De onzichtbare medewerker Een resultaatsgerichte aanpak van verzuim
Agenda
Inzicht krijgen in ziekteverzuim Soorten ziekteverzuim Cijfergegevens
Verzuimbeleid Preventieve aanpak (macro) Verzuimbeleid (micro)
Gespreksvoering rond ziekteverzuim Ziektemeldingsgesprek (telefonisch) Afwezigheidgesprek (telefonisch) Terugkomgesprek Verzuimgesprek
2
Verzuimgesprekken voeren
1
Wat is verzuim ?
Ziekteverzuim of absenteïsme is de afwezigheid op het werk omwille van ziekte of arbeidsongeschiktheid
3
3 vormen van verzuim
Hoog
Motivatie
Wit
Grijs Zwart
Laag Laag
Fysieke geschiktheid
4
Verzuimgesprekken voeren
2
Hoog
3 vormen van verzuim
Wit Is ziek, voelt zich ziek, blijft thuis
Grijs Is niet / matig ziek, voelt zich ziek, blijft thuis
Zwart Is niet ziek, voelt zich niet ziek, blijft thuis
5
Vormen van verzuim volgens verzuimduur
Kortdurend verzuim
Frequent, veelvuldig verzuim
Langdurig verzuim
Psychologisch verzuim
6
Verzuimgesprekken voeren
3
Het meten van verzuim
Verzuimpercentage : Totaal aantal verzuimdagen in de betrokken periode x 100 aantal te presteren werkdagen in de betrokken periode
Verzuimfrequentie Som van aantal ziektegevallen in de betrokken periode / aantal medewerkers
Gemiddelde verzuimduur Totaal aantal verzuimdagen aantal ziektemeldingen
Bradfordcoëfficiënt Totaal aantal ziektedagen x frequentie² Gemiddelde Bradfordfactor : 103,3 Ziekteverzuimers : 168,3
7
Het meten van verzuim
Bradfordcoëfficiënt
8
Verzuimgesprekken voeren
4
Enkele Cijfers • Ziekteverzuim:
de evolutie van de Bradford-factor
9
Enkele Cijfers • Totale
ziekteverzuim 2013 = 6.26% (ter vergelijking: 5.95% in 2012)
Sterke stijging Stijging voornamelijk te vinden in het langdurig ziekteverzuim Voornaamste factoren: vergrijzing en werkstress
10
Verzuimgesprekken voeren
5
Enkele Cijfers • Ziekteverzuim:
verschil tussen mannen en vrouwen
11
Enkele Cijfers • Langdurig
ziekteverzuim over de gewesten heen
12
Verzuimgesprekken voeren
6
Agenda
Inzicht krijgen in ziekteverzuim Soorten ziekteverzuim Cijfergegevens
Verzuimbeleid Preventieve aanpak (macro) Verzuimbeleid (micro)
Gespreksvoering rond ziekteverzuim Ziektemeldingsgesprek (telefonisch) Afwezigheidgesprek (telefonisch) Terugkomgesprek Verzuimgesprek
13
Onze oorzaken van verzuim ?
14
Verzuimgesprekken voeren
7
Oorzaken van verzuim
Arbeidsinhoud
Arbeidsvoorwaarden
Arbeidsomstandigheden
Arbeidsverhoudingen
Psychosociale factoren
15
Integraal verzuimbeleid (Macro)
Veiligheidsbeleid Gezondheids- en welzijnsbeleid Aanwervingsbeleid Opleidingsbeleid Evaluatie- en loopbaanbeleid Arbeidscultuur Werk-gezin balans
16
Verzuimgesprekken voeren
8
Verzuimbeleid (macro & micro) 4 A’s & P
Verzuimdrempel
Terugkeerdrempel
17
Verzuimbeleid (Micro)
Is gericht op 2 psychologische drempels Verzuimdrempel : drempel om zich ziek te melden Terugkeerdrempel : drempel om terug te keren Verzuimdrempel verhogen
Terugkeerdrempel verlagen
Persoonlijk contact met de verantwoordelijke Controledokter Bezoek bij bedrijfsarts of veiligheidschef bij x periode of z situatie Sociale druk vanuit ouders / collega’s Voeren van verzuimgesprekken Sanctiebeleid Ziektemeldingsprocedure
Positieve opvolging door verantwoordelijke / Collega’s / Ouders (Langdurig) zieken blijven informeren en betrekken Werk opvolgen (terugkeer verzekeren) Contact houden met collega’s / verantwoordelijke / Ouders
Uitnodigen Ziektebezoek Telefonische afwezigheidgesprekken voeren Terugkomgesprekken voeren
Langdurig verzuim
18
Verzuimgesprekken voeren
9
Opstellen re-integratieplan
Procedures
Melding Aan wie meld ik mijn afwezigheid ? Wanneer meld ik mijn afwezigheid ? Wat ben ik verplicht te melden ? Wat moet ik doen als ik ziek wordt tijdens de werkuren ? Ben ik verplicht om werkhervatting te melden ?
Attest Wat moet ik invullen & wat moet mijn dokter invullen ? Wanneer moet ik mijn attest op de post doen ? Wat moet ik doen wanneer ik langer afwezig zal zijn dan voorzien bij het oorspronkelijk attest ?
19
Procedures
Controle arts Wanneer wordt een controle arts gestuurd ? Wanneer moet ik thuis zijn voor een eventuele controle ? Mag ik op een ander adres verblijven ? Wat als ik niet thuis ben tijdens de controle ? (vb ik ben net op consultatie bij mijn huisarts) Kan er ook in het weekend een controle uitgevoerd worden ?
Sancties Ik heb mijn attest te laat verstuurd… –
Bij een eerste overtreding? Bij een tweede overtreding ?
Ik heb mijn verantwoordelijke niet verwittigd… – Bij een eerste overtreding? Bij een tweede overtreding ?
Mijn attest is niet in orde of ik ontrek mij aan de controle… 20
Verzuimgesprekken voeren
10
Hefbomen verzuimbeleid (Micro) Registratie
Parameters :
Globaal
Individueel
Procedures
Ziektemelding Controle-arts
Verzuimpercentage Verzuimfrequentie Gem. verzuimduur Cijfers / Bradford Feiten / dossier
- Input data? - Analyse; wat wordt er mee gedaan? - Gecommuniceerd? - Cijfers? Bradfordnorm? - Dossier = hoe, wie, wat, analyse,...
- Door wie? Aan wie? Wanneer? - Doktersattest? - Wanneer ? (variabel of vast ?)
Ziektemeldingsgesprek
Gesprekken
-
Door wie?
-
Aan wie?
-
Wanneer?
Afwezigheidsgesprek (1&2) Terugkomgesprek Verzuimgesprek
Sancties
21
Sanctiebeleid
- Welke sancties na welke feiten ?
Agenda
Inzicht krijgen in ziekteverzuim Soorten ziekteverzuim Cijfergegevens
Verzuimbeleid Preventieve aanpak (macro) Verzuimbeleid (micro)
Gespreksvoering rond ziekteverzuim Ziektemeldingsgesprek (telefonisch) Afwezigheidgesprek (telefonisch) Terugkomgesprek Verzuimgesprek
22
Verzuimgesprekken voeren
11
Ziektemeldingsgesprek Blijf correct en vriendelijk, toon belangstelling en betrokkenheid Laat de medewerker eerst zijn verhaal doen Luister eerst en stel pas daarna jouw vragen Oorzaak duidelijk? Ja : ......................... Nee : ‘Het is toch niet te erg?” (werkgerelateerd?) Duur afwezigheid reeds bekend? “Hoe lang zal je afwezig zijn?” “Wanneer mogen we je terug verwachten?” Ja: .......................... Nee : AFSPRAAK : “Laat je dit dan vandaag nog even weten?” Gevolgen werk; check of er nog iets dringends moet gebeuren “Iets over te nemen?” “Iets op te volgen?” “Iemand te contacteren?” Herinneren aan PROCEDURE - Ziekte-attest - Wijzigingen : verlenging of vroegere werkhervatting : tijdig verwittigen - Bereikbaarheid : Telefonisch op het nummer.... / Verblijfadres bekend... / Check de behoefte aan verder contact (igv langdurige afwezigheid) “Vind je het ok als ik je nog eens contacteer om te horen hoe het met je gaat?” “Zou je een bezoekje appreciëren?”
Wens beterschap!! 23
Afwezigheidgesprek Bevraag de huidige gezondheidstoestand / uitspreken van gevoelens “Hoe gaat het met je?” “Hoe ging het vandaag?” “We missen u hier allemaal” De collega’s vragen hoe het met je gaat” Gevolgen werk; check of er nog iets moet gebeuren “Dient er op het werk iets opgevolgd te worden?” Duur afwezigheid; vermoedelijke duur afwezigheid, vermoedelijke hervattingsdatum “Hoe lang zal je afwezig zijn?” “Wanneer mogen we je terug verwachten?” Verder contact “Vind je het goed als ik contact met je houdt?” “Zou je een bezoekje appreciëren?” “Wil je graag op de hoogte blijven van het werk” Terugkeer “Moet er met iets rekening gehouden worden bij je terugkeer?” Ja : Fultime ? / Aangepast werk ? Nee : “We briefen je wel als je terug bent” “Alles is onder controle” Check de behoefte aan verder contact (igv langdurige afwezigheid) “Vind je het ok als ik je nog eens contacteer om te horen hoe het met je gaat?” “Zou je een bezoekje appreciëren?” Communicatie naar collega’s “Wat wil je dat ik de collega’s vertel?” 24
Verzuimgesprekken voeren
12
Terugkomgesprek Vraag of de medewerker goed genezen is en laat hem zijn gevoelens uitspreken Laat de medewerker eerst zijn verhaal doen en luister “Hoe voel je je nu?” “Heb je nog ergens last van?” “Hoe voelt het om terug te zijn op het werk?” “Moeten we ergens mee rekening houden?” “Hoe denk je dat het gaat lukken om opnieuw te werken?” Hoe kunnen we helpen voorkomen dat dit zich opnieuw voordoet? Indien werkgerelateerd, mogelijke aanpassingen Indien zwart verzuim, onderstrepen van gevolgen voor het werk, consequenties werknemer... Vertel hoe de afwezigheid ondertussen werd opgevangen op het werk Implicaties op de vroegere werkverdeling Neem de belangrijkste wijzigingen samen door en verwijs naar een collega(s) die eventueel nog meer praktische uitleg kan geven Wat moet je zeker vermelden ? Wie kan je betrekken ? Bied ondersteuning aan “Kan ik verder nog iets voor jou doen?” “Mocht je nog vragen of problemen hebben, loop gerust bij mij binnen!” 25
Verzuimgesprek = Intro – Doel & Reden van het gesprek Doel van het gesprek = het verminderen van het ziekteverzuim Geef de reden en het belang van het gesprek a.h.v. concreet feitenmateriaal B = Beschrijf het gedrag en de feiten (cijfermateriaal – patronen in het ziekteverzuim, …)
U = Uitleg - Waarom is het een probleem? (collega’s, werking, voor de werknemer zelf, …)
S = Suggestie – Ik stel voor dat we samen zoek gaan naar een oplossing C = Conclusie – Op het einde van dit gesprek komen we tot concrete afspraken Vang de reactie van de medewerker op L = Luister E = Erkenning O = Oplossing (we gaan samen op zoek naar een oplossing = herhalen doel van het gesprek) 26
Verzuimgesprekken voeren
13
Verzuimgesprek = Midden – Analyse Analyseer de oorzaken : Wat zijn de oorzaken van het verzuim ? Stel open vragen Vraag door
NOG GEEN OPLOSSINGEN !!!
Herformuleer Gebruik de SPIN methodiek Situatie-vragen wat zijn de feiten? Doel : inzicht verwerven in de situatie Probleem-vragen Wat zijn de moeilijkheden? Doel : nagaan wat door de betrokken persoon als probleem ervaren wordt Implicatie-vragen Wat zijn de gevolgen? Doel : wat zijn de gevolgen van het probleem Noodzaak / Nutvragen Als we dit probleem gaan aanpakken, zal dit bijdragen aan uw aanwezigheid Doel : de persoon actief betrekken bij de oplossing 27
Verzuimgesprek = Midden – Oplossingen Zoek samen naar oplossingen & afspraken Laat de medewerker zelf voorstellen doen, of; Geef zelf duidelijk uw verwachtingen weer Vat de oorzaken samen Enkel de ‘NUTS’ oorzaken en/of Datgene wat je als leidinggevende noodzakelijk acht Na elke oplossing : Consolideer in een Afspraak Kunnen we dit afspreken ?
28
Verzuimgesprekken voeren
14
Verzuimgesprek = Einde – Afspraken en evaluatie Vat afspraken samen (ook naar opvolging toe) Evalueer het gesprek : hoe heb je dit gesprek ervaren ?
Een afspraak is een afspraak OPVOLGING ! ! ! Evaluatie : Peilen naar het resultaat / mijn doelstelling Welk gevoel heb ik gecreëerd ? Wat heeft de medewerker onthouden ? Eventuele bijsturing in functie van de doelstelling
29
Conclusie PREVENTIEF (Macro)
VERZUIMBELEID (Micro)
30
Verzuimgesprekken voeren
15