditandatangani oleh pemeng rekening supaya bank membayar sejumlah uang tertentu kepada seseorang yang dinyatakan dalam cek tersebut. 2. Bank Rekonsiliasi. Apabila semua penerimaan kas langsung disetorkan ke bank dan semua pembayaran dilakukan dengan cek,maka perkiraan kas diperusahaan akan dengan perkiraan di bank.Saldo perkiraan bank di buku perusahaan yang disimpan dibank dalam bentuk rekening Koran.Pihak bank juga mempunyai catatan mengenai hutang rekening Koran tiap nasabahnya,saldo perkiraan hutang rekening Koran menunjukkan jumlah uang nasabah yang terhutang oleh bank.Dengan demikian perkiraan bank di perusahaan dan perkiraan hutang rekening Koran yang bersangkutan di bank keduanya merupakan perkiraan resiprokal,secara teoritis saldo keduanya perkiraan ini akan selalu sama tetapi dalam praktek tidak, ketidaksamaan antara saldo buku dengan saldo bank pada hakekatnya disebabkan oleh salah satu atau kedua sebab dibawah ini:
39
-
Keterlambatan salah satu pihak (bank atau perusahaan dalam mencatat transaksi)
-
Kesalahan yang dibuat oleh salah satu pihak dalam mencatat. Salah satu prosedur audit untuk kas adalah mengadakan pencocokkan antara
saldo buku dengan saldo bank apabila kedua saldo tersebut berbeda dicari sebabsebab perbedaannya. Prosedur pencocokkan ini biasanya dilakukan dengan jalan membuat rekonsiliasi. Agar menghasilkan system Pengendalian intern yang baik,bank rekonsiliasi harus dibuat oleh pegawai yang teoisah dengan pegawai yang melakukan pencatatan transaksi kas, Pos-pos rekonsiliasi disebabkan oleh hal-hal sebagai berikut : 1. Transaksi-transaksi penerimaan yang telah dicatat oleh bank tetapi belum dicatat oleh perusahaan.Akibatnya saldo buku menjadi terlalu rendah,sehingga dalam rekonsiliasi jumlah-jumlah yang bersangkutan harus bertambah. 2. Transaksi-transaksi pengeluaran yang relah dicatat oleh bank tetapi belum dicatat oleh perusahaan.Akibatnya saldo perusahaan terlalu tinggi,sehingga dalam rekonsiliasi pos-pos tersebut harus dukurangkan. 3. Kesalahan pencatatan oleh perusahaan.Akibatnya saldo buku harus dianalisa untuk menentukan apakah dalam rekonsiliasi kesalahan-kesalahan tersebut harus ditambahkan atau dikurangkan. Bagian Kedua ( Saldo Bank sebagai dasar )
40
1. Transaksi –transaksi penerimaan yang telah dicatat oleh perusahaan tetap belum dicatat oleh bank. Akibatnya saldo bank terlalu rendah,sehingga didalam rekonsiliasi jumlah-jumlah yang berhubung dengan transaksi harus ditambahkan. 2. Transaksi-transaksi pengeluaran kas yang telah dicatat oleh perusahaan tetapi belum dicatat oleh bank.Akibatnya saldo bank terlalu tinggi,sehingga dalam rekonsiliasi
jumlah-jumlah
yang
berhubungan
dengan
transaksi
harus
dukurangkan. 3. Kesalahan pencatatn oleh bank akibat kesalahan pencatatn yang dibuat oleh bank harus dianalisa apakah harus ditambahkan atau dikurangkan.
41
BAB III METODOLOGI PENELITIAN
A. Gambaran Umum Perusahaan 1. Sejarah Berdirinya Rumah Sakit Ibu Dan Anak Grup Rumah Sakit Ibu Dan Anak pada mulanya merupakan Rumah Bersalin dengan nama Rumah Bersalin Djatinegara yang di drikan pada tahun 1967 dengan 7 tempat tidur, kemudian namanya diganti menjadi Rumah Bersalin Hermina pada tahun 1970.Rumah Bersalin ini didirikan atas perakarsa Ibu Hermina bersama dengan dokter Boediono Wibowo,seorang dokter ahli kandungan . Atas dasar untuk mengembangkan Rumah Bersalin,maka pada tahun 1983 dibentuk Yayasan HERMINA sebagai pengelola Rumah Sakit.Pada tanggal 25 April 1985 di resmikan Rumah Sakit Bersalin HERMINA dengan 25 unit tempat tidur.pada tahun 1990 pembangunan Rumah Sakit dilanjutkan dengan melakukan penambahan lahan dan bangunan sehingga Rumah sakit dapat dikembangkan menjadi Rumah Sakit Ibu Dan Anak Hermina Jatinegara dengan kapasitas 50 tempat tidur ,pembangunan terus dilakukan dengan penambahan lahan dan bangunan sehingga saat ini Rsia Hemina Jatinegara empunyai kapasitas perawatan 90 tempat tidur. Dalam upaya memberikan kemudahan dalam pelayanan kepada masyarakat luas , maka pada tahun 1999 telah dibuka Rumah Sakit Bersalin Podomoro yang kemudian dikembangkan menjadi Rumah Sakit Ibu dan Anak Podomoro dengan 5 tempat
42
tidur .saat ini Rumah Sakit Ibu dan Anak Podomoro sudah berkembang menjadi 56 tempat tidur .pada tahun 1997 Dibuka Rumah Sakit dan Ibu Aank Bekasi dengan kapasitas 50 tempat tidur , dan saat ini sudah dikembangkan menjadi 138 tempat tidur Pada tahun 2000 dibangun Rumah Sakit Ibu dan Anak Depok dengan kapasitas 50 tempat tidur dan saat ini sudah dikembangkan menjadi 90 tempat tidur.pada tahun 2002 dibangun Rumah Sakit Ibu dan Anak Daan Mogot dngan kapasitas 50 tempat tidur dan Rumah Sakit Ibu dan Anak Bogor dengan kapasitas 43 tempat tidur . Pada tahun 2004 didirikan Rumah Sakit Ibu dan Anak Pasteur Bandung dengan kapasitas 45 tempat tidur , kemudian disusul dengan Rumah Sakit Ibu dan Anak Grup ke 8 di semarang dengan nama Rumah Sakit Ibu dan Anak Padanaran dengan 32 tempat tidur .Pada awal tahun 2004 Rumah Sakit Ibu dan Anak mengembangkan Rumah Sakit Ibu Anak Tangkuban Perahu dengan 10 tempat tidur.Saat ini jumlah tempat tidur di Rumah Sakit Ibu dan Anak Grup adalah 554 tempat tidur. Rumah Sakit Ibu dan Anak Grup Adalah Rumah sakit swasta sosio – Ekonomi yang mengkhususkan diri pada bidang spsesialis kebidanan – kandungan dan kesehtan anak serta ditunjng dengan sepesialis lain .dalam menjalankan fungsinya Rumah Sakit Ibu dan Anak Grup memberikan pelayanan kesehatan yang optimal bagi pasien dengan mengutamakan mutu dalam pelayanan ,Oleh sebab itu programpeningkatan mutu dilaksanakan secara berlanjut dan menyeluruh dengan sasaran meningkatkan kepuasan pasien dan keluarganya.Pengelolaan dilakukan secara professional guna mencapai efesiensi dan efektivitas yang tinggi.
43
Adapun tujuan Rumah Sakit Ibu dan Anak Grup adalah mewujudkan derajat kesehatan yang tinggi bagi semua lapisan masyarakat melalui pemeliharaan kesehatan secara preventif,promotif kuratif dan rehabilitatif yang dilaksanakan secara menyeluruh dngan mengkhususkan diri pada pelayanan kesehatan ibu dan anak. Setiap perusahaan mempunyai struktur organisai yang berbeda bergantung pada jenis, pengunaan dan besar kecilnya perusahaan. Adapun tugas dan wewenang serta tanggung jawab dan susunan organisasi dalah sebagai berikut : 1. Direktur Utama Merupakan
penangung
jawab
umum
perusahaan,bertugas
melaksanakan
pengawasan terhadap pelaksanaan kegitan perusahan dipusat maupun dicabang – cabang. 2. Direktur Cabang. Tugas dari direktur adalah menetapkan sasaran dan tujuan yang akan dicapai oleh perusahaan untuk perencanaan dalam jangka panjang maupun jangka pendek serta mengambil keputusan serta mengawasi pengamanan harta perusahaan . 3. Wakil Direktur Keuangan & Umum Tugas dari Wadir adalah mengawasi jalannya opersional perusahaan,khusunya mengenai
penerimaan
dan
pengeluran
perusahaan,
rekruitmen
karyawan,strategi pemasaran, dan kondisi perusahaan .
44
4. Kabag Keuangan Memantau pengeluaran cek dan giro dan mengelola cash flow (perencanaan cash flow) Menganalisa laporan keuangan : rugi laba, cash flow, neraca Memantau pengeluaran cek dan giro dan mengelola cash flow (perencanaan cash flow) Memeriksa Laporan para Kepala Urusan. Mengusai kontrak kerja sama dengan Perusahaan atau Asuransi Memantau apakah prosedur dan kebijakan keuangan telah dilakukan dengan baik oleh para kaur terkait 5. Kepala Urusan Kasir a. Menyusun rencana kegiatan yang berkaitan dengan urusan kasir. b. Melaksanakan kegiatan administrasi keuangan yang berkaitan dengan urusan kasir. c. Melaksanakan dan mngendalikan kegiatan administrasi penerimaan cash dan credit card penyetoran ke bank dan laporan rekapitulasi penerimaan kasir. d. Mengawasi dan melaksanakan pemeliharaan fasilitas sarana dan peralatan yang ada dikasir. e. Membuat laporan keuangan harian,mingguan dan bulanan
6. Keapala Urusan Akuntansi
45
a. Melakukan penjurnalan transaksi – transaksi biaya pendapatan hutang – piutang seperti tht,bhp tabungan bonus karyawan ,thr dan biaya asuransi b. Memeriksa dan mengkoreksi semua penjurnalan semua transaksi dari semua urusan di keuangan. c. Memeriksa dan mengkoreksi pendapatan dan biaya tiap bulan. d. Mencocokan semua buku besar dengan buku pembantunya. e. Memeriksa laporan harian kasir, mingguan dan bulanan. f. Mencocokan buku besar persedian dan aktiva tetap dengan laporan persedian aktiva tetap. g. Membuat laporan keuangan bulanan triwulan dan tahunan. 7. Kepala Urusan Piutang a. Menyusun rencana kegiatan yang berkaitan dengan urusan piutang. b. Memeriksa dan mengkoreksi semua penjurnalan transaksi yang berkaitan dengan urusan piutang. c. Memeriksa dan mengkoreksi pendapatan dan biaya tiap bulan. d. Mencocokan buku besar persedian dan aktiva tetap dengan laporan persediaan aktiva tetap. e. Mebuat laporan buku pembantu piutang tiap bulan.
8. Kepala Urusan Hutang a. Menyusun rencana kegiatan yang berkaitan dengan urusan hutang.
46
b. Memeriksa dan mengkoreksi semua penjurnalan transaksi yang berkaitan dengan urusan hutang. c. Memeriksa dan mengkoreksi pengeluran tiap bulan. d. Mencocokan buku besar hutang,kartu hutang dan buku pembantu hutang e. Mebuat laporan buku pembantu Hutang tiap bulan. 9. Kepala Urusan Pajak. a. Menyusun rencana kegiatan yang berkaitan dengan urusan pajak. b. Melaksanakan kegitan administrasi keuangan perpajakan. c. Melaksanakan dan mengendalikan kegiatan administrasi pertanggungjawaban keuangan dan laporan pajak ruumah sakit,dokter dan karyawan d. Membuat buku pembantu pajak meliputi daftar perhitungan penyetoran dan rekapitulasi pembayaran pajak. e. Membuat laporan keuangan bulanan triwulan ,tahuanan. A. Metode Penelitian Dalam penulisan skripsi ini, penulis menggunakan pendekatan penelitian yang bersifat deskriftif analis,Artinya suatu penelitian yang sifat nya mengumpulkan data dan dianalisa dari suatu permasalahan yang diinginkan untuk ditarik suatu kesimpulan. Jenis data dalam penelitian ini adalah sebagai berikut : g. Data Primer
47
Data primer adalah data mentah yang dikutiplangsung dan diolah oleh peneliti dari responden individual,dalam hal ini adalah hasil wawancara dengan beberapa orang staf dari Rumah Sakit Ibu Anak yang menagani keuangan . h. Data Sekunder Data Sekunder adalah data yang telah disediakan oleh suatu lembaga yang ada dalam hal ini adalah Rumah Sakit Ibu dan Anak yang masih berhubungan dengan penelitian tersebut. C. Metode Pengumpulan Data Guna mendapatkan data atau informasi yang diperlukan dalam penyusunan skripsi ini penulis menggunakan metode penelitian sebagai berikut : 1) Penelitian kepustakaan, penelitian yang dilakukan secara tidak langsung sifatnya sebagai data tambahan yang didapat dari buku buku,internet serta brosur brosur yang diberikan oleh perusahaan diamana penulis melakukan penelitian ,terutama yang berhubungan dengan masalah kas,sedangkan pengumpulan data penulis lakukan dengan cara dokumentasi. 2) Penelitian lapangan,dilakukan langsung di Rumah Sakit Ibu dan Anak sedangkan untuk memperoleh data atau informasi yang akurat penulis melakukan serangkaian wawancara denagan pihak yang terkait dengan judul skripsi yang saya buat serta pihak – pihak yang berwenang dalam perusahaan tersebut.
48
D. Definisi Operasional Variabel
1. Pengendalian interen adalah : suatu Sistem Pengawasan yang meliputi struktur organisasi, dan semua cara-cara serta alat-alat yang dikoordinasikan dan digunakan di dalam perusahaan dengan tujuan untuk menjaga keamanan harta milik perusahaan, memeriksa ketelitian dan kebenaran data akuntansi, memajukan efisiensi kerja di dalam operasi, dan membantu menjaga dipatuhinya kebijaksanaan management yang telah ditetapkan lebih dahulu. 2. Siklus pendapatan merupakan kejadian-kejadian yang berkaitan dengan pendistribusian barang dan jasa ke entitasentitas lain dan pengumpulan pembayaran-pembayaran yang berkaitan. Sistem aplikasi yang mencakup siklus pendapatan meliputi entri pesanan pelanggan, penagihan, piutang dagang, dan pelaporan penjualan. 2. Siklus pengeluaran merupakan kejadian-kejadian yang berkaitan dengan perolehan barang dan jasa dari entitas-entitas lain dan pelunasan kewajibankewajiban yang berkaitan meliputi sistem applikasi pemilihan dan permohonan pemasok, pembelian, hutang dagang dan penggajian akan dianalisis dalam perusahaan ini. E. Metode Analis Data Dalam penelitian ini penulis menggunakan metode analisa deskriptif kualitatif yaitu membandingkan antara apa yang penulis temukan dilapangan (data perusahaan ) dengan beberapa konsep menurut teorinya,dari metode ini
49
diharapkan terkumpul informasi yang bermaanfaat dalam membangun sebuah kesimpulan. Data yang dikumpulkan dari Rumah Sakit Ibu dan Anak dapat ditarik generalisasi yang bersifat umum yaitu keputusan yang dibuat oleh pimpinan Rumah sakit yang berasal dari laporan keuangan yang dihasilkan kearah ilmu pengetahuan untuk menilai data yang sudah diklasifikasikan sehingaterlihat pengaruhnya terhadap keputusan – keputusan yang digariskan oleh pimpinan Rumah Sakit Ibu dan Anak.
50
BAB IV ANALISIS HASIL DAN PEMBAHASAN A. Siklus pendapatan pada Rumah sakit ibu dan anak Analisa yang dilakukan pada masalah yang sering muncul karena kegiatan yang dilaksanakan tidak melalui prosedur atau siklus yang seharusnya sehingga akan menimbulkan kebocoran-kebocoran yang terjadi di perusahaan ini yang dapat mempengaruhi pendapatan dan pengeluaran sehingga mengakibatkan kerugian bagi perusahaan. Dalam upaya pemecahan permasalahan diatas, dilakukan berdasarkan analisis yang telah diuraikan sebelumnya antara lain yang berkaitan dengan siklus pendapatan dan siklus pengeluaran yang ada di perusahaan dan dihubungkan dengan struktur pengawasan intern di perusahaan sebagai berikut: 1. Dari siklus pendapatan, Pasien Rawat Inap dan Rawat Jalan dimulai dari datangnya Pasien ke Front ofice dimana akan dilakukan penjelasan antara pasien dengan Front ofice mengenai harga kamar, fasilitas kamar, biaya tindakan doter, obat dan menanyakan apakah pasien tersebut jaminan perusahaan atau peribadi, jika perusahaan harus konfirmasi kebenaran perusahaan tersebut. 3. Mengawasi pembayaran pasien dengan uang tunai,asuransi atau kartu kredit, karena bila pembayaran tunai pasien terkadang dicarge oleh kasir dengan kartu kredit maka akan terjadi selisih pendapatan,hal ini disebabkan adanya biaya discount tehadap pembayaran yang menggunakan kartu kredit.
51
4.
Pembayaran pasien menggunakan asuransi atau jaminan perusahaan, selisih pembayaran yang dibayar tunai terkadang di input oleh bagian penerimaan semua sebagai jaminan perusahaan atau asuransi.
5. Pemberian Discount terhadap pasien harus diawasi karena kemungkinan terjadi penyalagunaan wewenang penata kwitansi rawat inap pada saat pasien pulang dan berbicara tentang total selama dirawat di rumah sakit. 6. Pebayaran gaji perusahaan dicek hanya kepada rekapan bagian payrol tanpa memperlihatkan data gaji karywan yang real harus dibayarkan oleh Rumah Sakit kepada Manager personalia dan Bagian GL. 7. Biaya yang baru di estimasi tapi sudah dibukakan giro terlebih dahulu oleh petty cash sehinga bila biaya yang sesungguhya lebih kecil dari yang di estimasi,kelebihan tersebut tidak dilaporkan. Siklus pendapatan pada Rumah Sakit ibu dan anak
ini merupakan hasil atau
pendapatan dari pasien yang berobat, konsul dan perawatan tubuh di Rumah sakit ibu dan anak , Siklus ini merupakan pemrosesan dimulai saat pasien datang ke Rumah Sakit Ibu dan Anak untuk berobat Rawat Jalan dan Rawat Inap atau hanya perawatan tubuh. Siklus pendapatan ini dapat dilihat dari siklus pasien berobat Rawat Jalan dan Rawat Inap dibawah ini: 1. ketika Pasien Datang Berobat langsung menuju Informasi Atau front ofice untuk mengambil nomor tunngu dan menentukan jenis pembayaran pribadi jaminan perusahaan atau asuransi, setelah itu didata apakah pasien lama atau
52
baru, jika pasien baru maka si pasien tersebut harus registrasi lebih dahulu ke bagian admision setelah itu ke bagaian Nurse Station untuk timbang tensi. 2. Kemudian pasien diantar oleh perawat atau suster untuk bertemu dokter yang diinginkan oleh pasien tersebut. 3. Dokter menuliskan diagnosa, resep atau rujukan ke penujang medis ( Lab, Radiologi,Fisioterapi,Klinik Tumbuh Kembang ) dan Farmasi ( Apotik ). 4. Setelah semua selesai selesai pasien tersebut datang ke kasir untuk melakukan transaksi pembayaran, disini kasir harus bertanya ke pasien jenis pembayaran, apakah pasien tersebut bayar cash,kartu kredit atau mengunakan jaminann perusahaan. 5. Kasir membuat laporan harian pendapatan ke bagian internal audit atau accounting,dengan lampiran berupa kwitansi jaminan perusahaan,sales draft kartu kredit dan uang cash. 6. Bagian Acounting mengecek laporan kasir di komputer dengan phisik,berupa setlemen card dengan sales draf kasir, kwitansi jaminan Rawat Inap Maupun Rawat Jalan perusahaan yang kemudian diserahkan kebagian piutang untuk ditagihkan ke perusahaan yang bersangkutan,sedangkan untuk sales draft kartu kredit bagian accounting ( GL ) mengkroscek ke bank apakah dana tersebut sudah diterima perusahaan atau belum. 7. Setelah mengkoreksi ( Verifikasi ) data - data tersebut oleh GL, Kwitansi Jaminan perusahaan Rawait Inap ( RWI ) dan Rawat Jalan ( RWJ ) tersebut
53
diserakan kebagian piutang untuk difolow up atau diperoses ke perusahaan perusahaan yang bersangkutan untuk di tagihkan pembayaran nya. 8. Setelah mendapat konfirmasi pembyaran dari jaminan perusahaan atau asuransi, barulah bagian piutang menjurnal piutang sebagai pendapatan di modul Account Receivable, Contoh Jurnal
Kas atau Bank Piutang
xxxxxx xxxxxx
9. Setelah semua selesai barulah bagian GL dapat memperoses laporan Keuangan dan rekonsiliasi Bank.yang hasil nya akan dilaporkan ke Manager atau Direkrtur
dan pihak lain yang mempunyai kepentingan terhadap laporan
keuangan . B. Siklus Pengeluaran pada perusahaan. Siklus pengeluaran pada perusahaan jasa Rumah Sakit ini hanya mencakup perolehan aktiva dan peralatan,jasa dokter,obat – obatan, telepon,listrik,pam,laundry dan lain – lain sebagainya untuk digunakan pada Operasional Rumah Sakit tersebut. Siklus ini dimulai dari adanya 1,Permintaan pembelian dari masing-masing departemen ( keuangan,pelayanan medis,dan penunjang medis) yang membuat workorder yaitu laporan untuk melakukan sesuatu keperluan barang kepada Dep. Purchasing sehingga department ini membuat purchase order dengan 3 rangkap masing-masing dikirim kepada pembelian, internal control dan general manager. Setelah supplier mengirimkan barang yang dipesan dan telah dimasukkan ke Gudang
54
maka dep.Administrasi membuat Bon masuk yang dikirimkan ke Accounting department.( GL ) Setiap perusahaan termasuk Rumah Sakit Ibu dan Anak Hermina memerlukan suatu struktur pengendalian intern yang baik dan berkaitan dengan siklus-siklus pemrosesan transaksi perusahaan terutama siklus pendapatan dan pengeluaran yang merupakan pokok permasalahan dalam penelitian ini sehingga tujuan perusahaan dalam memperoleh laba dapat tercapai. Dengan demikian maka rangkaian kegiatan operasional perusahaan harus berjalan secara efektif, efisien dan ekonomis sehingga perusahaan dapat mempertahankan kesinambungan dan pengembangannya untuk mencapai tujuan yang telah direncanakan dalam jangka pendek dan jangka panjang. Dengan sistem applikasi siklus pendapatan dan pengeluaran perusahaan yang menekankan konsep independensi atau pemisahan tugas dalam aspek struktur pengendalian intern yang baik akan mempengaruhi efektifitas dan efisien perusahaan. Struktur pengendalian intern yang baik mencakup kebijaksanaan dan prosedurprosedur yang ditetapkan untuk memberikan jaminan tercapainya tujuan perusahaan. Dengan konsep yang didasarkan atas tanggung jawab manajemen yang berhubungan dengan penjagaan aktiva dan kelayakan laporan keuangan sesuai dengan tujuantujuan setiap applikasi yang signifikan didalam organisasi Untuk mencapai tujuan kekayaan setiap organisasi membutuhkan komponen-komponen yang meliputi sejumlah kebijaksanaan dan prosedur dalam melaporkan keuangan, pelaksanaan dan operasi perusahaan dengan melakukan otorisasi manajemen dan rencana organisasi dengan pemisahan tugas untuk mengurangi kesalahan dalam kegiatan organisasi.
55
Dengan sistem yang baik kebocoran-kebocoran dan kecurangan serta pemborosan dapat diketahui secara dini sehingga pemilik perusahaan akan segera dapat mengambil tindakan-tindakan yang diperbaiki untuk mengatasinya.
56
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN.
Dari hasil analisis siklus pendapatan yang mencakup order penjualan, pemberian kredit, penagihan dan piutang dengan sistem applikasinya pada perusahaan ini masih terdapat kebocoran-kebocoran yang dapat disimpulkan sebagai berikut; 1. Karyawan menerima pendapatan tunai diubah menjadi pendapatan kartu kredit,atau penerimaan cash tidak diinput kedalam komputer. . 2. Mencari keuntungan dari perbedaan penukaran mata uang asing, pada saat pembayaran ke vendor dengan menggunakan mata uang asing. 3. Pemberian diskon manual yang diberikan di kasir rawat inap terhadap pasien yang membayar tunai 4. Dari siklus pengeluaran yang mencakup perolehan aktiva dan peralatan untuk digunakan pada perusahaan ini juga terdapat pengeluaran perusahaan yang digunakan untuk pribadi semestinya tidak terjadi seperti pengeluaran untuk telepon, peralatan dapur, pemakaian kenderaan dan sebagainya. 5. Menggunakan bon yang sama untuk di klaim kembali keperusahaan. 6. Membuka giro untuk biaya yang baru di estimasi,walaupun biaya yang sesungguhnya belum terjadi atau bukti kwitansi belum ada . 7. Membuka giro gaji tanpa melihat file disket yang dikirim ke bank oleh bagian Payrol sehingga terjadi mark up gaji karyawan tertentu.
57
8.Penjualan Asset yang dilakukan oleh bagian tertentu tanpa meberitahu ke pihak GL berapa nilai buku barang tersebut saat dijual,dan pada saat setor kekasir secara global bukan per item. 9.Melakukan peroses bayar honor dokter oleh bagian HD,tetapi uang tersebut belum diberikan ke dokter yang bersangkutan sehingga terjadi penumpukan pada uang kas honor dokter. Saran-Saran. 1. Untuk mencegah kebocoran dalam siklus chek in dan chek out ini sebaiknya dengan mengadakan pengawasan pada bagian kasir baik mengenai pengawasan akuntansi maupun administrasi. . 2.Melakukan program rotasi antar karyawan yang akan meminimalkan bentuk kecurangan yang mungkin terjadi. 3. Untuk mencegah terjadinya kolusi perlu diterapkan: a) Praktek-praktek yang sehat yang harus diikuti dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap bagian organisasi misalnya mengadakan rotasi antar pegawai beberapa waktu, cuti secara rutin, menerima pegawai melalui training den lainlain. b) Merancang bagan organisasi yang memungkinkan pemisahan fungsi secara tepat bahwa fungsi dari pencatatan terpisah dengan penyimpanan dan pelaporan, seperti kasir tidak boleh tidak boleh merangkap sebagai bagian pembayaran. c) Sistim otorisasi atau pemberian wewenang serta prosedur pencatatan yang layak agar tercapai pengawasan akuntansi yang cukup atas aktiva, hutang hutang ,
58
hasil den biaya, seperti pembayaran atau pembelian bahan harus dicek oleh pejabat yang berwenang d) Pegawai-pegawai yang kualitasnya seimbang dengan tanggung jawabnya. 0e). Senantiasa menstempel setiap bukti kas yang sudah dipakai, pengendalian voucher kas jangan diserahkan kepada pemegang kas. 1f). Kasir jangan diberi hak mengenai cek-cek yang sudah diuangkan dan dikembalikan oleh bank. 1g). Tanggal pembayaran pada voucher harus distempel. 2h). Cek harus langsung dikirim oleh orang yang terakhir menandatanganinya. 3i). Komposisi kas pada akhir masa pembukuan harus diawasi dengan cermat. 4j). Memisahkan tugas pembuatan voucher dengan pembayaran cek. 5k). Membandingkan syarat-syarat pembelian yang tertulis pada faktur dengan catatan pembayaran serta cek-cek dan memverikfikasi jumlahnya. 6l). Mencek penjumlahan setiap pembayaran pengeluaran pada kwitansi atau bon 7m). Pemisahan tugas kasir dan tugas bagian penjualan. 0n). Mencek kecermatan penjumlahan penjualan tunai dan penagihan piutang dagang. o). Meneliti catatan potongan-potongan harga dan membandingkan rincian cek yang tertulis pada duplikat bukti setoran yang disahkan bank dengan besarnya cek yang dicatat pada penerimaan kas. 8p). Mencek kebenaran ayat jurnal penerimaan kas. 9q). Melakukan konfirmasi piutang.
59
r). Memisahkan tugas penerimaan kas dan tugas penerimaan surat-surat masuk serta cek-cek yang diterima.
60
DAFTAR PUSTAKA
- James Hall Sistem Informasi Akuntansi (edisi ke – 4 tahun 2007 ,Salemba empat ) - Bodnar George H., Accounting System, Newton, Massachusetts; Allyn and Bacon, Inc, Second Edition, 1980. - George H. Bodnar & Wiliam S Hapwood, Sistem Informasi Akuntansi,penerbit Andi th 2004 - Cushing E, Barry, Accounting Information Systems and Business rganization,2001 - Addison Wesley Publishing Company Reading Massachusets, 1982. - Gillespie Cecil, Accounting Systems, Procedures and Methods, Englewood Clif, New Jersey; Prentice Hall, Inc., Third Edition, 1971. - Jogiyanto, Sistem Informasi Akuntansi Berbasis Komputer BPFE, Yogyakarta, Edisi Pertama 1987, Buku 1 Konsep Dasar dan Komponen. - Hadibroto S., Witarsa Oemar, Sistem Pengawasan Intern, Edisi Kedua, Penerbit Lembaga Fakultas Eonomi Universitas Indonesia, Jakarta 1985. - Regar H Moenaf, Beberapa Konsep Internal Control, Cetakan Pertama, Bagian Penerbit Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, 1977. © 2003 Digitized by USU digital library 19 ( www.gogle.com ) - Regar Hamid Moenaf, Beberapa Aspek Internal Control dalam Rangka Pertanggung Jawaban Keuangan di Indonesia, Medan : Pusat Pengembangan -Akuntansi, FE USU 1987. ( www.gogle.com )
61
- Wilkonson W. Joseph and Michael Cerullo, Accounting Information Systems Essential - Concepts and Applications, Third Edition, John Wiley & Sons, Inc.,New York 1997. - William C. Boyton/Walter G.Kell 6ed "Modern Auditing" John Wiley & Sons,lnC.1995 - William C.Boynton/ Walter G.Kell “Modern Auditing” John Wiley & Sons, Inc. 1985
62
