Algemene ledenvergadering 2010 Datum
: 10 maart 2010
Tijdstip
:
Plaats
: in zaal Vlinderhei, Vlinderhei, 5685 GZ Best
Bestuur
: Inge van Laarhoven, Marieke Lustenhouwer, Frans de Beer, Bianca Pouwels,
: 20.30 uur
Lian van Erp, Wenda Leijtens. Ingird van Zeijl is afwezig. Leden
: Ben Klaassen, Sven van Hamond, Mark vd Berg, Iris vd Berg, Rohan de Bresser, Pierre Groos, Lisette Leijtens, Bas van Dongen, Bob de Beer, Rens de Beer, Frank van Laarhoven, Eline Roest, Nikie de Koning, Urbain van Beek, Hans van Laarhoven, Maarten Bogers, Piet Hein Louwers, Elke Janssen
De genodigden worden ontvangen met koffie/thee. Inge opent om 20.30 uur de vergadering en heet iedereen welkom. Bij binnenkomst Wie dit nog niet heeft gedaan, wordt verzocht dit alsnog te doen. Inge vertelt wat de agenda is en vraagt of men nog agendapunten toe te voegen heeft. Sommige mensen hebben de agenda niet gehad. Het bestuur belooft om deze volgend jaar beter te verspreiden. Elke Janssen heeft een agendapunt om toe te voegen: Adri heeft gevraagd om een inventarisatie te maken welke toestellen wel of niet gebruikt worden in de gymzalen. De gemeente wil namelijk graag de hokken bij de gymzalen opruimen. Het bestuur zal contact opnemen met de gemeente hiervoor.
1. Vaststelling notulen notulen van de vorige jaarvergadering Er zijn enkele exemplaren van de notulen op de tafels gelegd. Inge vraagt of men akkoord gaat met de inhoud van de notulen. Niemand heeft op- en aanmerkingen op de notulen. De notulen van de ALV 2009 worden goedgekeurd.
2. Vaststelling van het jaarverslag Inge geeft Marieke het woord. Marieke leest het secretarisverslag voor. Inge vraagt de vergadering om goedkeuring van het verslag. Het verslag wordt hiermee goedgekeurd. Daarmee wordt het bestuur gedechargeerd voor het gevoerde beleid. Het jaarverslag zal op onze website worden geplaatst.
3. Vaststelling van de jaarrekening van de vereniging.
1
Inge geeft Frans het woord. De financiële stukken worden uitgedeeld en zullen worden aan het einde van de vergadering weer worden ingenomen. Frans geeft een overzicht van de balans en de staat van baten en lasten. Hans van Laarhoven stelt een vraag over de terugboeking incasso’s en hoe dit in elkaar zit. Dit blijkt een ingewikkeld systeem om uit te leggen: als de vereniging incasso’s van de contributie draait, krijgt de vereniging in 1 keer het gevraagde bedrag gestort, ongeacht of alle mensen ook daadwerkelijk (kunnen) betalen. Hierna gaat de bank de verschuldigde contributie bij de leden innen. Het kan dan zijn dat van sommige rekeningen geen geld geïnd kan worden. De bank haalt dan het geld ook weer weg van onze rekening. Hierop volgt dan een tweede incassoronde. We moeten dit als vereniging en de kascommissie in de boeken noteren omdat anders je balans niet klopt. Maar we moeten kijken of het wel op het totale overzicht moet voor de jaarvergadering. Het geeft onduidelijkheid. Piet Hein Louwers vraagt waar de reserves vandaan komen. Ze staan nu bij inkomsten. Maar deze staan ook bij de uitgaven. Het ging over de tumblingbaan in 2008. Frans heeft nl de cijfers van 2008 ook bijgevoegd om de verschillen duidelijk te laten zien. Volgend jaar moeten we goed kijken naar het overzicht wat we neerleggen tijdens de jaarvergadering. In de boeken, het bestuur en voor de kascommissie moet men wel een uitgebreid overzicht hebben maar voor de jaarvergadering moeten we misschien een ander overzicht gebruiken. Bob de Beer vraagt naar aanleiding van de inventarislijst of er een mini trampoline aangeschaft kan worden. Inge antwoordt dat de gemeente dit moet doen. De gemeente wil niet hebben dat wij zelf toestellen kopen. Dit omdat de turnhal ook door anderen gehuurd wordt. Stel dat wij een trampoline kopen en deze op slot zetten dan moet de gemeente nog een trampoline aanschaffen omdat andere verengingen wel een trampoline moeten hebben in de turnhal. Inge heeft een aanvraag liggen bij de gemeente voor extra toestellen in de turnhal. Zij zal dit ook meenemen als zij met de gemeente contact opneemt over de berghokken in de gymzalen.
4. Verslag van de kascommissie kascommissie De kascommissie brengt rapport uit over de gehouden kascontrole. Kascommissie voor 2009 was Frank van Laarhoven, Maarten Bogers en Hanny Hendriks. Hanny was op vakantie en heeft dus niet meegekeken. Alles bleek in orde te zijn. Er is echter één kanttekening: Door het jaar heen worden verschillende activiteiten georganiseerd. Hierbij wordt met contant geld afgerekend. Frank geeft aan dat er in een jaar behoorlijk wat geld in omloop is. Hierop is eigenlijk geen controle. Het gaat bijv om de inkomsten uit vaardigheidseisen. Hoeveel deelnemers zijn er geweest die dag. En ook bij de carnavalsavond komt er een x bedrag aan geld binnen waarop geen controle is. Bestuur moet erover nadenken om bijv. na een activiteit met 2 personen de kas te laten controleren. En deze 2 personen laten tekenen na controle van het geldkistje. Het bestuur wil bij toekomstige activiteiten, beter deelnemerslijsten bijhouden en achteraf het geldkistje controleren of de inkomsten kloppen. Het bestuur zal dit punt uitgebreid meenemen naar de eerstvolgende bestuursvergadering. Inge geeft aan dat er met de incasso per kwartaal sinds 3 kwart jaar al wel een extra controle is hoeveel geld we innen. Dit door in een overzicht precies te vermelden hoeveel leden er in
2
welke groepen zitten en hoeveel contributie er dus geïnd wordt per contributie bedrag. Bijv. 5 keer max. gezin à zoveel euro, 100 keer jazz à zoveel euro. Verder had de kascommissie geen opmerkingen. Het door de penningmeester gevoerde beleid wordt goedgekeurd en het bestuur wordt gedechargeerd voor het gevoerd financiële beleid van het afgelopen jaar.
5. Vaststelling van de begroting voor het komende boekjaar Inge geeft Frans het woord. Frans licht de begroting en het contributievoorstel toe. De contributie wordt met 5% verhoogd. Het inschrijfgeld blijft gelijk. Ben Klaassen vraagt wat de aanleiding is voor de contributieverhoging. Het bestuur legt uit dat er 3 redenen zijn: 1. De contributie van de KNGU is omhoog gegaan. Dit is een grote post. 2. Wij weten niet of de huidige huurprijzen van de zalen gehandhaafd blijven. 3. Als we puur naar de kosten van het lesgeven (en alles wat nodig is voor het lesgeven) kijken, halen we daar weinig winst uit. Winst moeten we maken uit activiteiten, grote club actie en andere zaken. Het bestuur vindt dit niet juist. Ben Klaassen is van mening dat de ouderen betalen voor de jongeren. Lian en Inge leggen uit dat dit er op papier misschien zo uit ziet, maar in werkelijkheid niet zo is. De mensen in de turnhal betalen meer en er zitten meer kinderen in de turnhal zodat dit uur meer opbrengt. Verder hebben we veel meer jeugdleden dan ouderen. Urbain van Beek vraagt hoe het plaatje van 2010 eruit zal zien. De werkelijke kosten voor lessen, zullen komend jaar dalen dit komt door de contributieverhoging en de post opleidingen die dit jaar minder zal zijn Rohan de Bresser vraagt wat het verschil in contributie van jazzdans en gym is. Dit komt omdat jazzdansleiding meer betaald krijgt dan gymleiding (meer voorbereidingstijd nodig voor jazzdans). De contributie is goedgekeurd.
6. Benoeming bestuursleden Een bestuurstermijn geldt drie jaar. Hierna moet afgetreden worden maar kan iemand zich herkiesbaar stellen. De volgende personen treden af, maar stellen zich voor een volgende termijn herkiesbaar: Wenda Leijtens, Bianca Pouwels en Inge van Laarhoven. Het is voorgeschreven dat de stemming voor het benoemen en herbenoemen van bestuursleden schriftelijk moet gebeuren. Om tot stemming over te gaan, zullen worden stembriefjes uitgedeeld door Frans. Frans en Lian zullen de stemmen tellen en de uitslag zal tijdens de vergadering bekend worden gemaakt.
3
Inge leest voor: Wenda Leijtens treedt volgens rooster af. Zij stelt zich voor een volgende termijn beschikbaar. Wenda draait nu alweer 6 jaar mee in het bestuur. Wenda houdt de ledenadministratie goed bij. Heeft overzicht over hoe het met de groepen staat. (financieel) Zij houdt voor het bestuur bij op welke producten in ons lesaanbod wij verlies maken en welke lessen rendabel zijn. Zij berekent de inkomsten en de uitgaven per les. Dit geeft het bestuur veel inzicht in onze financiële status. Verder controleert zij de declaratieformulieren en de incasso. Hiermee ondersteunt zij de penningmeester. Dit werkt erg prettig. Wij vinden het fijn dat Wenda de komende bestuursperiode deze taken weer op zich wil nemen. Wenda geeft verschillend uren les binnen de vereniging, zowel gym als danslessen. Zij staat daardoor dicht bij de leden en weet wat er speelt binnen de vereniging. Daarom graag uw stem voor haar tijdens deze vergadering. Bianca Pouwels treedt volgens rooster af. Zij stelt zich voor een volgende termijn beschikbaar. Bianca draait nu 3 jaar mee binnen het bestuur. Bianca is een bekend gezicht in en voor de vereniging. Ik denk niet dat er veel mensen Bianca niet kennen. Bianca geeft les op verschillende groepen en heeft dus veel contacten met de leden en ouders. Zij weet zo heel goed wat er leeft en speelt bij de leden. Bianca is de kartrekker voor de activiteiten. Dit doet zij met veel enthousiasme. Het hele jaar door regelt zij de activiteiten voor groot en klein en voor jong en oud. Dit gaat haar goed af. Doordat zij zo dicht bij de leden staat en in het bestuur zit behartigt zij zo de wensen, ideeën en opmerkingen van de leden. Graag uw stem voor haar tijdens deze vergadering voor haar. Voorzitter Inge van Laarhoven treedt volgens rooster af. Zij stelt zich voor een volgende termijn beschikbaar. Inge geeft het woord aan Marieke. Inge van Laarhoven zit inmiddels al 6 jaar in het bestuur. Eerst als penningmeester en sinds 2006 officieel als voorzitter. In 2005 had zij deze taak ook langs haar penningmeesterschap. Bij haar aantreden in 2006 als voorzitter had ze zichzelf de volgende doelen gesteld: het instellen van commissies, de dialoog aangaan en op gelijke voet staan met de leiding en vrijwilligers. Beide doelen heeft zij bereikt. Inge heeft een groot hart voor de vereniging, weet veel, praat veel en onthoudt alles. Inge wil de komende jaren nog veel ideeën tot uitvoering brengen. Meer en een betere samenwerking met de commissies, een duidelijk jaarplan opstellen en meer betrokkenheid van leden, vrijwilligers en leiding. Het bestuur beveelt haar van harte aan voor een nieuwe bestuursperiode. Graag uw stem voor haar tijdens deze vergadering.
7. Benoeming leden van de kascommissie De kascommissie bestaat uit drie leden die door de algemene vergadering worden benoemd. Volgens statuten kunnen leden van de kascommissie 2 jaar aanblijven en worden nieuwe leden van de kascommissie benoemd in de algemene vergadering. Hannie zit er nu 2 jaar in, dus zij wordt vervangen. Frank en Maarten mogen nog een jaar blijven. Bas van Dongen geeft aan om in de kascommissie deel te nemen.
4
8. Benoeming leden overige commissies Op dit moment zijn er geen specifieke toevoegingen van leden aan bepaalde commissies. Het blijft echter wel zo dat we nog steeds op zoek zijn naar mensen die de commissie PR willen versterken. Mochten er mensen echt een kar mee willen trekken dan horen wij dat natuurlijk graag.
9. Vaststelling datum volgende jaarvergadering. De volgende jaarvergadering zal worden gehouden op woensdag 2 maart 2011.
10. Uitslag stemming bestuursleden Het aantal stemmen is als volgt: Bianca Pouwels
13 stemmen voor
0 stemmen tegen
Wenda leijtens
14 stemmen voor
0 stemmen tegen
Inge van Laarhoven
13 stemmen voor
0 stemmen tegen
11. Jubilarissen Jubilarissen Dit jaar hebben wij geen jubilarissen die 25 of 40 jaar lid zijn van de vereniging.
12. Rondvraag Piet Hein Louwers: we moeten nog steeds een oplossing vinden voor de leiding van de vrijdagavondgroep. Het bestuur erkent het probleem en geeft aan dat zij deze vrijdag graag Elke, Bas en Piet Hein wil praten om tot een oplossing te komen. Mark v.d. Berg: Hoe het precies werkt met zijn mailadres van gvbest. Hans legt uit dat alle GVbest mailadressen worden doorgestuurd naar de opgegeven privé e-mailadres. Een aantal verenigings e-mail adressen zijn wel echte e-mail adressen. Piet Hein Louwers vraagt aan Lian of zij al meer weet over hun beider licentie. Lian heeft KNGU gemaild maar heeft nog geen antwoord. Bas van Dongen aanschaf van materialen: hoe zit het precies? De gemeente heeft nog geen uitspraken gedaan over de indiening van de materialen. Omdat de zaal ook door anderen gebruikt wordt en wij geen ruimte hebben om eigen materiaal op te slaan, is het soms lastig om bepaald materiaal zelf aan te schaffen. Het ligt er ook aan over wat voor materialen je praat. Sommigen kun je makkelijk vastketenen zoals een mini trap maar een balk is lastiger. Bob de Beer vraagt of het een idee is om expert mee te laten kijken naar het financiele stuk? Het bestuur neemt dit mee in de volgende vergadering. Hans van Laarhoven: WK Turnen heeft een andere wending gekregen. De KNGU heeft het programma veranderd. We willen aan de KNGU vragen wat we kunnen doen. Urbain vraagt of mensen daarover ingelicht worden. Het bestuur gaat eerst kijken wat de mogelijkheden zijn en zal daarna de mensen via e-mail inlichten. Frank van Laarhoven vraagt waarom de grote club actie resultaten zo tegenvallen? We hebben geen kant en klare oplossing. We kunnen voor 2010 kijken of we het beter kunnen promoten zodat we ‘makkelijk’ geld kunnen verdienen.
5
De Algemene Ledenvergadering sluit om 21.30 uur. Het bestuur nodigt de aanwezigen om samen nog een drankje te drinken en na te praten. Notulist: Marieke Lustenhouwer 10-3-2010
6
