ANALISIS DAN PERANCANGAN E-OFFICE BERBASIS WEB PADA BAGIAN HUMAS STMIK AMIKOM YOGYAKARTA
NASKAH PUBLIKASI
diajukan oleh Dwindy Stanza 07.11.1469
kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA 2010
ANALYSIS AND DESIGN OF WEB BASED E-OFFICE ON PUBLIC RELATIONS OF STMIK AMIKOM YOGYAKARTA ANALISIS DAN PERANCANGAN E-OFFICE BERBASIS WEB PADA BAGIAN HUMAS STMIK AMIKOM YOGYAKARTA Dwindy Stanza Jurusan Teknik Informatika STMIK AMIKOM YOGYAKARTA ABSTRACT Information systems have an important role in companies in providing information that is very useful for operation and management. Therefore, many companies have information technology or information systems department. So does STMIK AMIKOM Yogyakarta, a private higher in Yogyakarta that should have used a spesific office application, such as E-Office or Electronic Office Management System(EOMS). For several years STMIK AMIKOM Yogyakarta has used information system to handle its important activities such as recording and processing of students, lecturers, employeers data and supporting decision making. However, there are two main issues related to management of information systems. First of all, the information systems itself never been used to all division in STMIK AMIKOM such as Public Relation Division. For the time being Public Relation of STMIK AMIKOM, all of mailing and reporting activities handled by public relation staff. Secondly, since the STMIK AMIKOM won a number of national or international research awards in the field of ICT, more visitations to STMIK AMIKOM also according to that. The number of the visitations increase year by year. Based on that, several questions are waiting to be answered: What should STMIK AMIKOM prepare to create the efficiency of work in handling of visitations besides increase the quality of service? How to reduce the weaknesses of manual office system? In this thesis, researcher tried to analyze those issues and build E-Office application that the results are addressed to be used and developed by Public Relation of STMIK AMIKOM. Besides, researcher also recommends that STMIK AMIKOM should develop this E-Office web to exploite the content of the databases in order to ease the saving process so it can create the better quality of works. Keywords: Information systems, E-Office, Office Application.
1.
Pendahuluan
Perkembangan teknologi yang semakin pesat saat ini telah mempengaruhi segala bidang kehidupan manusia. Hal itu telah dibuktikan dalam bidang perkantoran dan administrasi yang telah banyak menggunakan teknologi aplikasi perkantoran sebagai sarana untuk menyelesaikan segala urusan administrasi dan surat menyurat. Menuju era perkembangan teknologi ini, banyak sekali organisasi-organisasi atau perusahaan-perusahaan yang menginginkan untuk menggunakan teknologi otomatisasi yang didukung oleh pemanfaatan efisiensi dan efektifitas teknologi yang ada untuk berkomunikasi dengan banyak orang baik itu untuk informasi, maupun untuk keperluan administrasi perkantoran, seperti pengarsipan, dokumentasi, dan surat menyurat. Kebutuhan akan teknologi yang menekankan pada efisiensi dan efektifitas tentu menjadi kebutuhan setiap perusahaan untuk meningkatkan kualitas pekerjaan di perusahaan tersebut.
Dalam hal ini web sebagai media otomatisasi dan informasi dapat membantu kegiatan proses administrasi tersebut yang disertai dengan pembuatan laporanlaporannya, yang tentu saja tidak akan membuang waktu yang lama karena telah tersedia program yang dapat mempercepat pemrosesan pengambilan data yang dibutuhkan.
Berdasarkan
pengamatan
di
lapangan
menunjukkan
bahwa
proses
pembuatan surat, laporan, dan berita acara masih bersifat manual. Artinya staf masih menggunakan aplikasi perkantoran standar yang terdapat di komputer yang dalam proses pembuatannya membutuhkan alur yang rumit dan dokumentasi data yang terstruktur. Untuk penginputan data sendiri tentu akan memakan waktu yang panjang apabila staf menginputkan data untuk masing-masing dokumen seperti surat pemberitahuan, surat peminjaman ruangan, rundown acara, dan berita acara. Apalagi melihat semakin banyaknya kunjungan dan tamu yang berkunjung ke STMIK AMIKOM. Bahkan, kadang ada pula tamu yang datang pada waktu yang tidak diduga sehingga akan merepotkan staf untuk membuat beberapa surat dalam waktu yang singkat tersebut.
Hubungan Masyarakat merupakan salah satu bagian ( Divisi ) dari STMIK AMIKOM Yogyakarta yang mengawasi segala kegiatan yang berkaitan dengan komunikasi dan publikasi. Adapun kegiatan Hubungan Masyarakat sebagai berikut : A.
Komunikasi Internal (personil/anggota institusi)
Memberikan informasi sebanyak dan sejelas mungkin mengenai institusi.
Menciptakan kesadaran personil mengenai peran institusi dalam masyarakat.
Membuat publikasi kegiatan berupa berita di website resmi STMIK AMIKOM di www.amikom.ac.id.
B. Komunikasi Eksternal (masyarakat)
Informasi yang benar dan wajar mengenai institusi.
Kesadaran mengenai peran institusi dalam tata kehidupan umumnya dan pendidikan.
Membuat publikasi kegiatan berupa berita di website resmi STMIK AMIKOM di www.amikom.ac.id.
2.
Landasan Teori Otomatisasi dalam bahasa Inggris disebut automation memiliki padanan kata mechanization dan computerization (Lernout & Hauspie Speech Products N.V., 1993). Automation memiliki dua makna yaitu 1) the use of automatic equipment to save mental and manual labour (penggunaan peralatan otomatis untuk menghemat pikiran dan tenaga) dan 2) the automatic control of the manufacture of a product through its successive stages (kendali otomatis dalam pembuatan suatu produk dengan tahapan yang sistematis). Mechanization yang memiliki kata kerja mechanize memiliki arti give a mechanical character to (menerapkan sistem mekanis), dan compurization dengan kata kerja computerize mengandung makna 1) equip with a computer, install a computer in (menggunakan komputer) dan 2) store, perform, or produce by computer (menyimpan, melaksanakan, atau menghasilkan dengan komputer) (AND Complex for Windows, 1993).
Uraian definisi otomatisasi di atas, menunjukkan esensi makna otomatisasi yaitu proses penggunaan peralatan otomatis yang memiliki sistem kerja sistematis. Otomatisasi akan berdampak pada pengurangan penggunaan tenaga manusia, yang tentu saja akan menimbulkan masalah tersendiri dan akan kita bahas dalam sub bab yang akan datang. Otomatisasi sangat berkaitan erat dengan mekanisasi dan komputerisasi. Hal ini mengisyaratkan bahwa otomatisasi berarti penggunaan alat-alat mekanis dan lebih khususnya komputer. Dengan kata lain, membahas otomatisasi berarti mengupas berbagai peralatan mekanis dan komputer, tentu saja dengan tetap memperhatikan relevansinya dengan objek yang diotomatisasi, dalam hal ini perkantoran. Perkantoran, sebagaimana telah diuraikan pada sub bab latar belakang, merupakan kegiatan yang berhubungan dengan pelayanan (services) dalam perolehan, pencatatan, penyimpanan, penganalisaan, dan pengkomunikasian informasi.
Cakupan
aktivitas
perkantoran
meliputi
kegiatan-kegiatan
seperti
pencatatan, pembuatan dan pengolahan kata (word processing); penyajian/display, pengelompokan/sortir, dan kalkulasi data (spreadsheet); pengelolaan database; melakukan perjanjian,
pertemuan, dan penjadwalan (appointment); presentasi;
korespondensi; dokumentasi; dan sebagainya. Otomatisasi perkantoran berarti pengalihan fungsi manual peralatan kantor yang banyak menggunakan tenaga manusia kepada fungsi-fungsi otomatis dengan menggunakan peralatan mekanis khususnya komputer. Waluyo (2000) menegaskan bahwa era otomatisasi perkantoran dimulai bersamaan dengan berkembangnya teknologi informasi, penggunaan perangkat komputer untuk keperluan perkantoran. Otomatisasi
perkantoran
sering
juga
diistilahkan
dengan
kegiatan
perkantoran elektronis (electronic office/e-office). Perkantoran elektronis adalah aplikasi perkantoran yang mengganti proses administrasi berbasis manual ke proses berbasis elektronis dengan memanfaatkan fasilitas jaringan lokal (LAN). Otomatisasi perkantoran tidak bisa dipisahkan dari teknologi perkantoran sebab otomatisasi merupakan bentuk pengembangan teknologi, dalam hal ini
pergeseran dari teknologi manual kepada teknologi otomatis. Pakpahan (2006) menjelaskan teknologi perkantoran sebagai berikut: “Teknologi perkantoran adalah bagaimana proses mencatat, menghimpun, mengolah, memperbanyak, mengirim dan menyimpan bahan-bahan keterangan secara efisien dengan menggunakan mesin-mesin. Oleh karena itu perlu sekali mengenal tentang jenis mesin untuk keenam macam kegiatan itu dan bagaimana cara menggunkannya. Untuk dapat menggunakannya dengan baik perlu mengetahui ciri-ciri tiap-tiap mesin, cara kerjanya, bagian-bagiannya dan cara-cara pemeliharaannya”. Paparan di atas mengisyaratkan bahwa otomatisasi perkantoran merupakan proses peralihan dalam teknologi perkantoran. Dengan kata lain, mempertegas definisi sebelumnya, bahwa otomatisasi perkantoran merupakan proses pengalihan metode pencatatan, penghimpunan, pengolahan, penggandaan, pengiriman, dan penyimpanan bahan-bahan keterangan dari metode manual yang banyak melibatkan tenaga manusia kepada metode otomatis yang banyak melibatkan operasi mesin otomatis bahkan komputer. Electronic dalam E-Office dapat berarti bahwa semua pekerjaan yang berhubungan dengan administrasi perkantoran dikerjakan secara elektronis dan menggunakan
bantuan
alat
komunikasi
dan
sistem
informasi.
Dengan
perkembangan teknologi telekomunikasi saat ini, jaringan broadband berkecepatan tinggi, dan internet, maka perkantoran telah menjadi elektronis secara elektronik. Pekerjaan kantor yang selama beberapa dekade dilakukan secara manual telah berubah menjadi elektronik bahkan beberapa sudah menerapkan kantor maya. Kantor elektronis menggunakan teknologi komunikasi untuk menyediakan layanan administrasi perkantoran secara elektronis kepada siapa saja, dimana saja, dan tiap saat.
3.
Analisis
Berikut ini merupakan beberapa informasi dan petunjuk seputar aplikasi yang dibuat :
1.
Pada tampilan halaman utama, program berhasil menampilkan halaman yang berisikan berita, kategori, agenda, serta form untuk pencarian berita.
2.
Pada textfield pencarian, ketika diketik kata “Merapi” dan diklik button cari, muncul semua berita yang mengandung kata “Merapi”.
3.
Jika salah satu kategori diklik, maka akan tampil semua berita yang tergabung dalam kategori tersebut. Dan jika diklik pada judul berita, akan tampil berita selengkapnya.
4.
Ketika diketik http://127.0.0.1/e-office/adminweb/ pada address bar, menuju ke halaman login admin.
5.
Pada halaman login admin, user diminta memasukkan username dan password. Ketika diketikkan username dan password yang tidak sesuai dengan yang terdapat di dalam database,akan muncul pesan error dan user kembali diminta memasukkan username dan password.
6.
Jika username dan password yang dimasukkan telah sesuai dengan database, user akan menuju ke halaman admin.
7.
Pada halaman admin, terdapat berbagai module pada menu. Mulai menu manajamen user, module, kategori, berita, agenda, disposisi, kunjungan, dan pembuatan surat.
8.
Manajemen user digunakan untuk mengolah data user. Ketika diklik maka akan tampil seluruh user mulai dari admin, kabag dan staff. Khusus untuk admin, dapat menambahkan user agar dapat mempunyai hak akses untuk membuat berita.
9.
Manajemen module digunakan untuk pengembangan web E-Office. Pada module ini juga terdapat fungsi untuk memberikan batasan module mana yang berhak untuk diakses oleh staff dan mana yang tidak. Selain itu, module ini juga bisa mengatur module mana yang akan diaktifkan atau tidak.
10. Module kategori bisa diakses oleh admin, staff, dan kabag. Apabila diklik pada menu kategori, akan tampil semua data kategori. User bisa menambahkan, menghapus, dan merubah kategori sesuai dengan yang dibutuhkan.
11. Module disposisi hanya bisa diakses oleh kabag dan admin. Fungsinya untuk membuat surat penugasan kepada staff.
12. Module berita bisa diakses oleh admin, kabag, dan staff. Jika diklik pada menu berita, akan tampil semua berita. Khusus untuk staff, hanya akan tampil berita yang telah dibuat staff tersebut. Berita yang tampil dapat dirubah dan dihapus. Fungsi untuk menambahkan berita juga dapat berfungsi dengan baik. User juga bisa menambahkan file gambar untuk mendukung kualitas berita.
13. Pada menu agenda, user dapat menambah, merubah, dan menghapus agenda serta memberikan informasi yang terkait dengan agenda tersebut. Semua fungsi pada modul agenda berjalan dengan baik.
14. Di module kunjungan, user bisa menambahkan data kunjungan baru serta merubah dan menghapus data yang ada. Khusus di module kunjungan, user bisa langsung membuat surat yang degenerate dari data yang ada di tabel kunjungan. Surat-surat tersebut dihasilkan dalam format .pdf.
15. Pada menu surat, semua surat keluar akan dicatat di dalam tabel surat keluar. Pada menu ini, tidak semua isi surat akan dicatat, tetapi hanya nomor surat, hal, dan tujuan surat tersebut.
Aplikasi E-Office yang dirancang untuk Bagian Hubungan Masyarakat STMIK AMIKOM, dibagi menjadi 5 (lima) fungsi utama, sedang tiap-tiap fungsi mempunyai keterkaitan satu dengan yang lainnya. Fungsi-fungsi utama tersebut adalah :
1.
Fungsi Akses, adalah fungsi yang berguna bagi pihak pengguna sistem (member) untuk mengakses kedalam sistem E-Office berdasarkan level masingmasing member ketika login. Untuk mengakses halaman login admin, tidak terdapat link khusus pada halaman utama, tetapi dengan cara menambahkan
/adminweb
pada
alamat
url
sehingga
menjadi
http://127.0.0.1/e-
office/adminweb/
2.
Fungsi Agenda, adalah fungsi yang berguna bagi pihak Bagian Hubungan Masyarakat STMIK AMIKOM untuk mengetahui jadwal kegiatan yang sedang dan akan berlangsung yang berkaitan tentang STMIK AMIKOM Yogyakarta.
3.
Fungsi Komunikasi(surat menyurat), adalah fungsi yang digunakan untuk komunikasi antar pejabat di STMIK AMIKOM. Member didalam sistem E-Office dapat saling membuat surat dan melihat surat-surat yang pernah dibuat. Semua informasi ini dicatat dalam basis data sehingga dapat dilihat sewaktu-waktu.
4.
Fungsi Koordinasi(Disposisi), adalah fungsi yang digunakan untuk melakukan koordinasi antar staf di lingkungan STMIK AMIKOM. Kepala Bagian dapat mengirimkan disposisi tugas kepada staf dibawahnya beserta penjelasan penugasan tersebut. Data disposisi yang pernah dikirimkan dicatat dan disimpan didalam basis data sehingga dapat dilihat data tersebut sewaktuwaktu.
5.
Fungsi Informasi, adalah fungsi untuk mempublikasi berita tentang segala sesuatu yang berkaitan dengan STMIK AMIKOM baik berupa kegiatan, informasi lainnya. Jenis informasi tersebut ada dua jenis yaitu umum dan privat. Umum artinya dapat dilihat oleh semua pengguna tanpa harus melakukan login kedalam sistem. Berita-berita yang terdapat pada E-Office ini telah dipisah berdasarkan kategori dan jenis berita.
Tabel 1 Matriks Fitur E-Office Fitur Manajemen Modul Manajemen User Setup Kategori Lihat Kategori Setup Disposisi Lihat Disposisi Setup Berita Lihat Berita Setup Agenda Lihat Agenda Setup Kunjungan Lihat Kunjungan Buat Surat
4.
Admin + + + + + + + + + + + + +
Level User Level Level 1 2 + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + +
Level 3 + + + + -
Kesimpulan
Berdasarkan uraian-uraian yang telah penulis jelaskan pada bagian terdahulu dan hasil rancangan serta implementasi aplikasi Electronic Office Management System (EOMS) untuk Bagian Hubungan Masyarakat STMIK AMIKOM Yogyakarta, maka dapat diambil beberapa kesimpulan berikut :
1. Aplikasi EOMS dirancang berdasarkan analisis kebutuhan pada Bagian Humas STMIK AMIKOM.
2. Dengan adanya sistem E-Office mekanisme koordinasi, komunikasi, dan penyampaian informasi yang berkaitan dengan bagian Humas di lingkungan STMIK AMIKOM Yogyakarta dapat dilakukan dengan cepat.
3. Meskipun belum semua fitur tersedia lengkap, secara garis besar sistem ini sudah bisa mulai diterapkan di Bagian Humas STMIK AMIKOM Yogyakarta.
Beberapa saran yang dapat penulis berikan untuk proses pelaksanaan dan pengembangan aplikasi web E-Office hasil rancangan pada Bagian Hubungan Masyarakat STMIK AMIKOM, diantaranya adalah: 1. Bagi Mahasiswa dan Pengembang Sistem
Perlu adanya respon langsung dari para pemakai terhadap proses-proses E-Office, khususnya berkaitan dengan informasi yang mereka dapatkan dan informasi lain yang dibutuhkan, sehingga web E-Office dapat dikembangkan lebih lanjut untuk mendapatkan aplikasi yang optimal.
1.
Fungsi pengingat (reminder) dalam menu agenda dapat dibuat lebih baik lagi dengan penambahan fasilitas notifikasi sehingga pemakai yang sedang mengakses ke dalam sistem E-Office dapat langsung mengetahui agenda yang akan dilakukan.
2.
Merancang sistem basis data yang lebih baik untuk menjaga integritas data untuk keakuratan data
3.
Konsep analis dan pemrograman yang lebih baik lagi untuk memenuhi kebutuhan sistem yang terus berkembang sesuai perkembangan dan peningkatan kebutuhan user.
4.
Menambahkan fasilitas komunikasi antar user sehingga tetap terjalin kerjasama yang baik dalam institusi.
2. Bagi Bagian Hubungan Masyarakat STMIK AMIKOM Yogyakarta
Diharapkan pihak instansi untuk mengembangkan dan menggunakan sistem E-Office ini untuk diterapkan pada lingkungan kerja Humas STMIK AMIKOM. Dengan harapan dapat lebih memudahkan dalam penyimpanan data dan pembuatan laporan, surat dan arsip.
Penulis menyadari sepenuhnya bahwa sistem ini masih jauh dari kata sempurna, dan masih memiliki banyak kekurangan. Untuk itu penulis akan
menampung semua kritik dan saran demi perkembangan dan kesempurnaan sistem ini.
DAFTAR PUSTAKA Adman,
S.Pd,
M.Pd.
2010.
Arti
dan
Fungsi
Otomatisasi
Perkantoran.
http://fuadadman.com/?cat=25. Diakses 11 Oktober 2010. Choi, Wakyu. 2000. Beginning PHP4. Birmingham: Wrox Hakim, L. 2009. Jalan Pintas Menjadi Master PHP. Yogyakarta:Lokomedia. Hakim, L. 2009. Trik Rahasia Master PHP Terbongkar Lagi. Yogyakarta: Lokomedia. Hantono, Bimo Sunarfri, ST. 2002. PHP dan MySQL untuk Web.Yogyakarta: Andi Offset Jogiyanto. 2000.. Analisis dan Desain Sistem Informasi. Yogyakarta : Andi Offset. Korth, HF., Silberschatz, A. 2000 “Database System Concept”, Second Edition. New York : McGraw-Hill Inc.. Sanjaya, R. 2009. Membuat Laporan PDF Untuk Aplikasi Web dengan PHP 5. Jakarta : Elex Media Komputindo. Sismoro, H. 2006. Pedoman Penyusunan Proposan dan Laporan Skripsi, Materi Kuliah Metodologi Penelitian. STMIK AMIKOM Yogyakarta. Suyanto, M. 2005. Pengantar Teknologi Informasi Untuk Bisnis. Yogyakarta: Andi Offset. Syafrizal, Melwin. 2005. Pengantar Jaringan Komputer. Yogyakarta: Andi Offset Utami, Ema dan Sukrisno.2005. Konsep Dasar Pengolahan dan Pemrograman Database dengan SQL Server, Ms. Access, dan Ms. Visual Basic.Yogyakarta:Andi Offset Waluto, D. E. 2000. Teknologi Perkantoran Modern: Wacana tentang Kantor Maya. Pengembangan Alat dan Lab Jurusan Administrasi Niaga. Semarang: Politeknik Negeri Semarang.
