ANALISIS PENGELOLAAN ARSIP PADA BAGIAN TATA USAHA KANTOR PERUM BULOG SUB DIVISI REGIONAL III SURAKARTA
SKRIPSI
Oleh: ANDRIYANI UMI SA’ADAH K7408059
FAKULTAS KEGURURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA JULI 2012
ii
ANALISIS PENGELOLAAN ARSIP PADA BAGIAN TATA USAHA KANTOR PERUM BULOG SUB DIVISI REGIONAL III SURAKARTA
Oleh: ANDRIYANI UMI SA’ADAH K7408059
SKRIPSI Ditulis dan Diajukan untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan Mendapatkan Gelar Sarjana Pendidikan Ekonomi Bidang Keahlian Khusus Pendidikan Administrasi Perkantoran Jurusan Pendidikan Ilmu Pengetahuan Sosial
FAKULTAS KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA JULI 2012 iii
iv
v
ABSTRAK Andriyani Umi Sa’adah. ANALISIS PENGELOLAAN ARSIP DI BAGIAN TATA USAHA KANTOR PERUM BULOG SUB DIVISI REGIONAL III SURAKARTA. Skripsi. Surakarta, Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan Universitas Sebelas Maret Surakarta. Juni 2012. Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui: (1) Pelaksanaan pengelolaan arsip di bagian Tata Usaha kantor Perum Bulog Sub Divisi Regional III Surakarta, (2) Hambatan-hambatan yang dihadapi dalam pelaksanaan pengelolaan arsip di bagian Tata Usaha kantor Perum Bulog Sub Divisi Regional III Surakarta, dan (3) Upaya-upaya yang dilakukan untuk mengatasi hambatan yang dihadapi dalam pelaksanaan pengelolaan arsip di bagian Tata Usaha kantor Perum Bulog Sub Divisi Regional III Surakarta. Penelitian ini menggunakan metode pendekatan deskriptif kualitatif dengan strategi penelitian tunggal terpancang. Teknik pengambilan sampel yang digunakan adalah purposive dan snowball sampling. Sumber data yang digunakan adalah informan, tempat dan peristiwa, serta arsip dan dokumen. Teknik pengumpulan data dengan wawancara, participant observation dan dokumentasi. Validitas data menggunakan triangulasi sumber dan triangulasi metode. Teknik analisis data yang digunakan adalah model analisis interaktif. Berdasarkan hasil penelitian dapat disimpulkan bahwa (1) Pelaksanaan pengelolaan arsip di bagian Tata Usaha kantor Perum Bulog Sub Divisi Regional III Surakarta meliputi: (a) Sistem pengelolaan arsip yang terdiri dari penciptaan arsip (pembuatan form dan konsep surat), pemanfaatan arsip (pengurusan surat masuk dan surat keluar, dan referensi berupa klasifikasi, kode, indeks) penyimpanan arsip, retrieval (peminjaman dan penemuan kembali arsip), dan disposisi arsip (pemeliharaan, pemindahan, penyusutan dan pemusnahan arsip). (b) Fasilitas kearsipan yang terdiri dari peralatan (komputer, printer, mesin fotocopy, faxcimile, Air Conditioner (AC), stampel, stapler, remover, perforator, almari arsip, meja dan kursi) dan perlengkapan (kertas, bolpoin, lembar desposisi, buku agenda surat masuk dan keluar, buku ekspedisi intern dan ekstern, amplop surat, dan ordner). (c) Pegawai kearsipan yang kurang berkompeten di bidangnya. (d) Ruangan pengelolaan arsip telah memperhatikan aspek warna, suara, udara dan cahaya yang baik. (2) Hambatan-hambatan yang dihadapi dalam pelaksanaan pengelolaan arsip adalah minimnya pengetahuan pegawai tentang kearsipan, belum adanya pegawai kearsipan yang benar-benar kompeten di bidangnya, tempat penyimpanan arsip yang kurang memadai dan kurangnya perhatian terhadap penyimpanan arsip. (3) Upaya-upaya yang dilaksanakan dalam mengatasi hambatan dalam pelaksanaan pengelolaan arsip adalah dengan menggunakan sarana dan prasarana semaksimal mungkin, menambah pengetahuan pegawai melalui sharing pengalaman dengan pegawai senior ataupun siswa Prakerin, dan memperluas tempat penyimpanan arsip dengan membuat gedung baru yang berfungsi sebagai depo arsip.
Kata kunci: arsip, pengelolaan arsip, kearsipan. vi
ABSTRACT
Andriyani Umi Sa'adah. ARCHIVES MANAGEMENT ANALYSIS AT OFFICE ADMINISTRATION OF PERUM BULOG SUB DIVISI REGIONAL III SURAKARTA. Skipsi. Surakarta, Faculty of Teacher Training and Education Sebelas Maret University. June 2012. The aim of this research is to know: (1) Archives management execution at Office Administration part of Perum Bulog Sub Divisi Regional III Surakarta, (2) Obstacles faced in archives management execution at Office Administration of Perum Bulog Sub Divisi Regional III Surakarta, and (3) Efforts that done to overcome the obstacles in archives management execution at Office Administration of Perum Bulog Sub Divisi Regional III Surakarta. Method of the research used is qualitative descriptive with embedded case study strategy. Sampling techniques used are purposive and snowball sampling. Data sources used are informant, place and event, archives and document. Data collecting technique is performed by using method of interview, participant observation and documentation. Data validity uses triangulation source and triangulation method. Data analysis technique used is analysis interactive model. The result of data analysis shows that: (1) Archives management execution at office administration of Perum Bulog Sub Divisi Regional III Surakarta cover: (a) Archives management system consist of creating archives (making form and mail concept), archives utilization (incoming and outgoing letter treatment, and referencing as classifying, coding, and indexing), storage, retrieval (loaning and find back), and archive dispodition (rescuing, transfering, waning and destruction). (b) Facilities of records consist of devices (computer, printer, photocopier, faxcimile, Air Conditioner (AC), stampel, stapler, remover, perforator, archives cupboard, table and chair) and equipments (papers, ballpoints, desposition sheets, incoming and outing letter diaries, internal and external expedition books, mail envelopes, and ordners) (c) Record Officers are incompetent at the area. (d) Archives management room pay attention to the colour aspect, voice, air and good light. (2) Obstacles faced in archives management execution at Office Administration of Perum Bulog Sub Divisi Regional III Surakarta are the minimum erudition of official about records, there is no competent officer at the area, tools and infrastructures are less and undercommunication attention towards archives storage. (3) Efforts carried out in overcoming obstacles in archives management execution at Office Administration of Perum Bulog Sub Divisi Regional III Surakarta have been doing by maximality in using tools and infrastructures, increase official erudition by sharing experience with senior officers or On The Job Training students, and expanding archives repository with making new building functioned as archives warehouse.
keyword: archives, archives management, records.
vii
MOTTO
Sesungguhnya sesudah kesulitan itu ada kemudahan, maka apabila kamu telah selesai (dari suatu urusan) kerjakanlah dengan sungguh-sungguh (urusan) yang lain dan kepada Tuhanmulah hendaknya kamu berharap (Q.S. Al Insyiroh: 6-8)
Banyak kegagalan dalam hidup ini dikarenakan orang-orang tidak menyadari betapa dekatnya mereka dengan keberhasilan saat mereka menyerah (Thomas Alva Edison)
Kemarin adalah kenangan, hari ini adalah kenyataan, esok adalah harapan. Dengan berbekal kenangan kemarin, kerjakan yang terbaik kenyataan hari ini agar memperoleh harapan yang terindah di esok hari (Peneliti)
Allah SWT tidak memberikan apa yang kita inginkan, namun Allah SWT memberikan apa yang kita butuhkan karena apa yang kita inginkan belum tentu merupakan apa yang kita butuhkan (Peneliti)
viii
PERSEMBAHAN
Karya ini kupersembahkan untuk : 1.
Ibu dan Bapakku Tercinta (Wonderwoman dan Supermanku), atas doa, semangat, dan pemberi inspirasi terbaikku
2.
Mas, Mbak dan Adik-adikku tersayang yang selalu memberi
semangat
dan
mendengarkan
keluh
kesahku. 3.
Yugo yang selalu mengajarkan tentang perjuangan dan penyemangat hidupku
4.
Indah, Riana, Bekti, Nopik, Umi, Diyan dan Aliph yang selalu menyemangati dan memberikan inspirasi kepadaku
5.
Rekan-rekan
seperjuangan
Administrasi Perkantoran ‘08 6.
Almamater
ix
BKK
Pendidikan
KATA PENGANTAR
Puji syukur peneliti panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah melimpahkan rahmat, hidayah serta inayah-Nya sehingga peneliti dapat menyelesaikan skripsi ini dengan baik untuk memenuhi persyaratan mendapatkan gelar Sarjana Pendidikan. Dalam penyusunan skripsi ini tentunya peneliti mengalami berbagai hambatan yang tidak dapat diselesaikan sendiri. Namun hambatan-hambatan tersebut dapat teratasi dengan adanya bantuan dari pihak lain. Untuk itu peneliti ingin mengucapkan terima kasih kepada: 1. Prof. Dr. M. Furqon Hidayatullah, M. Pd, selaku Dekan Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan Universitas Sebelas Maret Surakarta 2. Drs. Syaiful Bachri, M.Pd, selaku Ketua Jurusan Pendidikan Ilmu Pengetahuan Sosial yang telah memberikan izin penulisan sripsi ini. 3. Dr. Wiedy Murtini, M.Pd, selaku pembimbing I yang telah memberikan bimbingan, pengarahan dengan bijaksana. 4. Susantiningrum, S.Pd., S.E., M.AB, selaku pembimbing II yang telah memberikan dorongan, semangat, dan bimbingan dengan baik. 5. Tim Penguji Skripsi yang bersedia menguji dan memberikan kritik dan saran. 6. Drs. Tri Fajaryanto, selaku Kepala Sub Divisi Regional Perum Bulog Surakarta yang telah memberikan izin untuk melakukan penelitian di instansi tersebut 7. Ibu Sri Lestari selaku kepala Tata Usaha Perum Bulog yang telah memberikan bimbingan dan bantuan dalam pelaksanaan penelitian ini, serta kepada seluruh pegawai dan staf karyawan Perum Bulog yang membantu penulisan skripsi ini. 8. Bapak, Ibu, Mas, Mbak, Adik-adik dan Yugo yang dengan setia memberikan dukungan, semangat, dan bantuan dalam bentuk moral dan spiritual. 9. Teman-teman seperjuangan di BKK Pendidikan Administrasi Perkantoran. 10. Semua pihak yang tidak dapat peneliti sebutkan satu per satu, yang telah membantu dalam menyelesaikan skripsi ini. x
Semoga amal kebaikan semua pihak tersebut mendapatkan imbalan dari Alloh SWT, amin ya Rabbal’alamin. Peneliti menyadari dalam penulisan skripsi ini masih terdapat banyak kekurangan, namun peneliti berharap skripsi ini dapat bermanfaat bagi pembaca pada umumnya dan perkembangan ilmu pengetahuan pada khususnya.
Surakarta, 4 Juli 2012
Peneliti
xi
DAFTAR ISI
Halaman HALAMAN JUDUL ......................................................................................
i
HALAMAN PERNYATAAN .......................................................................
ii
HALAMAN PENGAJUAN ........................................................................... iii HALAMAN PERSETUJUAN ......................................................................
iv
HALAMAN REVISI ......................................................................................
v
HALAMAN PENGESAHAN ........................................................................
vi
HALAMAN ABSTRAK ............................................................................... vii HALAMAN MOTTO ....................................................................................
ix
HALAMAN PERSEMBAHAN ....................................................................
x
KATA PENGANTAR ...................................................................................
xi
DAFTAR ISI .................................................................................................. xiii DAFTAR GAMBAR ..................................................................................... xvi DAFTAR TABEL .......................................................................................... xvii DAFTAR LAMPIRAN ..................................................................................xviii BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah ................................................................. 1 B. Perumusan Masalah ....................................................................... 5 C. Tujuan Penelitian ............................................................................ 6 D. Manfaat Penelitian ......................................................................... 6 BAB II KAJIAN PUSTAKA A. Kajian Teori ................................................................................... 8 1. Kajian tentang Pengelolaan ...................................................... 8 2. Kajian tentang Arsip dan Kearsipan ......................................... 10 a. Pengertian Arsip ................................................................. 10 b. Nilai Guna Arsip................................................................. 12 c. Jenis Arsip .......................................................................... 13 d. Fungsi dan Peranan Arsip ................................................... 17 e. Pengertian Kearsipan .......................................................... 17 xii
3. Kajian tentang Manajemen Kearsipan...................................... 19 a. Pengertian Manajemen Kearsipan ....................................... 19 b. Tujuan Pengelolaan Arsip.................................................... 21 c. Sistem pengelolaan Arsip .................................................... 22 B. Penelitian Yang Relevan ................................................................ 46 C. Kerangka Berpikir .......................................................................... 50 BAB III METODOLOGI A. Tempat dan Waktu Penelitian ........................................................ 53 1. Tempat Penelitian ..................................................................... 53 2. Waktu Penelitian ...................................................................... 54 B. Pendekatan dan Jenis Penelitian..................................................... 54 1. Pendekatan Penelitian .............................................................. 54 2. Strategi Penelitian .................................................................... 55 C. Data dan Sumber Data ................................................................... 56 D. Teknik Pengambilan Sampel (Cuplikan) ....................................... 58 E. Pengumpulan Data ......................................................................... 58 F. Uji Validitas Data ........................................................................... 61 G. Analisis Data .................................................................................. 63 H. Prosedur Penelitian......................................................................... 64 BAB IV HASIL PENELITIAN A. Deskripsi Lokasi/Objek Penelitian ................................................. 66 1. Lokasi Perusahaan .................................................................... 66 2. Tinjauan Singkat Perum Bulog ................................................ 66 3. Visi dan Misi Perum Bulog ...................................................... 68 4. Struktur Organisasi Perusahaan ............................................... 69 B. Deskripsi Temuan Penelitian ......................................................... 71 1. Pelaksanaan Pengelolaan Arsip................................................ 71 a. Sistem Pengelolaan Arsip .................................................. 71 b. Fasilitas Kearsipan ............................................................. 92 c. Petugas Kearsipan .............................................................. 95 d. Ruang Arsip ....................................................................... 96 xiii
2. Hambatan-hambatan dalam Pengelolaan Arsip ....................... 98 3. Upaya-upaya Untuk Mengatasi Hambatan .............................. 101 C. Temuan Studi yang Dihubungkan dengan Kajian Teori ................ 103 1. Pelaksanaan Pengelolaan Arsip................................................ 103 2. Hambatan-hambatan dalam Pengelolaan Arsip ....................... 116 3. Upaya-upaya Untuk Mengatasi Hambatan .............................. 117 BAB V SIMPULAN, IMPLIKASI DAN SARAN A. Simpulan ........................................................................................ 118 B. Implikasi ......................................................................................... 120 C. Saran ............................................................................................... 120 DAFTAR PUSTAKA .................................................................................... 123 LAMPIRAN .................................................................................................... 125
xiv
DAFTAR GAMBAR
Gambar
Halaman
1
Pembagian Jenis Arsip Menurut Beberapa Segi ....................................... 17
2
Daur Hidup Arsip....................................................................................... 20
3
Prosedur Kearsipan ................................................................................... 26
4
Bagan Kerangka Berpikir.......................................................................... 52
5
Bagan Analisis Data .................................................................................. 64
6
Bagan Prosedur Penelitian ........................................................................ 65
7
Struktur Organisasi Perum Bulog ............................................................. 70
8
Cara Pemberian Nomor Agenda Surat Masuk .......................................... 74
9
Baju Surat .................................................................................................. 76
10 Cara Pemberian Nomor Agenda Surat Keluar .......................................... 80
xv
DAFTAR TABEL
Tabel
Halaman
1
Buku Agenda Surat Masuk ........................................................................ 74
2
Buku Permohonan Kontrak ........................................................................ 75
3
Buku Ekspedisi Intern ................................................................................ 77
4
Buku Agenda Surat Keluar ........................................................................ 80
5
Buku Ekspedisi Ekstern Umum ................................................................. 81
6
Buku Ekspedisi Ekstern ke Divre Jateng ................................................... 82
7
Buku Ekspedisi Ekstern ke Gudang ........................................................... 83
xvi
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran
Halaman
1
Jadwal Pelaksanaan dan Penyusunan Skripsi ........................................... 125
2
Guide Interview ........................................................................................ 126
3
Field Note.................................................................................................. 127
4
Keputusan Direksi Perum Bulog............................................................... 137
5
Foto Kegiatan ............................................................................................ 140
6
Struktur Organisasi ................................................................................... 143
xvii
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah Jaman yang semakin maju menuntut manusia untuk menciptakan teknologi yang lebih canggih, praktis, efektif dan efisien. Begitu pula dalam kemajuan bisnis di sektor pemerintah dan swasta. Semakin maju suatu organisasi, maka akan semakin banyak diperlukan informasi-informasi baik bersifat internal maupun eksternal yang akan membantu pelaksanaan manajemen dari organisasi tersebut. Dan untuk dapat mengolah manajemen dengan baik, diperlukan informasi yang teliti, tepat dan cepat. Salah satu sumber informasi dari kegiatan suatu organisasi adalah arsip. Setiap aktivitas yang dilakukan oleh organisasi, baik organisasi pemerintah maupun swasta, selalu berkaitan dengan masalah arsip. Hal ini dikarenakan arsip mempunyai peranan yang sangat penting dalam penyajian informasi bagi pimpinan untuk membuat keputusan dan merumuskan kebijakan, oleh sebab itu untuk dapat menyajikan informasi yang lengkap, cepat dan benar harus ada sistem dan produk kerja yang baik dalam bidang kearsipan. Seiring dengan perkembangan organisasi, maka kegiatan-kegiatan dalam organisasi tersebut juga bertambah banyak. Dengan demikian maka akan diimbangi dengan bertambah banyak pula arsip yang harus dikelola. Kondisi tersebut memerlukan suatu pengelolaan arsip yang baik, karena tata kearsipan merupakan memori/pusat ingatan dari suatu organisasi yang mampu membantu jalannya kegiatan kantor, terlebih untuk organisasi yang bersifat pelayanan publik. Organisasi yang kegiatannya banyak berhubungan dengan pelayanan kepada masyarakat harus mampu melaksanakan pengelolaan arsip dengan baik. Organisasi-organisasi pemerintah misalnya, kantor kelurahan, kantor pajak, lembaga-lembaga pemerintah dan lembaga-lembaga tinggi negara yang lain merupakan tempat-tempat yang memerlukan pengelolaan arsip yang optimal. Dengan dikelolanya arsip dengan optimal, maka pelayanan yang diberikan oleh organisasi tersebut juga akan optimal. Hal tersebut berarti bahwa pemerintah 1
2
mampu memberikan kepuasan kepada masyarakat terhadap kinerjanya. Bila penataan atau penyimpanan arsip tidak dikelola dengan baik, maka akan berimbas terhadap pelayanan masyarakat yang sangat dan tidak memuaskan. Hal ini tentu akan merugikan berbagai pihak. Arsip diperlukan di perkantoran untuk membantu pelayanan eksternal misalnya pelayanan kerja sama dengan pelanggan, ataupun keperluan informasi internal misalnya pengambilan keputusan oleh pimpinan. Untuk itu arsip mempengaruhi seluruh kegiatan dan proses yang berhubungan dengan pengelolaan disegala bidang yang terdapat dalam organisasi perkantoran. Mengingat betapa pentingnya arsip bagi suatu organisasi perkantoran dan merupakan urat nadi bagi seluruh kegiatan dalam organisasi perkantoran, sehingga diperlukan sistem pengelolaan yang baik dan benar. Ironisnya, dewasa ini masih banyak kantor-kantor yang belum melakukan pengelolaan arsip dengan baik. Masih banyak dijumpai arsip-arsip yang hanya ditumpuk begitu saja, dan tidak disimpan dengan baik sehingga mudah rusak dan sulit untuk menemukannya kembali bila sewaktu-waktu diperlukan kembali. Kenyataan bahwa bidang kearsipan belum mendapat perhatian khusus dalam jaringan informasi, maka dipandang perlu untuk segera memberikan petunjuk kerja yang praktis tentang bagaimana seharusnya arsip-arsip tersebut diterima, disimpan dan dipergunakan kembali. Agar pengelolaan arsip dapat berjalan dengan baik dan dapat membantu kelancaran organisasi dalam mencapai tujuannya, maka sistem kearsipan harus dibenahi dan diubah dengan sistem yang lebih cocok dan sesuai dengan kebutuhan organisasi. Dengan demikian bidang kearsipan juga merupakan bidang yang penting dan sama pentingnya dengan bidang-bidang yang lain, sehingga bidang ini tidak boleh diabaikan begitu saja dan tidak sembarang orang ditempatkan di posisi ini. Beberapa faktor yang menyebabkan kantor-kantor belum atau tidak melakukan penataan terhadap arsip sebagaimana mestinya antara lain adalah kurangnya kesadaran pegawai ataupun pimpinan akan pentingnya arsip dalam organisasi. Kemungkinan yang lain adalah tidak tersedianya pegawai yang cakap
3
dan ahli dalam bidang kearsipan itu sendiri. Dengan demikian pembinaan terhadap pegawai-pegawai tersebut harus terus dilaksanakan agar para pegawai tersebut mampu bekerja secara profesional. Tata kearsipan memegang
peranan yang sangat penting dalam
kelangsungan hidup organisasi. Hal ini dikarenakan penataan arsip yang baik akan sangat membantu pelaksanaan tugas pekerjaan untuk diselesaikan tepat pada sasaran dan dapat mengurangi pemborosan baik dari segi waktu, biaya dan tenaga. Dalam pasal 3 UU No. 7 tahun 1971 telah dirumuskan tentang tujuan dilaksanakannya pengelolaan arsip atau kearsipan. Tujuan kearsipan tersebut adalah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggung jawaban tersebut bagi pemerintah (Barthos, 2009). Mengingat peranan arsip yang begitu penting bagi kehidupan berorganisasi, maka keberadaan arsip di kantor benar-benar dapat mendukung dalam penyelesaian pekerjaan yang dilakukan semua personil dalam organisasi. Tujuan kearsipan itu sendiri adalah menyediakan data dan informasi secepat-cepatnya dan setepat-tepatnya kepada yang memerlukan. Untuk dapat mencapai tujuan tersebut diperlukan pengelolaan arsip yang efektif dan efisien dengan cara memahami masalah apa yang terkandung didalam arsip. Sistem penyimpanan arsip dikatakan baik apabila waktu arsip yang diperlukan dapat diketemukan kembali dengan cepat dan tepat, sehingga diperlukan penataan arsip yang sistematis dan efektif, karena sistem penyimpanan arsip tidak lepas dari kegiatan penataan arsip dan penemuan kembali. Faktor lain dari keberhasilan suatu manajemen juga dipengaruhi oleh sarana dan prasarana yang digunakan untuk menyimpan arsip dan efisiensi pemakaian peralatan tersebut. Semua itu tidak bisa lepas dari faktor sumber daya manusianya itu sendiri, keterbatasan sumber daya manusia biasanya akan membawa dampak yang negatif saat arsip itu akan disimpan atau diperlukan kembali.
4
Dengan demikian dapat dilihat bahwa tata kearsipan mempunyai peranan yang sangat besar demi kelangsungan hidup suatu organisasi walaupun pada kenyataannya pelaksanaan tata kearsipan tersebut masih banyak diabaikan berbagai pihak. Banyak organisasi baik pemerintah maupun swasta mengabaikan tata kearsipan dalam organisasi, yang pada akhirnya akan mengakibatkan berbagai kesulitan dalam pelaksanaan tugas organisasi. Kesulitan-kesulitan yang umumnya terjadi tersebut antara lain : (1) Tidak dapat menemukan kembali secara cepat surat yang diperlukan oleh pimpinan instansi atau satuan organisasi lain. (2) Peminjaman/pemakaian suatu surat oleh pimpinan atau satuan organisasi lainnya yang jangka waktunya sangat lama bahkan kadang-kadang tidak dikembalikan. (3) Bertambahnya terus menerus surat-surat ke bagian arsip tanpa penyingkiran sehingga tempat atau peralatan tidak mencukupi. (4) Tata kerja dan peralatan kearsipan tidak mengikuti perkembangan dalam ilmu kearsipan modern sebagai akibat dari pegawai-pegawai arsip tidak cukup dan kurangnya bimbingan yang teratur (Gie, 2007). Demikian halnya pada Kantor Perum Bulog Sub Divisi Regional III Surakarta, yang pada penelitian ini akan peneliti singkat dengan Kantor Perum Bulog Sub Divre III Surakarta, arsip berfungsi sebagai penunjang kelancaran pelaksanaan tugas pokok bagi pimpinan dalam membuat atau mengambil suatu keputusan secara tepat dalam menghadapi suatu masalah. Semua itu tergantung kepada kecepatan dan ketepatan informasi yang terkandung didalam arsip. Oleh karena itu sistem pengelolaan arsip harus diarahkan sesuai dengan kegunaan bagi kepentingan petugas arsip maupun pimpinan yang akan memakainya. Namun pada kenyataannya, sistem pengelolaan arsip yang digunakan pada Kantor Perum Bulog Sub Divisi Regional III Surakarta berjalan kurang baik dan menemui beberapa masalah. Masalah-masalah yang terjadi tersebut antara lain adalah sulitnya menemukan kembali arsip yang disimpan apabila sewaktu-waktu diperlukan. Hal ini terjadi terutama pada arsip yang telah disimpan dalam kurun waktu tiga tahun. Beberapa penyebab sulitnya menemukan arsip tersebut antara lain : (1) Kurangnya ketelitian pegawai sehingga arsip tidak disimpan sesuai
5
dengan prosedur yang seharusnya. (2) Kurang tersedianya ruang yang memadai dalam hal penyimpanan arsip, sehingga arsip hanya ditumpuk dan tidak ditata dengan baik. Dengan demikian kemungkinan besar banyak arsip terselip dan sulit untuk ditemukan kembali dengan cepat. (3) Masalah yang paling menonjol adalah kurang tersedianya pegawai yang ahli di bidang kearsipan. Hal ini disebabkan karena petugas yang dipilih di bagian Tata Usaha bersifat rolling, yaitu setiap pegawai akan diganti dalam kurun waktu tertentu sesuai dengan kebijakan pimpinan. Dengan demikian, setiap pegawai baru hanya akan melanjutkan apa yang dikerjakan oleh pegawai yang sebelumnya, tanpa mengubah tatanan dan prosedur yang telah digunakan sebelumnya. Data-data tersebut peneliti peroleh dari hasil wawancara peneliti dengan salah satu pegawai senior bagian Tata Usaha Perum Bulog Sub Divisi Regional III Surakarta, dan serta dari hasil pengamatan peneliti selama peneliti melaksanakan observasi awal pada perusahaan tersebut. Melihat kenyataan tersebut dan menyadari betapa pentingnya arsip dikelola dengan baik oleh kantor atau organisasi, maka peneliti tertarik untuk mengadakan penelitian tentang “ANALISIS PENGELOLAAN ARSIP PADA
BAGIAN
TATA USAHA KANTOR PERUM BULOG SUB DIVISI REGIONAL III SURAKARTA”
B. Perumusan Masalah
Masalah adalah setiap kesulitan yang menggerakkan orang untuk memecahkannya. Dengan demikian suatu masalah dapat diselesaikan jika ada keinginan dan motivasi individu yang bersangkutan untuk memecahkan masalah tersebut. Berdasarkan latar belakang masalah yang telah diuraikan, maka dalam penelitian ini dapat dirumuskan masalah sebagai berikut :
6
1. Bagaimana pelaksanaan pengelolaan arsip di bagian Tata Usaha Kantor Perum Bulog Sub Divre III Surakarta? 2. Hambatan-hambatan apa saja yang dihadapi dalam usaha pelaksanaan pengelolaan arsip di bagian Tata Usaha Kantor Perum Bulog Sub Divre III Surakarta? 3. Usaha-usaha apa saja yang dilakukan untuk mengatasi hambatan-hambatan dalam pengelolaan arsip di bagian Tata Usaha Kantor Perum Bulog Sub Divre III Surakarta?
C. Tujuan Penelitian
Setiap pekerjaan apapun bentuk dan jenisnya pasti mempunyai tujuan yang hendak dicapai. demikian pula dengan penelitian ini, peneliti juga mempunyai tujuan yang ingin dicapai. Sesuai dengan pokok permasalahan yang telah dikemukakan sebelumnya, maka yang menjadi tujuan penelitian ini adalah : 1. Untuk mengetahui bagaimana pelaksanaan pengelolaan arsip di bagian Tata Usaha Kantor Perum Bulog Sub Divre III Surakarta. 2. Untuk mengetahui hambatan-hambatan apa saja yang dihadapi dalam pelaksanaan pengelolaan arsip di bagian Tata Usaha Kantor Perum Bulog Sub Divre III Surakarta. 3. Untuk mengetahui usaha-usaha apa saja yang dilakukan untuk mengatasi hambatan-hambatan dalam melaksanakan pengelolaan arsip di bagian Tata Usaha Kantor Perum Bulog Sub Divre III Surakarta.
7
D. Manfaat Penelitian
Setiap orang melakukan kegiatan selalu mempunyai tujuan tertentu, sehingga kegiatan yang mengandung manfaat baik bagi diri sendiri maupun pihak lain. Sebuah penelitian adalah penting untuk menghasilkan informasi yang rinci, akurat dan aktual yang memberikan manfaat dalam menjawab permasalahan peneliti. Manfaat penelitian ini adalah untuk memberikan gambaran yang jelas dalam menjawab permasalahan. Dalam penelitian ini, ada dua manfaat yang dapat diambil, yaitu manfaat teoritis dan manfaat praktis. Manfaat teoritis dimaksudkan sebagai langkah mengembangkan ilmu pengetahuan yang berkaitan, sedangkan manfaat praktis adalah sebagai pemecahan masalah secara nyata. Adapun manfaat yang bisa diambil dalam penelitian ini, antara lain ialah : 1.
Manfaat teoritis a. Memberi masukan dalam pengembangan ilmu pengetahuan khususnya tentang Manajemen Perkantoran terutama di bidang Pengelolaan Dokumen dan Kearsipan. b. Sebagai bahan kajian teori-teori ilmu manajemen perkantoran.
2. Manfaat praktis a. Untuk memberikan masukan bagi pimpinan kantor Perum Bulog Sub Divre III Surakarta dalam pengambilan keputusan yang berhubungan dengan pengelolaan dokumen dan kearsipan. b. Untuk dijadikan bahan acuan bagi peneliti lain untuk penelitian sejenis.
BAB II KAJIAN PUSTAKA
A. Kajian Teori 1. Kajian tentang Pengelolaan Pengelolaan dalam Himpunan Kamus Besar Bahasa Indonesia adalah proses yang membantu merumuskan kebijaksanaan dan tujuan yang memberikan pengawasan pada semua hal yang terlibat dalam pelaksanaan dan pencapaian tujuan (2003). Poerwadarminta mendefinisikan bahwa pengelolaan juga biasa diartikan penyelenggaraan suatu kegiatan (2002). Pengelolaan bisa diartikan manajemen, dalam hal ini Handoko menjelaskan bahwa manajemen yaitu suatu proses kegiatan yang dimulai dari perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan usaha-usaha para anggota organisasi dan penggunaan sumber daya – sumber daya organisasi lainnya agar mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan (1997). Senada dengan hal tersebut, Siagian menjelaskan bahwa manajemen merupakan kemampuan atau ketrampilan untuk memperoleh suatu hasil dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya dengan menggunakan kegiatan orang lain (2001). Berdasarkan beberapa pendapat tersebut, maka dapat dijelaskan bahwa pengelolaan atau manajemen memiliki beberapa fungsi yaitu perencanaan (planning),
pengorganisasian
(organizing),
pengarahan
(actuating),
dan
pengawasan (controlling). Fungsi-fungsi tersebut saling berkaitan dan saling menunjang satu sama lain. Jika salah satu fungsi tidak dilaksanakan dengan baik, maka akan mempengaruhi pelaksanaan fungsi-fungsi yang lain. Aktivitas pertama dan utama dalam organisasi adalah perencanaan (planning). Organisasi tidak akan menjalankan aktivitasnya tanpa adanya perencanaan. Dengan adanya perencanaan, maka ada pedoman yang menjadi dasar dalam setiap langkahnya. Perencanaan merupakan suatu proses penentuan segala sesuatu di masa sekarang untuk aktivitas yang dilakukan di masa yang akan 8
9 datang. Terdapat beberapa bentuk rencana yang biasa dilakukan oleh organisasi, yaitu: Program, Standar, Anggaran, Acara, Siasat, Metode, Kebijakan, Prosedur, dan Peraturan. Aktivitas manajemen yang kedua adalah pengorganisasian (organizing). Setelah menetapkan rencana, maka kegiatan-kegiatan yang diperlukan untuk mencapai tujuan itu dibagi-bagi antara anggota manajemen dan bawahannya. Dengan kata lain, pengorganisasian merupakan suatu proses kegiatan untuk menetapkan bentuk dan pola organisasi, serta penggolongan tugas tiap anggota dan delegasi kekuasaannya. Kemudian aktivitas manajemen yang ketiga adalah pengarahan (actuating). Aktivitas pengarahan sangat diperlukan dalam kegiatan manajemen. Untuk melaksanakan kegiatannya, manajer perlu mengambil berbagai tindakan untuk mengarahkan bawahannya seperti: kepemimpinan, perintah, instruksi, komunikasi dan nasehat. Kegiatan pengarahan ini harus dilakukan setiap waktu agar dapat mengantisipasi segala hambatan ataupun untuk menyelesaikan permasalahan yang dihadapi. Dan aktivitas manajemen yang terakhir adalah pengawasan (controlling). Pengawasan merupakan suatu proses pengamatan segala aktivitas organisasi untuk menjamin bahwa aktivitas yang dilakukan telah sesuai dengan rencana yang ditetapkan sebelumnya. Pengawasan bertujuan untuk mengetahui pelaksanaan rencana, kesulitan yang terjadi, mengantisipasi hambatan dan mencari jalan keluar dari hambatan-hambatan yang terjadi. Perencanaan dan pengawasan diibaratkan sebagai dua sisi dari satu keping mata uang yang tidak dapat dipisahkan. Maksudnya, pengawasan tanpa perencanaan maka tidak akan terlaksana dengan baik karena tidak adanya pedoman yang digunakan dalam pengawasan. Demikian pula perencanaan tanpa pengawasan, maka tidak akan dapat diketahui sampai dimana rencana yang sudah dijalankan. Untuk itu, kedua fungsi manajemen ini sangat erat kaitannya. Dari penjelasan di atas dapat disimpulkan bahwa yang dimaksud dengan pengelolaan/manajemen adalah kegiatan menggerakkan sekelompok orang dan
10 mengerahkan segenap fasilitas yang ada dalam suatu organisasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya dan dalam pencapaian tujuan tersebut harus ada koordinasi berbagai aktivitas mulai dari perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan.
2.
Kajian tentang Arsip dan Kearsipan
a. Pengertian Arsip Arsip merupakan bagian yang penting dalam sebuah organisasi baik organisasi pemerintahan maupun organisasi swasta. Peranan arsip sangat menunjang kemajuan lembaga tersebut. Untuk mengetahui lebih lanjut mengenai arsip, maka berikut beberapa penjelasan mengenai arsip yang dikemukakan oleh beberapa tokoh. Arsip berasal dari bahasa Yunani “arche” yang artinya permulaan, jabatan, fungsi, atau kuasa hukum. Kemudian berubah menjadi “to arche” yang artinya dokumen, catatan. Menurut bahasa Belanda yang dikatakan dengan "Archief" mempunyai arti bahan yang disimpan atau tempat penyimpanan. Armosudirdjo dalam Wursanto (1995) menjelaskan bahwa “archief“ dalam bahasa Belanda memiliki beberapa pengertian berikut ini: 1) Tempat penyimpanan secara teratur bahan-bahan arsip: bahan-bahan tertulis, piagam-piagam, surat-surat, keputusan-keputusan, akte-akte, daftar-daftar, dokumen-dokumen, peta-peta. 2) Kumpulan teratur, dari bahan-bahan kearsipan tersebut. 3) Bahan-bahan yang harus diarsip itu sendiri (hlm.14) Selain itu, arsip dapat dikatakan sebagai kumpulan warkat yang dihasilkan dari pelaksanaan tata usaha sebagai pekerjaan perkantoran. Hal ini sesuai dengan apa yang dikemukakan oleh The yang menyebutkan, “Arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap diperlukan dapat segera ditemukan kembali” (2007: 118).
Dalam pelaksanaan tata usaha pada semua kantor terjadi
pekerjaan tulis menulis untuk mencatat berbagai informasi, maka terciptalah
11 warkat yang digunakan sebagai sumber informasi. Lebih lanjut disampaikan oleh The bahwa: “Warkat adalah setiap catatan tertulis atau bergambar yang memuat keterangan mengenai suatu hal atau peristiwa yang dibuat orang untuk membantu ingatannya” (2007: 115). Menurut Undang-undang No. 7 th. 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan Bab I Pasal I menegaskan bahwa yang dimaksud dengan arsip adalah: 1) Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga dan bahan-bahan pemerintah dalam bentuk apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun kelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintah. 2) Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga - lembaga dan bahan-bahan swasta atau kelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan. (Barthos, 2009: 3) Dalam penjelasan dari Undang-undang No. 7 tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan Bab I Pasal I ini dijelaskan bahwa yang dimaksud dalam bentuk apapun dari suatu arsip adalah meliputi yang tertulis maupun yang dapat dilihat dan didengar seperti halnya hasil-hasil rekaman, film, dan sebagainya. Sedangkan yang dimaksud dengan berkelompok ialah naskah-naskah yang berisikan hal-hal yang berhubungan satu dengan lainnya yang dihimpun dalam satu berkas tersendiri mengenai masalah yang sama. Sejalan dengan pengertian tersebut, menurut UU Nomor 43 Tahun 2009 mengenai Kearsipan Bab I Ketentuan Umum Pasal 1 dijelaskan bahwa: “Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara”. Dan Lembaga Arsip Negara (LAN), memberikan penjelasan lebih lanjut tentang bentuk-bentuk arsip yaitu:
12 Arsip adalah segala kertas, naskah, buku, foto, film, microfilm, rekaman suara, gambar peta, bagan atau dokumen-dokumen lain dalam segala macam bentuk dan sifatnya, asli atau salinannya, serta dengan segala cara penciptaannya, dan yang dihasilkan atau diterima oleh suatu badan, sebagai bukti atas tujuan, organisasi, fungsi-fungsi, kebijaksanaan-kebijaksanaan, keputusan-keputusan, prosedur-prosedur, pekerjaan-pekerjaan, atau kegiatan pemerintah yang lain, atau karena pentingnya informasi yang terkandung di dalamnya. (Wursanto, 1995: 18). Dari beberapa pengertian tersebut diatas, maka dapat disimpulkan bahwa arsip merupakan kumpulan warkat yang memiliki kegunaan tertentu dan disimpan secara sistematis sehingga dapat dengan mudah ditemukan kembali apabila sewaktu-waktu diperlukan. Selain itu dapat diketahui juga bahwa arsip merupakan
sumberdaya berharga karena informasi yang
dikandungnya. Informasi hanya dapat berguna jika ia direkam dengan segera dan benar, secara teratur diperbarui dan dengan mudah dapat diakses ketika dibutuhkan.
b. Nilai Guna Arsip Arsip adalah catatan tertulis, gambar, atau rekaman yang memuat sesuatu hal atau yang digunakan orang sebagai pengingat. Nilai guna arsip adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaannya bagi organisasi. Santen dalam Sukoco menyebutkan bahwa arsip mempunyai 6 (enam) nilai guna yaitu administrative value, legal value, fiscal value, research value, educational value dan documentary value (2005). Enam nilai guna arsip tersebut dapat peneliti jelaskan sebagai berikut : 1) Administrative value; keberadaan arsip dipertahankan karena nilai administrasinya. Misal data penjualan dari seluruh wilayah untuk penetapan strategi pemasaran. 2) Legal value; keberadaan arsip dipertahankan karena nilai hukum yang terkandung di dalamnya. Misalnya data keuangan untuk kepentingan penyelidikan tentang dugaan terjadinya korupsi.
13 3) Fiscal value; keberadaan arsip dipertahankan karena nilai fiskal yang terkandung di dalamnya. Misalkan data laporan penjualan selama tahun fiskal untuk menentukan jumlah pajak yang harus dibayar. 4) Research value; keberadaan arsip dipertahankan karena nilai riset yang terkandung di dalamnya. Misalnya data kependudukan yang dimiliki oleh Badan Pusat Statistik yang akan digunakan untuk melakukan riset pasar. 5) Educational
value;
keberadaan
arsip
dipertahankan
karena
nilai
pendidikan yang terkandung di dalamnya. Misal buku The Wealth of Nations yang ditulis oleh Adam Smith yang disimpan oleh Perpustakaan Oxford karena di dalamnya terdapat dasar-dasar ilmu ekonomi modern. 6) Documentary value; keberadaan arsip dipertahankan karena nilai dokumentasi yang terkandung di dalamnya. Misalkan foto kita ketika bayi yang tetap disimpan di album keluarga untuk memberikan gambaran mengenai kita ketika bayi. Suatu arsip mungkin mempunyai guna informasi saja atau dapat pula suatu arsip mempunyai guna informasi, yuridis atau guna lain. Jadi suatu arsip dapat hanya mempunyai satu macam kegunaan dan dapat pula mempunyai lebih dari satu macam kegunaan. Berbagai kegunaan arsip sangat terkait dengan seberapa lama akan disimpan. Arsip tidak selamanya harus disimpan, tetapi suatu periode arsip perlu disusut. Arsip perlu disimpan terus dan sebagian besar perlu dihapus dari tempat penyimpanannya. Hal ini dilakukan agar tidak terjadi penumpukan arsip yang tidak bernilai guna dan sulit diketemukannya kembali arsip yang masih bernilai guna bila sewaktuwaktu diperlukan.
c. Jenis Arsip Dalam suatu organisasi, terdapat banyak arsip, yang dalam hal penyimpanannya biasa ditata berdasarkan jenisnya. Jenis-jenis arsip tersebut dapat dilihat dari beberapa segi. Wursanto membagi jenis arsip menjadi 4
14 (empat) yaitu: 1) Subjek atau isi, 2) Bentuk atau wujud, 3) Sifat atau kepentingan, dan 4) Fungsi (1991). Arsip menurut subjek atau isinya dapat dibagi menjadi arsip keuangan, arsip kepegawaian, arsip pemasaran, arsip pendidikan, atau subjek-subjek lain yang ditentukan sebelumnya oleh organisasi. Yang termasuk Arsip Keuangan adalah segala jenis arsip yang berhubungan dengan masalah keuangan seperti laporan keuangan, surat perintah membayar tunai, surat penagihan, dan daftar gaji. Arsip Kepegawaian terdiri dari segala jenis
arsip
yang
berhubungan dengan masalah kepegawaian seperti daftar riwayat hidup pegawai dan absensi pegawai. Arsip Pemasaran terdiri dari segala jenis arsip yang
berhubungan
penawaran,
surat
dengan pesanan,
masalah-masalah daftar
harga
pemasaran
barang,
surat
seperti surat permintaan
kebutuhan barang. dan Arsip Pendidikan terdiri dari segala jenis arsip yang berhubungan dengan masalah-masalah pendidikan seperti garis-garis besar program pengajaran (GBPP), satuan pelajaran, program pengajaran, daftar absensi siswa dan guru. Arsip menurut bentuk dan wujudnya dapat dibedakan menjadi surat, pita rekaman, piringan hitam dan mikrofilm. Untuk arsip yang berjenis surat, bukan berarti hanya arsip yang berwujud surat semata, melainkan setiap lembaran kertas yang berisi informasi atau keterangan yang berguna bagi penyelenggara
kehidupan
organisasi
seperti
naskah
perjanjian
atau
kontrak, akte pendirian perusahaan, notulen rapat, kuitansi, naskah berita acara, kartu pegawai, dan bon penjualan. Jenis arsip yang berbentuk surat ini merupakan arsip hardfile, sedangkan arsip yang berbentuk pita rekaman, piringan hitam dan mikrofilm merupakan arsip yang berbentuk softfile. Arsip menurut sifat kepentingannya dapat dibagi menjadi non essential archives, useful archives, important archives, dan vital archives. Arsip non essensial (non essential archives) yaitu arsip yang
tidak memerlukan
pengolahan dan tidak mempunyai hubungan dengan hal-hal yang penting sehingga tidak perlu disimpan dalam waktu yang terlalu lama (tidak
15 penting). Contohnya antara lain: Surat atau kartu undangan, pengumuman hari libur, memo atau nota tentang hal-hal yang tidak penting, dan lain-lain. Arsip
yang diperlukan
(useful
archives),
yaitu
arsip
yang masih
mempunyai nilai kegunaan, tetapi sifatnya sementara dan kadang-kadang masih dipergunakan atau dibutuhkan (arsip ini masih disimpan antara 2 atau 3 tahun). Contohnya antara lain: Surat perintah jalan, Surat keterangan pegawai, Surat telegram, dan lain-lain. Arsip penting (important archives), yaitu arsip yang mempunyai nilai hukum, pendidikan, keuangan, dokumentasi, sejarah dan sebagainya. Apabila arsip ini hilang maka sulit untuk mencari penggantinya karena masih diperlukan atau dipergunakan dalam membantu kelancaran pekerjaan. Contohnya antara lain: Surat keputusan
(penangkatan,
pemindahan, pemberhentian),
daftar
sensus
pegawai, laporan keuangan, berita acara pemeriksaan keuangan, dan lain-lain. Arsip
Vital
(vital
archives),
yaitu
arsip
yang
bersifat
permanen,
langgeng, disimpan untuk selama-lamanya. Contohnya antara lain: akte pendirian perusahaan, daftar hasil ujian dinas pegawai, daftar hasil ujian jabatan pegawai, dokumen-dokumen kepemilikan tanah (gedung), buku induk pegawai dan lain-lain. Arsip menurut fungsinya dapat dibagi menjadi arsip dinamis dan arsip statis. Arsip dinamis yaitu arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari. Sedangkan arsip statis yaitu arsip yang sudah tidak dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari. Sementara itu, arsip yang timbul karena kegiatan suatu organisasi, berdasarkan golongan arsip perlu disimpan dalam waktu tertentu. Arsip yang disimpan
pada
bagian
pengolah
adalah
arsip-arsip
yang
frekuensi
penggunaannya cukup tinggi. Arsip yang disimpan di unit kearsipan adalah arsip-arsip yang frekuensi penggunaannya sangat rendah. Berdasarkan frekuensi penggunaan arsip sebagai bahan informasi, Mulyono (2003) membedakan jenis arsip seperti berikut ini:
16 1) Arsip Aktif ( Dinamis Aktif ) Yaitu arsip yang secara langsung masih digunakan dalam proses kegiatan kerja. Arsip ini disimpan di unit pengolah, karena sewaktu-sewaktu diperlukan sebagai bahan informasi harus dikeluarkan dari tempat penyimpanan. Jadi dalam jangka waktu tertentu arsip ini sering keluar masuk tempat penyimpanan. 2) Arsif Inaktif (Dinamis lnaktif) Yaitu arsip yang penggunaannya tidak langsung sebagai bahan informasi. Arsip ini disimpan di unit kearsipan dan jarang dikeluarkan dari tempt penyimpanannya, bahkan tidak pernah keluar dari tempat penyimpanan dalam waktu lama. Jadi arsip inaktif hanya kadang-kadang saja diperlukan dalam proses penyelenggaraan kegiatan. 3) Arsip Dinamis Yaitu arsip yang digunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara (pasal 2 ayat a UU No. 7 tahun 1971). Arsip ini senantiasa masih berubah baik nilai maupun artinya sesuai dengan fungsinya. 4) Arsip Statis Yaitu arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara (pasal 2 ayat b UU No. 7 tahun 1971). Arsip statis sebagai arsip sudah mencapai taraf nilai yang abadi.).(hlm. 9) Untuk memudahkan dalam membedakan berbagai jenis arsip tersebut, dapat peneliti gambarkan sebagai berikut:
17
Arsip
Subyek: a. arsip keuangan b. arsip kepegawaian c. arsip pemasaran d. arsip pendidikan
a. b. c. d.
Bentuk: surat pita rekaman piringan hitam mikrofilm
Fungsi: a. Dinamis b. Statis
Sifat kepentingan: a. non essential archives b. useful archives c. important archives d. vital archives
Frekuensi Penggunaan: a. Aktif b. Inaktif c. Dinamis d. Statis
Gambar 1. Pembagian Jenis Arsip Menurut Beberapa Segi (Sumber: Data yang diolah Peneliti, 2012)
d. Fungsi dan Peranan Arsip Arsip adalah kumpulan dokumen yang penting yang disimpan secara teratur atau berdasarkan sistem agar kemudian hari bila dibutuhkan sewaktuwaktu dapat diketemukan kembali dengan cepat dan tepat. Hal ini dikarenakan arsip memiliki fungsi yang sangat vital bagi organisasi. Sebagai sumber informasi, maka arsip dapat membantu meningkatkan dalam rangka pengambilan keputusan secara cepat dan tepat mengenai suatu masalah yang terjadi dalam organisasi. Fungsi Arsip menurut Sugiarto (2005) yaitu: 1. Arsip sebagai sumber ingatan atau memori. Arsip yang disimpan merupakan bank data yang dapat dijadikan rujukan pencarian informasi apabila diperlukan. 2. Arsip sebagai bahan pengambilan keputusan. Pihak manajeman dalam kegiatannya tentunya memerlukan berbagai data atau informasi yang akan digunakan sebagai bahan pertimbangan dalam pengambilan keputusan.
18 3. Arsip sebagai bukti atau legalitas. Arsip yang dimiliki organisasi memiliki fungsi sebagai pendukung legalitas atau bukti – bukti apabila diperlukan. 4. Arsip sebagai rujukan historis. Arsip yang merekam informasi masa lalu dan menyediakan informasi untuk masa akan datang (hlm. 9). Jadi, arsip sangat penting bagi sebuah instansi dikarenakan arsip berfungsi sebagai sumber ingatan, bahan pengambilan keputusan, bukti atau legalitas dan rujukan historis instansi tersebut, yang pada akhirnya akan membantu instansi tersebut dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya. Melihat begitu pentingnya fungsi suatu arsip, maka organisasi harus mampu menjaga keberadaan arsip tersebut agar dapat menyokong tercapainya tujuan organisasi.
e. Pengertian Kearsipan Karena arsip begitu penting bagi pelaksanaan kehidupan organisasi, pemerintah maupun kebangsaan, maka timbulah suatu kegiatan penyimpanan arsip yang dikenal dengan istilah kearsipan (filing). George R. Terry dalam Moekijat (1989: 75) berpendapat bahwa: “Kearsipan adalah penempatan kertas-kertas dalam tempat-tempat penyimpanan yang baik menurut aturan yang telah ditentukan terlebih dahulu sedemikian rupa, sehingga setiap kertas (surat), bila diperlukan, dapat diketemukan kembali dengan mudah dan cepat”. Hal senada juga dikemukakan oleh Sularso Mulyono et al dalam Wursanto (1995: 16) “Kearsipan adalah tata cara pengurusan penyimpanan warkat menurut aturan dan prosedur yang berlaku dengan mengingat 3 unsur pokok yaitu penyimpanan, penempatan dan penemuan kembali”. Sedangkan menurut Wursanto (1995: 16) kearsipan yaitu “suatu proses kegiatan pengaturan arsip dengan mempergunakan sistem tertentu, sehingga arsip dapat ditemukan kembali sewaktu diperlukan”.
19 Dari beberapa pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa kearsipan (filing) adalah suatu kegiatan pengaturan dan penyimpanan arsip dengan menggunakan prosedur tertentu secara sistematis, sehingga apabila arsip tersebut diperlukan sewaktu-waktu dapat dengan mudah dan cepat ditemukan kembali.
3. Kajian tentang Manajemen Kearsipan a.
Pengertian Manajemen Kearsipan Pekerjaan atau kegiatan yang berhubungan dengan pengelolaan arsip disebut dengan Manajemen Kearsipan. Amsyah (2003: 4) berpendapat “Manajemen kearsipan adalah pekerjaan pengurusan arsip yang meliputi pencatatan, pengendalian dan pendistribusian, penyimpanan, pemeliharaan, pengawasan, pemindahan dan pemusnahan”. Odgers dalam Sukoco (2005) mendefinisikan manajemen arsip sebagai proses pengawasan, penyimpanan, dan pengamanan dokumen serta arsip, baik dalam
bentuk
kertas
maupun
media
elektronik.
Adapun
Charman
mendefinisikannya sebagai proses yang menitik beratkan pada efisiensi administrasi perkantoran, pengelolaan, dan pemusnahan dokumen apabila tidak lagi diperlukan (2005). Pengelolaan arsip dalam penelitian ini lebih ditekankan pada pengelolaan arsip dinamis yaitu suatu proses atau kegiatan dalam suatu organisasi dalam pencapaian tujuan dengan menggunakan sumber daya yang ada, dimulai dari
kegiatan penerimaan, pencatatan, penyimpanan,
peminjaman arsip yang bernilai guna bagi organisasi, hingga penyusutan sampai dengan kegiatan pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna lagi. Dengan kata lain, pengelolaan arsip dalam penelitian ini lebih berfokus pada daur hidup arsip (life cycle of records), yaitu dimulai dari penciptaan atau
penerimaan,
penggunaan
atau
pemanfaatan,
pemeliharaan
dan
penyimpanan, penemuan kembali arsip dan disposisi akhir untuk menentukan masa
simpan
arsip apakah
arsip
dilestarikan
(reservation)
karena
20 mempunyai nilai permanen atau dimusnahkan (destruction) karena sudah tidak memiliki nilai guna. Untuk lebih memahami tentang pengelolaan arsip tersebut, dapat digambarkan sebagai berikut: II Pemanfaatan
I Penciptaan
V Disposisi
III Penyimpanan
IV Retrieval
Gambar 2. Daur Hidup Arsip (Sumber: Sukoco, 2005: 95) Tahap pertama dalam pengelolaan arsip adalah penciptaan. Yang dimaksud dengan penciptaan ini adalah penciptaan form baru bagi organisasi, baik form surat, form pengaduan barang, form pemesanan barang, atau form lain yang berhubungan dengan aktivitas organisasi. Form-form tersebut memiliki susunan dan ukuran yang berbeda, disesuaikan dengan kegunaannya bagi organisasi. Tahap yang kedua adalah pemanfaatan dokumen. Tahapan ini merupakan tahap implementasi dari apa yang telah disusun dan ditetapkan di tahap yang sebelumnya, yaitu bagaimana mengefisienkan proses retrieval maupun pendistribusian arsip kepada pihak yang berkepentingan, termasuk bagaimana pergerakan (flow of work) dokumen yang sangat mempengaruhi kualitas informasi yang dikandungnya. Tahap yang ketiga adalah penyimpanan. Yaitu bagaimana sebuah dokumen diperlakukan setelah dokumen tersebut dimanfaatkan oleh organisasi. Bila dokumen merupakan dokumen aktif yang frekuensi
21 penggunaannya lebih dari 12 kali dalam setahun, maka perlu diberikan perhatian dalam pemanfaatannya, meliputi bagaimana prosedur penyimpanan, penggunaan peralatan filing, maupun tenaga penyimpan agar menjadi efisien. Tahap keempat adalah retrieval, yang lebih menitikberatkan pada lokasi dokumen maupun arsip yang dimaksud dan melacaknya apabila tidak kembali dalam jangka waktu tertentu.Organisasi harus dapat mengklasifikasikan dokumen dan menentukan lokasi yang tepat dalam penyimpanannya, untuk kemudian memantau peminjamannya agar petugas arsip dapat memastikan keberadaan semua dokumen yang ada. Tahap terakhir adalah disposisi. Tahapan ini berupa pemeliharaan dokumen yang dianggap penting ke lokasi yang dianggap tepat untuk menyimpannya, termasuk pemusnahan dokumen bila dirasa memenuhi asas cukup untuk dimusnahkan.
b. Tujuan Pengelolaan Arsip Setiap kegiatan dalam suatu organisasi, baik organisasi pemerintah maupun swasta selalu ada kaitannya dengan masalah arsip. Arsip mempunyai peranan penting dalam proses penyajian informasi, oleh sebab itu untuk dapat menyajikan informasi yang lengkap, cepat dan benar haruslah ada sistem dan prosedur kerja yang baik di bidang kearsipan. Tujuan diadakannya pengelolaan arsip menurut UU No. 7 tahun 1971 pasal 3 dalam Barthos adalah: “Tujuan kearsipan adalah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemerintah” (2009: 12). Dari pengertian tersebut dapat dipahami bahwa arti pentingnya kearsipan memiliki jangkauan yang sangat luas, yaitu baik sebagai alat untuk membantu daya ingatan manusia maupun dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan dan pelaksanaan kehidupan kebangsaan. Mengingat pentingnya peranan pengelolaan arsip, maka untuk melaksanakan tugas pemerintahan dan
22 tugas pembangunan dengan baik diperlukan usaha peningkatan dan penyempurnaan pengelolaan arsip secara optimal agar dapat berfungsi dengan baik, berdaya guna dan tepat guna.
c.
Sistem Pengelolaan Arsip Karena kegunaan arsip sangat penting bagi suatu organisasi, maka setiap organisasi pemerintah maupun swasta harus mampu melaksanakan suatu sistem pengelolaan arsip yang baik. Sistem pengelolaan arsip yang baik memiliki ciri-ciri tertentu, seperti yang dikemukakan oleh Wursanto (1995) sebagai berikut : 1) 2) 3) 4) 5) 6) 7) 8) 9)
Mudah dilaksanakan Mudah dimengerti Murah/Ekonomis Tidak memakan tempat Mudah dicapai Cocok bagi organisasi Fleksibel atau luwea Dapat mencegah kerusakan Mempermudah pengawasan (hlm. 30-32).
Ciri tersebut dapat dijelaskan secara terperinci sebagai berikut : 1) Mudah dilaksanakan Sistem kearsipan harus mudah dilaksanakan sehingga tidak menimbulkan kesulitan, baik dalam penyimpanan, pengambilan maupun dala pengembalian arsip-arsip. 2) Mudah dimengerti Sistem kearsipan harus mudah dimengerti oleh para pegawai kearsipan sehingga tidak menimbulkan banyak kesalahan dalam pelaksanaannya. Dengan kata lain sistem kearsipan harus sederhana. Untuk itu sistem kearsipan harus disesuaikan dengan jenis dan luas lingkup organisasi.
23 3) Murah/Ekonomis Sistem kearsipan yang diselenggarakan harus murah/ekonomis dalam arti tidak berlebihan, baik dalam pengeluaran dana/biaya maupun dalam pemakaian tenaga, peralatan atau perlengkapan kearsipan. 4) Tidak memakan tempat Tempat penyimpanan dapat berupa ruangan, bangunan atau gedung (gedung arsip = archives storage), rak arsip, almari dan sebagainya. Terlepas dari jenis dan bentuk tempat yang dipergunakan, pada dasarnya system kearsipan yang dilaksanakan jangan terlalu banyak memakan tempat. 5) Mudah dicapai Sistem kearsipan yang dilaksanakan harus memungkinkan arsiparsip yang disimpan mudah dan cepat ditemukan, diambil dan dikembalikan apabila sewaktu-waktu diperlukan kembali. 6) Cocok bagi organisasi Sistem kearsipan yang dilaksanakan hendaknya cocok atau sesuai dengan jenis dan luas ruang lingkup organisasi. 7) Fleksibel atau luwes Fleksibal atau luwes bararti sistim filling yang dipergunakan dapat diterapkan disetiap satuan organisasi. 8) Dapat mencegah kerusakan Salah satu tujuan kearsipan menyimpan dengan baik, memelihara dan mencegah dari berbagai macam bentuk kerusakan. Oleh karena itu sistem kearsipan yang dilaksanakan harus dapat mencegah campur tangan orang-orang yang tidak bertanggungjawab, yang tidak berwenang bertugas dalam bidang kearsipan. Arsip-arsip harus dipelihara dari berbagai macam bentuk kerusakan yang disebabkan oleh binatang, serangga, rayap dan kelembaban udara.
24 9) Mempermudah pengawasan Dalam
mempermudah
pengawasan,
sistem
kearsipan
yang
dilaksanakan dibantu dengan berbagai macam perlengkapan/peralatan, misalnya: kartu indeks, lembar pengantar, lembar tunjuk silang dan sebagainya. Dengan demikian, penyimpanan arsip tidak hanya langsung ditaruh atau diletakkan di almari atau tempat penyimpanan arsip saja. Akan tetapi pengelolaan arsip perlu memperhatikan hal-hal tersebut di atas. Hal ini dimaksudkan agar pelaksanaan pengelolaan arsip dapat berjalan seefisien mungkin tanpa menimbulkan suatu masalah. Masalah kearsipan bersifat dinamis, berkembang dalam arti akan terus bertambah seiring dengan perkembangan organisasi yang bersangkutan. Bertambahnya arsip secara terus menerus tanpa diikuti tata kerja, peralatan kearsipan dan tenaga ahli dalam bidang kearsipan akan menimbulkan masalah tersendiri. Masalah-masalah yang terjadi dalam bidang kearsipan menurut Wursanto dapat diuraikan sebagai berikut : 1) Penemuan kembali secara cepat dan tepat terhadap arsip-arsip apabila sewaktu-waktu dapat diperlukan, baik oleh pihak pimpinan organisasi yang bersangkutan maupun oleh organisasi lainnya. 2) Hilangnya arsip-arsip sebagai akibat dari sistem penyimpanan yang kurang sistematis, sistem pemeliharaan dan penanganan yang kurang sempurna, serta peminjaman atau pemakaian arsip oleh pimpinan atau oleh satuan organissasi lainnya, dalam jangka waktu lama, sehingga arsip lupa dikembalikan kepada unit kearsipan. 3) Bertambahnya terus menerus arsip ke dalam bagian kearsipan tanpa diikuti dengan penyingkiran dan penyusustan yang mengakibatkan tempat penyimpanan arsip tidak mencukupi. 4) Tata kerja kearsipan yang tidak mengikuti perkembangan ilmu kearsipan modern karena pegawai kearsipan yang tidak cakap dan kurang adanya bimbingan yang teratur dari pihak pimpinan dan dari para ahli kearsipan. 5) Peralatan kearsipan yang kurang memadai, tidak mengikuti perkembangan ilmu kearsipan modern, karena kurangnya dana yang tersedia serta karena pegawai kearsipan yang tidak cakap. 6) Kurangnya kesadaran dari para pegawai terhadap peranan dan pentingnya arsip-arsip bagi organisasi sehingga sistem penyimpanan,
25 pemeliharaan dan perawatan arsip kurang mendapat perhatian yang semestinya (1995: 29). Dari pendapat di atas dapat diketahui bahwa masalah-masalah kearsipan timbul karena berbagai macam faktor yaitu sistem penyimpanan yang digunakan, bertambahnya jumlah arsip yang semakin banyak, tata ruang kearsipan, peralatan kearsipan dan pegawai-pegawai kearsipan itu sendiri. Untuk mengatasi masalah-masalah tersebut, maka perlulah dipelajari, diatur dan dikembangkan mengenai suatu pengelolaan arsip. Pengelolaan arsip itu sendiri meliputi: 1) Sistem penyimpanan arsip yang tepat bagi instansi. 2) Penataan ruang kearsipan yang sesuai dan teratur. 3) Penggunaan peralatan yang tepat. 4) Diadakannya penataran atau diklat bagi pegawai kearsipan. Untuk memberikan gambaran yang jelas mengenai pengelolaan arsip, berikut ini akan dijelaskan secara terperinci mengenai hal-hal yang berkaitan dengan sistem pengelolaan arsip, antara lain : 1) Prosedur Kerja Kearsipan Kegiatan yang termasuk dalam prosedur kerja kearsipan meliputi penerimaan, pencatatan, penyimpanan, peminjaman dan penemuan kembali, pemeliharaan, penyusutan dan pemindahan, serta pemusnahan arsip. Prosedur kerja ini dapat digambarkan sebagai berikut:
26
Penerimaan
Pencatatan
Penyimpanan
Peminjaman dan penemuan kembali
Pemindahan Penyusutan
Perawatan dan pemeliharaan
Pemusnahan
Gambar 3. Prosedur Kearsipan (Sumber: Data yang diolah Peneliti, 2012) a) Penerimaan Kegiatan penerimaan merupakan kegiatan pertama yang dilakukan dalam pengelolaan arsip. Langkah-langkah yang dilakukan petugas kearsipan dalam penerimaan adalah : (1) Menerima surat. (2) Memeriksa jumlah dan alamat surat. (3) Memberi paraf dan nama terang pada buku ekspedisi/lembar pengantar surat. (4) Meneliti tanda-tanda kerahasiaan surat, kesesuaian isi surat serta keabsahan surat. (5) Meneruskan kepada penyortir. Setelah surat diterima, maka kegiatan yang selanjutnya adalah penyortiran. Surat-surat yang diterima tersebut kemudian dipilahpilahkan berdasarkan kelompok surat yaitu surat dinas dan pribadi. Dalam penyortiran ini, surat dinas yang bersifat penting dan biasa
27 boleh dibuka. Sedangkan untuk surat yang bersifat rahasia dan pribadi tidak boleh dibuka dan disampaikan kepada pihak yang bersangkutan. Bila surat rahasia tersebut ditujukan kepada pimpinan, maka surat tersebut dilampiri lembar desposisi.
b) Pencatatan Setelah surat diterima dan dibaca, surat dicatat dalam buku agenda. Kegiatan ini dilakukan dengan maksud untuk mempermudah dalam
pengendalian
keberadaan
surat.
Tata
cara
pencatatan
disesuaikan dengan sifat surat yaitu surat penting, surat biasa dan surat rahasia. Surat yang diterima diberi nomor dan dicatat dalam buku agenda sesuai dengan tanggal pada waktu surat itu diagendakan. Hal ini bertujuan untuk membantu mencari surat yang telah disimpan dalam file. Selain dicatat pada buku agenda, surat yang masuk bisa dicatat dengan menggunakan kartu kendali. Dalam pencatatan surat dengan menggunakan kartu kendali, surat-surat yang masuk dibedakan sesuai sifat surat. Penggunaan kartu kendali ini adalah sebagai pengganti buku agenda dan buku ekspedisi. Hal-hal yang biasanya dilaksanakan oleh petugas pencatat adalah : (1) Menerima, menghitung dan mencatat surat yang sudah diteliti. (2) Mencatat surat tersebut pada lembar desposisi surat, kartu kendali, lembar pengantar surat rhasia. (3) Menyampaikan surat setelah dilampiri lembar desposisi dan kartu kendali pada pengarah.
28 c) Penataan dan Penyimpanan Penataan dan penyimpanan arsip merupakan suatu kegiatan yang sangat penting dalam pengelolaan arsip. Kegiatan ini tidak sekedar menumpuk-numpuk arsip kemudian disimpan tetapi terkait dengan
penyimpanan
dan
penemuan
kembali arsip secara
sistematis. Penataan arsip yang diartikan dalam uraian ini adalah suatu kegiatan
pemberkasan
dan
penataan
arsip
dinamis,
yang
penempatannya secara aktual menerapkan suatu sistem tertentu, yang biasa disebut sistem penempatan arsip secara aktual. Kegiatan pemberkasan dan penataan arsip dinamis tersebut populer dengan sebutan “filing System”. Berkaitan
dengan
pentingnya
arsip
dalam
pengambilan
keputusan maka penataan berkas harus dapat diaplikasikan secara tepat
dan
terpadu,
penyimpanan
dan
serta memudahkan penemuan
dalam
kembali
pelaksanaan
Arsip, sehingga dapat
menjamin ketersediaan informasi secara cepat, tepat, lengkap dan berkualitas. Penataan berkas atau secara teknis disebut filing merupakan kegiatan
lanjutan dari
pengurusan
surat
telah
ketertiban
pelaksanaan
penataan
berkas.
memudahkan
penanganan
arsip
selesai dilaksanakan. pengurusan
Selain
pelaksanaan
bersifat
surat
ketika
langkah
Dalam
hal
akan mempengaruhi
accessibility
penyusutan
ini
arsip
dan
juga
harus
mendasari
tercapainya tujuan kearsipan. Penataan berkas yang baik adalah sesuai dengan kondisi organisasi, sederhana, mudah dimengerti dan mudah dioperasikan, mudah diadaptasi juga terjadi perubahan system, fleksibel, dan elastis untuk menampung perkembangan, murah, aman, jelas, dan logis.
29 Menata arsip artinya mengatur, menyusun arsip-arsip dengan kode klasifikasi yang telah dibuat menurut sistem penyimpanan yang efektif dan efisien. Pelaksanaan penataan arsip terdiri dari: (1) (2) (3) (4) (5)
Arsip harus disortir terlebih dahulu. Meneliiti arsip apakah sudah didisposisi/ belum Setelah arsip yang ada hubungannya disatukan Pemberian kode klasifikasi diujung kanan atas. Menentukan indeks (Abubakar, 1997: 67)
Menurut Amsyah jenis-jenis sistem penyimpanan arsip adalah: (1) (2) (3) (4) (5)
Sistem Abjad Sistem Geografis Sistem Subyek Sistem Nomor Sistem Kronologi (2003: 72).
Sistem penyimpanan
tersebut dapat diuraikan lebih lanjut
sebagai berikut: (1) Sistem Abjad Sistem abjad adalah suatu sistem filing (penyimpanan dan penerimaan kembali) berdasarkan abjad. Berarti cara menyimpan arsipnya diurutkan menurut abjad, yaitu dari huruf A sampai Z (2) Sistem Geografis Sistem geografis adalah sistem penyimpanan berdasarkan kepada pengelompokkan menurut nama tempat. Sistem ini sering disebut juga sistem nama tempat. Sistem ini timbul karena adanya kenyataan bahwa dokumen – dokumen tertentu lebih mudah dikelompokkan menurut tempat asal pengirimannya atau nama tempat tujuan dibandingkan dengan nama badan, nama individu, ataupun isi dokumen bersangkutan. (3) Sistem Subyek Sistem subyek adalah sistem penyimpanan dokumen yang berdasarkan kepada isi dari dokumen bersangkutan. Isi dokumen sering juga disebut perihal, pokok masalah, permasalahan,
30 masalah, pokok surat, atau subyek. Dengan kata lain merupakan suatu sistem penyimpanan yang didasarkan pada isi dokumen dan kepentingan dokumen. (4) Sistem Nomor Sistem nomor adalah sistem penyimpanan dokumen yang berdasarkan kode nomor sebagai pengganti dari nama orang atau nama badan. Hampir sama dengan sistem penyimpanan abjad yang penyimpanan dokumen berdasarkan nama, sistem nomorpun penyimpanan dokumen berdasarkan nama, hanya disini diganti dengan kode nomor. (5) Sistem kronologi Sistem
penyimpanan
kronologi
adalah
sistem
yang
didasarkan pada urutan waktu. Waktu disini dapat dijabarkan sebagai tanggal, bulan, decade, ataupun abjad. Dalam sistem ini semua dokumen diurutkan pada urutan tanggal, bulan, dan tahun dokumen itu disimpan. Dari segi peletakan dan penyimpanan, sistem ini mudah dilaksanakan karena hanya didasarkan pada urutan tanggal, bulan serta tahun. Tetapi dalam hal penemuan kembali dokumen yang disimpan, sistem ini kurang begitu efektif karena
biasanya
permintaan
dokumen
jarang
dilakukan
berdasarkan kata panggil (caption) tanggal.
Sistem penyimpanan arsip yang dijalankan tersebut, dapat dikatakan baik apabila mempunyai ciri-ciri atau indikator-indikator tertentu. Menurut Wursanto, ciri-ciri tersebut antara lain adalah sebagai berikut: (1) (2) (3) (4) (5)
Mudah dilaksanakan Mudah dimengerti Ekonomis/ hemat biaya Tidak memakan tempat Mudah didapat
31 (6) (7) (8) (9)
Cocok dengan organisasi Fleksibel / Luwes Dapat mencegah kerusakan dan kehilangan arsip Mempermudah pengawasan (1991: 190)
Selain itu, untuk menilai baik buruknya sistem penyimpanan yang telah digunakan, dapat diukur dengan menggunakan dua ukuran yaitu: (1) Jangka waktu diketemukannya kembali suatu arsip yang dicari. Sistem penyimpanan yang baik adalah apabila sewaktuwaktu dibutuhkan kembali dapat diketemukan dengan cepat, dengan waktu tidak lebih dari 1 menit. Ukuran ini digunakan untuk setiap kali petugas arsip mencari benda arsip yang diperlukan oleh pimpinan atau pegawai yang lain. Dan untuk kepentingan penilaian ini hendaknya petugas mencatat setiap ada permintaan benda arsip pada buku pinjaman, demikian pula mengenai lamanya mencari harus dicatat, angka kecepatan menemukan arsip yang baik adalah maksimal 1 menit, dan angka tersebut dapat dicapai apabila menggunakan sistem pemyimpanan yang baik. (2) Angka kecermatan. Penilaian baik buruknya sistem penyimpanan arsip juga dilaksanakan setiap akhir tahun dengan menggunakan angka kecermatan. Angka kecermatan diperoleh dengan membandingkan antara jumlah arsip yang dicari tidak ketemu dengan jumlah arsip yang ditemukan (untuk periode waktu tertentu yaitu satu tahun). Hal ini dapat dirumuskan sebagai berikut : Jumlah arsip yang dicari tidak ketemu Jumlah arsip yang dapat ditemukan
X 100%
Apabila hasil perbandingannya menunjukkan angka 3% maka sistem penyimpanan arsip masih baik. Sebaliknya bila angka kecermatan menunjukkan angka di atas 3% berarti sistem
32 penyimpanan arsip kurang baik (karena banyak arsip yang dicari tidak ketemu).
Selain itu, dalam penyelenggaraan penyimpanan arsip dikenal pula beberapa asas penyimpanan arsip. Menurut Sugiarto (2005: 22) ada beberapa asas penyimpanan arsip dalam kantor yang sudah dikenal, yaitu: 1) Sentralisasi; 2) Desentralisasi; dan 3) Kombinasi antara sentralisasi dengan desentralisasi. Lebih jelasnya, asas-asas tersebut dijabarkan sebagai berikut: (1) Sentralisasi Sentralisasi adalah sistem pengelolaan arsip yang dilakukan secara terpusat dalam suatu organisasi, dengan kata lain penyimpanan arsip dipusatkan disuatu unit kerja khusus yang lazim disebut sentral arsip. Dengan sentralisasi arsip maka semua suratsurat kantor yang sudah selesai diproses akan disimpan disentral arsip. Sistem ini lebih menguntungkan bila diterapkan pada organisasi yang relatif kecil. Keuntungan dari sentralisasi arsip ini adalah: (a) Ruang atau tempat penyimpanan, tenaga dan peralatan arsip dapat dihemat. (b) Tidak ada duplikasi arsip, karena kantor hanya menyimpan satu arsip. (c) Sistem penyimpanan dari berbagai arsip dapat diseragamkan. Kerugian dari sentralisasi arsip adalah: (a) Tidak semua jenis arsip dapat disimpan dengan sati sistem penyimpanan yang sama. (b) Unit kerja yang memerlukan arsip akan memakan waktu lebih lama untuk memperoleh arsip yang diperlukan.
33 (2) Desentralisasi Desentralisasi adalah pengelolaan dan penyimpanan arsip dilakukan pada setiap unit kerja dalam suatu unit organisasi, dengan kata lain semua unit kerja mengelola dan menyimpan arsipnya masing-masing. Keuntungan dari desentralisasi adalah: (a) Keperluan akan arsip mudah terpenuhi, karena berada dalam unit kerja sendiri. (b) Penanganan arsip lebih mudah dilakukan, karena arsipnya sudah dikenal baik. Kerugian dari desentralisasi adalah: (a) Penyimpanan arsip tersebar diberbagai lokasi, dan dapat menimbulkan duplikasi arsip yang disimpan . (b) Kantor harus menyediakan peralatan dan perlengkapan arsip disetiap unit kerja, sehingga penghematan pemakaian peralatan dan perlengkapan sukar dijalankan.
(3) Kombinasi Sentralisasi dan Desentralisasi. Untuk
mengatasi
kelemahan
dari
Sentralisasi
dan
Desentralisasi maka digunakan kombinasi dari dua cara tersebut. Didalam penanganan arsip secara kombinasi, arsip yang masih aktif dipergunakan atau disebut arsip aktif dikelola di unit kerja masing-masing pengolah, dan arsip yang kurang digunakan atau arsip
in-aktif
dikelola
disentral
arsip.
Dengan
demikian,
penyimpanan arsip aktif dilakukan secara desentralisasi dan arsip inaktif dilakukan secara sentralisasi.
d) Peminjaman dan Penemuan Kembali Arsip Surat-surat yang telah disimpan sebagai arsip masih sering dibutuhkan petugas untuk menyelesaikan suatu masalah. Bila suatu
34 arsip dipinjam, maka harus dikontrol siapa peminjamnya dan kapan batas waktu pengembaliannya. Menurut Wiyasa (2003) tata cara peminjaman arsip meliputi : (1) Setiap pejabat apapun kedudukannya, apabila memerlukan arsip harus memberitahukan kepada Petugas Unit Kearsipan (2) Setiap peminjaman arsip harus mendapat persetujuan dari pimpinan. Peminjaman dibatasi waktunya paling lama 7 hari. Bila masih diperlukan dapat diperpanjang lagi atau dibuatkan turunannya (hlm. 96). Peminjaman arsip pada umumnya terjadi pada unit-unit pengolah arsip yang dilakukan oleh suatu unit kerja lain. Peminjaman dapat terjadi pula antara organisasi /instansi terhadap peminjaman di atas, baik secara intern maupun ekstern. Peminjaman ini perlu diatur penggunaannya
sehingga
arsip
tidak
tercecer
dari
tempat
penyimpanan. Adapun penemuan kembali arsip (retrieval system) merupakan salah satu kegiatan dalam bidang kearsipan, yang bertujuan untuk menemukan kembali arsip yang akan dipergunakan dalam proses penyelenggaraan administrasi. Abubakar (1997: 74) berpendapat bahwa: “Yang dimaksud dengan penemuan kembali arsip adalah memastikan dimana arsip tersebut disimpan, dalam kelompok berkas apa, disusun menurut sistem apa, dan bagaimana cara mengambilnya”. Penemuan kembali arsip sangat erat hubungannya dengan sistem penataan arsip, sebab jikalau sistem penyimpanan salah maka dengan sendirinya penemuan kembali arsip akan sulit pula. Menemukan kembali arsip tidak hanya sekedar menemukan kembali arsip dalam bentuk fisiknya, akan tetapi menemukan kembali informasi yang terkandung dalam arsip. Jika penemuan kembali arsip gagal, haruslah dilakukan penelitian, apakah sebab dari kegagalan tersebut. Lebih lanjut, Abubakar (1997: 74) menjelaskan bahwa:
35 “Agar sistem penemuan kembali arsip ini mudah dilaksanakan ada beberapa acuan yang harus dilaksanakan, yaitu : 1) Kebutuhan si Pemakai arsip harus diteliti terlebih dahulu dan sistemnya harus mudah diingat. 2) Harus didasarkan atas kegiatan nyata Instansi yang bersangkutan, kemudian digunakan indeks sebagai tanda pengenal. 3) Sistem temu balik arsip harus logis, konsisten dan mudah diingat. 4) Sarana dan prasarana yang menunjang kearsipan harus lengkap, yang sesuai dengan penataan berkas. 5) Sumber daya manusianya haruslah terlatih dan harus mempunyai daya tangkap yang tinggi, cepat, dan tekun”. e) Pemeliharaan Arsip dan Perawatan Arsip Pemeliharaan arsip adalah kegiatan membersihkan arsip secara rutin untuk mencegah kerusakan arsip. Adapun tujuan pemeliharaan arsip adalah : (1) Untuk menjamin keamanan dari penyimpanan arsip itu sendiri. Dengan demikian setiap penanggungjawab kearsipan harus melakukan pengawasan apakah suatu arsip itu sudah tersimpan pada tempat yang seharusnya. (2) Agar
penanggungjawab
kearsipan
dapat
mengetahui
dan
mengawasi apakah suatu arsip telah diproses menurut prosedur yang seharusnya. Pemeliharaan arsip secara fisik dapat dilakukan dangan cara sebagai berikut: (1) Pemeliharaan (a) Pengaturan ruangan (b) Tempat penyimpanan arsip (c) Penggunaan bahan pencegah kerusakan arsip (d) Larangan-larangan yang tidak boleh dilanggar (e) Kebersihan (2) Pencegahan Kerusakan (a) Penggunaan Air Conditioner (AC) (b) Fumigasi (c) Restorasi arsip (d) Mikrofilm (Sedarmayanti, 2003: 110-113)
36 Kegiatan-kegiatan pemeliharaan secara fisik tersebut di atas, dapat dijelaskan lebih lanjut sebagai berikut : (1) Pemeliharaan (a) Pengaturan Ruangan Ruang
penyimpanan
arsip
haruslah
tetap
kering
(temperatur antara 600-750), terang tetapi tidak langsung terkena sinar matahari, mempunyai ventilasi yang merata, terhindar dari kemungkinan serangan api, air, serangga dan sebagainya. (b) Tempat penyimpanan arsip Arsip sebaiknya disimpan pada tempat-tempat terbuka, misalnya dengan menggunakan rak arsip. Apabila arsip harus disimpan di tempat tertutup (almari), maka almari tempat penyimpanan arsip harus sering dibuka untuk menjaga tingkat kelembabannya.Tempat penyimpanan arsip hendaknya diatur secara renggang, agar ada udara di antara berkas yang disimpan. Tingkat kelembaban perlu dijaga agar tidak terlalu tinggi yang menyebabkan tumbuhnya jamur dan sejenisnya yang dapat merusak arsip yang disimpan. (c) Penggunaan bahan pencegah kerusakan arsip Untuk mencegah keutuhan arsip agar tetap baik, dapat dilakukan secara preventif yaitu memberikan bahan-bahan pencegah kerusakan baik mencegah serangan serangga maupun kemungkinan yang lain. Salah satunya dengan meletakkan kamper di tempat penyimpanan, atau melakukan penyemprotan bahan kimia secara berlanjut. (d) Larangan-larangan yang tidak boleh dilanggar Tempat penyimpanan arsip harus dijaga sedemikian rupa agar tetap terjamin keutuhan, keamanan, kebersihan dan kerapiannya. Untuk itu, maka perlu membuat peraturan yang
37 melarang segala sesuatu yang membuat tidak terjaminnya halhal tersebut. Salah satunya adalah larangan untuk membawa makanan di tempat penyimpanan arsip. (e) Kebersihan Kebersihan merupakan salah satu cara dalam menjaga keutuhan arsip. Ruangan maupun arsip harus selalu dibersihkan dan dijaga dari noda karat, debu dan gangguan serangga dengan alat yang sesuai sehingga selalu terawat dan terjaga keutuhannya. (2) Pencegahan Kerusakan Ada beberapa cara untuk mencegah kerusakan pada arsip, antara lain: (a) Penggunaan Air Conditioner (AC) Agar kelembapan dan kebersihan udara dalam ruangan penyimpanan dapat diatur dengan baik. (b) Fumigasi Merupakan penyemprotan bahan kimia untuk mencegah atau membasmi serangga atau bakteri. (c) Restorasi Arsip Yaitu memperbaiki arsip-arsip yang telah rusak, sehingga dapat digunakan kembali dalam waktu yang lebih lama lagi. Teknik restorasi ada 2 cara, yaitu : 1. Tradisional Yaitu dengan cara melapiskan kertas “handmade” dan “chiffon”. 2. Laminasi Yaitu pekerjaan menutup arsip diantara dua lembar plastik. (d) Mikrofilm
38 Merupakan suatu proses fotografi, dimana arsip direkam pada film dalam ukuran yang diperkecil untuk memudahkan penyimpanan dan penggunaan.
f) Penyusutan dan Pemindahan Arsip Selama organisasi/kantor melaksanakan kegiatannya, maka selama itu pula arsip akan tercipta sehingga jumlah dari arsip menjadi semakin meningkat. Untuk itulah perlu diadakan pengurangan terhadap jumlah arsip yang ada. Hal ini dilakukan untuk menghindari permasalahan yang dapat timbul akibat adanya penumpukan arsip. Bukan saja masalah pemborosan tempat, tetapi juga dari segi pembiayaan khususnya untuk pembiayaan penggunaan peralatan, penyediaan tenaga, serta pemeliharaan dan pengawetannya. Disamping itu, karena tidak setiap warkat mempunyai nilai pakai yang abadi sehingga disimpan terus, maka terhadap warkat yang sudah tidak mempunyai nilai pakai hendaknya disingkirkan dari tempat penyimpanan untuk selanjutnya dimusnahkan. Dalam peraturan Pemerintah Nomor 34 tahun 1979 tentang penyusutan
arsip
dengan
penyusutan
arsip
adalah
kegiatan
pengamanan arsip dengan cara - cara : 1) Memindahkan arsip inaktif dari Unit pengolah ke unit kearsipan dalam lingkungan lembaga-lembaga Negara atau Badan - badan pemerintahan masing-masing. 2) Pemusnahan arsip sesuai dengan ketentuan - ketentuan yang berlaku. 3) Menyerahkan arsip-arsip statis oleh unit kearsipan kepada arsip Nasional (Wursanto, 1995: 208). Lebih lanjut, Wursanto (1995) menjelaskan bahwa yang dimaksud dengan pemindahan arsip adalah kegiatan memindahkan arsip-arsip dari aktif kepada arsip inaktif karena tidak jarang sekali dipergunakan dalam kegiatan sehari-hari. Pemindahan arsip dapat juga berarti kegiatan memindahkan arsip-arsip yang telah mencapai
39 jangka waktu atau umur tertentu ketempat lain. Sehingga filing cabinet yang semula dipakai dalam pelaksanaan pekerjaan kearsipan sehari-hari dapat dipergunakan untuk menyimpan arsip-arsip baru. Untuk dapat menyusut dan memindahkan arsip dari unit pengolah
ke
unit
kearsipan
perlu
ditetapkan
“rambu-rambu
penyusutan arsip”, yaitu: 1) Angka Pemakaian arsip Dengan menentukan angka pemakaian (AP) suatu arsip dan selanjutnya membandingkan dengan patokan yang digunakan maka pengelola kearsipan dapat menentukan langkah-langkah untuk berbuat terhadap keadaan arsip yang disimpan di tempat penyimpanan. Untuk arsip yang aktif dengan warkat-warkat yang masih mempunyai berbagai kegunaan, angka pemakaiannya harus mencapai 5 hingga 20%. Angka pemakaian (AP) adalah angka perbandingan antara jumlah permintaan warkat (arsip) untuk dipakai kembali dengan jumlah warkat yang disimpan sebagai arsip dalam bentuk persentase. Rumus angka pemakaian adalah sebagai berikut: AP =
Jumlah Permintaan Warkat Jumlah warkat dalam arsip
X 100%
2) Jadwal Retensi Arsip Jadwal retensi adalah suatu daftar yang memuat kebijakan tentang seberapa jauh sekelompok arsip dapat disimpan atau dimusnahkan. Dengan demikian jadwal retensi adalah suatu catatan yang menunjukkan : a) Lamanya masing- masing arsip disimpan pada file aktif (satuan kerja) sebelum dipindahkan ke pusat penyimpanan Arsip (file Inaktif).
40 b) Jangka waktu lamanya penyimpanan masing-masing / sekelompok arsip sebelum dimusnahkan ataupun dipindahkan ke arsip Nasional RI. (Wursanto Ignasius, 1995: 210). Selain itu, Mulyono (2003) menjelaskan jika arsip - arsip aktif dapat dikelola di masing-masing unit atau dipusatkan pada salah satu unit, tetapi arsip inaktif harus ditangani secara sentral. Jadi, suatu organisasi harus mempunyai pusat penyimpanan Arsip inaktif. Jadwal retensi harus dibuat oleh unit kearsipan dan dibuat secara rutin (dapat satu tahunan, dua tahunan atau periode tertentu). Penetapan jangka waktu penyimpanan di dasarkan atas nilai guna arsip tersebut.
3) Nilai Kegunaan Arsip Nilai kegunaan arsip secara umum adalah sebagai bahan informasi
untuk
lancarnya
kegiatan-kegiatan
organisasi
selanjutnya. Arsip merupakan kumpulan warkat-warkat yang disimpan. Jadi, warkat-warkat yang timbul dalam kegiatan organisasi akan masuk menjadi warga arsip. Dengan masuknya warkat-warkat sebagai warga arsip, nilai kegunaan suatu warkat tetap melekat. Dengan menentukan nilai kegunaan suatu warkat, maka dapat ditentukan kapan warkat harus disusutkan. Ada suatu arsip yang mempunyai nilai kegunaan arsip sementara dan ada pula yang bersifat abadi. Jadi, nilai kegunaan arsip yang paling rendah adalah nilai kegunaan sementara. Nilai kegunaan arsip dapat dilihat dari rentangan anatara nilai sementara sampai nilai permanen. Rentangan nilai dapat ditentukan terkecil = 1 dan terbesar = 10 atau mungkin menggunakan rentangan nilai 1 yang terkecil dan nilai 5 yang terbesar. Hal ini tergantung pada masing-masing organisasi dalam menerapkan cara mana yang sesuai.
41 g) Pemusnahan Arsip (1) Prosedur Pemusnahan Pemusnahan arsip adalah tindakan atau kegiatan untuk menghancurkan arsip secara fisik dan identitas yang melekat di arsip. Pemusnahan arsip dilakukan secara total sehingga tidak dapat dikenal lagi baik isi maupun bentuknya. Dalam pemusnahan arsip, harus memperhatikan ketentuanketentuan sebagai berikut : (a) Membuat daftar pertelaan untuk arsip-arsip yang akan dimusnahkan. (b) Harus membuat berita acara pemusnahan arsip. (c) Harus disaksikan oleh dua orang pejabat yang berwenang. (2) Cara Pemusnahan Untuk memusnahkan arsip dapat dilakukan dengan berbagai cara. Mulyono (2003) menjelaskan terdapat 3 cara dalam memusnahkan arsip yaitu dengan (a) pembakaran, (b) pencacahan, dan (c) penghancuran. Untuk lebih jelasnya dapat dijelaskan sebagai berikut: (a) Pembakaran Pemusnahan dengan cara pembakaran adalah yang lazim dilakukan, karena pelaksanaannya mudah. Tetapi pemusnahan arsip dengan cara pembakaran ini akan memakan waktu lama dan sangat berbahaya kalau pembakaran dengan jumlah banyak. (b) Pencacahan Arsip yang sudah di cacah berujud potongan - potongan kertas yang sama sekali tidak dapat dikenali lagi identitas arsip yang bersangkutan. Cara pemusnahan dengan mencacah arsip dapat dilakukan secara betahap, artinya tidak harus selesai pada saat itu. Dengan demikian pemusnahannya dapat dilakukan
42 secara rutin dan tidak perlu waktu khusus dan sebaiknya memiliki mesin pencacah kertas sehingga tidak ada selembar arsippun yang dibuang di tempat sampah masih berujud lembaran yang dapat dikenal identitasnva. (c) Penghancuran Pemusnahan dengan cara ini adalah memusnahkan arsip dengan menuangkan bahan kimia di atas tumpukan arsip. Cara ini agak berbahaya karena bahan kimia yang digunakan (biasanya soda api) dapat melukai kalau percikannya mengenai badan. Dengan demikian apabila penghancuran dilakukan pada tempat tertentu, apakah di suatu lubang atau bak. Maka tidak perlu ditunggu arsip pasti akan hancur.
2) Penataan Ruang Arsip Dalam pelaksanaan kegiatan tata usaha, salah satu faktor yang turut serta memperlancar kegiatan adalah penataan ruangan. Kearsipan sebagai salah satu kegiatan tata usaha juga memerlukan penataan ruang secara baik dan tepat agar dapat memperlancar kegiatan. Mengingat pentingnya arti arsip bagi pelaksanaan seluruh kegiatan dalam organisasi, maka ruangan arsip harus strategis dan mudah dijangkau oleh semua bagian dalam organisasi tersebut. Selain itu, ruangan arsip hendaknya selalu dijaga agar dalam keadaan bersih dan teratur sehingga memudahkan petugas arsip untuk menemukan kembali arsip yang dibutuhkan serta agar arsip terhindar dari berbagai macam kerusakan. Dengan demikian, untuk memperlancar pelaksanaan kegiatan pengelolaan arsip diperlukan suatu pengaturan ruangan yang dapat memudahkan pencarian arsip yang dibutuhkan serta menjaga keawetan arsip dari kerusakan. Pengaturan ruangan menurut Ig. Wursanto antara lain:
43 a) Ruangan penyimpanan arsip jangan terlalu lembab. b) Ruangan harus terang dan sebaiknya mempergunakan peneranganalam yaitu sinar matahari. c) Ruangan harus diberi ventilasi secukupnya. d) Ruangan harus terhindar dari kemungkinan serangan api. e) Ruangan harus terhindar dari kemungkinan serangan air. f) Dalam hal-hal tertentu (hujan) periksalah ruangan untuk mengetahui kemungkinan adanya talang, saluran air dan atap gedung yang bocor. g) Ruangan hendaknya terhindar dari kemungkinan serangan hama, serangan perusak atau pemakan kertas arsip. h) Lokasi ruang atau gedung tempat penyimpanan arsip hendaknya bebas dari tempat-tempat industri, sebab polusi udara (kotoran udara) sebab hasil pembakaran minyak sangat berbahaya bagi kertas-kertas arsip. i) Ruangan penyimpanan arsip sebaiknya terpisah dari ruangan kantor-kantor lainnya. j) Ruangan penyimpanan arsip hendaknya disesuaikan dengan bentuk arsip yang akan disimpan di dalamnya. (1995: 120) Dengan demikian, ruangan penyimpanan arsip tidak boleh terlalu banyak mendapat sinar matahari, jangan terkena air yang dapat mengakibatkan ruangan tersebut menjadi lembab, terhindar dari polusi dan serangan hama dan ruangan penyimpanan arsip sebainya terpisah dari bagian-bagian kantor yang lain.
3) Fasilitas Kearsipan Keberhasilan dari kegiatan pengelolaan arsip secara langsung dipengaruhi oleh peralatan yang digunakan untuk menyimpan arsip. Peralatan tersebut digunakan agar membantu kegiatan kearsipan agar berjalan secara efektif dan efisien, pemakaian peralatan tersebut agar dapat berjalan dengan baik juga harus ditunjang oleh sumberdaya manusia yang mampu mengoperasikannya secara baik dan benar. Peralatan yang digunakan untuk menyimpan dan menemukan kembali arsip harus menunjang terlaksananya tujuan pengelolaan arsip, yaitu dapat menyimpan dan menemukan kembali arsip dengan cepat dan
44 tepat. Fasilitas kearsipan yang baik akan mempunyai kemanfaatan antara lain sebagai berikut: a) Menjamin keawetan atau daya tahan arsip. b) Menjamin keamanan arsip dari bahaya kebakaran dan pencurian. c) Menjamin kesehatan pegawai kearsipan. d) Memelihara ketekunan dan semangat kerja pegawai kearsipan. e) Menjamin kelancaran kerja dan ketepatan sistem kearsipan. f) Menampung peningkatan volume kerja kearsipan. Peralatan kearsipan yang diperlukan dalam pengelolaan arsip dapat digolongkan menurut penggunaannya menjadi 3 (tiga) golongan yaitu: a) Alat penerimaan surat, meliputi : baki surat, rak, meja sortir, meja tulis, pisau atau gunting, dan berbagai stempel. b) Alat penyimpanan surat, meliputi: almari, rak dan kotak kartu, filling cabinet, rotary. c) Alat pelaksanaan korespondensi, meliputi: mesin tik, mesin stensil, komputer, kertas ukuran tertentu, buku catatan, buku agenda, buku ekspedisi, stempel kantor. Perlengkapan Penyimpanan (Filling Supplies) yang dipergunakan untuk menyimpan arsip menurut Sugiarto dan Teguh Wahyono (2005) yaitu : 1. Penyekat adalah lembaran yang dapat dibuat dari karton atau triplek yang digunakan sebagai pembatas dari arsip- arsip yang disimpan. 2. Map (Folder) adalah perlengkapan yang dipergunakan degan berbagai bentuk dan model sesuai dengan kebutuhan untuk menaruh file (ukuran). 3. Penunjuk(Guide) adalah sebagai tanda untuk membimbing dan melihat cepat kepada tempat-tempat yang diinginkan di dalam file. 4. Kata tangkap adalah Judul yang terdapat pada tonjolan file. 5. Perlengkapan Lain diantaranya adalah Label yaitu sejenis Stiker yang di pakai untuk membuat kode dan ditempelkan pada bagianbagian tertentu (hlm.79-81)
45 Dengan tersedianya fasilitas kearsipan yang memadai, maka pelaksanaan tugas kearsipan dapat berjalan dengan baik sehingga tujuan organisasi akan tercapai sesuai dengan harapan.
4) Petugas Kearsipan Dalam hampir semua kegiatan, unsur manusia memegang peranan yang sangat penting . Demikian pula dalam kearsipan, manusia selalu mempunyai peranan yang sangat penting yaitu dalam pengaturan arsip sehingga arsip-arsip yang ada dapat tersusun dengan rapi dan mudah diketemukan kembali. Untuk menjadi petugas kearsipan yang baik diperlukan persyaratan tertentu. The Liang Gie mengatakan bahwa untuk menjadi petugas kearsipan yang baik diperlukan sekurang-kurangnya 4 (empat) syarat yaitu : a) Ketelitian Ketelitian sangat diperlukan oleh setiap pegawai kearsipan agar pegawai yang bersangkutan dapat membedakan perkataan-perkataan, nama-nama atau angka-angka yang sepintas lalu tampaknya hampir sama. Faktor ketelitian tersebut harus didukung oleh : (1) Sikap jiwa yang cermat: penuh minat dan penuh perhatian terhadap tugas dan pekerjaan yang menjadi tanggung jawabnya. (2) Kesempurnaan mata, dalam arti tidak cacat, tidak buta warna. b) Kecerdasan Setiap pegawai kearsipan harus mampu menggunakan pikirannya dengan baik, mempunyai daya ingat yang cukup tajam, sehingga tidak mudah lupa. Selain itu, dengan kecerdasan diharapkan petugas kearsipan mampu memilih pokok-pokok soal, serta tidak mudah lupa akan pokok-pokok soal yang ada di kartu arsipnya. c) Kecekatan yaitu mampu memahami sesuatu dengan cepat, mampu bekerja dengan cepat dan mahir melakukan sesuatu. Dalam hal ini petugas kearsipan diharapkan mampu bekerja dengan cepat dan gesit. d) Kerapian Setiap petugas kearsipan harus mampu menciptakan dan menjaga kerapian, kebersihan dan ketertiban terhadap arsip-arsip yang disimpan (Wursanto, 1991: 39-42).
46 Seorang petugas arsip harus teliti dalam melaksanakan tugasnya. Karena ketelitian seorang petugas arsip sangat berpengaruh terhadap warkat-warkat yang disimpan. Selain itu daya ingat seorang petugas arsip diperlukan terutama saat diperlukannya arsip. Dalam penemuan kembali arsip petugas arsip harus sesegera mungkin menemukan arsip yang diminta dengan cepat dan tepat. Oleh karena itu petugas arsip harus cekatan. Petugas arsip yang rapi akan membantu terciptanya ruangan arsip, baik rapi dalam berpakaian, ataupun menjaga kebersihan dan ketertiban ruangan. Syarat lain yang harus dimiliki petugas kearsipan adalah keahlian. hal ini dapat dilakukan dengan mengadakan pendidikan atau latihanlatihan kepada pegawai kearsipan. selain itu sebagai seorang petugas kearsipan dituntut untuk mampu mengadakan hubungan dengan pihak lain, berlaku sopan, ramah, sabar, dan tidak bersifat emosional karena petugas kearsipan dalam melaksanakan tugasnya banyak berhubungan dengan pihak-pihak lain.
B. Penelitian yang Relevan
1.
Ririn Irmawati. 2006. SISTEM KEARSIPAN PADA DINAS PETERNAKAN PROVINSI JAWA TENGAH. Objek kajian dari penelitian ini adalah sistem kearsipan
pada
Dinas
Peternakan
Provinsi
Jawa
Tengah.
Metode
pengumpulan data yang digunakan adalah metode observasi, wawancara, dokumentasi dan studi pustaka. Data yang dikumpulkan dianalisis dengan analisis deskriptif kualititif. Hasil penelitian ini menunjukkan bahwa : (1) Sistem kearsipan yang digunakan pada Dinas Peternakan Provinsi Jawa Tengah adalah sistem abjad dan pokok soal. (2) Pengurusan dan pengendalian surat pada Dinas Peternakan Provinsi Jawa Tengah sudah berjalan baik sesuai prosedur yang ada, namun pengurusan dan pengendalian surat yang masuk tidak langsung diproses akan tetapi menunggu surat terkumpul. (3) Ruang
47 penyimpanan arsip masih bercampur dengan ruang kerja. (4) Tata kerja kearsipan yang tidak mengikuti perkembangan ilmu kearsipan. (5) kurang adanya kesadaran pegawai terhadap peran dan pentingnya arsip. (6) Pengamanan dan pemeliharaan arsip kurang maksimal. 2.
Hendri Yulianto. 2007. PENGELOLAAN ARSIP PADA KANTOR BAGIAN TATA USAHA UNIVERSITAS NEGERI MALANG. Responden dalam penelitian ini adalah Kepala Bagian Tata Usaha dan petugas dari Bagian Umum dan Perlengkapan yang menangani masalah arsip. Jenis penelitian ini adalah deskriptif, yang meneliti satu variabel yaitu pengelolaan arsip. Teknik pengumpulan data yaitu observasi, wawancara dan dokumentasi. Teknik analisis
data
menggunakan
teknik
deskriptif
kualitatif.
Hasil penelitian ini menunjukkan bahwa: (1) Pengelolaan surat masuk dibagi menjadi 3 yaitu surat masuk dinas/rutin, surat masuk rahasia dan surat masuk pribadi. (2) Pengelolaan surat keluar dibagi menjadi 2 yaitu surat keluar dinas/rutin dan surat keluar rahasia. (3) Sistem penyimpanan yang diterapkan yaitu ada yang menggunakan sistem nomor dan sistem subyek. (4) Azas penyimpanan yang diterapkan di Kantor Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Negeri Malang adalah azas desentralisasi. (5) Prosedur penyimpanan arsip di Kantor Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Negeri Malang yaitu sementara dan tetap. (6) Prosedur peminjaman arsip yaitu mengisi buku peminjam arsip, mencari arsip, memberikan jaminan bagi mahasiswa yang meminjam yaitu KTM, mengembalikan
arsip.
(7)
Prosedur
pemeliharaan
arsip
meliputi
membersihkan ruangan, membersihkan arsip dari debu-debu yang menempel, membersihkan dari anai-anai yang ada, membersihkan rak arsip, arsip-arsip yang tidak dipakai perlu dimusnahkan. (8) Sarana dan prasarana yang digunakan di Kantor Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Negeri Malang adalah antara lain stopmap, snelhecter, lembar disposisi/nota dinas, rak arsip, dan lemari arsip.
48 3.
Kiki Tusianasari. 2011. ANALISIS SISTEM KEARSIPAN DI KANTOR KECAMATAN GUNUNGPATI. Teknik pengumpulan data yang digunakan adalah observasi, wawancara dan studi pustaka atau dokumen. Penelitian ini menggunakan analisis data secara deskriptif, yaitu memaparkan tentang suatu obyek pada suatu waktu. Hasil penelitian ini menunjukkan bahwa: (1) Sistem pengelolaan kearsipan pada Kantor Kecamatan Gunungpti dapat dikatakan sudah cukup baik, hal ini dapat dilihat dari sistem penyimpanan arsip yang disimpan oleh masing-masing bagian yang sesuai dengan bidangnya, sehingga apabila arsip tersebut diperlukan sewaktu-waktu dapat ditemukan dengan cepat dan tepat. (2) Sistem penyimpanan yang dilakukan pada Kantor Kecamatan Gunungpati adalah pola klasifikasi dalam bentuk numerik (3) Penerapan dalam peminjaman arsip dengan kartu pinjam arsip tidak dilaksanakan secara maksimal, peminjaman arsip dilakukan dengan mudah dan sederhana, yaitu datang langsung menemui petugas (4) Pemeliharaan dan perawatan arsip yang kurang diperhatikan, pemeliharaan arsip hanya dilakukan
dengan
membersihkan
arsip
yang
terkena
debu
dan
pengamanannya hanya dengan mengunci almari. (5) Pemindahan arsip dilakukan setiap satu tahun sekali dan belum pernah melakukan pemusnahan arsip. 4.
Ebelle Joyce Edwunyenga. 2009. RECORD KEEPING IN UNIVERSITIES; ASSOCIATED PROBLEMS AND MANAGEMENT OPTIONS IN SOUTH WEST GEO-POLITICAL ZONE OF NIGERIA. Populasi yang diambil adalah pelajar dan staf Universitas di South West Geo-Political Zone di Nigeria dengan sampel sebanyak 20 % dari populasi. Hasil Penelitian ini menunjukkan bahwa: (1) Keamanan dokumen tidak terjaga dengan baik (2) Terminal komputer yang kurang memadai (3) Penemuan kembali dokumen yang tidak efektif (3) Tidak ada petunjuk pelaksanaan yang jelas dalam penyimpanan arsip (4) Sumber daya petugas kearsipan yang kurang profesional (5) Pemusnahan arsip yang tidak terjadwal dengan baik.
49 5.
C Okello-Obura dan F Ssekitto. 2011. RECORDS AND INFORMATION DISASTER
PREPAREDNESS
IN
SELECTED
ORGANIZATION
IN
UGANDA. Populasi yang digunakan adalah organisasi pemerintah dan swasta di Uganda. Hasil penelitian ini menunjukkan bahwa (1) Beberapa organisasi tertarik dan telah melaksanakan pelatihan kepada tenaga kearsipan di organisasinya (2) Beberapa organisasi telah menyediakan sebagian dana organisasi sebagai dana persiapan bila terjadi bencana yang dapat merusak arsip baik berbentuk kertas maupun elektronik (3) Beberapa organisasi telah mengubah arsip manual berupa kertas menjadi arsip elektronik demi pelestarian arsipnya (4) Sebagian besar organisasi telah mempersiapkan dengan baik rencana penyelamatan arsip bila sewaktu-waktu terjadi bencana atau kerusakan (5) Pimpinan dan manajemen organisasi telah memahami betul akan pentingnya keberadaan arsip dan mereka telah memberikan kebijakan dan peraturan khusus atas pengelolaan arsipnya.
Irmawati (2006) dalam penelitiannya di Dinas Peternakan Provinsi Jawa Tengah menjelaskan bahwa pada umumnya pengurusan dan pengendalian surat serta keberadaan arsip di kantor tersebut sudah berjalan dengan cukup baik. Namun, dalam pelaksanaannya masih terdapat beberapa kendala seperti penanganan surat yang lama karena menunggu surat terkumpul lebih dahulu, tidak terpisahnya ruang kerja dengan ruang penyimpanan arsip, tata kerja tidak mengikuti perkembangan dan kurangnya kesadaran dari para pegawai dalam menjaga dan memelihara keberadaan arsip di lingkungan kantornya. Senada dengan hal tersebut, penelitian Tusianasari (2011) di Kantor Kecamatan Gunungpati menunjukkan hal yang sama, yaitu pada dasarnya sistem pengelolaan arsip yang dilaksanakan di Kantor Kecamatan tersebut sudah dilaksanakan dengan baik, namun kurang maksimal. Hal ini dikarenakan pemeliharaan dan perawatan arsip tidak dilaksanaakan dengan maksimal dan dengan sarana prasarana yang kurang memadai. Selain itu, pemusnahan arsip juga belum pernah dilaksanakaqn sehingga arsip jumlahnya terus bertambah, dan
50 hanya dipindahkan tempat penyimpanannya tanpa diadakan pemusnahan untuk mengurangi volume arsip. Hal yang sama juga terjadi di penelitian Edwunyenga (2009), dimana ia melakukan penelitian di Universitas di South West Geo-Political Zone Nigeria, dan disana ditemukan bahwa pengelolaan arsip yang dilaksanakan juga mengalami beberapa hambatan. Dan hambatan yang tersebut adalah tidak adanya petunjuk pelaksanaan yang jelas dalam penyimpanan arsip, sarana dan prasarana yang kurang memadai, petugas kearsipan yang kurang profesional, dan pemusnahan arsip yang tidak terjadwal hingga mengakibatkan bertumpuknya arsip. Dari beberapa penelitian tersebut, dapat disimpulkan bahwa tidak semua kantor ataupun organisasi telah melaksanakan pengelolaan arsip dengan baik. Rata-rata organisasi pemerintah melaksanakan pengelolaan arsipnya hanya sebatas hingga penyimpanan saja, dan tidak dibarengi dengan pemeliharaan, perawatan dan pemusnahan. Hingga akhirnya terjadi penumpukan arsip yang tidak berguna dan sulit diketemukannya kembali arsip yang dibutuhkan. Lalu masalah sarana dan prasarana. Seringkali rata-rata kantor yang dijadikan tempat penelitian tersebut menyediakan sarana prasarana ala kadarnya sehingga keberadaan arsip tidak terawat dengan baik. Hal tersebut mengakibatkan arsip mudah rusak dan hilang. Kemudian masalah lain adalah kurangnya kesadaran dari pegawai arsip itu sendiri, dimana mereka bekerja hanya sebatas melanjutkan pekerjaan para pekerja pendahulu mereka dan petugas-petugas tersebut tidak mau belajar lebih lanjut tentang pengelolaan arsip yang sesuai dan mereka tidak dilatih untuk meningkatkan profesionalisme kerja mereka di bidang kearsipan.
C. Kerangka Berpikir
Dalam suatu kantor, untuk mewujudkan tujuan yang telah ditetapkan pasti mempunyai serangkaian kegiatan atau aktivitas tertentu yang biasa disebut dengan pekerjaan kantor. Pekerjaan kantor ini meliputi segala kegiatan yang berhubungan
51 dengan penyampaian keterangan, baik secara lisan maupun tertulis. Salah satu bentuknya adalah berupa warkat atau arsip. Arsip adalah setiap catatan tertulis, gambar, rekaman yang memuat keterangan-keterangan atau informasi mengenai suatu hal atau persoalan ataupun juga peristiwa yang dibuat orang untuk membantu daya ingat seseorang. Kearsipan sangat penting bagi sebuah organisasi ataupun perusahaan, karena kearsipan merupakan salah satu dari kegiatan ketatausahaan yang merupakan unsur dari administrasi perusahaan. Pengelolaan arsip yang baik, haruslah direncanakan, diorganisasikan, dilaksanakan dan dikontrol dengan baik pula. Pelaksanaan kearsipan dimulai dari terciptanya arsip yang berasal dari surat-surat yang masuk maupun keluar. Kemudian surat-surat yang diterima dicatat dan disimpan berdasarkan suatu kode atau indeks untuk digunakan kembali jika sewaktu-waktu diperlukan. Arsip sebagai sumber informasi atau bahan pengingat tidak hanya cukup disimpan saja, tetapi juga memerlukan pemeliharaan agar arsip tersebut tidak rusak. Arsip yang sudah lama disimpan dan sudah tidak digunakan lagi, diadakan pengurangan, penyusutan, atau bahkan pemusnahan sehingga volume penyimpanan arsip tidak berlebihan. Pelaksanaan pengelolaan kearsipan tidak hanya terletak pada proses penerimaan hingga pemusnahannya saja, atau dalam hal ini disebut prosedur kerja, akan tetapi juga dipengaruhi oleh beberapa faktor yang dapat menunjang kelancran pelaksanaan pengelolaan kearsipan. Faktor-faktor tersebut antara lain adalah fasilitas kearsipan yang ada, penataan ruang kearsipan dan pegawai kearsipan itu sendiri. Keempat hal tersebut, yaitu prosedur kerja, petugas kearsipan, penataan ruang kearsipan serta fasilitas kearsipan saling berkaitan dan saling mendukung sehingga terciptalah suatu arsip yang berfungsi sebagai sumber informasi atau bahan pengingat seseorang. Apabila keempat faktor tersebut tidak dijalankan dengan baik, maka akan timbul berbagai hambatan dan masalah dalam pengelolaan arsip seperti bertumpuknya arsip, tidak terpeliharanya arsip, rusaknya arsip, sulit diketemukan kembalinya sebuah arsip, atau bahkan hilangnya arsip.
52 Dengan dilaksanakannya pengelolaan arsip yang baik dan dengan terlaksananya faktor-faktor pengelolaan arsip, maka arsip akan dapat terfungsikan dengan baik. Kemudian dengan terfungsikannya arsip tersebut, maka seluruh kegiatan yang terjadi dalam organisasi akan berjalan dengan lancar dan tujuan dari organisasi akan tercapai secara efektif dan efisien. Untuk memperjelas kerangka pemikiran di atas, dapat digambarkan sebagai berikut :
Pengelolaan Arsip Perum Bulog Sub Divre III Surakarta
P
O
A
C
Penciptaan: - Pengurusan - Pengendalian Referensi - Klasifikasi - Kode - Indeks Tata Berkas - Sistem penataan yang digunakan Pemusnahan - Pemindahan - Penyelamatan
Hambatan
Arsip berfungsi dengan baik
Tercapainya tujuan organisasi Faktor Pendukung: 1. Prosedur Kerja 2. Fasilitas Kearsipan 3. Penataan Ruang Kearsipan 4. Pegawai Kearsipan
Gambar 4. Bagan Kerangka Berpikir
BAB III METODOLOGI
Hadi (2000: 4), mengemukakan bahwa metodologi berasal dari dua istilah, yakni: “Metodos, berarti cara dan logos yang berarti ilmu. Jadi metodologi adalah ilmu yang memperbincangkan cara-cara (metode) ilmiah”. Sementara itu, Surakhmad (1994: 131) menyebutkan, “Metodologi adalah ilmu tentang cara-cara yang digunakan mencapai suatu tujuan dengan mempergunakan teknik-teknik serta alat-alat tertentu”.
Dengan demikian, metode merupakan cara, teknik,
prinsip dan prosedur yang dipergunakan untuk mencapai tujuan. Kemudian, penelitian menurut Kartono (1990: 28) merupakan “suatu usaha untuk menemukan , mengembangkan dan melakukan verifikasi terhadap kebenaran suatu peristiwa atau pengetahuan dengan memakai metode-metode ilmiah”. Sedangkan menurut Narbuko (2005: 1) “penelitian adalah suatu kegiatan untuk mencari, mencatat, merumuskan dan
menganalisis sampai menyusun
laporannya”. Jadi, penelitian merupakan pekerjaan ilmiah yang harus dilakukan secara teratur, sistematis dan tertib. Artinya, langkah-langkah dan juga proses yang dilalui harus mengikuti prosedur atau metode dan teknik yang sesuai dengan bidang masalah yang dikajinya. Dalam penelitian ini, aspek-aspek metodologi yang digunakan untuk memberikan arah dalam penelitian ini sebagai berikut :
A. Tempat dan Waktu Penelitian 1. Tempat Penelitian Suatu penelitian memerlukan tempat yang akan dijadikan sebagai obyek untuk memperoleh data yang berguna mendukung tercapainya tujuan penelitian. Penelitian ini dilakukan di Bagian Tata Usaha Perum Bulog Sub Divisi Regional III Surakarta. Adapun alasan peneliti memilih Bagian Tata Usaha Perum Bulog Sub Divisi Regional III Surakarta untuk dijadikan sebagai tempat penelitian adalah:
53
54 a. Terdapatnya masalah yang harus dipecahkan b. Tersedianya data yang dibutuhkan dalam penelitian ini. c. Peneliti telah mengenal dan mengetahui subjek dan obyek penelitian sebelumnya, sehingga memudahkan dalam melakukan penelitian.
2. Waktu Penelitian Penelitian ini dilaksanakan setelah usulan disetujui pembimbing skripsi dan telah mendapat ijin dari pihak-pihak yang berwenang. Penelitian ini dilaksanakan selama enam (6) bulan terhitung sejak bulan Januari 2012 sampai dengan bulan Juni 2012. Jadwal selengkapnya dapat dilihat dalam lampiran (Lampiran 1).
B. Pendekatan dan Jenis Penelitian 1.
Pendekatan Penelitian Berdasarkan pada tujuan penelitian yang akan dicapai, bentuk penelitian yang digunakan oleh peneliti adalah penelitian dengan pendekatan kualitatif, yaitu merupakan suatu penelitian untuk mencari kebenaran secara ilmiah dan memandang obyek secara keseluruhan dan digunakan sebagai dasar untuk mengamati dan mengumpulkan informasi. Penelitian ini diarahkan pada kondisi aslinya artinya tidak ada perlakuan khusus terhadap data, sehingga data mencerminkan aslinya atau keadaan sebenarnya dan peneliti dapat membuat penafsiran berdasarkan data lapangan, hasil wawancara, observasi langsung, dan literatur yang sesuai dengan permasalahan. Lebih lanjut, Moleong juga mengemukakan tentang definisi penelitian kualitatif, yakni: “Penelitian Kualitatif adalah penelitian yang bermaksud untuk memahami fenomena tentang apa yang dialami oleh subjek penelitian misalnya perilaku, persepsi, motivasi, tindakan, dll., secara holistik, dan dengan cara deskripsi dalam bentuk kata-kata dan bahasa, pada suatu konteks khusus yang alamiah dan dengan memanfaatkan berbagai metode alamiah” (2009: 6).
55 Berhubung bentuk penelitian yang digunakan adalah penelitian kualitatif,
maka
dalam
pelaksanaan
kegiatan
penelitian
tentunya
menggunakan metodologi kualitatif. Bogdan dan Taylor dalam Moleong (2009) mendefinisikan metodologi kualitatif sebagai prosedur penelitian yang menghasilkan data deskriptif berupa kata-kata tertulis atau lisan dari orangorang dan perilaku yang diamati.
Disamping itu, Sutopo (2006)
mengemukakan bahwa penelitian kualitatif merupakan suatu kegiatan untuk menganalisis data dengan semua kekayaan wataknya yang penuh nuansa, sedekat mungkin dengan bentuk aslinya seperti waktu data itu dicatat. Lebih lanjut, Juhaya S. Pradja dalam Afifuddin (2009) menjelaskan bahwa metodologi
penelitian
fenomenologis.
Dimana
kualitatif
lebih
fenomenologi
mengedepankan adalah
suatu
pendekatan aliran
yang
membicarakan fenomenon atau segala sesuatu yang menampakkan diri. Dengan demikian metodologi penelitian kualitatif dipandang sebagai pendekatan untuk membiarkan gejala terus-menerus menampakkan diri, sehingga penelitian akan terus dilakukan dan setiap gejala yang ada akan memberikan pemaknaan holistik dari semua gejala itu sendiri. Metode kualitatif meliputi pengamatan, wawancara, atau penelaahan dokumen. Penelitian kualitatif ini bersifat deskriptif artinya seorang peneliti dapat menemukan data penelitian dalam bentuk kata-kata, gambar dan data tersebut meliputi transkrip-transkrip wawancara, catatan lapangan, dokumen pribadi, foto-foto, nota dan lain-lainnya. Dalam penelitian ini, yang terpenting adalah kemampuan peneliti dalam menterjemahkan data yang diperoleh dari wawancara, observasi dan studi kepustakaan tersebut guna menentukan tinggi rendahnya hasil penelitian.
2.
Strategi Penelitian Strategi penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah strategi penelitian tunggal terpancang, dimana peneliti hanya mengkaji satu masalah saja yaitu tentang bagaimana pelaksanaan pengelolaan arsip di Bagian Tata Usaha Perum Bulog Sub Divisi Regional III Surakarta dan pengumpulan data
56 yang lebih terarah berdasarkan tujuan mengenai pelaksanaan kegiatan pengelolaan dokumen di Bagian Tata Usaha Perum Bulog Sub Divisi Regional III Surakarta. Sebagaimana yang dijelaskan oleh Sutopo bahwa “dalam studi kasus, dikenal juga bentuk kasus tunggal terpancang (embedded case study research) yang artinya studi ini tidak bersifat holistik penuh tetapi sudah memusatkan variabel yang telah ditentukan terlebih dahulu” (2006: 10). Lebih lanjut, Sutopo juga mengemukakan bahwa “dalam penelitian kualitatif dikenal adanya studi kasus tunggal dan studi kasus ganda. Secara lebih khusus, baik studi kasus tunggal atau pun studi kasus ganda, juga bisa dibedakan adanya jenis penelitian yang sifatnya terpancang dan tidak terpancang (penjelajahan)” (2006: 139). Berdasarkan uraian diatas, maka peneliti menggunakan strategi tunggal terpancang dengan alasan hanya ada satu masalah yang diteliti, yakni pelaksanaan kegiatan pengelolaan dokumen di Bagian Tata Usaha Perum Bulog Sub Divisi Regional III Surakarta. Tunggal dalam arti hanya ada satu ruang lingkup penelitian yaitu Bagian Tata Usaha Perum Bulog Sub Divisi Regional III Surakarta. Sedangkan terpancang pada tujuan penelitian, artinya bahwa yang harus diteliti dibatasi pada aspek-aspek yang sudah dipilih sebelum melakukan penelitian di lapangan yang sudah terancang dalam proposal penelitian.
C. Data dan Sumber Data
Lofland dan Lofland yang dikutip oleh Moleong mengemukakan bahwa “sumber data utama dalam penelitian kualitatif ialah kata-kata dan tindakan, selebihnya adalah data tambahan seperti dokumen dan lain-lain”(2009: 157). Lebih lanjut Sutopo mengemukakan bahwa “Sumber data penelitian kualitatif dapat berupa manusia, peristiwa dan tingkah laku, dokumen dan arsip serta berbagai benda lain” (2006: 2). Dari pendapat tersebut, maka dalam penelitian ini yang menjadi sumber data adalah:
57 1. Informan Yaitu orang-orang yang diwawancarai atau yang memberikan informasi dan data penelitian atau keterangan tentang masalah yang akan diteliti. Informan penelitian merupakan subjek yang memiliki hubungan karakteristik dengan permasalahan yang diteliti. Peneliti harus memilih informan yang bisa memberikan informasi yang diperlukan secara obyektif. Dalam penelitian ini yang dijadikan sebagai informan meliputi : a. Kepala Bagian Tata Usaha Perum Bulog Sub Divre III Surakarta b. Beberapa pegawai Bagian Tata Usaha Perum Bulog Sub Divre III Surakarta, untuk menggali data yang diteliti. 2. Tempat dan Peristiwa / Lokasi Penelitian Tempat atau lokasi yang berkaitan dengan sasaran atau permasalahan penelitian juga merupakan salah satu jenis sumber data yang bisa dimanfaatkan oleh peneliti. Informasi mengenai kondisi dari lokasi peristiwa atau aktivitas dilakukan bisa digali lewat sumber lokasinya baik yang merupakan tempat maupun lingkungannya. Tempat yang menjadi lokasi dan sumber data penelitian ini adalah Bagian Tata Usaha Perum Bulog Sub Divre III Surakarta. 3. Arsip dan dokumen Menurut Sutopo, ”Dokumen dan arsip merupakan bahan tertulis yang bergelayutan dengan suatu peristiwa atau aktivitas tertentu”(2006: 61). Arsip dan dokumen bisa berupa catatan, pembukuan atas sumber dan juga rekaman serta gambar yang berkaitan dengan penelitian ini. Adapun dokumen yang dan arsip yang digunakan sebagai sumber data berupa buku, arsip-arsip, agenda kegiatan, serata data lain yang berhubungan dengan tata kearsipan di Kantor Perum Bulog Sub Divre III Surakarta.
58 D. Teknik Pengambilan Sampel (Cuplikan)
Dalam penelitian yang bersifat kualitatif, metode yang digunakan untuk menarik sampel penelitian ini adalah dengan metode selektif, bukan teknik statistik. Teknik ini menggunakan pertimbangan konsepsi pribadi, karakteristik empiris, persepsi diri, dan sebagainya dalam menanggapi permasalahan yang ada. Dalam penelitian ini penentuan sampel dilakukan dengan cara Purposive Sampling dimana peneliti cenderung memilih informan yang dianggap tahu dan dapat dipercaya untuk menjadi sumber data yang mantap dan mengetahui masalahnya secara mendalam. Lebih lanjut menurut Afifuddin & Beni Ahmad, ”Sampling Purposif merupakan pendekatan kualitatif tidak menggunakan sampling acak, tidak menggunakan populasi dan sampel banyak” (2009: 90). Sampel dipilih dengan jumlah yang tidak ditentukan, melainkan dipilih dari segi representasinya tujuan penelitian. Peneliti juga menggunakan teknik Snowball Sampling. Menurut Sugiyono, ”Snowball Sampling adalah teknik pengambilan sampel sumber data, yang pada awalnya jumlahnya sedikit, lama-lama menjadi besar. Hal ini dilakukan karena dari jumlah sumber data yang sedikit itu tersebut belum mampu memberikan data yang memuaskan, maka mencari orang lain lagi yang dapat digunakan sebagai sumber data” (2009: 54). Jadi Snowball Sampling yaitu peneliti pertama-tama datang pada seseorang yang menurut pengetahuannya dapat dipakai sebagai key informan, tetapi setelah berbicara cukup, informan tersebut menunjukkan informasi lain yang dipandang mengetahui lebih banyak masalahnya sehingga peneliti menunjukkannya sebagai informan baru dan demikian seterusnya sampai data dirasa cukup.
E. Pengumpulan Data
Agar suatu masalah dapat terpecahkan secara tuntas, maka diperlukan data yang valid. Untuk mendapatkan data tersebut, diperlukan suatu teknik pengumpulan data yang tepat. Teknik pengumpulan data adalah suatu cara khusus
59 yang digunakan peneliti untuk memperoleh data dalam penelitian. Kesalahan dalam menentukan teknik pengumpulan data akan berakibat data yang diperoleh tidak akan valid. Hadi menyatakan bahwa “Baik buruknya suatu hasil research sebagian tergantung pada teknik pengumpulan datanya, akurat dan reliable pekerjaan research menggunakan teknik-teknik, prosedur-prosedur, alat-alat, serta kegiatan yang dependable yang dapat diandalkan” (2000: 131). Sesuai dengan pendekatan penelitian kualitaif dan jenis sumber data yang digunakan, maka teknik pengumpulan yang digunakan adalah: 1.
Wawancara Moleong menyatakan bahwa, “Wawancara adalah percakapan dengan maksud tertentu. Percakapan ini dilakukan oleh dua pihak, yaitu pewawancara (interviewer)
yang mengajukan pertanyaan dan yang
diwawancarai (interviewee) yang memberikan jawaban atas pertanyaan” (2009: 186). Dengan wawancara yang mendalam (in-depth interview) diharapkan peneliti mampu memperoleh data yang akurat, relevan dan obyektif. Wawancara terdiri dari beberapa jenis. Afifuddin & Beni Ahmad (2009) mengemukakan bahwa terdapat 3 (tiga) jenis wawancara yaitu wawancara terstruktur, wawancara semiterstruktur, dan wawancara tidak terstruktur. Lebih lanjut penjelasan tentang wawancara tersebut yaitu sebagai berikut: a) Wawancara terstruktur, yaitu wawancara yang pertanyaan-pertanyaannya sudah dipersiapkan, seperti menggunakan pedoman wawancara. Dalam hal ini peneliti telah mengetahui data dan menentukan fokus serta perumusan masalahnya. b) Wawancara semiterstruktur, yaitu wawancara yang sudah cukup mendalam
karena
ada
penggabungan
antara
wawancara
yang
berpedoman pada pertanyaan-pertanyaan yang telah disiapkan dan pertanyaan yang lebih luas dan mendalam dengan mengabaikan pedoman yang sudah ada.
60 c) Wawancara tidak terstruktur, yaitu wawancara yang lebih bebas, lebih mendalam, dan menjadikan pedoman wawancara sebagai pedoman umum dan garis-garis besarnya saja. Dalam penelitian ini digunakan teknik wawancara semiterstruktur. Dengan teknik ini pewawancara akan menggabungkan wawancara yang berpedoman pertanyaan-pertanyaan yang telah disiapkan dan dengan pertanyaan yang lebih luas dan mendalam sehingga selain bisa terarah dan fleksibel, data yang diperlukan juga bisa berkembang. 2.
Observasi Narbuko menjelaskan bahwa “pengamatan adalah alat pengumpulan data yang dilakukan dengan cara mengamati dan mencatat secara sistematik gejala-gejala yang diselidiki” (2005: 70). Lebih lanjut, Guba dan Lincoln dalam Moleong (2009) mengemukakan bahwa alasan digunakannya pengamatan karena teknik pengamatan memungkinkan melihat dan mengamati sendiri, kemudian mencatat perilaku dan kejadian sebagaimana yang terjadi pada keadaan yang sebenarnya. Observasi dibutuhkan untuk memahami proses terjadinya wawancara dan hasil wawancara dapat dipahami dalam konteksnya. Observasi dilakukan terhadap subjek, perilaku subjek selama wawancara, interaksi subjek dengan peneliti dan hal-hal yang dianggap relevan sehingga dapat memberikan data tambahan terhadap hasil wawancara. Dalam hal ini, peneliti melaksanakan participant observation, dimana peneliti terjun langsung ke lokasi penelitian untuk menggali data yang ada pada lapangan, melibatkan diri dalam aktivitas sehari‐hari, mencatat kejadian dan perilaku secara sistematik tentang apa yang terjadi, kapan, dimana, siapa, bagaimana kejadiannya. Adapun data yang dikumpulkan selama observasi adalah deskripsi program,
perilaku,
perasaan, dan
pengetahuan.
Kemudian,
peneliti melakukan pengamatan berulang kali dengan harapan data yang diperoleh akan lebih valid. 3.
Studi Kepustakaan
61 Afifuddin & Beni Ahmad berpendapat bahwa ”Metode atau teknik dokumenter adalah teknik pengumpulan data dan informasi melalui pencarian dan penemuan bukti-bukti” (2009: 141). Teknik ini dilakukan dengan cara mempelajari, membaca, dan mencatat surat-surat, buku-buku literatur, artikel, majalah-majalah, surat kabar, jurnal serta kebijaksanaan-kebijaksanaan yang berhubungan dengan permasalahan dalam penelitian ini dokumen yang ada di lokasi penelitian. Dokumen yang dikumpulkan akan membantu peneliti dalam memahami fenomena yang terjadi di lokasi penelitian dan membantu dalam membuat interpretasi data serta hal-hal yang ada dalam dokumen dapat digunakan untuk menguji, menafsirkan bahkan meramal. Data yang dikumpulkan adalah yang isinya berhubungan dengan masalah penelitian yaitu pelaksanaan pengelolaan dokumen di Bagian Tata Usaha Perum Bulog Sub Divisi Regional III Surakarta.
F. Uji Validitas Data
Sugiyono
menyatakan bahwa “Validitas merupakan derajat ketepatan
antara data yang terjadi pada obyek penelitian dengan daya yang dapat dilaporkan oleh terjadi pada obyek penelitian” (2009: 117). Dengan demikian data yang valid adalah data yang tidak berbeda antara data yang dilaporkan oleh peneliti dengan data yang sesungguhnya terjadi pada obyek penelitian. Dalam penelitian ini pemeriksaan data yang digunakan adalah triangulasi. “Triangulasi adalah teknik pemeriksaan keabsahan data yang memanfaatkan sesuatu yang lain diluar data itu untuk keperluan pengecekan atau sebagai pembanding terhadap suatu data” (Iskandar, 2008: 230). Selanjutnya menurut Patton dalam Afifuddin & Beni Ahmad (2009) menjelaskan ada empat macam triangulasi yaitu (1) triangulasi data, (2) triangulasi pengamat, (3) triangulasi teori, dan (4) triangulasi metode. Adapun penjelasan dari masing-masing teknik triangulasi tersebut adalah:
62 1.
Triangulasi data (sumber) Menggunakan berbagai sumber data, seperti dokumen, hasil wawancara, hasil obervasi atau juga mewawancarai lebih dari satu objek yang dianggap memiliki sudut pandang yang berbeda.
2.
Triangulasi pengamat Adanya pengamat di luar peneliti yang turut memeriksa hasil pengumpulan data. Atau dengan kata lain data ataupun hasil kesimpulan mengenai penelitian dapat diuji validitasnya oleh beberapa peneliti.
3.
Triangulasi teori Penggunaan berbagai teori yang berlainan untuk memastikan bahwa data yang dikumpulkan sudah memenuhi syarat. Dalam triangulasi ini, seorang peneliti harus memahami teori-teori yang digunakan dan keterkaitannya dengan permasalahan yang diteliti.
4.
Triangulasi metode Penggunaan berbagai metode untuk meneliti suatu hal, seperti metode wawancara dan metode observasi. Dalam penelitian ini, peneliti melakukan metode wawancara yang ditunjang dengan metode observasi pada saat wawancara dilakukan. Untuk memastikan keabsahan data, dalam penelitian ini menggunakan
triangulasi sumber dan triangulasi metode. Dalam pengumpulan data, peneliti menggunakan beragam sumber data yang tersedia. Dengan teknik ini data yang diperoleh melalui sumber yang satu bisa lebih teruji kebenarannya bila dibandingkan dengan data sejenis yang diperoleh dari sumber yang berbeda, atau dengan kata lain membandingkankan hasil temuan data dari informan yang satu dan informan yang lainnya ditempat dan waktu yang berbeda. Disamping itu peneliti juga menggunakan triangulasi
metode dimana
peneliti mengumpulkan data dengan berbagai metode yang dipakai. Ketika peneliti menggunakan teknik wawancara, di saat yang lain menggunakan teknik observasi maupun dokumentasi. Dengan demikian dapat menutupi kelemahan dari satu teknik tertentu dan data yang diperoleh benar-benar akurat.
63 G. Analisis Data
Afifuddin & Beni Ahmad (2009) memaparkan jika analisis data adalah proses mengorganisasikan dan mengurutkan data ke dalam pola, kategori, dan satuan uraian dasar sehingga dapat ditemukan tema dan dirumuskan hipotesis kerja seperti yang didasarkan oleh data. Lebih lanjut, Miles & Huberman dalam Sutopo menyatakan, “Dalam proses analisis terdapat tiga komponen utama yang harus benar-benar dipahami oleh setiap peneliti kualitatif . Tiga komponen utama analisis tersebut adalah (1) reduksi data, (2) sajian data, dan (3) penarikan simpulan serta verifikasinya”(2006:113). Ketiga komponen tersebut terlibat dalam proses analisis dan saling berkaitan serta menentukan hasil akhir analisis data. Pada penelitian ini digunakan ketiga komponen tersebut yaitu: 1.
Reduksi Data Reduksi data adalah bagian dari proses analisis yang mempertegas, memperpendek, membuat fokus, membuang hal-hal yang tidak penting dan mengatur data sedemikian rupa sehingga simpulan peneliti dapat dilakukan.
2.
Penyajian Data Sajian data merupakan suatu rakitan organisasi informasi, deskripsi dalam bentuk narasi yang memungkinkan kesimpulan penelitian dapat dilakukan. Penyajian data ini mengacu pada perumusan masalah narasi yang tersaji merupakan deskripsi mengenai kondisi yang rinci untuk menceritakan dan menjawab permasalahan yang ada.
3.
Penarikan kesimpulan Penarikan kesimpulan adalah dimana peneliti menafsirkan kategori-kategori sehingga menjadi kesimpulan yang bermakna. Penafsiran terhadap data dilakukan berdasarkan kategorisasi-kategorisasi ataupun gabungannya sesuai dengan kelompok permasalahan yang akan dicari jawabannya. Kegiatan-kegiatan tersebut diatas dapat digambarkan secara skematis sebagai berikut:
64
Penyajian data
Pengumpulan data
Reduksi data Penarikan kesimpulan
Gambar 5. Bagan Analisis Data (Sumber : Miles & Huberman dalam Sugiyono, 2009: 92)
H. Prosedur Penelitian
Prosedur penelitian merupakan sekumpulan langkah-langkah secara urut dari awal hingga akhir yang digunakan dalan penelitian. Adapun kegiatan penelitian ini dilaksanakan melalui beberapa tahap sebagai berikut: 1.
Tahap Persiapan Tahap persiapan dilaksanakan dimulai dari permohonan pembimbing, pembuatan rancangan (proposal) penelitian, mengurus permohonan ijin penelitian, menjajaki dan menilai keadaan lapangan, memilih dan memanfaatkan informan dan menyiapkan perlengkapan penelitian.
2.
Tahap Pengumpulan Data Tahap ini meliputi berbagai aktivitas yang ada di lapangan untuk mengumpulkan data yang relevan dengan tujuan penelitian sekaligus melakukan analisis data awal.
3.
Tahap Analisis Data Untuk analisis data awal dilakukan sejak pengumpulan data di lapangan, sedangkan analisis data akhir dilakukan setelah penggalian data dianggap cukup mendukung maksud dan tujuan penelitian. Dengan demikian diharapkan data yang dihasilkan benar-benar valid.
65 4.
Tahap Penarikan Kesimpulan Setelah diadakan analisis data yang diperoleh, selanjutnya diadakan penarikan kesimpulan yang harus didasarkan pada tujuan penelitian dengan didukung data yang valid, sehingga akan diperoleh hasil penelitian yang dapat dipertanggungjawabkan.
5.
Tahap penulisan dan Penggandaan Laporan Pada tahap ini, semua data yang telah diolah dan dianalisis kemudian disusun dan ditulis dalam bentuk laporan hasil penelitian. Dari hasil penelitian diharapkan dapat bermanfaat bagi pihak-pihak yang berkepentingan. Untuk lebih memperjelas hal tersebut diatas, dibuat bagan prosedur
penelitian sebagai berikut :
Proposal Penelitian
Pengumpulan data dan analisis awal
Persiapan Pelaksanaan
Analisis akhir
Penarikan Kesimpulan
Laporan Penelitian
Penggandaan Laporan
Gambar 6. Bagan Prosedur Penelitian (Sumber: Huber & Milles dalam Soetardi, 2005: 25)
BAB IV HASIL PENELITIAN
A. Deskripsi Lokasi/Objek Penelitian 1. Lokasi Perusahaan Lokasi perusahaan merupakan hal penting yang harus diperhatikan demi mendukung segala aktivitas dari perusahaan tersebut. Perum Bulog Sub Divisi Regional III Surakarta terletak di Surakarta tepatnya di Jl. L.U. Adi Sucipto No. 17 Surakarta. Lokasi ini sangat strategis karena berada di pinggir jalan raya yang memudahkan jangkauan alat transportasi. Selain itu, lokasi ini merupakan lokasi sentral yang mudah dijangkau oleh petugas Gudang Beras Bulog se-Eks Karesidenan Surakarta dan petani produsen se-Eks Karesidenan Surakarta bila sewaktu-waktu harus mengurusi kegiatan administrasi dalam penjualan, pembelian dan penyaluran beras Bulog dan bahan pangan lain, sehingga efektifitas dan efisiensi kerja petugas dapat tercapai, penyaluran beras dan bahan pangan berjalan lancar dan tujuan dari Perum Bulog dalam menjaga ketahanan pangan Indonesia dapat tercapai.
2. Tinjauan Singkat Perum Bulog Dalam sejarah perjalanan bangsa, kehadiran lembaga pangan tidak dapat dipungkiri keberadaannya. Sejak jaman kerajaan Majapahit dan Mataram telah dikenal adanya lumbung-lumbung pangan yang berfungsi sebagai penyedia pangan pada saat langka. Secara formal pemerintah mulai ikut menangani pangan sejak zaman Belanda, ketika berdiri Voeding Middelen Funds (VMF) yang bertugas membeli, menjual dan menyediakan bahan makanan. Dalam masa jepang, VMF dibekukan dan muncul lembaga baru bernama Nanyo Kohatsu Kaisha. Pada masa peralihan sesudah kemerdekaan Republik Indonesia terdapat dualisme penanganan masalah pangan. Di daerah kekuasaan RI, pemasaran beras dilakukan oleh Kementerian Pengawasan Makanan Rakyat (PMR) c/q 66
67
Jawatan Persediaan dan Pembagian Bahan Makanan (PPBM) sedangkan daerah-daerah yang diduduki Belanda, VMF dihidupkan kembali. Keadaan ini berjalan terus sampai VMF dibubarkan dan dibentuk Yayasan Bahan Makanan (Bama). Memasuki era Orde Baru setelah ditumpasnya Pemberontakan G 30 S/PKI, penanganan pengendalian bahan pokok kebutuhan hidup dilaksanakan oleh Komando Logistik Nasional (Kolognas) yang dibentuk dengan Keputusan Presidium Kabinet Ampera, Nomor 114/kep/1967. Kehadiran Bulog sebagai lembaga stabilisasi pangan memiliki arti khusus dalam menunjang keberhasilan Orde Baru sampai tercapainya swasembada beras tahun 1984. Menjelang Repelita I (1 April 1969), struktur organisasi Bulog diubah dengan Kepres RI No. 11/1969 tanggal 22 januari 1969 disesuaikan dengan misi barunya yang berubah dari penunjang peningkatan produksi pangan menjadi buffer stock holder dan distribusi untuk golongan anggaran. Kemudian dengan Kepres No. 39/1978 tanggal 5 November 1978 Bulog Mempunyai tugas pokok melaksanakan pengendalian harga beras, gabah, gandum, dan bahan pokok lainnya guna menjaga kestabilan harga baik bagi produsen maupun konsumen sesuai dengan kebijakan umum pemerintah. Melalui Kepres RI No. 45 Tahun 1997 tugas pokok Bulog hanya dibatasi untuk komoditi beras dan gula pasir. Tugas ini diciutkan lagi dengan diterbitkannya Kepres RI No. 19 Tahun 1998 yang menetapkan peran Bulog hanya mengelola komoditi beras. Sesuai dengan ketentuan dalam Keppres No. 103 tahun 2001, Bulog harus berubah menjadi Badan Usaha Milik Negara (BUMN) paling lambat 31 Mei 2003. Perubahan tugas dan fungsi Bulog sering terjadi diera reformasi seiring dengan pergantian pemerintahan. Setalah pemerintah mengeluarkan PP No. 61 tahun 2003 yang berlaku sejak ditetapkan tanggal 20 Januari 2003 yang selanjutnya direvisi dengan PP No. 61 tahun 2003, Bulog berubah dari LPND menjadi Perum Bulog. Peluncuran Perum Bulog dilaksanakan di Gedung Arsip Nasional Jakarta pada
68
tanggal 10 Mei 2003. Banyak hal yang harus berubah dalam lembaga baru ini, terutama pola kerja yang lebih profesional, peningkatan efisiensi dan transparansi serta demokratisasi. Namun ada pula yang tidak berubah, yaitu tanggung jawab publik, khususnya pemantapan ketahanan pangan dan penguatan hak rakyat atas pangan. Perubahan Bulog menjadi Perum ini disebabkan oleh beberapa hal, yaitu: a. Perkembangan politik ekonomi di lingkungan nasional maupun global tidak memungkinkan lagi Bulog melaksanakan tugas dan fungsinya dengan status Lembaga Pemerintah Non Departeman (LPND). b. Perum memberikan landasan yuridis yang jelas bagi lembaga Bulog sebagai suatu badan hukum. c. Bentuk Perum dipilih karena memberikan opsi bagi Bulog untuk melaksanakan dua fungsi yaitu publik dan bisnis. Berdasarkan
perubahan
tersebut,
Perum
Bulog
harus
mampu
menyelaraskan kegiatan komersial dengan tugas dan tanggung jawab publik secara akuntabel dan transparan. Dengan fungsi publik Bulog masih dapat melaksanakan peran tradisionalnya melaksanakan tugas dibidang pengadaan, perawatan dan penyaluran dalam rangka pengelolaan cadangan pangan nasional, sedangkan fungsi bisnis memberikan peluang bagi Bulog untuk menjalankan usaha dalam rangka pemupukan keuntungan.
3. Visi Dan Misi Perum Bulog Untuk merespon berbagai tantangan eksternal yang harus diantisipasi Perum Bulog, seperti sejauh mana relevansi peran Perum Bulog dalam mengemban tugas untuk melindungi petani saat panen dan melindungi konsumen saat paceklik, maka dibuatlah visi dan misi dalam didirikannya Perum Bulog: a. Visi Bulog adalah menjadikan Perum Bulog sebagai lembaga pangan yang handal guna memantapkan ketahanan pangan. Artinya, Perum Bulog harus mempunyai keunggulan daya saing dari segi kualitas komoditinya,
69
kualitas pelayanan, tingkat efisiensi dan efektifitasnya yang jauh lebih baik dari lembaga-lembaga lainnya. b. Misi Perum Bulog sebagai berikut: 1) Meningkatkan kualitas pelayanan kepada pelanggan yang meliputi: (a) Internal organisasi, yaitu pelayanan antar seksi, antar Perum Bulog dengan Perum Bulog, antar sub Perum Bulog dengan sub Perum Bulog, antar Perum Bulog dengan sub Perum Bulog sehingga mendorong perbaikan kinerja pelayanan masyarakat, yang menjadi tanggung jawabnya. (b) Eksternal organisasi, yaitu pelayanan kepada petani produsen agar memperoleh harga jual produksinya sesuai harga dasar serta dilayani dengan cepat dan tepat. Pelayanan kepada konsumen (TNI/Polri, PNS, defisit area dan penerima manfaat raskin) dengan kualitas beras yang diterima baik dan terjamin dengan harga yang sesuai. 2) Penyediaan stock (dari produsen dalam negeri) yang tersebar merata dan terjangkau daya beli masyarakat. Tersebar merata disini maksudnya adalah manajemen stock Bulog harus lebih baik sehingga tidak ada kelangkaan beras di suatu daerah. Terjangkau daya beli masyarakat maksudnya adalah Perum Bulog harus tetap menyediakan beras untuk “targeted subsidy”. Untuk merealisasikannya telah ditempuh langkah-langkah perbaikan, di bidang operasional dalam meningkatkan kinerja operasional secara keseluruhan yang meliputi perbaikan dan prosedur dan pelaksanaannya, serta dukungan unsur manajemen dan sumber daya operasional agar selalu sejalan dan tidak berbenturan dengan dinamika pembangunan operasional.
70
4. Struktur Organisasi Perusahaan Struktur organisasi Perum Bulog Sub Divisi Regional III Surakarta terdiri dari: a. Kepala Sub Divre b. Wakil Kepala Sub Divre c. Bagian Keuangan dan SDM (membawahi Tata Usaha) d. Bagian PPU (Proposal Properti Unit) e. Bagian Akuntansi f. Bagian Gasar (Harga Pasar) g. Bagian Pelayanan Publik, membawahi Gudang beras Se-Eks Karesidenan Surakarta: 1) GBB 301 Klaten 2) GBB 302 Masaran 3) GBB 304 Kartasura 4) GBB 303 Delanggu 5) GBB 305 Grogol 6) GBB 306 Mojolaban 7) GBB 307 Wonogiri 8) GBB 308 Karangwuni 9) GBB 309 Duyungan h. Bagian SPI (Satuan Pengawas Intern) Struktur organisasi tersebut dapat digambarkan dan dilihat pada lampiran (Lampiran 6).
71
B. Deskripsi Temuan Penelitian 1. Pelaksanaan Pengelolaan Arsip Pengelolaan arsip dalam suatu kantor adalah kegiatan yang vital, karena kebutuhan akan arsip yang tidak dapat diprediksi waktu diperlukannya. Pengelolaan arsip yang baik perlu dilaksanakan dengan prosedur kerja yang sistematis, teratur, dan mudah untuk di laksanakan oleh pegawainya. Dan pada intinya tujuan kearsipan adalah untuk menemukan arsip yang di butuhkan dengan mudah dan cepat dan dalam keadaan yang baik pula. Namun untuk mewujudkanya bukan merupakan suatu pekerjaan yang mudah untuk di lakukan, termasuk juga di kantor Perum Bulog Sub Divre III Surakarta. Pengelolaan arsip di Kantor Perum Bulog Sub Divre III Surakarta telah diatur sesuai dengan Keputusan Direksi Perusahaan Umum Bulog Nomor 123 tahun 2004 tentang Pedoman Administrasi dan Kearsipan di Lingkungan Perum Bulog. Diterbitkannya pedoman tentang administrasi dan kearsipan tersebut digunakan sebagai bahan pegangan untuk menentukan atau melaksanakan segala sesuatu yang berkaitan dengan penanganan administrasi dan kearsipan. Pengelolaan arsip di kantor Perum Bulog Sub divre III Surakarta meliputi arsip dinamis aktif, in-aktif dan statis. Dan dalam pengelolaannya menggunakan asas gabungan sentralisasi dan desentralisasi, yakni arsip dikelola di bagian tata usaha dan di bagian yang dituju surat. Semua surat ataupun dokumen yang diterima di Kantor Perum Bulog Sub Divre III Surakarta dikelola terlebih dahulu di bagian Tata Usaha, untuk kemudian dokumen dan surat tersebut diserahkan untuk dikelola lebih lanjut di bagian yang dituju setelah di-copy salinannya untuk arsip di bagian tata usaha, seperti diungkapkan oleh Informan 1 (Senin, 16 April 2012) berikut ini: “Di Bulog ini pengelolaan arsipnya meliputi arsip dinamis aktif, inaktif dan statis. Penangannya sendiri memakai asas gabungan. Misalnya ada surat dari Bulog Jateng untuk Bagian Pelayanan Publik, surat itu diurus di TU, di-copy, lalu surat yang asli diserahkan ke bagian Pelayanan Publik dan copiannya disimpan di TU sebagai arsip”.
72
Hal senada diungkapkan oleh Informan 2 (Senin, 16 April 2012) yang menyatakan, “Dalam pengelolaan arsip, baik arsip dinamis aktif, in-aktif maupun statis dilaksanakan dengan menggunakan asas gabungan. Jadi bagian TU punya copian arsip dari bagian yang berkaitan dengan surat yang masuk ataupun keluar”. Berdasarkan hasil wawancara, observasi dan dokumentasi tersebut maka diketahui bahwa pengelolaan arsip di kantor Perum Bulog Sub Divre III Surakarta meliputi pengelolaan atas arsip dinamis aktif, in-aktif dan statis, serta dalam sistem pengelolaannya menggunakan asas gabungan antara sentralisasi dan desentralisasi. a. Sistem Pengelolaan Arsip Sistem pengelolaan arsip yang dilaksanakan di Perum Bulog Sub Divre III Surakarta ini meliputi bagaimana prosedur dilaksanakannya proses pengurusan surat masuk dan keluar, dimulai dari penerimaan surat masuk dan surat keluar, pengklasifikasian, kode dan indeks surat masuk dan surat keluar, kemudian dilaksanakannya penyimpanan arsip, peminjaman dan penyajian arsip, penyelamatan arsip hingga penyusutan arsip. 1) Pengurusan Surat Masuk Semua surat dan dokumen yang masuk ke kantor Perum Bulog Sub Divre III Surakarta dikelola terlebih dahulu oleh bagian Tata Usaha, seperti yang diungkapkan oleh Informan 1 (Senin, 16 April 2012): “Untuk semua surat masuk, pertama-tama diterima di TU, lalu diteliti kelengkapannya, setelah itu dipilah apa itu surat pribadi ataupun dinas. Kalau pribadi diserahkan langsung ke orang yang dituju. Kalau surat dinas dicatat dulu di buku agenda, lalu didesposisi pimpinan, untuk kemudian diserahkan ke bagian yang bersangkutan. Tapi sebelum diserahkan, surat harus kami copy untuk arsip di TU”.
73
Demikian pula yang diungkapkan oleh Informan 2 (Senin, 16 April 2012): “Semua surat ataupun fax yang masuk ke kantor harus dikelola dulu di TU. Nanti surat dan fax itu di teliti dulu, surat pribadi misal undangan pernikahan, langsung diserahkan. Surat dinas juga dipilah apa itu surat rahasia atau bukan. Kalau dinas biasa kami buka dan diagendakan, tapi kalau rahasia kami cuma mengagenda dan yang boleh membuka hanya pimpinan ketika mendesposisi. Setelah didesposisi, surat kami serahkan ke bagian yang bersangkutan”. Hal tersebut juga sesuai dengan hasil observasi yang dilakukan oleh peneliti bahwa dalam proses pengurusan surat masuk, semua surat yang diterima di kantor perum Bulog Sub Divre III Surakarta, baik melalui kurir, kantor pos maupun faxcimile diteliti terlebih dahulu apakan ada surat yang salah alamatnya atau tidak. Bila surat tersebut melalui kurir atau kantor pos, maka petugas penerima surat akan menandatangani lembar pengantar surat sebagai tanda surat telah diterima. Setelah surat diteliti kebenaran alamatnya, surat-surat tersebut akan disortir dengan cara mengelompokkan antara surat pribadi dan surat dinas. Untuk surat pribadi akan langsung diserahkan kepada yang bersangkutan, untuk yang bukan merupakan surat seperti majalah dan brosur akan diberikan kepada humas. Adapun untuk surat dinas, akan diteliti lebih lanjut apakah itu surat dinas biasa, surat dinas rahasia, atau surat permohonan kontrak. Untuk surat dinas biasa dan surat permohonan kontrak, surat yang diterima akan dibuka, dibaca dan diteliti isinya. Kemudian lampiran-lampiran surat diperiksa apakah sesuai dengan apa yang tertera di dalam surat, lalu dicatat ke dalam Buku Agenda. Untuk surat dinas rahasia, surat tidak dibuka tapi langsung dicatat di Buku Agenda. Surat dinas biasa dan surat dinas rahasia dicatat dalam satu buku agenda, tetapi untuk surat permohonan kontrak dicatat di Buku Agenda Surat Permohonan Kontrak. Adapun
74
kolom-kolom Buku Agenda Surat Masuk Perum Bulog Sub Divre III Surakarta ialah sebagai berikut: Tabel 1. Buku Agenda Surat Masuk Perum Bulog TGL / NO. AGENDA 11 April 2012 890/11C04/IV/ 2012
NOMOR SURAT MASUK
TGL SURAT
ASAL SURAT
PERIHAL
511.1/386/ 07/2012
09-04-12
Setda Pemkab Sragen
Permohonan realisasi Alokasi Beras Raskin Bl. Mei 2012
KET.
PP
(Sumber: Kantor Perum Bulog Sub Divre III Surakarta) Dalam pengisian kolom-kolom tersebut, untuk kolom “tanggal agenda” diisi sesuai dengan tanggal penerimaan surat. Biasanya pengisian kolom tanggal ini menggunakan stampel tanggal dan penanggalan ini dilakukan hanya sekali waktu saja. Untuk kolom “nomor agenda”, diisi sesuai dengan nomor urut agenda yang kemudian diikuti dengan pemberian kode, bulan dan tahun. Penomoran agenda ini untuk lebih jelasnya dapat digambarkan sebagai berikut: 890/11C04/IV/2012 Nomor urut agenda masuk Kode bagian penerimaan surat Bulan penerimaan surat Tahun penerimaan surat Gambar 8. Cara Pemberian Nomor Agenda Surat Masuk (Sumber: Kantor Perum Bulog Sub Divre III Surakarta) Untuk kolom “nomor surat masuk”, harus diisi sesuai dengan nomor surat apabila tertera di surat tersebut. Apabila di dalam surat tersebut tidak tertera nomor, cukup diberi tanda “-“. Kolom tanggal juga diisi sesuai dengan tanggal yang tertera di dalam surat. Kolom “asal surat” diisi dengan nama dan alamat dari pengirim surat. Kolom “perihal” berisi tentang masalah yang terdapat dalam surat tersebut, misalnya undangan, pemberitahuan, pengaduan, permintaan dan
75 sebagainya. Sedangkan untuk kolom “keterangan” diisi dengan nama bagian yang menerima surat tersebut. Kolom ini diisi setelah surat didesposisi oleh pimpinan. Buku Agenda Surat Permohonan Kontrak pada dasarnya mirip dengan Buku Agenda Surat Masuk. Hanya saja, dalam Buku Agenda Surat Permohonan Kontrak kolom-kolom yang ada adalah tanggal dan nomor agenda, nomor surat, tanggal surat, asal surat, perihal, desposisi dan keterangan. Untuk kolom “tanggal dan nomor agenda” hingga kolom “perihal”, cara pengisiannya sama dengan pengisian kolom di Buku Agenda Surat Masuk. Namun, untuk kolom “desposisi” diisi dengan jumlah permohonan kontrak beras yang akan diserahkan, dan untuk kolom “keterangan” diisi dengan nama pembawa surat permohonan tersebut. Untuk lebih jelasnya, kolom-kolom untuk Buku Agenda Surat Permohonan Kontrak adalah sebagai berikut: Tabel 2. Buku Agenda Permohonan Kontrak Perum Bulog TGL / NO. AGENDA 11 April 2012 831/11C04/IV/ 2012
NO. SURAT -
TGL SURAT
ASAL SURAT
PERIHAL
DESPO SISI
KET
10-04-12
PB. Barokah Sragen
Permohonan Kontrak Ada Beras DN 2012
100 ton
Fajar
(Sumber: Kantor Perum Bulog Sub Divre III Surakarta) Setelah surat selesai diagendakan, surat tersebut akan dilampiri dengan lembar desposisi, dalam hal ini di Perum Bulog Sub Divre III Surakarta disebut dengan baju surat. Form Baju Surat tersebut adalah:
76
BAJU SURAT TANGGAL
11 April 2012
ASAL DOKUMEN
TERIMA AGENDA
Setda Pemkab Sragen
890/11C04/IV/2012
NOMOR/TANGGAL
511.1/386/07/2012
NOMOR
1.
Ka Sub Divre
3.
Ka Bag Keu & SDM
2.
Wa Ka Sub Divre
4.
Ka Bag Pel. Publik
5.
Ka Bag PPU
6.
Ka Bag Akuntansi
7.
Ka Bag Gasar
8.
Ka Bag SPI
1.
Dilarang memisahkan sehelai suratpun dari berkas yang telah disusun
2.
Jika mengenai soal rahasia bantulah memelihara kerahasiaan Negara
3.
Harus dikembalikan dalam keadaan utuh atau lengkap
Gambar 9. Baju Surat Perum Bulog (Sumber: Kantor Perum Bulog Sub Divre III Surakarta) Untuk pengisian lembar desposisi ini, bagian Tata Usaha hanya akan mengisi kolom tanggal terima, nomor agenda, asal dokumen dan kolom nomor/tanggal. Untuk “tanggal terima”, diisi sesuai dengan tanggal diterimanya surat tersebut. Pengisiannya menggunakan bolpoin. Untuk kolom “nomor agenda” diisi sesuai dengan nomor urut surat tersebut di buku agenda yang tadi telah dicatat sebelumnya. Adapun untuk kolom “asal dokume”n diisi dengan alamat pengirim berupa nama instansi dan nama kotanya. Dan untuk kolom “nomor/tanggal” diisi dengan nomor dan tanggal yang tertera pada surat. Setelah dilampiri dengan baju surat, surat akan diserahkan kepada pimpinan untuk dibaca, diteliti dan didesposisi. Dalam pendesposisian tersebut, pimpinan akan menentukan kebijakan apa
77
yang harus dilakukan atas isi surat tersebut, dan juga menunjuk bagian mana yang berwenang menindaklanjuti surat tersebut. Penunjukkan ini dilakukan dengan memberi tanda “” pada kolom bagian yang ada di lembar desposisi. Setelah pendesposisian selesai, surat yang telah didesposisi akan diserahkan kembali ke TU untuk diserahkan kepada bidang yang ditunjuk pimpinan. Namun, sebelum diserahkan, surat beserta baju surat akan di-copy terlebih dahulu untuk kemudian salinannya disimpan sebagai arsip di bagian Tata Usaha, dan surat yang asli akan diserahkan kepada pihak yang ditunjuk. Sebelum diserahkan kepada kepala bagian yang ditunjuk, surat tersebut akan dicatat terlebih dahulu ke dalam Buku Ekspedisi Intern, dengan kolom-kolom sebagai berikut: Tabel 3. Buku Ekspedisi Intern Perum Bulog TANGGAL NO. AGENDA 11 April 2012 890/11C04/IV/2012
SUBSI
PERIHAL
PP
Permohonan Alokasi Beras Raskin DN 2012 (SPA)
PARAF
(Sumber: Kantor Perum Bulog Sub Divre III Surakarta) Pengisisan kolom “tanggal”, diisi sesuai dengan tanggal penyerahan surat ke alamat desposisi. Pengisian tanggal ini dilakukan dengan penggunaan stampel tanggal dan hanya dilakukan sekali waktu saja dalam satu hari tersebut. Untuk “nomor agenda” diisi sesuai dengan nomor agenda surat masuk yang ada di lembar desposisi surat tersebut. Kolom “subsi” diisi sesuai dengan nama bagian yang telah ditunjuk dalam desposisi surat. Kolom “perihal” diisi dengan perihal atau pokok surat tersebut, dan kolom “paraf” akan diisi dengan tanda tangan atau paraf kepala bagian yang menerima surat tersebut ketika surat telah diserahterimakan.. Setelah dicatat di Buku Ekspedisi Intern, petugas Tata usaha akan menyerahkan surat kepada bidang yang ditunjuk. Ketika menerima surat, Kepala Bagian atau pegawai dari bagian yang
78
ditunjuk harus mengisi paraf di kolom yang disediakan di Buku Ekspedisi Intern sebagai tanda bukti bahwa surat telah diserahkan dari bagian Tata Usaha kepada Bagian yang ditunjuk. Dari hasil wawancara, observasi, dan dokumentasi tersebut, dapat diketahui bahwa di Bagian Tata Usaha kantor Perum Bulog Sub Divre III Surakarta, pengurusan surat masuknya adalah sebagai berikut: 1) Surat diterima dan disortir menurut sifat dan jenisnya. 2) Surat diteliti kebenaran alamat dan kebenaran isi dan jumlahnya. 3) Surat dicatat di buku agenda dan dilampiri baju surat. 4) Surat diserahkan kepada pimpinan untuk didesposisi. 5) Surat yang telah didesposisi dicopy dan salinannya disimpan di TU sebagai arsip. 6) Surat dan desposisi yang asli dicatat di buku ekspedisi internal untuk kemudian diserahkan kepada bidang yang ditunjuk. 2) Pengurusan Surat Keluar Dalam menindaklanjuti surat masuk, ada beberapa surat yang membutuhkan jawaban dan harus dibalas. Oleh karena itu diperlukan pembuatan surat.
Apabila terdapat
surat
yang harus segera
ditindaklanjuti, maka pimpinan akan memberikan perintah kepada kepala bagian yang ditunjuk baik secara lisan ataupun melaluilembar desposisi dengan menulis “Rep” atau kepanjangan dari reply yang berarti kepala bagian yang ditunjuk tersebut ditugaskan membuat balasan surat kepada si pengirim. Hal ini sebagaimana yang diungkapkan oleh Informan 1 (Senin, 16 April 2012): “Kalau masalah pembuatan surat keluar, yang membuat itu kepala bagian yang ditunjuk di baju surat. Di baju surat itu tertulis Rep atau Dep. Kalau Rep berarti harus dibuatkan balasan, kalau Dep berarti tidak perlu dibalas. Kepala Bagian biasanya membuat konsep dulu, lalu dikonsultasikan kepada pimpinan, kalau disetujui, konsep itu diketik, lalu dimintakan tanda tangan pimpinan melalui Bagian Tata Usaha. Setelah itu
79
minta nomor suratnya ke Bagian Tata Usaha juga. Setelah itu disampul dan dikirim”. Hal tersebut dikuatkan oleh Informan 2 (Senin, 16 April 2012) sebagaimana berikut: “Pembuatan surat keluar melalui konsep dulu, jika disetujui pimpinan baru diketik, setelah diteliti dan ditandatangani pimpinan surat diberi nomor dari buku agenda keluar. Untuk pengirimannya dilihat kemana dulu, ke Umum, Divre Jateng atau ke Gudang, karena nanti sebelum dikirim harus dicatat dulu ke buku ekspedisi yang sesuai dengan tujuan surat” Dari penjelasan tersebut di atas, dapat peneliti jabarkan lebih lanjut melalui data-data yang peneliti peroleh dari observasi, bahwa pembuatan surat keluar dilaksanakan atas perintah pimpinan yang tercantum pada baju surat ataupun melalui lisan kepada bidang yang ditunjuk. Setelah menerima perintah pembuatan surat, maka Kepala Bagian yang ditunjuk akan membuat konsep, biasanya menggunakan kertas HVS, untuk kemudian diserahkan kepada pimpinan untuk diteliti dan disetujui. Bila pimpinan telah setuju dengan isi surat tersebut, maka surat tersebut akan diketik. Di kantor Perum Bulog Sub Divre III Surakarta, pengetikan menggunakan komputer dan untuk kertasnya menggunakan kertas HVS berkop instansi. Setelah selesai diketik, hasil ketikan akan diperiksa kembali oleh Kepala Bagian yang ditunjuk. Apabila terdapat kesalahan dalam pengetikannya, surat akan diperbaiki dan diketik ulang. Bila hasil ketikan sudah benar, maka surat tersebut akan diberi tanda taklik (paraf) di kaki surat oleh Kepala Bagian yang ditunjuk untuk kemudian dimintakan tanda tangan pimpinan. Setelah surat ditandatangani oleh pimpinan, maka petugas Bagian tata Usaha akan memberi nomor pada surat tersebut sesuai dengan nomor agenda keluar dan mengisi Buku Agenda Surat Keluar, dengan format kolom sebagai berikut:
80
Tabel 4. Buku Agenda Surat Keluar Perum Bulog TANGGAL NO. AGENDA 11 April 2012 175/11C01/IV/2012
SUBSI PP
TGL 11-04-12
KEPADA Site Manager UPGB Masaran
PERIHAL
KET
Pemberitahuan Pembebasan Klaim
(Sumber: Kantor Perum Bulog Sub Divre III Surakarta) Untuk pengisiannya, kolom “tanggal” diisi dengan tanggal pemberian nomor surat, yang dilakukan hanya satu kali dalam satu hari itu dan dengan menggunakan stampel tanggal. Untuk “nomor agenda” diisi sesuai dengan nomor urut yang ada di buku agenda surat keluar, kode bagian pembuat surat, bulan pembuatan dan tahun pembuatan surat. Untuk lebih jelasnya, pemberian nomor agenda tersebut adalah sebagai berikut: 175/11C01/IV/2012 Nomor urut agenda masuk Kode bagian pembuat surat Bulan penerimaan surat Tahun penerimaan surat Gambar 10. Cara Pemberian Nomor Agenda Surat Keluar (Sumber: Kantor Perum Bulog Sub Divre III Surakarta) Kolom “tanggal surat” diisi sesuai dengan tanggal yang tertera pada surat. Kolom “kepada” diisi dengan nama instansi dan alamat instansi yang dituju. Kolom “perihal” berisikan perihal atau pokok surat dan kolom “keterangan” diisi apabila ada tambahan yang perlu dicatat. Setelah diberi nomor, maka surat akan diteliti apakah dalam surat tersebut telah disediakan tindasan untuk disimpan sebagai arsip baik untuk bagian yang ditunjuk ataupun untuk bagian Tata Usaha. Bila dalam surat tersebut belum disediakan tindasannya, maka bagian Tata Usaha akan meng-copy surat tersebut dan salinannya akan
81
disimpan sebagai arsip. Setelah itu, surat yang asli akan diberi stempel instansi di sebelah kiri tandatangan penanggungjawab surat. Pengiriman surat di kantor Perum Bulog Sub Divre III Surakarta bisa melalui kurir kantor pos, kurir instansi ataupun melalui faxcimile. Bila pengiriman surat menggunakan kurir, maka terlebih dahulu surat dicatat dalam Buku Ekspedisi ekstern dan diberi sampul. Kantor Perum Bulog Sub Divre III Surakarta menggunakan 3 (tiga) jenis Buku Ekspedisi yaitu Buku Ekspedisi Ekstern Umum, Buku Ekspedisi Ekstern ke Divre Jawa Tengah, dan Buku Ekspedisi Ekstern ke Gudang Bulog. Buku Ekspedisi Ekstern Umum digunakan sebagai tanda terima surat yang dikirimkan kepada instansi umum lain dengan kolom sebagai berikut: Tabel 5. Buku Ekspedisi Ekstern Umum Perum Bulog TANGGAL
NOMOR
KEPADA
KETERANGAN
11 April 2012
L/C 208/11030/P01
BRI Cabang Sudirman
Perincian Mutasi harian Pembukuan Negosiasi SPP bulan April 2012
TANDA TERIMA
(Sumber: Kantor Perum Bulog Sub Divre III Surakarta) Cara pengisiannya Buku Ekspedisi Ekstern ini adalah dengan mengisi kolom “tanggal” sesuai tanggal penyerahan surat dan mengisi kolom “nomor” sesuai dengan nomor surat yang tertera. Kolom “kepada” diisi dengan nama instansi yang akan dikirimi surat, adapun kolom “keterangan” diisi dengan perihal pokok surat. Terakhir, kolom “tanda terima” diisi dengan paraf dan nama penerima surat. Buku Ekspedisi Ekstern ke Kantor Divre Jawa Tengah digunakan khusus sebagai tanda terima untuk surat-surat yang akan dikirim ke Kantor Bulog Divisi regional Jawa tengah, dengan kolomkolom berupa tanggal dan nomor surat, asal, tujuan dan paraf. Untuk
82 kolom “tanggal” diisi sesuai dengan tanggal pengiriman surat. Untuk kolom :”nomor surat” diisi dengan nomor surat keluar yang akan dikirim, kolom “asal” diisi dengan nama bagian yang membuat surat, dan kolom tujuan berisi kepada isapa surat tersebut ditujukan atau dikirim. Terakhir, untuk kolom “paraf” diisi dengan paraf kurir yang mengirimkan surat tersebut. Kurir ini biasanya merupakan kurir atau caraka dari kantor pos dan kantor jasa pengiriman. Untuk lebih jelasnya, kolom-kolom Buku Ekspedisi Ekstern ke Divre Jateng adalah sebagai berikut: Tabel 6. Buku Ekspedisi Ekstern ke Divre Jateng TANGGAL NOMOR SURAT 11 April 2012 125/11C01/SUBDIVREIII/IV/2012
ASAL
PQC
TUJUAN
PARAF
Ka Sie Perawatan Kualitas Divre Jateng
(Sumber: Kantor Perum Bulog Sub Divre III Surakarta) Sedangkan
Buku
Espedisi
Ekstern
ke
Gudang
Bulog
dipergunakan sebagai tanda terima surat yang akan dikirim ke Gudang beras Bulog se-Eks Karesidenan Surakarta, dengan kolom-kolom berupa tanggal dan nomor, tujuan, perihal dan paraf. Cara pengisiannya, untuk kolom “tanggal” diisi dengan tanggal ketika surat dikirim. Kolom “nomor” berisikan nomor dari surat yang dikirim, kolom “tujuan” diisi sesuai dengan alamat gudang yang dituju. Kolom “perihal” diisi sesuai pokok masalah surat yang dikirim, dan paraf diisi paraf kurir atau pegawai gudang yang mengambil surat tersebut. Biasanya, untuyk surat yang ditujukan kepada gudang, sebelum surat itu dikirim, petugas TU menelepon gudang yang dituju untuk menginformasikan bahwa ada surat yang ditujukan kepada gudang tersebut, atau mengirimkan surat tersebut melalui faxcimile dan kemudian meminta petugas dari gudang untuk mengambil usrat aslinya. Lebih jelasnya, kolom-kolom pada Buku Ekspedisi Ekstern ke Gudang Bulog sebagai berikut:
83
Tabel 7. Buku Ekspedisi Ekstern ke Gudang Perum Bulog TANGGAL NOMOR 11 April 2012 895/11C04/IV/2012
TUJUAN
PERIHAL
GBB 304 Delanggu
Permohonan Penyaluran raskin Bl. April 2012
PARAF
(Sumber: Kantor Perum Bulog Sub Divre III Surakarta) Dengan demikian, maka proses pengurusan surat keluar di kantor Perum Bulog Sub Divre III Surakarta adalah sebagai berikut: a) Pimpinan membuat perintah pembuatan surat dan surat dibuat oleh bidang yang ditunjuk. b) Konsep surat yang telah dibuat dimohonkan persetujuan kepada pimpinan. c) Surat yang telah disetujui diketik dan hasilnya ditandatangani pimpinan. d) Surat yang telah ditandatangani pimpinan diberi nomor indeks sesuai nomor urut buku agenda surat keluar dan dicatat di buku agenda keluar. e) Surat dicopy dan salinannya disimpan di TU sebagai arsip. f) Surat asli distempel dan dimasukkan ke dalam amplop . g) Surat dicatat ke buku ekspedisi ekstern. h) Surat dikirim ke alamat yang dituju.
3) Pengkodean Arsip Pemberian kode, baik surat masuk maupun keluar dilakukan untuk mempermudah penyusunan, penyimpanan dan penemuan kembalinya arsip. Di Kantor Perum Bulog Sub Divre III Surakarta, pemberian kode dilakukan dalam bentuk gabungan numerik dn alfabetis, dimana pengkodean tersebut dibuat berdasarkan area Pengkodean ini telah diatur oleh Perum Bulog Pusat. Untuk Kantor
84
Sub Divre III Surakarta, seluruh surat masuk dan keluar diberi kode dengan 11C00. Adapun rincian pengkodeannya adalah sebagai berikut: a) Kode Umum untuk Sub Divre III Surakarta adalah 11C00. b) Kode untuk bidang Pelayanan Publik adalah 11C01. c) Kode untuk bidang Gasar adalah 11C02. d) Kode untuk bidang PPU adalah 11C03. e) Kode untuk bidang Keuangan dan SDM adalah 11C04. f) Kode untuk bidang Akuntansi adalah 11C05. g) Kode untuk bidang SPI adalah 11C06 h) Kode untuk GBB Klaten adalah 11C10 i) Kode untuk GBB Masaran adalah 11C20 j) Kode untuk GBB Kartasura adalah 11C30 k) Kode untuk GBB Delanggu adalah 11C40 l) Kode untuk GBB Grogol adalah 11C50 m) Kode untuk GBB Mojolaban adalah 11C60 n) Kode untuk GBB Wonogiri adalah 11C70 o) Kode untuk GBB Karangwuni adalah 11C80 p) Kode untuk GBB Duyungan adalah 11C90 Tata Usaha, dikarenakan merupakan sub bagian dari Bagian Keuangan dan SDM, maka dalam pengkodean surat masuk maupun keluar menggunakan kode 11C04. Hal tersebut dibuktikan dengan penelitian dalam setiap nomor surat keluar yang dibuat dan berdasarkan nomor agenda surat masuk maupun keluar. Dari keterangan yang peneliti peroleh dari Informan 1 (Senin, 16 April 2012) mengatakan bahwa, “Dalam pengkodean surat, Bulog memakai gabungan numerik dan alfabetis yang dibuat berdasarkan area dan bidang dalam area tersebut”. Hal tersebut diperkuat oleh Informan 2 (Senin, 16 april 2012) yang menyatakan,
85 “Untuk pengkodean surat sudah diatur dalam buku pedoman, mbak. Sistem gabungan nomor dan huruf. Pengaturannya berdasarkan area dan bidang. Misal di Kantor Bulog Surakarta kodenya 11C00., lalu di bagian TU karena dibawahi bagian Keuangan dan Administrasi kodenya 11C04”. Dari hasil observasi, wawancara dan dokumentasi tersebut, maka diketahui bahwa sistem pengkodean yang digunakan di Bagian Tata Usaha kantor Perum Bulog Sub Divre III Surakarta adalah sistem gabungan numerik dan alfabetis yang diklasifikasikan berdasarkan area dan bagian perusahaan. 4) Penyimpanan Arsip Arsip memiliki fungsi dan peranan penting dalam menunjang keterlaksanaan dan kelancaran kegiatan organisasi dalam mencapai tujuannya. Oleh karena itu, arsip haruslah disimpan dan dipelihara dengan baik agar apabila sewaktu-waktu dibutuhkan arsip dapat diketemukan dengan mudah, cepat, efektif dan efisien. Pada kantor Perum Bulog Sub Divre III Surakarta, sistem penyimpanan arsip dilakukan dengan menggunakan sistem gabungan, namun tiap bagian menggunakan sistem yang berbeda sesuai kebijakan bagian masing-masing. Adapun sistem yang di gunakan di Bagian Tata Usaha yaitu sistem nomor dan tanggal, seperti yang dikemukakan oleh Informan 1 (Senin, 16 April 2012): “Karena dalam pengurusan arsip di kantor kami menggunakan asas gabungan, maka antara bagian TU dengan bagian lain menggunakan sistem penyimpanan arsip yang berbeda. Kalau bagian TU, karena kami memakai buku agenda jadi menyimpannya diurutkan berdasarkan tanggal dan nomor buku agenda. Kalau bagian lain rata-rata menggunakan sistem gabungan pokok masalah dan tanggal”. Senada dengan hal tersebut, Informan 2 (Senin, 16 April 2012) mengungkapkan, “Di bagian TU kami menyimpan arsip aktif berdasarkan urutan nomor dan tanggal di buku agenda, Mbak. Surat masuk dan keluar disimpan di ordner yang terpisah”.
86
Dari pengamatan yang peneliti laksanakan, dapat dijelaskan bahwa penyimpanan yang dilaksanakan di bagian Tata Usaha Perum Bulog Sub Divre III Surakarta menggunakan sistem gabungan antara sistem nomor dan tanggal. Hal ini dapat dilihat ketika surat-surat tersebut diproses, baik surat masuk ataupun surat keluar, salinannya akan segera disimpan ke dalam ordner sesuai dengan nomor urut dan tanggal dari buku agendanya. Kemudian, ordner tersebut disimpan di bawah meja. Untuk ordner surat yang masih aktif atau masih dalam 1 tahun berjalan, ordner disimpan di bawah meja. Untuk ordner yang berisi arsip berusia 2-5 tahun disimpan di almari arsip, dan untuk ordner berisi arsip berusia lebih dari 5 tahun dipindahkan ke gudang arsip untuk kemudian diadakan penyusutan. Berdasarkan hasil wawancara dan observasi tersebut, peneliti menemukan bahwa sistem yang digunakan dalam penyimpanan arsip di bagian Tata Usaha Perum Bulog Sub Divre III Surakarta menggunakan sistem gabungan nomor dan tanggal. Semua arsip disimpan di dalam ordner untuk kemudian diletakkan di bawah meja, almari, serta gudang arsip. 5) Peminjaman dan Penyajian Arsip Surat-surat yang telah disimpan kadang masih sering dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu persoalan. Oleh karena itu ketika sewaktuwaktu diperlukan arsip harus dapat diketemukan kembali dengan cepat dan tepat. Demikian pula dengan arsip di bagian Tata Usaha. Terkadang beberapa arsip yang telah disimpan harus diketemukan kembali dengan segera karena dibutuhkan pimpinan atau bagian lain untuk menyelesaikan masalah perusahaan. Tata Usaha adalah bagian yang sangat vital dalam menyimpan berbagai arsip. Semua arsip berupa surat baik masuk ataupun keluar dari semua bagian perusahaan disimpan di Tata Usaha berupa salinan. Salinan-salinan tersebut apat berfungsi sebagai cadangan arsip bila ternyata arsip di salah satu
87
bagian perusahaan hilang. Misalnya arsip bagian Pelayanan Publik hilang, maka bagian tersebut akan menghubungi Tata Usaha untuk meminjam salinan arsip yang di simpan di Tata Usaha. Dalam peminjaman arsip di kantor Perum Bulog Sub Divre III ini sangat sederhana. Peminjam arsip hanya datang menemui Kepala Tata Usaha atau pegawai Tata Usaha untuk meminjam arsip dengan menyebutkan nomor agenda arsip tersebut, atau tanggal arsip, atau perihal dan pengirim surat. Setelah itu petugas Tata Usaha akan mencarikan arsip tersebut. Dalam pencarian dan penemuan kembali arsip, yang digunakan sebagai pegangan adalah Buku Agenda. Sebuah contoh, apabila yang diketahui adalah tanggal surat dan nama pengirim surat, maka langkah pertama yang dilakukan oleh petugas adalah membuka buku agenda dan mencari nama pengirim surat pada tanggal yang disebutkan. Apabila tanggal dan nama pengirim telah ditemukan di buku agenda, maka langkah yang selanjutnya dilakukan adalah mengecek perihal surat. Hal ini dilakukan karena ada kemungkinan sebuah instansi yang sama mengirim surat yang berbeda, baik dari segi tanggal ataupun perihalnya. Oleh karena itu, perihal surat perlu dicek agar surat yang diketemukan benar-benar tepat. Setelah perihal surat diketemukan, langkah selanjutnya adalah melihat nomor agenda surat tersebut. Jika nomor agenda telah diketemukan, petugas akan langsung mencari arsip tersebut di ordner arsip. Setelah arsip yang dimaksud diketemukan, petugas Tata Usaha akan mengcopykan arsip tersebut, dan salinannya akan diberikan kepada si peminjam arsip. Peminjaman arsip di Kantor Bulog Sub Divre III Surakarta ini tidak menggunakan bon peminjaman surat, dikarenakan si peminjam akan diberikan copian langsung dari arsip. Hal ini dilakukan untuk tetap menjaga keberadaan arsip tersebut agar arsip tidak hilang, sesuai
88
dengan penjelasan dari Informan 1 (Senin, 16 April 2012) yang menyatakan, “Kami tidak menyediakan Bon Peminjaman Arsip, Mbak. Kalau ada bagian lain yang memerlukan arsip dari Tata Usaha akan langsung dicopykan biar bagian tersebut punya arsip yang sama lagi dan arsip di TU juga terjaga keberadaannya”. Lebih lanjut, Informan 2 (Senin, 16 April 2012) mengemukakan bahwa, “Kalau ada pegawai atau pimpinan yang mau pinjam arsip di TU, kami tanya dulu arsip tanggal berapa, dari siapa, perihalnya apa. Kemudian kami cari di buku agenda berapa nomor agendanya. Setelah ketemu, kami cari di ordner penyimpanannya. Setelah itu kami copy. Copiannya kami serahkan kepada si peminjam, dan arsip kami, kami simpan lagi di ordner penyimpanan”. Dari hasil wawancara dan observasi di atas, maka ditemukan bahwa dalam penemuan kembali arsip di Bagian Tata Usaha kantor Perum Bulog Sub Divre III Surakarta yang dijadikan sebagai pegangan adalah nomor agenda dari surat yang diperlukan. Sedangkan dalam peminjaman arsip, tidak disediakan Bon Peminjaman Arsip. Untuk menjaga tetap tersedianya arsip, peminjam arsip langsung diberi salinan dari arsip yang diperlukan.
6) Penyelamatan arsip Arsip sangat penting dalam pelaksanaan kegiatan perusahaan. Oleh karena itu, keberadaan arsip harus dijaga dengan baik. Apabila sewaktu-waktu terjadi sesuatu pada arsip, maka perusahaan harus mampu melakukan tindakan penyelamatan terhadap arsip tersebut. Demikian pula yang dilaksanakan oleh Perum Bulog Sub Divre III Surakarta. Di kantor ini, tindakan penyelamatan arsip dilaksanakan dengan 3 (tiga) cara, yaitu pengamanan, pemeliharaan dan perawatan. Seperti yang diungkapkan oleh Informan 1 (Senin, 16 April 2012) yaitu,
89 “Untuk menjaga keberadaan arsip, Bulog melakukan tiga cara, yaitu penjagaan, pemeliharaan, dan perawatan. Penjagaan dilakukan untuk menjaga isi arsip, sedangkan pemeliharaan dan perawatan untuk menjaga bentuk fisik arsip”. Lebih lanjut, Informan 2 (Senin, 16 April 2012) mengemukakan bahwa: “Pemeliharaan arsip kami lakukan dengan menyimpan arsip di tempat yang kering dan tidak lembab. Untuk menjaga suhu di ruangan arsip, kita menggunakan AC dan agar arsip tidak berbau lepek kami memberi pewangi ruangan dan kapur barus. Untuk arsip yang ada di gudang arsip, kita rawat dengan diadakan fumigasi secara berkala. Kalau ada arsip TU yang rusak atau hilang, kami akan menghubungi bagian yang punya arsip asli dan kami meminta copiannya untuk disimpan sebagai ganti arsip yang hilang ”. Dalam penyelamatan arsip di kantor Perum bulog Sub Divre III Surakarta, penjagaan arsip dilaksanakan dengan 2 (dua) cara. Yang pertama adalah menjaga kerahasiaan isi arsip dari pihak-pihak yang tidak berkepentingan dengan masalah tersebut. Hal ini wajib dilaksanakan oleh semua petugas Tata Usaha, untuk mencegah hilangnya arsip tersebut karena diambil, dipinjam, ataupun dicuri oleh pihak yang salah. Cara yang kedua adalah dengan menjaga keberadaan arsip dalam hal peminjaman arsip, yaitu dengan memberikan copiannya bagi pihak yang berkepentingan. Bila ada pihak yang berkepentingan dan meminjam arsip tersebut, maka TU akan mengkopikan arsip tersebut dan menyerahkan kopiannya kepada pihak peminjam. Dengan demikian arsip akan terjaga dan tidak takut hilang. Pemeliharaan arsip dilakukan dengan menjaga arsip dari kelembaban dan serangga. Hal ini dilakukan dengan meletakkan arsip ditempat yang kering, menjaga suhu ruangan, dan memberikan obat anti serangga berupa kapur barus. Selain itu ruangan juga disediakan pewangi agar arsip tidak berbau lepek. Kemudian untuk arsip yang ada di gudang arsip, dipelihara dengan diadakannya fumigasi secara
90
berkala, menjaga kelembababn ruangan, dan pembersihan arsip dari debu secara berkala. Perawatan dilaksanakan ketika arsip rusak atau hilang. Petugas TU harus mampu mengganti arsip tersebut, yaitu dengan mencarinya di bagian yang menerima surat yang asli. Arsip tersebut kemudian dicopy dan salinannya akan dibawa kembali ke TU dan dimasukkan ke dalam ordner sesuai dengan nomor urut agendanya. Dari hasil wawancara dan observasi tersebut, dapat diketahui bahwa dalam menjaga keberadaan arsip di kantor Perum Bulog Sub Divre III Surakarta dilakukan dengan pengamanan kerahasiaan arsip, pengamanan dalam hal peminjaman arsip, pemeliharaan arsip dengan fumigasi secara berkala dan pengaturan suhu ruangan dengan AC, serta perawatan ketika arsip rusak atau hilang dengan membuat salinan kembali dari arsip asli dari bagian yang bersangkutan.
7) Penyusutan Arsip Arsip tidak selamanya memiliki nilai guna, sehingga pada pada saatnya ketika nilai guna arsip tersebut telah habis, arsip harus disingkirkan. Seiring perkembangan organisasi, volume arsip akan semakin bertambah. Bila arsip yang tak bernilai guna tidak dikurangi atau disingkirkan, maka akan terjadi penumpukan arsip, yang pada akhirnya
akan
mengganggu
pelaksanaan
kegiatan
organisasi.
Penyusutan arsip di kantor Perum Bulog Sub Divre III Surakarta dilaksanakan dengan memilah arsip, memindahkan arsip ke gudang arsip dan memusnahkan arsip tak bernilai guna. Hal ini sesuai dengan apa yang diutarakan oleh Informan 1 (Senin, 16 April 2012) bahwa, “Dalam hal penyusutan arsip, hal pertama yang dilakukan adalah memilah arsip menjadi arsip aktif, in-aktif, statis dan non arsip. Arsip aktif tetap disimpan di TU, arsip in aktif dipindah ke gudang arsip, kalau ada arsip statis bernilai sejarah atau ilmiah diserahkan ke Arsip Nasional, sedangkan arsip tak bernilai guna
91
ataupun non arsip kita musnahkan dengan membentuk Panitia Pemusnahan Arsip”. Hal tersebut, lebih lanjut dijelaskan oleh Informan 2 (Senin, 16 April 2012) yang mengemukakan bahwa: “Untuk arsip-arsip yang sudah tidak digunakan, kami adakan penyusutan setahun sekali. Sebelumnya kami buat dulu daftar pertelaannya agar kita tahu arsip mana yang layak disimpan, dipindah atau dimusnahkan. Setelah itu kita bentuk panitia penyusutannya”. Proses penyusutan arsip di kantor Perum Bulog Sub Divre III Surakarta didahului dengan penilaian arsip oleh petugas dari masingmasing bagian yang menangani arsip tersebut secara langsung. Arsiparsip yang ada di tiap bagian akan diseleksi, dipilah dan disisihkan sesuai dengan nilai gunanya yaitu berupa arsip dinamis aktif, arsip dinamis non aktif, dan non arsip. Arsip dinamis aktif adalah arsip dengan masa simpan < 5 tahun. Arsip ini akan tetap disimpan di bagian yang menangani langsung arsip tersebut. Arsip dinamis non aktif adalah arsip dengan masa simpan > 5 tahun. Arsip ini akan dipindah ke gudang arsip untuk diproses lebih lanjut. Adapun non arsip adalah arsip yang berupa undangan, selebaran, surat kabar, atau berkas-berkas lain yang disamakan dengan non arsip karena keadaannya telah rusak, sampulsampul surat, daftar hadir, serta tembusan surat yang surat aslinya masih disimpan oleh bagian yang bersangkutan. Untuk non arsip ini langsung dimusnahkan oleh bagian yang bersangkutan dengan cara dibakar tanpa menggunakan Panitia Penyusutan Arsip. Setelah dipilah, arsip dinamis non aktif akan dipindah ke gudang arsip. Di gudang arsip sendiri, nantinya arsip in-aktif akan dipilah lebih lanjut melalui masa retensi arsipnya. Arsip ini akan dipilah menjadi arsip in-aktif, arsip statis, dan arsip tidak bernilai guna. Untuk arsip statis atau arsip yang dianggap masih bernilai guna akan tetap disimpan di gudang arsip. Untuk arsip statis yang dianggap memiliki
92
nilai sejarah atau ilmiah, akan diserahkan ke Arsip Nasional, dan untuk arsip yang tidak bernilai guna, akan dimusnahkan dengan membentuk Panitia Penyusutan Arsip yang akan membuat dan menyusun Daftar Pemusnahan Arsip. Panitia Penyusutan Arsip ini terdiri dari Kepala Sub Divre sebagai ketua, Kepala Bagian Keuangan dan SDM sebagai sekretaris dan pegawai dari bagian yang bersangkutan sebagai anggota. Setelah melakukan penilaian arsip, maka panitia akan membuat surat usulan pemusnahan arsip kepada Kepala Divre Jateng. Setelah mendapat persetujuan tertulis dari kepala Divre Jateng, panitia membuat Berita Acara Pemusnahan Arsip untuk arsip yang dimusnahkan dan Berita Acara Penyerahan Arsip untuk arsip yang diserahkan kepada Arsip Nasional. Pemusnahan di Kantor Perum Bulog Sub Divre III Surakarta dilaksanakan dengan cara dicacah dan kemudian hasil cacahan tersebut dijual ke pabrik kertas terdekat untuk diolah kembali. Dalam pemusnahan ini, semua panitia harus memastikan bahwa arsip yang dimusnahkan benar-benar musnah dan tidak dapat dikenali lagi wujud maupun isinya.
b. Fasilitas Kearsipan Fasilitas adalah segala kebutuhan yang diperlukan untuk membantu menyelesaikan suatu pekerjaan. Dengan tersedianya fasilitas yang memadai, akan membantu kelancaran pekerjaan kantor terutama di bidang kearsipan. Fasilitas ini dapat berupa peralatan dan perlengkapan. Pada kantor Perum Bulog Sub Divre III Surakarta, fasilitas Kearsipan terdiri dari peralatan dan perlengkapan penerimaan surat, penyimpanan surat, dan korespondensi. Walaupun perlengkapan dan peralatan yang tersedia terkesan lengkap, namun belum dapat membantu
93
optimalnya pelaksanaan kegiatan kearsipan. Hal ini sesuai dengan apa yang diungkapkan oleh Informan 1 (Senin, 16 April 2012): “Sebenarnya fasilitas di sini cukup lengkap, Mbak. Hanya saja kurang memadai. Di TU kami tidak memiliki filing cabinet atau lemari khusus untuk arsip karena tidak ada tempat”. Hal senada juga diungkapkan oleh Informan 2 (Senin, 16 April 2012): “Kami sebenarnya membutuhkan filing cabinet, Mbak. Tapi ruangan TU luasnya tidak cukup memadai. Akhirnya ordner arsip tahun berjalan cuma kami letakkan di bawah meja. Ordner arsip tahun lalu kami letakkan di almari bersama gelas, piring, dan perlengkapan lain untuk rapat”. Dari hasil pengamatan peneliti, dan dari dokumen yang peneliti dapat, di Perum Bulog Sub Divre III Surakarta, peralatan dan perlengkapan yang tersedia adalah sebagai berikut: 1) Peralatan dan perlengkapan dalam penerimaan surat, seperti: a) Meja dan kursi pegawai, berupa meja kerja dan kursi kerja berukuran standar digunakan untuk tempat duduk pegawai dalam melaksanakan semua aktivitas ketatausahaan. b) Mesin fotocopy, digunakan untuk mengcopy surat masuk ataupun keluar. c) Faxcimile, digunakan untuk menerima dan mengirim dokumen baik dari ataupun menuju instansi lain. d) Alat-alat tulis berupa bolpoin, penghapus cair, penggaris, pensil, penghapus, dan sebagainya. e) Buku Agenda, yaitu buku berukuran folio yang digunakan untuk mencatat surat masuk ataupun keluar. Bulog menggunakan buku agenda kembar berupa buku agenda surat masuk dan keluar. Masing-masing buku agenda tersebut masih dipilah lagi menjadi Buku Agenda Surat Masuk, Buku Agenda Surat Permohonan Kontrak, Buku Agenda Surat Keluar dan Buku Agenda Fax
94
Keluar. Dengan demikian, Buku agenda yang tersedia di bagian Tata Usaha Perum Bulog ada 4 (empat) buah buku agenda. f) Buku Ekspedisi, yaitu buku berukuran 10x35 cm yang digunakan untuk menyerahkan surat, sekaligus sebagai tanda bahwa surat tersebut telah diterima. Di bagian Tata Usaha, terdapat 4 (empat) buah buku ekspedisi berupa Buku Ekspedisi Intern, Buku Ekspedisi Ekstern Umum, Buku Ekspedisi Ekstern ke Divre Jateng, dan Buku Ekspedisi Ekstern ke Gudang Bulog. g) Baju Surat/Lembar Desposisi, yaitu lembar untuk perintah pimpinan, berupa kertas HVS berukuran setengah folio. h) Stampel, terdapat 4 (empat) buah stampel yang digunakan di bagian Tata Usaha Bulog, yaitu stampel tanggal, stampel instansi, stampel agenda permohonan kontrak, serta stampel arsip. i) Stapler, digunakan untuk menyetaples lembar desposisi yang akan dilampirkan pada surat masuk. j) Remover, digunakan untuk membuka staples agar tidak merobek kertas sehingga surat atau amplop surat tetap utuh. k) Paper Clips, digunakan untuk menyatukan dokumen atau surat agar tidak tercecer dan tertata rapi. l) Stopmap folio, digunakan untuk menyerahkan surat masuk beserta lembar despoisi kepada pimpinan atau untuk memmintakan tanda tangan pimpinan. m) Amplop, dipergunakan sebagai sampul dalam pengiriman surat. Terdapat 3 (tiga) macam amplop yang dipergunakan, yaitu amplop putih biasa, amplop putih dengan kop instansi, dan amplop cokelat dengan kop instansi. 2) Peralatan dan perlengkapan dalam penyimpanan surat, yaitu: a) Perforator, digunakan untuk melubangi copian surat masuk dan keluar untuk kemudian disimpan dalam ordner.
95
b) Ordner, digunakan untuk menyimpan surat masuk dan keluar. Terdapat 4 (empat) buah ordner di bagian Tata Usaha, yaitu untuk surat masuk, surat permohonan kontrak, surat keluar, dan fax keluar. c) filing cabinet dan almari arsip, digunakan untuk menyimpan ordner. d) Air Conditioner (AC), digunakan untuk mengatur suhu ruangan agar arsip tetap terjaga dari kelembaban. 3) Peralatan korespondensi seperti komputer dan printer. Berdasarkan hasil wawancara, observasi dan dokumentasi tersebut, ditemukan bahwa di kantor Perum Bulog Sub Divre III Surakarta, perlengkapan dan peralatan yang memfasilitasi keterlaksanaan kegiatan kearsipan yang terdiri dari peralatan dan perlengkapan penerimaan surat, peralatan dan perlengkapan penyimpanan surat, serta peralatan dan perlengkapan korespondensi sebenarnya sudah cukup lengkap, hanya saja kurang memadai. Terutama di bagian Tata Usaha. Pada bagian Tata Usaha, tidak terdapat adanya filing cabinet. Hal ini dikarenakan luas ruangan yang kurang memadai untuk meletakkan filing cabinet yang diharapkan mampu mengurangi terjadinya penumpukkan arsip. Karena kekurangan tersebut, maka dalam hal penyimpanan arsip di Bagian Tata Usaha, seluruh arsip disimpan dengan memanfaatkan almari yang ada di ruangan tersebut. Almari ini merupakan almari panjang yang berfungsi sebagai sekat antara ruang Tata Usaha dengan ruang bagian Gasar, dan selain difungsikan sebagai tempat penyimpanan arsip, difungsikann pula sebagai tempat penyimpanan perlengkapan rapat.
c. Petugas Kearsipan Tercapainya tujuan dari kegiatan kearsipan dipengaruhi oleh adanya sumber daya manusia. Tanpa ada sumber daya manusia yang merupakan faktor penggerak dari usaha kearsipan tersebut, kegiatan kearsipan tidak
96
akan pernah terlaksana. Di bagian Tata Usaha Perum Bulog Sub Divre III Surakarta, pengelolaan arsip dilaksanakan oleh 4 (empat) orang tenaga manusia, yang terdiri dari 1 (satu) orang Kepala Tata Usaha yang bertugas menerima telepon dan faxcimile dan mengawasi serta memberi arahan pegawai Tata Usaha, 1 (satu) orang pegawai yang mengurus surat masuk dan surat keluar, 1 (satu) orang pegawai yang mengurusi surat kontrak beras dan gabah, dan 1 (satu) orang pegawai yang bertugas mengurusi surat perjalanan dinas beserta akomodasinya. Para pegawai Tata Usaha Perum Bulog Sub Divre III tersebut pada dasarnya tidak memiliki latar belakang pendidikan maupun pengalaman di bidang kearsipan. Hal ini dikemukakan oleh Informan 1 (Senin, 16 April 2012) bahwa: “Pegawai yang di tempatkan di TU pendidikan terakhirnya adalah Sarjana. Kegiatan yang kami laksanakan selama ini hanya berdasarkan pengalaman dan kebiasaan turun temurun dari pegawaipegawai terdahulu. Untuk pengalaman, tiap pegawai berbeda-beda. Hal ini dikarenakan disini menerapkan sistem rolling sesuai dengan kebijakan pimpinan. Biasanya, kalau pimpinan berganti, maka tugas dan jabatan pegawai disini juga akan berganti. Misalnya sekarang kami ada di TU, bila nanti berganti pimpinan belum tentu kami ada di TU lagi. Bisa jadi kami berada di Pelayanan Publik atau di Gasar”. Pernyataan tersebut dikuatkan oleh keterangan yang diperoleh dari Informan 2 (Senin, 16 April 2012) yang menyatakan, “Kami tidak punya pengalaman khusus bidang arsip, Mbak. Kami belum pernah mengikuti diklat ataupun training tentang kearsipan. Kalau diklat tentang kewirausahaan dan kepemimpinan sering”. Dari data dokumen kepegawaian, dapat peneliti jelaskan bahwa di bagian Tata Usaha Perum Bulog belum memiliki pegawai yang memiliki keahlian khusus dalam menangani kearsipan. Semua pegawai di bagian Tata Usaha memiliki latar belakang pendidikan Strata 1, namun tidak ada yang berkaitan dengan kearsipan. Keempatnya merupakan Sarjana yang berlatar belakang Teknik ataupun Pertanian. Selain itu, para pegawai tersebut belum ada yang pernah mengikuti diklat ataupun pelatihan khusus
97
tentang kearsipan. Hal ini dikarenakan instansi hanya mengadakan diklat tentang kepemimpinan dan kewirausahaan. Karena sistem kepegawaian di Perum Bulog Sub Divre III Surakarta menggunakan sistem rolling, maka belum tentu pegawai yang saat ini bertugas merupakan pegawai Tata Usaha yang ada di periode terdahulu. Petugas yang ada adalah pegawai yang mengelola arsip dengan berdasarkan kebiasaan dan pengalaman yang telah diterapkan oleh pegawai terdahulu. Apapun yang dilaksanakan oleh pegawai terdahulu, akan mereka laksanakan saat ini tanpa mengubah sedikitpun tatanan yang ada. Berdasarkan hasil observasi, wawancara dan dokumentasi tersebut, maka dapat diketahui bahwa di bagian Tata Usaha Perum Bulog Sub Divre III Surakarta telah memiliki 4 (empat) orang pegawai yang berpendidikan Stata 1, namun bukan merupakan lulusan di bidang Kearsipan. Keempat pegawai tersebut melaksanakan tugas sesuai dengan job description masing-masing tanpa memiliki pengalaman di bidang kearsipan, karena sistem kepegawaian yang bersifat rolling. Selain itu, karena Perum Bulog Sub Divre III Surakarta belum pernah mengadakan diklat tentang kearsipan untuk meningkatkan pengetahuan dan pengalaman dari pegawai Tata Usaha, maka para pegawai tersebut menambah pengetahuan hanya dengan sharing pengalaman dengan pegawai terdahulu atau siswa Prakerin.
d. Ruang Arsip Salah satu faktor yang ikut menentukan kelancaran dalam pelaksanaan kegiatan kearsipan adalahpenyusunan tempat kerja, peralatan serta perlengkapan kantor yang sebaik-baiknya. Penyusunan peralatan dan perlengkapan yang tepat serta pengaturan tempat kerja yang baik dapat menimbulkan kenyamanan dalam bekerja sehingga dapat meningkatkan kepuasan kerja pegawai yang bersangkutan. Dalam pengelolaan arsip,
98
tentunya membutuhkan tempat atau ruang yang cukup luas untuk karena dalam penyimpanan arsip memerlukan banyak ruang. Pada kantor Perum Bulog Sub Divre III Surakarta, terdapat 2 ruang pengelolaan arsip, yaitu ruang Tata Usaha dan depo arsip. Namun, kedua ruangan tersebut kurang memadai. Seperti yang diungkapkan oleh Informan 1 (Senin, 16 april 2012) sebagai berikut: “Ruang penyimpanan arsip disini kurang memadai, baik di TU ataupun gudang, sehingga kesannya semrawut dan kurang rapi. Namun untuk sirkulasi udara, warna, suara dan cahaya kami rasa sudah cukup baik dan membuat nyaman untuk bekerja”. Hal tersebut diperkuat oleh pernyataan Informan 2 (Senin, 16 April 2012) yang mengungkapkan bahwa: “Kami sebenarnya memerlukan ruangan yang lebih luas, Mbak. Agar arsip bisa ditata dengan lebih rapi dan enak dipandang mata, jadi kami bisa bekerja dengan lebih baik”. Kemudian, dari pengamatan yang peneliti lakukan, ruangan-ruangan yang digunakan untuk mengelola dan menyimpan arsip tersebut kurang memenuhi syarat dikarenakan ruangannya yang kurang luas. Untuk ruang Tata Usaha, karena dalam satu ruangan dibagi menjadi dua bagian, yaitu bagian Tata Usaha dan bagian Gasar, maka ruangan yang tersdia luasnya kurang memadai. Hal ini mengakibatkan sarana dan prasarana untuk menyimpan arsip kurang memadai, dikarenakan tidak adanya ruang yang cukup luas untuk digunakan sebagai tempat menyimpan arsip. Karena terbatasnya ruang untuk menyimpan arsip, pada akhirnya ordner arsip dibiarkan bertumpuk menjadi satu di almari tempat penyimpanan peralatan dan akomodasi untuk rapat. Namun, dalam penataan meja dan kursi serta peralatan lain cukup bagus karena masih memungkinkan pegawai untuk bergerak secara leluasa. Selain itu dalam penataan cahaya serta warna juga memadai. Warna ruangan Tata Usaha adalah krem muda. Kantor tata Usaha terletak di bagian depan sehingga cahaya yang masuk cukup dan tidak menyilaukan karena menggunakan kaca jendela hitam. Walaupun Perum Bulog Sub
99
Divre III Surakarta berada di pinggir jalan raya dan bagian Tata Usaha terletak di bagian depan, namun suara yang terjadi tidaklah terlalu bising. Untuk sirkulasi udara ruangan, dibantu dengan adanya Air Conditioner sehingga menjaga suhu udara stabil dan memungkinkan pegawai merasa nyaman untuk bekerja. Pada kantor Perum Bulog Sub Divre III Surakarta selain ruang pengelolaan arsip juga terdapat ruangan penyimpanan fisik arsip atau disebut depo arsip. Depo arsip di kantor ini saat ini masih sangat kurang memadai dikarenakan kurang luasnya ruangan serta belum adanya penataan yang baik sehingga arsip hanya ditumpuk menjadi satu. Walaupun telah diadakan penambahan ruang, namun volume arsip yang terlalu banyak membuat 2 depo arsip yang telah disediakan untuk menyimpan arsip in aktif masih belum cukup memadai. Dari hasil wawancara dan observasi tersebut, maka dapat dijelaskan bahwa dalam hal pengaturan ruangan, Perum Bulog Sub Divre III Surakarta telah memperhatikan arpek warna, cahaya, suara dan sirkulasi udara dengan baik. Namun, untuk luasnya ruang masih belum cukup memadai. Karena terbatasnya ruang simpan di bagian Tata Usaha, maka arsip hanya dimasukkan ke dalam almari yang selain berfungsi sebagai sekat antara ruang Tata Usaha dan ruang Gasar, juga berfungsi sebagai tempat penyimpanan perlengkapan rapat. Karena terus berkembangnya kegiatan perusahaan, jumlah arsip yang terus bertambah dan tidak diimbangi dengan penyusutan arsip yang kontinyu, mengakibatkan terus bertumpuknya jumlah arsip yang ada di dua depo arsip yang telah disediakan.
2. Hambatan-hambatan dalam Pengelolaan Arsip Suatu kegiatan dalam pelaksanaannya tidak selalu berjalan dengan lancar. Bila suatu saat diketemukan hambatan maka itu adalah sesuatu yang
100
wajar. Seperti yang diungkapkan oleh Informan 1 (Senin, 16 April 2012) berikut ini, “Dalam menjalankan tugas, hambatan itu pasti ada, baik internal maupun eksternal, tapi kami tidak menjadikannya sebagai beban, justru kami jadikan tantangan bagaimana caranya agar kami bisa mengatasi hambatan itu”. Dalam pengelolaan arsip di bagian Tata Usaha Perum Bulog, hambatan yang dihadapi adalah kurangnya sarana dan prasarana serta sumber daya manusia yang memadai. Hal ini diungkapkan oleh Informan 2 (Senin, 16 April 2012) sebagai berikut: “Hambatan yang kami hadapi disini adalah tidak adanya pegawai yang benar-benar bisa mengelola arsip dengan baik, Mbak. Kami tidak up to date tentang cara-cara pengelolaan arsip. Kami hanya mengikuti apa yang telah dilakukan pegawai sebelumnya. Ruang TU kami rasa kurang luas, kami sebenarnya membutuhkan filing cabinet untuk membantu penyimpanan arsip, biar kelihatan rapi. Tapi ya itu, tidak ada tempat. Jadi arsip umpek-umpekan sama akomodasi rapat. Gudang arsip juga kurang luas. Di gudang, arsip cuma kami tumpuk. Semua arsip semua bagian tercampur dan kami belum sempat menata. Kebersihannya juga kurang diperhatikan, Mbak. Berdebu. Jadi tiap mau masuk kesana pasti batukbatuk”. Hal tersebut diperkuat dengan keterangan dari Informan 3 (Senin, 16 April 2012) yang mengungkapkan bahwa: “Pegawai di sini minim informasi dan pengetahuan tentang arsip, Mbak. Kami tidak pernah ikut diklat atau pelatihan tentang arsip. Kantor cuma mengadakan diklat dan pelatihan kewirausahaan dan kepemimpinan. Hambatan yang paling kelihatan itu kurangnya sarana dan prasarana untuk menyimpan arsip, baik di TU ataupun di gudang”. Dari pengamatan yang peneliti lakukan, ditemukan bahwa hambatan pertama yang ditemui dalam pengelolaan arsip adalah minimnya pengetahuan pegawai tentang kearsipan. Hal ini dikarenakan kurangnya perhatian pimpinan dalam memajukan kualitas sumberdaya pegawai dalam bidang kearsipan. Sistem penempatan pegawai di kantor Perum Bulog bersifat rolling, dan rolling ini terjadi setiap pergantian Kepala Sub Divre ataupun sesuai dengan kebijakan dari Kepala Sub Divre yang sedang bertugas saat itu. Penempatan pegawai itupun juga sesuai kebijaksanaan Kepala Sub Divre, sehingga belum
101
tentu seorang pegawai yang tadinya bekerja di bagian Tata Usaha setelah bergantinya Kepala Sub Divre ia masih bekerja di bagian itu. Bisa jadi ia dirolling ke bagian yang lain. Walaupun semua pegawai di kantor Perum Bulog minimal mengenyam pendidikan Strata 1, namun belum ada pegawai yang memiliki latar belakang pendidikan di bidang kearsipan, baik secara formal maupun informal. Ratarata pegawai kantor Perum Bulog berasal dari bidang teknik dan pertanian. Hal tersebut berimbas pada pengelolaan arsipnya yang hanya meniru dan melanjutkan apa yang telah dilaksanakan oleh petugas Tata Usaha yang sebelumnya, tanpa mengetahui apakah prosedur yang telah dilaksanakan tersebut telah sesuai atau tidak. Selain itu, pimpinan Bulog dalam hal ini Kepala Sub Divre, selama ini belum pernah memberikan pelatihan atau pendidikan khusus bagi pegawai Tata Usaha di bidang Kearsipan. Pendidikan dan pelatihan yang dilaksanakan hanyalah tentang kepemimpinan dan kewirausahaan. Dari pengammatan peneliti, para pegawai dan pimpinan sepertinya menganggap bahwa kearsipan adalah hal yang mudah dipelajari secara otodidak oleh pegawai, sehingga pegawai tidak perlu memiliki latar belakang pendidikan kearsipan ataupun mengikuti pendidikan dan pelatihan tentang kearsipan. Kemudian hambatan yang kedua adalah sarana dan prasarana yang tidak cukup memadai. Hal ini dikarenakan kurang luasnya ruang yang tersedia dalam pengelolaan arsip. Ruang Tata Usaha menjadi satu ruang dengan Ruang Bagian Gasar, dengan dibatasi oleh lemari panjang berukuran besar dengan tinggi kurang lebih 1 (satu) meter. Dengan terbatasnya ruang yang tersedia tersebut, membuat fasilitas kearsipan dalam hal ini adalah filing cabinet tidak dapat ditempatkan di ruang Tata Usaha. Akibatnya, ordner arsip tahun berjalan hanya diletakkan di bawah meja, dan ordner arsip yang berusia lebih dari saru tahun diletakkan di almari yang menjadi satu dengan berbagai tumpukan dokumen, amplop, kertas, bahkan peralatan akomodasi untuk rapat seperti taplak meja, gelas, dan piring.
102
Hambatan yang ketiga adalah kurangnya tempat penyimpanan arsip atau gudang arsip. Sebenarnya kantor Perum Bulog Sub Divre III Surakarta ini telah memiliki 2 ruangan yang dijadikan sebagai gudang arsip. Namun ternyata hal tersebut masih kurang mencukupi, dikarenakan semakin bertambahnya waktu, semakin bertambahnya jumlah arsip, dan tidak diimbangi dengan pelaksanaan pemusnahan arsip. Pegawai hanya melakukan pemindahan dan penyusutan arsip. Dan pelaksanaan pemusnahan arsip yang terakhir dilakukan adalah pada tahun 2007. Jadi, dalam rentang tahun 2008 hingga 2012 belum dilaksanakan pemusnahan arsip lagi, yang mengakibatkan semakin bertambah penuhnya gudang arsip dan semakin tidak muatnya gudang arsip tersebut untuk menyimpan arsip-arsip inaktif. Hambatan yang terakhir adalah kurangnya perhatian dalam penyimpanan arsip. Dari hasil pengamatan peneliti, terlihat bahwa pegawai Tata Usaha kurang merawat keberadaan arsip, yaitu dengan meletakkan ordner arsip hanya di bawah meja. Meskipun untuk efisiensi, namun hal tersebut dikhawatirkan akan merusak arsip, seperti penyoknya ordner, tertekuknya kertas arsip, dan mudah sobeknya kertas arsip karena kelembaban lantai di bawah meja. Selain itu, berdasarkan pengamatan peneliti di gudang arsip, terlihat bahwa penyimpanan yang dilakukan di gudang saat ini adalah asalasalan. Karena kurang tersedianya tempat penyimpanan arsip in-aktif, semua arsip in-aktif dari semua bagian dicampur dan bertumpuk menjadi satu tanpa dipilah-pilah per bagiannya. Hal ini membuat gudang arsip terkesan semrawut, kacau, dan kurang enak dilihat. Selain itu, ruangan dalam gudang arsip juga tidak dibersihkan secara intensif, akibatnya, banyak debu yang menempel pada arsip-arsip yang tersimpan pada gudang tersebut. Pegawai hanya membersihkan debu sekenanya dan menyapu lantai yang terlihat saja,. Hal ini dikarenakan untuk membersihkan seluruh gedung secara total harus diiringi dengan penataan arsip-arsip terlebih dahulu. Dan dalam hal ini belum ada pegawai yang bersedia ataupun ditugaskan pimpinan untuk menata dan membersihkan gudang arsip tersebut.
103
Dengan demikian diketahui bahwa dalam pelaksanaan pengelolaan arsip di kantor Perum Bulog Sub Divre III Surakarta, hambatan yang dihadapi adalah minimnya pengetahuan pegawai tentang kearsipan, sarana dan prasarana yang tidak cukup memadai, kurangnya tempat penyimpanan arsip dan kurangnya perhatian terhadap penyimpanan arsip.
3. Upaya-upaya untuk Mengatasi Hambatan Dalam melaksanakan sebuah kegiatan, walaupun hambatan itu selalu ada, harus dicarikan upaya untuk mengatasi hambatan tersebut agar kegiatan tetap terlaksana dan mencapai hasil dan tujuan yang telah ditetapkan. Menurut Informan 2 (Senin, 16 April 2012): “Untuk mengatasi hambatan itu, kami berusaha mencari pengetahuan sendiri dengan sharing antar pegawai, belajar dari pegawai TU terdahulu. Selain itu, kantor kami sering digunakan siswa SMK untuk prakerin, jadi kami juga belajar dari siswa-siswa tersebut. Walaupun mereka minim pengalaman, tapi pengetahuan mereka tentang arsip lebih luas dibanding kami. Untuk penyimpanan arsip, saat ini sedang dibangun gedung baru untuk jadi gudang arsip yang baru dan lebih luas. Semoga pembangunannya cepat selesai jadi arsip tidak lagi menumpuk dan bercampur baur antara bagian yang satu dengan yang lain”. Senada dengan hal tersebut, Informan 3 (Senin, 16 Mei 2012) menyatakan, “Di sini kami semua berusaha meningkatkan kemampuan secara otodidak, Mbak. Belajar darimana saja. Senior, internet ataupun siswa prakerin. Yang penting bisa menambah pengetahuan kami”. Berdasarkan pengamatan yang peneliti lakukan, terdapat beberapa upaya nyata untuk mengatasi hambatan-hambatan yang terjadi dalam pengelolaan arsip di bagian Tata Usaha Perum Bulog Sub Divre III Surakarta. Namun, usaha tersebut kurang maksimal. Untuk mengatasi hambatan minimnya pengetahuan dan kualitas pegawai di bidang kearsipan, belum ada perhatian khusus dari pimpinan. Sehingga untuk mengatasi hambatan tersebut, para pegawai mencoba untuk menambah pengetahuan mereka sendiri secara otodidak, yakni dengan membaca buku ataupun internet, bertanya dan sharing
104
dengan pegawai Tata Usaha sebelumnya, serta bertanya dan sharing dengan siswa Prakerin. Dalam 1 (satu) tahun, biasanya kantor Perum Bulog digunakan beberapa Sekolah Menengah Kejuruan untuk Praktek Kerja Lapangan selama 2 (dua) kali. Sekolah tersebut adalah SMK Negeri 6 Surakarta dan SMK Negeri 1 Banyudono. Setiap sekolah, dalam 1(satu) tahun melaksanakan prakerin di Bulog selama dua kali dua bulan. Hal tersebut dimanfaatkan pegawai Tata Usaha untuk sharing dan mencari informasi terbaru sebanyak-banyaknya tentang pengelolaan arsip yang baik. Untuk sarana dan prasarana yang tidak cukup memadai, belum ada upaya yang dilakukan. Petugas berupaya untuk menggunakan sarana dan prasarana yang ada semaksimal mungkin, seperti dengan pemanfaatan almari sebagai tempat penyimpanan arsip. Namun, untuk hambatan berupa kurangnya tempat penyimpanan arsip dan kurangnya perhatian terhadap penyimpanan arsip, saat ini telah diupayakan dengan dibangunnya sebuah gedung baru. Gedung tersebut direncanakan sebagai gudang arsip baru, yang lebih luas dari dua gudang sebelumnya. Dengan selesai dibangunnya gedung itu nanti, seluruh arsip-arsip yang menumpuk di dua gudang arsip sebelumnya akan dipindahkan dan ditata di gudang yang baru. Dengan penataan dan pemindahan tersebut, diharapkan arsip tidak akan lagi bertumpuk dan pembersihan, pemeliharaan serta perawatan arsip pun dapat dilaksanakan dengan maksimal. Dari hasil wawancara dan observasi tersebut, adapun upaya-upaya yang dilakukan oleh Bagian Tata Usaha Perum Bulog Sub Divre III Surakarta untuk mengatasi hambatan-hambatan dalam pengelolaan arsip adalah dengan menambah pengetahuan mereka melalui berbagai cara dan memperluas tempat penyimpanan arsip dengan membuat gedung baru yang berfungsi sebagai gudang arsip yang baru.
105
C. Pembahasan
Kearsipan berperan penting dalam membantu terlaksananya tujuan organisasi. Dengan pengelolaan arsip yang baik, maka akan mempermudah organisasi dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Berdasarkan hasil
penelitian mengenai Analisis Pengelolaan Arsip di Bagian Tata Usaha Perum Bulog Sub Divisi Regional III Surakarta menghasilkan temuan sebagai berikut: 1. Pelaksanaan Pengelolan Arsip Arsip harus dikelola dengan baik agar dapat berfungsi dengan baik dan membantu memperlancar aktivitas organisasi sehingga dapat mencapai tujuan yang ditetapkan. Suatu pengelolaan arsip dapat mencapai tujuan apabila di dalamnya
terdapat
unsur
perencanaan
(planning),
pengorganisasian
(organizing), pelaksanaan (actuating) dan pengontrolan (controling). Dalam melaksanakan pengelolaan arsip di kantor Perum Bulog Sub Divre III Surakarta telah diatur dengan Keputusan Direksi Perusahaan Umum Bulog Nomor 123 tahun 2004 tentang Pedoman Administrasi dan Kearsipan di Lingkungan Perum Bulog. Dengan adanya pedoman tersebut, membantu mempermudah pelaksanaan pengelolaan arsip di kantor Perum Bulog Sub Divre III Surakarta. Arsip pada dasarnya terdiri dari beberapa macam yaitu arsip dinamis aktif, arsip dinamis non-aktif, arsip in-aktif, dan arsip statis. Demikian pula dalam pengelolaannya terdapat 3 (tiga) asas pengelolaan yaitu asas sentralisasi, desentralisasi dan gabungan antara sentralisasi dan desentralisasi. Adapun arsip yang ada di Kantor Perum Bulog Sub Divre III Surakarta ini meliputi arsip dinamis aktif, in-aktif dan statis. Dan dalam pengelolaannya menggunakan asas gabungan sentralisasi dan desentralisasi, yakni arsip dikelola di bagian Tata Usaha dan di bagian yang dituju surat. Semua surat ataupun dokumen yang diterima di Kantor Perum Bulog Sub Divre III Surakarta dikelola terlebih dahulu di bagian Tata Usaha, untuk kemudian
106
dokumen dan surat tersebut diserahkan untuk dikelola lebih lanjut di bagian yang dituju setelah di-copy salinannya untuk arsip di bagian Tata Usaha. Adapun mekanisme dalam pengelolaan arsip tersebut adalah sebagai berikut: a. Pengurusan Surat Masuk Setiap surat atau dokumen-dokumen lainnya diterima oleh suatu instansi atau kantor mempunyai nilai sangat berharga, baik sebagai bahan pembuktian (otentik), sebagai alat komunikasi, maupun juga sebagai salah satu pembuktian lainnya yang menunjukkan adanya kegiatan hidup dalam kantor tersebut.
Karenanya pengurusan surat-surat masuk dan keluar
harus dikelola dengan sebaik mungkin. Secara teori, pengurusan surat masuk dimulai dari penyortiran, pemisahan dan penggolongan surat-surat dan dokumen menurut jenis dan golongannya. Kemudian surat dibuka, untuk diperiksa tanggal dan lampirannya. Setelah isi amplop dikeluarkan, maka surat-surat itu sebelum dicatat dalam buku agenda diberi catatan tanggal surat diterima, hari dan jam penerimaan surat, no agenda, tanggal surat diteruskan, dan tanda tangan petugas. Setelah itu surat dibaca dan diagenda, untuk kemudian diserahkan kepada pimpinan untuk didesposisi. Setelah didesposisi, surat digandakan dan dibagikan kepada pejabat yang terkait untuk ditindak lanjuti. Di Kantor Perum Bulog Sub Divre III Surakarta, karena menggunakan asas gabungan, maka semua surat yang masuk terlebih dahulu akan dikelola di bagian Tata Usaha sebelum diproses lebih lanjut di bagian yang dituju. Adapun langkah-langkah dalam pengurusan surat masuk di Bagian Tata Usaha kantor Perum Bulog Sub Divre III Surakarta adalah sebagai berikut: 1) Surat diterima dan disortir menurut sifat dan jenisnya. 2) Surat diteliti kebenaran alamat dan kebenaran isi dan jumlahnya. 3) Surat dicatat di buku agenda dan dilampiri baju surat.
107
4) Surat diserahkan kepada pimpinan untuk didesposisi. 5) Surat yang telah didesposisi dicopy dan salinannya disimpan di TU sebagai arsip. 6) Surat dan desposisi yang asli dicatat di buku ekspedisi internal untuk kemudian diserahkan kepada bidang yang ditunjuk.
b. Pengurusan Surat Keluar Dalam menindaklanjuti surat masuk, ada beberapa surat yang membutuhkan jawaban dan harus dibalas. Oleh karena itu diperlukan pembuatan surat. Ada 2 hal pokok dalam pengurusan surat keluar yaitu penyiapan konsep surat atau draft dan pengiriman surat tersebut Adapun proses pengurusan surat keluar di kantor Perum Bulog Sub Divre III Surakarta langkah-langkahnya adalah sebagai berikut: 1) Pimpinan membuat perintah pembuatan surat dan surat dibuat oleh bidang yang ditunjuk. 2) Konsep surat yang telah dibuat dimohonkan persetujuan kepada pimpinan. 3) Surat yang telah disetujui diketik dan hasilnya ditandatangani pimpinan. 4) Surat yang telah ditandatangani pimpinan diberi nomor indeks sesuai nomor urut buku agenda surat keluar dan dicatat di buku agenda keluar. 5) Surat dicopy dan salinannya disimpan di TU sebagai arsip. 6) Surat asli distempel dan dimasukkan ke dalam amplop . 7) Surat dicatat ke buku ekspedisi ekstern. 8) Surat dikirim ke alamat yang dituju.
c. Pengkodean Arsip Pemberian kode, baik surat masuk maupun keluar dilakukan untuk mempermudah penyusunan, penyimpanan dan penemuan kembalinya
108
arsip. Secara teori, dalam pemberian kode terdapat beberapa bentuk yaitu numerik, alfabetis, dan gabungan antara numerik dan alfabetis. Pemberian kode ini berhubungan dengan sistem yang akan digunakan, apakah sistem abjad, geografis, subjek, nomor, ataupun kronologis (Amsyah, 2003). Di Kantor Perum Bulog Sub Divre III Surakarta, pemberian kode dilakukan dalam bentuk gabungan numerik dn alfabetis, dimana pengkodean tersebut dibuat berdasarkan area. Pengkodean ini telah diatur oleh Perum Bulog Pusat. Untuk Kantor Sub Divre III Surakarta, seluruh surat masuk dan keluar diberi kode dengan 11C00.
d. Penyimpanan Arsip Arsip memiliki fungsi dan peranan penting dalam menunjang keterlaksanaan dan kelancaran kegiatan organisasi dalam mencapai tujuannya. Oleh karena itu, arsip haruslah disimpan dan dipelihara dengan baik agar apabila sewaktu-waktu dibutuhkan arsip dapat diketemukan dengan mudah, cepat, efektif dan efisien. Penataan dan penyimpanan arsip merupakan suatu kegiatan yang sangat penting dalam pengelolaan arsip. Kegiatan
ini
tidak
sekedar
menumpuk-numpuk
arsip kemudian
disimpan tetapi terkait dengan penyimpanan dan penemuan kembali arsip secara sistematis. Dalam penataan dan penyimpanan arsip, terdapat beberapa sistem, yaitu sistem abjad, nomor, tanggal, subjek dan geografis. Pada kantor Perum Bulog Sub Divre III Surakarta, sistem penyimpanan arsip dilakukan dengan menggunakan sistem gabungan, namun tiap bagian menggunakan sistem yang berbeda sesuai kebijakan bagian masing-masing. Adapun sistem yang di gunakan di Bagian Tata Usaha yaitu sistem nomor dan tanggal. Hal ini dapat dilihat setelah suratsurat tersebut diproses, baik surat masuk ataupun surat keluar, salinannya akan segera disimpan ke dalam ordner sesuai dengan nomor urut dan tanggal dari buku agendanya. Kemudian ordner tersebut disimpan. Untuk ordner surat yang masih aktif atau masih dalam 1 tahun berjalan, ordner
109
disimpan di bawah meja. Untuk ordner yang berisi arsip berusia 2-5 tahun disimpan di almari arsip, dan untuk ordner berisi arsip berusia lebih dari 5 tahun dipindahkan ke gudang arsip untuk kemudian diadakan penyusutan.
e. Peminjaman dan Penyajian Arsip Peminjaman dan penyediaan arsip merupakan pekerjaan yang digolongkan pada penemuan kembali terutama dalam pengaturan sarana yang berfungsi sebagai pengendali.
Asas peminjaman arsip secara
operasional perlu untuk ditetapkan dan dikoordinasi oleh unit kearsipan. Masalah peminjaman arsip dan ijin untuk membaca arsip dinamis perlu untuk ditetapkan melalui peraturan yang mengatur tentang peminjaman arsip ini, mengingat sifat arsip yang tertutup. Artinya bahwa tidak semua orang boleh untuk melihat dan juga membaca surat atau arsip. Peminjaman arsip harus dilaksanakan dengan melalui lembar peminjaman arsip yang dibuat rangkap 3 yang berfungsi sebagai bahan bukti atau alat pengingat bagi unit kearsipan, pengganti arsip yang dipinjam yang ditaruh di folder, dan tanda bukti peminjaman bagi si pemakai. Selain pencatatan di lembar peminjam arsip yang dibuat rangkap tiga, maka lembar ini lalu ditandatangani oleh si peminjam. Satu lembar untuk si peminjam, sedang lembar kedua untuk unit kearsipan. Di lembar ini ditempatkan dalam berkas peringatan yang disusun berdasarkan tanggal pengembaliannya. Lembar ketiga diletakkan dalam folder arsip yang dipinjam. Pada waktu arsip dikembalikan, petugas arsip harus memeriksa lebih dahulu akan keadaan arsip tersebut (masih baik atau rusak). Mengenai lama peminjaman dibatasi dalam jangka waktu tertentu, sedangkan masa perpanjangan waktu harus diberitahukan atau dilaporkan secara tertulis oleh peminjam kepada unit arsip untuk dicatat. Namun, dalam peminjaman arsip di kantor Perum Bulog Sub Divre III ini sangat sederhana. Peminjam arsip hanya datang menemui Kepala
110
Tata Usaha atau pegawai Tata Usaha untuk meminjam arsip dengan menyebutkan nomor agenda arsip tersebut, atau tanggal arsip, atau perihal dan pengirim surat. Setelah itu petugas Tata Usaha akan mencarikan arsip tersebut. Penemuan kembali arsip merupakan bagaimana cara arsip tersebut dapat diketemukan kembali dalam waktu yang cepat dan tepat. Dalam teori, telah dijelaskan langkah-langkah dalam penemuan kembali arsip yaitu: 1) Menentukan pokok permasalahan arsip 2) Menentukan kode arsip 3) Pengambilan arsip Dalam penemuan kembali arsip di bagian Tata Usaha Perum Bulog Sub Divre III Surakarta, yang digunakan sebagai pegangan adalah Buku Agenda. Sebuah contoh, apabila yang diketahui adalah tanggal surat dan nama pengirim surat, maka langkah pertama yang dilakukan oleh petugas adalah membuka buku agenda dan mencari nama pengirim surat pada tanggal yang disebutkan. Apabila tanggal dan nama pengirim telah ditemukan di buku agenda, maka langkah yang selanjutnya dilakukan adalah mengecek perihal surat. Hal ini dilakukan karena ada kemungkinan sebuah instansi yang sama mengirim surat yang berbeda, baik dari segi tanggal ataupun perihalnya. Oleh karena itu, perihal surat perlu dicek agar surat yang diketemukan benar-benar tepat. Setelah perihal surat diketemukan, langkah selanjutnya adalah melihat nomor agenda surat tersebut. Jika nomor agenda telah diketemukan, petugas akan langsung mencari arsip tersebut di ordner arsip. Setelah arsip yang dimaksud diketemukan, petugas Tata Usaha akan mengcopykan arsip tersebut, dan salinannya akan diberikan kepada si peminjam arsip. Peminjaman arsip di Kantor Bulog Sub Divre III Surakarta ini tidak menggunakan bon peminjaman surat, dikarenakan si peminjam akan
111
diberikan copian langsung dari arsip. Hal ini dilakukan untuk tetap menjaga keberadaan arsip tersebut agar arsip tidak hilang.
f. Penyelamatan arsip Arsip sangat penting dalam pelaksanaan kegiatan perusahaan. Oleh karena itu, keberadaan arsip harus dijaga dengan baik. Apabila sewaktuwaktu terjadi sesuatu pada arsip, maka perusahaan harus mampu melakukan tindakan penyelamatan terhadap arsip tersebut. Tindakan penyelamatan arsip dilaksanakan dengan 3 (tiga) cara, yaitu pengamanan, pemeliharaan dan perawatan. Dalam penyelamatan arsip di kantor Perum bulog Sub Divre III Surakarta, penjagaan arsip dilaksanakan dengan 2 (dua) cara. Yang pertama adalah menjaga kerahasiaan isi arsip dari pihak-pihak yang tidak berkepentingan dengan masalah tersebut. Hal ini wajib dilaksanakan oleh semua petugas Tata Usaha, untuk mencegah hilangnya arsip tersebut karena diambil, dipinjam, ataupun dicuri oleh pihak yang salah. Cara yang kedua adalah dengan menjaga keberadaan arsip dalam hal peminjaman arsip,
yaitu
dengan
memberikan
copiannya
bagi
pihak
yang
berkepentingan. Bila ada pihak yang berkepentingan dan meminjam arsip tersebut, maka TU akan mengkopikan arsip tersebut dan menyerahkan kopiannya kepada pihak peminjam. Dengan demikian arsip akan terjaga dan tidak takut hilang. Pemeliharaan arsip dilakukan dengan menjaga arsip dari kelembaban dan serangga. Hal ini dilakukan dengan meletakkan arsip ditempat yang kering, menjaga suhu ruangan, dan memberikan obat anti serangga berupa kapur barus. Selain itu ruangan juga disediakan pewangi agar arsip tidak berbau lepek. Kemudian untuk arsip yang ada di gudang arsip, dipelihara dengan diadakannya fumigasi secara berkala, menjaga kelembababn ruangan, dan pembersihan arsip dari debu secara berkala.
112
Perawatan dilaksanakan ketika arsip rusak atau hilang. Petugas TU harus mampu mengganti arsip tersebut, yaitu dengan mencarinya di bagian yang menerima surat yang asli. Arsip tersebut kemudian dicopy dan salinannya akan dibawa kembali ke TU dan dimasukkan ke dalam ordner sesuai dengan nomor urut agendanya.
g. Penyusutan Arsip Arsip tidak selamanya memiliki nilai guna, sehingga pada pada saatnya ketika nilai guna arsip tersebut telah habis, arsip harus disingkirkan. Seiring perkembangan organisasi, volume arsip akan semakin bertambah. Bila arsip yang tak bernilai guna tidak dikurangi atau disingkirkan, maka akan terjadi penumpukan arsip, yang pada akhirnya akan mengganggu pelaksanaan kegiatan organisasi. Penyusutan arsip harus memperhatikan Jadwal Retensi Arsip dan nilai guna arsip. Arsip dipilah menjadi arsip aktif, arsip in-aktif, arsip statis, dan arsip tak bernilai guna. Untuk arsip yang sudah tidak memiliki nilai guna harus segera dimusnahkan. Pemusnahan ini dapat menggunakan 3 (tiga) cara yaitu pembakaran, pencacahan, dan penghancuran. Dalam pemusnahan arsip, harus memperhatikan ketentuan-ketentuan sebagai berikut : 1) Membuat daftar pertelaan untuk arsip-arsip yang akan dimusnahkan. 2) Harus membuat berita acara pemusnahan arsip. 3) Harus disaksikan oleh dua orang pejabat yang berwenang. Penyusutan arsip di kantor Perum Bulog Sub Divre III Surakarta dilaksanakan dengan memilah arsip, memindahkan arsip ke gudang arsip dan memusnahkan arsip tak bernilai guna. Arsip dinamis aktif dengan masa simpan < 5 tahun akan tetap disimpan di bagian yang menangani langsung arsip tersebut. Arsip dinamis non aktif dengan masa simpan > 5 tahun akan dipindah ke gudang arsip untuk diproses lebih lanjut. Adapun non arsip ini langsung dimusnahkan
113
oleh bagian yang bersangkutan dengan cara dibakar tanpa menggunakan Panitia Penyusutan Arsip. Setelah dipilah, arsip dinamis non aktif akan dipindah ke gudang arsip. Di gudang arsip sendiri, nantinya arsip in-aktif akan dipilah lebih lanjut melalui masa retensi arsipnya. Arsip ini akan dipilah menjadi arsip in-aktif, arsip statis, dan arsip tidak bernilai guna. Untuk arsip statis atau arsip yang dianggap masih bernilai guna akan tetap disimpan di gudang arsip. Untuk arsip statis yang dianggap memiliki nilai sejarah atau ilmiah, akan diserahkan ke Arsip Nasional, dan untuk arsip yang tidak bernilai guna, akan dimusnahkan dengan membentuk Panitia Penyusutan Arsip yang akan membuat dan menyusun Daftar Pemusnahan Arsip. Pemusnahan di Kantor Perum Bulog Sub Divre III Surakarta dilaksanakan dengan cara dicacah dan kemudian hasil cacahan tersebut dijual ke pabrik kertas terdekat untuk diolah kembali. Dalam pemusnahan ini, semua panitia harus memastikan bahwa arsip yang dimusnahkan benar-benar musnah dan tidak dapat dikenali lagi wujud maupun isinya.
e. Fasilitas Kearsipan Fasilitas adalah segala kebutuhan yang diperlukan untuk membantu menyelesaikan suatu pekerjaan. Dengan tersedianya fasilitas yang memadai, akan membantu kelancaran pekerjaan kantor terutama di bidang kearsipan. Fasilitas ini dapat berupa peralatan dan perlengkapan. Dalam teori telah dijelaskan bahwa untuk menjamin keawetan dan keamanan arsip dari berbagai bahaya.
Alat kearsipan yang diperlukan guna
menjamin keawetan dan keamanan arsip digolongkan menjadi 3 (tiga) jenis, yaitu alat penerimaan surat, alat penyimpanan surat, dan alat korespondensi. Pada kantor Perum Bulog Sub Divre III Surakarta, fasilitas Kearsipan terdiri dari peralatan berupa komputer, printer, mesin fotocopy, faxcimile, stempel, stapler, remover, perforator, filing cabinet, almari
114
arsip, Air Conditioner (AC), meja dan kursi pegawai, dan perlengkapan berupa kertas, bolpoin, buku agenda surat masuk dan keluar, buku ekspedisi intern dan ekstern, amplop surat, ordner. Namun, untuk bagian Tata Usaha, semua alat tersebut telah mamadai kecuali filing cabinet dikarenakan terbatasnya luas ruangan, sehingga untuk penyimpanan ordner arsip dinamis aktif disatukan dengan almari penyimpanan perlengkapan rapat.
f. Petugas Kearsipan Tercapainya tujuan dari kegiatan kearsipan dipengaruhi oleh adanya sumber daya manusia. Tanpa ada sumber daya manusia yang merupakan faktor penggerak dari usaha kearsipan tersebut, kegiatan kearsipan tidak akan pernah terlaksana. Dalam mengelola arsip dengan baik diperlukan pegawai yang kompeten dan cakap di bidangnya. Formasi ideal yang diperlukan dalam pengelolaan arsip meliputi agendaris, petugas arsip, ekspeditur, kurir, dan petugas pengagenda. Di mana masing-masing petugas tersebut telah mempunyai serangkaian tugas masing-masing sehingga dalam proses kearsipan ini bisa berjalan dengan lancar. Sedangkan syarat untuk menjadi seorang petugas kearsipan yang baik diperlukan sekurang-kurangnya ada 4 syarat yaitu meliputi ketelitian, kecerdasan, kecekatan, dan kerapian. Sehingga jika seorang petugas arsip telah memenuhi syarat tersebut maka akan dapat membantu dan melancarkan upaya penemuan kembali arsip-arsip dengan cepat dan mudah. Yang juga akan berdampak pada penyelesaian pekerjaan kantor. Di bagian Tata Usaha Perum Bulog Sub Divre III Surakarta, pengelolaan arsip dilaksanakan oleh 4 (empat) orang tenaga manusia, yang terdiri dari 1 (satu) orang Kepala Tata Usaha yang bertugas menerima telepon dan faxcimile dan mengawasi serta memberi arahan pegawai Tata Usaha, 1 (satu) orang pegawai yang mengurus surat masuk dan surat keluar, 1 (satu) orang pegawai yang mengurusi surat kontrak beras dan
115
gabah, dan 1 (satu) orang pegawai yang bertugas mengurusi surat perjalanan dinas beserta akomodasinya. Dan keempat pegawai tersebut tidak memiliki latar belakang pendidikan di bidang kearsipan maupun pendidikan khusus tentang kearsipan. Semua kegiatan yang dilakukan hanya berdasarkan pengalaman dan kebiasaan.
g. Ruang Arsip Salah satu faktor yang ikut menentukan kelancaran dalam pelaksanaan kegiatan kearsipan adalah penyusunan tempat kerja, peralatan serta perlengkapan kantor yang sebaik-baiknya. Penyusunan peralatan dan perlengkapan yang tepat serta pengaturan tempat kerja yang baik dapat menimbulkan kenyamanan dalam bekerja sehingga dapat meningkatkan kepuasan kerja pegawai yang bersangkutan. Dalam pengelolaan arsip, tentunya membutuhkan tempat atau ruang yang cukup luas untuk karena dalam penyimpanan arsip memerlukan banyak ruang. Dan ruang penyimpanan tersebut perlu memperhatikan aspek warna, cahaya, suara dan udara, dengan kata lain ruangan tersebut haruslah terang, tidak terlalu lembab, memiliki ventilasi yang cukup, bebas polusi dan bebas dari serangga. Pada kantor Perum Bulog Sub Divre III Surakarta, ruang pengelolaan arsip kurang memenuhi syarat dikarenakan ruangannya yang agak sempit. Hal ini mengakibatkan sarana dan prasarana untuk menyimpan arsip kurang memadai, dikarenakan tidak adanya ruang yang cukup luas untuk digunakan sebagai tempat menyimpan arsip. Karena terbatasnya ruang untuk menyimpan arsip, pada akhirnya ordner arsip dibiarkan bertumpuk menjadi satu di almari tempat penyimpanan peralatan dan akomodasi untuk rapat. Namun, dalam penataan meja dan kursi serta peralatan lain cukup bagus karena masih memungkinkan pegawai untuk bergerak secara leluasa.
116
Selain itu dalam penataan cahaya serta warna juga memadai. Warna ruangan Tata Usaha adalah biru muda. Kantor Tata Usaha terletak di bagian depan sehingga cahaya yang masuk cukup dan tidak menyilaukan karena menggunakan kaca jendela hitam. Walaupun Perum Bulog Sub Divre III Surakarta berada di pinggir jalan raya dan bagian Tata Usaha terletak di bagian depan, namun suara yang terjadi tidaklah terlalu bising. Untuk sirkulasi udara ruangan, dibantu dengan adanya Air Conditioner sehingga menjaga suhu udara stabil dan memungkinkan pegawai merasa nyaman untuk bekerja. Pada kantor Perum Bulog Sub Divre III Surakarta selain ruang pengelolaan arsip juga terdapat ruangan penyimpanan fisik arsip atau disebut depo arsip. Depo arsip di kantor ini saat ini masih sangat kurang memadai dikarenakan kurang luasnya ruangan serta belum adanya penataan yang baik sehingga arsip hanya ditumpuk menjadi satu. Walaupun telah diadakan penambahan ruang, namun volume arsip yang terlalu banyak membuat 2 (dua) depo arsip yang telah disediakan untuk menyimpan arsip in aktif masih belum cukup memadai.
2. Hambatan-hambatan dalam Pengelolaan Arsip Suatu kegiatan dalam pelaksanaannya tidak selalu berjalan dengan lancar. Bila suatu saat diketemukan hambatan maka itu adalah sesuatu yang wajar. Dalam penelitian Edwunyenga (2009), dimana ia melakukan penelitian di Universitas di South West Geo-Political Zone Nigeria, ditemukan bahwa pengelolaan arsip yang dilaksanakan juga mengalami beberapa hambatan. Dan hambatan yang tersebut adalah tidak adanya petunjuk pelaksanaan yang jelas dalam penyimpanan arsip, sarana dan prasarana yang kurang memadai, petugas kearsipan yang kurang profesional, dan pemusnahan arsip yang tidak terjadwal hingga mengakibatkan bertumpuknya arsip.
117
Demikian pula yang terjadi di Perum Bulog Sub Divre III Surakarta. Dari data yang telah peneliti kumpulkan, ternyata ditemukan beberapa faktor yang menjadi hambatan dalam pelaksanaan pengelolaan arsip di kantor yaitu minimnya pengetahuan pegawai tentang kearsipan, belum adanya pegawai kearsipan yang benar-benar kompeten, sarana dan prasarana yang tidak cukup memadai, kurangnya tempat penyimpanan arsip dan kurangnya perhatian terhadap penyimpanan arsip sehingga mengakibatkan terjadinya penumpukan arsip.
3. Upaya-upaya untuk Mengatasi Hambatan Dalam teori telah dijelaskan bahwa untuk mengatasi hambatan-hambatan pengelolaan arsip, maka perlu dilakukan upaya-upaya untuk mengatasinya. Upaya-upaya tersebut antara lain adalah dengan menggunakan sistem penyimpanan arsip yang tepat bagi masing-masing instansi, menata ruang kearsipan yang sesuai dengan kebutuhan, menggunakan peralatan yang tepat, dan mengadakan penataran atau diklat bagi pegawai. Adapun upaya-upaya yang dilakukan oleh Bagian Tata Usaha Perum Bulog Sub Divre III Surakarta untuk mengatasi hambatan-hambatan dalam pengelolaan arsip adalah dengan menggunakan sarana dan prasarana semaksimal mungkin, menambah pengetahuan pegawai melalui sharing pengalaman baik dengan pegawai senior ataupun dengan siswa Prakerin, dan menambah tempat penyimpanan arsip dengan membuat gedung baru yang berfungsi sebagai depo arsip.
BAB V SIMPULAN, IMPLIKASI, DAN SARAN
A. Simpulan Dari data yang telah dikumpulkan dan analisis data yang telah dilakukan, maka peneliti dapat mengambil kesimpulan mengenai pengelolaan arsip di bagian Tata Usaha Perum Bulog Sub Divre III Surakarta, sebagai berikut: 1. Pelaksanaan pengelolaan arsip di kantor Perum Bulog Sub Divre III Surakarta menggunakan asas gabungan antara sentralisasi dan desentralisasi. Adapun arsip yang diolah berupa arsip aktif, in-aktif dan statis. a. Sistem pengelolaan arsip yang dilaksanakan meliputi: 1) Penciptaan arsip berupa pembuatan form dan konsep surat. 2) Pemanfaatan arsip berupa: a) Pengurusan surat masuk dimulai dari penerimaan, penyortiran, penelitian
kelengkapan,
pengagendaan,
pendesposisisan,
penyerahan hingga penyimpanan. b) Pengurusan
surat
keluar
yaitu
perintah
pembuatan
surat,
pembuatan konsep, persetujuan, pengetikan, penandatanganan, pengagendaan, pemberian nomor dan penyetempelan, pengiriman hingga penyimpanan. c) Pereferensian arsip berupa pengkodean surat baik masuk ataupun keluar menggunakan sistem gabungan antara alfabetis dan numerik dengan sistem klasifikasi berdasarkan pada area dan bagian perusahaan. 3) Penyimpanan arsip di Bagian Tata Usaha menggunakan sistem gabungan antara nomor dan tanggal buku agenda. Penyimpanan arsip aktif dilakukan di bagian Tata Usaha sedangkan penyimpanan arsip inaktif dilakukan di gudang arsip. 4) Retrieval arsip, berupa:
118
119
a) Peminjaman arsip dilakukan dengan meminta langsung kepada petugas Tata Usaha. Peminjaman arsip dilaksanakan dengan memberikan copian dari arsip tanpa disediakan Bon Peminjaman Arsip.
Yang
boleh
meminjam
arsip
hanya
pihak
yang
berkepentingan. b) Penemuan kembali arsip dilaksanakan berdasarkan nomor agenda dari arsip yang dicari. 5) Disposisi arsip, berupa: a) Penyelamatan arsip dilaksanakan dengan penjagaan arsip baik dari segi isi maupun fisik, pemeliharaan arsip dengan penyimpanan di tempat yang kering, pembersihan dan fumigasi secara berkala, pemberian kapur barus dan pewangi ruangan, serta pengaturan suhu yang tepat. Bila arsip rusak atau hilang, petugas harus mencari ganti arsip dengan mengcopy arsip dari bagian yang memiliki arsip asli. b) Penyusutan
arsip
dilaksanakan
setahun
sekali
dengan
memindahkan arsip in-aktif ke gudang arsip, dan menyerahkan arsip statis yang bernilai sejarah atau ilmiah ke Arsip Nasional. c) Pemusnahan arsip dilaksanakan dengan 2 (dua) cara yaitu dibakar dan dicacah untuk kemudian hasil cacahan dijual ke pabrik kertas terdekat untuk dibuat kembali menjadi kertas. b. Fasilitas kearsipan yang dimiliki bagian Tata Usaha Perum Bulog Sub Divre III Surakarta antara lain peralatan (komputer, printer, mesin fotocopy, faxcimile, Air Conditioner (AC), stampel, stapler, remover, perforator, almari arsip, meja dan kursi) dan perlengkapan (kertas, bolpoin, lembar desposisi, buku agenda surat masuk dan keluar, buku ekspedisi intern dan ekstern, amplop surat, dan ordner). Filing cabinet belum tersedia dikarenakan tidak cukupnya ruang untuk meletakkan filing cabinet di dalam ruangan Tata Usaha.
120
c. Pegawai yang bertugas di bagian Tata Usaha berjumlah 4 (empat) orang, namun keempatnya tidak memiliki latar belakang pendidikan di bidang kearsipan, dan belum pernah mengikuti pendidikan khusus di bidang kearsipan. Para pegawai tersebut mempelajari kearsipan secara otodidak berdasarkan pengalaman dan kebiasaan pegawai sebelumnya. d. Ruangan yang digunakan dalam pengelolaan arsip telah memperhatikan aspek suara, warna, udara dan cahaya dengan baik. Namun untuk luasnya kurang memadai sehingga mengakibatkan terjadinya penumpukan arsip. 2. Hambatan-hambatan yang ditemui dalam pengelolaan arsip di bagian Tata Usaha kantor Perum Bulog Sub Divre III Surakarta antara lain: a. Minimnya pengetahuan pegawai tentang kearsipan. b. Belum adanya pegawai kearsipan yang benar-benar kompeten. c. Tempat penyimpanan arsip yang tidak cukup memadai. d. Kurangnya perhatian terhadap penyimpanan arsip. 3. Upaya-upaya yang sedang dan telah dilakukan untuk mengatasi hambatanhambatan dalam pengelolaan arsip di bagian Tata Usaha kantor Perum Bulog Sub Divre III Surakarta adalah: a. Menggunakan sarana dan prasarana semaksimal mungkin. b. Menambah pengetahuan pegawai melalui sharing pengalaman. c. Menambah tempat penyimpanan arsip dengan membangun gedung baru yang berfungsi sebagai depo arsip.
B. Implikasi Dari data yang dikumpulkan, analisis data yang dilakukan serta penarikan kesimpulan, maka implikasi dari penelitian ini adalah sebagai berikut: 1. Dengan mengetahui hambatan-hambatan yang dihadapi dalam usaha pengelolaan arsip, maka dapat menumbuhkan pemikiran bagi Kepala Sub Divre untuk lebih memperhatikan mengenai pengelolaan arsipnya dan mengupayakan untuk mengurangi serta meminimalisasi hambatan-hambatan yang ada.
121
2. Dengan adanya pengelolaan arsip yang baik, maka akan membantu memperlancar seluruh pekerjaan kantor, sehingga tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya dapat dicapai secara optimal. 3. Hasil penelitian ini dapat dijadikan sebagai bahan pertimbangan dan masukan bagi kantor Perum Bulog Sub Divre III Surakarta.
C. Saran Berdasarkan analisis data yang telah dilakukan, penarikan kesimpulan dan implikasi yang telah diambil, peneliti dapat memberi masukan sebagai berikut: 1. Kepala Kantor a. Perlunya peningkatan kualitas Sumber Daya Manusia untuk pegawai pengelola arsip yaitu dengan merekrut pegawai yang berlatar pendidikan di bidang kearsipan dan memberikan pelatihan khusus seperti diklat dan training tentang kearsipan baik yang bersifat in house training (dilaksanakan dalam perusahaan) maupun yang dilaksanakan di luar perusahaan kepada pegawai pengelola arsip yang bukan berlatar belakang pendidikan di bidang kearsipan agar pengelolaan arsip dapat dilaksanakan dengan lebih baik dan benar. b. Perlu disediakannya satu orang pegawai tetap yang berkompeten di bidang kearsipan dengan jabatan sebagai arsiparis ahli dan pegawai tersebut tidak ikut di-rolling sehingga penanganan arsip akan lebih terkontrol. c. Perlu adanya penambahan kuantitas tempat penyimpanan arsip baik di ruang Tata Usaha maupun di gudang arsip agar arsip tidak dibiarkan menumpuk dan tercampur antar satu bagian dengan bagian yang lain. Untuk ruangan Tata Usaha, karena ruang untuk meletakkan filing cabinet tidak ada, maka sebaiknya perlu dibuatkan tempat penyimpanan yang ditempelkan menggantung di dinding ruang Tata Usaha. Untuk gudang arsip, selain dengan penambahan dan perluasan gudang arsip, sebaiknya
122
penataan arsip di dalamnya lebih diperhatikan, disusun dengan lebih rapi dan teratur agar arsip tidak menumpuk dan terkesan semrawut. d. Penggunaan istilah “Baju Surat” sebaiknya diganti dengan istilah “Lembar Desposisi” agar terdapat kesamaan dan keseragaman penyebutan di semua instansi. e. Sebaiknya dirintis pembuatan e-document/digital record atau dengan kata lain komputerisasi pengelolaan arsip, dimana arsip-arsip manual diubah menjadi arsip digital. Dengan demikian maka diharapkan akan lebih mengefisienkan tempat penyimpanan arsip dan jumlah Sumber Daya Manusia yang digunakan. 2. Pegawai Kearsipan Pegawai pengelola arsip yang kurang memiliki pengetahuan di bidang kearsipan sebaiknya mengikuti pendidikan dan latihan teknis tentang kearsipan dan pengelolaan arsip. Dan dalam mengikuti pelatihan harus dilaksanakan secara sungguh-sungguh dan mau belajar lebih banyak dengan membaca buku-buku atau informasi di internet tentang pengelolaan arsip. Selain itu, ketika suatu saat terjadi rolling pegawai, maka petugas Tata Usaha yang lama hendaknya melatih dan memberikan arahan terhadap pegawai baru selama dua minggu sampai satu bulan agar pegawai baru lebih memahami seluk beluk tentang kearsipan di bagian Tata Usaha.
123 DAFTAR PUSTAKA
Abubakar, H. (1997). Cara-cara Pengolahan Kearsipan yang Praktis dan Efisien. Jakarta: Djambatan. Afifuddin & Beni, A. (2009). Metode Penelitian Kualitatif. Bandung: CV. Pustaka Setia Aji. Amrullah. (2004). Pedoman Administrasi dan Kearsipan Perusahaan Umum (Perum) Bulog. Jakarta: Bulog. Amsyah, Z. (2003). Manajemen Kearsipan Modern. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama. Anonimous. (2012). Pedoman Penulisan Skripsi. Surakarta: FKIP UNS Ardoni. (2008). Pengelolaan Dokumen Elektronik. Jurnal Studi Perpustakaan dan Informasi. 4 (1). 1-6. Barthos, B. (2009). Manajemen Kearsipan untuk Lembaga Negara, Swasta dan Perguruan Tinggi. Jakarta: Bumi Aksara. Okello, C. (2010). Records and Information Disaster Preparedness in Selected Organizations in Uganda. Records Management Journal. 21 (2). 122-134. Edwunyenga, E.J. (2010). Record Keeping in Universities: Associated Problems and Management Option in South West Geo-Political Zone of Nigeria. Records Management Journal. 21 (2). 76-114. Hadi, S. (2000). Metodologi Research. Yogyakarta: Andi . Handoko, T. H. (1997). Manajemen. Yogyakarta: BPFE Iskandar. (2008). Metodologi Penelitian Pendidikan dan Sosial (Kuantitatif dan Kualitatif). Jakarta: Gaung Persada Press. Kartono, K. (1990). Pengantar Metodologi Riset Sosial. Bandung: Mandar Maju. Keputusan Direksi Perusahaan Umum Bulog Nomor 123 tahun 2004 tentang Pedoman Administrasi dan Kearsipan di Lingkungan Perum Bulog. Moekijat. (1989). Tata Laksana Kantor. Bandung : Mandar Maju Moleong, L. J. (2009). Metodologi Penelitian Kualitatif. Bandung: PT Remaja Rosdakarya. Mulyono, S. (2003). Manajemen Kearsipan. Semarang: UNNES.
124 Narbuko, C. & Achmadi, A. (2005). Metodologi Penelitian. Jakarta: Bumi Aksara. Poerwadarminta, W. J. S. (2002). Kamus Umum Bahasa Indonesia. Jakarta: Balai Pustaka Sedarmayanti. (2003). Tata Kearsipan Dengan Memanfaatkan Teknologi Modern. Bandung: Mandar Maju. Siagian, S. P. (2002). Kiat Meningkatkan Produktivitas Kerja. Jakarta: Rineka Cipta. Soetardi. (2005). Penelitian Pendidikan II. Surakarta: UNS Press. Sugiarto, A. & Wahyono, T. (2005). Manajemen Kearsipan Modern. Yogyakarta: Gava Media. Sugiyono.(2009). Metode Penelitian Kuantitatif dan Kualitatif. Bandung: Alfabeta. Sukoco, B. M. (2005). Manajemen Administrasi Perkantoran Modern. Jakarta: Erlangga. Surakhmad, W. (1994). Pengantar Penelitian Ilmiah Dasar, Metode dan Teknik. Bandung: Tarsito Sutopo, HB. (2006). Metodologi Penelitian Kualitatif. Surakarta: UNS Press. The Liang Gie. (2007). Administrasi Perkantoran Modern. Yogyakarta: Liberty. Tim Penyusun Kamus Pusat Pembinaan & Pengembangan Bahasa. (2003). Kamus Besar Bahasa Indonesia. Jakarta: Balai Pustaka. UU Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan Bab I Ketentuan Umum Pasal 1. Wiyasa, T. (2003). Tugas Sekretaris dalam Mengelola Surat dan Arsip Dinamis. Jakarta: Pradnya Paramita. Wursanto, Ig.. (1995). Kearsipan I. Yogyakarta: Kanisius. ___________. (1995). Kearsipan II. Yogyakarta: Kanisius. ___________. (2006). Kompetensi Sekretaris Profesional. Yogyakarta: Penerbit Andi.
125 Lampiran 1
JADWAL PELAKSANAAN DAN PENYUSUNAN SKRIPSI
Aktivitas 1. Persiapan a. Menyusun Proposal b. Menyusun Perijinan 2. Pelaksanaan a. Studi Pustaka b. Pengumpulan Data c. Analisis Data 3. Penyusunan Laporan a. Penyusunan Konsep b. Laporan Penelitian 4. Pertanggungjawaban a. Ujian b. Pelaporan Hasil
Tahun 2011 Des
Tahun 2012 Jan
Feb
Mar
Apr
Mei
Jun
126 Lampiran 2 GUIDE INTERVIEW
1. Sistem Pengelolaan Arsip a. Asas yang digunakan dalam pengelolaan arsip. 2. Sistem Kearsipan a. Proses penerimaan surat masuk dan surat keluar. b. Pengklasifikasian, kode dan indeks surat masuk dan surat keluar. c. Penyimpanan arsip. d. Peminjaman dan penyajian arsip. e. Pemeliharaan arsip agar tidak rusak atau hilang. f. Penyusutan arsip. 3. Fasilitas Kearsipan a. Peralatan dan perlengkapan yang digunakan dalam penerimaan surat. b. Peralatan dan perlengkapan yang digunakan dalam penyimpanan surat. c. Optimalisasi fungsi peralatan dan perlengkapan. 4. Petugas Kearsipan a. Pendidikan terakhir. b. Diklat/training kearsipan yang pernah diikuti. c. Pengalaman dalam mengelola arsip. d. Persyaratan khusus bagi petugas kearsipan. e. Syarat untuk menjadi petugas kearsipan yang baik. 5. Ruang Arsip a. Luas ruang arsip. b. Cahaya dan warna ruangan. c. Sirkulasi udara. d. Suara. e. Asas yang digunakan dalam pengaturan ruangan. f. Kenyamanan dalam bekerja. 6. Hambatan yang dihadapi dalam pengelolaan arsip. 7. Upaya mengatasi hambatan.
127 Lampiran 3 FIELD NOTE
Nama
:
Informan 1
Jabatan
:
Kepala Tata Usaha
Lokasi Penelitian :
Bulog Sub Divre III Surakarta
Pewawancara
:
Andriyani Umi S.
Tanggal
:
16 April 2012
Waktu
:
09.45
Pertanyaan: Asas apa yang digunakan dalam pengelolaan arsip? Hasil Wawancara Di Bulog ini pengelolaan arsipnya meliputi arsip dinamis aktif, inaktif dan statis. Penangannya sendiri memakai asas gabungan. Misalnya ada surat dari Bulog Jateng untuk Bagian Pelayanan Publik, surat itu diurus di TU, di-copy, lalu surat yang asli diserahkan ke bagian Pelayanan Publik dan copiannya disimpan di TU sebagai arsip Dari hasil wawancara dengan Informan 1 tersebut di atas, maka yang dapat ditangkap oleh peneliti adalah bahwa pengelolaan arsip di kantor Perum Bulog Sub Divre III Surakarta meliputi arsip dinamis aktif, in-aktif dan statis. Dan dalam pengelolaannya menggunakan asas gabungan sentralisasi dan desentralisasi, yakni arsip dikelola di bagian tata usaha dan di bagian yang dituju surat. Semua surat ataupun dokumen yang diterima di Kantor Perum Bulog Sub Divre III Surakarta dikelola terlebih dahulu di bagian Tata Usaha, untuk kemudian dokumen dan surat tersebut diserahkan untuk dikelola lebih lanjut di bagian yang dituju setelah dicopy salinannya untuk arsip di bagian Tata Usaha
128
FIELD NOTE
Nama
:
Informan 2
Jabatan
:
Pegawai Tata Usaha Bagian Surat Masuk Keluar
Lokasi Penelitian :
Bulog Sub Divre III Surakarta
Pewawancara
:
Andriyani Umi S.
Tanggal
:
16 April 2012
Waktu
:
13.05
Pertanyaan: Bagaimana pelaksanaan peminjaman dan penemuan kembali arsip? Hasil Wawancara Kalau ada pegawai atau pimpinan yang mau pinjam arsip di TU, kami tanya dulu arsip tanggal berapa, dari siapa, perihalnya apa. Kemudian kami cari di buku agenda berapa nomor agendanya. Setelah ketemu, kami cari di ordner penyimpanannya. Setelah itu kami copy. Copiannya kami serahkan kepada si peminjam, dan arsip kami, kami simpan lagi di ordner penyimpanan Dari hasil wawancara dengan Informan 2 tersebut di atas, maka yang dapat ditangkap oleh peneliti adalah bahwa dalam peminjaman arsip di kantor Perum Bulog Sub Divre III ini peminjam arsip hanya datang menemui Kepala Tata Usaha atau pegawai Tata Usaha untuk meminjam arsip dengan menyebutkan nomor agenda arsip tersebut, atau tanggal arsip, atau perihal dan pengirim surat. Setelah itu petugas Tata Usaha akan mencarikan arsip tersebut dan memberikan copiannya kepada si peminjam arsip.
129
FIELD NOTE
Nama
:
Informan 1
Jabatan
:
Kepala Tata Usaha
Lokasi Penelitian :
Bulog Sub Divre III Surakarta
Pewawancara
:
Andriyani Umi S.
Tanggal
:
16 April 2012
Waktu
:
09.59
Pertanyaan: Bagaimana pelaksanaan penyusutan arsip? Hasil Wawancara Dalam hal penyusutan arsip, hal pertama yang dilakukan adalah memilah arsip menjadi arsip aktif, in-aktif, statis dan non arsip. Arsip aktif tetap disimpan di TU, arsip in aktif dipindah ke gudang arsip, kalau ada arsip statis bernilai sejarah atau ilmiah diserahkan ke Arsip Nasional, sedangkan arsip tak bernilai guna ataupun non arsip kita musnahkan dengan membentuk Panitia Pemusnahan Arsip Dari hasil wawancara dengan Informan 1 tersebut di atas, maka yang dapat ditangkap oleh peneliti adalah bahwa penyusutan arsip di kantor Perum Bulog Sub Divre III Surakarta dilaksanakan dengan memilah arsip, memindahkan arsip ke gudang arsip dan memusnahkan arsip tak bernilai guna
130
FIELD NOTE
Nama
:
Informan 3
Jabatan
:
Pegawai Tata Usaha Bagian Surak Kontrak
Lokasi Penelitian :
Bulog Sub Divre III Surakarta
Pewawancara
:
Andriyani Umi S.
Tanggal
:
16 April 2012
Waktu
:
14.15
Pertanyaan: Apa saja hambatan yang ditemui dalam pelaksanaan pengelolaan arsip? Hasil Wawancara Pegawai di sini minim informasi dan pengetahuan tentang arsip, Mbak. Kami tidak pernah ikut diklat atau pelatihan tentang arsip. Kantor cuma mengadakan diklat dan pelatihan kewirausahaan dan kepemimpinan. Hambatan yang paling kelihatan itu kurangnya sarana dan prasarana untuk menyimpan arsip, baik di TU ataupun di gudang. Dari hasil wawancara dengan Informan 3 tersebut di atas, maka yang dapat ditangkap oleh peneliti adalah bahwa dalam pelaksanaan pengelolaan arsip di kantor Perum Bulog Sub Divre III Surakarta, hambatan yang dihadapi adalah minimnya pengetahuan pegawai tentang kearsipan, sarana dan prasarana yang tidak cukup memadai, dan kurangnya tempat penyimpanan arsip.
131
FIELD NOTE
Nama
:
Informan 2
Jabatan
:
Pegawai Tata Usaha Bagian Surat Masuk Keluar
Lokasi Penelitian :
Bulog Sub Divre III Surakarta
Pewawancara
:
Andriyani Umi S.
Tanggal
:
16 April 2012
Waktu
:
13.10
Pertanyaan: Upaya apa saja yang dilaksanakan untuk mengatasi hambatan? Hasil Wawancara Untuk mengatasi hambatan itu, kami berusaha mencari pengetahuan sendiri dengan sharing antar pegawai, belajar dari pegawai TU terdahulu. Selain itu, kantor kami sering digunakan siswa SMK untuk prakerin, jadi kami juga belajar dari siswa-siswa tersebut. Walaupun mereka minim pengalaman, tapi pengetahuan mereka tentang arsip lebih luas dibanding kami. Untuk penyimpanan arsip, saat ini sedang dibangun gedung baru untuk jadi gudang arsip yang baru dan lebih luas. Semoga pembangunannya cepat selesai jadi arsip tidak lagi menumpuk dan bercampur baur antara bagian yang satu dengan yang lain Dari hasil wawancara dengan Informan 2 tersebut di atas, maka yang dapat ditangkap oleh peneliti adalah bahwa upaya-upaya yang dilakukan oleh Bagian tata Usaha Perum Bulog Sub Divre III Surakarta untuk mengatasi hambatanhambatan dalam pengelolaan arsip adalah dengan menambah pengetahuan pegawai melalui berbagai cara dan memperluas tempat penyimpanan arsip dengan membuat gedung baru yang berfungsi sebagai gudang arsip yang baru
132 FIELD NOTE
Lokasi Penelitian :
Bulog Sub Divre III Surakarta
Observator
:
Andriyani Umi S.
Tanggal
:
16 April 2012
Waktu
:
08.30
Poin Observasi: Pengurusan Surat Masuk Hasil Observasi Setiap surat yang masuk diterima di TU. Setelah dicek kebenaran alamat, surat disortir. Untuk surat dinas dikelola lebih lanjut. Dibuka dan diteliti jumlah lampirannya. Kemudian dicatat di buku Agenda Surat Masuk, setelah itu dilampiri lembar desposisi dan dimasukkan ke dalam stopmap untuk kemudian diserahkan pada pimpinan. Setelah surat didesposisi pimpinan, surat dicopy dan copiannya disimpan di ordner surat masuk. Surat yang asli dicatat di buku Ekspedisi Intern kemudian diserahkan pada pihak yang terkait. Dari hasil observasi tersebut di atas, maka yang dapat ditangkap oleh peneliti adalah bahwa proses pengurusan surat masuk dimulai dari penerimaan, penyortiran, penelitian kelengkapan, pengagendaan, pendesposisisan, penyerahan hingga penyimpanan.
133 FIELD NOTE
Lokasi Penelitian :
Bulog Sub Divre III Surakarta
Observator
:
Andriyani Umi S.
Tanggal
:
16 April 2012
Waktu
:
10.45
Poin Observasi: Retrieval arsip Hasil Observasi Pimpinan memerlukan arsip yang berisi Keputusan Direksi terbaru tentang pembagian Raskin untuk bulan Mei sebagai materi rapat. Pimpinan menghubungi Kepala TU dan meminjam arsip tersebut. Oleh pegawai TU, arsip dicari di ordner dengan mengecek nomornya terlebih dahulu di buku agenda. Setelah arsip ditemukan, arsip itu segera dicopy dan copiannya diserahkan kepada pimpinan. Adapun arsip yang asli dikembalikan ke ordner penyimpanannya. Dari hasil observasi tersebut di atas, maka yang dapat ditangkap oleh peneliti adalah kegiatan retrieval arsip yang dilakukan oleh Bagian Tata Usaha Perum Bulog Sub Divre III Surakarta adalah berupa peminjaman dan penemuan kembali arsip. Peminjaman arsip dilakukan dengan meminta langsung kepada petugas Tata Usaha. Peminjaman arsip dilaksanakan dengan memberikan copian dari arsip tanpa disediakan Bon Peminjaman Arsip. Yang boleh meminjam arsip hanya pihak yang berkepentingan. Penemuan kembali arsip dilaksanakan berdasarkan nomor agenda dari arsip yang dicari.
134 FIELD NOTE
Lokasi Penelitian :
Bulog Sub Divre III Surakarta
Observator
:
Andriyani Umi S.
Tanggal
:
16 April 2012
Waktu
:
08.00
Poin Observasi: Fasilitas Kearsipan Hasil Observasi Ketika memasuki ruang Tata Usaha, saya melihat bahwa dalam satu ruangan dibagi untuk dua bagian, yaitu ruang bagian Tata Usaha dan bagian Gasar yang dibatasi oleh almari arsip panjang setinggi satu meter. Dalam ruang Tata Usaha, terdapat empat buah meja dan kursi yang diperuntukkan bagi pegawai, meja telepon dan faxcimile, meja komputer, dua unit komputer pentium 4, dan kulkas. Di meja pegawai terdapat berbagai alat tulis, Buku Agenda, dan Buku Ekspedisi. Kemudian di bawah meja terdapat ordner-ordner yang berisi arsip surat masuk dan keluar tahun berjalan. Di dalam almari yang digunakan untuk pembatas ruang, terdapat amplop, map, kertas, serta ordner arsip yang berusia lebih dari 1 tahun, berdampingan dengan perlengkapan untuk rapat seperti gelas, taplak meja, cangkir, dan piring. Dari hasil observasi tersebut di atas, maka yang dapat ditangkap oleh peneliti adalah fasilitas yang dimiliki Bagian Tata Usaha Perum Bulog Sub Divre III Surakarta antara lain peralatan (komputer, printer, mesin fotocopy, faxcimile, Air Conditioner (AC), stampel, stapler, remover, perforator, almari arsip, meja dan kursi) dan perlengkapan (kertas, bolpoin, lembar desposisi, buku agenda surat masuk dan keluar, buku ekspedisi intern dan ekstern, amplop surat, dan ordner). Filing cabinet belum tersedia dikarenakan tidak cukupnya ruang untuk meletakkan filing cabinet di dalam ruangan Tata Usaha.
135 FIELD NOTE
Lokasi Penelitian :
Bulog Sub Divre III Surakarta
Observator
:
Andriyani Umi S.
Tanggal
:
16 April 2012
Waktu
:
08.15
Poin Observasi: Ruang Pengelolaan Arsip Hasil Observasi Bagian Tata Usaha menempati ruang berukuran kuang lebih 5x6 meter, yang mana dalam ruangan tersebut hanya cukup berisi almari, meja kursi pegawai, kulkas, meja telepon dan faxcimile, serta meja komputer. Warna cat dinding bagian TU adalah krem. Untuk penerangan menggunakan penerangan matahari dan lampu. Suhu udara diatur menggunakan Air Conditioner (AC). Walaupun Bagian TU berada di bagian depan yang dekat dengan jalan raya, namun suara jalan raya tidak terlalu bising karena ruangan TU dilapisi kaca hitam yang mampu meredam kebisingan dari luar. Dari hasil observasi tersebut di atas, maka yang dapat ditangkap oleh peneliti adalah ruangan yang digunakan dalam pengelolaan arsip telah memperhatikan aspek warna, suara, cahaya dan udara.
136 FIELD NOTE
Lokasi Penelitian :
Bulog Sub Divre III Surakarta
Observator
:
Andriyani Umi S.
Tanggal
:
16 April 2012
Waktu
:
08.30
Poin Observasi: Penyimpanan Arsip Hasil Observasi Ketika surat diproses, baik surat masuk ataupun surat keluar, salinannya akan segera disimpan ke dalam ordner sesuai dengan nomor urut dan tanggal dari buku agendanya. Kemudian, ordner tersebut disimpan di bawah meja. Untuk ordner surat yang masih aktif atau masih dalam 1 tahun berjalan, ordner disimpan di bawah meja. Untuk ordner yang berisi arsip berusia 2-5 tahun disimpan di almari arsip, dan untuk ordner berisi arsip berusia lebih dari 5 tahun dipindahkan ke gudang arsip untuk kemudian diadakan penyusutan. Dari hasil observasi tersebut di atas, maka yang dapat ditangkap oleh peneliti adalah penyimpanan arsip di Bagian Tata Usaha menggunakan sistem gabungan antara nomor dan tanggal buku agenda. Penyimpanan arsip aktif dilakukan di bagian Tata Usaha sedangkan penyimpanan arsip in-aktif dilakukan di gudang arsip.
137
138
139
140 Lampiran 5 FOTO KEGIATAN
Gambar Kantor Bulog Sub Divre III dilihat dari depan
Gambar Ruang Tata Usaha dan Pegawai yang sedang beraktivitas
141
Gambar Kondisi Gudang Penyimpanan Perlengkapan Kantor
Gambar Faxcimile dan Mesin Fotocopy
142
Gambar Penyimpanan Arsip di Bagian Akuntansi
Gambar Almari Arsip di Bagian SPI
143 Lampiran 6 STRUKTUR ORGANISASI PERUM BULOG SUB DIVRE III SURAKARTA KASUB WAKA SUB
Bagian Keuangan dan SDM
Bagian PPU
Bagian Akuntansi
Bagian Pelayanan Publik
Bagian Gasar
Bagian SPI
Tata Usaha
GBB 301 Klaten
GBB 302 Masaran
GBB 306 Mojolaban
GBB 307 Wonogiri
GBB 303 Kartasura
GBB 304 Delanggu
GBB 308 Karangwuni
GBB 305 Grogol
GBB 309 Duyungan
Gambar 7. Bagan Struktur Organisasi Perum Bulog Sub Divre III Surakarta (Sumber: Kantor Perum Bulog Sub Divre III Surakarta)
144
145
146
147
148
