Aanbesteding Concessie Amstelland-Meerlanden TITEL 2018 e.v. ONDERTITEL Intern Plan van Aanpak
Stadsregio Amsterdam 29 oktober 2015 Vastgesteld door DB op 29 oktober 2015
Projectblad
Project: Aanbesteding Concessie Amstelland – Meerlanden 2018 e.v.
Organisatie: Stadsregio Amsterdam
Doel : Doel van het project is een succesvolle aanbesteding van de OV concessie Amstelland-Meerlanden binnen de daarvoor gestelde termijn. Er is sprake van een succesvolle aanbesteding wanneer de concessie aan een vervoerder kan worden gegund die: • de reiziger en zijn reis van deur tot deur centraal stelt en daarmee ook over de grenzen van de zijn eigen systeem heenkijkt, • de bereidheid en flexibiliteit heeft om gedurende de gehele concessieperiode proactief in te spelen op verwachte en onverwachte ontwikkelingen in het concessiegebied Amstelland-Meerlanden, en; • zijn bijdrage levert aan de realisatie van de beleidsdoelstellingen van de Stadsregio op het gebied van onder meer bereikbaarheid, duurzaamheid en veiligheid. Daarbij geldt dat de aanbieding van de vervoerder moet passen binnen het meerjarige financiële kader van de Stadsregio. Resultaat: Het tijdig, dat wil zeggen eind 2016, gunnen van een nieuwe OV-concessie voor het gebied AmstellandMeerlanden aan de vervoerder die het beste aan de bovenstaande criteria voldoet en waarvan de aanbieding past binnen het meerjarige financiële kader van de Stadsregio (=economisch meest voordelige inschrijving (EMVI)).
Bestuurlijk opdrachtgever
Pieter Litjens
Ambtelijk opdrachtgever
Peter de Winter
Opdrachtnemer
Edward Rosbergen
Looptijd / fase
September 2015 – januari 2017
VERSIE / DATUM / CODE 1.0 / 29 oktober 2015 / 407545
STATUS
AKKOORD
2
Inhoud 1. INLEIDING
4
1.1 AANLEIDING EN CONTEXT 1.2 DOEL 1.3 LEESWIJZER
4 4 5
2. SCOPE
6
2.1 2.2 2.3 2.4
6 6 6 7
PROJECTRESULTAAT WAT BUITEN HET PROJECT VALT RAAKVLAKKEN MET DE OMGEVING RANDVOORWAARDEN
3. AANPAK
9
3.1 WERKWIJZE 3.2 ACTIVITEITEN 3.3 FASERING
9 9 12
4. PROJECTBEHEERSING
13
4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 4.7
13 13 13 14 14 19 19
TIJD GELD KWALITEIT INFORMATIE ORGANISATIE EN SAMENWERKING RISICO’S EN KANSEN COMMUNICATIE
5. AFRONDING EN VERVOLG
22
3
1. Inleiding 1.1 Aanleiding en context Op grond van de Wet personenvervoer 2000 (Wp2000) is het Dagelijks Bestuur van de Stadsregio Amsterdam bevoegd om concessies voor openbaar vervoer op haar grondgebied te verlenen. Eén van deze concessies is de concessie Amstelland-Meerlanden. De huidige concessie loopt, na een eerdere verlenging van de concessieduur met 2 jaar, in december 2017 af. De concessie heeft op dat moment 10 jaar gelopen, de maximale periode die op grond van de Wp2000 is toegestaan. De Stadsregio dient daarom voor de periode na december 2017 een nieuwe concessie te verlenen. Hiervoor zal een Europese aanbesteding worden uitgeschreven.
1.2 Doel Doel van het project is een succesvolle aanbesteding van de OV concessie Amstelland-Meerlanden binnen de daarvoor gestelde termijn. Er is sprake van een succesvolle aanbesteding wanneer de concessie aan een vervoerder kan worden gegund die: de reiziger en zijn reis van deur tot deur (over de grenzen van zijn eigen systeem) centraal stelt, de bereidheid en flexibiliteit heeft om gedurende de gehele concessieperiode proactief in te spelen op verwachte en onverwachte ontwikkelingen in het concessiegebied Amstelland-Meerlanden, en; zijn bijdrage levert aan de realisatie van de beleidsdoelstellingen van de Stadsregio op het gebied van onder meer bereikbaarheid, duurzaamheid en veiligheid. Daarbij geldt dat de aanbieding van de vervoerder moet passen binnen het meerjarige financiële kader van de Stadsregio. De reizigers en hun reis staan centraal De Stadsregio wil dat de vervoerder zijn diensten zo goed mogelijk afstemt op de vraag van reizigers. Om de vervoerder te stimuleren om de vraag zoveel mogelijk op te zoeken, blijft de opbrengstverantwoordelijkheid net als nu het geval is bij de vervoerder liggen en wordt hij daarnaast via de subsidie afgerekend op de mate waarin hij erin slaagt reizigers te trekken en op de vraag in te spelen. De vervoerder krijgt van de Stadsregio veel ontwikkelruimte bij de invulling van het OV-aanbod. Immers, de vervoerder moet zijn OV-aanbod gedurende de gehele concessieperiode op de vraag af kunnen stemmen. Dit betekent dat hij zijn aanbod gedurende de gehele concessieperiode moet kunnen wijzigen. Vanzelfsprekend gelden daarbij kaders waarbinnen de vervoerder moet opereren. Eén van die kaders is dat hij optimaal gebruik maakt van infrastructurele verbeteringen waarin de Stadsregio heeft geïnvesteerd of de komende jaren nog in zal investeren. De Stadsregio wil daarbij dat de vervoerder bestaande reizigers zoveel mogelijk behoudt en waar mogelijk nieuwe reizigers weet aan te trekken. Hiervoor is een goede service essentieel. Dit moet tot uitdrukking komen in een stijgende trend in de klantwaardering. De eisen die de Stadsregio in dat kader stelt aan de uitvoeringskwaliteit blijven onverminderd hoog. In veel gevallen staat een openbaar vervoerrit echter niet op zichzelf, maar maakt deze onderdeel uit van een ketenverplaatsing. De Stadsregio is op zoek naar een vervoerder die zich nadrukkelijk manifesteert als regisseur van de hele keten. Hij dient zijn verantwoordelijkheid niet te beperken tot ‘zijn’ busproduct, maar hij wordt ook uitgedaagd om het voor- en natransport zelf en de aansluiting binnen de keten optimaal te organiseren. Inspelen op (on)verwachte ontwikkelingen binnen het financiële kader Het gebruik van het openbaar vervoer in Amstelland-Meerlanden is de afgelopen jaren fors toegenomen. De concessie kent een aantal zeer drukbezette buslijnen. De verwachting is dat het aantal reizigers in de nieuwe concessieperiode verder zal toenemen, mede door de verwachte groei van Schiphol. De uitdaging voor de nieuwe vervoerder bestaat eruit om deze verwachte groei te faciliteren; dit gegeven het feit dat de financiële ruimte ontbreekt om de jaarlijkse exploitatiebijdrage tijdens de concessieperiode te verhogen. De Stadsregio 4
zoekt een vervoerder die hier proactief invulling aan geeft door aan de ene kant een zeer efficiënte bedrijfsvoering te hanteren en aan de andere kant op creatieve wijze het aanbod op de vraag te laten aansluiten. Maar ook de concessie zelf zal voldoende flexibel moeten zijn om optimaal in te kunnen spelen op actuele ontwikkelingen en tegelijkertijd de doelstellingen te realiseren. Immers, de nieuwe concessie heeft een lange looptijd (waarschijnlijk 8 à 10 jaar). Met name technologische ontwikkelingen gaan zo snel dat noch van de Stadsregio noch van vervoerders verwacht mag worden dat zij in 2016, het jaar waarin de nieuwe concessieafspraken worden opgesteld, een compleet beeld hebben hoe de OV-wereld er na 2025 exact uitziet. Een voorbeeld is de opkomst van allerlei deelconcepten (deelauto’s, deelfietsen, deeltaxi’s) die de onderkant van de OV-markt grondig kunnen veranderen door een andere invulling aan de ontsluitingsfunctie van het OV te geven. Door flexibiliteit in de concessie in te bouwen wil de Stadsregio voorkomen dat in 2016 voor een richting wordt gekozen die later niet de juiste blijkt te zijn. Bijdragen aan de realisatie van de beleidsdoelstellingen van de Stadsregio Vanzelfsprekend geldt bij dit alles dat de activiteiten van de vervoerder moeten bijdragen aan de realisatie van de doelstellingen die de Stadsregio met het openbaar vervoer in Amstelland-Meerlanden nastreeft. Deze doelstellingen liggen onder meer op het gebied van bereikbaarheid, duurzaamheid en veiligheid, en zijn vastgelegd in de OV-visie 2010-2030, de nota Beter Benutten Regionaal Openbaar Vervoer Amsterdam en de Investeringsagenda OV. Merk daarbij op dat ook op het gebied van duurzaamheid ontwikkelingen elkaar snel opvolgen, waardoor nog niet uitgekristalliseerd is wat in de toekomst de dominante technologie wordt. Ook hiervoor geldt dat de concessie zo flexibel moet zijn dat deze de implementatie van deze technologie niet onmogelijk maakt.
1.3 leeswijzer In dit Plan van Aanpak wordt in hoofdstuk 2 de scope van het project beschreven. Aangegeven wordt wat het beoogde projectresultaat is, wat activiteiten niet binnen het project vallen, met welke andere projecten / dossiers rekening gehouden moet worden en welke randvoorwaarden voor het project gelden. In hoofdstuk 3 komen de werkwijze, activiteiten en fasering aan de orde. In hoofdstuk 4 wordt ingegaan op de projectbeheersing. Hoofdstuk 5 bespreekt hoe het project wordt afgerond en wordt overgedragen.
5
2. Scope 2.1 Projectresultaat Het beoogde projectresultaat is het tijdig, dat wil zeggen eind 2016, gunnen van een nieuwe OV-concessie voor het gebied Amstelland-Meerlanden aan de vervoerder die het besta voldoet aan de criteria zoals beschreven in paragraaf 1.2 en waarvan de aanbieding past binnen het meerjarige kader van de Stadsregio (= economisch meest voordelige inschrijving (EMVI)). De vervoerder wordt geselecteerd na het doorlopen van een Europese aanbestedingsprocedure. De aanbestedingsprocedure zal zorgvuldig doorlopen moeten worden teneinde de kans op bezwaar en beroep van vervoerders die niet als winnaar van de aanbesteding uit de bus komen, zo klein mogelijk te houden. Met het oog hierop past de Stadsregio de principes van transparantie, non-discriminatie, gelijkheid en proportionaliteit toe.
2.2 Wat buiten het project valt De volgende onderdelen vallen buiten de scope van het project: Implementatie van de concessie na gunning (het samenstellen van het implementatieteam en het overdragen van de kennis uit het aanbestedingsteam valt wel binnen het project). Opstellen en vaststellen van diverse beleidskaders zoals een beleidskader tarieven, een beleidskader buurtbus, een beleidskader sociale veiligheid, vaststellen van tarieven enz. Realiseren/aanpassen van de benodigde infrastructuur.
2.3 Raakvlakken met de omgeving De aanbesteding van de concessie Amstelland-Meerlanden heeft raakvlakken met een groot aantal projecten/ dossiers die binnen en buiten de Stadsregio spelen. Dit betreft allereerst de infrastructurele projecten: Ingebruikname Noord/Zuidlijn i.c.m. Implementatie lijnennetvisie: De toevoeging van de Noord/Zuidlijn aan het Amsterdamse metronet heeft gevolgen voor het bovengrondse OV-netwerk, waaronder het busnetwerk in Amstelland-Meerlanden. De Stadsregio heeft deze gevolgen op hoofdlijnen vastgelegd in een lijnennetvisie. Ingebruikname van de Noord/Zuidlijn en implementatie van de lijnennetvisie valt naar verwachting samen met de start van de nieuwe concessie Amstelland-Meerlanden. Ombouw Amstelveenlijn: De huidige metroverbinding van Amstelveen naar Amsterdam wordt omgebouwd tot hoogwaardige tramverbinding. De start van de uitvoering van het project staat gepland in 2016/2017, de ombouw zal in 2020 klaar moeten zijn. De werkzaamheden vinden daarmee grotendeels tijdens het eerste deel van de nieuwe concessieperiode plaats. Eventuele verlenging van de Amstelveenlijn naar Uithoorn (Uithoornlijn): Op dit moment wordt onderzoek gedaan naar de mogelijkheid en wenselijkheid om de Amstelveenlijn door te trekken naar Uithoorn. Wanneer hiertoe besloten wordt zal dit gevolgen hebben voor het busnetwerk in en rond Uithoorn. Daarnaast is een nog onbeantwoorde vraag of de Uithoornlijn in de concessie Amstelland-Meerlanden of de concessie Amsterdam wordt ondergebracht. Investeringsagenda OV: De Stadsregio heeft een investeringsagenda om het OV sneller, beter en goedkoper te maken. De maatregelen worden in de periode 2014-2025 uitgevoerd. Een aantal maatregelen is gericht op of raakt het busvervoer in Amstelland-Meerlanden, zoals bijvoorbeeld de realisatie van de HOV-knopen Schiphol-Noord, Schiphol Plaza en Schiphol-Zuid. Verbouwing van Schiphol Plaza tussen 2018 tot 2022 Zuidasdok De bouw van Zuidasdok zorgt voor overlast voor het openbaar vervoer. Daarnaast is nog onduidelijk hoe de doorstroming van het OV na realisatie van Zuidasdok gegarandeerd kan worden.
6
Andere projecten en dossiers die raakvlakken hebben met de aanbesteding van de concessie AmstellandMeerlanden zijn onder meer: OV visie Schiphol, die zich richt op het optimaliseren van het gebruik van de beschikbare OV infrastructuur, waaronder Schiphol Oost. Studie HOV-Hoofddorp naar verbetermogelijkheden van het HOV in Hoofddorp. Duurzaam OV SRA, waaronder een andere uitvoering van de Zuidtangent. Nieuwe ontwikkelingen op het gebied van bijvoorbeeld reisinformatie, marketing en tarieven. De komende periode zal de lijst met raakvlakken waar nodig worden aangevuld en zullen de implicaties van de raakvlakken verder in beeld worden gebracht.
2.4 Randvoorwaarden Juridisch kader Voor de aanbesteding van de concessie Amstelland-Meerlanden is de volgende wetgeving van belang: Aanbestedingswet 2012 De PSO-Verordening en de Wet personenvervoer 2000 (Wp2000) Per 1 april 2013 is de Aanbestedingswet 2012 in werking getreden. Via deze wet zijn de Europese aanbestedingsrichtlijnen geïmplementeerd, waarmee de besluiten Boa en Bass zijn komen te vervallen. De belangrijkste wijzigingen ten opzichte van deze besluiten zijn de bepalingen over de eisen die worden gesteld aan ondernemers, aan inschrijvingen en aan contractvoorwaarden. Ook moet rekening worden gehouden met nieuwe bepalingen die betrekking hebben op het beperken van de kosten van het deelnemen aan de aanbesteding. Inmiddels zijn de Europese aanbestedingsrichtlijnen herzien. De Aanbestedingswet dient hierop uiterlijk 18 april 2016 te zijn aangepast. Per 3 december 2009 is de verordening betreffende het openbaar personenvervoer per spoor en over de weg (PSO-Verordening) in werking getreden. Met de inwerkingtreding van de Wet aanbestedingsvrijheid OV grote steden per 1 januari 2013 is de Wp2000 aangepast aan de PSO-Verordening. Met deze aanpassing werd ook de onderhandse gunning van een concessie aan een ‘interne exploitant’ mogelijk, voor zover het een concessie in de stedelijke regio’s Amsterdam, Den Haag, Rotterdam en Utrecht betreft (art. 63a Wp2000). Daarmee heeft de Stadsregio de keuze gekregen om de concessie Amstelland-Meerlanden 2018 onderhands te verlenen (aan een ‘interne exploitant) of aan te besteden. De keuze om de concessie onderhands te gunnen aan de ‘interne exploitant’ GVB wordt echter ingeperkt door de afspraak die is gemaakt tussen de Stadsregio Amsterdam en de gemeente Amsterdam in het kader van de zogenaamde ‘inhouse constructie’ (overeenkomst d.d. 5 december 2013). Deze afspraak houdt in dat de gemeente haar invloed zal aanwenden om ervoor te zorgen dat de activiteiten van GVB Exploitatie B.V. zich niet verder zullen uitstrekken dan de grenzen van het concessiegebied Amsterdam. Dit plan van aanpak gaat daarom uit van Europese aanbesteding van de concessie Amstelland-Meerlanden. De afspraak tussen de Stadsregio en de gemeente Amsterdam impliceert ook dat GVB Exploitatie B.V. niet behoort deel te nemen aan een aanbesteding buiten het concessiegebied Amsterdam. De Stadsregio kan, naast GVB Exploitatie B.V. zelf, ook een vervoerder waarop GVB Exploitatie B.V. invloed heeft, al is die slechts minimaal, uitsluiten van deelname aan de aanbesteding Amstelland-Meerlanden (art, 62, lid 3, Wp2000). De Stadsregio is ook gehouden om een vervoerder die een concessie buiten het gebied van de Stadsregio Amsterdam via een procedure van onderhandse gunning heeft verkregen, van deelname aan de aanbesteding uit te sluiten. Ook een vervoerder op wie deze ‘interne exploitant’ invloed heeft, al is die slechts minimaal, moet worden uitgesloten (art. 62, lid 1, Wp2000). De wettelijk toegestane maximale concessieduur voor busconcessies bedraagt 10 jaar. Deze termijn kan met maximaal de helft van de looptijd worden verlengd, onder andere in het geval de vervoerder op grond van de concessie verplicht is grote investeringen te doen in rollend materieel of infrastructuur (art. 4, lid 4, PSOVerordening).
7
Financieel kader In de meerjarenraming van de Stadsregio is vanaf 2018 jaarlijks € 37,1 miljoen gereserveerd als bijdrage in de exploitatiekosten van het OV in de concessie Amstelland-Meerlanden. Dit is inclusief de bijdrage van de provincie Noord-Holland voor de exploitatie van de Zuidtangent die vanaf dienstregelingjaar 2016 volledig onder verantwoordelijkheid van de Stadsregio valt. Een eventuele bijdrage van Schiphol aan de exploitatiekosten van Schiphol Sternet (op dit moment €4,6 miljoen) is hierin nog niet meegenomen. Met Schiphol zijn gesprekken gaande over de bijdrage vanaf 2018. Ook moet nog een voorbehoud gemaakt worden als het gaat om mogelijke begrotingswijzigingen.
8
3. Aanpak 3.1 Werkwijze Dit hoofdstuk beschrijft de activiteiten die ten behoeve van de aanbesteding van de concessie AmstellandMeerlanden moeten worden uitgevoerd. Bij het uitvoeren van deze activiteiten wordt gebruik gemaakt van de kennis en ervaring die tijdens eerdere door de Stadsregio gehouden aanbestedingen is verkregen. In het bijzonder gaat het dan om de aanbesteding van de concessies Zaanstreek 2010 en Waterland 2011. Daarbij wordt rekening gehouden met de leerpunten die volgden uit een door het onderzoeksbureau XTNT in opdracht van de Stadsregio uitgevoerde evaluatie. Maar ook wordt gekeken naar recente aanbestedingservaringen van aangrenzende concessieverleners, waaronder de provincies Noord-Holland en Utrecht.
3.2 Activiteiten In september 2015 wordt gestart met het aanbestedingsproces. In dit proces worden twee fasen onderscheiden: Voorbereidingsfase: bepalen aanbestedingsstrategie, uitvoeren marktconsultatie en opstellen aanbestedingsdocumenten; Aanbesteding: publicatie, nota’s van inlichtingen, inschrijving, beoordeling en gunning.
Voorbereidingsfase Tijdens de voorbereiding op de aanbesteding moeten de volgende activiteiten worden verricht. Vooraankondiging Om marktpartijen te informeren over de op handen zijnde aanbesteding is het gebruikelijk om een vooraankondiging te doen op de aanbestedingskalender/TenderNed. De vooraankondiging bevat enige informatie op hoofdlijnen over de aard en omvang van de concessie en een globale planning van de aanbestedingsprocedure. Aanbestedingsreglement Op grond van de Wp2000 is de Stadsregio gehouden een aanbestedingsreglement vast te stellen voor de procedure van aanbesteding van concessies op haar grondgebied. Het aanbestedingsreglement van de Stadsregio dateert uit 2009. Onderzocht zal worden of dit reglement dien te worden herzien/geactualiseerd, onder meer ten gevolge van wetswijzigingen. Opstellen aanbestedingsstrategie In de aanbestedingsstrategie worden de strategische keuzes beschreven die de Stadsregio maakt in het kader van de aanbesteding. De aanbestedingsstrategie zal door het dagelijks bestuur worden vastgesteld. In de aanbestedingsstrategie komen zaken aan bod zoals de doelstelling van de aanbesteding, de wijze waarop een optimale marktspanning gerealiseerd kan worden (concessieduur, rolverdeling opdrachtgeveropdrachtnemer enz.), de aanbestedingsprocedure die gevolgd gaat worden en de hoogte en wijze van subsidiëring. Bovendien wordt in de aanbestedingsstrategie aangegeven hoe om wordt gegaan met belangrijke elementen in het PvE en het financieel model, zoals: Positie R-Net en ontsluitend net Positie Schiphol Sternet i.o.m. Schiphol/KLM (basis is de OV-visie Schiphol 2018-2028) Noord/Zuidlijn Ombouw en eventuele doortrekking Amstelveenlijn Belang van duurzaamheid binnen de concessie Omgang met outcome sturing i.p.v. output/functionele sturing Financieel sturingsmodel, waaronder de hoogte en wijze van toekenning van de subsidiebijdrage, een bonus/malus en boetes
9
Positie GVB (en andere stadsvervoerders RET/HTM)
Om de aanbestedingsstrategie te kunnen opstellen zal het projectteam zich een goed beeld vormen van de ontwikkelingen en wensen vanuit de omgeving, waaronder: HOV projecten; een overzicht van de HOV projecten die tijdens de concessieperiode ontwikkeld en opgeleverd worden. Nieuwbouwprojecten; een overzicht van de RO-projecten die tijdens de concessieperiode ontwikkeld en opgeleverd worden. Wensen van gemeenten in het concessiegebied, RAR en Schiphol ten aanzien van het OV in de nieuwe concessie. Overlap met aangrenzende concessies. Gebruik van GOVI- en OV-chipkaartgegevens; deze gegevens hebben niet alleen meerwaarde tijdens de concessieperiode, maar ook tijdens de aanbestedingsprocedure omdat zij geïnteresseerde vervoerders kunnen helpen een goede inschrijving op te stellen. Omdat het gebruik van deze gegevens nog niet standaard is, is een grondige analyse nodig van de (on)mogelijkheden en gevolgen. Ontwikkelingen op het gebied van duurzaamheid; duurzaamheid heeft bij de laatste twee aanbestedingen een groter gewicht gekregen. Ook voor deze aanbesteding is het nodig om te bepalen welk belang aan dit aspect van het openbaar vervoer gegeven wordt. Ervaringen en leerpunten recente aanbestedingen OV-concessies (onder andere provincie Noord-Holland m.b.t. concessie Haarlem-IJmond, provincie Limburg en KpVV/CROW). Uitvoeren marktconsultatie Vooruitlopend op het opstellen van het ontwerp programma van eisen wenst de Stadsregio een marktconsultatie uit te voeren. De marktconsultatie wordt aangekondigd op de aanbestedingskalender/TenderNed. De Stadsregio ziet de marktconsultatie als een kans om onder meer: De interesse voor de concessie Amstelland-Meerlanden bij potentiële inschrijvers op te wekken/te vergroten; Strategische keuzes met betrekking tot de ingebruikname van de Noord/Zuidlijn aan potentiële inschrijvers voor te leggen; Strategische keuzes met betrekking tot de ombouw van de Amstelveenlijn en eventuele doortrekking van de Amstelveenlijn naar Uithoorn aan potentiële inschrijvers voor te leggen; Informatie te verkrijgen over de haalbaarheid van de inzet van (milieuvriendelijker) materieel. Hiermee wordt beoogd om de kwaliteit van de offerteaanvraag te verhogen en daar waar wenselijk rekening te houden met de mogelijkheden van de markt. Ten behoeve van de marktconsultatie zal een marktconsultatiedocument worden opgesteld dat gepubliceerd wordt via de aanbestedingskalender/TenderNed. Opstellen ontwerp Programma van Eisen In het (ontwerp) Programma van Eisen (PvE) worden eisen vastgelegd ten aanzien van onder meer de ontsluiting en dekking van het concessiegebied, het in te zetten materieel, de uitvoeringskwaliteit (onder meer punctualiteit en uitval), marketing, sociale veiligheid, toegankelijkheid, duurzaamheid en reizigersinformatie. Bij het opstellen van het PvE zullen de OV-visie en overige kaderstellende beleidsdocumenten van de Stadsregio als onderlegger worden gebruikt. Voor wat betreft de structuur en opbouw zal worden voortgebouwd op bestaande PvE’s in de Stadsregio Amsterdam. In het PvE wordt een gegarandeerd minimumniveau op de verschillende thema’s beschreven. Door middel van het opschrijven van wensen en door gebruik te maken van sturingsmechanismen wordt de vervoerder uitgedaagd om meer vervoer en service te bieden dan in het PvE is beschreven. De sturingsmechanismen die ingezet gaan worden zijn: de concurrentieprikkel tijdens de aanbesteding, het subsidiemodel, een bonus/malus systematiek en de toepassing van boetes. Organiseren inspraakronde ontwerp programma van eisen In deze fase is plaats ingeruimd voor overleg met en input vanuit diverse belanghebbenden. Bij het opstellen van het ontwerp-PvE wordt samengewerkt met onder andere de inliggende gemeenten en de RAR. Hoewel niet wettelijk verplicht, heeft de Stadsregio ervoor gekozen om alle belanghebbenden de gelegenheid te bieden een
10
zienswijze te geven op het ontwerp-PvE voordat het PvE definitief wordt vastgesteld. Het PvE wordt door het dagelijks bestuur vastgesteld. Opstellen bestek (inclusief Concessiebesluit, Uitvoeringsovereenkomst en Subsidiebeschikking) Het bestek met al haar bijlagen is een technische en juridische uitwerking van het PvE. Alle eisen in het PvE worden omgezet in bepalingen in het bestek. In het bestek wordt ook ingegaan op welke wijze de inschrijvingen van deelnemende vervoerders worden beoordeeld. Vervoerders kunnen vernemen wat van hen verlangd wordt en kunnen beoordelen of zij hieraan kunnen voldoen. En zo ja, tegen welke prijs. Bij het opstellen van het bestek vindt geen inspraak of advisering door externe partijen meer plaats. Het bestek wordt vastgesteld door het dagelijks bestuur. Samenstellen informatiepakket Een belangrijke bijlage bij het bestek betreft een pakket met informatie over het huidige openbaar vervoer in het concessiegebied Amstelland-Meerlanden en over de ontwikkelingen die in het concessiegebied voorzien zijn. Behalve de personeelsopgave gaat het bijvoorbeeld om historische gegevens over o.a. het aantal reizigers, opbrengsten, uitvoeringskwaliteit, informatie over toekomstige infrastructurele projecten in de regio, ruimtelijke plannen, vervoerkundige studies, beleidsdocumenten etc. Vervoerders hebben deze informatie nodig om een goede inschrijving te kunnen doen en bij aanbestedingen worden dan ook veel vragen gesteld over het aanleveren van aanvullende informatie. Getracht wordt om deze vragen voor te zijn door veel aandacht aan dit onderdeel van het bestek te besteden.
Aanbestedingsfase Tijdens de aanbestedingsfase moeten de volgende activiteiten worden verricht. Publicatie en inlichtingenronde De aanbestedingsprocedure gaat formeel van start door publicatie van het bestek op de aanbestedingskalender/TenderNed. Na publicatie is er gelegenheid voor het stellen van vragen door geïnteresseerde vervoerders. Deze worden door middel van een aantal nota’s van inlichtingen beantwoord door het aanbestedingsteam, waar nodig met hulp van andere personen binnen de Stadsregio of externe partijen. Vanwege de beperkte beschikbare tijd is het van belang dat de informatieverzameling snel en soepel verloopt. Dat houdt onder meer in dat betrokkenen op de hoogte zijn van een mogelijk informatieverzoek en ‘stand-by staan’ en dat vaststelling van de nota’s van inlichtingen snel plaats kan vinden (via mandaatregeling). Inschrijving, beoordeling en gunning In de inschrijving beschrijft de vervoerder het vervoersaanbod, zowel kwantitatief (via de dienstregeling) als kwalitatief (in het vervoerplan), het materieel dat hij zal inzetten, de kwaliteit van de dienstverlening, etc. De Stadsregio beoordeelt de inschrijvingen. Ten behoeve van de beoordeling dient er een beoordelingsprotocol te worden opgesteld. Daarnaast zal er een beoordelingsteam worden samengesteld. Het dagelijks bestuur neemt het gunningsbesluit, waarna een termijn van zes weken volgt waarin andere inschrijvers eventueel bezwaar kunnen maken tegen de gunning. Na de definitieve gunning is het aan de winnende vervoerder om de voorbereidingen te treffen, zodat zij de nieuwe concessie tijdig en volledig conform haar inschrijving kan exploiteren.
11
3.3 Fasering Om de activiteiten uit paragraaf 3.2 uit te voeren wordt op hoofdlijnen onderstaande planning aangehouden. Activiteit
Gereed (indicatief)
Opstellen en vaststellen aanbestedingsstrategie Uitvoeren marktconsultatie Opstellen en vaststellen ontwerp PvE Uitvoeren inspraakronde ontwerp PvE Opstellen en vaststellen definitief PvE Opstellen en vaststellen bestek Publicatie aanbesteding Sluitingstermijn indienen inschrijvingen Beoordeling Gunningsbesluit Bezwaartermijn Start concessie
2015 / november 2015 / december 2016 / januari 2016 / maart 2016 / april 2016 / jun 2016 / juni 2016 / oktober 2016 / december 2016 / december 2017/februari 2017 / december
12
4. Projectbeheersing 4.1 Tijd Insteek van het plan van aanpak is om eind 2016 de nieuwe concessie Amstelland-Meerlanden aan een vervoerder te kunnen gunnen. Voor de planning van de afzonderlijke activiteiten om dit te realiseren wordt verwezen naar paragraaf 3.3. De planning is afgestemd op de planning van aanbestedingen van OV-concessies die in dezelfde periode voorzien zijn, waaronder de aanbesteding van de concessie Almere. Dit om te voorkomen dat de concessie Amstelland-Meerlanden met andere concessies moet concurreren om de aandacht van vervoerders tijdens de inschrijvingsfase. Mocht het door onvoorziene omstandigheden noodzakelijk blijken om meer tijd voor bepaalde activiteiten uit te trekken dan hoeft dit niet direct tot onoverkomelijke problemen te leiden, mits de uitloop beperkt blijft. De periode die minimaal moet liggen tussen het moment van gunning en de start van de nieuwe concessie wordt namelijk bepaald door de bezwaartermijn (6 weken) en de levertermijnen van nieuwe voertuigen (circa 9 maanden).
4.2 Geld Voor de financiering van het project zijn de volgende kosten begroot: 2015 Projectleiding Penvoering aanbestedingsdocumenten Onderzoeksbudget (vervoerskundig, duurzaamheid, toepassingsmogelijkheden gegevensbronnen, etc.) Advisering aanbestedingstraject Juridische ondersteuning
2016 Projectleiding Penvoering aanbestedingsdocumenten Advisering aanbestedingstraject Personeelsopgave Juridische ondersteuning Screening inschrijvers Ondersteuning beoordeling
€ 30.000,€ 30.000,€ 50.000,€ 10.000,€ 40.000,€ 160.000,-
€ 70,000,€ 45.000,€ 15.000,€ 15.000,€ 150.000,€ 20.000,€ 20.000,€ 335.000,-
De kosten worden gedekt vanuit het budget van de afdeling OV. De projectcode voor de aanbesteding concessie Amstelland-Meerlanden 2018 is 407545.
4.3 Kwaliteit De kwaliteit van de uitvoering van het project kan uit een aantal criteria worden afgeleid, namelijk: de wijze waarop de bestuurlijke besluitvorming rond de vaststelling van de verschillende aanbestedingsdocumenten verloopt de aard en omvang van de reacties naar aanleiding van het ontwerp Programma van Eisen de aard en omvang van de vragen tijdens de aanbestedingsprocedure de eventuele noodzaak om de inschrijvingsperiode te verlengen het aantal partijen dat bezwaar maakt tegen het gunningsbesluit.
13
Om de kwaliteit van de activiteiten en een goed verloop van het proces zo goed mogelijk te waarborgen zal een klankbordgroep worden ingesteld. Naast mensen vanuit de Stadsregio (zie paragraaf 4.5) zal hiervoor extern ondersteuning worden gezocht op het vlak van aanbestedings- en inkoopmanagement (Significant) en op het juridische vlak (Stibbe). Beide organisaties hebben de Stadsregio al eerder ondersteund bij aanbestedingen van OV-concessies.
4.4 Informatie De projectleider zal de ambtelijk opdrachtgever (twee)wekelijks mondeling informeren over de voortgang van het project. Alle documenten worden in principe opgeslagen in JOIN, mits de vertrouwelijkheid van de documenten gewaarborgd kan worden. Voordeel van het gebruik van JOIN is dat deze applicatie goed versiebeheer van documenten ondersteunt.
4.5 Organisatie en samenwerking Organisatie Ambtelijk opdrachtgever van dit project is Nico van Paridon, hoofd OV, die deze verantwoordelijkheid heeft gedelegeerd naar Peter de Winter, coördinator streekconcessies van de afdeling OV. Bestuurlijk opdrachtgever is de portefeuillehouder Openbaar Vervoer, Pieter Litjens. Het dagelijks bestuur is verantwoordelijk voor de verlening van de nieuwe concessie. Elk resultaat in het proces zal daarom afgesloten worden met een DBbesluit. Binnen de Afdeling OV is het projectteam geformeerd. Het aanbestedingsteam bestaat uit de volgende personen: Projectleider: Edward Rosbergen Procesmanager/Projectsecretaris: Frances Rasker Projectleider vervoer: Bart Schalkwijk Juridisch, procesmatig en bestuurlijke besluitvorming: Annemarie Smit Penvoerder aanbestedingsdocumentatie: Roeland Pieper Het projectteam is verantwoordelijk voor het tijdig doorlopen van het aanbestedingsproces en de kwaliteit van de documenten. Het projectteam zal wekelijks bijeenkomen en regelmatig met de opdrachtgever overleggen over de voortgang. Het projectteam wordt ondersteund door David Aulman (kwaliteitsbewaker, mede vanuit zijn expertise als projectleider aanbesteding OV-concessies Zaanstreek (2010) en Waterland (2011)) en de concessiebeheerder Amstelland-Meerlanden. Het projectteam wordt ondersteund vanuit de afdeling communicatie door Debby Lieuw-On. Vanwege de huidige belasting van de afdeling OV is dit keer voor gekozen om zowel de projectleiding als de penvoering extern te beleggen. Projectleider en penvoerder hebben beiden ruime ervaring met het aanbesteden van (complexe) OV-concessies, waaronder eerdere aanbestedingen van de Stadsregio. Voor de beoordeling van de inschrijvingen zal een externe voorzitter worden aangetrokken. Deze voorzitter zal het proces van beoordeling soepel moeten laten verlopen. Ten tijde van het gehele aanbestedingsproces kan juridische ondersteuning van Stibbe gewenst zijn. Dit zal plaatsvinden op basis van concrete vragen vanuit het team.
Samenwerking Als vervoerregio werkt de Stadsregio samen met partijen die betrokken zijn bij en beïnvloed worden door de aanbesteding Amstelland-Meerlanden. Aanhaken met de achterban (zowel intern als extern) is van belang. Dit is in kaart gebracht met een stakeholdersanalyse. Hierbij is een onderscheid gemaakt tussen stakeholders binnen de organisatie en buiten de organisatie van de Stadsregio. Hieronder worden de belangrijkste partijen met hun rol weergegeven (zie ook de tabel ‘Betrokkenheid stakeholders’): Regioraad Aangezien de Wet personenvervoer 2000 (Wp2000) de bevoegdheid voor het opstellen van het programma van eisen en het verlenen van de concessie bij het dagelijks bestuur van de Stadsregio Amsterdam neerlegt, 14
komt de Regioraad formeel geen bevoegdheden toe in het aanbestedingsproces. De Regioraad zal worden geïnformeerd over de voortgang van het proces en kan een zienswijze uitbrengen naar aanleiding van het ontwerp Programma van Eisen worden geconsulteerd. Portefeuillehoudersoverleg Verkeer en Vervoer De portefeuillehouder OV zal, voor zover de planning van de verschillende vergaderingen dit toelaat, de belangrijkste besluiten voor behandeling in het DB laten agenderen voor het PHO V&V, als zijnde voorbereidend gremium van het dagelijks bestuur. Gemeenten in het OV-concessiegebied Amstelland-Meerlanden Omdat het openbaar vervoer in het concessiegebied Amstelland-Meerlanden de gemeenten Aalsmeer, Amstelveen, Haarlemmermeer, Ouder-Amstel (m.u.v. de kern Duivendrecht) en Uithoorn direct aangaat hebben deze gemeenten een grote rol. Deze is uitgesplitst in ambtelijk, bestuurlijk de adviescommissie en de gemeenteraden. Ambtelijk Bij de start van het aanbestedingsproces vindt een inventarisatie van ideeën en wensen van de inliggende gemeenten plaats. In de voorbereidingsperiode (september 2015) zoekt de Stadsregio het contact met de gemeenten, maar de gemeenten kunnen natuurlijk ook op eigen initiatief suggesties doen. In oktober 2015 brengt de Stadsregio lijn in datgene wat haar eigen ideeën en wensen zijn en die van de gemeenten. Dit leidt tot een ontwerp-PvE waarvan de inhoud ambtelijk aan de gemeenten wordt teruggekoppeld. Op basis van ambtelijke reacties kan nog bijstelling op het ontwerp-PvE plaatsvinden. Uiteindelijk wordt het ontwerp-PvE door het dagelijks bestuur vastgesteld, waarna het voor inspraak en formeel advies wordt vrijgegeven. Ook tijdens de implementatie fase wordt met de ambtenaren de voortgang van de implementatie besproken. Adviescommissie Adviescommissies hebben ingevolge de verordening op “de commissies van advies voor de concessies in de Stadsregio Amsterdam” een formeel adviesrecht bij de totstandkoming van het programma van eisen. Wanneer de advisering een voorstel betreft dat raakt aan een openbaar vervoervoorziening welke deels ook wordt verricht in of van invloed is op het voorzieningenniveau in een van de andere concessies, stelt het dagelijks bestuur de betrokken commissies binnen in de verordening genoemde termijn tijdig in de gelegenheid om onderling overleg of afstemming te hebben of tot een gezamenlijk advies te komen, alvorens te besluiten. Advisering over onderwerpen betreffende de OV-concessie Amstelland-Meerlanden verloopt via de adviescommissie Amstelland-Meerlanden en via de andere adviescommissies van de Stadsregio. Advisering vindt plaats over het ontwerp-PvE. Gemeenteraden Om de implementatie van de concessie zo soepel mogelijk te laten verlopen, is het aan te raden de politiek in een vroeg stadium te informeren en op de hoogte te brengen van haar bevoegdheden en positie in het proces. Hierdoor zal men zich (mogelijk) meer betrokken voelen en dit ook uitgedragen naar de burgers. Richting de gemeenteraden van de inliggende gemeenten wordt zodoende bij de start van de aanbesteding een brief gestuurd over het komende proces. Hierin wordt beschreven welke rol de raden hebben. In de formele adviesperiode zal de Stadsregio aan de gemeenteraadsleden de inhoud en gevolgen van het ontwerp-PvE presenteren. De presentatie zal zoveel mogelijk worden toegespitst op de gevolgen voor de desbetreffende gemeente. Reizigers Advies Raad De Reizigersadviesraad (RAR) heeft een wettelijke bevoegdheid om te adviseren over het ontwerp-PvE. De invulling van de rol van de RAR is vergelijkbaar aan de hiervoor geschetste werkwijze bij de inliggende gemeenten. In een overleg met de werkgroepleden van de RAR worden de leden uitgenodigd om voorstellen te doen voor invulling van het PvE. Deze voorstellen worden meegenomen bij de totstandkoming van het ontwerp-PvE, waarbij de inhoud van dit ontwerp-PvE aan de leden van de RAR wordt teruggekoppeld. Daarnaast zal de RAR om een formeel advies worden gevraagd over het ontwerp-PvE.
15
Luchthaven Schiphol Als belangrijk attractiepunt voor het openbaar vervoer in de regio en medefinancier van het openbaar vervoer in het concessiegebied zal de luchthaven Schiphol nauw betrokken worden bij het opstellen van het ontwerpPvE. Afstemming met diverse partijen Bij het formuleren van de eisen in het PvE zal, zo nodig, met externe partijen afstemming plaatsvinden, zoals bijvoorbeeld NS, stadsdelen en aan het concessiegebied grenzende gemeenten waar een deel van het openbaar vervoer wordt verzorgd vanuit de concessie Amstelland-Meerlanden. Aangrenzende concessieverleners Op grond van de Wp2000 dient advies over het ontwerp-PvE te worden gevraagd aan de aangrenzende concessieverleners, in dit geval de provincies Noord-Holland, Zuid-Holland en Utrecht en de gemeente Almere. In het adviesverzoek zal expliciet worden gevraagd wensen aan te geven met betrekking tot grensoverschrijdende buslijnen. Het gaat zowel om buslijnen uit de aangrenzende concessiegebieden binnen het concessiegebied Amstelland-Meerlanden als om buslijnen behorend tot de concessie AmstellandMeerlanden naar de aangrenzende concessiegebieden. Reizigers en bewoners Uit de evaluatie van de recent door de Stadsregio aanbestede concessies kwam naar voren dat bij burgers de rol van de Stadsregio Amsterdam onvoldoende bekend is. Dit leidt tot vragen aan de gemeente die eigenlijk aan de stadsregio geadresseerd dienen te zijn. De rol van de stadsregio zal zodoende worden benadrukt richting reizigers en burgers. Reizigers en bewoners kunnen een inspraakreactie geven over het programma van eisen. Burgers zullen tijdens dit proces meer betrokken worden door een samenvattende weergave van verwachte gevolgen van de nieuwe concessie voor de bewoners in een bepaalde gemeente te geven. Het is daarbij van belang om de impact van de nieuwe concessie in Amstelland-Meerlanden te plaatsen in de bredere context van de veranderingen als gevolg van de nieuwe lijnennetvisie 2018. Huidige vervoerder Om een level-playing-field tijdens de aanbesteding te borgen is ten behoeve van het bestek informatie nodig van de huidige vervoerder, Connexxion. Het gaat om informatie over diverse thema’s. Uiteraard gebeurt dit binnen de ruimte die juridische kaders hiervoor bieden. Ook voor de personeelsopgave is medewerking van Connexxion noodzakelijk. Overige vervoerders De overige vervoerders kunnen, net als de huidige vervoerder, interesse hebben om in te schrijven op de aanbesteding. Door middel van de marktconsultatie zullen geïnteresseerde partijen worden uitgenodigd hun visie te geven op een aantal strategische onderwerpen. Daarnaast kunnen vervoerders een inspraakreactie geven op het ontwerp-PvE. Speciale aandacht is hierbij voor de positie van GVB en NS. Intern Stadsregio Amsterdam Collega’s afdeling Openbaar Vervoer Beleidsmedewerkers van de afdeling Openbaar Vervoer zijn verantwoordelijk voor de diverse beleidsonderwerpen (duurzaamheid, veiligheid, marketing e.d.) die terugkomen in de aanbestedingsdocumenten. De beleidsmedewerkers leveren tijdens het opstellen van de aanbestedingsstrategie input op de ontwikkelingen van het betreffende beleidsterrein. Bij het opstellen van het ontwerp-PvE worden met de beleidsmedewerkers de minimumeisen verder uitgewerkt. Tevens zijn relevante collega’s van de afdeling Openbaar Vervoer betrokken bij het opstellen van de beoordelingscriteria en de onderlinge gewichten. Tijdens de aanbesteding zelf worden de beleidsmedewerkers gevraagd om waar nodig te ondersteunen bij het beantwoorden van de vragen van vervoerders. Ook kan inhoudelijk advies worden gevraagd bij de beoordeling van de inschrijvingen.
16
Afdeling Infrastructuur en Ruimte en Mobiliteit De afdelingen Infrastructuur en Ruimte en Mobiliteit worden tijdens de start van de aanbesteding geïnformeerd. Informatie over HOV-projecten en nieuwbouw locaties worden bij deze afdelingen ingewonnen. Op het moment dat het Programma van Eisen in concept gereed is worden de afdelingen geïnformeerd via een presentatie in het beleidsteam.
17
Tabel: Overzicht betrokkenheid verschillende stakeholders PvE (incl. Nota van Zienswijzen)
Plan van Aanpak
Aanbestedingsstrategie
Ontwerp-PvE
Bes l ui tvormend Ter kenni s na me (dec 15)
Bes l ui tvormend Ter kenni s na me (ma a rt 16)
Bes l ui tvormend Ter kenni s na me (juni 16)
PoHo V&V/werkgroep V&V Adviescommissie AmstellandMeerlanden*
Ter kenni s na me
Ter kenni s na me
Bes l ui tvormend Zi ens wi jze (ma a rt 16) Advi s eri ng vi a Advi es commi s s i es
Ter kenni s na me
Ter kenni s na me
Ter kenni s na me
Ter kenni s na me
Ter a dvi s eri ng
Ter kenni s na me
Ter kenni s na me
Schiphol**
Ter kenni s na me Pres entatie hoofdl i jnen (1 okt 15)
Bes l ui tvormend
Ter a dvi s eri ng
Ter kenni s na me
Ter kenni s na me
Ter kenni s na me
Ter a dvi s eri ng
Ter kenni s na me
Ter kenni s na me
Ter a dvi s eri ng
Ter kenni s na me
Ter kenni s na me
DB RR
RAR*** Adviescommissies Amsterdam, Zaantreek, Waterland Gemeenteraden inliggende gemeenten AmstellandMeerlanden
Ter kenni s na me (per bri ef)
Aangrenzende concessieverleners Derden***
Nota's van Inlichtingen
Gunning
Bes l ui tvormend
Bes l ui tvormend
Bes l ui tvormend Ter kenni s na me (mrt 17)
Pres entatie op hoofdl i jnen Ter a dvi s eri ng
Ter kenni s na me
Bestek
Ter kenni s na me Ter kenni s na me
Zi ens wi jze
Ter kenni s na me Ter kenni s na me
* Begeleidingscommissie = gemeenten in concessiegebied + Schiphol, zal elke 3/4 weken bijeenkomen. De begeleidingscommissie levert input voor alle op te stellen aanbestedingsdocumenten. ** Schiphol is naast deelnemer in de begeleidingscommissie co-financier van Schiphol Sternet *** Mocht de RAR besluiten tot het instellen van een werkgroep dan zal deze werkgroep om input voor de aanbestedingsdocumenten worden gevraagd. **** Derden = o.a. burgers, bedrijven, belangenorganisaties, vervoerbedrijven. In beginsel worden deze partijen via de website van de Stadsregio geïnformeerd; vervoerders ook via de aanbestedingskalender/Tenderned.
18
4.6 Risico’s en kansen Risico’s De volgende risico’s zijn geïdentificeerd: De beoogde datum van ingebruikname van de Noord/Zuidlijn is oktober 2017, twee maanden voordat de nieuwe concessie in werking treedt. Migratiestrategie Noord/Zuidlijn en eventuele uitstel van de ingebruikname kunnen de aanbesteding beïnvloeden. (gebrek aan) politiek en maatschappelijk draagvlak voor het nieuwe lijnennet in de regio Amsterdam na invoering van de Noord/Zuidlijn. Uithoornlijn: onduidelijkheid over wel/niet doorgaan en bij positief besluit wanneer dit gebeurt en wat dit voor de concessie Amstelland-Meerlanden betekent. Weinig ontwikkelruimte voor vervoerders doordat vanuit de diverse projecten, al dan niet in de vorm van bestuurlijke toezeggingen, kaders worden gesteld die de ontwikkelruimte beperken. Toekomstige invulling ontsluitende functie: waar flexibiliteit gewenst lijkt, zijn stakeholders vaak terughoudend als het gaat om veranderingen Verduurzamen lijn 197 in combinatie met een eventuele overnameregeling nieuwe bussen: overnameregelingen van bussen hebben bij een aantal recente aanbestedingen tot veel vragen en de nodige problemen geleid. Beschikbaarheid achtergrondgegevens t.b.v. het aanbestedingsdossier voor geïnteresseerde marktpartijen Strengere wetgeving m.b.t. duurzaamheid Strengere veiligheidseisen m.b.t. werken aan infrastructuur Impact andere opzet OV-studentenkaart In het kader van de inventarisatie van de raakvlakken met andere projecten zullen de risico’s zoveel mogelijk worden benoemd en zullen maatregelen worden benoemd om deze risico’s zo goed mogelijk te beheersen. Het resultaat hiervan krijgt een plek in de aanbestedingsstrategie.
Kansen De volgende kansen worden herkend: Groeiende concessie Bussenlening Ontwikkelingen rond Schiphol Optimale aansluiting op Noord/Zuidlijn Ontwikkeling Zuidas / station Zuid als belangrijk regionaal OV-knooppunt Ingangsdatum van nieuwe concessie als katalysator om andere (infrastructurele) projecten tijdig gereed te hebben Nieuwe, innovatieve betaalvormen die het betaalgemak vergroten, waarmee nieuwe markten kunnen worden aangeboord. De concessie zal de nieuwe vervoerder moeten prikkelen om maximaal van deze kansen gebruik te maken.
4.7 Communicatie Communicatie ondersteunt de algemene projectdoelstelling; het verlenen van een nieuwe concessie. De communicatie zal in lijn zijn met de corporale positionering van de Stadsregio en de algemene communicatieuitgangspunten om de Stadsregio Amsterdam te presenteren als een samenwerkingsverband van 15 gemeenten (vanaf 1 januari 2016 gaat gemeente Zeevang op in gemeente Edam-Volendam, waardoor er dan nog 15 gemeenten zijn), als deskundig, resultaatgericht en transparant. De algemene doelen van de communicatie zijn: Transparante beeldvorming over de activiteiten en resultaten en rol van de Stadsregio. Via informatievoorziening belanghebbenden mogelijkheden bieden voor het volgen van, deelnemen aan, of invloed uitoefenen op de besluitvorming. Bevorderen van draagvlak, acceptatie en uitvoering van het beleid. 19
Afstemmen en bewaken van de samenhang met andere OV-dossiers, met name de uitwerking van de lijnennetvisie.
Informatieverstrekking aan stakeholders over de aanbesteding Amstelland-Meerlanden: Het beoogde resultaat van de aanbesteding Amstelland-Meerlanden (de inhoud van besluiten en motieven ervoor). De aanpak en de voortgang van de aanbesteding. Het transparant maken van het proces en aangeven waar, wanneer en hoe inbreng geleverd kan worden door betrokken partijen en publiek De belangen die worden meegenomen duidelijk toelichten. Mogelijkheden bieden voor verdere verdieping van de informatie over de aanbesteding (verwijzing naar en beschikbaar maken van rapporten, documenten, standpunten e.d.). Het bereikte resultaat van de aanbesteding Amstelland-Meerlanden (de inhoud van besluiten en motieven ervoor). Communicatiemiddelen die worden ingezet zijn: Regiojournaal, Nieuws uit het DB, brochure, website (stadsregio.nl + aanbestedingskalender/TenderNed), persberichten en bijeenkomsten. Een brochure zal worden gemaakt om potentiële inschrijvers attent te maken op de komende aanbesteding. Deze brochure zal ook in het Engels worden opgesteld om potentiële buitenlandse vervoerders te informeren. Ter voorbereiding op het opstellen van het ontwerp programma van eisen zal een marktconsultatie met gehouden. Ten tijde van de inspraakronde zal op de website van de Stadsregio een link naar het ontwerp programma van eisen en eventuele andere relevante documenten worden vermeld. Ook zal op deze plek een vorm van digitale inspraak worden aangeboden. Via de website aanbestedingskalender/TenderNed wordt gecommuniceerd met potentiële inschrijvers. Bij afronding van het project zal een bijeenkomst worden gehouden waarin de geselecteerde vervoerder bekend wordt gemaakt.
Communicatiemomenten Vooraankondiging Middelen: aanbestedingskalender/TenderNed
oktober 2015
Marktconsultatie Middelen: aanbestedingskalender/TenderNed
december 2015
Inspraakperiode ontwerp PvE Middelen: digitale inspraakmogelijkheid op website, advertenties in regiokranten, bijeenkomsten Vaststelling PvE Middelen: persbericht, Regiojournaal, Nieuws uit het DB, website, brochure voor vervoerders Vaststelling bestek en publicatie aanbesteding Middelen: aanbestedingskalender.nl/TenderNed Bekendmaking winnende vervoerder en inhoud plannen Middelen: bijeenkomst, persbericht, bekendmaking, Nieuws uit het DB, Regiojournaal, website Wijzigingen lijnennet (door vervoerder, in afstemming met Stadsregio, omgeving en andere vervoerders) Middelen: bushaltes, website vervoerder e.d.
januari – maart 2016
april 2016
juni 2016
december 2016
augustus - december 2017
20
De externe communicatie in het kader van het project wordt vanuit de afdeling Communicatie verzorgd. De externe communicatie verloopt via de reguliere communicatiemiddelen van de Stadsregio. De eindverantwoordelijkheid hiervoor ligt bij de afdeling Communicatie, waarbij overlegd wordt met de projectleider (en indien nodig de portefeuillehouder).
21
5. Afronding en vervolg Nadat het gunningsbesluit is genomen worden de taken en verantwoordelijkheden met betrekking tot de nieuwe concessie Amstelland-Meerlanden door het projectteam overgedragen aan de concessiebeheerder / implementatiemanager binnen de Stadsregio Amsterdam. Mede met het oog op een soepele overdracht is het overigens de bedoeling dat deze persoon in 2016 deel gaat uitmaken van het projectteam.
22
