ALGEMEEN REGLEMENT UNASUR INHOUD 1.
HOOFDSTUK I: DOEL en TOEPASSINGSGEBIED
5
1.1. Artikel 1: Doel van het reglement
2.
3.
5
HOOFDSTUK II: STRUCTUUR en INSTITUTIONELE EIGENHEID VAN UNASUR
5
2.1. Artikel 2: Vorming van de institutionele structuur
5
2.2. Artikel 3: Kennisgeving van de aangewezen vertegenwoordigers
5
2.3. Artikel 4: Instanties van tijdelijke aard
5
2.4. Artikel 5: Taken van het voorzitterschap van de Raden
6
2.5. Artikel 6: Opmaak van actieplannen, activiteitenprogramma's en verslagen
6
2.6. Artikel 7: Voorstelling van het jaarverslag.
6
2.7. Artikel 8: Voorstelling van het Activiteitenprogramma door het Pro-tempore Voorzitterschap
6
HOOFDSTUK III: AANVAARDING VAN BELEID, OPRICHTING VAN INSTELLINGEN, ORGANISATIES en PROGRAMMAS
7
3.1. Artikel 9: Presentatie van het voorstel "Aanvaarding van beleid, oprichting van Organisaties en Programma's.
7
3.2. Artikel 10: Formulering van de Statuten van de Ministeriéle Raden
7
3.3. Artikel 11: Opname door UNASUR van Beleid en Programma's die bestonden vóór het Oprichtingsverdrag
8
3.4. Artikel 12: Kennisgeving van Staten die zich onttrekken aan de aanvaarding van Beleid 8 3.5. Artikel 13: Latere opname in de toepassing van beleid
8
3.6. Artikel 14: Verslag over Beleid waaraan niet alle Lidstaten deelnemen
9
3.7. Artikel 15: Mechanismen die informatie en deelname bevorderen
4.
9
HOOFDSTUK IV: SECRETARIAAT-GENERAAL
9
4.1. DEEL I: BEVOEGDHEDEN, STRUCTUUR en ZETEL
9
4.1.1.Artikel 16: Samenwerking van het Secretariaat-Generaal met de organen
9
4.1.2.Artikel 17: Het Secretariaat-Generaal dient de politieke dimensie uit te diepen
9
4.1.3.Artikel 18: Permanente coórdinatie van het Secretariaat-Generaal met het Pro-tempore Voorzitterschap - Secretaris-Generaal legt verantwoording af aan de Raad van Staatshoofden
10
4.1.4.Artikel 19: Het Secretariaat-Generaaldient zich te uiten over thema's die van belang zijn voor de Unie.
10
4.1.5.Artikel 20: Het Secretariaat-Generaal dient een halfjaarlijks werkprogramma voor te stellen...10
1
4.1.6.Artikel 21: Het Secretariaat-Generaal dient een halfjaarlijkse agenda van vergaderingen met integratiemechanismen voor te stellen
10
4.1.7.Artikel 22: Deelname van het Secretariaat-Generaal aan vergaderingen van de organen en insta nties — Steun van het Pro-tem pore voorzitterschap en presentatie van voorstellen....11 4.1.8.Artikel 23: Het Secretariaat-Generaal dient de archieven te registreren en een handleiding ....... ....... 11
voor het opstellen van documenten bij te houden
12
4.1.9.Artikel 24: Zetel van het Secretariaat-Generaal 4.2. DEEL II: DE SECRETARIS GENERAAL
12
-
12
4.2.1.Artikel 25: Het Secretariaat-Generaal wordt geleid door een Secretaris
4.2.2.Artikel 26: Exclusieve toewijding van de Secretaris en zijn/haar medewerkers ...... . ..... ......12 4.2.3.Artikel 27: Voorrechten en onschendbaarheden van de Secretaris en zijn/haar 12
medewerkers
4.2.4.Artikel 28: De Secretaris en zijn/haar rang als Missiehoofd ..... . ...... ...... ............ .............. ...... .13 4.2.5.Artikel 29: Benoeming van de Secretaris-Generaal
... ............ ... ...... ............ .......
13
4.2.6.Artikel 30: Verblijfplaats van de Secretaris-Generaal
13
4.2.7. Artikel 31: Verantwoordelijkheden van de Secretaris-Generaal
13
4.2.8.Artikel 32: Tijdelijke afwezigheid van de Secretaris-Generaal
15
4.2.9.Artikel 33: Verklaring van vacature van Secretaris-Generaal
15
4.3. DEEL III: MEDEWERKERS VAN HET SECRETARIAAT GENERAAL
16
-
4.3.1.Artikel 34: Selectie van de medewerkers
16
4.3.2.Artikel 35: Benoeming van de Directeurs
16
4.3.3.Artikel 36: Aanwerving van het Personeel
16
4.3.4.Artikel 37: Voorstelling van de Verslagen van de Medewerkers
16
4.4. DEEL IV: ORGANISATIE VAN HET SECRETARIAAT GENERAAL
.17
4.4.1.Artikel 38: Integratie van het Secretariaat-Generaal
.17
-
4.4.2.Artikel 39: Huishoudelijk Reglement van het Secretariaat-Generaal
5.
17
HOOFDSTUK V: PRO TEMPORE VOORZITTERSCHAP
17
-
5.1. Artikel 40: Bevoegdheden van het Pro tempore Voorzitterschap
17
-
6.
HOOFDSTUK VI: RAAD VAN AFGEVAARDIGDEN 6.1. Artikel 41: Raad van Afgevaardigden
7.
—
18
Cobrdinatie instanties -
......
HOOFDSTUK VII: BEGROTING 7.1. Artikel 42: Opstelling van de UNASUR-jaarbegroting 7.2. Artikel 43: Bepaling van personeelskosten
............
18
18 ....
............ .......18 18
7.3. Artikel 44: Financiering van gemeenschappelijke initiatieven
.19
7.4. Artikel 45: Begrotingsontwerp en bijdragen van de Lidstaten
19
7.5. Artikel 46: Raadgevend Technisch Comité inzake begroting
19
2
7.6. Artikel 47: Begrotingsontwerp. Financieringsmechanisme — Gedifferentieerde jaarbijdragen
19
7.7. Artikel 48: Gecontroleerde rapporten over de uitvoering van de begroting
.20
7.8. Artikel 49: Voorlopige toepassing van de begroting
20
7.9. Artikel 50: Periodiek verslag over de stand van betaling van bijdragen
20
7.10. Artikel 51: Verzaken van betalingsplicht van bijdragen
20
7.11. Artikel 52: Fonds van vrijwillige bijdragen
8.
20
HOOFDSTUK VIII: ORGANISATIE VAN VERGADERINGEN
21
8.1.
Artikel 53: Oproep tot Gewone Vergaderingen — Pro-tempore voorzitterschap
.21
8.2.
Artikel 54: Oproep tot Buitengewone Vergaderingen - Vakraden - Instanties ..... . ............ ..........21
8.3.
Artikel 55: Voorzitterschap vergaderingen - Pro-tempore voorzitterschap
8.4.
Artikel 56: Goedkeuring van de agenda
22
8.5.
Artikel 57: Tijdig indienen van documenten die moeten worden behandeld... ...... ... ............
22
22
22
8.6.
Artikel 58: Ontwerpen van normatieve handelingen
8.7.
Artikel 59: Instanties - Logistieke steun voor vergaderingen
22
8.8.
Artikel 60: Plaats en financiering van vergaderingen
23
8.9.
Artikel 61: Beleggen van vergaderingen via teleconferenties en videoconferenties
23
8.10. Artikel 62: Overeenkomsten in vergaderingen via teleconferentie
23
8.11. Artikel 63: Afwezigheid van sommige Lidstaten
23
8.12. Artikel 64: Werktalen
24
8.13. Artikel 65: Rapportontwerp van vergaderingen UNASUR - SG
24
8.14. Artikel 66: Overweging en circulatie van het rapportontwerp van vergaderingen UNASUR - Pro24
tempore voorzitterschap 8.15. Artikel 67: Publicatie van overeenkomst op de website
24
8.16. Artikel 68: Officiéle mededelingen
25
8.17. Artikel 69: Bedrijfsidentiteit - Procedurehandleiding
9.
25
HOOFDSTUK IX: SYSTEMATISCH VERWERKEN VAN NORMATIEVE HANDELINGEN en DOCUMENTEN
25
9.1.
Artikel 70: Goedgekeurde normatieve handelingen
9.2.
Artikel 71: Vertaling en circulatie van de normatieve handelingen... ...... ...... ...... ...
9.3.
Artikel 72: Component van de normatieve handeling
9.4.
Artikel 73: Samenvatting van normatieve teksten
26
9.5.
Artikel 74: Voorstel van normatieve handelingen
26
9.6.
Artikel 75: Wijzigingen of verbeteringen aan de normatieve handelingen - SG
27
9.7.
Artikel 76: Opstelling van het document "Errata"- SG
9.8.
Artikel 77: Nummering van normatieve handelingen
27
9.9.
Artikel 78: Identificatie van de normatieve handelingen
27
9.10. Artikel 79: Documenten voorgesteld door de Lidstaten
25 ..26
...... ...... .... ............ ....26
.27
28
3
9.11. Artikel 80: Gezamenlijke Mededelingen
28
9.12. Artikel 81: Mededelingen of Verklaringen buiten officiéle UNASUR-vergaderingen .........28 9.13. Artikel 82: Methodologie van mededelingen
28
9.14. Artikel 83: Wijziging van documenten
28
9.15. Artikel 84: ldentificatie van normatieve handelingen
29
9.16. Artikel 85: Verspreiding van de officiéle afkortingen - SG
29
9.17. Artikel 86: Officieel papier
10.
29
SLOTBEPALINGEN
29
10.1. Eerste: Termijnen in kalenderdagen
29
10.2. Tweede: Intrekking van alle bepalingen... ...... ......
29
10.3. Derde: Wijziging van het Reglement
11.
29
OVERGANGSBEPALINGEN
29
11.1. Eerste: Formuleren en aannemen van het Huishoudelijk Reglement van het Personeel van het Secretariaat-Generaal
30
11.2. Tweede: Werking van het SG, beschikbaarheid van begroting en structuur . 11.3. Derde: Werken, structuur en voorlopige begrotingen. Secretariaat-Generaal
30 30
11.4. Vierde: Deelname van derden aan vergaderingen van UNASUR-organen - Pro-tempore voorzitterschap
30
4
BIJLAGE
ALGEMEEN UNASUR-REGLEMENT HOOFDSTUK I DOEL EN TOEPASSINGSGEBIED Artikel 1 Dit algemeen reglement heeft als doel het opstellen van werkrichtlijnen voor de Unie van Zuid-Amerikaanse Staten (UNASUR), om de vervulling van haar doelstellingen te bevorderen en bij te dragen tot haar institutionele ontwikkeling, op basis van de bepalingen van het Oprichtingsverdrag. Dit algemeen reglement is van toepassing op de organen, het Pro-tempore Voorzitterschap, de Sectorale Ministeriéle vergaderingen, Raden op Ministerieel Niveau, Werkgroepen en andere institutionele instanties van permanente of tijdelijke aard, die deel uitmaken van UNASUR. Dit reglement geldt eveneens voor de aanvaarding van beleid en de oprichting van instellíngen, organisaties en programma's.
HOOFDSTUK II STRUCTUUR EN INSTITUTIONELE EIGENHEID VAN UNASUR Artikel 2 De institutionele structuur van UNASUR bestaat uit de organen die in Artikel 4 van het Oprichtingsverdrag worden vermeld, Ministeriéle Raden en nog op te richten instanties, in overeenstemming met Artikel 5 van voornoemd instrument.
Artikel 3 De Lidstaten zullen door middel van een uitdrukkelijke melding, met kopie aan het Secretariaat-Generaal, het Pro-tempore Voorzitterschap in kennis stellen van de gegevens van de vertegenwoordigers die voor de institutionele UNASUR-organen en — instanties worden benoemd.
Artikel 4
De instanties van tijdelijke aard dienen zo vaak te vergaderen als nodig is om hun rol te vervullen en moeten verantwoording afleggen voor hun activiteiten binnen een termijn die wordt bepaald door het orgaan dat ze heeft opgesteld.
Artikel 5 Het Voorzitterschap van de sectorale ministeriéle vergaderingen, de ministeriéle raden, werkgroepen en overige UNASUR-instanties, zal te beurt vallen aan de Lidstaat die het Pro-tempore Voorzitterschap vervult, behalve als, na diens voorstel, de desbetreffende instantie bij consensus beslist een andere lidstaat te benoemen. Het Voorzitterschap dat voor elke instantie wordt aangesteld, kan voorstellen dat de coórdinatie van de taken wordt gedeeld met een of meerdere landen, die worden benoemd in onderlinge overeenstemming met de overige Lidstaten. Artikel 6 De Ministeriéle Raden en overige permanente instanties dienen hun Actieplannen uit te werken, die in het kader moeten staan van de UNASUR-beleidslijnen, opgesteld door de Raad van Staatshoofden en Regeringsleiders, in overeenstemming met Artikel 6 letter a) van het Oprichtingsverdrag. Het voorzitterschap van de Ministeriéle Raden en overige permanente UNASURinstanties dient een activiteitenprogramma uit te werken, dat aan de Raad van Afgevaardigden moet worden voorgesteld, met medewerking van het Pro-tempore Voorzitterschap, in coórdinatie met het Secretariaat-Generaal. Het Secretariaat-Generaal dient eveneens een halfjaarlijks verslag van de Ministeriéle raden voor te stellen aan de Raad van Afgevaardigden, die het ter overweging zal voorleggen aan de Raad van Ministers van Buitenlandse Zaken. Dat verslag moet een balans van de door de Ministeriéle raden uitgevoerde activiteiten en goedgekeurde documenten bevatten. Artikel 7 Met inachtneming van de ontvangen sectorale verslagen, dient het SecretariaatGeneraal, in coórdinatie met het Pro-tempore Voorzitterschap, het jaarverslag aan de Raad van Staatshoofden en Regeringsleiders voor te stellen, waarin de vooruitgang die in het Jaarlijkse Activiteitenprogramma van UNASUR werd geboekt en de mogelijke voorstellen tot vervolgcontrole, worden beschreven. Artikel 8 6
Het uittredende Pro-tempore Voorzitterschap dient met de steun van het SecretariaatGeneraal met het aantredende Pro-tempore Voorzitterschap de formulering van een voorstel van een Jaarlijks Activiteitenprogramma voor het jaar te coórdineren, in overeenstemming met de bepalingen van Artikel 6, letter a) en Artikel 8, letter f) van het Oprichtingsverdrag. Het voorstel moet ter overweging aan de Raad van Ministers van Buitenlandse Zaken worden voorgelegd, zodat het in de laatste gewone vergadering van dit orgaan kan worden aangenomen, vóór de jaarlíjkse vergadering van de Raad van Staatshoofden en Regeringsleiders, die op zijn beurt de respectievelijke goedkeuring moet geven. Het Jaarlijkse Activiteitenprogramma moet de data en plaatsen bepalen waar de vergaderingen van de UNASUR-organen en Ministeriéle raden plaatsvinden.
HOOFDSTUK III AANVAARDING VAN BELEID, OPRICHTING VAN INSTELLINGEN, ORGANISATIES EN PROGRAMMA'S Artikel 9 Teneinde de aanvaarding van beleid, oprichting van organisaties, instellingen en gemeenschappelíjk programma's te bevorderen, dient/dienen de geinteresseerde Lidstaat/Lidstaten, met de medewerking van het Secretariaat-Generaal, via het Protempore Voorzitterschap, aan de Raad van Afgevaardigden een voorstel ter goedkeuring voor te leggen, dat nadien ter overweging aan de Raad van Ministers van Buitenlandse Zaken en de Raad van Staatshoofden en Regeringsleiders moet worden gepresenteerd. Zowel voor de vorming van Sectorale ministeriéle vergaderingen, Raden op Ministerieel Niveau, VVerkgroepen en andere institutionele instanties, als voor de aanvaarding van beleid en gemeenschappelijke programma's, dient/dienen de geffiteresseerde Lidstaat/Lidstaten, via het Pro-tempore Voorzitterschap, aan de Raad van Afgevaardigden een voorstel ter goedkeuring voor te leggen, met kopie aan het Secretariaat-Generaal, dat nadien ter overweging van de Raad van Ministers van Buitenlandse Zaken en van de Raad van Staatshoofden en Regeringsleiders moet worden gepresenteerd. Alle voorstellen dienen vergezeld te zijn van een uiteenzetting van gronden, zodat hun toepasselijkheid en uitvoerbaarheid kunnen worden geévalueerd in overeenstemming met de doelstellingen van het Oprichtingsverdrag en de UNASUR-richtlijnen en prioriteiten. Er moet eveneens voor een begrotingsontwerp worden gezorgd, als basisvereiste voor de overweging van het voorstel door de bevoegde beslissingsorganen. Indien het voorstel wordt aanvaard, zal de verwezenlijking ervan plaatsvinden onder de flexibele en graduele criteria waarnaar wordt verwezen in Artikel 13 van het Oprichtingsverdrag.
Artikel 10 7
De Ministeriéle Raden en overige instanties van permanente aard, opgericht in overeenstemming met Artikel 5 van het Oprichtingsverdrag, zullen vanaf de dag van hun oprichting Ontwerpstatuten uitwerken, die hun werkingsregels bepalen, met inachtneming van de principes vastgelegd in het Oprichtingsverdrag en in dit reglement. Deze statuten dienen de doelstellingen te bepalen en de organisatie van ten minste één jaarlijkse vergadering van de hoogste autoriteiten te voorzien.
Artikel 11 In overeenstemming met Artikel 13 van het Oprichtingsverdrag, in het geval van beleid, programma's, instellingen of organisaties waaraan Lidstaten vóór de termijn van geldigheid van het Oprichtingsverdrag deelnemen, dienen de Lidstaten die geTnteresseerd zijn in een toetreding tot UNASUR, een verslag voor te leggen waarin bovendien melding wordt gemaakt van de voorgeschiedenis van hun werking, hun doelstellingen en normen, en van hun overeenstemming met de doelstellingen van het Oprichtingsverdrag en andere aspecten die van betekenis worden geacht. Het voorstel tot toetreding moet worden goedgekeurd door opeenvolgend de Raad van Afgevaardigden, de Raad van Ministers van Buitenlandse Zaken en ten slotte de Raad van Staatshoofden en Regeringsleiders. De wijzen waarop UNASUR beleid, programma's, instellingen of organisaties opneemt, die reeds bestaan vóór de termijn van geldigheid van het Oprichtingsverdrag, vermeld in voorgaande paragraaf, moeten worden goedgekeurd door de Raad van Staatshoofden en Regeringsleiders, op voorstel van de Raad van Ministers van Buitenlandse Zaken, na eerdere aanbeveling van de Raad van Afgevaardigden, in overeenstemming met de bepalingen van Artikel 13 van het Oprichtingsverdrag.
Artikel 12 De Lidstaten die beslissen zich te onttrekken aan de volledige of gedeeltelijke toepassing van een beleid of van de ontwikkeling van sommige programma's, instellingen of organisaties die werden opgericht en goedgekeurd, zij het voor bepaalde of onbepaalde tijd, moeten het Pro-tempore Voorzitterschap daarvan op de hoogte brengen, met kopie aan het Secretariaat-Generaal, dat de overige Lidstaten daarover zal informeren.
Artikel 13 Indien een Lidstaat nadien beslist deel te nemen aan een beleid, programma, instelling of organisatie die deel uitmaakt van UNASUR, in overeenstemming met de bepalingen van Artikel 13 van het Oprichtingsverdrag, dient die Lidstaat het Pro-tempore Voorzitterschap daarvan op de hoogte te brengen, met kopie aan het Secretariaat-Generaal, dat de Raad 8
van Afgevaardigden daarover zal informeren. De modaliteit van de toetreding moet door de Raad van Afgevaardigden worden afgesproken, door diezelfde Raad worden nagekeken, nadien ter goedkeuring aan de Raad van Ministers van Buitenlandse Zaken worden voorgelegd, en ten slotte, ter besluitvorming, aan de Raad van Staatshoofden en Regeringsleiders.
Artikel 14 De Lidstaten die deelnemen aan de ontwikkeling van programma's, beleid, instellingen of organisaties die door de Raad van Staatshoofden en Regeringsleiders werden goedgekeurd en waaraan niet alle Lidstaten deelnemen, dienen door middel van jaarverslagen over de vooruitgang van het ontwerp in uitvoering te berichten aan de Raad van Afgevaardigden, die de verslagen moet doorsturen naar de overige organen.
Artikel 15 Wegens het belang van de burgerdeelname, in overeenstemming met Artikel 18 van het Oprichtingsverdrag, dienen met flexibiliteits- en geleidelijkheidscriteria mechanismen te worden vastgelegd die de informatie en deelname van de diverse sociale actoren in de Zuid-Amerikaanse regio bevorderen. Hiertoe moet de Raad van Afgevaardigden via het Pro-tempore Voorzitterschap een ontwerp van Richtlijnen opstellen, die de deelname van de verschillende sociale actoren aan het integratieproces omschrijven. Het ontwerp van Richtlijnen dient dan aan de Raad van Ministers van Buitenlandse Zaken te worden voorgelegd, en daarna ter goedkeuring aan de Raad van Staatshoofden en Regeringsleiders van UNASUR.
HOOFDSTUK IV SECRETARIAAT-GENERAAL DEEL 1 BEVOEGDHEDEN, STRUCTUUR EN ZETEL Artikel 16 Bij het invullen van zijn bevoegdheden dient het Secretariaat-Generaal meer bepaald samen te werken met de Raad van Staatshoofden en Regeringsleiders, de Raad van Ministers van Buitenlandse Zaken, de Raad van Afgevaardigden en het Pro-tempore Voorzitterschap, wat betreft de invoering van de richtlijnen voor het vervullen van de UNASUR-doelstellingen en de vervolgcontrole van de overige institutionele instanties.
Artikel 17
9
Het Secretariaat-Generaal moet de politieke dimensie van UNASUR verzekeren en uitdiepen, en dient op nadrukkelijke en permanente wijze alle formaliteiten in acht te nemen die voortvloeien uit de politieke wil van de Raad van Staatshoofden en Regeringsleiders, en die leiden tot de bevordering van de dialoog en de reeds bereikte cultuur van politiek overleg. Met dat doel moet het Secretariaat de noodzakelijke coórdinatie met de UNASURorganen ten uitvoer brengen.
Artikel 18 Bij het uitvoeren van zijn bevoegdheden zal het Secretariaat-Generaal een permanente coórdinatie onderhouden met het Pro-tempore Voorzitterschap en de Lidstaten, via de institutionele kanalen en op de manier die door de landen wordt bepaald. In samenspraak met de Ministeries van Buitenlandse Zaken van de Lidstaten, kan het Secretariaat-Generaal vergaderingen houden met nationale instellingen die bevoegd zijn in de UNASUR-werkgebieden. De Secretaris-Generaal legt voor zijn bestuur verantwoording af aan de Raad van Staatshoofden, via de Raad van Ministers van Buitenlandse Zaken. Teneinde de integratiedoelstellingen en de Zuid-Amerikaanse eenheid te bevorderen dient het Secretariaat-Generaal te zorgen voor het ontwikkelen en versterken van relaties van cotirdinatie en institutionele steun met de Raad van Afgevaardigden.
Artikel 19 Tijdens het uitvoeren van zijn/haar ambtsperiode mag de Secretaris-Generaal zich uiten over thema's die van belang zijn voor de Unie, ten voordele van de versterking van het integratieproces. Voor aangelegenheden of thema's waarvoor een officiéle UNASURuitspraak nodig is, moet het Secretariaat-Generaal tijdig de nodige raadplegingen en samenspraak met de UNASUR-organen en het Pro-tempore Voorzitterschap bewerkstelligen.
Artikel 20 Het Secretariaat-Generaal dient bij te dragen tot de versterking van de identiteit van UNASUR in zijn externe relaties, op basis van de beleidslijnen goedgekeurd door de Raad van Staatshoofden en Regeringsleiders en de Raad van Ministers van Buitenlandse Zaken. Hiertoe moet het een halfjaarlijs werkprogramma voorstellen aan de Raad van Afgevaardigden, dat de vervulling van de taken van dat orgaan ondersteunt, om de initiatieven van UNASUR compatibel te maken en te coOrdineren met andere lopende processen van regionale en subregionale integratie.
10
Arti ke I 21 Na kennisgeving aan de Raad van Afgevaardigden en in coórdinatie met het Protempore Voorzitterschap, kan het Secretariaat-Generaal, op eigen initiatief of na uitnodiging, en door middel van de voorstelling van een halfjaarlijks vergaderagenda vergaderingen beleggen met zowel de overige regionale integratie- en coóperatieorganisaties, als met internationale instellingen en andere instanties die door de organen werden aangeraden, in overeenstemming met de bepalingen van Artikel 15 van het Oprichtingsverdrag. De kalender van zowel vergaderingen als mogelijke tussenkomsten of deelnames van de medewerkers van het Pro-tempore Voorzitterschap en het Secretariaat-Generaal aan internationale vergaderingen en fora, dient de richtlijnen te respecteren, die werden aangenomen door de Raad van Staatshoofden en Regeringsleiders. De Raad van Afgevaardigden moet de standpunten die UNASUR zal innemen in zijn betrekkingen met derden, kennen en in overweging nemen. Artikel 22 Het Secretariaat-Generaal dient met stemrecht deel te nemen aan de vergaderingen van de UNASUR-organen en -instanties en daarin de functie te bekleden van secretariaat. Het Secretariaat-Generaal moet het Pro-tempore Voorzitterschap steunen bij de uitwerking van een ontwerpagenda en het ontwerpverslag van de vergaderingen van de organen. Het Secretariaat-Generaal kan voorstellen ter overweging indienen bij de Raad van Staatshoofden en Regeringsleiders, de Raad van Ministers van Buitenlandse Zaken en de Raad van Afgevaardigden —afhankelijk van het geval— de technische studies uitvoeren die door hen zijn toevertrouwd en die bijdragen tot de ontwikkeling van het integratieproces, en indien nodig, adviseren bij de voorbereiding van de agendapunten en voorstellen die ter discussie staan. Artikel 23 Het Secretariaat-Generaal is verantwoordelijk voor het documenteren, bewaren en archiveren van documenten die afkomstig zijn van de organen, alsook van hun Sectorale ministeriéle vergaderingen, Raden op Ministerieel Niveau, Werkgroepen en andere institutionele UNASUR-instanties, en voor de publicatie ervan na toestemming vooraf door de Raad van Afgevaardigden. Het Secretariaat-Generaal kan, op aanvraag van de belanghebbende Lidstaat, de documenten en archieven die afkomstig zijn van de organen en vergaderingen van UNASUR voor waar en echt verklaren.
11
Het Secretariaat-Generaal dient een handleiding voor het opstellen van documenten die afkomstig zijn van UNASUR (verslagen, aktes, mededelingen, protocollen, enz.) uit te werken en bij te houden, met inbegrip van procedures voor de opstelling ervan.
Artikel 24 Het Secretariaat-Generaal zal in Quito, Republiek Ecuador, zetelen, op de plaats die daartoe door de Ecuadoraanse Regering is toegewezen, in overeenstemming met de Zetelovereenkomst, ondertekend door de Republiek Ecuador en het SecretariaatGeneraal van UNASUR.
DEEL II SECRETARIS-GENERAAL Artikel 25 Het Secretariaat-Generaal staat onder de leiding van een Secretaris-Generaal die, voor de vervulling van zijn/haar functie, kan rekenen op de steun van medewerkers, gespecialiseerd technisch en administratief personeel, noodzakelijk voor zijn/haar bestuur en de vervolgcontrole van thematische gebieden die overeenkomen met de institutionele structuur van UNASUR.
Artikel 26 Tijdens de uitvoering van hun functies dienen de Secretaris-Generaal en de medewerkers van het Secretariaat zich uitsluitend op die functies toe te leggen en geen enkele andere activiteit uitvoeren die niet verenigbaar is met de uitvoering van hun functies. De Secretaris-Generaal en de medewerkers van het Secretariaat moeten zich meer bepaald onthouden van deelname aan politieke activiteiten, zoals bijvoorbeeld openbare vergaderingen, demonstraties, proselitisme of ideologische praktijken en het aanvragen of aanvaarden van instructies betreffende de vervulling van hun functies vanwege een specifieke regering, persoon of instelling die geen deel uitmaakt van het SecretariaatGeneraal, en ze dienen hun functie te vervullen met uitsluitende inachtneming van het belang en de doelstellingen van UNASUR en het mandaat dat hen is gegeven door zijn organen. In overeenstemming met dit artikel zal een onderwijs- of academische activiteit niet onverenigbaar worden geacht, zolang zij geen negatieve gevolgen heeft op de
12
uitoefening van functies of op de integriteit, onafhankelijkheid en onpartijdigheid die voor die functies vereist zijn.
Artikel 27 De Secretaris-Generaal en de medewerkers van het Secretariaat genieten binnen het territorium van elk van de Lidstaten de voorrechten en onschendbaarheden die bij hun functies passen en die nodig zijn om hun taken in volledige onafhankelijkheid uit te voeren, en zij moeten over de geschikte documentatie beschikken voor de uitoefening van die taken, in overeenstemming met de bepalingen van de Zetelovereenkomst. De Lidstaten dienen, waar nodig, de afgifte van een diplomatiek, officieel, speciaal of dienstpaspoort garanderen, ten gunste van hun onderdanen die functies bekleden in het Secretariaat-Generaal van UNASUR, in overeenstemming met hun interne wetgeving en het Internationaal Recht.
Artikel 28 De Secretaris-Generaal dient de erkenning te genieten en de rang te bekleden van Missiehoofd in alle protocollaire handelingen waarbij hij/zij aanwezig is tijdens de uitoefening van zijn/haar officiéle functies.
Artikel 29 De Secretaris-Generaal dient door de Raad van Staatshoofden en Regeringsleiders te worden benoemd, op voorstel van de Raad van Ministers van Buitenlandse Zaken, voor een periode van twee jaar, slechts eenmaal hernieuwbaar. De Secretaris-Generaal kan niet door een persoon van dezelfde nationaliteit worden opgevolgd. De verkiezing van de Secretaris-Generaal moet door middel van een Besluit van de Raad van Staatshoofden en Regeringsleiders worden geformaliseerd, in overeenstemming met de bepalingen van Artikel 12 van het Oprichtingsverdrag.
Artikel 30 De Secretaris-Generaal moet zijn/haar verblijfplaats hebben in de stad waar het Secretariaat-Generaal zetelt, in overeenstemming met de bepalingen van het Oprichtingsverdrag en dient zijn/haar functies te aanvaarden binnen de termijn die uitdrukkelijk wordt bepaald in het Besluit met betrekking tot zijn/haar benoeming.
Artikel 31 Verantwoordelijkheden van de Secretaris-Generaal:
13
a) Het Secretariaat-Generaal leiden en de wettelijke vertegenwoordiging ervan uitoefenen; b) Voorschriften van administratieve aard vastleggen en doen navolgen, die nodig zijn voor de goede werking van het Secretariaat-Generaal; c) Voorstellen van functionele organieke structuur, Reglement, werking en handleidingen van normen en procedures en hun mogelijke wijzigingen ter overweging en goedkeuring voorleggen aan de Raad van Ministers van Buitenlandse Zaken, via de Raad van Afgevaardigden; d) De directeurs benoemen en ontslaan, indien nodig, in samenspraak met de Raad van Afgevaardigden; e) De respectievelijke benoemingen uitvoeren en aanstellingen formaliseren van de medewerkers van het Secretariaat-Generaal; f)
Medewerkers uit hun functie ontzetten in overeenstemming met de bepalingen van het normenstelsel dat voor het Secretariaat-Generaal geldt;
g) Aan de Raad van Ministers van Buitenlandse Zaken, via de Raad van Afgevaardigden en in overeenstemming met de beschikbare begroting, de hoeveelheid specifiek personeel voorstellen binnen een functiestructuur met betrekking tot de gespecialiseerde, technische en administratieve ondersteuning van het Secretariaat-Generaal, alsook de respectievelíjke benoeming en het ontslag ervan, indien nodig; h) Het Huishoudelijk Reglement van het personeel van het Secretariaat-Generaal goedkeuren, in overeenstemming met de voorwaarden van de Zetelovereenkomst en dit Algemeen Reglement, en dit daarna aan de Raad van Afgevaardigden doorsturen; i)
In overeenstemming met dit reglement, alle wettelijke handelingen uitvoeren die nodig zijn voor een goede administratie en beheer van het Secretariaat-Generaal;
j)
Wanneer het nodig is en afhankelijk van de beschikbaarheid van begrotingsmiddelen, met voorafgaande toestemming van de Raad van Afgevaardigden, consultants en experts in dienst nemen voor de uitvoering van specifieke werken en studies, of door natuurlijke of rechtspersonen speciale of tijdelijke diensten laten uitvoeren;
k) Door middel van administratieve handelingen de medewerkers benoemen die het Secretariaat-Generaal zullen vertegenwoordigen in de UNASUR-vergaderingen, vergaderingen met regionale integratie- en coóperatie-organisaties of met internationale instellingen en andere instanties;
14
I) Indien nodig, aan het Pro-tempore Voorzitterschap oproepen tot buitengewone vergaderingen van de UNASUR-organen en —instanties voorstellen; m) Aan de Raad van Afgevaardigden het ontwerp voorstellen van de jaarlijkse begroting van de werking van UNASUR, met inbegrip van zijn componenten, ter overweging en goedkeuring door de Raad van Ministers van Buitenlandse Zaken, in overeenstemming met de bepalingen van het Oprichtingsverdrag; n) Het jaarverslag van zijn/haar beheer en de administratieve en financiéle verantwoording van UNASUR voorbereiden en aan Raad van Ministers van Buitenlandse Zaken voorstellen. o) Een geactualiseerd adressenbestand vertegenwoordigers van de Lidstaten.
bíjhouden
van
autoriteiten
en
p) De documenten ter ondersteuning van het jaarverslag en de jaarlijkse verantwoording ter kennisgeving naar de Raad van Afgevaardigden sturen, die dit vervolgens ter overweging aan de Raad van Ministers van Buitenlandse Zaken dient voor te leggen. Artikel 32 In geval van tijdelijke afwezigheid van de Secretaris-Generaal dient de Directeur met de hoogste anciénniteit plaatsvervangend het Secretariaat-Generaal te leiden. De Secretaris-Generaal moet de Lidstaten via het Pro-tempore Voorzitterschap op de hoogte brengen van zijn/haar afwezigheden wanneer deze langer duren dan zeven (7) dagen. Voor elke afwezigheid van de Secretaris-Generaal die langer duurt dan dertig (30) dagen, is de toestemming van de Raad van Ministers van Buitenlandse Zaken vereist. Artikel 33 Op aanbeveling van de Raad van Ministers van Buitenlandse Zaken, dient de Raad van Staatshoofden en Regeringsleiders de functie van Secretaris-Generaal in de volgende gevallen vacant te verklaren: a) overlijden; b) lichamelijke of mentale onbekwaamheid, waarvan door medische diagnose naar behoren bewezen is dat deze langer dan zes maanden kan duren; c) aftreden;
15
d) wanneer de Secretaris-Generaal zonder rechtvaardiging zijn/haar functies niet heeft opgenomen binnen de termijn die bepaald is in het Besluit waarin hij/zij is benoemd; e) wanneer er een ernstige fout is begaan; in het kader van deze oorzaak zal een ernstige fout bestaan uit het niet vervullen van de taken en verplichtingen vastgelegd in Artikel 10 van het Oprichtingsverdrag en het huidige Reglement, waarbij de belangen van de integratie en de Zuid-Amerikaanse eenheid ernstig worden geschaad. Als de betrekking vacant is verklaard, is het Secretariaat-Generaal tijdelijk verantwoordelijk, tot de nieuwe Secretaris-Generaal wordt benoemd.
DEEL III MEDEWERKERS VAN HET SECRETARIAAT-GENERAAL Artikel 34 De medewerkers van het Secretariaat-Generaal dienen via transparante en objectieve processen te worden geselecteerd. Tijdens het selectie- en aanwervingsproces van het personeel voor het SecretariaatGeneraal moeten de vereisten in acht worden genomen die bepaald dienen te worden in een voorschrift dat nadien moet worden goedgekeurd, met eerbied voor het evenwicht in de vertegenwoordiging van de nationaliteiten van de Lidstaten. Alle medewerkers dienen de neutraliteit die eigen is aan hun functie in acht te nemen en de geheimhouding van de UNASUR-documenten te verzekeren. Het aantal functies zal worden bepaald rekening houdend met de behoeften van de dienst en de begroting van het Secretariaat-Generaal. Artikel 35 De Directeurs dienen voor een periode van drie jaar te worden benoemd, die slechts eenmaal kan worden hernieuwd. Voor de selectie zal een beurtsysteem worden toegepast, dat een rechtvaardige vertegenwoordiging van de Lidstaten moet garanderen.
Artikel 36 Het gespecialiseerd, technisch en administratief personeel van het Secretariaat-Generaal dient in overeenstemming met de bepalingen van de Zetelovereenkomst en de Ecuadoraanse arbeidswetgeving te worden geselecteerd.
16
Artikel 37 De medewerkers die naar behoren bevoegd zijn om het Secretariaat-Generaal I te vertegenwoordigen tijdens UNASUR-vergaderingen of andere vergaderingen met regionale integratie- en coóperatieorganisaties, en met internationale instellingen en andere instanties, moeten de verslagen van de uitgevoerde activiteiten aan de Secretaris-Generaal voorleggen.
DEEL IV ORGANISATIE VAN HET SECRETARIAAT-GENERAAL Artikel 38 Het Secretariaat-Generaal dient uit Directies te bestaan, die horen bij de structuur en de verschillende UNASUR-instanties, en die het geheel van de agenda behandelen, op gebied van, onder andere, politiek, economie, maatschappij, cultuur, milieu, energie, infrastructuur, financien, defensie en externe samenwerking. Met inachtneming van de beschikbare begroting en de evolutie van de institutionele eigenheid van UNASUR kan de Secretaris-Generaal wijzigingen voorleggen aan de Raad van Ministers van Buitenlandse Zaken, betreffende de interne werkingstructuur en personeelsbezetting van het Secretariaat-Generaal. Artikel 39 De structuur van het Secretariaat-Generaal moet in een Huishoudelijk Reglement worden vastgelegd, dat door de Raad van Ministers van Buitenlandse Zake dient te worden goedgekeurd.
HOOFDSTUK V PRO-TEMPORE VOORZITTERSCHAP Artikel 40 In uitoefening van de bevoegdheden die zijn toegewezen door het Oprichtingsverdrag, zal het Pro-tempore Voorzitterschap:
17
a) Oproepen sturen voor gewone en buitengewone vergaderingen van UNASURorganen en hun instanties en daarvan als voorzitter fungeren, onverminderd de bepalingen van Artikels 5 en 55 van dit reglement. b) De vertegenwoordiging van UNASUR uitoefenen, in het bijzonder in de relaties met derden en op internationale bijeenkomsten, net zoals het Secretariaat-Generaal, in overeenstemming met Artikel 10 van het Oprichtingsverdrag, de vertegenwoordiging uitoefent, in beide gevallen, op uitdrukkelijke afvaardiging van de Lidstaten. c) Met het Secretariaat-Generaal de handelingen coórdineren voor de uitvoering van de beleidslijnen, actieplannen, programma's en projecten van het integratieproces, opgesteld door de Raad van Staatshoofden en Regeringsleiders. d) De taken uitvoeren die door de Raad van Staatshoofden en Regeringsleiders werden opgedragen.
HOOFDSTUK VI Raad van Afgevaardigden Artikel 41 Bij de uitvoering van de bevoegdheden die hem volgens het Oprichtingsverdrag toekomen, moet de Raad van Afgevaardigden handelen als algemene coórdinatieinstantie van het integratieproces, met als bijzondere verantwoordelijkheid het waken over de naleving van zijn eigen voorschriften, de Besluiten van de Raad van Staatshoofden en Regeringsleiders en de Resoluties van de Raad van Ministers van Buitenlandse Zaken. Onverminderd de bepalingen van Artikel 15 van het Oprichtingsverdrag, dient de Raad van Afgevaardigden verantwoordelíjk te zijn voor het ontwikkelen en de opvolging van de relaties die UNASUR aanknoopt met derden, in overeenstemming met de beleidslijnen die daarover door de Raad van Staatshoofden en Regeringsleiders werden vastgelegd. Als onderdeel van deze verantwoordelijkheid moet de Raad van Afgevaardigden op de hoogte zijn van de voorstellen voor uitspraken en agenda's met betrekking tot derden, die vanuit de organen en alle UNASUR-instanties worden bevorderd.
HOOFDSTUK VII BEGROTING Artikel 42 Het jaarlijkse begrotingsontwerp van UNASUR, uitgewerkt door het SecretariaatGeneraal, bestaat uit de volgende componenten: 18
a) Werking en activiteiten van het Secretariaat-Generaal (personeelskosten, onderhoud van de zetel, publicaties, onderzoek, vergaderingen in het hoofdkantoor en daarbuiten, enz.). b) Permanente institutionele instanties, waarvan de financiering individueel in beschouwing dient te worden genomen. c) Tijdelijke gemeenschappelijke initiatieven. Arti ke I 43 Voor de bepaling van personeelskosten moet er als referentie met de loonschaal van de Verenigde Naties van de stad waar het Secretariaat-Generaal zetelt rekening worden gehouden. Arti ke I 44 De financiering van de gemeenschappelijke initiatieven dient door de Raad van Ministers van Buitenlandse Zaken te worden bepaald, op basis van de voorstellen die door de verschillende UNASUR-instanties aan het Secretariaat-Generaal werden voorgelegd. Arti ke I 45 Het begrotingsontwerp van UNASUR moet door het Secretariaat-Generaal worden uitgewerkt en voorgelegd aan de Raad van Afgevaardigden, ten laatste op 31 december van elk jaar. Deze Raad dient, tijdens een buitengewone aan de Begroting gewijde vergadering, het ontwerp onder de loep te nemen en het ter overweging en goedkeuring voor te leggen aan de Raad van Ministers van Buitenlandse Zaken van UNASUR. Het begrotingsontwerp voor het volgende begrotingsjaar moet aan de Raad van Ministers van Buitenlandse Zaken ter overweging worden voorgelegd, tegen 31 maart van elk jaar. De UNASUR-begroting dient voor de periode van één jaar te worden goedgekeurd. Het Secretariaat-Generaal moet onmiddellijk na goedkeuring van de begroting, een officiéle kennisgeving naar de Lidstaten sturen met informatie over zowel de jaarlijkse UNASURbegroting, als de desbetreffende bijdrage van elke Staat, met inachtneming van de tijdelijke en permanente instanties waaraan die effectief deelneemt. Arti kel 46 Het Technisch Comité op gebied van begroting, dat bestaat uit een vertegenwoordiger van elke Lidstaat, dient de Raad van Afgevaardigden te adviseren bij het onderzoek van het UNASUR-begrotingsontwerp, bij het onderzoek van de uitvoering van de begroting en bij de uiteindelijke jaarafsluiting.
19
Het Technisch Comité op gebied van begroting dient te worden samengeroepen telkens als de Raad van Afgevaardigden dit nodig acht. Artikel 47 In overeenstemming met de bepalingen van Artikel 16 van het Oprichtingsverdrag, dient het begrotingsontwerp voorgesteld door het Secretariaat-Generaal een financieringsmechanisme in acht te nemen, dat gebaseerd moet zijn op jaarlijkse bijdragen, gedifferentieerd voor elke Lidstaat, voorgesteld door de Begrotingscommissie, en met inachtneming van hun economische draagkracht, de gemeenschappelijke verantwoordelijkheid en het gelijkheidsprincipe. De bijdragen voor de financiering van de permanente en tijdelijke institutionele instanties moeten binnen de UNASUR-begroting worden gedifferentieerd en hetzelfde percentage volgen dat voor de andere begrotingscomponenten wordt uitgewerkt. De bijdragen die voor elke lídstaat worden bepaald, moeten bij voorkeur vóór 31 augustus van elk jaar worden betaald.
Arti ke I 48 De Secretaris-Generaal dient gecontroleerde verslagen van de begrotingsuitvoering voor te leggen, bij het neerleggen van zijn functie en bij de overdracht van het Pro-tempore Voorzitterschap. Arti ke I 49 Wanneer een begrotingsjaar begint zonder dat een nieuwe begroting is goedgekeurd, kan het Secretariaat-Generaal voorlopig en middels voorafgaande kennisgeving aan het Pro-tempore Voorzitterschap, de begroting toepassen die was goedgekeurd voor de onmiddellijk voorafgaande periode.
Arti kel 50 Het Secretariaat-Generaal dient de Raad van Afgevaardigden op geregelde tijdstippen op de hoogte te brengen van de stand van de betaling van de bijdragen die aan elke Lidstaat toebehoren.
Arti ke I 51 Indien de betalingsplicht van bijdragen langer dan een jaar verzaakt wordt, moet het Secretariaat-Generaal, via de Raad van Afgevaardigden, de Raad van Ministers van Buitenlandse Zaken daarvan op de hoogte brengen, die dan kan overwegen de nodige maatregelen te nemen. 20
Artikel 52 UNASUR kan via het Secretariaat-Generaal fondsen vaststellen van vrijwillige bijdragen van de Lidstaten, die zullen bestaan uit geldmiddelen die niet van de begroting afkomstig zijn, zoals bijvoorbeeld schenkingen en bijdrages die niet worden terugbetaald. De inkomsten en uitgaven die worden geregistreerd in het fonds van vrijwillige bijdragen, dienen door de Secretaris-generaal te worden bekend gemaakt via een financiéle verantwoording die aan de bevoegde organen ter overweging moeten worden voorgelegd . De middelen van voorvermelde Vrijwillige Fondsen dienen onder andere te worden gebruikt voor de financiering van activiteiten en projecten die in verband staan met de uitvoering van het jaarlijkse activiteitenprogramma, met inbegrip van gemeenschappelijke initiatieven aan de steun die UNASUR biedt aan derde landen. De Raad van Ministers van Buitenlandse Zaken kan eveneens zijn goedkeuring geven voor het gebruik van middelen die niet van de begroting afkomstig zijn, voor de financiering van specifieke projecten voorgesteld door een van de Lidstaten. De mogelijke voorstellen voor het scheppen van de fondsen waarnaar in dit Artikel wordt verwezen, moeten aan de Raad van Afgevaardigden worden voorgelegd voor goedkeuring nadien door de Raad van Ministers van Buitenlandse Zaken, met een beheersplan en opgave van administratiekosten. De goedkeuring van middelen die niet van de begroting afkomstig zijn maar van derde schenkers, hangt af van de goedkeuring van de richtlijnen over relaties met derden, goedgekeurd door de Raad van Staatshoofden en Regeringsleiders.
HOOFDSTUK VIII ORGANISATIE VAN VERGADERINGEN Artikel 53 De gewone vergaderingen van de UNASUR-organen en overige instanties dienen met medewerking van het Pro-tempore Voorzitterschap te worden aangekondigd, met kopie aan het Secretariaat-Generaal, minstens 20 dagen vóór de datum voorzien voor de vergadering. De kennisgeving zal zowel de datum specificeren als de plaats, het formaat en de voorziene agenda punten. Het Pro-tempore Voorzitterschap moet de oproepen nummeren, registreren, archiveren en ter kennisgeving rondzenden aan de vertegenwoordigers van de Lidstaten in de Raad van Afgevaardigden.
Artikel 54 21
De buitengewone vergaderingen van de UNASUR-organen en verscheidene instanties moeten na voorafgaande consensus van alle Lidstaten worden aangekondigd, minstens 20 dagen vóór de datum voorzien voor de vergadering: samen met de oproep dienen ook de agendapunten en de logistieke aspecten van de vergadering in omloop te worden gebracht. Indien de oproep een dringend te behandelen onderwerp betreft, is het niet noodzakelijk de genoemde termijnen in acht te nemen.
Artikel 55 De vergaderingen van de UNASUR-organen en overige institutionele instanties moeten door het Pro-tempore Voorzitterschap van UNASUR worden voorgezeten, vastgesteld in overeenstemming met Artikel 5 van dit Reglement, behalve wanneer op voorstel van dat voorzitterschap en bij consensus, de Lidstaten beslissen een andere Afvaardiging te benoemen om tijdens de genoemde vergadering als voorzitter te fungeren. In die gevallen dient de genoemde afvaardiging de aankondiging van de vergadering en de agenda met het Pro-tempore UNASUR-voorzitterschap te coórdineren, die ze moet doorsturen aan de vertegenwoordigers van de desbetreffende instantie en aan de Raad van Afgevaardigden. Artikel 56 De goedkeuring van de agenda en/of de opneming van nieuwe thema's moeten bij consensus gebeuren, aan het begin van elke vergadering.
Artikel 57 De documenten en voorstellen die door een of ander UNASUR-orgaan of instantie dienen te worden overwogen, worden alleen in een vergadering geanalyseerd wanneer ze minstens 10 dagen op voorhand in omloop zijn gebracht. In het geval van buitengewone omstandigheden is die termijn niet van toepassing.
Artikel 58 De Raden van Staatshoofden en Regeringsleiders, van Ministers van Buitenlandse Zaken en van Afgevaardigden drukken zich uit middels respectievelijk besluiten, resoluties en verordeningen. Bovendien kunnen de Lidstaten Verklaringen of Mededelingen aannemen, in overeenstemming met de bepalingen van dit Reglement. Onverminderd de bepalingen van Artikel 65 kunnen de verschillende UNASUR-instanties hun consensus kenbaar maken, door middel van aktes en verklaringen op hun respectievelijke werkgebieden. 22
De Ministeriéle raden en overige instanties moeten bovendien, via het Pro-tempore Voorzitterschap, ontwerpen van normatieve handelingen vernoemd in Artikel 11 van het Oprichtingsverdrag, ter overweging voorleggen aan de betreffende UNASUR-organen. Arti ke I 59 In gevallen waarin om begrotingsredenen het Secretariaat-Generaal geen technische en logistieke ondersteuning kan bieden aan een vergadering, zal het Pro-tempore Voorzitterschap van elke UNASUR-instantie verantwoordelijk zijn voor het voorzien van logistieke ondersteuning voor de organisatie en het verloop van de vergadering, met inbegrip van de voorbereiding en het in omloop brengen van documenten. Het voorzitterschap van de instantie moet het Pro-tempore Voorzitterschap zo snel mogelijk de akte toesturen van de vergadering, alsook de documenten die tijdens die vergadering werden goedgekeurd en in omloop gebracht.
Artikel 60 De vergaderingen van de UNASUR-organen en overige instanties dienen in het land dat het respectievelijke Pro-tempore Voorzitterschap uitoefent te worden belegd, behalve wanneer dat land het aanbod aanvaardt dat de vergadering in een andere Lidstaat zou plaatsvinden. Het land dat het Pro-tempore Voorzitterschap uitoefent over elke orgaan of instantie zal verantwoordelijk zijn voor de financiering van de vergaderingen die binnen zijn grondgebied worden belegd; bij wijze van uitzondering kan het rekenen op steun van het Secretariaat-Generaal.
Arti ke I 61 De vergaderingen van de UNASUR-organen en instanties kunnen door middel van teleconferentie of videoconferentie worden belegd, wanneer dat zo op voorhand is overeengekomen. De vergaderingen die via dergelijke media plaatsvinden, moeten voldoen aan dezelfde oproepvoorwaarden, quorum en andere formaliteiten die zijn voorzien voor vergaderingen waarin de deelnemers in persoon aanwezig zijn. Artikel 62 De overeenkomsten en besluiten die worden aanvaard tijdens vergaderingen die via teleconferenties of videoconferenties worden belegd, genieten dezelfde geldigheid als wanneer de vergadering georganiseerd zou worden door deelnemers die in persoon aanwezig zijn.
Artikel 63 23
Overeenkomsten en overeenstemmingen die worden bereikt tijdens een vergadering waarbij één of meerdere Lidstaten afwezig is/zijn, worden als goedgekeurd beschouwd indien de afwezige Lidstaten geen bezwaar maken na verloop van de volgende termijnen, die van start gaan vanaf het moment dat het verslag en de documenten van de vergadering in de UNASUR-werktalen in omloop worden gebracht: -
dertig (30) dagen in het geval van de Raad van Staatshoofden en Regeringsleiders en de Raad van Ministers van Buitenlandse Zaken; vijftien (15) dagen in het geval van de Raad van Afgevaardigden en overige UNASUR-instanties. Artikel 64
Onverminderd de bepalingen van Artikel 23 van het Oprichtingsverdrag, zijn de UNASUR-werktalen Spaans en Engels. De vergaderingen van de organen en overige instanties van UNASUR moeten worden in voornoemde werktalen geleid, met uitzondering van de vergaderingen van de Raad van Staatshoofden en Regeringsleiders, de Raad van Ministers van Buitenlandse Zaken en de Ministeriéle Vergaderingen van de Raden van UNASUR, waarbij tolken aanwezig moeten zijn in de vier officiéle talen van UNASUR. Artikel 65
Het Secretariaat-Generaal moet in de werktalen een verslagontwerp van de UNASURvergaderingen opstellen. Dat ontwerp dient de resultaten van de vergaderingen te bevatten, alsook de goedgekeurde agenda, deelnemerslijst, samenvatting van de behandelde thema's en bereikte overeenstemmingen en in bijlage, indien dat het geval is, de normatieve handelingen en de goedgekeurde ontwerpen van normatieve handelingen, alsook de voorstellen en documenten die tijdens de vergadering in overweging werden genomen. Het ontwerp van het verslag moet binnen een termijn van vijftien (15) dagen na de vergadering naar het Pro-tempore Voorzitterschap worden gestuurd, en, van zodra het door het Pro-tempore Voorzitterschap in overweging is genomen, moet het door deze laatste binnen een termijn van maximum vijf (5) dagen na ontvangst naar de Lidstaten worden gestuurd De volgende documenten moeten in de vier officiéle talen worden opgesteld: de juridische instrumenten die aan het Oprichtingsverdrag worden toegevoegd, de Overeenkomsten die op basis van het Oprichtingsverdrag tussen UNASUR-lidstaten worden gesloten, de Besluiten van de Raad van Staatshoofden, de Resoluties van de Raad van Ministers van Buitenlandse Zaken en de Verklaringen van de vergaderingen op ministerieel niveau van de Raden van UNASUR. Artikel 66 24
Het verslag van de vergadering dient als goedgekeurd te worden beschouwd indien binnen een termijn van dertig (30) dagen na kennisgeving aan de Lidstaten per elektronisch medium geen bezwaar werd gemaakt of commentaar werd geuit. Indien een Lidstaat substantieel bezwaar, commentaar of opmerkingen uit tegen het verslag, dient het thema door het Pro-tempore Voorzitterschap ter herziening aan de agenda van de volgende vergadering van de desbetreffende instantie worden toegevoegd.
Artikel 67 De Besluiten, Resoluties, Verordeningen, Verklaringen, Mededelingen en andere overeenkomsten, afkomstig van de UNASUR-vergaderingen dienen, als ze eenmaal goedgekeurd zijn, te worden gepubliceerd op de UNASUR-website, behalve wanneer beperkte toegang geldt onder de omstandigheden en binnen de termijnen bepaald door het orgaan of de instantie die ze heeft aanvaard.
Artikel 68 De officiéle mededelingen die worden rondgestuurd tussen de organen en overige permanente en tijdelijke UNASUR-instanties moeten naar het Pro-tempore Voorzitterschap worden gestuurd met kopie aan het Secretariaat-Generaal, waarbij de eerste ze ook dient naar de Raad van Afgevaardigden dient te sturen. Het Secretariaat-Generaal moet een register bijhouden van de mededelingen waarnaar in dit Artikel wordt verwezen.
Artikel 69 Om de identiteit van UNASUR als instelling te garanderen, moeten de richtlijnen worden gevolgd die zijn opgenomen in de Handleiding voor Procedures en Institutioneel Imago voor de Officiéle Vergaderingen en Mededelingen van de Unie van Zuid-Amerikaanse Staten (UNASUR) aangenomen bij Resolutie van de Raad van Ministers van Buitenlandse Zaken, voor wat betreft het protocol van de vergaderingen, de opstelling van materiaal en meubilair, het gebruik van de UNASUR-vlag en het officiéle UNASURlogo, volksliederen, digitaal design en websites.
HOOFDSTUK IX SYSTEMATISCH VERWERKEN VAN NORMATIEVE HANDELINGEN EN DOCUMENTEN Artikel 70
25
De normatieve handelingen die tijdens om het even welke UNASUR-vergadering werden goedgekeurd, moeten van een paraaf worden voorzien door de vertegenwoordigers van de !anden in de talen waarin ze zijn opgemaakt, voor hun vertaling nadien naar de overige officiéle talen. De normatieve handelingen die zijn goedgekeurd door de Raad van Staatshoofden en Regeringsleiders van UNASUR dienen in de vier officiéle talen te worden goedgekeurd. De originelen van de normatieve handelingen en de ontwerpen van normatieve handelingen die naar hogere instanties moeten worden doorgestuurd, dienen in het Secretariaat-Generaal te worden geregistreerd en gearchiveerd.
Artikel 71 De Raden van Staatshoofden en Regeringsleiders, de Ministers van Buitenlandse Zaken en de Afgevaardigden van UNASUR kunnen, indien zij dat passend achten, de goedkeuring van hun normatieve handelingen voorleggen op virtuele of fysieke wijze, via het Pro-tempore Voorzitterschap. In overeenstemming met de bepalingen van dit Artikel moet het Pro-tempore Voorzitterschap aan de andere staten het ontwerp van de desbetreffende Normatieve Handeling doorsturen, waarbij een maximum termijn van dertig (30) dagen geldt voor mogelijke commentaar. Als binnen de termijn bepaald door het Pro-tempore Voorzitterschap tegen de gepubliceerde tekst geen bezwaar werd aangetekend, zal het ontwerp als goedgekeurd worden beschouwd. Het Secretariaat-Generaal dient de vertaling in de vier officiéle UNASUR-talen ter beschikking te stellen en de gewaarmerkte versie van de normatieve handeling in omloop te brengen.
Artikel 72 De Besluiten, Resoluties en Verordeningen die bij toepassing van het Oprichtingsverdrag werden aangenomen, moeten in de inleiding aanwijzingen bevatten over de juridische gronden, motieven en beleidsdoelstellingen. De internationale instrumenten die binnen UNASUR worden aangenomen, moeten wat vorm en geldigheid betreft de voorwaarden vervullen die binnen het Internationaal Verdragsrecht van toepassing zijn .
Artikel 73 Wanneer een normatieve handeling volledig of gedeeltelijk wordt ingetrokken, dient het voorschrift dat wordt ingetrokken of vervangen, uitdrukkelijk te worden vermeld in het gedeelte van de nieuwe norm dat de verordening bevat. 26
Het Secretariaat-Generaal moet op geregelde tijdstippen een samenvatting van geactualiseerde normatieve teksten uitwerken, met inbegrip van verwijzingen naar de normatieve basis.
Arti ke I 74 De ontwerpen van normatieve handelingen die door de overige UNASUR-instanties worden voorgesteld, moeten de bepalingen van het Oprichtingsverdrag en dit Reglement volgen voor de uitwerking van die handelingen, ter bevordering van hun overweging door de Raden van Staatshoofden en Regeringsleiders, van Ministers van Buitenlandse Zaken, en Afgevaardigden van UNASUR.
Artikel 75 Een Lidstaat of het Secretariaat-Generaal kan om wijzigingen of verbeteringen verzoeken van de normatieve handelingen die zijn goedgekeurd door de UNASURorganen, indien fouten worden gevonden in de vorm van vernoemde handelingen. Het Secretariaat-Generaal moet op eigen initiatief of op vraag van een Lidstaat een voorstel tot verbetering in omloop brengen. De voorstellen tot verbetering vermeld in dit Artikel worden als goedgekeurd beschouwd indien geen bezwaar wordt gemaakt binnen een termijn van dertig (30) dagen na het in omloop brengen ervan. Artikel 76 In het geval van verbeteringen aan goedgekeurde normatieve handelingen, voorzien in de bepalingen van voorgaand Artikel, dient het Secretariaat-Generaal een formeel document uit te werken, dat "Errata" wordt genoemd en de verbeteringen bevat, en waarvan een origineel door de Secretaris-generaal moet worden ondertekend en in het Secretariaat-Generaal moet worden gearchiveerd. Ter bevordering van het proces van opname van de normatieve handelingen van UNASUR, voorzien in Artikel 12 van het Oprichtingsverdrag, moet het SecretariaatGeneraal een gewaarmerkte kopie van de desbetreffende Errata naar de Lidstaten sturen.
Artikel 77 De normatieve handelingen die afkomstig zijn van de UNASUR-organen dienen met de benaming van de norm (BESLUIT, RESOLUTIE OF VERORDENING) te worden geTdentificeerd, gevolgd door de desbetreffende nummering, de laatste twee cijfers van het jaar, de identificatie van het orgaan van afkomst en, in het desbetreffende geval, de respectievelijke titel. De nummering is opeenvolgend en moet jaarlijks opnieuw beginnen.
27
De Overeenkomsten, Verklaringen, Verdragen en Protocollen waarover binnen UNASUR wordt onderhandeld, moeten niet worden genummerd, maar slechts geidentificeerd met hun titel.
Artikel 78 De ontwerpen van normatieve handelingen die ter overweging aan de UNASUR-organen worden voorgelegd, moeten worden geidentificeerd met de naam UNASUR, de tekens van het orgaan waarvan ze afkomstig zijn, de letter P (normontwerp), gevolgd door het type norm waarnaar het ontwerp verwijst (OVEREENKOMST, BESLUIT, RESOLUTIE, VERORDENING), de titel en de desbetreffende nummering van het ontwerp, en het jaartal.
Artikel 79 De documenten en voorstellen die door de Lidstaten worden voorgelegd, moeten worden geklentificeerd met de naam UNASUR, de tekens van het orgaan waarvan ze afkomstig zjjn, gevolgd door de classificatie, in overeenstemming met de aard van het document, en de desbetreffende nummering, het jaartal en aanwijzing van de Lidstaat of Lidstaten die het voorstel voorleggen: DT [Documento de Trabajo] - Werkdocument DI [Documento Informativo] — Informatief document
Artikel 80 Behalve de normatieve handelingen en ontwerpen waarnaar wordt verwezen in dit hoofdstuk, kunnen de Raden van Staatshoofden en Regeringsleiders, en de Ministers van Buitenlandse Zaken ook Verklaringen en Mededelingen doen over zaken van gemeenschappelijk belang. Bovendien kunnen het Secretariaat-Generaal en het Pro-tempore Voorzitterschap, indien de omstandighenden dit vereisen, gezamenlíjke mededelingen doen. Arti ke I 81 Indien een Lidstaat op buitengewone wijze voorstelt een Verklaring of Mededeling aan te nemen, buiten de officiéle UNASUR-vergaderingen, moet dat voorstel naar de vertegenwoordigers van de Raad van Afgevaardigden worden doorgestuurd, via het Protempore Voorzitterschap, ter goedkeu ring, met kopie aan het Secretariaat-Generaal. In dringende gevallen kan de belanghebbende Lidstaat verzoeken een termijn in te stellen voor het indienen van de antwoorden van de overige Lidstaten.
Artikel 82 28
De ontwerpen van Mededelingen of Verklaringen dienen dezelfde identificatiemethodologie te volgen als vernoemd in Artikel 78, met de naam van het type document (MEDEDELING of VERKLARING). De goedgekeurde Mededelingen en verklaringen worden alleen geklentificeerd door middel van hun titel, datum en plaats van goedkeuring.
Artikel 83 Mogelijke wijzigingen van reeds in overweging genomen documenten en normatieve handelingen zullen een sequentiéle rangschikking krijgen, onder de identificatie van het originele document, in overeenstemming met de volgende classificatie: Add Addendum — bijlage (voegt elementen toe aan de vorige tekst) Rey Revisión — vervanging (vervangt de vorige tekst) Corr Corrigendum — correctie (corrigeert de vorige tekst)
Artikel 84 De gegevens die toelaten de normatieve handelíngen en overige documenten te identificeren, in overeenstemming met de bepalingen van dit Reglement, moeten midden bovenaan op de beginbladzijde vermeld staan. Artikel 85 Ter bevordering van de toepassing van dit hoofdstuk van het Reglement dient het Secretariaat-Generaal de officiéle afkortingen van de UNASUR-instanties in omloop te brengen. Artikel 86 De uiteindelijke versies van de normatieve handelingen en de Gezamenlijke Verklaringen en Mededelingen die binnen UNASUR werden goedgekeurd, dienen op officieel papier met het UNASUR-Iogo te worden geformaliseerd en verspreid onder het publiek.
SLOTBEPALINGEN Eerste: Behoudens uitdrukkelijk andersluidend besluit, zullen alle termijnen in dagen, aangegeven in dit Reglement en om het even welk ander UNASUR-document, kalenderdagen zijn. lndien een termijn afloopt op een zaterdag of zondag, zal die automatisch verlengd worden tot de volgende maandag.
29
Tweede: Alle verordeningen van de Statuten van de instanties en overige normatieve handelingen van institutionele aard die tegenstrijdig zijn aan dit reglement, worden als ingetrokken beschouwd.
Derde: Dit Reglement kan worden gewijzigd op dezelfde manier als die waarop het is goedgekeurd.
OVERGANGSBEPALINGEN Eerste: Het Secretariaat-Generaal de instructie geven tot het formuleren en aannemen van het Huishoudelijk Reglement van het Personeel van het Secretariaat, met inbegrip van, onder andere, de modaliteiten van selectie, aanwerving en evaluatie van het personeel, de modaliteiten van extra ondersteunend personeel afkomstig van de Lidstaten en de definitie van het werkregime van het Secretariaat-Generaal, met inachtneming van de bepalingen van de Zetelovereenkomst en de Ecuadoraanse werkwetgeving. Tweede: Het Secretariaat-Generaal zal de functie van dit orgaan tijdelijk kunnen aanpassen, in overeenstemming met de beschikbaarheid van de begroting, en een flexibele werkingsstructuur aannemen, met de steun van medewerkers die door de Lidstaten worden toegewezen, en die strikt in het belang van UNASUR zullen handelen, in overeenstemming met de bepalingen van het Oprichtingsverdrag.
Derde: Tijdens deze overgangsperiode zal het Secretariaat-Generaal het werk in dit orgaan organiseren, met inachtneming van de richtlijnen van de structuur en voorlopige begrotingen voor de werking van het Secretariaat-Generaal van UNASUR, goedgekeurd tijdens de Raad van Ministers van Buitenlandse Zaken in Buenos Aires, op 24 augustus 2011 en, waar dat van toepassing is, van de bepalingen van dit Reglement. Vierde: Zolang de Raad van Staatshoofden en Regeringsleiders beleidslijnen opstelt en aanneemt voor de relatie met derden, zal de deelname van derde landen of internationale organisaties, en vergaderingen van de organen en overige UNASURinstanties ter discussie van concrete agendapunten van het desbetreffende forum afhankelijk zijn van de goedkeuring van alle Lidstaten.
In de gevallen waarin die deelname passend geacht wordt, zal het Pro-tempore Voorzitterschap van de bevoegde instantie de desbetreffende Nationale Coórdinatoren raadplegen. Indien een consensus bestaat over de deelname zal de dienstdoende Nationale Coórdinatie van het Pro-tempore Voorzitterschap daarvan op de hoogte worden gebracht, die op zijn beurt de Raad van Afgevaardigden op de hoogte zal houden van de deelname van derden aan de UNASUR-vergaderingen. De deelnamevoorwaarden zullen in onderlinge overeenstemming door de Lidstaten worden bepaald. 30
