Analisa dan Pembuatan Sistem Informasi Penjualan CV.Mulia Agro Nusantara Yogyakarta
Naskah Publikasi
diajukan oleh M. Donni Setiawan 07.12.2481
kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA 2011
1
2
Analysis and Manufacturing Information Systems Sales CV.Mulia Agro Nusantara Yogyakarta.
Analisa dan Pembuatan Sistem Informasi Penjualan CV.Mulia Agro Nusantara Yogyakarta M. Donni Setiawan Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM YOGYAKARTA
ABSTARCT Sales is a key activity within a business process, sales is a process of exchange of goods or services from the sales to the buyer. Sales in question is the exchange of goods or services maenjadi money will then be recorded into an accounting to determine the state of the company. The purpose of making sales system is to simplify and accelerate the transaction process that occurs in the sale and purchase of goods dangangan of fruits. Thus increasing the competitiveness of companies and customer satisfaction with the service that is given. Making well-designed systems as needed, so users and administrators to easily apply the system to be created. With support for Microsoft visual studio 2010 professional edition with pemrogramana language Visual Basic. Net which is the latest programming language from Microsoft that is compatible with the latest windows based operating system, so that software can run on any windows operating system version if the user wants to change the latest Windows operating system. The data base in use to this software is Microsoft Office Access 2007. The reason this is pememilih database software, because it is more easily applied and does not slow down computer performance because they have to install a special database software. Other reasons, because this software has been installed directly at mengistall software Microsoft Office 2007 so that users do not need to install database software. Keywords: Sales, System, Software.
3
1. Pendahuluan 1.1 Latar Belakang. Penjualan merupakan kegiatan utama dalam sebuah proses bisnis, penjualan merupakan proses pertukaran barang atau jasa dari pihak penjualan kepada pihak pembeli. Penjualan yang dimaksud adalah pertukaran barang atau jasa maenjadi uang yang kemudian akan di catat kedalam sebuah pembukuan untuk mengetahui keadaan perusahaan. Selama ini, pendataan yang di lakukan dalam perusahaan ini yaitu UD. MULIA AGRO NUSANTARA, dilakukan secara manual. Pendataan secara manual tidak efisien dan kurang efektif untuk saat ini. Karena pengguna akan sulit mengetahui pencatatan, terutama bila di lakukan pencatatan ulang akan memakan banyak waktu yang terbuang sehingga tidak efisien dan kebutuhan akan data menjadi terhambat karena waktu dan tenaga yang di butuhkan dari segi sumber daya manusia dan kesulitan yang di hadapi untuk melakukan pencarian data.
1.2 Perumusan masalah “Bagaimana membuat sebuah sistem untuk meminimalisir kesalahan yang terjadi saat melakuakan pembuatan laporan transaksi penjualan pada UD. Mulia Agro Nusantara Yogyakarta ?”.
1.3 Batasan Masalah. Penulis membatasi ruang lingkup permasalahan meliputi : a. Sistem dapat mencetak laporan penjualan. b. Sistem dapat mencetak laporan pembelian dari suplier. 2. Landasan Teori 2.1 Pengertian Data Data adalah suatu istilah majemuk dari kata „datum‟ yang berarti fakta atau bagian dari fakta yang mengandung arti yang dihubungkan dengan kenyataan, kata-kata, symbol, yang menunjukkan suatu ide, objek, kondisi atau situasi dan lain-lain 2.2 Pengertian Sistem Pendekatan sistem
yang lebih
menekankan pada elemen atau
komponennya mendefinisikan sistem sebagai berikut : “Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu”(Jogiyanto H.M, 2002 : 683).
4
2.3 Pengetian Informasi Jhon burch dan Gary Grundith Ski mendefinisikan informasi adalah sebagai berikut : “Informasi adalah data yang telah diletakkan dalam konteks yang lebih berarti yang dikomunikasikan kepada penerima untuk digunakan dalam pembuatan keputusan”. 2.4 Pengertian Sistem Informasi Sistem informasi dapat didefinisikan sebagai suatu sistem yang dibuat oleh manusia yang terdiri dari komponen-komponen dalam organisasi untuk mencapai suatu tujuan yaitu menyajikan informasi 2.5 Pengertian Sistem Informasi penjualan. Sistem informasi penjualan merupakan suatu kumpulan informasi yang mendukung proses pemenuhan kebutuhan suatu organisasi yang bertanggung jawab untuk menyediakan informasi penjualan dan transaksi data dalam siuatu kesatuan proses yang saling terkait antar pembeli dan bersama-sama bertujuan untuk mendapatkan keuntungan. 2.6 Software yang di Gunakan 2.6.1
Visual Studio 2010 Visual Studio 2010 merupakan salah satu tool development Microsoft yang digunakan untuk membuat aplikasi berbasis WINDOWS. Alasan pemilihan software ini dikarenakan teknologi yang akan semakin berkembang terutama aplikasi berbasis windows yang popular dikalangan masyarakat dengan kemudahan pengaplikasian.
2.6.2
Microsoft Office Acces 2007 Microsoft Access 2007 merupakan bagian dari paket
Microsoft Office
2007. Microsoft Access mempunyai fungsi sebagai program aplikasi Database Managenent System (DBMS). Dengan kata lain,
Microsoft
Access membantu kita untuk mengolah sebuah basis data. Dengan ditunjang oleh
interface yang mudah dimengerti, maka dengan
menggunakan Microsoft Access ini kita tidak perlu repot-repot mengetik sintak untuk membuat table, relationship, membuat form, membuat query, dan lain-lain. 3. Gambaran Umum dan Analisa sistem 3.1 Sekilas CV.Mulia Agro Nusantara CV. Mulia Agro Nusantara adalah sebuah perusahaan yang bergerak dibidang distributor buah yang bertempat di Pasar Sentral Umum Ambarketawang Los : 70, 71, 98, 99, 100 Jl. Wates Km. 5 Gamping Yogyakarta Telp. (0274)
5
7477414, 7821048. CV. Mulia Agro Nusantara distributor yang berfokus pada buah lokal. CV. Mulia Agro Nusantara menyediakan buah-buah segar antara lain jeruk, mangga, semangka dan melon. CV. Mulia Agro Nusantara merupakan perusahaan yang didirikan oleh Bapak Muh. Saiful Mhz. Sekarang CV. Mulia Agro Nusantara telah menjadi distributor yang telah memasok buah di wilayah Yogyakarta bahkan jangkaun pasokanya hingga Surakarta, Klaten, Purworejo, Magelang, Temanggung, Wonosbo, Brebes, Purwokerto dan wilayah Jawa Tengah dan Jawa Barat yang lain serta sebagian wilayah Jawa Timur yaitu Ngawi, Magetan dan Madiun. CV. Mulia Agro Nusantara tidak hanya memasok buah-buah segar di pasar tradisional atau pengecer buah tetapi CV. Mulia Agro Nusantara juga memasok buah terutama semanga, jeruk dan mangga di supermarket-supermarket dan mall di Yogyakarta, diantaranya : Lotte Mart, Carevour, Gardena, Mirota Kampus, Indo Grosir, Super Indo, Rita dan supermarket yang lain. CV. Mulia Agro Nusantara melebarkan sayapnya dengan memasok buah di perushaan-perusahaan katering, seperti : Mugen Katering, Vidi Katering, Shinta Katering dan Ambarketawang. 3.2 Analisa Sistem 3.2.1
Analisa Kelemahan Sistem Analalisa yang di pakai adalah analisa PIECES: 1) Performance Dari pengamatan yang dilakukan, sistem yang digunakan selama ini adalah sistem manual. Sehingga, untuk melakukan rekap terhadap penjualan yang banyak, karena memerlukan banyak waktu yang terbuang sia-sia yang seharusnya bisa di tanggapi dengan cepat. Dalam melakukan rekap harian dan pemasukan yang diperoleh perusahaan baik harian maupun bulanan juga menemukan masalah yang serupa. 2) Information Dari pengamatan yang dilakukan informasi yang diberikan oleh sistem lama kurang baik karena waktu yang dibutuhkan untuk melakuakan rekap transaksi penjualan dan pembelian yang terjadi tidak efektif. 3) Economy Dari Pengamatan yang dilakukan, kinerja sistem lama dalam hal ekonomi karena membutuhkan banyak biaya yang dikeluarkan oleh perusahaan. Mulai dari kertas nota, pulpen sampai dengan pembuatan laporan penjualan.
6
4) Control Dari pengamatan yang dilakukan, sistem yang lama tidak dapat di control
secara
transparan,
hanya
mengandalkan
kepercayaan
terhadap karyawan administratasi. Sistem yang diajukan memproteksi pengguna dengan login untuk mengubah data yang telah di masukaan sehingga data yang ada, benar - benar transparan dan dapat dipertanggung jawabkan oleh staff administrasi 5) Eficiency Efisiensi yang diberikan dalam sistem ini adalah efisiesi waktu yang dilakukan untuk melakukan pencatatan dan pembuatan laporan penjualan.
Selain
itu,
Efisiensi
dalam
hal
ekonomi
meliputi
pengurangan pemkaian kertas nota untuk melakukan pencatatan terhadap transaksi penjualan dan melakuakn pembuatan laporan penjualan, serta laporan pembelian barang. 6) Control. Dari analisa yang dilakukan penulis, kelemahan yang ada pada perusahaan dalam hal layanan keda konsumen adalah, dengan sistem manual selama ini berjalan kepada pembeli, pelayanan yang di berikan kepada konsumen cenderung lambat karena sistem pencatatn dan penghitungan
yang
dilakukan
menggunakan
kertas
kalkulator. 3.2.2
Analisa Kebtuhan Sistem
3.2.2.1 Kebutuhan Perangkat Keras. Jenis Perangkat Keras
Harga
Intel Pentium 4 2.8 Ghz 520 (LGA 775)
Rp.
257.000,00
Motherboard INTEL DG41CN
Rp.
542.000,00
RAM DDR2 1 Gb PC 6400 Visipro
Rp.
155.000,00
Hardisk Seagate 160 Gb SATA
Rp.
260.000,00
Monitor Advance 15.4 LCD V1550
Rp.
690.000,00
Ersys Transparant Cool S w/2 Fan 450W
Rp.
240.000,00
Keyboard + Mouse Sami
Rp.
38.000,00
DVD ROM Samsung IDE/Sata 16x
Rp.
139.000,00
Printer Canon 1P 2770
Rp.
375.000,00
Total
Rp. 2.696.000,00 Sumber : www.viraindo.com (11Maret 2011)
7
nota
dan
3.2.2.2 Kebutuhan Perngkat Lunak. Harga Jenis Perangkat Lunak
Rupiah
Microsoft Windows XP Profesional
Rp. 1.200.000,00
Microsoft Office Acces 2007
Rp. 1 848.000,00
Total
Rp. 3.048.000,00
Sumber : www.viraindo.com (11 Maret 2011)
3.3 Perancangan Sistem 3.3.1
Flowcharat yang Diusulkan
Detail_Penjuala n
Data Penjualan
Data Costumer
Data Pembelian
Pemasok
Input transaksi Penjualan
Input data Costumer
Input transaksi Pembelian
Input data pemasok
Pengolahan transaksi Penjualan & nota transaksi
Pegolahan Data Costumer
Pengolahan transaksi Pembelian
Pengolahan data Pemasok
Penjualan
Costumer
Pembelian
Pemasok
A A Cetak Nota Penjualan
Nota Penjualan
Menyiapkan Laporan Penjualan
Laporan_ Penjualan
Penyiapan Laporan Pembelian
Detail_Lap_ Penjualan
Laporan Penjualan
8
Laporan Pembelian
3.3.2
Data Flow Diagram yang di usulkan Detail_Lap_Penjualan Simpan Detail Penjualan
1 Transaksi penjualan
Input Data Penjualan
Olah data Penjualan Laporan Penjualan Simpan Laporan penjualan
Simpan Laporan Penjualan Penjualan
Laporan Penjualan
Pembuatan laporan penjualan
Simpan detail Penjualan Detail_Lap_Penjualan Input data Costumer
Olah data Costumer
2 Costumer
Simpan Data Costumers Administrator/ cashier
Costumers
Pemilik
3 Transaksi Pembelian
Input Data Pembelian
Olah data Pembelian
Simpan data Pembelian Pembuatan Laporan Pembelian
Pembelian
Input Data Pemasok
4 Data Pemasok
Simpan Laporan Pembelian Olah Data Pemasok Lap_Pembelian
Simpan data Pemasok Pemasok
3.3.3
Relasi Antar Tabel
9
Laporan Pembelian
4. Implementasi dan pembahasan Program 4.1 Implementas Hardware Hardware atau perangkat keras yang digunakan dalam pembangunan Sistem Informasi Penjualan CV.Mulia Agro Nusantara seperti yang telah tercantum pada sub bab analisis dan perancangan sistem. Instalasinya dilakukan oleh pemasar atau toko komputer pada saat pembelian perangkat keras. Instalasi ini bisa juga dilakukan dengan saran pembuat Software dalam hal ini yang dimaksud adalah penulis. 4.2 Implememntasi Software Langkah-langkah melakuakan instalasi adalah : . 1. Masukkan CD yang berisi program Aplikasi Sistem Informasi Penjualan kedalam CD ROM komputer yang akan diinstal program tersebut. 2. Jalankan
file setup.exe yang ada pada CD melalui menu run dengan
mengetikkan setup.exe atau dari windows explorer double klick file setup.exe. 3. Ikuti semua petunjuk dan langkah-langkah yang ditampilkan selama proses instalasi, tunggu sampai proses instalasi selesai. 4. Copy file database yang terdapat dalam CD program berekstensi *.mdb ke dalam folder istalasi program seperti C:/Program files/...... 5. Program selesai di instalasi dan siap untuk digunakan. 4.3 Manual Program 4.3.1
Form Login
Keterangan : Pada text box username, Pengguna dapat mangisi nama pengguna untuk mendapatkan hak akses selanjuatnya dalam sistem dan ini tidak boleh kosong Pada text box password, pengguna menginputkan kata sandi yang pengguna tentukan da ini tidak boleh kosong.
10
Tombol Login berguna untuk mengecek kombinasi antara username dan password yang di masukkan, apabila ditemukan kesalahan kombinasi maka akan muncul pesan kesalahan. Tombol Cencel berguna utnuk keluar dari sistem jika pengguna tidak jadi melanjutkan ke proses selanjutnya dan akan langsung menutup program. 4.3.2
Form Menu Utama
Keterangan: Tombol data pengguna: akan maenampilkan form data pengguna Tombol ganti password : akan menampilakan form ganti password dimana pengguna dapat mengganti password dari user. Tombol log out : akan menapilkan form login yang otomatis akan menutup akses pengguna dan tidak dapat melanjutkan ke proses berikutnya. Tombol data pemasok : akan menampilkan data pemasok dan user dapat melakuakan input ataupun mengubah data pemasok yag sudah ada dalam databse. Tombol Data Barang: akan menampilakn form data barang yang berisi informasi data darang yang telah dijual Tombol Data pembeli : akan menapilkan form data pembeli yang telah membeli barang dari perusahaan. Tombol Data Pembelian : akan menapilkan form data pembelian barang yang akan memberi informasi pembelin barang yang telah di lakuakan oleh perusahaan.
11
Tombol Transaksi Penjualan: akan menampilkan form transaksi penjualan. Tombol laporan Penjualan: akan mencetak laporan penjualan yang terdapat dalam database penjualan. Tombol Laporan data barang: akan menampilakn pencetakan data barang yang telah tersimpan dalam data base. Tombol laporan pemasok : akan mencetak data pemasok yang berada dalam database. Tombol Laporan pembelian: akan mencetak laporan informasi sdari data pembeli yang tersimapan dalam database. Tombol Laporan transaksi penjualan: akan menceetak laporan trasaksis penjualan yang tersimpan dalam database Tombol Tentang program: berisi informasi tantang software sistem informasi penjualan ini yang dibuat. 4.3.3
Form penjualan
Keterangan : Textbox No Nota : akan terisi secara otomatis jika tombol baru di tekan terlebih dahulu. Textbox tanggal : akan berisi tanggal pada hari ini dan akan aktif jika tombol baru di tekan. Text box Kode pembeli : kn terisi secara otomatis saat tombol baru di tekan. Textbox Nama Pembeli: di inputkan scara manual dan berisi nama dari pembeli dan akan aktif jika tombol baru di tekan.
12
Text box kode barang :kode barang di inputkan secara manual yang merupakan kode dari barag yang di beli dan akan aktif jika tombol baru di tekan terlebih dahulu Textbox nama Barang: nama barang di inputkan secara manual dan akan aktif jika tombol baru di tekan terlebih dahulu. Textbox jumlah : di inpukan secara manual dan akan aktif jika tombol baru di tekan terlebih dahulu dan berisi informasi banyaknya jumlah keranjang buah yang di beli. Textbox Berat : input manual untuk mendetahui berat dari barang yang di beli dan akan aktif saat tombol baru ditekan terlebih dahulu. Textbox Harga: input manual dari harga per kilogram barang yang di beli dan akan aktif saat tombol baru di tekan terlebih dahulu. Potongan : input manual untuk potongan yang di berikan kepada pembeli dan akan aktif saat tombol daru di tekan terlebih dahulu. Total harga: Total harga akan terisi otomatis terisi saat text box harga, potongan dan berat di inputkan. Total bayar : terisi secara otomatis dan merupakan total dari pembelian barang yang telah di inputkan sebelumnaya. Jumlah bayar :jumlah bayar di input secara manual yang merupakan jumlah uang yang di berikan pembeli. Kembali: terisi secara otomatis ketika jumlah bayar di inputkan yang merupakan jumlah uang yang harus di kembalikan perusahaan terhadap jumlah uang yang di berikan oleh pembeli. Tombol Baru : merupakan tombol yang akan mengatifkan form penjualan dan akan mengktifkan semua textbox yang harus di inputkan oleh pengguna. Tombol Batal: merupakan tombol yang akan membatalkan semua transaksi yang terjadi dan otomatis akan menutup form pejualan Tombol Checkout: untuk mengakhiti transaksi dan kembali ke form menu utama.
13
4.3.4
Form Pembelian
Keterangan : No nota Pembelian : akan terisi secara otomatis dan akan aktif jika tombol baru di tekan terlebih dahulu. Tanggal pembelian: akan terisi secara otomatis tanggal pada hari ini dan dapat di pilih sebagai mana seharusnya dengan mnekan tombol ▼ pada bagian kanan textbox. Kode pemasok: kode pemasok merupakan pilihan dan aktif jika tombol baru di tekan terlebih dahulu. Nama pemasok: nama pemasok akan di tampilkan secara otomatis jika kode pemasok telah di pilih. Kode barang : merupakan pilihan dari kode barang yang akan di beli dan akan terisi secara otomatis saat tombol baru di tekan terlebih dahulu. Nama barang : nama barang terisi secara otomatis sesaui dengan kode barang yang telah di pilih. Harga : Di inputkan secara manual dengan menginputksan harga beli dari barang yang telah di pilih sebelumnya. Jumlah : Jumlah merupakan jumlah berat barang yang di beli dari pemasok. Tombol Baru : merupakan tombol yang di gunakan untuk mengaktifkan semua textbox yang harus diisi oleh pengguna jika ingin melakukan pembelian barang yang baru.
14
Tombol Simpan : tombol yang berfungsi untuk menyimpan data yang telah di inputkan ke dalam form pembelain. Tombol Edit : untuk mengubah data barang yang telah di inputkan sebelumnya. Tombol Hapus : akan menghapus data barang yang telah di pilih dan tersempilan sebelumnya. Menu Pencarian : Pecarian di lakuakn dengan memilih kategori yang di sediakan dan mengetikan kata kunci yang di ketahui menngenai kategori yang di pilih tersebut. 4.3.5
Form Pemasok
Keterangan: Textbox Kode pemasok : Akan terisi secara otomatis dan akan aktif jika tombol baru di tekan terlebih dahulu. Textbox Nama Pemasok : Nama pemasok di inputkan secara manual untuk menginputkan data nama pemasok dan akan aktif jika menekan tombol baru terlebih dahulu. Textbox alamat Pemasok :Berisi informasi alamat dari perusahaan yang kaan di inputkan perusahaan dan akan aktif jika menekan tombol baru terlebih dahulu.
15
Textbox Kontak : di inputkan secara manual nomer telepon dari kode pemasok dan akan aktifjiak menekan tomdbol baru terlebih dahulu. Tombol Baru : tombol baru akan mengaktifkan semua input yang di perlukan utuk mengisi textbox berupa informasi perusahaan pemasok yang akan di buat. Tombol Simpan : untuk manyimpan semua data yang telah di inputkan sebelumnya kedalam database. Tombol Edit : Untuk mengubah data yang telah tersimpan dalam database dengan cara memilih data yang di tampilakan dalam txtbox Tombol Hapus : untuk menghapus data di dalam database yang telah terpilih Menu pencarian : merupakan menu yang di gunakan untuk mencari informasi dari pemasok dengan cara menginpukan nama pemasok. 4.3.6
Form Pembeli
Keterangan : Textbox Kode pembeli : berisi kode pembeli yang telah membeli barang dari perusahaan dan akan terisi secara otomatis jika tombol baru di tekan terlebih dahulu. Textbox Nama Pembeli : berisi nama pembeli dan dapat di inpukan manual jika di tekan tombol baru terlebih dahulu. Textbox Kontak : berisi kontak atau nomor telpon dari pembeli dan akan aktif dan dapat si inputkan manual jika menekan tombol baru terlebih dahulu.
16
Tombol Baru : akan mengaktifkan ssemua textbox dalam form dan akan mengisi kode pembeli secara otomatis. Tombol simpan: akan menyimpan semua data yang telah di inputkan dalam form yang telah di inputkan semua data di dalamnya Tombol edit : di gunakan untuk mengdubah data pembeli dari database yang telah di pilih. Tombol Hapus : akan mengapus data pembeli yang telah di pilih dari dalam database. 5. Kesimpulan dan Saran 5.1 Kesimpulan a. Dapat menyajikan informasi lebih cepat, akurat, dan relevan. b. Dapat mengurangi pekerjaan yang berulang-ulang atau dapat mengedit data dengan mudah. c.
Laporan yang dibutuhkan akan dapat dengan mudah diperoleh dan tepat waktu.
d. Kesalahan yang sering terjadi saat melakuakan pencatatan telah dapat di minimalisisr dengan baik melalui aplikasi yang dibuat. e. Bentuk tampilan dapat dengan mudah dimengerti oleh pemakai atau user karena di sesuaikan dengan sistem pencatatan manual yang lama agar user dapat dengan cepat memahami aplikasi yang dipakai. f.
Meningkatkan kinerja pegawai dalam rangka melakukan pelayanan terhadap pembeli.
5.2 Saran a. Untuk mengoptimalkan pekerjaan, sebaiknya sistem informasi yang sedang digunakan diperbaharui secara terus merus agas sesuai dengan kebutuhan yang di inginkan oleh CV.Mulia Agro Nusantara. b. Sistem yang diusulkan dapat diterapkan oleh perushaan agar dapat menyajikan data secara lebih akurat dengan menekan biaya yang tidak perlu di keluarkan jika sistem tersbut di jalankan secara manual.
17
c. Daftar Pustaka
Akbar, Ali. 2005. Visual Basic.net Belajar Praktis Melalui Bebagai Tutorial dan Tips. Bandung: INFORMATIKA Anonim. 2010. Tutorial 5 hari Belajar Pemrograman Visual Basic 2010.Yogyakarta : Andi Offset Anonim. 2007. Tutorial 10 Hari: Membangun Aplikasi Database dengan Visual Basic .Net .Yogyakarta : Andi Offset HM Jogiyanto. 1999. Analisis dan Desain Sistem Informasi. Jogjakarta: Andi Offest. Mahyuzir, D Tavri. 1997. Analis dan Perancangan Sistem Pengolahan Data. Jakarta: PT. Elex Media Komputindo. Sadeli, Muhamad. 2007. Pemrograman Database Dengan Visual Basic.Net 2008 Untuk Orang Awam. Palembang: MAXIKOM Sunyoto, Andi.2007.Pemrograman Database dengan Visual Basic dan Microsof SQL, Jogjakarta: Andi Offset. Supriyanto, Wahyu dan Ahmad Muhsin. 2008. Teknologi Informasi Perpustakaan. Jakarta : KANISIUS. Utami, Ema.2008. RDBMS menggunakan MS SQL Server 2000. Yogyakarta:Andi Offset
18
