ANALISIS PENGENDALIAN INTERN PEMBELIAN
TRANSFER SUKU CADANG NONSTOCK PADA TSO SOEKARNO HATTA BANDUNG
ANALYSIS OF THE INTERNAL CONTROL TRANSFER
PURCHASE OF NONSTOCK PARTS AT
TSO SOEKARNO HATTA BANDUNG
TUGAS AKHIR Disusun sebagai salah satu syarat dalam menyelesaikan pendidikan Diploma III Program Studi Akuntansi Oleh: Tia Dwi Anugrah NIM: 095111026
JURUSAN AKUNTANSI POLITEKNIK NEGERI BANDUNG BANDUNG 2012
ABSTRAK Penelitian ini dilakukan pada TSO (Toyota Sales Operation) Soekarno Hatta Bandung dengan judul Analisis Pengendalian Intern Pembelian Transfer Suku
Cadang Nonstock Pada TSO Soekarno Hatta Bandung. Aktivitas pembelian pada perusahaan dilakukan setiap hari dengan membeli suku cadang untuk kegiatan servis berkala. Untuk pembelian suku cadang diluar kegiatan servis berkala tidak dilakukan order rutin, hanya apabila ada permintaan dari pelanggan. Pembelian ini disebut pembelian transfer suku cadang nonstock. September 2011 lalu, perusahaan mengalami kerugian akibat pelelangan suku cadang. Lelang tersebut dilakukan karena menurut kebijakan perusahaan apabila suku cadang yang berada di gudang parts lebih dari 1 tahun atau 360 hari maka dijual dengan cara lelang. Sebagian suku cadang yang dilelang tersebut adalah suku cadang nonstock akibat salah pembelian atau ketidaksesuian pesanan pelanggan dengan suku cadang yang dipesan kepada pemasok. Penelitian ini dilakukan untuk menganalisis pengendalian intern pembelian transfer suku cadang nonstock pada perusahaan dengan cara menganalisis lima komponen pengendalian intern, yaitu lingkungan pengendalian, aktivitas pengendalian, penilaian resiko, informasi dan komunikasi, dan pengawasan. Berdasarkan hasil penelitian yang dilakukan menunjukkan bahwa pengendalian intern pembelian transfer suku cadang nonstock masih ada sedikit kekurangan. Kekurangan ini ada pada komponen aktivitas pengendalian dan penilaian resiko. Pada aktivitas pembelian, tidak ada dokumen pendukung untuk pembelian suku cadang nonstock yang mengidentifikasikan jumlah yang dipesan dan kuantitasnya. Karena perusahaan berbasis komputerisasi, maka sangat bergantung sekali pada jaringan, terkadang jaringan lam untuk terhubung ke internet sehingga menyebabkan terganggunya aktivitas pembelian. Oleh karena itu, penulis menyarankan untuk adanya dokumen pendukung sebagai identifikasi atas pesanan pelanggan, sehingga memungkinkan terhindarnya kesalahan dalam melakukan pembelian. Selain itu harus ditemukan segera penyebab jaringan koneksi internet yang lama dan segera dilakukan perbaiakn untuk kelancaran proses bisnis perusahaan. Kata kunci: pengendalian intern, pembelian
ABSTRACT
The research was conducted on TSO (Toyota Sales Operation) Soekarno Hatta Bandung entitled Analysis of the Internal Control Transfer Purchases Nonstock Parts At TSO Soekarno Hatta Bandung. Every day the company does the purchasing parts for periodic servicing. To purchase parts service outside the regular order is not done routinely, only if there is demand from customers. This purchase is called the purchase of nonstock parts transfer.\ September 2011, the company lost due to auction parts. According to company policy if parts is in werehouse for of more than 1 year or 360 days, it will be sold by auction. Most of these parts which is sold by an auction is nonstock parts. Incompibilty between parts which comes and costumer order is the cause of nonstock parts action. Based on the results of research conducted, indicates that the internal control transfer purchases nonstock parts there is still a little deficiency. These deficiencies exist in the components of risk assessment and control activities. there is no supporting documents for the purchase of nonstock parts identifying quantities ordered and the quantity. Because the computerized-based , it depends completely on the network, sometimes it takes long time to connect to the internet so it can affect the activity of purchase. Therefore, the authors suggest to the supporting documents as identification of the customer order, thus avoiding possible errors in making a purchase. In addition it should be found to be the cause of internet connection to be done for repairing for smooth business processes.
Keyword: Internal control, purchase
KATA PENGANTAR
Segala puji dan syukur penulis panjatkan atas kehadirat Allah SWT., karena
berkat rahmat dan hidayat Nya lah penulis dapat menyelesaikan laporan tugas
akhir yang berjudul Analisis Pengendalian Intern Pembelian Transfer Suku
Cadang Nonstock Pada TSO Soekarno Hatta Bandung ini tepat pada waktunya. Selama menyelesaikan laporan tugas akhir ini, kesulitan dan hambatan harus dihadapi karena keterbatasan kemampuan. Tetapi atas bimbingan, arahan, dukungan, semangat, dan doa yang tulus dari berbagai pihak, maka penulis dapat menghadapi semua kesulitan dan hambatan tersebut. Terima kasih yang sebesar-besarnya penulis berikan kepada ibu dan bapak yang senantiasa memberikan semangat dan doanya. Dalam kesempatan ini juga, penulis ingin menyampaikan rasa terima kasih yang tulus kepada pihak-pihak yang telah membantu, yaitu: 1.
Bapak Drs. Darya Setia Nugraha, M.Si., atas bimbingan, arahan, dan kisah-kisah inspiratifnya kepada penulis.
2. Bapak Khozin Arief, yang banyak membantu untuk menyempurnakan laporan tugas akhir ini melalui bimbingan dan koreksinya. 3. Ibu Ira Novianty yang telah membantu penulis melalui saran dan bimbingannya.
i
4. Bapak Ade Syaeful Rahman, selaku karyawan bagian Parts TSO
Soekarno Hatta yang banyak membantu penulis dalam penelitian ini.
5. Dosen-dosen
membagikan ilmunya.
Akuntansi Politeknik Negeri Bandung yang telah
6.
Rekan-rekan 3 Akuntansi A yang saling mendukung satu sama lain.
7. Teman-teman kosan yang selalu memberikan semangat dan bantuan. 8. Rekan-rekan HMAK 2009 yang telah memberi dukungan dan doa.
9. Pihak-pihak lain yang tidak dapat disebutkan satu-persatu. Akhir kata semoga laporan tugas akhir ini dapat bermanfaat bagi berbagai pihak yang membacanya.
Bandung, Juni 2012
Penulis
ii
DAFTAR ISI
ABSTRAK
ABSTRACT
KATA PENGANTAR .......................................................................................
DAFTAR ISI ...................................................................................................... iii DAFTAR GAMBAR .........................................................................................
i
v
DAFTAR TABEL ............................................................................................. vi
DAFTAR LAMPIRAN ..................................................................................... vii
BAB I PENDAHULUAN 1.1
Latar Belakang ........................................................................................
1
1.2
Identifikasi Masalah dan Pembatasan Masalah .......................................
3
1.2.1 Identifikasi Masalah ....................................................................
3
1.2.2 Pembatasan Masalah ...................................................................
4
Tujuan dan Manfaat Penelitian ...............................................................
4
1.3.1 Tujuan Penelitian .........................................................................
4
1.3.2 Manfaat Penelitian .......................................................................
5
1.4
Pendekatan Masalah ................................................................................
6
1.5
Metodologi Penelitian dan Sumber data .................................................
8
1.5.1 Metodoligi Penelitian ..................................................................
8
1.5.2 Jenis Data.....................................................................................
8
1.5.3 Sumber Data ................................................................................
9
1.5.4 Teknik Pengumpulan Data ..........................................................
9
1.3
1.6
Alat Analisis Data ................................................................................... 10
1.7
Waktu dan Tempat Penelitian ................................................................. 10
BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1
Pembelian ................................................................................................ 11 2.1.1 Fungsi yang Terkait ..................................................................... 11 2.1.2 Dokumen, Laporan, dan Catatan yang Digunakan ...................... 11 2.1.3 Prosedur Pembelian ..................................................................... 15 iii
2.2
Gambaran Umum Pengendaliaan Intern ................................................. 17 2.2.1 Definisi Pengendaliaan Intern ..................................................... 17
2.2.2 Komponen Pengendaliaan Intern ................................................ 18
BAB III PEMBAHASAN 3.1
Gambaran Umum Perusahaan ................................................................. 28 3.1.1 Sejarah Singkat Perusahaan ......................................................... 28
3.1.2 Visi dan Misi ............................................................................... 30 3.1.3 Kegiatan Perusahaan ................................................................... 31 3.1.4 Struktur Organisasi ...................................................................... 33
3.1.5 Deskripsi Pekerjaan ..................................................................... 34 3.2
Pembahasan ............................................................................................. 39 3.2.1 Pengendalian Intern Pembelian Transfer Suku Cadang Nonstock Pada TSO Soekarno Hatta Bandung............................ 39 3.2.2 Analisis Pengendalian Intern Pembelian Transfer Suku Cadang Nonstock Pada TSO Soekarno Hatta Bandung .............. 46
BAB IV SIMPULAN DAN SARAN 4.1
Simpulan.................................................................................................. 50
4.2
Saran ........................................................................................................ 52
DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN DAFTAR RIWAYAT HIDUP
iv
DAFTAR GAMBAR
Gambar 3.1
Logo Perusahaan ......................................................................... 30
Gambar 3.2
Struktur Organisasi ...................................................................... 33
Gambar 3.3
Diagram Alur Data Konteks ........................................................ 41
Gambar 3.4
Diagram Alur Data Fisik ............................................................. 41
Gambar 3.5
Diagram Alur Data Logika .......................................................... 42
Gambar 3.6
Bagan AlurPembelian Transfer Suku Cadang Nonstok............... 43
Gambar 3.7
Penerapan Pengendalian Intern Pembelian Transfer ................... 49
v
DAFTAR TABEL
Tabel 3.1
Tabel 3.2
Kendaraan Merk Toyota .............................................................. 32 Tabel Entitas dan Aktivitas ......................................................... 41
vi
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1
Dokumen elektronis Purchase Order .......................................... L1
Lampiran 2
Dokumen elektronis Good Receipt Purchase.............................. L2
Lampiran 3
Daftar Suku Cadang Lelang ........................................................ L3
Lampiran 4
Faktur Suku Cadang ................................................................... L4
Lampiran 5
Delivery Order ............................................................................. L5
Lampiran 6
Picking List .................................................................................. L6
Lampiran 7
BTSC ........................................................................................... L7
vii
DAFTAR PUSTAKA
Gellinas, Ulric J, et all. 2005. Accouting Information Systems. Ohio:South Western.
Krismiaji. 2010. Sistem Informasi Akuntansi. Edisi 3. Yogyakarta: UPP STIM YKPN.
Mulyadi. 2001. Sistem Akuntansi. Jakarta: Salemba Empat.
Munaz, Samsuri (23 Februari 2012). Sistem Pengendalian Internal Terhadap Pembelian. Diambil 3 juli 2012 dari http://samsurimunaz.wordpress.com/2012/02/23/bab-i pendahuluan-sistem-pengedalian-internal-terhadap-pembelian/ Romney, Marshall B dan Paul John Steinbart. 2004. Accouting Information Systems. Edisi 9.
Terjemahan Dewi Fitriasari dan Deny Arnos Kwary. Jakarta: Salemba Empat. Sam,
Arianto
(Mei
2010).
Definisi
Pembelian.
Diambil
http://sobatbaru.blogspot.com/2010/05/definisi-pembelian.html
3
juli
2012
dari
Tia Dwi Anugrah
Tempat,Tanggal Lahir
Cirebon, 11 Maret 1991
Jenis Kelamin
Perempuan
Alamat
Jl. Jenderal Sudirman Gg. Sekolah 12 Cirebon
No. Telepon
087729930426
Email
[email protected]
Latar Belakang Pendidikan.... •
2006-2009
Politeknik Negeri Bandung Program Studi Akuntansi
•
2006-2009
SMA Negeri 1 Cirebon
•
2003-2006
SMP Negeri 1 Cirebon
•
1997-2003`
SD Negeri Penggung 1 Cirebon
Pengalaman Organisasi.... •
2010-2011
Bendahara II Kabayan ( Kasenian Baraya Sunda Polban )
•
2009-2011
Anggota Departemen Sosial HMAK ( Himpunan Mahasiswa Akuntansi ), Politeknik Negeri Bandung
•
2006-2009
Anggota PASUS ( Pasukan Khusus ) SMA Negeri 1 Cirebon
Lain-lain.... •
April-Mei 2012
Praktik Kerja pada TSO Soekarno Hatta Bandung
