Be ekno opte e ge ebru uikerrsha andleiding Allianz z Asssist Allian nz Global Assisstance Versie e 2.0 | dece ember 2012
AGA International SA Poeldijkstraat 4 1059 VM Amstterdam Postbus 9444 erdam 1006 AK Amste
Tel: +31 (0)20 561 87 11 Fax: +31 (0)20 561 88 65
[email protected] anz-assistance.nl www.allia
Rabobank: 10.25.84.346 AN: NL70 RABO 0102 0 5843 46 IBA KvK K Amsterdam nr. 33094603
Allianz Global Assistance voldoet aan de e kwaliteitscriteria van he et Keurmerk Klantgericht Verzekeren.
Inhoudsopgave 1 INLOGGEN ALLIANZ ASSIST WACHTWOORD VERGETEN? AAN UW FAVORIETEN TOEVOEGEN ALGEMENE TIPS VOOR GEBRUIK ALLIANZ ASSIST
2 OFFERTE MAKEN STAP 1: KIES EEN PRODUCT STAP 2: INVOEREN DEKKINGGERELATEERDE GEGEVENS VERZEKERING STAP 3: RELATIES AANMAKEN STAP 4: AFRONDEN OFFERTE
3 3 3 4
5 5 6 6 9
Offerte mailen naar relatie
STAP 5: OFFERTE OMZETTEN NAAR AANVRAAG STAP 6: EEN AANVRAAG VERZENDEN STAP 7: PROCES AANVRAAG TER ACCEPTATIE
3 AFDRUKKEN VAN COMMUNICATIE STAP 1: VERZENDEN VAN DE POLISAANVRAAG STAP 2: AANMAKEN VAN BEVESTIGINGSBRIEF, POLIS EN PASJES STAP 3: DOCUMENTEN INZIEN EN AFDRUKKEN
9
10 11 13
14 14 14 15
4 AANMAKEN COMMUNICATIE
16
5 HISTORIE VAN COMMUNICATIE
18
6 MUTATIES EN WIJZIGINGEN
19
INVOEREN VAN EEN MUTATIE WIJZIGEN VAN ADRES IN ACTUELE POLIS
19 20
Heeft u na het lezen van deze beknopte handleiding nog vragen? Neem dan gerust contact op met ons Service Team via telefoonnummer 020 - 561 8848 (Intermediairs) en 020 - 561 8849 (Reisbureaus of touroperators). U kunt ons ook een e-mail sturen via e-mailadres:
[email protected]. De uitgebreide handleiding voor Allianz Assist is te vinden onder de Help-knop in Allianz Assist.
Pagina 2 van 20
1
Inloggen Allianz Assist
Typ in de adresbalk van uw browser: www.allianz-assistance.nl/AllianzAssist/Logon U komt in het aanmeldscherm van Allianz Assist. Vul hier uw Gebruikersnaam en Wachtwoord in. De gebruikersnaam en wachtwoorden zijn hoofdletter gevoelig. Als u uw gebruikersnaam en wachtwoord correct hebt ingevuld klikt u op de knop [Inloggen]. U krijgt nu toegang tot Allianz Assist. Let op: Als u 5 keer een verkeerd wachtwoord invult, wordt uw account geblokkeerd. Neem in dit geval contact op met ons Service Team via telefoonnummer 020 - 561 8848 (Intermediairs) en 020 - 561 8849 (Reisbureaus of touroperators).
Figuur 1.1 Wachtwoord vergeten? Indien u uw wachtwoord bent vergeten kunt u gebruik maken van de herinneringsfunctie door op “Wachtwoord vergeten?” te klikken. U vult vervolgens uw gebruikersnaam en e-mailadres in, zoals deze in Allianz Assist bekend zijn. In een volgende scherm verschijnt de wachtwoordvraag die u bij de eerste keer inloggen in Allianz Assist heeft ingevoerd. Als u het juiste antwoord invult en klikt op “Zend wachtwoord”, wordt uw wachtwoord naar het opgegeven e-mailadres verstuurd. Aan uw favorieten toevoegen Het adres van Allianz Assist kunt u eenvoudig toevoegen aan uw favoriete internetsites. Dit werkt als volgt: Start internet Type in de adresbalk: www.allianz-assistance.nl/AllianzAssist/Logon
Nadat de inlogpagina van Allianz Assist is verschenen, logt u in. Wanneer de homepage is verschenen, klikt u met de muis op
in de taakbalk (bovenaan het beeldscherm). U kiest nu voor “Toevoegen Favorieten”. Hier kunt u kiezen uit of <Maken in>. Bij de keuze wordt de homepage van Allianz Assist in de lijst geplaatst. Wanneer u kiest voor <Maken in>, kunt u aangeven of u het in een bestaande map wilt plaatsen of een nieuwe map wilt aanmaken.
Pagina 3 van 20
Algemene tips voor gebruik Allianz Assist Gebruik nooit de “Vorige” of “Back”-knop van uw webbrowser. Bij ieder scherm in Allianz Assist kunt u in de linker bovenhoek terug naar het vorige scherm (zie figuur 1.2).
Figuur 1.2
Om veiligheidsredenen wordt de verbinding met Allianz Assist verbroken, als u langer dan 30 minuten inactief bent. Bij de formulieren zijn de velden met een * verplicht om in te vullen.
Pagina 4 van 20
2
Offerte maken
In dit hoofdstuk wordt stapsgewijs beschreven hoe u in Allianz Assist een offerte kunt opmaken via het tabblad .
Figuur 2.0.1 Stap 1: Kies een product Als u bent ingelogd kunt u direct een offerte maken. Kies het product waarvoor u een offerte wilt maken (zie figuur 2.1.1). De aanvraagdatum is standaard ingesteld op de datum van vandaag. Wanneer u nu op [Volgende] klikt, wordt het aanvraagformulier van bijvoorbeeld de Doorlopende Reis- en Annuleringsverzekering geopend.
Figuur 2.1.1
Pagina 5 van 20
Stap 2: Invoeren dekkinggerelateerde gegevens verzekering In het aanvraagformulier van de verzekering kunt u de dekkinggerelateerde gegevens van de polis invoeren. Wanneer u hierbij op [Volgende] klikt wordt een premieberekening getoond, zoals in het scherm hieronder (zie figuur 2.2.1). Klik wederom op [Volgende] om relaties aan te maken.
Figuur 2.2.1 Stap 3: Relaties aanmaken Nieuwe relatie bij “Polis afsluiten” aanmaken? Klik op nieuwe relatie toevoegen (zie figuur 2.3.1)
Figuur 2.3.1 U vult de velden met een * onder “Basisgegevens” in Let op: Als u de offerte naar de klant wilt mailen, dient het e-mailadres ingevuld te worden. U klikt “Verzekeringnemer, tevens hoofdverzekerde” aan (zie figuur 2.3.2).
Pagina 6 van 20
Figuur 2.3 3.2 Let op: als een bedrijff of stichting een reisverzzekering wil afsluiten a voor zijn medew werker, dan iss het bedrijf of de d stichting “Verzekeringnemer” en de medewerkker is “Hoofdv verzekerde”. De partner en/of kinde eren van verzzekerde kuntt u als volgt toevoegen: t u klikt op het h dubbele poppetje (= kopieerfunct k ie) achter “V Verzekeringne emer” (zie fig guur 2.3.3)
Figuur 2.3 3.3 De naam en e de adresg gegevens va an de “Verzekeringnemerr” zijn gekopiieerd U vult de juiste gegeve ens van de partner p in en klikt onderaa an de pagina a op partner Herhaal de ezelfde stappen om de gegevens g van n het kind in te voeren (zzie figuur 2.3.4)
an 20 Pagina 7 va
Figuur 2.3 3.4 X = verwijjderknop, alss u een verke eerde persoo on op de verrkeerde plek heb geseleccteerd Het poppe etje met gum m is om correccties door te voeren (zie figuur 2.3.5)) Hoe voegtt u de verzekkerden toe aa an de polis/o offerte? U klikt op “Re elatie(s) toevvoegen aan polis” Dit is overigen ns pas moge elijk als alle verzekerden zijn ingevo oerd.
Figuur 2.3 3.5 an 20 Pagina 8 va
U kunt me et de knop “S Selecteer rela atie” (zie figu uur 2.3.6) de verzekeringn nemer wijzig gen of met de e knop “Wijzig” ee en verzekerd de wijzigen.
Figuur 2.3 3.6 Stap 4: A Afronden offferte U kunt via a “volgende” de d offerte afrronden. Aan het einde va an het process kunt u via de d knop [Ok & Verder] de e offerte opsllaan. Het sch herm “Samenvatting polissgegevens” wordt w vervolgens geopen nd. Let op: contro oleer altijd go oed de ingevvoerde gegevvens in het overzichtsche erm “Samenv vatting polisgegevvens” voordat u een wijzziging of polissaanvraag ve erzendt. De offerte heeft nu in dit d scherm de e soort “offerrte” meegekrregen. Onderaan het sch herm staan een e aantal kno oppen. Hieraan zitten de volgende fun nctionaliteite en gekoppeld d: [Tonen in formulier]: U kunt de detailinformatie van de offerrte terugvind den. [Wijzigen]: U kunt de offerte o wijzige en. [Aanmake en Communic catie]: U kunt de offerte mailen m of via lokale printe er afdrukken [Afdrukken n Offerte]: U kunt de offerte afdrukken n [Offerte om mzetten naarr aanvraag]: U kunt de offferte omzetttn naar een aanvraag. a [Verwijderren]: U kunt de d offerte verwijderen uit het systeem m. [Offerte mailen naar re elatie]: U kun nt de offerte mailen m
Offerte ma ailen naar rellatie Nadat u ee en offerte he eeft opgemaa akt kunt u via a [Offerte ma ailen naar relatie] de offerrte mailen na aar uw relaties (zie figuur 2.4.1.). Als bij de e relatie een e-mailadress is ingevuld, kunt u een e-mail e naar uw u relatie zen nden. Uw rela atie kan via een e link in de eze e-mail de e offerte een nvoudig omze etten in een polisaanvrraag. De rela atie ontvangtt de polis en voorwaarden n dan direct per e-mail.
an 20 Pagina 9 va
Figuur 2.4 4.1
Figuur 2.4 4.2 Offertes kunt u altijd te erugvinden in n het tabblad d . z Deze offertes bliijven vervolgens maximaal 2 maanden in staan, tenzij u deze d verwijde erd of omzett naar een aa anvraag. Via de zoe ekvelden bovven aan het scherm, s kunt u gemakke elijk een offerrte terugvinde en. Zoek bijvoorbee eld op Postco ode en Huisn nr. (zie figuurr 2.4.2). Let op: o indien ge een e-mailad dres is ingevu uld, wordt de m mogelijkheid mailen naarr relatie niet getoond. g Stap 5: O Offerte omze etten naar aanvraag a Als u een offerte voor een relatie heeft h gemaakkt komt deze e in . Mocht de relattie nog even willen wachten met m het afsluiten van de verzekering, v d blijft dezze maximaal 2 maanden in dan lopende za aken staan als a “Offerte”. Besluit de re elatie de verzzekering af te sluiten dan n klikt u op de e knop [Offerte om mzetten naarr aanvraag] (zie ( figuur 2.5.1). De offe erte veranderrt nu in een aanvraag. a In de volgende paragraaf wo ordt beschreven hoe het proces verlo oopt om een aanvraag te e verzenden. Pagina 10 vvan 20
Indien u de offerte mailt naar uw relatie verandert de status van “In behandeling intermediair” in “In behandeling consument” (zie figuur 2.5.1). U kunt de offerte altijd terug in behandeling nemen, als u op het aanvraagnummer klikt. U komt nu in het scherm “Algemeen” waarin een samenvatting van de polisgegevens staat en via de knop [Terug naar in behandeling] kunt u de offerte weer in behandeling nemen.
Figuur 2.5.1 Indien de offerte terug in behandeling is genomen kan de consument niet meer zelf deze offerte omzetten naar een aanvraag. Pas als de offerte weer vanuit Allianz Assist is gemaild en de status in “Lopende zaken” is omgezet naar “In behandeling consument” kan de offerte vanuit de mail automatisch worden omgezet naar een polisaanvraag. Let op: alleen als een e-mailadres is ingevuld bij de verzekeringnemer, is het mogelijk om een offerte te mailen. Stap 6: Een aanvraag verzenden U heeft (via de zoekfunctie) in het scherm tabblad de relatie gevonden waarvan u een verzekering wilt aanvragen. U klikt op het “Aanvraagnummer” dat bij de relatie en de gewenste verzekering hoort. U komt nu in het scherm “Algemeen” (Samenvatting van de polisgegevens). Vervolgens klikt u op de knop [Verder & Verzenden] links onder in uw scherm (zie figuur 2.6.1).
Pagina 11 van 20
Figuur 2.6.1 In het volgende scherm kunt u een algemene notitie informatie invullen die voor Allianz Assistance van belang kan zijn bij het behandelen van een aanvraag. Vervolgens klikt u op [Bevestigen] om de aanvraag te verzenden. Het verzoek is dan omgezet naar een definitieve polisversie. Om terug te keren naar het detailscherm van de polis klikt u op “Detailscherm van deze polis” (zie figuur 2.6.2).
Figuur 2.6.2
Pagina 12 van 20
Stap 7: Proces aanvraag ter acceptatie Het is mogelijk dat de aanvraag ter acceptatie wordt aangeboden aan Allianz Assistance. Bij status staat “Ter acceptatie”. Bijvoorbeeld ingangsdatum ligt in verleden (zie figuur 2.7.1). De definitieve polis is nog niet af te drukken. Tot het moment dat de polis is geaccepteerd, kunt u deze terugvinden in .
Figuur 2.7.1 De acceptatie verloopt via Allianz Assistance. Als de aanvraag wordt geaccepteerd ontvangt u hiervan een e-mail van Allianz Assistance. Vervolgens kan de polis worden uitgeprint en toegestuurd aan uw relatie. Na acceptatie verdwijnt de aanvraag uit het scherm “Lopende zaken”. In het scherm “polissen” geeft u een zoekopdracht op postcode en/of op naam. U klikt op “Zoek” en het polisnummer verschijnt in het rood. Hier klikt u vervolgens verder. In onderstaand schema vindt u een overzicht van de knopfunctionaliteiten in het scherm “Algemeen” (Samenvatting van de polisgegevens) als de polis is opgemaakt en geaccepteerd: Knop
Functie
[Tonen in formulier]
U kunt de informatie van de polisaanvraag terugvinden
[Aanmaken communicatie]
Hier kunt u een e-mail aanmaken of de polis printen
[Tonen origineel polisblad]
U kunt hier een specimen bekijken van het polisblad
Pagina 13 van 20
3
Afdrukken van communicatie
Hieronder beschrijven we hoe u de bevestigingsbrief, polis en passen kunt afdrukken om te versturen naar uw klant. De klant ontvangt van Allianz Assistance een acceptgiro voor betaling van de premie. Is er gekozen voor “Automatische incasso”, dan zal de premie automatisch worden geïncasseerd. Bij prolongatie ontvangt de klant een nieuw polisblad en acceptgiro voor het nieuwe jaar. Als u zelf incasseert, dan verzorgt u de nota naar de klant uiteraard zelf. Stap 1: Verzenden van de polisaanvraag U klikt op “Verder & Verzenden” (zie figuur 3.1)
Figuur 3.1 Stap 2: Aanmaken van bevestigingsbrief, polis en pasjes Klik op “Bevestigen” (zie figuur 3.2) om de documenten aan te laten maken door Allianz Assist
Figuur 3.2
Pagina 14 van 20
Stap 3: Documenten inzien en afdrukken Klik op “inzien en afdrukken“ (zie figuur 3.3) Open het bestand Druk de bevestigingsbrief, polis, pasjes af Verstuur de documenten naar de klant Voor het afdrukken van de pasjes, maakt u gebruik van het voorbedrukte paspapier met een uitneembare pas. Dit is geschikt voor alle printers. In Allianz Assist kunt u zelf passen printen voor de volgende verzekeringen: Doorlopende Reisverzekering Globetrotter Verzekering Doorlopende/Collectieve Zakenreisverzekering Pechhulp Verzekering Klaar met afdrukken? Zet een vinkje bij “Markeer de communicatie(s) als afgedrukt” Ga verder naar: Detailscherm van deze polis
Figuur 3.3
Pagina 15 van 20
4
Aanmaken communicatie
Als u de communicatie nog niet heeft geprint na opmaak van een polis, dan kunt u dit alsnog doen. Via het tabblad “Communicatie (*)” heeft u de mogelijkheid om de bevestigingsbrief, polis en pasjes in te zien en uit te printen. De documenten staan hier voor u klaar. Klik op het tabblad “Communicatie(*)” (zie figuur 4.1).
Figuur 4.1 Klik op Inzien en Afdrukken (zie figuur 4.2).
Figuur 4.2 Verstuur de documenten per post of e-mail (zie figuur 4.3). Pagina 16 van 20
Figuur 4.3
Kiest u bijvoorbeeld voor de optie Email, dan kunt u zelf uw eigen e-mail opstellen (zie figuur 4.4)
Figuur 4.4
Klaar met afdrukken of mailen? Klik op “Alle communicaties markeren als afgedrukt” (zie figuur 4.2)
Pagina 17 van 20
5
Historie van communicatie
Bij het tabblad “Communicatie” ziet u de historie van reeds geprinte documenten (zie figuur 5.1)
Figuur 5.1 In het volgende scherm (overzicht communicaties), klikt u op het rode nummer. Vervolgens klikt u op “inzien“ (zie figuur 5.2).
Figuur 5.2 Via “Kopie maken met kopie-markering” maakt u een kopie voor bijvoorbeeld uw eigen administratie. Ook kunt u de documenten nogmaals afdrukken of mailen zonder kopie-markering erop. Dit is mogelijk als u klikt op “Kopie maken zonder kopie-markering” (zie figuur 5.2).
Pagina 18 van 20
6
Mutaties en wijzigingen
Invoeren van een mutatie Als u op het tabblad (zie figuur 6.1) klikt, komt u in het scherm waar u alle polissen kunt zoeken. U kunt met de zoekfuncties de door u gezochte polissen zoeken.
Figuur 6.1 U klikt op het polisnummer en voert vervolgens via het tabblad “Mutatie invoeren” (zie figuur 6.2) de wijzigingen in. Afhankelijk van de verzekering waarin u een wijziging wilt doen, zijn er totaal 4 soorten wijzigingen mogelijk binnen Allianz Assist, namelijk: 1. 2. 3. 4.
Wijzigen dekking Wijzigen ingangsdatum Royeren Wijzigen looptijd
Let op: de mutatiemogelijkheid “Wijzigen looptijd” (punt 4) krijgt u alleen te zien in geval van een Globetrotter Verzekering of Kortlopende Reisverzekering.
Figuur 6.2 Elke wijziging krijgt bij acceptatie een (opvolgend) polisversienummer binnen de polis. Bij elke wijziging wordt er een nieuwe polisversie aangemaakt (zie figuur 6.3). Het is mogelijk dat meerdere wijzigingen dezelfde ingangsdatum hebben.
Figuur 6.3
Pagina 19 van 20
Wijzigen van adres in i actuele polis p In het sche erm “Relaties” vindt u uw w relatiebesta and. Relatiess kunnen zow wel personen n als bedrijve en zijn. In het relatiescherm staa at een aantal functies die u kunt gebru uiken voor he et zoeken, ve erwijderen en toevoegen n van een rellatie. Voor he et wijzigen va an de NAW-gegevens va an een relatie e, zoekt u ee erst op bijvoorbee eld “Naam” en e “Voorl.”. Vervolgens V klikt u op “Zoe ek” en op hett rode “Relatiienummer” dat d u wilt wijzigen. U komt nu u in het scherrm Relaties --> - Actueel en e klikt op he et tabblad “Mutatie invoerren”. In dit sccherm vult u eersst de “Ingang gsdatum relatieversie” en n daarna uw g gewenste wijzigingen in (zie figuur 6..4). Als u op [Opslaa an] klikt, vraa agt Allianz Assist A of u de wijzigingen zeker wilt do oorvoeren. In ndien akkoorrd kiest u voor Ok. A Allianz Assistt voert de wijjziging(en) door. Allianz A Assist neemtt deze gegev vens automa atisch over in de actuele polis ssen, zonder nieuwe polisversies aan n te maken. Dit betekent dat een naa am/adreswijzziging geen premiegevolg p gen heeft.
Figuur 6.4 4 Let op: als u een adre eswijziging wilt w doorvoere en voor meerrdere person nen op hetzelfde adres, d dan zet u e voor de verrschillende re elatienumme ers die u wilt wijzigen w (zie figuur 6.5). Vervolgens V k klikt u op een vinkje “Uitvoeren n adreswijziging”. In het scherm s past u de adresge egevens voo or de geseleccteerde relaties tegelijk aa an, vult de “In ngangsdatum m relatiewijzig ging” in en klikt dan op “V Verder”. Vervvolg alle stap ppen in het scherm m.
Figuur 6.5 5 Pagina 20 vvan 20
