AKUISISI BAHAN PUSTAKA BUKU DI PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS UNIVERSITAS KRISTEN SATYA WACANA SALATIGA

perpustakaan.uns.ac.id

digilib.uns.ac.id

AKUISISI BAHAN PUSTAKA “BUKU” DI PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS UNIVERSITAS KRISTEN SATYA WACANA SALATIGA

TUGAS AKHIR Disusun Untuk Memenuhi Persyaratan Guna Memperoleh Gelar Vokasi Ahli Madya (A.Md.) Ilmu Perpustakaan

Oleh: ELSA SURYANA RISKADEWI D1809017

PROGRAM STUDI DIPLOMA III ILMU PERPUSTAKAAN FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA 2012 commit to user


digilib.uns.ac.id

SURAT PERNYATAAN ORISINALITAS KARYA ILMIAH

Saya mahasiswa Program Studi Diploma III Perpustakaan Fakultas Ilmu Sosial dan ilmu Politik UNS yang bertanda tangan di bawah ini, NAMA

: ELSA SURYANA RISKADEWI

NIM

: D1809017

Menyatakan dengan sesungguhnya bahwa Tugas Akhir JUDUL

: AKUISISI BAHAN PUSTAKA “BUKU” DI PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS – UNIVERSITAS KRISTEN SATYA WACANA SALATIGA

PEMBIMBING

: Drs. Widodo, M.Soc. Sc

TANGGAL DIUJI

: 25 Mei 2012

Menyatakan bahwa Tugas Akhir (TA) yang saya susun adalah benar-benar karya saya sendiri. Apabila kemudian terbukti bahwa saya ternyata melakukan tindakan menyalin atau meniru tulisan orang lain seolah-olah hasil pemikiran saya sendiri, saya bersedia menerima sanksi sesuai peraturan yang berlaku di Fakultas termasuk pencabutan Gelar Vokasi yang telah saya peroleh.

Demikian surat pernyataan ini saya buat dengan sebenar-benarnya dan apabila dikemudian hari terbukti melakukan kebohongan maka saya sanggup menanggung segala konsekuensinya.

Surakarta, 25 Mei 2012

commit to user

ii

Elsa Suryana Riskadewi NIM. D1809017


digilib.uns.ac.id

PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI TUGAS AKHIR UNTUK KEPENTINGAN AKADEMIS

Sebagai Sivitas Akademika Universitas Sebelas Maret Surakarta, Saya yang bertanda tangan di bawah ini : NAMA NIM Program Studi Fakultas Jenis Karya

: ELSA SURYANA RISKADEWI : D1809017 : D III Perpustakaan : Ilmu Sosial dan Ilmu Politik : Tugas Akhir

Demi pengembangan ilmu pengetahuan, menyetujui untuk memberikan kepada Universitas Sebelas Maret Surakarta Hak Bebas Royalti Noneksklusif (Nonexclusive Royalty Free Right) atas Tugas Akhir saya yang berjudul: AKUISISI BAHAN PUSTAKA “BUKU” DI PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS UNIVERSITAS KRISTEN SATYA WACANA SALATIGA beserta instrument/desain/perangkat (jika ada). Berhak menyimpan, mengalihkan bentuk, mengalihmediakan, mengelola dalam bentuk pangkalan data (data base), merawat, serta memublikasikan tugas akhir saya selama tetap mencantumkan nama saya sebagai penulis (Autor) dan Pembimbing sebagai co Autor atau pencipta dan juga sebagai pemilik Hak Cipta. Demikian pernyataan ini saya buat dengan sesungguhnya secara sadar tanpa paksaaan dari pihak manapun.

Dibuat di

: Surakarta

Pada Tanggal

: 25 Mei 2012

Yang membuat pernyataan,

commit to user

iii

Elsa Suryana Riskadewi NIM. D1809017


digilib.uns.ac.id

PERSETUJUAN

Telah disetujui oleh Dosen Pembimbing untuk dipertahankan dihadapan Tim Penguji Tugas Akhir Program Studi Diploma III Perpustakaan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta, pada: Hari

: Rabu

Tanggal

: 17 Mei 2012

Pembimbing

Drs. Widodo, M.Soc. Sc NIP. 19591108 198203 1 005

commit to user

iv


digilib.uns.ac.id

PENGESAHAN

Telah dipertahankan di hadapan Tim Penguji Tugas Akhir Program Studi Diploma III Perpustakaan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret, Surakarta dan diterima untuk memenuhi persyaratan dalam memperoleh sebutan vokasi Ahli Madya (A.Md), pada: Hari

: Jum’at

Tanggal

: 25 Mei 2012

Tim Penguji Tugas Akhir: 1.

Drs. Sudjini, S.Sos. M.Si NIP. 19530812 198003 1 005

2.

Drs. Widodo, M.Soc. Sc NIP. 19591108 198203 1 005

commit to user

v


digilib.uns.ac.id

MOTTO

Allah mencintai orang yang cermat dalam meneliti soal-soal yang meragukan dan yang tidak membiarkan akalnya dikuasai oleh nafsunya. [Nabi Muhammad SAW]

Tidak ada harga atas waktu, tetapi waktu sangat berharga. Memiliki waktu tidak menjadikan kita kaya, tetapi menggunakannya dengan baik adalah sumber dari semua kekayaan. [Mario Teguh]

Kita berdoa kalau kesusahan dan membutuhkan sesuatu, mestinya kita juga berdoa dalam kegembiraan besar dan saat rezeki melimpah. [Kahlil Gibran]

Banyak kegagalan dalam hidup ini dikarenakan orang-orang tidak menyadari betapa dekatnya mereka dengan keberhasilan saat mereka menyerah. [Thomas Alva Edison]

commit to user

vi


digilib.uns.ac.id

PERSEMBAHAN

Tugas Akhir ini Ku persembahkan untuk: 1.

Ibu dan Bapak tercinta sebagai tanda bakti atas ketuluasan pengorbanan, perjuangan, dan kesabaran dalam mendidik dan memberikan kasih sayangnya.

2. Kakakku tersayang Mas Anggun, yang selalu memberikan dukungan, kebahagian dalam hidupku dengan canda tawa, dan kasih sayang. 3. Sahabatku Mahaneny PNP, Leony Dita, dan Dyah Ayu TH, selalu memberikan support dan memberi warna dalam hidupku dengan canda tawa, terima kasih untuk kalian semua. 4. Teman-teman kost Tika (Putri, Ayu, Dea, Tina, Galuh, Hany, Widya, Mbak Nisa,dkk), terima kasih atas dukungan kalian semua. 5. Teman-teman DIII Perpustakaan angkatan 2009, terima kasih untuk kalian semua. 6. Almamaterku Universitas Sebelas Maret Surakarta. commit to user

vii


digilib.uns.ac.id

ABSTRAK

Elsa Suryana Riskadewi, 2012. Akuisisi Bahan Pustaka “Buku” di Perpustakaan Universitas – Universitas Kristen Satya Wacana Salatiga. Surakarta: Diploma III Perpustakaaan, Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas Sebelaas Maret Surakarta. Tujuan dari penelitian ini untuk mengetahui kegiatan akuisisi bahan pustaka “buku” di Perpustakaan Universitas – Universitas Kristen Satya Wacana Salatiga, mengetahui hambatan yang dihadapi dalam prosesnya, dan mengetahui cara mengatasi hambatan tersebut. Penelitian ini dilakukan Perpustakaan Universitas – Universitas Kristen Satya Wacana Salatiga. Penelitian ini merupakan jenis penelitian lapangan. Metode yang digunakan antara lain, observasi, interview atau wawancara, dan literatur. Data diperoleh dengan mengamati secara langsung dan melibatkan diri dalam kegiatan yang diselenggarakan oleh pihak perpustakaan yang kemudian dicatat sebagai sumber penulisan. Selain itu, untuk memperoleh informasi lebih dengan melakukan wawancara terhadap staff Bagian Pelayanan Teknis. Kegiatan yang dilakukan pada bagian akuisisi Perpustakaan Universitas – Universitas Kristen Satya Wacana Salatiga, yaitu penyeleksian bahan pustaka, pemasukan data bahan pustaka, pengadaan bahan pustaka, dan inventarisasi. Pada umumnya kegiatan akuisisi berjalan dengan baik dan lancar sesuai dengan ketentuan yang ditetapkan oleh perpustakaan itu sendiri. Kata Kunci: Akuisisi bahan pustaka, pengembangan koleksi.

commit to user

viii


digilib.uns.ac.id

KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT atas segala rahmat dan hidayah-Nya, sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini dengan segenap kemampuan yang penulis miliki, sehingga dapat selesai sampai batas waktu yang telah ditentukan. Penulisan Tugas Akhir ini disusun sebagai salah satu syarat untuk menyelesaikan studi Program Studi Diploma III Perpustakaan. Penulis menyadari tanpa adanya bantuan dari berbagai pihak, penulisan Tugas Akhir ini tidak dapat terselesaikan. Atas tersusunnya Tugas Akhir ini tidak lupa penulis mengucapkan terima kasih kepada yang terhormat: 1.

Allah SWT, yang telah memberikan rahmat dan hidayah selama penulis mengerjakan Tugas Akhir.

2.

Prof. Drs. Pawito, Ph.D, Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.

3.

Drs. Widodo, M.Soc. Sc, selaku dosen pembimbing dalam penulisan Tugas Akhir yang telah banyak meluangkan waktu, tenaga, dan pikiran dengan penuh kesabaran untuk membimbing dan membantu penulis dalam menyelesaikan TugasAkhir ini.

4.

Haryanto, M.Lib, selaku ketua program studi D III Perpustakaan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.

5.

Drs. Sudjini, S.Sos. M.Si, selaku penguji dan pembimbing akademik yang ikhlas memberi arahan dan masukan hingga terselesaikan Tugas Akhir ini. commit to user

ix


6.

digilib.uns.ac.id

Evalien Suryati, M.Hum. Direktur Perpustakaan Universitas – Universitas Kristen Satya Wacana Salatiga yang telah memberikan ijin penulis untuk melaksanakan Kuliah Kerja PUSDOKINFO.

7.

Tintien Koerniawati, S.Sos., M.I.Kom. selaku pembimbing Kuliah Kerja PUSDOKINFO di Perpustakaan Universitas – Universitas Kristen Satya Wacana Salatiga yang telah banyak meluangkan waktu, tenaga, dan pikiran dengan penuh kesabaran untuk membimbing dan membantu penulis dalam menyelesaikan TugasAkhir ini.

8.

Seluruh staff Perpustakaan Universitas – Universitas Kristen Satya Wacana Salatiga

atas

pengarahannya

selama

pelaksanaan

Kuliah

Kerja

PUSDOKINFO. 9.

Teman-teman kuliah D III Perpustakaan angkatan 2009. Kebersamaan kita tak akan terlupakan.

10.

Semua pihak yang tidak dapat disebutkan satu per satu. Penulis menyadari bahwa di dalam penulisan Tugas Akhir ini terdapat

kekurangan dan kesalahan dalam berbagai hal, baik dalam penulisan maupun penguraiannya, hal ini tidak lain karena keterbatasan pengetahuan, kemampuan serta pengalaman penulis. Oleh karena itu, penulis mengharapkan kritik dan saran yang bersifat membangun untuk kesempurnaan Tugas Akhir ini. Akhirnya penulis berharap semoga Tugas Akhir ini bermanfaat bagi kita semua.

Surakarta,

commit to user

x

Mei 2012

Penulis


digilib.uns.ac.id

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL ....……………………………………..……….......

i

HALAMAN SURAT PERNYATAAN ....................................................

ii

HALAMAN PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI ...............

iii

HALAMAN PERSETUJUAN .……………………………………….....

iv

HALAMAN PENGESAHAN ...………………………………………....

v

MOTTO ....................................................................................................

vi

PERSEMBAHAN ....................................................................................

vii

ABSTRAK ...............................................................................................

viii

KATA PENGANTAR .………………………………………….…….....

ix

DAFTAR ISI ..…………………………………………………..…..…....

xi

DAFTAR TABEL ....………………………………………….……........

xiv

DAFTAR BAGAN ...………………………...…………….………….....

xv

DAFTAR GAMBAR ..............................................................................

xvi

DAFTAR LAMPIRAN ..........................................................................

xvii

BAB I

PENDAHULUAN A. Latarbelakang Masalah .....................................................

1

B. Rumusan Masalah .............................................................

3

C. Tujuan ................................................................................

3

D. Pelaksanaan .......................................................................

3

E. Metode Pengumpulan Data ............................................... commit to user

4

xi


BAB II

BAB III

digilib.uns.ac.id

TINJAUAN PUSTAKA A. Pengertian Perpustakaan ...................................................

5

B. Pengertian Perpustakaan Perguruan Tinggi ......................

6

C. Tujuan dan Fungsi Perpustakaan Perguruan Tinggi .........

7

D. Kebijakan Pengembangan Koleksi ....................................

9

E. Pemilihan Bahan Pustaka ..................................................

11

F. Pengadaan Bahan Pustaka .................................................

13

G. Inventarisasi ......................................................................

25

GAMBARAN UMUM PU – UKSW A. Sejarah Berdirinya ..............................................................

30

B. Visi dan Misi ......................................................................

32

C. Tata Ruang .........................................................................

33

D. Peraturan .............................................................................

34

E. Koleksi ................................................................................

37

F. Struktur Organisasi ............................................................

38

G. Sumberdaya Manusia .........................................................

39

H. Sumber Dana ......................................................................

41

I. Sarana dan Prasarana .........................................................

41

J. Layanan ..............................................................................

42

K. Waktu Layanan ..................................................................

51

L. Sistem Manajemen Informasi Perpustakaan ......................

52

commit to user

xii


BAB IV

digilib.uns.ac.id

PEMBAHASAN 1.

Hambatan yang dihadapi pada Kegiatan Akuisisi Bahan Pustaka di Perpustakaan Universitas – Universitas Kristen Satya Wacana Salatiga ........................................................

2.

Cara untuk Mengatasi Hambatan yang dihadapi pada Kegiatan

Akuisisi Bahan Pustaka di Perpustakaan

Universitas – Universitas Kristen Satya Wacana Salatiga ...

BAB V

92

93

PENUTUP A. Kesimpulan ………………………………………...….........

95

B. Saran ……………………...…………………………….......

96

DAFTAR PUSTAKA ......………………………………………………....

97

LAMPIRAN

commit to user

xiii


digilib.uns.ac.id

DAFTAR TABEL

Halaman Tabel: 3.1

Data Koleksi PU – UKSW sampai dengan 2011

Tabel: 3.2

Jumlah

Pegawai

Perpustakaan

Berdasarkan

Latarbelakang Pendidikan PU – UKSW

commit to user

xiv

38

40


digilib.uns.ac.id

DAFTAR BAGAN

Halaman Bagan: 3.1 Struktur Organisasi di PU – UKSW

commit to user

xv

39


digilib.uns.ac.id

DAFTAR GAMBAR

Halaman Gambar: 4.1

Tampilan Add Basic Order/Item Search

56

Gambar: 4.2

Tampilan Add Basic Order/Bibliographic

57

Gambar: 4.3

Tampilan Add Basic Order/Call Number

59

Gambar: 4.4

Tampilan Add Basic Order/Call Number

60

Gambar: 4.5

Tampilan Add Basic Order/Enter Order Information

61

Gambar: 4.6

Tampilan Add Basic Order/Enter Orderline Information

62

Gambar: 4.7

Tampilan Add Basic Order/Enter Fundings and Distributions

63

Gambar: 4.8

Tampilan Add Basic Order/Order

65

Gambar: 4.9

Tampilan Add Basic Order/Mark Order Finished

66

Gambar: 4.10 Tampilan Receive Orders/Item Search

67

Gambar: 4.11

68

Tampilan Receive Orders/Receive Copies

Gambar: 4.12 Tampilan Received Items

69

Gambar: 4.13 Tampilan Add Ordered Items to Catalog/Item Search

70

Gambar: 4.14 Tampilan Add Ordered Items to Catalog/Loading Order

71


72

Gambar: 4.16 Tampilan Add Invoice/Enter Invoice and Vendor ID

73

Gambar: 4.17 Tampilan Add Invoice/Invoice Summary

74

Gambar: 4.18 Tampilan Add Invoice/Add Invoiceline

75

Gambar: 4.19 Tampilan Add Invoice/Add Orderline

76


77


78

Gambar: 4.22 Tampilan Add invoice/Invoice summary

79

Gambar: 4.23 Tampilan Pay Invoice/Select Search

80

Gambar: 4.24 Tampilan Pay invoice/Pay invoice

81

commit to user

xvi


digilib.uns.ac.id

DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1

Surat Tugas

Lampiran 2

Surat Keterangan (Pengantar Kuliah Kerja Magang/KKM)

Lampiran 3

Permohonan Magang

Lampiran 4

Jadwal Kegiatan

Lampiran 5

Presensi Magang di PU – UKSW

Lampiran 6

Form Penilaian Kuliah Kerja Magang

Lampiran 7

Laporan Periodik

Lampiran 8

Surat Keterangan (Pelaksanaan KKM di PU – UKSW)

Lampiran 9

Daftar Inventaris Mebeler PU – UKSW

Lampiran 10 Daftar Nama Staff PU – UKSW dan Tugas Bagiannya Lampiran 11 Form Pengguna PU – UKSW bagi Non Sivitas Akademika Lampiran 12 Form Pengguna PU – UKSW bagi Alumni dan Aktivasi Lampiran 13 Form Bebas Pustaka Lampiran 14 Contoh Cap No Accesi Lampiran 15 Contoh Stiker Barcode Lampiran 16 Contoh Slip Peminjaman Buku (Sirkulasi) Lampiran 17 Contoh Cap Inventarisasi Lampiran 18 Contoh Surat Pembayaran Lampiran 19 Contoh SPRA (Surat Permintaan Realisasi Anggaran) Lampiran 20 Contoh Kwitansi Pembayaran commit to user

xvii


digilib.uns.ac.id

Lampiran 21 Contoh Faktur Pembelian Buku Lampiran 22 Contoh Invoice (Faktur Tagihan) Lampiran 23 Contoh Bukti Transfer Pembayaran Lampiran 24 Contoh Pemesanan Buku via email Lampiran 25 Contoh Surat Klaim Lampiran 26 Form Pengiriman Koleksi Lampiran 27 Cutter-Sanborn (Klasifikasi Nama Pengarang) Lampiran 28 Form Kartu Anggota Perpustakaan Lampiran 28 Form Kartu Anggota Perpustakaan Lampiran 29 Form Peminjaman Koleksi Non-Sirkulasi Lampiran 30 Label Buku

commit to user

xviii


digilib.uns.ac.id

BAB I PENDAHULUAN

A.

Latarbelakang Masalah Perpustakaan perguruan tinggi merupakan salahsatu pusat informasi,

sumber ilmu pengetahuan, penelitian, rekreasi, serta berbagai layanan jasa lainnya yang ada sejak dahulu. Dalam kehidupan yang serba modern ini perpustakaan di Indonesia sedang mengembangkan perpustakaan yang didukung dengan infrastruktur dan kinerja yang baik, sehingga memperoleh reputasi serta pengakuan internasional. Dalam lingkungan perpustakaan perguruan tinggi di Indonesia, terdapat ungkapan yang menyatakan bahwa, perpustakaan sebagai pusat penelitian dan jantungnya universitas, sebab tanpa perpustakaan proses pelaksanaan pembelajaran dan sarana penelitian yang merupakan kegiatan utama di perguruan tinggi akan menjadi kurang optimal. Perkembangan perpustakaan-perpustakaan di Indonesia dalam kehidupan modern akan menjadikan setiap orang membutuhkan informasi untuk meningkatkan kesadaran akan pentingnya perpustakaan, sebab apabila tidak mengikuti perkembangan informasi yang berkembang pada saat ini maka akan mengakibatkan kurangnya pengetahuan. Menurut Suwarno (2010:67), setiap lembaga pendidikan sudah seharusnya dilengkapi dengan fasilitas perpustakaan yang memadai. Apa yang terkumpul dalam koleksi perpustakaan merupakan panduan, pedoman, dan acuan untuk mempersiapkan, menata, dan mewujudkan cita-cita. commit to user

1


digilib.uns.ac.id

Dalam partisipasi perpustakaan perguruan tinggi sebagai perpustakaan penelitian akan mengarah pada upaya pencapaian tujuan yang telah ditetapkan agar berfungsi secara maksimal. Hal tersebut akan terpenuhi apabila semua sumber informasi di perpustakaan dapat berfungsi dengan baik dan dimanfaatkan secara optimal oleh pengguna dengan cepat dan tepat. Pemanfaatan koleksi secara efektif dan efisien harus disesuaikan dengan kebutuhan fakultas, jurusan, dan program studi serta matakuliah yang ada baik berupa buku-buku, majalah, jurnal ilmiah, maupun bahan pustaka yang lain. Untuk itu, diperlukan adanya kegiatan akuisisi bahan pustaka sebelum koleksi tersebut disajikan kepada pemustaka. Perpustakaan Universitas – Universitas Kristen Satya Wacana Salatiga, selanjutnya disebut Perpustakaan Universitas – Universitas Kristen Satya Wacana, berperan penting dan terlibat secara penuh dalam mendukung proses belajar mengajar karena keberadaan, tugas, dan fungsi perpustakaan tersebut dalam rangka melaksanakan Tri Dharma Perguruan Tinggi, yaitu pendidikan, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat dengan mengupayakan kegiatan akuisisi agar tepat sasaran. Kegiatan akuisisi bahan pustaka meliputi kegiatan penelusuran informasi sebelumnya melakukan proses penyeleksian, pemesanan bahan pustaka, pemasukan data bahan pustaka, penerimaan bahan pustaka yang dipesan, pembayaran, penyimpanan data/record pengadaan, dan inventarisasi. Untuk itu dalam Tugas Akhir ini akan difokuskan pada satu aspek utama pengembangan koleksi, yaitu akuisisi bahan pustaka. commit to user

2


B.

digilib.uns.ac.id

Rumusan Masalah Melihat latarbelakang masalah yang dikemukakan di atas, maka dapat

diketahui rumusan permasalahannya, yaitu: 1.

Apakah hambatan yang dihadapi pada kegiatan akuisisi bahan pustaka di Perpustakaan Universitas – Universitas Kristen Satya Wacana Salatiga?

2.

Bagaimanakah cara untuk mengatasi hambatan yang dihadapi pada kegiatan akuisisi bahan pustaka di Perpustakaan Universitas – Universitas Kristen Satya Wacana Salatiga?

C.

Tujuan Adapun tujuan yang ingin dicapai dalam penulisan Tugas Akhir

dengan judul “Akuisisi Bahan Pustaka “Buku” di Perpustakaan Universitas – Universitas Kristen Satya Wacana Salatiga” adalah sebagai berikut: 1.

Untuk mengetahui hambatan-hambatan yang dihadapi dalam proses akuisisi bahan pustaka.

2.

Untuk mengetahui cara mengatasi hambatan yang dihadapi pada proses akuisisi bahan pustaka.

D.

Pelaksanaan Pengumpulan data bersamaan dengan pelaksanaan Kuliah Kerja

PUSDOKINFO, dilaksanakan di Perpustakaan Universitas – Universitas Kristen Satya Wacana Salatiga di Jl. Diponegoro 52-60, Salatiga, Jawa Tengah selama 2 bulan, mulai tanggal 1 Februari 2012 sampai dengan 31 Maret 2012. commit to user

3


E.

digilib.uns.ac.id

Metode Pengumpulan Data Metode yang digunakan untuk memperoleh data dalam penyusunan

Tugas Akhir ini adalah: 1.

Observasi Melakukan pengamatan secara langsung dan melibatkan diri dalam kegiatan akuisisi di perpustakaan.

2.

Interview atau Wawancara Wawancara dilakukan secara langsung dengan staf Bagian Pelayanan Teknis guna mendapatkan data dan informasi secara tepat dan akurat yang berhubungan dengan permasalahan yang dihadapi.

3.

Literatur Data dan informasi yang berkaitan dengan pokok bahasan diperoleh dengan cara membaca dan mempelajari bahan pustaka yang berkaitan dengan bidang

perpustakaan,

khususnya

akuisisi

bahan

pustaka.

Selain itu, juga menggunakan Standar Operational Procedure (SOP) pada bidang pelayanan teknis sebagai referensi penulisan Tugas Akhir.

commit to user

4


digilib.uns.ac.id

BAB II TINJAUAN PUSTAKA

A.

Pengertian Perpustakaan Pengertian perpustakaan di Indonesia sebagian besar mengacu pada

Sulistyo-Basuki (1991:3) yang menyatakan bahwa, Perpustakaan adalah sebuah ruangan, bagian sebuah gedung ataupun gedung itu sendiri yang digunakan untuk menyimpan buku dan terbitan lainnya yang biasanya disimpan menurut tata susunan tertentu untuk digunakan pembaca, bukan untuk dijual. Pengertian perpustakaan menurut Lasa HS (2005:48) yaitu, Perpustakaan merupakan sistem informasi yang didalamnya terdapat aktivitas pengumpulan, pengolahan, pengawetan, pelestarian dan penyajian serta penyebaran informasi. Sedangkan, pengertian perpustakaan menurut Sutarno NS (2003:7) yaitu, Perpustakaan adalah suatu ruangan, bagian dari gedung/bangunan, atau gedung itu sendiri, yang berisi buku-buku koleksi, yang disusun dan diatur sedemikian rupa, sehingga mudah untuk dicari dan dipergunakan apabila sewaktu-waktu diperlukan oleh pembaca. Menurut IFLA (International Federation of Library Associations and Institutions), perpustakaan merupakan kumpulan bahan tercetak dan non-cetak atau sumber informasi dalam komputer yang disusun secara sistematis untuk kepentingan pemakai (IFLA dalam Sulistyo-Basuki, 1993:5). Berdasarkan beberapa pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa, perpustakaan merupakan suatu tempat yang digunakan sebagai pusat sumber commit to user informasi yang dibutuhkan oleh pemustaka.

5


B.

digilib.uns.ac.id

Pengertian Perpustakaan Perguruan Tinggi Secara sederhana perpustakaan perguruan tinggi adalah perpustakaan

yang dikelola oleh perguruan tinggi dengan tujuan membantu tercapainya tujuan perguruan tinggi (Sulistyo-Basuki, 1993:160). Menurut Sudjana (2006:1.13-1.14) perpustakaan perguruan tinggi adalah Perpustakaan yang terdapat pada perguruan tinggi, bawahannya, maupun lembaga yang berafiliasi dengan perguruan tinggi. Perguruan tinggi bertujuan menunjang Tri Dharma perguruan Tinggi yaitu: pendidikan untuk menunjang kurikulum pendidikan, pengajaran untuk menunjang program pengajaran, dan penelitian untuk menunjang program penelitian. Sedangkan, menurut Hermawan S. dan Zen (2006:33) perpustakaan perguruan tinggi adalah Perpustakaan yang terdapat di lingkungan lembaga pendidikan tinggi seperti, universitas, institut, sekolah tinggi, akademi dan lembaga perguruan tinggi. Perpustakaan perguruan tinggi dibentuk untuk memenuhi kebutuhan informasi sivitas akademika perguruan tinggi yang bersangkutan, yaitu mahasiswa dan dosen. Dalam buku yang berjudul Dasar-Dasar Ilmu Perpustakaan dan Informasi (2003:10) perpustakaan perguruan tinggi adalah Perpustakaan yang merupakan unit pelaksanaan teknis perguruan tinggi yang bersama-sama dengan unit lain turut melaksanakan Tri Dharma Perguruan Tinggi dengan cara memilih, menghimpun, mengolah, merawat dan melayani sumber informasi kepada lembaga induknya pada khususnya dan masyarakat akdemis pada umumnya. Kesimpulan yang dapat ditarik dari pengertian-pengertian di atas, yaitu perpustakaan perguruan tinggi sangat dibutuhkan untuk memenuhi kebutuhan sivitas akademika dalam menunjang pelaksanaan program Tri Dharma Perguruan Tinggi. Dalam perpustakaan perguruan tinggi yang berkembang dapat commit to user

6


digilib.uns.ac.id

dilihat dari sisi pelayanan, fasilitas dan koleksinya. Pengembangan koleksi, khususnya pada bagian akuisisi, berperan sangat penting untuk menyediakan bahan pustaka yang dibutuhkan oleh pemustaka.

C.

Tujuan dan Fungsi Perpustakaan Peguruan Tinggi Sebagai unsur penunjang perguruan tinggi dalam mencapai visi dan

misinya, perpustakaan perguruan tinggi memiliki tujuan, Sulistyo-Basuki (1993:52) mengemukakan beberapa tujuan perpustakaan perguruan tinggi yaitu sebagai berikut: a.

b.

c. d. e.

Memenuhi keperluan informasi masyarakat perguruan tinggi, lazimnya staf pengajar dan mahasiswa. Sering pula mencakup tenaga kerja administrasi perguruan tinggi. Menyediakan bahan pustaka (referensi) pada semua tingkatan akademis, artinya mulai dari mahasiswa tahun pertama hingga ke mahasiswa pasca sarjana dan pengajar. Menyediakan ruangan belajar bagi pemakai perpustakaan. Menyediakan jasa peminjaman yang tepat bagi berbagai jenis pemakai. Menyediakan jasa informasi aktif yang tidak saja terbatas pada lingkungan perguruan tinggi juga lembaga industri lokal. Adapun fungsi perpustakaan perguruan tinggi sebagai unsur

penunjang perguruan tinggi dalam mencapai visi dan misinya, menurut Departemen Pendidikan Nasional RI (2004:3-4) adalah sebagai berikut : a.

Fungsi Edukasi Perpustakaan merupakan sumber belajar para sivitas akademika, oleh karena itu koleksi yang disediakan adalah koleksi yang mendukung pencapaian tujuan pembelajaran, pengorganisasian bahan pembelajaran setiap program studi, koleksi tentang strategi belajar mengajar dan materi pendukung commit to user pelaksanaan evaluasi pembelajaran.

7


b.

digilib.uns.ac.id

Fungsi Informasi Perpustakaan merupakan sumber informasi yang mudah diakses oleh pencari dan pengguna informasi.

c.

Fungsi Riset Perpustakaan mempersembahkan bahan-bahan primer dan sekunder yang paling mutakhir sebagai bahan untuk melakukan penelitian dan pengkajian ilmu pengetahuan, teknologi dan seni. Koleksi pendukung penelitian di perpustakaan perguruan tinggi adalah menghasilkan karya-karya penelitian yang dapat di aplikasikan untuk kepentingan pembangunan masyarakat dalam berbagai bidang.

d.

Fungsi Rekreasi Perpustakaan harus menyediakan koleksi rekreatif yang bermakna untuk membangun dan mengembangkan kreativitas, minat dan daya inovasi pengguna perpustakaan.

e.

Fungsi Publikasi Perpustakaan selayaknya juga membantu melakukan publikasi karya yang dihasilkan oleh warga perguruan tingginya, yakni sivitas akademika dan staf non-akademik.

f.

Fungsi Deposit Perpustakaan menjadi pusat deposit untuk seluruh karya dan pengetahuan yang dihasilkan oleh warga perguruan tingginya.

commit to user

8


g.

digilib.uns.ac.id

Fungsi Interpretasi Perpustakaan sudah seharusnya melakukan kajian dan memberikan nilai tambah terhadap sumber-sumber informasi yang dimilikinya untuk membantu pengguna dalam melakukan tri dharmanya. Berdasarkan uraian di atas, pada dasarnya dapat disimpulkan bahwa,

perpustakaan perguruan tinggi memiliki tujuan dan fungsi yang sama, yaitu mendukung kinerja perpustakaan perguruan tinggi dalam melaksanakan program pendidikan, pengajaran, serta penelitian dengan menyediakan sumber informasi kepada pengguna yang membutuhkan dan menjalankan Tri Dharma Perguruan Tinggi.

D.

Kebijakan Pengembangan Koleksi Pengembangan koleksi tidak hanya mencakup kegiatan pengadaan

bahan pustaka, tetapi juga menyangkut masalah perumusan kebijakan dalam memilih dan menentukan bahan pustaka mana yang akan diadakan serta metodemetode apa yang akan diterapkan. Kebijakan pengembangan koleksi merupakan alat perencanaan dan sarana untuk mengkomunikasikan tujuan pengembangan koleksi. Agar kebijakan pengembangan koleksi dapat dilaksanakan secara terarah, kebijakan pengembangan koleksi harus disusun secara tertulis. Tanpa adanya kebijakan tertulis, kesalahpahaman akan terjadi sehingga pengembangan koleksi ke arah koleksi yang relevan tidak akan terpenuhi. Dalam buku yang berjudul Dasar-Dasar

Ilmu

Perpustakaan

dan

Informasi

(2003:78),

kebijakan

commit to user

9


digilib.uns.ac.id

pengembangan koleksi tertulis berfungsi sebagai pedoman, sarana komunikasi, dan perencanaan, sebab kebijakan tersebut: a.

b. c.

d. e.

Menjelaskan cakupan koleksi yang telah ada dan rencana pengembangan selanjutnya, agar diketahui oleh staf perpustakaan, pemakai, administrator, dan dewan pembina perpustakaan. Memberi deskripsi yang sistematis tentang strategi pengelolaan dan pengembangan koleksi yang diterapkan di perpustakaan. Menjadi pedoman bagi para pustakawan sehingga ketaatan dalam proses seleksi dan deseleksi terjamin, koleksi yang responsive dan seimbang terbentuk, dan dana dimanfaatkan dengan sebijaksana mungkin. Menjadi standar atau tolak ukur untuk menilai sejauh mana sasaran pengembangan koleksi telah tercapai. Membantu mempertanggungjawabkan alokasi anggaran. Selain fungsi dari kebijakan pengembangan koleksi tertulis di atas,

menurut Sudjana (2006:1.19-1.20) mempunyai manfaat lain, di antaranya adalah untuk membantu: a. b. c.

d. e. f.

Menetapkan metode untuk menilai bahan sebelum dibeli. Memilih cara terbaik untuk pengadaan, misalnya langsung dari penerbit atau melalui jobber. Menghadapi masalah sensor dengan menjelaskan bahan macam apa yang akan dibeli dan menunjukkan bahwa, kebijakan tersebut didukung oleh para administrator lembaga yang bersangkutan. Dalam perencanaan anggaran jangka panjang dengan menetapkan prioritasprioritas dan garis besar sasaran pengembangan. Merencanakan bentuk-bentuk kerjasama dengan perpustakaan lain, seperti pinjam antar perpustakaan, kerjasama dalam pengadaan, dan sebagainya; Identifikasi bahan pustaka yang perlu dipindahkan ke gedung atau dikeluarkan dari koleksi. Tujuan pengembangan koleksi menurut Departemen Pendidikan

Nasional RI (2004:44) perlu dirumuskan dan disesuaikan dengan kebutuhan sivitas akademika di perguruan tinggi agar perpustakaan dapat secara terencana mengembangkan koleksinya. Yang perlu dipertimbangkan dalam merumuskan kebijakan pengembangan koleksi, antara lain: program lembaga, model commit to user

10


digilib.uns.ac.id

pembelajaran, kebutuhan pengguna, jenis koleksi, kriteria bahan perpustakaan, jumlah eksemplar, dan bahasa.

E.

Pemilihan Bahan Pustaka Pemilihan koleksi merupakan tugas yang sulit karena diperlukan

pengetahuan yang luas tentang isi buku yang akan dipilih. Perpustakaan sebaiknya meminta masukan dari pakar di bidang subjek buku yang akan dipilih. Misalnya, jika yang dipilih adalah buku sejarah, maka dapat meminta masukan dari guru, dosen, atau ahli sejarah. Dengan demikian buku yang dipilih dapat lebih objektif dan efektif. Berikut ini memil a.

Memilih koleksi yang sesuai dengan kebutuhan pengguna perpustakaan Bahan-bahan yang akan dikoleksi perpustakaan seharusnya bahan-bahan yang memang diperlukan oleh pengguna. Selain mengoleksi buku-buku wajib untuk pelajaran/perkuliahan, perpustakaan sebaiknya juga mengoleksi buku-buku ilmu pengetahuan popular. Dengan buku-buku ilmu pengetahuan popular tersebut

pengguna mendapatkan bacaan untuk menambah

pengetahuan, selain pengetahuan yang disampaikan oleh pendidik. Harapan yang ingin diraih adalah pengguna perpustakaan dapat mengembangkan bakat serta minat yang dimiliki. Selain koleksi ilmu pengetahuan popular, perpustakaan juga perlu mengoleksi fiksi yang isinya dapat membentuk sikap dan perilaku yang baik bagi pengguna.

commit to user

11


b.

digilib.uns.ac.id

Memilih buku-buku berkualitas Buku-buku yang dikoleksi perpustakaan hendaknya buku-buku yang berkualitas tinggi. Kualitas buku dapat dipertimbangkan melalui isi buku, keahlian pengarang, reputasi penerbit, cara penyajian, edisi, susunan, ilustrasi, dan fisik buku.

c.

Tidak memandang suku, agama, ras, profesi, aliran politik, perdagangan, tingkat pendidikan Pemilihan koleksi tidak melihat adanya perbedaan suku, agama, ras, aliran politik, perdagangan, ataupun memandang tingkat pendidikan seseorang.

d.

Sesuai dengan dana yang ada Perpustakaan perlu menyusun anggaran pengadaan koleksi untuk setiap tahun anggaran. Penyusunan anggaran dapat disesuaikan dengan rencana pembelian buku ataupun rencana berlangganan terbitan berkala dalam satu tahun. Untuk dapat memilih suatu buku yang dianggap baik dan perlu

ditambahkan pada koleksi perpustakaan, maka perlu diadakan penilaian/evaluasi terhadap buku tersebut. Budiwijaya (1980:3-4) mengemukakan faktor-faktor yang perlu diperhatikan dalam penilaian buku: a.

b. c. d.

Isi. Apakah isinya lengkap dan ruang lingkupnya sesuai dengan tujuan isinya. Jika bersifat selektif, apakah penimbangannya baik dan representatif. Isinya mengenai teori atau terapan. Sejarah atau kondisi masa kini dan lainlain. Keahlian pengarang (Authority). Bagaimana kualifikasi, reputasi dari pengarang atau penyusunnya. Penyajian (Treatment). Bersifat teknis, semi teknis atau popular. Ditujukan untuk tingkat mana karya tulis tersebut. Make up umum. Susunannya, kelengkapannya, misalnya apakah disertai commit to user dengan indeks, ilustrasi, daftar isi, lampiran-lampiran, dan sebagainya.

12


e.

digilib.uns.ac.id

Make up fisik. Bentuk cetakan atau tipografinya, kualitas kertas, keadaan fisik buku, sampulnya, dan sebagainya. Menurut Sulistyo-Basuki dalam Sudjana (2006:1.29-1.30), untuk

dapat menjadi seorang pemilih buku yang baik harus memenuhi syarat sebagai berikut: a.

b.

c. d. e. f.

F.

Menguasai sarana bibliografi yang tersedia, paham akan dunia penerbitan khususnya mengenai penerbitan, spesialisasi para penerbit, kelemahan mereka, standar, hasil terbitan yang ada selama ini, dan sebagainya. Mengetahui latarbelakang para pemakai perpustakaan, misalnya siapa saja yang menjadi anggota, kebiasaan menjadi anggota, minat dan penelitian yang sedang dan telah dilakukan, berapa banyak mereka menggunakan perpustakaan, dan mengapa ada kelompok yang menggunakan koleksi perpustakaan lebih banyak daripada kelompok lainnya. Memahami kebutuhan pemakai. Hendaknya personil pemilihan buku bersifat netral, tidak bersifat mendua, mengetahui informasi, dan memiliki akal sehat dalam pemilihan buku. Pengetahuan mendalam mengenai koleksi perpustakaan. Mengetahui buku melalui proses membuka-buka buku ataupun proses membaca.

Pengadaan Bahan Pustaka Ratnaningsih (2010:45) mengemukakan bahwa, Pengadaan bahan pustaka adalah salah satu dari kegiatan pelayanan teknis pada suatu perpustakaan dalam usaha untuk memberikan informasi yang dibutuhkan oleh para pemustaka secara up to date. Pengadaan atau akuisisi dilakukan oleh bagian pengadaan. Menurut

LpPI (2001:34-35) dalam buku yang berjudul Dasar-Dasar Ilmu Perpustakaan dan Informasi (2003:90) bagian pengadaan tidak semata-mata bertangggungjawab terhadap pengadaan koleksi saja, tetapi juga bertanggungjawab atas hal-hal berikut: commit to user

13


a. b. c. d. e. f.

digilib.uns.ac.id

Pengadaan atau pengembangan koleksi. Pemecahan persoalan-persoalan yang muncul dalam pemesanan bahan pustaka. Pembuatan rencana pemilihan bahan pustaka yang terus-menerus. Pemeriksaan dan mengikuti terus-menerus penerbitan-penerbitan bibliografi. Mengadakan hubungan dengan para pedagang atau penyalur buku. Mengawasi penerimaan hadiah dan tukar-menukar bahan pustaka. Proses pengadaan bahan pustaka terletak pada pustakawan, karena

pustakawan dianggap mengetahui tentang kebutuhan pustaka, keadaan koleksi, anggaran, ruang dan tenaga perpustakaan yang bersangkutan. Pustakawanlah yang seharusnya bertanggungjawab untuk menentukan (decision making) apakah suatu bahan pustaka perlu ditambahkan dalam koleksi perpustakaan tersebut. Bahan pustaka yang ingin ditambahkan tersebut sebaiknya disusun dulu dalam suatu daftar atau dalam kartu-kartu. Berdasarkan daftar tersebut dilakukan penelitian atau “checking” pada koleksi perpustakaan yang bersangkutan melalui kartu-kartu katalog, untuk mengetahui apakah sudah dimiliki atau belum. (Budiwijaya, 1980:5) Menurut Budiwijaya (1980:6-9) perlu melaksanakan pengadaan yang dapat diperoleh dari berbagai sumber, yaitu pembelian, hadiah, tukar menukar, titipan dan lain-lain. 1.

Pembelian Pengadaan dengan cara pemebelian dilakukan dengan (a) langsung membeli di persedian toko buku, (b) memesan (melalui toko buku/penyalur, melalui penerbit yang besangkutan). Untuk memesan buku, pada umumnya masih menggunakan cara to user dengan surat. Dalam surat commit itu perlu mencantumkan data buku yang jelas

14


digilib.uns.ac.id

untuk menghindarkan kekeliruan, kesulitan dalam pembayaran, pengaduan (claim) dan sebagainya. Dalam surat pesanan itu harus jelas menyebutkan pengarang/penyusun, judul buku, penerbit, edisi/tahun, jumlah copy, harga, ISBN (International Standard Book Number) kalau ada, dan keterangan lain, misalnya, cara pembayaran, pengiriman dan lain-lain. Jika jumlah judul yang dipesan cukup banyak, maka kemungkinan toko buku yang bersangkutan tidak dapat mengirimkan pesanan tersebut sekaligus melainkan secara berangsur. Bila bukunya diterima, maka perlu: a.

Mencocokkan dengan surat pengantar buku yang bersangkutan.

b.

Mencocokkan

dengan

catatan

pesanan

perpustakaan

yang

bersangkutan. c.

Bila barangnya yang datang tidak sesuai, maka perlu diadakan komunikasi dengan pengirim atau diadakan pengaduan (claim).

d.

Jika cocok dengan pesanan, maka dapat dilakukan prosedur berikutnya, misalnya diberi stempel milik atau jika proses pembayaran belum selesai dapat dilanjutkan pembayarannya. Sering petugas mengalami kesulitan dalam mencari atau

meneliti file surat pesanan yang sudah lama, khususnya bila buku-buku masih dalam proses pemesanan. Kesulitan itu dapat dikurangi bila menggunakan cara yang lebih praktis, yaitu memakai sistem kartu pesanan. Kartu pesanan ini sering disebut kartu desiderata atau kartu pemesanan buku. Bentuk dan ukuran kartu itu dapat bermacam-macam menurut kebutuhan perpustakaan masing-masing. Data pustaka yang perlu dicatat commit to user

15


digilib.uns.ac.id

dalam kartu tersebut juga sama dengan sistem surat. Setiap judul buku yang dipesan sebaiknya dicatat dalam satu kartu tersendiri. Kartu-kartu tersebut dapat disusun menurut sistem filing tertentu, misalnya surat abjad pengarang, sistem shelf list, dikelompokkan menurut penerbit dan lainlainnya. Sering kartu macam ini dibuat rangkap, salahsatu dikirimkan kepada toko buku, yang lain disimpan untuk arsip bagian akuisisi, satu lagi disimpan bagian keuangan dan sebagainya. Kadangakala ada format kartu pemesanan yang dibuat seperti ukuran kartu katalog, yang salah satunya copy dapat disusun dalam laci kartu katalog, sehingga pembaca dapat segera mengetahui bahwa ada buku baru yang masih dalam proses pemasanan. 2.

Hadiah Bagi perpustakaan yang anggarannya terbatas, maka proses pengadaaan dilakukan melalui proses hadiah. Walaupun koleksi tersebut diperoleh secara hadiah dari penyalur buku, tetapi sebaiknya sebelum hadiah tersebut diterima telah melalui prosedur seleksi buku yang baik.

3.

Tukar menukar Buku-buku yang tidak bermanfaat bagi suatu perpustakaan dapat dimanfaatkan dengan cara ditukarkan dengan perpustakaan lain yang mungkin masih membutuhkan. Buku-buku tersebut dibuat daftarnya lalu dikirimkan ke beberapa perpustakaan yang disertai daftar buku-buku yang dibutuhkan sebagai bahan penukarannya.

commit to user

16


4.

digilib.uns.ac.id

Titipan Perpustakaan kadang memperoleh titipan bahan pustaka dari perorangan/lembaga

lain

agar

bisa

dimanfaatkan oleh

pemustaka,

perpustakaan hanya sekedar menjaga keberadaan bahan pustaka tersebut. Dalam melaksanakan pengadaan buku secara titipan, maka yang perlu diperhatikan adalah jangka waktu titipan agar tidak terlalu singkat, karena akan merugikan dalam segi ekonomis, misalnya, dalam biaya pengolahan dan lain-lainnya. Dalam keadaan tertentu dapat diterima walaupun waktunya singkat dan tentunya bahan semacam ini tidak diolah secara permanen. Dalam buku yang judulnya Pengelolaan Perpustakaan (2007:16-18) pengadaan koleksi dalam arti menambah koleksi baru, dapat selalu dilakukan dengan cara mencari informasi tentang terbitan-terbitan terbaru dari penerbit. Beberapa sarana yang dapat digunakan sebagai alat bantu dalam pengadaan koleksi, antara lain: a.

Katalog penerbit, leaflet, brosur Katalog penerbit adalah daftar informasi terbitan dari penerbit buku. Informasi yang dimuat dapat berupa informasi tentang buku-buku yang baru diterbitkan, buku edisi baru, dan buku cetak ulang. Pada umumnya informasi yang disajikan disertai informasi harga setiap buku. Selain katalog penerbit yang dibuat secara periodik, penerbit kadang-kadang membuat informasi terbitan berupa leaflet dan brosur yang hanya memuat commit to user

17


digilib.uns.ac.id

informasi beberapa buku terbaru yang tidak mencakup periode terbitan tertentu. b.

Iklan dalam majalah Iklan adalah bentuk informasi yang bersifat memengaruhi untuk membeli. Penerbit-penerbit besar kadang-kadang memasukkan iklan dalam majalah tentang buku-buku yang baru diterbitkan. Informasi yang ada di dalam iklan biasanya berisi tentang buku-buku yang baru terbit, yang barangkali sesuai dengan keperluan pengguna perpustakaan.

c.

Resensi buku di majalah dan surat kabar Resensi adalah tinjauan tentang buku, kadang-kadang dikenal dengan timbangan buku. Pada umumnya resensi berupa penilaian objektif terhadap buku, baik fisik, susunan, maupun isi. Resensi dapat membantu dalam mempertimbangkan suatu buku dibeli atau tidak, karena kekurangan dan kelebihan buku yang diresensi pada umumnya dibahas oleh peresensi.

d.

Daftar penerimaan buku baru yang dimiliki perpustakaan Perpustakaan sebaiknya membuat daftar buku yang baru diterima. Daftar tersebut dapat digunakan sebagai alat pemeriksa sebelum melakukan pembelian. Buku-buku yang sudah dimiliki atau yang termuat dalam daftar penerimaan buku baru sebaiknya tidak dibeli ulang, terlebih jika tidak bermaksud menambah jumlah eksemplar buku.

e.

Bibliografi nasional Bibliografi nasional memuat daftar dokumen yang diterbitkan pada suatu Negara tertentu. Biasanya bibliografi ini diterbitkan oleh perpustakaan commit to user

18


digilib.uns.ac.id

nasional suatu Negara. Sebagai contoh adalah Bibliografi Nasional Indonesia yang diterbitkan oleh Perpustakaan Nasional Republik Indonesia setiap tiga bulan sekali. Bibliografi Nasional Indonesia mendaftar semua terbitan dari setiap penerbit yang bergabung dalam Ikatan Penerbit Indonesia (IKAPI). f.

Daftar pustaka Daftar pustaka adalah daftar judul buku yang digunakan oleh seorang penyusun karya tulis yang dicantumkan pada bagian akhir tulisan. Daftar pustaka perlu diperiksa oleh petugas perpustakaan untuk mengetahuai apakah buku yang didaftar sudah dimiliki oleh perpustakaan atau belum. Jika belum dimiliki sedapat mungkin diusahakan untuk dimiliki.

g.

Daftar usulan buku dari pengguna Salahsatu cara untuk mengetahui kebutuhan pengguna perpustakaan yang mereka perlukan, yaitu dengan menyediakan formulir usulan buku yang dapat diiisi oleh pengguna. Daftar usulan buku dari pengguna merupakan sarana yang sangat baik untuk mengetahui kebutuhan mereka secara langsung.

h.

Internet Sarana paling modern yang dapat digunakan untuk mengetahui adanya buku-buku terbaru adalah akses internet. Beberapa penerbit besar memiliki alamat di internet. Contoh penerbit-penerbit Indonesia yang telah memiliki alamat di internet antara lain: www.kanisius.co.id, www.gramedia.com, www.mizan.com,

www.elexmedia.co.id, commit to user

www.ikapi.or.id,

19


digilib.uns.ac.id

www.buku.els.web.id, www.andipublisher.com, www.cybersastra.net, dan www.bacabuku.com. Buku-buku luar negeri dapat dicari melalui alamat penerbit maupun distributor

besar

seperti:

www.prenhall.com,

www.books.com, www.oup.com,

www.amazon.com, www.bn.com,

www.lights.com/publisher, dan www.quadarm.com/publisher_sites. Pengadaan koleksi perlu dilakukan secara cermat dan hati-hati. Kadangkala buku yang datang tidak sesuai dengan pesanan. Oleh karena itu, dalam buku yang berjudul Pengelolaan Perpustakaan (2007:19-23) menyebutkan langkah-langkah yang perlu diperhatikan, yaitu: a.

Penyusun daftar Setelah

diadakan

verifikasi

dan

pengambilan

keputusan,

petugas

mempersiapkan daftar pesanan yang dilengkapi dengan data-data bibliografi terbitan sesuai dengan kebutuhan masing-masing perpustakaan. b.

Pemesanan Setelah melakukan pemilihan buku untuk menentukan buku mana yang dibutuhkan atau diperbanyak, daftar pesanan tersebut dikirim kepada penerbit atau toko buku yang disertai petunjuk tentang bagaimana cara pembayarannya dan keterangan lain yang dianggap perlu untuk kelancaran administrasi. Pengiriman daftar pesanan ke penerbit atau toko buku disertai dengan surat pemesanan. Pembayaran dapat dilakukan bersamaan dengan pemesanan sesudahnya. Pembayaran dilakukan melalui poswesel, cheque, kartu kredit, transfer bank, internet banking, ATM, dan sebagainya. Untuk commit to user

20


digilib.uns.ac.id

pembayaran yang dilakukan kemudian hari biasanya penerbit atau toko buku mengirimkan faktur sementara (proforma invoice) yang merinci pesanan mana yang harus dibayar. Atas dasar itu perpustakaan mengatur pembayarannya. c.

Penerimaan Apabila pesanan buku dari penerbit atau toko buku telah diterima, kiriman itu perlu segera dicek, dicocokkan dengan daftar pengiriman dan daftar pesanan.

d.

Pemeriksaan Setelah buku diterima, kondisi buku perlu diperiksa, antara lain fisik buku, kelengkapan halaman, dan bibliografi. Pemeriksaan fisik meliputi keutuhan buku dan penjilidan. Pemeriksaan kelengkapan halaman meliputi halaman kosong, halaman terbalik, dan halaman tidak lengkap. Pemeriksaan bibliografi meliputi pemeriksaan data pokok terbitan yang perlu diketahui oleh pengguna, antara lain: a)

Judul buku Judul buku merupakan identitas pertama yang segera dapat dibaca. Judul buku terletak di halaman pertama atau kedua sebuah buku. Judul yang tertulis di sampul buku kadang-kadang kurang jelas dibanding dengan judul yang tertulis di halaman judul. Maka untuk mengetahui judul sebuah buku, judul yang digunakan adalah judul yang tertulis di halaman judul, bukan di sampul buku. commit to user

21


b)

digilib.uns.ac.id

Penanggungjawab Sebuah buku sebelum diterbitkan melewati persiapan-persiapan yang terkadang melibatkan banyak orang, mulai dari penerbit, penulis, editor, penerjemah, penyadur, pembuat layout, perancang sampul, dan sebagainya. Pertanyaannya adalah siapa penanggungjawab buku tersebut? Semuanya bertanggungjawab. Penanggungjawab isi buku adalah pengarang atau penulis (dapat berupa kelompok orang atau badan), penerjemah bertanggungjawab terhadap terjemahannya, penyadur bertanggungjawab terhadap sadurannya, dan seterusnya. Namun pada umumnya pengarang buku merupakan penanggungjawab utama. Penyumbang lainnya pada umumnya kurang diperhitungkan. Atau dengan kata lain, yang diutamakan sebagai penanggungjawab adalah yang bertanggungjawab terhadap isi buku.

c)

Penerbit Penerbit adalah instansi resmi yang mempublikasikan buku atau terbitan lainnya. Penerbit pada umumnya bertanggungjawab terhadap semua terbitannya.

d)

Tahun terbit dan tahun copyright Keterangan tentang tahun terbit tidak selalu jelas dalam setiap terbitan. Ada yang secara tegas menuliskan diterbitkan tahun tertentu. Namun kadang-kadang digabungkan dengan keterangan cetak, misalnya cetakan kedua 1999, cetakan ketiga 2001, dan seterusnya. commit to user

22


digilib.uns.ac.id

Selain tahun penerbitan, kadang-kadang pada buku dituliskan juga tahun copyright dengan penulisan ©2001, ©2000, dan seterusnya. e)

Tempat terbit Keterangan tentang tempat terbit pada umumnya secara jelas disebutkan dalam buku yang diterbitkan. Pada umumnya tempat yang digunakan sebagai identitas tempat terbit adalah nama kota letak penerbit tersebut berada. Untuk memperjelas informasi tentang negara bagian di mana kota tersebut terletak, misalnya: Menlo Park, California.

f)

Cetakan Keterangan cetakan memberikan informasi tentang berapa kali buku tersebut telah dicetak ulang. Cetak ulang tidak melakukan perubahan isi.

g)

Edisi Keterangan edisi dicantumkan untuk menjelaskan bahwa, buku yang bersangkutan diterbitkan ulang dengan beberapa perubahan isi.

h)

ISBN Mulai Januari 2007 penulisan ISBN (International Standard Book Number) mengalami perubahan mengikuti pola EAN (European Article Number), yaitu 13 digit sebagai pemberi identifikasi unik secara internasional terhadap satu buku maupun produk seperti buku yang diterbitkan oleh penerbit. Setiap nomor memberikan identifikasi unik untuk setiap terbitan dari setiap penerbit, memungkinkan commit to user

23


digilib.uns.ac.id

pemasaran produk yang lebih efisien bagi toko buku atau distributor (www.pnri.go.id/Attachment/ISBN/ISBN_PERSYARATAN_BARU. pdf ). ISBN 13 digit dibagi menjadi empat bagian, 3 angka untuk kelompok pertama, 4 angka untuk kelompok kedua, dan 5 angka untuk kelompok ketiga serta 1 angka untuk kelompok keempat. Setiap kelompok menunjukkan keterangan tertentu, yaitu: Kelompok pertama

: menunjukkan Negara

Kelompok kedua

: menunjukkan identitas (nama) penerbit

Kelompok ketiga

: menunjukkan identitas judul, setiap judul mempunyai nomor judul yang unik oleh penerbit

Kelompok keempat

: merupakan angka pemeriksa

Setelah kondisi buku sesuai dengan pesanan, petugas membuat tanda terima atau menandatangani proforma invoice dan dikirimkan kepada penerbit atau toko buku. Apabila tidak sesuai dengan pesanan, buku dikembalikan ke penerbit atau toko buku. Sedangkan untuk penerimaan buku-buku hadiah, baik yang sesuai dengan kebutuhan maupun tidak, sebaiknya diberi ucapan terima kasih.

commit to user

24


G.

digilib.uns.ac.id

Inventarisasi Tahap akhir bagian akuisisi sebelum pengolahan koleksi pada setiap

perpustakaan memiliki kebijakan tersendiri dimana tahap akhir bagian akuisisi di Perpustakaan Universitas – Universitas Kristen Satya Wacana yaitu mendaftar koleksi yang baru datang. Tahap mendaftar koleksi biasa dikenal dengan istilah inventarisasi. Tahap inventarisasi memerlukan basis data inventaris, yang semula dikenal dengan nama buku induk atau buku inventaris. Basis data inventaris dapat dikatakan sebagai kumpulan catatan dalam bentuk matriks, mengenai identitas setiap buku yang dimiliki oleh sebuah perpustakaan, dalam buku yang berjudul Pengelolaan Perputakaan (2007:35-37) pada umumnya mencatat hal-hal sebagai berikut: a.

Tanggal pemesanan. Pada kolom tanggal pemesanan dicatat tentang kapan koleksi tersebut dipesan ke penerbit, toko, atau agen penjual.

b.

Tanggal penerimaan. Pada kolom ini dicatat tanggal diterimanya koleksi tersebut dari toko, penerbit, atau agen penjual buku.

c.

Tanggal pembayaran. Pada kolom tanggal pembayaran dicatat tanggal dilakukannya pembayaran koleksi yang dibeli oleh perpustakaan.

d.

Tanggal inventaris. Pada kolom tanggal inventaris dicatat tanggal saat memberi nomor inventaris dan saat memasukkan data-data ke dalam basis data inventaris.

e.

Nomor inventaris. Pada kolom ini dicatat nomor inventaris setiap koleksi.

f.

Judul. Pada kolom ini dituliskan judul dari koleksi yang sedang dicatat. commit to user

25


g.

digilib.uns.ac.id

Pengarang. Pada kolom ini dituliskan nama pengarang dari koleksi yang sedang dicatat.

h.

Edisi. Pada kolom ini dituliskan edisi dari koleksi yang sedang dicatat.

i.

Kota terbit. Pada kolom ini dituliskan nama kota temapt penerbit tersebut berada.

j.

Penerbit. Pada kolom ini dituliskan nama penerbit dari koleksi yang sedang dicatat.

k.

Tahun terbit. Pada kolom ini dituliskan tahun terbit dari koleksi yang sedang dicatat.

l.

Jumlah eksemplar. Pada kolom ini dituliskan jumlah eksemplar dari koleksi yang sedang dicatat.

m.

Bahasa. Pada kolom ini dituliskan bahasa dari koleksi yang sedang dicatat.

n.

Asal. Pada kolom ini dituliskan nama toko, atau nama agen penjual koleksi tersebut.

o.

Harga satuan. Pada kolom ini dituliskan harga buku seperti yang tercantum pada bukti pembayaran.

p.

Keterangan. Pada kolom ini dicatat keterangan tambahan tentang koleksi yang bersangkutan, misalnya keterangan hilang, ganti baru, fotokopi, dan sebagainya. Dalam buku yang berjudul Pengelolaan Perputakaan (2007: 35-39)

sebelum dilakukan pencatatan data, perlu dilakukan hal-hal sebagai berikut:

commit to user

26


a.

digilib.uns.ac.id

Pemberian cap perpustakaan Cap perpustakaan merupakan cap resmi perpustakaan sebagai pemilik koleksi. Setiap perpustakaan dapat meletakkannya pada halaman-halaman tertentu yang sudah dipilih, misalnya selalu pada halaman dua puluh lima. Letak cap perpustakaan sebaiknya konsisten, selalu berada pada tempat yang sama untuk setiap koleksi agar dapat menjadi ciri khas perpustakaan.

b.

Pemberian cap inventaris Cap inventaris adalah cap yang memuat keterangan tentang nama instansi, tanggal, nomor inventaris. Cap tersebut dapat diletakkan pada halaman judul atau halaman akhir buku.

c.

Pemberian nomor inventaris Nomor inventaris merupakan serangkaian kode yang terdiri dari angka, atau campuran angka dan huruf, yang dibuat untuk menunjukkan identitas setiap koleksi yang dimiliki perpustakaan. Nomor inventaris dapat dibuat untuk mencerminkan status asal koleksi, yaitu berupa pembelian atau hadiah. Pemberian nomor inventaris sebaiknya secara berkelanjutan. Setiap koleksi hanya mempunyai satu nomor inventaris. Pemberian nomor inventaris dapat dilakukan sesuai dengan kebutuhan dan kebijakan setiap perpustakaan. Contoh nomor inventaris: a)

1/PSD/Pb/V/2004

b)

1/PSD/Hd/V/2004

commit to user

27


digilib.uns.ac.id

Keterangan: 1

: nomor urut satu

PSD

: pemilik koleksi, misalnya Perpustakaan Sanata Dharma

Pb

: kode pembelian

Hd

: kode hadiah

V

: bulan ke-5 (Mei)

2004

: tahun 2004

/

: tanda pemisah antar-unsur dalam nomor inventaris (dapat berupa tanda pemisah yang lain, misalnya tanda titik, tanda hubung, dan sebagainya)

d.

Pencatatan ke dalam basis data inventaris Kegiatan pencatatan ke dalam basis data inventaris merupakan proses memasukkan nomor inventaris ke dalam basis data inventaris. Database inventaris dapat digunakan sebagai sarana untuk menghitung jumlah koleksi suatu perpustakaan, untuk mengetahui status buku yang bersangkutan, misalnya hilang atau diganti dengan baru, dan untuk membuat laporan statistik. Data statistik tersebut antara lain: a.

Jumlah koleksi yang dimiliki oleh perpustakaan.

b.

Jumlah eksemplar dan jumlah judulnya.

c.

Jumlah eksemplar yang berbahasa Indonesia dan Asing.

d.

Jumlah buku referensi, fiksi, dan lain-lain.

e.

Jumlah anggaran yang dikeluarkan. commit to user

28


digilib.uns.ac.id

Basis data inventaris juga dapat digunakan untuk menjawab pertanyaan tentang kapan dibeli, di mana dibeli atau dari mana diperoleh, serta berapa harga koleksi tersebut. Keterangan-keterangan tersebut memudahkan perpustakaan ketika akan melakukan pembelian ulang atau ketika harus menjawab pertanyaan.

commit to user

29


digilib.uns.ac.id

BAB III GAMBARAN UMUM PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS UNIVERSITAS KRISTEN SATYA WACANA

A.

Sejarah Berdirinya Keberadaan Perpustakaan Universitas – Universitas Kristen Satya

Wacana (PU – UKSW) dimulai bersamaan dengan didirikannya Perguruan Tinggi Pendidikan Guru Kristen Indonesia (PTPGKI), pada tanggal 20 November 1956. Perpustakaan menempati salahsatu ruang di kampus PTPGKI yang pada waktu itu berada di kompleks Sinode Gereja Kristen Jawa di Jl. Dr. Sumardi 5, Salatiga. Pada tahun 1967 Perpustakaan pindah ke lokasi kampus UKSW, menempati gedung seluas 35 m2. Koleksi perpustakaan pada awalnya diadakan dengan lebih banyak mengandalkan kebaikan hati para dermawan dan dosen asing yang mengajar di PTPGKI. Sejak tahun 1970, Perpustakaan menempati gedung baru yang dirancang secara khusus untuk perpustakaan seluas 2.000 m2 yang terdiri atas 2 lantai. Gedung ini diresmikan penggunannya oleh Duta Besar Kerajaaan Belanda di Indonesia pada kesempatan Dies Natalis UKSW ke-14. Sejak saat itu, perpustakaan diberi nama Perpustakaan Pusat. Perpustakaan Pusat termasuk salahsatu dari tiga perpustakaan perguruan tinggi terbaik di Indonesia. Pernyataan commit to user tersebut dikemukakan oleh UNESCO (1974) berdasarkan penilaian terhadap

30


komponen

digilib.uns.ac.id

gedung,

koleksi,

sumberdaya

manusia,

dan

manajemennya.

Perkembangan yang pesat serupa ini sangat dimungkinkan karena komitmen Rektor UKSW yang pertama, Dr. O. Notohamidjojo akan pentingnya peranan perpustakaan sebagai jantung perguruan tinggi. Pada tahun 1992 gedung Perpustakaan Pusat mulai direnovasi menjadi 7 lantai seluas kurang lebih 8.000 m2. Tahun 1993 gedung baru terselesaikan 4 lantai seluas 3.054 m2. Pada Dies Natalis UKSW ke-37 tahun 1993 gedung ini diresmikan penggunaannya oleh Rektor ke-3, Willi Toisuta, Ph.D. Untuk mengenang jasa Rektor I, gedung ini dinamakan Gedung Notohamidjojo. Gedung Notohamidjojo, dilengkapi dengan lukisan kaca pateri 4 (empat) wanita terkenal dalam cerita pewayangan, yaitu: Dewi Saraswati menggambarkan pengetahuan, Dewi Kamaratih menggambarkan persahabatan, Dewi Sri menggambarkan pengertian, dan Dewi Kunthi menggambarkan kearifan. Lukisan kaca pateri tersebut dipasang di atas tangga menuju ke lobi pada lantai 2. Nama

Perpustakaan

Universitas

(PU)

menggantikan

nama

Perpustakaan Pusat sejak September 1994. PU memiliki 2 pelayanan cabang, yaitu: Biblioterapi di Gedung Pusat Bimbingan, serta Pascasarjana dan Penelitian di Gedung Lembaga Penelitian Universitas. Dalam sejarahnya yang panjang, telah terjadi beberapa kali pergantian kepemimpin perpustakaan sebagai berikut: 1967 – 1980

: Drs. Towa Pala Hamakonda

1980 – 1990

: Drs. Jasmani, B.Sc.

1990 – 1994

: Rosella M. Kameo, M.A.

1994 – 1998

: David Samiyono, MTS., MSLS.

1998 – 2004

: Drs. Jasmani, B.Sc., M.Si. commit to user : Elizabeth Sri Lestari, S.Pd., MLIS.

2004 – 2010

31


2010 – sekarang

digilib.uns.ac.id

: Evalien Suryati, M.Hum.

Perpustakaan Universitas – Universitas Kristen Satya wacana berkedudukan di Jl. Diponegoro No. 52 – 60 Salatiga 50711. Telp. 0298-321212, fax.

0298

–

321433,

email:

[email protected]

website:

http://library.uksw.edu/.

B.

Visi dan Misi Perpustakaan Universitas – Universitas Kristen Satya Wacana

mempunyai visi dan misi sebagai berikut: a.

Visi: Menjadi perpustakaan bertaraf internasional yang memberikan akses terhadap informasi intelektual, ilmiah, dan kebudayaan dalam berbagai ragam bentuk (multimedia) dan dari berbagai lokasi simpan guna mendukung kegiatan Tri Dharma Perguruan Tinggi.

b.

Misi: 1.

Memberikan pelayanan informasi intelektual, ilmiah, dan kebudayaan bagi terselenggaranya pendidikan, pengajaran, dan penelitian yang berkualitas bagi sivitas akademika dan masyarakat.

2.

Memberikan layanan pendidikan kepustakawanan.

commit to user

32


C.

digilib.uns.ac.id

Tata Ruang Tahun 1970 gedung perpustakaan dibangun diatas tanah seluas 2000

m2. Supaya perpustakaan bisa melayani lebih dari 10.000 mahasiswa, maka pada tahun 1992 gedung perpustakaan direnovasi dengan rancangan semula untuk 7 (tujuh) lantai, yaitu seluas 8000 m2. Sementara ini baru diselesaikan 5 (lima) lantai dan perpustakaan tidak menempati semua lantai karena lantai 5 masih kosong dan belum dipakai. Adapun gambaran tempat (lantai) dan fungsi tiap-tiap lantai yang dipergunakan untuk layanan perpustakaan adalah seperti berikut: a.

Lantai 1 dengan luas 559 m2 digunakan sebagai ruang administrasi, ruang direktur, ruang sekretaris, ruang pelayanan teknis (pembinaan koleksi, katalogisasi, scanning, paska katalogisasi, dan pemeliharaan koleksi) dan ruang rapat.

b.

Lantai 2 dengan luas 990 m2 digunakan sebagai ruang layanan referens, meja informasi, ruang layanan reserve dan layanan fotokopi. Selain itu, disediakan komputer untuk mengakses OPAC (Online Public Acces Catalouge), E-Journal EBSCO, GALE/CENGAGE, GARUDA, ProQuest, dan PIKNet.

c.

Lantai 3 dengan luas 990 m2 digunakan sebagai ruang layanan serial, jurnal, koran, TA atau Tugas Akhir (sebutan untuk skripsi, tesis, disertasi), koleksi khusus, dan ruang Bagian Teknologi Sistem Informasi (TSI).

d.

Lantai 4 dengan luas 990 m2 digunakan sebagai ruang layanan sirkulasi, ruang layanan multimedia dan laboratorium komputer. commit to user

33


D.

digilib.uns.ac.id

Peraturan Sesuai Tata Tertib Pemakaian Koleksi dan Fasilitas Perpustakaan

Universitas – Universitas Kristen Satya Wacana, maka mulai tanggal 1 Agustus 2008 diberlakukan Tata Tertib Umum sebagai berikut: 1.

Bagi sivitas, setiap kali masuk ke Perpustakaan Universitas harus membawa KTM (bagi Mahasiswa)/Kartu Anggota Perpustakaan/KAP (bagi Pegawai Dosen dan Non Dosen) miliknya sendiri.

2.

Bagi non sivitas, setiap kali masuk ke Perpustakaan Universitas supaya melapor terlebih dahulu ke petugas di meja informasi untuk mendapatkan Formulir

Tamu/Kartu

Baca/Pengesahan

Kartu

Anggota

JASAPUSPERTI/Kartu Sakti. Prosedur memperoleh Formulir Tamu/Kartu Baca: a.

Meninggalkan kartu identitas diri yang berlaku, seperti: KTP, KTM atau SIM.

b.

Membaca TA (Tugas Akhir) dikenai biaya Rp. 15.000,-/hari atau Rp 75.000/semester.

c.

Membaca koleksi non TA, dikenai biaya Rp. 5.000,-/hari atau Rp 50.000/semester.

d.

Non sivitas yang memiliki kartu anggota JASAPUSPERTI dikenai biaya 50% dari biaya semula.

e.

Sebelum meninggalkan Perpustakaan Universitas, Formulir Tamu dikembalikan ke petugas di meja informasi dan mengambil kembali identitas yang ditinggalkan. commit to user

34


f.

digilib.uns.ac.id

Fasilitas yang diberikan hanya sebatas koleksi dibaca di tempat atau fotokopi.

3.

Masuk ke ruang–ruang layanan (Sirkulasi, Reserve, Serial, Referens) harus membawa KTM/Kartu Anggota Perpustakaan (KAP)/Formulir Tamu/Kartu Baca miliknya sendiri dan cukup menunjukkannya ke petugas layanan di ruang layanan yang akan dimasuki.

4.

Tidak diizinkan merokok di dalam ruang layanan maupun ruang kerja Perpustakaan Universitas/area dalam Perpustakaan Universitas.

5.

Tidak diizinkan makan/minum maupun membawa makanan dan minuman ke ruang-ruang layanan, atau area dalam Perpustakaan Universitas.

6.

Jaket/Tas/Map (segala bentuk ukuran dan jenis) tidak diizinkan dibawa masuk ke ruang-ruang layanan pemustaka. a.

Menyimpan jaket/tas/map di loker yang telah disediakan di setiap lantai.

b.

Mengambil kunci loker dan mendaftarkan diri pada formulir yang tersedia di konter layanan.

c.

Kunci lokernya dan diambil kuncinya.

d.

Selesai memakai loker, kunci dikembalikan lagi kepada petugas.

e.

Menghilangkan kunci loker, dikenai biaya ganti kunci loker sebesar Rp 15.000,-.

7.

Merusak koleksi, menyobek, atau membawa koleksi keluar Perpustakaan Universitas tanpa prosedur yang benar dan atau melanggar peraturan yang telah ditetapkan akan dikenakan sanksi administratif dan akademis. commit to user

35


8.

digilib.uns.ac.id

Menghilangkan atau merusak buku/koleksi Perpustakaan Universitas: a.

Wajib mengganti koleksi yang sama atau membayar seharga buku/koleksi (harga disesuaikan dengan harga terkini)

yang

dihilangkan/dirusak ditambah biaya administrasi. b.

Pembayaran dilakukan di konter Sirkulasi atau melalui perbankan di Universitas Kristen Satya Wacana.

9.

Pemakaian ruang-ruang di Perpustakaan Universitas oleh sivitas maupun non sivitas untuk kegiatan non – perpustakaan supaya melapor paling lambat satu hari sebelum tanggal pelaksanaan kegiatan ke Direktur Perpustakaan Universitas dengan membawa surat permohonan izin penggunaan yang ditandatangani oleh Pimpinan dan dibubuhi stempel unit/instansi terkait.

10.

Sistem Pelayanan Perpustakaan Universitas – Universitas Kristen Satya Wacana menggunakan sistem layanan terbuka, koleksi yang telah diambil (dikeluarkan) dari rak dan atau selesai dibaca/digunakan supaya diletakkan di tempat khusus yang telah disediakan.

11.

Bila ingin fotokopi koleksi Perpustakaan Universitas, fotokopi harus dilakukan di area Perpustakaan Universitas. Layanan fotokopi disediakan di Lantai II.

12.

Tidak dibenarkan melipat halaman dari koleksi Perpustakaan Universitas yang akan difotokopi, tetapi mencatat halaman tersebut pada sepotong kertas yang disediakan di konter petugas di setiap ruang layanan dan commit to user

36


digilib.uns.ac.id

menyisipkan kertas catatan tersebut sebagai pembatas/tanda dari halaman koleksi yang ingin di fotokopi. 13.

Tidak dibenarkan memberi tanda (dengan stabilo atau alat tulis lainnya) atau catatan/coretan pada halaman koleksi Perpustakaan Universitas yang dipinjam.

E.

Koleksi Koleksi yang dimiliki oleh Perpustakaan Universitas – Universitas

Kristen Satya Wacana terdiri dari bahan pustaka cetak dan non cetak. Bahan pustaka cetak meliputi buku, jurnal, majalah, kamus, ensiklopedi, skripsi, tesis, surat kabar, data statistik, prosiding, buku pegangan, dan sebagainya. Sedangkan, koleksi bahan pustaka non cetak meliputi slide, film, VCD (Video Compact Disc), DVD (Digital Versatile Disc/Digital Video Disc), CDR (Compact Disk Recorder), cassette, dan sebagainya. Selain itu Perpustakaan Universitas – Universitas Kristen Satya Wacana juga berlangganan E-Journal yaitu EBSCO, PIKNet dan ProQuest serta sedang berupaya mengadakan koleksi E-Book. Koleksi Perpustakaan Universitas – Universitas Kristen Satya Wacana dapat dilihat pada tabel berikut ini:

commit to user

37


digilib.uns.ac.id

Tabel: 3.1 Data Koleksi Perpustakaan Universitas – Universitas Kristen Satya Wacana Sampai dengan Desember 2011 No.

Jenis Koleksi

1

Monograf/Buku

2

3

Jumlah Judul

Jumlah Eks.

Keterangan

59,862

111,569

Audio Visual ACD

297

345

CD/CD ROM

1,533

2,181

DISKET

45

45

Kaset Audio

713

945

Mikrofis

146

295

VCD

35

350

VHS/Beta

189

283

Serial Tercetak Jurnal

388/2014

30/1715

Majalah

103/1187

46/5897

Tabloid

17/97

2/812

Tugas Akhir: Skripsi/Tesis/ Disertasi/Makalah Tercetak

Skripsi

Tesis

Disertasi

4545/4596

656/657

31/31

New (Okt-Des 2011) H: 1/4

Print : 8257/8258

Sumber: Bagian Pelayanan teknis PU – UKSW Tahun 2012

F.

Struktur Organisasi Perpustakaan Universitas – Universitas Kristen Satya Wacana

memiliki struktur organisasi, di mana masing-masing pejabat/komponen memiliki tugas dan wewenang yang berbeda. Adapun struktur organisasi Perpustakaan Univesitas – Universitas Kristen Satya Wacana terdiri dari direktur yang dibantu commit to user kepala bagian, yaitu: bagian tugasnya oleh sekretaris, Direktur membawahi

38


digilib.uns.ac.id

pelayanan teknis, bagian teknologi dan sistem informasi, bagian pendidikan dan pelayanan pemakai (struktur organisasi Perpustakaan Universitas – Universitas Kristen Satya Wacana dapat dilihat dalam bagan di bawah ini).

Bagan: 3.1 Struktur Organisasi di Perpustakaan Universitas Universitas Kristen Satya Wacana

Panitia Perpustakaan

Direktur ----------

Sekretaris

Bagian

Bagian Teknologi dan Sistem Informasi

Pelayanan Teknis

Bagian Pendidikan dan Pelayanan Pemakai

Sumber: http://library.uksw.edu/ Tahun 2012

G.

Sumberdaya Manusia Untuk melaksanakan tugas dan fungsinya, setiap lembaga mempunyai

unsur-unsur utama pendukung kegiatan. Salahsatu unsurnya adalah dengan adanya staf atau sumberdaya manusia khususnya yang terampil dan berkualitas. Begitu juga dengan perpustakaan yang harus memiliki sumberdaya manusia tenaga pustakawan maupun tenaga lainnya yang dapat berkarya secara profesional commit to user

39


digilib.uns.ac.id

di bidang perpustakaan untuk melaksanakan tugas dan fungsi perpustakaan secara optimal. Sebagai unit kerja, Perpustakaan Universitas – Universitas Kristen Satya Wacana memiliki pegawai yang membantu memperlancar tugas dan wewenang dari struktur organisasi. Perpustakaan Universitas – Universitas Kristen Satya Wacana terdiri dari pegawai tetap, pegawai harian tidak tetap dan pegawai parowaktu. Jumlah keseluruhan pegawai mencapai 41 orang, dengan berbagai kualifikasi dan latar belakang pendidikan yang berbeda-beda.

Tabel: 3.2 Jumlah Pegawai Perpustakaan berdasarkan Latarbelakang Pendidikan Perpustakaan Universitas – Universitas Kristen Satya Wacana No. Kualifikasi Pendidikan Terakhir Pegawai Tetap 1 Magister Bidang Ilmu Perpustakaan/Konsentrasi bidang Ilmu Perpustakaan 2 Magister Bidang Lain + Minor Ilmu Perpustakaan 3 Diploma II Ilmu Perpustakaan 4 Diploma III Ilmu Perpustakaan 6 Sarjana + Minor / D2 Ilmu Perpustakaan 7 Sarjana non Ilmu Perpustakaan 8 SMA/SMK 9 SMP 10 Cleaning Service JUMLAH Pegawai Paro Waktu 1 Diploma non Ilmu Perpustakaan 2 Diploma II Ilmu Perpustakaan 3 SMA/SMK JUMLAH TOTAL PEGAWAI Sumber: Sekertaris PU – UKSW Tahun 2012

Jumlah 5 1 3 1 2 3 10 2 5 32 1 3 5 9 41

Daftar nama pegawai Perpustakaan Universitas dan tugas bagian masing-masing terlampir.

commit to user

40


H.

digilib.uns.ac.id

Sumber Dana Sumber dana pembelian ataupun pengadaan koleksi Perpustakaan

Universitas – Universitas Kristen Satya Wacana didapat dari alokasi anggaran Universitas Kristen Satya Wacana yang diperuntukkan kepada Perpustakaan Universitas – Universitas Kristen Satya Wacana dan digunakan setiap tahun anggaran, yaitu per 1 Juli - 31 Juni. Selain itu, sumber dana biasanya diperoleh juga dari berbagai donator, baik dalam negeri atau luar negeri. Karena anggaran ini bersifat rahasia, maka sumber dana dan besarnya anggaran tidak dicantumkan dalam laporan ini.

I.

Sarana dan Prasarana Dalam sebuah perpustakaan sangatlah memerlukan barang dan alat

bantu untuk memperlancar pekerjaan, maka dari itu Perpustakaan Universitas – Universitas Kristen Satya Wacana memiliki beberapa inventaris sebagai sarana dan prasarana pendukung layanan perpustakaan. Inventaris pada Perpustakaan Universitas – Universitas Kristen Satya Wacana, yaitu: AC (Air Conditionar), almari, filling cabinet/besi, komputer, kursi, loker, meja, printer, rak, whiteboard, dan lain-lain. Daftar inventaris pada Perpustakaan Universitas dalam bentuk tabel terlampir.

commit to user

41


J.

digilib.uns.ac.id

Layanan Ada 3 bagian yang pada layanan Perpustakaan Universitas –

Universitas Satya Wacana, yaitu: 1.

Bagian Pelayanan Teknis a)

Pembinaan/Akuisisi/Pengadaan Koleksi Bagian ini merupakan titik awal tersedianya koleksi baru maupun penambahan koleksi. Kegiatan yang dilakukan, yaitu penyeleksian, pemesanan, pembuatan surat perintah realisasi anggaran, dan penginventarisasian. Bagian ini juga bertanggungjawab dalam pembuatan data statistik tentang penambahan koleksi tiap tahun anggaran serta penggudangan koleksi yang sudah tidak terpakai.

b)

Katalogisasi/Klasifikasi/Pengolahan Koleksi Kegiatan yang dilakukan adalah mengklasifikasi dan katalogisasi, yaitu menentukan nomor panggil (call number dan cutter) dan subyek. Sistem klasifikasi yang digunakan yaitu DDC (Dewey Decimal Classification) edisi ke-22.

c)

Scanning Kegiatan yang dilakukan adalah memindai cover, halaman judul, daftar isi, dan kata pengantar yang kemudian hasilnya diupload sehingga tampil di OPAC (Online Public Acces Catalouge).

d)

Paska Pengolahan Koleksi Kegiatan yang dilakukan adalah membuat dan menempelkan label nomor panggil pada setiap eksemplar koleksi, membuat cover VCD commit to user

42


digilib.uns.ac.id

(Video Compact Disc), DVD (Digital Versatile Disc/Digital Video Disc), CDR (Compact Disk Recorder), dan menempelkan pita pengaman (tatle-tape) pada setiap koleksi baru. e)

Pemeliharaan Koleksi Memperbaiki koleksi cetak yang rusak, menjilid atau membundel jurnal/majalah dan surat kabar.

2.

Bagian Pendidikan dan Pelayanan Pemakai Dalam membantu memenuhi kebutuhan akan informasi secara cepat dan tepat, Perpustakaan Universitas – Universitas Kristen Satya Wacana menyajikan layanan-layanan pemakai yang secara langsung maupun tidak langsung dapat diakses oleh pemakai. Ruang-ruang layanan yang dimiliki Perpustakaan Universitas – Universitas Kristen Satya Wacana meliputi: a.

Meja Informasi (Lantai 2 - Lobi)

b.

Referens (Lantai 2 - Sayap Kiri)

c.

Reserve (Lantai 2 - Sayap Kanan)

d.

Serial (Lantai 3)

e.

Sirkulasi (Lantai 4 - Sayap Kiri)

f.

Multi Media (Lantai 4 - Sayap Kanan)

Dengan ruangan yang full AC, dan dilengkapi dengan teknologi yang memadai (7 unit server dan jaringan komputer berstandar internasional), diharapkan dapat mendukung Perpustakaan Universitas – Universitas Kristen Satya Wacana dalam memberikan layanan yang memuaskan bagi semua kalangan sivitas Universitas Kristen Satya Wacana. Perpustakaan commit to user

43


digilib.uns.ac.id

Universitas – Universitas Kristen Satya Wacana juga memiliki tiga laboratorium komputer (lantai 4 sayap kanan), dengan total 120 unit branded PC, yang biasa digunakan untuk proses belajar mengajar. Berikut keterangan layanan-layanan di Perpustakaan Universitas – Universitas Kristen Satya Wacana: 1.

Meja Informasi Layanan Meja Informasi akan membantu pemakai untuk mendapatkan informasi

secara

umum

tentang

Perpustakaan

Universitas

–

Universitas Kristen Satya Wacana, prosedur administrasi, dan membantu Pemakai menelusuri katalog online (OPAC) yang telah disediakan oleh Perpustakaan Universitas – Universitas Kristen Satya Wacana. Mahasiswa pemegang KTM UKSW secara otomatis berhak memanfaatkan fasilitas Perpustakaan Universitas. Dosen dan Pegawai Universitas Kristen Satya Wacana yang membutuhkan fasilitas Perpustakaan Universitas dapat menjadi anggota perpustakaan dengan membuat KAP (Kartu Anggota Perpustakaan) dengan persyaratan sebagai berikut: a.

Mengisi formulir keanggotaaan.

b.

Bila tidak memiliki Nomor Induk Pegawai, menyerahkan Surat Keterangan dari Fakultas/Program Studi.

c.

Menyerahkan pasfoto ukuran 2x3 sebanyak 2 lembar.

Selain KAP, Meja Informasi juga bertugas membuatkan kartu JASAPUSPERTI

untuk mahasiswa commit to user

yang

akan

menggunakan

44


digilib.uns.ac.id

perpustakaan lain yang tergabung dalam kerjasama Perpustakaan Perguruan Tinggi se-Semarang dan sekitarnya. Meja Informasi juga melayani pemustaka nonsivitas Universitas Kristen Satya Wacana untuk

dapat

mengakses

koleksi

yang

dimiliki Perpustakaan

Universitas – Universitas Kristen Satya Wacana sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Bagi nonsivitas Universitas Kristen Satya Wacana diperkenankan memanfaatkan fasilitas PU (hanya sebatas membaca di tempat atau fotokopi). Prosedur: a.

Mengisi formulir tamu.

b.

Menyerahkan identitas diri yang masih berlaku (KTP, SIM, KTM).

c.

Membayar biaya: -

Tugas Akhir (TA) Rp. 15.000,-/hari atau Rp. 75.000,-/ semester.

2.

Non TA Rp. 5.000,-/hari.

Referens Layanan Referens akan mengarahkan, menunjukkan, menggali, dan menelusuri

informasi

dari

berbagai

pusat

informasi

dan

menyajikannya dalam bentuk cetak maupun non-cetak sesuai dengan permintaan pemustaka dan aturan yang berlaku di Perpustakaan Universitas – Universitas Kristen Satya Wacana. Jenis koleksi dalam ruang referens meliputi: ensiklopedi, kamus, hasil-hasil penelitian, warta perundang-undangan, dan lain-lain. Sistem layanan bersifat commit to user

45


digilib.uns.ac.id

terbuka di mana pemustaka dapat langsung mencari dan mengambil koleksi, tetapi pemustaka tidak boleh meminjam untuk dibawa pulang, hanya dapat dibaca di tempat atau fotokopi saja bila perlu, tetapi pemustaka wajib meninggalkan KAP atau KTM di tempat yang telah disediakan pada saat akan menggunakan koleksi tersebut untuk fotokopi. Jenis Layanan Referens meliputi: a.

Menjawab pertanyaan: -

Menjembatani antara pemustaka dan informasi maupun sumber informasi.

-

Pertanyaan dapat disampaikan secara lisan, telepon, SMS, maupun e-mail ke layanan Referens.

b.

Bimbingan bagi pemustaka -

Membimbing pemustaka dalam memanfaatkan fasilitas Perpustakaan Universitas – Universitas Kristen Satya Wacana seperti katalog, database jurnal, koleksi referens maupun strategi penelusuran informasi, penulisan sumbersumber informasi dalam Tugas Akhir.

-

Bimbingan dapat diberikan atas inisiatif Perpustakaan atau berdasarkan permintaan dari pengajar, program studi, jurusan atau fakultas yang membutuhkan.

commit to user

46


c.

digilib.uns.ac.id

Penelusuran informasi Membantu pemustaka untuk dapat secara mandiri menelusuri informasi yang dibutuhkan, baik dari koleksi Perpustakaan Universitas – Universitas Kristen Satya Wacana, internet, maupun sumber lain yang berasal dari dalam dan luar negeri.

d. 3.

Melayani pemustaka nonsivitas sesuai peraturan yang berlaku.

Reserve Layanan koleksi Reserve yang tersedia meliputi buku-buku teks wajib dan anjuran yang jumlah eksemplarnya terbatas dengan sistem layanan terbuka. Untuk mengakses koleksi, pemustaka dapat langsung mencari dan mengambil koleksi, tetapi pemustaka tidak boleh meminjam untuk dibawa pulang, hanya dapat dibaca di tempat atau fotokopi saja bila perlu, tetapi pemustaka wajib meninggalkan KAP atau KTM di tempat yang telah disediakan pada saat akan menggunakan koleksi tersebut (baik untuk keperluan membaca maupun fotokopi). Tetapi, untuk memenuhi kebutuhan pemustaka Perpustakaan Universitas – Universitas Kristen Satya Wacana mengeluarkan kebijakan layanan overnight, koleksi yang dapat dipinjam untuk dibawa pulang oleh pemustaka 1 jam sebelum layanan tutup dan harus dikembalikan sebelum jam 9 pagi hari berikutnya atau sesuai peraturan Perpustakaan Universitas supaya tidak terkena denda.

commit to user

47


4.

digilib.uns.ac.id

Serial Koleksi yang tersedia meliputi: terbitan berseri (majalah, jurnal, koran dalam bentuk lepas dan bundel), koleksi khusus (karya-karya sivitas Universitas Kristen Satya Wacana hasil simposium, lokakarya, prosiding, dan lain-lain), Tugas Akhir (skripsi, tesis, dan disertasi dimana koleksi jenis ini tidak diperkenankan untuk difotokopi difoto maupun diunduh), e-journal yaitu PIKNet, ProQuest, EBSCO (Jurnal elektronik online dari luar negeri ini dapat diakses secara gratis di dalam kampus Universitas Kristen Satya Wacana, baik melalui jaringan LAN (Local Area Network) maupun hotspot yang tersedia di Universitas Kristen Satya Wacana. Agar dapat mengakses koleksi yang ada di Layanan Serial, pemustaka dapat mencari dan mengambil koleksi sendiri tetapi tidak boleh meminjam untuk dibawa pulang, hanya dapat dibaca di tempat atau fotokopi saja bila diperlukan (kecuali koleksi TA). Pemustaka wajib meninggalkan KAP (Kartu Anggota Perpustakaan) atau KTM (Kartu Tanda Mahasiswa) di tempat yang telah disediakan pada saat akan menggunakan koleksi tersebut untuk difotokopi.

5.

Sirkulasi Koleksi sirkulasi terdiri dari buku-buku teks wajib, buku-buku teks anjuran, novel, serta koleksi lain yang mendukung perkuliahan. Layanan Sirkulasi memberikan layanan peminjaman, pengembalian, perpanjangan, dan pemesanan koleksi bagi anggota Perpustakaan commit to user

48


digilib.uns.ac.id

Universitas – Universitas Kristen Satya Wacana. Jenis layanan Sirkulasi meliputi: a.

Peminjaman Peminjaman koleksi diberikan kepada anggota yang memiliki kartu anggota perpustakaan yang masih berlaku.

b.

Perpanjangan Koleksi yang dipinjam dapat diperpanjang 1 kali jangka waktu peminjaman, jika koleksi tidak sedang dipesan oleh anggota yang lain.

c.

Pemesanan Pemesanan koleksi yang sedang dipinjam dapat dilayani dengan mengisi formulir pemesanan di layanan Sirkulasi, atau melalui fasilitas OPAC (Online Public Acces Catalogue). Jika dalam jangka waktu 3 hari koleksi pesanan tidak diambil, maka koleksi akan dikembalikan ke rak atau dipinjamkan kepada anggota yang membutuhkan.

d.

Pemanggilan Kembali Perpustakaan Universitas – Universitas Kristen Satya Wacana dapat melakukan pemanggilan kembali terhadap koleksi yang sedang dalam masa perpanjangan jika koleksi tersebut sangat dibutuhkan oleh pengguna lain.

commit to user

49


e.

digilib.uns.ac.id

Sanksi dan Denda Keterlambatan pengembalian koleksi akan dikenakan denda. Jika sampai dengan batas waktu (1 bulan terlambat) koleksi belum dikembalikan, maka yang bersangkutan tidak dapat mengakses

semua

layanan

Perpustakaan

Universitas

–

Universitas Kristen Satya Wacana dan diusulkan kepada pihak berwenang untuk membekukan registrasi trimester berikutnya sampai kewajiban mengembalikan koleksi yang dipinjam dipenuhi. 6.

Multimedia Koleksi yang tersedia meliputi semua informasi dalam berbagai format: kaset audio, kaset video, CD audio, CD video, CD program, dan file komputer. Disediakan juga 48 unit PC Dell Precision T3400 (E6550, 1GB ECC RAM, dan Vidia Quadro NVS290, 17" LCD) dengan fasilitas cetak/print dan koneksi internet, yang dapat digunakan secara bebas oleh sivitas Universitas Kristen Satya Wacana untuk keperluan studi.

3.

Bagian Teknologi dan Sistem Informasi (TSI) Bagian TSI bertanggungjawab terhadap pengembangan software dan jalannya program otomasi perpustakaan, pengembangan, perbaikan, dan perawatan hardware, pengembangan jaringan, pengembangan brainware, pengembangan dan update website Perpustakaan Universitas, penyediaan informasi perpustakaan dan membantu memperlancar layanan multimedia commit to user

50


digilib.uns.ac.id

dan koneksinya serta membantu pemakai dalam hal pemanfaatan fasilitas piranti keras yang sudah tersedia bagi pemustaka. Selain itu, Perpustakaan Universitas juga memiliki fasilitas pendukung, yaitu fotokopi di lantai 2, Perpustakaan Universitas – Universitas Kristen Satya Wacana menawarkan pendidikan Literasi Informasi untuk melayani konsultasi dan pendidikan tentang perpustakaan dan pemanfaatan literatur serta program-program pengembangan seperti bedah buku, bursa buku, seminar dan kerjasama dengan perpustakaan atau instansi lainnya.

K.

Waktu Pelayanan Perpustakaan Universitas membuka layanan setiap hari kecuali hari

Minggu/Libur, dengan jam buka sebagai berikut: a.

Jam layanan lantai II – lantai IV Senin – Jumat : 07.00 - 18.00 WIB Sabtu

b.

: 07.00 - 12.00 WIB

Jam layanan lantai I ( Bagian Pelayanan Teknis ) Senin – Jumat : 07.30 – 16.00 WIB Jam istirahat

: 12.00 – 13.00 WIB

Keterangan: Senin

: 09.00 - 10.00 WIB Layanan tutup karena staf mengikuti Kebaktian Senin di Balairung Universitas. commit to user

51


digilib.uns.ac.id

Jumat minggu terakhir : 11.45 - 13.00 WIB Layanan tutup karena staf mengikuti kebaktian akhir bulan yang diadakan oleh Perpustakaan Universitas – Universitas Kristen Satya Wacana.

L.

Sistem Manajemen Informasi Perpustakaan Perpustakaan Universitas – Universitas Kristen Satya Wacana

berupaya mengembangkan sistem teknologi manajemen perpustakaan yang dimiliki agar lebih mudah bagi pemustaka menelusuri informasi koleksi yang dimiliki oleh Perpustakaan Universitas. Sistem informasi manajemen perpustakaan terpadu yang sekarang digunakan hasil produksi SIRSIDYNIX (http://www.sirsidynix.com/) dengan nama UNICORN interface untuk input data oleh staf namanya WORKFLOWS, sedangkan interface untuk pemustaka yang dapat diakses melalui internet pada alamat URL: http://webopac.uksw.edu/ disebut OPAC. Sistem ini mulai digunakan oleh Perpustakaan Universitas sejak bulan Juni 2008 untuk menggantikan sistem lama yaitu SIPISIS dan diresmikan penggunaannya pada tanggal 8 Agustus 2008.

commit to user

52


digilib.uns.ac.id

BAB IV PEMBAHASAN

Perpustakaan dapat membangun koleksi dan memberikan layanan yang baik kepada pengguna apabila perpustakaan mengadakan pembinaan koleksi. Pembinaan koleksi pada Perpustakaan Universitas – Universitas Kristen Satya Wacana merupakan bagian dari Bidang Pelayanan Teknis yang telah melaksanakan kegiatan akuisisi sesuai dengan pedoman yang berlaku di Perpustakaan Universitas – Universitas Kristen Satya Wacana. Kegiatan yang dilakukan pada bagian akuisisi Perpustakaan Universitas – Universitas Kristen Satya Wacana, yaitu penyeleksian bahan pustaka, pemasukan data bahan pustaka, pengadaan bahan pustaka, dan inventarisasi. 1.

Seleksi Bahan Pustaka Kegiatan dalam seleksi bahan pustaka berupa memilih bahan pustaka

secara tepat, sesuai dengan tujuan perpustakaan. Pemilihan bahan pustaka berhubungan langsung dengan anggaran pembinaan koleksi karena menjadi bagian dari anggaran perpustakaan. Pemilihan bahan pustaka juga merupakan kegiatan terprogram yang dilakukan bersama antara fakultas dan perpustakaan. Kegiatan yang dilakukan petugas bagian akuisisi untuk menyeleksi bahan pustaka adalah sebagai berikut: a.

Mengumpulkan katalog penerbit, silabus mata kuliah, pangkalan data perpustakaan lain, kurikulum fakultas, lembar permintaan pemustaka, tinjauan buku, dan sumber-sumber lain dari internet. commit to user

53


b.

digilib.uns.ac.id

Mengelompokkan dan menyusun bahan-bahan tersebut menurut bidang ilmu fakultas/unit.

c.

Mengirimkan bahan-bahan yang telah dikelompokkan ke fakultas/unit sesuai dengan bidang ilmu fakultas/unit yang bersangkutan disertai formulir pemesanan.

d.

Menerima kembali daftar pesanan dari fakultas/unit.

e.

Memeriksa daftar pesanan dengan melakukan pengecekan pada database koleksi Perpustakaan Universitas.

f.

Menyusun atau mengelompokkan bahan pustaka terpilih dalam daftar usulan pembelian bahan pustaka dan memeriksa anggaran.

2.

Pemasukan Data Bahan Pustaka “ Buku “ dalam Unicorn SirsiDynix Kegiatan pemasukan data bahan pustaka “buku” pada bagian akuisisi, yaitu menginput data atau melengkapi data bibliografi ringkas pada WorkFlows. WorkFlows adalah sistem antar muka di dalam program Unicorn SirsiDynix yang digunakan sebagai lembar kerja oleh pelaksana dan ataupun penanggungjawab kegiatan acquisition, pengolahan, pembuat laporan, seleksi, serta pengawasan serial. Unicorn SirsiDynix, yaitu nama program aplikasi sistem informasi yang terintegrasi antar berbagai modul dalam operasi kegiatan perpustakaan. Proses dalam menginput data bibliografi pada modul acquisition yang terdapat pada WorkFlows adalah sebagai berikut: commit to user

54


a.

Add basic order (

digilib.uns.ac.id

)

Langkah awal, buku yang akan diinput ke dalam WorkFlows harus dicek dulu, apakah perpustakaan sudah memiliki atau belum. Kata kunci untuk mengecek bisa berupa judul, pengarang, dan atau ISBN. Hal ini dilakukan untuk mengantisipasi agar tidak ada kasus buku yang sama mempunyai dua (2) bibliografi. Jika buku tersebut baru, klik pada Add Temporary Title (

) untuk mengisi data bibliografi.

Berikut ini adalah gambar add basic order.

commit to user

55


digilib.uns.ac.id

Gambar: 4.1 Tampilan Add Basic Order/Item Search

Sumber: Pelayanan Teknis PU – UKSW Setelah klik pada Add Basic Order muncul form Bibliographic yang harus diisi seperti Gambar: 4.2.

commit to user

56


digilib.uns.ac.id

Gambar: 4.2 Tampilan Add Basic Order/Bibliographic

Sumber: Pelayanan Teknis PU – UKSW Pada Bibliographic (

) di atas terdapat form data bibliografi dan diisi

menggunakan Dublin Core metadata yang terdiri dari: 020

ISBN Contoh: 978123456 commit to(tidak user memakai tanda -)

57


digilib.uns.ac.id

022

ISSN

100

Personal author Contoh: Jhon, Ezer (nama asing dibalik) Agus Hartanto (nama tidak dibalik)

245

Title Contoh: The Ciputra Way :|bpraktik terbaik menjadi entrepreneur sejati/|cEzer Jhon

260

Publication info Contoh: Semarang :|bGramedia,|c2009

300

Physical descrip Contoh: xvi, 125p. :|c25cm.

500

General note

590

Local note

Setelah mengisi bibliografi lalu mengisi Call Number seperti tampilan Gambar: 4.3.

commit to user

58


digilib.uns.ac.id

Gambar: 4.3 Tampilan Add Basic Order/Call Number

Sumber: Pelayanan Teknis PU – UKSW

Untuk pengisian Call Number, diisi dengan Barcode (

). Pada saat

buku sudah sampai di kataloger, maka Call Number akan diedit oleh kataloger. Pada kolom Class Scheme pilih Dewey ( semua klik Save (

). Setelah terisi

). commit to user

59


digilib.uns.ac.id

Setelah mengisi Call Number dan diSave akan muncul Order This Title. Gambar: 4.4 Tampilan Add Basic Order/Call Number

Sumber: Pelayanan Teknis PU - UKSW Klik Order This Title (

) untuk melanjutkan proses menginput data.

commit to user

60


digilib.uns.ac.id

Setelah klik Order This Title akan muncul form Vendor yang harus diisi seperti gambar dibawah ini. Gambar: 4.5 Tampilan Add Basic Order/Enter Order Information

Sumber: Pelayanan Teknis PU - UKSW Proses selanjutnya dalam pengisian data di atas, yaitu: Vendor

ID

:

diisi

nama

vendor

misalnya: vendor

disetiap

transaksi,

Gramedia.

Untuk memilih vendor dilakukan dengan cara klik ( to).user commit

61


digilib.uns.ac.id

Order type

:

diisi firm bila beli dan gift bila hadiah.

Fiscal Cycle

: diisi tahun periode anggaran. Contoh: periode Juli

2011 – Juni 2012, maka pengisiannya hanya ditulis “2011” saja. Jika semua sudah terisi, klik Add Order (

) untuk proses selanjutnya.

Kemudian mengisi harga buku seperti yang terlihat pada gambar di bawah ini. Gambar: 4.6 Tampilan Add Basic Order/Enter Orderline Information

Sumber: Pelayanan commit to userTeknis PU - UKSW

62


digilib.uns.ac.id

Pada gambar di atas, untuk mengisi harga buku yang sedang diinput. Apabila ada diskon dalam pembelian buku, klik pada tombol yang ditunjuk ( Continue (

) untuk menginput diskon. Jika sudah terisi, klik ) untuk proses berikutnya.

Setelah mengisi harga buku dan diskon (jika ada), selanjutnya mengisi Fund ID. Gambar : 4.7 Tampilan Add Basic Order/Enter Fundings and Distributions

Sumber: Pelayanan commit to userTeknis PU – UKSW

63


digilib.uns.ac.id

Proses selanjutnya input pada kolom Fund ID, kolom ini diisi sesuai dengan anggaran unit. Untuk mengetahui, klik pada arah yang ditunjuk anak panah (

). Pada kolom Funding Code terdapat

beberapa pilihan : 1) ACQ 1

= Untuk bahan pustaka buku yang beli

2) ACQ 2

= Untuk bahan pustaka status serial

3) ACQ 3

= Bahan pustaka berbentuk VCD, DVD, CDR (elektronik)

4) Default

= Untuk bahan pustaka jurnal, majalah, tabloid, koran, dan lain-lain.

Setelah kolom terisi, klik Add Orderline (

) untuk langkah

berikutnya dan akan muncul Orderline seperti pada Gambar: 4.8.

commit to user

64


digilib.uns.ac.id

Gambar: 4.8 Tampilan Add Basic Order/Order

Sumber: Pelayanan Teknis PU – UKSW Pada gambar di atas diterangkan proses sudah sampai pada tahap Orderline (

). Langkah selanjutnya klik Finish (

). Tampilan

selanjutnya adalah proses order terakhir terdapat pada Gambar: 4.9.

commit to user

65


digilib.uns.ac.id

Gambar: 4.9 Tampilan Add Basic Order/Mark Order Finished

Sumber: Pelayanan Teknis PU – UKSW Pilih kolom Date Ready (

) dan isi Today, kolom di bawahnya diisi

Never. Selanjutnya, klik Save and Close (

) dan proses order sudah

selesai.

commit to user

66


b.

digilib.uns.ac.id

Receive Orders (

)

Receive Orders adalah langkah pemasukan bibliografi buku yang sudah diterima dari proses order yang sudah dilakukan. Klik pada Current Order (

). Gambar: 4.10 Tampilan Receive Orders/Item Search

Sumber: Pelayanan Teknis PU – UKSW Kemudian akan muncul Receive Copies setelah klik Current Order, seperti pada Gambar: commit 4.11. to user

67


digilib.uns.ac.id

Gambar: 4.11 Tampilan Receive Orders/Receive Copies

Sumber: Pelayanan Teknis PU – UKSW Isi pada kolom Quantity Receiving (

) sesuai dengan jumlah order

per judul buku. Setelah terisi klik pada Receive Orderline (

).

Kemudian tampilan akhir akantoseperti commit user pada Gambar: 4.12.

68


digilib.uns.ac.id

Gambar: 4.12 Tampilan Received Items

Sumber: Pelayanan Teknis PU – UKSW Pada tampilan gambar di atas dapat dilihat bahwa, buku sudah diterima dalam keadaan baik. Selanjutnya klik Close ( commit to user

).

69


c.

digilib.uns.ac.id

Add Ordered Items to Catalog (

)

Langkah ini harus menginput item ID setiap buku yang diterima. Item ID ini berisi nomor accession. Klik pada kolom Current (

) untuk

proses selanjutnya. Gambar: 4.13 Tampilan Add Ordered Items to Catalog/Item Search

Sumber: Pelayanan Teknis PU – UKSW Setelah klik Current akan menampilkan Loading Order seperti pada Gambar: 4.14.

commit to user

70


digilib.uns.ac.id


Sumber: Pelayanan Teknis PU – UKSW Tampilan gambar di atas harus mengisi kolom New Item ID (

),

masukkan item ID (barcode) buku yang sedang diolah. Jika sudah diisi klik Add/Update Items (

).

Tampilan terakhir adalah Record Updates seperti pada Gambar: 4.15. commit to user

71


digilib.uns.ac.id


Sumber: Pelayanan Teknis PU – UKSW Setelah proses Add Ordered Items to Catalog sudah selesai klik pada Close (

).

commit to user

72


d.

digilib.uns.ac.id

Add Invoice (

)

Add Invoice adalah langkah untuk memasukkan data buku yang akan dibayar. Gambar: 4.16 Tampilan Add Invoice/Enter Invoice and Vendor ID


Pada gambar di atas, kolom Invoice ID ( kolom Vendor ID (

) diisikan AUTO, pada

) isi sesuai dengan vendor yang bersangkutan.

Contoh vendor adalah Gramedia. Jika sudah terisi semua klik Add Invoice (

).

commit to user Tampilan setelah itu akan seperti pada Gambar: 4.17.

73


digilib.uns.ac.id

Gambar: 4.17 Tampilan Add Invoice/Invoice Summary

Sumber: Pelayanan Teknis PU – UKSW Pada gambar di atas klik Add Invoiceline sesuai petunjuk arah panah untuk memasukkan data. Maka tampilan selanjutnya akan seperti pada Gambar: 4.18.

commit to user

74


digilib.uns.ac.id


Sumber: Pelayanan Teknis PU – UKSW Klik Order ID (

) untuk memasukkan Invoice Orderline. Setelah

itu tampilan akan seperti pada Gambar: 4.19. commit to user

75


digilib.uns.ac.id

Gambar: 4.19 Tampilan Add Invoice/Add Orderline

Sumber: Pelayanan Teknis PU – UKSW Tampilan Gambar: 4.19 pada data buku yang akan dimasukkan diblok/diklik (

) dan klik Invoice Orderline (

). Maka, akan

commit to user menampilkan tampilan seperti Gambar: 4.20. 76


digilib.uns.ac.id


Sumber: Pelayanan Teknis PU – UKSW Pada gambar di atas Order ID (

) sudah terisi, langkah selanjutnya

adalah memasukkan harga bahan pustaka tersebut pada kolom Amount (

).

Setelah Amount diisi tampilan commit toakan userseperti Gambar: 4.21.

77


digilib.uns.ac.id



Pada gambar di atas kolom Amount dan Order ID sudah terisi, langkah selanjutnya klik pada Add Invoiceline (

). Tampilan

berikutnya seperti pada Gambar: 4.22 yang menunjukkan bahwa proses Add Invoice sudah selesai dan klik Close ( commit to user

).

78


digilib.uns.ac.id

Gambar: 4.22 Tampilan Add invoice/Invoice summary


commit to user

79


e.

digilib.uns.ac.id

Pay Invoice (

)

Proses ini adalah untuk melakukan pembayaran dengan cara mengurangi anggaran yang ada pada setiap unit. Klik pada kolom Current Invoice (

).

Gambar: 4.23 Tampilan Pay Invoice/Select Search

Sumber: Pelayanan Teknis PU – UKSW Setelah klik Current Invoice tampilan akan seperti Gambar: 4.24. commit to user

80


digilib.uns.ac.id

Gambar: 4.24 Tampilan Pay Invoice/Pay Invoice


Pada tampilan gambar di atas, tanda anak panah (

) diberi tanda

checklist pada buku yang akan dibayar dan klik pada Pay Selected Lines (

). Dengan demikian, dalam sistem Unicorn SirsiDynix buku

sudah terbayarkan dengan mengurangi anggaran yang ada di setiap unit. commit to user

81


digilib.uns.ac.id

Tetapi, karena sistem belum online dengan sistem keuangan, maka pembayaran harus melalui sistem keuangan yang ada di UKSW yang dikenal dengan SIKASA, baik pembayaran secara transfer maupun tunai.

3.

Pengadaan Bahan Pustaka ”Buku” Dalam pengadaan bahan pustaka ”buku” sekarang dilakukan bersama-

sama antara fakultas dan Perpustakaan Universitas – Universitas Kristen Satya Wacana. Anggaran masing-masing fakultas dan Perpustakaan Universitas selama ini diperoleh dari anggaran Universitas Kristen Satya Wacana, tetapi anggaran untuk Perpustakaan Universitas mendapatkan lebih banyak daripada fakultas karena anggaran Perpustakaan Universitas digunakan untuk pengembangkan koleksi atau menangani pengeluaran dalam pengadaan bahan pustaka. Pengadaan bahan pustaka di Perpustakaan Universitas – Universitas Kristen Satya Wacana bersifat umum untuk mendukung kegiatan proses belajar mengajar, seperti koleksi referens yang terdiri dari kamus, ensiklopedia, himpunan peraturan perundangan, dan lain-lain. Sedangkan pengadaan koleksi di fakultas bersifat lebih spesifik yang berisikan tentang bahan pustaka yang bersangkutan dengan bidang ilmu fakultas tersebut atau sesuai kebutuhan yang dibutuhkan oleh fakultas. Kegiatan akuisisi bahan pustaka pada Perpustakaan Universitas – Universitas Kristen Satya Wacana dilakukan melalui pembelian/pemesanan, hadiah baik atas permintaan maupun tanpa permintaan, dan tukar menukar. Tetapi untuk sekarang Perpustakaan Universitas – Universitas Kristen Satya Wacana belum melakukan tukar menukar buku dengan lembaga lain atau pihak lain. commit to user

82


1)

digilib.uns.ac.id

Pembelian/Pemesanan Kegiatan yang dilakukan adalah pembelian secara langsung dengan datang ke toko buku atau memilih buku sesuai kebutuhan, dan pembelian secara tidak langsung melalui pemesanan kepada vendor. Pembelian secara langsung pembayarannya dilakukan dengan cash sesuai harga buku yang dibeli. Setelah itu, membuat surat perintah pembayaran sesuai rubrik pesanan dan mempertanggungjawabkan pengeluaran pada Manajer BAK (Biro Akuntansi dan Keuangan). Sedangkan pembelian secara tidak langsung dilakukan dengan proses sebagai berikut: a.

Menerima daftar pesanan buku dari fakultas/unit.

b.

Meminta penawaran harga buku dari penerbit, toko buku, maupun agen atas buku terpilih dalam daftar usulan.

c.

Menerima penawaran harga buku dari penerbit, toko buku maupun agen.

d.

Memilih harga terendah dari penawaran harga buku yang telah diterima.

e.

Memeriksa alokasi dana.

f.

Meminta persetujuan Kepala Bagian untuk mengusulkan buku kepada Direktur Perpustakaan Universitas.

g.

Mengirimkan daftar pesanan dari usulan pembelian buku yang telah mendapat persetujuan dari Pimpinan Universitas Kristen Satya Wacana ke penerbit, toko buku, maupun agen yang dipilih.

h.

Menerima invoice dari penerbit, toko buku, maupun agen. commit to user

83


digilib.uns.ac.id

i.

Mencocokkan invoice dengan daftar pesanan buku.

j.

Melalui sekretaris Perpustakaan Universitas memberitahu Bagian Keuangan Universitas Kristen Satya Wacana untuk melakukan pembayaran.

Penggunaan anggaran untuk pengeluaran atau pembayaran buku kurang dari 1 juta dapat diambil di Bagian Keuangan Universitas Kristen Satya Wacana. Sedangkan, untuk pembayaran lebih dari 1 juta dapat diambil pada hari berikutnya setelah meminta di Bagian Keuangan Universitas Kristen Satya Wacana atau transfer. Pembayaran untuk pengadaan bahan pustaka via transfer dapat dilakukan melalui prosedur sesuai pedoman yang berlaku pada Perpustakaan Universitas, yaitu: a.

Rubrik anggaran – Perpustakaan Universitas a)

Pengadaaan bahan pustaka/bagian akuisisi membuat konsep surat untuk Manajer BAK (Biro Akuntansi dan Keuangan) “Permohonan realisasi pembayaran berdasarkan invoice dari supplier/vendor” yang ditandatangani dan atas nama sekretaris Perpustakaan Universitas, dan menyimpan tembusan surat sebagai arsip.

b)

Petugas pengadaan bahan pustaka menginventarisasi surat keluar pada buku induk “Surat Keluar Pengadaan Koleksi”.

c)

Petugas Administrasi Perpustakaan Universitas membuat SPRA (Surat Perintah Realisasi Anggaran). commit to user

84


d)

digilib.uns.ac.id

Surat permohonan pembayaran dengan invoice asli dan SPRA dikirimkan ke manajer BAK melalui Bagian Administrasi Perpustakaan Universitas.

e)

Copy dari surat permohonan dan invoice (faktur tagihan) disimpan untuk sebagai arsip pengadaan koleksi.

f)

Jarak 1 (satu) minggu dari tanggal pembuatan surat, petugas pengadaan bahan pustaka melakukan pengecekan pembayaran melalui: i.

program SIKASA (A) – rekap transaksi yang dilakukan 

Kode Lib

:

sudah ditransfer → pembayaran

lewat ebanking (transfer data) 

Kkk lewat

: sudah ditransfer → pembayaran transfer bentuk uang

tunai (dari kas

Universitas Kristen Satya Wacana) ii.

menanyakan ke Bagian Keuangan Universitas Kristen Satya Wacana.

g)

Bila sudah dilakukan pembayaran, petugas pengadaan bahan pustaka: i.

meminta copy bukti transfer ke Bagian Keuangan Universitas Kristen Satya Wacana

ii.

mencatat tanggal transfer pembayaran dan keperluan atau kegunaan transfer pembayaran disertai nomor invoice (faktur tagihan) pada lembar bukti transfer commit to user

85


digilib.uns.ac.id

iii.

menginformasikannya ke supplier/vendor via email atau telepon.

h)

Bila belum ditransfer oleh bagian keuangan Universitas Kristen Satya Wacana, petugas pengadaan bahan pustaka melakukan pengecekan ulang setelah 3 hari dari tanggal pengecekan awal.

b.

Rubrik anggaran - Fakultas/Unit a)

Pengadaaan bahan pustaka/bagian akuisisi membuat konsep surat yang ditujukan kepada untuk Sekretaris Fakultas/unit “Permohonan realisasi pembayaran berdasarkan invoice dari supplier/vendor” yang ditandatangani dan atas nama Sekretaris Perpustakaan Universitas dengan tindasan

surat ke Manajer

BAK (Biro Akuntansi Keuangan) lalu diarsipkan. Surat dibuat rangkap 3 (1 – manajer BAK, 1 – Sekretaris Fakultas, 1 – arsip Perpustakaan

Universitas)

dan

surat

untuk

Sekretaris

Fakultas/unit dilampiri dengan invoice asli. b) Petugas pengadaan bahan pustaka menginventarisasi surat keluar pada buku induk “Surat Keluar Pengadaan Koleksi”. c) Surat tindasan permohonan pembayaran dan fotokopi invoice untuk Manajer BAK; surat asli permohonan dan invoice asli dikirimkan ke Sekretaris Fakultas/unit sebagai sumber anggaran pengadaan bahan pustaka. Pengiriman surat melalui petugas Administrasi Perpustakaan Universitas. commit to user

86


digilib.uns.ac.id

d) Copy dari surat permohonan dan invoice (faktur tagihan) diarsipkan oleh Petugas Pengadaan Koleksi. e) Setelah 1 (satu) minggu dari tanggal pembuatan surat, petugas pengadaan bahan pustaka melakukan pengecekan pembayaran melalui Bagian Keuangan Universitas Kristen Satya Wacana. f) Bila sudah, petugas pengadaan bahan pustaka: i.

mencatat

tanggal

transfer

pembayaran

pada

surat

permohonan dan invoice ii.

meminta bukti transfer ke Bagian Keuangan

iii.

menginformasikannya ke supplier/vendor via email atau telepon.

g) Bila belum ditransfer oleh Bagian Keuangan Universitas Kristen Satya Wacana, petugas pengadaan bahan pustaka menanyakan kepada Sekretaris Fakultas/unit pemberi anggaran apakah SPRA sudah dibuat. h) Bila belum ditransfer oleh Bagian Keuangan Universitas Kristen Satya Wacana, petugas pengadaan bahan pustaka melakukan pengecekan ulang setelah 3 hari dari tanggal pengecekan awal melalui Bagian Keuangan maupun fakultas/unit pemberi dana. 2)

Hadiah Hadiah buku biasanya diperoleh dari seseorang dan lembaga lain atau dari dalam negeri maupun luar negeri. Proses penerimaan hadiah buku di Perpustakaan Universitas adalah sebagai berikut: commit to user

87


a.

digilib.uns.ac.id

Memeriksa buku yang diterima dan mencocokkan dengan daftar buku yang dikirimkan oleh pengirim.

b.

Membuat dan mengirimkan surat ucapan terima kasih dengan lampiran surat tanda terima melalui pos atau jika tercantum alamat email dari pengirim, surat ucapan terima kasih yang sudah discan dapat dikirimkan via email dengan melampirkan surat tanda terima.

4.

c.

Memberi kode pada halaman judul buku (H/sumber/tanggal terima).

d.

Menerakan cap kepemilikan dan cap inventaris.

e.

Mendaftar ke dalam buku induk.

Inventarisasi Dalam kegiatan ini buku yang sudah diterima pada Bagian Akuisisi sebelum lanjutkan dengan kegiatan pemasukan data, maka harus melalui proses inventarisasi sebagai berikut: a.

Mencocokkan buku yang diterima dengan nota/faktur penjualan dari supplier/vendor.

b.

Melakukan pengecekan fisik buku, apakah ada halaman yang hilang, rusak, sobek, dan atau fisik buku cacat. Jika pada proses a dan b mengalami ketidaksesuaian dengan buku yang dipesan dan dikirim, maka Bagian Akuisisi akan melakukan komplain kepada supplier/vendor dengan mengirimkan surat klaim

c.

Menuliskan informasi perolehan buku pada halaman judul dengan format: status/ sumber/harga/tanggal terima. commit to user

88


digilib.uns.ac.id

Keterangan: -

status berisikan tentang

-

sumber

berisikan

B = Beli atau H = Hadiah tentang

unit

yang

melakukan

pembelian/keterangan yang memberi hadiah -

harga dicantumkan sesuai dengan harga buku yang asli jika melalui pembelian, tetapi buku yang didapat dari hadiah tidak ada keterangan harga

-

tanggal terima ditulis dengan tanggal Perpustakaan Universitas – UKSW menerima buku yang bersangkutan.

Contoh informasi perolehan buku adalah:

d.



B/FH/Rp. 10.000,-/2 Maret ’12



H/Perpusda/2 Maret ’12

Memberi cap

stempel atau

tanda

kepemilikan

Perpustakaan

Universitas pada buku, yaitu: -

Cap Universitas Kristen Satya Wacana (bundar) dilakukan 3x, pertama diletakkan pada halaman judul, halaman Bab 2, dan yang ketiga pada halaman terakhir dengan mencari tempat yang kosong.

-

Cap kotak (kotak lebar) diletakkan pada halaman terakhir di bawah cap Universitas Kristen Satya Wacana (bundar) dengan format: o

Status/sumber

:

o

Tanggal terima : commit to user

89


digilib.uns.ac.id

o

Harga

:

o

Acc. no

:

Keterangan: o

Status berisikan tentang B = Beli atau H = Hadiah, dan sumber

berisikan

tentang

unit

yang

melakukan

pembelian/keterangan yang memberi hadiah. o

Tanggal terima ditulis dengan tanggal Perpustakaan Universitas – Universitas Kristen Satya Wacana menerima buku yang bersangkutan.

o

Harga dicantumkan dengan harga buku yang asli jika melalui pembelian, tetapi buku yang didapat dari hadiah tidak ada keterangan harga.

o

Acc. no diisikan dengan numbering item ID atau cap accession sesuai barcode.

-

cap kotak (panjang) bertuliskan Perpustakaan Universitas – Universitas Kristen Satya Wacana, diletakkan di 3 sisi buku yaitu sisi atas, sisi bawah dan sisi kanan

-

menerakan numbering item ID atau cap accession yang dilakukan dengan 4x, yaitu: halaman judul, halaman 13, halaman terakhir (pada cap kotak lebar), dan kertas konsep yang digunakan untuk pengolahan buku di Bagian Pelayanan Teknis.

e.

Memasang barcode dilakukan 3x, pertama sampul depan (kiri atas), halaman judul (atas/tengah/bawah), dan sampul belakang (bawah commit to user

90


digilib.uns.ac.id

kiri/tengah). Penempelan barcode dilakukan 3x, karena apabila salahsatu bagian yang ditempel barcode ada yang rusak atau sobek masih ada barcode bagian lain yang masih dapat digunakan. Sehingga, pegawai tidak kesulitan untuk menginput buku yang dalam proses pengolahan atau sirkulasi (peminjaman dan pengembalian) buku oleh pemustaka. f.

Membuat kertas konsep, dengan format : Tanggal terima

:

Status/Sumber

:

Harga

:

Vendor

:

Discount

:

Baru/Tambah No. Acc :

Keterangan: -

Tanggal terima ditulis dengan tanggal Perpustakaan Universitas – Universitas Kristen Satya Wacana menerima buku yang bersangkutan.

-

Status berisikan tentang sumber

berisikan

B = Beli atau H = Hadiah, dan tentang

unit

yang

melakukan

pembelian/keterangan yang memberi hadiah. -

Harga dicantumkan dengan harga buku yang asli jika melalui pembelian, tetapi buku yang didapat dari hadiah tidak ada keterangan harga. commit to user

91


digilib.uns.ac.id

-

Vendor diisikan dengan nama supplier yang mengirim buku.

-

Discount ditulis apabila dalam pembelian buku mendapat diskon dari vendor.

-

Baru/tambah dapat dipilih salah satu untuk mengetahui buku tersebut termasuk baru atau belum ada di Perpustakaan Universitas, dan tambah jika di Perpustakaan Universitas sudah mempunyai buku yang sama atau menambah eksemplar.

-

No. acc diisikan dengan numbering item ID atau cap accession sesuai barcode.

1.

Hambatan yang dihadapi pada Kegiatan Akuisisi Bahan Pustaka di Perpustakaan Universitas – Universitas Kristen Satya Wacana Salatiga Dalam kegiatan akuisisi bahan pustaka “buku” pada Perpustakaan

Universitas – Universitas Kristen Satya Wacana menemui beberapa hambatan, yaitu: (1)

Pembayaran yang dilakukan oleh pihak fakultas atau Bagian Keuangan Universitas Kristen Satya Wacana sering menyebabkan terjadinya keterlambatan pengiriman buku yang dipesan dari vendor karena bukti transfer pembayaran belum dikirim kepada Perpustakaan Universitas.

(2)

Kurangnya

perhatian

fakultas

terhadap

Perpustakaan

Universitas.

Perpustakaan Universitas sulit mengontrol pengadaan buku yang dilakukan oleh fakultas. Padahal, buku tersebut telah dimiliki oleh Perpustakaan commit to user

92


digilib.uns.ac.id

Universitas, bahkan tahun terbit buku yang dibeli oleh fakultas lebih lama dibandingkan buku yang telah dimiliki Perpustakaan Universitas. (3)

Proses pemasukan data pada WorkFlows sedikit rumit karena petugas sering mengalami kesalahan dalam memasukkan data, khususnya data bibliografi. Metadata yang digunakan oleh Perpustakaan Universitas sesuai dengan sistem Unicorn WorkFlows SirsiDynix.

2.

Cara untuk Mengatasi Hambatan yang dihadapi pada Kegiatan Akuisisi Bahan Pustaka di Perpustakaan Universitas – Universitas Kristen Satya Wacana Salatiga Upaya untuk mengatasi hambatan yang ada pada kegiatan akuisisi di

Perpustakaan Universitas – Universitas Kristen Satya Wacana adalah sebagai berikut: (1)

Perpustakaan Universitas atau Bagian Akuisisi melakukan pengecekan pembayaran kepada pihak fakultas atau Bagian Keuangan Universitas Kristen Satya Wacana, apakah pembayaran sudah ditransfer ke vendor dan segera meminta tanda bukti transfer supaya buku dapat segera dikirimkan.

(2)

Pihak perpustakaan melakukan koordinasi dalam pengadaan buku yang dilakukan oleh pihak fakultas, apabila masih diacuhkan dan tidak mendapat respon dari pihak fakultas, maka akan ditindaklanjuti melalui Direktur Perpustakaan Universitas dengan menegur melalui surat dan menghimbau supaya meningkatkan kerjasama yang lebih baik dengan Perpustakaan Universitas.

commit to user

93


(3)

digilib.uns.ac.id

Pihak perpustakaan memberikan pelatihan dalam penggunaan sistem Unicorn Workflows SirsiDynix, khususnya dalam pemasukan data bibliografi yang menggunakan skema metadata supaya tidak terjadi kesalahan.

commit to user

94


digilib.uns.ac.id

BAB V PENUTUP

A.

Kesimpulan Berdasarkan pembahasan masalah yang diuraikan pada Bab IV, maka

penulis dapat mengambil kesimpulan sebagai berikut: 1.

Hambatan pada kegiatan akuisisi di Perpustakaan Universitas – Universitas Kristen Satya Wacana adalah sering terjadi keterlambatan pengiriman buku dari vendor karena bukti transfer pembayaran belum dikirim, kurangnya perhatian fakultas terhadap Perpustakaan Universitas, dan petugas sering mengalami kesalahan dalam memasukkan data ke dalam WorkFlows.

2.

Upaya untuk mengatasi hambatan pada kegiatan akuisisi di Perpustakaan Universitas – Universitas Kristen Satya Wacana adalah melakukan pengecekan pembayaran kepada pihak fakultas atau bagian keuangan Universitas Kristen Satya Wacana, pihak perpustakaan melakukan koordinasi dalam pengadaan buku yang dilakukan oleh pihak fakultas, dan pihak perpustakaan memberikan pelatihan dalam penggunaan sistem Unicorn Workflows SirsiDynix.

commit to user

95


B.

digilib.uns.ac.id

Saran Beberapa saran yang dapat di sampaikan penulis untuk Perpustakaan

Universitas – Universitas Kristen Satya Wacana, sebagai berikut: 1.

Perlu meningkatkan kerjasama dengan perpustakaan lain dan instansi lain sebagai upaya untuk mengembangkan koleksi bahan pustaka buku, serta perlu meningkatkan kesadaran kepada pemustaka, khususnya sivitas akademika, agar memberikan usulan bahan pustaka yang dibutuhkan untuk pengembangan koleksi di Perpustakaan Universitas – Universitas Kristen Satya Wacana.

2.

Petugas lebih mempertegas sanksi kepada pemustaka apabila ada yang melanggar peraturan, karena peraturan dibuat tidak untuk dilanggar, petugas lebih memperhatikan penempatan koleksi yang ada di rak, apakah sesuai dengan nomor klasifikasinya atau tidak karena terkadang pemustaka sulit menemukan bahan pustaka yang dibutuhkan, padahal bahan pustaka tersebut tidak dalam peminjaman ataupun perbaikan, serta perlu adanya sosialisasi kepada pemustaka terhadap penggunaan OPAC, supaya pemustaka, khususnya sivitas akademika, tidak kesulitan dalam mencari bahan pustaka yang dibutuhkan.

commit to user

96


digilib.uns.ac.id

DAFTAR PUSTAKA Budiwijaya, Arief. 1980. Pembinaan Koleksi. Yogyakarta: Pusdiklat Perpustakaan IKIP Yogyakarta. Dasar-Dasar Ilmu Perpustakaan dan Informasi. 2003. Yogyakarta: Jurusan Ilmu Perpustakaan dan Informasi Fakultas Arab IAIN Sunan Kalijaga. Departemen Pendidikan Nasional RI. 2004. Perpustakaan Perguruan Tinggi: Buku Pedoman. Jakarta: Departemen Pendidikan Nasional RI Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi. Hermawan S, Rachman dan Zulfikar Zen. 2006. Etika Kepustakawanan.Jakarta: Sagung Seto. Lasa HS. 2005. Manajemen Perpustakaan. Yogyakarta: Gama Media. Pengelolaan Perpustakaan. 2007. Yogyakarta: Graha Ilmu. Ratnaningsih. 2010. Pengadaan Bahan Pustaka di Perguruan Tinggi: Suatu Pengalaman di Perpustakaan Institut Pertanian Bogor. Jurnal Pustakawan Indonesia 10 (1): 45. Sudjana, Janti G. 2006. Materi Pokok Pengadaan Bahan Pustaka Modul 1-6. Jakarta: Universitas Terbuka. Sulistyo-Basuki. 1991. Pengantar Ilmu Perpustakaan. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama. _____________. 1993. Pengantar Ilmu Perpustakaan. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama. Sutarno NS. 2003. Perpustakaan dan Masyarakat. Jakarta: Yayasan Obor Indonesia. www.pnri.go.id/Attachment/ISBN/ISBN_PERSYARATAN_BARU.pdf pada tanggal 9 Mei 2012 pukul 15.20

diakses

commit to user

97

AKUISISI BAHAN PUSTAKA BUKU DI PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS UNIVERSITAS KRISTEN SATYA WACANA SALATIGA

Recommend Documents