ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM BASIS DATA PENJUALAN ONLINE PADA PT. EKADHARMA INTERNATIONAL TBK.
RINGKASAN SKRIPSI
Oleh
Aditya Kristianto 1200971023 Erick Fernandus 1200970140 Hadisurya Tandri 1200970273 Kelas / Kelompok : 07PHT / 02
Universitas Bina Nusantara Jakarta 2012
Pendahuluan 1. Latar Belakang 1. 1. Kebutuhan Perusahaan Latar belakang dari pembuatan skripsi dan sekaligus website ini adalah untuk memenuhi kebutuhan PT. Ekadharma International Tbk. dalam meningkatkan kecepatan dan kemudahan bertransaksi dengan pelanggan. 1. 2. Prasyarat Selain latar belakang kebutuhan perusahaan, latar belakang pembuatan skripsi ini adalah karena skripsi ini merupakan salah satu persyaratan yang harus dipenuhi untuk menyelesaikan pendidikan dan untuk memperoleh gelar kesarjanaan pada jenjang pendidikan Strata-1, Jurusan Teknik Informatika, Fakultas Ilmu Komputer, BINUS UNIVERSITY 2. Ruang Lingkup a) Hanya berhubungan dengan kantor cabang Cikarang. b) Ditujukan untuk perusahaan rekanan besar. c) Menganalisis dan merancang sistem kebutuhan informasi penjualan dan persediaan produk. 3. Tujuan a) Menganalisis dan merancang suatu basis data penjualan dan persediaan produk; b) Memberikan kemudahan bagi PT. Ekadharma International Tbk dalam menangani dan mengorganisir penjualan produk; c) Memberikan kemudahan bagi PT. Ekadharma International Tbk dalam mengetahui jumlah persediaan dari produk-produk yang ada. 4. Manfaat a) Membantu pihak PT. Ekadharma International Tbk dalam menangani dan mengorganisir pemesanan produk oleh pelanggan b) Membantu pihak PT. Ekadharma International Tbk dalam mengolah data penjualan. c) Membantu PT. Ekadharma International Tbk dalam pembuatan laporan penjualan. d) Membantu PT. Ekadharma International Tbk dalam mengetahui persediaan produk untuk penjualan.
Metodologi Penelitian Adapun metodologi dalam menyelesaikan skripsi ini adalah sebagai berikut: 1. Metode Analisis Dalam proses analisis sistem yang dibutuhkan dilakukan beberapa cara, yaitu wawancara langsung dengan responden tentang sistem yang sedang berjalan, analisis hasil dari wawancara tersebut sehingga diketahui kebutuhan dari
perusahaan yang bersangkutan, dan identifikasi persyaratan dari sistem yang dibutuhkan. 2. Metode Studi Pustaka Metode pengumpulan data yang dilakukan dengan menggali informasi dari buku-buku dan berbagai tulisan yang berkaitan dengan objek penelitian. Sumber-sumber tersebut digunakan sebagai landasan teori dan alat bantu untuk mendukung pembahasan dalam penyusunan skripsi ini. 3. Metode Perancangan Metode perancangan yang digunakan dalam skripsi ini adalah metode perancangan terstruktur dengan melalui beberapa tahapan perancangan, yaitu perancangan DFD, perancangan kamus data, pembuatan database konseptual, pembuatan database logikal, pembuatan database fisikal, perancangan struktur menu dan STD, dan perancangan storyboard. 4. Metode Evaluasi Metode evaluasi dilakukan dengan melakukan proses wawancara terhadap responden tentang sistem yang diusulkan dan melakukan evaluasi berdasarkan teori delapan aturan emas. PT. Ekadharma International Tbk. Latar Belakang Perusahaan Perseroan didirikan pada tahun 1981 dengan nama PT. Ekadharma Widya Grafika. Di tahun 2006, nama perusahaan diubah menjadi PT. Ekadharma International Tbk. Perseroan telah menjadi perusahaan publik sejak 1990 yang sahamnya dicatat di Bursa Efek Jakarta. Sejak tahun 1983, Perseroan mengembangkan usahanya ke bidang industri pita perekat dalam rangka memenuhi kebutuhan pasar di Indonesia. Seiring dengan permintaan pasar yang berkembang pesat di seluruh Indonesia maka sejak tahun 1991, perseroan mulai membuka kantor cabang penjualan dan fasilitas pendukung lainnya yang sampai saat ini telah mencapai delapan kantor cabang dan sembilan stock point yang tersebar di seluruh Indonesia. Visi Perusahaan Menjadi salah satu perusahaan terbaik dan terbesar di bidang pita perekat di Indonesia.
Misi Perusahaan 1. Perseroan yang bergerak dalam bidang produsen pita perekat ini telah bertekad untuk berperan aktif dalam mensukseskan pembangunan Indonesia. 2. Dilandasi oleh konsep dasar pemikiran inilah, perseroan terus berupaya mengembangkan usahanya dengan menekuni keahlian yang dimiliki serta mengambil hikmah dari berbagai pengalaman yang didapat sepanjang perjalanannya. 3. Hubungan baik dengan berbagai pihak adalah salah satu prinsip kerja yang selalu dianut dan merupakan kunci sukses yang mengantar PT. Ekadharma International Tbk. Sebagai salah satu perusahaan terbaik di bidang pita perekat di Indonesia. Anak Perusahaan PT. Dunia Catridge Indonesia Pendirian
: PT. Dunia Catridge Indonesia didirikan berdasarkan akta no 2 pada tanggal 2 Desember 2005 oleh Notaris Singgih di Jakarta. Anggaran dasar perusahaan telah disahkan oleh Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia dalam surat keputusan No C-01808 HT.01.01.TH.2006.
Bidang Usaha : Isi ulang tinta untuk cartridge printer inkjet dan laser dengan sistem waralaba. Profile
: Cartridge World adalah pemimpin dunia dalam isi ulang cartridge tinta dan laser. Mereka adalah sebuah toko serba ada untuk semua perlengkapan printer inkjet, laser, fax dan mesin fotokopi. Mereka mengisi ulang cartridge, menjual cartridge baru dan serangkaian aksesoris printer.
Visko Industries SDN.BHD Pendirian
: Visko Industries SDN.BHD didirikan berdasarkan akta no 780459-U pada tanggal 11 Juli 2007 di Malaysia. Akte perusahaan ini telah didaftarkan di Suruhanjaya Syarikat Malaysia.
Bidang Usaha : Menjalankan usaha pabrikan di bidang industri pita perekat. Profile
: Perusahaan ini berkomitmen untuk memberikan produk berkualitas tinggi yang konsisten melalui Tim Research dan Development dan Laboratorium pengendalian kualitas sesuai
standar internasional, dan akan mengimplementasikan Sistem Quality Control secara Internasional. Sistem Yang Sedang Berjalan Sistem yang sedang berjalan pada PT. Ekadharma International Tbk. hingga saat ini adalah dengan menggunakan system semi manual, setiap proses transaksi penjualan terjadi dengan berkomunikasi langsung ke sales masing - masing perusahaan dan proses pemesanan dilakukan melalui proses pencatatan. PT. Ekadharma International Tbk. menyimpan setiap data customer dan histori dari transaksi dalam database, tetapi database tersebut tidak terhubung ke sistem manapun, sehingga hanya merupakan database yang berdiri sendiri. Berikut adalah prosedur penjualan yang sedang berjalan pada kantor cabang PT. Ekadharma International Tbk. : 1. Customer melakukan pesanan produk yang diinginkan kepada sales yang bertugas menangani customer tersebut dengan mengirimkan atau memberikan surat purchase order. 2. Sales mengkonfirmasi surat purchase order tersebut agar customer mengetahui bahwa permintaan pesanannya telah diterima, lalu akan diproses lebih lanjut dengan mengirimkan surat perintah pengiriman produk ke gudang / warehouse berdasarkan purchase order dari customer. 3. Warehouse menerima surat perintah pengiriman produk dari sales dan membuat surat jalan untuk dikirimkan bersama produk yang diminta ke lokasi sesuai alamat yang tertera pada purchase order. 4. Warehouse memberi fotokopi surat jalan kepada sales untuk keperluan pembuatan faktur. 5. Sales membuat faktur untuk penagihan kepada customer. Waktu jatuh tempo pembayaran adalah 30 hari setelah tanggal pembuatan surat jalan. 6. Pada tanggal jatuh tempo, sales akan memberi collector faktur transaksi untuk dilakukan proses penagihan ke customer. 7. Sales menerima bukti pembayaran dari collector setelah proses penagihan dilakukan dan mengkonfirmasi pembayarannya dari nomor transfer bank. Berikut adalah prosedur persediaan yang sedang berjalan pada kantor cabang PT. Ekadharma International Tbk. : 1. Warehouse / gudang melakukan proses pengecekan produk yang ada melalui dokumen stok produk setiap harinya untuk menghindari kosongnya stok produk atau terlalu sedikitnya stok produk. 2. Jika produk berjumlah sedikit, warehouse akan membuat surat permintaan produk ke pabrik. 3. Jika pada saat terjadi perintah pengiriman produk dari sales dan ternyata stok yang ada pada warehouse tidak memadai, warehouse akan memberitahu sales bahwa produk tertentu yang diminta tidak memadai jumlahnya sehingga sales dapat sesegera mungkin memberi kabar kepada customer untuk menunggu beberapa hari. Kemudian warehouse akan membuat surat permintaan produk ke pabrik.
4. Jika produk dari pabrik tiba, pekerja warehouse akan menghitung kembali jumlah produk tersebut dan melaporkannya ke manajer warehouse untuk dimasukkan ke dalam dokumen stok produk. Lalu manajer warehouse segera membuat surat jalan untuk dikirimkan bersama produk ke customer. Permasalahan Yang Dihadapi Setelah melakukan proses wawancara mengenai sistem yang sedang berjalan, maka ditemukan beberapa masalah yang terjadi pada perusahaan tersebut, yaitu : - Sistem transaksi penjualan yang dilakukan kantor cabang PT. Ekadharma International Tbk. ini secara keseluruhan masih menggunakan sistem semi manual. Yang dimaksud dengan semi manual adalah proses transaksi menggunakan pesan email atau telepon secara langsung ke sales perwakilan dari pelanggan tersebut sehingga manajemen informasi kurang optimal. - Proses pencatatan transaksi – transaksi penjualan cukup merepotkan Sales Administration. - Proses pembuatan surat – surat yang terlibat dalam suatu transaksi seperti surat jalan, surat permintaan produk, dan faktur masih dibuat manual dengan menulis / mengetik sesuai dengan surat purchase order yang dikirimkan. Usulan Pemecahan Masalah Setelah diketahui masalah – masalah yang dihadapi oleh perusahaan, maka akan dibentuk dan diterapkan suatu sistem web basis data yang dapat menggantikan sistem manual yang sedang berjalan saat ini. Hasil dari perancangan web ini dapat membantu mencatat setiap hasil transaksi secara otomatis ke dalam database, dapat menyediakan informasi yang berkaitan dengan transaksi dengan lebih cepat dan akurat, dan dapat mempermudah pelanggan untuk melakukan proses pemesanan tanpa mengenal waktu, serta dapat mempermudah sales untuk melihat pesanan barang dari setiap perusahaan yang ia tangani. Selain itu web ini juga dilengkapi dengan fitur message sehingga sales dan customer dapat saling berinteraksi untuk kesepakatan bisnis, seperti mengkonfirmasi pesanan produk yang telah diterima, untuk menginformasikan mengenai keterlambatan datangnya produk pesanan, atau hal lainnya. Manajer dapat melihat laporan – laporan seperti laporan jumlah pembelian oleh customer, laporan jumlah penjualan dari sales, laporan jumlah produk yang dijual pada jangka waktu tertentu, dan laporan performa dari sales dalam melakukan konfirmasi suatu transaksi. Web ini juga dilengkapi fitur untuk mencetak surat – surat yang diperlukan dalam suatu transaksi. Dengan demikian diharapkan web basis data ini dapat meningkatkan efisiensi dan efektivitas kerja perusahaan lebih maksimal, khususnya dalam bidang penjualan.
Struktur Menu Berikut merupakan struktur menu dari web yang dibuat :
Gambar 1. Struktur Menu Customer
Gambar 2. Struktur Menu Sales
Gambar 3. Struktur Menu Admin / Manajer
Gambar 4. Struktur Menu Warehouse
Rancangan Basis Data
User Interface
Index
Home – Customer
Sales
Manager
Home – Sales dan Manager (Dapat mengkonfirmasikan transaksi)
Warehouse (Dapat memilih nomor polisi kendaraan)
Products – Customer – Memasukkan jumlah pesanan
Products – Sales dan Manager – Memasukkan jumlah pesanan
Products – Warehouse
Transactions – Customer
Transactions – Sales dan Manager
Users- Customer
Users – Sales
Report
Tampilan Report
Grafik Top Ten Customer (Berasal dari hasil Report) Evaluasi Evaluasi Sistem Berdasarkan Teori Delapan Aturan Emas Berikut adalah evaluasi hasil perancangan sistem berdasarkan teori delapan aturan emas : 1. Berusaha untuk konsisten. Setiap halaman pada web memiliki menu yang konsisten bagi setiap hak akses. Jika pengguna mengakses web dengan menggunakan hak akses sebagai customer, maka menu – menu yang ada hingga pengguna tersebut melakukan proses logout adalah menu khusus untuk customer. Selain itu bahasa, warna background, dan jenis font yang digunakan selalu konsisten pada semua halaman web. 2. Memungkinkan frequent users menggunakan shortcut. Pada web yang kami rancang belum disediakan perintah – perintah shortcut bagi pengguna yang sudah ahli. Tidak adanya perbedaan fitur antara pengguna yang masih awam dengan pengguna yang sudah ahli. 3. Memberikan umpan balik yang informatif. Untuk setiap aksi yang dilakukan, sistem telah memberikan feedback yang cukup bagi penggunanya. Misalkan ketika customer memesan produk pada halaman Product dan menekan button “Order” akan muncul kotak dialog yang memberitahu bahwa pesanannya telah tercatat pada halaman Cart. 4. Merancang dialog untuk menghasilkan keadaan akhir. Web yang kami rancang telah memiliki dialog yang memberitahukan pengguna ketika suatu keadaan akhir telah tercapai. Sebagai contoh adalah pada saat customer telah memasukkan kode pembelian pada textbox purchaseorderID dan menekan button “Buy” akan muncul pesan bahwa transaksi yang ia lakukan berhasil, lalu pada saat seorang pengguna berhasil melakukan proses logout akan muncul kotak dialog berisikan pesan terima kasih telah mengunjungi web tersebut.
5. Memberikan pencegahan kesalahan dan penanganan kesalahan yang sederhana. Proses penanganan kesalahan yang sederhana telah dimiliki oleh web ini. Contohnya pada saat seorang manajer ingin mengganti password yang dimilikinya, jika password tersebut belum diisi, maka akan timbul pesan kesalahan yang ia lakukan dan kursor akan terfokus pada textbox new password. Contoh lain adalah pada saat pengguna akan melakukan proses login, jika username atau password yang dimasukkan tidak dikenali oleh database, maka akan timbul pesan kesalahan dan kursor akan terfokus pada bagian yang mengalami kesalahan. 6. Mengijinkan pengembalian aksi dengan mudah. Pada web ini telah memiliki beberapa pengembalian aksi, seperti pada saat mencetak dokumen – dokumen pada halaman tersebut terdapat button “Back” yang memudahkan penggunanya untuk kembali ke halaman sebelumnya jika proses cetak selesai dilakukan ataupun jika terjadi kesalahan dalam memilih dokumen yang ingin dicetak. 7. Mendukung internal focus of control. Pada web ini pengguna dapat mengakses setiap menu yang tersedia dengan bebas. Manajer pun dapat melihat laporan – laporan yang ada pada tanggal yang ia inginkan. Namun, pada web yang kami rancang tidak terdapat fitur untuk mengubah font sesuai keinginan, mengubah tampilan background, mengubah tampilan dari icon menu yang ada, dan memilih susunan data yang akan ditampilkan sesuai keinginan. 8. Mengurangi beban ingatan jangka pendek. Tampilan web ini cukup sederhana sehingga tidak menyulitkan pengguna awam sekalipun. Selain itu tampilan menu yang menggunakan gambar icon dapat memudahkan dalam mengoperasikan web ini. Icon yang digunakan juga merupakan icon yang berhubungan dengan aksi – aksi yang akan dilakukan. Evaluasi Sistem Berdasarkan Wawancara Setelah web basis data ini diimplementasikan ke dalam sistem yang berjalan dalam kantor cabang PT. Ekadharma International Tbk. diharapkan dapat mempermudah kegiatan transaksi penjualan dan mengatasi masalah – masalah yang berkaitan dengan pencatatan ataupun pembuatan laporan, serta meningkatkan kinerja masing – masing pegawai dalam kantor cabang tersebut yang menggunakan web ini. Berdasarkan hasil evaluasi sistem secara keseluruhan, web ini mudah untuk digunakan, tampilannya cukup menarik karena adanya perpaduan warna dan gambar, sehingga semakin memudahkan pengoperasian, dan mudah untuk diimplementasikan ke dalam kantor karena spesifikasi yang tidak terlalu tinggi. Penyediaan informasi yang dibutuhkan oleh kantor cabang untuk saat ini telah terpenuhi dengan baik. Kinerja dari web ini juga cukup memuaskan, setiap data yang diberikan akurat sesuai dengan ekspektasi. Testing Terhadap Sistem yang Diusulkan Berikut adalah hasil pengecekan yang kami lakukan terhadap sistem yang ada. Pengecekan sistem yang kami lakukan, kami bagi menjadi 3 tahap, yaitu: 1. Data Input Testing
1.1.
1.2.
1.3.
1.4.
1.5.
1.6.
1.7.
1.8.
Character Checks (Pengecekan Karakter) Pengecekan untuk melihat apakah suatu field dapat menerima karakter tertentu saja atau tidak. Penggunaan: Pengisian data login tidak boleh kosong. Update data user tidak boleh kosong. Update stock, pengisian jumlah barang harus numerik. Numeric Value Checks (Pengecekan Nilai Numerik) Pengecekan untuk melihat apakah suatu field yang dikhususkan pada karakter bilangan diberikan nilai yang sesuai. Penggunaan: Pengisian data update stock, jumlah barang yang ingin dipesan, tidak boleh bernilai negatif. Limit Tests (Pengujian Batas) Pengecekan untuk melihat apakah suatu field berisikan nilai yang sesuai dengan batas yang ditentukan. Penggunaan : Pengecekan pada saat memasukkan data barang baru, harga tidak boleh lebih kecil dari minimum yang ditetapkan dan tidak berlebihan untuk mengantisipasi kesalahan manusia dalam memasukkan bilangan. Internal Compatibility (Kompatibilitas Internal) Pengecekan untuk melihat apakah suatu data yang sudah dimasukkan kompatibel dengan data yang lain dalam satu aplikasi tertentu. Penggunaan: Banyak customer namun bisa mengirimkan message ke sales yang sama. Cross Checks with data in other applications Pengecekan untuk melihat apakah suatu data yang diperiksa secara silang dengan aplikasi yang lain dan diperiksa apakah terjadi kesalahan maka pesan kesalahan akan diberikan. Ini bermaksud untuk memeriksa apakah fungsinya telah berjalan dengan benar. Penggunaan: File Purchase Order mengacu pada table master Customer. Duplicate Transactions (Transaksi Ganda) Pengecekan untuk melihat apakah terdapat transaksi yang ganda. Penggunaan: TransactionID pastilah tidak memiliki nomor yang sama sekalipun berbeda customer. Table Look Ups Pengecekan untuk melihat apakah suatu sistem akan mengakses table yang tepat dan memberikan informasi yang benar. Penggunaan: Menu transaction, apakah data yang diberikan sesuai dan mengacu pada nama customer yang login. Existence of Required Data (Keberadaan Data yang Dibutuhkan) Pengecekan apabila suatu data yang dibutuhkan tidak ada, maka sistem harus memberikan pesan bahwa data yang dibutuhkan tidak ada (kejelasan mengenai ada tidaknya suatu data). Penggunaan: Product Line. Apabila tidak ada list pada suatu product line, maka sistem akan memberitahukan bahwa barang yang dimaksud tidak ada.
1.9.
Confirmation Screens (Layar Konfirmasi) Suatu tampilan yang akan memberikan konfirmasi bahwa data yang dimasukkan adalah data yang benar dan telah terjadi suatu aksi. Penggunaan: berhasil melakukan pemesanan, maka akan muncul kotak dialog yang memberitahukan bahwa suatu transaksi telah dilakukan. 1.10. Edit Over-rides (Edit Penumpukan) Penggunaan: Penulisan password yang harus diisi dua kali dan ditulis dengan tanda ***** (tanpa user ketahui), meskipun isian field-field password tersebut harus sama walaupun datanya tidak dapat diketahui. 1.11. Penanda khusus / counter / flag Penggunaan: Keterangan status pemesanan apakah sudah dikonfirmasi oleh sales atau belum, transaksi sudah dikirim atau belum dari gudang, dsb telah disediakan pada menu transactions dan home. 2. Data Processing Testing 2.1. Automatic Triggered Processing (Pemrosesan Terpicu Secara Otomatis) Pengecekan yang dilakukan dengan cara meyakinkan bahwa pemrosesan telah dilakukan dengan benar. Penggunaan: Apabila seorang customer memesan, maka sudah dapat dilihat surat pesanan barang di home page dari sales. 2.2. Updating (Pemutakhiran) Pengecekan dijalankan untuk meyakinkan bahwa sistem telah di-update secara benar dengan data yang telah dimasukkan. Dalam hal ini, table yang tepat telah di-update dengan informasi yang benar. Penggunaan: Update data barang. 2.3. Audit Trails (Jejak Pemeriksaan) Pengecekan yang dilakukan untuk meyakinkan bahwa log system dan jejak untuk pemeriksaan telah bekerja dengan baik. Penggunaan: History dari pemesanan seorang customer / sales. 2.4. Table Values (Nilai Tabel) Pengecekan ini dijalankan pada prosedur untuk peng-update-an system paramater dan tabel kode. Pelaksanaan dari update transaksi harus bekerja dengan tepat, termasuk dalam hal ini adalah pengeditan pemasukan data. Penggunaan: Nilai harga tidak boleh terdapat karakter alfabet. 2.5. Initialization and Purge (Pengawalan dan Pembersihan Data) Pengecekan yang dilakukan pada saat awal pengisian record dan pembersihan data yang lama. Ini dilakukan agar tidak terjadi data yang rancu (tumpang tindih). Penggunaan: Pengecekan sisa stok barang yang ada beserta input stok. 2.6. Arithmetic Calculations (Kalkulasi Aritmatika) Pengecekan ini ditujukan kepada semua kalkulasi aritmatika yang telah dilakukan sudah benar sesuai rumus yang diinginkan. Untuk meyakinkan report telah benar, maka jika perlu ada cek silang dengan kalkulasi yang telah dilakukan. Penggunaan: Kalkulasi untuk penghitungan jumlah nilai transaksi.
2.7.
2.8.
Live Transaction Testing (Pengujian Transaksi Hidup) Pengecekan pemrosesan sistem yang dijalankan dengan data hidup (dengan catatan data yang lama juga harus disimpan dalam sistem). Ini bertujuan agar berbagai variasi pemrosesan data telah dapat diuji dengan benar. Database Management System Testing (Pengujian Sistem Manajemen Database) Struktur database juga harus diuji untuk meyakinkan bahwa desain telah dibuat dengan benar. Penggunaan: Pengecekan tampilan yang berhubungan relasi file dan query-nya harus dapat berjalan dengan baik.
3. Output Testing Pengecekan output kami lakukan dengan menggunakan 8 (delapan) aturan emas. Simpulan Berdasarkan analisis dan evaluasi, maka dapat disimpulkan beberapa hal sebagai berikut: 1. Perancangan basis data penjualan dan persediaan yang berbasis online yang telah dibentuk dapat membantu kantor cabang agar dapat memperoleh informasi mengenai data yang diperlukan dengan cepat dan mudah. 2. Sistem ini dapat membantu memberikan laporan penjualan kepada manajer cabang secara berkala dengan data – data yang akurat. 3. Perancangan basis data ini dapat membantu meminimalisasikan kesalahan – kesalahan yang disebabkan oleh manusia, baik yang sengaja maupun yang tidak disengaja, dengan adanya bantuan validasi – validasi yang terdapat pada sistem yang diusulkan. 4. Perancangan basis data ini dapat membantu mengurangi waktu bertransaksi, membuat faktur, membuat surat jalan, dan membuat surat permintaan produk. 5. Keamanan pengaksesan data pada web telah terjaga dengan adanya enkripsi password dan pemberian hak akses yang berbeda pada setiap user yang melakukan proses login. Saran Saran – saran untuk pengembangan selanjutnya di masa yang akan datang adalah sebagai berikut : 1. Mengembangkan sistem agar dapat memberikan peringatan kepada bagian warehouse ketika suatu produk hampir mencapai batas minimalnya. Batas minimal dapat ditetapkan berdasarkan keputusan dari manajer cabang yang berasal dari laporan penjualan. 2. Memberikan batasan atau hak akses yang tepat jika suatu user baru akan dibuat agar setiap tugas dapat terlaksana dengan baik dan keamanan dapat terjaga. 3. Sebaiknya dilakukan pelatihan kepada para pengguna yang terlibat dalam penggunaan sistem ini.
4.
Perlu adanya pengawasan terhadap penerapan sistem yang diusulkan sehingga jika terdapat kelemahan dan permasalahan dapat segera diketahui dan diperbaiki. 5. Melakukan backup data secara berkala agar data sewaktu – waktu dapat digunakan kembali jika terjadi kerusakan pada data dikarenakan suatu hal.
ANALYSIS AND DESIGN ONLINE SELLING DATABASE SYSTEM IN PT EKADHARMA INTERNATIONAL TBK. Erick Fernandus Computer Science of BINUS University, Jakarta, Indonesia, 11460
Hadisurya Tandri Computer Science of BINUS University, Jakarta, Indonesia, 11460 And
Aditya Kristianto Computer Science of BINUS University, Jakarta, Indonesia, 11460
Abstract
The purpose of our web design is to facilitate the obtaining, processing, and analyzing data on the sales of the product to the customer of PT. Ekadharma International Tbk. All transactions that occur in this web has been stored into the database making it easier to know the product inventory and sales reporting. The research methodologies being used are analysis methods, library research, design, and evaluation. Our analysis method using interviews conducted on employees who worked as a Branch Manager. We searched relevant theories to support our proposed system as a literature study method. Design method that we did include the design of data dictionaries, conceptual database, physical database, menu structure, state transaction diagrams, and storyboards. And finally we did re-evaluation by an interview to the Branch Manager of our system that has been designed
to determine whether the system meets the needs of the branch office. The results of the research we've done in the form of ERD in accordance with business systems that are running and the display screen for making the web in accordance with the wishes of the company, as well as additional features for the delivery of mail between sales to customers. Conclusion This is the web can help reduce transaction time, minimizes errors, and assist in preparing reports. This web system requires supervision in order to know his weaknesses as well as doing regular backups.
Keyword : Analysis, Design, Systems, Database, Data, Sales, Online
1. Introduction 1.1. Background 1)
The company needs The background of the thesis and at the same time making this website is to meet the needs of PT. Ekadharma International Tbk. in increasing the speed and ease of transacting with customers.
2)
Prerequisite In addition to the background of the needs of the company, making the background of this thesis is that this thesis is one of the requirements that must be met to complete our education and to obtain a degree in education Strata-1, Department of Informatics, Faculty of Computer Science, BINUS University.
1.2. Scope 1) 2) 3)
Transaction – related Cikarang office only. Intended for large corporate partners. Analyze and design information systems needs of sales and product inventory.
1.3. Goals 1) 2) 3)
Analyze and design a data base of sales and product inventory; To provide convenience for the PT. Ekadharma International Tbk in handling and organizing the sale of products; To provide convenience for the PT. Ekadharma International Tbk in knowing the amount of inventory of existing products.
1.4. Benefits 1) Assist the PT. Ekadharma International Tbk in handling and organizing the ordering of products by customers 2) Assist the PT. Ekadharma International Limited in the sale of data processing. 3) Assist PT. Ekadharma International Limited in the sales report creation. 4) Assisting the PT. Ekadharma International Tbk in knowing the inventory of products for sale.
2. General Guidelines The methodology in completing this thesis is as follows: 1. Method of Analysis In the process of system analysis is needed be done several ways, namely direct interviews with responders on running system, the analysis of the results of these interviews, so know the needs of the companies concerned, and the identification of system requirements is needed. 2. Study Methods References Methods of data collection are done by collecting information from books and other writings relating to the object of research. These sources are used as the basis for the theory and tools to support discussion in the preparation of this thesis. 3. The design method Design method used in this paper is structured design method through several stages of design, namely designing DFD, data dictionary design, database creation conceptual, logical database creation, and creation of physical database, designing the menu structure and STD, and storyboard design. 4. Method of Evaluation Method of evaluation was done by interviewing the respondents about the proposed system and the evaluation based on the theory of the eight golden rules.
2. 1. System Design System design starts with identifying the problems being faced by the company that carried out by conducting interviews with company managers. The results of interviews conducted are flow chart of the running system and the problems perceived by the users, especially managers in this current system. From the flow charts and the problems obtained from the interview, analysis is conducted and then the results are reported as the proposed solution of the problem. After the results of the proposed solution is accepted and approved, system design begins with the stage as follows: 1) Conceptual Design of Data Base 2) Design of Logical Database 3) Database design of physical 4) Designing Menu Structure and State Transition Diagrams 5) Designing the User Interface.
2. 2. Implementation This implementation will be using these following specifications: Server a) Processor
:
AMD Turion II Neo N40L (1.5GHz)
b) Memory
:
2 GB DDR3
c) Harddisk
:
250 GB
d) Monitor
:
14”
e) Standard keyboard
f) Standard mouse g) LAN Cable h) Back up
:
External Harddisk or DVD
i) Microsoft Windows XP Operating Software j) MySQL 5.0.51b k) Adobe Dreamweaver CS3 l) XAMPP 1.7.7 Client: a) Processor
:
Intel Pentium Dual Core E5700 (3 GHz)
b) Memory
:
1 GB DDR3
c) Harddisk
:
250 GB
d) Monitor
:
14”
e) Standard keyboard f)
Standard mouse
g) Standard Printer (black and white) h) LAN cable or WiFi Connection i)
Microsoft Windows XP Operating Software
2. 3. Testing and Evaluation 2. 3. 1. Evaluation System Based on Theory of Eight Golden Rules Here are the results of the evaluation of system design is based on the theory of the eight golden rules: 1) Trying to be consistent. Each page on the web have a consistent menu for any permissions. If users access the Web using the access rights as a customer, then the menu - the menu until the user completes the logout process is a special menu for the
customer. Besides the language, background color and font type used is always consistent on all web pages. 2) Allows frequent users to use shortcuts. On the web that we have designed has not provided a command - the command shortcut for users who are already experts. The absence of the feature differences between the users who still lay with the users who are already experts. 3) Provide informative feedback. For every action performed, the system has provided enough feedback to users. Suppose that when a customer ordered a product on the Product page and press the button "Order" dialog box will appear telling you that the order has been recorded on the Cart page. 4) Designing the dialogue to produce the final state. Our web design has to have a dialog that notifies the user when a final state has been reached. An example is when the customer has to enter the purchase code to the textbox and press the button purchaseorderID "Buy" will pop up a message that the transaction which he did successfully, then the next time a user successfully perform the logout dialog box will appear containing the message thank you for visiting the web. 5) Provide error prevention and simple error handling. A simple error handling process has been owned by this website. For example when a manager wants to change its password, if password is not specified, then there will be an error message that he did and the cursor will be focused on the new password textbox. Another example is when a user will perform the login process, if the username or password you entered was not recognized by the database, then there will be an error message and the cursor will be focused on experiencing the error. 6) Allow the return of the action with ease. On this website has had some return of the action, such as when printing a document - a document on that page there is a button "Back" that allows users to return to the previous page if the print process is completed or if there is an error in selecting the document you want printed. 7) Support the internal focus of control. On this website users can access any menu available freely. Managers can view reports - reports that exist on the date he wanted. However, on the web that we have designed there is no feature to change the font as you
wish, change the background display, change the look of the icon menu, and choose the arrangement of data to be displayed as desired. 8) Reducing the burden of short-term memory. This web interface is simple enough so as not to complicate even a novice user. In addition to using the view menu icon image can be easy to operate this website. Icon used is also an icon associated with the action - action to perform.
2. 3. 2. Evaluation System Based on Interviews Once the web database is implemented into the system that runs in a branch office of PT. Ekadharma International Tbk. expected to facilitate the activities of sales transactions and resolve problems - the problems associated with record keeping or reporting, and improve their performance - each employee in the branch offices are using this website. Based on the evaluation of the overall system, the web is easy to use, looks quite interesting because of the mix of colors and images, so the ease of operation, and easy to implement into the office because the specifications are not too high. Provision of information needed by the branch office to date have met with good. The performance of the web is also quite satisfactory, any inaccurate data provided in accordance with expectations. 2. 3. 3. Testing Against the Proposed System Here are the results of checks that we make to the existing system. System checks that we do, we divide into three phases, namely: 2. 3. 3. 1. Data Input Testing 1) Character Checks (Checking Character) Checking to see if a field can accept only certain characters or not. Usage: Filling log data can not be empty. Update user data can not be empty. Update stock, charging the goods must be numerical. 2) Numeric Value Checks (Checking Numerical Value) Checking to see if a field devoted to the character numbers are given an appropriate value. Usage: Filling update stock data, the number of items to order, must not be negative.
3) Tests Limit (Limit Test) Checking to see if a field contains a value corresponding to the specified limits. Usage: Checking on new items when entering data, the price should not be smaller than the specified minimum and not excessive to anticipate human error in entering numbers. 4) Internal Compatibility (Compatibility Internal) Checking to see if a compatible data already entered by other data in a particular application. Usage: Many of the customer but can send the same message to sales. 5) Cross Checks with data in other applications Checking to see if a data cross-checked with other applications and check if something went wrong then an error message will be given. It intends to examine whether the function has been run correctly. Usage: File Purchase Order refers to the customer master table. 6) Duplicate Transactions (Multiple Transactions) Checking to see if there are multiple transactions. Usage: TransactionID must not have the same number even if different customer. 7) Table Look Ups Checking to see whether a system will access the appropriate table and provide the correct information. Usage: Menu transaction, whether the data are given appropriate and refers to the customer's login name. 8) Existence of Required Data (Data Presence Required) Checking if the required data is missing, the system must deliver the message that there is no required data (presence or absence of clarity about the data).
Usage: Product Line. If there is no list on a product line, then the system will tell you that the goods in question do not exist. 9) Confirmation Screens (Confirmation screen) A display will confirm that the data entered is correct and the data that an action has occurred. Usage: successfully place an order, it will display a dialog box informing you that a transaction has been done. 10) Over-rides Edit (Edit Stacking) Usage: Writing a password that must be filled twice and written with a ***** (without the user know), although the password entry fields should be the same even though the data are not known. 11) Specific markers / counter / flag Usage: Explanation of status ordering is confirmed by the sales or not, the transaction has been sent or not from the warehouse, etc. have been provided on the menu and home transactions.
2. 3. 3. 2. Data Processing Testing 1) Triggered Automatic Processing (Automatically triggered Processing) Checks are done in a way to ensure that the processing has been done correctly. Usage: When a customer order, then it can be seen mail order goods on the home page of the sales. 2) Updating (Update) Checks carried out to ensure that the system has been updated correctly with the data already entered. In this case, the right table has been updated with the correct information. Usage: Update data item. 3) Audit Trails (trail Examination)
Checks are performed to ensure that the log and trace system for the examination has been working well. Usage: History of a customer order / sales. 4) Table Values (The Table) This check is run on a procedure for updating the system's parameters and code tables. Implementation of the update transaction to work correctly, including in this case is the editing of data entry. Usage: The price may not have the character of the alphabet. 5) Initialization and Purge (Convoy and Data Cleansing) Checks are made during the initial charging record and purge old data. This was done to avoid ambiguous data (overlap). Usage: Checking the rest of the stocks and their stock input. 6) Arithmetic Calculations (Calculations Arithmetic) This check is addressed to all who have done the arithmetic calculations are correct according to the desired formula. To convince the report was true, then if necessary to cross-check the calculations that have been made. Usage: Calculations for calculating the amount of the transaction value. 7) Live Transaction Testing (Transaction Life Testing) Check processing system that is run with live data (with a long data record must also be stored in the system). It aims to have a variety of data processing can be tested properly. 8) Database Management System Testing (Testing Database Management System) The database structure should also be tested to ensure that the design has been created correctly. Usage: Checking the display-related relations and query his file should be run properly.
3. Conclusion Based on the analysis and evaluation, it can be concluded some of the following: 1. Database design based sales and inventory online that has been formed to assist the branch office to obtain information about the required data quickly and easily. 2. This system can help provide sales reports to branch managers on a regular basis with the data - the data is accurate. 3. Database design can help minimize errors - errors caused by humans, either intentionally or unintentionally, with the help of validation - validation contained in the proposed system. 4. Database design can help reduce transaction time, create invoices, make a pass, and made a demand for the product. 5. Security of data access on the web has been preserved by the encryption password and granting different permissions to each user login process.
References Connolly, T. M., & Begg, C. E. (2005). Database Systems : A Practical Approach to Design, Implementation, and Management. USA: Addison Wesley. Date, C. J. (2004). Pengenalan Sistem Basis Data. Jakarta: Indeks. Glover, S. M., Liddle, S. W., & Prawitt, D. F. (2006). E-Business: Principles and Strategies for Accountants. USA: Prentice Hall. Jegoba. (2010, August 7th). 2010/08/perancangan-sistem. Dipetik October 2nd, 2011, from blogspot: http://jegoba.blogspot.com/2010/08/perancangan-sistem.html O'Brien, J. A. (2005). Introduction to Information Systems. New York: McGraw-Hill. O'Brien, J. A. (2004). Management Information Systems : Managing Information Technology in the Business Enterprise. New York: McGraw-Hill. Shneiderman, B., & Plaisant, C. (2005). Designing The User Interface: Strategies For Effective Human-Computer Interaction. USA: Addison Wesley. Whitten, J. L., Bentley, L. D., & Dittman, K. C. (2004). Metode Desain dan Analisis Sistem. Yogyakarta: ANDI.
