Amstelland en de Meerlanden

MAATSCHAPPELIJK VERSLAG Stichting RIBW Kennemerland/ Amstelland en de Meerlanden

2011

INHOUDSOPGAVE

1. Uitgangspunten van de verslaggeving ................................................................................ 3 2. Profiel van de organisatie...................................................................................................... 4 2.1 Algemene identificatiegegevens................................................................................ 4 2.2 Structuur van het concern ......................................................................................... 4 2.3 Kerngegevens............................................................................................................... 6 2.3.1 Kernactiviteiten en nadere typering ................................................................ 6 2.3.2 Cliënten, capaciteit, productie, personeel en opbrengsten ......................... 6 2.3.3 Werkgebieden ..................................................................................................... 8 2.4 Samenwerkingsrelaties ............................................................................................... 8 3. Bestuur, toezicht, bedrijfsvoering en medezeggenschap .............................................. 10 3.1 Normen voor goed bestuur ...................................................................................... 10 3.2 Raad van Bestuur ...................................................................................................... 10 3.3 Raad van Toezicht ..................................................................................................... 11 3.4 Bedrijfsvoering ........................................................................................................... 15 3.4.1 Planning & Control cyclus ............................................................................... 15 3.4.2 Regeling AO/IC AWBZ zorgaanbieders ......................................................... 15 3.5 Cliëntenraad ............................................................................................................... 17 3.6 Ondernemingsraad .................................................................................................... 18 4. Beleid, inspanningen en prestaties.................................................................................... 20 4.1 Meerjarenbeleid ......................................................................................................... 20 4.2 Algemeen beleid ........................................................................................................ 21 4.3 Algemeen Kwaliteitsbeleid ....................................................................................... 24 4.4 Veiligheidsbeleid ........................................................................................................ 25 4.5 Kwaliteitsbeleid ten aanzien van cliënten.............................................................. 26 4.5.1 Kwaliteit van zorg GGZ: prestatie-indicatoren ............................................ 26 4.5.2 Klachten, vragen en kwesties van cliënten.................................................. 27 4.5.3 Wachtlijst, wachttijden, mutaties .................................................................. 30 4.6 Kwaliteit ten aanzien van medewerkers ................................................................ 31 4.6.1 Personeelsbeleid ............................................................................................... 31 4.6.2 Kwaliteit van werken ....................................................................................... 33 4.7 Samenleving en belanghebbenden ......................................................................... 33 4.8 Financieel beleid ........................................................................................................ 34

Maatschappelijk verslag 2011 RIBW K/AM – DEF

2

1. Uitgangspunten van de verslaggeving Voorliggend verslag heeft betrekking op het kalenderjaar 1 januari t/m 31 december 2011. Het verslag betreft alle activiteiten van de RIBW K/AM. Activiteiten die in het kader van de AWBZ en in opdracht van gemeenten worden verricht. Op enkele onderdelen gaan wij wat meer in detail in op zaken die clusters/afdelingen betreffen. Bijzonder dit jaar was dat we op een inspirerende manier hebben kunnen werken aan een nieuw meerjarenbeleidsplan, met inbreng van veel in- en externe stakeholders. Financieel kon het jaar goed worden afgesloten en was de organisatie in staat haar solvabiliteit te verbeteren. Niet onbelangrijk gezien de onzekerheden in de toekomst. Op verschillende terreinen zijn beleidsimpulsen geweest die tot verbetering van kwaliteit van zorg hebben geleid. Bestuur en toezicht kijken met tevredenheid terug op dit verslagjaar. Medewerkers hebben zich door de hele organisatie heen ten volle ingezet om cliënten de juiste ondersteuning en begeleiding te bieden. Blijkens de uitkomsten van de CQ-index wordt dit ook door cliënten gewaardeerd.


3

2. Profiel van de organisatie 2.1 Algemene identificatiegegevens Naam verslagleggende rechtspersoon

RIBW Kennemerland/Amstelland en de Meerlanden

Adres

Postbus 2257

Postcode

2002 CG

Plaats

Haarlem

Telefoonnummer

(023) 517 87 00

Identificatienummer(s) NZa

120.1206

Nummer Kamer van Koophandel

41225437

E-mailadres

[email protected]

Internetpagina

www.ribw-kam.nl

2.2 Structuur van het concern De RIBW K/AM is een stichting. De organisatiestructuur ziet er per 31 december 2011 als volgt uit: Bedrijfsvoering & Control

Raad van Toezicht

Centrale Cliëntenraad

Aanmelding & Advies Facilitaire dienst Financiële en cliëntenadministratie Huisvesting ICT

Communicatie Bestuurder Innovatie & Kwaliteit

Ondernemingsraad

Beleidsondersteuning Kwaliteitsondersteuning Programma-/projectcoördinatie Cliëntondersteuning

P&O

Cluster Amstelland & Meerlanden Sportmaatjes Amstelveen BW/BZW* Graaf Janlaan BW/BZW De Landtong Bennebroek BW+ Zuidwijk**** Haarlem BW De Wissel”””” Heemstede BW+/BZW Flora** Hoofddorp BW De Baron BW/BZW Floriande Nieuw Vennep BZW De Distelvlinder BW De Noordrand

Cluster Midden-Kennemerland Beverwijk BW Laan der Nederlanden BW Kennemerhof BZW Kennemerhof BZW Scheijbeecklaan Maatschappelijke Opvang Kennemerhof Castricum BW/BZW Koekoeksduin Haarlem BW/BZW Zuiderpolder + De pASSant Velserbroek BW+ De Boshoek** IJmuiden BW/BZW IJmuiden

BW: beschermd wonen BZW: begeleiding bij zelfstandig wonen/ambulante begeleiding ** BW+: beschermd wonen met 24-uurszorg en dagactiviteitenaanbod *** regio-overstijgende woonvorm voor autistische jongeren Maatschappelijk verslag 2011 RIBW K/AM – DEF **** woonvorm voor mensen met Korsakov-syndroom “*****regio-overstijgende woonvorm voor mensen met een alcoholverslaving

Cluster Zuid-Kennemerland Sportmaatjes Haarlem BW De Herberg BW+ De Herberg** Maatschappelijke Opvang De Herberg Maatschappelijke Opvang Het Pauzement BW Kleverpark BW/BZW Meerwijk BZW Haarlem BW Pervola Catch It De Werkwinkel/ComputerpASSie Zandvoort BW/BZW Zandvoort BW Jeugd

*

4

De RIBW K/AM hanteert een lijnstructuur met drie op geografische grondslag ingedeelde clusters. Omdat we een slagvaardige organisatie willen zijn, kiezen we in de managementstructuur voor korte lijnen en zo min mogelijk managementlagen. Een deel van ons aanbod is regio-overstijgend, zoals bijvoorbeeld de woonvorm Zuiderpolder in Haarlem voor mensen met autisme en de woonvorm De Wissel in Haarlem voor mensen met een alcoholverslaving. De clusters beschikken over een totaal (breed) pakket aan diensten van beschermd wonen, ambulante begeleiding, maatschappelijke opvang en activering. Ieder cluster heeft een clustermanager en een aantal teamleiders die leidinggeven aan de verschillende teams van medewerkers. De clusters worden ondersteund vanuit enkele centraal gepositioneerde afdelingen. Vaste kern van de afdeling Innovatie en Kwaliteit vormen de manager van deze afdeling, de beleidsmanagers Zorg, de beleidsmedewerker Kwaliteit, de ondersteuners van de medezeggenschapsraden en de cliëntvertrouwenspersoon. Daarnaast heeft deze afdeling een flexibele samenstelling, afhankelijk van de projecten. Sturingsmodel Bij de RIBW K/AM vindt sturing plaats volgens het ‘Raad van Toezicht’-model. De eindverantwoordelijkheid voor het beleid ligt bij de bestuurder, binnen de kaders zoals vastgesteld door de Raad van Toezicht. De statuten zijn vastgesteld overeenkomstig de landelijke afspraken over Zorgbrede Governancecode voor de Zorgsector, evenals de reglementen Raad van Toezicht en Raad van Bestuur. Toelatingen De RIBW K/AM heeft toelatingen voor de volgende functies: huishoudelijke en persoonlijke verzorging, ondersteunende en activerende begeleiding, verblijf en verpleging, behandeling. Medezeggenschapsstructuur Medezeggenschap medewerkers De RIBW K/AM kent een Ondernemingsraad. De organisatie van de medezeggenschap van de medewerkers is vastgelegd in het reglement Ondernemingsraad. Medezeggenschap cliënten Conform de Wet Medezeggenschap Cliënten in Zorginstellingen heeft de RIBW K/AM een Centrale Cliëntenraad. De medezeggenschap is vastgelegd in het reglement cliëntenraad. Per locatie is een bewonerscommissie ingesteld. Voor de zelfstandig wonende cliënten van de RIBW K/AM is een aparte commissie ingesteld die de belangen behartigt van deze cliënten: de BZW-commissie (Begeleid Zelfstandig Wonen). Deze commissie is gevormd door een aantal zelfstandig wonende cliënten. De cliëntenraad is samengesteld uit vertegenwoordigers van de afzonderlijke locaties/woonvormen binnen de instelling, dan wel bewonerscommissies en BZW-commissie. Er wordt naar gestreefd om iedere locatie/woonvorm/commissie (inclusief dependances en projecten begeleid zelfstandig wonen) door minimaal een en maximaal twee leden te laten vertegenwoordigen. De leden van de bewonerscommissies worden benoemd door verkiezing of coöptatie. De cliëntenraad en bewonerscommissies zijn onafhankelijke en zelfstandige organen van bewoners die gebruik maken van het zorgaanbod van de zorgaanbieder.


5

2.3 Kerngegevens 2.3.1 Kernactiviteiten en nadere typering De kernactiviteiten van de RIBW K/AM in 2011 betreffen meerdere typen dienstverlening aan cliënten met een psychiatrische of psychosociale achtergrond. Diensten die vallen onder de AWBZ: beschermd wonen, ambulante begeleiding, activering en inloop, en diensten die via de WMO worden gefinancierd: activiteiten in het kader van dagbesteding en maatschappelijke opvang. Daarnaast worden diensten gefinancierd door Justitie. Ook biedt de RIBW K/AM begeleiding bij begeleid wonen-projecten voor OGGZ-cliënten. Om beter te kunnen inspelen op de zorgvragen van haar cliëntenpopulatie c.q. doelgroep is de RIBW K/AM steeds op zoek naar nieuwe zorgformules, dit zoveel mogelijk met locale samenwerkingspartners. Een goed voorbeeld is het Locus-programma; in 2011 is de RIBW K/AM hiermee daadwerkelijk van start gegaan, samen met de Jeugdriagg. Het gaat om een combinatie van begeleiding en behandeling aan jeugd van 16 tot 23 jaar.

2.3.2 Cliënten, capaciteit, productie, personeel en opbrengsten Over het verslagjaar laat de RIBW K/AM zich karakteriseren door onderstaande kerngegevens. Kerngegevens

Aantal/bedrag

Cliënten Aantal cliënten in zorg/behandeling per einde verslagjaar

1141

Capaciteit Aantal beschikbare bedden/plaatsen per einde verslagjaar, inclusief kleinschalig wonen (voorheen beschermd wonen), inclusief deeltijdplaatsen en inclusief BOPZ-aanmerking

571

Waarvan jeugd

6

Waarvan kleinschalig wonen

566

Productie Aantal in verslagjaar geopende DBC’s (ontleend aan het instellingsinformatiesysteem,

25

niet uit DIS) Aantal in verslagjaar gesloten DBC’s (ontleend aan het instellingsinformatiesysteem,

15

niet uit DIS) Aantal verzorgingsdagen, inclusief kleinschalig wonen, inclusief BOPZ in verslagjaar

203.110

Waarvan verzorgingsdagen kleinschalig wonen incl. dagbesteding

51.196

Waarvan verzorgingsdagen kleinschalig wonen excl. Dagbesteding

150.619

Waarvan verzorgingsdagen kleinschalig wonen jeugd <18 jaar

1.295

Aantal deeltijdbehandelingen in verslagjaar

0

Aantal ambulante contacten in verslagjaar (= BZW)

28.472

Aantal uren dagactiviteiten in verslagjaar (t.b.v. ambulante cliënten)

12.968

Personeel Aantal personeelsleden in loondienst per einde verslagjaar

506

Aantal FTE personeelsleden in loondienst per einde verslagjaar

365


6

Bedrijfsopbrengsten Totaal bedrijfsopbrengsten (in euro’s) in verslagjaar

(x 1.000)

29.510

Waarvan wettelijk budget voor aanvaardbare kosten

(x 1.000)

28.159

Waarvan overige bedrijfsopbrengsten

(x 1.000)

1.351

ZZP VERDELING

Jan. 2011

Dec. 2011

ZZP1

54

42

ZZP2

147

129

ZZP3

186

204

ZZP4

105

116

ZZP5

45

55

ZZP6

18

16

ZZP onb.

1

5

TOTAAL

556

567

Productie AWBZ In onderstaande tabel zijn de productieafspraken met het zorgkantoor gezet tegenover de realisatie. In de jaarrekening is de financiële vertaling opgenomen van de productieafspraak met het zorgkantoor. De financiering van de (hogere) werkelijke productie is nog in behandeling bij het zorgkantoor.

Productie werkelijk gerealiseerd 1CGGZ 15124 2CGGZ 43841 3CGGZ 53448 4CGGZ 23504 5CGGZ 11497 6CGGZ 3205 ZZPV&V 1015

Productieafspraak zorgkantoor 1CGGZ 2CGGZ 3CGGZ 4CGGZ 5CGGZ 6CGGZ

26310 53530 42372 20680 7758 2343

1CGGZ 2CGGZ 3CGGZ 4CGGZ 5CGGZ 6CGGZ Jeugd

1625 6230 16872 15675 6742 2607 1466

1CGGZ 2CGGZ 3CGGZ 4CGGZ 5CGGZ 6CGGZ Jeugd

3100 10205 19541 10550 3051 2450 2459

Dagen Plaatsen

202776 555

Dagen Plaatsen

204349 559

BZW Dag BZW Inloop

28472 12968 31

BZW Dag BZW Inloop

25368 11780 31


7

2.3.3 Werkgebieden De RIBW K/AM biedt zorg in de volgende zorgkantoorregio’s:

 

Amstelland en de Meerlanden Kennemerland

In beide regio’s bieden we intramurale en ambulante zorg. In Beverwijk en Haarlem bieden we ook maatschappelijke opvang.

2.4 Samenwerkingsrelaties Financiers Met het Achmea zorgkantoor, het ministerie van Justitie (cliënten met een justitieel kader) en ZRA (asielzoekers) heeft de RIBW een overeenkomst afgesloten over de wijze en kwaliteit van zorgverlening en dienstverlening. In een aparte overeenkomst worden de jaarlijkse productieafspraken gemaakt. Met de gemeente Haarlem bestaan diverse subsidierelaties omtrent voorzieningen voor maatschappelijke opvang en begeleid wonen projecten voor OGGZ-cliënten, alsmede voor participatie- en sociale activeringsprojecten. Dit laatste is tevens het geval met de gemeenten Hoofddorp en Amstelveen. Met de gemeente Beverwijk hebben wij een subsidierelatie met betrekking tot onze maatschappelijke opvang in die gemeente. Eind 2011 heeft de gemeente Haarlemmermeer de RIBW K/AM de opdracht verleend voor realisatie van een nieuwe regionale gezinsopvang in Hoofddorp. Wij starten hiermee in 2012, nemen het dan over van de huidige opdrachtnemer. In 2013 breiden we vervolgens uit, in combinatie met nieuwbouw. De overeenkomst geldt voor een periode van vijf jaar en kan daarna nog vijf jaar elk jaar worden verlengd. Met diverse zorgverzekeraars, met name Achmea en Uvit, zijn productieafspraken gemaakt rond verrichtingen in het kader van de Zorgverzekeringswet ten behoeve van het Locus-project, een woonzorgprogramma voor jeugdigen met behandelcomponent. Zorgpartners Binnen de GGZ werken we intensief samen met de GGZ-behandelorganisaties in ons werkgebied op basis van individuele zorgvragen van de cliënt. Dit betreft GGZ inGeest, Dijk en Duin en de Brijderstichting. Tevens participeren wij in het Vangnet- en Adviesteam voor de IJmond-gemeenten en nemen deel aan de Noodteams Beverwijk en Heemskerk. Rondom dagbesteding, werk en welzijn werken we samen met gespecialiseerde organisaties voor GGZ-cliënten zoals Roads, Reakt en Ecosol. In het kader van het Regionaal Kompas ter bestrijding van dakloosheid en overlast hebben wij een OGGZ-convenant ondertekend waarbij centrumgemeente Haarlem alle regiogemeenten, zorginstellingen, politie en woningbouwcorporaties heeft betrokken. Het betreft de regio Zuid- en Midden-Kennemerland en de Haarlemmermeer. We hebben een speciale samenwerkingsrelatie met de Jeugdriagg Noord-Holland Zuid ten behoeve van het woonzorgprogramma Locus voor jongeren van 16 tot 25 jaar. Voor oudere cliënten van onze 24uursvoorzieningen zijn samenwerkingsafspraken met Zorgbalans en de Viva! Zorggroep in het kader van consultatie door verpleeghuisarts en aanvullende thuiszorg.


8

Huisvesting Binnen alle regio’s van ons werkgebied werken we intensief samen met woningbouwcorporaties om bestaande huisvesting te verbeteren, uit te breiden en te kunnen voldoen aan de vraag naar meer geïndividualiseerd wonen. Met woningcorporaties door het hele werkgebied heen zijn er overeenkomsten rond begeleid wonen-projecten voor OGGZ-doelgroepen. Met gemeenten zijn er afspraken over woningcontingenten voor onze doelgroep. Andere belanghebbenden Andere externe belanghebbenden zijn de cliëntenorganisaties, het ministerie van VWS, de Inspectie voor de Gezondheidszorg, de diverse gemeenten in ons werkgebied en de Nederlandse Zorgautoriteit. De RIBW K/AM is lid en onderhoudt een intensief contact met de branchevereniging GGZ Nederland en de RIBW Alliantie, een samenwerkingsverband van 23 RIBW’s in Nederland. Verder zijn wij binnen ons werkgebied aangesloten bij de Vereniging Bedrijfstak Zorg (VBZ). Zo is het bestuur van de RIBW K/AM actief betrokken bij het overleg van een delegatie van de VBZ met wethouders van gemeenten over de decentralisatie van onder andere extramurale begeleiding en over de wenselijkheid van meer (gestructureerd) overleg tussen samenwerkende gemeenten in de regio en de zorgsector.


9

3. Bestuur, toezicht, bedrijfsvoering en medezeggenschap 3.1 Normen voor goed bestuur De statuten en reglementen Raad van Toezicht en Raad van Bestuur zijn vastgesteld overeenkomstig de Zorgbrede Governancecode. Hiermee zijn de werkwijze en onderlinge verhoudingen geregeld overeenkomstig de transparantie-eisen Wet Toelating Zorginstellingen (WTZi). De RIBW K/AM werkt conform de Zorgbrede Governancecode 2010. Inhoud en structuur van statuten en reglementen zijn daaraan aangepast. Het reglement van de bestuurder is in 2011 nog aangepast op het punt van het statutair kader met betrekking tot het aangaan van overeenkomsten tot verkrijging, vervreemding en bezwaring van registergoederen et cetera, en de goedkeuring aan de Raad van Toezicht voor bepaalde verplichtingen die de RIBW aangaat. In 2011 werd ook een Treasury statuut door de Raad van Toezicht vastgesteld met heldere afspraken over het te voeren financieel beleid, en relevante verantwoordelijkheden en bevoegdheden. Een belangrijke toevoeging in de nieuwe code is de invoering van de zogenaamde klokkenluiderregeling. Hiervoor is een regeling ontwikkeld en door de Raad van Toezicht vastgesteld. De regeling is met ingang van 2012 geïmplementeerd.

3.2 Raad van Bestuur De Raad van Bestuur bestaat uit één persoon, die de bestuurlijke eindverantwoordelijkheid heeft zoals vastgelegd in de statuten en het reglement Raad van Bestuur. Jaarlijks vindt een jaargesprek plaats met een vertegenwoordiging van de Raad van Toezicht. De bezoldiging van de bestuurder is vastgesteld overeenkomstig de adviesregeling van de Vereniging van directeuren van instellingen in de gezondheidszorg (NVZD). De bestuurder heeft enkele nevenfuncties. Samenstelling Raad van Bestuur Naam

Bestuursfunctie

nevenfuncties

I.C. ter Haar

Raad van Bestuur

Lid RvT Stichting Fonds voor Urgente Noden voor Haarlem e.o. Lid RvT MEE Amstel en Zaan Lid RvT Humanitas Woonzorg Plus te Den Haag


10

3.3 Raad van Toezicht De Raad van Toezicht wordt samengesteld uit leden die onafhankelijk zijn van de Raad van Bestuur en van externe en interne belangenhouders, en die ten opzichte van elkaar en van de Raad van Bestuur onafhankelijk en kritisch kunnen opereren. Elke schijn van belangenverstrengeling tussen de zorginstelling, de Raad van Bestuur van de zorginstelling, en de leden van de Raad van Toezicht wordt vermeden. De Raad van Toezicht heeft in het verslagjaar zesmaal vergaderd met het bestuur. Er is in 2011 bewust voor gekozen voortaan een aantal keer per jaar op een woonvorm te vergaderen. Voorafgaand aan de vergadering geeft de teamleider een rondleiding op de locatie en verzorgt de clustermanager een presentatie over het betreffende cluster. De volgende onderwerpen zijn in het verslagjaar behandeld: Jaarlijks terugkerende onderwerpen:

       

Organisatieontwikkeling Goedkeuring jaardocument Managementrapportages en halfjaarcijfers als voortgangsinformatie Wachtlijstplannen en voortgang Jaargesprek met Raad van Bestuur Vaststelling jaarplan en begroting Evaluatie functioneren Raad van Toezicht Rooster van aftreden

Eenmaal per jaar is de accountant aanwezig bij de vergadering van de Raad van Toezicht voor bespreking van de door de accountant uitgebrachte managementletter en jaarrekening. Genomen besluiten:

   

Treasury statuut vastgesteld Bijgesteld Reglement Raad van Bestuur vastgesteld Klokkenluiderregeling vastgesteld Investeringen goedgekeurd voor: vervangende huisvesting BW Zuidwijk/Westerhout, huurflat voor BW-cliënten De Herberg/Stresemannlaan, BW Plus voorziening Herensingel en nieuwbouw BW De Landtong

   

Reglement commissies Raad van Toezicht en taakomschrijvingen vastgesteld Meerjarenbeleid 2012-2015 geaccordeerd Honorering Raad van Toezicht conform NVTZ-tarief vastgesteld Begroting en jaarplan 2012 goedgekeurd

Aandachtspunten voor de Raad van Toezicht in 2011 waren:

   

Meerjarenbeleidsplan 2012-2015 Instellen commissies Raad van Toezicht Ontwikkelingen in de bekostiging / bezuinigingen in de gezondheidszorg Ontwikkelingen in het vastgoed


11

Zaken die in het verslagjaar aan de orde zijn gekomen: Kwaliteitsmanagementsysteem en kwaliteitsbeleid De manager Innovatie & Kwaliteit (I&K) en de beleidsmedewerker Kwaliteit hebben een presentatie verzorgd over het kwaliteitsmanagementsysteem en –beleid. Kwaliteit is als subafdeling bij I&K ondergebracht en heeft daarmee een aparte positie met een eigen verantwoordelijkheid. De afdeling geeft instellingsbreed advies. Presentatie HRM Hoofd P&O heeft een presentatie verzorgd en de Raad van Toezicht op die manier bijgepraat over de ontwikkelingen rond P&O. Aan de orde kwamen personeelsomvang, ziekteverzuim, personeelsverloop, medewerkertevredenheid, strategische personeelsplanning en stagiairs/leerlingen. CQ-index (cliënttevredenheidsonderzoek) Dit voorjaar is door Kiwa Prismant het cliënttevredenheidsonderzoek (CQ-index) uitgevoerd. De bestuurder heeft de resultaten met de Raad van Toezicht doorgesproken. Meerjarenbeleidsplan 2012 - 2015 Gedurende het traject om te komen tot een nieuw meerjarenbeleidsplan heeft dit onderwerp diverse malen op de agenda van de Raad van Toezicht gestaan. De raad is steeds geïnformeerd over de voortgang van de verschillende processtappen. Een van de leden Raad van Toezicht heeft mee gediscussieerd tijdens een rondetafelbijeenkomst met stakeholders. Ook zijn de risico’s besproken die aan het nieuwe meerjarenbeleid zijn verbonden. Thema/Trainingsbijeenkomst ‘governance’ De Raad van Toezicht bestaat uit zeven leden waarvan er in 2010 drie nieuw zijn aangetreden. Ook de huidige bestuurder heeft de vorige bestuurder in 2010 opgevolgd. Deze verandering in de top was een natuurlijk moment om met elkaar afspraken te maken over de wijze waarop toezicht en bestuur op elkaar zou moeten worden afgestemd. Welke visie hebben Raad van Toezicht en bestuurder hierop? Begin 2011 zijn onder leiding van een extern deskundige de visies van de leden Raad van Toezicht en bestuurder besproken, om zo tot een gemeenschappelijk referentiekader en vertrekpunt te komen. Zo is een verdiepingsslag gemaakt en heeft de Raad van Toezicht onder leiding van de extern deskundige werkafspraken gemaakt met de bestuurder. Commissies Raad van Toezicht Er zijn vier commissies ingesteld: 

Commissie Vastgoed en huisvesting: de commissie bespreekt en adviseert met betrekking tot het meerjaren huisvestingsbeleid. Daarnaast beoordeelt de commissie voorstellen van de bestuurder ten aanzien van de ontwikkeling van projecten en herstructureringsplannen. De commissie is in 2011 tweemaal bij elkaar geweest, waarvan eenmaal gezamenlijk met de Auditcommissie over de bouwplannen voor De Landtong en de financiering hiervan.



Auditcommissie: de commissie heeft onder andere jaarlijks een overleg met de externe accountant naar aanleiding van de controle van de jaarrekening. Tijdens dit overleg worden de managementletter, het accountantsverslag en het jaarverslag besproken. Verder ziet de commissie toe op risicomanagement en –beheersing en de betrouwbaarheid van de geautomatiseerde systemen. De commissie is in 2011 tweemaal bij elkaar geweest.


12



Commissie Kwaliteit en Zorg: de commissie houdt zich bezig met de verslaglegging over zorg en kwaliteit, risicobeheersing en naleving van de weten regelgeving. De commissie is in 2011 tweemaal bij elkaar geweest.



Remuneratiecommissie: de commissie bereidt de jaarlijkse evaluatie van het functioneren van de bestuurder en voert, na de evaluatiebespreking in de Raad van Toezicht, een functionerings- en beoordelingsgesprek met de bestuurder. Ook stelt de commissie jaarlijks de bezoldiging van de bestuurder vast. De commissie is in 2011 eenmaal bij elkaar geweest.

Overig 

Begin 2011 hadden de voorzitters Raad van Toezicht en beide bestuurders van de RIBW K/AM en HVO Querido een ontmoeting. Doel was met elkaar nog eens terug te kijken op de verkenning in 2010 rond verdergaande samenwerking. De RIBW K/AM heeft daarbij duidelijk gemaakt dat samenwerking of denken aan een fusie op dit moment niet aan de orde is.



De voorzitter van de Raad van Toezicht heeft gekookt met en voor de jeugd in de woonvorm in Zandvoort. De voorzitter heeft letterlijk en figuurlijk een kijkje in de keuken genomen; heeft een betere kijk gekregen op wie de cliënten zijn; heeft met het team gepraat en heeft interessante feedback gekregen.



Tweemaal per jaar is een delegatie van de Raad van Toezicht aanwezig bij een overlegvergadering van de medezeggenschapsraden.

Samenstelling Raad van Toezicht Naam

Zittings-

Aandachtsgebied

Hoofd- en nevenfuncties

Okt. 2010-

Commissie

Voorzitter RvT Bureau Jeugdzorg

2014

Kwaliteit en Zorg

Overijssel

termijn J.M. Bal

Voorzitter RvT Fokus Voorzitter RvC Domesta Voorzitter RvT Kenniscentrum Bipolaire Stoornissen Bestuurslid Nationale Reisopera Voorzitter RvT Ixta Noa Voorzitter Bestuur Stichting KOPP Drs. A.H.G. van den Doel RA

Aug. 2009 –

Vastgoedcommissie

Zelfstandig ondernemer van het

(voorzitter)

2013

Remuneratie-

bedrijfseconomisch adviesbureau

commissie

RAVELYN Vicevoorzitter RvT en voorzitter Auditcommissie Koningin Beatrix Ziekenhuis te Winterswijk Vicevoorzitter RvT Stichting Kinderopvang te Zoeterwoude Voorzitter RvT RIBW K/AM te Haarlem Lid van de RvC van Wonen Centraal te Alphen aan den Rijn PUM Nederland: adviseur MKB in ontwikkelingslanden


13

Penningmeester Vereniging van Eigenaren Dr. T.C.M. Horn

okt. 2010-

Auditcommissie

2014

Directeur Horn Management Consultancy Lid gemeenteraad Haarlemmermeer (fractievoorzitter PvdA) Lid klankbordgroep Rekenkamercommissie Haarlemmermeer Voorzitter Evaluatiecommissie Veiligheidsregio Kennemerland (VRK) i.h.k.v. Sociaal Statuut Voorzitter Klachtencommissie Zorg Veiligheidsregio Kennemerland (VRK) Voorzitter Stichting Scouting Graaf Bernadotte, Heemstede

Drs. M.P. Louter

Mrt. 2008 –

Remuneratie-

Sociaal-psychiatrisch

2012

Commissie

verpleegkundige OGGZ Hoorn

Commissie

Medewerker Psy Magazine

kwaliteit en zorg

Lid klachtencommissie GGZ NoordHolland Noord en Parnassia Bavo Groep

A.A.R.G. Poppelaars

Maart 2008-

Commissie

Vicevoorzitter RvT William Schrikker

2012

Kwaliteit en Zorg

Groep (Lid van de commissies Remuneratie en Strategie) Lid RvT van het Amsterdams Museum Voorzitter Stichting Kreukelzone Voorzitter Stichting Zeekraal Penningmeester Stichting Platform PI Bestuurslid Stichting Zigeunermuziek

A. Rol RA (vicevoorzitter)

Aug. 2009 –

Auditcommissie

2013

Lid RvT Martinuscollege te Grootebroek Voorzitter Ouderraad PC Basisschool De Wegwijzer te Opperdoes Secretaris RvT Zaanprimair Lid van RvC de Woonschakel te Medemblik

K. Rosielle

Okt. 2010-

Vastgoedcommissie

2014

Zelfstandig adviseur en interimmanager Lid RvT Kwintes Zorg Groep Commissaris Woningcorporatie De Key


14

3.4 Bedrijfsvoering 3.4.1 Planning & Control cyclus De RIBW K/AM beschikt over een systeem van planning en control. Wij werken met een vierjaarlijks opnieuw vast te stellen meerjarenbeleidsplan. Voor dit verslagjaar gold nog het plan over de periode 2008-2011. Binnen de kaders van het meerjarenbeleidsplan worden jaarlijks jaarplannen voor de verschillende organisatieonderdelen en voor de organisatie opgesteld, die de basis vormen voor de jaarlijkse begroting en deelbegrotingen. Organisatiejaarplan en begroting worden na vaststelling door de bestuurder ter goedkeuring voorgelegd aan de Raad van Toezicht en gaan – met ingang van 2011 – vergezeld van een risicoanalyse waarin de belangrijkste risico’s voor het begrotingsjaar met wegingsfactor en te nemen maatregelen zijn opgenomen. Ieder kwartaal wordt op instellingsniveau door de bestuurder verantwoording afgelegd over de voortgang op jaarplan en begroting, en wordt de risicoanalyse geactualiseerd. Op cluster-/afdelingsniveau wordt per kwartaal verantwoording afgelegd bij de betreffende leidinggevende. Aanvullend op de verschillende kwartaalrapportages wordt per kwartaal een kwaliteitskwartaalrapportage opgesteld en besproken met het managementteam. Deze rapportage wordt niet alleen met de Raad van Toezicht, maar ook met de Ondernemingsraad en Centrale Cliëntenraad gedeeld. Gezien de aandacht voor het veiligheidsaspect, wordt vanaf 2011 per twee maanden ook ten behoeve van het management een risico-inventarisatie fysieke veiligheid over alle locaties opgesteld, met aandacht voor onder andere brandveiligheid, hygiëne en legionellabeheersing. Deze wordt behandeld in het managementteam en leidt waar nodig tot actie. Alle jaarplannen kennen dezelfde indeling: 

ontwikkelingen van de organisatie/het organisatieonderdeel



kansen en bedreigingen voor de organisatie



zorginhoudelijke prioriteiten



nieuwe initiatieven



medewerkers



huisvesting



randvoorwaarden



exploitatie

Verder wordt er in opgenomen op welke wijze cliënten en medewerkers zijn betrokken bij de totstandkoming van het plan en of er behoefte bestaat aan specifieke ondersteuning vanuit centrale afdelingen.

3.4.2 Regeling AO/IC AWBZ zorgaanbieders De regeling AO/IC voor AWBZ zorgaanbieders biedt ruimte voor een op de situatie toegesneden controleaanpak. De aanpak dient te zijn gebaseerd op risicoanalyse en dient zoveel mogelijk gebruik te maken van de mogelijkheden van de administratieve organisatie en automatisering. De AO/IC-regeling valt onder de verantwoording van de Manager Bedrijfsvoering. Voor de uitvoering is een functionaris aangesteld, die de naleving van de regeling binnen de instelling controleert. In 2011 heeft deze


15

functionaris controles uitgevoerd op alle locaties (cliëntdossier-inhoudelijk) en op de afdeling A&A (deelcontrole op aanwezigheid en juistheid van de indicaties van cliënten die in zorg zijn gekomen). Afspraak voor de steekproefcontrole volgens de procedure AO/IC is dat 15% van de BZW-dossiers en 10% van de BW-dossiers gecontroleerd moet worden volgens de AO/IC-checklist waarin de risico’s zijn gewaarborgd. De controle van alle dossiers zoals gedaan in 2011, inclusief de deelcontroles en de controles van de dossiers op de afdeling A&A, valt binnen deze gestelde eisen. De inzetbaarheid van de interne controlemedewerker betrof in 2011 gemiddeld 8 uur per week. De controle bestaat uit de volgende elementen: 

percentage indicatie juist



percentage zorgovereenkomst juist



percentage rapportages juist (en tijdig)



percentage begeleidingsplannen juist (en getekend)



percentage cliëntprofielen juist



percentage BZW geleverde zorg ten opzichte van geïndiceerde zorg



percentage rapportage in ECD (elektronisch cliëntendossier)



percentage begeleidingsplannen opgenomen en bijgewerkt in ECD



percentage cliëntprofielen opgenomen en bijgewerkt in ECD

Er geldt een controleprotocol ten behoeve van de te leveren DBC. Algemene bevindingen Tijdens de controle wordt gebruikgemaakt van een checklist met bovengenoemde punten waarop gecontroleerd wordt. Door deze controle worden de grootste risico’s in kaart gebracht: BW-check:

 

percentage indicaties juist is 100% (was 99%) percentage begeleidingsplannen juist is 64% (was 73%)

BZW-check:

 

percentage indicaties juist is 98% (was 89%) percentage begeleidingsplannen juist is 60% (was 49%)

Onder juistheid van de begeleidingsplannen wordt verstaan: begeleidingsplannen die ondertekend en tijdig zijn (niet ouder dan een half jaar). Het percentage juiste begeleidingsplannen is in het verslagjaar beïnvloed door de overgang van het papieren dossier naar het elektronisch cliëntendossier. Men moest wennen aan dit nieuwe systeem; ook was tussentijds aanpassing van het begeleidingsplan nodig. De geleverde BZW-uren komen veelal uit op de ondergrens van de bandbreedte van de indicatie. Daarnaast zijn de volgende opmerkingen te maken:



Cliëntdossiers hebben cliëntprofielen, 58% daarvan is juist. De kwaliteit van een dossier verbetert aanzienlijk met de aanwezigheid van een recent cliëntprofiel.



Duidelijke verbeteringen in de kwaliteit (juistheid, tijdigheid en volledigheid) van de dossiers is waarneembaar. Echter er zijn nog wel slagen te maken met name nu er financiële risico’s optreden bij onjuiste of onvolledige indicaties en herindicaties.


16

3.5 Cliëntenraad Binnen de RIBW K/AM is de medezeggenschap van bewoners/cliënten op twee niveaus geregeld. Per locatie bestaan er lokale bewonerscommissies die de belangen van de bewoners op de locatie behartigen. Op centraal niveau is er een centrale cliëntenraad die bestaat uit vertegenwoordigers van de lokale bewonerscommissies. Zij behartigen de belangen van alle bewoners/cliënten op meer beleidsmatig niveau. De RIBW K/AM heeft een ondersteuner Centrale cliëntenraad en een cliëntvertrouwenspersoon aangesteld. Zij werken onafhankelijk van de RIBW K/AM. Aan de hand van het reglement Centrale Cliëntenraad geeft de RIBW K/AM invulling aan de Wet Medezeggenschap Cliënten Zorginstellingen (WMCZ). Op diverse plaatsen in het reglement zijn bepalingen letterlijk overgenomen uit de wet. Toekomstige aanpassingen van deze wet zullen daarmee automatisch een aanpassing van het reglement inhouden. De RIBW K/AM stelt jaarlijks een bepaald budget ter beschikking van de cliëntenraad. De raad kan dit passend binnen de doelstelling naar eigen inzicht besteden. Ook stelt de stichting voor iedere bewonerscommissie een bepaald bedrag per jaar beschikbaar om specifieke kosten voor de bewonerscommissie te dekken. Deze budgetten worden vastgesteld op basis van een overleg tussen de directie en de cliëntenraad. De centrale cliëntenraad en/of bewonerscommissie mag gebruik maken van de in de instelling aanwezige voorzieningen die zij voor de uitvoering van haar taak in redelijkheid nodig heeft. De kosten hiervan vallen niet onder de hierboven genoemde kosten. Het betreft hier zaken zoals kantoor en vergaderruimte, archiefmogelijkheden, kopieerkosten, telefoon en fax. Kosten die het genoemde budget overschrijden dan wel de kosten verbonden aan het raadplegen en de bijstand van externe adviseurs en deskundigen, dienen gemotiveerd te worden aangevraagd bij de zorgaanbieder. De cliëntenraad telt vijftien leden. De raad heeft in 2010 elf keer vergaderd. Daarnaast heeft het dagelijks bestuur van de raad twintig keer vergaderd. In het verslagjaar heeft de raad ook overlegd met diverse managers en beleidsmakers van de RIBW K/AM en met de bestuurder, waarvan tweemaal in aanwezigheid van een delegatie van de Raad van Toezicht. De cliëntenraad heeft zich gebogen over verschillende gevraagde en ongevraagde adviezen: Ongevraagde adviezen en/of vragen over: 

de wijze van ontvangst van adviesaanvragen



de regeling Voedingsgeld en restitutie hiervan



het internet op de locati;



de faciliteiten van de cliëntenraad

Gevraagde adviezen De raad heeft van de bestuurder adviesaanvragen ontvangen over: 

visiedocument dagbesteding



dubbele diagnosebeleid



beleid interventie en maatregelen



ECD



jaarplan 2011



begroting 2011


17



meerjarenbeleid 2012 – 2015



veiligheid en Hygiëne



medicatieprotocol



het aannamebeleid



CQ index

Uitkomsten adviesaanvragen Op al deze onderwerpen is positief advies gegeven c.q. gereageerd. Daarbij heeft de cliëntenraad gebruikgemaakt van het adviesrecht door verduidelijkende vragen te stellen met name op het gebied van veiligheid en agressie. In voorkomende gevallen zijn adviezen van de cliëntenraad overgenomen door de bestuurder. Verder is de CCR actief geweest in het ontwikkelen van een verbeterde cliëntenparticipatie middels een ‘doe mee tournee’ en het maken van een verbeterplan. Tevens heeft de CCR deelgenomen aan projectgroepen over dagbesteding, financiële dienstverlening en functiedifferentiatie.

3.6 Ondernemingsraad Het jaar 2011 was voor de ondernemingsraad weer een druk jaar, waarin de nodige verzoeken om instemming en advies passeerden. Vooral die instemmingverzoeken die raakvlakken hadden met de speerpunten van de OR kregen extra aandacht. Het voorstel om het tot in 2011 gehanteerde beleid ‘Verzuim om psychische redenen’ te laten vervallen en te komen tot een eenduidig beleidstuk ‘verzuim’ kon op instemming van de OR rekenen. Naar aanleiding van een instemmingverzoek over het Arbo-meerjarenbeleid drong de OR aan op een duidelijke planning voor de aanpak van prioriteiten in het Arbobeleid. Ook werd ingestemd met de regeling ‘Teamopvang na trauma’. De OR vindt het contact met de medewerkers erg belangrijk. De contactpersonenmiddagen werden in 2011 goed bezocht en medewerkers weten de OR steeds beter te vinden. Op uitnodiging zijn OR-leden op bezoek gegaan bij teams om te helpen knelpunten te bespreken met betrokkenen. De wijze waarop de OR de medewerkers op de hoogte houdt, werd in het medewerkerstevredenheidsonderzoek (MTO) hoger gewaardeerd dan in de benchmark (7.1 ten opzichte van 6.3 landelijk). Tevredenheid was er over de manier waarop het nieuwe meerjarenbeleid tot stand is gekomen. De wijze waarop ook de OR steeds op de hoogte is gehouden door de bestuurder was goed. De evaluatie van de in 2010 ingevoerde functiedifferentiatie toonde helaas aan dat de zorg van de OR over de cruciale rol van de teamleiders hierbij terecht was: een van de uitkomsten was dat zij niet voldoende ondersteund zijn bij de implementatie hiervan. De OR heeft zich destijds hard gemaakt voor een goed doordacht ondersteuningsplan voor de teams. Gebleken is dat deze ondersteuning positief ervaren is door de teams die daar gebruik van hebben gemaakt.


18

Uit de uitkomsten van het MTO medio december haalde de OR de volgende speerpunten voor de komende periode: verder vergroten van de zichtbaarheid van de OR, aandacht voor agressie en veiligheid, en verzuimbeleid: hoe uitval te voorkomen. De overleggen met de Raad van Bestuur verliepen met respect voor elkaars standpunten en in een goede verstandhouding. Ook al waren we het lang niet altijd snel met elkaar eens. Afhankelijk van het onderwerp werd in korte of langere tijd een advies uitgebracht, zoals over de transitie van de afdeling Innovatie en Kwaliteit, sluiting van Sociaal Pension De Esdoorn, ontvlechting van BW De Herberg en de Maatschappelijke Opvang. Discussie was er in 2011 met de Raad van Bestuur onder andere over het uitdelen van medicatie door woonzorgmedewerkers en het nut en noodzaak van een werktijdenregeling. Dit heeft niet tot nieuw beleid of regelingen geleid. De OR opereerde in 2011 als een hecht en goed lopend team en kijkt met tevredenheid terug op de bereikte resultaten. Met de Ondernemingsraad is in het verslagjaar schriftelijk en/of mondeling gecommuniceerd c.q. is instemming/advies gevraagd over de volgende onderwerpen: Gevraagde adviezen/instemming De bestuurder heeft over de volgende onderwerpen een advies-/instemmingaanvraag gestuurd: 

plan van aanpak verzuim om psychische redenen



werktijdenregeling



verklaring omtrent gedrag



beleid veilig werken



aanpassing dienstenpatroon nieuwe locatie BW Kennemerhof



werktijdenregeling



ontwikkelingen BW Koekoeksduin



ontwikkelingen BW Kennemerhof



transitie Innovatie & Kwaliteit



bereikbaarheidsdienst voor MO-/ambulant team



meerjarenbeleid Arbo en regeling aangepaste werkzaamheden

Vragen/informatie over: De raad en bestuurder hebben verder over onderstaande onderwerpen gecommuniceerd: 

functiedifferentiatie - ORT en evaluatie



sluiting De Esdoorn



ontvlechting De Herberg BW/MO



sociaal plan



delen medicatie door woonzorgmedewerkers



meerjarenbeleidsplan 2012-2015



medewerkerstevredenheidsonderzoek



verzuimbeleid


19

4. Beleid, inspanningen en prestaties 4.1 Meerjarenbeleid Het jaar 2011 was het laatste jaar van het meerjarenbeleid voor de periode 2008-2011 met de thema’s:



verdiepen: omvat het verbeteren van kwaliteit van huisvesting, van de zorgmethodiek en nadere specialisering van de zorgverlening;

 

vergroten: richt zich op vergroting capaciteit en vergroting van de efficiency in het zorgproces; verbreden: richt zich op verbreden van ketensamenwerking, arbeidsmarktpositie en financieringsmogelijkheden;



vernieuwen: hierbij stellen we ons ten doel nieuwe diensten en producten te ontwikkelen en de bedrijfsvoering te vernieuwen op geleide van nieuwe interne en externe eisen.

Onder paragraaf 4.2 vindt u onze verantwoording, onderverdeeld naar deze thema’s. Meerjarenbeleid 2012 - 2015 Eind 2010 zijn we gestart met de voorbereidingen voor ons nieuwe meerjarenbeleid Bij de totstandkoming hiervan hebben wij in verschillende fasen onze cliënten en hun familie/contactpersonen, medewerkers en samenwerkingspartners succesvol betrokken door middel van bijeenkomsten en enquêtes. Met onze stakeholders hebben wij afspraken uitgewerkt tot concrete voornemens. Het beleid is mede gebaseerd op uitvoerige analyses van de externe ontwikkelingen de komende jaren. In oktober 2011 konden we ons nieuwe meerjarenbeleid presenteren. Uitgangspunt van ons beleid is onze aangescherpte zorgvisie. Ieder mens heeft er recht op zijn leven betekenisvol in te richten en deel te nemen aan de samenleving. We zijn er om mensen die – al dan niet tijdelijk – belemmerd worden door psychiatrische en/of psychosociale kwetsbaarheid, te ondersteunen bij het verwezenlijken van hun persoonlijk perspectief en bij het inrichten van hun leven. We laten ons daarbij leiden door de uitgangspunten van Herstel en bieden herstelondersteunende zorg. We werken actief samen met de cliënt en zijn omgeving en gaan uit van zijn eigen kracht en mogelijkheden. We bieden ondersteuning op alle levensgebieden, afhankelijk van de vraag. Hiervoor zoeken we de samenwerking met onze ketenpartners. De medewerkers brengen de visie dagelijks in de praktijk. De organisatie van de RIBW is zodanig ingericht, dat de medewerkers optimaal kunnen inspelen op de vraag van de cliënt. Voor de periode 2012 - 2015 hebben we vijf terreinen benoemd waarop we willen bewegen en veranderen: 

blik naar buiten: op alle niveaus de externe gerichtheid vergroten;



richten op beweging: sturen op zelfstandigheid van cliënten en tijdelijke ondersteuning;



talenten van medewerkers optimaal benutten: kansen en ruimte bieden om talenten, kennis en kunde optimaal te benutten;



differentiëren van het zorgaanbod: zorgen dat we blijvend in staat zijn in te spelen op veranderingen in de vraag;



samenwerking versterken: bij voorkeur nieuw aanbod, nieuwe concepten of nieuwe oplossingen in samenspraak met andere partijen en ketenpartners ontwikkelen.

We hebben vier jaar de tijd om de geschetste bewegingen en veranderingen vorm te geven en te organiseren. Als we consequent werken aan het bereiken van onze belangrijkste doelstellingen, dan zijn


20

wij ervan overtuigd dat de RIBW K/AM eind 2015 een nog altijd financieel gezonde organisatie zal zijn, met vier sterke kenmerken: 

gewend en in staat om in te spelen op ontwikkelingen in het veld en op de vraag;



nadrukkelijk gewaardeerd door cliënten, vanwege de op herstel gerichte ondersteuning;



een eigen plek in de keten van zorg en welzijn, erkend en gewaardeerd door partners en opdrachtgevers in de regio;



enthousiaste, betrokken medewerkers die borg staan voor een goede kwaliteit van de zorg, ook bij veranderingen in de organisatie en financiering van die zorg.

4.2 Algemeen beleid Verdiepen In de zorg lag ook in 2011 het accent op verdere professionalisering en specialisering ten aanzien van subdoelgroepen. Zo is visie en beleid ontwikkeld en geïmplementeerd omtrent dubbele diagnose problematiek (verslaving en psychiatrie). Tevens is veel energie geïnvesteerd in visie en beleidsvorming rond dagbesteding (naast BW en BZW) en dagstructureringsactiviteiten (als onderdeel van het BWproduct), en in visie- en draagvlakvorming voor een Herstelproject, met de accenten herstel, ervaringsdeskundigheid en empowerment. De doelstellingen van het project Herstel zijn grotendeels gerealiseerd. Er is aan cliëntzijde veel geïnvesteerd in informatie en scholing. Medewerkers hebben kennis kunnen nemen van de inzet en draagwijdte van herstel en herstelondersteunende zorg. Het enthousiasme voor het project Herstel kwam goed tot uitdrukking in het Herstel-symposium in november. De verbinding met de reguliere zorg (relatie SRH en SRH trainingsaanbod, training coaches en interne deskundigen) is beperkt tot stand gekomen en is nu een belangrijke prioriteit voor 2012. Eind 2010 werden na een periode van voorbereiding de eerste cliënten opgenomen in het zogenaamde Locusprogramma, een begeleidings- en behandelprogramma voor jongeren dat binnen de Zorgverzekeringswet is gecontracteerd. Inmiddels wordt het programma succesvol toegepast op onze woonvormen voor jongeren in Haarlem, Hoofddorp, Nieuw-Vennep en Zandvoort. Een inhoudelijke evaluatie vindt plaats in 2012, gelijk met een landelijke evaluatie. Met ingang van 1 januari 2012 wordt de individuele voortgang met behulp van de Mansa-vragenlijst gemeten (ROM). Vergroten In de afgelopen beleidsperiode hebben wij substantieel mogen uitbreiden. Die tijden zijn voorbij, ondanks het feit dat wij grote wachtlijsten hebben. Binnen de AWBZ zijn nagenoeg geen mogelijkheden meer voor uitbreiding van intramurale en extramurale productie. De financiële crisis en het gevoerde overheidsbeleid hebben er onder andere ook toe geleid dat woningcorporaties terughoudend zijn bij de ontwikkeling van nieuwe projecten. De met het zorgkantoor en gemeenten afgesproken zorg en dienstverlening hebben wij gerealiseerd, met een lichte overproductie van de BZW. De organisatie koerst overigens nog steeds op een beperkte uitbreiding van de BW-capaciteit en streeft daarnaast vooral een uitbreiding van de BZW-capaciteit na, om nog meer doorstroming vanuit BW naar BZW te kunnen faciliteren. De wachtlijst voor BW-plaatsing blijft groeien in plaats van afnemen. Het jaar 2011 laat een uitbreiding van BW-capaciteit zien van 559 naar 572 eind 2011. Voor een deel is de uitbreiding gepaard gegaan met nieuwe, vervangende, huisvesting (De Noordrand). In de ambulante productie is weinig groeiruimte mogelijk geweest vanwege het budgetplafond op het regiobudget van het zorgkantoor. Onze eigen productie dagbesteding is in 2011 licht toegenomen.


21

Het bestaan van wachtlijsten is een stimulans geweest om voor 2012 te kiezen voor het thema ‘koersen op zelfstandigheid’: cliënten waar mogelijk door laten stromen naar zelfstandig wonen met ambulante begeleiding. Binnen de BW-capaciteit ontstaat dan ruimte om nieuwe mensen in zorg te nemen. Verbreden De ketensamenwerking heeft dit jaar voor beschermd wonen een extra impuls gekregen door de door ons georganiseerde discussies met stakeholders ten behoeve van ons nieuwe meerjarenbeleid. Het heeft geleid tot hernieuwde aandacht voor samenwerking met behandelpartners en afspraken over taakverdeling waar het gaat om de individuele cliënten. Ook met het welzijnswerk hebben wij contacten gelegd en afspraken gemaakt over verbetering van de samenwerking met hen. Vernieuwen Huisvesting Op huisvestingsgebied hebben wij een aantal slagen gemaakt. Het is gelukt meer individuele appartementen te realiseren, primair ter vervanging van groepswoningen. De verouderde locatie De Musholm in Hoofddorp is in het verslagjaar gesloten en vervangen door de nieuwe locatie De Noordrand in Nieuw-Vennep. Hier zijn negentien individuele appartementen, twee schakelwoningen en een gemeenschappelijke ruimte gerealiseerd in samenwerking met woningcorporatie Ymere. Ook zijn ter vervanging voorbereidingen getroffen voor nieuwe huisvesting van beschermd wonen Zuidwijk (voor de abstinente Korsakov-groep) op het terrein van GGZ InGeest in Bennebroek. In maart 2012 wordt de geheel verbouwde locatie op hetzelfde terrein in gebruik genomen: 26 individuele studio’s; vier van de 22 studio’s hebben een eigen keuken. Er zijn drie groepsruimtes, waarvan twee met ontbijtruimte en een met een oefenkeuken. Ook is in 2011 is gestart met de verbouwing van de woonvorm Kennemerhof in Beverwijk. Hier worden in samenwerking met woningcorporatie Pré Wonen tien individuele appartementen en een gemeenschappelijke keuken, woonkamer en wasruimte gerealiseerd. Bewoners nemen er hun intrek in januari 2012. In 2011 hebben wij in Haarlem verder invulling kunnen geven aan de plannen voor ontwikkeling van definitieve huisvesting van voorzieningen die wij daar vanaf 2007 tijdelijk zijn gestart in een voormalig verzorgingshuis. Voor maatschappelijke opvang gaat het om veertien plaatsen, verdeeld over drie panden. Voor Beschermd Wonen Plus (24-uurs zorg) zijn plannen voor realisatie van 29 woonunits en kantoorruimte in een bestaand pand, in samenwerking met verhuurder De Berg B.V. En in samenwerking met Pré Wonen zijn in 2011 voorbereidingen getroffen voor verbouw van dertig bestaande woningen tot appartementen voor cliënten en een kantoor- en activiteitenruimte. In Midden-Kennemerland is eind 2011 vanuit de woonvorm Koekoeksduin een doorstart gemaakt om deze geschikt te maken voor cliënten met dubbele diagnoseproblematiek (drugsverslaving en psychiatrie). We werken hier nauw samen met de klinische voorzieningen van Dijk en Duin. De (gewenste) uitbreiding van de BW-mogelijkheden voor mensen met een alcoholverslaving/psychiatrische problemen kon door het ontbreken van huisvestingsmogelijkheden niet worden gerealiseerd. In 2012 blijven we zoeken naar mogelijkheden. Toegankelijkheid Om ervoor te zorgen dat wij in de toekomst kunnen voldoen aan de vraag naar begeleiding en verzorging van mensen die beperkt mobiel zijn, proberen wij de toegankelijkheid van locaties op dat punt geleidelijk aan te verbeteren.


22

Maatschappelijke opvang In Zuid-Kennemerland is in het verslagjaar voor de maatschappelijke opvang voor een deel gekozen voor een andere, kleinschaliger, opzet. Mede door onze ervaringen in Haarlem en Beverwijk hebben we van de gemeente Haarlemmermeer de opdracht gekregen een nieuwe regionale gezinsopvang in Hoofddorp te realiseren. Er is een start gemaakt met de ontwikkeling van maatschappelijke opvang tot een eigen discipline met een eigen methodische aanpak. Dit punt krijgt ook in 2012 nadrukkelijk de aandacht. Inspraak en medezeggenschap binnen de Maatschappelijke Opvang (MO) is verbeterd. De cliëntinspraak is geregeld via de bewonersvergadering en op kleine locaties via het huiskameroverleg met alle bewoners. Verbetersuggesties uit deze overleggen worden systematisch opgepakt. In overleg met de CCR zal worden bekeken hoe de MO in de CCR kan worden vertegenwoordigd. Mogelijkheden voor apart cliëntonderzoek MO via de CQ-index zullen worden onderzocht. Activering/dagbesteding Waar het gaat om activering/dagbesteding is de aandacht toegenomen voor het benutten van mogelijkheden in de omgeving van de cliënt/woonvorm en binnen de woonvorm. Veel teams hebben op teamniveau programma’s ontwikkeld voor activiteiten. Niet alleen binnen de locatie, maar ook daarbuiten: de directe omgeving/wijk. Verdere ondersteuning van cliënten en medewerkers op dit punt staat centraal in het programma activering 2012. Trajectbemiddeling en trajectcoaching naar laagdrempelige werkplekken via De Werkwinkel zijn in 2011 voortgezet. Mensen kunnen hier ook laagdrempelig productiewerk doen via de Work-in. Alleen cliënten van de RIBW K/AM kunnen gebruikmaken van deze mogelijkheden. Randvoorwaarden In de bedrijfsvoering is de aanpak van onderhoud en service door de facilitaire dienst verbeterd. Digitalisering van de inkoop wordt in 2012 opgepakt. De ICT-infrastructuur is sterk verbeterd. Een verdere kwalitatieve verbetering van stuur- en managementinformatie staat voor 2012 op de agenda. Bij P&O is een eerste stap gezet voor EHRM. De digitale loonstrook is ingevoerd. Met de verdere digitalisering van personele processen wordt in 2012 een begin gemaakt. Medewerkers en leidinggevenden zullen beter worden gefaciliteerd en we realiseren hiermee een efficiëntere werkwijze. De transitie van de afdeling Innovatie & Kwaliteit van een echte projectenafdeling naar een afdeling die innovatie en zorgvernieuwing binnen de organisatie in brede zin ondersteunt en initieert, heeft in het verslagjaar zijn beslag gekregen. Daarmee is de beleidsmatige ondersteuning van het primair proces beter dan voorheen geborgd. Op het gebied van communicatie is in het verslagjaar een nieuwe eigentijdse website gerealiseerd en is een programma van eisen voor een nieuw Intranet vastgesteld. Begin 2012 wordt gestart met de bouw hiervan, oplevering en invoering vindt medio 2012 plaats. Verder zal begin 2012 gestart worden met de werving van een communicatieadviseur. Deze zal zich in beginsel vooral gaan toeleggen op de externe profilering van de organisatie.


23

4.3 Algemeen Kwaliteitsbeleid Kwaliteit algemeen: HKZ-certificering In het kader van de HKZ-certificering heeft in augustus de jaarlijkse vervolg audit plaatsgevonden. De uitvoering van zorg werd positief beoordeeld. Onder andere de tijdigheid van de begeleidingsplannen is goed op orde. Op het systeem zelf zijn een aantal verbeterpunten benoemd, in het najaar zijn de belangrijkste te verbeteren punten opgelost. Interne audits In 2011 zijn in twee interne auditrondes in totaal 20 interne audits gehouden. Onderwerpen waren: het werken via de jaarplannen, methodisch werken met begeleidingsplannen, het plannen en uitvoeren van evaluaties van begeleidingsplannen, de inspraakregelingen voor cliënten op alle niveaus binnen de organisatie, de verbeterplannen naar aanleiding van de vorige audits. Als experiment hebben we bij een verhuizende locatie met behulp van een interne audit een nulmeting gehouden: hoe staat het er aan de start voor met alle nieuwe medewerkers? Waar moeten we nog aan werken, en waar is het al goed ingeregeld? Voor het team was dit een zinvolle en leerzame inzet van de interne audit. Waardensturing in processen Een start is gemaakt om het kwaliteitsmanagementsysteem in te richten vanuit het begrip waardensturing (welke waarde in de cliëntzorg levert een proces op); deze systematiek willen we tevens gebruiken om de handboeken aan te passen. Duidelijker zal daarmee worden waar de hoofddoelen liggen, hoe de interacties verlopen tussen de processen, en hoe op veiligheid gestuurd wordt. Documentenbeheer en handboeken intranet De voorbereidingen voor vernieuwing van het Intranet zijn gestart; de handboeken zullen in deze vernieuwing ook anders opgezet worden (ook als gevolg van het project waardensturing), met als doel: eenvoudiger en duidelijker leesbaar. Dit zal in 2012 zijn beslag krijgen. Een fiks aantal centrale documenten zijn geëvalueerd, waaronder het reglement klachtencommissie, en het Handboek Maatschappelijke Opvang (inclusief locaties) is afgerond. Medicatie Na (retrospectief) onderzoek rond medicatiefouten is het besluit genomen om de medicatieprocedure te vernieuwen. Daarbij is ervoor gekozen de Baxter-systematiek te gaan hanteren; daarmee wordt het bewaren en delen van medicatie vereenvoudigd, waardoor naar verwachting minder fouten zullen ontstaan. De afspraken met de leverende apothekers zijn hiervoor aangepast. De richtlijnen van inspectie rond medicatieoverdracht in de keten zijn hierin meegenomen. Daarnaast hebben we op landelijk niveau, samen met de RIBW Alliantie, een start gemaakt met de ontwikkeling van de RIBW-veldnorm voor medicatie. MIC-meldingen en VIM-systeem Binnen RIBW K/AM wordt veel waarde gehecht aan zorgvuldige incidentmeldingen, en de bespreking en opvolging van incidenten binnen de organisatie. In 2011 zijn in totaal 876 incidentmeldingen gedaan met behulp van een door de organisatie zelf ontwikkeld systeem, tegenover 626 in 2010. De meldingen betreffen zowel incidenten waar medewerkers bij zijn betrokken, als cliënten. Belangrijkste toename is te zien bij: 

(dreiging) van fysiek geweld en intimidatie (202 versus 168)


24



schelden (125 versus 81)



medicijnincidenten bewoners (166 versus 112)



valincidenten (100 versus 47)

De belangrijkste oorzaken van de toename worden gezocht in enerzijds een groeiende complexiteit van de zorgvraag (en navenante stijging van de gemiddelde zorgzwaarte), die zowel op gedrag als verzorgingsbehoefte betrekking heeft, en anderzijds een nog altijd groeiende meldingsbereidheid. Meldingen van (dreiging) fysiek geweld en al dan niet verbale agressie die medewerkers betreffen (en dat is in overgrote meerderheid het geval, circa 90%), worden doorgezet naar het in 2010 opgerichte interne opvangteam, dat waar nodig en gewenst nazorg kan bieden. De incidentmeldingen worden standaard besproken in de teamoverleggen, grote incidenten worden al dan niet met de ondersteuning van het interne adviesteam nader geanalyseerd. De MIC-commissie rapporteert per kwartaal op hoofdlijnen en doet aanbevelingen die teruggaan naar de teams en clusters. De vernieuwing van de medicijnprocedure bijvoorbeeld, is voortgekomen uit een nadere analyse van medicijnincidenten. Toch bestaat de behoefte aan meer verfijnde registratiemogelijkheden en, vooral, ondersteuning bij de analyses van losse incidenten en trends, en daarmee bij het nemen van nog gerichtere maatregelen om incidenten te kunnen voorkomen. Daarom is in 2011 een uitstekend en modern VIM-systeem aangeschaft. Implementatie vindt in 2012 plaats. Kwaliteitsmanagementsrapportages Ook in 2011 is ieder kwartaal een kwaliteitsmanagementsrapportage opgeleverd. Deze levert belangrijke stuurinformatie voor management en teams, en wordt met Raad van Toezicht, CCR en Ondernemingsraad gedeeld. De rapportage kent een cliëntgebonden onderdeel (met onder andere overzicht van incidenten, klachten, kwesties), een organisatiegebonden onderdeel (met onder andere resultaten audits en AO/IC controles en stand van zaken met betrekking tot het verbeterregister) en een medewerkergebonden onderdeel (met eventuele klachten medewerkers en verwijzing naar ziekteverzuimcijfers). De rapportages zijn in 2011 verder verbeterd en aangepast: nieuwe categorieën zijn toegevoegd (meldingen aan inspectie en gedwongen ontslag), en er zijn nadere afspraken gemaakt over de directe verstrekking van relevante detailinformatie aan teams en clusters, en de terugkoppeling vanuit de bespreking hiervan naar de afdeling Kwaliteit en het managementteam.

4.4 Veiligheidsbeleid Gelet op het belang van het thema veiligheid voor cliënten als medewerkers, verdient dit thema aparte vermelding in dit verslag. In 2011 is op verschillende manieren aandacht besteed aan en geïnvesteerd in veilige zorg. Bij de inrichting van de nieuwe Korsakov-locatie in Bennebroek is voor het eerst op grotere schaal gebruik gemaakt van domotica om met name de cliëntveiligheid te vergroten. In 2012 wordt dit experiment geëvalueerd en wordt beoordeeld of de opgedane ervaringen kunnen worden benut voor andere locaties. Hierbij wordt met name gedacht aan de BW Plus locaties. Om locaties en bewoners te beschermen tegen ongewenste invloed van buitenaf, zijn in 2011 op verschillende plaatsen camera’s geïnstalleerd en wordt – ’s nachts en in weekenden – gebruik gemaakt van externe beveiliging.


25

Om goed gefocust te blijven op de fysieke veiligheid wordt door de afdeling Facilitair elke twee maanden een actuele risico-inventarisatie over alle locaties opgesteld met daarin aandacht voor onder andere brandveiligheid, legionellabeheersing, hygiëne en gebouwveiligheid en de ontruimingsplannen/oefeningen. Zo kan het management de ontwikkelingen op dit terrein (bij)sturen. In 2011 is op verschillende plekken aanzienlijk geïnvesteerd in met name de brandveiligheid. Deze blijft overigens een belangrijk punt van aandacht, ook omdat er door bewoners zo veel en vaak wordt gerookt. Het rookbeleid zelf werd in afstemming met de CCR aangepast en aangescherpt, om daar waar noodzakelijk strengere huisregels en individuele afspraken te kunnen maken. Het thema veiligheid is nauw verbonden met het thema agressie. Om agressie te voorkomen en daarmee de veiligheid van cliënten en medewerkers te vergroten, is in 2011 veelvuldig gebruik gemaakt van het interne adviesteam, dat te hulp kan worden geroepen als de begeleidingsrelatie onder druk staat en handelingsverlegenheid dreigt te ontstaan. Ook de – verplichte – agressietrainingen en de gedane investeringen in het methodisch werken, dragen bij aan een verbetering van de veiligheid en daarmee het werkklimaat voor medewerkers en het leefklimaat voor cliënten. Desalniettemin hebben zich in 2011 veel incidenten voorgedaan. Zoals hierboven al beschreven hopen we door de introductie van een nieuw VIM-systeem in 2012 nog beter in staat te zijn incidenten te begrijpen en te analyseren, in de hoop en verwachting in het beleid nog meer nadruk op effectieve preventie van incidenten te kunnen leggen.

4.5 Kwaliteitsbeleid ten aanzien van cliënten Algemeen In aanvulling op de onder 4.2 vermelde beleidsinspanningen om de kwaliteit van zorg te verhogen, vermelden we op deze plaats twee beleidsaanpassingen die heel direct tot een kwaliteitsverbetering voor cliënten hebben geleid. Eind december 2010 is na advisering door de CCR het beleid Interventies en Maatregelen aangepast. Daarbij kwam het accent meer dan voorheen te liggen op het voorkomen van escalaties in de relatie tussen cliënt en hulpverlener(s) en op een zorgvuldige procedure in het geval toepassing van een maatregel of interventie onvermijdelijk is. Het succes was in 2011 af te leiden uit een aanzienlijke afname van het aantal klachten op dit terrein. De aanpassing van het medicijnbeleid en de vereenvoudiging van de procedure voor medicatieverstrekking vermindert het risico van fouten op dit voor cliënten zo belangrijke terrein. Verwachting is dat we dit in 2012 zullen terugzien in een terugloop van het aantal medicijnincidenten. Heel belangrijk voor de kwaliteit van zorg waren tenslotte in 2011 de investeringen in de teams in een goed en volledig gebruik van het ECD, met actuele cliëntprofielen en begeleidingsafspraken en goede rapportages.

4.5.1 Kwaliteit van zorg GGZ: prestatie-indicatoren In 2011 hebben we door Zichtbare Zorg gevraagde gegevens ingevoerd op de ZiZo-portal; hiertoe zijn de uitkomsten uit de CQ-index BW en BZW uit 2011 door het onderzoeksbureau Prismant aangeleverd. Ook zijn de DigiMV-data aangeleverd.


26

Meting cliënttevredenheid: de eerste CQ-index-meting In februari 2011 heeft de RIBW K/AM, als één van de eerste gebruikers, de CQ-index voor BW en BZW gebruikt als instrument voor het cliënttevredenheidsonderzoek. De uitkomsten waren over het geheel genomen positief: de waardering voor bejegening was bepaald hoog. Dat gold voor alle locaties, zowel BW als BZW. De gemiddelde waardering voor BW was 7.3 en BZW 8.0. En met die uitkomst passen wij binnen de benchmark van RIBW-en. Issues om te verbeteren waren met name: 

het bekend zijn met informatie over de rechten van cliënten



de keuzemogelijkheden voor begeleiding werden als relatief klein ervaren

Plannen voor verbetering per locatie worden opgenomen in het jaarplan van de locaties. Uitkomsten in de benchmark waren in lijn met de overige RIBW-en. De uitkomsten van de CQ-index zijn meegenomen bij het in het verslagjaar ontwikkelde Meerjarenbeleid. Aan de evaluatie van het meetinstrument CQ-index hebben we onze bijdrage geleverd.

4.5.2 Klachten, vragen en kwesties van cliënten Het motto van de RIBW is: ‘Iedere klacht is een gratis advies’. Iedere cliënt die klaagt, direct, via de cliëntvertrouwenspersoon of de klachtencommissie, geeft daarmee zijn/haar advies aan de RIBW. Een advies over wat beter zou kunnen, maar ook een wens. Klachten die worden ingediend bij de onafhankelijke klachtencommissie worden door deze commissie behandeld. Klachten en vragen (kwesties) via de cliëntvertrouwenspersoon Binnen de RIBW K/AM is een onafhankelijke cliëntvertrouwenspersoon (CVP) werkzaam. De CVP helpt bij het vinden van een oplossing. De weg waarlangs verschilt: van informatie vragen voor de cliënt, tot een bemiddelingsgesprek of ondersteuning bij de juridische weg naar de klachtencommissie. Als het probleem verder escaleert, willen cliënten eerder een juridisch oordeel. Het is daarom belangrijk vroegtijdig problemen bespreekbaar te maken. Cliënten die CVP benaderd hebben

140

Naastbetrokkenen (familie, bekenden of medewerkers) die CVP benaderd hebben

10

Percentage cliënten wat vraag had of verhaal kwijt wilde)

33%

Percentage ‘klagers’ dat al eerder contact had met de CVP

50%

Aantal personen met vragen met betrekking tot BW

123

Door CVP opgeloste kwesties*

50%

*Een aantal zaken loopt nog door tot in 2012. Sommige kwesties zijn moeilijk op te lossen en zijn doorverwezen naar de Raad van Bestuur, de Centrale Cliëntenraad of de klachtencommissie. Een ander gedeelte is helaas helemaal niet op te lossen.


27

Aantal kwesties naar onderwerp 2010 en 2011 Onderwerpen

2011 (271)

2010 (295)

Woonsituatie

40

(15%)

62

(21%)

Overlast van medecliënten

16

6%)

21

(7%)

Relatie hulpverlener

39

(14%)

39

(13%)

Vrije keuze hulpverlener

10

(4%)

04

(2%)

Interventies & maatregelen

21 (7,5%)

42

(14%)

Medicatie

10 (3,5%)

13

(4%)

Geldzaken

28

(10%)

22

(7,5%)

Klachtrecht, klachtafhandeling

02 (0,5%)

5

(2%)

Wens tot overplaatsing

21 (7,5%)

17

Medezeggenschap

04 (1,5%)

5

Informatievoorziening

06 (2,5%)

10

(3%)

Begeleiding (plan)

24

19

(6,5%)

36

(12%)

Diversen Totaal

(09%)

45 (16,5%) 271 (100%)

(6%) (2%)

295 ( 100%)

In vergelijking met 2010: 

is het aantal mensen die de CVP benaderd hebben afgenomen van 161 naar 140;



is het aantal kwesties/onderwerpen ook afgenomen: van 295 naar 271;



is het aantal problemen rond bejegening van begeleiders gelijk gebleven, maar zijn kwesties rond begeleidingsafspraken toegenomen;



is het aantal klachten over vrije keuze hulpverlener toegenomen (het niet kunnen wisselen van begeleider);



is het aantal klachten over geldzaken en overgeplaatst willen worden ook toegenomen;



is het aantal klachten over de procedure gedwongen ontslag afgenomen; dit is opvallend, omdat in de jaren ervoor dergelijke klachten steeds verder toenamen. De meest logische reden is het nieuwe beleid interventies en maatregelen.

Klachten bij de onafhankelijke klachtencommissie cliënten In 2011 is zowel vanuit de instelling als vanuit de commissie de intentie uitgesproken te bezien in hoeverre klachten door bemiddeling - vóór klachtbehandeling - tot een oplossing naar tevredenheid van klager kunnen leiden. Klachtbehandeling is vanzelfsprekend noodzakelijk als er geen andere oplossingen meer voorhanden zijn, maar uiteindelijk dient klachtbehandeling ertoe dat de cliënt én de instelling beide weer goed functioneren. Als dit zonder het instrument van een klachtenprocedure mogelijk is, is dit voor alle partijen het meest plezierig. In 4 gevallen konden via bemiddeling goede oplossingen worden bereikt, waarmee alle partijen tevreden waren, en klachtbehandeling door de commissie niet meer nodig bleek. Deze intentie heeft in 2011 dus zijn vruchten afgeworpen. In 2011 zijn uiteindelijk 11 klachten afgehandeld (tegenover 8 in 2010) en in totaal 4 klachten in behandeling genomen (tegenover 5 in 2010).


28

In 2011 gemeld

Aantal klachten

Toelichting

11

De laatste melding uit 2011 wordt in 2012 afgehandeld

In 2011 afgehandeld

11

Waarvan 1 melding uit 2010

Ingetrokken

5

4 gevallen: via bemiddeling van de commissie een

Niet ontvankelijk

2

Ongegrond

1

Gegrond

3

goede oplossing gevonden Redenen: 1x indiener op de wachtlijst en 1x klacht buiten bevoegdheid commissie Klacht over de inhoud van de begeleiding is ongegrond Zie onder ‘adviezen’ voor de genomen maatregelen Onderwerpen van de klachten waren: 

er is te weinig toezicht op middelengebruik;



ontslag, het onvoldoende toepassen van hoor en wederhoor bij gedwongen ontslag;



ontslag ondanks toezegging, dat alleen een waarschuwing gegeven zou worden;



schorsing, ontbreken van vervolgzorg gedurende periode van schorsing;



niet in alle gevallen zorgvuldig verlopen begeleiding, met name op financieel gebied niet goed van de grond gekomen, en weinig constructieve houding van de begeleiding tijdens gesprek met vader van cliënt.

Adviezen en verdere vormen van afdoening Het doel van de klachtenregeling is niet alleen het geven van een oordeel over een klacht, maar ook het leveren van een bijdrage aan de instandhouding dan wel verbetering van de kwaliteit van de organisatie door middel van het geven van adviezen. Ook kan een doel van klager zijn: de instelling geeft de fout toe en/of biedt excuses aan. Er zijn met betrekking tot de klachtbehandeling adviezen gegeven door de commissie. Naar aanleiding daarvan heeft de Raad van Bestuur gereageerd dan wel heeft de instelling tijdens de klachtenprocedure al toezeggingen gedaan ten aanzien van wijziging van beleid. 

In het kader van het middelengebruik op de locaties is ‘Visie en Beleid Middelengebruik’ ontwikkeld en vastgesteld. De RIBW heeft gekozen voor een gedifferentieerd aanbod met betrekking tot middelengebruik, waarbij de ontwikkeling, veiligheid en mogelijkheden voor de cliënt centraal staan.



Eventuele afspraken over terugplaatsing bij een voorwaardelijke plaatsing zullen beter schriftelijk en transparant voor alle betrokkenen, de cliënt, worden vastgelegd.



In geval van schorsing zal over zorgplicht jegens de cliënt beter gecommuniceerd worden.



Met betrekking tot financiële dienstverlening aan cliënten worden acties ondernomen (onder andere scholing).

Overig 

De samenstelling van de commissie is in 2011 hetzelfde gebleven. In 2012 zullen twee commissieleden hun functie neerleggen, omdat hun termijn ‘er op’ zit.



Het klachtenreglement is geëvalueerd en zal op punten worden aangepast. Onder meer is besloten met ingang van 2012 een vragenlijst met betrekking tot tevredenheid over de klachtafhandeling toe te voegen bij de uitspraak.


29

4.5.3 Wachtlijst, wachttijden, mutaties Wachtlijst De wachtlijst wordt per maand bijgewerkt. Er zijn twee wachtlijsten, één voor externe cliënten en één voor interne cliënten. Per 31 december 2011 was het aantal cliënten op de wachtlijst als volgt:

Overzicht aantal cliënten op wachtlijst per 31 december 2011 Intern

Extern

Totaal

BW

75

207

282

BZW

6

32

38

De wachtlijst wordt opgesteld per locatie. Genoemde aantallen gelden voor de gehele organisatie. Wachttijden Uitgangspunt voor het wachtlijst-startrekenpunt is de daadwerkelijke datum van plaatsing op de wachtlijst voor een bepaalde locatie/team; dus de intakedatum. Totaaloverzicht gemiddelde wachtdagen 2011 Code

Gegevens

Totaal

Aantal maanden

WL BW

Gemiddelde van totaal dagen

482

16,1

WL BZW

Gemiddelde van totaal dagen

60

2,0

(was 14,8) (was 11,6)

De gemiddelde wachttijd voor BW-cliënten bedraagt ruim 16 maanden. Deze is hoger dan de gemiddelde wachttijd in 2010 (14,8 maanden). De wachttijden verschillen per locatie/team, variërend van enkele maanden tot meerdere jaren. Dit is vanwege de stagnerende doorstroom en/of specifieke woonwensen van cliënten. Het fenomeen dat cliënten steeds minder bereid zijn om op een groep te willen wonen is in 2011 opnieuw toegenomen, individueel wonen is populair. Cliënten blijven liever thuis of elders wachten op hun voorkeursplek. Een enkeling wil ter overbrugging wel ‘starten’ in een groepswoonvoorziening. Op de BZW-wachtlijst bedraagt de gemiddelde wachttijd ongeveer 2 maanden; deze is aanzienlijk afgenomen ten opzichte van 2010 (11,6 maanden). Dit heeft te maken met het opheffen van de opnamestop in 2011 om nieuwe BZW-cliënten in zorg te nemen. Omdat er minder doorstroom is, wordt de wachtlijst langer. Mutaties BW en BZW 2011 Instroom

Uitstroom

BW

79*

63

BZW

95

59

*waarvan 9 cliënten ook in 2011 weer zijn uitgestroomd


30

Er zijn allerlei redenen van uitstroom te benoemen, zoals de overstap naar een andere zorgaanbieder; overlijden, doorstroom (gezien de oudere populatie) etc. Van de 63 cliënten die zijn uitgestroomd hebben 19 bewust de stap naar zelfstandig wonen gemaakt. In procenten kunnen we de volgende redenen van uitstroom aangeven: Voor de BW zijn 63 personen uitgestroomd waarvan: 

gedwongen ontslag: 1,5%



overlijden: 2,5%



doorstroom naar BZW: 20%



doorstroom andere instelling: 45%



uitstroom zonder zorg verder: 10%



uitstroom eigen verzoek: 10%



uitstroom reden onbekend: 11%

Voor de uitstroom van BZW cliënten gelden de volgende percentages: 

gedwongen ontslag: 1,7%



overlijden: 13,5%



doorstroom naar BW: 1,7%



doorstroom andere instelling: 17%



uitstroom zonder zorg verder: 27%



uitstroom reden onbekend: 21%



uitstroom afzien vanwege eigen bijdrage: 10%



uitstroom weigert zorg: 7%

4.6 Kwaliteit ten aanzien van medewerkers 4.6.1 Personeelsbeleid Evaluatie functiedifferentiatie Eind 2010 is functiedifferentiatie doorgevoerd waarbij de functies van woonbegeleider en ambulant begeleider gedifferentieerd zijn in de functies woonbegeleider en ambulant begeleider op een lager niveau enerzijds, en de functie persoonlijk begeleider anderzijds. Gedurende de eerste maanden van 2011 hebben de teams hard gewerkt aan de verdere implementatie hiervan. Medio 2011 is onder alle direct betrokkenen een enquête gehouden om kritisch terug te kijken op het proces van invoering en nog bestaande knelpunten te inventariseren. De uitkomsten van deze enquête waren voor de stuurgroep functiedifferentiatie aanleiding diverse acties uit te zetten om de invoering verder te stimuleren. Zo is er een bijeenkomst geweest met alle teamleiders waaruit onder andere bleek dat er behoefte was aan ‘best practices’ en de inzet van ambassadeurs uit teams die de differentiatie al succesvol hadden ingevoerd. De stuurgroep heeft dit in gang gezet en de resultaten daarvan zijn positief. Ook is er een aparte bijeenkomst gepland met een groep woon- en ambulant begeleiders omdat uit de enquête bleek dat zij moeite hadden zich in hun nieuwe rol te profileren. In het ondersteuningsplan dat voor de invoering was opgesteld, was voorzien in scholing voor alle persoonlijk begeleiders om hen te leren hun coachende rol naar de woon- en ambulant begeleiders goed uit te voeren. Deze scholing, die nog doorloopt in 2012, is zeer succesvol te noemen. Daarnaast zijn, in


31

goede samenwerking en communicatie, diverse teams geschoold door de interne deskundigen. De stuurgroep zal het proces zeker tot medio 2012 blijven volgen. Terugdringing verzuim Onze startpositie voor 2011 voor wat betreft verzuim was zorgwekkend, namelijk 7,6% over 2010 exclusief zwangerschap. Verdere intensivering van de samenwerking met de bedrijfsarts, strak casemanagement bij de langdurig arbeidsongeschikte medewerkers, preventief inzetten van bedrijfsmaatschappelijk werk, trainingssessies van leidinggevenden met de bedrijfsarts en besprekingen in teams waarin door leidinggevende en de P&O adviseur de visie op verzuim is besproken, hebben hun vruchten afgeworpen. Het verzuim over 2011 is 5,1% waarbij de maandcijfers over 2011 een verdere daling in 2012 voorspellen. Wij erkennen dat mentale weerbaarheid in het dagelijkse werk met onze cliënten heel belangrijk is en dat hieraan niet altijd voldoende aandacht wordt gegeven in de werving en selectieprocedure. Leidinggevenden hebben hiertoe ook onvoldoende instrumenten tot hun beschikking. In 2011 is dan ook gewerkt aan een pilot om testonderzoeken in de selectieprocedure in te zetten. Hiermee willen we onder andere voorkomen dat medewerkers door arbeidsongeschiktheid uitvallen omdat de match met de functie onvoldoende is. Deze pilot wordt in 2012 uitgevoerd. Scholing In 2011 hebben alle teamleiders een intensief management development programma gevolgd dat zeer positief is afgerond en heeft geleid tot zichtbare veranderingen in bijvoorbeeld stijl van leidinggeven, samenwerken en invloed uitoefenen. In 2012 worden de resultaten verder geborgd door een follow up. Eind 2011 is de eerste kenniskring gestart op het gebied van dubbele diagnose. De bedoeling van deze kenniskring is kennis en ervaring rond dit thema te bundelen en gemakkelijk beschikbaar te maken voor de medewerkers. Ook de uitwisseling van best practices tussen teams onderling wordt gestimuleerd. Als de kenniskring succesvol blijkt, wordt er in 2012 een tweede kenniskring gestart. Ieder jaar wordt een centraal opleidingsjaarplan gemaakt waarbinnen de scholingen in de SRH-methodiek (Systematisch Rehabilitatiegericht Handelen) een bijzondere plaats innemen. Deze scholing wordt door eigen docenten verzorgd voor verschillende functies en ondersteund door interne coaches SRH. Nu Herstel een prominente plaats krijgt in het handelen van zorgverleners zal in 2012 gewerkt worden aan een nauwe verbinding tussen SRH en Herstel. Jobrotation: Ontdek een werkplek In de tweede helft van 2011 is jobrotation zodanig voorbereid dat in februari 2012 dit daadwerkelijk gaat plaatsvinden. Concreet wordt medewerkers de mogelijkheid geboden om een week mee te werken in een ander team of een dag mee te lopen bij een andere afdeling c.q. functionaris. Vele teams hebben een werkplek aangeboden en zo’n 55 medewerkers zijn belangstellend. Op basis van de ervaringen plannen we verdere implementatie in 2012. Duurzame inzetbaarheid: veilig werken Duurzame inzetbaarheid is een breed begrip dat zijn vertaling moet vinden in concrete thema’s. Wij kiezen er voor om te investeren in veilig werken vanuit de ervaring dat de confrontatie met agressie een grote impact heeft op inzetbaarheid van medewerkers. In 2011 is geïnvesteerd in teamopvang na een traumatisch incident. Het al bestaande interne opvangteam is hierin geschoold. Evaluatie van de inzet van het interne opvangteam, dat consequent contact opneemt met medewerkers na een incident, laat zien dat deze vorm van opvang zeer gewaardeerd wordt. Ook is besloten over te gaan op een ander systeem om incidenten te melden, waarbij speciaal gelet wordt op de mogelijkheden om het incident te analyseren. Hiermee verschuift de aandacht van opvang, die nu immers goed georganiseerd is, naar


32

preventie. Een uniforme analyse van de omstandigheden waarbinnen het incident plaatsvond is hierbij noodzakelijk. Project E-HRM In 2011 is door een extern bureau onderzoek gedaan naar wensen en mogelijkheden om personele processen te digitaliseren. Wij willen hiermee leidinggevenden faciliteren, bijvoorbeeld door informatie toegankelijker te maken en tevens processen efficiënter uit te voeren. Een eerste stap is al gezet door de loonstrook digitaal aan te bieden. De uitkomsten van het onderzoek hebben geleid tot het starten van een project waarbij als eerste een verzuimmodule geïmplementeerd wordt. De projectgroep zal diverse mogelijkheden beoordelen aan de hand van een plan van eisen. Implementatie volgt in 2012.

4.6.2 Kwaliteit van werken Medewerkeronderzoek In 2011 is het tweejaarlijkse medewerkertevredenheid onderzoek gehouden. De respons is goed te noemen: 74.8% van onze medewerkers heeft het vragenformulier ingevuld. Net als twee jaar geleden scoort de algemene tevredenheid een 7,2. Een mooie uitslag, vooral omdat er door het project functiedifferentiatie veel veranderd is voor teams en dit niet altijd gemakkelijk was. De gemiddelde score van alle RIBW-en ligt op 7,3. De algemene waardering voor collega’s is goed, een 7,5, maar in de meeste teams kan het efficiënt werken worden verbeterd. De algemene waardering voor de leidinggevende is ten opzichte van 2 jaar geleden gezakt van 7,4 naar 7,1. Daarentegen is de waardering voor de organisatie van 6,7 naar 6,9 gegaan. In dit medewerkeronderzoek hebben we voor het eerst vragen opgenomen die iets zeggen over de vitaliteit van onze medewerkers. De resultaten zijn bemoedigend: vitaliteit als thema scoort een 7,4. Zo’n 65% van onze medewerkers heeft te maken met ongewenst gedrag door cliënten. Zoals hiervoor reeds genoemd, blijft aandacht voor agressie van groot belang. Na de presentatie van de uitkomsten maken alle leidinggevenden met hun team een actieplan. Begin tweede kwartaal 2012 worden deze gebundeld en wordt besproken op welke punten teams ondersteuning nodig hebben bij het realiseren van deze punten. Arbobeleid In het voorgaande is reeds aandacht besteed aan preventie en opvang van agressie. Daarnaast is het gewenst ons beleid ten aanzien van Bedrijfshulpverlening (BHV) en de Risico Inventarisatie & Evaluatie (RI&E) grondig te herzien. Wij willen de verantwoordelijkheid en keuzemogelijkheden zo veel mogelijk bij de teamleiders leggen, binnen centrale kaders. Zo kan optimaal rekening worden gehouden met de doelgroep en lokale omstandigheden.

4.7 Samenleving en belanghebbenden Onze instelling is gericht op integratie van GGZ-cliënten in de samenleving. Het creëren van een eigen plek en ondersteunen van participatie van mensen met een psychische beperking is na of naast behandeling vanuit de GGZ een kerntaak voor RIBW’s. Dit gebeurt op meerdere niveaus. Op beleidsniveau door als GGZ-instelling aandacht te vragen voor de positie van onze cliënten bij de uitvoering van gemeentelijk participatiebeleid, of via landelijke en regionale activiteiten zoals open dagen van de GGZ. Op uitvoerend niveau in de eerste plaats door in de individuele begeleiding aansluiting bij reguliere voorzieningen te ondersteunen. En in de tweede plaats gebeurt dit via specifieke projecten waar


33

andere burgers met onze cliënten kennismaken, zoals bij het Sportmaatjesproject, bij buurtborrels van woonvormen en bij buurtdiners zoals in de pASSant. Waar het gaat om realisatie van nieuwe huisvesting voor onze cliënten ondervinden we regelmatig grote weerstand bij omwonenden. In dit verslagjaar met name rond een nieuw te ontwikkelen project in Haarlem. Ook nu weer stuitten we op onbegrip. We investeren in de communicatie met omwonenden door middel van contacten met wijkraden, informatiebijeenkomsten, informatiebulletins. Voor al onze nieuwe plannen in de gemeente Haarlem hebben we, om de buurt te informeren, een nieuw format ontwikkeld voor een nieuwsbriefspecial ‘RIBW in de buurt’.

4.8 Financieel beleid Opbrengsten Het wettelijk budget ‘aanvaardbare kosten’ is in 2011 gestegen naar een bedrag van € 28.159.427,-. Dit betekent een stijging ten opzichte van 2010 van € 695.000,-. Deze stijging kan als volgt worden verklaard:



vanwege de uitbreiding van de toelatingscapaciteit kleinschalig wonen van 539 plaatsen naar 566 plaatsen, waarvan in 2011 559 plaatsen zijn gerealiseerd (€ 298.000,-);

 

vanwege de aanpassing van de ZZP tarieven (€ 365.000,-); vanwege de uitbreiding dagbesteding ZZP (€ 37.000,-);

Vermogenspositie Het jaar 2011 is afgesloten met een voordelig saldo van € 1.677.000,-. Als eenmalige posten is opgenomen € 350.000,- ten behoeve van de voorziening meerjarenonderhoud. Tevens is € 501.000,afgeboekt van de boekwaarde Landtong, in verband met sloop en herbouw in 2012. Het restant ad € 826.000,- is toegevoegd aan de Reserve Aanvaardbare Kosten. Door dit resultaat is de vermogenspositie aanzienlijk verbeterd en komt hierdoor boven het door het WFZ (waarborg fonds zorgsector) en banken gewenste niveau van 15%. Het weerstandsvermogen bedraagt per ultimo 2011 16,6% (eigen vermogen in relatie tot het budget). Huisvesting In het verslagjaar zijn diverse huisvestingprojecten opgestart, waarvan ook enkele gerealiseerd. Het betreft, evenals in 2011, projecten gericht op het uitbreiden van de capaciteit en projecten in het kader van Wonen naar Wens (gericht op het verbeteren van de huisvesting voor de doelgroep). Gereedgekomen en opgeleverd zijn onder andere de BW Noordrand (vervanging 25 plaatsen) en BW/MO de Wissel (nieuw15 plaatsen). Op automatiseringsgebied is Q Zorg-DBC opgeleverd. In 2011 zijn diverse projecten opgestart in het kader van het realiseren van nieuwe huisvesting voor de 75 cliënten van De Herberg. Met de woningcoöperatie zijn afspraken gemaakt over tijdelijke verlenging van de huurovereenkomst van De Herberg (na december 2011) en over een huurafbouwscenario. Door de Raad van Toezicht zijn investeringsbesluiten genomen voor de Stresemannlaan en de Herensingel in Haarlem en de Landtong in Amstelveen, waarvan Stresemanlaan en Herensingel worden ingezet voor gedeeltelijke afbouw van De Herberg. Beiden te realiseren in 2012.


34

Investeringen In het jaar 2011 is voor een bedrag van € 2,2 miljoen geïnvesteerd, waarvan € 1,5 miljoen onder het kopje ‘onderhanden projecten’, € 0,1 miljoen onder ’automatisering’, € 0,3 onder ‘inventaris’ en € 0,2 voor ‘verbouwingen’ en ‘installaties’. In de jaarrekening is hiervan een overzicht opgenomen. De investeringen zijn uit eigen middelen gefinancierd. Voorziening groot onderhoud In 2010 is het meerjarenonderhoudsplan geactualiseerd en opgenomen in een softwareapplicatie. Dit geldt zowel voor de panden in eigendom als de huurpanden. Op basis van dit plan is de voorziening voor groot onderhoud opnieuw beoordeeld. Dat heeft voor 2011 geleid tot een dotatie van € 500.000,-, terwijl een bedrag van € 733.000,- is onttrokken. Per saldo resteert een bedrag van € 1.287.098,-. Dit bedrag en de jaarlijkse dotatie moet voldoende zijn om de verwachte kosten van groot onderhoud in de komende jaren te dekken. Het meerjarenonderhoudsplan gaat over de periode 2009-2026. Overige voorzieningen De voorziening ‘gratificaties’, de voorziening ‘langdurig ziek’ en de voorziening ‘levensfasebudget’ zijn opnieuw geijkt en voor de actuele bedragen opgenomen. De af- en toename van de voorzieningen lopen via het resultaat. Ratio’s Resultaat in procenten van het wettelijk budget: Resultaatratio Resultaatratio: AWBZ-gefinancierde resultaten

Vorig jaar

Verslagjaar

9,4 %

2,6 %

–

–

Resultaatratio: niet-AWBZ-gefinancierde resultaten Verhouding vlottende activa en kortlopende schulden: Liquiditeit (current ratio) Liquiditeitsratio

Vorig jaar 1,3 %

Verslagjaar 1,5 %

Verhouding eigen vermogen: Solvabiliteit

Vorig jaar

Verslagjaar

Solvabiliteit (totaal eigen vermogen / balanstotaal)

18,7 %

22,5 %

Solvabiliteit (eigen vermogen / totaal opbrengsten)

14,3 %

16,6 %

Toekomstontwikkelingen met betrekking tot de financiering AWBZ Voor de RIBW K/AM zal 2012 in het teken staan van continuering van de zorg en het AWBZ-budget. Het budget zal in 2012 worden uitgebreid met de door de overheid beschikbaar gestelde ‘intensiveringsmiddelen langdurige zorg’. Dat betekent een uitbreiding van ongeveer € 980.000,- per jaar over de periode 2011-2015. WMO Voor 2012 zal de RIBW KAM te maken krijgen met een korting op het WMO-budget. Dit zal gaan om ongeveer 20% van het in 2011 beschikbaar gestelde budget.


35

Binnen de AWBZ-financiering krijgen we te maken met de afbouw van de financiering van de lagere ZZP’s in de komende jaren. Verder de overgang van de extramurale zorg naar de WMO, deels in 2013 voor de nieuwe gevallen en de overige in 2014. Wat dit exact betekent is nog onduidelijk daar er nog geen afspraken met de gemeentes zijn gemaakt. Verder heeft het Ministerie aangegeven dat er geen mogelijkheid meer is voor capaciteitsuitbreiding. Dat betekent voor de RIBW K/AM dat wij het aantal nu bezette intramurale plaatsen van 571 in 2012 moeten terugbrengen naar 559 plaatsen. Personele bezetting De personeelsformatie is in 2011 verder uitgebreid met 35 fte naar 365,1 fte. Per 31 december 2010 stond de formatie nog op 330 fte. De uitbreiding van de formatie heeft te maken met de uitbreiding van de capaciteit in 2011 en de hogere benodigde formatie vanwege een verschuiving naar zwaardere ZZP’s.


36

Amstelland en de Meerlanden

Recommend Documents