perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
PENGELOLAAN ARSIP PADA SUB BAGIAN TATA USAHA PT. ANGKASA PURA I (PERSERO) KANTOR CABANG BANDAR UDARA INTERNASIONAL ADI SOEMARMO SURAKARTA
TUGAS AKHIR
Diajukan Untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan Dalam Memperoleh Sebutan Vokation Ahli Madya ( A.Md. ) Dalam Bidang Manajemen Administrasi
Oleh : YENNI TRISNAWATI D1511098
PROGRAM DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK UNIVERSITAS SEBELAS MARET 2014
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
MOTTO
Jangan tunda sampai besuk apa yang bisa kau kerjakan hari ini. Sesuatu yang dilakukan dengan ketulusan hati dan keikhlasan akan berujung pada suatu kebahagiaan Seseorang yang mampu bangkit setelah jatuh adalah orang yang lebih kuat daripada seseorang yang tidak pernah jatuh sama sekali. Kadang keberhasilan baru akan tiba setelah kesulitan dialami. Maka jangan menyerah dalam menggapai keberhasilan walau kesulitan menghadang. Berusahalah jangan sampai terlengah walau sedetik saja, karena atas kelengahan kita tak akan bisa dikembalikan seperti semula.
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
PERSEMBAHAN
Tugas Akhir ini, Penulis Persembahkan Kepada : Bapak dan Ibu tercinta atas doa dan kasih sayangnya, dukungan, serta segi material. Adikku tersayang Heny Wilda Saputri dan Een Silva Devi atas motivasi dan semangat yang telah diberikan. Keluarga
besar
dan
teman-teman
Manajemen
Administrasi kelas B yang selalu menghibur dan memberi dukungan. Mas
Elyas
yang
selalu
mendampingi
mengarahkanku untuk menjadi lebih baik lagi. Almamater tercinta.
dan
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
KATA PENGANTAR
Puji syukur Alhamdulillah penulis panjatkan kepada Allah SWT yang telah melimpahkan berkah, rahmat dan hidayahnya yang telah memberi kemudahan kepada penulis untuk menyelesaikan Tugas Akhir ini sebagai salah satu syarat untuk memperoleh sebutan AhliMadya (A.Md) dalam bidang manajemen administrasi dengan
Pengelolaan Arsip Pada Sub Bagian
Tata Usaha PT. Angkasa Pura I (Persero) Kantor Cabang Bandar Udara Internasional Adi Soemarmo Surakarta Penyusunan Tugas Akhir ini dapat selesai atas bantuan dari beberapa Pihak. Oleh Karena itu, dengan rasa Hormat penulis mengucapkan terima kasih kepada : 1. Bapak Drs. Sudarto M.Si selaku Ketua Program Diploma III Manajemen Administrasi serta selaku Dosen Pembimbing yang selalu memberi arahan dan bimbingan dalam Penyusunan Tugas Akhir. 2. Bapak Drs. Haryanto, M.Lib selaku penguji Tugas Akhir. 3. Bapak Prof. Drs. Pawito, Ph.D selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta. 4. Bapak Drs. Pramono, SU selaku Pembimbing Akademik. 5. Bapak Abdullah Usman selaku General Manager PT. Angkasa Pura I (Persero) Kantor Cabang Bandar Udara Internasional Adi Soemarmo yang telah memberi ijin melaksanakan KKMA/PKL 2014. 6. Bapak Ardiansyah, Ibu Martha dan Mas Adi Kurnia selaku Staff Tata Usaha PT. Angkasa Pura I (Persero) Kantor Cabang Bandar Udara Internasional Adi Soemarmo Surakarta yang telah memberikan bimbingan selama magang/pkl.
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
7. Orang tua dan adik-adikku tersayang yang selalu mendoakan dan mendukung dalam penyusunan Tugas Akhir ini. 8. Untuk sahabat-sahabatku di UNS Mama Titi Cicilalang, Darjo, Hildut, Ekka, Santi, Cempluk, Putri, Sitrun yang selalu membantu dalam penulisan tugas akhir dan persahabatan yang seperti persaudaraan selama ini. 9. Untuk Teman-teman jurusan Manajemen Administrasi angkatan 2011 terima kasih untuk dukungan serta kerja samanya selama ini. 10. Untuk semua yang telah membantu penulis yang tidak dapat penulis sebutkan satu-persatu terima kasih untuk semuanya.
Penulis menyadari bahwa dalam penulisan Tugas Akhir ini masih jauh dari kesempurnaan, oleh karena itu segala kritik dan saran yang bersifat membangun akan penulis terima dengan senang hati. Akhirnya penulis berharap semoga Tugas Akhir ini dapat memberikan manfaat bagi semua pihak yang berkepentingan.
Surakarta,
Juni 2014
Penulis
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
DAFTAR ISI Halaman HALAMAN JUDUL...............................................................................
i
PERSETUJUAN .....................................................................................
ii
PENGESAHAN ......................................................................................
iii
PERNYATAAN......................................................................................
iv
MOTTO ..................................................................................................
v
PERSEMBAHAN ...................................................................................
vi
KATA PENGANTAR ............................................................................
vii
DAFTAR ISI...........................................................................................
ix
DAFTAR BAGAN .................................................................................
xi
DAFTAR GAMBAR .............................................................................
xii
DAFTAR TABEL...................................................................................
xiii
DAFTAR LAMPIRAN ..........................................................................
xiv
ABSTRAK .............................................................................................
xv
BAB I PENDAHULUAN .......................................................................
1
A. Latar Belakang Masalah.......................................................
1
B. Rumusan Masalah ................................................................
4
C. Tujuan Pengamatan ..............................................................
4
D. Manfaat Pengamatan ............................................................
5
BAB II TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN ....
6
A. TINJAUAN PUSTAKA .............................................................
6
1. Pengertian Pengelolaan ........................................................
6
2. Pengertian Arsip ...................................................................
6
3. Tujuan Kearsipan .................................................................
7
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
4. Jenis Arsip ............................................................................
8
5. Nilai GunaArsip ...................................................................
9
6. Penggolongan Arsip .............................................................
10
7. Pengelolaan Arsip ................................................................
11
B. METODE PENGAMATAN .......................................................
30
1.
Lokasi Pengamatan ..............................................................
30
2.
Jenis Pengamatan .................................................................
30
3.
Sumber Data ........................................................................
30
4.
Teknik Pengumpulan Data ..................................................
31
5.
Teknik Sajian Data ..............................................................
32
BAB III DESKRIPSI LEMBAGA / INSTANSI ...................................
33
A. Sejarah PT. AngkasaPura I (Persero) Kantor Cabang Bandar Udara Internasional Adi Soemarmo Surakarta ....................
33
B. Visi, Misi dan Nilai Budaya Perusahaan .............................
34
C. Profil Perusahaan .................................................................
35
D. Susunan Organisasi dan Tata Kerja .....................................
36
E. Struktur Organisasi PT. Angkasa Pura I (Persero) Kantor Cabang Bandar Udara Internasional Adi Soemarmo Surakarta.........
55
BAB IV HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN ..................
56
A. HASIL PENGAMATAN .....................................................
56
1.
Pengelolaan Arsip/Dokumen Aktif ...............................
56
2.
Pengelolaan Arsip/Dokumen Inaktif.............................
61
3.
Pemeliharaan Arsip .......................................................
68
4.
Fasilitas Kearsipan ........................................................
70
5.
Pegawai Kearsipan ........................................................
72
B. PEMBAHASAN ..................................................................
72
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN .................................................
75
A. Kesimpulan...........................................................................
75
B. Saran ....................................................................................
75
DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN-LAMPIRAN
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
DAFTAR BAGAN
Bagan 3.1 Bagan Struktur Organisasi PT. AngkasaPura I (Persero) Kantor Cabang Bandar Udara Internasional Adi Soemarmo Surakarta .......................................................
55
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
DAFTAR GAMBAR Gambar 4.1 Aplikasi ReCIS....................................................................
64
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
DAFTAR TABEL
Tabel 1.1 Tabel Peredaran Surat Tahun 2013 .........................................
3
Tabel 4.1 Buku Agenda Surat Masuk .....................................................
57
Tabel 4.2 Buku Agenda Surat Keluar .....................................................
58
Tabel 4.4 Tingkat Kelembaban Arsip .....................................................
69
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1. Surat tugas magang Lampiran 2. Form monitoring magang Lampiran 3. Form penilaian magang Lampiran 4. Daftar hadir magang Lampiran 5. Surat keterangan magang Lampiran 6. Buku agenda Lampiran 7. Lembar disposisi Lampiran 8. Surat masuk Lampiran 9. Surat keluar Lampiran 10. Formulir peminjaman arsip
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
ABSTRAK
BAGIAN TATA USAHA PT. ANGKASA PURA I (PERSERO) KANTOR CABANG BANDAR UDARA INTERNASIONAL ADI SOEMARMO Tugas Akhir, Program Diploma III, Manajemen Administrasi, Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas Sebelas Maret Surakarta, 2014, 75 halaman. Informasi merupakan suatu data yang disusun sedemikian rupa dalam berbagai bentuk guna menunjang proses kerja administrasi dalam suatu organisasi. Salah satu sumber informasi yang dibutuhkan dalam suatu organisasi adalah Arsip. Oleh karena itu untuk menjaga keawetan suatu arsip diperlukan pengelolaan yang baik. Adapun tujuan dari penulisan Laporan Tugas Akhir ini adalah untuk mengetahui bagaimana pengelolaan arsip pada Sub Bagian Tata Usaha PT. Angkasa Pura I (Persero) Kantor Cabang Bandar Udara Internasional Adi Soemarmo Surakarta. Dalam pengamatan dipilih lokasi PT. Angkasa Pura I (Persero) Kantor Cabang Bandar Udara Internasional Adi Soemarmo Surakarta yang merupakan suatu organisasi BUMN yang bergerak dalam bidang pelayanan lalu lintas udara dan bisnis bandar udara di Indonesia sehingga dituntut bisa memberikan pelayanan kepada masyarakat sesuai dengan standar kinerja. Jenis pengamatan yang digunakan adalah deskriptif kualitatif, tentang data yang dikumpulkan dan dinyatakan dalam bentuk kata-kata dan gambar yang disusun dalam kalimat. Sumber data diperoleh dari hasil wawancara langsung dengan informan, menyaksikan sendiri secara langsung dan data yang berhubungan dengan pengelolaan arsip. Teknik pengumpulan data berupa sajian data yang merupakan deskripsi dalam bentuk narasi. Dari hasil pengamatan yang dilakukan pada Sub Bagian Tata Usaha PT. Angkasa Pura I (Persero) Kantor Cabang Bandar Udara Internasional Adi Soemarmo Surakarta, dapat diketahui bahwa penerimaan dan pencatatan masih menggunakan sisitem manual, azas yang digunakan untuk arsip aktif adalah azaz kombinasi dan arsip inaktif adalah azas sentralisasi. Untuk sistem penyimpanan yang digunakan adalah sistem subyek masalah dan sistem abjad. Kesimpulan dari pengamatan ini adalah pengelolaan arsip pada pada Sub Bagian Tata Usaha PT. Angkasa Pura I (Persero) Kantor Cabang Bandar Udara Internasional Adi Soemarmo Surakarta meliputi : penerimaan dan pencatatan, sistem penataan arsip, pemberkasan/penyimpanan arsip, penemuan kembali, peminjaman arsip/dokumen, penyusutan dan pemindahan arsip/dokumen, pemusnahan sudah sesuai dengan teori. Saran untuk Sub Bagian Tata Usaha PT. Angkasa Pura I (Persero) Kantor Cabang Bandar Udara Internasional Adi Soemarmo Surakarta adalah sebaiknya dalam penerimaan dan pencatatan selain menggunakan sisitem manual juga menggunakan sistem komputerisasi dan arsip yang sudah tidak dipergunakan lagi agar segera dipindahkan ketempat penyimpanan gedung pusat arsip. Kata kunci : arsip, pengelolaan arsip
