Agenda voor Herstel stand van zaken 16 april 2015 voortgang sinds vorige presentatie (8 januari 2015) concrete vervolgstappen
1
Voortgang pijler 1 Pijler 1 ombuigingen
Pijler 2 raad-collegeorganisatie
decentralisaties & minimabeleid Scheldekwartier rioleringsplan sport cultuur leefbaarheid openbare ruimte overig & stofkam
2
monitor (kwartaalrapportages)
Pijler 3 organisatie
Thema’s decentralisaties, Scheldekwartier, riolering decentralisaties: de structuur ‘staat’, maar zal in 2015 verder ‘ingeslepen’ moeten worden Walcherse beleidsschil tbv regie/monitoring en bestuurlijke advisering scheldekwartier: exploitatieresultaat neerwaarts bijgesteld met € 11 mln. op contante waarde resultaten Zomernota verwerkt in 2e herziening 2014 (vastgesteld in Raad februari 2015) actualisatie ontwikkelingsvisie medio 2015 ism Rijk/Provincie riolering: 18 december besluitvorming raadsvoorstel instellen voorziening jaarlijkse financiële doorrekening t.b.v. voorziening en tariefsbepaling (in 2015 verder te actualiseren) inbedding in organisatie & borging/afstemming integraal beheer het vastgestelde gemeentelijk rioleringsplan (vGRP-feb 2014) jaarlijks toetsen op actualiteit en nieuw vastgesteld financieel kader
3
Thema sport Financieel kader: een ombuiging op het product Sport vanaf 2016 van € 0,5 mln oplopend tot € 1,5 mln. in 2018. Uitwerking aanpak: Gemeentelijke besparingen door o.a. aanpassingen in de organisatie van de exploitatie sport. Uitgangspunt organisatie: alle accommodatiegerelateerde taken onder één aansturing Tariefsaanpassing 2015-2016 uitgewerkt op basis van huidige tariefsstructuur/kosteninzicht Tariefsaanpassing 2016-2017 e.v. op basis van onderzoek kostprijs sportaccommodaties op basis van kencijfers Voorstel zelfwerkzaamheid sportverenigingen ook op basis van kostenonderzoek Monitoring effecten kostenstijging sport (0-meting/vervolg jaarlijks): effecten sportverenigingen en onderzoek sportparticipatie/sportdeelname Vlissingen Vlissingen in Beweging: heroriëntatie op taken en gesprekken externe partners voor overname van taken (WANNEER)
4
Vervolg: Besluitvorming Raad tarieven (jaarlijks in juni) Besluitvorming B&W overige onderdelen Communicatie extern in onderdelen verhoging tarieven 2015-2016 schriftelijk (WANNEER) plenaire bijeenkomst verenigingen/sportraad (WANNEER) : proces AvHS, toelichting kostenonderzoek en belang 0-meting, positionering Sportraad. bilaterale bijeenkomsten met verenigingen (WANNEER) over veranderende rol en overdracht taken
Thema cultuur Financieel kader: een ombuiging op het product Cultuur vanaf 2016 van € 0,7 mln oplopend tot € 2,1 mln. in 2018. Alle organisaties die subsidie krijgen (ook kleine verenigingen) hebben een aankondigingbrief bezuiniging ontvangen muZEEum, Kunsteducatie en Cultuurwerf hebben een zienswijze ingediend muZEEum: zienswijze ingediend en scenario’s ontwikkeld. In april worden de plannen bestudeerd en eventueel gekoppeld aan plannen andere culturele instellingen Kunsteducatie: in overleg met Walcherse gemeenten wordt gezocht naar een oplossing om cultuureducatie voor het onderwijs te behouden Cultuurwerf incl. kunst: afbouw subsidies
Zeeuwse muziekschool: gemeente heeft de ZMS gevraagd om een definitieve berekening te maken van de uittreedsom voor de GR; ZMS heeft een concept beleidplan gepresenteerd met grote ambities; onderzoek naar een alternatieve structuur Bibliotheek & gemeentearchief: scenario’s ontwikkeld. Kernwerkprocessen worden heringericht en het huisvestingsaspect geanalyseerd. In april worden de plannen bestudeerd en eventueel gekoppeld aan plannen andere culturele instellingen Festivals: voor de festivals wordt gewerkt aan randvoorwaarden voor het nieuwe fonds (planning mei gereed). Verhuizing van festivals naar afgesloten terrein buiten de stad wordt discussiepunt. Film by the Sea: heeft geen zienswijze ingediend
5
Vervolg: Besluitvorming Raad beleidskaders (cultuurnota, subsidiebeleid/aanjaagfonds) (WANNEER & specifiek/wat) Besluitvorming B&W overige onderdelen
Thema leefbaarheid Financieel kader: een apart budget leefbaarheid vanaf 2015 van jaarlijks € 0,1 mln
Toestemming van toezichthouder voor uitvoering & budget In het tweede kwartaal van 2015 wordt in beeld gebracht: hoe de pilotwijken Bossenburgh & Paauwenburg zijn samengesteld welke thema’s er in de wijken relevant zijn welke netwerkpartners een rol spelen in deze pilotwijken welke kansen en knelpunten er bekend zijn bij de gemeente en welke initiatieven er reeds gestart zijn In het derde kwartaal van 2015 wordt: een concept statusdocument opgeleverd dat kan dienen als startdocument ter nadere uitwerking in samenwerking met buurtbewoners onze netwerkpartners en overige stakeholders aan het college van B&W een voorstel voorgelegd ter ontwikkeling van een digitale community ter versterking van de participerende, zelfredzame samenleving de ondersteuning van en/of samenwerking met bestaande netwerkpartners zoals wijkverenigingen, ROAT, l’escaut etc. wordt hierbij betrokken Impuls vraagt om extra capaciteit
6
Thema openbare ruimte Financieel kader: geen ombuigingen Stap 1: actualisatie beleids- en beheersplannen (besluitvorming Raad 3e kwartaal 2015) Opgestart en eerste concept binnen: Wegenbeleidsplan
Gereed: mei 2015
Opgestart: Groenbeleidsplan Gereed: juni 2015 Kunstwerken Gereed: juni 2015 Openbare verlichting Gereed: juni 2015 Toets concept-plannen vooraf in kader toezichthouder Inhaalslag vraagt om extra capaciteit
7
Stap 2: Uitwerking vastgestelde beleids- en beheersplannen Plannen vertalen naar de dagelijkse werkzaamheden Organisatie, effectieve bemensing en mogelijk op termijn structuur Beschikbare financiën Integrale aanpak: relatie met leefbaarheid, handhaving, ontwikkeling (werk met werk)
Thema stofkam en ‘oude’ Pva Financieel kader: stofkam: taakstelling structureel € 500.000 vanaf 2015 ‘oude’ Plannen van Aanpak : herkomst Programmabegroting 2014, oplopend van € 786.000 in 2015 tot € 883.000 in 2018
stofkam: inventarisatiefase gerealiseerd ‘oude’ Plannen van Aanpak: meeste plannen geactualiseerd. Taakstellingen worden gerealiseerd Vervolg: Geheel opnemen in raadsvoorstel Collegebesluit genomen maart 2015 Raad: april 2015
8
Voortgang pijler 2 Pijler 1 ombuigingen
Pijler 2 raad-collegeorganisatie
raadsplanning vergaderstelsel ideale raadsvoorstel uitvoeringsagenda
College Development
Raad Development integriteit
9
rolverdeling
Pijler 3 organisatie
Voortgang I Raad Development: Introductieprogramma / mediatraining afgerond Cursus financiën en debattraining gehouden Klankbordsessies diverse onderwerpen opgestart Planning vervolg: Griffie stelt verder ontwikkeltraject op, in overleg met burgemeester en fractievoorzitters College Development: Introductie afgerond Intervisiebijeenkomsten opgestart Aanpassing collegeagenda (effectiviteit vergaderen) Inwerkprogramma gemeentesecretaris (februari/maart 2015) Mediatraining (maart 2015) Planning vervolg: Terugblik 1e jaar college/bestuursacademie (2e kwartaal 2015) Evaluatie stafoverleg (2e kwartaal 2015) Vergaderstelsel vervolg: Nieuw vergaderstelsel is geïmplementeerd Evaluatie vergaderstelsel werkgroep raad uitgevoerd Planning vervolg: Werkgroep raad doet voorstellen (maart 2015) Strategische agenda vertalen in speerpunten (agenda) raad (april 2015) Ideale raadsvoorstel: Fase 1 (inhoud) afgerond. Door werkgroep criteria nota’s geformuleerd en ter vaststelling aangeboden Planning vervolg: Fase 2 (route): Werkgroep formuleert voorstel routing (april 2015) Fase 3 (ict): Vertaling in verseon (april-mei 2015)
10
Voortgang II Uitvoeringsagenda: Concretisering en planning coalitieakkoord Afzetting tegen beschikbare middelen (geld & personele capaciteit) Planning vervolg: Besluitvorming B&W (mei 2015) Presenteren Raad (juni 2015) Integriteit: Fase 1: inventariseren van procedures en protocollen uitgevoerd. Actualisatie en overkoepelende beleidsnotitie (2e kwartaal 2015) 5 maart conferentie raad-college-leidinggevenden Planning vervolg: Fase 3: Borgen (3e kwartaal 2015) Rolverdeling: Nieuw vergaderstelsel, procesafspraken beantwoorden raadsvragen Proces zomernota; ervaringen met themasessies en klankbordgroep Planning vervolg: Klankbordgroep raad-college-organisatie voortgezet Raadsconferentie met college en MT over bestuurlijk-ambtelijk samenspel medio 2015
11
Voortgang pijler 3 Pijler 1 ombuigingen
Pijler 2 raad-collegeorganisatie
Pijler 3 organisatie
inventarisatie organisatie
motie 15%
analyse organisatie (7S)
12
Uitwerking
13
Planning pijler 3
Actieve sturing op motie 15% Aansluiten bij pijler 1 Ontwikkeling instrumentarium Inventarisatie en analyse Visie-ontwikkeling Vertaling visie Formalisering
14
continu continu nov-mei ‘15 apr-jun ‘15 jun-aug ‘15 aug-okt ‘15 nov ‘15 - jan ’16
Uitgangspunten visie bij keuzes pijler 1 (wijziging taken Agenda voor Herstel) hoort een bijbehorende organisatie (kwantitatief & kwalitatief) -> 3e kwartaal 2015 decentralisaties / aantrekkende economie / inhalen achterstallig onderhoud / veranderende rol -> vraagt iets van organisatie meerjarig duurzame, flexibele organisatie aantrekkelijke werkgever verdeling senior-medior-junior (instroom jongeren) balans man-vrouw ruimte voor stages & trainees (leren leren)
krimpende organisatie met minder mensen meer taken -> keuzes maken / prioriteiten omgaan met veranderingen / andere rol opleidingsplan (bevordering mobiliteit en flankerend beleid) 15
Organisatie & formatie organisatie per 1-1-2014: begroting: 327,45 fte / bezetting: 308,95 fte (cijfers inclusief ICT-samenwerking, Porthos en griffie) 60% man en 40% vrouw (in aantallen) / 65% man en 35% vrouw (in fte) gemiddelde leeftijd (2013) = 48,0 jaar. Gemiddelde leeftijd bij alle gemeenten: 47,5 jaar kosten inhuur (2013): € xxx motie Raad 15% (2013) – opgenomen in begroting 2015-2018 benchmark Berenschot (2012 en 2014) : magere bezetting Provincie (2015) : magere bezetting is een risico
acties 2014/2015: vacatures niet ingevuld lijst met knelpunten in beschikbare capaciteit (uitvoeringsagenda) deel opengestelde vacatures niet intern te vervullen kosten inhuur (2014): € xxx
organisatie per 31-3-2015: begroting: 326,09 fte / bezetting: 302,56 fte (8% gekrompen tov 1-1-2014; wel knelpunten in ambitie vs. beschikbare capaciteit, stagnatie in opvullen vacatures cruciale plekken, verlofoverschotten) kosten inhuur 2015 t/m 18-3-2015: € xxx
16
Traject Provincie - BZK Artikel 12 aanvraag ingediend (moet jaarlijks!) Indicatieve planning beschikbaar Brief Provincie december 2014 over preventief toezicht Maandelijks TP-overleg bespreken dossiers O&O-formulier
Provinciaal verslag en BZK verslag vastgesteld Presentatie Raad 19 maart 2015 Rapport artikel 12-inspecteur naar verwachting in december 2015 beschikbaar Eventuele beschikking medio 2016
17
Projectorganisatie Agenda voor herstel B&W Decentralisaties Projectondersteuning: Hans de Klerk Rijnie de Witte
MT
OR Ambtelijk opdrachtnemer : Patrick Poortvliet GO
projectorganisatie Walcheren voor Elkaar stuurgroep met 3 verantwoordelijke portefeuillehouders
18
Pijler 1 ombuigingen
Pijler 2 raad-collegeorganisatie
Pijler 3 organisatie
linking pin Jeen Piersma
linking pin Hans Mulder
linking pin Herbert Moerdijk
Pijler 1 ombuigingen coördinatiegroep: Eveline Schrikenberg Karel de Visser Marco Herrmann Robert Hendrikse
Pijler 2 raad-collegeorganisatie
Pijler 3 organisatie
monitor (kwartaalrapportages) Karel de Visser
raadsplanning Floor Vermeulen
inventarisatie organisatie Wim Arendse
decentralisaties & minimabeleid Patrick Poortvliet
vergaderstelsel Floor Vermeulen
Scheldekwartier Hans van Houdt rioleringsplan Bert van Leiden sport Jeroen Hinz Cultuur Jeroen Hinz Leefbaarheid Mariët Kaptein openbare ruimte Alex Lauret
19
overig & stofkam Karel de Visser
ideale raadsvoorstel Floor Vermeulen uitvoeringsagenda Marco Herrmann/Eveline Schrikenberg College Development Rob Schiettekatte Raad Development Floor Vermeulen Integriteit Esther van der Mark rolverdeling ntb
motie 15% ntb analyse organisatie (7S) ntb
