Bab III
Analisis Proses Bisnis
Bab ini menjelaskan tentang kondisi proses bisnis dalam pelaksanaan estimasi biaya produksi manufaktur yang dilakukan oleh IKM manufaktur yang dijadikan sebagai objek penelitian.
III.1 Tinjauan terhadap Proses Bisnis Saat Ini Estimasi biaya produksi merupakan salah satu masalah yang penting dalam lingkungan produksi job order. Penawaran dalam bentuk estimasi biaya dan waktu produksi harus dapat disampaikan oleh IKM manufaktur secepat mungkin kepada konsumen. Gambar III-1 menjelaskan tentang proses bisnis estimasi biaya produksi dalam sistem produksi job order yang dilakukan oleh IKM manufaktur dengan metode analitis. Pada Gambar III-1 tersebut, pihak yang terlibat dalam proses estimasi biaya adalah bagian PPC (Production Planning and Control). Data pesanan yang diperoleh dari bagian pemasaran akan diproses menjadi biaya produksi oleh Bagian PPC. Data pesanan merupakan data yang bersifat umum dan tidak rinci yang berisi informasi nama produk, gambar pesanan dan kuantitas. Karena informasi pesanan tidak cukup untuk dipergunakan sebagai dasar estimasi biaya, maka diperlukan proses analisis lebih lanjut terhadap informasi pesanan tersebut. Analisis dilakukan dengan mendefinisikan rancangan produk (dalam bentuk gambar rancangan produk) dan rancangan proses. Berdasarkan rancangan produk dapat diketahui mengenai informasi material yang dibutuhkan beserta fitur-fitur produk yang harus dihasilkan. Berdasarkan fitur-fitur produk, dibuat rancangan proses produksi sehingga menghasilkan informasi biaya pemesinan. Berdasarkan informasi material dan rancangan proses tersebut, selanjutnya bagian PPC melakukan estimasi biaya produksi.
Gambar III-1 Proses Bisnis Estimasi Biaya Saat Ini: Metode Analitis Proses Estimasi Biaya Produksi
Proses bisnis saat ini mempunyai beberapa kelemahan, yaitu: 1. proses estimasi biaya tidak dapat dilakukan secara cepat karena memerlukan proses perancangan produk dan perancangan proses produksi 2. perancangan produk dan perancangan proses membutuhkan kepakaran dan sumber daya yang besar bagi ukuran perusahaan kecil dan menengah 3. hasil rancangan produk dan rancangan proses tidak dipergunakan dalam proses produksi jika pesanan batal. Sesuai dengan proses bisnis di atas, dalam hal proses estimasi biaya bagian PPC bertugas untuk: 1. Membuat gambar rancangan produk 2. Membuat rancangan proses produksi berdasarkan gambar produk 3. Menghitung biaya material berdasarkan gambar produk 4. Menghitung biaya pemesinan berdasarkan gambar produk 5. Membuat estimasi biaya produk
Terdapat empat data yang terlibat dalam proses estimasi biaya produksi ini, yaitu data informasi pesanan, data rancangan produk, data rancangan proses dan data estimasi biaya dalam bentuk penawaran. Data informasi pesanan adalah data yang diterima oleh Bagian Pemasaran dari konsumen dan dipergunakan sebagai dasar perancangan produk yang berisi informasi mengenai: 1. Identitas pesanan 2. Nama pesanan 3. Pemesan 4. Tanggal Pengiriman 5. Jumlah unit pesanan 6. Gambar pesanan 7. Informasi lain, seperti jenis material dan tingkat kepresisian proses pemesinan Data rancangan produk adalah data gambar produk yang akan dibuat dan ditampilkan dalam bentuk 3 dimensi sehingga mudah untuk dianalisis. Data rancangan produk untuk keperluan estimasi biaya produksi ini memuat informasi: 1. Identitas pesanan 2. Nama produk 3. Identitas gambar rancangan produk 4. Gambar rancangan produk Data rancangan produk tersebut disimpan dalam sebuah file server yang didalamnya terdapat direktori untuk masing-masing pesanan. Data rancangan produk dibuat dengan aplikasi CAD, yaitu SolidworksTM. Data rancangan proses adalah data yang menggambarkan urutan proses pemesinan yang diperlukan untuk membuat sebuah produk. Data rancangan proses yang terlibat dalam proses estimasi biaya produksi ini memuat informasi: 1. Identitas pesanan 2. Identitas gambar rancangan produk
3. Pemesinan 4. Waktu pemesinan Proses pengelolaan data pesanan dilakukan dengan bantuan komputer melalui aplikasi database sederhana. Proses perancangan gambar produksi dan proses produksi dilakukan dengan bantuan aplikasi CAD/CAM (Computer Aided Design/Computer Aided Manufacturing). Aplikasi CAD/CAM yang dipergunakan dapat menghasilkan gambar rancangan produk yang kemudian dapat melakukan simulasi proses produksi. Berdasarkan simulasi proses produksi, estimasi kebutuhan waktu pemesinan dapat dihasilkan. Berdasarkan estimasi waktu pemesinan, estimasi biaya pemesinan dapat ditentukan. Karena biaya seluruh pesanan diestimasi melalui gambar rancangan hasil aplikasi CAD/CAM, data gambar rancangan historis tersimpan dengan baik.
III.2 Usulan Proses Bisnis Usulan sistem pendukung keputusan estimasi biaya produksi disajikan dalam Gambar III-2 dimana estimasi biaya didasarkan pada seperangkat aturan estimasi biaya produksi. Aturan estimasi biaya produksi dibangkitkan dengan bantuan perangkat lunak berdasarkan data historis. Karena sistem estimasi tergantung pada data historis, maka ketersediaan data historis tersebut merupakan prasyarat utama keberhasilan implementasi usulan proses bisnis ini.
Gambar III-2 Usulan Proses Bisnis
Setelah aturan estimasi biaya produksi didapat, informasi pesanan dari konsumen dibandingkan dengan aturan estimasi biaya yang dibangkitkan dari data historis
rancangan produk, sehingga estimasi biaya dapat dilakukan secara analogi berdasarkan produk yang sudah pernah diproduksi. Dengan adanya perangkat lunak pendukung keputusan estimasi biaya ini, proses bisnis estimasi berubah dengan tanpa melibatkan kegiatan perancangan produk dan perancangan proses produksi. Proses bisnis yang dirujuk menerapkan langkah-langkah estimasi biaya dengan metode analogi, yaitu: 1. menentukan atribut di antara sebuah produk dengan produk lain atau kelompok produk. Penentuan atribut dilakukan dengan memilih fitur-fitur produk yang meliputi fitur geometri dan fitur pemesinan. 2. membandingkan produk baru dengan produk historis berdasarkan atribut yang telah ditentukan pada langkah 1. Untuk keperluan perbandingan ini maka perlu disusun kelompok-kelompok produk sehingga sebuah produk baru dapat diperbandingkan dengan kelompok-kelompok produk tersebut. Kelompok produk ini dibuat dengan mempergunakan algoritma K-Means. 3. menentukan harga sebuah produk baru. Secara manual, pakar dapat menentukan secara presisi perbedaan sebuah produk baru terhadap produk atau kelompok produk historis. Perangkat lunak yang dibangun diharapkan dapat membangkitkan rumusan penentuan harga produk baru ini dengan algoritma MLR.
III.3 Kebutuhan Pengguna Berdasarkan usulan proses bisnis pada sub bab III.2, dibutuhkan sebuah perangkat lunak pendukung keputusan dalam penentuan estimasi biaya produk sehingga: 1. proses estimasi biaya dilakukan tanpa melakukan proses perancangan produk dan perancangan proses 2. proses estimasi biaya dapat dilakukan secepat mungkin oleh bagian PPC. Karena itu perangkat lunak pendukung keputusan estimasi biaya harus:
1. mampu membaca dan melakukan ekstraksi data dari file CAD 2. mampu melakukan identifikasi fitur geometri dan pemesinan sebuah rancangan produk yang tersimpan dalam file CAD 3. mampu membangkitkan rumusan estimasi biaya berdasarkan fitur geometri dan fitur pemesinan sebuah produk 4. mampu mengelompokkan sebuah produk baru ke dalam cluster produk dan menentukan estimasi biaya produksi
