Inleiding Hierbij presenteren wij u ons jaarverslag 2013. 2013 was geen gemakkelijk jaar voor de Stichting Openbare Bibliotheek Almelo. De eerste gevolgen van de aan ons opgelegde bezuinigingen worden voor het publiek zichtbaar. In 2013 is definitief duidelijk geworden dat we afscheid moeten nemen van ons filiaal Heracles. Hoewel de sluiting pas per april 2014 wordt geëffectueerd zijn wij in 2013 al wel begonnen met de afbouw van de dienstverlening in het Polmanstadion. We zijn tegelijkertijd begonnen met het ontwikkelen van vervangende bibliotheekproducten voor kinderen (De Bibliotheek op School) en de boek aan huis dienst, deze zijn in de loop van 2014 operationeel. Een tweede belangrijke ontwikkeling is de overname van de activiteiten van Theater Hof 88. We hadden dat in 2013 rond willen maken, maar het ontvlechten uit de gemeentelijke organisatie bleek een stuk ingewikkelder dan aanvankelijk was aangenomen waardoor de streefdatum van 31 december 2013 verschoven is naar 1 maart 2014. Over 2013 valt ook het nodige positieve nieuws te melden. In maart trok de stadsredactie van Tubantia bij ons in. Door de huisvesting van de Tubantia en AA-FM heeft Almelo haar eigen mediacentrum in het gebouw van de bibliotheek. Naast Tubantia is ook de vrijwilligersvacaturebank van SCOOP sinds de zomer van 2013 in de bibliotheek gehuisvest. Tevens is op andere gebieden ook een nauwere samenwerking met SCOOP aan het ontstaan, m.n. bij het Taalpunt en de uitvoering van het programma “Taal voor het leven”. De bibliotheek heeft in 2013 sterk ingezet op duurzame samenwerking met andere partners in de stad (SCOOP, Tubantia, AA-FM, Loes, VVV, alliantie laaggelettertheid, armoedepact). Daarmee wordt het voornemen in ons beleidsplan gerealiseerd om een actieve netwerkpartner in de stad te zijn. In 2013 begint de uitrol van de digitale bibliotheek voor het publiek steeds beter zichtbaar te worden. Zo is gedurende de vakantieperiodes de vakantiebiebapp. beschikbaar. Deze app. geeft in vakantieperiodes toegang tot een extra collectie populaire E-books. Helaas is het nog niet mogelijk om de Almelose gebruikers van E-books apart te registeren, in de loop van 2014 worden hier mogelijkheden voor ontwikkeld. Vanaf 2014 is tegelijkertijd een substantiële vaste collectie E-books beschikbaar gekomen. Tot slot is de bibliotheek Almelo in 2013 opnieuw voor een periode van vier jaar gecertificeerd door de Stichting Certificering Openbare Bibliotheken. Alles bij elkaar een jaar waarin veel in beweging was, dat zal overigens in 2014 niet veel anders zijn.
Almelo maart 2014
1
VESTIGINGEN, OPENINGSTIJDEN, ABONNEES EN BEZOEKERS EN COLLECTIE Filialen en openingstijden In 2013 exploiteerde de bibliotheek Almelo drie vestigingen met de navolgende openingstijden:
Hoofdvestiging: Het Baken 3: open van dinsdag tot vrijdag van 10.00 tot 21.00 uur en zaterdag van 10.00 tot 17.00 uur, Filiaal Schelfhorst: open van dinsdag tot en met donderdag van 14.00 tot 20.00 uur, vrijdag van 14.00 tot 17.00 uur en zaterdag van 10.00 tot 13.00 uur, Filiaal Heracles: open van dinsdag tot en met donderdag van 14.00 tot 20.00 uur, vrijdag van 14.00 tot 17.00 uur en zaterdags van 10.00 tot 13.00 uur.
Uitleningen In 2013 heeft de bibliotheek de volgende uitleencijfers gerealiseerd: Centrale
269.011
Heracles
105.796
Schelfhorst
81.265
Totaal
456.072
Abonnees 0-18 jaar
10.493
Volwassenen
5.569
Instellingen
686
Totaal
16.748
Bezoekers Centrale
178.718
Heracles
35.625
Schelfhorst
40.515
Totaal
254.858
Analyse In 2013 zijn het aantal abonnees en het aantal uitleningen licht terug gelopen. Deze trend zet zich al een aantal jaren door, gelukkig gecombineerd met een lichte stijging van het aantal jeugdleden. Overigens is de terugloop te klein om er echt een verklaring voor te geven.
2
Voor volgend jaar proberen wij, samen met de andere bibliotheken in het Overijssels netwerk, een gerichte marketinginspanning te doen om met name de betalende volwassen leden binnen te houden. Bij de bezoekersaantallen is eveneens een licht dalende trend waarneembaar. Dat is deels te verklaren uit het gegeven dat wij er voor gekozen hebben om het accent meer te leggen op activiteiten voor specifieke doelgroepen (mamacafé, Taalpunt, Tabletcafé e.d.) die uit maatschappelijk oogpunt van groot belang zijn maar minder grote hoeveelheden mensen trekken. Samenvattend kunnen we stellen dat er weliswaar sprake is van een licht dalende trend, maar dat deze niet onmiddellijk alarmerend is. Het betekent wel dat wij het komende jaar nog meer ons best zullen moeten doen om onze bestaande klanten te behouden zonder daarbij de noodzakelijke innovatie van onze producten uit het oog te verliezen.
3
Collectie Boeken volwassenen
59.606
Boeken kinderen / jeugd
59.150
DVD’s volwassen
3.820
DVD’s kinderen / jeugd
1.555
Documentatiemappen volwassen
111
Tijdschriften volwassenen Tijdschriften jeugd
3.145 367
Bladmuziek
1.026*
CD’s
1.535*
Luisterboeken volwassenen
540
Luisterboeken kinderen / jeugd
398
Totaal bezit
131.253
Totaal vernieuwd in 2013
14.797
*Bij deze onderdelen zijn wij de collectie geleidelijk aan het afbouwen. CD’s en bladmuziek kunnen via ons gereserveerd worden bij Centrale Discotheek Rotterdam en Muziekbank Enschede. Zij beschikken over een veel grotere catalogus. De reserveringsservice is gratis voor abonnees. Analyse Wij streven naar permanente collectievernieuwing waarbij ongeveer 10% per jaar nieuw aangeschaft wordt. Overigens kunnen wij sedert een aantal jaren met een kleinere collectie toe omdat wij collegiaal uitruilen met andere bibliotheken. Dat betekent niet dat we minder nieuw aanschaffen maar vooral dat we sneller incourante onderdelen van de collectie afschrijven. M.b.t. E-books gold in 2013 dat we nog maar over een zeer beperkte collectie konden beschikken. Vanaf februari 2014 komt hier verandering in omdat de landelijke digitale bibliotheek dan van start gaat. Deze landelijke digitale collectie wordt ontsloten via de lokale bibliotheek.
4
Activiteiten Activiteiten voor volwassenen (zelf georganiseerd) Internetspreekuur
10 maal
51 deelnemers
Literaire salons
5 maal
183 deelnemers
Exposities
3 maal
Niet te bepalen
Lezingen
7 maal
287 bezoekers
Filmvoorstellingen
5 maal
99 deelnemers
Opening boekstart
1 maal
30 deelnemers
Willem Wilmink dichtwedstrijd
1 maal
120 deelnemers
Paaseieren breien
1 maal
14 deelnemers
Boekverkoop
4 maal
Niet te bepalen
Liedjesprogramma “come closer”
1 maal
50 deelnemers
Brei je eigen kitten
1 maal
18 deelnemers
Opening taalpunt
1 maal
80 deelnemers
De woestijn
2 maal
50 deelnemers
Nederland leest
2 maal
100 deelnemers
Tabletcafé
1 maal
11 deelnemers
Kerst met de Schellevissen
1 maal
30 deelnemers
Rumoer (i.s.m. Tubantia, AA-FM)
35 maal
1.050 deelnemers
Jazz at the bieb (i.s.m. Twentse Cultuurprojecten)
4 maal
290 deelnemers
Herman Höftelezing (i.s.m. PvdA)
1 maal
80 deelnemers
Het geluk van Almelo (i.s.m. Ton Constandse)
3 maal
103 deelnemers
Boekpresentatie (i.s.m. Mirjam Pool)
1 maal
120 deelnemers
Boekpresentatie overig
1 maal
38 deelnemers
Zomerse Zondagen (i.s.m. Wevershuisje)*
3 maal
235 deelnemers
Theater atelierroute (i.s.m. SARA)
1 maal
590 deelnemers
Kunstmarkt Schelfhorst (i.s.m. diversen)
1 maal
Niet te bepalen
Lichtdichtgenootschap “De Keerkring”
1 maal
35 deelnemers
Activiteiten voor volwassenen i.s.m. derden
5
Taalactiviteiten voor volwassenen Taal
24 vrijwilligers volgend de basiscursus taalvrijwilliger
Leeskring
9
Leeskring laaggeletterden
7
Cursussen / workshops Digitaal fotoalbum maken
2 maal
14 deelnemers
Workshop iPad
2 maal
24 deelnemers
Beter fotograferen
2 maal
13 deelnemers
PC absolute beginners
1 maal
5 deelnemers
Kennismaking social media
1 maal
3 deelnemers
Kennismaking Picassa
1 maal
7 deelnemers
Haal meer uit google
1 maal
8 deelnemers
Haal meer uit de digitale bieb
1 maal
4 deelnemers
Workshop literaire databanken
1 maak
12 deelnemers
Tekenworkshop
1 maal
8 deelnemers
Voorleesdagen
4 maal
105 deelnemers
Muziek op schoot
2 maal
12 deelnemers
Kinderkoor Kaliber kunstenschool
1 maal
60 deelnemers
Kinderjuryfeest
1 maal
12 deelnemers
Kinderboekenweek
6 maal
495 deelnemers
Week van de mediawijsheid
1 maal
8 deelnemers
Sinterklaas
3 maal
126 deelnemers
Voorrondes Nationale voorleeswedstrijd
2 maal
160 publiek
Activiteiten voor kinderen (zelf georganiseerd)
6
Activiteiten voor kinderen i.s.m. onderwijs Schoolbezoeken basisonderwijs
wekelijks
Schoolbezoeken VO·····
maandelijks
376 deelnemers
“wat staat daar”
3 maal
383 deelnemers
“Leesvirus”
2 maal
110 deelnemers
Digitale bieb junior
3 maal
211 deelnemers
KEPA diversen
4441 deelnemers
1789 deelnemers
ROC Twente AKA
1 maal
10 deelnemers
Erasmus Diversen
3 maal
232 deelnemers
AOC
1 maal
125 deelnemers
VMBO carrousel
1 maal
9 deelnemers
Mama / babycafé (i.s.m. Loes en verloskundigen)
11 maal
116 deelnemers
CKV activiteiten
1 maal
135 deelnemers
Activiteiten voor kinderen en jongeren i.s.m. derden
Analyse Bij het activiteitenprogramma gelden drie uitgangspunten: 1. Permanent bijstellen op basis van geformuleerd beleid en succes. Wij evalueren de activiteiten twee keer per jaar; bij de jaarwisseling en de seizoenswisseling. Dit jaar heeft dat o.a. geresulteerd in het afscheid nemen van de literaire salons en de nieuwe formule van Woestijn (het culturele zondagmiddagprogramma) 2. Zoveel mogelijk activiteiten organiseren samen met andere partners. De huisvesting in de bibliotheek van diverse andere partners (Loes, Tubantia, SCOOP) is in dat opzicht een grote stimulans, 3. Een grotere focus op kinderen jeugd en bevordering van mediawijsheid. Op al deze onderdelen zijn wij er in geslaagd accenten te verschuiven en een aantal activiteiten te vernieuwen. Voor 2014 nemen wij ons voor om deze processen wat planmatig vast te leggen en onze voornemens beter (SMART) te formuleren.
7
Personeelsbeleid In 2013 hebben wij een nieuwe impuls aan het personeelsbeleid gegeven. Daartoe heeft het bestuur in juli 2013 het “Plan Personeelsbeleid ”vastgesteld. In dit plan wordt een oplossing gezocht voor een aantal negatieve aspecten die uit het medewerkerstevredenheidsonderzoek van 2011 naar voren zijn gekomen. De belangrijkste bouwstenen van dit beleid zijn:
Reorganisatie van de afdeling vestigingen en media, Invoeren jaargesprekken, Monitoren op voorbeeldgedrag van leidinggevenden, Meer resultaatgerichte overlegstructuur, Een opleidingsplan dat aansluit bij de organisatiedoelen, Overleg met de ARBO dienst over vermindering van de problemen m.b.t. fysieke belasting, Bevorderen van medezeggenschap.
In 2013 hebben wij concreet de afdeling vestigingen en media gereorganiseerd, de overlegstructuur binnen de staf en het management gewijzigd een opleidingsplan gemaakt dat vanaf 2014 gerealiseerd wordt en een training voor het voeren van werkgesprekken voor alle medewerkers georganiseerd. Een vast cyclus van werkgesprekken wordt vanaf 2014 ingevoerd. Personeelsmutaties In 2013 was er één personeelsmutatie. Een werkneemster is vrijwillig twee uur minder gaan werken. Deze uren zijn niet vervangen. Daarnaast is het managementteam vernieuwd. Via interne werving hebben twee mensen een nieuwe functie gekregen; een hoofd front-office voor 12 uur per week en een hoofd mediaverwerking voor 12 uur per week. Deze functie zijn in plaats gekomen van de oude functie hoofd vestigingen en media. Het voormalige hoofd vestigingen en media houdt zich intussen voor een deel van haar tijd bezig met de ontwikkeling van nieuwe bibliotheekproducten zoals de “boek aan huis” dienst. Ziekteverzuim Het ziekteverzuim in 2013 was 3,96% inclusief gedeeltelijke re-integratie. Dit is een stijging van 1,96% t.o.v. 2012. Wij hadden 45 verzuimmeldingen waarvan 10 eenmalig. Het gemiddelde verzuim bedroeg 5,24 dagen. Drie verzuimgevallen zijn van langdurige aard, dat is tevens de verklaring voor de stijging van het ziekteverzuim t.o.v. 2012. Dat verzuim is overigens gelet op het branchegemiddelde en de leeftijdsopbouw van het personeel nog steeds vrij laag. Medezeggenschap Sinds 2005 heeft de bibliotheek geen ondernemingsraad meer nadat de toenmalige ondernemingsraad het vertrouwen in de toenmalige directeur had opgezegd. Sindsdien organiseert de bibliotheek minimaal twee maal per jaar een algemene personeelsvergadering. In 2013 waren drie algemene personeelsvergaderingen. Buiten de reguliere agenda (financiële situatie, jaarcijfers en andere resultaten) was er aandacht voor de invulling van de bezuinigingen, het plan m.b.t. personeelsbeleid en de fusie van Theater Hof 88. Tevens is in elke personeelsvergadering aandacht gevraagd voor het gemis van een ondernemingsraad.
8
Samenwerking en partners. In het beleidsplan “van stilte a.u.b. tot radio rumoer” geeft de bibliotheek aan een grote sterke partner te willen zijn in het sociaal culturele leven van de stad. Dat krijgt gestalte door enerzijds samen te werken in het provinciale en landelijk netwerk van bibliotheken en anderzijds door plaatselijk een actieve netwerkpartner te zijn. Concreet nemen wij deel aan een aantal belangrijke landelijke bibliotheekprodctuen De belangrijkste daarvan zijn:
Boekstart, een welkomst-campagne voor pas geboren kinderen, Bieb op school, in 2013 in ontwikkeling gebracht en vanaf 2014 operationeel, Deelname aan de actie “voordeel met je biebpas” (een zgn. loyaltyprogramma dat landelijk voor bibliotheken is ontwikkeld), Deelname aan “Nederland leest”, de Boekenweek, De Kinderboekenweek, De Kinderjury.
Provinciaal maken wij deel uit van het DOBO (Directeuren Overleg Bibliotheken Overijssel) en leveren een bijdrage via deelname twee commissies (Retail formule en educatie). Op drie terreinen maakt de bibliotheek Almelo permanent deel uit van stedelijke samenwerkingsplatforms. Het gaat om de KEPA (samenwerkingsverband op het gebied van kunsteducatie), alliantie bestrijding laaggeletterdheid en het armoedepact. Plaatselijk werken wij met een bont palet aan organisaties samen. In de eerste plaats natuurlijk vaak met onze vast huurders/medebewoners van ons pand aan het Baken, maar verder met uitgevers, organisatoren van culturele activiteiten en maatschappelijke organisaties. De uitgangspunten daarbij zijn dat activiteiten interessant moeten zijn voor een breed publiek en aan moeten sluiten bij de missie en visie van de bibliotheek.
9
Bestuur verslag Het bestuur was in 2013 als volgt samengesteld: Voorzitter
dhr. mr. G.G. Vermeulen
Secretaris
mevr. C. Braakman
Penningmeester
dhr. E.J. Karsten RA
Lid
mevr. mr. K. Roskam
Lid.
dhr. drs. E. Versteege
Het bestuur kende in 2013 geen mutaties. Het bestuur kwam in 2013 zeven keer bij elkaar. De belangrijkste onderwerpen waren de overname van Theater Hof 88, HRM beleid, plannen voor alternatieven in de dienstverlening in de wijken als gevolg van de gedwongen sluiting van de filialen en de certificering 2013-2017. Omdat alle bestuursleden al een vrij lange periode in het bestuur zitten is in 2013 een rooster van aftreden gemaakt waarbij als eerste de penningmeester vervangen wordt. De werkafspraken tussen directie en bestuur zijn vastgelegd in een directiestatuut. Bezoldigingsbeleid Bestuursleden genieten geen bezoldiging voor hun werkzaamheden. De directeur wordt betaald conform de richtlijnen van de VOB. Zijn salaris is in overeenstemming met salarisschaal 12 van de CAO Openbare Bibliotheken. Voor alle overige werknemers geldt dat salaris en arbeidsvoorwaarden geregeld worden via de CAO Openbare bibliotheken en dat er in de gehanteerde vergoedingen en betalingen geen significante afwijkingen ten opzichte van deze CAO toegepast worden. ANBI erkenning De Stichting Openbare Bibliotheek Almelo is erkend als ANBI (=Algemeen nut beogende instelling) instelling. In 2013 is de website van de bibliotheek aangepast conform de daarvoor geldende normen. Certificering Op 18 november 2013 is de Stichting Openbare Bibliotheek Almelo gecertificeerd conform de certificeringsnormen Openbare Bibliotheken 2010-2013. Deze certificering heeft een geldigheid tot 18 november 2017. Daarmee is tot november 2017 voldaan aan de subsidie eis dat de bibliotheek gecertificeerd moet zijn. Tevens is daarmee gewaarborgd dat de bibliotheek Almelo (en dus ook de bevolking van Almelo) gebruik kan maken van de landelijke bibliotheekdiensten waaronder die van bibliotheek.nl (digitale bibliotheek) en de Koninklijke Bibliotheek.
10
Sponsorbijdragen De bibliotheek heeft een lange traditie in het verwerven van sponsors. Toch hebben wij 2013 maar een sponsorbijdrage gehad van Het Stadsfonds (€1.500) voor de Willem Wilmink dichtwedstrijd. Wij willen vanaf deze plaats het stadsfonds hier hartelijk voor bedanken. De verklaring voor de geringe sponsoropbrengst moet deels gezocht worden in het gegeven dat de bibliotheek in het recente verleden vrij grote bijdragen heeft ontvangen en het daarom nu moeilijker is geworden om weer bijdragen van dezelfde sponsors te krijgen. Verder is het natuurlijk ook zo dat de economische crisis ook bij onze sponsoren heeft toegeslagen en dat steeds meer initiatieven die in het verleden mede door de gemeente mogelijk gemaakt werden exclusief naar de sponsormarkt worden verwezen. Een andere verklaring is dat wij steeds meer zaken in coproductie doen, waardoor de sponsorbijdrage niet steeds toe te schrijven is aan de bibliotheek. Voorbeelden daarvan zijn o.a. het Taalpunt dat we samen met SCOOP Welzijn hebben opgezet (waarvoor wij een bijdrage van de Stichting lezen en schrijven hebben ontvangen), de literaire activiteiten in de zomertuin van het Wevershuisje en het project waarbij wij muurschildering met gedichten op diverse panden proberen aan te brengen. Hiervoor geldt dat wij wel bijdragen ontvangen maar dat die niet noodzakelijkwijs op naam van de bibliotheek ingeboekt worden.
11
