Manajemen biaya proyek (Project Cost Management)
Analisis Biaya Proyek
Drs. Antok Supriyanto, MMT.
1-33
Pendahuluan • Pengembangan SI merupakan suatu investasi seperti halnya investasi proyek yang lain. • Investasi berarti dikeluarkan sumber-sumber daya untuk mendapatkan manfaat dimasa men-datang • Sebagai hasilnya, SI akan memberikan manfaat yang dapat berupa penghematan / manfaat baru. • Jika manfaat yang diharapkan lebih kecil dari sumberdaya yagn dikeluarkan, maka SI ini dikatakan tidak bernilai. Oleh karena itu sebelum SI dikembangkan perlu dihitung kelayakan ekonominya. • Tidak semua dapat diukur dengan uang, misal:peningkatan pelayanan 2-33
• Para professional teknologi informasi paham bahwa kebanyakan perkiraan biaya awal untuk proyek dirasa rendah berdasarkan kebutuhankebutuhan proyek, sehingga diakhir proyek pastilah terjadi pembengkakan biaya. • Perkiraan lain terjadinya pembengkakan biaya adalah kebanyakan proyek teknologi informasi menggunakan teknologi atau proses bisnis baru. Teknologi maupun proses bisnis yang masih baru kebanyakan belum teruji dan beresiko. Untuk mengatasi permasalahan tersebut dibutuhkan sebuah manajemen biaya proyek yang lebih baik. 3-33
• Manajemen biaya proyek meliputi aktivitasaktivitas yang dibutuhkan untuk memastikan proyek diselesaikan sesuai dengan anggaran yang disetujui. Manajer proyek harus memastikan bahwa proyek didefinisikan dengan baik, memiliki perkiraan waktu dan biaya yang akurat, memiliki biaya yang realistis pada saat persetujuan dibuat.
4-33
4 (empat) aktivitas utama dalam manajemen biaya proyek 1.Perencanaan sumber daya, memperkirakan sumber daya (manusia, perlengkapan, atau material) serta jumlah setiap sumber daya yang harus digunakan untuk melakukan aktivitas proyek. 2.Perkiraan biaya, mengembangkan pendekatan atau perkiraan biaya sumber daya yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek. 3.Anggaran biaya, mengalokasikan keseluruhan perkiraan biaya pada satuan kerja untuk membangun dasar (baseline) untuk mengatur performa. 4.Pengendalian biaya, mengendalikan perubahan5-33 perubahan pada anggaran proyek.
Komponen Biaya • Diperlukan dua komponen, yaitu : – Komponen biaya – Komponen efektifitas
• Komponen Biaya dapat diklasifikasikan : – – – –
Biaya pengadaan Biaya persiapan operasi Biaya proyek Biaya operasi dan perawatan 6-33
Biaya Pengadaan Semua biaya yang terjadi sehubungan dengan memperoleh perangkat keras. 1. Biaya konsultasi pengadaan keras (H/W) 2. Biaya pembelian atau sewa beli H/W 3. Biaya instalasi perangkat keras 4. Biaya ruangan utk perangkat keras 5. Biaya modal untuk pengadaan H/W 6. Biaya yang berhubungan dengan manajemen dan staff untuk pengadaan perangkat keras. 7-33
Biaya Persiapan Operasi Berhubungan dengan semua biaya untuk membuat sistem siap untuk dioperasikan. Biaya persiapan awal terdiri dari: 1. Biaya pembelian perangkat lunak 2. Biaya instalasi peralatan komounikasi 3. Biaya persiapan personil 4. Biaya reorganisasi 5. Biaya manajemen dan staff yang dibutuhkan dalam kegiatan persiapan operasi 8-33
Biaya Proyek Berhubungan dengan biaya untuk mengembangkan sistem termasuk penerapannya. Biaya proyek terdiri dari: 1. Biaya dalam tahap analisis sistem a. biaya untuk mengumpulkan data b. biaya dokumentasi (kertas, fotocopy dll) c. biaya rapat d. biaya staff analis e. biaya manajemen yg berhubungan dg tahap analis sistem. 9-33
Biaya proyek……... 2. Biaya dalam tahap disain sistem. a. biaya dokumentasi b. biaya rapat c. biaya staff analis d. biaya staff pemrogram (programmer) e. biaya pembelian perangkat lunak aplikasi f. biaya manajemen yang berhubungan dengan tahap disain sistem. 10-33
Biaya proyek……... 3. Biaya dalam tahap penerapan sistem a. biaya pembuatan formulir baru b. biaya konversi data c. biaya latihan personil d. biaya manajemen yang berhubungan dengan tahap penerapan sistem
Catatan: bila sistem dikembangkan oleh konsultan di luar perusahaan, maka akan terjadi tambahan biaya pengembangan yg lain, yaitu biaya utk konsultan. 11-33
Biaya Operasi dan Perawatan • Biaya operasi (on going cost) adalah biayabiaya yang dikeluarkan utk mengoperasikan sistem supaya sistem dapat beroperasi.
• Biaya perawatan (maintenance cost) adalah biaya yang dikeluarkan untuk merawat sistem dalam masa operasinya.
12-33
Yang termasuk biaya operasi & perawatan adalah: 1. Biaya personil (operator, adm, pustakawan data, pengawas data) 2. Biaya overhead (pemakaian telpon, listrik, asuransi, keamanan, suplies) 3. Biaya perawatan perangkat keras (reparasi, service)
4. Biaya perawatan perangkat lunak (modifikasi program, penambahan modul ) 13-33
biaya operasi & perawatan (lanjutan…) 5. Biaya perawatan peralatan dan fasilitas. 6. Biaya manajemen yg terlibat dalam operasi
7. Biaya kontrak utk konsultan selama operasi 8. Biaya depresiasi (penyusutan)
14-33
Komponen Manfaat Manfaat yang didapat dari sistem informasi dapat diklasifikasikan sbb: 1. Manfaat mengurangi biaya 2. Manfaat mengurangi kesalahan-kesalahan 3. Manfaat meningkatkan kecepatan aktivitas 4. Manfaat meningkatkan perencanaan dan pengendalian manajemen. 15-33
Keuntungan tangible & intangible Manfaat dari sistem informasi dapat juga dikla sifikasikan dalam bentuk keuntungan berujud (tangible) dan keuntungan tidak berujud (intangible). Keuntungan berujud merupakan keuntungan yang berupa penghematan-penghematan atau peningkatan-peningkatan didalam perusahaan yang dapat diukur secara kuantitas dalam bentuk satuan nilai uang. 16-33
Keuntungan tangible Keuntungan berujud diantaranya adalah 1. Pengurangan-pengurangan biaya operasi 2. Pengurangan kesalahan-kesalahan proses 3. Pengurangan biaya telekomunikasi 4. Peningkatan penjualan 5. Pengurangan biaya persediaan 6. Pengurangan kredit tak tertagih 17-33
Keuntungan intangible Keuntungan tak berujud adalah keuntungankeuntungan yang sulit atau tidak mungkin diukur dalam bentuk satuan nilai uang. Keuntungan tak berujud diantaranya: 1. Peningkatan pelayanan pada pelanggan 2. Peningkatan kepuasan kerja personil 3. Peningkatan pengambilan keputusan manajemen yang lebih baik 18-33
Perhitungan keuntungan intangible Karena keuntungan tak berujud sulit diukur dalam satuan nilai uang maka pengukurannya dilakukan denga taksiran. Sebagai contoh: berapa pengaruh pelayanan kurang baik terhadap nilai penjualan?
19-33
METODE ANALISIS BIAYA / MANFAAT • Analisis biaya / manfaat dapat dilakukan untuk apakah proyek sistem informasi ini layak atau tidak. • Terdapat dua aliran kas, yaitu: – kas keluar (cash outflow) – kas masuk (cash inflow)
20-33
Metode analisis biaya / manfaat 1. Metode periode pengembalian (payback period) 2. Metode pengembalian investasi (return on investment) 3. Metode nilai sekarang bersih (net present value) 4. Metode tingkat pengembalian internal (internal rate of return) 21-33
Metode periode pengembalian (payback period) Metode ini menilai proyek investasi dengan dasar lamanya investasi tersebut dapat tertutup dengan aliran-aliran kas masuk. Contoh: suatu proyek sistem informasi senilai Rp15.000.000 proceed tiap tahun adalah sama, yaitu sebesar Rp.4.000.000. Maka periode pengembalian (payback period) adalah? 22-33
Perhitungan payback period • Periode pengembalian investasi ini: Rp. 15.000.000 Rp. 4.000.000
= 3 3/4 tahun
• berarti proyek investasi sistem informasi akan tertutup dala waktu 3 tahun 23-33
Metode pengembalian investasi ( return on investment ) Digunakan untuk mengukur prosentase manfaat yang dihasilkan oleh proyek dibandingkan dengan biaya yang dikeluarkan. Total manfaat - total biaya ROI = ---------------------------------total biaya 24-33
Contoh perhitungan ROI • Total manfaat senilai Rp. 394.500.000 • Total biaya senilai Rp. 231.550.000 394.500.000 - 231.550.000 ROI = ----------------------------------- x 100% 231.550.000
= 70,373%
Suatu proyek investasi yang mempunyai ROI lebih besar dari 0 adalah proyek yang dapat diterima. Karena proyek ini akan memberikan keuntungan sebesar 70,373 % dari biaya investasinya 25-33
Metode Nilai Sekarang Bersih ( Net present Value / NPV ) Metode ini memperhatikan nilai waktu dan uang (time value of money). Nilai satu rupiah sekarang lebih berharga dari satu rupiah nilai uang dikemudian hari Proceed 1 proceed 2 proceed n NPV = - nilai proyek + ------------- + ----------- + … -----------1 n 2 (1+i) (1+i) (1+i) NPV = net present value I = tingkat bunga diskonto diperhitungkan n = umur proyek investasi 26-33
Contoh • Seorang karyawan meminjam uang di bank sejumlah Rp 1 jt dengan bunga 12% per tahun dan akan dikembalikan sekali dalam 5 tahun mendatang. • (a) Berapa jumlah yg haru dikembalikan • (b) gambarkan aliran kasnya
27-33
Faktor Nilai sekarang dari Pembayaran tunggal (mencari P bila diketahui F) • • • • •
P = F (P/F, i%, n) P = nilai sekarang F = nilai pada waktu mendatang i = tingkat suku bunga n = lamanya waktu
28-33
contoh Hitung berapa banyaknya uang yang harus didepositokan saat ini agar 5 tahun lagi bisa menjadi Rp 10 jt, bila diketahui tingkat suku bunga yg berlaku adalah 18%
29-33
Tingkat pemajemukan deret seragam (mencari F bila diketahui A) • Contoh: Bila seseorang menabung Rp 100.000 /bulan selama 25 bulan dengan bunga 1% per bulan. Berapa yang akan dimiliki tahun akhir bulan ke 25?
30-33
• Seorang pengembang sistem informasi, menawarkan sistem kepada perusahaan dan mengatakan bahwa SI yang ditawarkan ini bisa meningkatkan efisiensi sebesar 20% lebih tinggi dari sistem yang lama. Sistem tersebut ditawar oleh perusahaan dengan 2 alternatif pembayaran yaitu dibayar total sekarang seharga Rp 50 juta atau dibayar setiap tahun sebesar Rp 10 juta dalam 7 tahun pertama dan sisanya sebesar Rp 3 juta dalam 8 tahun berikutnya. • Cara pembayaran mana yang harus dipilih bila ia menganalisa dengan tingkat suku bunga sebesar 15%. 31-33
Tugas : • Nim ganjil: Buatlah usulan anggaran proyek pengembangan sistem informasi layanan kesehatan dengan network Puskesmas • Nim genap: Buatlah usulan anggaran proyek pengembangan sistem informasi Sistem informasi manajemen pengelolaan TKI dan penanganan darurat berbasis SMS 32-33
Sampai disini dulu TERIMA KASIH
please be happy forever
33-33
