ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENERIMAAN KAS PADA KOPERSI : STUDI KASUS PADA KOPERASI NELAYAN MINA MISOYO SARI PEMALANG Sarah Ayu Putri Mohamad Slamet Wibowo Program Studi Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia Abstrak Sistem informasi akuntansi sangat berperan penting dalam kelangsungan usaha sebagai penyedia informasi material bagi para pemangku kepentingan. Skripsi ini bertujuan untuk melakukan analisis dan perancangan sistem informasi penerimaan kas yang merupakan subsistem dari sistem informasi akuntansi pada koperasi dengan mengambil studi kasus pada koperasi nelayan Mina Misoyo Sari Pemalang dengan fokus pada siklus penerimaan kas dari penerimaan anggota, unit bisnis, dan dana sosial nelayan. Metode yang digunakan yaitu perancangan sistem berupa Framework Application of Sistem Thinking. Hasil dari penelitian ini berupa rancangan proses dan prosedur yang terintegrasi dari kegiatan pada siklus penerimaan kas dari koperasi. .Kata kunci: Koperasi, nelayan, analisis, perancangan, sistem informasi akuntansi, siklus penerimaaan kas. Abstract Accounting Information System has important role in the going concern of a business as material information provider for its stakeholders. The focus of this study is to analyze and design cash receipt information system which is subsystem of accounting information system for cooperatives by case study at Mina Misoyo Sari Fisheries Cooperative in Pemalang that focused on cash receipt cycle from member receipt, business units, and fisheries social fund. This study use information development method called Framework Application of System Thinking. The result of this study is integrated process and procedure program for cash receipt activities in cooperation. Keywords : Cooperatives, fisheries, accounting information system, cash receipt cycle.
Pendahuluan Pentingnya akuntansi pengelolaan dana dari suatu koperasi dapat dilihat dari kualitas dari laporan keuangan yang dihasilkan dari pembukuan harus dapat dipertanggungjawabkan kepada para pemangku kepentingan karena menyangkut perekonomian seluruh anggota koperasi dan lingkungan komunitas yang dinaunginya dalam hal ini para nelayan yang menjadi anggota, nelayan non-anggota koperasi, atau intstansi pemerintah seperti Dinas Pemerintah Kabupaten/Kota tempat koperasi berada, Kementrian Koperasi dan UKM, dan Kementrian Kelautan dan Perikanan. Dengan tanggung jawab yang besar tersebut, 1 Faktor risiko.…, Adistikah Aqmarina, FKM UI, 2014
pengelolaan dana dalam suatu koperasi tentunya merupakan suatu hal yang sangat penting dimana harus dilakukan dengan akuntabel. Hal tersebut dapat didukung dengan adanya sistem informasi akuntansi yang baik dalam sebuah koperasi. Terkait dengan standar akuntansi yang berlaku di Indonesia untuk suatu badan koperasi dimana dengan dicabutnya PSAK No.27 maka sekarang sudah tidak ada lagi PSAK yang khusus mengatur akuntansi koperasi. Standard yang dipakai oleh koperasi seharusnya mengikuti SAK ETAP (Standard Akuntansi Keuangan untuk Entitas Tanpa Akuntabilitas Publik). Penerapan standar akuntansi tersebut merupakan hal yang sangat penting sebagai wujud pertanggungjawaban suatu koperasi yang mengelola dana dari anggota. Sedangkan untuk dapat menerapkan standard akuntansi dengan baik maka entitas harus didukung dengan sistem informasi akuntansi yang baik pula sebagai pengendalian internal dalam proses pelaporan keuangan. Terkait dengan objek penelitian, analisis perancangan dan pengembangan sistem informasi penerimaan kas akan dilakukan di Koperasi Nelayan Mina Misoyo Sari Pemalang. Koperasi Mina Misoyo Sari berhasil menjadi salah satu dari sedikit koperasi yang dipercaya mengelola sistem pelelangan dan Tempat Pelelangan Ikan (TPI) di Jawa Tengah karena selama ini proses pelelangan dan pengelolaan TPI dikelola oleh pemerintah daerah masingmasing dalam hal ini di Pemalang melalui Dinas Kelautan dan Perikanan Kabupaten Pemalang. Hingga saat ini koperasi Mina Misoyo Sari memiliki berbagai unit usaha penunjang kegiatan nelayan nelayan seperti jasa pengelolaan lelang ikan di Tempat Pelelangan Ikan (TPI) Pemalang, jasa simpan-pinjam, warung serba ada yang menjual kebutuhan melaut, penyewaan keranjang ikan, stasiun pengisian bahan bakar minyak khusus solar untuk nelayan. Masing-masing unit bisnis tersebut dikelola secara terpisah dari pengurus harian koperasi sehingga membutuhkan sistem akuntansi yang terintegrasi agar dapat mengakomodasi pencatatan dari masing-masing unit bisnis. Melihat pentingnya kegiatan pengelolaan dana dalam sebuah koperasi, maka dari itu penulis melakukan penelitian mengenai analisis perancangan dan pengembangan sistem informasi penerimaan kas koperasi dengan studi kasus Koperasi Mina Misoyo Sari yang diharapkan dapat meningkatkan kualitas laporan pendapatan yang dihasilkan oleh manajemen koperasi. Hal tersebut sangat penting karena pelaporan akuntansi yang transparan dan kredibel dapat dicapai apabila terdapat suatu sistem informasi yang baik yakni dalam bentuk SOP yang terdokumentasi dan terorganisir. Dimana dengan adanya sistem informasi yang baik maka output sistem tersebut yaitu informasi yang dibutuhkan oleh manajemen akan lebih 2 Faktor risiko.…, Adistikah Aqmarina, FKM UI, 2014
berkualitas dan dapat diandalkan. Proses pengelolaan keuangan koperasi pun dapat menjadi lebih transparan dan akuntabel sehingga meningkatkan kepercayaan dari anggota koperasi. Berdasarkan uraian permasalahan tersebut maka tujuan dari penelitian ini untuk dapat mengalanalisis SOP yang sudah ada dan dijalankan selama ini untuk melakukan identifikasi dan dokumentasi kegiatan ekonomi dalam sistem informasi penerimaan kas yang terintegrasi dari berbagai unit bisnis dan operasional dari Koperasi Nelayan Mina Misoyo
Sari.
Menyusun perancangan untuk menghasilkan siklus penerimaan kas Koperasi Nelayan Mina Misoyo Sari yang terintegrasi dalam mencatat seluruh penerimaan penambahan modal dan pendapatan unit usaha sehingga dapat diketahui dengan mudah pendapatan dan potensi pendapatan keseluruhan koperasi dari masing-masing unit bisnis dalam menghasilkan laporan yang up to date. Tinjauan Teoritis Berdasarkan yang dikemukakan oleh Romney dan Steinbart (2012) maka, Sistem Informasi Akuntansi (SIA) merupakan sistem yang mengumpulkan, mencatat, menyimpan, dan memproses data untuk memproduksi informasi yang berguna bagi para pengambil keputusan yaitu dalam hal ini manajemen di suatu organisasi. Dalam hal pemenuhan tiga fungsi bisnis berikut: (1) mengumpulkan dan menyimpan data terkait entitas (2) transformasi data menjadi informasi, dan (3) memberikan pengendalian terkait aset entitas, maka suatu Sistem Informasi Akuntansi perlu memenuhi enam komponen seperti yang diungkapkan oleh Romney dan Steinbart (2012) yaitu sebagai berikut: (1) People (Orang) yang mengoperasikan sistem dan melakukan fungsi-fungsi tertentu; (2) Procedures and Instruction (Prosedur dan Petunjuk), baik manual dan otomatis, terkait pengumpulan, pemrosesan, dan penyimpanan data mengenai aktivitas organisasi; (3) Data (Data) mengenai organisasi dan proses bisnis; (4) Software (Perangkat Lunak) yang digunakan dalam memproses data organisasi; (5) Information Technology Infrastructure (Infranstruktur Teknologi Informasi), termasuk komputer, pelengkapan pendukung, dan alat jaringan komunikasi yang digunakan untuk mengumpulkan, menyimpan, memproses, dan mentransmisi data dan informasi; (6) Internal Controls and Security Measures (Pengendalian Internal dan Pengukuran Keamanan) yang mengamankan data dalam sistem informasi akuntansi. Agar suatu sistem informasi dapat dipahami dan digunakan oleh para penggunanya maupun para pengembang berikutnya, maka diperlukan suatu gambaran tertulis dari sistem 3 Faktor risiko.…, Adistikah Aqmarina, FKM UI, 2014
yang telah berlaku maupun dalam penembangan. Hal tersebut dapat diwujudkan dalam berbagai macam cara baik dalam bentuk manual maupun dokumentasi yang lainnya. Dalam melakukan dokumentasi suatu sistem, berikut alat-alat yang dapat digunakan dalam aktivitas tersebut sebagaimana yang diungkapkan oleh Romney dan Steinbart (2012): a) Data Flow Diagram (DFD) : Deskripsi grafis dari sumber dan tujuan data yang menunjukkan arus data dalam suatu organisasi, proses yang dilakukan terkait data tersebut, dan penyimpanan dari data tersebut. Konteks yang ditekankan dalam DFD adalah arus data secara logika. Berikut simbol standard yang digunakan dalam DFD: Tabel 1 Simbol-simbol DFD Symbol Sumber Data dan Nama
Aliran data
Tujuan
Proses
Penyimpanan
Transformasi
Data
Sumber: Romney and Steinbart
b) Flowchart : Digunakan untuk mendokumentasikan proses bisnis dengan simbol yang terstandarisasi dalam menggambarkan input, proses, output yang terlibat didalam sistem informasi. Adapun berikut adalah simbol-simbol standar yang digunakan dalam flowchart: Tabel 2 Simbol Input dan Output Flowchart Simbol Input/Output Symbol
Nama
Dokumen
Dokumen rangkap
Input, Output, Jurnal, Buku besar
Simbol Proses Symbol Nama
Proses Komputer
Operasi Manual
Magnetic disk
File
Simbol Alur dan Lain-Lain Symbol Nama
Arus Proses
On-page Off-page connector connector
Terminal
Keputusan
Sumber: Romney dan Steinbart
4 Faktor risiko.…, Adistikah Aqmarina, FKM UI, 2014
Siklus transaksi terbagi dalam siklus penerimaan, siklus pengeluaran, siklus produksi atau konversi, siklus sumber daya manusia atau penggajian, siklus pendanaan dan siklus buku besar dan pelaporan. Siklus penerimaan dapat diartikan sebagai suatu kumpulan aktivitas bisnis serta informasi mengenai operasi yang terjadi secara berulang terkait dengan penyediaan barang dan jasa kepada pelanggan yang diikuti dengan pengumpulan kas sebagai imbal balik atas penjualan yang telah dilakukan. (Romney dan Steinbart, 2012). Analisis sistem informasi (information system analysis) didefinisikan sebagai fase pengembangan dalam proyek pengembangan sistem informasi yang fokus utamanya pada permasalahan dan keperluan bisnis, terpisah dari teknologi yang dapat atau akan digunakan untuk mengimplementasikan solusi terkait dengan permasalahan yang ada. (Whitten dan Bentley, 2007) Proses pengembangan sistem merupakan seperangkat aktivitas, metodemetode, praktik terbaik, alat yang dapat diberikan dan otomatis dapat digunakan oleh para stakeholders untuk secara berkelanjutan meningkatkan performa sistem informasi serta piranti lunak terkait yang ada dalam suatu organisasi. Dalam mengembangkan sistem informasi diperlukan suatu metodologi pengembangan sistem (systems development methodology). Metodologi yang digunakan dalam pengembangan sistem adalah FAST (Framework for the Application of Systems Thinking) yang dikembangkan oleh Whitten dan Bentley (2007) yang terdiri dari sembilan fase. Namun dalam penelitian ini hanya mencakup empat fase awal. Fase definisi ruang lingkup (Scope Definition) diantaranya adalah mengidentifikasi permasalahan dan kesempatan, menegosiasikan batasan, menilai kelayakan proyek yang akan dilakukan, membuat jadwal dan anggaran biaya, menyampaikan rencana pelaksanaan proyek yang akan dilakukan. Fase analisis masalah (Problem Analysis) dapat dilakukan dengan cara menerapkan cause-and-effect analysis. Fase problem analysis kemudian akan menghasilkan suatu system improvement objectives yang terdiri dari system objective dan system constraint. Outcome dari fase ini merupakan kombinasi antara cause-and-effect analysis dan system improvement objectives, yang umumnya disebut problems, opportunities, objctives, and constraints matrix. Fase analisis kebutuhan (Requirement Analysis) yang dapat diindetifikasi menjadi 2 bagian, yaitu functional requirements dan nonfunctional requirements. Functional requirements merupakan sebuah deskripsi atas segala aktivitas dan tugas yang harus dilakukan sebuah sistem, sedangkan nonfunctional requirements merupakan sebuah deskripsi dari fitur-fitur lain, karakteristik, dan kendala yang dapat menggambarkan suatu sistem yang memuaskan. 5 Faktor risiko.…, Adistikah Aqmarina, FKM UI, 2014
Fase desain logis (Logical Design) yang mengubah narasi dalam kebutuhan bisnis menjadi gambar yang disebut model sistem (system model). Sistem ini juga disebut sebagai fase transisi dari sistem analisis (analysis system) ke sistem perancangan (design system) karena fase ini membuat transisi dari pendekatan sistem owner dan users kepada pendekatan logis dari system designers dan builders. Dalam fase desain logis terdapat model logis proses (logical process models) yang dalam fase ini merupakan gambaran non-teknis yang menunjukkan apa itu sistem serta apa yang dilakukan di dalamnya. Dalam pelaksanaan process design, ada 3 tools yang umum digunakan yaitu functional decomposition diagram (FDD), context data flow diagram (Context DFD), dan data flow diagram (DFD). Hukum di Indonesia mengakui beberapa bentuk badan usaha yaitu perusahaan perseorangan, persekutuan, korporasi, dan koperasi. Meskipun sama-sama merupakan entitas yang melakukan kegiatan usaha, koperasi merupakan badan usaha yang unik serta memiliki ruh dan semangat yang sangat berbeda dengan badan usaha lainnya dimana anggota adalah sebagai pemilik koperasi dan kepemilikan koperasi dihitung perorangan dengan proporsi satu anggota memiliki satu hak suara berapapun besarnya modal yang diberikan untuk koperasi. Metodologi Penelitian Penelitian ini bersifat studi kasus yang bersifat deskriptif-analisis. Metode ini bertujuan untuk menggambarkan dan menganalisis permasalahan sistem informasi akuntansi pada koperasi nelayan Mina Misoyo Sari yang dalam penelitian ini terbatas pada lingkup sistem informasi penerimaan kas dari transaksi rutin dan penambahan modal koperasi oleh anggota. Berkaitan dengan penelitian perancangan sistem informasi akuntansi yang meliputi pengumpulan data, analisis, dan pembangunan sistem data diperoleh dengan metode pengumpulan data primer dengan melakukan observasi, wawancara, dan studi dokumentasi. Gambaran Umum Perusahaan Koperasi nelayan Mina Misoyo Sari yang berkantor pusat di Jalan Cucut 1, Pantai Tanjung Sari, kelurahan Sugihwaras, kabupaten Pemalang yang memiliki enam unit bisnis yaitu unit Simpan Pinjam Anggota (SPA), unit penyewaan fish basket, unit warung serba ada, unit Barang dan Alat Perikanan (BAP), unit Solar Packed Dealer Nelayan (SPDN), dan unit produksi yang mengelola Tempat Pelelangan Ikan (TPI) yang tersebar di empat kecamatan yaitu Ketapang, Mojo, Widuri, dan Tanjungsari. Dalam Anggaran Rumah Tangga KUD Mina 6 Faktor risiko.…, Adistikah Aqmarina, FKM UI, 2014
Misoyo Sari pemilik koperasi adalah para pemilik kapal/perahu, nelayan, pedagang ikan, dan buruh bongkar muat yang bergabung menjadi anggota. Dalam organisasi perkoperasian memiliki struktur yang khas dan berbeda dari badan usaha lainnya. Dalam struktur organisasi koperasi kekuasaan tertinggi berada pada RAT (Rapat Anggota Tahunan) yang diadakan satu tahun sekali pada saat tutup buku. Selain itu juga terdapat Dewan Pengurus yang menjalankan operasional harian koperasi. Juga terdapat Dewan Pengawas yang berfungsi mengawasi kinerja dari Dewan Pengurus agar sesuai dengan arahan RAT dan menilai kinerja koperasi secara keseluruhan. Pengurus koperasi terdiri dari Ketua I, Ketua II, Sektretaris, Bendahara Umum, Pembantu Umum, dan Manajer Umum. Manajerlah yang bertanggung jawab untuk mengkonsolidasikan laporan pemasukan dan pengeluaran dari masing-masing unit bisnis koperasi.
Gambar 1.1 Struktur organisasi KUD Mina Misoyo Sari Sumber : Dokumen internal KUD Mina Misoyo Sari (2012), telah diolah kembali
Pembahasan Perancangan sistem informasi akuntansi akan disusun menggunakan metode FAST yang dikembangkan oleh Whitten dan Bentley (2007). Dalam perancangan penelitian ini hanya akan dilakukan tahapan definisi ruang lingkup (scope definition), analisis permasalahan (problem analysis), analisis kebutuhan (requirement analysis), dan desain logis (logical design). 1. Definisi Ruang Lingkup Permasalahan yang terdapat dalam siklus penerimaan kas yaitu belum terdapatnya standard operational procedure (SOP) yang terdokumentasi yang mengintegrasikan sistem pencatatan dan rekonsiliasi kas antara kas yang tercatat dan kas di tangan yang merupakan kas khusus kegiatan sosial dan kas khusus bisnis. Sehingga dibutuhkan waktu untuk mengetahui 7 Faktor risiko.…, Adistikah Aqmarina, FKM UI, 2014
laporan posisi kas yang dapat digunakan jika pada saat tertentu dibutuhkan pengeluaran untuk kegiatan sosial atau operasional koperasi. Manfaat utama dari perancangan siklus penerimaan kas yaitu pengambilan keputusan dapat dilakukan dengan cepat apabila data mengenai posisi kas tersedia untuk dipakai dapat diperoleh dengan mudah dan waktu yang lebih cepat. Sedangkan dalam perancangan sistem pengeluaran kas pengendalian internal dari sistem terbatas pada meminimalisir kesalahan pencatatan kas masuk dengan catatan pemasukan yang dicatat berdasarkan basis akrual. 2. Analisis Permasalahan Pada tahapan analisis permasalahan akan dilakukan identifikasi yang lebih spesifik mengenai masalah-masalah yang telah ditetapkan pada tahap penentuan ruang lingkup dan memicu dilakukannya penelitian ini agar dapat diciptakan sistem yang lebih baik. Seperti yang telah dinyatakan dalam tahap sebelumnya, permasalahan yang ada saat ini dalam siklus penerimaan kas adalah belum terdapatnya sistem yang terintegrasi berupa SOP yang tertulis dan dokumentasi pelaporan yang masih belum terorganisir dan terintegrasi antar unit bisnis. Karena belum adanya prosedur yang terdokumentasi sehingga terjadi beberapa masalah teknis dalam sistem pencatatannya. Akibat dari tidak adanya dokumentasi SOP secara tertulis terdapat beberapa permasalahan spesifik, yaitu : (1) pengetahuan pegawai atas proses penerimaan kas koperasi masih berupa pengetahuan secara lisan sehingga tidak ada dokumen tertulis yang dapat menjelaskan keseluruhan job description pegawai terkait fungsinya dalam sistem penerimaan kas koperasi, (2) masih lemahnya penerapan pengendalian internal terkait pemberian nomor untuk dokumen di tingkat unit usaha sehingga sering ditemukan dokumen penerimaan kas yang tidak berurutan dan mempersulit penelusuran pengecekan catatan penerimaan uang dengan bukti dokumen penerimaan uang, (3) pengolahan data penerimaan dari laporan bulanan masing-masing unit usaha dan laporan penerimaan bulanan pusat koperasi sangat bergantung pada manajer dan software GL yang digunakan sebagai pembuatan jurnal umum dan menghasilkan laporan keuangan. Dari analisis permasalahan yang ada kemudian ditawarkan solusi untuk mengatasi permasalahan tersebut, yaitu : (1) pembuatan alur sistem penerimaan kas secara tertulis, (2) melakukan rekapitulasi transaksi mingguan secara rutin terkait rincian pemberian nomor transaksi penjualan atau sewa pada masing-masing dokumen, (3) pembuatan format laporan penerimaan konsolidasi menggunakan template Micosoft Excel.
8 Faktor risiko.…, Adistikah Aqmarina, FKM UI, 2014
3. Analisis Kebutuhan Pemahaman permasalahan yang terdapat pada siklus penerimaan kas dapat dijadikan dasar untuk menganalisis kebutuhan dari pengguna sistem sehubungan dengan sistem informasi yang akan dirancang kebutuhan tersebut juga akan diberikan prioritas terkait urgensinya. Kebutuhan utama manajemen koperasi dari sistem yang akan dikembangkan adalah: (1) penyusunan SOP tertulis dan terintegrasi antara dokumentasi dan pencatatan dalam sistem penerimaan kas, (2) database penyimpanan catatan penerimaan kas yang terintegrasi antara database keanggotaan, database simpan-pinjam, dan sistem untuk mencetak saldo terbaru di Kartu Simpanan Anggota dan Kartu Simpan-Pinjam Anggota sehingga dapat memproses perhitungan total penerimaan secara akrual dan realisasi kas masuk, (3) sistem penerimaan kas dapat membantu manajemen dalam pengembangan strategis koperasi dalam jangka panjang, (4) penyeragaman format pelaporan penerimaan masing-masing unit usaha 4. Desain Logis Sistem Penerimaan Kas Analisis kebutuhan yang telah dirumuskan sebelumnya, pada tahap ini akan dikembangkan lebih lanjut yaitu dengan dilakukannya pemetaan aktivitas terkait proses yang berlangsung dalam siklus penerimaan dan pengeluaran kas. Langkah tersebut merupakan process modeling yang akan dimulai dengan penyusunan diagram dekomposisi fungsi (functional decomposition diagram) untuk membagi proses dan fungsi yang membentuk siklus penerimaan kas. Adapun proses yang digambarkan pada bagian ini merupakan proses yang ideal dan diajukan oleh penulis setelah memperoleh pemahaman atas proses aktivitas koperasi siklus penerimaan dan siklus pengeluaran kas agar dapat diterapkan pada aktivitas koperasi Mina Misoyo Sari sehingga dapat meningkatkan efisiensi dan efektivitas dari kegiatan operasional koperasi itu sendiri. Dari pembagian fungsi tersebut, maka akan dilanjutkan dengan penyusunan DFD kontekstual (context data flow diagram) dari masing-masing siklus yang memperlihatkan sistem secara keseluruhan serta interaksinya dengan lingkungan diluarnya. Berangkat dari DFD kontekstual tersebut maka akan dilanjutkan dengan penguraian proses ke tingkat yang lebih detail pada DFD sesuai dengan level proses tersebut.
9 Faktor risiko.…, Adistikah Aqmarina, FKM UI, 2014
0 Sistem Penerimaan Kas
1 Penerimaan Anggota
2 Penerimaan Unit SPA
3 Penerimaan Unit Produksi
4 Penerimaan Unit BAPK
5 Penerimaan Unit Waserda
6 Penerimaan Unit SPDN
7 Penerimaan Dana Sosial
1.1 Pendaftaran Calon Anggota
2.1 Anggota Mengajukan Pinjaman
3.1 Lelang Ikan di TPI
4.1 Mencatat kebutuhan peralatan melaut
5.1 Nelayan membeli perbekalan laut di Waserda
6.1 Nelayan umum membeli SPDN
7.1 Hasil raman dari melaut dipotong dana sosial oleh staf TPI
1.2 Pembayaran Simpanan Pokok dan Wajib
2.2. Evaluasi Permohonan Pinjaman
3.2 Menarik biaya lelang dari Bakul dan Juragan kapal
4.2 Pesan alat bantuan
5.2 Pembayaran Cicilan dari Nelayan
6.2 Pembayaran Tunai oleh nelayan
7.2 Ppenganggar an dan pengelolaan Dana Sosia
1.3 Pelaporan posisi Modal Koperasi
2.3 Pencairan Pinjaman Anggota
3.3 Setor Retribusi TPI ke Kas Daerah dan Koperasi
4.3 Pelaporan penjualan dan barang keseluruhan
5.3 Laporan penjualan dan keuntungan ke Manajer
6.3 Laporan Penjualan dan Nilai sisa Solar
7.3 Laporan penerimaan seluruhn
2.4 Pembayaran Cicilan Pinjaman
3.4 Pelaporan hasil produksi ke Dinas Kelautan dan KUD
2.5 Pelaporan Piutang Pinjaman Koperasi
Gambar 4.1 Diagram Dekomposisi Sistem Penerimaan Kas Faktor risiko.…, Adistikah Aqmarina, FKM UI, 2014
10
Gambar 4.2 DFD Context Level Sistem Penerimaan Kas 4.1 Penerimaan Kas Simpanan Anggota Dalam fungsi tersebut terdapat beberapa proses atau kegiatan yang dilakukan yaitu, untuk anggota baru dilakukan seleksi penerimaan calon anggota, monitoring calon anggota, hingga pengangkatan resmi menjadi anggota. Kegiatan lainnya pada subsistem penerimaan simpanan anggota adalah kegiatan penerimaan simpanan pokok dan simpanan wajib. Hal tersebut merupakan syarat utama sebagai penyertaan modal dari anggota sebagai bagian dari pemilik koperasi. Simpanan pokok yang hanya dibayarkan sekali saat mendaftar sedangkan simpanan wajib dibayarkan setiap bulan dan dari potongan raman yang dihasilkan dari lelang setiap harinya. Simpanan wajib dibayarkan anggota selama masih terdaftar sebagai anggota koperasi. Setelah anggota baru secara resmi membayar simpanan pokok dan wajib maka dibuat pelaporan hasil penerimaan anggota baru dimana memperbaharui data yang ada pada database keanggotaan dan menginput jurnal penambahan modal dimana ekuitas koperasi akan bertambah. Begitu pula dengan penambahan simpanan wajib anggota yang disetiap bulannya maka ekuitas koperasi akan terus bertambah. Hal itu akan terlihat dari laporan daftar anggota nelayan beserta jumlah simpanan pokok dan wajibnya. Gambar 4.3 menjelaskan alur data yang terjadi dalam proses pengajuan pinjaman oleh anggota.
11 Faktor risiko.…, Adistikah Aqmarina, FKM UI, 2014
Gambar 4.3 Flowchart Unit Penerimaan Anggota Sistem Penerimaan Kas 12 Faktor risiko.…, Adistikah Aqmarina, FKM UI, 2014
4.2 Penerimaan Unit Simpan Pinjam Terdapat tiga kegiatan utama yang dilakukan pada subsistem penerimaan pinjamananggota yaitu pencatatan pemberian pinjaman yang terbagi dalam pemberian nomor urut hutang, update database simpan-pinjam anggota, update database keanggotaan untuk mencatat penambahan simpanan wajib. Kegiatan selanjutnya yaitu pencatatan cicilan pembayaran pinjaman yang terdiri dari rekapitulasi peleng dari hasil raman harian seluruh anggota, pencatatan cicilan yang sudah dipotong langsung dari hasil lelang, penerimaan kas dari kasir TPI, update Kartu Simpan-Pinjam anggota, update database simpan-pinjam anggota. Kegiatan terakhir yaitu penyusunan laporan yang terdiri dari verifikasi catatan, penjurnalan, dan pembuatan laporan rekapitulasi dan laporan keuangan yang terdapat pada gambar 4.4. 4.3 Penerimaan Unit Produksi Fungsi penerimaan unit produksi merupakan kegiatan rutin koperasi dalam pengelolaan lelang ikan setiap harinya. Penerimaan unit produksi terbilang tinggi mengingat banyaknya nelayan baik anggota dan non anggota yang mengikuti lelang di TPI. Kegiatan utamanya meliputi proses pelelangan, pencatatan hasil lelang, dan penyusunan laporan Gambar 4.5 menggambarkan proses lelang meliputi kegiatan penyetoran hasil laut dan pengambilan kas oleh nelayan, pembelian dan pembayaran oleh bakul, pencatatan kas masuk, pencatatan kas keluar, rekapitulasi hasil lelang. Pencatatan hasil lelang meliputi pencatatan potongan nelayan dari raman hasil lelang, pencatatan potongan bakul pembelian lelang, pengalokasian untuk setor ke kas daerah, dan pengalokasian potongan wajib dana sosial nelayan. Penyusunan laporan meliputi verifikasi data, input general ledger, dan penyusunan laporan rekapitulasi pusat. 4.4 Penerimaan Kas Unit BAP,Fish Basket, Waserda dan SPDN Detail dari diagram dekomposisi fungsi untuk unit BAP, fish basket, waserda, dan SPDN dapat dilihat pada gambar 4.6, dimana terdapat tiga kegiatan utama yang dilakukan pada subsistem penerimaan unit usaha yang sama yaitu mencatat pendapatan penjualan, membeli persediaan dan kemudian membuat laporan penjualan harian, laporan laba rugi dan neraca setiap bulannya. Dalam pelaksanaan pengelolaannya keempat unit usaha tersebut dikelola oleh masingmasing staf unit yang bertugas melayani penjualan, membeli persediaan, membuat laporan penjualan harian, dan pada akhir bulan memnyerahkan laporan laba rugi dan neraca bulanan masing-masing unit kepada manajer. Baru manajer akan menginput jurnal untuk mencatat
13 Faktor risiko.…, Adistikah Aqmarina, FKM UI, 2014
pendapatan dan beban masing-masing unit usaha hingga dapat membuat laporan konsolidasi seperti yang tampak pada gambar 4.7 Pengelolaan harian oleh masing-masing staf penanggunjawab unit usaha telah mendapat kepercayaaan penuh dari pengurus pusat dan manajer. Sehingga manajer mempercayakan pengelolaan keuangan kepada masing-masing staf. Sebagai langkah pengendalian internal maka setiap bulan dilakukan stock opname untuk persediaan barang dan cash opname di setiap unit usaha oleh dewan pengawas koperasi. Hingga saat ini pengawasan berupa stock opname dan cash opname masih dapat berjalan efektif dalam menjaga kejujuran staf yang bekerja dan mengurangi potensi terjadinya fraud di masing-masing unit usaha. Sedangkan untuk supervisi kinerja masing-masing staf tetap menjadi tanggung jawab manajer. Selama ini manajer menilai kinerja staf unit usaha dari perkembangan laporan penjualan, laporan laba rugi, dan laporan neraca setiap bulannya. 4.5 Penerimaan dan Pengalokasian Dana Tabungan dan Sosial Nelayan Fungsi utama dari koperasi adalah memberikan manfaat bagi anggotanya. Bentuk manfaat yang diberikan KUD Mina Misoyo Sari adalah hasil lelang nelayan yang melalui TPI akan dipotong langsung: (1) Penerimaan dana sosial nelayan (0,45%); (2) Dana Saving nelayan (0,50% dan 2%); (3) Dana Saving bakul (0,25% dan 1%); (4) Dana paceklik nelayan (0,50% dan 0,25%); (5) Dana bantuan kematian (0,30%); (6) Dana rehab madrasah dan kesra guru madrasah (0,50%); (7) Dana baritan sedekah laut (0,25%); (8) Dana pengembangan koperasi (0,25%). Besar dana tabungan dan dana sosial yang dikelola KUD merupakan persentase dari raman yang dihasilkan oleh anggota peserta lelang di TPI seluruh unit koperasi yang tercatat di lembar peleng yang berisi hasil seluruh lelang dalam sehari di masing-masing TPI. Uang potongan dana sosial dan dana saving nelayan dan saving bakul langsung disetorkan oleh stafTPI beserta pendapatan hasil lelang ke rekening koperasi di Bank Pembangunan Daerah Jawa Tengah (BPD Jateng). Berdasarkan laporan peleng maka dana sosial dan dana saving dicatat secara manual di laporan dana sosial dan dana saving oleh staf-pembuku kas bekerja sama dengan staf-Kasir Pusat. Laporan dana sosial dan dana saving kemudian diserahkan kepada manajer untuk kemudian diserahkan kepada Bendahara sebagai dasar pengambilan keputusan pemberian dana untuk kegiatan sosial dan keputusan pembagian beras kepada nelayan saat musim paceklik. BKM diserahkan kepada manajer secara harian untuk kemudian melakukan input jurnal penerimaan kas di akun khusus dana sosial dan akun khusus dana saving yang termasuk dalam liabilitas koperasi dalam software GL. 14 Faktor risiko.…, Adistikah Aqmarina, FKM UI, 2014
Gambar 4.4 Flowchart Unit SPA 15 Faktor risiko.…, Adistikah Aqmarina, FKM UI, 2014
Gambar 4.5 Flowchart unit produk 16 Faktor risiko.…, Adistikah Aqmarina, FKM UI, 2014
Gambar 4.6 Dekomposisi kejadian unit BAP, fish basket, waserda, dan SPDN
Gambar 4.7 Flowchart unit BAP, fish basket, waserda, dan SPDN 17
Faktor risiko.…, Adistikah Aqmarina, FKM UI, 2014
Kesimpulan Berdasarkan analisis dan pembahasan dari penelitian ini, dapat ditarik beberapa kesimpulan sebagai berikut: 1. Struktur organisasi yang sederhana pada Koperasi Mina Misoyo Sari menjalankan aktivitas yang terpisah antara pengurus pusat dengan pelaksanaan harian unit usaha yang semua operasionalnya berada dibawah tanggung jawab manajer sehingga semua tugas penyediaan informasi keuangan koperasi secara keseluruhan terpusat pada manajer. Belum ada standard operational procedure (SOP) tertulis dan formal terkait sistem penerimaan kas yang mengatur kinerja dan tanggung jawab pengurus dan karyawan koperasi. 2. Belum terintegrasinya aktivitas masing-masing unit usaha dan format pelaporan dari unit usaha ke kantor pusat koperasi dikarenakan belum adanya pula prosedur yang terintegrasi sehingga proses pembuatan laporan konsolidasi harus harus melewati dua tahap yaitu tahap manual dalam penyampaian laporan ke manajer dan proses penjurnalan ke software akuntansi yang hanya dapat dilakukan oleh manajer. . 3. Berdasarkan analisis permasalahan dan kebutuhan manajemen yang telah dilakukan terkait kegiatan usaha koperasi, maka terdapat solusi yang dapat diajukan kepada pengurus pusat untuk mengatasi permasalahan yang ada yaitu dengan penyusunan standard operation procedure (SOP) tertulis yang dapat dijadikan acuan dan sumber prosedur dalam melakukan kegiatannya dalam lingkup siklus penerimaan kas. SOP tersebut dapat menjadi dasar dalam terbentuknya sistem informasi koperasi nelayan yang terintegrasi jika memiliki komitmen untuk dijalankan . Penyusunan dari SOP tersebut dilakukan melalui wawancara dengan manajer yang menjalankan kegiatan operasional harian KUD Mina Misoyo Sari, sehingga dari hasil wawancara tersebut dapat diperoleh pemahaman yang mendalam terkait rangkaian aktivitas dan arus informasi yang ada dalam subsistem operasional harian koperasi. Untuk itu Penulis memberikan hasil analisis dan rancangan
pada tahap permodelan proses yakni dengan
merancang proses penerimaan terintegrasi antar satu unit dengan unit bisnis lainnya dalam siklus yang sama, sehingga dari rancangan siklus penerimaan
tersebut dapat diperoleh
pemahaman terkait alur proses, informasi, dokumen, serta pihak yang terlibat. Pemahaman atas proses dan arus informasi tersebut dilakukan pembuatan SOP tertulis dan bagan
flowchart
menjelaskan fungsi dan peranan dari masing-masing
manajemen koperasi. Dari pemahaman fungsi dan peranan manajemen dalam sistem penerimaan kas dapat panduan untuk merancang strategi pelaksanaan aktivitas penerimaan 18
Faktor risiko.…, Adistikah Aqmarina, FKM UI, 2014
kas dengan lebih efektif dan efisien bagi manajemen pengurus dan manajemen harian koperasi yang selama ini hanya dapat dijelaskan secara lisan oleh pengurus yang lebih senior. Dengan adanya analisis mengenai
sistem informasi akuntansi dalam siklus
penerimaan kas pada KUD Mina Misoyo Sari , maka diharapkan dapat memberikan peningkatan pengetahuan pada pada manajemen dalam menyediakan informasi yang cepat dan tepat ketika dibutuhkan dalam pengambilan keputusan yang terkait dengan aktivitas penerimaan kas. Dengan adanya pemahaman tersebut maka kegiatan yang dilakukan oleh para pengurus pusat dan pegawai harian dapat dijalankan dengan lebih efisien dan efektif karena telah terdapat kejelasan mengenai prosedur yang harus dilakukan jika terjadi pergantian pegawai. Saran Untuk manajemen koperasi Mina Misoyo Sari Pemalang: 1. Membuat SOP tertulis sebagai petunjuk teknis dalam operasional pengurus pusat dan pegawai harian. Hal ini penting untuk meningkatkan kedisplinan dalam pelaporan keuangannya. 2. Membuat visi dan misi untuk mengarahkan kebijakan dan strategi pengembangan jangka panjang. Untuk penelitian lebih lanjut: 1. Pengembangan penelitian terkait tahapan metodologi FAST yang dapat dilakukan lebih jauh dikemudian hari dengan bekerja sama dengan pengurus koperasi 2. Penelitian lebih lanjut mengenai perancangan sistem informasi akuntansi untuk semua aktivitas bisnis dan evaluasi efektivitas pelaksanaan sistem yang telah dirancang, agar dapat diketahui lebih lanjut terkait kekurangan dan kebutuhan dari manajemen Koperasi Mina Misoyo Sari
19
Faktor risiko.…, Adistikah Aqmarina, FKM UI, 2014
Daftar Kepustakaan Dulfer, Eberhard. (2003). Operational Efficiency of Agricultural Cooperatives in Developing Countries. Italy : Food and Agricultural Organization of the United Nations. Laporan Tahunan dan dokumen internal KUD Mina Misoyo Sari Pemalang
Nurfitriani, Siti. (2013). Tata Kelola Koperasi dan Kaitannya dengan Kinerja Koperasi di Indonesia: Studi Kasus Koperasi Peternak Sapi di Jawa Barat. Universitas Indonesia Romney, Marshall B., & Steinbart, Paul John.(2012). Accounting Information System; Twelfth Edition. New Jersey: Pearson Education, Inc. Sekaran,Uma (2009). Research Method for Business : A Skill-Building Approach; Fifth Edition. John Willey & Son Undang-Undang Republik Indonesia No. 25 Tahun 1992 tentang Perkoperasian
Undang-Undang Republik Indonesia No. 17 Tahun 2012 tentang Perkoperasian
Whitten, Jefferey L., & Bentley, Lonnie D.(2007).System Analysis and Design for the Global Enterprise; Seventh Edition. New York: Mc Graw-Hill Irwin Wijaya, Evan. (2009). Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Usaha Kecil Menegah Universitas Indonesia
20
Faktor risiko.…, Adistikah Aqmarina, FKM UI, 2014
