KOMPUTERISASI SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN PADA PERUM BULOG DIVISI REGIONAL D.I.YOGYAKARTA
Naskah Publikasi
diajukan oleh Moch. Reza Fahrurozi
08.02.7061
Agustinus Triharjono
08.02.7082
Heri Kristiantoro
08.02.7089
kepada JURUSAN MANAJEMEN INFORMATIKA SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA 2011
COMPUTERIZED INFORMATION SYSTEMS OFFICER PERUM BULOG ON REGIONAL DIVISION D. I. YOGYAKARTA
KOMPUTERISASI SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN PADA PERUM BULOG DIVISI REGIONAL D.I. YOGYAKARTA Moch. Reza Fahrurozi Agustinus Triharjono Heri Kristiantoro
Jurusan Manajemen Informatika STMIK AMIKOM YOGYAKARTA
ABSTRACT The system is designed to establish a comprehensive personnel database and comprehensive so that data can be utilized for the Regional Division in BULOG Jogja. The system is designed with technology that requires a minimum of two main applications that serves as a client that is a database application to process this dlaam we use Visual Basic 6.0 as programming language and application of DBMS (Database Management
System)
in
this
case
we
are
using
SQL
Server
2000
.
In this mini site we will perform the data collection process employee data to produce outputs which areas follows: 1. Processing of employee data, class, position, section, transfer, promotion, and demotion. 2. Making reports employee data, report data section, the report mutation data, report data promotion and demotion of data reports.
Keywords: SQL Server 2000, DBMS, Visual Basic 6.0
1. Pendahuluan Seiring dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi yang semakin pesat dan maju, maka berpengaruh pula pada cara dan pola kerja seseorang. Informasi yang tepat guna dan akurat sangat dibutuhkan sebagai dasar dalam pengambilan keputusan. Dalam hal ini adalah sistem informasi kepegawaian. Komputer adalah salah satu teknologi yang digunakan untuk pengolahan data dalam jumlah besar. Dalam hal ini maka dibuatlah sistem informasi kepegawaian. Sistem informasi kepegawaian merupakan sistem yang menggunakan media komputer sebagai alat untuk menghasilkan sebuah informasi yang lebih baik sehingga dapat memberikan manfaat yang nyata bagi para pemakainya. Tidak menutup kemungkinan dalam hal pengolahan data pegawai, komputer dapat memberikan informasi untuk menentukan baik tidaknya kinerja seseorang selama bekerja pada sebuah perusahaan, apakah layak untuk naik jabatan atau tidak. Selain itu, juga dapat dilakukan proses mutasi karyawan atau pemindahan sehingga memudahkan para pemakai bila ada mutasi yang dilakukan oleh perusahaan. Para pegawai yang bekerja pada sebuah instansi tentunya tidak hanya mencari nafkah untuk mencukupi kebutuhan keluarga tetapi para pegawai dapat menyatakan diri dan menyanggupi diri sesuai dengan aturan yang telah ditentukan oleh perusahaan sesuai dengan bidang kerjanya, dengan demikian pengolahan data pegawai dapat meningkatkan potensi kerja yang lebih baik.
2. Landasan Teori 2.1 Konsep Dasar Sistem 2.1.1
Pengertian Sistem
Suatu sistem adalah suatu kesatuan yang terdiri dari interaksi subsistem yang bekerjasama untuk mencapai tujuan bersama. Dari beberapa pengertian mengenai sistem yang diberikan dapat dikelompokkan ke dalam dua kelompok. Yang pertama lebih menekankan pada elemen-elemen dalam sistem Elemen-elemen atau komponen-komponen atau bagian-bagian dari suatu sistem dapat berupa subsistem. Kelompok yang kedua lebih menekankan pada prosedur. Dari banyak pengertian diatas, maka dapat ditarik kesimpulan bahwa sistem merupakan keumpulan prosedur kegiatan untuk menghasilkan tujuan yang hendak dicapai secara bersama-sama.
2.1.2 Sistem
Karakteristik Sistem dikatakan
baik
menurut
Jogiyanto
(1990),
apabila
mempunyai
karakteristik atau sifat-sifat sebagai berikut:
1. Komponen Sistem (component) 2. Batasan Sistem (boundary) 3. Lingkungan Luar Sistem (Environment) 4. Penghubung Sistem (Interface) 5. Masukan Sistem (Input) 6. Keluaran Sistem (Output) 7. Pengolahan sistem (Proses)
8. Sasaran sistem (Goal) 2.2 Konsep Dasar Informasi dan Sistem Informasi 2.2.1 Pengertian Informasi Informasi ibarat darah yang mengalir di dalam tubuh suatu organisasi, sehingga informasi ini sangat penting di dalam suatu organisasi. Suatu sistem yang kurang mendapatkan informasi akan menjadi kerdil dan akhirnya akan berakhir. 2.2.2 Kualitas informasi Adapun kualitas informasi dari sistem informasi ditentukan oleh karakteristik sebagai berikut:
1. Akurat 2. Tepat Pada Waktunya 3. Relevan 2.2.3 Nilai Informasi Jogiyanto (2000: 11) mengemukakan bahwa nilai informasi ditentukan dari dua hal yaitu manfaat dan biaya. Suatu informasi dikatakan bernilai apabila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya. 2.2.4 Pengertian Sistem Informasi Sistem Informasi adalah suatu cara tertentu untuk menyediakan informasi yang dibutuhkan oleh organisasi untuk beroperasi dengan cara yang sukses dan untuk organisasi bisnis dengan cara yang menguntungkan. 2.2.5
Sifat Sistem Informasi
1. Pemrosesan informasi yang efektif. 2. Manajemen informasi yang efektif, 3. Keluwesan sistem informasi
4. Kepuasan pemakai 2.2.6 Komponen Sistem Informasi Sistem Informasi memiliki enam buah komponen atau disebut juga dengan blok bangunan (building block), yaitu:
1. Blok Masukan (Input Block) 2. Blok Model (Model Block) 3. Blok Keluaran (Output Block) 4. Blok Teknologi (Technology Block) 5. Blok Basis Data (Database Block) 6. Blok Kendali (Controls Block) 2.2.7 Perangkat Sistem Informasi Adapun perangkat sistem informasi adalah sebagai berikut: 1. Hardware 2. Software 3. Data 4. Prosedur 5. Manusia 2.3 Konsep Dasar Sistem Informasi Manajemen 2.3.1 Pengertian Sistem Informasi Manajemen Sistem Informasi Manajemen merupakan sistem informasi yang sudah terkomputerisasi yang bekerja karena adanya interaksi antara manusia dan komputer. 2.4 Konsep Dasar Sistem Informasi Data Pegawai Sistem informasi pegawai dapat diartikan mempersiapkan data pegawai agar dapat digunakan untuk tujuan penerapan atau pengambilan keputusan bagi pihak manajemen atau pihak lain yang memerlukan sistem pengolahan data pegawai merupakan bagian dari sistem informasi pegawai yang berfungsi memecahkan permasalahan-permasalahan pengolahan data pegawai. 2.5 Flowchart Sistem Flowchart sistem adalah representasi grafik dari sistem informasi, proses-proses, aliran-aliran data logis, masukan-masukan, keluaran-keluaran, aliran-aliran data fisik, dan kegiatan-kegiatan operasi yang berhubungan dengan sistem informasi. 2.6 Data Flow Diagram (DFD)
2.6.1 Pengertian Data Flow Diagram (DFD) Data Flow Diagram (DFD) adalah alat pembuatan model yang memungkinkan profesional sistem untuk menggambarkan sistem sebagai suatu jaringan proses fungsional yang dihubungkan satu sama lain dengan alur data, baik secara manual maupun komputerisasi.
2.6.2 Elemen-elemen DFD Untuk membaca suatu DFD kita harus memahami terlebih dahulu, elemen-elemen yang menyusun suatu DFD. Ada empat elemen yang menyusun suatu DFD, yaitu: 1. Proses 2. Data Flow 3. Data Store 4. External Entity 2.7 Teori Normalisasi 2.7.1 Pengertian Normalisasi Normalisasi merupakan proses pengelompokan elemen data menjadi tabel yang menunjukkan entity sekaligus relasinya. Melalui normalisasi, kita akan mendesain database relasional menjadi suatu set data yang memenuhi criteria. 2.7.2 Proses Normalisasi Atribut-atribut yang masih terkumpul menjadi satu belum menunjukan normal, sehingga harus dilakukan proses normalisasi. Proses Normalisasi bertujuan untuk mendapatkan database yang optimal. Dalam normalisasi harus dicari bentuk normal dari setiap file. 2.7.3 Keuntungan Normalisasi 1. Meminimalisasi pengulangan informasi. 2. Memudahkan identifikasi entitas/objek. 2.8Sistem Perangkat Lunak 2.8.1 Pengenalan Visual Basic Visual Basic adalah program untuk membuat aplikasi berbasis Microsoft Windows secara cepat dan mudah. Visual Basic menyediakan tool untuk membuat aplikasi yang sederhana sampai aplikasi kompleks atau rumit baik untuk keperluan pribadi maupun untuk keperluan perusahaan/instansi dengan sistem yang lebih besar. 2.8.2 Kemampuan Visual Basic Kemampuan Visual Basic 6.0 antara lain
1. Data Access 2. Teknologi ActiveX 3. Internet 4. Finishing aplikasi 2.8.3 Komponen Pada Visual Basic Komponen-komponen yang sering dipakai diantaranya:
1. Modul Form (File berekstensi .FRM) 2. Modul Class (File Berekstensi .CLS). 3. Modul Standar (File berekstensi .BAS) 4. File Recourse(File berekstensi .RES) 5. OLE Custom Control dan Insertable Objects (File berekstensi .OCX) 6. VBX Custom Controls (File berekstensi .VBX) 2.8.4 Fasilitas Baru Visual Basic 6.0 1. Akses 2. Internet 3. Koleksi Kontrol 4. Pembuataan Komponen 5. Bahasa Pemrograman dan IDE 6. Kolesi Wizard 2.8.5 Cara Kerja Visual Basic Visual
Basic
berbasiskan
Object
Oriented
Programming
(OOP)
dan
dikembangkan dengan basis visual yang berarti menggunakan sarana grafis untuk mengembangkannya. Visual Basic berorientasi pada object-object yang dipisah-pisah, sehingga disebut pemograman Object Oriented Programming. Visual Basic juga bersifat modular programming karena kode-kode program letaknya tersebar di dalam modulmodul (object-object) yang terpisah-pisah. 2.8.6 Memanggil Program Visual Basic Untuk Memulai Visual Basic 6.0, ikuti langkah berikut ini: 1. Klik Strat-Programs-Microsoft Visual Basic 6.0, atau buka windows Explorer untuk mencari file.exe. Visual Basic pada direktori instalasi, atau dobel klik ikon Visual Basic pada shorcut(jika ada). 2. Pilih Standard EXE 3. Klik Open 2.8.7 IDE Visual Basic 6.0 a. Form b. ToolBox
c.
Window Property
d. Project Explorer
e. Kode Editor (Code Editor) f.
Form Layout
g. Menubar dan Toolbar 2.9 Konsep Dasar Basis Data dan SQL Server 2000 2.9.1 Pengertian Basis Data Basis data (database) adalah kumpulan dari berbagai data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya. Basis data tersimpan di perangkat keras, serta dimanipulasi dengan menggunakan perangkat lunak.
2.9.2
Elemen Basis Data
1. Entitas 2. Atribut
3. Data Value (Nilai Data) 4. File/Tabel 5. Record/Tuple 2.9.3
Database Management System (DBMS) Basis data (database) merupakan kumpulan dari data yang saling
berhubungan satu dengan lainnya, tersimpan diperangkat keras komputer dan digunakan sebagai perangkat lunak untuk memanipulasinya. Database merupakan salah satu komponen yang penting dalam sistem informasi karena merupakan basis dalam menyediakan informasi bagi pemakai. Penerapan database dalam sistem informasi disebut dengan database sistem.
2.9.4
Tujuan Pemanfaatan Basis Data
1. Kecepatan dan Kemudahan (Speed) 2. Efisiensi Ruang Penyimpanan (Space) 3. Keakuratan ( Accuracy ) 4. Ketersediaan (Availability) 5. Kelengkapan (Completeness) 6. Keamanan (Security) 7. Kebersamaan (Sharability) 2.9.5 Pengertian SQL Server 2000 SQL Server adalah sistem manajemen database relasional (RDBMS) yang dirancang untuk aplikasi dengan arsitektur client/server. Client adalah setiap komponen
dari sebuah sistem yang meminta layanan atau sumber daya dari komponen sistem lainnya. Sedangkan server adalah setiap komponen sistem yang menyediakan layanan atau sumber daya ke komponen sistem lainnya. 2.2.6
Objek-objek Utama Pada SQL Server 2000
1
Data Transfofmation Service (DTS)
2
Tabel
3
Views
4
Diagram
5
Stored Procedure
6
Trigger
2.10 Crystal Reports 8.5 Crystal Reports dirancang untuk membuat laporan yang dapat digunakan dengan bahasa pemrograman berbasis Windows, seperti Borland Delphi, Visual Basic, Visual C/C++, dan Visual Interdev. 3. Analisis
Penulis
mencoba
untuk
merancang
sebuah
sistem
pengolahan
kepegawaian yang awalnya bersifat sederhana ke sistem komputerisasi dan membuat program aplikasi dari perancangan sistem yang dibuat guna mempermudah proses pengolahan data pada Perum Bulog Divisi Regional D.I.Yogyakarta. Beberapa masalah yang dihadapi pada instalasi ini adalah : a. Pengolahan data karyawan yang masih manual. b. Memakan banyak waktu, tenaga, dan biaya. c. Mencari data karyawan membutuhkan waktu yang lama. Berdasarkan latar belakang masalah yang telah diuraikan di atas, maka penulis merancang suatu aplikasi untuk mempermudah melakukan pencatatan data kepegawaian maupun sebagai sumber informasi tentang kepegawaian sehingga pekerjaan akan lebih cepat dan efisien. 4. Hasil Penelitian dan Pembahasan 4.1 Rancangan Sistem Yang Diusulkan Rancangan Sistem dilakukan dengan maksud untuk memberikan gambaran secara umum kepada user tentang sistem yang baru atau sistem yang diusulkan. Rancangan sistem ini mengidentifikasi komponen-komponen sistem informasi yang akan dirancang secara rinci. Perancangan secara rinci adalah pembuatan rancang bangun yang jelas
dan lengkap yang nantinya dapat digunakan pada pembuatan program aplikasi komputer nantinya. 4.2 Sistem Perancangan Basis Data Sistem perancangan basis data merupakan suatu tahapan kegiatan dimana menyusun sebuah field-field menjadi seuah tabel dan database kemudian dilakukan proses normalisasi. 4.3 Perancangan Sistem Secara Terperinci (Detailed Systems Design) Didalam perancangan sistem secara terperinci akan memberikan gambaran tentang rancangan input dan output. 4.3.1 Rancangan Input Didalam tahapan rancangan input yang perlu dilakukan adalah mendesain bentuk dari dokumen dasar yang akan digunakan sebagai tempat untuk memasukkan data atau entry data. 4.3.2 Rancangan Output Didalam rancangan output yang perlu dilakukan adalah mendesain bentuk akhir dari sistem informasi yang dapat dilihat dengan printout. Secara internal laporan ini akan digunakan sebagai dasar pengambilan sebuah keputusan didalam perusahaan tersebut. 4.4Implementasi Sistem 4.4.1 Testing Program Tujuan pelaksanaan pengetesan program adalah untuk mengetahui letak kesalahan dan bentuk kekurangan dari sistem yang dibuat dengan melaksanakan kegiatan studi kelayakan. 4.4.2 Langkah Instalasi Aplikasi Proses penginstalan sistem yang sudah dirancang yaitu Sistem Data Kepegawaian pada BULOG Divisi Regional D.I. Yogyakarta, diantaranya mempersiapkan komponen-komponen yang akan diinstal dengan memeriksa terlebih dahulu apakah komputer tersebut mampu membuat aplikasi yang akan diinstal. 4.4.3 Tes Sistem Tujuan utama dari pengetesan sistem adalah untuk memastikan elemen atau komponen-komponen dari sistem telah berfungsi sesuai dengan yang diharapkan. Pengetesan perlu dilakukan untuk memberi kelemahan-kelemahan atau kesalahankesalahan yang mungkin terjadi, termasuk adalah pengujian sistem yang baru. 4.4.5 Konversi Sistem Setelah sistem sukses diujicoba maka persiapan untuk menempatkan sistem baru bisa dimulai. Analisis sistem akan mengembangkan rencana konversi secara lengkap.
4.4.6 Pemeliharaan Sistem Pemeliharaan sistem dilakukan selama sistem masih berjalan dan tetap dipakai. Pemeliharaan sistem adalah sebuah operasi atau aktivitas yang harus dilakukan secara berkala dengan tujuan untuk kebaikan sistem. 4.5 Manual Program Manual program merupakan bagian program yang berfungsi untuk melakukan batasan akses terhadap program dan sebagai petunjuk tentang bagaimana cara penggunaan program aplikasi yang dijalankan dengan sistem operasi windows.
5. Kesimpulan 5.1
Kesimpulan Setelah melakukan penelitian maka dapat disimpulkan bahwa dari sistem
kepegawaian pada BULOG Divisi Regional D.I. Yogyakarta, antara lain: 1. Kelebihan Program yang kami buat bertujuan untuk mempermudah bagian SDM dalam pencatatan data-data baik itu terdapat data pegawai, bagian, jabatan, golongan, mutasi, demosi, promosi dan pembuatan laporan. BULOG Divisi Regional Yogyakarta masih menggunakan cara lama dalam pengolahan data pegawai yang memakan banyak waktu. Sekarang dengan adanya sistem data kepegawaian maka informasi dapat cepat dan akurat. 2. Kelemahan Program yang kami buat masih terlalu sederhana dan masih terdapat beberapa kekurangan yang masih dapat dikembangkan lagi, seperti tampilan program, output program dan masih banyak kesalahan dan kekurangan lainnya, tentunya kami berharap dapat menyempurnakan lagi sehingga menjadi lebih sempurna untuk user. 5.2
Saran Berdasarkan hasil kesimpulan diatas, sebagai dasar pertimbangan bagi BULOG
Divisi Regional D.I. Yogyakarta dalam meningkatkan kinerja, penulis mencoba untuk memberikan saran sebagai berikut: 1. Program aplikasi kepegawaian ini dapat dimanfaatkan dan digunakan secara optimal untuk meningkatkan kinerja perusahaan. 2. Sistem informasi pegawai yang dilakukan secara manual agar diperbaharui dengan menerapkan sistem yang terkomputerisasi.
3. Sistem informasi kepegawaian berbasis komputer yang penulis usulkan dapat diterapkan dan dapat membantu dalam pengolahan data pegawai serta menyajikan informasi yang dibutuhkan untuk membantu dalam mengambil keputusan. Demikian kesimpulan dan saran yang penulis berikan. Untuk peneliti berikutnya supaya dapat lebih mengembangkan sistem yang penulis usulkan agar lebih disempurnakan lagi. Semoga sistem yang diusulkan dapat membantu BULOG Divisi Regional D.I. Yogyakarta.
DAFTAR PUSTAKA
Alexander Mangkulo, Hengky. 2004. Aplikasi Database Menggunakan ADO VB 6.0 dan SQL Server 2000. Jakarta : PT. Elex Media Komputindo Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis & Perancangan Sistem Informasi. Yogyakarta : Penerbit ANDI Arief, M. Rudyanto. 2005. Pemograman Basis Data Menggunakan Transac-SQL dengan Microsoft SQL Server 2000. Yogyakarta : Penerbit ANDI Kristanto, Andi. 2008. Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasinya. Yogyakarta: Penerbit Gava Media Martina, Ir.Inge. 2003. 36 Belajar Komputer SQL Server 2000. Jakarta : PT. Elex Media Komputindo Sunyoto, Andi. 2007. Pemograman Database dengan Visual Basic dan Microsoft SQL. Yogyakarta : Penerbit ANDI Tutang. 2003. Microsoft SQL Server 2000 Bagi Pemula. Jakarta : Datakom Lintas Buana
