Algemene ledenvergadering Volleybalvereniging Relay Langedijk Noord-‐Scharwoude, 26 november 2014 Verslag/notulen
1
Opening Voorzitter opent de vergadering en meldt de personen die zich hebben afgemeld.
2
Voorstellen vertrouwenspersoon Conny van der Wulp stelt zich voor. Zij is de vertrouwenspersoon voor Relay. Zij kan benadert worden door leden of ouders van leden indien zij binnen de vereniging te maken krijgen met ongewenste omgangsvormen. Bijvoorbeeld pesten, discriminatie, bedreigingen of ongewenste intimiteiten. Leden of de ouders kunnen dit in eerste instantie zelf, of met hun trainer of aanvoerder oplossen. Maar als dat niet lukt of zich handelingsverlegen voelen kunnen zij Conny van der Wulp benaderen. Conny heeft ervaring als vertrouwenspersoon, is bijvoorbeeld intern vertrouwenspersoon bij het Horizon College en extern vertrouwenspersoon bij een energiebedrijf. Omdat de interne vertrouwenspersoon vooral bekend moet zijn bij de ouders van de jeugdleden, wordt afgesproken dat juist deze doelgroep op het bestaan van de externe vertrouwenspersoon gewezen wordt. Er staat al inhoudelijke en contact informatie over de interne vertrouwenspersoon op de website van Relay.
3
Notulen ALV 2013
-‐
4
Er wordt door het bestuur excuus gemaakt over het ontbreken van de notulen op de website. Opmerkingen ten aanzien van het verslag: -‐ Tekstueel: De datum van de ALV van 2013 was op 27 november en niet op 27 december. Dit wordt in het verlag aangepast; Naar aanleiding van: Het ideeën mail adres is niet geopend. De bestuursleden kunnen ook gemaild worden met een ideeën. Hierna wordt het verslag vastgesteld, met dank aan Marc.
Verenigingsjaarverslag 2013 – 2014 (verspreid tijdens de ALV) Het verenigingsjaarverslag wordt ongewijzigd vastgesteld. Opgemerkt wordt dat het vooral gemaakt wordt omdat het een protocollaire verplichting is.
5
Bestuurssamenstelling Er is een vacature van penningmeester. Dit wordt inmiddels een groot knelpunt voor de vereniging en binnen het bestuur. Het is een taak die niet heel groot is, wel erg essentieel. De tool ‘Sportlink’ kan na inrichten ervan een goed hulpmiddel zijn. Secretaris overweegt om van taak te wisselen. Dat biedt geen echte oplossing, omdat er dan een secretaris gevonden moet worden. Het bestuur heeft inmiddels alle senior leden benadert voor de vacante bestuursfunctie.
Alle aanwezige leden wordt gevraagd bij de ouders van de leden dit knelpunt onder de aandacht te brengen.
6
7
Gemeentelijke subsidie Marcel geeft een toelichting op de verwachte ontwikkeling van de gemeentelijke subsidie. Vanuit de gemeente is het subsidiebedrag voor 2015 nog niet bekend gemaakt. Wel is aan alle verenigingen bekend gemaakt dat de subsidies in 2015 met 40% gekort worden. (Dit betekent voor ons 40% van €2.600,-‐ is dus zo’n €1.000,-‐) Daarnaast is het voornemen bekend gemaakt dat de subsidie in 2016 met nog eens 20% wordt gekort. Tevens was het plan om alleen nog maar activiteiten te sponsoren, en geen structurele subsidie meer te verstrekken. We moeten er vanuit gaan dat we op termijn maximaal €1.000,-‐ aan subsidies bij de Gemeente kunnen krijgen en in het slechtste geval dat dit volledig verdwijnt. Daarnaast is het risico dat door de korting op subsidies ook bij Sport Servicepunt Langedijk (SSL) de zaalhuren omhoog moeten. SSL heeft bekend gemaakt de zaalhuur in 2015 nog niet te gaan verhogen. Er is dus een onzekerheid ten aanzien van de subsidie. Belangrijk knelpunt voor huidig moment is dat nog niets zeker is. De gemeente heeft nog geen definitieve bedragen bekend gemaakt.
Hoeveelheid benodigd verenigingsvermogen De verenigingsreserve is op dit moment erg gezond. Dankzij vorige besturen heeft de vereniging Relay een zeer gezonde financiële reserve. Het is mogelijk een deel van de reserve in te zetten om in eerste instantie de terugval van de subsidie op te vangen. De aanwezige leden besluiten dat 30 – 35% , minimaal € 5.000,-‐ als verenigingsvermogen in reserve moet blijven.
8
Uitgangspunten hoe om te gaan met de terugloop van de subsidie
Marcel ligt toe: -‐ Bij voorkeur de contributie niet te willen verhogen. Onderzoek bij de verenigingen in de omgeving leert dat de contributie bij verenigingen als de Boemel en Dinto gelijkwaardig of lager is. Bij de vereniging Alvoco is deze hoger. -‐ De terugloop van de subsidie vooral wil proberen op te vangen door het binnenhalen van sponsorgelden. Er zijn veel mogelijkheden: KIK kaarten, Freebees, Sponsoring van borden in de sporthal Geestmerambacht, ballensponsoren etc. Er is al een start mee gemaakt. De eerste ballensponsoren zijn geworven. In samenwerking met SSL worden er sponsorborden in de sporthal opgehangen. Hiermee krijgt de sporthal een Volleybal uitdrukking en krijgt Relay ook haar deel uit de sponsoropbrengsten. Het is echter nog niet duidelijk hoeveel de sponsoractiviteiten gaan opleveren. Besloten wordt dat voor het seizoen 2015 – 2016 een deel van het verenigingsvermogen ingezet zal worden voor het opvangen van de terugval van de subsidie.
9
Uitgangspunten contributie ontwikkeling Besloten wordt de volgende uitgangspunten voor contributie ontwikkelingen (verhogingen) te hanteren: -‐ De verhoging % te doen (hierdoor gaat de contributie voor de jeugdleden in absolute zin minder omhoog dan bij de senioren) -‐ De gezinskorting onderzoeken: wat ‘levert’ dat op? -‐ De contributie te relateren aan de werkelijke kosten van het lid tav training en wedstrijdkosten.
10
Vaststellen contributie 2015–2016 De Nevobo heeft de afdracht verhoogd met € 2,50 met ingang van huidige seizoen 2014 – 2015. Dit was te laat aangekondigd door de Nevobo om nog in de contributie van Relay in het huidige seizoen te verwerken. Voorgesteld wordt om deze wel in 2015 – 2016 te verwerken. De ALV gaat daarmee unaniem akkoord. Omdat nog steeds niet duidelijk is wat de inkomende subsidie zal worden is het lastig om op moment van de ALV de contributie van 2015 – 2015 al definitief vast te stellen. Vanuit de aanwezige leden wordt geopperd om de ALV om een contributieverhoging van 10% te vragen die doorgevoerd wordt indien dat nodig mocht blijken. Dat is gebruikelijk bij de voetbalverenigingen in onze gemeente. ALV vindt ook dat dit dan tevoren, bij het bekend maken van de agenda, kenbaar had moeten maken. Besloten wordt dat de contributie, met de € 2,50 verhoging voor de Nevobo leden, wordt vastgesteld. Indien er meer contributieverhoging noodzakelijk is voor seizoen 2015 -‐ 2016, zal een extra ALV georganiseerd worden.
11
Financiën a. Kascommissie De kascommissie heeft de boeken nog niet gecontroleerd. Gebrek aan een penningmeester is hiervan de oorzaak. Volgens de statuten kan dit tot 6 maanden na het afsluiten van het contributiejaar. Dat betekent dat dit tot 1 februari 2015 mogelijk is. Het is wel het streven dit voor de start van 2015 plaats kan vinden. In deze kascommissie zitten Arthus Zintel en Nico Hoogeboom. Afgesproken wordt dat het verslag van de kascommissie zal worden opgenomen in het kerst/nieuwjaarsnummer van het clubblad. Voor de kascommissie over seizoen 2015 – 2016 wordt als nieuw lid Jeroen de Koning (vader van Nadine en Nienke) opgegeven door zijn vrouw, Daphne. b. Jaarrekening Het resultaat van seizoen 2013 – 2014 is: – 123,-‐ geweest. Dit wordt gecorrigeerd met het eigen vermogen van de vereniging. Wat opvalt: -‐ De zaalhuur is stijgende en hoger begroot. Belangrijkste reden daarvan is dat de jeugdleden ouder worden waardoor zij competitie spelen op hele velden. Hierdoor moeten er meer velden gehuurd worden. Bij huur van 2 velden moet bovendien de gehele sporthal gehuurd worden. Dit brengt hogere kosten met zich mee.
-‐ -‐
Sponsorgelden: ook in seizoen 2013 – 2014 is in totaal een behoorlijk bedrag aan sponsorgelden behaald. Dit totaal staat verspreid over verschillende posten. In seizoen 2013 – 2014 is geen reservering gedaan voor het jubileum. Wel is de subsidie van de gemeente voor het jubileum ontvangen (€ 500,-‐).
c. Begroting 2015 – 2016 De begroting voor 2015 – 2016 wordt door de ALV vastgesteld. Dit in de wetenschap dat er nog een aantal onzekerheden in zitten. De gemeentelijke subsidie, niet een onbelangrijks, is een schatting. -‐ Jubileum: ook in seizoen 2014 – 2015 wordt een reservering van € 500 gedaan. Ondanks de dreiging van dalende subsidies is het 50 jarig bestaan van de vereniging zo bijzonder dat de reservering ook voor 2014 – 2015 blijft. Totaal budget voor het jubileum komt hiermee op € 2.500,-‐
12
Sponsoractiviteiten a. Wie wil ons aankomend jaar helpen met sponsoractiviteiten? b. Ideeën om sponsorgelden te verhogen? Sponsoractiviteiten zullen aankomende jaren extra belangrijk worden om de teruggang van de subsidie op te vangen. Al lopende acties zijn de ballen sponsoren de posteracties, KIK kaarten, Rabo sponsorfietstocht, Deen jeugdactie, Grote Club actie. Mogelijkheden voor Tesselaar actie en etc. Een sponsor kan meedoen aan de posteruiting in de sporthal Geestmerambacht. Sponsoren van een bal is ook mogelijk, voor een klein bedrag. De huidige mogelijkheden zullen zo volledig mogelijk benut moeten worden, nieuwe mogelijkheden onderzocht. Hiervoor zijn ideeën nodig en mensen die zich hiervoor willen inzetten. Dat kan ook voor een onderdeel. Alle aanwezigen van de ALV wordt verzocht om betrokkenen van de vereniging te vragen om zich aan te melde voor pr activiteiten.
13
Pr activiteiten: wie wil ons aankomend jaar helpen? Dit punt is nauw verbonden met punt 12. Om optimaal gebruik te kunnen maken van sponsoractiviteiten is (extra) pr erg belangrijk. Er zijn mogelijkheden: -‐ Langedijkertje: De deal is gesloten dat deze stukjes plaatst van 100 woorden. Moeten er rekening mee houden dat de copy 10 – 9 dagen voor verschijnen van het Langedijkertje ingediend moet worden; -‐ Compleet FM (radio Langedijk) plaats ook stukjes op hun website. Oproep wordt gedaan voor iemand die daadwerkelijk stukjes schrijft voor de diverse media en ook eigen clubblad.
14
50-‐jarig Jubileum
Gepland is om het jubileum te vieren eind mei / begin juni 2015. Gekozen is om het dichtbij/in Langedijk te vieren. Gedacht wordt aan een 6-‐kamp met barbecue. Er is een jubileum commissie die de voorbereidingen op zich neemt.
15 Rondvraag en sluiting Hiervan wordt geen gebruik gemaakt De voorzitter bedankt ieder voor zijn/haar komst.
