ALV Bowlingvereniging Almere 12 juni 2014 Verslag van het bestuur Bowlingvereniging Almere
Periode 19 december 2013 tot 1 juni 2014
Verslag van het bestuur Van de voorzitter Ze zeggen wel eens dat tijd vliegt. Vooral is dat zo als je het druk hebt. En als bestuur hebben we het sinds ons aantreden op 19 december 2013 echt wel druk gehad. Zeer druk zelfs. Maar laat ik me eerst nog even voorstellen aan de leden die mij nog niet kennen. Ik ben Ada van der Nagel en sinds 19 december 2013 jullie voorzitter. Ik had toen en heb nog steeds voor ogen om de vereniging weer goed op de rit te krijgen na de bestuurlijke problemen van 2013. Dat gaat niet zonder slag of stoot. Er moesten en moeten maatregelen worden genomen op allerlei gebied. Veel zaken waren (nog) niet duidelijk of moesten worden opgelost. Soms is dat niet leuk, maar het geeft wel een richting aan en schept duidelijkheid. Zo moest er eigenlijk met spoed een goed middel komen om de communicatie met de leden op gang te brengen, een nieuwe website dus. Ook onze pagina op Facebook werd onderhanden genomen en opengesteld voor reacties en het zelf starten van bijvoorbeeld een discussie door de leden. De reacties zijn overwegend positief. Super om dat te lezen en te horen! Kort na het aantreden van het nieuwe bestuur waren er ook diverse wisselingen in de Jeugdcommissie. Ook dat hebben we voortvarend opgepakt en de nieuwe Jeugdcommissie is inmiddels druk doende haar rol meer inhoud te geven en luistert hierbij goed naar alle leden. Zo hebben ze een succesvolle enquête gehouden om de meningen te peilen waar het heen moet met de jeugd. Kortom, in een paar maanden is er al veel bereikt en dat met een vrij onervaren bestuur. Op de volgende pagina zal ik meer gedetailleerd aangeven hoe het is gegaan dit eerste half jaar.
Ada van der Nagel voorzitter
Vooruit kijken Inmiddels zijn we al behoorlijk aan het vooruit kijken en zijn we druk doende met bijvoorbeeld de organisatie van diverse toernooien, de Zomerleague, de league opzet per 1 september 2014 en dergelijke en hebben we ook al met succes de Verenigingskampioen-schappen en het Nieuwjaarstoernooi georganiseerd. Veel werk om te organiseren maar leuk om mensen tevreden te zien. Het nieuwe bestuur bestaande uit vijf personen kreeg direct al heel veel te doen. Uiteraard zijn we begonnen met een uitgebreide kennismaking, want niet iedereen kende elkaar al (even goed). En natuurlijk hebben we direct daarna ook de taken verdeeld, rekening houdend met elkaars voorkeur, ervaring en sterke en zwakke punten. En zo kwam de volgende samenstelling naar voren: Ben Statia
- penningmeester
Willem Wilbrink
- Wedstrijdzaken
Cees van Erven
- secretariaat en ledenadministratie
Ron Grootegoed
- communicatie & public relations (inclusief de redactie van de website)
En mezelf dus als voorzitter. Direct na de taakverdeling die we nog in december hebben afgesproken, zijn we gaan inventariseren wat er al lag aan nog openstaande activiteiten en activiteiten die we konden gaan verwachten en hebben we een planning gemaakt voor de periode tot plm. half april. Binnen die tijd wilden we alle lopende/openstaande zaken hebben gedaan, zodat we vanaf plm. 1 april ons konden gaan bezighouden met de voorbereidingen van de toernooien, het nieuwe seizoen e.d. Dat is uiteindelijk gelukt, maar daar is veel inspanning voor nodig geweest. We zullen jullie niet vermoeien met alle details, maar dit is een greep uit de onderwerpen die we op de agenda hebben gehad in tenminste één van de 9 (!) bestuursvergaderingen die we hebben gehad.
het Nieuwjaarstoernooi dat vrijwel direct na ons aantreden zou gaan plaatshebben de Jeugd(commissie) en het vertrek van Samantha Boud hieruit in januari communicatie met en door de leden in het algemeen (wat communiceren we langs welke weg/kanaal en waarom) hoe we de website van de vereniging graag vormgegeven en gestructureerd zouden willen hebben
het gebruik van social media als Facebook, Twitter e.d. hoe gaan we hiermee om, wat wel en wat niet?
Prijsuitreiking Nieuwjaarstoernooi 1
de Steden-ontmoeting, de trainingen en teambuilding hiervoor de planning van het Baderie toernooi en het 50+ toernooi die beide in het najaar zullen gaan plaatsvinden het deelnemen aan vergaderingen van de evenementencommissie en de jeugdcommissie het verbeteren van de communicatie het aanpassen van Statuten en reglementen het volgen van een NBF workshop door een deel van het bestuur het opstellen van een gedragscode social media de organisatie van de Verenigingskampioenschappen 2014 het beleidsplan voor de jeugd en de rest van de vereniging het aantrekken van een vaste trainer onderhandelen met Bowling Almere over allerlei zaken zoals het noodgedwongen verplaatsen van de training op de zaterdag van de ochtend naar de middag, de invoering van de verplichte trainingskaart, het verhogen van tarieven etc. inhoud geven aan ledenwerving en ledenbehoud voorbereiden van de zomerleague het volledig opnieuw opzetten van de scoreverwerking en veel, heel veel andere onderwerpen nog
We kunnen vaststellen dat we geen achterstanden meer hebben en volop aan het vooruit kijken zijn. Maar we zouden wel extra inzet van leden kunnen gebruiken voor allerlei (soms eenmalige) activiteiten. En hoewel de nu competitie voorbij is, zitten we zeker niet stil! Tussen de vakanties door gaan we bijvoorbeeld aan de gang me met een beleidsplan voor de komende jaren, zowel in algemene zin, als heel specifiek voor de jeugd (dat wordt gedaan door de jeugdcommissie). De contouren hiervan zijn er al. We zullen dat plan naar verwachting presenteren tijdens de ledenvergadering.
Secretariaat Het secretariaat is binnen het bestuur vaak dat deel dat zwaarst belast wordt en bovendien aan het einde van de keten zit. Besluiten die worden genomen door het bestuur moeten vaak nog uitgewerkt worden of juist voorbereid. Er moet iets op de website komen of er moet een mailing komen en soms zelfs beide. En ook de ledenadministratie zit bij het secretariaat. Daarom hebben we in het begin al afgesproken dat we deze positie robuust moesten inrichten. Voor één persoon is het gewoon soms te veel. Hierbij kwam dat we ook de communicatie wilden verbeteren. Daarom werden er twee functies in het leven geroepen nl. die van de traditionele secretaris en de meer bredere rol van communicatie en public relations. Deze laatste zou ook de redactie moeten gaan doen van de website. Na benoeming bleek, dat secretariaat een groter tijdsbeslag legde op Cees van Erven, dan kon worden vrijgemaakt. Daar een groot deel van de activiteiten - info bulletins etc. - door Ron werd verzorgd, mede als een uitvloeisel van de door hem opgezette nieuwe site van de BVA en zijn achtergrond (public relations) is besloten om voorlopig een aanpassing van de uitvoering binnen het bestuur door te voeren. Hierdoor is groot(ste) deel van de van secretariële werkzaamheden naar Ron gegaan en kon Cees zich als "bestuurslid algemeen" meer richten op projecten. Inmiddels gaat er bij hem meer tijdsruimte ontstaan, waardoor naast het oppakken van de ledenadministratie ook voor de oorspronkelijk bij secretariaat behorende zaken ruimte ontstaat. Verwachting is, dat in zeer nabije toekomst, een volledig functioneren zoals mag worden verwacht mogelijk wordt.
Website Ja de oorspronkelijke website. We wilden we daarmee? Allereerst hebben we bepaald wat we idealiter zouden willen, zeg maar het idee van de groene weide waarin alles zou kunnen. Om dit te bepalen hebben we een notitie gemaakt waarin we het beleid hebben geformuleerd rondom communicatie. Het voert te ver om alles hier te herhalen maar belangrijke uitgangspunten zijn dat we de leden tijdig, volledig en juist informeren op een vriendelijke manier. En dat we dat op een manier doen dat ze informatie gemakkelijk tot zich krijgen en op een moderne manier dus met volop de ruimte om te reageren.
We vonden de oude website qua look & feel best mooi, maar hij bleek helaas moeilijk te onderhouden (er was geen kennis binnen het bestuur of de commissies) en niet toekomstbestendig genoeg. Vervolgens hebben we een onderzoek gedaan naar wat er op de markt is en wat hiervan de kosten zouden zijn. Op basis hiervan is gekozen voor Wordpress als content management systeem (cms). Een cms is software waarmee je de website bouwt en kan onderhouden. Tegelijkertijd hebben we een ontwerp laten maken voor de nieuwe website en na goedkeuring door het bestuur kon de bouw hiervan beginnen. Het resultaat hiervan hebben alle leden vanaf de 2e helft van januari kunnen zien toen de basis al gereed was en gebruikt kon worden. Inmiddels is de website al aardig ingeburgerd, kan je jezelf gemakkelijk abonneren op een wekelijkse Nieuwsbrief per e-mail zodat je geen informatie mist en door de koppeling met de Facebookpagina is er een mooie twee-eenheid ontstaan waarvan het merendeel van de leden ook gebruik maakt. Maar het kan altijd beter en we proberen voortdurend zaken te verbeteren. Suggesties zijn altijd welkom.
Penningmeester 1. Algemeen Vanaf de opstart van de vereniging is Willem Wilbrink als penningmeester van de vereniging opgetreden. Na de Algemene ledenvergadering op 30 mei 2013 is Jos Ceulemans tot penningmeester benoemd. De daadwerkelijke overdracht heeft echter pas per 1 september plaatsgevonden. Op 19 december 2013 is een nieuw bestuur gekozen en treedt ondergetekende als penningmeester van de vereniging op. De formele overdracht heeft per eind januari 2014 plaatsgevonden 2. Terugblik periode 1 januari 2014 tot 30 april 2014 Afgelopen periode heeft het nieuwe bestuur zich vooral gericht op communicatie. De nieuwe website is hiervan een voorbeeld. Het formuleren van een nieuw beleid, het komen tot andere beleidsplannen etc. zijn ook prioriteiten die aandacht hebben vereist van het bestuur. Terugblikkend op de aanbevelingen van de kascommissie zoals verwoord in hun rapportage, kan worden gesteld dat (nog) niet alle aanbevelingen zijn doorgevoerd. De volgende onderwerpen zijn aangepakt: -
Consumptiegedrag
-
Innen van league gelden
Consumptiegedrag Analyse van het consumptiegedrag over 2013/2014. Voor het jaar 2013, wordt de periode 1 september tot 31 december aangehouden. In deze periode is € 877, 35 uitgegeven. Voor 2014, over de periode van 1 januari tot en met 14 april, is € 597.30 aan consumpties betaald. Hierbij dient te worden opgemerkt dat op 5 januari 2014 voor het Nieuwjaarstournooi € 120,10 is uitgegeven.
Indien je het gedrag per maand analyseert, is dit € 219,34 voor 2013 respectievelijk € 136 voor 2014 (excl. kosten nieuwjaarstournooi). Kortom een reductie met 38 % op maandbasis. Innen van league gelden Bevindingen kascommissie: Quote:” Het contant innen van de league gelden ieder week is een proces dat zorgvuldig moet worden uitgevoerd. Uit de overzichten die we van het bestuur hebben ontvangen blijkt tevens dat we meer betalen aan de exploitant dan dat er binnenkomt van de leden die de leagues spelen. Dit is uiteraard een ongewenste situatie. Een van de redenen voor dit tekort is dat in het verslagjaar geen sluitende verantwoording is gevoerd tussen wat er binnen zou moeten komen aan baanhuur en wat er daadwerkelijk is binnengekomen. Hierbij was geen sprake van opzet, maar van slordigheden en het niet hebben van een sluitende procedure. M.b.t. dit laatste zijn inmiddels maatregelen genomen zoals al eerder aangegeven. “ unquote. De genomen maatregelen worden nu stringenter uitgevoerd om het beoogde resultaat te kunnen behalen.
Een voorbeeld hiervan is het formulier waarop de inkomsten per team worden genoteerd. Zoals bekend wordt (bijna) iedere zaterdag door de jeugd en de senioren groep getraind. Medio februari 2014 is een speciaal formulier ontworpen om de inkomsten van deze trainingen per categorie vast te leggen. De bedoeling is ook dat deze formulieren onderdeel worden van de andere bestaande formulieren van de huisleague (kluissaldoformulier en overzicht ontvangen leaguegelden), zodat alle financiële informatie van onze inkomsten vastgelegd is en toegankelijk is op Yammer. Opgemerkt dient te worden dat de opbrengsten op zaterdagen niet altijd de baanhuur dekken. Op het formulier voor de maandag league dient de informatie van zaterdag dan ook gespecificeerd naar (groep jeugd en senioren) te worden vermeld. Een kleine aanpassing van dit overzicht van ontvangen leaguegelden was daardoor noodzakelijk. Vanaf 21 januari 2014, dienen wij op dinsdag aan baanhuur € 33,-- meer te betalen dan was begroot. Dit zal zonder meer een negatief effect hebben op onze begroting voor Opbrengsten Baanhuur.
Conclusie: De mutaties in het kasboek, het juist invullen van het kluissaldo formulier en het implementeren van het formulier om de afdrachten van de trainingen op zaterdag door de jeugd en de senioren hebben als verbeterpunten op korte termijn onze extra aandacht.
