ALGEMENE LEDEN VERGADERING TC ORIËNT zondag 28 februari 2016
Aanwezig: 40 leden (exclusief de leden van het bestuur) Agenda:
Terugblik op 2015 en plannen voor 2016
Na de opening en een welkomstwoord door Jan Ramaekers wordt voor aanvang van de vergadering een minuut stilte gevraagd voor de ons ontvallen leden.
1
Wat gebeurde er allemaal in 2015 Met foto’s en een paar toelichtende woorden kijken we tijdens de Algemene Leden Vergadering terug op wat we in 2015 met z’n allen weer voor elkaar gekregen hebben. Zo passeren de JEUGDACTIVITEITEN de revue waarbij het grastoernooi , de dropping, evenals het ouder-kind toernooi als meest geslaagde onderdelen hierin worden benoemd door Bram Wessels en Michel Schallenberg. Zo geslaagd zelfs dat het grastoernooi doorgetrokken zal gaan worden naar een senioractiviteit. De COMPETITIES hebben geleid tot goede resultaten. Wanda licht toe vanuit de technische commissie:
Dat het eerste herenteam, eerste klasse gaat spelen. Dat er 2 keer een 17 + team zal zijn Dat het nieuwe team van Freddy Jetten hoofdklasse gaat spelen. Dat een 35+ team ook hoofdklasse gaat spelen. Dat de competitie met 13 teams helemaal gevuld is. Dat ze in overleg met Ton Bokhorst bezig zijn om samen met Ronald de Bruyn de mogelijkheid bekijken voor pakken of truitjes voor de competitie spelers. Dat er een jubileumeditie gaat komen voor het dubbeldekkerstoernooi waarbij in het kader van Wimbledon dit jaar voor een passend thema is gekozen.
1
Dat de technische commissie nog steeds op zoek is naar een nieuwe collega binnen hun commissie. Jacqueline van Thoor en Anneke Coenen hebben toegezegd de najaarscompetitie te organiseren. Dan volgt een overzicht van de diverse TOERNOOIEN die in 2015 plaatsvonden, zoals het DIVA toernooi. Rineke bestempelt deze dag als een sportieve, leuke dag. Dit jaar 2016 is een lustrumjaar , 5 jaar, met als goed doel Pink Ribbon, waarvoor een originele veiling zal worden gehouden. Het PUTTERSTOERNOOI gaat zich hard maken voor meer aanmeldingen. Aimee de Gelder zal zich bij deze commissie aansluiten. De AFTER SUMMER CLINIC door Ton Bokhorst opgepakt, deed zijn naam eer aan. Het was een zeer warme dag maar bleek wel een geslaagd initiatief met als sponsor restaurant The House. Voor dit jaar zal dit zeker een vervolg gaan krijgen. De afsluiting met de MIDWINTERHUSSELAVOND bleek in combinatie met de dropping van de jeugd een mooie mix van oud en jong wat eveneens voor herhaling vatbaar is. Sponsorkliks wordt onder de aandacht gebracht en zal nogmaals uitvoerig worden toegelicht via de site. Sponsorkliks levert bij aankoop van een product bij een aangesloten organisatie /bedrijf extra inkomsten voor de vereniging. Met slechts 1 klik op de knop is dit te realiseren. Lijst van sponsoren:
DECHARGE De kascommissie deelt zijn bevindingen en op basis daarvan wordt de ledenvergadering gevraagd decharge te verlenen aan het zittende bestuur van T.C. Oriënt en de penningmeester in het bijzonder. Dit verzoek wordt gehonoreerd met een applaus door de leden.
2
2
Hoe denken de leden over (de toekomst van) de club
Daar hebben we een beeld van gekregen tijdens de gesprekken met onze leden in de werkgroepen over kantine, jeugd, werving nieuwe leden en padèl/beachtennis. De resultaten van de enquete, waar 134 leden aan deelnamen, hebben ook meegeholpen. Zo heeft de ENQUETE uitgewezen dat van die 134 reacties: waarvan 90% senioren waarvan 80% recreatief waarvan 53% les afneemt waarvan 69% competitie speelt waarvan 50% accommodatie waarvan 55% communicatie waarvan 52% de sfeer en nevenactiviteiten
(35% de score goed trainingen) (44% score goed organisatie TC) voldoende – uitschieter kleedkamers goed goed
Legenda 1 = zeer goed 2 = goed 3 = voldoende 4 = slecht 5 = zeer slecht Ondanks dat de technische commissie qua organisatie uit de enquete, een goed resultaat scoort, geeft Wanda de Loo aan steeds open te staan voor opmerking, tips of verbeterpunten hierbij. Ben Sartorius vraagt voor meer van dit soort thematische enquetes. 3
Vervolg hoe denken de leden over (de toekomst van) de club mbt de diverse werkgroepen: Werkgroep ‘onze jeugd en TC Oriënt 2020 COMPETITIE: • Elk jeugdlid de kans geven competitie te spelen • 2e stedentennis team • Najaarscompetitie voor jeugd • Letten op samenstelling van teams (vriendjes bij elkaar, zelfde leeftijd) TOERNOOIEN: • Deelname stimuleren • Begeleiding vanuit club (gedeeld door ouders/trainer) • Samenzijn van groep (groepsgevoel, gezelligheid) • Toernooien uitzoeken en samen gaan (sociale aspect: samen voor, tijdens en na de wedstrijden) ACTIVITEITEN: • Organisatie miniveldtoernooi • Pyjamatoernooi • Introductiemiddag Jeugdkamp • Little diva toernooi • Woensdagmiddag vrij spelen onder begeleiding ouders KANTINE/PARK: • Minibaantje verlicht • Tweede minibaantje (evt. met gravel)
•
Kantine moderniseren (gezelliger, loungebank, voetbaltafel, flipperkast, flatscreen, ‘chillhoek’ voor de jeugd)
•
Mogelijkheid tot meer vrij tennissen voor de jeugd (bv>18.00u tot 20.00 u)
TRAINING
• •
Creëren Whatsapp-groepen Goede maar korte argumentatie waarom een les niet doorgaat of verplaatst wordt • Inhaallessen beter plannen • Meer transparantie (bv. overzicht trainingen – wie en wanneer – op website Oriënt; • Aanwezigheid Ton tijdens toernooien (kinderen vinden het leuk als Ton even komt kijken) LEDENWERVING: • Scholen benaderen: bv. clinics in februari/maart (voor aanvang nieuwe buitenseizoen) met 1 gratis les op de club Daarnaast heeft de KNLTB ons een advies gegegeven met een uitgebreide analyse en hebben met de wethouder Sport van de gemeente Sittard-Geleen oriënterende gesprekken plaatsgevonden die verder opvolging zullen krijgen.
4
Werkgroep ‘ledenwerving en ledenbehoud’ Na een aantal overleggen zijn de volgende zaken naar voren gekomen die voor het komend jaar opgepakt zullen worden. 1. Een meer persoonlijkere benadering van nieuwe leden. Tijdens het frühshoppen zullen Ton Hanckmann en Minke Jansen een informatiebalie bemannen voor vragen van de leden. 2. Er komt een informele welkomstbijeenkomst op Zaterdag 16 april as van 11.00-12.00 uur Met onder andere de volgende onderwerpen: -bardiensten draaien -trainingsfaciliteiten -afhangbord -husselavond -activiteiten agenda. 3. Contact na 2 maanden , hoe is eerste indruk. 4. Husselochtend (evt de zondag) voor nieuwe leden in combinatie met ervaren leden om de integratie van nieuwe leden te vergroten. 5. Starterspakket aanbieden bij eerste les of bij de introductie
Ook blijkt dat in de praktijk de wel eens devraag van een nieuw lid binnenkomt voor deelname aan de competitie. Door dit met elkaar kort te sluiten kun je daar wellicht toch iets in betekenen. De KNLTB organiseert workshops voor verenigingen in het kader van ledenbehoud en ledenwerving. De eerste daarvan is reeds bezocht en Debby Bokhorst bevestigde daarover dat we met onze TC Oriënt 2020 een goede weg zijn ingeslagen.
3
Wat gaan we doen in 2016 We blijven de komende maanden nadenken en praten over de toekomst van TC Oriënt. Over waar we met onze club in 2020 willen staan. Tijdens de Algemene Ledenvergadering concentreren we ons op de dingen die we in 2016 gaan oppakken: onder andere *de ‘make-over’ van de kantine die volgens planning nog voor de start van het competitieseizoen klaar zal zijn. Ook de vraag door Rob Pisters voor meer stoelen voor het buitenterras zal hierin worden meegenomen. Louis Loos vertelt over de wijze waarop deze make-over tot stand is gekomen en de sfeer die we willen gaan creëeren. *de verbetering van de kwaliteit van de tennisbanen, de sportstichting is voornemens zsm de banen zomerklaar te maken, zodat er wellicht nog voor 1 april buiten gespeeld kan gaan worden.
5
*meer mogelijkheden voor de jeugd om aan het Stedentennis mee te doen. Met 2 of zelfs 3 teams . *wat betreft de trainingen vertelt Ton Bokhorst dat hij nu 26 jaar in dienst is van TC Oriënt. Het ledenaantal loopt terug en daarmee de lesnemers. Dat brengt een spanningsveld met zich mee wat betreft de in te vullen uren. Onderling dien je daar op een juiste manier mee om te gaan. Niet gaan ronselen met leden naar andere clubs ed. Een goed product neerzetten maakt dat de leden blijven en biedt groeipotentie. Het is van belang zo zegt Ton, dat de leden duidelijk aangeven waar de behoeftes liggen. Daar kun je op inspelen. Voor het komend jaar wordt gestart met een integraal plan voor zowel de jeugd- als seniorleden. Er is een keuzevrijheid in de trainingen, cardio/competitie/techniek of een combinatie. De sociale media zullen meer gebruikt gaan worden. *onderzoek naar mogelijkheden Padèl-baan en beachtennis, waarbij Norbert Zandkuyl toelicht dat de prijzen voor een padelbaan beduidend hoger liggen dan voor een beachtennisbaan. Dat er zeker mogelijkheden zouden zijn qua ruimte hiervoor op ons park, maar dat goed de afweging gemaakt moet worden of het haalbaar is en rendabel. Padel is voor meer leden toegankelijk. *activiteiten om nieuwe leden te werven, *extra inkomsten door tennisclinics voor bedrijven. De eerste daarvan zal een clinic zijn voor Berden Mode en Wonen. *het beschikbaar stellen van middelen voor extra activiteiten tijdens onze toernooien. Zoals samenwerking met sponsoren waaronder bv Jo Franck. Hij biedt oa een basispakket voor leden van TC Oriënt met inloopspreekuren voor advies ed.
6
De activiteiten die we gaan ondernemen in 2016 zijn opgenomen in de begroting 2016. Op basis van de toelichting over de begroting 2016 vraagt het bestuur aan de Algemene Leden Vergadering om: in te stemmen met de begroting 2016. De leden stemmen in. Hans Roosing vermeld dat 2016 het laatste jaar voor hem zal zijn als penningmeester. Dus vervanging wordt gevraagd. Ook Robert Hooghiemstra geeft aan zijn taken te willen overdragen. Ben Sartorius is bereid dit over te nemen. Ook Jules Wolfs wil het stokje gaan overdragen. Dit seizoen zal hij nog afmaken. Er komen nog enkele vragen waaronder de vraag voor de AED instructie. Deze staat gepland en zal gaan plaatsvinden op vrijdag 1 april as.
Deze vergadering wordt afgesloten met een dankwoord aan de aanwezige leden voor hun komst en aanwezigheid. We gaan er samen weer een mooi en sportief nieuw seizoen van maken.
7
