ANALISIS DAN PERANCANGAN PROSES BISNIS PT. MEDIX SOFT MENGGUNAKAN SISTEM MANAJEMEN MUTU ISO 9001:2008 Mufita Avianti Wulandari 1) 1) S1/Jurusan Sistem Informasi, Sekolah Tinggi Manajemen Informatika & Teknik Komputer Surabaya, email:
[email protected] Abstract: Recognition of the quality of products and services become a necessity for all stakeholder, including customer. To meet customer need, customer can implement the Quality Management System ISO 9001:2008. PT. Medix Soft is a software house that brought the concept of agile programming which avoid to writing document that does not contribute to the finished system. While ISO 9001:2008 requires to documented the entire process. ISO 9001:2008 can be included as one of the requirement in the development agile process without destroying the very concept of agility. Almost all business process in PT. Medix Soft is IT based, making IT Strategic Planning is needed so that IT investment can be aligned with business need. Analysis of business process compliance with ISO 9001:2008 requirement is 53%. From the result of exsiting gap, ISO documentation is designed and consist a quality manual, 22 SOP documents, 23 work instruction documents, and 76 forms. In addition, analysis of IT strategic plan obtained 20 investments of information system. Keywords: Business Process, Quality Management System, ISO 9001:2008, IT Strategic Plan.
1.
PT. Medix Soft merupakan salah satu
Pendahuluan
perusahaan software yang bergerak di bidang
1.1 Latar Belakang Pengakuan atas kualitas produk dan
industri medical imaging software (radiologi).
pelayanan menjadi suatu kebutuhan utama bagi
PT.Medix Soft memerlukan ISO 9001 sebagai
semua pelaku bisnis. Penilaian suatu kualitas
pemenuhan persyaratan dalam mengurus ijin
yang bersifat kualitatif menyebabkan perbedaan
edar produk. Selain itu, penerapan ISO 9001
pandangan bagi setiap pemegang kepentingan,
juga diperlukan untuk mengatasi beberapa
termasuk
kelemahan yang ada di perusahaan terkait
konsumen.
kebutuhan
konsumen,
Dalam
pemenuhan
perusahaan
dapat
dengan proses bisnis internal perusahaan. PT.
menerapkan Sistem Manajemen Mutu ISO
Medix
Soft
9001:2008.
pengendalian
belum dan
dapat
melakukan
pemantauan
hasil
ISO 9001:2008 merupakan salah satu
pelaksanaan prosedur kerja yang dilakukan oleh
keluarga ISO 9000. Beberapa perusahaan
semua departemennya. Semua prosedur kerja
menerapkan Sistem Manajemen Mutu ISO
yang ada di PT. Medix Soft masih belum
9001 karena beberapa hal, diantaranya adalah
didokumentasikan namun beberapa dokumen
untuk meningkatkan proses bisnis internal
hasil
perusahaan dan mutu produk atau layanan,
didokumentasikan. Salah satu proses bisnis inti
memperluas
yang ada di PT. Medix Soft adalah proses
jaringan
pemasaran
dan
pemenuhan akan persyaratan konsumen atas mutu produk (White dkk, 2009).
pelaksanaan
prosedur
kerja
telah
pengembangan software. Hampir keseluruhan proses bisnis pada PT. Medix Soft yang dijalankan berbasis
1
teknologi informasi. Terdapat dua aplikasi
3. Membuat rencana strategis TI pada PT.
utama yang digunakan untuk operasional bisnis
Medix Soft.
perusahaan, yaitu aplikasi Sistem Informasi Manajemen (SIM) yang berbasis desktop dan aplikasi Medixsoft Issue Tracker yang berbasis web. Aplikasi SIM ini digunakan untuk komunikasi
dalam
pengelolaan
bisnis
perusahaan. Aplikasi Medixsoft Issue Tracker digunakan dalam komunikasi internal antar pengembang perangkat lunak.
akhir
ini
akan
menganalisis
dan
merancang proses bisnis PT. Medix Soft menggunakan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 versi 2008 (ISO 9001:2008). Dengan diterapkannya Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008, diharapkan PT. Medix Soft dapat meningkatkan mutu produk yang dihasilkan serta
dapat
perusahaan.
memperbaiki Selain
itu
LANDASAN TEORI
2.1 Proses Bisnis Proses bisnis adalah
serangkaian in-
strumen untuk mengorganisir suatu kegiatan dan untuk meningkatkan pemahaman atas keterkaitan suatu kegiatan (Weske, 2007). 2.2 Business Process Modelling Notation
Berdasarkan permasalahan di atas, tugas
2.
proses juga
internal
dibutuhkan
perencanaan strategis TI agar investasi TI dapat sejalan dengan kebutuhan bisnis di PT. Medix Soft dan sesuai dengan persyaratan ISO 9001:2008.
BPMN merupakan singkatan dari Business Process Modelling Notation, yaitu suatu metodologi yang dikembangkan Business Process Modelling Initiative (BPMI) dalam memodelkan proses bisnis (Object Management Group, 2008). Tujuan dari BPMN adalah menyediakan notasi yang mudah dipahami oleh semua pengguna bisnis dan yang tidak kalah pentingnya adalah untuk memastikan bahwa bahasa XML yang dirancang untuk pelaksanaan proses bisnis dapat dinyatakan secara visual dengan notasi yang umum (Owen dan Raj, 2003). Adapun notasi dasar yang ada pada BPMN dapat dilihat pada Gambar 1.
1.2 Tujuan Tujuan yang hendak dicapai dalam penelitian ini adalah: 1. Menganalisis kesesuaian kebutuhan proses bisnis untuk mendapatkan hasil kesenjangan antara kebutuhan proses bisnis yang ada pada PT. Medix Soft dengan persyaratan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008. 2. Merancang dokumentasi proses bisnis yang ada pada PT. Medix Soft sesuai dengan persyaratan Sistem Manajemen Mutu ISO
Gambar 1 Notasi Dasar BPMN 2.3 Portofolio Aplikasi Model
portofolio
dapat
meng-
gambarkan keseluruhan struktur dan logika proses dari aplikasi SI/TI untuk bisnis (Ward dan Peppard, 2002). Model portofolio yang dikembangkan oleh McFarlan mempertimbangkan kontribusi SI/TI untuk kebutuhan
9001:2008 dan hasil kesenjangan.
2
bisnis saat ini dan masa yang akan datang
Klausul 8 membahas tentang pengukuran,
berdasarkan dampak bagi industri (Ward dan
analisis dan peningkatan.
Peppard, 2002). 2.6 Capability Maturity Model Integration Tujuan dari CMMI adalah sebagai paduan dalam peningkatan proses- proses yang ada di dalam organisasi (LLC, 2010). CMMI mempunyai lima tingkat model kematangan, dimana setiap tingkatan mempunyai tahapan dasar untuk proses perbaikan yang sedang berlangsung (Jan van Bon dkk, 2007). Kelima tahapan tersebut adalah tahap initial, managed, defined, quantitatively managed, dan tahap Gambar 2 Portofolio Aplikasi
optimizing.
2.4 Tata Kelola Tata kelola TI merupakan bagian
2.7 Audit Internal Audit
terintegrasi dari pengelolaan perusahaan yang mencakup kepemimpinan, struktur serta proses organisasi yang memastikan bahwa teknologi informasi perusahaan dapat dipergunakan untuk mempertahankan dan memperluas strategi dan
kegiatan
internal
konsultasi
dan
merupakan
suatu
assurance
yang
independen yang dirancang untuk menambah nilai
dan
meningkatkan
kegiatan
operasi
perusahaan (Chartered Institute of Internal Auditors, 2012). Adanya internal audit dapat
tujuan organisasi (Surendro, 2009).
membantu organisasi dalam pencapaian tujuan 2.5 Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 ISO merupakan suatu badan federasi
organisasinya dengan melakukan pendekatan yang
sistematis
dan
berdisiplin
dalam
dunia yang menetapkan suatu standarisasi. ISO
melakukan evaluasi dan peningkatan efektivitas
dapat
dari manajemen resiko, pengen-dalian, dan
menjembatani
dalam
pemenuhan
kebutuhan bisnis dan kebutuhan konsumen. ISO
proses tata kelola (governance processes).
9001 pertama kali dikeluarkan pada tahun 1987, kemudian diperbarui pada tahun 1994, tahun
2.8 Software Engineering Software
2000, dan terakhir pada tahun 2008 (Poza, A.S. dkk, 2009). Terdapat 8 klausul dalam ISO 9001:2008. Klausul 4 membahas tentang sistem manajemen mutu. Klausul 5 membahas tentang tanggung
jawab
manajemeen.
Klausul
6
membahas tentang manajemen sumber daya. Klausul 7 membahas tentang realisasi produk.
ilmu
dasar
Engineering
pengembangan
merupakan semua
jenis
perangkat lunak, termasuk sistem multi-media, software networking, software data-base, web application dan mobile application (Kurniawan, 2012). Metode pengembangan perangkat lunak yang sangat dikenal adalah metode Prototyping,
3
metode Spiral, metode Waterfall, dan metode
Studi Pendahuluan
Analisis
Mulai
Agile Programming.
Output
Kajian Pustaka · · ·
2.8.1 Metode Scrum Scrum
adalah
suatu
pendekatan
·
yang mengusung prinsip agile (ketangkasan).
·
Metode Scrum membuat beberapa blok waktu · · ·
antara dua hingga empat minggu dan ditentukan dari tujuan akhir yang membantu untuk dalam
·
sprint
· · · · · ·
METODE PENELITIAN
·
3.1 Model Penelitian Model
yang
digunakan
·
Penyusunan Instrumen 2
Pedoman Wawancara Proses Bisnis dan Uraian Jabatan Pedoman Wawancara Pemenuhan Persyaratan ISO 9001:2008
· ·
Pedoman Wawancara tentang Detil Proses Bisnis Pedoman Checklist Pengujian
Pemetaan Proses Bisnis disesuaikan dengan ISO 9001:2008 Perancangan Pedoman Mutu, Prosedur Kerja, Instruksi Kerja, Format Formulir
·
Pengujian Dilakukan Uji Ahli oleh Pihak Ketiga Menggunakan Checklist
Gap Analysis menggunakan CMMI Analisis SWOT Penggambaran Strategi Bisnis Pelaksana Strategi Analisis BSC Analisis Value Chain Analisis Kebutuhan Informasi Pengelompokan TI pada kuadran McFarlan
Output Pedoman Mutu, Prosedur Kerja, Instruksi Kerja, Format Formulir
Selesai
dalam Gambar 4 Skema Prosedur Penelitian
Adapun model penelitian dapat ditunjukkan
4
pada Gambar 3.
4.1 Paparan dan Analisis Data
HASIL DAN PEMBAHASAN
Dari
Proses Bisnis Lama
·
Struktur Organisasi Proses Bisnis saat ini Uraian Jabatan
penelitian ini adalah model pengembangan.
SMM ISO 9001:2008
Pengumpulan dan Pengolahan Data 2
Pengolahan dan Analisis Data 1
(Blankenship dkk, 2011). 3
Hasil Gap Analysis Menggunakan CMMI Renstra TI
Pengumpulan Data 1
yang dinamakan sprint. Panjang sprint biasanya
objek
·
Visi Misi Organisasi SMM ISO 9001:2008 Audit Internal
Penyusunan Instrumen 1
iteratif pada pengembangan perangkat lunak
mengklarifikasikan
Perancangan
Pedoman Mutu, Prosedur Kerja, Instruksi Kerja, Format Formulir
Analisis dan Perancangan Rencana Strategis TI
kegiatan
wawancara
dan
observasi yang dilakukan oleh peneliti, maka akan didapatkan informasi mengenai struktur organisasi, proses bisnis, dan uraian jabatan masing-masing fungsi yang ada di PT. Medix Soft. Struktur organisasi yang ada di PT. Medix
Gambar 3 Model Penelitian
Soft seperti digambarkan pada Gambar 5. 3.2 Skema Prosedur Penelitian Penjelasan tahapan penelitian dapat
RUPS
dirangkum pada skema prosedur penelitian yang digunakan dalam penyelesaian masalah.
Purchasing Manager
DEWAN KOMISARIS
DIREKTUR
Finance and Accounting Manager
HRD Manager
Logistic Manager
Operational Manager
Sales and Marketing Manager
Research and Development Manager
Hasil dari penelitian ini berupa hasil analisis
Product Manager
kesenjangan (gap analysis), rencana strategis TI dan
dokumen
pedoman
pedoman
mutu,
prosedur kerja, instruksi kerja, dan format
Purchasing Staff
Finance and Accounting Staff
HRD Staff
Logistic Staff
Operational Staff
Sales and Marketing Staff
Tester
Developer
Program Manager
User Release Experience Management
Gambar 5 Struktur Organisasi PT. Medix Soft
formulir. Adapun skema prosedur penelitian dapat ditunjukkan pada Gambar 4.
Penggambaran proses bisnis saat ini digambarkan
dengan
menggunakan
notasi
4
BPMN. Penggambaran proses bisnis yang ada
Dari hasil rangkuman strategi yang
di departemen Research and Development
dimiliki perusahaan, maka dapat digambarkan
dapat dilihat pada Gambar 6.
peta
strategi
dikelompokkan Operational
D Menghadiri Rapat Koordinasi
A
Balanced
Product Manager
Ya
Tidak
Perbaikan Ya Terkait Produk? Desain?
Ya
Ya
Tidak Ditindaklanjuti?
Ya
Melakukan Rapat Koordinasi Perancangan
Pembuatan Desain Sistem dan Desain Interface
perspektif
Keempat
perspektif
ditunjukkan pada Gambar 7.
Ya
4.2 Pembahasan Hasil Penelitian Membuat atau Memperbaiki Produk
Menerima Produk
Melakukan Uji Coba Produk
Menghadiri Rapat Koordinasi
Menerima Produk
Membuat Panduan Penggunaan Panduan Produk Penggunaan Produk
Menghadiri Rapat Koordinasi
Melakukan Monitoring Jadwal Kerja
Menghadiri Rapat Koordinasi
Tester
Menyerahkan Desain ke Developer
C Menerima Desain
Menghadiri Rapat Koordinasi
Scorecard.
empat
penggambaran strategi bisnis PT. Medix Soft
C D
kedalam
yang
dan pembelajaran dan pertumbuhan. Hasil
Tidak
Tidak
User Experience
Menghadiri Rapat Koordinasi
Melakukan Rapat Koordinasi
Produk Modifikasi?
Program Manager
Developer
A
Tidak
Release Management
PT. Medix Soft
Proses Instalasi dan Training
Research and Development
Produk Baru?
perusahaan
tersebut adalah finansial, pelanggan, internal,
Menerima Informasi Penyelesaian Produk B
Menerima Informasi Permasalahan
bisnis
Menyerahkan Produk ke Tidak Tester
Ada Perubahan?
4.2.1 Hasil Gap Analysis Dari penilaian kesenjangan yang telah
Ya Ada Error?
Menyerahkan Produk ke User Tidak Experience
dilakukan
dengan
menggunakan
CMMI,
diperoleh hasil kesenjangan antara persyaratan yang diharuskan ISO 9001:2008 dengan proses bisnis yang sedang berjalan di PT. Medix Soft. Adapun nilai pemenuhan terhadap proses bisnis di PT. Medix Soft ditunjukkan pada Tabel 1. Membuat Paket Produk dan Jadwal Release
Menginformasikan ke Operational Paket Produk
B
Gambar 6 Proses Bisnis Departemen RND
Tabel 1 Prosentase Pemenuhan ISO 9001:2008 Persyaratan ISO 9001:2008 Pemenuhan Klausul 4 Pemenuhan Klausul 5 Pemenuhan Klausul 6 Pemenuhan Klausul 7 Pemenuhan Klausul 8 Pemenuhan ISO 9001:2008
Nilai Pemenuhan 40% 54% 50% 67% 55% 53%
4.2.2 Rancangan Pedoman Mutu, Prosedur Kerja, Instruksi Kerja, dan Format Formulir Dari hasil kesenjangan yang ada, peneliti merancang dokumentasi dari semua proses dan sistem manajemen mutu yang ada di PT. Medix Soft. Dokumen Pedoman Mutu digunakan untuk menjelaskan lingkup sistem manajemen mutu yang ada di PT. Medix Soft. Gambar 7 Peta Strategi Bisnis PT. Medix Soft
Adapun
rangkuman
dari
hasil
rancangan
dokumentasi sistem manajemen mutu di PT.
5
Medix Soft yang dikelompokkan berdasarkan departemen dapat dilihat pada Tabel 2. Tabel 2 Rancangan Dokumentasi Sistem Manajemen Mutu PT. Medix Soft
Departemen HRD Logistic Operational Purchasing Research and Development Sales and Marketing Manajemen Representative TOTAL
Jumlah Jumlah Prosedur Intruksi Kerja Kerja 3 4 2 2 2 7 2 1
Jumlah Format Formulir 17 9 11 4
Gambar 9 Rancangan Form Peserta Pelatihan Form
Permintaan
Pelatihan
mempunyai tab data pelatihan yang digunakan
1
5
6
4
3
9
diinginkan karyawan seperti yang terlihat pada
8
1
20
Gambar 8. Form ini juga memiliki tab peserta
22
23
76
pelatihan yang digunakan untuk mencatat data
untuk mencatat data pelatihan apa yang
karyawan yang akan mengikuti pelatihan Aplikasi yang sedang berjalan saat ini
tersebut seperti yang ditunjukkan Gambar 9.
masih terdapat beberapa kekurangan jika disesuaikan dengan persyaratan ISO 9001:2008.
4.2.3 Hasil Portofolio Aplikasi
Ada beberapa rancangan peneliti yang berupa
PT. Medix Soft telah memanfaatkan
user interface aplikasi yang dapat digunakan
teknologi informasi dalam kegiatan operasional
untuk memperbaiki aplikasi yang sedang
perusahaan
berjalan saat ini. Salah satu rancangannya
informasi atau sistem informasi yang ada, akan
adalah form yang digunakan untuk permintaan
dilakukan
pelatihan.
investasi SI/TI jangka panjang. Investasi ini
Form
digunakan
karyawan
departemen
HRD
Permintaan dalam untuk
Pelatihan
meminta diadakan
ke
analisis
untuk
Dari
teknologi
pengembangan
didasarkan pada startegi bisnis perusahaan.
atau
diikutsertakan pelatihan.
sehari-hari.
Investasi
SI/TI
dikelompokkan
menggunakan kuadran McFarlan. Terdapat enam (6) aplikasi yang dapat dikategorikan dalam kuadran Strategic, tiga (3) aplikasi yang termasuk dalam kuadran High Potential, enam (6) aplikasi yang termasuk kedalam kuadram Key Operational, dan lima (5) aplikasi yang termasuk kedalam kuadran Support. Hasil analisis portofolio aplikasi yang dikelompokkan kedalam kuadran McFarlan dapat dilihat pada
Gambar 8 Rancangan Form Permintaan Pelatihan
Tabel 3.
6
Tabel 3 Portofolio Aplikasi pada PT. Medix Soft a.
b.
c.
d.
e. f.
a.
b.
c. d.
e. f.
STRATEGIC Sistem Informasi Manajemen modul akuntansi keuangan sub modul akuntansi perbankan Sistem Informasi Manajemen modul segmentasi pelanggan Sistem Informasi Manajemen modul perencanaan keuangan Sistem Informasi Manajemen modul pelatihan karyawan Sistem Informasi Manajemen modul data pelanggan Sistem Informasi Manajemen modul pengukuran harga Sistem Informasi Manajemen modul pengendalian keuangan Sistem Informasi Manajemen modul pengendalian keuangan sub modul penelusuran data Sistem Informasi Manajemen modul transaksi Sistem Informasi Manajemen modul akuntansi keuangan Sistem Informasi Manajemen modul integrasi data Sistem informasi modul integrasi jaringan KEY OPERATIONAL
5
HIGH POTENTIAL a. Sistem informasi modul integrasi arsitektur sistem b. Sistem informasi modul perencanaan ketersediaan data c. Sistem informasi modul perencanaan operasional
adalah 40%, pemenuhan terhadap klausul 5 adalah 54%, pemenuhan terhadap klausul 6 adalah 50%, pemenuhan klausul 7 adalah 67% dan pemenuhan klausul 8 adalah 55%. 2. Perancangan proses bisnis pada PT. Medix Soft yang disesuaikan dengan persyaratan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 menghasilkan dokumen pedoman mutu, dua puluh dua (22) dokumen prosedur kerja, dua puluh dua (23) dokumen instruksi kerja, dan tujuh puluh enam (76) format formulir baik secara manual maupun komputasi.
a. Sistem Informasi Manajemen modul pengendalian operasional b. Sistem Informasi Manajemen modul integrasi proses c. Sistem Informasi Manajemen modul insentif karyawan d. Sistem Informasi Manajemen modul absensi dan target kerja e. Sistem informasi modul perencanaan infrastruktur SUPPORT
3. Pembuatan rencana strategis TI pada PT. Medix Soft menghasilkan dua puluh (20) investasi sistem informasi yang terbagi menjadi empat kuadran, yaitu enam (6) sistem informasi yang termasuk dalam kuadran Strategic, tiga (3) sistem informasi yang
dalam
kuadran
High
Potential, enam (6) sistem informasi yang termasuk dalam kuadran Key Operational, dan lima (5) sistem informasi yang termasuk kuadran Support.
PENUTUP
5.1 Kesimpulan Setelah
termasuk
5.2 Saran melakukan
analisis
dan
Dari penelitian tentang analisis dan
perancangan proses bisnis PT. Medix Soft
perancangan proses bisnis pada PT. Medix Soft
menggunakan SMM ISO 9001:2008, maka
ini masih terdapat beberapa kekurangan yang
kesimpulan yang dapat diambil adalah sebagai
diharapkan di kemudian hari dapat diperbaiki
berikut:
oleh pihak lain. Beberapa kekurangan tersebut
1. Hasil analisis kesenjangan antara kebutuhan
antara lain:
proses bisnis yang ada di PT. Medix Soft dengan
mengikutsertakan bagian keuangan dalam
Mutu ISO 9001:2008 adalah 53%. Hasil
penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO
kesenjangan ini didapatkan dari rata-rata
9001:2008.
pemenuhan
Sistem
Penelitian dapat dikembangkan dengan
Manajemen
nilai
persyaratan
1.
pada
masing-masing
klausul. Pemenuhan terhadap klausul 4
7
2.
Penelitian dapat dikembangkan sampai pada tahap implementasi hasil perancangan yang telah dibuat peneliti.
3.
Penelitian dapat dikembangkan sampai pendefinisian detil tindakan dan kebutuhan yang diperlukan dalam mencapai rencana strategis TI.
Ward, J. dan Peppard, J. 2002. Strategic Planning for Information Systems – Third Edition. England: John Wiley & Sons. Ltd Weske, Mathias. 2007. Business Process Management: Concept, Languages, Architectures. New York: Springer. White, G. R. T, Samson, P. dan Rowland-Jones, R. 2009. The Implementation of a Quality Management System in the Not-For-Profit Sector. TQM Journal.
DAFTAR PUSTAKA Blankenship, Jerrel dkk. 2011. Pro Agile .NET Development with Scrum. New York: Springer. Chartered Institute of Internal Auditors. 2012. Chartered Institute of Internal Auditors. 5 Desember 2012. < http://www.iia.org.uk/en/Knowledge_ Centre/global_professional_guidance/ Definition.cfm> ISO. ISO 9001:2008 Quality Management System – Requirements. ISO. Jan van Bon dkk. 2007. Foundations of IT Service Management Based on ITIL V3. Van Haren Publishing. Zaltbommel. Kurniawan, Aditya. 2012. The Power of Software Engineering. 4 Oktober 2012. < http://socs.binus.ac.id/2012/03/01/thepower-of-software-engineering/> LLC. 2010. Requirements Management Database - Quality Certification Guide Revision 2.5.017. LLC. Object Management Group. 2008. Welcome to BPMI.org. 27 Desember 2012. < http://bpmi.org/> Owen, M. dan Raj, J. 2003. BPMN and Business Process ManagementIntroduction to the New Business Process Modelling Standard. New Jersey: Popkin Software & System Inc. Poza, A. S. dkk. 2009. Implementing a Functional ISO 9001 Quality Management System in Small and Medium-Sized Enterprises. International Journal of Engineering (IJE), Vol. 3 (3). Surendro, Kridanto. 2009. Implementasi Tata Kelola Teknologi Informasi. Informatika. Bandung
8
