DESAIN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENUALAN TUNAI, PENJUALAN KREDIT DAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI UMUM STUDI KASUS : CV SOLOFOOD INDONUSA DI SUKOHARJO

perpustakaan.uns.ac.id

digilib.uns.ac.id

DESAIN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENUALAN TUNAI, PENJUALAN KREDIT DAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI UMUM STUDI KASUS : CV SOLOFOOD INDONUSA DI SUKOHARJO

TESIS Diajukan untuk melengkapi Tugas –Tugas dan Memenuhi Syarat – Syarat Guna Mencapai Derajat Magister Sains Program Studi Magister Akuntansi Fakultas Ekonomi Univesitas Sebelas Maret Surakarta

Diajukan Oleh : Anang Endiyarko NIM : S 4307007

FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SEBELAS MARET 2010

commit to user


digilib.uns.ac.id

commit to user


digilib.uns.ac.id

commit to user


digilib.uns.ac.id

commit to user


digilib.uns.ac.id

commit to user


digilib.uns.ac.id

commit to user


digilib.uns.ac.id

KATA PENGANTAR

Puji serta syukur penulis panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa yang telah melimpahkan rahmat dan karunia-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan Tesis dengan judul “DESAIN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENJUALAN TUNAI, PENJUALAN KREDIT DAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI UMUM STUDI KASUS : CV. SOLOFOOD INDONUSA DI SUKOHARJO”. Diajukan untuk melengkapi tugas–tugas dan memenuhi syarat-syarat Guna Mencapai Derajat Magister Sains Program Studi Magister Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sebelas Maret Surakarta. Dalam Penulisan tesis ini banyak mendapat bimbingan, dorongan dan bantuan dari berbagai pihak. Oleh karena itu dengan segala kerendahan hati penulis mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada : 1. Bapak & Ibuku yang selalu memberi dukungan baik materiil dan moril. 2. Prof. Dr. Bambang Sutopo, M.Com.,Ak., selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sebelas Maret. 3. Ibu Prof.Dr.Rahmawati, ,M.Si, Ak selaku dosen pembimbing I. 4. Bapak Doddy Setiawan, SE.,M.Si, IMRI,Ak selaku dosen pembimbing II. 5. Bapak Dr. Bandi, M.Si, Ak selaku Ketua Program Studi Magister Akuntansi. 6. Bapak Joko Mintuno,STP selaku Direktur Utama CV. Solofood Indonusa. 7. Bapak Drs. Widi Nugraha selaku Direktur Operasional CV. Solofood Indonusa. 8. Seluruh Dosen Fakultas ekonomi yang telah membantu memberikan bekal ilmu dalam perkuliahan. 9. Seluruh staf dan karyawan Fakultas ekonomi yang telah membantu dalam perkuliahan. commit to user


digilib.uns.ac.id

10. Seluruh Staf dan karyawan CV. Solofood Indonusa. 11. Semua pihak yang tidak dapat penulis sebutkan atas segala bentuk bantuan moril maupun materiil yang penulis terima baik secara langsung maupun tidak langsung.

Penulis menyadari bahwa tesis ini jauh dari sempurna mengingat keterbatasan kemampuan penulis. Untuk itu penulis mengharapkan saran dan kritik yang membangun. Akhir kata penulis berharap bahwa penulisan tesis ini dapat bermanfaat bagi penulis dan pembaca pada umumnya.

Surakarta,

2010

Anang Endiyarko, SE

commit to user


digilib.uns.ac.id

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL .........................................................................................

i

HALAMAN PERSETUJUAN ............................................................................ ii HALAMAN PENGESAHAN.............................................................................. iii HALAMAN PERNYATAAN KEASLIAN.......................................................... iv HALAMAN PERSEMBAHAN ........................................................................... v HALAMAN MOTTO .......................................................................................... vi KATA PENGANTAR .......................................................................................... vii DAFTAR ISI ......................................................................................................... viii DAFTAR TABEL ................................................................................................. ix DAFTAR GAMBAR ............................................................................................. x DAFTAR LAMPIRAN ......................................................................................... xi ABSTRAK ............................................................................................................. xii

BAB I PENDAHULUAN 1.1

Latar Belakang Penelitian ............................................................................ 1

1.2 Perumusan Masalah Penelitian ....................................................................... 4 1.3 Tujuan Penelitian ............................................................................................. 5 1.4 Manfaat Penelitian............................................................................................ 5 BAB II LANDASAN TEORI 2.1 Sekilas Sistem .................................................................................................. 6 2.2 Definisi Sistem ................................................................................................. 7 2.3 Karakteristik sistem .......................................................................................... 9 commit to user


digilib.uns.ac.id

2.4

Informasi ......................................................................................................... 10

2.5

Sistem Informasi Akuntansi ............................................................................ 13

2.6 Tujuan Pengembangan Sistem Akuntansi…………......................................... 14 2.7 Contoh SIA sebagai Pusat Informasi Perusahaan…………………………… 15 2.8 Sistem Informasi akuntansi dan Lingkungan Bisnis …………...…………… 17 2.9 Komponen Sistem Informasi ............................................................................ 18 2.10 Data dan Informasi Akuntansi ....................................................................... 19 2.11 Informasi Operasi, Informasi Akuntansi Manajemen dan Informasi Akuntansi Keuangan ......................................................................................... 22 2.12 Pencapaian Sistem Informasi Akuntansi yang Memadai ................................. 24 2.13 Aspek Pengendalian Intern Sistem Informasi Berbasis Komputer ................. 25 2.14 Pendekatan Teknologi Informasi ..................................................................... 29 2.15 Tahapan Analisis Sistem ................................................................................. 30 2.16 Studi Kelayakan ............................................................................................... 30 2.17 Analisa Kebutuhan ........................................................................................... 31 2.18 Model Penelitian Untuk Sistem Akuntansi Umum………….………...……. . 34 2.19 Unsur –unsur dalam Siklus Akuntansi Umum ……………………………..

34

2.20 Bentuk Laporan Keuangan Manufaktur …………….………...……..…….. 35 2.20.1 Laporan Keuangan… ……………………………………………..

37

2.20.2 Harga Pokok Produksi ……………………………………………..

39

2.20.3 Jurnal Penutup ………………………………………………….....

43

2.21 Model Penelitian Untuk Sistem Akuntansi Penjualan……….…...………

commit to user

45


digilib.uns.ac.id

BAB III METODOLOGI PENELITIAN 3.1 Obyek Penelitian ...................................................................................... 67 3.2 Sejarah singkat Perusahaan ...................................................................... 68 3.3 Aktifitas CV Solofood Indonusa ............................................................. 69 3.4 Struktur Organisasi dan Uraian Tugas ..................................................... 69 3.5 Metode Penelitian ..................................................................................... 75 BAB IV ANALISIS DAN PEMBAHASAN 4.1 Rancangan Sistem Akuntansi Umum …………………………………………

77

4.1.1 Sistem Informasi Akuntansi Umum …………………………………... 77 4.1.1.1 Komponen Siklus Akuntansi Umum ………………………… 77 4.1.1.2 Kebijakan Akutansi Umum ………………………………....... 85 4.1.1.3 Kebijakan Operasional Akuntansi Umum ………………….... 85 4.1.1.4 Sistem dan Prosedur Akuntansi Umum ………………………. 85 4.2 Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit............................................... 88 4.2.1

Kebijakan Operasional Penjualan …………………………………….

88

4.2.2

Sistem dan Prosedur Penjualan Kredit ……………………………….

88

4.2.3

Penjelasan Mengenai Sistem Akuntansi Penjualan Kredit …………

88

4.2.4

Form – form yang digunakan dalam sistem penjualan ...................... 89

4.2.5 Jaringan Prosedur yang membentuk sistem penjualan Kredit.…………………………………………………………………... 90 4.2.6 Dokumen yang digunakan dalam sistem penjualan kredit ................... 91 4.2.7 Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem akuntansi penjualan kredit ……………………………………………………… commit to user

92


digilib.uns.ac.id

4.2.8 Bagian atau fungsi yang terkait dalam sistem penjualan Kredit ................................................................................................ 93 4.2.9 Unsur – unsur pengendalian intern dalam sistem penjualan Kredit ...............................................................................................

94

4.2.10 Uraian Bagan Alir Dokumen dari Sistem Penjualan Kredit pada CV. Solofood Indonusa………………………………………………. 97 4.2.11 Pembahasan ......................................................................................

99

4.2.12 Sistem Informasi Akuntansi Piutang …………………………………. 106 4.3 Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Tunai............................................... 108 BAB V KESIMPULAN ................................................................................... 115 5.1 Kesimpulan …………………………………………………………………... 115 5.2 Keterbatasan ………………………………………………………………….. 116 5.3 Saran ………...………………………………………………………………

commit to user

116


digilib.uns.ac.id

DAFTAR GAMBAR

Gambar 2.1 : Tahapan Pengembangan Sistem…………………………............

29

Gambar 2.2 : Bagan Alir Sistem Penjualan Tunai…………………………............ 58 Gambar 2.2 : Bagan Alir Sistem Penjualan Kredit…………………………............60

commit to user


digilib.uns.ac.id

DAFTAR TABEL

Tabel 2.1. Neraca Perusahaan Manufaktur…………………………………...

36

Tabel 2.2. Laporan Laba Rugi Perusahaan Manufaktur ……………………...

37

Tabel 2.3. Skedul Harga Pokok Produksi………………………………………... 38 Tabel 2.4. Neraca Lajur Sebagian………………………………………………... 42 Tabel 2.5. Jurnal Penutup untuk Perusahaan Manufaktur……………………... 43

commit to user


digilib.uns.ac.id

ABSTRAKSI DESAIN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENJUALAN TUNAI, PENJUALAN KREDIT DAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI UMUM (STUDI KASUS : CV. SOLOFOOD INDONUSA DI SUKOHARJO).

Disusun Oleh : ANANG ENDIYARKO NIM S4307007 CV. Solofood Indonusa merupakan perusahaan UKM yang berdiri pada tgl 29 Maret 2009. Dengan demikian perusahaan ini masih merupakan perusahaan yang belum mapan baik itu secara internal maupun eksternal. Dari sisi internal perusahaan ini belum memiliki sistem informasi akutansi, untuk itulah peneliti mencoba untuk merancang, mengimplementasikan dan mengevaluasi sistem informasi akuntansinya. Dari sisi eksternal, perusahaan ini merupakan perusahaan yang memiliki kompetitor yang banyak, dengan kata lain entry barrier dari usaha ini cukup tinggi. Untuk itu informasi untuk industri ini sangat penting karena digunakan untuk mengelola perusahaan (internal) dan untuk bersaing dengan kompetitor (eksternal). Sistem informasi akuntansi disini berperan penting untuk keterlangsungan hidup dari perusahaan, karena jika belum ada sistem informasi maka ketersediaan data untuk pengambilan keputusan, perencanaan dan pengendalian tidak dapat dilakukan, sedangkan untuk membentuk sistem informasi akuntansi dibutuhkan dana yang cukup besar. Hal inilah yang mendasari peneliti untuk untuk merancang, mengimplementasikan dan mengevaluasi sistem informasi akuntansi pada perusahaan ini dengan penggunaan sumber daya dengan batasan tertentu. Metode penelitian yang digunakan adalah metode studi kasus, yaitu metode yang memusatkan perhatian secara mendalam dan intensif pada objek yang diteliti. Objek penelitiannya adalah CV.Solofood Indonusa di Sukoharjo. Pembahasan sistem informasi akuntansi pada penelitian ini mencakup (1) sistem akuntansi penjualan tunai, (2) sistem akuntansi penjualan kredit, (3) sistem akuntansi umum. Sistem Informasi akuntansi umum yang diterapkan di CV. Solofood Indonusa memiliki beberapa unsur yaitu jurnal kas masuk, jurnal kas keluar, jurnal pembelian, jurnal penjualan, jurnal penyesuaian, buku besar, laporan laba rugi, laporan neraca. Untuk sistem informasi penjualan yang diterapkan di CV.Solofood Indonusa menghasilkan beberapa data yaitu data penjualan harian, laporan persediaan barang jadi, laporan piutang, data retur penjualan, data barang tidak laku atau Bad Stock, data peforma area penjualan.

Kata Kunci : Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Tunai, Sistem Akuntansi Penjualan Kredit, Sistem Akuntansi Umum Studi Kasus, CV. Solofood Indonusa

commit to user

xii


digilib.uns.ac.id

ABSTRACT GENERAL ACCOUNTING INFORMATION SYSTEM, INFORMATION SYSTEM DESIGN (CASE STUDY : CV. SOLOFOOD INDONUSA DI SUKOHARJO).

SALES

Disusun Oleh : ANANG ENDIYARKO NIM S4307007 CV. Solofood Indonusa is a small medium company. This company was build on March, 29 2009, so this company is still need to organize. According to the internal condition researcher try to design and implemented accounting information system because in the present moment the company does not have accounting information system. According to the external condition, This company have a lot of competitor, high entry barrier to the market. According to the condition information in this industry is very important because it is used to manage the company and to compete with the competitor. Accounting information system play the important role in dealing with the going concern of this company, if there is no information system during this period then the company will difficult to make a decision, planning and controlling. To build an information system is expensive, according to those condition researcher want to try build an information system with limited resources. Researcher use case study method to doing the research. Case study method is a research method that concentrate the research intensively and deeply to the research object, Which is CV. Solofood Indonusa. Limitation of this research is only concentrate on (1) Credit Sales Information System, (2) Cash Sales Information System, (3) General Accounting System. Overall, the conclusion from this research are (1) Accounting information system can be implemented on the CV. Solofood Indonusa, (2) There is a problem with human resources necessity, but it can be solve with a few adjustment on the Accounting Information System. Keyword : Sales Information System, General Accounting System, Case Study Method, CV. Solofood Indonusa.

commit to user

xii


digilib.uns.ac.id

BAB I PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang Penelitian Setiap perusahaan memiliki kebutuhan yang unik akan informasi. Kebutuhan tersebut tidak hanya terbatas pada jenis maupun karakteristik informasi saja, namun lebih jauh lagi menyangkut relevansi informasi yang dihasilkan, kecepatan alur informasi dari satu bagian ke bagian lain dalam organisasi, kualitas keakuratan informasi, target nilai ekonomis informasi yang diperoleh, batasan biaya yang harus dikeluarkan dalam pengolahan informasi, struktur para pengguna informasi, dan lain sebagainya. Untuk menjamin agar informasi dapat mengalir dengan baik dalam sebuah organisasi dan dapat mendukung segala perencanaan yang telah disusun, maka perlu dikembangkan sebuah sistem informasi untuk perusahaan. Melihat bahwa dalam sistem informasi tersebut banyak sekali terlibat komponen internal organisasi dan komponen eksternal lain, maka perlu adanya strategi khusus untuk menjamin terjadinya the flow of information yang efektif dan berkualitas. Untuk membentuk sistem informasi akuntansi dibutuhkan sumber dana yang tidak sedikit, hal itulah yang mendasari penulis untuk mendesain sistem informasi akuntansi dengan batasan sumber daya tertentu. Penelitian mengenai perancangan sistem informasi akuntansi telah dilakukan oleh Zafir (2008) dengan obyek penelitian RSUD Karanganyar commit to userpenelitian pada system planning, sebagai BLU. Penelitian ini membatasi 1


digilib.uns.ac.id 2

system analysis, dan system design. Pada tahap system design akan dilakukan pengembangan dan perancangan sistem informasi akuntansi yang meliputi kegiatan perancangan output, input, proses dan file. Dari hasil analisis dapat disimpulkan bahwa kondisi Rumah Sakit Umum Daerah Karanganyar adalah sebagai berikut: (1) kurangnya informasi keuangan yang up to date dan kontinyu baik yang bersifat keuangan maupun manajemen. Hal ini terlihat dari laporan yang diterbitkan terlambat dan tidak kontinyu setiap akhir bulan. (2) laporan-laporan akuntansi per bidang dibuat terpusat yaitu pada bidang keuangan, baik laporan akuntansi keuangan maupun manajemen. Hal ini berdampak pada sulitnya pemantauan biaya per bidang selama satu periode, (3) belum terdapat standar operasi dan prosedur yang baku untuk mengatur operasional organisasi. Penelitian lainnya adalah Hananto (1997) mengenai perancangan sistem informasi akuntansi pada Perguruan Tinggi Negeri sebagai Badan Hukum Milik Negara. Sistem informasi akuntansi dapat didefinisikan sebagai kumpulan sumber daya seperti manusia dan peralatan yang dirancang untuk mengubah data keuangan dan data lainnya menjadi informasi (Bodnar dan Hopwood, 2000:1). Sistem informasi akuntansi didefinisikan sebagai organisasi formulir, catatan, dan laporan keuangan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan. Dari definisi sistem informasi akuntansi tersebut, unsur suatu sistem akuntansi pokok adalah formulir, commit to user


digilib.uns.ac.id 3

catatan yang terdiri dari jurnal, buku besar dan buku besar pembantu, serta laporan (Mulyadi, 2000:3). Dari definisi tersebut diatas maka sistem informasi akuntansi dalam perusahaan memiliki peran yang penting. Perusahaan yang menjadi objek penelitian penulis ini merupakan perusahaan yang baru saja berdiri, tentunya kesiapan mengenai sistemnya masih belum sempurna. Sebagai contoh, dalam melakukan transaksi pembelian, pembayaran dan penerimaan barang dilakukan oleh satu orang/personel saja. Hal ini tentu saja sangat rawan dari sisi pengendalian internal. Dewasa ini pemerintah mulai memberdayakan Usaha Kecil dan Menengah, yang dilakukan oleh Kementerian Koperasi dan UKM Republik Indonesia. Dalam hal ini tentunya untuk membantu mengelola usaha tersebut dibutuhkan suatu sistem informasi yang mendukung kelangsungan usahanya. Untuk membentuk sistem informasi akuntansi yang sesuai dengan UKM tentunya akan berbeda dengan membentuk SIA di perusahaan yang sudah besar. Sebagai contoh dari sudut pandang biaya dan kesulitannya. Dengan kondisi seperti ini sistem informasinya harus bisa menyesuaikan dengan karakter bisnis perusahaan ini. Artinya Sistem informasi yang dibentuk dapat menyesuaikan dengan karakter bisnis dan mendukung bagi pengguna informasi. Ada beberapa alasan penyusunan sistem ini dilakukan (Jogiyanto, 2005), yaitu: commit to user


digilib.uns.ac.id 4

a. Problem-solving: sistem lama tidak berfungsi sesuai dengan kebutuhan. Untuk itu analisis diperlukan untuk memperbaiki sistem sehingga dapat berfungsi sesuai dengan kebutuhan. b. Kebutuhan baru: adanya kebutuhan baru dalam organisasi atau lingkungan sehingga diperlukan adanya modifikasi atau tambahan sistem informasi untuk mendukung organisasi. c. Mengimplementasikan ide atau teknologi baru. d. Meningkatkan performansi sistem secara keseluruhan. Saat ini perusahaan belum memiliki sistem informasi akuntansi, dan oleh sebab itu penulis melakukan penelitian dan perancangan sistem informasi akuntansi pada perusahaan CV. Solofood Indonusa. Pada saat ini CV. Solofood Indonusa dalam melakukan pencatatan transaksi masih menggunakan sistem informasi akuntansi yang belum sesuai dengan kebutuhan data yang digunakan oleh perusahaan. Sebagai contoh, saat ini untuk klasifikasi biaya tiap departemen tidak ada sehingga penghitungan atas harga pokok produksi dan laba kotor masih tidak dapat ditentukan. MAKSI UNS sebagai salah satu wadah pendidikan akuntansi akan dapat memberikan kontribusi dalam pengembangan sistem informasi akuntansi untuk UKM (Usaha Kecil Menengah). Dengan melalui penelitian ini diharapkan kontribusi MAKSI UNS kepada masyarakat akan menjadi lebih nyata.

commit to user


digilib.uns.ac.id 5

1.2. Perumusan Masalah Penelitian Berdasarkan uraian diatas, maka permasalahan penelitian ini dapat dinyatakan dalam kalimat tanya sebagai berikut: 1.2.1

Bagaimana rancangan sistem informasi akuntansi pokok di CV. Solofood Indonusa ?

1.2.2

Bagaimana rancangan sistem informasi akutansi penjualan tunai di CV.Solofood Indonusa ?

1.2.3

Bagaimana rancangan sistem informasi akutansi penjualan kredit di CV.Solofood Indonusa ?

1.3. Tujuan Penelitian Berdasarkan perumusan masalah penelitian diatas, maka penelitian ini bertujuan: 1.3.1 Mendesain sistem informasi akuntansi pokok yang sesuai dengan karakter perusahaan pada CV. Solofood Indonusa. 1.3.2 Mendesain sistem informasi akuntansi penjualan tunai yang sesuai dengan karakter perusahaan pada CV. Solofood Indonusa. 1.3.3 Mendesain sistem informasi akuntansi penjualan tunai yang sesuai dengan karakter perusahaan pada CV. Solofood Indonusa.

commit to user


digilib.uns.ac.id 6

1.4. Manfaat Penelitian Penelitian ini diharapkan dapat memberikan manfaat, antara lain : 1.4.1

Bagi Perusahaan. Dapat memperoleh sistem informasi yang riil untuk lebih meningkatkan reputasi dan pengambilan keputusan yang terkait dengan akuntansi dan keuangan.

1.4.2

Bagi Akademisi. Penelitian ini dapat digunakan sebagai referensi untuk melakukan penelitian serupa lebih lanjut.

commit to user


digilib.uns.ac.id

BAB II LANDASAN TEORI

2.1. Sekilas Sistem Tiap bentuk usaha mempunyai struktur organisasi. Organsasi merupakan

kumpulan

unit–unit

pengambilan

keputusan

untuk

mewujudkan tujuan, sebagai sistem tiap organisasi menerima masukan dan menjadi keluaran dalam bentuk produk dan jasa. Secara konseptual seluruh sistem organisasi mencapai tujuannya melalui proses alokasi sumber daya yang diwujudkan melalui proses pengambilan keputusan manajerial (Bodnar & Hopward , 2000:2), bentuk usaha yang baik akan mempunyai suatu sistem yang baik. Sistem diciptakan untuk menangani semua masalah yang sering terjadi atau kejadiannya rutin terjadi (Mulyadi, 2000:3), oleh karena itu sistem yang baik akan mampu menangani semua masalah dengan resiko yang minimal. Sistem adalah kumpulan sumber daya yang berhubungan untuk mencapai tujuan tertentu (Bodnar & Hopward ,2000:3). Menurut Mulyadi (2000:48) dalam analisis sistem, Sumber informasi untuk pengembangan sistem informasi akuntansi adalah: 1. Sistem akuntansi yang digunakan. 2. Sumber Intern yang lain. 3. Sumber – sumber Luar. commit to user 7


digilib.uns.ac.id 8

Terdapat beberapa manfaat dari analisis ini yaitu: 1. Efektifitas sistem akuntansi yang saat ini digunakan. 2. Ide Rancangan. 3. Identifikasi Sumber Daya. 4. Pengetahuan Konversi. 5. Titik Awal yang sama dalam menuju perubahan baru. Terdapat 4 siklus dalam aktifitas bisnis yang umum yaitu Siklus Pendapatan, Pengeluaran, Produksi dan Keuangan. Siklus pendapatan dan pengeluaran merupakan bagian dari siklus pemrosesan

transaksi.

Pendapatan adalah peningkatan kotor atas ekuitas pemilik sebagai hasil dari penjualan barang dagang, penerimaan jasa yang diberikan pada pengguna, sewa atas hak milik, pinjaman uang, dan kegiatan bisnis dan kegiatan

profesional

lain

yang

dimasukkan

dalam

penghasilan.

Pengeluaran adalah biaya-biaya yang telah digunakan dalam proses untuk menghasilkan pendapatan.

2.2. Definisi Sistem Pengertian

sistem

menurut

Moscove

dan

Simkin

(1984:4)

mendefinisikan sistem adalah suatu kesatuan yang terdiri dari interaksi bagian–bagian atau subsistem–subsistem yang berusaha untuk mencapai tujuan yang sama. commit to user


digilib.uns.ac.id 9

Sistem adalah kumpulan elemen–elemen yang menimbulkan hubungan satu dengan yang lainnya (Bodnar, 2000:2). Menurut Midjan dan Susanto (2003:3) definisi sistem dan prosedur adalah suatu jaringan pekerjaan yang berhubungan dengan prosedur-prosedur yang erat hubungannya satu sama lain yang dikembangkan menjadi suatu skema untuk melaksanakan sebagian besar aktifitas perusahaan. Sedangkan prosedur adalah suatu urutan pekerjaan tata usaha (clerical operations) yang biasanya melibatkan beberapa petugas di dalam suatu bagian/lebih yang diadakan untuk menjamin pelaksanaan yang seragam dari transaksitransaksi yang berulang-ulang dalam perusahaan. Mulyadi (2000:2) merinci lebih lanjut pengertian umum seperti berikut ini : 1. Setiap sistem terdiri dari unsur–unsur. 2. Unsur–unsur tersebut merupakan bagian terpadu sistem yang bersangkutan. 3. Unsur sistem tersebut bekerja sama untuk mencapai tujuan tertentu. 4. Suatu sistem merupakan bagian dari sistem lain yang lebih besar.

commit to user


digilib.uns.ac.id 10

2.3. Karakteristik Sistem Karakteristik suatu sistem menurut Jogiyanto (2005) seperti berikut ini: 1. Komponen sistem. Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi artinya saling bekerja sama membentuk 1 kesatuan. Komponen sistem dapat berupa subsistem dari sistem. 2. Batas Sistem. Batas sitsem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem lainnya. Batas sistem ini memungkinkan suatu sistem menunjukkan ruang lingkup sistem tersebut. 3. Lingkungan Luar sistem. Lingkungan luar sitsem

dapat bersifat menguntungkan atau

merugikan suatu sistem. Lingkungan luar yang menguntungkan merupakan energi dari sistem sehingga harus tetap dijaga dan dipelihara. Sedang lingkungan luar yang merugikan harus ditahan atau dikendalikan jika tidak akan menggangu kelangsungan hidup sistem. 4. Penghubung sistem. Penghubung sistem merupakan media pendukung / penghubung antara satu subsistem dengan subsistem yang lainnya untuk membentuk satu kesatuan. commit to user



5. Masukan sistem. Masukan sistem adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukan sistem dapat berupa masukan perawatan dan masukan sinyal.

Maintenance

input

(perawatan)

adalah

energi

yang

dimasukkan supaya sistem tersebut dapat beroperasi signal input adalah energi yang diproses untuk dapat menjadi keluaran. 6. Keluaran sistem. Keluaran

sistem

adalah

hasil

dari

energi

yang

telah

dan

diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna. Keluaran dapat berupa masukan untuk subsistem yang lain. 7. Pengolah sistem berfungsi merubah masukan menjadi keluaran. 8. Sasaran sistem. Sasaran dari sistem sangat menentukan seklai masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasarannya.

2.4.

Informasi Informasi merupakan hal yang penting bagi manajemen dalam mengambil keputusan yang dihasilkan dari suatu sistem informasi. Informasi adalah data yang bergna dan diolah sehingga dapat dijadikan dasar mengambil keputusan yang tepat (Bodnar & Hopwood, 2000:1).

commit to user



Pengertian Informasi menurut Wilkinson (2000:5) adalah sebagai berikut: ”Information is intelligence that is meaningful and useful to persons for whom it is intended”. Menurut definisi tersebut, informasi berguna bagi seseorang yang mengharapkannya. Informasi mempunyai nilai bagi perusahan dan manajernya

karena

inforamsi

diperlukan

untukmembuat

suatu

keputusan dan melakukan suatu kegiatanyang diinginkan. Informasi sangat membantu dalam pengambilan keputusan untuk mencapai tujuan. Menurut Jogiyanto (2005:10) kualitas dari informasi tergantung dari 3 hal yaitu : 1. Akurat. Informasi harus bebas dari kesalahan dan tidak bias serta menyesatkan selain itu informasi harus jelas menemui maksudnya. 2. Tepat pada waktunya Informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat. Informasi yang telah usang tidak akan mempunyai nilai. Informasi merupakan landasan dalam pengambilan keputusan. 3. Relevan Informasi

mempunyai

manfaat

untuk

pemakainya.

Kerelevanan informasi untuk masing – masing orang berbeda satu dengan yang lain. Nilai dari suatu sistem informasi ditentukan dari 2 hal yaitu manfaat dan biaya mendapatkannya. Suatu Informasi commit to user



dikatakan bernilai apabila manfaat lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya. Sistem informasi adalah suatu kegiatan dari prosedur – prosedur

yang

diorganisasikan,

bilamana

dieksekusi

dapat

menyediakan informasi untuk mendukung pengambilan keputusan dan pengendalian organisasi (Jogiyanto, 2005:35). Menurut Jogiyanto (2005:12) Informasi terdiri dari komponen antara lain: 1. Blok masukan input mewakili data masuk ke dalam sistem informasi yang meliputi metode–metode dan media–media untuk mengungkap data yang akan dimasukkan yang dapat berupa dokumen dasar. 2. Blok Model yang terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yang sudah ditentukan untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan. 3. Blok Keluaran produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta semua pemakai sistem.

commit to user



2.5. Sistem Informasi Akuntansi Sistem Informasi adalah suatu set aktifitas bisnis yang sering terjadi dan pemrosesan data berkaitan dengan operasi dalam pengolahan produk – produk (Romney dan Steinbart, 2006 : 468). Menurut Mulyadi (2000:15-18) sistem akuntansi dalam perusahaan manufaktur adalah sebagai berikut : 1. Sistem akuntansi pokok Merupakan organisasi formulir atau dokumen (business papers), jurnal, buku besar, buku pembantu dan laporan. Dokumen sumber adalah dokumen yang datanya dipakai sebagai sumber pencatatan ke dalam catatan akuntansi (jurnal dan buku pembantu). Dokumen sumber dan dokumen pendukung merupakan keluaran berbagai sistem berikut ini: (1) sistem akuntansi piutang, (2) sistem akuntansi utang, (3) sistem akuntansi penggajian dan upah, (4) sistem akuntansi biaya, (5) sistem akuntansi kas, (6) sistem akuntansi persediaan, (7) sistem akuntasi aktiva tetap. 2. Sistem akuntansi piutang Sistem akuntansi piutang untuk mencatat transaksi terjadinya piutang dan berkurangnya piutang. 3. Sistem akuntansi utang Sistem akuntansi yang dirncang untuk mencatat transaksi terjadinya utang dan berkurangnya utang. commit to user



4. Sistem akuntansi penggajian dan pengupahan Sistem

akuntansi

yang

dirancang

untuk

menangani

transaksi

perhitungan gaji dan upah. 5. Sistem akuntansi biaya Sistem akuntansi biaya dirancang untuk menangani pengendalian produksi dan pengendalian biaya. 6. Sistem akuntansi kas Sistem

akuntansi

kas

dirancang

untuk

menangani

transaksi

penerimaan kas dan pengeluaran kas. 7. Sistem akuntansi persediaan Sistem akuntasi persediaan dirancang untuk menangani transaksi yang bersangkutan dengan mutasi persediaan yang disimpan di gudang. 8. Sistem akuntansi aktiva tetap Sistem akuntansi aktiva tetap dirancang untuk menangani transaksi yang bersangkutan dengan mtuasi aktiva tetap.

2.6. Tujuan Pengembangan Sistem Akuntansi Tujuan umum pengembangan sistem akuntansi (Mulyadi, 2000:19) adalah: 1. Untuk menyediakan informasi bagi pengelolaan kegiatan usaha baru. 2. Untuk memperbaiki informasi yang dihasilkan oleh sistem yang sudah ada, baik mengenai mutu, ketepatan penyajian, maupun struktur informasinya.

commit to user



3. Untuk memperbaiki pengendalian akuntansi dan pengecekan intern, yaitu untuk memperbaiki tingkat keandalan (reliability) informasi akuntansi dan untuk menyediakan catatan lengkap mengenai pertanggungjawaban dan perlindungan kekayaan perusahaan. 4. Untuk mengurangi biaya klerikal dalam penyelenggaraan catatan akuntansi. Menurut

Wilkinson

(2000:1)

tujuan

pengembangan

sistem

informasi akuntansi adalah: 1. Untuk medukung operasional harian (To support day to day operations). 2. Untuk

mendukung

pengambilan

keputusan

oleh

pengambil

keputusan internal (To support decion making by internal decision makers). 3. Untuk meneuhi kewajiban yang terkait dengan pelayanan (To fullfill obligations relating to stewardishing).

2.7. Contoh SIA sebagai Pusat Informasi Perusahaan Bagian penjualan mempertimbangkan untuk memperkenalkan jenis produk baru dalam jajaran produksi perusahaan, untuk itu bagian tersebut meminta laporan analisa perkiraan keuntungan yang dapat diperoleh dari usulan produk baru tersebut. Bagian SIA memproyeksikan perkiraan biaya dan perkiraan pendapatan yang berhubungan dengan produk tersebut, kemudian data commit to user



yang

diperoleh

diproses

oleh

EDP.

Setelah

diproses

hasilnya

dikembalikan ke bagian SIA untuk kemudian diberikan ke bagian pemasaran. Selanjutnya kedua bagian akan merundingkan hasil analisa tersebut untuk dicari keputusan yang sesuai. Dari contoh diatas dapat ditemukan 2 aspek yang berhubungan dengan sistem bisnis modern yaitu: 1. Pentingnya komunikasi antar departemen/subsystem yang mengarah untuk tercapainya suatu keputusan. 2. Peranan SIA dalam menghasilkan informasi yang dapat membantu departemen lainnya untuk mengambil keputusan. Informasi Akuntansi yang dihasilkan oleh SIA dibedakan menjadi dua, yaitu: 1. Informasi akuntansi keuangan, Informasi yang berbentuk laporan keuangan yang ditujukan kepada pihak ekstern. 2. Informasi Akuntansi Manajemen, informasi yang berguna bagi manajemen dalam pengambilan keputusan. 2.8. Sistem Informasi Akuntansi dan Lingkungan Bisnis Sistem informasi akuntansi (SIA) merupakan suatu rerangka pengkordinasian sumber daya (data, materials, equipment, suppliers, personal, dan funds) untuk mengkonversi input berupa data ekonomik menjadi keluaran berupa informasi keuangan yang digunakan untuk melaksanakan kegiatan suatu entitas dan menyediakan informasi akuntansi bagi pihak-pihak yang berkepentingan (Wilkinson, 2000:30). commit to user



Transaksi

memungkinkan

perusahaan

melakukan

operasi,

menyelenggarakan arsip dan catatan yang up to date, dan mencerminkan aktivitas organisasi. Transaksi akuntansi merupakan transaksi pertukaran yang mempunyai nilai ekonomis. Tipe transaksi dasar adalah: (1) Penjualan produk atau jasa, (2) Pembelian bahan baku, barang dagangan, jasa, dan aset tetap dari suplier, (3) Penerimaan kas, (4) Pengeluaran kas kepada suplier, (5) Pengeluaran kas gaji karyawan. Sebagai pengolah transaksi, sistem informasi akuntansi berperan mengatur dan mengoperasionalkan semua aktivitas transaksi perusahaan. Tujuan sistem informasi akuntansi adalah untuk menyediakan informasi

yang

diperlukan

dalam

pengambilan

keputusan

yang

dilaksanakan oleh aktivitas yang disebut pemrosesan informasi. Sebagian dari keluaran yang diperlukan oleh pemroses informasi disediakan oleh sistem pemrosesan transaksi, seperti laporan

keuangan dari sistem

pemrosesan transaksi. Namun sebagian besar diperoleh dari sumber lain, baik dari dalam maupun dari luar perusahaan. Pengguna utama pemrosesan transaksi adalah manajer perusahaan. Konsep perancangan sistem seharusnya mencerminkan prinsip-prinsip perusahaan.

commit to user



Berikut ini dasar-dasar yang perlu diperhatikan dalam prioritas perancangan sistem menurut Wilkinson (2000): 1. Tujuan dalam perencanaan sistem dan usulan proyek seharusnya dicapai untuk menghasilkan kemajuan dan kemampuan sistem yang lebih besar. 2. Mempertimbangkan trade-off yang memadai antara manfaat dari tujuan perancangan sistem dengan biaya yang dikeluarkan. 3. Berfokus pada permintaan fungsional dari sistem. 4. Melayani berbagai macam tujuan. 5. Perancangan sistem memperhatikan keberadaan dari pengguna sistem.

2.9. Komponen Sistem Informasi Sistem informasi merupakan sebuah susunan dari orang, aktivitas, data, jaringan dan teknologi yang terintegrasi yang berfungsi untuk mendukung dan meningkatkan operasi harian sebuah bisnis, juga menyediakan kebutuhan informasi untuk pemecahan masalah dan pengambilan keputusan oleh manajer. Ada dua tipe sistem informasi, personal dan multiuser. Sistem informasi personal adalah sistem informasi yang didesain untuk memenuhi kebutuhan informasi personal dari seorang pengguna tunggal (single user). Sedangkan sistem informasi multiuser didesain untuk memenuhi kebutuhan informasi dari kelompok kerja (departemen, kantor, divisi, bagian) atau keseluruhan organisasi. Untuk membangun commit to user



sistem

informasi,

mengkombinasikan

baik secara

personal efektif

maupun

multiuser,

haruslah

komponen-komponen

sistem

informasi, yaitu prosedur kerja, informasi (data), orang dan teknologi informasi (hardware dan software). Suatu sistem dibentuk untuk suatu tujuan (lihat Lampiran 2.1.). Tujuan tersebut diterjemahkan dalam prosedur kerja yang akan dilakukan oleh orang/ manusia. Dalam melakukan prosedur kerja tersebut orang / manusia dibantu oleh teknologi informasi (hardware dan software). Dari prosedur kerja yang dilakukan tersebut akan menghasilkan informasi yang dapat digunakan oleh pengguna informasi.

2.10. Data dan Informasi Akuntansi Setiap sistem informasi akuntansi melaksanakan lima fungsi utama, yaitu

pengumpulan

data,

pemrosesan

data,

manajemen

data,

pengendalian data (termasuk security), dan penghasil informasi. 1. Pengumpulan Data Fungsi pengumpulan data terdiri atas memasukkan data transaksi melalui formulir, mensahkan serta memeriksa data untuk memastikan ketepatan dan kelengkapannya. Untuk data bersifat kuantitatif, data dihitung dahulu sebelum dicatat. Jika data jauh dari lokasi pemrosesan, maka data harus ditransmisikan lebih dahulu. 2. Pemrosesan Data commit to user



Pemrosesan data terdiri atas proses pengubahan input menjadi output. Fungsi pemrosesan data terdiri atas langkah-langkah sebagai berikut: a. Pengklasifikasian atau menetapkan data berdasar kategori yang telah ditetapkan. b. Menyalin data ke dokumen atau media lain. c. Mengurutkan, atau menyusun data menurut karakteristiknya. d. Mengelompokkan atau mengumpulkan transaksi sejenis. e. Menggabungkan atau mengkombinasikan dua atau lebih data atau arsip. f. Melakukan penghitungan. g. Peringkasan, atau penjumlahan data kuantitatif. h. Membandingkan

data untuk

mendapatkan persamaan

atau

perbedaan yang ada. 3. Manajemen Data Fungsi

manajemen

data

terdiri

atas

tiga

tahap,

yaitu

penyimpanan, pemutakhiran dan pemunculan kembali (retrieving). Tahap penyimpanan merupakan penempatan data dalam penyimpanan atau basis data yang disebut arsip. Pada tahap pemutakhiran, data yang tersimpan diperbaharui dan disesuaikan dengan peristiwa terbaru. Kemudian pada tahap retrieving, data yang tersimpan diakses commit to user



dan diringkas kembali untuk diproses lebih lanjut atau untuk keperluan pembuatan laporan. Manajemen data dan pemrosesan data mempunyai hubungan yang sangat erat. Tahap pengelompokkan data dan pengurutan data dari fungsi pemrosesan data, misalnya sering dilakukan sebagai pendahuluan sebelum dilakukan tahap pemutakhiran dalam fungsi manajemen data. Manajemen data dapat dipandang sebagai bagian dari pemrosesan data. 4. Pengendalian Data Fungsi pengendalian data mempunyai dua tujuan dasar, (1) untuk menjaga dan menjamin keamanan aset perusahaan, termasuk data, dan (2) untuk menjamin bahwa data yang diperoleh akurat dan lengkap serta diproses dengan benar. Berbagai teknik dan prosedur dapat dipakai untuk menyelenggarakan pengendalian dan keamanan yang memadai. 5. Penghasil Informasi. Fungsi penghasil informasi ini terdiri atas tahapan pemrosesan informasi

seperti

penginterprestasian,

pengkomunikasian informasi.

commit to user

pelaporan

dan



2.11. Definisi Informasi Operasi, Informasi Akuntansi Manajemen dan Informasi Akuntansi Keuangan Informasi yang dihasilkan oleh SIA adalah informasi akuntansi yang dapat berupa informasi operasi (IO), informasi akuntansi manajemen (IAM), dan informasi akuntansi keuangan (IAK). IO disiapkan hampir mirip dengan IAM. Bedanya adalah IO dikhususkan untuk membuat laporan yang memuat kegiatan operasi perusahaan. Kegiatan operasi yang dimaksud

adalah aktivitas utama dan

aktivitas lain yang timbul dalam peusahaan tersebut. Aktivitas utama biasanya berasal dari aktivitas pembelian bahan mentah, pengolahan atau pemrosesan, dan penjualan produk hasil dari pemrosesan sebelumnya. Aktivitas lain dapat berupa aktivitas akuntansi, administrasi dan umum dan lain-lainnya. Aktivitas operasi selain dapat menghasilkan informasi operasi, dapat pula diolah untuk menghasilkan informasi akuntansi manajemen dan informasi akuntansi. Informasi akuntansi manajemen disiapkan untuk kebutuhan pihak internal untuk membantu manajemen dalam pembuatan keputusan. Informasi ini tidak dibatasi oleh PABU, merupakan informasi inovatif yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan dan situasi perusahaan tertentu. commit to user



Informasi akuntansi keuangan adalah informasi bertujuan umum (general purposes) yang disajikan sesuai dengan Prinsip Akuntansi Berterima Umum (PABU). Informasi ini bertujuan umum sebab disiapkan untuk pihak internal dan eksternal. IAK disajikan dengan asumsi bahwa informasi yang dibutuhkan investor, calon investor dan kreditor, manajemen, pemerintah, dan sebagainya dapat mewakili kebutuhan informasi pihak lain selain investor dan kreditor. Dengan demikian dibutuhkan satu informasi seragam untuk semua pihak yang berkepentingan dengan bisnis perusahaan. Umumnya, IAK disusun dan dilaporkan secara periodik, sehingga tidak dapat memenuhi kebutuhan manajemen terhadap informasi yang tepat waktu. Selain itu, IAK disajikan dengan format yang terlalu kaku, sehingga kurang mampu memenuhi informasi yang dibutuhkan manajemen. 2.12. Pencapaian Sistem Informasi Akuntansi yang Memadai Pada pelaksanaan metodologi pengembangan sistem, maka perlu pemahaman terhadap kebijakan dan sekumpulan hal-hal mendasar yang menjadi keyakinan manajemen suatu organisasi terhadap sistem informasi. Kebijakan ini berkaitan dengan filosofi manajemen, dan sistem informasi yang proaktif. Secara umum ada dua filosofi yang dapat digunakan dalam pengembangan sistem informasi organisasi, yaitu dipandang sebagai commit to user



senjata pertahanan taktik dan senjata ofensif strategik. Pertama, sistem informasi dipandang sebagai senjata pertahanan taktik dan operasional untuk menentukan data dasar, kebutuhan pemrosesan dan kewajiban pelaporan untuk membantu perusahaan tetap pada jalur yang harus dilalui dan bertahan hidup. Kedua, sistem informasi akuntansi dipandang sebagai senjata ofensif yang strategik untuk dapat memenangkan persaingan. Kebijakan sistem informasi yang proaktif akan menghilangkan pemisah

antara

departemen,

personalia

dan

fungsi

garis,

serta

menghilangkan batas wilayah negara. Kebijakan sistem informasi proaktif

mengakui

telekomunikasi, manufacturing,

penerapan

komputer,

teknologi

electronic

teleshopping,

mail,

informasi,

seperti

computer-integrated

teleconference,

multifunctional

workstations secara terintegrasi. Tujuan sistem informasi dan kebutuhan informasi yang didefinisikan secara jelas adalah salah satu kunci untuk suksesnya sistem informasi. Kesuksesan suatu sistem membutuhkan tujuan-tujuan yang terdefinisikan.

2.13. Aspek Pengendalian Intern Sistem Informasi Berbasis Komputer Elemen pengendalian intern yang ada pada sistem informasi berbasis komputer hamper sama dengan sistem manual. Beberapa hal commit to user



berikut menjadikan adanya penekanan yang berbeda pada pengendalian intern untuk kedua jenis sistem itu: 1. Sistem

informasi

terkomputerisasi

lebih

luas

lingkup

pengendaliannya karena sebagian besar proses tidak terlihat secara nyata oleh indra manusia. 2. Sedikitnya bukti berupa dokumen. Diperlukan desain sistem yang mampu meninggalkan jejak untuk keperluan pengauditan (audit trial). 3. Pengendalian harus diintegrasikan kedalam rancangan sistem sebagai salah satu elemen yang mendukung kekuatan desain sistem tersebut. 4. Diperlukan prosedur dokumentasi yang baik sehingga mampu merekam seluruh proses sekaligus pengmbangan sistem itu sendiri. Prosedur back-up termasuk dalam hal ini. 5. Perlu

dilakukan

sentralisasi

informasi

untuk

memudahkan

pengendalian. 6. Memungkinkan

pengendalian

intern

melalui

program-program

komputer. 7. Pengendalian pada salah satu fungsi mungkin dapat melemahkan pengendalian pada fungsi yang lain.

commit to user



Elemen-elemen

pokok

pengendalian

intern

sistem

informasi

dikelompokkan sebagai berikut: 1.

Pengendalian Manajemen (Management Control). Pengendalian manajemen yang diperlukan oleh sebuah sistem informasi meliputi: a. Pengendalian terhadap rencana induk sistem informasi, apakah desain sistem informasi telah memenuhi garis besar dan spesifikasi yang dimaksud dalam rencana induk. b. Pemisahan fungsi, berbeda sedikit dengan sistem manual. Fungsi yang perlu dipisahkan adalah: 1) Perancangan dan penyusunan program sistem. 2) Operasi pengolahan data. 3) Dokumentasi program dan kepustakaan. 4) Seleksi dan pelatihan karyawan. 5) Perlu adanya buku petunjuk operasional sistem dan prosedur yang ada dalam sistem tersebut. 6) Pengendalian anggaran.

2.

Pengendalian Terhadap Pengembangan Sistem. Penerapan sistem informasi akuntansi berbasis komputer merupakan investasi

yang besar, demikian pula untuk pengembangan

selanjutnya. Perusahaan perlu melakukan pengendalian intern dalam commit to user



mengembangkan sistem informasinya, jenis pengendalian yang diterapkan untuk hal ini adalah: a.

Pengendalian siklus pengembangan sistem. Setiap usulan pengembangan sistem sebaiknya melalui sebuah prosedur yang memerlukan otorisasi dari manajer pengembangan sistem atau semacamnya.

b. Pengendalian terhadap dokumentasi sistem. Pengendalian ini diperlukan

karena

dokumentasi

sistem

merupakan

alat

komunikasi antara perancang sistem dengan users. Sistem dan pengembangan sistem yang tidak didokumentasikan dengan baik akan menambah biaya pengembangan karena harus mencari informasi mengenai detail sistem ke pihak perancang terdahulu. c.

Pengendalian terhadap pengubahan program. Perlu otorisasi seperti halnya pada pengendalian siklus pengembangan sistem.

3.

Pengendalian Akses (Access Control). Pengendalian akses merupakan kunci dari sistem informasi berbasis komputer. Penerapan berbagai teknik password bertingkat untuk mengendalikan akses setiap personil merupakan teknik yang paling banyak digunakan. Pengendalian akses mencakup lingkup berikut : a.

Pengendalian akses terhadap perangkat keras. Tidak setiap karyawan memiliki wewenang commit to user untuk keruangan di mana



komputer induk dan media penyimpanan diletakkan. Selain itu perlu pula prosedur pengamanan perangkat keras dari berbagai bencana dan kecelakaan yang disebabkan oleh hal lain. b. Pengendalian akses terhadap perangkat lunak. c.

Pengendalian terhadap dokumentasi program. Akses terhadap program ini hendaknya dilindungi melalui otorisasi dari pihak tertentu. Dengan memiliki dokumentasi program maka sangat memungkinkan

seseorang

memodifikasi

program

untuk

kepentingan pribadi. d. Pengendalian terhadap program dan file-file data. Pengendalian ini mutlak diperlukan karena sangat banyak data yang dihasilkan dari sebuah sistem informasi yang bersifat rahasia yang perlu dilindungi dari pihak-pihak tertentu.

2.14. Pendekatan Teknologi Informasi Sistem Informasi Akuntansi dengan pendekatan teknologi informasi seperti halnya siklus pengembangan sistem yang lainnya, dimana hal ini mensyaratkan adanya suatu metode daur hidup pengembangan sistem. Pola daur hidup pengembangan sistem dapat menggunakan beberapa model. Adapun tahapan pengembangan sistem yang umum digunakan sebagai berikut:

commit to user



Gambar 2.1 Tahapan Pengembangan Sistem 2.15. Tahapan Analisis Sistem Dimulai karena adanya permintaan terhadap sistem baru. Proyek baru ditangani dalam bentuk tim, yang melibatkan pemakai, analis sistem, dan para spesialis sistem informasi yang lain, serta barangkali juga auditor internal. Tujuan utama analisis sistem adalah untuk menentukan hal-hal detil tentang yang akan dikerjakan oleh sistem yang diusulkan (dan bukan bagaimana caranya). Analisis sistem mencakup studi kelayakan dan analisis kebutuhan. Analisis sistem mencakup studi kelayakan dan analisis kebutuhan. commit to user



2.16. Studi Kelayakan Menentukan kemungkinan keberhasilan solusi yang diusulkan. Berguna untuk memastikan bahwa solusi yang diusulkan tersebut benarbenar dapat dicapai dengan sumber daya dan dengan memperhatikan kendala yang terdapat pada perusahaan serta dampak terhadap lingkungan sekeliling (lihat Lampiran 2.2.). Analis sistem melaksanakan penyelidikan awal terhadap masalah dan peluang bisnis yang disajikan dalam usulan proyek pengembangan sistem. Tugas-tugas yang tercakup dalam studi kelayakan meliputi: 1. Penentuan masalah dan peluang yang dituju sistem. 2. Pembentukan sasaran sistem baru secara keseluruhan. 3. Pengidentifikasian para pemakai sistem. 4. Pembentukan lingkup sistem.

2.17. Analisa Kebutuhan Analisis kebutuhan dilakukan untuk menghasilkan spesifikasi kebutuhan (disebut juga spesifikasi fungsional). Spesifikasi kebutuhan adalah spesifikasi yang rinci tentang hal-hal yang akan dilakukan sistem ketika diimplementasikan. Spesifikasi ini sekaligus dipakai untuk membuat kesepahaman antara pengembang sistem, pemakai yang kelak commit to user



menggunakan sistem, manajemen, dan mitra kerja yang lain (misalnya auditor internal). Analisis kebutuhan ini diperlukan untuk menentukan: 1. Keluaran yang akan dihasilkan sistem. 2. Masukan yang diperlukan sistem. 3. Lingkup proses yang digunakan untuk mengolah masukan menjadi keluaran. 4. Volume data yang akan ditangani sistem. 5. Jumlah pemakai dan kategori pemakai. 6. Kontrol terhadap sistem. Adapun tools yang biasa digunakan adalah sebagai berikut : 1. Data Flow Diagram Tujuan dari Data Flow Diagram yaitu mendiskripsikan interaksi antara data dan pemrosesan dengan menggunakan Data Flow Diagram. DFD (Data Flow Diagram) memberikan gambaran bagaimana data masuk dan keluar dalam dari dan ke suatu entity/ representasi dari sumber dan tujuan aliran data tersebut, aturan dari pemrosesan data,penyimpanan data, dan entitas eksternal (lihat Lampiran 2.3.). 2. Entity Relational Diagram Bertujuan mendiskripsikan hubungan antara data dictionary, organisasi data yang merupakan representasi dari entitas-entitas yang commit to user



ada dalam suatu organisasi ER Diagram merupakan representasi dari model data konseptual antara data dictionary yang mengorganisasi data yang direpresentasikan oleh entitas-entitas yang ada dalam suatu organisasi. 3. Basic Relational Model ER diagram yang direpresentasikan ini menggunakan simbolsimbol

yang dasar dengan menghubungkan hubungan antar entitas

yang ada dalam satu organisasi (lihat Lampiran 2.4.). 4. Database Relational Model ER diagram dalam model ini menggunakan struktur data sebagai acuan

yang merepresentasikan hubungan antar entitas/ modul/

departemen. Struktur data

ini

biasanya

diklasifikasikan

sesuai

kebutuhan data yang harus tersedia, tabel yang digunakan sebagai satu kualifikasi dari struktur data yang ada (lihat Lampiran 2.5.). Database relational model merepresentasikan hubungan antar entitas dalam organisasi dengan lebih detail mengarah pada struktur data yang disebut sebagai Relational Database Accounting System. 5. Flowchart Bertujuan mendiskripsikan aliran data baik masuk dan keluar antar entitas berbasis aliran fisik dokumen yang menggunakan prosedur tertentu (lihat Lampiran 2.6.). commit to user



Flowchart merupakan representasi dari sistem pemrosesan dan aliran transaksi organisasi yang memuat sistem dan prosedur pemrosesan transaksi. Kategori utama dari flowchart adalah : a. Dokumen. b. Program. c. Proses. d. Sistem. Flowchart memberikan informasi mengenai: a. Dari “mana” input diterima dan dari “siapa”. b. Output diolah dalam bentuk form tertentu. c. Langkah - langkah dan lanjutan dari proses transaksi. d. Data dan materi akuntansi yang terlibat dan terkena dampaknya. e. Prosedur akuntansi dan pengendalian organisasi yang terlibat.

2.18. Model Penelitian Untuk Sistem Akuntansi Umum (Lihat Lampiran 2.7.)

2.19. Unsur – unsur dalam Siklus Akuntansi Umum 1. Transaksi a. Pembelian. b. Penerimaan Kas.

commit to user



c. Pengeluaran Kas. d. Penjualan. e. Memorial/ Non Tunai. 2. Jurnal a.

Jurnal Pembelian.

b. Jurnal Penjualan. c.

Jurnal Penerimaan Kas.

d. Jurnal Pengeluaran Kas. Dalam

melakukan

jurnal

terebih

dahulu

dilakukan

pengelompokan transaksi berdasarkan bagan perkiraan/ chart of account. Bagan Perkiraan adalah daftar yang memuat nomor – nomor rekening yang menjadi dasar pengelompokan. 3. Buku Besar. 4. Buku Besar Pembantu. 5. Neraca Saldo / Neraca Percobaan. 6. Jurnal Penyesuaian. 7. Neraca Saldo Setelah Penyesuaian. 8. Laporan Neraca dan Laporan Laba Rugi.

commit to user



2.20. Bentuk Laporan Keuangan Perusahaan Manufaktur 

Perusahaan pengolahan / manufaktur: perusahaan yang mengolah bahan mentah (bahan baku) menjadi barang jadi.



Klasifikasi persediaan pada perusahaan pengolahan :  Persediaan Bahan Baku.  Persediaan Barang Dalam Proses.  Persediaan Barang Jadi.

2.20.1. Laporan Keuangan Laporan keuangan perusahaan manufaktur hampir sama dengan laporan keuangan perusahaan dagang. Perbedaannya terletak pada bagian Aktiva Lancar di Neraca dan Harga Pokok Penjualan di Laporan RugiLaba. Perbandingan Neraca Perusahaan Dagang dan Perusahaan Manufaktur:

Aktiva Lancar: Kas Piutang (bersih) Persediaan: Barang Jadi Barang Dalam Proses Bahan Baku Sewa Dibayar di Muka

Perusahaan Manufaktur Neraca sebagian 31 Desember 2005 Passiva: Rp 1.200 Utang Dagang 4.000 Modal Rp 15.000 Laba 18.000 9.000 42.000 1.600 48.800 Tabel 2.1. Neraca Perusahaan Manufaktur commit to user

Rp 20.000 Rp 20.800 Rp 8.000

48.800



Perbandingan bagian Harga Pokok Penjualan di Laporan Laba Rugi antara Perusahaan Dagang dan Perusahaan Manufaktur:

Perusahaan Manufaktur Laporan Laba Rugi sebagian Periode Tahun 2005 Harga Pokok Penjualan: Persediaan Barang Jadi 1 Januari ………………….

Rp

12.000

(+) Harga Pokok Produksi (lihat skedul) ……………

688.000

Barang Tersedia Untuk Dijual ……………………….

Rp 700.000

(-) Persediaan Barang Jadi 31 Desember …………. Harga Pokok Penjualan

15.000 Rp 685.000

Tabel 2.2. Laporan Laba Rugi Perusahaan Manufaktur Perusahaan Manufaktur:

Persediaan Barang Jadi (Awal)

+

Harga Pokok Produksi

-

Persediaan Barang Jadi (Akhir)

=

Harga Pokok Penjualan

Pada perusahaan manufaktur diperlukan banyak rekening untuk menentukan harga pokok produksi, tetapi dalam Laporan Rugi-Laba hanya disajikan totalnya saja, sedangkan rinciannya disajikan dalam Skedul Harga Pokok Produksi. Contoh Skedul Harga Pokok Produksi (merupakan lampiran Laporan Rugi-Laba di atas):

commit to user



Skedul Harga Pokok Produksi Tahun 2005 Persediaan Barang Dalam Proses 1 Januari …………………..

Rp 10.000

Ditambah: Bahan Baku: Persediaan 1 Januari ………………..

Rp

5.000

Ditambah: Pembelian ……………….

100.000

Tersedia Dipakai …………..………...

105.000

Dikurangi : Persediaan 31 Desember

105

9.000

Bahan Baku Dipakai ………………………………..

Rp 96.000

Biaya Tenaga Kerja Langsung …………………….….

200.000

Biaya Overhead Pabrik: Tenaga Kerja Tidak Langsung ..…… Listrik dan Air …………………………

Rp 50.000 140.000

Bahan Habis Pakai Pabrik ………….

30.000

Penyusutan Gedung Pabrik ………...

120.000

Penyusutan Mesin …………………...

60.000

Total Biaya Overhead Pabrik ………………………

400.000

Total Biaya Produksi tahun ini ……………………………………

696.000

Total Biaya Barang Dalam Proses …………………………………

706.000

Dikurangi: Persediaan Barang Dalam Proses 31 Desember …………….. Harga Pokok Produksi ………………………………………………

Tabel 2.3. Skedul Harga Pokok Produksi

commit to user

18.000 688.000



2.20.2. Harga Pokok Produksi Biaya produksi atau Harga Pokok Produksi (Cost of Goods Manufactured) merupakan

kumpulan

dari

biaya-biaya

yang

dikeluarkan untuk memperoleh dan mengolah bahan baku sampai menjadi barang jadi. Biaya-biaya tersebut terdiri dari:  Biaya Bahan Baku.  Biaya Tenaga Kerja Langsung.  Biaya Overhead Pabrik. -

Biaya Bahan Baku



Biaya Bahan Baku adalah harga perolehan (harga pokok) seluruh substansi / materi pokok yang terdapat pada barang jadi.



Bahan baku merupakan bagian Barang jadi yang dapat ditelusur keberadaannya.



Bahan baku pada sebuah pabrik dapat berasal dari Barang jadi pabrik yang lain.

-

Biaya Tenaga Kerja Langsung

 Tenaga kerja langsung adalah tenaga kerja yang memiliki kinerja langsung terhadap proses pengolahan barang, baik menggunakan kemampuan fisiknya maupun dengan bantuan mesin. commit to user





Tenaga

kerja

langsung

memperoleh

kontraprestasi

yang

dikategorikan sebagai Biaya tenaga kerja langsung. Jadi, Biaya Tenaga Kerja Langsung adalah semua kontraprestasi yang diberikan kepada tenaga kerja langsung. 

Biaya Overhead Pabrik Biaya Overhead Pabrik adalah biaya-biaya yang timbul dalam proses pengolahan, yang tidak dapat digolongkan dalam biaya bahan baku dan biaya tenaga kerja langsung.



Biaya-biaya yang termasuk dalam biaya overhead pabrik:  Biaya tenaga kerja tidak langsung, seperti upah pengawas, mandor, mekanik, bagian reparasi, dll  Biaya bahan penolong, yaitu macam-macam bahan yang digunakan dalam proses pengolahan, tetapi kuantitasnya sangat kecil dan tidak dapat ditelusur keberadaannya pada barang jadi.  Biaya penyusutan gedung pabrik, Biaya penyusutan mesin, dll

 Akuntansi perusahaan manufaktur dengan sistem fisik:  Rekening Persediaan Bahan Baku hanya digunakan untuk mencatat nilai bahan baku yang masih tersisa, baik di awal maupun akhir periode. commit to user



Transaksi pembelian Bahan baku tidak dicatat ke rekening Persediaan Bahan Baku, tetapi dicatat ke rekening Pembelian Bahan Baku, seperti terlihat pada jurnal berikut:

Mei

17

Pembelian Bahan Baku

Rp 100.000

Kas / Utang Dagang

Rp 100.000

 Rekening Persediaan Barang Dalam Proses hanya digunakan untuk mencatat nilai barang yang masih dalam proses, baik di awal maupun akhir periode.  Rekening Persediaan Barang Jadi hanya digunakan untuk mencatat nilai barang jadi pada awal dan akhir periode.  Jurnal penyesuaian untuk perusahaan manufaktur sama dengan jurnal penyesuaian untuk perusahaan dagang.  Neraca Lajur untuk perusahaan manufaktur pada prinsipnya sama dengan neraca lajur untuk perusahaan dagang, tetapi ditambahkan kolom untuk skedul harga pokok produksi.

commit to user



 Contoh Neraca Lajur Sebagian: Perusahaan Manufaktur Neraca Lajur sebagian Periode tahun 2005 Nama Rekening

NSSD

Debit Persediaan Barang Jadi

Kredit

Harga Pokok

Laporan Rugi-

Poduksi

Laba

Debit

Kredit

12.000

Debit 12.000

Persed. Barang Dlm. Proses 10.000

Kredit

15.000 15.000

18.000

18.000

9.000

9.000

5.000

5.000


100.000

100.000

Biaya Tenaga Kerja Lgsg.

200.000

200.000

Biaya Tenaga Kerja Tak 50.000

50.000

Lgsg. 140.000

140.000

30.000

30.000

Gedung 120.000

120.000

Biaya Bahan Habis Pakai Biaya

Penyst.

Pabrik Biaya Penyst. Mesin

60.000

Biaya Pemasaran

40.000

Penjualan

60.000 40.000 1.500.000

……….

Debit

10.000

Persediaan Bahan Baku

Biaya Listrik dan Air

Neraca

1.500.000

……….. 715.000


27.000 688.000

715.000

715.000

Tabel 2.4. Neraca Lajur Sebagian commit to user

Kredit



2.20.3. Jurnal Penutup Jurnal penutup untuk perusahaan manufaktur berbeda dengan perusahaan dagang. Dalam perusahaan manufaktur, rekening Harga Pokok Produksi digunakan untuk menutup semua rekening yang akan dilaporkan di Skedul Harga Pokok Produksi. Saldo rekening ini kemudian ditransfer ke rekening Ikhtisar Rugi-Laba. Contoh: Des. 31 Harga Pokok Produksi

Rp

715.000

Persediaan Barang Dalam Proses

Rp


10.000


5.000

Biaya Tenaga Kerja Langsung

100.000

Biaya Tenaga Kerja Tak Langsung

200.000

Biaya Listrik dan Air Biaya Bahan Habis Pakai Biaya Penyusutan Gedung Pabrik Biaya Penyusutan Mesin (untuk menutup rekening-rekening Persediaan Bahan Baku awal, Barang Dalam Proses awal, dan rekeningrekening Biaya produksi)

commit to user

50.000 140.000 30.000 120.000 60.000



31 Persediaan Barang Dalam Proses

Rp


18.000 9.000


Rp

27.000

(untuk mencatat persediaan akhir barang dalam proses dan bahan baku)

31 Persediaan Barang Jadi

Rp

Penjualan

15.000 1.500.000

Ikhtisar Rugi-Laba

Rp 1.515.000

(untuk mencatat persediaan akhir barang jadi dan menutup rekening penjualan)

31 Ikhtisar Rugi-Laba

Rp 700.000

Persediaan Barang Jadi

Rp


12.000 688.000

(untuk menutup rekening persediaan awal barang jadi dan harga pokok produksi)

31 Ikhtisar Rugi-Laba Biaya Pemasaran

Rp

40.000 Rp

(untuk menutup biaya pemasaran)

Tabel 2.5. Jurnal Penutup untuk Perusahaan Manufaktur commit to user

40.000



2.21. Model Penelitian Untuk Sistem Akuntansi Penjualan Definisi dari sistem akuntansi menurut Mulyadi (2000:3) adalah organisasi,

formulir, catatan,

sedemikian

rupa

untuk

dan

laporan

menyediakan

yang

informasi

dikoordinasikan keuangan

yang

dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan. Sedangkan kegiatan penjualan terdiri dari penjualan barang atau jasa, baik secara kredit maupun secara tunai. Sistem informasi akuntansi penjualan terdiri dari kelompok unsur sebagai berikut: 1. Fungsi yang terkait Menurut Mulyadi (2000:211), fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi penjualan kredit adalah sebagai berikut: a. Fungsi Penjualan Dalam

sistem

penjualan

kredit,

fungsi

penjualan

bertanggung jawab untuk menerima surat order dari pembeli, mengedit order dari pelanggan untuk menambahkan informasi penting yang belum ada pada surat order tersebut, meminta otorisasi

kredit,

menentukan

tanggal

pengiriman

dan

menentukan dari gudang mana barang tersebut akan dikirim, dan mengirim surat order pengiriman.

commit to user



b. Fungsi Kredit Fungsi ini berada di bawah fungsi keuangan yang dalam transaksi penjualan kredit, bertanggung jawab untuk meneliti status

kredit

pelanggan

dan memberikan otorisasi pemberian

kredit kepada pelanggan. c. Fungsi Gudang Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyimpan barang dan menyiapkan barang yang dipesan oleh pelanggan, serta menyerahkan barang ke fungsi pengiriman. d. Fungsi Pengiriman Dalam sistem penjualan kredit, fungsi ini bertanggung jawab

menyerahkan barang

pengiriman

yang

atas

diterimanya

dari

dasar

surat

order

fungsi penjualan. Fungsi

ini bertanggung jawab untuk menjamin bahwa tidak ada barang

yang keluar

dari

perusahaan

tanpa

otorisasi

dari

untuk

membuat

dan

pihak yang berwenang. e. Fungsi Penagihan Fungsi mengirimkan

ini

bertanggung

faktur

jawab

penjualan

kepada

pelanggan

serta

menyediakan copy faktur bagi kepentingan pencatatan transaksi penjualan oleh fungsi akuntansi. commit to user



f. Fungsi Akuntansi Dalam

transaksi

penjualan

kredit,

fungsi

ini

bertanggung jawab untuk mencatat piutang yang timbul dari transaksi

penjualan

kredit,

membuat

dan mengirimkan

pernyataan piutang kepada para debitur, serta membuat laporan penjualan. Di samping itu, fungsi ini bertanggung jawab untuk mencatat harga pokok persediaan yang dijual ke dalam kartu persediaan. Menurut Mulyadi (2000:41) fungsi ini bertanggung jawab mencatat transaksi penjualan kredit dan penjualan tunai dalam jurnal penjualan, dan transaksi retur penjualan, pencadangan kerugian piutang, dan penghapusan kerugian piutang dalam jurnal umum. Sedangkan

dalam

pelaksanaan

penjualan

tunai

menurut

Mulyadi (2000:462), fungsi yang terkait adalah sebagai berikut: a. Fungsi Penjualan Dalam sistem penjualan tunai, fungsi ini bertanggung jawab untuk menerima order dari pembeli, mengisi faktur penjualan tunai, dan menyerahkan faktur tersebut kepada pembeli untuk pembayaran harga barang ke fungsi kas. Sedangkan menurut Mulyadi (2000:40) dalam sistem penjualan tunai, fungsi ini commit to user



bertanggung jawab membuat faktur penjualan tunai yang memungkinkan fungsi penerimaan kas menerima kas dari customer dan merupakan perintah kepada fungsi pengiriman untuk menyerahkan barang kepada customer. b. Fungsi kas Dalam sistem penjualan tunai, fungsi ini bertanggung jawab sebagai penerima kas dari pembeli. c. Fungsi Gudang Sistem penjualan tunai, fungsi ini

bertanggung

jawab

untuk menyiapkan barang yang dipesan oleh pembeli, serta menyerahkan barang tersebut ke fungsi pengiriman. d. Fungsi Pengiriman Fungsi ini bertanggung jawab untuk membungkus dan menyerahkan barang yang telah dibayar kepada pembeli. e. Fungsi Akuntansi Dalam sistem penjualan tunai, fungsi ini bertanggung jawab sebagai pencatat transaksi penjualan dan penerimaan kas dan pembuatan laporan penjualan.

commit to user



2. Dokumen yang Digunakan Dokumen yang digunakan dalam sistem penjualan kredit menurut Mulyadi (2000:214) adalah sebagai berikut: a. Surat Order Pengiriman dan Tembusannya Dokumen ini merupakan lembar pertama surat order pengiriman

yang memberikan

otorisasi

kepada

fungsi

pengiriman untuk mengirimkan jenis barang dengan informasi seperti yang tertera di atas surat order pengiriman tersebut. b. Faktur dan Tembusannya Faktur

penjualan

merupakan

dokumen

yang

dipakai

sebagai dasar untuk mencatat timbulnya piutang. c. Rekapitulasi Harga Pokok Penjualan Rekapitulasi harga pokok penjualan merupakan dokumen pendukung yang digunakan untuk menghitung total harga pokok produk yang dijual selama periode akuntansi tertentu. d. Bukti Memorial Bukti mencatat

memorial harga

merupakan

dokumen

sumber

untuk

pokok produk yang dijual dalam periode

akuntansi tertentu.

commit to user



Sedangkan

dokumen

yang

digunakan

dalam

sistem

penjualan tunai menurut Mulyadi (2000:463) adalah sebagai berikut: a. Faktur Penjualan Tunai dan Tembusannya Faktur penjualan merupakan dokumen yang digunakan untuk kepentingan pembayaran harga barang ke bagian kasa. b. Pita Register Kas Pita register kas ini dihasilkan oleh fungsi kas dengan cara mengoperasikan mesin

register

kas.

Pita

register

ini

merupakan bukti penerimaan kas yang dikeluarkan oleh fungsi kas dan merupakan dokumen pendukung faktur penjualan tunai yang dicatat dalam jurnal penjualan. c. Credit Card Sales Slip Dokumen ini dicetak oleh credit card center bank yang menerbitkan kartu kredit dan diserahkan kepada perusahaan yang menjadi anggota kartu kredit, dokumen ini diisi oleh fungsi kas dan juga berfungsi sebagai alat untukmenagih uang tunai dari bank yang mengeluarkan kartu kredit. d. Bill of Lading Bill of Lading merupakan

bukti

penyerahan

perusahaan kepada perusahaan angkutan umum. commit to user

barang

dari



e. Faktur Penjualan COD (Cash on Delivery) Dokumen ini digunakan untuk merekam penjualan COD dan untuk menagih kas yang harus dibayar oleh pelanggan. f. Bukti Setor Bank Dokumen ini dibuat oleh fungsi kas sebagai bukti setor ke bank. g. Rekapitulasi Harga Pokok Penjualan Dokumen ini digunakan oleh fungsi akuntansi untuk meringkas harga pokok produk yang dijual selama satu periode. 3. Catatan Akuntansi yang Digunakan Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem akuntansi penjualan kredit adalah sebagai berikut: a. Jurnal Penjualan Catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat transaksi penjualan,

baik secara tunai maupun kredit. Jika perusahaan

menjual beberapa macam produk, dalam jurnal penjualan dapat disediakan kolom untuk mencatat penjualan. b. Kartu Piutang Catatan akuntansi ini merupakan buku pembantu yang berisi rincian mutasi piutang perusahaan kepada tiap-tiap debiturnya.

commit to user



c. Kartu Persediaan Catatan akuntansi ini merupakan buku pembantu yang berisi rincian mutasi setiap jenis persediaan. d. Kartu Gudang. Catatan

ini

diselenggarakan

oleh

fungsi

gudang

untuk

mencatat mutasi dan persediaan fisik barang yang disimpan di gudang. e. Jurnal Umum. Catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat harga pokok produk yang dijual selama periode akuntansi tertentu. Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem akuntansi penjualan tunai adalah sebagai berikut: a. Jurnal Penjualan Jurnal

penjualan

digunakan

oleh

fungsi

akuntansi

untuk

mencatat dan meringkas data penjualan. b. Jurnal Penerimaan Kas Jurnal untuk

penerimaan

kas

digunakan

mencatat penerimaan

kas

oleh dari

fungsi berbagai

diantaranya dari penjualan baik tunai maupun

commit to user

akuntansi sumber,

kredit.



c. Jurnal Umum Jurnal umum digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat harga pokok produk yang dijual. d. Kartu Persediaan Kartu persediaan digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat berkurangnya harga pokok produk yang dijual. e. Kartu Gudang Catatan

ini

diselenggarakan

oleh

fungsi

gudang

untuk

mencatat mutasi dan persediaan barang yang disimpan dalam gudang. 4. Informasi yang Diperlukan Manajemen Informasi yang diperlukan oleh manajemen dari transaksi penjualan secara kredit adalah sebagai berikut: a. Jumlah pendapatan penjualan menurut jenis produk atau kelompok produk selama jangka waktu tertentu. b. Jumlah piutang kepada setiap debitur dari transaksi penjualan kredit. c. Jumlah harga pokok produk yang dijual selama jangka waktu tertentu. d. Nama dan alamat pembeli. commit to user



e. Kuantitas produk yang dijual. f. Nama wiraniaga yang melakukan penjualan. g. Otorisasi pejabat yang berwenang. Sedangkan

informasi

yang

umumnya

diperlukan

oleh

manajemen dari penjualan tunai adalah sebagai berikut (Mulyadi, 2000:462): a. Jumlah pendapatan penjualan menurut jenis produk atau kelompok produk selama jangka waktu tertentu. b. Jumlah kas yang diterima dari penjualan tunai. c. Jumlah harga pokok produk yang dijual selama jangka waktu tertentu. d. Nama dan alamat pembeli. Informasi ini diperlukan dalam penjualan produk tertentu, namun pada umumnya informasi nama dan alamat pembeli ini tidak diperlukan oleh manajemen dari kegiatan penjualan tunai. e. Kuantitas produk yang dijual f. Nama wiraniaga yang melakukan penjualan g. Otorisasi pejabat yang berwenang.

commit to user



5. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Jaringan prosedur yang membentuk sistem penjualan kredit adalah sebagai berikut: a. Prosedur Order Penjualan Dalam prosedur ini, fungsi penjualan menerima order dari pembeli dan menambahkan informasi penting pada surat order kemudian membuat surat order pengiriman dan mengirimkannya kepada berbagi fungsi yang lain. b. Prosedur Persetujuan Kredit Dalam prosedur persetujuan kredit, fungsi penjualan meminta persertujuan penjualan kredit kepada pembeli tertentu ke fungsi kredit. c. Prosedur Pengiriman Dalam prosedur pengiriman, fungsi pengiriman mengirimkan barang kepada pembeli sesuai dengan informasi yang tercantum dalam surat order pengiriman yang diterima dari fungsi pengiriman. d. Prosedur Penagihan Dalam prosedur penagihan, fungsi penagihan membuat faktur penjualan dan mengirimkannya kepada pembeli. e. Prosedur Pencatatan Piutang Dalam

prosedur

pencatatan

piutang,

fungsi

akuntansi

mencatat tembusan faktur penjualan ke dalam kartu piutang commit to user



atau dalam metode pencatatan tertentu mengarsipkan dokumen tembusan

menurut

abjad

yang

berfungsi sebagai catatan

piutang. f. Prosedur Distribusi Penjualan Dalam prosedur distribusi penjualan ini, fungsi akuntansi mendistribusikan

data

penjualan

menurut

informasi

yang

diperlukan oleh manajemen. g. Prosedur Pencatatan harga Pokok Penjualan Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi mencatat secara periodik total harga pokok produk yang dijual dalam periode akuntansi tertentu. Jaringan prosedur yang membentuk sistem dari penjualan tunai menurut Mulyadi (2000:469) adalah sebagai berikut: a. Prosedur Order Penjualan Dalam prosedur ini, fungsi penjualan menerima order dari pembeli

dan membuat

faktur

penjualan

tunai

untuk

memungkinkan pembeli membayar harga barang ke fungsi kas dan untuk memungkinkan fungsi gudang dan fungsi pengiriman menyiapkan barang yang akan diserahakan kepada pembeli. b. Prosedur penerimaan Kas Dalam prosedur ini, fungsi kas menerima pembayaran harga barang dari pembeli dan memberikan tanda pembayaran (berupa pita register kas dan cap ”lunas” pada faktur penjualan tunai commit to user



kepada

pembeli

untuk

memungkinkan pembeli

tersebut

melakukan pengambilan barang yang dibelinya dari fungsi pengiriman. c. Prosedur Penyerahan Barang Dalam prosedur ini, fungsi pengiriman menyerahkan barang kepada pembeli. d. Prosedur Pencatatan Penjualan Tunai Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi melakukan pencatatan transaksi penjualan tunai dalam jurnal penjualan dan jurnal penerimaan kas. e. Prosedur Penyetoran Kas ke Bank. Dalam prosedur ini, fungsi kas menyetorkan kas yang diterima dari penjualan tunai ke bank dalam jumlah penuh. f. Prosedur Pencatatan Penerimaan Kas Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi mencatat penerimaan kas ke dalam jurnal penerimaan kas berdasar bukti setor bank yang diterima dari bank melalui fungsi kas. g. Prosedur Pencatatan Harga Pokok Penjualan Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi membuat rekapitulasi harga pokok penjualan berdasarkan data yang dicatat dalam kartu persediaan.

commit to user



6. Bagan Alir Sistem Akuntansi Penjualan a. Gambar Bagan Alir Sistem Penjualan Tunai Bagian Jurnal

Bagian Order Penjualan

Bagian kas

Mulai Mulai

1

2

1

Menerima order dari pembeli

3

FPT BuFkP tiTsetor bank

Mengopera sikan register kas

23

FPT = Faktur penjualan tunai PRK = Pita register kas

1

FPT

4

2

PRK

FPT

FPT

1 FPT

Kartu Gudang

3

Menerima uang dari pembeli

3

2

Mengisi bukti setor bank

FPT

Mengisi faktur penjualan tunai

FPT FPT

Bagian Kartu Persediaan Bagian Pengiriman Bagian Gudang

2 1

Membanding kan FPT lb 1 dan lb 2

Menyerahkan barang

Menyetor kas ke bank

Menyerahkan barang kepada pembeli

PRK

2 FPT

1 FPT

2 FPT

3 FPT F P BuktiTsetor bank

2

2

FPT

1

Bersana barang

PRK Bersana barang sebagai slip pembungkus

Via pembeli 1

Bersana uang

3

N

Diserahkan ke bank FPT = Faktur penjualan tunai PRK = Pita register kas

4

5

6 N

Sumber : Mulyadi (2000 : 476) Gambar 2.2. Bagan Alir Sistem Penjualan Tunai

commit to user

1

Untuk pembeli



6

4

Bukti setor bank

PRK FPT

8

1

7

RHPP

PRK

Bukti Memorial

FPT

1

Kartu Perrsediaan N Jurnal Penjualan

Jurnal Umum

Jurnal pengiriman kas

Membuat rekapitulasi HPP N 7

T RHPP Selesai

Membuat bukti memorial

RHPP = Rekapitulasi harga pokok penjualan

RHPP Bukti Memorial

Sumber : Mulyadi (2000 : 477)

8

Gambar 2.2. Bagan Alir Sistem Penjualan Tunai (Lanjutan)

commit to user

Secara periodik



b. Gambar Bagan Alir Sistem Penjualan Kredit

commit to user



commit to user



commit to user



7. Unsur Pengendalian Intern Unsur pengendalian intern yang seharusnya ada dalam sistem commit to user akuntansi penjualan kredit menurut Mulyadi (2000:221) adalah



sebagai berikut: 

Organisasi

a. Fungsi penjualan harus terpisah dari fungsi kredit. b. Fungsi akuntansi harus terpisah dari fungsi penjualan dan fungsi kredit. c. Fungsi akuntansi harus terpisah dari fungsi kas d. Transaksi penjualan kredit harus dilaksanakan oleh fungsi penjualan, fungsi kredit, fungsi pengiriman, fungsi penagihan, dan fungsi akuntansi. Tidak ada transaksi yang dilaksanakan secara lengkap hanya oleh satu fungsi tersebut. 

Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan

a. Penerimaan order dari

pembeli

diotorisasi

oleh

fungsi

penjualan dengan menggunakan formulir serta order pengiriman. b. Persetujuan pemberian kredit diberikan oleh fungsi kredit dengan membubuhkan tanda tangan pada credit copy. c. Pengiriman fungsi

barang

kepada

pengiriman dengan

pelanggan diotorisasi cara

menandatangani

oleh dan

membubuhkan cap ”sudah dikirim” pada copy surat order pengiriman. d. Penetapan harga jual, syarat penjualan, syarat pengangkutan barang dan potongan penjualan berada di tangan Direktur Pemasaran dengan penerbitan surat keputusan mengenai hal tersebut.

commit to user



e. Terjadinya piutang diotorisasi oleh fungsi penagihan dengan membubuhkan tanda tangan pada faktur penjualan. f. Pencatatan ke dalam kartu piutang dan ke dalam jurnal penjualan,

jurnal penerimaan

kas,

dan

jurnal

umum

diotorisasi oleh fungsi akuntansi dengan cara membubuhkan tanda tangan pada dokumen sumber (faktur penjualan, bukti kas masuk dan memo kredit). g. Pencatatan terjadinya piutang didasarkan pada faktur penjualan yang didukung dengan surat order pengiriman dan surat muat. 

Praktik yang Sehat

a. Surat order

pengiriman

bernomor

urut

tercetak

dan

pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi penjualan. b. Faktur penjualan bernomor

urut tercetak dan

pemakaiannya

dipertanggungjawabkan oleh fungsi penjualan. c. Secara

periodik

fungsi

akuntansi

mengirim

pernyataan

piutang (account receivable statement) kepada setiap debitur untuk menguji catatan piutang yang diselenggarakan oleh fungsi tersebut. d. Secara periodik diadakan rekonsiliasi kartu piutang dengan rekening kontrol piutang dalam buku besar. Dalam merancang organisasi yang berkaitan dengan sistem penjualan tunai, unsur

pokok

pengendalian

sebagai berikut (Mulyadi, 2000:470-471): commit to user

intern

dijabarkan





Organisasi

a. Fungsi penjualan harus terpisah dari fungsi kas b. Fungsi penerimaan kas terpisah dari fungsi akuntansi c. Fungsi penyerahan barang harus terpisah dari fungsi akuntansi d. Fungsi akuntansi harus terpisah dari fungsi operasi dan fungsi penyimpan uang dan barang. e. Transaksi penjualan tunai dilaksanakan oleh fungsi penjualan, fungsi kas, fungsi pengiriman, dan fungsi akuntansi. 

Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan

a. Penerimaan order dari

pembeli

diotorisasi

oleh

fungsi

penjualan dengan menggunakan formulir faktur penjualan tunai. b. Penerimaan dengan

kas

diotorisasi

oleh

fungsi

penerimaan

kas

cara membubuhkan cap “lunas” pada faktur penjualan

tunai dan penempelan pita register kas pada faktur tersebut. c. Penjualan dengan kartu kredit bank didahului dengan permintaan otorisasi dari bank penerbit kartu kredit. d. Penyerahan barang diotorisasi oleh

fungsi pengiriman

dengan

cara membubuhkan cap “sudah diserahkan” pada faktur penjualan tunai. e. Pencatatan ke dalam buku jurnal diotortisasi oleh fungsi akuntansi dengan cara memberikan tanda pada faktur penjualan tunai. 

Praktik yang Sehat

commit to user



a. Faktur penjualan

tunai bernomor

urut

tercetak

dan

pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi penjualan. b. Jumlah kas yang diterima dari penjualan tunai disetor seluruhnya ke bank pada hari yang sama atau hari kerja berikutnya. c. Penghitungan saldo kas yang ada di tangan fungsi kas secar periodik dan secara mendadak oleh fungsi pemeriksa intern.

commit to user


digilib.uns.ac.id

BAB III METODE PENELITIAN

3.1. Obyek Penelitian Dalam penyusunan tesis ini, yang menjadi objek penelitian adalah Sistem Informasi Akuntansi. Penelitian dilakukan untuk mendesain Sistem Informasi

Akuntansi

perusahaan

manufaktur.

CV.

SOLOFOOD

INDONUSA adalah perusahaan yang bergerak dibidang industri makanan. Perusahaan ini terletak di Desa Mayang, Kabupaten. Sukoharjo. CV Solofood Indonusa adalah perusahaan yang bergerak dalam bidang roti. Lokasi Perusahaan di Mayang, Kabupaten Sukoharjo. Perusahaan didirikan pada bulan Februari 2009 dan mulai aktif beroperasi bulan Maret 2009. Produk yang dihasilkan adalah Roti Basah dan Keringan.

3.2. Sejarah Singkat Perusahaan Didirikan

: Tgl 29 Maret 2009

Surat Perizinan

:

1.

Akte Notaris CV. Solofood Indonusa Dilakukan oleh Notaris Sunarto, SH (No 34), pada tanggal 17 Maret 2009 masa berlakunya tidak terbatas.

2. Nomer Pokok Wajib Pajak ( 02.782.313.7-532.000) Disahkan tgl 25 Maret 2009. 3. Sertifikat No Dinas Kesehatan (P-IRT No.306331101229) commit to user 68



Disahkan Tgl 6 April 2009 berlaku sampai dengan 6 April 2014. 4. Sertifikat Penyuluhan Keaamanan Pangan No. 353331109 Disahkan tanggal 6 Juni 2009 , masa berlakunya tidak terbatas. 5. Tanda daftar Perusahaan NO.113531500791 Masa Berlaku dari 9 Juni 2009 sampai dengan 9 Juni 2014. 6. Surat Izin Usaha Perdagangan No. 24/11.35/PM/VI/2009 Masa Berlaku 9 Juni 2009 sampai dengan 9 Juni 2014. 7. Izin Industri Menengah No. 530/17/IM.B/VI/2009 8. Izin Gangguan Usaha (HO) No. 503/131/VI/2009 Masa Berlaku 9 Juni 2009 sampai dengan 9 Juni 2014. 9. Data Perusahaan Nama Perusahaan

: CV. Solofood Indonusa.

Kategori

: Perusahaan Manufaktur.

Bidang Usaha

: Makanan.

Alamat Pabrik

: Jl. Solo – Gawok Barat Sukoharjo.

Jumlah Karyawan

: 60 Orang.

commit to user



3.3. Aktifitas CV Solofood Indonusa Produk yang dibuat adalah: 1. Mandarin 3 Rasa. 2. Mandarin 4 Rasa. 3. Mandarin Super. 4. Mandarin Super Lemon. 5. Mandarin Zebra. 6.

Mandarin Zebra Pandan.

7. Tart. 8. Bolu. 3.4. Struktur Organisasi (Lihat Lampiran 3.3)

a.

Tugas dan Tanggung Jawab Masing- masing Fungsi Hubungan wewenang dan tanggung jawab seseorang didasarkan pada tugas masing–masing struktur organisasi yang telah ditetapkan. Adapun tugas dan tanggungjawab dari masing-masing fungsi tersebut adalah sebagai berikut : 1. Direktur Utama Sebagai

pimpinan

tanggung jawab

perusahaan

yang

paling

perusahaan

yang dikelola

membawahi

direktur

yang besar

dan

mewakili terhadap

yang

tugas

maju

dipimpinnya

dan

tidaknya serta

pada masing- masing bagian. Tugas

utamanya adalah mengkoordinasi semua kegiatan yang ada, baik commit to user



mengawasi maupun merencanakan serta mengambil keputusan yang tepat dan bertanggung jawab sepenuhnya atas perusahaan yang dipimpinya. 2. Direktur Operasional a. Membantu

Direktur

menjalankan

tugasnya

demi

kemajuan

perusahaan. b. Mengantikan direktur apabila pimpinan tidak ada di tempat. c. Mengembangkan produk yang dihasilkan. d. Memperluas

bidang

usaha

serta

mengawasi

anak

angkat

dari perusahaan. e. Melaksanakan

fungsi-fungsi

perencanaan,

pengorganisasian,

mengkoordinir dan mengawasi bagian masing- masing dalam perusahaan. f. Menentukan tujuan kebijaksanaan

dari perusahaan penanggung

jawab perusahaan secara keseluruhan. 3. Manager Akuntansi dan Keuangan a. Melakukan pemeriksaan keuangan baik mengenai penerimaan maupuan pengeluaran kedalam jurnal, buku besar, neraca, dan laporan laba rugi. b. Menyimpan laporan bulanan maupun tahunan yang berguna bagi pemegang saham maupun instansi pemerintah. c. Merencanakan anggaran perusahaan. commit to user



d. Memproyeksikan laba atas berbagai alternatif tindakan manager keuangan. e. Mengembangkan perencanaan biaya untuk kegiatan produk dan kegiatan umum. 4. Manager HRD dan GA Pada bagian ini membawahi dua bagian dan mempunyai fungsi sebagai berikut : a.

Kepegawaian 1) Administrasi pegawai. 2) Menghitung pajak karyawan. 3) Menyelenggarakan training karyawan. 4) Mengkoordinir karyawan. 5) Melaksanakan tata usaha kepegawaian, kesejahteraan pegawai. dan pengolahan data kepegawaian.

b.

Perlengkapan Umum 1)

Bagian Kebersihan - Melakukan polishing. - Melakukan pencucian.

c.

Check List 1) Bertanggung jawab terhadap pemeriksaan yang telah dilakukan. 2) Mengawasi semua kerja karyawan guna melakukan tujuan pengawasan. commit to user



3) Mengawasi jalannya produksi dari bahan mentah sampai barang itu terkirim 5. Marketing Supervisor a.

Penjualan 1) Mengontrol aktivitas tenaga kerja penjual. 2) Menentukan teritorial dan rute dari tenaga kerja penjual. 3) Menentukan standart karya dari tenaga kerja penjual. 4) Mengevaluasi tenaga penjual. 5) Menykinkan langganan akan hasil produksi. 6) Melayani order- order yang diterima. 7) Menyiapkan data- data untuk penentuan harga jual.

b. Administrasi dan Keuangan 1) Melakukan pencatatan atas semua transaksi yang terjadi 2) Merencanakan

pengeluaran

bahan

baku

yang

digunakan

proses produksi. 3) Merencanakan biaya produksi. 4) Melakukan penyimpanan persediaan bahan baku. 5) Mengatur pengeluaran dari gudang. c.

Produksi 1) Meminta bahan baku dari bagian keuangan dengan persetujuan pimpinan perusahaan. 2) Membantu pimpinan perusahaan dalam menentukan harga jual.

commit to user



3) Melakukan proses produksi. d. Manager Pemasaran 1) Merencanakan informasi pemasaran. 2) Mencari informasi yang berhubungan dengan persaingan pasar. 3) Mencari atau menentukan calon konsumen. 4) Mengadakan dan melakukan promosi. 5) Bertanggung

jawab

atas

semua

pemasaran

hasil

produksi

yang dihasilkan e.

Manager Produksi 1) Bertanggung jawab atas jalanya proses produksi mulai dari perencanaan sampai pengepakan. 2) Merencanakan produk dan jumlah produk yang akan diproduksi serta menentukan jumlah bahan baku yang diperlukan. 3) Mengawasi semua

teknik produksi,

menjalankan

dan

memelihara semua peralatan produksi. 4) Menjaga kualitas produk yang dihasilkan. f.

Manager PPIC 1) Menyiapkan Ketersediaan Bahan baku 2) Mengawasi dan bertanggung jawab atas keluar masuk persediaan

commit to user



3.5. Metode Penelitian Metode ini dikemukakan oleh Nazir (2003:54-55) sehingga penulis menggunakan metode penelitian dalam penyusunan tesis ini dengan : 1. Metode Deskriptif Analisis. Yaitu sebenarnya

suatu

metode

berdasarkan

yang

yang

menggambarkan

tampak,

dilakukan

kepada

yang

dengan

cara

mengumpulkan dan menyajikan data disertai analisis yang dapat memperjelas gambaran objek yang diteliti. 2. Penelitian Lapangan (Teknik Pengumpulan data) Yaitu penelitian dengan mengadakan peninjauan langsung pada lokasi perusahaan dengan maksud untuk memperoleh data dan informasi yang diperlukan dengan cara : a. Observasi, yaitu dengan mengadakan pengamatan langsung kepada objek yang diteliti. b. Wawancara, yaitu dengan wawancara langsung kepada pimpinan dan karyawan perusahaan yang bersangkutan terhadap hal-hal yang berhubungan dengan yang diteliti dalam perusahaan ini.

3. Metode Desain Sistem Metode yang digunakan oleh peneliti adalah Metode Penyusunan Sistem Terstruktur karena metode ini merupakan metode yang banyak dipakai.

commit to user



Metode menggunakan alat yaitu: a. DFD (Data Flow Diagram). b. Data Dictionary. Penyusunan sistem terstruktur memiliki karakteristik (Jogiyanto, 2005): a. Fase analisis sistem menyeluruh. b. Desain sistem moduler. c. Studi biaya/efektifitas setelah spesifikasi sistem. Pada fase desain sistem ini peneliti tidak menggunakan metode ini secara menyeluruh namun hanya melakukan fase yang berbeda yaitu : 1.

Analisis Karakteristik bisnis secara keseluruhan,

2.

Analisis Kebutuhan Sarana dan Prasarana: a. SDM. b. Alat untuk menjalankan Sistem.

3.

Analisis kebutuhan modul per departemen / divisi.

4.

Desain sistem dengan membentuk modul–modul untuk operasional.

5.

Desain dokumen–dokumen yang terkait dengan modul–modul operasional.

6.

Untuk biaya dibuat seminimal mungkin.

7.

Desain modul tidak menggunakan software yang khusus karena akan muncul biaya yang tinggi.

commit to user


digilib.uns.ac.id

BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN

4.1 Rancangan Sistem Akuntansi Umum Dari hasil penelitian yang dilakukan, maka penulis akan memaparkan beberapa hal sebagai berikut ini: 4.1.1

Sistem Informasi Akuntansi Umum 4.1.1.1 Komponen Siklus Akuntansi Umum a. Transaksi Transaksi

dapat

terjadi

antara

perusahaan

dengan

pemegang saham maupun dengan pihak ketiga dan dapat bersifat tunai maupun non tunai. Transaksi antara perusahaan dengan pemegang saham adalah transaksi setoran modal, penarikan modal, dividen maupun hutang piutng antara perusahaan dengan pemegang saham, khususnya

perusahaan

yang

baru

mulai

beroperasi.Transaksi dengan pihak ketiga dapat berupa pembelian atau penjualan barang maupun hutang piutang. Transaksi-transaksi

yang

bersifat

tunai

antara

lain

pembelian atau penjualan tunai, pembayaran hutang atau penerimaan piutang, penerimaan atau pelunasan pinjaman dan pembayaran biaya-biaya secara tunai.Transaksicommit to user 77



transaksi yang bersifat non tunai antara lain pembelian atau penjualan kredit, pengeluaran barang untuk produksi atau penjualan, penyusutan, dan amortisasi.Transaksi-transaksi yang terjadi dalam suatu periode dapat dikelompokkan menjadi lima kelompok, yaitu : 1. Pembelian 2. Penjualan 3. Penerimaan Kas 4. Pengeluaran Kas 5. Memorial/non tunai b. Jurnal Karena adanya lima kelompok transaksi, maka di dalam akuntansi kita mengenal lima kelompok jurnal, yaitu : 1. Jurnal Pembelian 2. Jurnal Penjualan 3. Jurnal Penerimaan Kas 4. Jurnal Pengeluaran Kas 5. Jurnal Memorial/non tunai Sebelum dibuatkan jurnal, transaksi-transaksi tersebut harus didukung oleh bukti-bukti yang cukup dan mendapat persetujuan sesuai ketentuan yang berlaku di perusahaan. commit to user



Bukti-bukti yang cukup meliputi Surat Jalan atau Delivery Order, Tanda Terima Barang, Faktur, Faktur Pajak (jika ada PPN), Kuitansi dan buku bukti lain yang diperlukan sehingga transaksi tersebut sah bagi perusahaan. Persetujuan berarti ada paraf atau tanda tangan yang berwenang pada setiap dokumen yang dijadikan dasar untuk pembukuan, misalnya untuk penerimaan atau pengeluaran kas/bank, paraf atau tanda tangan dibubuhkan pada Bukti Penerimaan atau Bukti Pengeluaran Kas/Bank. Transaksi-transaksi yang terjadi dikelompokkan terlebih dahulu sesuai pos atau nomor rekeningnya sebelum dibukukan/diposting ke buku besar. Pengelompokan tersebut menggunakan suatu sarana yang dinamakan Chart of Accounts (Bagan Perkiraan), yaitu suatu daftar yang memuat nomor-nomor perkiraan/ rekening yang menjadi dasar pengelompokkan. Cara membuat Bagan Perkiraan bisa berdasarkan urutan berupa huruf, angka, serta kombinasi huruf dan angka, atau bisa juga menggunakan blok/kelompok. Dengan sistem blok/kelompok Bagan Perkiraan dapat dibagi menjadi beberapa kelompok besar perkiraan/ rekening, yaitu : commit to user



1. Kelompok Aktiva, yang dapat dibagi lagi menjadi : 

Aktiva Lancar.



Investasi.



Aktiva Tetap.

Biaya yang Ditangguhkan. 2. Kelompok Hutang/Kewajiban, yang dapat dibagi lagi menjadi : 

Kewajiban Jangka Pendek.



Pendapatan yang Diterima di Muka.



Kewajiban Jangka Panjang.

3. Kelompok Ekuitas, terdiri dari : 

Modal Setor.



Premium / Discount.



Laba Ditahan.



Laba Tahun Berjalan.

4. Kelompok Penjualan, dapat dibagi lagi menjadi beberapa bagian sesuai kebutuhan 5. Kelompok Harga Pokok, dapat dibagi lagi menjadi beberapa bagian sesuai kebutuhan 6. Kelompok Biaya Operasional pada umumnya dibagi menjadi

Biaya

Penjualan,

commit to user Administrasi

Biaya

Umum,

dan



7. Kelompok Pendapatan dan Biaya lain-lain Pengelompokan di atas sesuai dengan kaidah akuntansi yang

membagi

perkiraan/rekening

menjadi

dua

kelompok besar, yaitu : Rekening Neraca; yang terdiri dari kelompok Aktiva, Hutang / Kewajiban, dan Ekuitas Rekening Laba Rugi; yang terdiri dari Kelompok Penjualan, Harga Pokok, Biaya Operasional, serta Pendapatan dan Biaya Lain-lain. Rekening Neraca merupakan rekening yang menggambarkan posisi keuangan perusahaan pada awal dan akhir periode. Sedangkan Rekening Laba Rugi menggambarkan hasil usaha perusahaan serta biaya yang harus dikeluarkan selama satu periode. Pada akhir periode, Rekening Laba Rugi akan ditutup dan hasilnya (laba atau rugi) akan dipindahkan Rekening Neraca (Laba Ditahan). c. Buku Besar Disebut demikian karena pada era manual buku tersebut memang besar dan panjang dengan tujuan untuk mengklasifikasikan/ mengelompokkan pendapatan atau biaya-biaya yang dikeluarkan untuk kemudian dibukukan/diposting secara bulanan. commit to user



Pada era komputerisasi sekarang ini, buku besar lebih merupakan rincian transaksi yang terjadi selama satu periode. Buku besar dengan berbagai bentuknya minimal harus menampung informasi sebagai berikut: 1.

Nama perusahaan.

2.

Judul ”Buku Besar”.

3.

Periode laporan.

4.

Nomor rekening.

5.

Nama rekening.

6.

Tanggal transaksi.

7.

Nomor bukti transaksi.

8.

Keterangan transaksi.

9.

Debit.

10. Kredit. 11. Saldo. d. Buku Besar Pembantu Buku Pembantu merupakan Sub Rekening dari Buku Besar, yang cara pencatatannya sama dengan Buku Besar. Dalam era manual, Buku Pembantu dikerjakan oleh orang lain dan berfungsi sebagai alat kontrol, artinya total saldo Buku Pembantu harus sama dengan saldo Buku Besar. commit to user



e. Neraca Saldo Sesuai namanya, Neraca Saldo adalah kumpulan dari saldo-saldo (debit dan kredit) yang ada dalam Buku Besar. Sesuai prinsip keseimbangan dalam akuntansi, total debit dan total kredit saldo harus seimbang (sama). Jika tidak sama, maka laporan keuangan menjadi tidak benar. Ada dua hal yang harus diperhatikan dalam Neraca Saldo, yaitu : Nomor rekening dan saldo masing-masing rekening harus mencerminkan posisi yang sebenarnya. Total debit dan total kredit dari seluruh rekening harus seimbang (sama). Ada beberapa hal yang dapat menyebabkan Neraca Saldo tidak benar, khususnya pada era manual : Nomor rekening yang ada dalam bukti transaksi (misalnya Bukti Pengeluaran Kas/Bank) tidak benar, misalnya pengeluaran / biaya tiket perjalanan untuk tamu diberikan nomor rekening biaya perjalanan (staf). Nomor

rekening

yang

tercantum

sudah

benar,

tetapi

dibukukan/diposting ke Buku Besar yang salah Salah memindahkan nomor rekening Buku Besar ke Neraca Saldo, misalnya Nomor Rekening Bank A dipindahkan ke Neraca Saldo sebagai nomor rekening Bank B. Salah menjumlahkan Neraca Saldo commit to user



Neraca saldo yang sudah seimbang (sama) total debit dan kreditnya belum tentu benar, karena masih ada kemungkinan kesalahan nomor rekening. f. Jurnal Penyesuaian Neraca saldo masih memerlukan Jurnal Penyesuaian karena adanya prinsip ”Matching Costs with Revenue” dalam akuntansi, antara lain : alokasi Biaya Dibayar Dimuka dan Pendapatan Diterima Dimuka, Penyusutan Aktiva, dan lain-lain. Pengertian ”Matching Costs with Revenue” berarti biaya-biaya harus dialokasikan ke periode pengakuan pendapatannya. Sebagai contoh, perusahaan yang memberikan garansi after sales service selama 1 (satu) tahun maka perkiraan biaya yang akan harus dikeluarkan untuk memenuhi service tersebut pada masa yang akan datang harus diperhitungkan dibukukan dalam periode berjalan. Biaya Dibayar Dimuka dan Pendapatan Diterima Dimuka harus dialokasikan pada periodenya agar mencerminkan posisi keuangan perusahaan yang sebenarnya. Penyusutan Aktiva juga harus dibebankan/dialokasikan pada periode dimana aktiva itu digunakan, karena aktiva tersebut dipakai untuk memperoleh pendapatan pada beberapa periode.

commit to user



Jurnal Penyesuaian juga harus diposting ke Buku Besar dan Buku Pembantu agar Buku Besar dan Buku Pembantu mencerminkan posisi yang sebenarnya. 4.1.1.2 Kebijakan Akutansi Umum Adapun beberapa kebijakan akuntansi umum adalah sebagai berikut : a. Kebijakan Pencatatan Transaksi Pencatatan transaksi dilakukan secara harian dan dinput sesuai dengan jenis transaksi b. Kebijakan Penyesuaian c. Kebijakan Penutupan Transaksi d. Kebijakan Bentuk Laporan Keuangan e. Kebijakan Chart of Account (Tabel 4.1) 4.1.1.3 Kebijakan Operasional Akuntansi Umum Adapun kebijakan yang dilakukan oleh operasional adalah : a. Kebijakan Penyesuaian Data b. Kebijakan Penyajian Laporan Keuangan 4.1.1.4 Sistem dan Prosedur Akuntansi Umum 4.1.1.4.1 Sistem Informasi Akuntansi Umum a. Kebijakan 1. Finance / Accounting Manager secara rutin dan cermat harus mengikuti perkembangan commit to user



pekerjaan yang dilakukan oleh bookkeeper dalam

usaha

menjaga

agar

data-data

keuangan selalu menunjukan posisi akhir yang up to date. 2. Sebelum membukukan seluruh voucher yang harus

dibukukan,

General

Accounting

Officer harus mengecek untuk memastikan bahwa

voucher-voucher

tersebut

telah

diotorisasi dengan seharusnya, dan voucher belum pernah dibukukan sebelumnya. 3. Voucher yang telah dibukukan harus diberi tanda untuk membedakan dengan voucher yang belum dibukukan. 4. Penyesuaian yang dibuat terhadap transaksi atau

saldo

buku

besar

harus

persetujuan Ka. Bag. Akuntansi. b. Form – form yang digunakan. No

Nama Dokumen

1

Laporan Piutang Harian

2

Laporan Hutang Harian

3

Laporan Penerimaan Kas

4

Laporan Pengeluaran Kas

5

Laporan Mutasi Barang Jadi commit to user

dengan



6

Laporan Mutasi Bahan baku

7

Laporan Mutasi Kas

c.

Uraian Pelaksanaan Sistem Akuntansi Umum 1. General Accounting Staff membukukan bukti – bukti transaksi dan dicocokkan dengan laporan yang diberikan dari tiap transaksi 2. General Accounting Staff mencatat Laporan transaksi ke dalam modul GL yang akan menghasilkan Laporan Keuangan Belum disesuaikan 3. Pada

saat

keuangan

akan di

menerbitkan

akhir

bulan

laporan kemudian

dimasukkan data - data penyesuaian.

commit to user



4.2 Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit. 4.2.1

Kebijakan Operasional Penjualan. a. Kebijakan Pengiriman Barang Ke outlet. b. Kebijakan Harga. c. Kebijakan Potongan.

4.2.2

Sistem dan Prosedur Penjualan Kredit.

4.2.3

Penjelasan Mengenai Sistem Akuntansi Penjualan Kredit Penjelasan 1: 1. Sales Order muncul departemen penjualan. 2. Sales Order tsb diserahkan ke bag. gudang. 3. Gudang menyiapkan barang dan dokumen. (Delivery Order, Kartu Persediaan). 4. Barang dibawa salesman ke outlet/ toko. 5. Pada saat serah terima barang antara salesman dan toko, dibuatkan nota dan masuk dalam laporan penjualan. 6. Barang konsinyasi diinput ke modul penjualan. 7. Ketika diinput ke modul, dibuatkan invoice yang berfungsi untuk menagih ke outlet.

commit to user



Penjelasan 2: 1 Collect Data. Dilakukan secara rutin oleh Accunt Receivable Clerk (A/R Clerk) meminta dan menerima data yang diperlukan untuk pembuatan invoice/ nota 2 Prepare & Approval. Sebelum menerbitkan invoice/nota diperlukan tandatangan /stempel. Kalau invoice dari manajer keuangan dan akuntansi tetapi kalau nota hanya dari kabag keuangan.

4.2.4

Form – form yang digunakan dalam sistem penjualan. No

Nama Dokumen

1

Surat Jalan.

2

Nota Penjualan.

3

Bukti Setoran Kas.

4

Laporan Historis Sales.

5

Surat Tagihan

6

Bukti penerimaan Kas (Lihat Lampiran 4.2.5)

commit to user



4.2.5

Jaringan Prosedur yang membentuk sistem penjualan kredit Adapun jaringan prosedur yang membentuk sistem penjualan kredit

pada CV.Solofood Indonusa Sukoharjo antara lain sebagai berikut : 1. Prosedur Order Penjualan Dalam prosedur order penjualan ini, fungsi taking order menerima permintaan dari pelanggan dan menyetujui permintaan tersebut. Fungsi taking order kemudian membuat daftar pesanan barang dan mengirimkannya kepada berbagai fungsi Fungsi penjualan fungsi yang

membuat

Nota

yang

lain.

dan mengirimkanya ke berbagai

lain untuk memungkinkan fungsi-fungsi yang lain

mengetahui harga barang dari pembeli atau pelanggan. 2. Prosedur Pengiriman Dalam prosedur pengiriman ini, barang

sesuai

dengan

fungsi

produksi

pesanan atau sales order dan

membuat menyiapkan

barang kemudian fungsi pengiriman mengirimkan barang dan Nota kepada pelanggan sesuai dengan informasi yang tercantum pada surat pengantar

yang

diterima

dari

fungsi taking order yang sudah di

otorisasi oleh fungsi pengiriman. 3. Prosedur Penagihan Dalam prosedur penagihan ini, fungsi akuntansi menerima nota dari fungsi

penjualan dan membuat surat penagihan secara periodik commit to user



kemudian mengirimkannya kepada pelanggan. 4. Prosedur Pencatatan Piutang Dalam prosedur pencatatan piutang ini, fungsi akuntansi mencatat

surat penagihan

ke dalam

Laporan

piutang sebagai

rekapan dari piutang kepada pelanggannya. 5. Prosedur Distribusi Penjualan Dalam prosedur

penjualan

ini,

akuntansi (Staff Administrasi Penjualan) mencatat

hasil

penjualan

kredit

ke

distribusi

fungsi transaksi

dalam Kertas Kerja Penjualan. Di Bagian

akunrtansi akan melakukan penjurnalan atas transaksi tersebut.

4.2.6

Dokumen yang digunakan dalam sistem penjualan kredit Dalam sistem penjualan kredit, dokumen yang digunakan oleh

CV.Solofood Indonusa Sukoharjo adalah sebagai berikut : 1. Sales Order Sales Order adalah dokuman yang berisi order permintaan dari pelanggan yang dibuat oleh bagian taking order dan ditandatangani oleh taking order, bagian produksi dan bagian penjualan. 2. Surat Jalan Surat pengantar adalah surat yang memberikan otorisasi kepada fungsi pengiriman untuk mengirimkan barang kepada pelanggan. commit to user



3. Surat Penagihan Surat Penagihan adalah surat yang berisikan rincian tagihan atas piutang dan digunakan untuk menagih piutang yang timbul akibat transaksi penjualan kredit kepada pelanggan. 4. Nota Nota adalah dokumen yang berisikan harga barang dan sebagai bukti bahwa barang telah diterima oleh pelanggan. 5. Tanda Terima Tanda Terima

adalah

tanda

bukti

pembayaran

pelanggan

atas

transaksi penjualan kredit.

4.2.7

Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem akuntansi

penjualan kredit Adapun

catatan

akuntansi

yang

digunakan

dalam

sistem

akuntansi penjualan kredit pada CV.Solofood Indonusa Sukoharjo yaitu : 1. Laporan Piutang Catatan akuntansi ini merupakan buku pembantu piutang yang digunakan untuk mencatat berkurangnya piutang CV. Solofood Indonusa. 2. Kertas Kerja Penjualan Kertas Kerja penjualan ini digunakan untuk mencatat penjualan baik commit to user



secara

tunai

maupun

kredit

berdasarkan

informasi

yang

diterima. 4.2.8

Bagian atau fungsi yang terkait dalam sistem penjualan kredit Adapun

bagian

atau

fungsi

yang

terkait

dalam

prosedur

penjualan kredit adalah sebagai berikut : 1. Bagian Taking Order Dalam transaksi penjualan

kredit, fungsi ini

bertugas

menerima

order penjualan dari pelanggan, memberi otorisasi penjualan kredit, membuat daftar pesanan barang. Fungsi ini juga bertanggung jawab untuk

membuat

surat

pengantar sebagai pengantar pengiriman

barang kepada pelanggan. 2. Bagian Penjualan Dalam transaksi penjualan kredit, fungsi ini bertugas mencatat daftar pesanan barang dan membuat nota. 3. Bagian Produksi Dalam transaksi penjualan kredit,

fungsi

ini bertugas memproduksi

barang sesuai dengan informasi yang ada dalam Sales Order

commit to user



4. Bagian Pengiriman Dalam transaksi penjualan kredit, fungsi ini bertugas memeriksa barang

yang

akan

dikirim,

memberi

otorisasi pengiriman dan

mengirimkan barang. 5. Bagian Akuntansi. Dalam transaksi penjualan kredit, fungsi ini mencatat Sales Order, membuat

surat

penagihan

dan

membuat tanda terima serta

mengirimkan tagihan piutang kepada para pelanggan. Fungsi ini juga bertanggung jawab untuk mencatat jurnal penjualan dan mencatat piutang ke laporan piutang yang timbul dari transaksi penjualan kredit.

4.2.9

Unsur – unsur pengendalian intern dalam sistem penjualan kredit CV.Solofood Indonusa Sukoharjo melakukan pengendalian intern

terhadap sistem penjualan kredit sebagai berikut: 1. Organisasi a. Bagian Penjualan terpisah dari bagian penagihan Bagian Penjualan di pegang oleh Bagian Penjualan dan Bagian Penagihan di pegang oleh Bagian Akuntansi. b. Bagian akuntansi terpisah dari bagian penjualan 2. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan commit to user



a. Order dari pelanggan di otorisasi oleh bagian taking order b. Order dibuat dengan menggunakan sales order c. Pengiriman produk di otorisasi oleh fungsi pengiriman dengan menanda tangani Surat Pengantar dan nota. d. Pencatatan

kedalam

laporan

Piutang

dan

kedalam

jurnal

penjualan di otorisasi oleh fungsi akuntansi dengan cara menanda tangani Surat Penagihan dan Nota penjualan. 3. Praktik yang Sehat a. Penggunaan dokumen dengan bernomor urut tercetak. b. Secara periodik Bagian akuntansi mengirimkan tagihan kepada pelanggan

commit to user



commit to user



4.2.10 Uraian Bagan Alir Dokumen dari Sistem Penjualan Kredit pada CV. Solofood Indonusa Bagan alir dokumen dari sistem penjualan kredit akan diuraikan perbagian yang terkait dalam sistem penjualan kredit. 1. Bagian taking Order a. Menerima Order Penjualan. b. Membuat Sales Order. c. Sales Order lembar 1 , di arsip secara permanen menurut nomor urut. d. Mengirimkan Sales Order lembar 2, ke Bagian Produksi. e. Mengirimkan Sales Order 3, ke Bagian Penjualan. 2. Bagian Penjualan a. Menerima Sales Order lembar 3 dari Bagian Akuntansi, kemudian memeriksa dan di arsip secara permanen menurut nomor urut. b. Berdasarkan

Surat Jalan

dari Bagian Penjualan mebuat Nota

Penjualan rangkap 3. c. Nota Penjualan Rangkap 1 dan 3 kembali dibawa oleh Sales Canvass/ bagian penjualan. d. Mengirimkan Nota lembar 1 dan 3, ke Bagian Akuntansi Admin Penjualan, lembar 2, di arsipkan secara sementara menurut nomor urut dan per area penjualan commit to user



3. Bagian Produksi a. Berdasarkan sales order lembar 1 yang diterima dari Bagian taking order kemudian memproduksi barang sampai jadi. b. Sales Order lembar 2, dikirim ke Bagian penjualan. 4. Bagian Akuntansi a. Berdasarkan Sales Order lembar 2, yang diterima dari

Bagian

Taking Order dilakukan pemeriksaan. b. Berdasarkan Nota lembar 1 dan 3, yang diterima dari Bagian Penjualan, Membuat Surat Penagihan c. Membuat Tanda Terima dan Nota Penjualan lembar 1 dan 3 Dibawa oleh bagian penagihan. d. Mengirim Surat Penagihan , kepada Pelanggan bersama Nota Penjualan Lembar 1 dan 3 . e. Pada saat pembayaran Nota asli atau lembar 1 ditinggalkan di pelanggan atau outlet dan lemabr ke 3 dibawa sales bersama dengan tanda terima nota dan uang. f. Surat

Penagihan,

direkap

ke

dalam

Jurnal penjualan dan

dicatat ke dalam Laporan Piutang. g. Surat penagihan dan Nota lembar 3, di arsipkan secara permanen menurut nomor urut. commit to user



4.2.11 Pembahasan Berdasarkan

hasil

penelitian

pada

sistem

akuntansi

penjualan kredit di CV. Solofood Indonusa Sukoharjo terdapat kelebihan dan kelemahan-kelemahan

dalam

menjalankan

kegiatan

usahanya,

maka dalam pembahasan ini akan diuraikan kelebihan dan kelemahan yang ada pada CV.Solofood Indonusa . 1. Kelebihan-kelebihan yang terdapat pada sistem akuntansi penjualan kredit pada CV.Solofood Indonusa Sukoharjo adalah: a. Dalam melaksanakan transaksi penjualan Indonusa

Sukoharjo

kredit

CV. Solofood

melibatkan bagian-bagian

yang terkait

sehingga perusahaan dapat dikatakan sudah cukup baik dalam pelaksanaan kegiatannya. Hal ini dapat dilihat dari semua bagian

yang

terkait

seperti

bagian

central

order,

bagian

penjualan, bagian produksi, bagian pengiriman, dan bagian akuntansi. Sehingga kegiatan bisa berjalan dengan lancar karena semua tanggung jawab yang ada sudah ditangani oleh masingmasing bagian. b. Dalam transaksi penjualan kredit, ada bagian taking order. Hal ini dapat

menguntungkan

perusahaan karena

bagian

ini bertugas

untuk menerima order penjualan dan melaporkan ke bagian penjualan dari pelanggan. commit to user



c. Dalam melaksanakan kegiatan transaksi penjualan kredit, CV. Solofood Indonusa

Sukoharjo menggunakan dokumen tanda

terima. Hal ini menunjukan bahwa setiap transaksi penjualan ada dokumen sebagai bukti pembayaran dari pelanggan. 2. Kelemahan-kelemahan yang terdapat pada sistem akuntansi penjulalan kredit yang terjadi pada CV.Solofood Indonusa Sukoharjo adalah: a. Dalam sistem penjualan kredit pada

CV.Solofood Indonusa ,

untuk bagian penagihan masih menjadi satu dengan bagian akuntansi.

Hal

ini

harus

ada

pemisahan

bagian

untuk

menghindari terjadinya kesalahan dalam pencatatan piutang. b. Dalam sistem penjualan kredit pada

CV.Solofood Indonusa

Sukoharjo tidak ada dokumen rekapitulasi harga pokok penjulan. Hal ini dapat mempersulit bagian akuntansi dalam mencatat transaksi penjualan ke dalam jurnal penjualan. c. Dalam

pencatatan

akuntansi

yang

digunakan

CV.Solofood

Indonusa Sukoharjo tidak terdapat kartu gudang. Hal ini dapat mempersulit bagian akuntansi dalam pencatatan harga pokok penjualan. Dengan

melihat

CV.Solofood Indonusa

kelemahan-kelemahan

yang

ada

pada

Sukoharjo terutama pada sistem akuntansi

penjualan kredit. Maka alternatif yang dapat diambil dalam sistem commit to user



akuntansi penjualan kredit pada CV.Solofood Indonusa Sukoharjo adalah: 1. Fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi penjualan kredit adalah: a. Fungsi Taking Order Dalam transaksi penjualan kredit, fungsi ini bertugas menerima order dari pelanggan dan menyetujui penjualan kredit. Fungsi ini juga bertanggung jawab membuat daftar pesanan barang. b. Fungsi Penjualan Dalam transaksi penjualan kredit, fungsi ini bertugas mengirim barang dan membuat nota. c. Fungsi Produksi Dalam transaksi penjualan kredit, fungsi ini bertugas membuat barang sesuai dengan informasi dalam sales order. d. Fungsi Gudang Dalam transaksi penjualan kredit, fungsi ini bertugas menyiapkan barang dan membuat kartu persediaan. e. Fungsi Akuntansi Dalam transaksi penjualan kredit, fungsi ini bertugas mencatat harga pokok penjualan, jurnal penjualan, dan mencatat piutang ke dalam laporan piutang.

commit to user



3. Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi penjualan kredit adalah: a. Sales Order Dokumen yang berisikan nama barang pesanan dari pelanggan dan sebagai bukti order penjualan. b. Surat Jalan Dokumen yang

memberikan

otorisasi

bagian

Gudang dan

Penjualan untuk mengirimkan barang. c. Nota Penjualan Dokumen yang berisikan harga barang dan sebagai bukti bahwa barang sudah diterima pelanggan. d. Surat Penagihan Dokumen yang berisikan rincian piutang dan digunakan untuk menagih piutang. e. Tanda Terima Dokumen sebagai bukti pembayaran pelanggan atas transaksi penjualan f. Rekapitulasi Harga Pokok Penjualan Dokumen pendukung yang digunakan untuk menghitung total harga pokok produk yang dijual. commit to user



4. Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem akuntansi penjualan kredit adalah: a. Jurnal Penjualan Catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat transaksi penjualan baik secara tunai maupun kredit. b. Laporan Piutang Catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat berkurangnya piutang atas transaksi penjualan kredit. c. Kartu Gudang Catatan yang berisikan data kuantitas barang yang ada di gudang. 5. Rancangan prosedur yang membentuk sistem akuntansi penjualan kredit adalah: a. Bagian Taking Order 1) Menerima order penjualan dari pembeli dan Sales Canvass 2) Membuat Sales Order rangkap 3, lembar 1 diarsip secara permanen sesuai dengan nomor urut. 3) Sales Order lembar 2 dikirim ke bagian Akuntansi dan Sales Order lembar 3 dikirim ke bagian produksi. b. Bagian Penjualan 1) Menerima Sales Order

lembar 2 dari bagian taking order,

kemudian memeriksa dan diarsip secara permanen menurut commit to user



nomor urut. 2) Berdasarkan surat pengantar lembar1 yang diterima dari bagian pengiriman dibuat nota rangkap 3. 3) Nota lembar1 dikirim kebagian pengiriman, nota lemnar 2 dikirim ke bagian penagihan, dan nota lembar 3 diarsip secara permanen sesuai dengan nomor urut. 4) Surat Jalan lembar 1 diarsip secara permanen menurut nomor urut. c. Bagian Produksi 1) Berdasarkan Sales lembar 3 yang diterima dari bagian Taking order kemudian memproduksi barang. 2) Sales Order lembar 3 dikirim ke bagian gudang barang jadi bersama barang. d. Bagian Gudang 1) Berdasarkan Sales Order lembar 3 kemudian

menyiapkan

barang dan mencatat ke dalam kartu persediaan. 2) Sales Order lembar 3 dikirim ke bagian pengiriman. e. Bagian Penagihan 1) Menerima nota lembar 3 dari bagian penjualan kemudian diarsip sementara. 2) Secara periodik membuat surat penagihan rangkap 2 dan commit to user



membuat kwitansi / Tanda Terima. 3) Surat penagihan lembar 1 dan kwitansi / Tanda Terima dikirim ke pelanggan. 4) Surat penagihan lembar 2 dikirim ke bagian akuntansi. 5) Nota lembar 2 dikirim ke bagian akuntansi. f. Bagian Akuntansi 1) Menerima RHPP dari bagian gudang kemudian mencatat HPP dan diarsip secara permanen menurut tanggal. 2) Menerima nota lembar 3 dari bagian penagihan kemudian dibuat jurnal penjualan dan diarsip secara sementara menurut nomor urut. 3) Menerima surat penagihan lembar 2 kemudian dicatat ke dalam buku piutang dan surat penagihan diarsip secara permanen menurut nomor urut. 6. Unsur pengendalian intern dalam sistem akuntansin penjualan kredit adalah: a. Bagian penjualan terpisah dari bagian penagihan. b. Bagian akuntansi terpisah dari bagian penjualan c. Order dari pelanggan diotorisasi oleh bagian taking order. d. d. Pengiriman barang diotorisasi oleh fungsi Gudang. e. Pencatatan buku piutang, jurnal penjualan diotorisasi oleh fungsi commit to user



akuntansi. f. Penggunaan dokumen bernomor urut tercetak. g. Secara periodik bagian akuntansi mengirimkan surat tagihan saldo kepada pelanggan. 4.2.12 Sistem Informasi Akuntansi Piutang a. Kebijakan 1. Account Receivable Clerk (secara rutin menerima dan meminta data yang diperlukan untuk pembuatan invoice/nota. Data yang dibutuhkan dapat diperoleh dari Sales (TO), Finished Product Area, departemen penjualan atau dari sumber lain. Seluruh data tersebut (surat pesanan, surat jalan dan sebagainya) harus ditandatangani / diotorisasi oleh

petugas departemen sumber

sebagai tanda keabsahan. 2. Kebenaran dan keabsahan atas data yang diterima bukan merupakan tanggungjawab dari Account Receivable Clerk, tetapi tetap menjadi tanggungjawab departemen sumber (Related Officer). 

Surat Tagihan dan nota memiliki perbedaan pengertian, yaitu Surat Tagihan adalah tagihan yang dikeluarkan atas transaksi jasa yang berhubungan dengan pihak ketiga. commit to user





Nota adalah tagihan yang dikeluarkan atas transaksi serah terima barang-barang produksi.

3. Surat Tagihan memerlukan tandatangan atau stempel, Manajer keuangan dan akuntansi membubuhkan tanda tangan pada surat tagihan sebagai tanda persetujuan atas penerbitan surat tagihan tersebut. 4. Surat Tagihan yang batal tidak boleh dibuang atau disobek, tetapi tetap harus disimpan dalam file oleh Account Receivable Clerk, begitu pula dengan copy surat tagihan. 5. Nota memerlukan tandatangan atau stempel, Kabag. Finace membubuhkan tanda tangan pada Nota sebagai tanda persetujuan atas penerbitan nota tersebut. 6. Account Receivable Clerk harus melakukan pengecekan untuk mendapatkan kepastian bahwa surat tagihan/nota yang dikirim telah diterima oleh pihak yang dituju. 7. Pembuatan nota dimulai sekitar 1 hari setelah pengiriman barang, dan akan dilakukan penagihan oleh Sales Canvass. 8. Account Receivable Clerk secara teratur melakukan monitoring atas seluruh invoice / nota yang telah dikeluarkan dan mencetak list of Outstanding Surat Tagihan /nota. commit to user



9. Perlakuan terhadap surat tagihan/nota yang belum diterima pelunasannya hingga tanggal jatuh tempo umumnya dilakukan dengan melalui tindakan sebagai berikut: (Tergantung kesepakatan dalam kerjasama Outlet). b. Form – form yang digunakan. No

Nama Dokumen

1

Surat Jalan.

2

Nota Penjualan.

3

Surat Tagihan

4

Sales Order

5

Laporan Histrois Sales

4.3 Sistem Akuntansi Penjualan Tunai Pada CV. Solofood Indonusa CV. Solofood Indonusa dalam menjalankan transaksi penjualan tunai melalui sistem informasi akuntansi berikut ini: 1. Bagian yang Terkait Bagian yang terkait dalam transaksi penjualan tunai pada CV. Solofood Indonusa adalah sebagai berikut: a. Bagian Marketing Dalam transaksi penjualan tunai, bagian Marketing Intern bertugas memberikan pelayanan kepada pembeli yang datang, membuat tanda terima, surat jalan, surat keluar dan surat serah commit to user



terima barang. Bagian Marketing Intern juga bertanggung jawab untuk membuat kartu gudang berdasarkan penghitungan fisik secara langsung di gudang. b. Bagian Penerimaan Kas Dalam transaksi penjualan tunai, bagian ini berada di bawah Departemen Keuangan yang bertanggung jawab membuatkan kwitansi atas penerimaan kas

dari

Marketing

transaksi penjualan

Intern,

mencatat

pembeli

melalui ke

bagian dalam

laporan penjualan berdasarkan tanda terima lembar kedua dan mendistribusikannya ke bagian Akuntansi,kemudian

menyetorkan

uang ke bank. c. Bagian Akuntansi Dalam transaksi penjualan tunai, bagian ini bertugas untuk membuat jurnal penjualan, jurnal penerimaan kas, dan mencatat transaksi

rincian

mutasi barang ke dalam kartu persediaan

berdasarkan tanda terima lembar kedua. 2. Dokumen yang Digunakan Dokumen yang digunakan dalam transaksi penjualan tunai CV. Solofood Indonusa Sukoharjo adalah sebagai berikut: a. Tanda Terima Dokumen ini digunakan untuk mencatat transaksi penjualan tunai dan digunakan sebagai bukti pembayaran tunai dari pembeli, dokumen ini dibuat oleh bagian Marketing Intern commit to user



rangkap empat, lembar pertama diserahkan kepada pembeli, lembar kedua ke bagian Penerimaan Kas, dan lembar ketiga digunakan oleh bagian Marketing sebagai arsip. b. Nota Penjualan Dokumen ini digunakan sebagai bukti penjualan tunai dari pembeli/ konsumen. 3. Catatan Akuntansi yang Digunakan Catatan akuntansi yang digunakan dalam transaksi penjualan tunai adalah sebagai berikut: a. Jurnal Penjualan Catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat transaksi penjualan tunai berdasarkan tanda terima yang diterima dari bagian Penerimaan Kas. b. Jurnal Penerimaan Kas Catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat penerimaan uang secara tunai dari pembeli, jurnal penerimaan kas ini dibuat oleh bagian akuntansi berdasarkan tanda terima dari bagian Marketing. c. Kartu Persediaan Catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat mutasi dan persediaan fisik barang yang disimpan di gudang. Pencatatan ke dalam kartu gudang ini diselenggarakan oleh bagian Marketing berdasarkan pengecekan fisik secara langsung dari gudang. commit to user



d. Laporan Penjualan Catatan

akuntansi

ini

digunakan

untuk

mencatat

jumlah

penjualan yang dilakukan perusahaan. Pencatatan ini dilakukan oleh bagian Penerimaan Kas berdasarkan tanda terima lembar kedua. 4. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Jaringan prosedur yang membentuk sistem dalam transaksi penjualan tunai adalah sebagai berikut: a. Prosedur Penjualan Dalam

prosedur

ini,

bagian

Marketing

Intern

melayani

pembeli yang datang ke pabrik, kemudian membuat kesepakatan harga kemudian membuat nota penjualan. b. Prosedur Penerimaan Kas Dalam prosedur ini, bagian Marketing menerima pembayaran uang secara tunai atas produk yang dibeli, membuat nota penjualan tiga rangkap yang kemudian rangkap 1 atau asli diberikan kepada konsumen. c. Prosedur Pencatatan Akuntansi Bagian Penerimaan Kas menerima nota penjualan rangkap ke 2 dan 3 dari bagian penjualan yang digunakan sebagai dasar pencatatan bagian Penerimaan Kas ke dalam jurnal penjualan, jurnal penerimaan kas, dan kartu persediaan. commit to user



5. Unsur Pengendalian Intern Unsur pokok pengendalian intern dalam sistem penjualan tunai pada CV. Solofood Indonusa adalah sebagai berikut: a. Organisasi: 1) Bagian Marketing terpisah dari bagian Penerimaan Kas 2) Bagian Penerimaan Kas terpisah dari bagian Akuntansi 3) Transaksi penjualan tunai dilaksanakan oleh bagian Marketing, bagian Penerimaan Kas, bagian Akuntansi b. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan 1) Penerimaan order dari pembeli dilakukan oleh bagian Marketing, dengan membuat Nota Penjualan 2) Pencatatan ke dalam catatan akuntansi didasarkan atas dokumen yang lengkap. 5) Pencatatan ke dalam catatan akuntansi dilaksanakan oleh bagian yang diberi tugas dan wewenang untuk melakukan pencatatan, yaitu: a. Pencatatan ke dalam kartu gudang dilaksanakan oleh bagian Marketing. b. Pencatatan ke dalam laporan penjualan dilaksanakan oleh bagian akuntansi. c. Pencatatan ke dalam jurnal penjualan, jurnal penerimaan kas, dan kartu persediaan dilaksanakan oleh bagian commit to user



Akuntansi. c. Praktik yang Sehat 1) Penggunaan Nota Penjualan yang bernomor urut tercetak 2) Adanya audit intern pada perusahaaan yang mengaudit semua bagian. 3) Secara periodik dilakukan pencocokan jumlah fisik barang yang ada di gudang dengan jumlah barang pada kartu gudang dan kartu persediaan 6. Uraian Bagan Alir Sistem Penjualan Tunai Uraian kegiatan setiap bagian yang terkait dalam sistem akuntansi penjualan tunai adalah sebagai berikut: a. Bagian Marketing 1) Pembeli datang ke toko/ pabrik 2) Bagian Marketing Melayani 3) Membuat Nota Penjualan 3 lembar: lembar 1 : diserahkan kepada pembeli lembar 2 : didistribusikan ke bagian penerimaan kas lembar 3 : disimpan oleh bagian Marketing digunakan sebagai arsip. b. Bagian Penerimaan Kas 1) Menerima nota penjualan lembar 2 dan 3 dari bagian Marketing bersamaan dengan uang atas pembayaran harga barang dari pembeli. commit to user



2) Membuat laporan penjualan atas penjualan berdasarkan nota penjualan lembar 2 dan 3. 4) Menyerahkan laporan penjualan ke bagian Akuntansi. c. Bagian Akuntansi 1) Menerima nota penjualan lembar 3 dari bagian Penerimaan Kas 2) Membuat jurnal penjualan, jurnal penerimaan kas, dan kartu persediaan. 3) Mengarsipkan nota penjualan lembar 3

commit to user


digilib.uns.ac.id

BAB V KESIMPULAN 5.1 . Kesimpulan Berdasarkan penelitian yang dilakukan di CV. Solofood Indonusa, serta pembahasan yang didasarkan pada teori – teori yang relevan dengan permasalahan yang penulis identifikasi pada bab I, maka penulis menarik kesimpulan sebagai berikut : 1. Rancangan sistem akuntansi pokok adalah sistem akuntansi yang memiliki beberapa unsur berikut ini: a. Jurnal Kas Masuk. b. Jurnal Kas Keluar. c. Jurnal Penjualan. d. Jurnal Pembelian. e. Jurnal Penyesuaian. f. Buku Besar. g. Laporan Laba Rugi. h. Laporan Neraca. 2. Rancangan Sistem Akuntansi Penjualan kredit dan tunai adalah sistem yang dapat menghasilkan informasi data penjualan yang lengkap dan akurat. Untuk itu sistem informasi penjualan di CV. Solofood Indonusa memiliki beberapa unsur berikut ini: a. Kertas Kerja Penjualan yang digunakan untuk mencatat semua transaksi penjualan (Secara tunai dan kredit). commit to user

115

116 digilib.uns.ac.id


b. Laporan

Pen

jualan yang digunakan oleh akuntansi dalam melakukan proses jurnal. c. Laporan Piutang yang digunakan oleh akuntansi untuk melakukan proses jurnal. Data yang akurat dan lengkap adalah data yang menunjukkan unsur–unsur berikut ini : a. Data penjualan harian b. Stock harian (Laporan Persediaan barang jadi) c. Data Piutang (Laporan Piutang) d. Data Retur Penjualan e. Data barang tidak laku (Bad Stock) f. Data peforma area penjualan 5.2 . Keterbatasan Keterbatasan pada sistem informasi akuntansi ini ketika diimplementasikan adalah sebagai berikut : 1. Sistem informasi akuntansi ini diimplementasikan di CV. Solofood Indonusa. Untuk dimplementasikan di perusahaan lain ada kemungkinan untuk dilakukan penyesuaian kembali. 2. Penelitian ini membahas (1) sistem akuntansi penjualan kredit, (2) sistem penjualan tunai, (3) sistem akuntansi umum. 3. Dalam melaksanakan penelitian menggunakan metode studi kasus sehingga memiliki beberapa keterbatasan berikut ini: commit to user

117 digilib.uns.ac.id


a. Waktu penelitian yang terlalu lama b. Pada saat implementasi di lapangan harus dilakukan proses training kepada operator / adminstrasi sebelum sistem dijalankan.

5.3 . Saran Berdasarkan hasil penelitian, pembahasan serta simpulan yang penulis sampaikan, penulis memberikan saran bagi perusahaan yang mungkin berguna dan dapat dijadikan bahan pertimbangan, yaitu : 1. Untuk penjadwalan piutang agar lebih terkoordinasi perlu adanya koordinasi antara bagian keuangan dan bagian penjualan. 2. Untuk pemberian bonus maupun potongan agar lebih terkendali dibatasi

jumlah

secara

nominalnya,

dilakukan

dengan

mekanisme budgeting. 3. Sistem Akuntansi Umum di CV. Solofood Indonusa masih menggunakan program excel, maka disarankan agar digunakan program yang terintegrasi, sehingga proses akuntansi umum dapat dilakukan secara otomatis.

commit to user

DESAIN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENUALAN TUNAI, PENJUALAN KREDIT DAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI UMUM STUDI KASUS : CV SOLOFOOD INDONUSA DI SUKOHARJO

Recommend Documents