ANALISIS DAN PERANCANGAN APLIKASI DATABASE KONSTRUKSI PADA PT. MULTI SARANA KITA

ANALISIS DAN PERANCANGAN APLIKASI DATABASE KONSTRUKSI PADA PT. MULTI SARANA KITA

Teknologi Informasi, Universitas Bina Nusantara, Jl. KH. Syahdan No.9 Palmerah Jakarta Barat 11480 Septiani Wulandari; Ahmad Maulana Irfanuddin; Cindy Ryanthie La Rose; Choirul Huda S.Kom., M.M.

ABSTRAK

The purpose of this study is to analyze and design a web-based database application construction at PT. Multi Means Kita. The method used related analysis phase includes interviews, examination of documents with related parties. The method for designing the database using the System Development Lifecycle covers conceptual design, logical, and physical. The results of this study are the availability of a database application that can help the acceptance of the project, the manufacture of RAB, pengelolahan materials, project execution procedures, project addendum manufacture, and payment procedures. The conclusions of this study facilitate the employee in performing business processes and facilitate managers in making decisions every month. Keywords: Analysis, Design, Database, Construction, Web.

Tujuan penelitian ini adalah menganalisis dan merancang aplikasi database konstruksi berbasis web pada PT. Multi Sarana Kita. Metode penelitian yang digunakan terkait tahap analisis meliputi metode wawancara, pemeriksaan dokumen dengan pihak terkait. Metode untuk perancangannya menggunakan Database System Development Lifecycle meliputi perancangan konseptual, logikal, dan fisikal. Hasil penelitian ini berupa tersedianya aplikasi

database yang bisa membantu penerimaan proyek, pembuatan RAB, pengelolahan bahan material, prosedur pengerjaan proyek, pembuatan addendum proyek, dan prosedur pembayaran. Simpulan penelitian ini mempermudah pegawai dalam melakukan proses bisnis dan mempermudah manager dalam mengambil keputusan setiap bulan.

Kata Kunci : Analisis, Perancangan, Database, Konstruksi, Web.

PENDAHULUAN Dengan perkembangan teknologi yang sangat pesat, kebutuhan informasi yang cepat dan akurat menjadi sesuatu yang berharga bagi perusahaan. Masyarakatpun sudah

banyak

yang

mengandalkan

teknologi

yang

berbasis komputer untuk

melakukan pekerjaan sehari-hari. Hal ini dikarenakan teknologi komputer memberikan kemudahan dalam melakukan pekerjaan mereka sehingga akan menghemat waktu dan biaya. Sebagai contoh, teknologi komputer dipakai untuk mempermudah menyebarkan informasi melalui berbagai media, menyelesaikan pekerjaan-pekerjaan di kantor, untuk kegiatan perdagangan dan lain sebagainya. Salah satu perkembangan teknologi informasi adalah sistem informasi jasa yang berbasis komputer. Masalah yang seringkali dihadapi oleh perusahaan yang masih belum memiliki sistem database yang telah terdistribusi dengan baik adalah dalam melakukan pencarian database. Pada proses pencarian database dan dalam penambahan database yang baru, perusahaan masih membutuhkan waktu lebih lama karena masih dilakukan secara manual. Apabila aplikasi database yang sudah ada tidak mencakup keperluan perusahaan dan tidak dapat digunakan secara sederhana tetapi tetap efisien, maka pihak perusahaan masih akan tetap mengalami masalah.

PT Multi Sarana Kita yang terletak di Jalan Tampak Siring II C18 no. 204 Bekasi, merupakan sebuah badan usaha jasa konstruksi yang baru didirikan dan bergerak di bidang pelaksanaan konstruksi, utamanya pekerjaan sipil bagian infrastruktur seperti, pekerjaan pematangan lahan (cut & fill), pekerjaan jalan, saluran, dan lain lain. Dalam melaksanakan proses bisnisnya perusahaan ini masih menggunakan sistem manual yang menimbulkan banyak permasalahan, maka diperlukan sebuah sistem pengendalian yang lebih baik dari sebelumnya. Untuk itu, perusahaan dituntut agar menciptakan inovasi baru dalam menyajikan informasi jasa Konstruksi yang terintegrasi. Berdasarkan alasan

tersebut, maka perlu dirancang suatu sistem informasi jasa konstruksi yang dapat menunjang proses bisnis perusahaan, pihak manajemen dalam menentukan kebijakan perusahaan dan Menyajikan laporan yang lebih akurat dan sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Sesuai dari “akurasi data sangat penting untuk efektivitas operasi bisnis, pengambilan, kegiatan, dan keberhasilan sistem komputasi organisasi”. ( Examining data accuracy and authenticity with leading digit frequency analysis, Bassam Hassan, 2008).

METODE PENELITIAN 1. Database Planning Database Planning yaitu aktivitas manajemen yang memungkinkan tahapan dari Database System Development Lifecycle untuk direalisasikan seefisien dan seefektif mungkin. 2. System Definition System definition mendeskripsikan jangkauan dan batasan dari batasan aplikasi basis data dan pandangan-pandangan utama para pengguna. Ruang lingkup yang dari sistem yang akan di bahas mencakup : Persetujuan Awal Pemerimaan Proyek, Pembuatan RAP dan RAB, Pengelolaan alat dan bahan, Prosedur pengerjaan kontrak, Pembuatan addendum proyek, Prosedur pembayaran. 3. Requirement Collection and Analysis Requirement collection and analysis yaitu proses mengumpulkan dan menganalisa informasi tentang bagian dari perusahaan yang akan didukung oleh sistem basis data dan menggunakan informasi ini untuk mengidentifikasi kebutuhan pemakai terhadap sistem baru. Kegiatan wawancara dilakukan beberapa kali dengan Direktur PT Multi Sarana Kita, Ibu Rr. Herlina ratnaningsih dan Staff Bagian Procurement & Project Adm., Wendy Himawan. Memeriksa Dokumen. Beberapa contoh dokumen penting seperti Rancangan Anggaran Biaya (RAB), Surat Perintah Kerja, faktur pemesanan dan pembayaran material, serta faktur pembayaran proyek dan laporan lainnya yang diberikan oleh pihak PT Multi Sarana Kita pada tanggal – Desember 2013 demi mendukung kelancaran dalam menganalisa transaksi dalam sistem. 4. Database Design Database design yaitu proses pembuatan desain yang mendukung mission statement dan mission objective perusahaan untuk keperluan sistem basis data. Tiga fase dalam

perancangan basis data yaitu: Perancangan konseptual yaitu proses pembentukan model dari informasi yang digunakan dalam perusahaan. Independen dari keseluruhan aspek fisik. Model data dibangun dengan menggunakan informasi dalam spesifikasi kebutuhan pengguna. Model data konseptual merupakan sumber informasi untuk fase logikal. Konseptual dari database yang mana meliputi identifikasi dari entity – entity, relasi, dan atribut – atribut (Entity Relationship Diagram). Perancangan logikal yaitu suatu pembentukan model dari informasi yang digunakan dalam perusahaan berdasarkan model tertentu, tetapi independen terhadap DBMS tertentu dan aspek fisik lainnya. Model data konseptual yang telah dibuat sebelumnya. Diperbaiki dan dipetakan ke dalam model data logikal. Merancang struktur logikal yang meliputi rancangan relasi – relasi yang terjadi antara entity – entity yang berkaitan dengan data yang didapat pada perancangan konseptual. Perancangan fisikal adalah suatu proses yang menghasilkan deskripsi implementasi database pada penyimpanan sekunder dengan menggambarkan struktur penyimpanan. Dapat dikatakan juga bahwa perancangan fisikal merupakan cara pembuatan menuju sistem DBMS tertentu. 5. DBMS Selection DMBS selection yaitu proses pemilihan DBMS yang tepat yang mendukung sistem basis data dan merupakan langkah optional. 6. Application Design Application design yaitu proses merancang user interface dan program aplikasi yang digunakan dan diproses oleh basis data. DBMS yang digunakan pada sistem basis data PT Multi Sarana Kita ada MySQL.

HASIL DAN PEMBAHASAN Latar Belakang Perusahaan Sebuah bisnis bersama yang sudah lama berakar di Indonesia, dari mayoritas proyek-proyek unggulan yang telah kami kerjakan di Jakarta dan beranjak dari pengalaman tersebut sangat bermanfaat menjadikan keahlian tersendiri bagi PT. MULTI SARANA KITA. Dengan dedikasi untuk memahami kebutuhan klien, analisis yang cermat dari arah masa depan dan kemampuan untuk memberikan pengalaman dan nasihat, perusahaan telah berjalan dan semakin kuat selama 2 tahun terakhir.Keberhasilan PT. MULTI SARANA KITA. didasarkan pada perhatian

yang diberikan untuk kesejahteraan karyawan dan staf, memastikan bahwa karyawan dan staf dibawah Perusahaan akan mendapat pelatihan skill secara terus menerus. Secara khusus, orang-orang kami terlibat dalam setiap aspek proyek dan kami mendorong dan mendukung ide-ide untuk meningkatkan keamanan, efisiensi dan memberikan hasil akhir yang sangat baik. Kami memiliki contoh besar yang telah menghasilkan karya besar yaitu cara berpikir yang sama sekali baru. Pendekatan inklusif telah menghasilkan sebuah tim yang stabil dari 25 karyawan denganberbagai keterampilan dan pengetahuan khusus dalam mendukung pekerjaan konstruksi. Dengan kepercayaan dan kerjasama yang baik, kami adalah perusahaan konstruksi yang siap untuk mengerjakan proyek-proyek pada masa depan yang lebih baik.

Tata laksana sistem yang sedang berjalan 1.

Persetujuan Awal Penerimaan Proyek PROSEDUR STANDAR OPERASI Penanggung Jawab (Person in Charge /PIC) Klien

Technician

Finance

Start

Penawaran Kerja (proyek)

Pembuatan RAB

RAB YA RAB Diterima

YA

TIDAK

Pembuatan Ulang RAB

TIDAK

Finish Penerimaan SPK

Tahap-tahap yang dilakukan dalam persetujuan awal penerimaan proyek yaitu: Penerimaan permintaan penawaran pekerjaan proyek dari klien, Melakukan penawaran harga dengan membuat pengajuan Rencana Anggaran Biaya (RAB) dari pihak PT Multi Sarana Kita kepada klien, Jika klien menyetujui RAB yang diajukan oleh PT Multi Sarana Kita, maka penanganan proyek sudah bisa dilakukan setelah klien memberikan Surat Perintah Kerja (SPK) kepada pihak PT Multi Sarana Kita.

2.

Persiapan Proyek PROSEDUR STANDAR OPERASI Penanggung Jawab (Person in Charge /PIC) Project Manager

Surveyor

Finance

SPK Penunjuk kan Tim Proyek

Klarifikasi lahan [mengacu pada SPK] Perhitungan material dan pengajuan Pembelian bahan

Material yang dibutuhkan serta jumlah kebutuhan

Menuju pembelian Material

Penanganan proyek diawali dengan penerimaan gambaran lahan dari klien. Setelah itu, pihak PT Multi Sarana kita dapat melakukan survey lahan yang akan dibangun. PT Multi Sarana kita membuat perhitungan jumlah alat dan bahan yang dibutuhkan.

3. Addendum Engineer

Client

Start

SPK

TIDAK

YA Pembuatan Adendum

Permintaan Penambahan Kerja (Adendeum)

FINISH

Adendum

Dalam 1 proyek konstruksi, dapat terjadi adanya permintaan kerja tambah serta adanya pertambahan biaya yang disebut dengan addendum. Oleh karena itu, pencatatan kemajuan proyek bersifat dinamis.

4.

Penagihan dan Pembayaran Proyek Bagian Keuangan

Start

SPK

Pembuatan Tagihan Awal

Tagihan Awal

Penerimaan Pembayaran Tagihan awal

Data Pembayaran Tagihan awal

pihak PT Multi Sarana Kita akan mengirim tagihan awal yang selanjutnya akan di bayar secara berkala sesuai laporan kemajuan kerja.

5. Pembayaran Tagihan Berkala Bagian Keuangan

Bagian Lapangan

Pembuatan Tagihan Berkala

Tagihan Berkala

Penerimaan Pembayaran Tagihan Berkala

TIDAK

Data Pembayaran tagihan berkala

Proyek Selesai

YA Pembuatan Tagihan Addendum

YA

Addendum

Tagihan Addendum TIDAK Penerimaan Pembayaran Tagihan Addendum

Data Pembayaran tagihan Addendum

Pembuatan Tagihan Pemeliharaan

Tagihan Addendum

Penerimaan Pembayaran Tagihan Addendum

Data Pembayaran tagihan Addendum

Finish

Pemeliharaan Proyek Konstruksi

pihak PT Multi Sarana Kita akan mengirim tagihan secara berkala disertai laporan kemajuan kerja kepada klien. Sedangkan penagihan dan pembayaran addendum (jika ada addendum) dilakukan setelah proyek konstruksi dinyatakan selesai. Setelah proyek konstruksi selesai, pihak perusahaan tidak dibayar secara penuh, tapi ada persentase biaya jaminan pemeliharaan yang baru dibayarkan setelah proyek konstruksi dinyatakan tidak bermasalah.

Kebutuhan Pengguna Kebutuhan Transaksi : Entry data Surat Perintah Kerja (SPK), Setelah SPK diterima dari klien, Staff Engineer akan melakukan pencatatan SPK, tanggal dimulai dan berakhirnya kesepakatan proyek, jumlah tahap pembayaran serta data-data perusahaa klien. Entry RAB, RAB (Rancangan Anggaran Biaya) dibuat dalam rangka perancangan anggaran proyek, kebutuhan bahan material yang sebelum nya telah dicek dari pemasok di list secara lengkap apa saja yang dibutuhkan dalam pembangunan proyek. Kebutuhan Informasi : Bagian marketing Membutuhkan informasi data klien dan proyek konstruksi yang akan di bangun, Bagian Procurement membutuhkan informasi list harga bahan material dari pemasok. Kebutuhan Integritas Data : Dibutuhkan integrasi data antara bagian procurement dan bagian technician, sehingga bagian technician dapat mengetahui list harga alat dan bahan material untuk pembuatan RAP dan RAB. Dibutuhkan integrasi data antara bagian procurement dan bagian surveyor, sehingga bagian surveyor dapat mengetahui kondisi terkini dari stok alat berat. Kebutuhan Keamanan Data : Data klien hanya dapat di akses oleh bagian marketing sesuai dengan batasan haknya. Data RAP dan RAB, data addendeum dan data progress pembangunan proyek hanya dapat di akses oleh bagian technician sesuai dengan batasan hak akses nya.

Permasalahan Permasalahan-permasalahan yang dihadapi oleh PT Multi Sarana Kita saat ini, antara lain : Tidak adanya pencatatan kwitansi keluar, tagihan masuk, dan tagihan tambah kerja (addendum) secara komputerisasi, sehingga sering kali beberapa pembayaran terlupakan karena catatan yang hilang dan sebagainya, Belum tersedianya aplikasi basis data untuk bagian penanganan proyek (pengerjaan proyek konstruksi dan pembayaran proyek) dan pembelian material, Aplikasi yang digunakan pada bagian keuangan tidak terintegrasi dengan proses bisnis perusahaan yang lain.

SIMPULAN DAN SARAN Simpulan Berdasarkan atas hasil analisa dan perancangan serta aplikasi yang diusulkan, disimpulkan : 1. Mempermudah pegawai untuk mendapatkan informasi yang diinginkan secara cepat dan lengkap. (lihat bukti pada halaman 285 contoh mengenai data client) 2. Membantu mengintegrasikan data dalam hal penerimaan proyek, pembuatan RAB, pengelolahan bahan material, prosedur pengerjaan proyek, pembuatan addendum proyek, dan prosedur pembayaran. (lihat bukti pada halaman 296 contoh mengenai penerimaan proyek, hal 310 contoh mengenai penggunaan material, hal 299 contoh mengenai project order, hal 302 contoh mengenai pembuatan addendum, hal 315 contoh mengenai project payment) 3. Menghasilkan cetak laporan yang sesuai dengan setiap proses bisnis perusahaan. ( lihat bukti pada lampiran halaman L1) 4. Membantu dalam penyajian data sehingga membantu manager dalam mengambil keputusan setiap bulan. Aplikasi telah diuji oleh pengembang dan pegawai. (lihat buki lampiran halaman ….) Saran Saran yang bisa dijadikan masukkan untuk pengembangan lebih lanjut adalah : •

Penambahan fitur notifikasi.

Adanya fitur notifikasi memungkinkan antar pegawai dapat mengetahui informasi setiap data transaksi yang telah diinput ke dalam sistem. •

Pelatihan user Perlu adanya pelatihan secara berkala kepada para pegawai dalam hal pengoperasian maupun pemeliharaan aplikasi database.

REFERENSI

Abdul Kadir.2009. Pengenalan Sistem Informasi. Yogyakarta:Andi.

Bunafit Nugroho. (2008), Aplikasi Pemrograman Web Dinamis Dengan PHP dan MySQL, Gava Media, Yogyakarta.

Connoly, T., & Begg, C. (2010). Database System : A Practical Approach to Design, Implementation, and Management. (5th Edition ed.). USA: Addison-Wesley Longman.

Halpin, W., (1998), Construction Management, John Willey & Sons, Inc., 2nd Edition, Canada.

Hoffer, J. A., Prescott, M. B., & McFadden, F. R. (2005). Modern Database Management, 7th Edition. New Jersey: Prentice Hall, Pearson Education Inc. Miftakhul Huda dan Bunafit Komputer. 2009. Membuat Aplikasi Rental dengan Java dan MySQL. PT Elex Media Komputindo. Jakarta.

Indrajani. (2011). Perancangan Basis Data dalam All in 1, PT. Elex Media Komputindo, Jakarta.

James F. Kurose and Keith W.Ross, Computer Networking, A Top Down Approach, Addison-Wesley Longman, Incorporated, 2003.

Karina Renardi, I.A. Rai Widhiawati, Ariany Frederika. 2013. Analisis Variasi Sistem Pembayaran Terhadap Keuntungan Kontraktor (Studi Kasus : Proyek Villa Pulau Bali, Canggu). Universitas Udayana - Denpasar. Luke Welling and Laura Thomson, 2001, PHP and MySQL Web Development, Sam Publishing. Indianapolis US. McLeod, R. J., & Schell, G. (2001). Management Information Systems. New Jersey: Pearson Prentice-Hall. Merritt, Frederick S., Jonathan T. Ricketts, 2000, Building Design and Construction Handbook : Sixth Edition, McGraw Hills, New York. Mulyadi. (2001). Akuntansi Management : Konsep, Manfaat dan Rekayasa, Edisi Ketiga. Jakarta: Salemba Empat. Shneiderman, Ben . (1998). Designing the user interface : Strategies for Effective. Steve, Suehring. (2013). JavaScript Step by Step, Third Edition.U.S.A : Microsoft Press. Turban, Rainer, Potter. (2003). Introduction to Information Technology. (2nd Edition). John Wiley & Sons, Inc., New Jersey.

William dan Sawyer. 2007. Using Information Technologi. Yogyakarta:Andi

RIWAYAT PENULIS RIWAYAT HIDUP

DATA PRIBADI Nama

: Ahmad Maulana Irfanuddin

Tempat/Tgl Lahir

: Jakarta, 8 Juni 1992

Jenis Kelamin

: Laki-laki

Alamat

: Jl. Kavling Keuangan II no. 24 Kedaung, Pamulang

No. Telp

: 083898192056

Email

: [email protected]

Agama

: Islam

Status

: Belum Menikah

Hobi

: Musik, Browsing, Futsal

PENDIDIKAN •

Madrasah Tsanawiyah Pembangunan UIN Jakarta

•

2004-2007 Madrasah Aliyah Negeri (MAN)

4 Jakarta •

2007-2010 Bina Nusantara University 2010-sekarang

PENGALAMAN KERJA •

Junior Programmer at IT DIRECTORATE BINUS

•

(2011) Instruktur Binus Center

(ASP.Net) •

(2011) Software Developer at IT

DIRECTORATE BINUS •

(2012) Web & Desktop App Developer

at IT DIRECTORATE BINUS

(2012)

•

Kerja Praktek di PT. Telekomunikasi Seluler (Periode April 2013 – Mei 2013)

KOMPETENSI •

Bahasa : Indonesia, Inggris, Arab.

•

Microsoft Office (Word, Excel, Access, Visio, Powerpoint)

• • • • • •

C, C++, JSP, Basic CSS, HTML, JavaScript Desktop Application : VB6, VB.NET, C# Web Programming Lang. : PHP (Framework CodeIgniter), Java Fundamental, , ASP.Net, JSP. Crystal Report 8.5 Adobe Photoshop CS3, Adobe Flash CS3, Adobe DreamWeaver CS5 Blackberry SDK, Android SDK

DATA PRIBADI Nama

: Septiani Wulandari

Tempat/Tgl Lahir

: Jakarta, 12 September 1992

Jenis Kelamin

: Perempuan

Alamat

: Jl. Khodirun No. 40B 06/07 Patal

Senayan, Jakarta Selatan No. Telp

: 0856-141-5201

Email

: [email protected]

Agama

: Islam

Status

: Belum Menikah

Hobi

: Traveling, Browsing, Watching, Cooking

PENDIDIKAN •

SMP Muhammadiyah 9 Jakarta 2004-2007

•

SMA Muhammadiyah 3 Jakarta 2007-2010

•

Bina Nusantara University 2010-sekarang

PENGALAMAN KERJA •

Kerja Praktek di PT. Telekomunikasi Seluler Periode April 2013 – Mei 2013

KOMPETENSI •

Bahasa : Indonesia, Inggris, Arab.

•

Microsoft Office (Word, Excel, Access, Visio, Powerpoint)

• • •

C, C++, JSP, Basic CSS, HTML, JavaScript Web Programming Lang. : PHP, JSP Adobe Photoshop CS3, Adobe Flash CS3, Adobe DreamWeaver CS5

DATA PRIBADI Nama

: Cindy Ryanthie La Rose

Tempat/Tgl Lahir

: Jakarta, 24 Januari 1992

Jenis Kelamin

: Perempuan

Alamat

: Tampak Siring II No.7A. Jatiwaringin Antilope.17411

No. Telp

: 081210765281

Email

: [email protected]

Agama

: Islam

Status

: Belum Menikah

Hobi

: Swimming, Reading, Cooking

PENDIDIKAN •

SMP Negeri 109 Jakarta 2004-2007

•

SMA Negeri 8 Jakarta2007-2010

•

Bina Nusantara University 2010-sekarang

PENGALAMAN KERJA •

Kerja Praktek di PT. Telekomunikasi Seluler Periode April 2013 – Mei 2013

KOMPETENSI •

Bahasa : Indonesia, Inggris.

•

Microsoft Office (Word, Excel, Access, Visio, Powerpoint)

•

Web Programming Lang. : PHP , JSP

•

Adobe Photoshop CS3, Adobe Flash CS3, Adobe DreamWeaver CS5.