JURNAL LPKIA, Vol.1 No.1, September 2014
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGOLAHAN DATA PERPUSTAKAAN SMA ADVENT CIMIDI Andy Victor P1 Bob Jeverson S2 Sistem Informasi, Manajemen Informatika, STMIK LPKIA Jln. Soekarno Hatta No. 456 Bandung 40266, Telp. 022 75642823, Fax. 022 7564282 Email :
[email protected],
[email protected] 12
Abstrak Perpustakaan sekolah merupakan salah satu fasilitas yang disediakan oleh sekolah sebagai pendukung dan penunjang proses kegiatan belajar mengajar bagi para murid. Keberadaan sebuah perpustakaan sangat membantu untuk menambah atau meningkatan pengetahuan dan wawasan bagi para murid di sekolah. Dengan meningkatnya fungsi perpustakaan secara maksimal maka diharapkan juga akan memberikan pendidikan yang maksimal bagi para murid. Salah satu langkah yang bisa diterapkan untuk meningkatkan fungsi perpustakaan sekolah adalah dengan menggunakan sistem pengolahan data yang tepat dan cepat. Sistem informasi pengolahan data perpustakaan yang dibutuhkan oleh sekolah nantinya dipergunakan untuk tujuan pencarian data, pencatatan, pengolahan, penyimpanan, melihat kembali dan juga untuk menyalurkan informasi itu sendiri. Dari hal ini rancanglah suatu sistem informasi untuk melakukan pengolahan data perpustakaan. Kata Kunci : Sistem Informasi, Pengolahan Data, Perpustakaan Berdasarkan permasalahan yang ada diatas maka perlu membatasi ruang lingkup dari permasalahan tersebut. Adapun permasalahan yang akan dibahas meliputi : Proses pencarian data buku , proses peminjaman, pengambalian buku dan pembuatan laporan pada SMA Advent Cimindi. Adapun tujuan dari perancangan sistem yang baru adalah sebagai berikut : 1. Mempermudah proses peminjaman dan pengembalian buku, serta mempercepat proses perhitungan denda yang diakibatkan keterlambatan pengembalian buku. 2. Mempermudah proses pencarian data buku.
1. Pendahuluan Perpustakaan sekolah merupakan salah satu fasilitas yang disediakan oleh sekolah sebagai pendukung dan penunjang proses kegiatan belajar mengajar bagi para murid. Keberadaan sebuah perpustakaan sangat membantu untuk menambah atau meningkatan pengetahuan dan wawasan bagi para murid di sekolah. Dengan meningkatnya fungsi perpustakaan secara maksimal maka diharapkan juga akan memberikan pendidikan yang maksimal bagi para murid. Kemajuan teknologi informasi sudah mengalami perkembangan yang pesat, masih ada sekolah atau instansi pendidikan yang belum mengkomputerisasikan sistem sirkulasi dalam perpustakaan dan masih dilakukan secara manual. Hal ini menyebabkan keterlambatan dalam pembuatan laporan yang berkaitan dengan lambatnya informasi sehingga akan banyak menyita waktu dan pengolahan data terhadap kesalahan lebih besar. Berkaitan dengan sistem informasi yang telah ada saat ini pada perpustakaan maka dibutuhkan suatu sistem informasi berbasis komputer untuk mengolah, mengumpulkan, menyimpan dan melihat informasi-informasi pada perpustakaan. Adapun Permasalahan yang ditemukan pada SMA Advent Cimindi, antara lain adalah : 1. Proses sirkulasi yang meliputi peminjaman dan pengembalian buku belum berjalan sebagaimana mestinya. 2. T.idak adanya katalog buku menyebabkan proses pencarian data buku memerlukan waktu yang cukup lama.
2. Dasar Teori Sistem informasi merupakan suatu komponen yang terdiri dari manusia, teknologi informasi, dan prosedur kerja yang memproses, menyimpan, menganalisis, dan menyebarkan informasi untuk mencapai suatu tujuan [2]. Perpustakaan adalah institusi pengelola koleksi karya tulis, karya cetak,dan/atau karya rekam secara profesional dengan sistem yang baku [4]. Metodologi yang digunakan dalam penyusunan sistem informasi ini adalah Waterfall Model. Hal ini disebabkan karena metodologi ini dapat menggambarkan sistem secara utuh dan juga dapat memecahkannya menjadi lebih rinci. Oleh karena itu, alat yang digunakan untuk melakukan pengembangan sistem adalah bagan alir dokumen (Mapping Chart), Diagram Konteks (Context Diagram), Diagram Alir Data (Data Flow Diagram), Kamus Data, Gant Chart dan Structure Chart.[2]
1
JURNAL LPKIA, Vol.1 No.1, September 2014 3. Hasil Penelitian 3.1 Aliran Proses Sistem Berjalan 3.1.1 Prosedur Sistem Berjalan a. Proses Peminjaman Buku Berikut ini prosedur peminjaman yang sedang berjalan dari sistem perpustakaan SMA Advent Cimindi: 1. Setiap siswa yang ingin meminjam buku, menyerahkan buku yang akan dipinjam beserta kartu siswa kepada petugas perpustakaan. 2. Petugas akan memeriksa dari data peminjaman yang dilihat dari buku catatan peminjaman, jika status siswa yang ingin meminjam masih mempunyai tunggakan buku, maka proses peminjaman tidak dapat dilakukan, kemudian kartu dikembalikan kepada siswa yang bersangkutan. Tapi jika status tidak dalam masa peminjaman, maka siswa yang bersangkutan dapat melakukan peminjaman. 3. Petugas mencatat data peminjaman pada buku peminjaman. 4. Kartu pelajar dan buku yang dipinjam diserahkan kembali kepada siswa. 5. Petugas membuatkan laporan peminjaman dan bukti pinjam yang diserahkan kepada siswa
1 Layani Peminjaman
Peminjaman
Siswa
Status Pinjam BCP
Tolak Peminjaman Data Pinjam
2 Catat Peminjaman
Pengembalian
3 Layani Pengembalian
Status Pinjam
Status Denda
Data Kembali
5 Hitung Denda
CD
Data Pinjam
Data Denda, Data Kembali
BPG
4 Catat Pengembalian
Data Denda Data Pengembalian Lap. Peminjaman Kepala Sekolah
Lap. Pengembalian
6 Membuat Laporan
Data Peminjaman
Lap. Denda
Gambar 1 DFD Level 0 Sistem Berjalan
b. Proses Pengembalian Buku Berikut ini prosedur pengembalian buku yang sedang berjalan dari sistem perpustakaan SMA Advent Cimindi: 1. Siswa menyerahkan buku dan kartu pelajar kepada petugas perpustakaan 2. Petugas mengecek data peminjaman dari catatan peminjaman apakah data sesuai dengan buku yang dikembalikan oleh siswa, jika tidak sesuai kartu pelajar berserta buku dikembalikan kepada siswa. 3. Apabila pengembalian melebihi batas waktu yang ditentukan, makan siswa akan dikenakan denda, jika tidak ada denda kartu pelajar dikembalikan kepada siswa. 4. Petugas membuatkan laporan pengembalian buku dan diarsipkan.
3.2 Evaluasi 3.2.1 Tujuan Operasional Sistem Usulan Dengan ditemukannya berbagai masalah dari sistem yang sedang berjalan maka diharapkan sistem yang baru ini dapat mengantisipasinya sehingga dapat lebih menunjang kelancaran, keakuratan, dan efisiensi waktu dari setiap proses yang ada, agar dapat berjalan dengan baik dan lancar. Tujuan yang akan dicapai setelah rancangan sistem baru ini ditetapkan yaitu : 1. Mempermudah dan mempercepat proses peminjaman dan pengembalian serta perhitungan terhadap keterlambatan pengembalian denda. 2. Mempercepat proses pencarian data buku dan siwa pada saat proses peminjaman dan pengembalian buku. 3.2.2 Gagasan Untuk Mencapai Tujuan Untuk dapat merealisasikan tujuan operasional sistem baru yang telah disebutkan pada sub bab sebelumnya, di bawah ini dijabarkan mengenai uraian gagasan untuk mencapai tujuan tersebut. 1. Membuat sistem terintegrasi agar proses peminjaman dan pengembalian dapat dapat berjalan dengan baik. 2. Membuat sistem pencarian data buku dan siswa agar proses peminjaman dapat cepat diproses.
3.1.2 DFD Level 0 Sistem Berjalan DFD merupakan alat yang digunakan pada metodologi pengembangan sistem yang terstruktur dan dapat menggambarkan arus data di dalam sistem. Berikut ini gambar DFD level 0 Sistem Informasi Pengolahan data perpustakaan SMA Advent Cimindi. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar di bawah ini :
3.3 Aliran Proses Sistem Usulan Uraian naratif mengenai aliran informasi beserta gambaran batasan otomatisasi pada sistem yang diusulkan, dapat dijelaskan sebagai berikut :
2
JURNAL LPKIA, Vol.1 No.1, September 2014 1.
2.
3.
Proses peminjaman dilakukan secara komputerisasi setelah siswa menyerahkan kartu siswa beserta buku yang akan dipinjam. Setelah kartu siswa dan buku yang akan dipinjam diserahkan, selanjutnya akan diperiksa status pinjam siswa yang bersangkutan. Kemudian dilakukan proses input data peminjaman oleh petugas. Proses pengembalian buku dilakukan secara komputerisasi setelah siswa membawa kartu siswa beserta buku yang akan dikembalikan, kemudian petugas memriksa data peminjaman, dan mengecek apakah terdapat keterlambatan pengembalian atau tidak, apabila terdapat keterlamabatan akan ada denda sesuai dengan lama keterlambatan pengembalian. Proses pembuatan laporan dilakukan secara komputerisasi, berdasarkan data peminjaman dan pengembalian.
3.4 Rancangan Antar Muka Cari
Pilih Kategori
Masukan Kata Kunci Kamus IDEAL Inggris- Indonesia
Judul
Cari
Judul Pengarang Penerbit RAK Stock Kode
Judul
Pendidikan
Jenis
Pengarang
Penerbit
RAK
Tahun
Jumlah
02154
Kamus IDEAL
SMA
Beli
Suyanto
Pustaka Media
A4
2011
20
Judul
Kamus IDEAL
Pengarang
Suyanto
Penerbit
Pustaka Media
A4
RAK Jumlah
20
Selesai Pencarian
. 3.3.1 DFD Level 0 Sistem Usulan Berikut ini gambar DFD level 0 Sistem Informasi Pemungutan Pajak Air Permukaan usulan sesuai dengan uraian naratif yang telah dijelaskan pada sub bab sebelumnya.
1 Layani Peminjaman
Peminjaman
Siswa
Gambar 3 Dialog screen Pencarian Data Buku
Peminjaman
Proses Peminjaman Buku
No Pinjam
P-07001
Tanggal Pinjam
18 juli 2014
Tanggal Kembali
25 juli 2014
Status Pinjam TP
Tolak Peminjaman Data Pinjam
12345002
Nama Siswa
Todung Barita
Kode Buku
03020001
Judul
Kamus IDEAL Inggris-Indonesia
Cari
Cari Proses
Data Pinjam
2 Input Peminjaman
NO
Kode_buku
Judul
Jumlah
1
03020001
Kamus IDEAL
1
2
03020002
Ekonomi Dasae
1
Baru Simpan Batal
3 Layani Pengembalian
Pengembalian
NIS
Status Pinjam
Hapus Keluar
Status Denda Data Kembali
5 Hitung Denda Data Denda, Data Kembali
4
TPG
Gambar 4 Dialog screen Peminjaman Buku
Data Kembali Data Denda
Input Pengembalian
Data Pengembalian, Data Denda
Lap. Peminjaman 6 Lap. Pengembalian Kepala Sekolah
Lap. Denda
Membuat Laporan
Data Peminjaman Data Buku
Proses Pengembalian Buku
Gambar 2 DFD Level 0 Sistem Usulan
No Kembali
K-08001
Tanggal Pinjam
01 July 2014
No Pinjam
P-08001
Tanggal Kembali
10 July 2014
656332132
Keterlambatan
2
Todung Barita
Denda
Rp. 1000
NIS Nama Siswa
Nomor
Kode Buku
1
541454
Kamus IDEAL
Judul Buku
2
545465
Ekonomi Dasar
Tanggal pengambalian 25 Juli 2014 25 Juli 2014
Keterlambtatan 6 6
Bayar
1000
Kembali
0
Simpan
Baru
Gambar 5 Dialog screen Pengembalian Buku
3
Keluar
j.
Konversi Sistem Implementasi sistem ini adalah proses untuk meletakkan sistem baru agar dapat digunakan. Pengoperasian sistem baru ini dilakukan bersama-sama dengan sistem yang lama. 4.1 Rencana Aktifitas dan Waktu Untuk lebih jelas secara keseluruhan dari rencana dan waktu yang dibutuhkan secara keseluruhan, dapat dilihat pada tabel dibawah ini. Untuk lebih jelas secara keseluruhan dari rencana penerapan sistem ini dapat di lihat pada table di bawah ini
4. Rencana Implementasi Rencana implementasi merupakan tahap awal dari penerapan sistem dengan tujuan dari kegiatan implementasi sistem yang baru ini, agar sistem yang baru dapat beroperasi sesuai dengan yang diharapkan. Langkah – langkah kegiatan pengimplementasian sistem adalah sebagai berikut : a. Penetapan waktu dan anggaran Kegiatan yang pertama dilakukan adalah survey harga dan meminta persetujuan dari Pimpinan. b. Persiapan Tempat, Hardware dan Software Tempat atau ruangan untuk peralatan tersebut dipersiapkan terlebih dahulu, dan memilih hardware dan software yang akan digunakan. c. Pemilihan Operator dan Programmer Salah satu faktor yamg mempunyai peranan penting dalam penerapan sistem baru, yaitu operator. sedangkan yang mempunyai peranan dalam pembuatan program yaitu programmer. Dimana tanpa adanya operator dan programmer, sistem baru yang telah dirancang tidak dapat diimplementasikan. d. Instalasi Hardware dan Software Setelah Hardware dan Softwarenya tersedia maka selanjutnya adalah proses pemasangan Hardware baru dan penginstalan software.
Tabel 1 Rencana Aktifitas dan Waktu 4.2 Jadwal Kegiatan Jadwal kegiatan yang dilakukan akan digambarkan dengna menggunakan Gantt Chart, dimana akan tergambarkan konsumsi waktu yang telah dijadwalkan dan lintasan waktu yang akan digunakan oleh kegiatan tersebut.
e. Pembuatan Program dan User Guide Kegiatan pembuatan program yaitu kegiatan menterjemahkan hasil rancangan ke dalam bentuk yang dapat dibaca oleh komputer. Kemudian membuat petunjuk pengoperasian, agar program yang dibuat dimengerti oleh user dan penggunanya sesuai dengan yang telah ditentukan. f.
Pengetesan dan Perbaikan Program Kegiatan ujicoba program dan apabila masih ada kesalahan akan diperbaiki, hingga dapat berjalan maksimal sesuai dengan yang diharapkan.
g. Pelatihan Operator Operator yang telah dipilih akan mengikuti pelatihan agar memahami sistem yang baru dan dapat menjalankannya dengan baik.
Gambar 6 Gantt Chart 4.3 Kebutuhan Sumber Daya Dalam perancangan serta pengelolaan operasional sistem baru, dibutuhkan beberapa sumber daya perangkat pikir ( Brainware ). Yang terdiri dari : 1. 1 (satu) orang operator sebagai pelaksana pengoperasian terhadap sistem di dalam melakukan kegiatanya.
h. Uji Coba Sistem baru Pengujian sistem baru harus dilakukan untuk mengetahui apakah sistem yang baru tersebut dapat berjalan sesuai dengan rencana atau tidak. i. Evaluasi Sistem Baru dan Perbaikan Kegiatan Evaluasi ini bertujuan untuk mengetahui hasil dari sistem yang baru dibandingkan dengan hasil yang dicapai oleh sistem lama.
2. 1 (satu) orang programmer sebagai pembuat program.
4
3.
1 (satu) orang Database Administrator yang bertanggung jawab terhadap data-data yang ada pada aplikasi ini
DAFTAR PUSTAKA
1. Hidayatuloh, Pryanto (2012) . Visual Basic.Net
1. Kesimpulan Berdasarkan analisis dari penelitian yang kami lakukan, berikut simpulan yang dapat kami uraikan: 1. Sistem informasi perpustakaan yang dirancang dapat membantu proses transaksi peminjamanan dan pengembalian menjadi lebih cepat serta dapat meminimalisir kesalahan yang disebabkan oleh human errror. 2. Aplikasi yan dibangun didukung oleh fasilitas pencarian buku, sehingga informasi buku yang dibutuhkan oleh siswa dapat dengan mudah didapat. Saran atau masukan yang dapat kami berikan untuk menunjang atau pengembangan sistem selanjutnya, sebagai berikut: 1. Untuk peningkatan pelayanan penggunaan barcode scanner dapat diterapkan untuk memudahkan dalam pembacaan data buku, karena petugas hanya mengarahkan kode barcode tepat didepan pemancar sinar laser sehingga lebih praktis. 2. Aplikasi yag penulis rancang maih dalam bentuk aplikasi berbentuk desktop, untuk tahapan pengembangan selanjutnya diharapkan peneliti lain dapat mengembangkan sistem informasi perpustakaan dalam aplikasi yang berbentuk web.
2.
3.
4.
5
Membuat Aplikasi Database dan Program Kreatif. Bandung: Informatika. Informatika .(2013). Data Flow Diagram. [Online]. Tersedia : http://informatika.web.id/data-flowdiagram.htm#more-1675. [10 Mei 2014]. Ebta Setiawan. (2014). Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), (Online), (http://kbbi.web.id/pustaka, diakses 10 July 2014). Kementrian Hukun dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia. (2014). RPP tentang pelaksanaan UU No.43-2007 tentang Perpustakaan, (Online), (http://ditjenpp.kemenkumham.go.id/perkemba ngan-harmonisasi-ruu-tahun-2010/40harmonisasi-ruu/2086-rpp-tentangpelaksanaan-uu-no43-2007-tentangperpustakaan.html, diakses 1 agustus 2014).
