HOOFDSTUK 1 TOEPASSINGSGEBIED

LEIDRAAD BIJ DE ORGANISATIE VAN EEN OCCASIONEEL EVENEMENT IN OPEN LUCHT OF IN EEN TENT WAARBIJ GEBRUIKT GEMAAKT WORDT VAN ELEKTRONISCH VERSTERKTE MUZIEK Deze leidraad biedt een overzicht van de te volgen richtlijnen bij de organisatie van een evenement in openlucht of in een tent. Deze leidraad is niet van toepassing bij evenementen waarbij gewerkt wordt met een nood- en interventieplan.

HOOFDSTUK 1 TOEPASSINGSGEBIED 1.1

Occasionele evenementen

Deze leidraad is van toepassing op de occasionele evenementen met een openbaar karakter, waarbij gebruik gemaakt wordt van elektronisch versterkte muziek met als doel dans- of muziekactiviteiten. Het gaat hier om de organisatie van één- of meerdaagse feestelijkheden zoals fuiven, jeugdfuiven (doelgroep: jongeren tussen 16 en 25 jaar), bals, danspartijen, dorpsfeesten, optredens, festivals, … , georganiseerd in open lucht of in een tent. Deze leidraad is eveneens van toepassing op occasionele evenementen met een openbaar karakter, waarbij gebruik gemaakt wordt van elektronisch versterkte muziek met een ander doel dan dans- of muziekactiviteiten. Het gaat hier om de organisatie van één- of meerdaagse evenementen zoals sportactiviteiten, beurzen en markten, straatvoorstellingen,... , georganiseerd in open lucht of in een tent. Een omroepinstallatie louter voor mededelingen of oproepen valt niet onder het begrip 'elektronisch versterkte muziek'.

1.2

Met openbaar karakter

Onder 'openbaar karakter' wordt begrepen: evenementen die - al dan niet tegen betaling - voor iedereen toegankelijk zijn, ook al is de toegang tot bepaalde categorieën beperkt. Aan het openbaar karakter wordt geen afbreuk gedaan door de toegang afhankelijk te maken van een uitnodiging of toegangskaart, indien deze uitnodiging of toegangskaart wordt verspreid of verkocht aan eenieder die erom verzoekt.

1.3

Organisator van een evenement

De organisator van een evenement is elke natuurlijke persoon, ondernemer of (feitelijke) vereniging die een evenement organiseert.

1.4

Open lucht

Een evenement in open lucht is een evenement dat plaatsvindt onder de vrije hemel, niet in een gebouw.

1

HOOFDSTUK 2 BEPERKINGEN I.V.M. FREQUENTIE EN LOCATIE 2.1

Frequentie

Op éénzelfde dag kan er per deelgemeente 's avonds slechts één occasioneel evenement met een openbaar karakter waarbij gebruik gemaakt wordt van elektronisch versterkte muziek en dat een dans- of muziekactiviteit als doel heeft georganiseerd worden. Uitzonderingen hierop zijn de dagen van de dorpskermissen of oudjaar.

2.2

Locatie

Op het grasveld naast de gemeentelijke sporthal in Westmalle of op het grasveld achter het jeugdcomplex in Oostmalle mag elke erkende vereniging of school met een werking in de desbetreffende deelgemeente per kalenderjaar één evenement met een tijdsduur van 24 uur, met een openbaar karakter waarbij gebruik gemaakt wordt van elektronische versterkte muziek in open lucht of in een tent organiseren. Een uitzondering wordt enkel gemaakt voor reeds bestaande meerdaagse evenementen. Omwille van de bodemgesteldheid is het in Oostmalle verplicht om plancher te leggen in tenten die geplaatst worden achter jeugdcomplex. Deze beperking geldt niet voor dorpskermissen. Op andere locaties dan deze hierboven vermeld, geldt de tijdsbeperking niet, maar dient wel het sluitingsuur, vermeld in hoofdstuk 7.1, gerespecteerd te worden.

2.3

Aanvraag inname openbaar domein

Organiseer je een evenement op openbaar domein, dan dien je dit aan te vragen via het formulier 'Aanvraag evenement en materiaal' dat je vindt in het digitaal loket op www.malle.be en dit minstens 90 kalenderdagen voor de aanvang van het evenement. Indien het openbaar domein (bv. rijbaan, plein, parkeerplaatsen, …) ingenomen wordt naar aanleiding van een evenement (geldt ook voor bv. plaatsing van een kraam) moet een retributie betaald worden zoals opgenomen in het gemeentelijk belastingreglement op inname openbaar domein voor evenementen. Er wordt geen vergoeding gevraagd bij braderijen, markten, kermissen of evenementen van gemeentelijk erkende en/of gesubsidieerde verenigingen, erkende buurtwerkingen, adviesraden, scholen en hun oudercomités.

2.4

Opkuis terrein en omgeving

24 uur na het beëindigen van het occasioneel evenement dient het openbaar terrein, de toegangswegen tot het terrein en de omgeving zich in hun oorspronkelijke staat van orde en netheid te bevinden. 72 uur na het beëindigen van het occasioneel evenement dienen alle gebruikte materialen verwijderd te zijn.

2

HOOFDSTUK 3 AANVRAAG EN VERANTWOORDELIJKHEID 3.1

Aanvraag

Voor de organisatie van elk evenement met openbaar karakter in open lucht of in een tent, al dan niet op openbaar domein van de gemeente moet een aanvraag worden ingediend via het digitaal loket (aanvraag evenement en materiaal) op de website www.malle.be en dit maximum 365 en minstens 90 kalenderdagen voor de aanvang van het evenement.

3.2

Toelating

Enkel voor evenementen met een openbaar karakter waarbij gebruik gemaakt wordt van elektronisch versterkte muziek en dat een dans- of muziekactiviteit als doel heeft, is een expliciete toelating nodig van het college van burgmeester en schepenen. De beslissing van het college van burgemeester en schepenen wordt maximum 30 kalenderdagen na de aanvraag en ten laatste 60 kalenderdagen voor de aanvang van het evenement aan de organisator overgemaakt.

3.3

Advies

Voor elke aanvraag wordt door het gemeentebestuur advies gevraagd aan de brandweer en aan de politie.

3.4

Verantwoordelijke

De verantwoordelijke van de (feitelijke) vereniging of de natuurlijke persoon als organisator van een occasioneel evenement met een openbaar karakter moet minimum 18 jaar zijn. Hij/zij staat tevens in voor de contacten met het gemeentebestuur, politie en brandweer.

3.5

Informeren buurtbewoners

De buurtbewoners in een straal van 200 meter rond de plaats van het evenement dienen voorafgaand per brief op de hoogte gebracht te worden van de organisatie van het evenement met een korte beschrijving van de inhoud van het evenement (bijvoorbeeld met of zonder vuurwerk). Deze straal bereken je eenvoudig op de website www.afstandmeten.nl. In de brief moet verplicht het start- en einduur van het evenement vermeld staan én een telefoonnummer waarop de verantwoordelijke tijdens het evenement te bereiken is.

3.6

Verzekering burgerlijke aansprakelijkheid

Organisatoren en inrichters zijn burgerlijk aansprakelijk. Een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid voor alle vrijwilligers is wettelijk verplicht. De aansprakelijkheid geldt voor de hele duur van de manifestatie, dus ook voor de opbouw en afbraak van de infrastructuur. Tijdens een controle moet u een kopie van het verzekeringsbewijs kunnen voorleggen, eventueel met de bijzondere voorwaarden van de polis. Met deze verzekering erkent u uw verantwoordelijkheid. De premie voor de verzekering is afhankelijk van de aard van het evenement en de mogelijke risico’s. U moet voldoende verzekerd zijn om alle mogelijke schade aan derden te vergoeden. Een bijkomende verzekering voor lichamelijke ongevallen is aanbevolen. Op de website www.vrijwilligerswerk.be vindt u uitgebreide informatie over werken met vrijwilligers. Ga voor het afsluiten van een verzekering langs bij uw verzekeringsagent. Vraag naar de mogelijkheden en stel de gepaste verzekering samen om alle mogelijke schade probleemloos te vergoeden.

3

HOOFDSTUK 4 GELUID 4.1

Voor welke muziekactiviteiten?

Speel je elektronisch versterkte muziek in open lucht of in een tent en is je evenement toegankelijk voor publiek dan moet je de voorschriften inzake geluidssterkte respecteren. De voorschriften zijn er niet alleen om overlast te beperken, maar ook om gehoorschade te voorkomen. Activiteiten met enkel niet-elektronisch versterkte muziek (bv. fanfare, symfonisch orkest, kamerorkest … zonder versterking) vallen niet onder de regelgeving. Dat is ook het geval voor activiteiten die op privédomein worden georganiseerd en niet toegankelijk zijn voor het ruime publiek.

4.2

Indeling in 3 categorieën

STAP 1: Bepaal in welke categorie je evenement thuishoort. Eens je hebt gekozen hoeveel geluid je wil produceren, volgt daaruit welke procedure je moet volgen en welke de voorwaarden zijn. Categorie 1 - Geluidsniveau minder dan 85 dB (A-filter), gemiddeld gemeten over 15 minuten. Dit is het geluidsniveau in bv. een praatcafé of restaurant. 85 dB of minder is geen 'dansbaar' geluidsniveau en deze categorie kan dus nooit van toepassing zijn bij bv. een fuif. Categorie 2 - Geluidsniveau tussen 85 en 95 dB (A-filter), meerbepaald gemeten als gemiddelde over 15 minuten of maximale pieken in slow-modus. Dit is een dansbaar volume dat je bv. in een danscafé of op eventueel een huwelijksfeest aantreft, waar bezoekers elkaar nog redelijk kunnen verstaan en er toch gedanst kan worden. Categorie 3 - Geluidsniveau meer dan 95 dB tot het maximum van 100 dB (A-filter), meerbepaald gemeten als gemiddelde over 15 of 60 minuten. STAP 2: Volg de procedure en voorwaarden naargelang de categorie. Categorie 1 - Los van de geluidsnorm ter plaatse moet ook de geluidsnorm in de omgeving gerespecteerd worden. Die moet lager zijn dan 85 dB. Categorie 2 - Toelating vragen aan het college van burgemeester en schepenen (zie hoofdstuk 3.1). Er gelden geen normen in de omgeving. Op het evenement zelf dien je het geluid te meten. Wat je meet, moet zichtbaar zijn voor wie het geluid bedient. Categorie 3 - Voorwaarden categorie 2 (toelating vragen zie hoofdstuk 3.1 en meten) + registreren en bewaren van het geluidsniveau (memory card, gegevens maand lang te bewaren). Ook gratis oordopjes ter beschikking stellen aan personen die erom verzoeken. Oordopjes kan je tegen kostprijs aankopen bij de gemeentelijke uitleendienst vrije tijd via het mailadres [email protected] of het telefoonnummer 03-310.05.71.

4.3

Meten van het geluid

Het geluid moet je meten met een klasse 2 meetinstrument, zoals bepaald in de geldende normen. Een smartphone voldoet niet en is totaal onbetrouwbaar. Het gemeentebestuur beschikt niet over een geluidsmeter. Correcte meettoestellen kan je huren bij firma's gespecialiseerd in akoestiek, bij de provinciale uitleendienst in het Vormingscentrum in Oostmalle of vraag aan de DJ om dit te voorzien. Vraag ook steeds een handleiding. Ideaal is wanneer de microfoon (die het geluid meet) en de uitleesunit met een verlengsnoer verbonden kunnen worden. De plaats van de persoon die het geluid bedient, is immers niet noodzakelijk ook de beste plaats om het geluid te meten en de microfoon te plaatsen.

4

De wetgeving zegt dat je moet meten op een ‘representatieve’ plaats in de publieksruimte. Dat wil zeggen een plaats waar het volume zoveel mogelijk overeenkomt met het gemiddelde volume dat alle luisteraars te horen krijgen. Dus zeker niet vlakbij de geluidsbron, maar ook niet helemaal ver weg van die geluidsbron. Centraal tussen de luidsprekers is ideaal, op de kruising van denkbeeldige lijnen die de luidsprekers verbinden. Indien luidsprekers slechts aan één zijde staan, blijft deze regel gelden. Bijkomende voorwaarde is dat de microfoon hangt op minimaal 1,5 meter hoogte en steeds op 0,5 meter van eventuele wanden. Belangrijk is dat je niets manipuleert en zorgt voor een zo correct mogelijke meting.

4.4

Controle & sancties

Als je een muziekactiviteit organiseert, ben je altijd verplicht je aan de geldende reglementering te houden. Dus ook als er geen klachten zijn van omwonenden of bezoekers, kunnen politie of bevoegde ambtenaren optreden om een eventuele overschrijding van de normen vast te stellen en sancties op te leggen. In een overeenkomst met de dj of geluidstechnicus kan je trouwens clausules opnemen die beide partijen wijzen op hun verplichtingen en verantwoordelijkheden. Wanneer een toezichthouder een controle uitvoert en een overtreding vaststelt, kan die een aanmaning geven, een verslag van vaststelling of een proces-verbaal opmaken. Let op: niet alleen de geluidsnorm overschrijden wordt beschouwd als een overtreding. Ook indien je niet beschikt over de juiste toelating of je de verplichte bijkomende maatregelen niet naleeft (bv. gebruik van geluidsmeter), bega je een overtreding en kun je worden bestraft. De sanctie is afhankelijk van het soort overtreding. Ze kan variëren van een administratieve geldboete tot een vervolging door de correctionele rechtbank met eventueel een veroordeling en boete tot gevolg. De geldboetes kunnen hoog oplopen.

4.5

Extra raadgevingen

Bescherm je bezoekers door ervoor te zorgen dat ze niet dichter dan 1 meter tot een luidspreker kunnen naderen, bij voorkeur tot 1,5 à 2 meter. Vlak tegen de boxen zijn de geluidsniveaus immer oncontroleerbaar hoog, en kan het gehoor onherroepelijk beschadigd worden. Informeer je over de keuze van opstelling van de geluidsversterking. Met aangepaste techniek slaagt men er in om over grote afstanden nagenoeg constant geluidsniveau op het publiek te 'projecteren', mét een hoge muzikale kwaliteit (toonweergave, helderheid, dynamiek, stereo-weergave enz…). Een geluidsmeter kan je ontlenen bij de uitleendienst van het provinciaal vormingscentrum. Alle info hierover vind je op www.vormingscentrummalle.be. Wil je meer weten over de geluidswetgeving, neem dan contact op met de gemeentelijke milieudienst via een mail naar [email protected] of op het telefoonnummer 03310.06.35. Nuttige informatie vind je ook op: www.lne.be/themas/hinder-enrisicos/geluidshinder/beleid/muziek.

4.6

Sabam & billijke vergoeding

Wordt er op het evenement muziek van anderen gespeeld, dan dien je hiervoor een bijdrage te betalen aan de Belgische auteursmaatschappij Sabam. Alle informatie hierover vind je op www.sabam.be. Heb je nog extra vragen, stuur dan een mail naar [email protected]. Bij de organisatie van een tijdelijke activiteit dien je mogelijk ook een billijke vergoeding te betalen. Meer info hierover kan je vinden op www.bvergoed.be.

5

HOOFDSTUK 5 VEILIGHEID 5.1

Wanneer inschakelen bewakingsdienst

Op een evenement open voor publiek mét gebruik van elektronisch versterkte muziek is het inschakelen van een bewakingsdienst verplicht. Bij evenementen waar het verwachte bezoekersaantal niet hoger ligt dan 1.000 personen is het toegestaan om gebruik te maken van een interne bewakingsdienst. Bij evenementen waar het verwachte bezoekersaantal hoger ligt dan 1.000 personen is het inschakelen van een private veiligheidsdienst aanbevolen.

5.2

Interne bewakingsdienst

Als de interne bewakingsdienst van de organisator bestaat uit natuurlijke personen die deze activiteiten sporadisch en op een onbezoldigde wijze uitoefenen dan dient de organisator hiervoor toelating aan de burgemeester te vragen via het invullen van het formulier 'aanvraag evenement en materiaal' in het digitaal loket op www.malle.be en dit minstens 30 kalenderdagen voordat het evenement plaats vindt.

5.3

Private veiligheidsdienst

Als de organisator beroep doet op een private veiligheidsdienst is hij gehouden de bepalingen van de wet van 10 april 1990 op de private en bijzondere veiligheid na te leven. De organisator vermeldt bij aanvraag via het evenementenformulier de aanwezigheid van een private veiligheidsdienst. Het college van burgemeester en schepenen kan bij een gemotiveerde beslissing de verplichte aanwezigheid van private bewaking verplichten.

5.4

Fietsenstalling

Bij elk evenement met een openbaar karakter dat georganiseerd wordt in open lucht of in een tent dient een voldoende grote fietsenstalling voorzien te worden. Het moet hierbij mogelijk zijn dat de gestalde fietsen ergens aan vastgemaakt worden.

6

HOOFDSTUK 6 BRANDVEILIGHEID 6.1

Toepassingsgebied

▪ De bepalingen inzake brandveiligheid zijn van toepassing op de inrichtingen van tijdelijke aard van 50 m² of groter. ▪ Het is verboden om inrichtingen van tijdelijke aard die toegankelijk zijn voor het publiek, open te stellen zonder voorafgaande schriftelijke vergunning van de burgemeester. ▪ Voor de aanvang van het evenement dient er een controle te gebeuren door de brandweer voor zover het een inrichting van tijdelijke aard betreft met een brutooppervlakte van 500 m² of meer.

6.2

Veiligheidseisen inzake de inplanting en toegangswegen

▪ Tenten moeten minimaal 4 m van elkaar en van elk gebouw geplaatst worden. Binnen deze vrije doorgang mogen geen verkooppunten, voertuigen, toiletvoorzieningen, noch andere hindernissen opgesteld staan. Tussen de tenten moet steeds een vrije doorgang behouden blijven van 1,20 m. Deze doorgang dient gemeten te worden vanaf de tentharingen. ▪ De toegangswegen worden bepaald in akkoord met de brandweer.

6.3

Veiligheidseisen inzake de opbouw en evacuatie

6.3.1 Stabiliteit De brandweer kan een attest betreffende de stabiliteit van de tent vragen. Hierin moet vermeld worden tegen welke windsnelheid de tent bestand is. Dergelijk attest kan je krijgen bij je tentenverhuurder. Het is aangewezen om bij een gehuurde tent steeds een attest van de leverancier op te vragen waarin specifieke info omtrent stabiliteit, maximale windsnelheid en brandbaarheidsklasse van de tentzeilen. Bij kleinere partytenten moet eveneens de stabiliteit verzekerd worden. Hiervoor moeten de nodige stormkoorden of ballast aangebracht worden. 6.3.2 Uitgangen en bezetting ▪ De tent moet minimum 2 uitgangen hebben. Indien de bezetting in de tent meer dan 500 personen bedraagt, dienen 3 uitgangen voorzien te zijn bij een bezetting vanaf 500 tot 999 personen en vier uitgangen bij een bezetting tot 1999 personen. Indien de inrichting van de tent en het aantal gelijktijdige aanwezigen niet door de organisator wordt opgegeven, houdt de brandweer rekening met 3 personen per m². ▪ De uitgangen moeten verder zodanig over de tent verdeeld zijn dat er vanuit gelijk welke plaats in de tent nooit meer dan 30 meter moet afgelegd worden om een rechtstreekse uitgang te bereiken. ▪ Iedere uitgang moet minstens 80 cm breed zijn. De totale breedte van de uitgangen is minstens gelijk aan, in centimeter uitgedrukt, het maximaal aantal gelijktijdige aanwezigen in de tent. ▪ Iedere uitgang moet over een breedte en een hoogte van minstens 2 meter volledig vrij blijven (voor een uitgang via een opening met schuin weghangend deel van een tentzeil wordt enkel dat deel van de uitgang in rekening gebracht dat minimum 2 m hoog is). Spantouwen en hun bevestigingspunten mogen de evacuatie niet hinderen. ▪ De uitgangsdeuren moeten openen in de richting van de ontruiming. De uitgangen en nooduitgangen moeten duidelijk gesignaleerd worden. Op de deuren die niet naar een uitgang leiden, moet het opschrift 'GEEN UITGANG' aangebracht worden.

7

▪ Gangen, met een minimale breedte die gelijk is aan de breedte van de uitgang of nooduitgang waarop ze uitgeven, moeten steeds geheel vrij gehouden worden van belemmeringen en moeten een snelle ontruiming mogelijk maken. Zij moeten rechtstreeks naar de uitgangen en nooduitgangen leiden en mogen hiervoor in geen geval andere bezette ruimten doorlopen. ▪ De tafels en stoelen moeten zodanig opgesteld worden dat de doorgangen naar de nooduitgangen en brandblustoestellen volledig vrij blijven. ▪ De plaats van elke uitgang en nooduitgang moet aangegeven zijn door een reglementair pictogram dat voldoet aan de bepalingen van het koninklijk besluit van 19 december 1997. De verlichting van de pictogrammen wordt zowel door de normale elektrische verlichting als door de veiligheidsverlichting verzekerd. ▪ Reglementaire pictogrammen kunnen gratis ontleend worden bij de brandweer van Malle. Aanvragen dienen, min. 30 kalenderdagen voor het evenement plaats vindt, te gebeuren door contact op te nemen met de brandweer op het nummer 03-312.05.08 of door een mail te sturen naar [email protected].

6.4

Veiligheidseisen inzake de elektrische installaties

▪ De tent en de eventuele andere tijdelijke inrichtingen mogen enkel elektrisch verlicht worden. Indien twee onafhankelijke stroomvoorzieningen aanwezig zijn, geeft de brandweer er voor de veiligheid de voorkeur aan dat de verlichting op twee onafhankelijke kringen geplaatst wordt. ▪ De tent moet uitgerust zijn met een veiligheidsverlichting die voldoet aan de geldende Belgische normen ter zake. De veiligheidsverlichting moet een voldoende lichtsterkte hebben om hindernissen zichtbaar te stellen en om een veilige en ordelijke ontruiming te verzekeren (minimaal op te hangen boven elke uitgang en nooduitgang en verder in de gangen indien dit nodig is voor een veilige evacuatie). Deze verlichting moet onmiddellijk en automatisch in werking treden bij het uitvallen van de gewone verlichting en moet minstens één uur zonder onderbreking kunnen functioneren. ▪ Indien de openbare verlichting onvoldoende is, moet buiten de tent(en) gezorgd worden voor verlichtingspunten nabij de uitgangen en nooduitgangen. ▪ De gehele elektrische installatie dient te voldoen aan de voorschriften van de geldende wettelijke en reglementaire teksten, evenals aan het Algemeen Reglement op Elektrische Installaties (AREI).

6.5

Veiligheidseisen inzake verwarmings- en kookinstallaties

6.5.1 Algemeen ▪ De aanwezigheid van flessen met vloeibaar gemaakte brandbare, brandbevorderende of giftige gassen, brandbare vloeistoffen en licht brandbare vaste stoffen, is verboden in de tent en in andere tijdelijke inrichtingen. Bij een half-open tent kan hierop een uitzondering toegestaan worden voor de in gebruik zijnde gasflessen. ▪ Indien butaan en propaan gebruikt worden, moeten de flessen en houders geplaatst worden: - op een voor de hulpdiensten gemakkelijk bereikbare, goed verluchtbare veilige plaats buiten de tent, buiten de eventuele andere tijdelijke constructies - buiten het bereik van het publiek. - buiten de zon. ▪ De gasflessen moeten steeds rechtop staan en worden vastgemaakt, zodat omvallen onmogelijk is. ▪ Gasflessen dienen gekeurd te zijn (gangbare geldigheid van een gasfles is 10 jaar). Op

8

de gasflessen wordt steeds de datum van de eerste keuring en de herkeuringsdatum ingeslagen door een erkend organisme. ▪ Nabij deze verwarmings- of kooktoestellen moeten, bijkomend, één of meerdere geschikte en bedrijfsklare draagbare blustoestellen opgesteld worden ▪ Verwarming-, kook-, bak- en of braadtoestellen en barbecues die publiek moeten worden opgesteld moeten afgeschermd worden. 6.5.2 Verwarmen ▪ De aanwezigheid van verplaatsbare verwarmingstoestellen, is verboden in de tent en in andere tijdelijke inrichtingen. ▪ Inwendige verbrandingsmotoren, warmeluchtgeneratoren evenals de brandstofvoorraad (in metalen recipiënten) moeten op een veilige plaats ondergebracht worden, buiten de tent en buiten de andere tijdelijke inrichtingen, op een afstand van ten minste 1 meter van de buitenwand. ▪ De afvoerkokers voor verbrandingsgassen moeten grondig geïsoleerd worden zodat zij geen brandgevaar opleveren. ▪ Het gebruik van verwarmingstoestellen voor bak-, braad of kookdoeleinden is slechts toegestaan in stands of tenten die daarvoor speciaal zijn uitgerust. 6.5.3 Vuur & BBQ's ▪ Open vuren (zoals kaarsen, fakkels, ...) zijn verboden in gesloten tenten. ▪ Het stoken van een barbecue mag alleen geschieden onder voortdurend toezicht van een meerderjarig persoon. ▪ De barbecue dient op voldoende afstand ten minste op 5 meter van gebouwen, goederen of beplanting te worden geplaatst om gevaar van brand voor deze te voorkomen en zodanig zijn opgesteld dat hij niet kan omvallen of omgestoten kan worden. ▪ Teneinde hinder, overlast of brandgevaar tot een minimum te beperken is het stoken van een barbecue alleen geoorloofd bij gunstige windrichting en -sterkte; bij windkracht 5 en hoger mag niet worden gestookt. ▪ In de nabijheid van een barbecue dient een blusmiddel voor onmiddellijk gebruik bereikbaar en beschikbaar te zijn. Bij een op houtskool gestookte barbecue moet ten minste een blusmiddel aanwezig zijn in de vorm van een emmer water of tuinslang. ▪ Een gas gestookte barbecue, moet ten minste een poederblusser of schuimblusser aanwezig zijn van minimaal 6 kilogram. Dit blusmiddel moet geschikt voor het blussen van B-branden (vloeistoffen) en C-branden (gassen); ▪ Na afloop moeten de nog smeulende resten houtskool met water worden geblust of met een laag zand worden afgedekt; ▪ Asresten mogen nooit, in afvalemmers e.d., in een tent worden opgeslagen. ▪ De eetstanden die ter plaatse warme gerechten bereiden met een friteuse, dienen bijkomend te beschikken over een branddeken.

9

6.6

Brandbeveiligingsmiddelen en andere voorzorgsmaatregelen

▪ In een tent en andere tijdelijke inrichtingen moeten draagbare blustoestellen met minimum 6 kg ABC-poeder ofwel andere specifieke blustoestellen, afhankelijk van het risico, aanwezig zijn. Er moet minstens 1 toestel per 150 m2 voorzien worden, met een minimum van twee blustoestellen. ▪ Deze blustoestellen moeten op goed zichtbare en gemakkelijk bereikbare plaatsen aangebracht worden (nabij de uitgangen, nabij een podium of een toog, enz.) en door een bevoegde firma nagezien en op deugdelijkheid beproefd worden. ▪ Blustoestellen kunnen gratis ontleend worden bij de brandweer van Malle. Aanvragen dienen, min. 30 kalenderdagen voor het evenement plaats vindt, te gebeuren door contact op te nemen met de brandweer op het nummer 03-312.05.08 of door een mail te sturen naar [email protected]. ▪ Indien gasflessen gebruikt worden, is 1 bluseenheid noodzakelijk, zijnde dus één toestel van 6 kg ABC-poederblusser of 2 toestellen 5 kg CO2 type. Deze blustoestellen dienen jaarlijks gekeurd te zijn. ▪ In een tent of in andere tijdelijke inrichtingen mogen geen ballonnen gevuld met een brandbaar en/of giftig gas aanwezig zijn. ▪ Ten minste twee afgevaardigden moeten met de veiligheid belast zijn om preventief toezicht te kunnen uitoefenen en onmiddellijk te kunnen ingrijpen in geval van brand of andere onregelmatigheid. ▪ Bij afloop van het evenement moet een afgevaardigde die belast is met de veiligheid, een rondgang binnen en buiten de tent en de andere tijdelijke inrichtingen uitvoeren.

6.7

Controle door brandweer

▪ 14 dagen voor aanvang van het evenement moet een definitief plan bij de brandweer ter goedkeuring zijn aangeboden. Het plan moet volgende zaken bevatten: -

De ingang(en) en uitgang(en) van het terreingedeelte; Situatie van het terrein; De terreinindeling; De tenten met gebruikersnaam; De situatie van de tijdelijke inrichting en de indeling van de inrichting; Ingang (en) met doorgangsbreedte; Uitgang (en) met doorgangsbreedte Nooduitgangen (en) met doorgangsbreedte; Stoelenplan; (de opstelling) Aantal (te verwachten) bezoekers; Blusmiddelen; Nood- en veiligheidsverlichting; Eventueel aanwezige bluswater voorzieningen (hydranten, geboorde putten) Het gebruik van energiebron t.b.v. koken/bakken/braden; Elektriciteitsvoorziening; Verwarmingsbron van de tenten; Contactperso(o)n(en) met bereikbaarheid;

▪ Eventuele aanvullende eisen tekeningen grote evenementen. - Naam evenement, naam vergunninghouder; - Soort evenement; - Openingstijden met betrekking tot voorstellingen; - Parkeervoorzieningen; - Verkeerscirculatieplan; - Aan en afvoer bezoekers; - Draaiboek m.b.t. opvang hulpverlenende diensten, en ontruiming bij calamiteit.

10

- EHBO-post(en) en aantal aanwezige en aard van de hulpverleners - Communicatiemiddelen (i.v.m. bereikbaarheid hulpverlenende diensten) - Opslagplaats van gasflessen + aangeven van de stofnaam met gevaren identificatienummer; - Voorraad gasflessen; - Ontruimingsplan; - Opslag Afval ▪ Op de dag(en) dat het evenement plaatsvindt dienen de aanwijzingen die door of namens de dienstchef van de brandweer met betrekking tot de veiligheid van het publiek worden gegeven terstond en stipt te worden opgevolgd. Gebeurt dit niet, wordt hem het recht toegekend om bepaalde delen van het terrein, bepaalde tenten en/of installaties ontoegankelijk te verklaren.

11

HOOFDSTUK 7 SLUITINGSUUR 7.1

Sluitingsuur

Voor occasionele evenementen met een openbaar karakter in open lucht of in een tent gelden volgende beperkingen i.v.m. einduur muziek, einduur verkoop drank en einduur evenement: Evenement begint op Einde muziek Einde verkoop drank sluitingsuur

vrijdag, zaterdag, dag voor wettelijke feestdag 3.00 uur 3.30 uur 4.00 uur

kermis, oudjaar

andere dagen

4.00 uur 4.30 uur 5.00 uur

23.00 uur 23.30 uur 24.00 uur

M.b.t. de uren welke gelden voor de 'andere dagen' kan de burgemeester in uitzonderlijke omstandigheden een afwijking toestaan, mits een voorafgaandelijke en gemotiveerde aanvraag hiertoe vanwege de organisator. Een aanvraag tot afwijking moet steeds 90 kalenderdagen voor het evenement plaats vindt worden ingediend.

12

HOOFDSTUK 8 VERKOOP VAN ALCOHOLHOUDENDE DRANKEN 8.1

Regels schenken van alcohol

▪ Het is verboden om elke drank of product waarvan het effectief alcoholvolumegehalte hoger is dan 0,5 %, te verkopen, te schenken of aan te bieden aan personen jonger dan 16 jaar. ▪ Van elke persoon die dranken of andere producten op basis van alcohol wil kopen, mag worden gevraagd aan te tonen dat hij of zij ouder is dan zestien. ▪ Alcohol schenken aan iemand die zichtbaar dronken is, is strafbaar. Als je een zichtbaar dronken fuifbezoeker alcohol verstrekt en die persoon veroorzaakt achteraf een ongeval, dan kan je daar mee aansprakelijk voor gesteld worden.

8.2

Regels verkoop sterke drank

▪ Het is verboden om sterke drank, zoals bepaald in artikel 16 van de Wet van 7 januari 1998 betreffende de structuur en de accijnstarieven op alcohol en alcoholhoudende dranken, te verkopen, te schenken of aan te bieden aan personen jonger dan 18 jaar. ▪ Van elke persoon die sterke drank wil kopen, mag worden gevraagd aan te tonen dat hij of zij ouder is dan achttien. ▪ Alle alcoholische dranken die meer dan 1,2 procent gedistilleerde alcohol bevatten worden als sterke drank beschouwd. Voorbeelden zijn cognac, whisky, gin, graan-, fruiten andere jenevers, maar eveneens aperitiefdranken zoals Pisang en Passoa. Opgelet: als limonades en andere niet-alcoholische dranken worden gemengd met gedistilleerde alcoholische dranken, worden deze eveneens als sterke drank beschouwd! Dit betekent dat alle alcoholpops en zelfgemixte cocktails (whisky-cola, gin-tonic, mojito,...) met bovenvermelde dranken, bijna altijd in de categorie sterke drank vallen, ook al bevatten ze evenveel of minder alcohol dan een pintje! ▪ Ook niet-gedistilleerde of gegiste dranken (bieren, wijnen en tussenproducten zoals porto en martini) met een alcoholpercentage van meer dan 22% volume worden beschouwd als sterke drank.

8.3

Drankvergunning

Er is nooit een vergunning nodig voor het schenken van bieren, wijnen, mousserende en andere gegiste dranken en tussenproducten zoals porto, sherry en martini. Ook voor het schenken van sterke drank op een occasioneel evenement in open lucht of in een tent is in de gemeente Malle het aanvragen van een vergunning niet nodig.

8.4

Vragen?

Heb je nog vragen over de wetgeving, controles en boetes,... ? Contacteer dan de FOD Volksgezondheid: Algemeen adres: Federale overheidsdienst (FOD) Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu Eurostation II Victor Hortaplein, 40 bus 10 1060 Brussel Informatieambtenaar: Tel.: +32 (0)2 524.90.90 E-mail: [email protected]

13

HOOFDSTUK 9 PUBLICITEIT 9.1

Plakpalen en -zuilen

Affiches aanplakken kan in Malle op de plakpaal in Westmalle op het Bergplein en op de plakpaal in Oostmalle aan de stelplaats. De aan te plakken affiche mag een totale oppervlakte van A1-formaat (59,4 cm x 84,1 cm) niet overschrijden.

9.2

Publiborden

Dragers voor publiborden vind je in Westmalle op het kruispunt van de Antwerpse- en de Brechtsesteenweg, aan het Gemeenschapscentrum in de Sint-Jozeflei en aan het gemeentehuis. In Oostmalle vind je er één op het kruispunt aan de kerk en één naast het domein de Renesse tegenover de stelplaats van De Lijn. Wil je een plaats voor een publibord reserveren, dan kan dit voor maximum twee weken. Reserveren doe je via het zalenreservatiesysteem op www.malle.be.

9.3

Elektronische lichtkranten

Malle beschikt over twee elektronische lichtkranten, één in Westmalle op het Bergplein en één in Oostmalle op de Lierselei. Een bericht op deze lichtkranten kan max. uit 5 lijnen van 15 karakters (incl. spaties) bestaan en verschijnt maximaal 1 week. Enkel erkende verenigingen kunnen berichten plaatsen op de lichtkranten. Wil je een bericht plaatsen, dan stuur je dit naar [email protected]. Per kalenderjaar mag je maximum twee berichten plaatsen op de lichtkranten.

9.4

Borden langs gewestwegen

Wil je affiches plaatsen op borden langs de gemeente- en/of gewestwegen (alle wegen die aangeduid worden met een N gevolgd door een nummer), dan dien je dit altijd aan te vragen bij de dienst mobiliteit: [email protected] of 03-310.05.51 en dit minstens 60 kalenderdagen voor de aanvang van het evenement. Opgelet het aantal borden wordt beperkt tot 2 per gewestweg. De maximum oppervlakte per bord bedraagt 2,10 m² of aan te passen volgens de beschikbare ruimte van de zijberm. De voorwaarden waaraan de publiciteitsborden langs gemeente- en gewestwegen dienen te voldoen, vind je op www.malle.be onder de rubriek Veiligheid en verkeer > Mobiliteit > Vergunningen > Vergunningen voor publiciteitsborden.

14

HOOFDSTUK 10 GEMEENTELIJKE UITLEENDIENST 10.1

Aanvraag uitleenmateriaal

Als erkende vereniging, erkende buurtwerking, adviesraad of school / oudercomité kan je materiaal uit de uitleendienst openbare werken of de uitleendienst vrije tijd reserveren. Dit kan enkel via het formulier 'Aanvraag evenement en materiaal' dat je vindt in het digitaal loket op www.malle.be. Dit doe je minstens 30 kalenderdagen voor de aanvang van het evenement.

10.2

Gebruik uitleenmateriaal

▪ Het materiaal van de uitleendienst openbare werken wordt door de gemeentediensten, enkel tijdens werkdagen, ter plaatse gebracht en weer opgehaald. De aanvrager is bij voorkeur aanwezig bij de levering van de materialen. De plaats van levering is op grondgebied Malle en is makkelijk bereikbaar en toegankelijk. ▪ Het materiaal van de uitleendienst vrije tijd is af te halen en ook weer terug te brengen bij het vrijetijdsloket, Sint-Jozeflei 6, Westmalle (tel: 03-310.05.71). ▪ Materialen die worden ontleend, mogen door de ontlener niet worden uitgeleend aan derden. ▪ De ontleende materialen moeten met goede zorg behandeld worden. De ontlener neemt de nodige maatregelen om de materialen te beveiligen tegen alle weersomstandigheden, brand, diefstal en vandalisme. De ontlener is verantwoordelijk voor de uitgeleende materialen vanaf het moment van levering tot het moment van ophaling ter plaatse of van afhalen tot inlevering aan het vrijetijdsloket. ▪ De gebruiksvoorwaarden van het materiaal, opgenomen in de materiaallijst, dienen strikt nageleefd te worden. ▪ Na gebruik dient de ontlener: - de materialen die ter plaatse geleverd worden: op dezelfde plaats, dezelfde wijze en in dezelfde staat, proper en ontdaan van eventuele versieringen, te plaatsen zoals bij de levering, zodat het ophalen op een handige, vlotte manier kan gebeuren. - de materialen die afgehaald moeten worden aan het vrijetijdsloket: in dezelfde staat, proper en volledig terug ingeleverd te worden bij de dienst vrije tijd. ▪ Indien materiaal te laat wordt ingeleverd, wordt een bijkomende retributie per stuk / per dag aangerekend zoals vermeld in het retributiereglement. ▪ Het gemeentebestuur van Malle kan niet aansprakelijk gesteld worden voor ongevallen overkomen of veroorzaakt door het ter beschikking stellen van het geleende materiaal. ▪ Het college van burgemeester en schepenen beslist over de toewijzing van materiaal in geval van conflicten en over uitzonderingen op dit reglement.

10.3

Nazorg, verlies of beschadiging

▪ De ontlener dient bij levering ter plaatse of bij afhaling aan het vrijetijdsloket schade, tekortkomingen of gebreken aan de materialen aan te geven. Zo niet wordt verondersteld dat het materiaal in optimale staat verkeert. Is men niet aanwezig bij de levering ter plaatse, dan dient schade, tekortkomingen of gebreken telefonisch of per mail gemeld te worden op het moment dat men deze vaststelt en uiterlijk bij aanvang van het evenement (tel: 03- 310.06.46, [email protected]). ▪ Beschadiging of verlies van materialen moet altijd gemeld worden. De ontlener zal een rekening ontvangen bij beschadiging van materialen, verlies van materialen of ontoereikende nazorg. De bedragen hiervoor zijn opgenomen in het ‘gemeentelijk retributiereglement uitleendienst’.

15

▪ Bij beschadiging of onvoldoende nazorg zal het bedrag van de herstellingskosten of onderhoudskost worden gefactureerd, verhoogd met een forfaitaire administratieve retributie. ▪ Bij verlies of onherstelbare schade zal de vervangingswaarde of restwaarde worden gefactureerd.

10.4

Uitzonderlijke materialen

▪ WC wagen - De aanvrager is verplicht toezicht op het gebruik van de WC-wagen te voorzien. - De aanvrager mag aan de gebruikers van de WC’s een kleine vergoeding vragen. - De aanvrager dient de WC-wagen na gebruik leeg, schoon en onbeschadigd terug aan te bieden. Zo niet wordt hiervoor een kostprijs aangerekend. - De WC-wagen wordt niet ontleend als er een risico is op vorstschade. - De aanvrager dient zelf te zorgen voor de aanvoer van water, de afvoer van de fecaliën en de levering van gebruiksproducten zoals zeep, toiletpapier e.a. ▪ De overdekte podiumwagen wordt enkel opgesteld en afgebroken door personeel van de gemeente Malle al of niet bijgestaan door personen eigen aan de organisatie. ▪ Stroomverdeelkasten worden steeds door de elektricien van de gemeente geïnstalleerd. Het is ten strengste verboden om wijzigingen aan te brengen. Indien men specifieke wensen heeft, kunnen deze voorgelegd worden aan de dienst openbare werken. ▪ Herashekwerk kan enkel ontleend en geleverd worden per volledig transporthek (24 stuks) en zal ook op die manier aangerekend worden volgens het ‘gemeentelijk retributiereglement uitleendienst’.

10.5

Inzamelen afval

Het afval op het evenement dient ingezameld te worden in daarvoor bestemde afvalcontainers. Je kan deze afvalcontainers gratis ontlenen bij het gemeentebestuur. Een aanvraag hiertoe doe je via het tabblad 'Aanvraag evenement en materiaal' dat je vindt in het digitaal loket op www.malle.be en dit minstens 30 kalenderdagen voor de aanvang van het evenement. Je hebt de keuze tussen containers van 120l (GFT-bak) of 1100 liter (afvalcontainer met kipdeksel). Deze afvalcontainers worden gratis geleverd en ook weer opgehaald door de dienst openbare werken.

10.6

Inzet gemeentepersoneel

Voor inzet van gemeentepersoneel buiten de normale werkuren, op verzoek van de aanvrager, wordt een retributie geheven zoals opgenomen in het gemeentelijk retributiereglement op het uitvoeren van werken voor derden. Dit geldt voor:  gepresteerde werkuren op weekdagen buiten de normale werkuren  gepresteerde werkuren in weekends en op feestdagen  transport per gereden kilometer  gebruiksuur zwaar materieel (bv. kraan, veegwagen)  forfait voor dringende oproep buiten de kantooruren.

16

HOOFDSTUK 11 INWERKINGTREDING, CONTROLE- EN SLOTBEPALINGEN 11.1

Inwerkingtreding

Deze leidraad is toepasbaar vanaf 1 januari 2015 en vervangt vanaf dan alle bestaande richtlijnen aangaande de organisatie van evenementen in open lucht of tenten. Elke aanvrager van een evenement met openbaar karakter in open lucht of in een tent dient de leidraad bij organisatie van een occasioneel evenement in open lucht of in een tent waarbij gebruikt gemaakt wordt van elektronisch versterkte muziek zoals goedgekeurd in de gemeenteraad d.d. 15 december 2014 na te leven.

11.2

Plaatsbezoek ter controle

De organisatoren en de uitbaters van de evenementen verlenen voor en tijdens het evenement de toegang aan de bevoegde ambtenaren, aan de brandweer en aan de politie ten einde de controle op deze afspraken toe te laten.

11.3

Weigering

Onverminderd de bepalingen van deze leidraad kan de burgemeester bij hoogdringendheid op gemotiveerde wijze een toelating voor een evenement in open lucht of voor een tentfuif weigeren wanneer de gekozen locatie of inrichting onvoldoende garanties biedt op het vlak van veiligheid, gezondheid, zindelijkheid of om ernstige overlast voor de buurt te voorkomen.

11.4

Meer info

Meer informatie over deze leidraad kan je bekomen bij het vrijetijdsloket via een mail naar [email protected] of een telefoontje naar 03-310.05.71.

17