ANALISIS SISTEM PENGENDALIAN INTERN TERHADAP PENERIMAAN KAS ATAS PENJUALAN TUNAI PADA CV. PERMATA DEWI TOUR & TRAVEL BATAM Titi Winarti dan Rizki Eka Putra Program Studi Ekonomi Akuntansi, Fakultas Ekonomi, Universitas Riau Kepulauan ABSTRAK Perusahaan dalam menjalankan aktivitasnya untuk mencapai tujuan yang sudah di gariskan harus melakukan pengendalian. Pengendalian yang diterapkan harus memberikan manfaat, dalam hal ini mampu membangkitkan efektifitas serta efisiensi dalam pengendalian tersebut. Juga bertujuan agar segala sesuatunya berjalan sesuai dengan seharusnya. Pengendalian dimaksud adalah Pengendalian intern penerimaan kas penjualan tunai. Penelitian di lakukan di CV. Permata Dewi Tour & Travel Batam yang beralamat di Komplek Griya Prima Blok J No. 11 Batu Aji Batam, dengan menggunakan Metode Deskriftif adalah Metode analisis dengan terlebih dahulu mengumpulkan data yang ada. Kemudian diklarifikasikan, dianalisis selanjutnya diinterprestasikan sehingga dapat memberikan gambaran yang jelas mengenai keadaan yang diteliti. Pengendalian intern penerimaan kas penjualan tunai yang mengacu pada kerangka kerja bahwa pengendalian intern penerimaan kas penjualan tunai hasil penguji menunjukan bahwa dari prosedur penerimaan kas penjualan tunai kurang efektif, pengendalian intern pada struktur organisasi dan pada prosedur pencatatannya juga kurang efektif. Sedangkan praktek yang sehat, karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawab sudah efektif. Kata Kunci : Pengendalian intern, Penerimaan kas penjualan tunai, Prosedur Penerimaan Kas Penjualan Tunai. PENDAHULUAN Latar Belakang Di era perkembangan dan kemajuan teknologi saat ini, menuntut akan pentingnya informasi disetiap perusahaan agar informasi dapat diperoleh secara tepat, cepat, dan akurat. Dalam aktivitasnya perusahaan diharuskan membuat dan mencatat setiap proses penjualan/transaksi. Sehingga menghasilkan laporan penjualan dan laporan keuangan, setiap transaksi tersebut dapat mempengaruhi penerimaan kas. Sistem informasi akuntansi merupakan bagian dari sistem yang lebih besar dalam suatu perusahaan, yang memiliki fungsi untuk mengumpulkan, menyimpan dan mengelola data sehingga menghasilkan informasi yang dapat digunakan dalam pengambilan keputusan. Sistem informasi akuntansi dapat juga digunakan sebagai pedoman dalam penugasan dan wewenang bagi sumber daya manusia yang bekerja dalam organisasi atau perusahaan tersebut, sehingga dapat berjalan sesuai prosedur. Untuk menciptakan pengendalian intern yang baik, manajemen harus menetapkan tanggung jawab secara jelas, dan tiap orang memiliki tanggung jawab untuk tugas yang diberikan padanya. 1
Apabila perumusan tanggung jawab tidak jelas dan terjadi suatu kesalahan, maka akan sulit untuk mencari siapa yang bertanggung jawab atas kesalahan tersebut. CV. Permata Dewi Tour dan Travel Batam merupakan perusahaan jasa yang bergerak dalam biro perjalanan yang kegiatan utamanya menjual jasa pada konsumen. Sumber-sumber penerimaan kas perusahaan diperoleh dari penjualan tiket pesawat atau pun Kapal Pelni melalui penjualan tunai. CV. Permata Dewi Tour & Travel Batam sudah memiliki prosedur sendiri dalam Sistem Akuntansi Penerimaan kasnya serta prosedur Pengendalian Intern Kasnya. Namun yang menjadi masalah dalam perusahaan ini adalah belum maksimalnya penerapan pengendalian intern penerimaan kas dari penjualan tunainya. prosedur tersebut penerapannya kurang efektif bagi perusahaan karena dilakukan tidak sesuai dengan Teori yang ada, karena prosedur yang diterapkan bersifat sederhana, Sistem Akuntansi Penerimaan kasnya masih manual serta Sistem Pengendalian Internal nya masih belum teratur. Agar sistem informasi pendapatan atau penerimaan kas dan pengendalian intern kas dapat berjalan secara efektif dan efisien maka sistem informasi akuntansi pendapatan atau penerimaan kas dan pengendaliannya harus dapat diandalkan. Untuk itu penulis bermaksud membandingkan apa yang di terapkan oleh perusahaan dengan yang ada di Teori. Berdasarkan uraian latar belakang penelitian diatas, penulis mencoba merumuskan masalah yang merupakan dasar bagi pembahasan tugas akhir ini. Adapun pokok Masalah yang ingin penulis ketahui dalam tinjauan atas analisis sistem pengendalian intern terhadap penerimaan kas atas penjualan tunai pada CV. Permata Dewi Tour & Travel Batam Tertulis yaitu: “ Bagaimanakah prosedur penerimaan kas penjualan tunai di CV.Permata Dewi Tour & Travel Batam dan Bagaimanakah penerapan Sistem Pengendalian Intern Penerimaan Kas pada Penjualan Tunai di CV. Permata Dewi Tour & Travel?”. TINJAUAN PUSTAKA Sistem Akuntansi Penerimaan Kas Mulyadi (2001) Sistem akuntansi penerimaan kas adalah suatu catatan yang dibuat untuk melaksanakan kegiatan penerimaan uang dari penjualan tunai atau dari piutang yang siap dan bebas digunakan untuk kegiatan umum perusahaan. Indriyo Gito Sudarmo (1992) sistem akuntansi penerimaan kas adalah proses aliran kas yang terjadi di perusahaan secara terus–menerus sepanjang hidup perusahaan yang bersangkutan terdiri dari aliran kas masuk (cash in flow) dan aliran kas keluar (cash out flow). Sistem yang berhubungan dengan sistem akuntansi penerimaan kas Penerimaan kas perusahaan berasal dari dua sumber utama: penerimaan kas dari penjualan tunai dan penerimaan kas dari piutang. 1. Sistem akuntansi penerimaan kas dari penjualan tunai Penjualan tunai terjadi karena pembeli melakukan pembayaran terlebih dahulu sebelum menerima barang. Menurut Mulyadi (2001) fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi penerimaan kas dari penjualan tunai adalah sebagai berikut: 1. Fungsi penjualan, bertanggung jawab untuk menerima order dari pembeli, selama pemrosesan fungsi penjualan juga diharuskan mengisi faktur penjualan tunai untuk diserahkan kepada pembeli guna melaksanakn pembayaran sesuai harga barang yang dipesan ke fungsi kas. 2
2. Fungsi kas, bertanggung jawab untuk menerima kas dari penjualan tunai. 3. Fungsi gudang, bertugas untuk menyediakan barang yang dipesan pembeli serta menyerahkan barang pesanan tersebut kepada fungsi pengiriman. 4. Fungsi pengiriman, bertanggung jawab untuk melaksanakan proses pembungkusan barang pesanan dan menyerahkan secara langsung kepada pembeli yang telah menyelesaikan proses pembayaran. 5. Fungsi akuntansi, bertanggung jawab untuk melaksanakan pencatatan atas transaksi penjualan, penerimaan kas dan membuat laporan hasil penjualan. Menurut Mulyadi (2001) Sistem penerimaan kas dari penjualan tunai dibagi menjadi tiga prosedur berikut ini: a. Penerimaan Kas dari Over–the Counter Sale Dalam penjualan tunai ini, pembeli datang ke perusahaan, melakukan pemilihan barang atau produk yang akan dibeli, melakukan pembayaran, ke kasir dan kemudian menerima barang yang dibeli. Dalam over-the-counter sale ini, perusahaan menerima uang tunai, cek pribadi ( persobal check), atau pembayaran langsung dari pembeli dengan credit card, sebelum barang diserahkan kepada pembeli. Penerimaan kas dari over-the-counter sales dilaksanakan melalui prosedur berikut ini: 1. Pembeli memesan barang langsung kepada wiraniaga (sales person) di Bagian Penjualan. 2. Bagian Kasa menerima pembayaran dari pembeli, yang dapat berupa uang tunai, cek pribadi (personal check), atau kartu kredit. 3. Bagian Penjualan memerintahkan Bagian Pengiriman untuk menyerahkan barang kepada pembeli. 4. Bagian Pengiriman menyerahkan barang kepada pembeli. 5. Bagian Kasa menyetorkan kas yang diterima ke bank. 6. Bagian Akuntansi mencatat pendapatan penjualan dalam jurnal penjualan. 7. Bagian Akuntansi mencatat penerimaan kas dari penjualan tunai dalam jurnal penerimaan kas. b. Penerimaan Kas dari COD Sale Cas-on-delivery sales (COD sales) adalah transaksi penjualan yang melibatkan kantor pos, perusahaan angkutan umum, atau angkutan sendiri dalam penyerahan dan penerimaan kas dari hasil penjualan. COD sales merupakan sarana untuk memperluas daerah pemasaran dan untuk memberikan jaminan penyerahan barang bagi pembeli dan jaminan penerimaan kas bagi perusahaan penjual. COD sales melalui pos belum merupakan system penjualan yang umum berlaku di Indonesia. c. Penerimaan Kas dari Credit Card Sale Credit card bukan merupakan suatu tipe penjualan namun merupakan salah satu cara pembayaran bagi pembeli dan sarana penagihan bagi penjual, yang memberikan kemudahan baik bagi pembeli maupun bagi penjual. Credit card dapat merupakan sarana pembayaran bagi pembeli, baik dalam over-the-counter sale maupun dalam penjualan yang pengiriman barangnya dilaksanakan melaui jasa atau angkutan umum. 2. Sistem akuntansi penerimaan kas dari piutang Penerimaan kas dari piutang dapat terjadi karena perusahaan juga menerima penjualan secara kredit. Piutang adalah salah satu aktiva yang timbul karena transaksi penjualan kredit yang mewajibkan pembeli melaksanakan pembayaran sesuai dengan 3
jangka waktu yang telah ditentukan. Terdapat fungsi-fungsi yang terkait dengan sistem akuntansi penerimaan kas kredit menurut Mulyadi (2001) yaitu sebagai berikut: 1. Fungsi sekretariat, bertanggung jawab dalam penerimaan cek dan surat pemberitahuan,fungsi sekretariat juga bertugas untuk membuat daftar surat pemberitahuan atas dasar surat pemberitahuan yang diterima bersama cek para debitur. 2. Fungsi penagihan, bertanggung jawab melaksanakan penagihan piutang langsung kepada debitur berdasarkan daftar piutang yang telah diserahkan oleh fungsi akuntansi. 3. Fungsi kas, bertanggung jawab atas penerimaan cek dari fungsi sekretariat atau dari fungsi penagihan. Fungsi kas juga memiliki tanggung jawab untuk menyetorkan kas yang telah diterima dari berbagai fungsi ke bank. 4. Fungsi akuntansi, bertanggung jawab untuk mencatat piutang yang timbul dari transaksi penjualan kredit dan membuat pernyataan piutang kepada para debitur. Fungsi akuntansi juga bertanggung jawab untuk mencatat harga pokok persediaan yang dijual kedalam kartu persediaan. 5. Fungsi pemeriksa intern, bertanggung jawab dalam melaksanakan perhitungan kas yang ada di tangan fungsi kas secara periodik. Fungsi pemeriksa intern juga memiliki tugas untuk melakukan rekonsiliasi bank, memeriksa ketelitian catatan kas yang diselenggarakan oleh fungsi akuntansi. Penjualan Tunai Menurut Narko (2008)penjualan tunai adalah "Sistem penjualan dikatakan penjualan tunai apabila pembeli sudah memilih barang yang akan dibeli, pembeli diharuskan membayar ke bagian kassa". Menurut Mulyadi (2001), “ penjualan tunai dilaksanakan oleh perusahaan dengan cara mewajibkan pembeli melakukan pembayaran harga barang lebih dahulu sebelum barang diserahkan perusahaan kepada pembeli. Setelah uang diterima oleh perusahaan, barang diserahkan kepada pembeli dan transaksi penjualan tunai kemudian dicatat oleh perusahaan”. Sistem Pengendalian Intern Nugroho Widjajanto (2001) Pengendalian Intern yaitu “Suatu sistem pengendalian yang meliputi struktur organisasi beserta metode dan ukuranyang diterapkan dalam perusahaan”. Kismiaji (2005) “Pengendalian intern adalah rencana organisasi dan metode yang digunakan untuk menjaga atau melindungi aktiva, menghasilkan informasi yang akurat dan dapat dipercaya, memperbaiki efisiensi, dan untuk mendorong ditaatinya kebijakan manajemen”. Sedangkan Mulyadi (2001) mendefinisikan Sistem Pengendalian Intern adalah sebagai berikut: “Sistem Pengendalian Intern meliputi struktur organisasi, metode dan ukuranukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen”.
Struktur pengendalian intern 4
Menurut krismiaji Struktur pengendalian intrn adalah kebijakan dan prosedur yang ditetapkan untuk memberikan jaminan yang layak bahwa tujuan khusus organisasi akan dicapai. Struktur penendalian intern ini memeiliki tiga elemen, yaitu: 1. Lingkungan pengendalian. 2. Sistem akuntansi. 3. Prosedur pengendalian.
Tujuan Sistem Pengendalian Intern Menurut Mulyadi (2001) tujuan sistem pengendalian intern dilihat dari definisi sistem pengendalian intern adalah: 1. Menjaga Kekayaan organisasi, Bila sistem pengendalian intern berjalan dengan baik maka akan dapat mengantisipasi terjadinya kecurangan, pemborosan, ketidakefisienan, dan penyalahgunaan terhadap aktiva perusahaan. 2. Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, Keandalan data / informasi akuntansi digunakan oleh manajemen dalam pengambilan keputusan untuk meningkatkan ketelitian dan dapat dipercayanya data akuntansi. 3. Mendorong efisiensi, Kebijakan perusahaan mampu memberikan manfaat tertentu dengan memantau setiap pengorbanan yang telah dikeluarkan guna mendapatkan hasil yang sebaik – baiknya. 4. Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen, Untuk mencapai tujuan perusahaan maka kebijakan, prosedur, sistem pengendalian intern yang dirancang untuk memberikan keyakinan yang memadai bahwa kebijakan, prosedur yang ditetapkan perusahaan akan dipatuhi oleh seluruh karyawan. Sedangkan menurut Nugroho widjajanto (2001), tujuan dari pengendalian intern yaitu untuk: 1. Mengamankan aktiva perusahaan, 2.Mengecek kecermatan dan ketelitian data akuntansi, 3. Meningkatkan efisiensi,dan 4. Mendorong agar kebijakan manajemen dipatuhi oleh segenap jajaran organisasi. Unsur-unsur Sistem Pengendalian Intern Menurut Mulyadi (2001) Unsur pengendalian intern yang seharusnya ada dalam sistem penerimaan kas dari penjualan tunai adalah sebagai berikut : a. Struktur Organisasi Struktur organisasi merupakan kerangka pembagian tanggung jawab fungsional kepada unit-unit organisasi yang dibentuk untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan pokok perusahaan. 1. Fungsi penjualan harus terpisah dari fungsi kas. 2. Fungsi kas harus terpisah dari fungsi akuntansi. 3. Transaksi penjualan tunai harus dilaksanakan oleh fungsi penjualan fungsi kas, fungsi pengiriman dan fungsi akuntansi. b. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan Dalam organisasi, setiap transaksi hanya terjadi atas dasar otorisasi dari pejabat yang memiliki wewenang untuk menyetujui terjadinya transaksi tersebut. Oleh karena 5
itu dalam organisasi harus dibuat sistem yang mengatur pembagian wewenang untuk otorisasi atas terlaksananya setiap transaksi. 1. Penerimaan order dari pembelian diotorisasi oleh fungsi-fungsi penjualan dengan menggunakan formulir penjualan tunai. 2. Penerimaan kas diotorisasika oleh fungsi kas dengan cara Membubuhkan cap “lunas” pada faktur penjualan tunai dan menempelkan pita register kas pada faktur tersebut. 3. Penjualan dengan kartu kredit bank didahului dengan permintaan otorisasi dari bank penerbit kartu kredit. 4. Penyerahan barang diotorisasi oleh fungsi pengiriman dengan cara membubuhkan cap “Sudah diserahkan” pada faktur penjualan tunai. 5. Pencatatan ke dalam buku jurnal diotorisasi oleh fungsi akuntansi dengan cara memberikan tanda tangan pada faktur penjualan tunai. c. Praktik Yang Sehat Pembagian tanggung jawab fungsional dan sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang telah ditetapkan tidak akan terlaksana dengan baik jika tidak diciptakan cara-cara untuk menjamin praktek yang sehat dalam pelaksanaannya. Adapun cara-cara yang ditempuh oleh perusahaan dalam menciptakan praktek yang sehat adalah : 1. Faktur penjualan tunai bernomor urut tercetak dan pemakainnya dipertanggung jawabkan oleh fungsi penjualan. 2. Jumlah kas yang diterima dari penjualan tunai disetor seluruhnya ke bank pada hari yang sama dengan transaksi penjualan tunai atau hari kerja berikutnya. 3. Penghitungan saldo kas yang ada di tangan fungsi kas secara periodik dan secara investigasi oleh fungsi pemeriksaan intern.
d. Karyawan yang Mutunya Sesuai Dengan Tanggung Jawab. Bagaimanapun baiknya struktur organisasi, sistem otorisasi prosedur pencatatan, serta berbagai cara yang diciptakan untuk mendorong praktek yang sehat, semua sangat tergantung kepada manusia yang melaksanakannya. Pengaruh Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Terhadap Pengendalian Intern Penjualan. Setiap perusahaan memiliki sistem informasi yang berbeda-beda hal ini tergantung pada jenis dan kegiatan perusahaan tersebut, setiap perusahaan berusaha mencapai tujuan, yaitu memperoleh laba tetapi untuk kondisi perusahaan seperti sekarang kebanyakan perusahaan lebih menitikberatkan pada usaha untuk mempertahankan kelangsungan hidup perusahaanya. Dalam suatu Perusahaan salah satu aktivitas yang penting yaitu memelihara penjualan, perusahaan dapat mengalami kerugian akibat penanganaan yang kurang baik dalam kegiatan penjualan barang dagangan.Melalui sistem informasi akuntansi penjualan diharapkan berbagai bentuk penyimpangan menghindari segala bentuk yang dapat merugikan perusahaan dapat dikurangi. Dengan demikian dilihat dari perananya dapat disimpulakan bahwa sistem informasi akuntansi merupakan salah satu fungsi yang sangat penting dalam suatu perusahaan. Sistem informasi akuntansi penjualan dapat berjalan dengan efektif apabila dalam penerapanya didukung oleh pengendalian intern penjualan yang memadai. pengendalian yang efektif atas penjualan dapat membantu pimpinan perusahaan untuk kelancaran aktivitas penjualan yang memungkinkan segala sesuatu dapat diselesaikan 6
dengan tepat waktu dan memberikan jaminan terhadap kebenaran serta kelengkapan data keuangan hasil penjualan. Sehingga kemungkinan penyalahgunaaan dan penyelewengan dapat dihindari. Dari keterangan-keterangan di atas, dalam rangka untuk meningkatkan pendapatan lewat penjualan agar laba dari operasi dapat diperoleh maka diperlukan adanya suatu sistem informasi akuntansi yang memadai untuk menunjang terbentuknya pengendalian intern yang efektif. Kedua alat tersebut harus berjalan seimbang dalam suatu perusahaan. Karena tidak mungkin suatu sistem berjalan secara optimal tanpa didukung oleh adanya suatu pengendalian. Hal ini dapat dilihat dari salah satu tujuan sistem informasi akuntansi adalah untuk meningkatkan pengendalian intern. METODELOGI PENELITIAN A. Tempat Penelitian dan Waktu Penelitian Penelitian ini dilaksanakan di CV. Permata Dewi Tour dan Travel Batam yang beralamat di Komplek Griya Prima Blok J No.11 Batu aji Batam. Telp (0778) 36220, 362226. E-mail :
[email protected]. Penelitian akan dilakukan pada bulan Maret 2013 sampai dengan Mei 2013. B. Jenis Penelitian Soegiono (2010) dalam bukunya Metode Penelitian Bisnis mengelompokan jenis jenis penelitian menurut bidang, tujuan, metode, tingkat ekspalansi dan waktu. Dalam penelitian ini penulis menggunakan metode deskriptif. C. Subjek dan Objek Penelitian Subjek dalam penelitian adalah CV. Permata Dewi Tour dan Travel Batam. Objek penelitian sistem akuntansi pengendalian intern penerimaan kas dari penjualan tunai pada CV. Permata Dewi Tour & Travel Batam , yang meliputi seluruh komponen dan prosedur yang membentuk sistem akuntansi penerimaan kas dari penjualan tunai serta bagaimana data diproses hingga menghasilkan output berupa informasi tentang penerimaan kas. D. Jenis Sumber Data Jenis data yang dikumpulkan penulis berupa data yang bersifat kualitatif, yang terdiri dari data primer dan data sekunder E. Instrumen Penelitian Instrumen yang digunakan untuk mengumpulkan data guna mendukung penelitian ini berupa daftar pertanyaan yang digunakan untuk wawancara secara langsung. Instrumen ini harus dapat menjamin bahwa semua data yang dibutuhkan akan diperoleh. F. Teknik Pengumpulan Data Teknik Yang digunakan dalam Pengumpulan Data Yaitu : 1. Teknik Observasi 2. Teknik Wawancara 3. Studi Pustaka G. Teknik Analisis Data Metode yang digunakan dalam menganalisa data yang diperoleh adalah metode deskriptif yaitu metode yang penganalisaan data yang mengumpulkan, menyusun dan menganalisis data yang diperoleh dari perusahaan sehingga mampu memberikan 7
informasi yang lengkap bagi pemecahan masalah yang dihadapi. Dan data yang di peroleh akan dipelajari dan di hubungkan dengan teori yang ada. HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN Sesuai dengan uraian teoritis yang telah dipelajari dan dari hasil penelitian tentang Sistem Akuntansi Pengendalian intern terhadap penerimaan kas pada penjualan tunai maka pada CV. Permata Dewi Tour & Travel Batam yaitu: 1. Prosedur Penerimaan Kas Penjualan Tunai CV. Permata Dewi Tour & Travel Batam Prosedur Penerimaan Kas CV. Permata Dewi Tour & Travel yaitu Penerimaan kas dari Over-the Counter Sale. Dimana Penerimaan Kas dari Over-the Counter Sale CV. Permata Dewi Tour & Travel Batam dilaksanakan melalui prosedur berikut ini: 1. Pembeli datang langsung memesan produk yaitu Tiket Pesawat kepada bagian Ticketing Division. 2. Bagian Ticketing menerima pembayaran dari pembeli yang berupa uang tunai. 3. Bagian Ticketing menyerahkan uang tunai kepada Bagian Administrasi. 4. Bagian Ticketing menyerahkan produk kepada pembeli. 5. Bagian Administrasi mencatatan pendapatan penjualan dalam jurnal penjualan 6. Bagian Administrasi mencatat penerimaan kas dari penjualan tunai dalam jurnal penerimaan kas. 7. Setelah jam kerja berakhir maka pemilik langsung melakukan perhitungan rekaptotaltransaksi penjualan yang terjadi pada hari itu dengan menuliskan berapa jumlah tiket yang terjual dan total uang keseluruhan.
8
Bagian Ticketing
Bagian Administrasi (Cashier)
Pemilik Perusahaan 3
2
Mulai
Jurnal penjualan Menerima
Menerima uang
Pesanan tiket
Tunai dr bg.
Dr pembeli
Ticketing
JurnalPenjualan penerimaan kas PenerimaanKas Merekap
pembeli bersamaa n dgn uang
Bersamaan uang Jika ada kembalian
penjualan & penerimaan kas
Jurnal penjualan Menyerahkan kpd & penerimaan kas pemilik Penerimaan pemilik
2
Tiket 1
Catatan perhitungan pada kertas k
Jurnal penjualan
Tiket
a Penjualan Jurnal Penerimaan kas
Menyerahkan
k
T
a
Tiket kpd pembeli
3
s
Penerimaan kas
Bersamaan uang (jika ada kembalian) Selesai
2
Gambar: Diagram Flowchart Sistem Akuntansi Penerimaan Kas Penjulan Tunai CV. Permata Dewi Tour & Travel Prosedur penerimaan kas Over-the-Counter yang ada di CV. Permata Dewi Tour & Travel kebanyakan hanya melibatkan bagian Ticketing dan Bagian Administrasi/ cashier yang merangkap juga sebagai Bagian Akuntansi. Dimana bagian Administrasi selain tugasnya menerima uang tunai tapi juga membuat catatan penjualan dan penerimaan kas yang di peroleh saat itu. Kemudian Setelah jam kerja berakhir pemilik langsung melakukan perhitungan rekap total transaksi penjualan yang terjadi pada hari 9
itu dengan menuliskan berapa jumlah tiket yang terjual dan total uang keseluruhan. 2. Penerapan Sistem Pengendalian Intern Penerimaan kas pada Penjualan Tunai pada CV. Permata Dewi Tour & Travel Batam. No Pertanyaan YA Tidak 1 2
3
4 5
6
7 8
9
10
11
12 13 14
Apakah penerimaan pegawai ditempat ibu bekerja √ melalui seleksi Apakah struktur organisasi di tempat ibu bekerja tersebut terdapat pemisahan fungsi antara fungsi penerimaan kas dan fungsi akuntansi ( pencatatan) Apakah struktur organisasi di tempat ibu bekerja telah √ memuat secara jelas garis wewenang dan tanggung jawab masing-masing fungsi Apakah di perusahaan tempat ibu bekerja memiliki fungsi √ pengendalian intern Apakah di perusahaan tempat ibu bekerja ada √ pendelegasian wewenang dan tanggung jawab yang jelas dari atasan kepada stafnya, khususnya berhubungan dengan penanganan penerimaan kas disertai instruksi yang baik dan jelas Apakah di perusahaan tempat ibu bekerja memiliki prosedur yang mengatur secara jelas mengenai penggunaan formulir-formulir atau dokumen-dokumen pengelolaan kas Apakah setiap kas di tempat perusahaan ibu bekerja di √ pertanggungjawabkan kepada kas induk Apakah perusahaan tempat ibu bekerja terdapat pemisahan fungsi yang jelas antara fungsi operasi, administrasi dan fungsi penyimpanan kas Apakah sistem otorisasi antara transaksi penerimaan kas √ pada perusahaan tempat ibu bekerja sesuai dengan yang diterapkan perusahaan Apakah setiap penerimaan kas dan pengeluaran kas pada √ perusahaan tempat ibu bekerja disertai tanda bukti atau dokumen Apakah pencatatan transaksi penerimaan kas dan √ pengeluaran kas di tempat ibu bekerja dilakukan segera setelah terjadinya transaksi Apakah laporan penerimaan kas perusahaan tempat ibu bekerja dilaporkan kepada Manajer Keuangan Apakah pada perusahaan tempat ibu bekerja praktek yang √ sehat sudah dilaksanakan dari bagian organisasi Apakah di perusahaan tempat ibu bekerja pegawainya √ sudah seimbang dengan tanggung jawab nya Tabel: Daftar Pertanyaan atas Pelaksanaan Pengendalian Intern Kas.
√
√
√
√
10
Menurut Mulyadi (2001) Unsur pengendalian intern yang seharusnya ada dalam system penerimaan kas dari penjualan tunai yaitu: 1. Organisasi a. Fungsi Penjualan Harus Terpisah dari Fungsi kas. Fungsi penjualan yang merupakan fungsi operasi harus dipisahkan dari fungsi kas yang merupakan fungsi penyimpanan. Pemisahan ini mengakibatkan setiap penerimaan kas dari penjualan tunai dilaksanakan oleh dua fungsi yang saling mengecek. Pada CV. Permata Dewi Tour & Travel Batam Sudah diterapkan pemisahan fungsi Penjualan yaitu Ticketing dan Fungsi Kas yaitu Administrasi/ Cashier. b. Fungsi Kas Harus Terpisah dari Fungsi Akuntansi. Berdasar unsur system pengendalian intern yang baik, fungsi akuntansi harus dipisahkan dari kedua fungsi pokok yang lain: fungsi operasi dan fungsi penyimpanan. Hal ini dimaksudkan untuk menjaga kekayaan perusahaan dan menjamn ketelitian dan keandalan data akuntansi. Di CV. Permata Dewi Tour & Travel Batam fungsi kas yaitu Administrasi/Cashier, sedangkan bagian Akuntansi tidak ada pada Perusahaan ini, sehingga terjadi perangkapan tugas dimana bagian administrasi/cashier mengerjakan tugas bagian akuntansi. c. Transaksi Penjualan Tunai Harus Dilaksanakan oleh fungsi Penjulan, fungsi kas, Fungsi Pengiriman, dan Fungsi Akuntansi. Tidak ada transaksi penjualan tunai yang dilaksanakan secara lengkap hanya oleh satu fungsi tersebut. Dengan dilaksanakannya setiap transaksi penjualan tunai oleh berbagai fungsi tersebut akan tercipta adanya pengecekan intern pekerjaan setiap fungsi tersebut oleh fungsi lainya. Transaksi Penjualan di CV. Permata Dewi Tour & Travel Batam hanya dilakukan oleh fungsi Penjualan yaitu BagianTicketing, fungsi kas, dan Pemilik Perusahaan. Struktur organisasi dalam suatu perusahaan mempunyai fungsi untuk memisahkan tanggung jawab dan tugas masing-masing pegawai, Fungsi penjualan yang merupakan fungsi operasi harus dipisahkan dari fungsi kas yang merupakan fungsi penyimpanan, fungsi akuntansi harus dipisahkan dari kedua fungsi pokok yang lain: fungsi operasi dan fungsi penyimpanan. Fungsi penjualan di CV. Permata Dewi Tour & Travel sudah dilaksanakan pemisahan tugas dari fungsi kas, akan tetapi di CV. Permata Dewi Tour & Travel Batam Hanya memiliki bagian administtrasi/cashier sedangkan bagian akuntansi belum ada,sehingga bagian administrasi tersebut juga mengerjakan tugas bagian akuntansi. Seharusnya terdapat Fungsi Akuntansi yang tugas nya membuat laporan penerimaan kas dan sebagainya. Transaksi penjualan tunai harus dilakukan oleh fungsi penjualan, fungsi kas dan fungsi akuntansi, tidak ada transaksi penjualan tunai yang dilaksanakan secara lengkap hanya oleh satu fungsi tersebut. Dengan dilaksanakannya setiap transaksi penjualan tunai oleh berbagai fungsi tersebut akan tercipta adanya pengecekan intern pekerjaan setiap fungsi tersebut oleh fungsi lainnya. Namun transaksi penjualan tunai hanya dilaksanakan oleh Fungsi Penjualan, Fungsi Kas dan Pemilik Perusahaan itu sendiri. Mengingat CV. Permata Dewi Tour & Travel Batam semakin maju sebaiknya diadakan penetapan tanggung jawab fungsi yang jelas dan sistem pencataan yang tidak secara manual untuk pengendalian intern penerimaan kas yang sudah ada.
11
2. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan a. Penerimaan Order dari Pembeli Diotorisasai oleh Fungsi Penjualan Dengan Menggunakan Formulir Faktur Penjualan Tunai. Faktur penjualan tunai harus diotorisasi oleh fungsi penjualan agar menjadi dokumen yang sahih, yang dapat dipakai sebagai dasar bagi fungsi penerimaan kas untuk menerima kas dari pembeli. Di CV. Permata Dewi Tour & Travel Batam, setelah sang pembeli menerima tiket pesawat yang di butuhkan kemudian langsung melakukan pembayaran dan nota akan diberikan oleh bagian penjualan jika sang pembeli membutuhkannya dan saat itu juga kasir langsung mencatat penjualan di buku penjualan dan menyimpan nota penjualan sebagai arsip. b. Penerimaan Kas Diotorisasi oleh fungsi penerimaan kas dengan cara membubuhkan cap “Lunas” pada faktur penjualan tunai dan penempelan pita register kas pada faktur tersebut. Sebagai bukti bahwa fungsi penerimaan kas telah menerima kas dari pembeli, fungsi tersebut harus membubuhkan cap “ lunas” dan pita register kas tersebut pada faktur penjualan tunai. CV. Permata Dewi Tour & Travel Batam belum memiliki Mesin pita Cash Register, sehingga bukti penrimaan kas nya kurang. c. Pencatatan ke dalam catatan akuntansi harus didasarkan atas dokumen sumber yang dilampiri dengan dokumen pendukung yang lengkap. Catatan akuntansi harus diisi informasi yang berasl dari dokumen sumber yang sahih (valid). Keaslihan dokumen sumber dibuktikan dengan dilampirkannya dokumen pendukung yang lengkap, yang telah diotorisasi oleh pejabat yang berwenang. Proses pencatatan dilakukan oleh CV. Permata Dewi Tour & Travel secara manual yaitu ketika terjadi transaksi penjualan tunai setelah sang pembeli menerima tiket pesawat yang di butuhkan kemudian diserahkan kepada kasir dan langsung melakukan pembayaran, nota akan diberikan jika sang pembeli membutuhkannya dan saat itu juga kasir langsung mencatat penjualan di buku penjualan dan menyimpan nota penjualan sebagai arsip. Setelah jam kerja berakhir maka pemilik langsung melakukan perhitungan rekap total transaksi penjualan yang terjadi pada hari itu dengan menuliskan berapa jumlah tiket yang terjual dan total uang keseluruhan. c. Pencatatan ke dalam catatan akuntansi harus dilakukan oleh karyawan yang diberi wewenang untuk itu. Setiap pencatatan ke dalam catatan akuntansi harus dilakukan oleh karyawan yang diberi wewenang untuk mengubah catatan akuntansi tersebut.pencatatan ke dalam jurnal penjualan dan jurnal penerimaan kas diotorisasi oleh fungsi akuntansi ( bagian jurnal) dengan cara membubuhkan tanda tangan dan tanggal pencatatan kedalam dokumen sumber (faktur penjualan tunai). Pencatatan Yang dilakukan oleh CV. Permata Dewi Tour & Travel Batam yaitu ketika terjadi transaksi penjualan tunai. Setelah sang pembeli menerima tiket pesawat yang di butuhkan kemudian membayarnya, setelah itu uang cash diserahkan kepada kasir dan saat itu juga kasir langsung mencatat penjualan di buku penjualan dan menyimpan nota penjualan sebagai arsip. Dalam organisasi, setiap transaksi hanya terjadi atas dasar otorisasi dari pejabat yang memiliki wewenang untuk menyetujui terjadinya transaksi tersebut. Sistem otorisasi akan menjamin dihasilkannya dokumen pembukuan yang dapat dipercaya, sehingga akan menjadi masukan yang dapat dipercaya bagi proses akuntansi. Dengan kata lain sistem wewenang prosedur pembukuan dalam suatu perusahaan adalah alat bagi manajemen untuk mengadakan pengawasan terhadap operasi dan transaksitransaksi yang terjadi dan juga untuk mengklasifikasikan data akuntansi dengan tepat. 12
Sistem akuntansi penerimaan kas CV. Permata Dewi Tour & Travel masih dilaksanakan secara manual dan belum memiliki mesin cash register sehingga penyimpanan data tidak tersimpan secara baik dan menimbulkan terjadinya kesalahan dalam pencatatan, penjumlahan, data yang hilang, serta penyajian laporan yang tidak tepat waktu. Proses pencatatan manual yang dilakukan oleh CV. Permata Dewi Tour & Travel yaitu ketika terjadi transaksi penjualan tunai setelah sang pembeli menerima tiket pesawat yang di butuhkan kemudian diserahkan kepada kasir dan langsung melakukan pembayaran, nota akan diberikan jika sang pembeli membutuhkannya dan saat itu juga kasir langsung mencatat penjualan di buku penjualan dan menyimpan nota penjualan sebagai arsip. Setelah jam kerja berakhir maka pemilik langsung melakukan perhitungan rekap total transaksi penjualan yang terjadi pada hari itu dengan menuliskan berapa jumlah tiket yang terjual dan total uang keseluruhan. Dengan demikian prosedur pencatatan CV. Permata Dewi Tour & Travel Batam belum layak karena Proses pencatatan masih manual. Proses pencatan yang dilakukan secara manual menyebabkan beberapa permasalahan yaitu mengharuskan pemilik menyesuaikan jumlah penjualan tiket dengan catatan manual yang ada dan akan di perlukan waktu yang lebih lama, dan jelas akan menghambat dalam pelaporan penerimaan kas yang tidak diketahui hasilnya yang signifikan karena dicatat dan dihitung secara manual, dapat terjadinya kesalahan dalam penjumlahan atau pencatatan dikarenakan karyawan yang kurang cermat. 3. Praktik yang sehat a. Faktur penjualan tunai bernomor urut tercetak dan pemakainnya dipertanggungjawabkan oleh fungsi penjualan. Dalam organisasi, setiap transaksi keuangan hanya akan terjadi jika telah mendapat otorisasi dari yang berwenang. Untuk mengawasi semua transaksi keuangan yang terjadi dalam perusahaan dapat dilakukan dengan mengawasi penggunaan formulir yang digunakan sebagai media untuk otorisasai terjadinya tersebuat. Salah satu cara pengawasan formulir adalah dengan merancang formulir yang bernomor urut tercetak. b. Jumlah kas yang diterima dari penjualan tunai disetor seluruhnya ke bank pada hari yang sama dengan transaksi penjualan tunai atau hari kerja berikutnya. Penyetoran segera seluruh jumlah kas yang diterima dari penjualan tunai ke bank akan menjadikan jurnal kas perusahaan dapat diuji ketelitian dan keandalannya dengan menggunakaan informasi dari bank yang tercantum dalam rekening Koran bank. CV. Permata Dewi Tour & Travel menyetorkan jumlah kas yang diterima dari penjualan tunai pada hari kerja berikutnya. c. Penghitungan saldo kas yang ada di tangan fungsi kas secara periodik dan secara mendadak oleh fungsi pemeriksa intern. Penghitungan kas secara periodik dan secara mendadak akan mengurangi risiko penggelapan kas yang diterima oleh kasir, dalam penghitungan fisik kas dilakukan pencocokan antara jumlah kas hasil hitungan dengan jumlah kas ini dilakukan pencocokan antara jumlah kas hasil hitungan dengan jumlah kas yang seharusnya ada menurut faktur penjualan tunai dan bukti penerimaan kas yang lain. Penghitungan yang dilakukan oleh CV. Permata Dewi Tour & Travel Yaitu Setelah jam kerja berakhir maka pemilik langsung melakukan perhitungan rekap total transaksi penjualan yang terjadi pada hari itu dengan menuliskan berapa jumlah tiket yang terjual dan total uang keseluruhan. 13
Pembagian tanggung jawab fungional dan sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang telah diterapkan tidak akan terlaksana dengan baik jika diciptakan caracara untuk menjamin praktik yang sehat dalam pelaksanaannya. yang dimaksud dengan praktek-praktek yang sehat adalah setiap pegawai dalam perusahaan melaksanakan tugasnya sesuai dengan prosedur yang diterapkan. Bagaimanapun baiknya struktur organisasi, sistem otorisasi dan prosedur pencatatan, serta berbagai cara yang diciptakan untuk mendorong praktik yang sehat, semuanya sangat tergantung kepada manusia yang melaksanakannya. Unsur mutu karyawan merupakan unsur sistem pengendalian intern yang paling penting, jika perusahaan memiliki karyawan yang kompoten dan jujur, unsur pengendalian yang lain dapat dikurangi sampai batas yang minimum, dan perusahaan menghasilkan pertanggungjawabkan keuangan yang dapat diandalkan. Untuk mendapatkan pegawai yang tingkat kecakapannya cukup CV. Permata Dewi Tour & Travel Batam melakukan berbagai langkah dalam memilih pegawai yang harus dimulai sejak penerimaan pegawai baru, jika ada penerimaan pegawai baru CV. Permata Dewi Tour & Travel Batam melakukan seleksi dan test agar dapat menentukan apakah calon pegawai yang bersangkutan, memenuhi criteria yang diinginkan. Akan tetapi pada CV. Permata Dewi Tour & Travel Batam belum seimbang antara kualitas dengan tanggung jawabnya. Tetapi hal ini dapat disikapi dengan adanya pelatihan pendidikan yang sering dilakukan oleh pegawai, agar keterampilan yang dimiliki oleh setiap karyawan dapat berkembang sesuai dengan tuntutan perkembangan pekerjaan yang semakin luas. KESIMPULAN 1.Prosedur Penerimaan kas Penjualan Tunai Pada CV. Permata Dewi Tour & Travel Batam. Prosedur Penerimaan Kas Penjualan Tunainya menggunakan Prosedur Penerimaan Kas dari Over-the Counter Sale. Namun prosedur yang diterapkan belum sepenuhnya dilaksanakan sesuai dengan teori yang ada. Dalam teori prosedur penerimaan kas over-the counter sale dilaksanakanoleh bagian-bagian yang ada di perusahaan seperti bagian penjualan, bagian akuntansi, bagian kas, bagian pengiriman bagian-bagian tersebut menjalankan sesuatu sesuai dengan fungsi dan tugasnya masingmasing. Sementara yang diterapkan oleh CV. Permata Dewi Tour & Travel Batam hanya bagian penjualan, bagian administrasi/cashier yang merangkapsebagai Akuntansi, dengan kata lain bagian akuntansi tidak ada. Seharusnya CV. Permata Dewi Tour & Travel Memiliki bagian Akuntansi guna membuat laporan keuangan penjualan serta penerimaan kas agar hasilnya dapat diandalkan guna membuat keputusan di masa yang akan datang. 2. Penerapan Sistem pengendalian intern penerimaan kas dari penjualan tunai CV. Permata Dewi Tour & Travel Batam. Sistem pengendalian intern penerimaan kas dari penjualan tunai yang dimiliki CV. Permata Dewi Tour & Travel Batam, secara garis besar sudah pengikuti kaidah yang berlaku namun pada bagian tertentu belum sepenuhnya tepat. Masih terdapat kekurangan dalam pengendalian intern penerimaan kas dari penjulan tunainya seperti: 1. Masih ada karyawan yang mengerjakan tugas ganda. 14
Tidak adanya Fungsi Akuntansi Pada perusahaan ini menyebabkan terjadi perangkapan tugas yaitu bagian Administrasi/ Cashier yang mengerjakan tugas bagian akuntansi yaitu menerima uang dari penjualan serta mengerjakan yang seharusnya dikerjakan oleh fungsi akutansi. 2. Transaksi Penjualan tunai hanya dilakukan oleh fungsi tertentu. Transaksi penjualan tunai yang dilaksanakan hanya melibatkan Fungsi Penjualan, fungsi kas, serta pemilik perusahaan. Seharusnya Transaksi Penjualan Tunai Harus Dilaksanakan oleh fungsi Penjulan, fungsi kas, Fungsi Pengiriman, dan Fungsi Akuntansi. 3. Pada Prosedur pencatatannya masih dilakukan secara manual. Prosedur pencatatannya masih dilaksanakan secara manual serta belum memiliki mesin cash register sehingga penyimpanan data tidak tersimpan secara baik dan menimbulkan terjadinya kesalahan dalam encatatan, penjumlahan data yang hilang, serta penyajian laporan yang tidak tepat waktu. Pencatatan yang dilakukan secara manual dapat menimbulkan beberapa masalah. Akan mengakibatkan diperlukan waktu yang lebih lama dan jelas akan menghambat dalam pelaporan penerimaan kas yang tidak diketahui hasilnya yang signifikan karena dicatat dan dihitung secara manual, dapat terjadinya kesalahan dalam penjumlahan atau pencatatan dikarenakan karyawan yang kurang cermat. SARAN Dari hasil tinjauan dan analisa penulis selama melaksanakan penelitian pada CV. Permata Dewi Tour & Travel Batam, penulis mempunyai saran, yaitu: 1. Sebaiknya ditambahkan bagian akuntansi, agar dapat membantu mengelola dan membuat laporan keuangan, sehingga ada pengendalian dalam bagian keuangan dan mempermudah pekerjaan bagian keuangan serta dapat mempermudah manajemen dalam pengawasan sistem informasi akuntansi pendapatan dan jasa tour and travel pada CV. Permata Dewi Tour & Travel Batam. 2. Sebaiknya dalam struktur organisasai diadakan penetapan fungsi dan tanggung jawab yang jelas agar tidak adanya bagian yang merangkap tugasnya. Karena pada dasarnya struktur organisasai dalam suatu perusahaan mempunyai fungsi untuk memisahkan tanggung jawab dan tugas masing-masing pegawai. 3. Sebaiknya perusahaan proses pencatatannya dilakukan secara komputerisasai, dibuatkan aplikasi yang dapat mencakup seluruh fungsi yang terkait, serta perusahaan sebaiknya memiliki mesin cash register, agar sistem informasi yang ada pada CV. Permata Dewi Tour & Travel Batam dapat menghasilkan informasi Relevan, Tepat Waktu dan Akurat.
DAFTAR PUSTAKA Achmad,Tjahjono dan Sulastiningsih. 2003. Akuntansi Pengantar Pendekatan Terpadu. Yogyakarta : UPP APM YKPN. Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi. Yogjakarta: Andi. Bodnar, George, H dan William S. Hopwod, 2003. Sistem Informasi Akuntansi, Edisi Kedelapan, Buku Satu, Edisi Indonesia. 15
Hall, James A., 2009. Sistem Informasi Akuntansi, Edisi Keempat, Buku satu, Terjemahan Dewi Fitriasari dan Deny Buku satu, Arnos Kwary, Salemba Empat. Jogiyanto HM. 2005. Analisis dan Desain Sistem Informasi. Yogyakarta : Andi Offset. Krismiaji. 2010. Sistem Informasi Akuntasi. Yogyakarta : UPP AMP YKPN. Mulyadi. 2001. Sistem Akuntansi. Jakarta : Salemba Empat, Edisi Ke-3. Soemarso S.R. 2004. Akuntansi Suatu Pengantar. Jakarta : Salemba Empat. Susanto, Azhar. 2009. Sistem Informasi Manajemen. Bandung : Linggajaya. Sutabri, Tata. 2004. Sistem Informasi Akuntansi. ANDI: Yogyakarta. Widjajanto, Nugroho. 2001. Sistem Informasi Akuntansi. Jakarta : Erlangga.
16
