Afspraken maken met FitMan Met de afsprakenmodule kunt u in FitMan afspraken maken voor leden. Die afspraken worden dan gekoppeld aan een personeelslid, aan wie u een kleurcode kunt toewijzen. Er dient vooraf minstens één personeelslid aangemaakt zijn om een afspraak te kunnen maken. Om dat te doen, klikt u op Beheer / Wachtwoorden en dan op Nieuw. Geef een naam op en een wachtwoord, en geef daarna het wachtwoord nogmaals op. Klik op het tabblad Kleurcode en klik op Voeg kleurcode toe. Selecteer hier de gewenste kleur ( FitMan geeft vanaf dan alle afspraken voor dat personeelslid weer in die kleur). Afspraken maken kunt u op de volgende manieren: - klik op de F12-toets; - klik vanuit het hoofdscherm op Leden en daarna op Afspraken maken; - klik op het 11de icoon (Maak afspraak) in het hoofdscherm; - klik vanuit een Ledenkaart / NAW gegevens op Afspraken; - klik vanuit de Toegangscontrolekaart op Afspraken; - klik vanuit de Afsprakenlijst
op Maak afspraak.
Als het scherm Afspraken maken geopend is vanuit het hoofdscherm of door middel van de F12toets, dient u eerst het lid op te zoeken. In de andere gevallen is het betreffende lid al geselecteerd. Om een nieuwe afspraak te maken, klikt u op Nieuw. Geef de datum en het uur van de afspraak in. Selecteer de contactpersoon (het personeelslid). Geef een onderwerp op en vul verdere gegevens in onder beknopte info. Klik daarna op Bewaren. In dit scherm kunt u eventueel ook uw afspraken wijzigen of verwijderen. Als u alle afspraken hebt ingegeven, klikt u op Sluiten.
Als een lid met een afspraak zijn pasje scant, dan verschijnt het Afspraakscherm op het scherm, na de toegangscontrolekaart.
Dat scherm zal blijven verschijnen, na iedere scanning, totdat er wordt aangevinkt dat de afspraak verlopen is ( Mark as done ). U kunt voor het betreffende lid vanuit hetzelfde scherm een nieuwe afspraak inplannen of de afspraakgegevens wijzigen of verwijderen.
Waar vindt u de afspraken terug? Klik op het 12ste icoon om de agenda te openen. Dagen waarin een afspraak gepland staat, worden in het vet weergegeven. Er zijn tal van mogelijkheden om de agenda zelf in te stellen. Per dag of meerdere dagen, per week of meerdere weken, per maand, per jaar of in een tijdslijn.
Andere mogelijke instellingen Klik op de scheidingslijn tussen het agendaoverzicht en de rechterkolom en hou de muisknop ingedrukt. Sleep de lijn nu naar het midden toe zodat de rechterkolombreedte verdubbelt.
U kunt er ook voor kiezen om bijvoorbeeld enkel de dagen te tonen waarop u een afspraak hebt staan. Klik op de eerste dag die u wenst. Hou de Ctrl-toets ingedrukt en selecteer vervolgens de gewenste dagen.
Ook de tijdsblokken zijn instelbaar, van 5 minuten tot één uur
Ten slotte kunt u afspraken laten zien voor één personeelslid of voor alle personeelsleden.
Indien er een selectie is gemaakt met het overzicht van een bepaald personeelslid, dan kunt u in de agenda zelf klikken op een andere dag / uur.
In het scherm zal de gekozen dag en uur reeds zijn ingevuld voor het personeelslid. Aan de linkerzijde zijn alle namen te zien van de leden die in de geselecteerde dagen een afspraak hebben staan. Wilt u voor één van hen een nieuwe afspraak maken, klik dan op de naam van het lid en daarna op het groene vinkje in de blauwe balk ernaast. Staat het lid niet in de lijst, tik dan zijn naam in de zoek balk in. Is de persoon nog geen bestaand lid, dan kan u hem toevoegen door te klikken op create new member. Dubbele afspraken! Er verschijnt een waarschuwing als u een afspraak wilt maken voor een bepaald lid of personeelslid, dat op het betreffende moment al een afspraak heeft.
Koppelen met een Google-kalender Beschikken uw personeelsleden over een Gmail-account, dan kunnen ze de agenda koppelen aan hun Google-kalender. Zo kan elk personeelslid, waar hij ook is, zijn agenda steeds online bekijken. Misschien is het een goed idee om zowel voor de club als voor ieder personeelslid een Gmail- account aan te maken en de kalender te delen.
De koppeling met een Google-kalender maakt u als volgt: Selecteer in Beheer / Wachtwoorden een personeelslid. Klik op wijzig. klik op het tabblad Google-kalender.
Vink Koppeling met Google-kalender inschakelen aan. Vul de accountnaam en het wachtwoord in. Selecteer daarna de Google-kalender en klik op OK. Maak een afspraak in de agenda.
Die komt dan in de agenda van FitMan te staan met een Google-icoontje.
Open uw Google-kalender. Klik op de afspraak om de inhoud te lezen.
Nieuwe afspraken of wijzigingen kunnen zowel in de Google-kalender als in de FitMan agenda gemaakt worden. De agenda’s worden regelmatig gesynchroniseerd.
Meldingen voor leden en personeelsleden Het is mogelijk om een standaard e-mail en/of sms* te ontwerpen voor zowel leden als personeelsleden, die dan gestuurd worden op een vooraf ingestelde tijd. In Beheer / Berichten kunt u de ontwerper selecteren.
Ontwerp uw mail in de e-maileditor en sla hem op in de sjabloonmanager.
Open daarna het scherm om de regels te bepalen in Beheer / Berichten / Meldingsregels.
Selecteer Afspraak voor lid of Afspraak voor personeelslid.
Vink het inschakelen aan. Klik op niet gedefinieerd om de sjabloonmanager te openen en het ontwerp te selecteren.
Klik op x om de tijdsduur in te stellen. Voor sms’jes kunt u ook instellen tussen welke uren ze verstuurd dienen te worden.
FitMan zal iedere dag op achtergrond nagaan of er e-mails / sms’en verstuurd dienen te worden. Worden er berichten verstuurd, dan zal er een venster openen waarin de status ervan te zien is.
* Voor het versturen van sms’en moet je beschikken over sms credits. Meer info hierover vraag je best per mail aan.
