1
ANALISIS PEKERJAAN DAN BEBAN KERJA KARYAWAN BAGIAN RISALAH SEKRETARIAT JENDERAL DPR RI
Oleh DIAN SARI LANOVA H24087044
PROGRAM SARJANA ALIH JENIS MANAJEMEN DEPARTEMEN MANAJEMEN FAKULTAS EKONOMI DAN MANAJEMEN INSTITUT PERTANIAN BOGOR BOGOR 2014
4
ANALISIS PEKERJAAN DAN BEBAN KERJA KARYAWAN BAGIAN RISALAH SEKRETARIAT JENDERAL DPR RI
SKRIPSI Sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar SARJANA EKONOMI pada Program Sarjana Alih Jenis Manajemen Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi dan Manajemen Institut Pertanian Bogor
Oleh DIAN SARI LANOVA H24087044
PROGRAM SARJANA ALIH JENIS MANAJEMEN DEPARTEMEN MANAJEMEN FAKULTAS EKONOMI DAN MANAJEMEN INSTITUT PERTANIAN BOGOR BOGOR 2014
5
2
RINGKASAN DIAN SARI LANOVA. H24087044. Analisis Pekerjaan dan Beban Kerja Karyawan Bagian Risalah Sekretariat Jenderal DPR RI. Dibawah bimbingan ANGGRAINI SUKMAWATI Penyelenggaraan pemerintah yang bersih dan baik (clean and good governance) yang diselenggarakan oleh setiap penyelenggara negara dan pemerintahan menuntut suatu sistem pertanggungjawaban (accountability) yang tepat, jelas, dan nyata dalam menjamin berlangsungnya tugas-tugas pemerintahan secara ekonomis, efisien, efektif, equity atau berkeadilan, dan excellent atau prima (5E). Serta meningkatkan kualitas Sumber Daya Manusia (SDM) yang proaktif terhadap setiap perubahan. Sekretariat Jenderal DPR RI merupakan unsur penunjang DPR yang berkedudukan sebagai kesekretariat Lembaga Negara Penelitian ini bertujuan (1) Menganalisis deskripsi pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan bagian risalah, (2) Menganalisis beban kerja karyawan bagian risalah, (3) Menganalisis efektivitas pekerjaan. Dalam penelitian ini penulis menggunakan jenis penelitian deskripsi kualitatif, yaitu penelitian yang memiliki tujuan dengan menggambarkan secara sistematik dan akurat fakta dan karakteristik mengenai populasi atau mengenai bidang tertentu. Metode yang digunakan adalah deskripsi kualitatif. Yaitu penelitian yang memiliki tujuan menggambarkan secara sistematik dan akurat fakta dan karakteristik mengenai populasi atau mengenai bidang tertentu. Penelitian ini menggambarkan situasi atau kejadian dengan mencari kejelasan, menguji hipotesis, membuat prediksi maupun mempelajari implikasi (Azwar, 2010). Teknik pengambilan sample yang digunakan adalah berdasarkan non probability sampling. Teknik non probality sampling dilakukan secara purposive sampling dan snowball sampling. Purposive sampling merupakan pengambilan sampel yang disesuaikan oleh tujuan atau maksud penelitian dengan mempertimbangkan kriteria tertentu. Snowball sampling dilakukan dengan mencari referensi responden kepada Snowball sampling dilakukan dengan mencari referensi responden kepada Sekretariat Jenderal DPR RI bagian Risalah, Arsip dan Dokumen (ARDOK). Pada penelitian ini, peneliti melibatkan Kepala Bagian Risalah, Kepala Sub Bagian Risalah, karyawan Transkriptor serta karyawan Sekretariat bagian Risalah. Hasil penelitian analisis pekerjaan pada bagian risalah yaitu Deskripsi pekerjaan berisi uraian rangkuman jabatan, fungsi jabatan, deskripsi tugas, wewenang, peralatan dan dokumen kerja, hasil kerja, hubungan kerja, kondisi kerja, variansi masalah. Spesifikasi pekerjaan berisi uraian faktor kompetensi: pengetahuan, motivasi, ketrampilan, kemampuan, karakteriktik personal. Deskripsi pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan pada karyawan bagian risalah sudah terinci secara mendetail. Berdasarkan hasil perhitungan analisis beban kerja, didapat hasil beban kerja per jam/tahun masing-masing menunjukkan variasi, beban kerja paling besar yaitu transkriptor. Berdasarkan hasil analisis dapat diketahui bahwa efisiensi dan efektifitas Kepala Bagian Risalah A (Sangat Baik), efesiensi dan efektifitas Kepala Sub Bagian A (Sangat Baik), efisiensi dan Efektifitas Transkriptor A (sangat Baik). Penentuan norma waktu yang ideal selayaknya memperhatikan
3
tingkat kesulitan tugas, jumlah volume kerja, jumlah dan kualifikasi pegawai yang ada, teknologi pendukung yang digunakan, dan ketersediaan (Standard Operating Procedures) SOP. Ketersediaan SOP sangatlah diperlukan untuk meningkatkan efiensi dan efektivitas pelaksanaan tugas. Bagian Risalah Sekretariat Jenderal DPR RI perlu diterapkan secara tepat untuk membantu terciptanya suatu visi, misi, tugas dan fungsi pokok yang efisiensi dan efektif yang baik. Sebagaimana ditetapkan dalam Permenpan Nomor 15 tahun 2008, bahwa visi reformasi birokrasi adalah: Terciptanya tata kelola kepemerintahan yang baik tahun 2025. Kata kunci: analisis, deskripsi pekerjaan, spesifikasi pekerjaan, beban kerja, risalah.
6
RIWAYAT HIDUP
Penulis dilahirkan di Pandeglang pada tanggal 12 November 1984 sebagai anak pertama dari pasangan Bambang Gunarjo dan Nunung Suhartini. Penulis lulus Sekolah Dasar di SD Negeri 2 Sukoharjo pada Tahun 1997, lulus pendidikan Sekolah Lanjutan Tingkat Pertama di SLTP Negeri 2 Sukoharjo pada Tahun 2000, menyelesaikan pendidikan Sekolah Menengah Umum di SMU Negeri 8 Bogor pada Tahun 2003 dan lulus dari Institut Pertanian Bogor, Fakultas Kedokteran Hewan dengan jurusan Higiena Makanan pada Tahun 2006. Penulis melanjutkan pendidikan ke jenjang S1 di Institut Pertanian Bogor pada Program Sarjana Alih Jenis Manajemen, Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi dan Manajemen pada Tahun 2008. Setelah berhasil mendapatkan gelar Ahli Madya kemudian bekerja di DPR RI bagian Pengamanan Dalam (PAMDAL) terhitung mulai 1 Agustus 2007sampai sekarang.
v
7
KATA PENGANTAR
Puji syukur penulis panjatkan kepada Allah SWT yang telah memberikan rahmat dan karunia Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi ini. Penelitian ini merupakan salah satu kewajiban akademik yang harus dipenuhi dan penyusunan skripsi ini merupakan suatu persyaratan bagi penulis untuk memperoleh gelar Sarjana Ekonomi pada Program Sarjana Alih Jenis Manajemen, Departemen Manajemen, Fakultas Ekonomi dan Manajemen, Institut Pertanian Bogor. Penelitian ini dilakukan pada Sekretariat Jenderal DPR RI dengan judul “Analisis Pekerjaan dan Beban Kerja Karyawan Bagian Risalah Sekretariat Jenderal DPR RI”. Penulis menyadari bahwa isi dari penelitian ini masih jauh dari sempurna, namun semoga adanya penelitian ini dapat bermanfaat bagi yang membacanya, terutama pihak-pihak yang terkait.
Bogor, Oktober 2014 Penulis
vi
8
UCAPAN TERIMA KASIH
Penyusunan skripsi di dalam pelaksanaannya dibantu oleh pihak-pihak yang terkait, karena itu penulis ingin mengucapkan terima kasih kepada: 1.
Dr. Dr. Mukhamad Najib, STP. MM sebagai Ketua Departemen Manajemen.
2.
Dr. Ir. Anggraini Sukmawati, MM selaku dosen pembimbing yang telah banyak memberikan arahan dan ilmunya kepada penulis.
3.
Bapak Iwan (Kabag) dan Ibu Erna (kasubag) bagian Risalah terima kasih atas bimbingan, saran serta arahan kepada penulis.
4.
Komandan Sukimin dan Komandan Misranto yang telah memberikan semangat dalam penyusunan laporan skripsi ini.
5.
Kedua orang tua penulis yang telah memberikan semangat dalam penyusunan laporan skripsi.
6.
Armiko yudo padmanto (suami), Fiorenza Rafa Tabina (putri) serta keluarga Cibubur, Keluarga Bogor yang telah memberikan semangat dalam pembuatan skripsi ini.
7.
Seluruh karyawan PAMDAL DPR RI, atas kerjasama, bantuan, dan dorongan semangatnya.
8.
Terima kasih untuk sahabat-sahabat Program Sarjana Alih Jenis Manajemen angkatan V, Aprilia Nurhadiah, Muharani, Ratih, terutama kepada temanteman satu bimbingan atas kebersamaannya dalam duka maupun suka, Semoga hasil penelitian yang penulis susun dapat dijadikan sebagai bahan
acuan dan bahan pertimbangan bagi pihak-pihak yang terkait. Penulis mengharapkan saran dan kritik yang membangun dalam penyempurnaan laporan ini.
vii
9
DAFTAR ISI Halaman RINGKASAN RIWAYAT HIDUP. ............................................................................................ v KATA PENGANTAR ......................................................................................... vi UCAPAN TERIMAKASIH................................................................................ vii DAFTAR ISI ..................................................................................................... viii DAFTAR TABEL ............................................................................................... x DAFTAR GAMBAR ........................................................................................... xi DAFTAR LAMPIRAN ..................................................................................... xii I. PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang .......................................................................................... 1.2 Perumusan Masalah................................................................................... 1.3 Tujuan Penelitian....................................................................................... 1.4 Manfaat Penelitian..................................................................................... 1.5 Ruang Lingkup ..........................................................................................
1 2 3 3 4
II. TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Sumber Daya Manusia .............................................................................. 2.2 Analisis Pekerjaan ..................................................................................... 2.3 Deskripsi Pekerjaan ................................................................................... 2.4 Spesifikasi Pekerjaan ................................................................................ 2.5 Analisis Beban Kerja................................................................................. 2.6 Penelitian Terdahulu .................................................................................
5 5 7 7 8 9
III. METODE PENELITIAN 3.1 Kerangka Pemikiran .................................................................................. 11 3.2 Lokasi dan Waktu Penelitian .................................................................... 13 3.3 Jenis dan Sumber Data .............................................................................. 13 3.4 Metode Pengambilan Sampel.................................................................... 14 3.5 Metode Pengumpulan Data ....................................................................... 14 3.6 Metode Pengolahan Data dan Analisi Data .............................................. 15 3.6.1 Analisis Pekerjaan ............................................................................ 15 3.6.2 Analisis Beban Kerja........................................................................ 17 IV.HASIL DAN PEMBAHASAN 4.1 Gambaran Umum Perusahaan ................................................................... 19 4.1.1 Sejarah Perusahaan........................................................................... 19 4.1.2 Visi, Misi dan Tujuan organisasi ..................................................... 21 4.2 Struktur Organisasi ................................................................................... 21 4.3 Bagian Risalah .......................................................................................... 24 4.4.1 Kedudukan Bagian Risalah .............................................................. 24 4.4.2 Sumber Daya Manusia ..................................................................... 25 viii
10
4.4.3 Tugas Pokok dan Fungsi Bagian Risalah ......................................... 36 4.4 Prosedur Kerja Pengelolaan Risalah ......................................................... 27 4.5 Analisis Pekerjaan ..................................................................................... 30 4.6 Analisis Beban Kerja................................................................................. 39 4.7 Perhitungan Jumlah Karyawam ................................................................ 48 4.8 Implementasi Manajerial ........................................................................... 51 KESIMPULAN DAN SARAN Kesimpulan ..................................................................................................... 53 Saran ................................................................................................................ 54 DAFTAR PUSTAKA .......................................................................................... 55 LAMPIRAN ......................................................................................................... 57
ix
11
DAFTAR TABEL
No.
Tek
s
Halaman
1. Jumlah karyawan bagian risalah. ................................................................... 24 2. Analisis pekerjaan kepala bagian risalah ....................................................... 30 3. Analisis pekerjaan kepala sub bagian risalah ................................................ 33 4. Analisis pekerjaan transkriptor ...................................................................... 36 5. Beban kerja kepala bagian risalah ................................................................. 41 6. Beban kerja kepala sub bagian distribusi ...................................................... 44 7. Beban kerja kepala sub bagian transkrip ....................................................... 45 8. Beban kerja transkriptor sub transkrip........................................................... 46 9. Beban kerja transkriptor sub distribusi .......................................................... 47 10. Perhitungan jumlah perhitungan kebutuhan karyawan ................................. 48
x
12
DAFTAR GAMBAR
No.
teks
Halaman
1. Alur kerangka pemikiran analisis pekerjaan ............................................... 11 2. Struktur organisasi bagian risalah................................................................ 23 3. Bagan alur kerja pengelolaan risalah rapat .................................................. 26
xi
13
DAFTAR LAMPIRAN
No.
teks
Halaman
1. Struktur organisasi sekretariat jenderal DPR RI.......................................... 57
xii
1
I. PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang Penyelenggaraan pemerintah yang bersih dan baik (clean and good governance) yang diselenggarakan oleh setiap penyelenggara negara dan pemerintahan menuntut suatu sistem pertanggungjawaban (accountability) yang tepat, jelas, dan nyata dalam menjamin berlangsungnya tugas-tugas pemerintahan secara ekonomis, efisien, efektif, equity atau berkeadilan, dan excellent atau prima (5E).Serta meningkatkan kualitas Sumber Daya Manusia (SDM) yang proaktif terhadap setiap perubahan. Sekretariat Jenderal DPR RI merupakan unsur penunjang DPR yang berkedudukan sebagai sekretariat Lembaga Negara, yang dipimpin oleh seorang Sekretaris Jenderal dan dalam melaksanakan tugas dan tanggung jawab kepada pimpinan DPR RI yang mempunyai visi dan misi memberikan bantuan optimal kepada DPR RI sesuai dengan tuntutan dan perkembangan lingkungan strategis dengan
pembagiankerja
harus
dilakukan
sesuai
secara
optimal
untuk
meningkatkan kualitas, produktivitas, dan kinerja pelaksanaan fungsi DPR RI. Dalam memberikan bantuan yang optimal kepada DPR RI diperlukan keefektifandan keunggulan organisasi yang sangat tergantung pada kualitas SDM yang ada. Kualitas SDM dalam suatu organisasi yang tinggi diharapkan mampu meningkatkan kinerja organisasi. Hal ini akan dapat tercipta dalam suatu lingkungan kerja yang kondusif. Salah satu kegiatan penting yang dilakukan dalam manajemen SDM khususnya dalam fungsi perencanaan yaitu analisis pekerjaan.Dengan menganalisis suatu pekerjaan, akan diketahui tugas-tugas apa yang akan dilakukan dalam pekerjaan itu, apa kompetensi-kompetensi yang harus dikuasai oleh SDM yang akan menduduki posisi itu.Analisis pekerjaan dibutuhkan agar semua pekerjaan dalam suatu organisasi didistribusikan secara efektif. Analisis beban kerja menjadi hal penting untuk diketahui karena merupakan yang mendasar untuk identifikasi seberapa baik seorang karyawan melakukan pekerjaan. Jumlah karyawan
yang tepat akan membantu untuk lebih
meningkatkan efektifitasnya. Beban kerja yang dibebankan karyawan dapat
2
dikategorikan kedalam tiga kondisi, yaitu beban kerja yang sesuai standar, beban kerja yang terlalu tinggi dan beban kerja yang terlalu rendah. Beban kerja tergantung dari deskripsi pekerjaan dan analisis pekerjaan. Bagian risalah merupakan bagian dari struktur Organisasi Sekretariat Jenderal DPR RI untuk mendukung pelaksanakan risalah rapat sebagaimana yang diatur dalam
Pasal
Peraturan
Sekretaris
Jenderal
DPR
RI Nomor
01/PER-
SEKJEN/2011. Dalam peraturan tersebut disebutkan bahwa “Bagian Risalah mempunyai tugas melaksanakan penyusunan risalah sementara atau resmi rapat-rapat DPR RI”. Adapun tugas pokok dan fungsi Bagian Risalah ditentukan pada Keputusan Sekretaris Jenderal Dewan Perwakilan Rakyat Republik Indonesia Nomor: 514/SEKJEN/2006 tentang Rumusan dan Rincian Tugas Jabatan Non Struktural Organisasi Sekretariat Jenderal DPR RI. Dalam rangka mendukung pelaksanaan tugas Sekretariat Jenderal Alat Kelengkapan Dewan (AKD) menugaskan beberapa karyawan bagian risalah. Jumlah karyawan bagian risalah 46 orang, dipimpin 1 orang Kepala Bagian, 2 orang Kepala Sub Bagian, 6 orang staf administrasi, 37 orang staf transkriptor. Jumlah AKD yaitu15, setiap AKD ada 2 orang transkriptor. Setiap AKD untuk rapat tidak menentu dan lama rapat tergantung dari pembahasan rapat. Adanya rapat tidak menentu dan penambahan beban kerja di luar jam kerja. Setiap karyawan harus menyelesaikan tugas tersebut dengan baik. Dengan demikian, perhitungan beban kerja karyawan perlu dilakukan untuk menganalisis adanya kemungkinan kelebihan atau kekurangan beban kerja, serta untuk mengetahui jumlah karyawan yang efektif pada 3 jabatan yaitu Kepala Bagian risalah, Kepala Sub Bagian risalah, dan transkriptor. Berdasarkan uraian diatas maka penelitian ini dilakukan untuk menganalisis pekerjaan dan analisis beban kerja karyawan bagian risalah Sekretariat Jenderal DPR RI. Hasil yang diharapkan dari penelitian ini adalah dapat mencapai efektifitas tenaga kerja. 1.2. Perumusan Masalah Adanya perbaikan pembagian pekerjaan yang jelas serta beberapa indikator yang dilakukan untuk pengukuran sistematik serta mengidentifikasi beberapa perbaikan yang harus dilakukan, khususnya terhadap pengukuran indikator kinerja
3
yang ada. Serta banyaknya tugas dan beban kerja pada bagian risalah. Berdasarkan penjelasan tersebut, masalah yang diteliti dapat dirumuskan yaitu: 1.
Bagaimana uraian deskripsi pekerjaan dan spesifikasi bagian risalah yang ada pada saat ini?
2.
Berapakah jumlah beban kerja bagian risalah?
3.
Bagaimana implikasi manajerial yang perlu dilakukan agar tercapai efektivitas kerja?
1.3. Tujuan Penelitian Adapun tujuan dari penelitian ini adalah: 1.
Menganalisis deskripsi pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan bagian risalah.
2.
Menganalisis beban kerja karyawan bagian risalah.
3.
Menganalisis efektivitas pekerjaan.
1.4. Manfaat Penelitian Penelitian ini diharapkan memiliki upaya meningkatkan pemahaman terhadap analisis pekerjaan terhadap deskripsi pekerjaan yang harus dilakukan oleh Setjen DPR RI bagian Risalah sebagai sebuah lembaga Negara. Serta diharapkan pula dapat mengetahui beban kerja untuk menentukan alokasi jumlah karyawan yang efektif. Sehingga membantu dalam meningkatkan kinerja menuju kondisi yang lebih baik sesuai dengan tujuan yang dicapai.Dan pada akhirnya diharapkan dapat mendorong semangat berkinerja yang lebih baik. Sertamembawa manfaatyang berarti bagi dunia ilmu pengetahuan pada umumnya dan pihak-pihak yang terkait agar dapat memberikan informasiyang mereka butuhkan. 1.5. Ruang Lingkup Penelitian Ruang lingkup penelitian ini adalah melakukan analisis pekerjaan yang menghasilkan deskripsi pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan, serta perhitungan beban kerja dan jumlah karyawan efektif. Analisis beban kerja yang dilakukan dengan menggunakan asumsi bahwa keadaan analisis pekerjaan dan analisis beban kerja yang dilakukan dalam penelitian ini khususnya pada karyawan bagian Risalah Sekretriat Jenderal DPR RI.
4
II. TINJAUAN PUSTAKA
2.1. Sumber Daya Manusia Manajemen sumber daya manusia dapat diartikan sebagai pendayagunaan sumber daya manusia didalam organisasi, yang dilakukan melalui fungsi-fungsi perencanaan sumber daya manusia, rekrutmen dan seleksi, pengembangan sumber daya manusia, perencanaan, dan pengembangan karir, pemberian kompensasi dan kesejahteraan, keselamatan, dan kesehatan kerja, serta hubungan industrial (Marwansyah, 2003) Manajemen sumber daya manusia seiring disebut juga dengan manajemen personalia. Manajemen personalia merupakan proses manajemen yang diterapkan terhadap personalia yang ada di organisasi. Menurut Flippo (1994) manajemen personalia adalah perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengendalian atas
pengadaan
tenaga
kerja,
pengembangan,
kompensasi,
integritasi,
pemeliharaan, dan pemutusan hubungan kerja dengan sumber daya manusia untuk mencapai sasaran perorangan, organisasi, dan masyarakat. Sastrohadiwiryo (2002) menggunakan istilah manajemen tenaga kerja sebagai pengganti manajemen sumber daya manusia. Manajemen tenaga kerja merupakan pendayagunaan, pembinaan, pengaturan, pengurusan, pengembangan, unsur tenaga kerja, baik yang berstatus sebagai buruh, karyawan, maupun pegawai dengan segala kegiatannya dalam usaha pencapaian hasil guna dan daya guna yang sebesar-besarnya, sesuai dengan harapan usaha perorangan, badan usaha, perusahaan, lembaga maupun instansi. 2.2. Analisis Pekerjaan Analisis pekerjaan terdiri atas dua kata analisis dan pekerjaan. Analisis merupakan aktivitas berfikir untuk menjabarkan pokok persoalan menjadi bagian, komponen, atau unsur, serta kemungkinan keterkaitan fungsinya. Sedangkan pekerjaan adalah sekumpulan atau sekelompok tugas dan tanggungjawab yang akan, sedang, dan telah dikerjakan oleh tenaga kerja dalam kurun waktu tertentu. Dengan demikian analisis pekerjaan dapat diartikan sebagai suatu aktivitas untuk mengkaji, mempelajari, mengumpulkan, mencatat, dan mengnalisis ruang lingkup suatu pekerjaan secara sistematis dan sistemik (Sastrohadiwiryo, 2002).
5
Analisis pekerjaan merupakan bagian dari perencanaan sumber daya manusia. Menurut Flippo (1994), “Analisis pekerjaan adalah proses mempelajari dan mengumpulkan informasi yang berhubungan dengan operasi dan tanggungjawab suatu pekerjaan tertentu”. Flippo (1994) mengatakan bahwasannya ada dua kegiatan utama dalam analisis pekerjaan, yaitu mengumpulkan informasi tentang operasi dan tanggungjawab suatu pekerjaan dan mempelajari lebih dalam. Menurut Dessler (2004) analisis pekerjaan merupakan prosedur yang dilalui untuk menentukan tanggungjawab posisi-posisi yang harus dibuatkan stafnya dan karakteristik orang-orang yang bekerja untuk posisi tersebut. Analisis pekerjaan memberikan informasi yang digunakan untuk membuat deskripsi pekerjaan (daftar tentang pekerjan tersebut), dan spesifikasi pekerjaan (jenis orang yang harus dipekerjakan untuk pekerjaan tersebut). Oleh sebab itu, menurut Dessler (2004) penyelia atau spesialis dalam sumber daya manusia biasanya mengumpulkan beberapa informasi berikut melalui analisis pekerjaan, (1) aktifitas pekerjaan, (2) perilaku manusia, (3) mesin, perangkat, peralatan, dan bantuan pekerjaan, (4) standar prestasi, (5) konteks pekerjaan, dan (6) persyaratan manusia. Hasil spesifikasi pekerjaan akan dapat digunakan untuk kegiatan-kegiatan sebagai berikut, (1) pengabsahan atas prosedur-prosedur pengangkatan, (2) pelatihan, (3) evaluasi pekerjaan, (4) penilaian prestasi, (5) pengembangan karir, (6) organisasi, (7) perkenalan, (8) penyuluhan, (9) hubungan perburuhan dan (10) penataan kembali pekerjaan. Teknik analisis pekerjaan ada enam langkah dalam analisis pekerjaan. Adapun keenam langkahtersebut adalah sebagai berikut: (1) Menentukan bagaimana untuk menggunakan informasi yang didapat. Mengetahui cara menggunakan data yang diperoleh akan memberikan gambaran bagaimana untuk
mengumpulkan
data
tersebut.
Apakah
dengan
menggunakan
wawancaraatau kuisioner, (2) Meninjau informasi dasar yang relevan, seperti bagan organisasi, bagan proses dan deskripsi pekerjaan, (3) Memilih posisi yang dapat mewakili.Ada banyak pekerjaan yang serupa untuk dianalisis, sehinggaperlu mengambil sample pekerjaan tersebut untuk dianalisis, (4) Menganalisis pekerjaan.Mengumpulkan data aktifitas pekerjaan, perilaku karyawan yang dibutuhkan, kondisi pekerjaan, dan sifat serta kemampuan manusia yang
6
dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan itu, (5) Memverifikasi informasi analisis pekerjaan kepada pekerja yang melakukan pekerjaan tersebut dilakukan oleh atasan langsung. Hal ini akan membantu mengonfirmasikan bahwa informasi itu benar dan lengkap, (6) Membuat deskripsi pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan. Deskripsi pekerjaan adalah daftar tertulis yang mendeskripsikan aktifitas dan tanggung jawab dari pekerjaan, juga kondisi pekerjaan serta bahaya dan keamanan dari suatu pekerjaan, Spesifikasi pekerjaan meringkas mutu, kualitas dan keterampilan dan latar belakang pribadi yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan tersebut. 2.3. Deskripsi Pekerjaan Sebuah deskripsi pekerjaan adalah pernyataan tertulis tentang apa yang harus dilakukan oleh pekerja, bagaimana orang tersebut melakukan dan bagaimana kondisi kerjanya (Dessler, 2004). Deskripsi atau uraian pekerjaan merupakan informasi tertulis yang menguraikan tugas dan tanggung jawab, kondisi pekerjaan, hubungan pekerjaan dan aspek-aspek pekerjaan pada suatu jabatan dalam organisasi. Deskripsi atau uraian pekerja menjelas hal-hal sebagai berikut Identifikasi pekerjaan, menjawab pekerjaan apa yang harus dilakukan (Arep dan tanjung, 2003). 1. Hubungan tugas dan tanggungjawab. Jika melakukan tugas ini kepada siapa harus bertanggung jawab. 2. Standar wewenang dan pekerjaan. Apa wewenang suatu jabatan tertentu dan apakah wewenang tersebut dapat didelegasikan. 3. Hal-hal seperti alat, mesin dan bahan baku yang akan dipergunakan. Apakah menggunakan alat-alat yang sederhana atau alat-alat yang canggih. 4. Ringkasan pekerjaan, merupakan resume dari pekerjaan tersebut. 5. Penjelasan tentang jabatan dibawah dan atasnya. 2.4. Spesifikasi Pekerjaan Spesifikasi
pekerjaan
menggambarkan
kualifikasi
karyawan,
seperti
pengalaman, pengetahuan, keahlian, atau kemampuan yang disyaratkan untuk melaksanakan pekerjaan (Mangkuprawira, 2004). Spesifikasi pekerja memberikan uraian informasi mengenai hal-hal berikut (Hasibuan,2005):
7
1. Tingkat pendidikan pekerja 2. Jenis kelamin pekerja 3. Keadaan fisik pekerja 4. Pengetahuan dan kecakapan pekerja 5. Batas umur pekerja 6. Nikah atau belum 7. Minat pekerja 8. Emosi dan tempramen pekerja 9. Pengalaman pekerjaan 2.5.Analisis Beban Kerja Beban kerja adalah besaran yang harus dipikul oleh suatu jabatan atau unit organisasi dan merupakan hal kaliantara volume kerja dan norma waktu. Norma waktu adalah waktu yang wajar dan nyata-nyata dipergunakan secara efektif dengan kondisi normal oleh seorang pemangku jabatan untuk menyelesaikan pekerjaan. Jam kerja efektifadalah jam kerja yang harus dipergunakan untuk berproduksi atau menjalankan tugas (Depdagri, 2008). Analisis beban kerja termasuk ke dalam salah satu metode ilmiah dalam penetapan jumlah karyawan. Analisis beban kerja (workload Analysis) adalah penentuan jumlah kerja yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan dalam jangka waktu tertentu. Analisis beban kerja hanya dapat diterapkan pada volume pekerjaan atau unit pekerjaan yang mempunyai standar fisik, seperti perpotong, per waktu, per meter, per kilo dan per liter (Hasibuan, 2005). Analisis beban kerja adalah suatu teknik manajemen yang dilakukan secara sistematis untuk memperoleh informasi mengenai tingkat efektifitas dan efisiensi kerja organisasi berdasarkan volume kerja. Volume kerja adalah sekumpulan tugas atau pekerjaan yang harus diselesaikan dalam waktu 1 tahun. Efektivitas kerja adalah perbandingan antara bobot/beban kerja dengan jam kerja efektif dalam rangka penyelesaian tugas dan fungsi organisasi (Depdagri, 2008). 2.6. Hasil Penelitian Terdahulu Gunawan (2014) dalam skripsi yang berjudul Analisa Pekerjaan dan Desain Pekerjaan pada PT CHANDRA ELC di Sidoarjo, mengemukakan bahwa
8
perusahaan sudah menerapkan dekripsi pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan yang dibutuhkan. Penerapan deskripsi pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan PT Chandra Elc di Sidoarjo dapat dikatakan sudah baik, namun perlu di perjelas lagi di karenakan setiap pekerjaan yang ada di masing-masing jabatan memiliki perbedaan spesifikasi pekerjaan dan deskripsi pekerjaan. Sehingga setiap karyawan tidak bisa di pindah-pindahkan jabatannya ataupun ditempatkan secara acak. Penerima jabatan harus memiliki kualifikasi spesifikasi pekerjaan dan deskripsi pekerjaan yang sesuai dengan jabatan yang akan diterima. Saraswati (2014) dalam skripsi yang berjudul Rancangan Aktivitas Rantai Pasok Komoditi Kentang (studi kasus: Kabupaten Karo), identifikasi tugas dan kewajiban pekerja terkait aktivitas rantai pasok komoditi sayuran dan dataran tinggi. Menyusun analisis pekerjaan yang efektif yang dapat diterapkan oleh para stakeholder. Hasil menunjukan bahwa petani, pengumpul, dan eksportir sudah bekerja cukup baik. Namun demikian, masih harus diperbaiki. Desain pekerjaan yang perlu diperbaiki adalah (1) menambahkan mengenai hak dan kewajiban petani, pengumpul, dan eksportir. Hal ini diperlukan untuk membantu keberlangsungan rantai pasok, (2) peran pemerintah harus lebih ditingkatkan untuk mengurangi penyelenggarakan yang mungkin akan terjadi. Yulantami (2010) dalam skripsi analisis pekerjaan dan beban kerja karyawan PT. Ekanindya Karsa. Mengukapkan deskripsi pekerjaan dan spesifikasi karyawan divisi keuangan, divisi personalia dan umum, serta divisi pemasaran PT. Ekanindya Karsa belum rinci secara mendetail dan belum formal. Berdasarkan hasil perhitungan beban kerja didapatkan hasil beban kerja pertahun dengan jumlah karyawan yang efektif dan efisien berdasarkan analisis beban kerja dan perhitungan jumlah karyawan yng efektif tersebut dilakukan dengan asumsi bahwa faktor-faktor yang mempengaruhinya, yaitu kondisi bisnis perusahaan, sistem manajemen produksi dan sistem manajemen sumber daya manusia dalam perusahaan dianggap tetap. Penelitian ini bertujuan untuk (1) Mengidentifikasi uraian pekerjaan dibagian risalah, (2) Menganalisis efektifitas pekerjaan, kondisi kerja serta faktor kompetensi-kompetensi yang harus suatu pekerjaan, (3) Menyusun perbaikan ulasan pekerja. Penelitian dilakukan dengan metode penggunaan waktu
9
penyelesaian rata-rata dan waktu produktif untuk menyelesaikan suatu pekerjaan. Kelebihan penelitian ini dibandingkan dengan penelitian sebelumnya adalah dilakukannya analisis pekerjaan yang menghasilkan deskripsi pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan karyawan yang selanjutnya digunakan untuk melakukan analisis beban.
10
III. METODE PENELITIAN
3.1. Kerangka Pemikiran Setiap organisasi memiliki visi, misi, dan tujuan, semuanya akan tercapai dengan adanya sumberdaya manusia yang berkualitas dalam perusahaan. Sumberdaya manusia yang berkualitas sangat menentukan maju mundurnya suatu perusahaan dan memiliki daya saing yang tinggi. Sumberdaya manusia yang berkualitas akan tercapai dengan memberikan perhatian kepada karyawan dengan cara meningkatkan kepuasan kerja karyawan, karena karyawan yang merasa puas dengan pekerjaannya akan menampilkan pribadi dan kinerja yang baik, memberikan lebih dari apa yang diharapkan dan akan terus berusaha memperbaiki kinerjanya dalam bekerja di organisasi. Penelitian ini dilaksanakan di Sekretariat Jenderal DPR RI bagian risalah. Dewan Perwakilan Rakyat Republik Indonesia (DPR RI) merupakan salah satu lembaga Negara yang mempunyai tugas dan wewenang yang strategis dalam peningkatan dan pengembangan demokratisasi di Indonesia. Salah satu tolak ukur tingkat perkembangan demokrasi dapat dilihat sejauh mana DPR telah dapat menjalankan tugas dan wewenang. Masalah yang sering kali munculyaitu tumpang tindih tanggung jawab antara karyawan dan kurangnya tenaga karyawan bagian risalah. Maka peneliti ingin meneliti tentang analisis pekerjaan dan analisis beban pekerjaan dalam upaya meningkatkan produktivitas kerja karyawan dimana harapan peneliti bahwa dengan adanya penerapan analisis pekerjaan dan desain pekerjaan maka produktivitas kerja karyawan dapat ditingkatkan. Batasan dalam penelitian ini adalah analisis pekerjaan dan analisis beban kerja pada karyawan risalah. Penelitian ini membahas tentang analisis pekerjaan dan beban kerja guna menghasilkan deskripsi pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan, serta beban kerja. Analisis pekerjaan merupakan deskripsi mengenai bagaimana satu pekerjaan berbeda dari yang lainnya dalam hal kebutuhan, aktivitas, dan keterampilan yang diperlukan.Informasi
yang
didapat
melalui
analisa
jabatan,
yaitu
menginformasikan tentang aktivitas pekerjaan, standar pekerjaan, konteks
11
pekerjaan, persyaratan personalia, perilaku manusia dan alat yang digunakan. Alur kerangka pemikiran dapat dilihat pada Gambar 1. Visi misi sekretariat DPR RI
Bagian Risalah Tugas dan Fungsi
-
Deskripsi Pekerjaan Identifikasi pekerjaan atau jabatan Hubungan tugas dan tanggung jawab Standar wewenang pekerjaan Syarat kerja harus jelas Ringkasan Pekerjaan atau jabatan Penjelasan jabatan dibawah dan diatasnya
Spesifikasi Pekerjaan Faktor Kompetensi - Pengetahuan - Motivasi - Ketrampilan - Kemampuan - Karakteristik Personal
Analisis Beban Kerja
Gambar 1. Kerangka pemikiran analisis pekerjaan Deskripsi pekerjaan merupakan uraian pekerjaan yang menggambarkan tugas-tugas, tanggung jawab, syarat-syarat kerja dan kegiatan pekerjaan utama. Informasi yang didapat dari deskripsi pekerjaan yaitu identifikasi pekerjaan atau jabatan, hubungan tugas dan tanggung jawab, standar wewenang pekerjaan, syarat kerja diuraikan dengan jelas, ringkasan pekerjaan atau jabatan, dengan menguraikan bentuk umum
pekerjaan dengan hanya mencantumkan fungsi-
fungsi dan aktifitas utamanya, penjelasan jabatan dibawah dan diatasnya. Spesifikasi pekerjaan adalah suatu penjelasan tertulis terhadap pengetahuan, keterampilan, kemampuan, perilaku, dan karakteristik lainnya untuk efektivitas kinerja terhadap pekerjaan yang dilakukan. Adapun informasi yang didapat dalam spesifikasi pekerjaan mencakup pada faktor Kompetensi: Pengetahuan, motivasi, ketrampilan, kemampuan, Karakteristik Personal.
12
Beban kerja yang ditetapkan harus cukup atau sesuai dengan standar jam kerja optimal. Keadaan ideal adalah keadaan dimana beban kerja yang ditetapkan sesuaijumlah tenaga kerja yang tersedia. 3.2. Lokasi dan Waktu Kegiatan Penelitian dilaksanakan di Sekretariat Jenderal DPR RI bagian Risalah yang berlokasi di Komplek Perkantoran MPR/DPR/DPD RIJalan Gatot Subroto Jakarta Pusat. Kegiatan penelitian dilaksanakan bulan Maret-Mei 2014. 3.3. Jenis sumber Data Dalam penelitian ini penulis menggunakan jenis penelitian deskripsi kualitatif, yaitu penelitian yang memiliki tujuan dengan menggambarkan secara sistematik dan akurat fakta dan karakteristik mengenai populasi atau mengenai bidang tertentu. Penelitian ini berusaha menggambarkan situasi atau kejadian dengan mencari penjelasan, menguji hipotesis, membuat prediksi maupun mempelajari implikasi (Azwar, 2010). Sumber data pada penelitian ini menggunakan data primer dan data sekunder. Menurut Purhantara (2010) data primer adalah data yang diperoleh langsung dari subjek penelitian, dalam hal ini peneliti memperoleh data atau informasi langsung dengan menggunakan instrumen-instrumen yang telah ditetapkan. Seperti data hasil wawancara dan observasi. Sedangkan data sekunder adalah data atau informasi yang diperoleh secara tidak langsung dari objek penelitian yang bersifat publik, yang terdiri atas struktur organisasi, dokumen, laporan-laporan serta buku yang berkenaan dengan penelitian ini. Seperti struktur organisasi dan sejarah organisasi. Observasi berguna untuk mengamati segala kegiatan yang diteliti lebih dalam lagi dengan langsung turun ke subyek. Untuk menguji keabsahan data dalam penelitian ini penulis menggunakan teknik triangulasi sumber. Teknik triangulasi sumber menurut Purhantara (2010) memiliki pengertian cara menguji data dan informasi dengan cara mencari data dan informasi kepada subjek lain. Data sekunder adalah data yang tidak langsung diperoleh melalui sumber pertama, dan telah tersusun dalam bentuk dokumen-dokumen tertulis.
13
3.4. Metode Pengambilan Sampel Teknik pengambilan sample yang digunakan adalahnon probability sampling. Teknik non probalitysampling dilakukan secaraPurposivesampling dan snowball sampling. Purposive sampling merupakan pengambilan sampel yang disesuaikan oleh tujuan atau maksud penelitian dengan mempertimbangkan kriteria tertentu. Snowball sampling dilakukan dengan mencari referensi responden kepada Sekretariat Jenderal DPR RI bagian Risalah, Arsip dan Dokumen (ARDOK). Pada penelitian ini, peneliti melibatkan Kepala Bagian Risalah, Kepala Sub Bagian Risalah, karyawan Transkriptor serta karyawan Sekretariat bagian Risalah. 3.5. Metode Pengumpulan Data Ada beberapa cara untuk mengumpulkan data primer mengenai analisis pekerjaan dilakukan dengan beberapa cara, yaitu: 1.
Pengamatan langsung (observasi) Jenis observasi yang dilakukan dalam penelitian ini adalah pengumpulan data untuk menggali data berupa hal-hal yang tampak seperti peralatan dan perlengkapan kerja yang digunakan serta kondisi kerja yang dibutuhkan. Observasi dalam dalam pengumpulan data analisis juga dimaksudkan untuk: a. Melengkapi hasil wawancara. b. Menambah informasi yang tidak mungkin dilakukan dengan kuesioner atau wawancara. c. Pengecekan terhadap hasil pengumpulan data yang lain.
2.
Wawancara Jenis wawancara yang digunakan adalah wawancara tidak struktur, dimana pewawancara tidak menggunakan pedoman wawancara yang telah tersusun secara sistematis akan tetapi menggunakan garis-garis besar permasalahan sebagai pedoman wawancara.
Data sekunder diperoleh dari studi literatur dari buku-buku, jurnal, dan informasi lain yang berasal dari internet.
14
3.6. Metode Pengolahan dan Analisis Data 3.6.1. Analisis pekerjaan Pengolahan data pada penelitian ini terdiri dari dua yaitu (1) pemeriksaan data yang diperoleh (2) memasukan data terdiri dari lima tahap yaitu, (1) Editing,(2) Classifying, (3) Verifying, (4) Analyzing, (5) Concluding(Moleong, 2006). Langkah pertama yang dilakukan dalam pengolahan data yaitu pemeriksaan terhadap data yang telah diperoleh pada lembar pengamatan work sampling yang telah dilakukan. Pemeriksaan ditinjau dari segi kelengkapan atau jika ada kesalahan maupun ketidak konsistenan data pengamatan. Langkah kedua yaitu memasukan data mengenai deskripsi dan spesifikasi pekerjaan. Deskripsi pekerjaan meliputi aktivitas pekerjaan, perilaku manusia, mesin perangkat peralatan, standar prestasi, konteks pekerjaan dan persyaratan manusia. Sedangkan spesifikasi pekerjaan meringkas kualitas, ketrampilan dan latar belakang pribadi yang dibutuhkan. Analisis data dalam penelitian merupakan proses mengolah, menyusun, dan menganalisis data atau informasi yang ditemui dilapangan agar mudah dipahami sesuai fakta yang ada. Analisis data deskriptif kualitatif yang bertujuan menggambarkan keadaan atau fenomena yang ada di lapangan yaitu hasil penelitian dengan dipilah-pilah secara sistematis menurut katagori dengan memakai bahas yang mudah dipahami. Analisa data penelitian ini dilakukan dengan beberapa tahap yaitu: a. Editing Tahap pertama dilakukan dengan cara memisahkan, memilih, dan mengambil data-data yang penting dan benar-benar dibutuhkan. Hal ini dilakukan untuk memperoleh data yang baik. Dalam proses ini, penelitimencermati
bahan-bahan
yang
telah
dikumpulkan
dengan
membuang hal-hal yang tidak berhubungan dengan penelitian. b. Classifying Reduksi data yang ada dapat dilakukan dengan cara menyusun dan mengklarifikasi data yang diperoleh ke dalam pola tertentu atau permasalahan tertentu untuk mempermudah pembahasannya. Dalam
15
proses ini, peneliti memisahkan data yang telah di edit sesuai dengan pembagian-pembagian yang dibutuhkan dalam pemaparan data. c. Verifying Setelah data-data terkumpul maka dilakukan pengecekan ulang terhadap data tersebut untuk menjamin validitas data. Dalam proses ini, peneliti melakukan cara yaitu dengan menemui subjek peneliti kembali apakah hasil wawancara tersebut sudah benar dengan apa yang diinformasikannya atau tidak. d. Analyzing Selanjutnya peneliti menganalisa data-data tersebut dengan cara membandingkan atau menambahkan dengan teori-teori yang berhubungan dengan penelitian, baik data yang diperoleh dari wawancara, observasi atau kuisioner. Analisa ini bertujuan agar data mentah yang telah diperoleh tersebut bisa lebih mudah untuk dipahami. e. Concluding Yaitu mengambil kesimpulan dari data-data yang telah diolah untuk mendapatkan suatu jawaban. Peneliti pada tahap ini membuat kesimpulan untuk menjawab permasalahan dalam perumusan masalah, yang kemudian menghasilkan gambaran secara ringkas, jelas, dan mudah dipahami tentang formulasi bentuk usulan analisis. 3.6.2. Analisis beban kerja Analisis pekerjaan penelitian ini dilakukan dengan mengamati dan pelaksanaan deskripsi pekerjaan dan jumlah beban kerja berdasarkan waktu ratarata karyawan menyelesaikan pekerjaannya. Perhitungan yang dilakukan pada penelitian ini menggunakan asumsi bahwa faktor-faktor yang mempengaruhinya dianggap tetap (ceteris paribus). Ada beberapa aspek dalam analisis beban kerja, yaitu norma waktu (variabel tetap), volume kerja (variabel tidak tetap) dan jam kerja efektif. Jam kerja efektif harus diisi dengan konkret (benda) atau abstrak (jasa). Perhitungan yang dilakukan pada analisis beban kerja adalah sebagai berikut (Depdagri, 2008): a. Menghitung hari kerja efektif (Y), yaitu jumlah hari dalam kalender dikurangi hari libur dan cuti.
16
Y = X1 – (X2 + X3 + X4 + X5)..................................................................(1) Keterangan: Y = Hari kerja efektif pertahun X1 = Jumlah hari dalam setahun (menurut Kalender) X2 = Jumlah hari satu dan minggu X3 = Jumlah hari libur X4 = Jumlah hari cuti X5 = lain-lain (sakit,izin, dan sebagainya) b. Menghitung jam kerja efektif (JKE), dimana JKE adalah jumlah jam kerja normal dikurangi dengan waktu istirahat dan waktu yang hilang karena tidak bekerja atau toleransi seperti buang air, melepas lelah, dan sebagainya. Toleransi rata-rata sekitar 25% dari jumlah jam kerja formal. (Depdagri, 2008) JKE = 80% x (JKE – 1) ...........................................................................(2) Keterangan : JKE = Jam Kerja karyawan dalam sehari I
= waktu istirahat dalam sehari
c. Menghitung jam kerja produktif dalam setahun (JP), yaitu hasil kali antara jumlah hari kerja efektif dan jam kerja efektif. JP = Y x JKE ...........................................................................................(3) d. Beban kerja karyawan pertahun (BK), yaitu hasil antarafrekuensi pekerjaan pertahun dan waktu rata-rata penyelesaian setiap pekerjaan BK = FP x t Keterangan: FP = Frekuensi pekerjaan per tahun t
= waktu rata-rata penyelesaian setiap pekerjaan.
e. Perhitungan untuk menghitung jumlah karyawan efektif, yaitu beban kerja dalam setahun dibagi dengan jam kerja produktif dalam stahun. Jumlah Karyawan Efektif =
x 1 orang ............................................(4)
Keterangan: BK = Beban Kerja Karyawan dalam satu tahun
17
JP = Jam kerja produktif setahun. f.
Perhitungan jumlah kebutuhan karyawan
..........................................(5)
karyawan =
Perhitungan +/- = Selisih antara jumlah kebutuhan karyawan dengan jumlah karyawan yang ada EJ/EU =
Beban Kerja Jabatan .....................(6) Jumlah Pemangku Jabatan Jam Efektif Pertahun
PJ/PU = Prestasi Kerja dengan Pedoman Keterangan a. EJ di atas
1,00
= A (Sangat Baik)
b. EJ diantara
0,90-1,00
= B (Baik)
c. EJ diantara
0,70-0.89
= C (Cukup)
d. EJ diantara
0,50-0,69
= D (Sedang)
e. EJ dibawah
0,50
= E (Kurang)
18
IV.HASIL DAN PEMBAHASAN
4.1. Gambaran Umum Organisasi 4.1.1. Sejarah Dewan Perwakilan Rakyat Republik Indonesia atau sering disebut Dewan Perwakilan Rakyat (DPR) adalah salah satu lembaga tinggi Negara dalam sistem ketatanegaraan Indonesia yang merupakan lembaga perwakilan rakyat. DPR terdiri atas anggota partai politik peserta pemilihan umum yang dipilih melalui pemilihan umum. DPR mempunyai fungsi; legislasi, anggaran, dan pengawasan yang dijalankan dalam kerangka representasi rakyat. Fungsi pengawasan dilaksanakan melalui pengawasan atas pelaksanaan undang-undang dan APBN. DPR mempunyai beberapa hak, yaitu; hak interpelasi, hak angket, hak imunitas, dan hak menyatakan pendapat. Hak menyatakan pendapat adalah hak DPR untuk menyatakan pendapat atas: (1) Kebijakan Pemerintah atau mengenai kejadian luar biasa yang terjadi di tanah air atau di dunia internasional, (2) Tindak lanjut pelaksanaan hak interpelasi dan hak angket, (3) Dugaan bahwa Presiden dan atau Wakil Presiden melakukan pelanggaran hukum baik berupa pengkhianatan terhadap negara, korupsi, penyuapan, tindak pidana berat lainnya, maupun perbuatan tercela, dan atau Presiden dan atau Wakil Presiden tidak lagi memenuhi syarat sebagai Presiden dan atau Wakil Presiden. Hak anggota Anggota DPR mempunyai hak: (1) mengajukan usul rancangan undang-undang, (2) mengajukan pertanyaan, (3) menyampaikan usul dan pendapat, (4) memilih dan dipilih, (5) membela diri, (6) imunitas, (7) protokoler, (8) keuangan dan administratif. Untuk mengoptimalkan pelaksanaan fungsi, tugas dan wewenang DPR, serta hak dan kewajiban anggota DPR, dibentuk fraksi sebagai wadah berhimpun anggota DPR. Dalam mengoptimalkan pelaksanaan fungsi, tugas dan wewenang DPR, serta hak dan kewajiban anggota DPR, fraksi melakukan evaluasi terhadap kinerja anggota fraksinya dan melaporkan kepada publik. Setiap anggota DPR harus menjadi anggota salah satu fraksi. Fraksi dapat dibentuk oleh partai politik yang memenuhi ambang batas perolehan suara dalam penentuan perolehan kursi DPR. Fraksi mempunyai
19
sekretariat. Sekretariat Jenderal DPR RI merupakan unsur penunjang DPR, yang berkedududukan sebagai Kesekretariatan Lembaga Negara yang dipimpin oleh seorang Sekretaris Jenderal dan dalam melaksanakan tugasnya bertanggung jawab kepada Pimpinan DPR. Sekretaris Jenderal diangkat dan diberhentikan dengan Keputusan Presiden atas usul Pimpinan DPR. Sekretariat Jenderal DPR RI personelnya terdiri atas Pegawai Negeri Sipil. Susunan organisasi dan tata kerja Sekretaris Jenderal ditetapkan dengan keputusan Presiden. Sekretaris Jenderal dibantu oleh seorang Wakil Sekretaris Jenderal dan beberapa Deputi Sekretaris Jenderal yang diangkat dan diberhentikan oleh Presiden atas usul Pimpinan DPR. Kedudukan Sekretariat Jenderal DPR RI sebgai unsur penunjang DPR yang berkedudukan sebagai Kesekretariatan Lembaga Negara. Tugas Sekretariat Jenderal adalah memberikan bantuan teknis kepada DPR, memberikan bantuan administrasi kepada DPR, memberikan bantuan keahlian kepada DPR. Visi Sekretariat Jenderal menjadikan Sekretariat Jenderal yang profesional dan akuntabel. Misi Sekretariat Jenderal adalah mewujudkan penyelenggaraan fungsi legislatif yang efiesien dan efektif, mewujudkan penyelenggaraan fungsi penganggaran negara yang akuntabel dan transparan, mewujudkan kelembagaan DPR RI yang kuat, aspiratif, responsif, dan akomodatif. Sekretariat mempunyai Alat kelengkapan DPR(AKD) terdiri atas: Pimpinan, Badan Musyawarah, Komisi, Badan Legislasi, Badan Anggaran, Badan Akuntabilitas Keuangan Negara, Badan Kehormatan, Badan Kerjasama Antar-Parlemen, Badan Urusan Rumah Tangga, Panitia Khusus dan alat kelengkapan lain yang diperlukan dan dibentuk oleh rapat paripurna. Dalam menjalankan tugasnya, alat kelengkapan dibantu oleh unit pendukung yang tugasnya diatur dalam peraturan DPR tentang tata tertib. Sekretariat Jenderal DPR menyediakan sarana, anggaran, dan tenaga ahli guna kelancaran pelaksanaan tugas fraksi. DPR dapat mengangkat sejumlah pakar atau ahli sesuai dengan kebutuhan dan dalam melaksanakan tugasnya Sekretariat Jenderal dapat membentuk Tim Asistensi. 4.1.2. Visi, Misi dan Tujuan Visi Sekretariat Jenderal DPR RI adalah memberikan bantuan optimal kepada DPR RI sesuai dengan tuntunan dan perkembangan lingkungan strategis.
20
Misi Sekretariat Jenderal DPR RI adalah meningkatkan kualitas bantuan teknis dan administrasi kepada DPR RI, meningkatkan kualitas bantuan keahlian dalam bidang informasi, kajian dan analisis kepada DPR RI, meningkatkan kualitas dan kuantitas sarana dan prasarana yang dibutuhkan untuk menunjang fungsi dan tugas DPR RI. Tugas dan fungsi utama Sekretaris Jenderal adalah memimpin Sekretariat Jenderal DPR RI sesuai dengan tugas pokoknya, membina seluruh satuan organisasi di lingkungan Sekretariat Jenderal DPR RI agar berdaya guna dan berhasil guna, menentukan kebijakan pelaksanaan kegiatan Sekretariat Jenderal DPR RI, membina dan melaksanakan hubungan kerjasama dengan instansi atau lembaga lain diluar Sekretariat Jenderal DPR RI. 4.2. Struktur Organisasi Struktur
organisasi
dibuat
untuk
menggambarkan
pembagian
kerja
berdasarkan spesialisasi pekerjaan yang dimiliki oleh setiap karyawannya. Struktur organisasi Sekretariat Jenderal DPR RIdapat dilihat pada lampiran 1. Sekretariat Jenderal DPR RI merupakan unsur penunjang DPR, yang berkedududukan sebagai Kesekretariatan Lembaga Negara yang dipimpin oleh seorang Sekretaris Jenderal dan dalam melaksanakan tugasnyabertanggung jawab kepada Pimpinan DPR.Sekretaris Jenderal dibantu oleh seorang Wakil Sekretaris Jenderal dan beberapa Deputi Sekretaris Jenderal yang diangkat dan diberhentikan oleh Presiden atas usul Pimpinan DPR. DPR dapat mengangkat sejumlah pakar atau ahli sesuai dengan kebutuhan, dan dalam melaksanakan tugasnya Sekretariat Jenderal dapat membentuk Tim Asistensi.Susunan organisasi dan tata kerja Sekretaris Jenderal ditetapkan dengan keputusan Presiden.Kedudukan Sekretariat Jenderal DPRRISebagai unsur penunjang DPR yang berkedudukan sebagai Kesekretariatan Lembaga Negara. Tugas Sekretariat Jenderal DPRRI adalah Memberikan Bantuan teknis kepada
DPRRI,
Memberikan
Bantuan
Administratif
kepada
DPR-RI,
Memberikan Bantuan Keahlian kepada DPRRI, Visi danmisi SETJEN DPRRI. Visi memberikan bantuan optimal kepada DPR RI sesuai dengan tuntutan dan perkembangan lingkungan strategis.Misi meningkatkan kualitas bantuan teknis dan administrasi kepada DPR RI.Meningkatkan kualitas bantuan keahlian dalam
21
bidang informasi, kajian dan analisis kepada DPR RI.Meningkatkan kualitas dan kuantitas sarana dan prasarana yang dibutuhkan untuk menunjang fungsi dan tugas DPR RI. Tugasdanfungsi utama SEKJEN DPRRImemimpin Setjen DPR RI sesuai dengan tugas pokoknya;Membina seluruh satuan organisasi di Lingkungan Setjen DPR RI agar berdaya guna dan berhasil guna.Menentukan kebijaksanaan pelaksanaan kegiatan Setjen DPR RI.Membina dan melaksanakan hubungan kerjasama dengan instansi atau lembaga lain diluar Setjen DPR RI. Tugas dan fungsi utama wakil Setjen DPRRI. Membantu Sekretaris Jenderal dalam mengkoordinasikan pelaksanaan kegiatan Sekretaris Jenderal serta kegiatan lain yang ditugaskan Sekretaris Jenderal.Tugas dan fungsi utama Deputi Bidang Perundang-undangan yaitu memberikan dukungan teknis,administratif dan keahlian dibidang perundang-undangan untuk memperkuat pelaksanaan tugas dan fungsi DPR di bidang legislasi. Tugas dan fungsi utama Deputi Bidang Anggran dan Pengawasan yaitu memberikan dukungan teknis,administrasi, dan keahlian di bidang anggaran dan pengawasan untuk memperkuat pelaksanaan tugas dan fungsi DPR RI di Bidang anggaran dan pengawasan. Tugas dan fungsi utama Deputi Bidang Persidangan dan Kerjasama Antar Parlemen yaitu membina dan melaksanakan dukungan teknis dan administrasi dibidang persidangan dan kerjasama antar Parlemen. Tugas dan fungsi utama Deputi bidang Administrasi yaitu
membina
dan
melaksanakan
pengawasan,kepegawaian,keuangan,perlengkapan,
perencanaan dan
kerumahtanggaan
serta di
lingkungan DPR RI. Tugas dan fungsi utama Sekretaris Jenderal adalah memimpin Sekretariat Jenderal DPR RI sesuai dengan tugas pokoknya, membina seluruh satuan organisasi di lingkungan Sekretariat Jenderal DPR RI agar berdaya guna dan berhasil guna, menentukan kebijakan pelaksanaan kegiatan Sekretariat Jenderal DPR RI, membina dan melaksanaan hubungan kerjasama dengan instansi atau lembaga lain diluar Sekretariat Jenderal DPR RI. Tugas dan fungsi utama deputi bidang perundang-undangan adalah memberikan dukungan teknis administrasi dan keahlian dibidang perundang-
22
undangan untuk memperkuat pelaksanaan tugas dan fungsi DPR RI di bidang legislasi. Tugas dan fungsi utama deputi bidang anggaran dan pengawasan adalah memberikan dukungan teknis, administrasi, dan keahlian di bidang anggaran dan pengawasan untuk memperkuat pelaksanaan tugas dan fungsi DPR RI dibidang anggaran dan pengawasan.Tugas dan fungsi utama deputi bidang persidangan dan kerjasama antar parlemen adalah membina dan melaksanakan dukungan teknis dan administrasi dibidang persidangan dan kerjasama antar perlemen. Tugas dan fungsi utama deputi bidang administrasi adalah membina dan melaksanaan
perencanaan
serta
pengawasan,
kepegawaian,
keuangan,
perlengkapan, dan kerumah tanggaan di lingkungan DPR RI. Deputi bidang administrasi terdiri dari a. Biro perencanaan dan pengawasan b. Biro keanggotaan dan kepegawaian c. Biro keuangan d. Biro pemeliharaan bangunan dan instalasi e. Biro umum Biro umum terdiri dari a. Bagian perlengkapan b. Bagian tata persuratan c. Bagian kendaraan d. Bagian pengamanan dalam Bagian
perlengkapan
mempunyai
tugas
melaksanaan
pengadaan,
penyimpanan, pemeliharaan, pendistribusian perlengkapan, dan peralatan serta barang inventaris kantor. 4.3. Bagian Risalah 4.3.1. Kedudukan Bagian Risalah Struktur
organisasi
memiliki
fungsi
yang
sangat
penting
untuk
menggambarkan pembagian kerja berdasarkan spesialisasi pekerjaan yang dimiliki oleh setiap karyawannya. Struktur organisasi pada bagian risalah juga berfungsi sebagai alur perintah, tugas dan tanggung jawab pekerjaan. Struktur organisasi pada bagian risalah terbagi atas dua struktur yang terdiri dari struktur
23
organisasi manajemendan strtuktur organisasi operasional yang saling berkaitan dalam hal keputusan, tugas dan tanggung jawab. Struktur organisasi dapat dilihat pada Gambar 2. SEKRETARIAT JENDERAL DPR RI
DEPUTI PERSIDANGAN DAN KSAP KEPALA BIRO PERSIDANGAN
KEPALA BAGIAN RISALAH
KASUBAG DISTRIBUSI
Staf (Pengadministrasi Umum)
KASUBAG TRANSKRIP
Staf (Transkriptor)
Gambar 2. Struktur bagian risalah Berdasarkan Struktur Organisasi bagian risalah maka tugas dan tanggung jawab secara umum dapat dijelaskan sebagai berikut: 1.
Kepala Bagian Risalah Memimpin kegiatan Bagian Risalah dalam melaksanakan penyusunan risalah sementara atau resmi rapat-rapat DPR RI sesuai dengan peraturan yang berlaku agar pelaksanaan tugas berjalan lancar.
2.
Kepala Subbagian Distribusi MemimpinkegiatanSubbagian Distribusi dalam melakukan pendistribusian hasil transkrip sesuai dengan peraturan yang berlaku agar pelaksanaan tugas berjalan lancar.
3.
Ke pala Subbagian Transkip Memimpin kegiatan Subbagian Transkrip dalam melakukan transkripsi rapat-rapat DPR RI sesuai dengan peraturan yang berlaku agar pelaksanaan tugas berjalan lancar.
4.
Staf (Pengadministrasi Umum)
24
Staf
(pengadministrasi
Umum)
memiliki
tanggungjawab
untuk
menangani kegiatan administrasi ketatausahaan sesuai dengan penugasan atasan agar pelaksanaan tugas berjalan lancar. 5.
Staf Transkriptor Staf transkriptor memiliki tugas untuk menyusun risalah rapat-rapat DPR RI sesuai dengan penugasanatasan agar pelaksanaan tugas berjalan lancar.
4.3.2. Sumber Daya manusia Karyawan di bagian Risalah berjumlah 46 orang, dengan rincian sebagai berikut serta dapat dilihat pada Tabel 1. Tabel 1.Jumlah karyawan bagian risalah JUMLAH
JABATAN
PANGKAT
PENDIDIKAN
1
Kepala Bagian
IV
S2
2
Kepala Sub Bagian
IIId
S1
6
Staf Pengadministrasian Umum
IIIa – IIId
SMA-S2
37
Staf Transkriptor
IId
D3-S1
Sumber: Bagian Risalah DPR RI (2012) Jumlah keseluruhan karyawan bagian Risalah ada 46orang, yang terdiri dari satu orang atasan kepala bagian, dan dua orang sub kepala bagian, yaitu satu orang kepala sub bagian transkip yang memiliki tugas untuk melakukan transkip atau membuat risalah rapat khususnya rapat paripurna, dan satu orang kepala sub bagian distributor yang memiliki tugas melakukan distribusi risalahhasil rapat kepada anggota dewan dan kepada bagian arsip dan dokumentasi, 6 orang yang memiliki tanggungjawab untuk menangani kegiatan administrasi ketatausahaan umum,37orang staf transkriptor. 4.3.3. Tugas Pokok dan Fungsi Bagian Risalah Tugas pokok dan fungsi Bagian Risalah melaksanakan kegiatan pembuatan transkip hasil rekaman rapat-rapat DPR RI untuk menyusun risalah sementara. Bagian
risalah
merupakan
bagian
yang
bertanggungjawab
pada
biro
persidangan,Tugas risalah persidangan adalah merencanakan operasioanal, mengendalikan dan mengevaluasi kegiatan administrasi persidangan dan risalah, komisi, fraksi serta perundang-undangan berdasarkan ketentuan dan prosedur yang berlaku untuk meningkatkan layanan administrasi dengan uraian tugas:
25
1. Menyusun rencana langkah-langkah operasional bagian persidangan dan risalah berdasarkan rencana kerja Sekretariat Jenderal DPR RI dan kegiatan tahun sebelumnya serta sumber data yang ada sebagai bahan untuk digunakan sebagai pedoman pelaksanaan tugas. 2. Membagi tugas, memberi petunjuk dan memeriksa hasil kerja bawahan agar tercapai efektifitas pelaksanaan tugas. 3. Merumuskan program pelaksanaan persidangan dan risalah berdasarkan ketentuan yang berlaku untuk bahan kebijaksanaan Ketua DPR. 4. Melakukan koordinasi penyelenggaraan dengar pendapat dan tugas lainnya antara DPR dengan instansi terkait sesuai permasalahan yang dibahas agar terciptanya kerjasama yang baik dalam rangka kelancaran pelaksanaan tugas. 5. Mengoreksi dan menyempurnakan konsep rancangan keputusan hasil persidangan, rapat komisi, dan fraksi, hasil dengar pendapat serta menelaah hasil analisis terhadap materi rancangan peraturan daerah untuk bahan pembahasan dalam rangka penetapan. 6. Mengendalikan pelaksanaan tugas layanan administrasi persidangan, pengaturan tata tertib rapat DPR,pembuatan risalah rapat, rancangan keputusan, pernyataan DPR dan peraturan Undang Undang atas usul inisiatif DPR untuk kelancaran pelaksanaan tugas. 7. Mendampingi Ketua DPR dan Komisi dalam rapat/persidangan atau peninjauan ke kabupaten atau kota, lembaga atau swasta untuk memberikan layanan informasi dalam rangka perumusan kebijaksanaan Ketua DPR dan Komisi. 8. Menelaah dan mengoreksi konsep risalah sebagai bahan produk DPR berdasarkan hasil rapat atau sidang untuk menghindari dari kesalahan. 9. Mengkaji kebenaran pelaksanaan kebijakan Pemerintah maupun Daerah serta merumuskan alternatif pemecahan masalah terhadap kasus yang menyangkut masalah hukum untuk bahan masukan atau kajian anggota DPR dari segi hukum. 10. Memantau penerapan kebijakan anggota DPR dilapangan untuk bahan masukan kepada Anggota DPR.
26
11. Melaksanakan pembinaan disiplin terhadap bawahan sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku agar terciptanya PNS yang handal, profesional dan bermoral. 12. Melakukan koordinasi tugas dengan instansi dan pihak terkait agar terjalin kerjasama yang baik. 13. Menyampaikan laporan bulanan dan tahunan serta hasil pelaksanaan tugas kedinasan lainnya sesuai dengan sumber data yang ada dan berdasarkan kegiatan yang telah dilakukan agar dipergunakan sebagai bahan masukan atasan. 14. Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan oleh atasan baik secara lisan maupun tertulis sesuai tugas dan fungsinya untuk kelancaran pelaksanaan tugas. 4.4. Prosedur Kerja Pengelolaan Risalah Rapat Prosedur kerja risalah meliputi prosedur teknis, administrasi, dan keahlian terhadap pengelolaan risalah rapat-rapat DPR RI sebagaimana diatur dalam peraturan DPR RI Nomor 1 Tahun 2009 tentang tata tertib.Pengelolaan risalah rapat DPR RI dalam prosedurnya adalah rangkaian kegiatan pengelolaan risalah rapat DPR RI yang dimulai dari dilakukannya perekaman jalannya rapat dengan menggunakan media rekam, pentranskripan hasil rekaman, penggandaan, pendistribusian sampai denagn penyimpanan dokumen dan uploading data disitus DPR RI. Alur kerja risalah bisa dilihat pada gambar 3. AKD atau PANSUS - Melaksanakan Rapat - menyerahkan kaset rekaman dan daftar hadir anggota ke bagian risalah
Bagian Riasalah
Transkriptor Melaksanakan transkrip perkaset
transkrip diserahkan ke editor untuk menjadi satu risalah
- Pimpinan AKD atau Editor perbaikan PANSUS Melakukan edit risalah per rapat Menandatangani risalah - Memperbanyak, Korektor mendistribusikan, dan Melakukan koreksi per rapat menyimpan risalah dan editor menyerahkan hasil rapat ke korektor kaset untuk dikoreksi - Meng-upload dalam RISALAH SEMENTARA website www.dpr.go.id Risalah sementara diserahkan ke AKD atau PANSUS beserta kaset, daftar hadir, softcopy, dan hard copy
Sumber: Bagian Risalah DPR RI Gambar 3. Bagan alur kerja pengelolaan risalah rapat
27
1. Tahap Persiapan a. Kepala bagian AKD menginformasikan jadwal rapat-rapat kepada bagian risalah. b. Kepala bagian AKD menugaskan operator alat rekam untuk melakukan perekaman terhadap rapat yang berjalan. c. Kepala bagian risalah menunjuk editor untuk melakukan editing hasil transkrip. d. Kepala bagian subag distribusi bagian risalah menyusun konsep matrik penugasan transkriptor. e. Pengadministrasi umum bagian risalah menyiapkan surat tugas transkriptor yang ditandatangani oleh kepala bagian risalah. 2. Tahap Pelaksanaan a. Perekaman - Operator alat rekam melakukan persiapan perekaman. - Operator alat rekam melakukan perekaman sesuai dengan tata cara dan petunjuk teknis pelaksanaan perekaman. - Operator alat rekam menyerahkan kaset yang berisi rekaman dengan durasi sesuai dengan petunjuk teknis perekaman untuk diproses menjadi risalah, kepada bagian risalah. - Penyerahan kaset hasil rekaman tersebut dituangkan dalam berita acara penyerahan kaset. - Pengadministrasian umum menyiapan form berita acara serah terima kaset dari operator alat rekam. b. Penyusunan risalah rapat - Transkriptor melakukan persiapan pentranskripan - Transkriptor melakukan pentranskripan sesuai dengan tata cara dan petunjuk teknis pelaksanaan pentranskripan. - Transkriptor mengirim soft copy hasil transkrip kepada editor untuk dilakukan editing. - Editor mengedit transkrip yang disampaikan oleh transkriptor dan mengumpulkan seluruh hasil transkrip menjadi konsep risalah rapat
28
dengan menyempurnakan sesuai dengan pedoman umum tata naskah resmi dan surat dinas DPR RI dan Setjen DPR RI . - Editing konsep risalah dilakukan dengan memperhatikan tata bahasa sesuai dengan ejaan yang disempurnakan. - Kabag risalah, kasubag transkrip, dan kasubag distribusi melakukan pengawasan atau supervisi terhadap pelaksanaan tugas transkriptor - Editor menyerahkan konsep risalah kepada kasubag transkrip untuk dilakukan koreksi - Pelaksanan koreksi kasubag transkrip dibantu oleh kasubag distribusi dan staf pengumpul dan pengolah data. 3. Tahap Penyelesaian a. Penggandaan dan pendistribusian - Sekretariat AKD memperbanyak risalah yang telah ditandatangani sebanyak jumlah anggota AKD dan mitra kerja - Sekretariat AKD mendistribusikan risalah kepada mitra kerja atau undangan. b. Penyimpanan b1. Penyimpanan kaset atau CD - Operator alat rekam melakukan penyimpanan terhadap kaset-kaset yang telah ditranskip, dan master rekaman dalam bentuk kaset maupun CD pada tempat khusus, diklarifikasikan berdasarkan periode tertentu maupun suatu proses pembahasan, dan menggunakan aplikasi sistem penyimpanan (sistem data based), agar memudahkan untuk melakukan pencarian ulang bilamana diperlukan - Bagian AKD yang bersangkutan, bagian dokumen dan unit perpustakaan menyimpan kaset hasil rekaman menurut ketentuan yang berlaku. b2. Penyimpanan risalah master - Bagian risalah melakukan penyimpanan risalah berupa naskah tersendiri dan dalam bentuk terjilid dari suatu periode tertentu maupun dalam suatu proses pembahasan dan menggunakan aplikasi sistem penyimpanan (sistema data based),agar memudahkan untuk dilakukan pencarian ulang bilamana diperlukan
29
- Bagian risalah, bagian AKD yang bersangkutan, bagian dokumen dan unit perpustakaan menyimpan risalah hasil rapat menurut ketentuan yang berlaku. b3. Penyimpanan risalah soft copy Operator komputer mengumpulkan data-data soft copy risalah rapat yang diklasifikasikan sesuai AKD, dan sifat rapat, men-scan data risalah, mengubah dalam bentuk PDF (read Only). Penyimpanan risalah dalam bentuk soft copy dilakukan berdasarkan sistemdata based dan memudahkan untuk dilakukan pencarian ulang bilamana diperlukan. 4.5. Analisis Pekerjaan Mengacu pada penjelasan Sastrohadiwiryo (2002), analisis pekerjaan dapat diartikan sebagai suatu aktivitas untuk mengkaji, mempelajari, mengumpulkan, mencatat, dan menganalisis ruang lingkup suatu pekerjaan secara sistematis dan sistemik. Sedangkan menurut Mondy (2008), analisis pekerjaan memberikan ringkasan mengenai kewajiban dan tanggung jawab suatu pekerjaan, hubungannya dengan pekerjaan lainnya, pengetahuan dan ketrampilan yang dibutuhkan, dan lingkungan kerja dimana pekerjaan tersebut dijalankan. Fakta-fakta pekerjaan dikumpulkan, dianalisis dan dicatat sesuai dengan apa adanya pekerjaan tersebut dan bukan bagaimana seharusnya pekerjaan tersebut. Beberapa informasi yang biasanya dikumpulkan oleh penyelia dan spesialis dalam sumber daya manusia melalui analisis pekerjaan mengenai uraian jabatan yang meliputi (1) rangkuman jabatan, (2) fungsi jabatan, (3) deskripsi tugas, (4) wewenang, (5) peralatan dan dokumen kerja, (6) hasil kerja, (7) hubungan kerja, (8) kondisi kerja, (9) variansi masalah, sedangkan spesifikasi pekerjaan meliputi faktor kompetensi. Adapun
manfaat
dari
dilakukannya
analisis
pekerjaan
menurut
Sedarmayanti (2009), antara lain; 1. Penarikan seleksi dan penempatan pegawai 2. Sebagai
petunjuk
dasar
dalam
penyusunan
pengembangan. 3. Menilai kinerja atau pelaksanaan kerja 4. Memperbaiki cara bekerja pegawai
program
latihan
dan
30
5. Merencanakan organisasi agar memenuhi syarat atau memperbaiki struktur organisasi sesuai beban dan fungsi jabatan 6. Merencanakan dan melaksanakan promosi serta transfer pegawai 7. Merencanakan fasilitas dan perlengkapan kerja bagi karyawan 8. Bimbingan dan penyuluhan pegawai. Uraian jabatan menurut Dessler (2004) adalah pernyataan tertulis tentang apa yang sebenarnya dilakukan oleh pekerja, bagaimana orang itu melakukannya dan bagaimana kondisi kerjanya. Sedangkan menurut Hasibuan (2005) spesifikasi pekerjaan adalah uraian persyaratan minimum orang yang bisa diterima agar dapat menjalankan jabatan dengan baik dan kompeten. Spesifikasi pekerjaan disusun berdasarkan uraian pekerjaan dengan menjawab pertanyaan tentang ciri, karakteristik, pendidikan, pengalaman, dan yang lainnya dari orang yang akan melaksanakan pekerjaan tersebut dengan baik.Berdasarkan hasil observasi, berikut merupakan analisis pekerjaan kondisi saat ini karyawan bagian risalah DPR RI. Tabel 2.Analisis pekerjaan Kepala Bagian Risalah NAMA JABATAN: KEPALA BAGIAN RISALAH A. Deskripsi Pekerjaan 1. Rangkuman Jabatan: Memimpin kegiatan Bagian Risalah dalam melaksanakan penyusunan risalah sementara atau resmi rapat-rapat DPR RI sesuai
dengan peraturan yang berlaku agar pelaksanaan tugas
berjalan lancar. 2. Fungsi Jabatan: kepala bagian memiliki fungsi jabatan yaitu bertanggung jawab dalam pelaksanaan penyusunan risalah sementara atau resmi rapat-rapat DPR RI dengan peraturan yang berlaku agar pelaksanaan tugas berjalan lancar 3. Deskripsi Tugas: a. Merencanakan operasional kegiatan Bagian Risalah berdasarkan sasaran kerja Biro Persidangan. b. Membagi tugas kepada bawahan agar tugas terbagi habis. c. Memberi arahan kepada bawahan agar pelaksanaan tugas berjalan baik.
31
Lanjutan Tabel 2. Analisis pekerjaan Kepala Bagian Risalah A. Deskripsi Pekerjaan 3.Deskripsi Tugas: d. Menyusun rencana kegiatan dan anggaran Bagian sebagai bahan informasi bagi atasan dalam menyusun rencana anggaran. e. Mengatur kegiatan bawahan agar terjalin kerjasama yang saling mendukung. f. Menyelia pelaksanaan tugas bawahan. g. Mengadakan hubungan
kerja
dengan unit kerja di lingkungan
Sekretariat Jenderal DPR RI. h. Mengoreksi konsep-konsep yang disusun oleh bawahan, sebelum disampaikan kepada atasan atau yang akan ditandatangani. i. Melaksanakan penyusunan risalah sementara atau resmi rapat-rapat DPR RI. j. Melaksanakan pendistribusian hasil transkrip kepada seluruh anggota Tabel 2
dewan dan pihak-pihak terkait.
k. Melaksanakan pertanggungjawaban penggunaan keuangan. l. Melaksanakan tugas kedinasan lain sesuai dengan penugasan atasan m. Mengevaluasi hasil kegiatan bawahan sebagai masukan untuk penyempurnaan rencana operasional kegiatan. n. Melaporkan pelaksanaan dan hasil kegiatan/kinerja kepada atasan secara berkala atau setiap waktu diperlukan. 4. Wewenang Beberapa hasil penelitian, kepala bagian risalah memiliki beberapa wewenang yaitu pertama membagi tugas kepada bawahan agar tugas terbagi habis. Kedua, mengatur dan menyelia kegiatan bawahan agar terjalin kerjasama yang saling mendukung. Ketiga, mengoreksi konsepkonsep yang disusun oleh bawahan, sebelum disampaikan kepada atasan atau yang akan ditandatangani. 5. Peralatan dan Dokumen Kerja Peralatan dan dokumen yang digunakan adalah Personal komputer, Laptop, Hard Disk Eksternal, Tape Recorder, jaringan internet, Wifi. .
32
Lanjutan Tabel 2. Analisis pekerjaan Kepala Bagian Risalah A. Deskripsi Pekerjaan 6. Hasil Kerja Hasil kerja Kepala bagian risalah meneliti kembali dan melengkapi dengan halaman pertama yang memuat daftar nama anggota yang hadir menjadi risalah sementara selanjutnya membuat naskah risalah resmi. Mengumpulkan master risalah rapat setiap periode masa persidangan. Mendistribusikan risalah rapat ke pimpinan DPR, Pimpinan Fraksi, Pimpinan
komisi,
pejabat
setjen,
Arsip
Nasional,
Arsiparis,
Dokumentasi, File Risalah 7. Hubungan Kerja Pihak Transkriptor
Deskripsi Pengawasan atau supervisi terhadap pelaksanaan tugas transkriptor
AKD
Penugasan operator alat rekam untuk melakukan perekaman sesuai dgn suratpemberitahuan dari kepala bagian AKD, menyerahkan konsep risalah kabag AKD
8. Kondisi Kerja Setiap hari kepala bagian bekerja dengan waktu kerja ± 8 jam per hari mulai pukul delapan pagi hingga pukul empat sore. Apabila masih ada rapat malam terkadang ikut pula rapat sampai selesai. Kondisi ruangan mempunyai ruang sendiri dan tertutup untuk bekerja. 9. Variansi Masalah Pihak Sesama Kepala Bagian
Deskripsi adanya koreksi pengembalian konsep risalah dari kepala bagian AKD.
Selain Kepala Bagian
adanya
kesalahan
pada
perekaman
oleh
operator, adanya konflik karena ada kesalahan yang dilakukan oleh kasubag, transkriptor dalam penyusunan dan laporan risalah.
33
Lanjutan Tabel 2.Analisis pekerjaan Kepala Bagian Risalah B. SPESIFIKASI PEKERJAAN (JOB SPECIFICATION) Lanjutan Tabel 2. Faktor Kompetensi Kompetensi menurut spencer dan spencer (1993) adalah karakteristik dasar seseorang yang terkait dengan kinerja efektif tertentu atau kinerja superiornya dalam sebuah pekerjaan atau situasi. Karakteristik yang membentuk sebuah kompetensi adalah: Faktor
Deskripsi
Pengetahuan
dituntut memiliki kematangan dalam
(knowledge)
pekerjaan dan kematangan melakukan sesuatu yang berdasarkan pengetahuan dan ketrampilan.
Motivasi
menumbuhkan kepercayaan,
(Motives)
partisipasi, loyalitas, dan internal motivasi para bawahan dan cara persuasif. Hal ini semua akan diperolah peranan kecakapan,kemampuan dan perilaku.
Ketrampilan
Memiliki ketrampilan dalam Stenografi,
(Skill)
teknik penyusunan risalah, digitalisasi risalah, ISQ.
Kemampuan
Memiliki kemampuan tugas, memanfaat
(Selft Concept)
fungsi, dan kemampuan tanggung jawab.
Karakteristik Personal
Wibawa, tegas, rajin, bekerja keras,
(Traits)
bertanggung jawab.
Tabel 3. AnalisisPekerjaan Kepala Sub Bagian Risalah NAMA JABATAN : KEPALA SUBBAGIAN RISALAH A. Deskripsi Pekerjaan 1. Rangkuman Jabatan : Memimpin kegiatan Subbagian Transkrip dalam melakukan transkripsi rapat-rapat DPR RI sesuai dengan peraturan yang berlaku agar pelaksanaan tugas berjalan lancar
34
LanjutanTabel 3. Analisis Pekerjaan Kepala Sub Bagian Risalah NAMA JABATAN: KEPALA SUBBAGIAN RISALAH A. Deskripsi Pekerjaan 2. Fungsi Jabatan: kepala subbagian memiliki fungsi jabatan yaitu bertanggung jawab dalam pelaksanaan merencanakan kegiatanTranskrip berdasarkan rencana operasional kegiatan Bagian serta penyusunan risalah sementara atau resmi rapat-rapat DPR RI dengan peraturan yang berlaku agar pelaksanaan tugas berjalan lancar 3. Deskripsi Tugas: a. Merencanakan kegiatan Subbagian Transkrip berdasarkan rencana operasional kegiatan Bagian. b. Membagi tugas kepada bawahan agar tugas terbagi habis. c.Mengatur kegiatan bawahan agar terjalin kerjasama yang saling mendukung. d. Memberi arahan kepada bawahan agar pelaksanaan tugas berjalan baik. e. Membimbing bawahan dalam melaksanakan tugas. f. Melakukan penyusunan konsep transkrip rapat-rapat DPR RI. g. Memeriksa hasil kegiatan bawahan agar diperolah hasil yang benar. h. Melaporkan pelaksanaan dan hasil kegiatan atau kinerja kepada atasan secara berkala atau setiap waktu diperlukan. i. Melakukam tugas kedinasan lain sesuai dengan penugasan atasan. 4. Wewenang Membagi tugas kepada bawahan agar tugas terbagi habis.Mengatur kegiatan
bawahan
agar
mendukung.Membimbing
terjalin
kerjasama
bawahan
dalam
yang
saling
melaksanakan
tugas.Melakukan penyusunan konsep transkrip rapat-rapat DPR RI.Memeriksa hasil kegiatan bawahan agar diperolah hasil yang benar.Melaporkan pelaksanaan dan hasil kegiatan atau kinerja kepada atasan secara berkala atau setiap waktu diperlukan.
35
Lanjutan Tabel 3.Analisis Pekerjaan Kepala Sub Bagian Risalah A. Deskripsi Pekerjaan. 5. Peralatan dan Dokumen Kerja Peralatan dan dokumen yang digunakan adalah Personal komputer, Laptop, Hard Disk Eksternal, Tape Recorder, jaringan internet, Wifi. 6. Hasil Kerja Kepala Sub Bagian menyusun konsep matriks penugasan transkriptor, kasubag mengirimkan risalah resmi ke bagian tata persuratan (kasubag Penggandaan) dengan surat permintaan untuk di gandaan. 7. Hubungan Kerja Pihak
Deskripsi
Sesama kasubag
hubungan kerja tata persuratan
Transkriptor
hubungan kerja untuk proses penugasan transkriptor
8. Kondisi Kerja Setiap hari kepala bagian bekerja dengan waktu kerja ± 8 jam per hari mulai pukul delapan pagi hingga pukul empat sore. Apabila masih ada rapat malam terkadang ikut pula rapat sampai selesai. Kondisi ruangan mempunyai ruang sendiri dan ruangan bersama kasubag lain bagian risalah 9. Variansi Masalah Adanya
kesalahan
penyusunan
konsep
matrik
penugasan
transkriptor,adanya tumpang tindih penugasan kepada transkriptor dengan pelaksanaan dan hasil kegiatan atau kinerja kepada atasan secara berkala atau setiap waktu diperlukan B. SPESIFIKASI PEKERJAAN (JOB SPECIFICATION) Faktor Kompetensi Faktor
Deskripsi
Pengetahuan
dituntut memiliki kematangan dalam
(knowledge)
pekerjaan dan kematangan melakukan sesuatu yang berdasarkan pengetahuan dan ketrampilan.
36
Lanjutan Tabel 3.Analisis Pekerjaan Kepala Sub Bagian Risalah B. SPESIFIKASI PEKERJAAN (JOB SPECIFICATION) Faktor Kompetensi Faktor
Deskripsi
Motivasi
meningkatkan kedesiplinan dan menurunkan
(Motives)
tingkat absensi karyawan, mempertahankan loyalitas dan kestabilan karyawan. Hal ini semua akan diperolah peranan kecakapan, kemampuan dan perilaku.
Ketrampilan
Memiliki ketrampilan dalam Stenografi,
(Skill)
teknik penyusunan risalah, digitalisasi risalah,
Kemampuan
Memiliki kemampuan tugas, memanfaat
(Selft Concept)
fungsi, dan kemampuan tanggung jawab.
Karakteristik Personal
Wibawa, tegas, rajin, bekerja keras,
(Traits)
bertanggung jawab
Tabel 4.Analisis Pekerjaan Transkriptor NAMA JABATAN: TRANSKRIPTOR A. Deskripsi Pekerjaan 1. Rangkuman Jabatan: menyusun risalah rapat-rapat DPR RI sesuai dengan penugasanatasan agar pelaksanaan tugas berjalan lancar. 2. Fungsi Jabatan: Kepala bagian memiliki fungsi jabatan yaitu bertanggung jawab dalam pelaksanaan penyusunan risalah sementara atau resmi rapat-rapat DPR Bagian transkriptor memiliki tugas untuk menyusun risalah rapat-rapat DPR RI sesuai dengan penugasanatasan agar pelaksanaan tugas berjalan lancar. 3. Deskripsi Tugas: a. Menerima hasil rekaman rapat b. Melakukan transkip hasil rekam rapat c. Mencetak hasil transkip sebagaia konsep risalah rapat
37
Lanjutan Tabel 4.Analisis Pekerjaan Transkriptor A. Deskripsi Pekerjaan 3. Deskripsi Tugas: d. Menyampaikan konsep risalah rapat DPR RI kepada atasan e. Membuat back up file konsep risalah rapat f. Melakukan editing risalah dan hasil kegiatan kepada atasan. g. Melaporkan pelaksanaan dan hasil kegiatan kepada atasan h. Melakukan tugas kedinasan lain sesuai dengan penugasan atasan 4. Wewenang Melakukan transkip hasil rekam rapat, mencetak hasil transkip sebagian konsep risalah rapat, menyampaikan konsep risalah rapat DPR RI kepada atasan, membuat back up file konsep risalah rapat, melakukan editing risalah dan hasil kegiatan kepada atasan, melaporkan pelaksanaan dan hasil kegiatan kepada atasan. 5. Peralatan dan Dokumen Kerja Peralatan dan dokumen yang digunakan adalah Personal komputer, Laptop, Hard Disk Eksternal, Tape Recorder, jaringan internet, Wifi. 6. Hasil Kerja Kaset hasil rapat yang berisi rekaman kegiatan rapat dengan durasi tertentu yang digunakan sebagai media transkip suara yang perlu diubah menjadi tulisan menjadi naskah risalah resmi. Membuat back up file risalah rapat. 7. Hubungan Kerja Pihak Sesama transkriptor
Deskripsi hubungan kerja sama untuk proses penugasan sebagai transkriptor
Operator alat rekam AKD
hubungan dengan operator perekam berupa penyerahan file dta softcopy, men-scan data serta file risalah. komunikasi transkriptor, sehingga harus Bertambah tugas kerjanya. kesalahan atau trouble
38
Lanjutan Tabel 4.Analisis Pekerjaan Transkriptor A. Deskripsi Pekerjaan 8. Kondisi Kerja Setiap hari kepala bagian bekerja dengan waktu kerja ± 8 jam per hari mulai pukul delapan pagi hingga pukul empat sore. Apabila masih ada rapat malam terkadang ikut pula rapat sampai selesai. Kondisi ruangan mempunyai ruang sendiri khusus transkriptor yang disekat. 9. Variansi Masalah Pihak Sesama transkriptor
Deskripsi terjadi konflik kesalah pahaman Sesama transkriptor karena adanya rapat terlalu banyak, kurangnyaKomunikasi transkriptor,sehingga harus bertambah tugas kerja.
Selain transkriptor
- terjadi konflik dengan kasubag, sehingga penambahan tugas menjadi transkriptor hingga kasubag menjaditranskriptor. - Operator perekam terjadi konflik apabila kaset yang direkam ada
B. SPESIFIKASI PEKERJAAN (JOB SPECIFICATION) Faktor Kompetensi Faktor
Deskripsi
Pengetahuan
dituntut memiliki kematangan dalam
(knowledge)
pekerjaan dan kematangan melakukan sesuatu yang berdasarkan pengetahuan dan ketrampilan
Motivasi
menumbuhkan kepercayaan,
(Motives)
partisipasi, loyalitas, dan internal motivasi para bawahan dan cara persuasif. Hal ini semua akan diperolah peranan kecakapan, kemampuan dan perilaku.
39
Lanjutan Tabel 4.Analisis Pekerjaan Transkriptor B. SPESIFIKASI PEKERJAAN (JOB SPECIFICATION) Faktor Kompetensi Faktor Deskripsi Ketrampilan
Memiliki ketrampilan dalam Stenografi,
(Skill)
teknik penyusunan risalah, digitalisasi risalah, ISQ, teknik perekaman, bahasa Inggris,
Kemampuan
Memiliki kemampuan tugas, memanfaat
(Selft Concept)
fungsi, dan kemampuan tanggung jawab.
Karakteristik Personal
ketelitian, rajin, bekerja keras, fokus,
(Traits)
bertanggung jawab.
4.6. Analisis Beban Kerja Beban kerja merupakan hal yang penting dalam perhitungan formasi karyawan dan dapat dipakai untuk menghitung jumlah karyawan yang efektif pekerjaan akan selesai dengan baik dan tepat pada waktunya jika setiap hari karyawan dapat bekerja secara efektif. Waktu produktif Per Tahun untuk menghitung beban kerja, terlebih dahulu harus mengetahui waktu produktif dalam satu tahun melalui hari dan jam kerja efektif sebagai dasar perhitungan dalam penelitian, digunakan tahun 2013 untuk menghitung waktu kerja efektif. Berdasarkan informasi dari pihak bagian Risalah, jumlah rata-rata absen, izin, cuti pribadi, dinas ke luar kota dan lain-lain adalah sebesar 10% dari jumlah hari dalam satu tahun. Dengan demikian jumlah hari absen, izin dan lain-lain tahun 2013 adalah: 10% X 365 hari = 36,5 hari,dibulatkan menjadi 37
40
Selanjutnya adalah menghitung jumlah hari efektif selama tahun 2013. Perhitungannya adalah sebagai berikut: Jumlah hari menurut kalender dalam satu tahun Jumlah hari sabtu dan minggu
365 hari 102 hari
Jumlah hari libur nasional
14 hari
Jumlah hari cuti bersama
5 hari
Jumlah absen (sakit, izin, cuti pribadi,dll)
37 hari 158 hari
Hari kerja efektif dalam satu tahun
207 hari
Dari hasil perhitungan, diketahui bahwa jumlah hari efektifdalam satu tahun adalah 207 hari Setelah mengetahui jumlah hari kerja efektif dalam satu tahun, perhitungan dilanjut dengan menghitung jam kerja efektif dalam satu hari. Dengan memperhitungkan jam kerja per hari di bagian risalah. Dalam keputusan Presiden Nomor 68 Tahun 1995 telah ditentukan jam kerja Instansi pemerintah 37 jam 30 menit perminggu, baik untuk yang 5 (lima) hari kerja maupun 6 (enam ) hari kerja sesuai dengan yang ditetap kepala daerah masing-masing. Berdasarkan ketentuan tersebut, dapat dihitung jam kerja efektif yang akan digunakan sebagai alat ukur dalam melakukan analisis beban kerja. Maka perhitungan jam kerja efektif adalah sebagai berikut: - Jam kerja PNS perminggu
= 37,5 jam (37 jam 30 menit)
- Jam kerja PNS perhari
= 37,5 jam : 5 = 7,5 jam (7 jam 30 menit)
- Jam efektif perhari
= 75% x 7,5 jam = 5 jam 37 menit = 337
menit dibulatkan 330 menit (5 jam 30 menit) - Jam kerja efektif perminggu
= 5 hari x 330 menit = 1.650 menit
- Jam kerja efektif perbulan
= 20 hari x 330 menit = 6.600 menit
- Jam kerja efektif per tahun
= 12 bulan x 6.600 menit = 79.200 menit 1320 jam = 1300 jam
Hasil perhitungan menunjukan waktu produktif dalam satu tahun adalah 1300 jam. Perhiungan jumlah karyawan yang efektif perlu dilakukan untuk mencapai efisiensi waktu dan biaya. Dengan demikian, selain waktu produktif,
41
beban kerja berdasarkan deskripsi pekerjaan juga penting untuk diketahui agar dapat melakukan perhitungan jumlah karyawan yang efektif. Tabel 5. Analisis beban kerja Kepala Bagian Risalah No.
Rincian Tugas
Tahapan Pelaksanaan Tugas
Satuan Hasil
Waktu Penyelesaian
Beban Kerja
WP x BK
Jam Kerja Efektif
Pegawai yg Dibutuhkan
Ket.
1
Merencanakan operasional Kegiatan Bagian Risalah berdasarkan sasaran kerja Biro Persidangan
Menerima penugasan dari Kepala Biro Persidangan Menugaskan kepada masingmasing Kasubbag untuk mengumpulkan bahan dan data yang diperlukan untuk membuat pedoman dan rencana kerja untuk 1 tahun, untuk setiap satu masa sidang dan setiap reses
keg
2
4
8
72000
0,00011
keg
5
4
20
72000
0,00028
Per tahun Per tahun
Menyusun konsep pedoman kerja Bagian bersama-sama Kepala Sub Bagian
keg
20
4
80
72000
0,00111
Per tahun
Menyampaikan konsep pedoman kerja Bagian kepada Kepala Biro untuk dikoreksi
keg
5
4
20
72000
0,00028
Per tahun
Melaksanakan penyiapan bahan rencana kegiatan dan anggaran bagian
keg
30
4
120
72000
0,00167
Per tahun
Memimpin dan mengarahkan Kepala Subbagian daam menyusun konsep rencana kegiatan dan anggaran subbagian
keg
10
4
40
72000
0,00056
Per tahun
Menugaskan Kepala Subbagian untuk membuat rencana kegiatan dan anggaran sub bagian berdasarkan rencana operasional bagian yang telah ditetapkan
keg
5
4
20
72000
0,00028
Per tahun
Memimpin koordinasi dengan Kepala Sub Bagian mengenai hasil penugasan pembuatan rencana kegiatan dan anggaran sub bagian
keg
10
4
40
72000
0,00056
Per tahun
Mengkoordinir penyiapan konsep rencana kegiatan dan anggaran bagian
keg
15
4
60
72000
0,00083
Per tahun
Menyiapkan bahan rapat koordinasi dengan Kepala Biro mengenai rencana kegiatan dan anggaran bagian
keg
5
1
5
72000
0,00007
Per tahun
Menugaskan Kepala Sub Bagian untuk menyusun berkas (kuitansi dan lampiran kelengkapan) pertanggung jawaban penggunaan keuangan masingmasing sub bagian
keg
5
1
5
72000
0,00007
Per tahun
2
3
Menyusun rencana kegiatan dan anggaran Bagian sebagai bahan informasi bagi atasan dalam menyusun rencana anggaran agar kegiatan Setjen DPR RI dapat berjalan dengan lancar
Melaksanakan pertanggung jawaban penggunaan keuangan Bagian
42
Lanjutan Tabel 5. Analisis beban kerja Kepala Bagian Risalah No
4
5
6
Rincian Tugas
Melakukan Pengadministrasian Surat Masuk
Mengkoordinasikan pelaksanaan transkrip risalah
Mengkoodinasikan pelaksanaan distribusi risalah
Tahapan Pelaksanaan Tugas
Satuan Hasil
Waktu Penyelesaian
Beban Kerja
WP x BK
Jam Kerja Efektif
Pegawai yg Dibutuhkan
Ket.
Menugaskan Kasubbag agar melakukan penagihan keuangan kepada bendahara pengeluaran Sekretariat Jenderal DPR RI
keg
5
1
5
72000
0,00007
Per tahun
Menugaskan Kasubbag agar melakukan pembukuan (akuntansi) penggunaan keuangan bagian Menugaskan Kasubbag agar menyusun laporan pertanggung jawaban penggunaan keuangan bagian perbulan dan triwulan
keg
5
1
5
72000
0,00007
Per tahun
keg
5
6
30
72000
0,00042
Per tahun
Mengoreksi laporan penggunaan keuangan Bagian Menyetujui laporan penggunaan keuangan Bagian Menyampaikan laporan pertanggung jawaban penggunaan keuangan Bagian kepada Kepala Biro Mengkoordinir masuknya surat di Bagian Menugaskan Kepala Sub bagian melakukan klasifikasi surat yang masuk (kilat, segera dan biasa) berdasarkan analisis permasalahan surat dan membuat disposisi
keg
20
6
120
72000
0,00167
keg
5
6
30
72000
0,00042
keg
15
6
90
72000
0,00125
Per tahun Per tahun Per tahun
keg
2
6
12
300
0,04000
Per hari
keg
2
6
12
300
0,04000
Per hari
Membaca dan meneliti isi surat yang disampaikan kepada Sekjen DPR RI
keg
2
6
12
300
0,04000
Per hari
Menyerahkan Surat masuk dan lembar disposisi kepada Sekjen DPR
keg
2
6
12
300
0,04000
Per hari
Menugaskan Kasubbag untuk menindaklanjuti disposisi kepada Sekjen DPR
keg
2
6
12
300
0,04000
Per hari
Menugaskan Kasubag untuk mendata kaset transkrip yang diterima
keg
10
15
150
1500
0,10000
Per minggu
Menugaskan Kasubag untuk membuat risalah atas transkrip yang telah diterima
keg
10
15
150
1500
0,10000
Per minggu
Menerima hasil konsep risalah
keg
10
15
150
1500
0,10000
Per minggu
Memeriksa dan mengoreksi risalah Menyerahkan hasil koreksian kepada Kasubag
keg
10
15
150
1500
0,10000
keg
10
15
150
1500
0,10000
Per minggu Per minggu
Menugaskan Kasubag untuk mendata risalah yang telah selesai disusun
keg
10
15
150
1500
0,10000
Per minggu
Menugaskan Kasubag untuk mendistribusikan risalah Menugaskan Kasubag untuk merekap risalah yang telah didistribusikan
keg
10
15
150
1500
0,10000
keg
10
15
150
1500
0,10000
Per minggu Per minggu
43
Lanjutan Tabel 5.Analisis beban kerja Kepala Bagian Risalah No
7
8
9
10
Rincian Tugas
Tahapan Pelaksanaan Tugas
Satuan Hasil
Waktu Penyelesaian
Beban Kerja
WP x BK
Jam Kerja Efektif
Pegawai yg Dibutuhkan
Ket.
Menyiapkan Data dan Informasi yang diperlukan untuk mendukung kinerja Setjen DPR RI dalam menanggapi masalah yang sedang hangat diungkap publik, khususnya apabila dipertanyakan oleh pers atau apabila memang perlu disampaikan kepada pers
Menyiapkan kajian / telaah hukum dari suatu masalah/kasus tertentu yang sedang hangat dibicarakan publik
keg
75
2
150
6000
0,02500
Per bulan
Melakukan koordinasi dengan unit terkait yang telah ditugaskan dengan Sekjen DPR
keg
15
2
30
6000
0,00500
Per bulan
Menyiapkan undang-undang / peraturan yang diperlukan setiap saat dibutuhkan sebagai kelengkapan dari masalah / kasus tertentu yang akan dibahas
keg
20
2
40
6000
0,00667
Per bulan
Menyiapkan kliping harian / berita inernet berkaitan dengan masalah / kasus yang sedang hangat Menugaskan Kasubbag agar mengumpulkan data-data yang diperlukan terkait masalah / kasus yang sedang hangat
keg
30
2
60
6000
0,01000
Per bulan
keg
5
2
10
6000
0,00167
Per bulan
Memimpin koordinasi dengan Kepala Subbagian berkaitan dengan bahan pelaporan masingmasing subbagian
keg
15
5
75
72000
0,00104
Per tahun
Menugaskan Kepala Subbagian untuk menyusun laporan kegiatan sesuai dengan sub unit bagiannya masing-masing
keg
5
5
25
72000
0,00035
Per tahun
Mengkoordinir Kepala Subbagian untuk menyusun laporan kegiatan bagian berdasarkan laporan masing-masing subbagian
keg
15
5
75
72000
0,00104
Per tahun
Menugaskan Kasubbag agar menyiapkan bahan laporan kegiatan bagain untuk disampaikan kepala Biro
keg
5
5
25
72000
0,00035
Per tahun
Menugaskan Kasubbag agar melakukan koordinasi dengan unit terkait berkenaan dengan perjalnan dinas Komisi
keg
5
5
25
6000
0,00417
Per bulan
Menugaskan Kasubbag agar menyiapkan data-data yang diperlukan untuk berjalnan dinas
keg
5
5
25
6000
0,00417
Per bulan
Menugaskan Kasubbag agar mengecek paspor, bagasi, dan lain-lain saat kedatangan dan kepulangan dari perjalanan dinas
keg
5
5
25
6000
0,00417
Per bulan
Menugaskan Kasubbag agar mengecek kelengkapan rumah dinas
keg
5
1
5
300
0,01667
Per hari
Menugaskan Kasubbag agar mengecek kelengkapan ruang kerja
keg
5
1
5
300
0,01667
Per hari
Menyusun Laporan Kegiatan Bagian secara periodik agar segala kegiatan bagian tercatat dan dilaporkan kepada atasan
Mengatur perjalanan Dinas Bagian, baik Dalam Negeri maupun Luar Negeri
Mengurus Kerumahtanggan Bagian
44
Lanjutan Tabel 5.Analisis beban kerja Kepala Bagian Risalah No
Rincian Tugas
Tahapan Pelaksanaan Tugas
Satuan Hasil
Waktu Penyelesaian
Beban Kerja
WP x BK
Jam Kerja Efektif
Pegawai yg Dibutuhkan
Ket.
Menugaskan Kasubbag agar mengecek kebersihan ruangan (ruang kerja, ruang tamu, ruang makan, ruang istirahat, dan toilet) Menugaskan Kasubbag agar mengecek makanan dan minuman yang akan dihidangkan
keg
5
1
5
300
0,01667
Per hari
keg
5
1
5
300
0,01667
Per hari
Menyampaikan surat-surat, undangan-undangan, koran harian, majalah ke meja kerja
keg
2
2
4
300
0,01333
Per hari
Jumlah
2.552
Kebutuhan personil
1,15
Pembulatan
1
Berdasarkan perhitungan beban kerja pada Kepala Bagian Risalah memiliki beban kerja sebesar 2552 jam dalam setahun, dengan kebutuhan personil 1 orang. Tabel 6. Analisis beban kerja Kepala Sub Bagian Distribusi No.
Rincian Tugas
Tahapan Pelaksanaan Tugas
Satuan Hasil
Waktu Penyelesaian
Beban Kerja
WP x BK
Jam Kerja Efektif
Pegawai yg Dibutuhkan
Ket.
1.
Merencanakan kegiatan Sub Bagian Transkripberdasarka n rencana operasional kegiatan Bagian
Menyusun rencana kerja subbagian berdasar rencana kerja bagian Menyampaikan kepada bawahan rencana kerja dan pembagian kerja
keg
90
2
180
72.000
0,00250
per tahun
keg
10
4
40
72.000
0,00056
per tahun
Menyampaikan konsep kepada atasan untuk mendapat koreksi dan arahan Menyempurnakan rencana kegiatan subbagian Menerima penugasan untuk mendata kaset transkrip yang diterima
keg
5
4
20
72.000
0,00028
per tahun
keg
30
2
60
72.000
0,00083
keg
10
15
150
1.500
0,10000
per tahun Per minggu
Mendata risalah yang telah selesai dibuat Mendistribusikan risalah
keg
30
15
450
1.500
0,30000
keg
60
15
900
1.500
0,60000
Mendata dan Mengarsip risalah
keg
30
15
450
1.500
0,30000
Melaporkan kepada pimpinan
keg
10
15
150
1.500
0,10000
Mencatat dalam agenda setiap surat yang masuk dan keluar Menganalisa isi surat masuk
keg
3
200
600
72.000
0,00833
keg
10
200
2.000
72.000
0,02778
Mengarsip surat yang telah didisposisi Mengarsip surat keluar.
keg
5
200
1.000
72.000
0,01389
keg
5
200
1.000
72.000
0,01389
Mengarsip surat keluar yang telah dikirim Melaporkan perkembangan pelaksanaan tugas secara lisan dan tulisan. Meminta arahan dan bimbingan terhadap masalah yang dihadapi
keg
5
200
1.000
72.000
0,01389
keg
5
50
250
72.000
0,00347
keg
10
25
250
72.000
0,00347
2
3
4
Mendistribusikan risalah
Mengurus tata surat dan kearsipan Bagian.
Melaporkan pelaksanaan dan hasil kegiatan/kinerja kepada atasan secara berkala atau setiap waktu diperlukan
Jumlah Kebutuhan personil Pembulatan
8.500 1,49 1
Per minggu Per minggu Per minggu Per minggu per tahun per tahun per tahun per tahun per tahun per tahun per tahun
45
Berdasarkan perhitungan beban kerja pada Kepala Sub Bagian distribusi memiliki beban kerja sebesar 8550 jam dalam setahun, dengan kebutuhan personil 1 orang. Tabel 7.Analisis beban kerja Kepala Sub Bagian Transkrip No.
Rincian Tugas
Tahapan Pelaksanaan Tugas
Satuan Hasil
Waktu Penyelesaian
Beban Kerja
WP x BK
Jam Kerja Efektif
Pegawai yang Dibutuhkan
Ket.
1.
Merencanakan kegiatan Sub Bagian Transkripberda sarkan rencana operasional kegiatan Bagian
Menyusun rencana kerja subbagian berdasar rencana kerja bagian
Keg
90
2
180
72000
0,00250
per tahun
Menyampaikan kepada bawahan rencana kerja dan pembagian kerja
Keg
10
4
40
72000
0,00056
per tahun
Menyampaikan konsep kepada atasan untuk mendapat koreksi dan arahan
Keg
5
4
20
72000
0,00028
per tahun
Keg
30
2
60
72000
0,00083
per tahun
Keg
5
15
75
1500
0,05000
Per minggu
Keg
45
15
675
1500
0,45000
Keg
45
15
675
1500
0,45000
Keg
5
15
75
1500
0,05000
Keg
5
15
75
1500
0,05000
Keg
15
15
225
1500
0,15000
Keg
3
200
600
72000
0,00833
per tahun
Keg
10
200
2000
72000
0,02778
per tahun
Keg
5
200
1000
72000
0,01389
per tahun
Keg
5
200
1000
72000
0,01389
per tahun
Keg
5
200
1000
72000
0,01389
per tahun
Keg
5
50
250
72000
0,00347
per tahun
keg
10
25
250
72000
0,00347
per tahun
2
3
Menyempurnakan rencana kegiatan subbagian Menerima penugasan untuk mendata kaset transkrip yang diterima
Mentranskrip risalah
Mendata transkrip hasil rekaman yang diterima Membuat konsep risalah atas transkrip yang telah diterima Menyerahkan hasil konsep risalah kepada Kabag Menerima hasil koreksian kepada Kasubag Mengoreksi/mengedit ketikan risalah Mencatat dalam agenda setiap surat yang masuk dan keluar Menganalisa isi surat masuk
Mengurus tata surat dan kearsipan Bagian.
Mengarsip surat yang telah didisposisi Mengarsip surat keluar.
4
Mengarsip surat keluar yang telah dikirim Melaporkan perkembangan pelaksanaan tugas secara lisan dan tulisan.
Melaporkan pelaksanaan dan hasil kegiatan/kinerj a kepada atasan secara berkala atau setiap waktu diperlukan
Meminta arahan dan bimbingan terhadap masalah yang dihadapi
Jumlah Kebutuhan personil Pembulatan
8.200 1,29 1
Berdasarkan perhitungan beban kerja pada Kepala Sub Bagian Transkrip memiliki beban kerja sebesar 8200 jam dalam setahun, dengan kebutuhan personil 1 orang.
Per minggu Per minggu Per minggu Per minggu Per minggu
46
Tabel 8.Analisis beban kerja Transkriptor Sub Transkrip No.
Rincian Tugas
1
Menerima hasil rekaman rapat-rapat DPR RI untuk dilakukan transkrip.
2
3
Membuat transkrip hasil rekaman rapatrapat DPR RI untuk menyusun risalah sementara.
Mencatat seluruh hasil pekerjaan ke dalam buku/lembaran kerja.
Tahapan Pelaksanaan Tugas
Satuan Hasil
Waktu Penyelesaian
Beban Kerja
WP x BK
Jam Kerja Efektif
Pegawai yang Dibutuhkan
Ket.
Menerima arahan tentang pelaksanaan tugas dari Kasubag Rapat.
Keg
10
50
500
1500
0,33333
Per Minggu
Keg
30
50
1500
1500
1,00000
Keg
150
50
7500
1500
5,00000
Keg
30
50
1500
1500
1,00000
Keg
10
15
150
1500
0,10000
Per Minggu
Keg
180
15
2700
1500
1,80000
Per Minggu
Keg
120
15
1800
1500
1,20000
Per Minggu
Keg
60
15
900
1500
0,60000
Per Minggu
Keg
60
15
900
1500
0,60000
Per Minggu
Keg
60
15
900
1500
0,60000
Per Minggu
Keg
60
15
900
1500
0,60000
Keg
20
15
300
1500
0,20000
Keg
10
15
150
1500
0,10000
Per Minggu
Keg
60
15
900
1500
0,60000
Per Minggu
Keg
10
15
150
1500
0,10000
Per Minggu
Keg
60
15
900
1500
0,60000
Per Minggu
Menerima hasil rekaman rapat-rapat DPR RI. Mengecek kaset sesuai jumlahnya. Melaporkan hasil pelaksanaan kepada atasan. Menerima arahan tentang pelaksanaan tugas dari Kasubag Rapat. Mentranskrip kaset dalam bentuk laporan risalah sementara. Mengetik konsep risalah sementara. Mengoreksi hasil ketikan konsep risalah sementara sebelum dicetak. Mencetak konsep risalah sementara dan menyerahkan kepada atasan untuk dikoreksi. Melakukan editing konsep risalah sementara setelah mendapat koreksi. Mencetak ulang konsep risalah sementara. Membuat back up file konsep risalah sementara. Menerima arahan tentang pelaksanaan tugas dari atasan. Mencatat data-data kaset yang dikerjakan ke dalam buku laporan kerja. Menyerahkan kepada atasan hasil laporan pengerjaan kaset risalah rapat. Membuat rekap hasil seluruh pekerjaan yang telah dilakukan kepada atasan.
Jumlah Kebutuhan personil Pembulatan
21.650 14,43 14
Berdasarkan perhitungan beban kerja pada Transkriptor Sub Transkrip memiliki beban kerja sebesar 21.650 jam dalam setahun, dengan kebutuhan personil 14 orang.
Per Minggu Per Minggu Per Minggu
Per Minggu Per Minggu
47
Tabel 9.Analisis beban kerja Transkriptor Sub Distribusi No
Rincian Tugas
1.
Menerima hasil rekaman rapatrapat DPR RI untuk dilakukan transkrip.
2.
3.
4
5
Membuat transkrip hasil rekaman rapatrapat DPR RI untuk menyusun risalah sementara.
Mencatat seluruh hasil pekerjaan ke dalam buku/lembaran kerja.
Mendistribusika n transkrip risalah
Mengarsip transkrip risalah
Tahapan Pelaksanaan Tugas Menerima arahan tentang pelaksanaan tugas dari Kasubag Rapat. Menerima hasil rekaman rapat-rapat DPR RI. Mengecek kaset sesuai jumlahnya. Melaporkan hasil pelaksanaan kepada atasan. Menerima arahan tentang pelaksanaan tugas dari Kasubag Rapat. Mentranskrip kaset dalam bentuk laporan risalah sementara. Mengetik konsep risalah sementara. Mengoreksi hasil ketikan konsep risalah sementara sebelum dicetak. Mencetak konsep risalah sementara dan menyerahkan kepada atasan untuk dikoreksi. Melakukan editing konsep risalah sementara setelah mendapat koreksi. Mencetak ulang konsep risalah sementara. Membuat back up file konsep risalah sementara. Menerima arahan tentang pelaksanaan tugas dari atasan. Mencatat data-data kaset yang dikerjakan ke dalam buku laporan kerja. Menyerahkan kepada atasan hasil laporan pengerjaan kaset risalah rapat. Membuat rekap hasil seluruh pekerjaan yang telah dilakukan kepada atasan. Menerima arahan tentang pelaksanaan tugas dari atasan. Mencatat data-data transkrip berupa risalah yang telah selesai dikerjakan ke dalam buku laporan kerja. Menggandakan transkrip risalah sesuai kebutuhan Mendistribusikan transkrip risalah Membuat rekap hasil seluruh pekerjaan yang telah dilakukan kepada atasan. Menerima arahan tentang pelaksanaan tugas dari atasan. Memilah jenis risalah mengarsip risalah sesuai pengelompokan Membuat rekap hasil seluruh pekerjaan yang telah dilakukan kepada atasan.
Satuan Hasil
Waktu Penyelesaian
Beban Kerja
WP x BK
Jam Kerja Efektif
Pegawai yang Dibutuhk an
Ket.
Keg
10
50
500
1.500
0,33333
Per Minggu
Keg
30
50
1.500
1.500
1,00000
Keg
150
50
7.500
1.500
5,00000
Keg
30
50
1.500
1.500
1,00000
Keg
10
20
200
1.500
0,13333
Per Minggu
Keg
180
20
3.600
1.500
2,40000
Per Minggu
Keg
120
20
2.400
1.500
1,60000
Per Minggu
Keg
60
20
1.200
1.500
0,80000
Per Minggu
Keg
60
20
1.200
1.500
0,80000
Per Minggu
Keg
60
20
1.200
1.500
0,80000
Per Minggu
Keg
60
20
1.200
1.500
0,80000
Keg
20
20
400
1.500
0,26667
Keg
10
15
150
1.500
0,10000
Per Minggu
Keg
60
15
900
1.500
0,60000
Per Minggu
Keg
10
15
150
1.500
0,10000
Per Minggu
Keg
60
15
900
1.500
0,60000
Per Minggu
Keg
10
15
150
1.500
0,10000
Per bulan
Keg
90
15
1.350
1.500
0,90000
Per bulan
Keg
120
15
1.800
1.500
1,20000
Keg
120
15
1.800
1.500
1,20000
Keg
60
15
900
1.500
0,60000
Per bulan
Keg
10
15
150
1.500
0,10000
Per bulan
Keg
120
15
1.800
1.500
1,20000
Keg
120
15
1.800
1.500
1,20000
Keg
60
15
900
1.500
0,60000
Jumlah Kebutuhan personil Pembulatan
24.500 23,43 23
Per Minggu Per Minggu Per Minggu
Per Minggu Per Minggu
Per bulan Per bulan
Per bulan Per bulan Per bulan
48
Berdasarkan perhitungan beban kerja pada Transkriptorsub Distribusi memiliki beban kerja sebesar 24.500 jam dalam setahun, dengan kebutuhan personil 23 orang. Berdasarkan perhitungan beban kerja pada Kepala Bagian, Kepala Sub Bagian, Transkriptor. Bagian transkriptor memiliki beban kerja tertinggi. Hal ini dikarenakan pekerjaan yang dilakukan membutuhkan waktu yang lama dan dilakukan setiap hari, dimana pelaksanaannya membutuhkan ketelitian dan keakuratan yang tepat. 4.7. Perhitungan Jumlah Karyawan Perhitungan jumlah karyawan dilakukan dengan membagi jumlah beban kerja dengan waktu produktif selama satu tahun. Perhitungan yang dilakukan Kepala Bagian Risalah, Kepala Sub Bagian Risalah, serta Transkriptor bisa dilihat pada Tabel 10. Tabel 10.Perhitungan kebutuhan karyawan No
Nama Jabatan
Jumlah Beban Kerja 2.552
Jumlah Pemangku Jabatan 1
Hasil ABK
+/-
EJ/EU
PJ/ PU
1
0
1.15
A
1
Kepala Bagian Risalah
2
Kepala Sub Bagian Transkrip
8.200
1
1
0
1,29
A
3
Transkriptor
21.650
14
14
0
1,03
A
4
Kepala Sub Bagian Distribusi
8.500
1
1
0
1,49
A
5
Transkriptor
24.500
23
23
0
1,02
A
Perhitungan jumlah kebutuhan karyawan = Perhitungan +/- = Selisih antara jumlah kebutuhan karyawan dengan jumlah karyawan yang ada Beban Kerja Jabatan Jumlah Pemangku Jabatan Jam Efektif Pertahun PJ/PU = Prestasi Kerja dengan Pedoman
EJ/EU =
Keterangan a. EJ di atas
1,00
= A (Sangat Baik)
b. EJ diantara
0,90-1,00
= B (Baik)
c. EJ diantara
0,70-0.89
= C (Cukup)
d. EJ diantara
0,50-0,69
= D (Sedang)
e. EJ dibawah
0.50
= E (Kurang)
49
Dapat dilihat pada Tabel 10 bahwa jumlah kebutuhan karyawan efektif untuk kepala bagian risalah sebanyak 1 orang, Kepala Sub Bagian Transkrip 1 orang, Kepala Sub Bagian Distribusi 1 orang, Transkriptor dibawah Kepala Sub Bagian Transkrip 14 orang, Transkriptor dibawah kepala Sub Bagian Distribusi 23 orang. Hasil pengukuran beban kerjauntuk Kepala Bagian Risalah 2552 jam/tahun,Kepala Sub Bagian Transkrip8200 jam/tahun, Kepala Sub Bagian Distribusi 8500 jam/tahun, Transkriptor dibawah kepala Sub Bagian Transkrip 21.650 jam/tahun, Transkroptor dibawah Kepala Sub Bagian Distribusi 24.500 jam/tahun, menunjukkan perbedaan beban kerja masing-masing jabatan. Beban kerja transkriptor lebih tinggi dibanding Kepala Bagian risalah dan Kepala Subbagian Risalah. Berdasarkan hasil analisis dapat diketahui bahwa efisiensi dan efektifitas Kepala Bagian Risalah A (Sangat Baik), efesiensi dan efektifitas Kepala Sub Bagian A (Sangat Baik), efisiensi dan Efektifitas Transkriptor A (Sangat Baik). Beban Kepala Bagian, Kepala sub Bagian dan Transkriptor di Sekretariat Jenderal DPR RI tidak sesuai dengan standar beban kerja Kementrian Dalam Negeri, dikarenakan untuk kegiatan anggota dewan seperti rapat tidak bisa di prediksikan seperti halnya adanya rapat mendadak dan lamanya rapat. Sejumlah target pekerjaan atau target hasil yang harus dicapai dalam satu satuan waktu tertentu. Dalam konteks yang lebih riil beban kerja sesungguhnya merupakan uraian tugasmasing-masing pegawai sebagai manifestasi dari pelaksanaan visimisi organisasi. Besar kecilnya beban kerja pegawai sangat tergantung pada besar kecilnya beban kerja organisasi. Ada korelasi positif antara beban kerja organisasi dengan beban individu. Namun beban kerja organisasi yang besar tidak bisa menjasi acuan bagi tinggi rendahnya kinerja organisasi begitu juga individu, banyak pegawai yang memiliki beban kerja yang besar tetapi kinerjanya belum tentu tinggi. Terkait bagaimana kapasitas dan kemampuan pegawai tesebut dalam melaksanakan tugasnya maka diperlukan analisa beban kerja sebagai metode untuk mengetahui kapasitas pegawai dalam melaksanakan tugas pokok dan fungsi organisasi. Banyak pekerjaan yang tidak secara eksplisit tercantum dalam dokumen uraian tugas tapi merupakan tugas yanng harus dikerjakan oleh pegawai. Dalam proses pengukuran beban kerja, uraian tugas merupakan salah satu elemen
50
pokok dalam mekanisme pengukurannya. Penting dalam arti bagaimana pegawai mengalokasikan waktu dan mengefektifkan tugas dan pekerjaan yang di embannya sehingga pekerjaan tersebut selesai secara cepat, lambat atau biasabiasa saja yanh dikonversikan dalam waktu yang digunakan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan. Penentuan norma waktu yang ideal selayaknya memperhatikan tingkat kesulitan tugas, jumlah volume kerja, jumlah dan kualifikasi pegawai yang ada, teknologi pendukung yang digunakan, dan ketersediaan (Standard Operating Procedures) SOP. Ketersediaan SOP sangatlah diperlukan untuk meningkatkan efiensi dan efektivitas pelaksanaan tugas. Hasil pengolahan data mengenai jumlah kebutuhan karyawan dapat memperhatikan deskripsi sebelumnya yaitu uraian tugas dan beban kerja. Kebutuhan jumlah karyawan muncul sebagai akibat dari jumlah beban kerja yang berlebih dibandingkan dengan jumlah karyawan yang ada. Dalam perhitungannya kebutuhan jumlah karyawan formula yang dipergunakan adalah bahwa standar beban kerja satu orang karyawan yaitu sebanyak 1300 jam/tahun, sementara jumlah beban kerja selain dipengaruhi oleh jumlah volume kerja juga dipengaruhi norma waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas, artinya semakin banyak jumlah volume kerja semakin banyak waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas. Selanjutanya apabila waktu yang dibutuhkan karyawan semakin banyak maka bisa jadi semakin banyak pula jumlah karyawan yang dibutuhkan tanpa membedakan kualifikasi masingmasing karyawan, yang penting untuk diperhatikan berkaitan dengan kebutuhan jumlah karyawan adalah kapasitas atau kompetensi karyawan yang melaksanakan tugas pekerjaannya oleh karenanya peningkatan kapasitas merupakan faktor yang harus diperhatikan. Rumusan tugas merupakan sangat krusial yang menjadi penting agar beban kerja dapat ditetapkan secara lebih tepat dan kuantitas serta kualitas dapat ditetapkan secara tepat. Pelaksanaananalisa beban kerja pada hakekatnya diharapkan agar terpenuhinya tuntutan kebutuhan untuk menciptakan efektivitas dan efiensi serta profesionalisme sumber daya manusia aparatur yang memadai pada setiap instansi serta mampu melaksanakan tugas-tugas umum pemerintahan dan pembangunan
51
secara lancar dengan dilandasi semangat pengabdian kepada masyarakat, bangsa dan negara. 4.8. Implikasi Manajerial Analisis pekerjaan dan analisis beban kerja merupakan faktor penting dalam sebuah organisasi, analisis pekerjaan dilakukan untuk menghasilkan deskripsi pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan sebagai identitas suatu jabatan yang berguna untuk berbagai kepentingan dalam pengelolaan sumber daya manusia. Sementara itu analisis beban kerja perlu dilakukan untuk mengetahui besar beban kerja pada suatu pekerjaan dan kesesuaian antara beban kerja dengan jumlah karyawan. Pada bagian risalah analisis pekerjaan, sudah ada deskripsi dan spesifikasi pekerjaan,harusdisempurnakan melalui visi, misi, pendekatan, strategi, dan kegiatan operasional agar dapat terciptanya kerjasama tim yang prima, hubungan kerja berdasarkan pendekatan pertisipasi dan kelompok kerja (team work) guna dapat mencapai misi organisasi yang efisien, efektif, dan berkeadilan kearah yang lebih baik. Untuk beban kerja menunjukkan perbedaan beban kerja masing-masing jabatan. Beban kerja transkriptor secara umum lebih tinggi dibanding kepala bagian dan kepala subbagian.Penentuan norma waktu yang ideal selayaknya memperhatikan tingkat kesulitan tugas, jumlah volume kerja, jumlah dan kualifikasi pegawai yang ada, teknologi pendukung yang digunakan, dan ketersediaan (Standard Operating Procedures) SOP. Ketersediaan SOP sangatlah diperlukan untuk meningkatkan efiensi dan efektivitas pelaksanaan tugas. Hasil pengolahan data mengenai jumlah kebutuhan karyawan dapat memperhatikan deskripsi sebelumnya yaitu uraian tugas dan beban kerja. penting untuk diperhatikan berkaitan dengan kebutuhan jumlah karyawan adalah kapasitas atau kompetensi karyawan yang melaksanakan tugas pekerjaannya oleh karenanya peningkatan kapasitas merupakan faktor yang harus diperhatikan. Rumusan tugas merupakan sangat krusial yang menjadi penting agar beban kerja dapat ditetapkan secara lebih tepat dan kuantitas serta kualitas dapat ditetapkan secara tepat. Bagian Risalah Sekretariat Jenderal DPR RI perlu diterapkan secara tepat untuk membantu terciptanya suatu visi, misi, tugas dan fungsi pokokyang efisiensi
52
dan efektif yang baik. Menurut Hasibuan (2005) bahwa SDM memiliki empat fungsi pokok majerial yaitu perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian, secara umum, setiap karyawan baik Kepala Bagian risalah, Kepala Sub Bagian Risalah, transkriptor harus mengamalkan empat fungsi tersebut. Perencanaan setiap pekerjaan dapat membuat program-program dalam bentuk kerja. Pada fungsi pengorganisasian dan pengarahan, setiap pekerjaan diberi pemahaman mengenai hak dan kewajiban mereka dalam tiap pekerjaan masingmasing. Sehingga masalah-masalah yang mungkin terjadi dapat dihindari. Selain penerapan empat fungsi diatas, perlu ada peningkatan pengetahuan dan ketrampilan untuk meningkatan kualitas dan kinerja. Karyawan bagian risalah diharapkan dapat semakin meningkatkan kinerjanya dengan memperhatikan deskripsi pekerjaan, spesifikasi pekerjaan, serta kesesuaian antara beban kerja dengan jumlah karyawannya, khususnya transkriptor dengan melaksanakan berbagai langkah tersebut. Kesesuaian beban kerja dengan jumlah karyawan diharapkan dapat meningkatkan motivasi dan kinerja pegawai, yang selanjutnya akan meningkatkan kinerja dan prestasi sesuai visi, misi, dan tugas pokok Sekretariat Jenderal DPR RI.
53
KESIMPULAN DAN SARAN
1. Kesimpulan Berdasarkan tujuan penelitian yang ingin diperoleh dan hasil analisis pada pembahasan, maka dapat disimpulkan hal-hal sebagai berikut: a. Deskripsi pekerjaan dengan uraian rangkuman jabatan, fungsi jabatan, deskripsi tugas, wewenang, peralatan dan dokumen kerja, hasil kerja, hubungan kerja, kondisi kerja, variansi masalah. Spesifikasi pekerjaan dengan uraian faktor kompetensi: pengetahuan, motivasi, ketrampilan, kemampuan, karakteriktik personal. Deskripsi pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan pada karyawan bagian risalah sudah terinci secara mendetail. b. Berdasarkan hasil perhitungan analisis beban kerja, didapat hasil beban kerja per jam/tahunmasing-masing menunjukkan variasi, beban kerja paling besar yaitu transkriptor. Berdasarkan hasil analisis dapat diketahui bahwa efisiensi dan efektifitas Kepala Bagian Risalah A (Sangat Baik), efesiensi dan efektifitas Kepala Sub Bagian A (Sangat Baik), efisiensi dan Efektifitas Transkriptor A (sangat Baik). Penentuan norma waktu yang ideal selayaknya memperhatikan tingkat kesulitan tugas, jumlah volume kerja, jumlah dan kualifikasi pegawai yang ada, teknologi pendukung yang digunakan, dan ketersediaan (Standard Operating Procedures) SOP. Ketersediaan SOP sangatlah diperlukan untuk meningkatkan efiensi dan efektivitas pelaksanaan tugas. c. Bagian Risalah Sekretariat Jenderal DPR RI perlu diterapkan secara tepat untuk membantu terciptanya suatu visi, misi, tugas dan fungsi pokok yang efisiensi dan efektif yang baik. Sebagaimana ditetapkan dalam Permenpan Nomor 15 tahun 2008, bahwa visi reformasi birokrasi adalah: Terciptanya tata kelola kepemerintahan yang baik tahun 2025.
54
2. Saran Dalam rangka meningkatkan kualitas hasil penelitian selanjutnya, berikut beberapa saran yang dapat diberikan yaitu, diterapkan Reformasi Birokrasi pada bagian risalah untuk bertujuan mengemban dan menggapai visi, misi, tugas dan fungsi serta peranan masing-masing dalam rangka meningkatkan pelayanan publik yang lebih baik, terutama dalam hal sumber daya manusia.
55
DAFTAR PUSTAKA
Arep, I. dan H. Tanjung. 2003. Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta [ID]: Penerbit Universitas Trisakti. Azwar. 2010.Metode Penelitian. Yogyakarta [ID]: Pustaka Pelajar. Departemen Dalam Negeri. 2008. Peraturan Menteri Dalam Negeri No 12 Tahun 2008 Tentang Pedoman Analisis Beban Kerja di Lingkungan Dalam Negeri dan Pemerintah Daerah. Dessler G. 2004. Manajemen Sumber Daya Manusia. Edisi kesembilan. Jakarta [ID]: PT. Indeks Kelompok Gramedia. Dewan Perwakilan Rakyat Republik Indonesia. 2005. Peraturan Sekretariat Jenderal NO.400/SEKJEN/2005Tentang Sekretariat Jenderal DPR RI. Dewan Perwakilan Rakyat Republik Indonesia. 2005. Peraturan Pemerintah NO.23 Tahun 2005 Tentang Sekretariat Jenderal DPR RI. Dewan Pewrakilan Rakyat Republik Indonesia. Peraturan Sekretariat Jenderal No. 514/SEKJEN/2006 tentang Rumusan dan Rincian Tugas Jabatan Non Struktural Organisasi Sekretariat Jenderal DPR RI. Dewan Perwakilan Rakyat Republik Indonesia. 2011. Peraturan Sekretariat Jenderal Nomor 01/PER-SEKJEN/2011 tentang Sekretariat Jenderal DPR RI. Dewan Perwakilan Rakyat Republik Indonesia. 2009. Peraturan DPR RI No 1 Tahun 2009 Tentang Tata Tertib. FlippoE B.1994. Manajemen Personalia: edisi keenam, jilid 1. Jakarta [ID]: Erlangga. Gunawan, IJ L. 2014. Analisa Pekerjaan dan Desain Pekerjaan Pada PT. CHANDRA ELC. Skripsi pada Fakultas Manajemen Bisnis, Program Studi Manajemen, Universitas Kristen Petra. Sidoarjo Hasibuan M. 2005. Manajemen Sumber Daya Manusia. Edisi revisi. Jakarta [ID]: PT. Bumi Aksara. MangkuprawiraS, VitayalaA. 2007. Manajemen Mutu Sumber Daya Manusia. Bogor [ID]: Ghalia Indonesia. Marwansyah, 2003. Manajemen Sumber Daya Manusia, Edisi kedua, Bandung [ID]: Alfabeta.
56
MoleongJL. 2006. Metedologi Penelitian Kualitatif. Bandung [ID]: PT. Remaja Rosda Karya. Mondy. 2008. Manajemen Sumber Daya Manusia Jilid 1. Jakarta [ID]: Penerbit Erlangga. Purhantara W.(2010).Metode Penelitian Kualitatif Untuk Bisnis. Yogyakarta [ID]: Graha Ilmu. Saraswati H. 2014. Rancangan Desain Pekerjaan Aktivitas Rantai Pasok Komoditas Kentang (Studi Kasus: Kebupaten Karo). Skripsi pada Fakultas Ekonomi dan Manajemen, Institut Pertanian Bogor, Bogor. Sastrohadiwiryo.2002. Manajemen Tenaga Kerja Indonesia: Pendekatan Administratif dan operasional. Jakarta [ID]: PT. Bumi Aksara. Sedarmayanti. 2009. Sumber Daya Manusia dan Produktivitas. Bandung [ID]: CV. Mandar Maju. Spence LM, Spencer SM. 1993. Competence at Work. New York [US]: John Wiley & sons. Yulantami Y. 2010. Analisis Pekerjaan dan Beban Kerja Karyawan PT. Ekanindya Karsa. Skripsi Fakultas Ekonomi dan Manajemen, Institut Pertanian Bogor, Bogor.
57
Lampiran 1. Struktur Organisasi Sekretariat Jenderal DPR RI
