ANALISIS DAN DESAIN SPESIFIKASI
SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENJUALAN KREDIT
(Studi Kasus pada PT Global Solution Provider Bandung)
ANALYSIS AND DESIGN SPECIFICATION
OF CREDIT SALES ACCOUNTING INFORMATION SYSTEM
(Case Study at PT Global Solution Provider Bandung)
TUGAS AKHIR Disusun sebagai salah satu syarat untuk menyelesaikan pendidikan Diploma III Program Studi Akuntansi
Oleh: Wafiq 095111064
JURUSAN AKUNTANSI POLITEKNIK NEGERI BANDUNG 2012
ABSTRAK
PT GSP (Global Solution Provider) merupakan perusahaan yang kegiatan penjualannya bergerak di bidang pengadaan barang maupun jasa. Perusahaan ini tidak memiliki jumlah persediaan karena kegiatan bisnisnya adalah memesan dan menjual kembali. Penjualan di perusahaan ini bergantung pada jumlah order yang diminta pemesan. Penulis melakukan riset data tentang sistem informasi akuntansi penjualan pengadaan barang dan jasa di perusahaan tersebut dengan tujuan untuk mengetahui sistem informasi akuntansi penjualan yang diterapkan di PT Global Solution Provider dan untuk mengetahui rancangan program aplikasi sistem informasi akuntansi penjualan yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Sistem informasi akuntansi penjualan kredit yang dikelola secara semi komputerisasi oleh perusahaan memiliki kelemahan-kelemahan dalam sistem pengendalian internal seperti kesalahan pencatatan dan pemisahan tugas yang belum jelas sehingga beresiko terhadap terjadinya penyelewengan dan waktu kerja yang berlebihan, keterlambatan waktu penagihan terhadap piutang, serta hasil dokumen-dokumen yang belum dapat dikatakan berkualitas sebagai sumber informasi yang dapat diolah kembali. Untuk mengatasi kelemahan-kelemahan tersebut diperlukan tahapantahapan pengembangan sistem yang terdiri dari tahap perencanaan, analisis, dan desain sistem untuk merancang sebuah desain sistem baru yaitu desain sistem informasi akuntansi penjualan kredit yang terkomputerisasi yang diharapkan mampu menghasilkan informasi yang berkualitas dan dapat membantu pihak manajemen dalam proses pengambilan keputusan. Dengan diterapkannnya sistem informasi akuntansi penjualan kredit terkomputerisasi yang dirancang sesuai dengan kebutuhan PT Global Solution Provider, diharapkan dapat membantu perusahaan dalam menangani dan mengelola penjualan barang dagangan dan jasa secara efektif dan efisien. Kata kunci:
penjualan kredit, sistem informasi akuntansi terkomputerisasi, desain sistem
ABSTRACT
PT GSP (Global Solution Provider) is a personal trade company which their operational activities are on the basis of procurement and service. This company has no inventory, because one of it activity is receiving order and reselling the item. Then the company sale is always based on the order of the buyer. Writer conducting a research about inventory accounting information system in this company to know inventory accounting information system applied in Global Solution Provider and to know inventory accounting information system application design which is suitable for company need. Credit sales accounting information system which is managed semicomputerized by the company has several weaknesses in internal control system such as wrong on input and undivided clearly job description that leads to fraud and overclocking, delay time collection of receivables, and lacking of good qualities documents as the source of information which can be reused. To solve these weaknesses we need system development steps that consist of planning, analysis, and design systems to make a new design that is computerized credit sales accounting information system, hope it can produce an accounting information system of credit sales that can produce qualified information that help management to make decisions. With implemented computerized credit sales accounting information system that design based PT Global Solution Provider’s need, hopefully can help company in handling and managing with goods and service effectively and efficiently. Keywords:
credit sales, computerized accounting information system, system design
KATA PENGANTAR
Puji dan Syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT, karena atas kuasa
dan rahmat-Nya lah penulis dapat menyelesaikan Laporan Tugas Akhir yang berjudul “Analisis dan Desain Spesifikasi Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit (Studi Kasus pada PT Global Solution Provider Bandung)”
ini dapat selesai tepat pada waktunya. Dalam pembuatan laporan ini, tentunya penulis tidak lepas dari berbagai hambatan dan rintangan yang dihadapi. Namun, dengan bantuan dari berbagai pihak, baik bantuan moril maupun materil, penulis akhirnya dapat menyelesaikan laporan tugas akhir ini dengan baik dan tepat waktu. Ucapan terima kasih yang begitu mendalam penulis sampaikan terutama kepada Bapak dan Ibu yang sangat penulis cintai atas curahan kasih sayang dan do’a yang tiada hentinya. Selain itu, dengan segala hormat dan penghargaan yang sebesar-besarnya, penulis ingin mengucapkan rasa terima kasih kepada berbagai pihak yang telah memberikan banyak bantuan dalam pembuatan laporan tugas akhir ini, yaitu kepada: 1.
Bapak Drs. Rendra Trisyanto Surya., M.Si selaku Dosen Pembimbing, terima kasih atas kesediaan dan kesabarannya membimbing penulis selama penyusunan Tugas Akhir ini.
i
2.
Pemilik dan seluruh staf di PT Global Solution Provider yang telah
memberikan informasi dan masukan dalam penyusunan Tugas Akhir ini.
3. Bapak Dadang Hermawan, SE., M.Si. selaku Ketua Jurusan Akuntansi Politeknik Negeri Bandung.
4.
Bapak Arry Irawan, SE., M.Si. selaku Ketua Program Studi Akuntansi Politeknik Negeri Bandung.
5. Seluruh staf pengajar Program Studi Akuntansi Politeknik Negeri Bandung.
6.
Ines Rengganis yang selalu memberikan motivasi dan dorongan serta kasih sayang sehingga penulis dapat menyelesaikan tugas akhir ini.
7.
Stefanus, Daniel, Opik, Irfan, Ipeh, Rere sebagai teman sharing penulis di kelas.
8.
Tumpal, Dendi, Iqbal, Yoga, dan teman-teman kosan BETA.
9.
Teman-teman seperjuangan angkatan 2009 Program Studi Akuntansi, khususnya untuk kelas 3 AK B yang selalu saling memberikan motivasi dan dorongan.
10. Seluruh anggota Himpunan Mahasiswa Akuntansi. 11. Pihak-pihak lain yang tidak dapat penulis sebutkan satu per satu. Semoga segala bantuan, kebaikan dan ketulusan semua pihak mendapat balasan yang berlimpah dari Allah SWT. Penulis menyadari sepenuhnya bahwa laporan tugas akhir ini masih jauh dari kesempurnaan. Oleh karena itu penulis mengharapkan koreksi, saran dan kritik yang bersifat membangun demi perbaikan lebih lanjut.
ii
Akhir kata Penulis berharap laporan tugas akhir ini dapat memberikan
manfaat
bagi
pembacanya,
khususnya
bagi
perusahaan.
Penulis
juga
mengharapkan kritik dan saran yang membangun sebagai acuan untuk karya tulis
berikutnya.
Bandung, Juli 2012
Penulis
iii
DAFTAR ISI
ABSTRAK
ABSTRACT KATA PENGANTAR ........................................................................................... i
DAFTAR ISI ........................................................................................................ iv
DAFTAR GAMBAR ........................................................................................... vii
DAFTAR TABEL ..................................................................................................x DAFTAR LAMPIRAN ....................................................................................... xi BAB I
PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Masalah .................................................................1 1.2. Identifikasi dan Pembatasan Masalah .............................................3 1.3. Tujuan dan Manfaat Penelitian .......................................................4 1.3.1. Tujuan Penelitian ..................................................................4 1.3.2. Manfaat Penelitian ................................................................5 1.4. Metodologi Penelitian .....................................................................6 1.4.1. Metode Penelitian ..................................................................6 1.4.2. Data Penelitian ......................................................................6 1.4.2.1. Jenis Data .................................................................6 1.4.2.2. Sumber Data .............................................................7 1.4.2.3. Teknik Pengumpulan Data .......................................7 1.4.2.4. Alat Analisis Data ....................................................8
iv
1.5. Lokasi dan Waktu Penelitian ..........................................................8
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1. Konsep Dasar Sistem Informasi Akuntansi .....................................9
2.1.1. Pengertian Sistem, Informasi dan Sistem Informasi ...........9
2.1.2. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi .............................12
2.1.3. Komponen Sistem Informasi Akuntansi.............................13 2.1.4. Tujuan Sistem Informasi Akuntansi ...................................14 2.2. Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit .............................15 2.2.1. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit .15 2.2.2. Fungsi Terkait .....................................................................16 2.2.3. Dokemen dan Catatan yang Digunakan .............................17 2.2.4. Prosedur Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit ....21 2.2.5. Risiko Umum dalam Sistem Informasi Akuntansi Penjualan.............................................................................23 2.3. Sistem Pengendalian Intern ...........................................................24 2.3.1. Pengertian Sistem Pengendalian Intern ..............................24 2.3.2. Pengendalian dalam Sistem Informasi................................24 2.4. Metodologi Pengembangan Sistem Informasi Terstruktur ............32 2.4.1. Pengertian Pengembangan Sistem (System Development) .32 2.4.2. Tujuan Pengembangan Sistem ...........................................33 2.4.3 Jenis-jenis Metodologi Pengembangan Sistem .................36 2.4.4. Tahap-tahap Pengembangan Sistem dengan
v
Pendekatan Tradisional .......................................................38
2.4.5. Alat Bantu Pengembangan Sistem .....................................55
BAB III HASIL DAN PEMBAHASAN 3.1. Gambaran Umum dan Aktivitas Perusahaan .................................60
3.1.1. Sejarah Singkat Perusahaan ................................................60
3.1.2. Visi dan Misi Perusahaan ...................................................61 3.1.3. Struktur Organisasi dan Deskripsi Jabatan ........................62 3.2. Desain Spesifikasi Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit .............................................................................................68 3.2.1. Tahap Perencanaan .............................................................68 3.2.2. Tahap Analis Sistem ...........................................................69 3.2.3. Tahap Desain Sistem Secara Umum...................................90 3.2.4. Tahap Desain Sistem Terinci .............................................94
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN 4.1. Kesimpulan .................................................................................126 4.2. Saran ...........................................................................................128 DAFTAR PUSTAKA ........................................................................................129 LAMPIRAN ........................................................................................................ L-1
vi
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1
Tahap dasar PDE ............................................................................29
Gambar 3.1
Struktur Organisasi Perusahaan ......................................................62
Gambar 3.2
Document Flowchart Sistem Penjualan Kredit Barang
Gambar 3.3
PT Global Solution Provider ..........................................................78 Document Flowchart Sistem Penjualan Kredit Jasa
PT Global Solution Provider ..........................................................79 Gambar 3.4
DFD Context Sistem Penjualan Kredit Barang PT Global Solution Provider ............................................................................80
Gambar 3.5
DFD Context Sistem Penjualan Kredit Jasa PT Global Solution Provider ............................................................................80
Gambar 3.6
Usulan Document Flowchart Sistem Penjualan Kredit Barang PT Global Solution Provider ..........................................................83
Gambar 3.7
Usulan Document Flowchart Sistem Penjualan Kredit Jasa PT Global Solution Provider ..........................................................84
Gambar 3.8
Usulan DFD Context Sistem Penjualan Kredit Barang PT Global Solution Provider ................................................................89
Gambar 3.9
Usulan DFD Context Sistem Penjualan Kredit Jasa PT Global Solution Provider ................................................................89
Gambar 3.10 Usulan DFD Logic Level 0 Sistem Penjualan Kredit Barang PT Global Solution Provider ..........................................................90 Gambar 3.11 Usulan DFD Logic Level 0 Sistem Penjualan Kredit Jasa
vii
PT Global Solution Provider ..........................................................91
Gambar 3.12 Usulan DFD Logic Level 1 Sistem Penjualan Kredit Barang PT
Global Solution Provider ................................................................92
Gambar 3.13 Usulan DFD Logic Level 1 Sistem Penjualan Kredit Jasa PT Global Solution Provider ................................................................93
Gambar 3.14 Usulan ERD Sistem Penjualan Kredit PT Global Solution
Provider ..........................................................................................94
Gambar 3.15 Relationship Antar Tabel ..............................................................103 Gambar 3.16 Kerangka Desain Objek Aplikasi .................................................104 Gamber 3.17 Start Up ........................................................................................105 Gambar 3.18 Form Login ...................................................................................106 Gambar 3.19 Menu Utama .................................................................................107 Gambar 3.20 Form Peringatan Piutang ..............................................................108 Gambar 3.21 Form Data Pengguna ....................................................................109 Gambar 3.22 Form Hak Akses ...........................................................................110 Gambar 3.23 Form Data Barang ........................................................................111 Gambar 3.24 Form Data Jasa .............................................................................112 Gambar 3.25 Form Data Pelanggan ...................................................................113 Gambar 3.26 Form Transaksi Penjualan Kredit Barang ....................................114 Gambar 3.27 Form Transaksi Penjualan Kredit Jasa .........................................115 Gambar 3.28 Form Laporan Penjualan Kredit Barang ......................................116 Gambar 3.29 Bentuk Cetak Laporan Penjualan Kredit Barang/Tanggal ...........116 Gambar 3.30 Bentuk Cetak Laporan Penjualan Kredit Barang/Invoice ............117
viii
Gambar 3.31 Form Transaksi Penjualan Kredit Jasa .........................................117 Gambar 3.32 Bentuk Cetak Laporan Penjualan Kredit Jasa/Tanggal ................118
Gambar 3.33 Bentuk Cetak Laporan Penjualan Kredit Jasa/Invoice .................118
Gambar 3.34 Form Laporan Piutang ..................................................................119
Gambar 3.35 Bentuk Cetak Laporan Piutang .....................................................120 Gambar 3.36 Form Laporan Barang ..................................................................121 Gambar 3.37 Bentuk Cetak Laporan Barang .....................................................121
Gambar 3.38 Form Laporan Jasa .......................................................................122 Gambar 3.39 Bentuk Cetak Laporan Jasa ..........................................................123 Gambar 3.40 Form Laporan Pelanggan .............................................................124 Gambar 3.41 Bentuk Cetak Laporan Pelanggan ................................................124 Gambar 3.42 Struktur Modul ..............................................................................125
ix
DAFTAR TABEL
2.1 Tabel
Kategori Pengendalian Aplikasi .....................................................32
Tabel 2.2
Simbol Data Flow Diagram ...........................................................56
Tabel 2.3
Simbol Document Flowchart .........................................................57
Tabel 2.4
Simbol Document Flowchart .........................................................58
Tabel 2.5
Simbol Entity Relationship Diagram .............................................59
Tabel 3.1
Struktur Tabel Barang ....................................................................96
Tabel 3.2
Struktur Tabel Jasa .........................................................................97
Tabel 3.3
Struktur Tabel Pelanggan ...............................................................97
Tabel 3.4
Struktur Tabel Pelanggan Detail ....................................................98
Tabel 3.5
Struktur Tabel Penjualan Kredit Barang ........................................99
Tabel 3.6
Struktur Tabel Penjualan Kredit Barang Detail............................100
Tabel 3.7
Struktur Tabel Penjualan Kredit Jasa ...........................................101
Tabel 3.8
Struktur Tabel Penjualan Kredit Jasa Detail ................................102
Tabel 3.9
Struktur Tabel Pengguna ..............................................................102
x
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1
: Surat Penawaran Harga .............................................................. L-1
Lampiran 2
: Invoice ........................................................................................ L-2
Lampiran 3
: Bukti Kas Masuk ........................................................................ L-3
Lampiran 4
: Purchase Order .......................................................................... L-4
Lampiran 5
: Surat Jalan .................................................................................. L-5
Lampiran 6
: Kartu Bimbingan ........................................................................ L-6
Lampiran 7
: Surat Permohonan Riset Data..................................................... L-7
xi
DAFTAR PUSTAKA
Gelinas, Ulric J., Steve J. Sutton. 2005. Accounting Information Systems Fifth Edition. United States of America : South-Western.
Jogiyanto. 2005. Analisis dan Disain Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur, Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis. Yogyakarta: ANDI OFFSET.
Kusrini dan Andri Koniyo. 2007. Tuntunan Praktis Membangun Sistem Informasi Akuntansi dengan Visual Basic & Microsoft SQL Server. Yogyakarta: Penerbit ANDI.
Bodnar, George H, dan William S Hopwood. 2000. Sistem Informasi Akuntansi Buku Satu. Alih Bahasa: Amir Abadi Jusuf, Rudi M. Tambunan. Jakarta: Salemba Empat. Romney, Marshall B., dan Paul John Steinbart. 2004. Accounting Information Systems 9th:Sistem Informasi Akuntansi. Alih Bahasa: Dewi Fitriasari dan Deny Arnos Kwary. Jakarta: Salemba Empat. Gondodiyoto, Sanyoto. 2007. Audit Sistem Informasi +Pendekatan Cobit. Jakarta: Mitra Wacana Media Husein, Muhammad Fakhri dan Amin Wibowo. 2006. Sistem Informasi Manajemen Edisi Revisi. Jogjakarta: UPP STIM YKPN Hall, James A. 2001. Sistem Informasi Akuntansi. Edisi Pertama. Jakarta: Salemba Empat. Hall, James A. 2007. Sistem Informasi Akuntansi. Edisi Keempat. Jakarta: Salemba Empat. Krismiaji. 2005. Sistem Informasi Akuntansi Edisi Kedua. Yogyakarta: Akademi Manajemen Perusahaan YKPN. Mulyadi. 2008. Sistem Akuntansi Edisi Keempat. Jakarta: Salemba Empat. Romney, Marshall B., dan Paul John Steinbart. 2005. Accounting Information Systems 9th:Sistem Informasi Akuntansi. Alih Bahasa: Dewi Fitriasari dan Deny Arnos Kwary. Jakarta: Salemba Empat. Wirutama, I Made. 2009. Pengolahan Data Elektronik. (http://kuliah .imadewira.com/pengolahan-data-elektronik, diakses tanggal 6 Juni 2012).
129
DAFTAR RIWAYAT HIDUP
DATA PRIBADI
Nama lengkap Tempat,Tanggal Lahir Jenis kelamin Kewarganegaraan Agama Alamat E-Mail Telepon
: Wafiq : Bandung, 11 Februari 1991 : Laki -Laki : Indonesia : Islam : Jl. Gegerkalong Girang no.65 Bandung :
[email protected] : (022)2015888/085624811022
PENDIDIKAN 2009-2012
: D3 Akuntansi Politeknik Negeri Bandung
2006-2009
: SMA Negeri 2 Bandung
2003-2006
: SMP Negeri 26 Bandung
1997-2003
: SDPN Setiabudhi Bandung
PENGALAMAN KERJA Praktik Kerja Lapangan: Praktik Kerja di PT Telkom Indonesia, Tbk. Bandung Periode: Mei 2012
PENGALAMAN ORGANISASI
Koordinator Disiplin Kegiatan Masa Pengenalan Himpunan Mahasiswa Baru Himpunan Mahasiswa Akuntansi - Politeknik Negeri Bandung Periode: 2012
Ketua Departemen Seni Budaya Himpunan Mahasiswa Akuntansi – Politeknik Negeri Bandung Periode: 2011
Panitia Kegiatan Accounting Ledger Fair on Entertainment, Seminar, and Talent (ALFEST) Himpunan Mahasiswa Akuntansi – Politeknik Negeri Bandung Periode: 2011 Ketua Kegiatan Farewell Himpunan Mahasiswa Akuntansi – Politeknik Negeri Bandung Periode: 2010 Panitia Kegiatan Donor Darah Himpunan Mahasiswa Akuntansi – Politeknik Negeri Bandung Periode 2010
SEMINAR DAN PELATIHAN 2012 2011 2010 2009 2009 2009
: Peserta Seminar Nasional Akuntansi - Implementasi IFRS : Peserta Seminar Nasional Akuntansi Accounting Ledger Fair : Peserta Seminar Golden Faster – Mario Teguh : Latihan Dasar Kedisiplinan – Politeknik Negeri Bandung : Peserta Program Pengenalan Kehidupan Kampus (PPKK) : Peserta Netiquet Training
