ANALISIS DAN PERANCANGAN APLIKASI E-RECRUITMENT BERBASIS WEB UNTUK FORUM ASISTEN (FA) STMIK AMIKOM YOGYAKARTA
NASKAH PUBLIKASI
diajukan oleh Ferian Fauzi Abdulloh 09.11.2894
kepada JURUSAN TEKNIK INFORMATIKA SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA 2013
Analysis dan Designing Web Based E-Recruitment Application For Forum Asisten (FA) STMIK “AMIKOM” Yogyakarta Analisis dan Perancangan Aplikasi E-Recruitment Berbasis Web Untuk Forum Asisten (FA) STMIK “AMIKOM” Yogyakarta Ferian Fauzi Abdulloh Kusnawi Jurusan Teknik Informatika STMIK AMIKOM YOGYAKARTA
ABSTRACT In the development of technology, function and role of the Internet is increasingly widespread. Aside from being a storehouse of knowledge, the internet can also be a negative impact on someone who is not careful in using it.. However, when used for positive things internet will be a powerful weapon in improving the performance of a particular institution or individual. Even, the internet is able to support in winning a business competition though. In this case the author take STMIK AMIKOM Assistant Forum Yogyakarta as an object, which the authors will focus on the problems of E-Recruitment website used as a medium of information and data processing recruitment which would be effective, efficient, and modern in supporting the performance of Assistant Forum and help realizing the vision of STMIK AMIKOM Yogyakarta "The Best In Information Technology." So to achieve this, the author will design and build a website E-Recruitment which is able to provide information and services to students. With the new system, the staff Forum Assistant will be facilitated in providing information about the recruitment to candidates of the lab assistant, while students can receive information quickly and accurately. Keywords: E-Recruitment website, recruitment, Forum Assistant, STMIK “AMIKOM” Yogyakarta.
1.
Pendahuluan Latar belakang dari penilitian ini adalah tentang permasalahan yang timbul akibat masih adanya sistem rekrutmen yang masih manual, sehingga masih mengalami kesulitan dalam penghimpunan data asisten praktikum. Pentingnya pendataan secara terdistribusi pada suatu instansi diperlukan untuk memberikan
efektifitas
dan
efisiensi
dalam
pengeditan
data,pengurutan
data,pemilihan data,dan pengambilan kembali data. Hilangnya data yang bersifat fisik juga merupakan kendala besar ketika suatu hari nanti ada mantan asisten praktikum yang meminta legalisir atas sertifikat yang pernah dikeluarkan oleh Forum Asisten. Dalam beberapa tahun ini, teknologi komputer berkembang sangat pesat sehingga pengguna dapat melakukan olah data dengan sangat cepat dan akurat. Dengan banyaknya pengguna komputer aplikasi konvensional manualpun mulai ditinggalkan
dan
beralih
menuju
komputerisasi.
Salah
satunya
adalah
pengolahan data menggunakan database sebagai tempat penyimpanan data yang diolah. Perekrutan asisten praktikum yang masih manual di STMIK AMIKOM Yogyakarta, mengakibatkan waktu yang digunakan menjadi tidak efisien. Sebagai contoh untuk rekrutmen asisten praktikum tahap administrasi, petugas akan memasukkan identitas asisten praktikum dengan cara menulis ke dalam sebuah file excell secara manual. Dengan cara manual tersebut petugas masih banyak melakukan kesalahan karena banyaknya data yang harus dihimpun dan kurangnya ketelitian dari petugas. Petugas harus mendata ulang secara manual dari formulir yang diberikan calon asisten praktikum, hal ini mengurangi efisiensi waktu. Selain banyak terjadi kesalahan seperti kesalahan dalam menuliskan nama, dan variable identitas lain. Dengan melihat kondisi tersebut, dengan pelayanan yang begitu terbatas dalam rekrutmen asisten di STMIK AMIKOM Yogyakarta, peniliti untuk melakukan penelitian dan membuat sebuah aplikasi berbasis web untuk menggantikan system rekrutmen dan pengumpulan data asisten praktikum secara manual dengan system terkomputerisasi. Sehingga dengan adanya aplikasi tersebut akan mempermudah petugas ketika mengambil,menyortir,dan mengedit data asisten praktikum, serta menambah tingkat efektivitas dan efisiensi waktu.
2.
Landasan Teori 2.1 Analisis Sistem Menurut Bodnar dan Hopwood yang diterjemahkan Jusuf, A. A. dan Tambunan, R. M.(2001) menyatakan, “Analisis sistem merupakan tanggung jawab untuk pengembangan rancangan umum aplikasi-aplikasi sistem” (p.356).1 2.2 Pengertian Informasi Bodnar dan Hopwood yang diterjemahkan Jusuf, A. A. dan Tambunan, R. M. (2001) menyatakan, “Perancangan sistem merupakan formulasi spesifikasi rinci dari sistem yang diusulkan” (p.357).2
2.3 Pengertian Aplikasi Aplikasi
berasal
dari
kata
application
yang
artinya
penerapan,lamaran,penggunaan.Secara istilah aplikasi adalah: program siap pakai yang direkam untuk melaksanakan suatu fungsi bagi pengguna atau aplikasi yang lain dan dapat digunakan oleh sasaran yang dituju.(www.totalinfo.or.id) 2.4 Aplikasi Web Pada perkembangan berikutnya, sejumlah skrip dan objek dikembangkan untuk memperluas kemampuan HTML seperti PHP dan ASP pada skrip dan Apllet pada objek. Aplikasi Web dapat dibagi menjadi dua jenis yaitu aplikasi web statis dan dinamis.Web statis dibentuk dengan menggunakan HTML. Kekurangan aplikasi seperti ini terletak pada keharusan untuk memelihara program secara terus menerus untuk mengikuti setiap perkembangan yang terjadi. Kelemahan ini diatasi oleh model aplikasi web dinamis. 2.5 Definisi Rekrutmen Rekrutmen adalah proses pencarian dan pemikatan para calon guru yang mampu untuk melamar sebagai guru. Dalam kamus Besar Bahasa Indonesia (2001: 942), rekrutmen memiliki makna pengerahan. 2.6 Definisi E-Recruitment
1 ,2 Bodnar, George H., & Hopwood, William S. (2010). Accounting information systems. (10th edition). Boston: Pearson Education.
Menurut Armstrong (2006, p.421) merupakan proses menarik, menyaring dan melacak pelamar, memilih dan menawarkan pekerjaan atau menolak kandidat. 3 2.7 Perangkat Lunak yang digunakan Aplikasi ini ditulis dan dibangun dengan menggunakan bahasa PHP sehingga ada beberapa pilihan Application Building Tools. Akan tetapi untuk saat ini salah satu tool paling tersohor dalam pengembangan sebuah aplikasi berbasis web adalah Netbeans, disamping gratis, juga sangan powerful.
3.
Analisis dan Perancangan Sistem 3.1 Gambaran Umum Aplikasi Dalam bab ini berisi tentang pembahasan tahapan analisis dan perancangan aplikasi E-recruitment berbasis web. Aplikasi ini merupakan aplikasi web yang dibuat untuk mempermudah mahasiswa untuk mendapatkan informasi terkait rekrutmen yang dibuka oleh Forum Asisten STMIK AMIKOM Yogyakarta. Selanjutnya, mahasiswa akan dimanjakan oleh fitur pendaftaran online yang disajikan sistem ini. 3.2 Analisis 3.2.1 Analisis Sistem Analisis
sistem
adalah
sebuah
istilah
yang
secara
kolektif
mendeskripsikan fase-fase awal pengembangan sistem. Al Fatta (2007: 44) 4mengatakan “analisis sistem adalah teknik pemecahan masalah yang menguraikan bagian-bagian komponen dengan mempelajari seberapa bagus bagian-bagian komponen tersebut bekerja dan berinteraksi untuk mencapai tujuan mereka.” 3.2.2 Analisis Kebutuhan Sistem Analisis kebutuhan sistem merupakan proses menemukan, memperbaiki, memodelkan, dan menspesifikasikan kebutuhan-kebutuhan apa saja yang nantinya ada di dalam sistem. 3.2.2.1 Analisis Kebutuhan Fungsional Analisis kebutuhan fungsional berisi proses-proses apa saja yang nantinya dilakukan oleh sistem. Kebutuhan fungsional juga berisi
3 Amstrong, M. 2006. A handbook of Human Resource Management Practice, 10 th edition. London: Cambridge University Press.
4 Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis & Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan & Organisasi Modern. Yogyakarta : Penerbit ANDI
informasi-informasi apa saja yang harus ada dan dihasilkan oleh sistem. Fungsi-fungsi tersebut meliputi : 1. Dapat menampilkan informasi rekrutmen yang dibuka oleh Forum Asisten STMIK AMIKOM Yogyakarta. 2. Dapat menampilkan data-data pendaftar dan status diterima dan tidaknya. 3. Dapat membantu mahasiswa untuk mendaftar secara cepat tanpa terbatas ruang. 4. Dapat membuat report seluruh informasi yang tersimpan didalamnya, termasuk diantaranya data asisten, calon asisten, dan pendaftar baru. 3.2.2.2 Analisis Kebutuhan Non Fungsional Analisis kebutuhan non fungsional menjabarkan apa-apa saja yang harus dimiliki oleh sistem agar dapat berjalan. Kebutuhan non fungsional meliputi ketersedian perangkat keras, perangkat lunak dan pengguna. 3.2.3 Analisis Kelayakan Sistem Analisis kelayakan sistem digunakan untuk menentukan kemungkinan apakah pengembangan aplikasi ini dapat diteruskan atau tidak. Hal ini dilakukan supaya sistem yang akan dibuat benar-benar bermanfaat. 3.2.3.1 Analisis Kelayakan Teknik Kelayakan teknik berkaitan dengan kelayakan perangkat keras dan perangkat lunak. Kelayakan teknik akan memfokuskan pada kebutuhan sistem yang telah disusun dari aspek teknologi apa yang digunakan. 3.2.3.2 Analisis Kelayakan Hukum Kelayakan hukum akan memfokuskan pada isi dari system tersebut, dan karena system ini hanya diakses secara penuh oleh administrator maka konten yang ada lebih terjamin. Software pendukung yang digunakan Netbeans adalah software yang bersifat opensource. Sehingga aplikasi ini layak secara hukum. 3.2.3.3 Analisis Kelayakan Operasional Pengoperasian sistem ini tidak membutuhkan keterampilan khusus. Karena semua mahasiswa STMIK AMIKOM Yogyakarta adalah praktisi IT. Hal ini memungkinkan aplikasi ini dapat digunakan oleh semua mahasiswa. Dengan ditunjang tampilan aplikasi yang user friendly maka secara operasional, sistem ini layak.
3.2.4 Analisis SWOT Analisis SWOT adalah metode perencanaan strategis yang digunakan untuk menganalisis dan mengevaluasi kekuatan (strength), kelemahan (weakness), peluang (opportunity), dan ancaman (threat) dalam suatu proyek. 3.2.4.1
Strength Proses ini melibatkan penentuan tujuan yang spesifik dari
spekulasi aplikasi dan mengidentifikasi faktor internal yang mendukung untuk mencapai tujuan tersebut. Di bawah ini beberapa kekuatan dari aplikasi E-Recruitment berbasis web antara lain : 1. Dapat menampilkan informasi rekrutmen yang dibuka oleh Forum Asisten STMIK AMIKOM Yogyakarta. 2. Dapat menampilkan data-data pendaftar dan status diterima dan tidaknya. 3. Dapat membantu mahasiswa untuk mendaftar secara cepat tanpa terbatas ruang. 4. Dapat membuat report seluruh informasi yang tersimpan didalamnya, termasuk diantaranya data asisten, calon asisten, dan pendaftar baru. 3.2.4.2
Weakness Proses ini melibatkan penentuan tujuan yang spesifik dari
spekulasi aplikasi dan mengidentifikasi faktor internal yang tidak bisa mendukung untuk mencapai tujuan tersebut. Di bawah ini beberapa kelemahan dari aplikasi ini antara lain : 1. Ketika koneksi internet lambat, tampilan web akan menjadi sangat bergantung. 3.2.4.3
Opportunity Proses ini melibatkan penentuan tujuan yang spesifik dari
spekulasi
aplikasi
dan
mengidentifikasi
faktor
eksternal
yang
mendukung untuk mencapai tujuan tersebut. Di bawah ini beberapa peluang dari aplikasi E-Recruitment berbasis web antara lain : 1. Data tersimpan secara online yang memudahkan staff Forum Asisten dalam pengolahan 2. Dapat memberikan pilihan bagi mahasiswa STMIK AMIKOM Yogyakarta sebagai salah satu media dalam mendaftarkan diri menjadi asisten praktikum. 3.2.4.4
Threat
Proses ini melibatkan penentuan tujuan yang spesifik dari spekulasi aplikasi dan mengidentifikasi faktor eksternal yang tidak bisa mendukung untuk mencapai tujuan tersebut. Di bawah ini beberapa ancaman dari aplikasi E-Recruitment berbasis web antara lain : 1.
Server hosting mengalami gangguan / down.
2.
Jaringan internet mengalami gangguan
3.3 Perancangan 3.3.1 Perancangan Konsep Sistem aplikasi E-Recruitment berbasis web ini akan diberi nama. Aplikasi ini memberikan informasi terkait rekrutmen asisten praktikum oleh Forum Asisten. Aplikasi E-Recruitment berbasis web akan menyimpan datadata dari administrator. Kemudian akan ditampilkan dan disajikan melalui website kepada para calon pendaftar asisten praktikum . 3.3.2 Perancangan Flowchart 3.3.2.1 Perancangan Flowchart Flowchart menjelaskan apa yang akan dilakukan oleh sistem yang akan dibangun dan siapa yang berinteraksi dengan sistem. Di bawah ini adalah perancangan flowchart dari aplikasi E-Recruitment berbasis web.
3. 1
Gambar Perancangan Flowchart
3. 2
3. 3
Perancangan DiagramFlow Diagram
Perancangan Entity Relations Diagram
3.3.3 Perancangan Interface/Antarmuka 4.
Implementasi dan Pembahasan 4.1 Implementasi Implementasi merupakan salah satu tahapan dalam rekayasa perangkat lunak setelah tahapan analisis dan perancangan sistem. Dalam tahapan ini dapat diketahui sejauh mana aplikasi telah dibangun, bagaimana keluaran dari aplikasi ini, apakah sesuai dengan tujuan awalnya. Implementasi dan pembahasan perancangan aplikasi ini menggunakan host pada local PC dan secara online . 4.1.1 Implementasi Interface
Pada aplikasi E-Recruitment berbasis web ini terdiri dari beberapa halaman interface, yaitu Home, Menu Daftar Pendaftar, Menu Daftar Asisten, Menu Pendaftaran Baru, Menu Hubungi Kami, Menu Status Penerimaan, Menu Cetak Formulir dan Menu Keluar.
Gambar 4.1 Tampilan home
Gambar 4.2 Tampilan pendaftaran baru
Gambar 4.3 Tampilan status penerimaan
4.1.2 Uji Coba Program Pada pengujian sistem ini mempunyai tujuan untuk menghindari kesalahan pada program yang dibuat. Pengujian program ini biasanya dilakukan selama proses coding dan setelah program aplikasi selesai dibuat. 4.1.3 Uji Coba Sistem Tahapan uji coba sistem digunakan untuk memeriksa apakah sistem yang dibuat sesuai dengan rancangannya. Tujuan dari uji coba sistem adalah untuk memastikan semua komponen-komponen dari sistem telah berfungsi sesuai dengan yang diharapkan oleh pengguna. Setelah pengujian dengan menggunakan local hosting berjalan dengan baik, kemudian dilakukan uji coba sistem pada online hosting, hal ini bertujuan untuk mengetahui apakah aplikasi dapat berjalan dengan baik sesuai dengan yang direncanakan.
4.2 Pembahasan 4.3 Pembahasan Program Penulisan program bertujuan untuk mengimplementasikan rancangan yang sudah dibuat dengan menuliskan perintah-perintah atau logika. Langkah ini merupakan salah satu tahapan dari tahap implementasi, sehingga hasil akhir implementasi sesuai dengan rancangan yang telah dibuat. 4.4 Pemeliharaan Sistem Setelah melakukan tahapan pengujian pada aplikasi, baik pengujian dengan localhost maupun pada onlinehost, maka sistem dapat digunakan. Untuk memastikan sistem
yang dibuat berjalan dengan baik, perlu dilakakukan
pemeliharaan sistem, agar aplikasi ini dapat mengikuti perkembangan teknologi khususnya perkembangan versi database dan bahasa pemrogramannya. Oleh karena itu perlu dilakukan pemeliharaan dan pengembangan sistem sebagai berikut : 1. Memback up semua file source code, dengan cara menyimpan pada media penyimpanan lain, seperti CD, DVD, Flashdisk atau hardisk. 2. Melakukan update sistem, meliputi update user interface, update data, update fiture, dan update kemanan sistem lainnya.
5.
Penutup 5.1 Kesimpulan Berdasarkan pembahasan pada halaman sebelumnya, yang mencakup datadata penelitian pada Forum Asisten dan pembuatan laporan skripsi dengan judul “Analisis dan perancangan aplikasi E-recruitment berbasis web pada Forum Asisten STMIK AMIKOM Yogyakarta”, serta sekaligus menjawab rumusan masalah pada Bab I, maka dapat diambil kesimpulan sebagai berikut: 1. Dengan adanya website ini maka cita-cita mewujudkan STMIK AMIKOM Yogyakarta “Terdepan dalam Teknologi Informasi” akan segera terwujud. 2. Dengan adanya website ini akan tercipta metode rekrutmen yang efektif, efisien, dan modern. 3. Dengan adanya website ini staff Forum Asisten akan dimudahkan dalam memberikan pengumuman perihal rekrutmen asisten. 4. Dengan adanya website ini mahasiswa akan dimudahkan dalam pendaftaran dengan tanpa terbatas ruang. 5. Dengan adanya website ini akan memudahkan Forum Asisten dalam menghimpun data-data dari para pendaftar/calon asisten dan asisten aktif. 6. Dengan adanya website ini akan mengurangi biaya operasional pengumuman kelulusan yang selama ini dilakukan melalui sms dan hardcopy yang ditempelkan di papan pengumuman yang ada di Forum Asisten. 5.2 Saran Mengingat tidak ada yang sempurna di dunia ini kecuali Sang Pencipta, penulis juga menyadari bahwa penulisan skripsi ini masih banyak kekurangan, maka dari itu kritik dan saran dari para pembaca yang sekiranya dapat membangun dan memperbaiki system ini sangat diharapkan. Adapun saran dari penulis yang akan disampaikan kepada para mahasiswa, instansi, dan masyarakat yang akan melakukan penelitian baru pada Forum Asisten serupa diantaranya: 1. Dengan adanya system baru ini pihak instansi supaya lebih memperhatikan website untuk selalu terupgrade terutama dalam teknik dalam mengamankan system ini. 2. Dalam penyusunan skripsi ini penulis membuat login calon asisten yang mampu mengedit table tertentu dalam database secara langsung, sehingga akan sangat rentan terhadap keamanan data,sehingga perlu dilakukan back up database secara berkala.
Daftar Pustaka Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis & Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan & Organisasi Modern. Yogyakarta : Penerbit ANDI Achmatim,
Pemrograman
Web
dengan
PHP
dan
MySQL,
http://achmatim.net/2009/04/15/buku-gratis-pemrograman-web-dengan-php-danmysql.pdf, diakses tanggal 11 Oktober 2012.
Arief,
M.
Rudyanto.
2011.
Pemrograman
Website
Dinamis
Menggunakan
PHPdanMySQL. Andi, Yogyakarta.
Fatta, Hanif Al. 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern. Andi, Yogyakarta.
Hakim, Lukmanul. 2011. Membongkar trik para master PHP. Lokomedia,Yogyakarta. Jogiyanto, 2005. Analisis & Desain Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis. Yogyakarta : Penerbit ANDI
Kusrini,
M.Kom.
2006.
Strategi
Perancangan
dan
Pengelolaan
Basis
Data.
Andi,Yogyakarta. Pangera, Ali. dan Ariyus, Dony. 2005. SistemOperasi. Andi Offset. Sunyoto, Andi. 2007. AJAX Membangun Web dengan Teknologi Asynchronouse JavaScript dan XML. AndiOffset,Yogyakarta.
