HANDLEIDING REGISTRATIESYSTEEM INLOOPTEAMS
Afdeling preventieve gezinsondersteuning
Versie juli 2014
1
Inhoud CONTACT ................................................................................................................................................. 3 INLEIDING ................................................................................................................................................ 4 1
DE DATABASE: structuur en mogelijkheden.................................................................................... 6 1.1
Softwarevereisten ................................................................................................................... 6
1.2
Het startscherm/ algemeen invulformulier............................................................................. 6
1.3
Instellen van de database naar keuze ..................................................................................... 8
1.3.1
Optionele velden ............................................................................................................. 9
1.3.2
Toevoegen van mogelijkheden aan de keuzelijsten...................................................... 12
1.3.3
Kolommen al dan niet zichtbaar maken ........................................................................ 21
1.4
2
1.4.1
De filterfunctie............................................................................................................... 22
1.4.2
Info via iconen in access ................................................................................................ 24
1.4.3
De database vernieuwen ............................................................................................... 24
DE VERSCHILLENDE SOORTEN FICHES ........................................................................................... 25 2.1
De gezinsfiche ........................................................................................................................ 25
2.1.1
Een nieuw gezin toevoegen........................................................................................... 26
2.1.2
Velden voor alle inloopteams........................................................................................ 26
2.1.3
Optionele velden ........................................................................................................... 32
2.2
3
Enkele handige knoppen ....................................................................................................... 22
Activiteitenfiches ................................................................................................................... 33
2.2.1
De activiteitenfiche: algemeen...................................................................................... 34
2.2.2
Onthaal .......................................................................................................................... 38
2.2.3
Groepswerking .............................................................................................................. 42
2.2.4
Individuele ondersteuning............................................................................................. 45
2.2.5
Andere activiteiten ........................................................................................................ 48
RAPPORTEN ................................................................................................................................... 52 3.1
De rapporten opvragen ......................................................................................................... 52
3.2
Rapporten per activiteit ........................................................................................................ 53
3.2.1
Rapporten i.v.m. onthaal ............................................................................................... 54
3.2.2
Rapporten i.v.m. groepswerking ................................................................................... 57
3.2.3
Rapporten i.v.m. individuele ondersteuning ................................................................. 59
3.2.4
Rapporten i.v.m. andere activiteiten............................................................................. 60
3.3
Totaal der activiteiten ........................................................................................................... 63
3.3.1
Aantal verschillende gezinnen ....................................................................................... 63 2
3.3.2
Aantal anoniemen ......................................................................................................... 63
3.3.3
Aantal verschillende zwangeren.................................................................................... 63
3.3.4
Conclusie ....................................................................................................................... 64
3.4
TotaalQueries ........................................................................................................................ 64
CONTACT Voor vragen in verband met het registratiesysteem, contacteer:
[email protected], 02/542.56.88
[email protected], 02/533.14.96
Deze handleiding werd opgesteld door Sylvia Janssens, stafmedewerker financiële cel,
[email protected], en Leentje De Schuymer, stafmedewerker externe dienstverlening, van de afdeling preventieve gezinsondersteuning.
3
INLEIDING Er wordt vanuit Kind en Gezin reeds jaren een jaarlijkse rapportering verwacht over de inloopteamwerking, onder meer aan de hand van cijfergegevens. Er werd in het verleden geen registratiesysteem aangereikt vanuit Kind en Gezin, aangezien de manier van registreren vrij is. Kind en Gezin omschrijft wel steeds over welke categorieën er minimaal gegevens dienen te worden aangereikt. Vanuit Reddie Teddy is jaren geleden geïnvesteerd geweest in het ontwikkelen van een registratiesysteem voor hun inloopteamwerking. Dit systeem is door hen ook ter beschikking gesteld van andere inloopteams, waardoor anno 2013 er 12 van de 15 inloopteams met dit systeem werkten. In 2012 - 2013 zette Kind en Gezin in op het herwerken van dit systeem, met als doel om het systeem te optimaliseren, bekeken vanuit de verwachtingen van Kind en Gezin en de inloopteams zelf: Het doel voor Kind en Gezin was om tot een meer uniforme manier van registreren te komen, opdat cijfers meer betrouwbaar konden worden aangeleverd en meer vergelijkbaar werden tussen verschillende inloopteams. De conclusie die kan worden gemaakt vanuit de werkgroep ‘vernieuwing registratiesysteem’ is dat het optimaliseren van het registratiesysteem daartoe een belangrijke bijdrage levert, en tegelijkertijd niet het ultieme instrument is. Immers, naast het optimaliseren van het systeem zal het in de toekomst ook van belang zijn om te komen tot meer afgestemde regels omtrent wanneer wat geregistreerd wordt (bv. registreer je een telefoongesprek waarin je een gezin uitnodigt naar een groepswerking en op welke manier registreer je dat dan?), en dat er meer afstemming komt in het gebruik van termen (bv. wanneer is iets onthaal en vanaf wanneer spreek je over individuele ondersteuning?). Het doel voor de inloopteams was om het systeem te optimaliseren opdat het voor hen nog meer een werkinstrument kan worden om te gebruiken binnen hun eigen werking. Registreren dient immers niet enkel ter verantwoording van de eigen werking ten aanzien van subsidiërende overheden, maar zeker ook om werking te evalueren en bij te sturen. Om tot de herwerking te komen werd volgend traject gelopen: Na enkele inleidende gesprekken met de gehele sector werd een werkgroep opgesteld met vertegenwoordiging vanuit vier inloopteams (Reddie Teddy, de Sloep, de Viertorre, de Keerkring) en vertegenwoordiging vanuit Kind en Gezin (afdeling PGO externe dienstverlening). Vanuit Kind en Gezin werd een programmeur (Kevin van den Sande) aangesteld die de herwerking, alsook de installatie van het vernieuwde systeem, op zich nam. Het was van meet af aan de bedoeling om verder te bouwen op het reeds bestaande (access)systeem dat door het merendeel van de inloopteams werd gebruikt. Nadat er met de werkgroep was beslist welke aanpassingen er dienden te gebeuren, werden deze aanpassingen door de programmeur gemaakt. Met dit vernieuwde systeem (met overzet van alle gegevens die in hun oude systeem zaten) gingen de 4 inloopteams uit de
4
werkgroep aan de slag binnen hun dagelijkse werking. Op basis van hun feedback werd het systeem nog verder aangepast. Eind 2013 was het systeem klaar om te worden geïnstalleerd bij de andere inloopteams. In de periode eind 2013 – begin 2014 werd dit gerealiseerd bij 14 van de 15 inloopteams. Eén inloopteam gebruikt het systeem niet, omdat zij registreren vanuit een partnerschap met andere organisaties, waardoor ze niet op zoek waren naar een specifiek systeem dat enkel voor hun werking zou worden gebruikt. Door dit inloopteam zijn wel duidelijke inspanningen gedaan om te voldoen aan de verwachtingen die Kind en Gezin stelt inzake rapportering, en zijn ook inspanningen gedaan om ervoor te zorgen dat ook hun manier van registreren gelijkaardig is aan dat van de andere inloopteams. In de eerste maanden van 2013 maakte Kind en Gezin een eerste versie van de handleiding op, en organiseerde Kind en Gezin daarnaast ook verschillende vormingsmomenten (provinciaal georganiseerd) voor de gebruikers van het systeem. De aanwezigheid op deze vormingsmomenten was groot; 13 van de 15 inloopteams volgden deze vorming en er waren steeds meerdere medewerkers per inloopteam aanwezig. Voorliggend document is de finale handleiding bij het gebruik van het registratiesysteem dat voor inloopteams ter beschikking is gesteld. Opmerkingen/ toevoegingen op deze handleiding mogen steeds worden doorgegeven. Alhoewel deze handleiding een ‘eindproduct’ is, zullen inspanningen om te blijven komen tot betrouwbare en vergelijkbare cijfergegevens een blijvend karakter hebben, zowel vanuit de inloopteams als vanuit Kind en Gezin. Rest ons enkel nog om Reddie Teddy te danken om het systeem ter beschikking te stellen en de werkgroep te danken voor alle inspanningen!
Afdeling preventieve gezinsondersteuning
Gebruik pictogrammen in de tekst:
Zaken die je dient na te kijken of dient te doen bij het begin van het gebruik van het systeem
Zaken waar je beter niet overleest
5
1 DE DATABASE: structuur en mogelijkheden 1.1 Softwarevereisten De nieuwe database is net zoals het oude systeem dat de meeste inloopteams reeds gebruikten opgemaakt in Access. Voor het nieuwe systeem werd het bestaande registratiesysteem aangepast en verder opgebouwd naar de noden van Inloopteams en Kind & Gezin. Er werden zowel op de voorals achtergrond tal van nieuwe elementen toegevoegd. De database kan geïnstalleerd worden op een netwerk of per pc. Indien meerdere personen van op hun eigen pc in deze database werken is een netwerk natuurlijk aanbevolen. Er wordt van de inloopteams verwacht dat ze dit netwerk zelf aanmaken. Op die manier kan door verschillende medewerkers tegelijkertijd in het systeem worden gewerkt. De nieuwe versie van het registratiesysteem is zo opgesteld dat deze compatibel is vanaf Acces 2007. Access 2003 is onvoldoende.
1.2 Het startscherm/ algemeen invulformulier Bij het openen van het registratiesysteem wordt onderstaand startscherm geopend. Dit is het invulformulier op gezinsniveau, of – indien er met de ouders binnen één gezin een individueel/ apart traject wordt gelopen – het invulformulier op ouderniveau.
6
Deze GEZINSFICHE kan worden opgesplitst in volgende delen: 1. Algemene gegevens van een gezin
2. Invultabel onthaalgegevens
De titel van deze tabel is tevens ook een knop, waarop kan worden doorgeklikt. Bij een klik op de knop Onthaal wordt een apart formulier (activiteitenfiche onthaal) geopend. Meer info over de activiteitenfiche is te vinden in “2.2 Activiteitenfiches” - Onthaal. 3. Invultabel groepswerking
De titel van deze tabel is tevens ook een knop, waarop kan worden doorgeklikt. Bij een klik op de knop ‘groepswerking’ wordt een apart formulier (activiteitenfiche groepswerking) geopend. Meer info over de activiteitenfiche is te vinden in “2.2 Activiteitenfiches” Groepswerking.
7
4. Invultabel individuele ondersteuning
De titel van deze tabel is tevens ook een knop, waarop kan worden doorgeklikt. Bij een klik op de knop ‘individuele ondersteuning’ wordt een apart formulier (activiteitenfiche individuele ondersteuning) geopend. Meer info over de activiteitenfiche is te vinden in “2.2 Activiteitenfiches” - Individuele ondersteuning. 5. Invultabel andere activiteiten
De titel van deze tabel is tevens ook een knop, waarop kan worden doorgeklikt. Bij een klik op de knop ‘andere activiteiten’ wordt een apart formulier (activiteitenfiche andere activiteiten) geopend. Meer info over de activiteitenfiche is te vinden in “2.2 Activiteitenfiches” – Andere activiteiten. 6. Knop naar beheer tabellen en rapportering (zie hiervoor Deel III. Rapporten, in ontwikkeling)
De drie knoppen:
“STOP”: hiermee sluit je de database af bij het gebruik van de 2 andere knoppen: “beheer tabellen” en “rapportering” opent een nieuw formulier (Deel 1: 1.3. + Deel III)
1.3 Instellen van de database naar keuze Voor ieder inloopteam is het mogelijk om het registratiesysteem tot op zekere hoogte aan te passen aan de eigen wensen. Dit kan door het al dan niet toevoegen van optionele velden (1.3.1), door het
8
toevoegen van mogelijkheden aan de keuzevelden (1.3.2) en door het al dan niet zichtbaar maken van kolommen (1.3.3). Let op met andere aanpassingen! Kind & Gezin vraagt om belangrijke aanpassingen te bespreken met de contactpersonen voor het registratiesysteem, (1) in functie van het vermijden van fouten in je eigen systeem en (2) in functie van eventuele aanpassingen van het systeem in een later stadium. 1.3.1
Optionele velden
1.3.1.1 De verschillende optionele velden In het registratiesysteem zijn een aantal optionele velden voorzien. Het gaat hier over velden die slechts door enkele inloopteams worden ingevuld. Deze gegevens zullen dan ook zeker niet standaard door Kind & Gezin opgevraagd. De optionele velden zijn optioneel, wat inhoudt dat ieder inloopteam de keuze heeft om één of meerdere van deze optionele velden zichtbaar te maken op het invulformulier. Dit kan worden ingesteld door het inloopteam zelf. Bespreek binnen je team welke velden je eventueel onzichtbaar wil maken. De optionele velden zijn: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.
Telefoonnummer gewijzigd op Gezinssituatie Verblijfssituatie OCMW Toeleider Toeleider uitgebreid Wijk Contactvorm
Zie 2.1.3 voor verdere uitleg omtrent de inhoud van de verschillende optionele velden. Afhankelijk van welke velden je al dan niet toevoegt, zal het beginscherm er anders gaan uitzien. Onderstaande afbeelding geeft het bovenste deel van de gezinsfiche weer, waarop alle mogelijke invulvelden, inclusief de optionele velden, weer worden gegeven.
9
Onderstaande afbeelding geeft het bovenste deel van de gezinsfiche weer, waarop de verschillende invulvelden, exclusief de optionele velden, weer worden gegeven.
Verschil optionele versus niet-optionele velden? De niet-optionele velden kunnen, in tegenstelling tot de optionele velden, niet onzichtbaar worden gemaakt. Dit wil niet zeggen dat de niet-optionele velden allemaal dienen te worden ingevuld bij het eerste contact met het gezin. Immers zou dit de laagdrempeligheid van de werking in gedrang kunnen brengen. Er wordt wel verwacht dat ieder inloopteam inspanningen doet om de nietoptionele velden zo goed als mogelijk in te vullen, en dat ieder inloopteam ook inspanningen doet om nieuw gekende gezinsgegevens steeds toe te voegen op de gezinsfiche.
1.3.1.2 De werkwijze om een optioneel veld toe te voegen
De velden kunnen worden toegevoegd of worden onzichtbaar gemaakt via de knop beheer tabellen onderaan het invulformulier:
Onderstaande melding verschijnt:
10
Deze waarschuwing is toegevoegd, omdat het bijzonder belangrijk is te weten dat je voorzichtig moet omgaan met de beheer van de tabellen. Hopelijk treedt er dus niet te snel gewenning (of irritatie) op bij deze waarschuwing. Druk op “OK” om verder te gaan naar het formulier “Beheer Hulptabellen”. Het formulier opent en je klikt op de knop: Optionele velden
Hierbij opent terug een vervolgscherm waar de verschillende opties kunnen aan- of uitgevinkt worden. Na de keuze klik je op OK.
11
Je komt terug in het vorige scherm, hierbij klik je op de knop:
Op het algemeen invulformulier zijn de optionele velden die werden aangevinkt nu zichtbaar. Of zijn de optionele velden die je uitvinkte niet meer zichtbaar.
1.3.2
Toevoegen van mogelijkheden aan de keuzelijsten
1.3.2.1 Algemeen Bij het invullen van de gezinsfiche of activiteitenfiche zal blijken dat er voor sommige velden met keuzelijsten/ dropdowns wordt gewerkt. De inhoud van de meeste keuzelijsten of dropdowns dient te worden bepaald door de inloopteams zelf. Er zijn slechts enkele dropdowns (bv. afkomst) die vanuit Kind & Gezin worden aangeleverd. Bij Beheer Tabellen (zie 1.3.2.2 voor uitleg in verband met de werkwijze) kunnen extra opties binnen een dropdown gemakkelijk worden toegevoegd. 1. Op het niveau van de algemene gegevens van een gezin: a. Toevoegen verblijfssituatie: hierin kan je opties toevoegen die iets zeggen over de verblijfssituatie van gezinnen. Inhoud van dropdown door het inloopteam. b. Toevoegen ouderrol: momenteel staat daar moeder, vader en onbekend; eventueel kunnen daar andere rollen aan worden toegevoegd. c. Toevoegen toeleiders: lijst van verschillende organisaties van waaruit gezinnen worden toegeleid. Inhoud van dropdown door het inloopteam. d. Toevoegen afkomst: voor afkomst wordt een lijst aangeleverd vanuit Kind & Gezin, dus normaal gezien moet hier niets aan worden toegevoegd e. Toevoegen taal: voor taal wordt een lijst aangeleverd vanuit Kind & Gezin, dus normaal gezien moet hier niets aan worden toegevoegd. Het gaat hier over de contacttaal.
12
Er is geen knop voorzien om bij ‘taal met kind’ een taal toe te voegen, aangezien er vanuit was gegaan dat deze lijst volledig was. Echter, indien het toch nodig is om een optie toe te voegen, dan kan dit. De werkwijze daarvan vind je in punt 1.3.2.3. f.
Toevoegen gezinssituatie: hierin kan je opties toevoegen die iets zeggen over de gezinssituatie van gezinnen. Inhoud van dropdown door het inloopteam.
2. Op het niveau van de invultabellen en activiteitenfiches: a. Onthaal (zie 2.2.2 voor verdere omschrijving van onthaal) Toevoegen doorverwijzingen: via deze knop kan je diensten toevoegen, die dan in de dropdown verschijnen bij onthaal – doorverwijzingen. Het is dus een tabel van diensten waar je naar doorverwijst binnen onthaal. Inhoud van dropdown door het inloopteam. Toevoegen contactvorm: via deze knop kan je, indien gewenst, een dropdown aanmaken die aangeeft op welke manier je contact had met het gezin (telefonisch, in het inloopteam, via huisbezoek, aan CB, extern (bij partners),…). Sommige inloopteams houden deze informatie echter bij via ‘omschrijvingen’, en dat is ook prima. Contactvorm is dan ook een optioneel veld. Indien je contactvorm als optioneel veld onzichtbaar wil maken, dien je twee verschillende zaken te doen: i. in de invultabellen de kolom ‘contactvorm’ op onzichtbaar te plaatsen (zie 1.3.3 voor de werkwijze). Dit dient te gebeuren zowel op de gezinsfiche bij de tabel onthaal en de tabel individuele ondersteuning, als op de activiteitenfiches van onthaal en individuele ondersteuning. ii. bij beheer tabellen dit optioneel veld af te vinken, zodat het niet meer verschijnt op de invoervelden zoals omschreven bij 2.2.1.1. Toevoegen vragen: indien de dropdownlijst met vragen waarmee gezinnen naar onthaal komen, niet meer voldoet, kan je via deze knop bijkomende vragen toevoegen. Inhoud van dropdown door het inloopteam. De screenshot dient als voorbeeld van wat deze categorieën van vragen allemaal kunnen inhouden.
13
Toevoegen omschrijvingen: indien je een nieuw soort onthaalmoment voorziet, dan kan je daarvoor een omschrijving maken, en via deze knop toevoegen. Doorheen de tijd kunnen bepaalde onthaalactiviteiten verdwijnen, maar verwijder die dan niet uit deze tabel, want dan wordt de informatie ook uit alle gezinsfiches verwijderd. In punt 1.3.2.4 wordt uitgelegd wat je kan doen indien een bepaalde omschrijving niet meer relevant is.
b. Groepswerking (zie 2.2.3 voor verdere omschrijving van groepswerking) Toevoegen omschrijvingen: hierin beschrijft ieder inloopteam de groepswerkingen die er binnen het team worden aangeboden. Er kunnen omschrijvingen van groepswerkingen naar vrije keuze worden aangevuld. Doorheen de tijd kunnen groepswerkingen verdwijnen, maar verwijder die dan niet uit deze tabel, want dan wordt de informatie ook uit alle gezinsfiches verwijderd. In punt 1.3.2.4 wordt uitgelegd wat je kan doen indien een bepaalde omschrijving niet meer relevant is. c. Individuele ondersteuning (zie 2.2.4 voor verdere omschrijving van individuele ondersteuning) Toevoegen omschrijvingen: dit is een lijst van de verschillende omschrijvingen die je hebt binnen individuele ondersteuning (dus zeker: bemiddeling, zorgafstemming, doorverwijzing, gesprek). “Gesprek” wordt door de meeste inloopteams misschien anders benoemd, maar het gaat erom dat je binnen een individuele ondersteuning ook gewoon een gesprek kan hebben, zonder dat je daarbij doorverwijst, bemiddelt, of aan zorgafstemming doet. Kijk, alvorens je het systeem gebruikt, zeker na of deze soort optie is toegevoegd. Toevoegen vragen: dit is een lijst van vragen die te maken hebben met de ondersteuningsnood. Je kan hier dezelfde lijst gebruiken als bij onthaal, of desgewenst een andere lijst gebruiken. Toevoegen contactvorm: via deze knop kan je, indien gewenst, een dropdown aanmaken die aangeeft op welke manier je contact had met het gezin (telefonisch, in het inloopteam, via huisbezoek, aan CB, extern (bij partners),…). Sommige inloopteams houden deze informatie echter bij via ‘omschrijvingen’, en dat is ook prima. Dit is dus naar keuze in te vullen. Contactvorm is dan ook een optioneel veld. Toevoegen diensten: via deze weg kan je een lijst maken en aanvullen van diensten waarmee je samenwerkt in functie van individuele ondersteuning (dus voor bemiddeling, zorgafstemming, doorverwijzing binnen individuele ondersteuning). d. Andere activiteiten (zie 2.2.5 voor verdere omschrijving van andere activiteiten) Toevoegen omschrijvingen: dit is een lijst van de verschillende omschrijvingen die je kan hebben binnen ‘andere activiteiten’ (bv. ontmoeting, ruilwinkel, festiviteiten,…) Via de activiteitenfiches kunnen ook nog zaken worden toegevoegd (namelijk omschrijving, nieuw gezin en vragen onthaal). Voor meer informatie daarvoor zie “2.2.1.2 Omschrijving, gezin en vragen toevoegen”.
14
1.3.2.2 Toevoegen van omschrijvingen via “Beheer Tabellen” Indien er in het registratiesysteem omschrijvingen moeten worden toegevoegd (bv. er moet een toeleider worden toegevoegd, er dient een nieuwe groepswerking worden toegevoegd,…), dan kan dit niet zomaar gebeuren in de gezinsfiche, maar dient er een specifieke procedure worden gevolgd. Hieronder wordt de werkwijze omschreven voor het veld: toeleider. Op deze manier kan je voor alle bovengenoemde velden omschrijvingen toevoegen. Indien er een gezin naar het inloopteam komt via toeleiding van een organisatie die nog niet in de keuzelijst zit, dan kan die organisatie worden toegevoegd. Via de knop “Beheer tabellen” onderaan het invulformulier kan ieder inloopteam deze aanpassingen doen.
Nadat “beheer tabellen” is aangeklikt, dient er te worden verder geklikt naar “toevoegen toeleiders”.
15
Vul de tabel die verschijnt aan naar eigen keuze, door onderaan de kolom een nieuwe rij aan te klikken en de juiste info toe te voegen. Let wel: vul geen informatie in in de kolom waar het ID-nummer in terug te vinden is (eerste kolom), maar wel in de kolom waar de omschrijvingen in terug te vinden zijn (tweede kolom). Om terug te keren sluit je dit veld.
Het formulier “Beheer hulptabellen” verschijnt terug. Om terug te gaan naar het invulformulier klik je op de knop:
Tip: alfabetisch sorteren van je dropdown? Klik dan met de rechtermuisknop op toeleider, en kies dan om te sorteren van A naar Z. Deze volgorde verschijnt dan ook op de gezins- en activiteitenfiche.
16
Let op: Verwijder in deze tabel geen informatie, voeg enkel informatie toe. Indien er een lijn wordt verwijderd, dan wordt deze lijn ook overal in de gezinsfiches verwijderd. Stel: je verwijst gedurende een welbepaalde tijd door naar dienst x, en dienst x verdwijnt op een bepaald moment uit het beeld. Indien je die dienst uit de keuzelijst via de knop ‘toevoegen diensten’ verwijdert, dan verdwijnt de informatie ook uit de gezinsfiches, en kan je op de gezinsfiches niet meer terugvinden wanneer je in eerdere periodes naar deze dienst doorverwees! Verwijder dus geen mogelijkheden, en gebruik de knoppen die als ‘toevoegen’ benoemd zijn, enkel om toe te voegen, en niet om te verwijderen. Soms kan een inloopteam het natuurlijk wel wenselijk vinden om een verandering aan te brengen. Stel dat een organisatie verandert van naam, dan kan de naam gewijzigd worden in deze tabel. De wijziging wordt dan overal doorgevoerd. Voor de werkwijze: zie 1.3.2.4 1.3.2.3 Toevoegen van omschrijvingen via de tabellenstructuur
Er is in 1.3.2.1 opgelijst voor welke velden je via ‘beheer tabellen’ de dropdowns kan aanvullen. Echter, er is geen veld voorzien om ‘taal met kind’ verder aan te vullen, aangezien er vanuit gegaan was dat deze keuzelijst reeds compleet was. Is dit in jullie context niet het geval (bv. in het geval van de Brusselse context, waarin er veel meertaligheid is, en de optie ‘meertalig zonder/ met Nederlands’ te weinig zeggend is), dan kan je nog extra opties toevoegen via onderstaande manier. Klik op onderstaande knop, waardoor een reeks tabellen verschijnt:
Scroll naar beneden in de lijst van tabellen, tot je de tabel ‘Tbl_TaalMetKind’ ziet staan:
17
Na de dubbelklik op deze naam, verschijnt de keuzelijst van taal met het kind rechts in het scherm. Vul onderaan de noodzakelijke combinaties aan opvolgende manier ‘Meertalig taal x - taal y’ (bv. meertalig Arabisch-Frans). Begin best met het woord ‘meertalig’. Klik daarna met de rechtermuisknop bovenaan de kolom op ‘omschrijvingen’ en sorteer van A tot Z. Vanaf nu staat je combinatie ‘Meertalig Arabisch – Frans’ in de lijst bij de andere meertalige combinaties (zoals Meertalig met Nederlands en Meertalig zonder Nederlands).
18
Klik nadien opnieuw op de knop om de sluitbalk te sluiten.
1.3.2.4 Wat als je een bepaalde omschrijving niet meer gebruikt of niet meer wenst te gebruiken?
Wat doe je als een bepaalde optie in je keuzelijst dient te veranderen van naam? Stel dat een bepaalde dienst waar je naar doorverwijst, verandert van naam. Dan kan je twee verschillende zaken doen. 1. Je kan dan ofwel de nieuwe naam van de dienst toevoegen aan de keuzelijst bij ‘doorverwijzingen’ (onthaal) en ‘diensten’ (individuele ondersteuning) via ‘beheer tabellen’. De oude naam blijft dan in de keuzelijst staan. 2. Je kan in de keuzelijst de oude naam van de dienst veranderen naar de nieuwe naam. Volgende screenshots leggen uit hoe dit kan gebeuren. Stel dat spelotheek Koekoek (zie onderstaande screenshot) verandert is naar spelotheek Jahoe.
Ga via ‘beheer tabellen’ naar ‘Onthaal - toevoegen doorverwijzingen’.
19
Verander in deze lijst de naam ‘spelotheek Koekoek’ naar ‘spelotheek Jahoe’. Verander niets aan de ID!!
Sluit nadien af, en ga terug naar de gezins- of activiteitenfiche. Vanaf dat moment zal je nergens nog spelotheek Koekoek terugvinden. Alles is veranderd naar spelotheek Jahoe.
Dezelfde stappen kunnen worden toegepast als bijvoorbeeld een groepswerking verandert van naam. Wat doe je als een bepaalde optie in je keuzelijst niet meer van toepassing is? Stel: je registreerde steeds ‘ruilwinkel’ bij Onthaal, maar je wilt dit verplaatsen. Dit kan door de programmeur worden verplaatst, maar zelf kunnen jullie daar ook een oplossing voor vinden. Het voorstel is dan om via ‘beheer tabellen’ - ‘onthaal-toevoegen omschrijvingen’ een “z_” te plaatsen voor de omschrijving die je niet meer zal gebruiken. Het wordt dan “z_ruilwinkel”. Als je dan 20
deze oplijsting alfabetisch gaat rangschikken (zie 1.3.2.2), dan zal “z_ruilwinkel” onderaan de dropdown verschijnen, en weet iedereen van het team dat dit een optie is die je niet meer zal gebruiken binnen onthaal. Je kan nadien ‘ruilwinkel’ als optie toevoegen bij ‘andere activiteiten’. Doe dit bij voorkeur bij een jaarwissel. Dan weet je dat je tot een bepaald jaar ruilwinkel geregistreerd hebt onder een bepaalde categorie, en het vanaf een bepaald jaar bij een andere categorie hebt toegevoegd.
1.3.3 Kolommen al dan niet zichtbaar maken Voor het eigen gebruiksgemak kan het handig zijn om ervoor te kiezen sommige kolommen zichtbaar of onzichtbaar te maken. Dit kan op de volgende manier: Met je cursor ga je naar een tabel. In de hoofding van de tabel (eerste rij van de tabel) geef je een rechtermuisklik. Onderstaand venster verschijnt waarin je kan aanduiden ‘kolommen zichtbaar maken’.
Op dat moment verschijnt er een venster, waarvan de inhoud afhangt van de tabel waarin je aan het werken bent. Bij de tabel van individuele ondersteuning krijg je de mogelijkheid om volgende kolommen zichtbaar of onzichtbaar te maken: ID, IDGezin, Datum, Omschrijving, Selecteer Dienst, Dienst, Onderwerp, Opmerkingen, Contactvorm, Vraag, Kleuterparticipatie. Een kolom onzichtbaar maken (dus uitvinken) betekent niet dat je de kolom verwijdert. Het betekent enkel dat de kolom niet zichtbaar is op je scherm. Je kan op ieder moment deze kolom terug zichtbaar maken. Het is ook mogelijk om kolommen binnen een tabel van plaats te veranderen, of kolommen smaller te maken zodat je alles op 1 keer op je scherm ziet (zonder dat horizontaal scrollen nodig is). Als je kolommen van plaats wisselt, dan zal het programma je vragen of je de aanpassingen wilt bijhouden. Dit kan je dan bevestigen.
21
1.4 Enkele handige knoppen 1.4.1 De filterfunctie Aangezien in het registratiesysteem veel informatie wordt opgeslagen en aangezien hierdoor de overzichtelijkheid kan verloren gaan, is de filterfunctie van belang. Hoe ga je te werk? Je duidt een kolom aan, bv. de onthaaldatum. Daarna klik je op filter.
Er verschijnt een venster, waarin filteropties worden weergegeven:
Als het gaat over een kolom met datums: “sorteren van oud naar nieuw” + “datumfilters” (bv geef alleen gegevens weer van het vorige jaar).
22
Als het gaat over een kolom met tekst, zijn er verschillende mogelijkheden: “sorteren van A naar Z” “Aanvinkvakjes”: bv. geef alleen alle gegevens weer van het gezin Jambers Werkwijze: klik eerst op ‘select all’/ ‘alles selecteren’. Hierdoor verdwijnt het vinkje bij alle mogelijkheden (in het geval alles aangevinkt staat). Vink nadien het vakje aan bij ‘Jambers’. Op het scherm krijg je dan alle acties binnen onthaal te zien van gezin ‘Jambers’. Dit is informatie die je natuurlijk ook op de gezinsfiche kan zien, maar je zou bv. hetzelfde kunnen doen bij de kolom doorverwijzingen, namelijk: laat zien wanneer er doorverwezen is naar een bepaalde dienst, bv OCMW.
“Tekstfilters” zijn ook steeds heel interessant. Bv: stel dat je bij opmerkingen steeds hebt genoteerd of de vader al dan niet mee kwam naar het onthaal. Dan kan je via “tekstfilters” – “bevat” aangeven dat je alle lijnen wil zien, waar je bij opmerkingen “vader komt mee” hebt ingevuld.
23
1.4.2 Info via iconen in access In de linkerbovenhoek van het registratiesysteem is standaard volgend ‘icoon’ zichtbaar:
Van zodra er iets bijgetypt wordt verschijnt dit icoon: iets aan het bijtypen bent.
. Dit betekent dus dat je
1.4.3 De database vernieuwen Microsoft Acces werkt de gegevens die worden ingegeven op specifieke tijdstippen bij. Heb je iets toegevoegd (bv. omschrijving in een dropdown toegevoegd via beheer tabellen) en verschijnt het niet onmiddellijk in de dropdown, dan raden we aan om de database te vernieuwen. Dit kan ook handig zijn mocht de database gedeeld worden via een netwerk en als er dus verschillende mensen tegelijk werken in dit systeem. De meest recente gegevens kunnen dus onmiddellijk worden weergegeven door de records te “vernieuwen”.
Klik op “vernieuwen” indien u alleen de zichtbare records op het gegevensblad wil vernieuwen; Klik op “alles vernieuwen” indien u alle records op het gegevensblad wil vernieuwen. Deze knop zal je regelmatig nodig hebben als je iets hebt aangevuld. Vernieuwen is vaak nodig om hetgeen je aanvulde, ook effectief onmiddellijk in de dropdowns terug te vinden.
24
2 DE VERSCHILLENDE SOORTEN FICHES Het startscherm omvat de gezinsfiche, waar alle informatie betreffende een bepaald gezin op te vinden is (zie ook 1.2), namelijk:
Algemene gegevens (waaronder contactgegevens van een specifiek gezin). De velden/tabellen met gegevens omtrent de activiteiten van een specifiek gezin.
Via de 4 ‘detail’ knoppen die op deze gezinsfiche vermeld staan (zie ook 1.2) kan er doorgeklikt worden naar de 4 aparte activiteitenfiches:
Onthaal Groepswerking Individuele ondersteuning Andere activiteiten (zoals ontmoeting, ruilwinkel, festiviteiten)
Alle “fiches” worden hieronder besproken. In 2.1 komt de gezinsfiche aan bod. In 2.2 worden de vier activiteitenfiches besproken.
2.1 De gezinsfiche Het bovenste deel van het algemeen invulformulier bevat verschillende invulvelden betreffende het gezin. Niet alle velden dienen te worden ingevuld indien een gezin voor de eerste keer contact maakt met het inloopteam. Bij het eerste contact wordt enkel geregistreerd wat er geweten is over het gezin. Het registratiesysteem mag de laagdrempeligheid, en het ‘gewone’ contact met gezinnen niet in de weg staan. Kind & Gezin rekent er wel op dat ieder inloopteam de informatie op de gezinsfiche toevoegt, wanneer er meer informatie omtrent het gezin geweten is. Dit wordt ook beschreven bij punt 1.3.1.1 waar het verschil tussen optionele en niet-optionele velden wordt uitgelegd.
Sommige velden zijn optioneel. Er wordt hieronder dan ook een opsplitsing gemaakt tussen ‘velden voor alle inloopteams’ en ‘optionele velden’. Een veld is optioneel omdat je van dat veld kan kiezen of je het zichtbaar plaatst op je scherm of niet zichtbaar plaatst (zie ook 1.3.1). Als algemene opmerking bij de invulvelden van het bovenste deel van de gezinsfiche geldt dat het om ‘statische’ gegevens gaat. Indien bijvoorbeeld de gezinssituatie doorheen de tijd wijzigt, dan pas je deze wijziging best ook aan op de gezinsfiche zodat je de laatste correcte gegevens hebt. Indien je dit op de gezinsfiche gaat wijzigen, dan onthoudt het systeem echter niet wat de vorige gezinssituatie was. Als je de wijzigingen over de tijd heen wil bijhouden betreffende de gezinssituatie,
25
dan kan je dit bv. noteren in het opmerkingenveld, of in het wordbestand dat je kan koppelen aan de gezinsfiche. 2.1.1
Een nieuw gezin toevoegen
Indien je een nieuw gezin wilt toevoegen kan dit door onderaan de database de volgende knop aan te klikken:
2.1.2
Velden voor alle inloopteams
Opzoeken van een gezin: Via de zoekfunctie vraag je de gegevens van een bestaand gezin op. Indien je in dit veld de eerste letters van de (voor)naam begint te typen, dan krijg je direct een selectie van welke namen er nog mogelijk zijn. Wanneer je de naam aanklikt, dan opent de fiche zich. In de fiche kan je in de overige velden zaken toevoegen of wijzigen.
Vak gezin/ouder: Bij een eerste contact wordt in dit veld de naam van het gezin/ de ouder genoteerd. Deze naam is vanaf dan ook terug te vinden in de zoekfunctie (zie uitleg hierboven). Maak afspraken in je team rond de manier waarop je de namen zal noteren, omdat dit belangrijk is in functie van het opzoeken van een gezin. Indien het ene teamlid steeds de achternaam van de ouder noteert, en het andere teamlid steeds de voornaam noteert (van ouder, of van het kind), dan zal het moeilijk zijn om in de zoekfunctie een bepaald gezin terug te vinden. 26
Aanrader: Er wordt aangeraden om te werken met de voornaam en de naam van de moeder, in die volgorde. Immers ken je vaak de voornaam van de moeder, en kan de achternaam dan de ‘differentiërende’ factor zijn. Vanzelfsprekend kan hier ook de naam van de vader worden opgenomen. To do: Indien het gezin ‘anoniem’ nog niet in je namenlijst van ouders zit, voeg dan een gezin ‘anoniem’ toe. Het wordt op een later tijdstip in de handleiding wel duidelijk waarom dit noodzakelijk is. Je hoeft op de gezinsfiche van ‘anoniem’ geen gezinsgegevens (bv afkomst,…) aan te duiden. Het programma herkent het woord anoniem (zie o.a. 2.2.2.2). Voor de ‘gevorderden’ kan het interessant zijn om te weten dat het systeem ook het woord ‘anoniem’ herkent, als het wordt gevolgd door een cijfer (of letter).
Rol: De ‘rol’ heeft betrekking op de persoon die ingevuld staat bij het vakje ‘Gezin/Ouder’. Standaard staat daar moeder en vader. Er staat ook standaard ‘onbekend’ bij, al zal dit minder gebruikt worden. Immers, als je de rol niet kent, zal je eerder geneigd zijn om dit vakje leeg te laten in plaats van ‘onbekend’ in te vullen. Je kan ‘onbekend’ wel aanduiden, als je bv. echt niet weet welke rol de persoon heeft (bv. moeder of oma), en je de andere teamleden daarop attent wil maken. Je kan dit lijstje aanvullen, zoals beschreven bij 1.3.2.
Wat indien zowel moeder als vader naar het inloopteam komen, en je dit wilt bijhouden? Situatie 1: moeder en vader komen samen: Indien de naam van de gezinsfiche staat op de naam van de moeder, en de vader ook regelmatig meekomt, dan kan je dit noteren in het veld ‘opmerkingen’. Maak in je team afspraken omtrent de manier waarop je dit zal noteren. Spreek bv. af dat je het zal noteren ‘vader komt mee’. Op die manier kan je nadien ook gemakkelijk nagaan hoeveel keer er bij een gezin in het opmerkingenveldje staat ‘vader komt mee’. Dit kan door een filter te plaatsen op het opmerkingenveldje, maar in Deel III (in ontwikkeling) zal worden uitgelegd hoe dit kan worden gedaan. In 1.4.1 is ook wel al wat uitgelegd hoe dit kan worden gedaan. Indien dit relevant is voor de evaluatie van je werking, kan je dus op die manier nagaan hoe vaak een vader mee komt. Situatie 2: moeder en vader komen beiden, maar er wordt een ander traject gelopen met moeder dan met vader: Indien je zowel een moeder als een vader bereikt binnen je werking, maar je met moeder en vader een individueel/ ander traject loopt, dan maak je beter twee fiches van het gezin. Eén fiche bevat dan de weg die je aflegt met moeder en / of kind, een andere fiche bevat dan de weg die je aflegt met vader en/ of kind. Via het volgende veld (Link andere ouder) kan je op de gezinsfiche aangeven dat deze twee fiches aan elkaar verbonden zijn.
27
Link (andere ouder): Het kan dat zowel moeder als vader naar het inloopteam komen maar elk hun eigen (individueel) traject lopen. Dan zal/ kan van moeder en vader een aparte gezinsfiche (of eerder: ouderfiche) worden gemaakt. Via het veld “link (andere ouder)” kunnen moeder en vader aan elkaar worden verbonden (en ook worden ontbonden - door de naam van de ouder in deze “link (andere ouder)” te verwijderen). Ter info: in de rapporten ‘aantal verschillende gezinnen’ wordt met deze link geen rekening gehouden. Als je met moeder en vader een apart traject loopt, dan telt dit gezin voor 2. Het bleek immers niet evident te zijn om in de rapporten rekening te houden met deze link.
Adres: straat + nummer, postcode, gemeente
Telefoon:
E-mail:
Afkomst: er kan maximum één keuze gemaakt worden uit de lijst. Er is geen consensus rond definitie afkomst, maar probeer hier zoveel mogelijk volgende regel te volgen: nationaliteit van de mama bij haar geboorte. De lijst die hierin vermeld zit, is afkomstig uit Mirage, de database die door regioverpleegkundigen van Kind & Gezin wordt gebruikt. Als je de eerste letters van het land intypt, dan krijg je onmiddellijk een selectie van mogelijke landen. Contacttaal: Als je één contacttaal wenst te selecteren: typ de eerste letter van de taal in, dan kom je terecht bij de talen beginnende met die letter. Duid deze taal aan en duw op Enter. De gekozen taal verschijnt in het rechtervak. Als je meerdere contacttalen wenst toe te voegen, dan dien je het volgende te doen: Druk de CTRL-toets in en klik de verschillende keuzes aan, daarna Enter. De gekozen talen verschijnen in het rechtervak.
28
Taal met kind: er kan maximum één keuze gemaakt worden uit de opgegeven lijst.
Het gaat om de taal die ten aanzien van het kind in de gezins-/ thuiscontext dagelijks wordt gesproken. In functie van eenvoudige rapportering, kan er maar 1 keuze worden gemaakt. Indien het kind/ de kinderen meerdere talen dagelijks horen in de thuiscontext, dan kunnen de volgende opties worden aangeduid:
meertalig met Nederlands: er worden minimum twee verschillende talen tegen het kind gesproken in de thuiscontext, waarvan Nederlands één taal is; meertalig zonder Nederlands: er worden minimum twee verschillende talen tegen het kind gesproken in de thuiscontext, en Nederlands maakt hier geen deel van uit.
Indien ‘meertalig met Nederlands’ of ‘meertalig zonder Nederlands’ te vaak voorkomt bij een bepaald inloopteam, dan is deze categorie te weinig zeggend. In dat geval is het beter om de meest voorkomende combinaties (bv. Frans en Arabisch) toe te voegen aan de lijst ‘taal met kind’. Bespreek best eens in teamverband of het opportuun is om een combinatie Kinderen aan talen toe te voegen. Hoe je kan toevoegen, wordt uitgelegd in 1.3.2.3. Op de gezinsfiche is een tabel terug te vinden waarin de gegevens van de kinderen worden opgenomen.
Indien een ouder zwanger is, wordt dit aangevuld in het veld “geschatte geboortedatum” (= vermoedelijke bevallingsdatum). Klik met de linkermuisknop in het lege venster. Er verschijnt op dat moment een kalender.
Klik op deze kalender, duid de geschatte geboortedatum aan en druk Volgende melding verschijnt: Je wenst een lijn toe te voegen dus druk op “yes” of “ja”
Enter.
29
Op dat moment verschijnt er een nieuwe lijn in de tabel “kinderen”: de geschatte geboortedatum wordt reeds ingevuld + bij naam verschijnt “zwanger”. Na de geboorte kan de naam, geslacht,… worden ingevuld.
Bij een nieuw gezin met kinderen kan je alle velden invullen uitgezonderd “geschatte geboortedatum”. Geschatte geboortedatum wordt immers enkel gebruikt bij de zwangeren. De velden “kinderdagverblijf” en “school” hebben 3 keuzemogelijkheden: Ingeschreven Niet ingeschreven Onbekend Er kan max. 1 mogelijkheid geselecteerd worden. “School” dient natuurlijk enkel te worden ingevuld wanneer het van toepassing is. Bij opmerkingen kan je ook nog kind-specifieke zaken bijhouden, waarop je later nog kan filteren (dit zal worden uitgelegd in Deel III (in ontwikkeling) en wordt ook reeds wat uitgelegd in 1.4.1). Stel, je ervaart dat het voor ouders niet eenvoudig is om kinderopvang te zoeken, en je wilt bijhouden hoe groot het kinderopvangprobleem is. Dan kan je in team afspreken op welke manier je dit zal noteren in het opmerkingenveld (bv. als ‘kinderopvangzoekend’). Je kan daar ten gepaste tijde dan op filteren, waardoor je kan zien voor hoeveel kinderen men nog kinderopvangzoekend is. Het is wel belangrijk om afspraken te maken hoe je iets concreet zal benoemen, dat maakt het ook gemakkelijker om nadien te gaan filteren op een bepaald woord.
Opmerkingen: voor korte notities.
Wordbestand toevoegen en openen: voor uitgebreide notities Indien je als inloopteam meer uitgebreide informatie wil bijhouden van een gezin, dan kan je dit doen in een nieuw Wordbestand. Hoe voeg je dit toe? Klik op “Nieuw Wordbestand”: 30
Er opent een scherm. Geef aan waar dit bestand mag opgeslagen worden (indien je geen map aanduidt, dan ontstaat er een foutmelding) + klik op OK Op dat moment wordt een wordbestand geopend voor extra info of notities. Dit bestand opent niet vanzelf op je scherm, maar het icoontje is te vinden onderaan.
In het veld tekstbestand verschijnt de padnaam : C\users\naam gebruiker\plaats van bestand\naam van het gezin_versie.doc De naam van het desbetreffende gezin wordt hier dus vermeld.
31
Daarna kan dit Wordbestand steeds opgevraagd worden via: open tekstbestand. Indien meerdere personen werken aan het registratiesysteem bewaar je deze bestanden best op de netwerkschijf, zodat ze voor iedereen steeds toegankelijk zijn. Het voordeel van de padnaam is ook, dat er dan een ‘map’ is die gekoppeld is aan een bepaald gezin. Eventuele andere documenten/ verslagen/ … die je ontvangt en gekoppeld zijn aan een bepaald gezin kan je dan ook in die map opslaan.
Contextfactoren: Dit luik wordt nog uitgewerkt in de loop van 2014 of later. Tot op dit moment bevat dit dus nog niets. Wat hierin zou kunnen komen, zijn zaken die wijzen op de maatschappelijke kwetsbaarheid van een gezin. Stel dat je merkt dat er meer en meer gezinnen bij je komen die bijzonder povere huisvesting hebben, dan zou je dat binnen de contextfactoren kunnen registreren, waardoor je met cijfers zou kunnen ‘hard’ maken hoe frequent het probleem voorkomt.
2.1.3 Optionele velden Voor deze velden maakt het inloopteam zelf de keuze of zij deze wenst te gebruiken. Er is slechts één uitzondering, namelijk voor het veld “Toeleider”/ “Toeleider uitgebreid”. Daarvoor dient er minimum één van beide aangevinkt zijn. De werkwijze om een optioneel veld zichtbaar/onzichtbaar te maken wordt beschreven onder: 1.3.1.2. toevoegen/verwijderen optionele velden. De optionele velden zijn:
Telefoonnummer gewijzigd op: in dit veld kan worden genoteerd op welke datum het telefoonnummer is ingevuld en/ of is gewijzigd. Soms weet je dat er een telefoonnummer gewijzigd is, maar weet je niet meer of je dit hebt aangepast. Via het veld ‘gewijzigd op’ kan je bekijken of je het telefoonnummer recentelijk gewijzigd hebt. Daarom kan dit veld nuttig zijn. Gezinssituatie: in dit veld kan worden aangeduid in welke gezinssituatie dit gezin zich bevindt. Het gaat om een keuzelijst of dropdown. De mogelijkheden in de keuzelijst kunnen naar eigen wens worden toegevoegd via de knop "beheer tabellen”. Zie ook 1.3.2.2. Toevoegen omschrijvingen. Verblijfssituatie: in dit veld kan worden aangeduid wat de verblijfssituatie is van dit gezin. Het gaat om een keuzelijst. De mogelijkheden in de keuzelijst kunnen naar eigen wens worden toegevoegd via de knop "beheer tabellen”. Zie ook 1.3.2.2. Toevoegen omschrijvingen. OCMW: het betreft een veld waarin (o.a. de Antwerpse) inloopteams kunnen aanvinken of het gezin een OCMW-cliënt is, om op die manier gemakkelijk te kunnen rapporteren naar het OCMW hoeveel OCMW-cliënten door het inloopteam worden ondersteund. Wijk: dit is een optioneel veld dat kan worden toegevoegd indien het belangrijk is dat ook wijkgegevens worden bijgehouden. De wijkgegevens kunnen manueel worden ingevoerd. Er is echter ook de mogelijkheid om ervoor te zorgen dat, bij invoering van de straat, er automatisch de juiste wijk verschijnt (hiervoor moet er een lijst zijn met straten en daaraan gekoppelde wijken, en dient dan te worden geprogrammeerd door de programmeur). 32
Toeleider: in dit veld kan worden aangeduid wie het gezin naar het inloopteam heeft toegeleid. Het gaat om een keuzelijst. De inhoud van deze keuzelijst wordt door het inloopteam zelf bepaald (zie 1.3.2 Toevoegen van omschrijvingen). Toeleider uitgebreid: indien dit wordt aangeklikt, verschijnt in de gezinsfiche een tabel waarin kan worden aangegeven wanneer het eerste contact plaatsvond, wie de toeleider was (dezelfde lijst als bij ‘Toeleider’), wat de aanmeldingsvraag was en wat de gegevens en terugkoppeling zijn van/ naar de toeleider.
“Toeleider” versus “Toeleider uitgebreid”: Het gaat hier om twee gerelateerde opties. Ieder inloopteam maakt zelf de keuze of het veld “toeleider” of de tabel “toeleider uitgebreid” wordt toegevoegd. Het is wel zo dat één van beiden dient te worden toegevoegd, zodat de toeleider door ieder inloopteam wordt geregistreerd.
Contactvorm: Dit optioneel veld is anders dan de andere optionele velden. Het is immers geen veld dat te zien is binnen het deel rond de ‘algemene gegevens van het gezin’ (zie 1.2), maar het heeft te maken met de omschrijving van de activiteiten. Je kan er als inloopteam voor kiezen om bij onthaal en individuele ondersteuning een kolom in te vullen die te maken heeft met de ‘contactvorm’. Daarin kan worden bijgehouden of het een contact betreft via telefoon, aan huis, extern bij partners, bij het inloopteam zelf,… Bij vele inloopteams zit deze informatie vervat bij de omschrijving van de activiteit (zie 2.2.2, onthaal en 2.2.4, individuele ondersteuning), maar er kan dus ook voor gekozen worden om deze informatie apart te houden in een kolom ‘contactvorm’. Hoe je contactvorm onzichtbaar kan maken, wordt ook uitgelegd in 1.3.1.2.
2.2 Activiteitenfiches In het nieuwe registratiesysteem wordt een onderscheid gemaakt tussen vier verschillende soorten activiteiten.
Onthaal (zie 2.2.2) Groepswerking (zie 2.2.3) Individuele ondersteuning (zie 2.2.4) Andere activiteiten (zie 2.2.5)
33
De activiteitenfiche kan je oproepen door op de naam van de fiche te klikken. Dit is namelijk tegelijk de titel van de fiche en de knop die gelinkt is aan het detailformulier.
Indien er een bepaalde activiteit is doorgegaan, dan kan je als inloopteam de keuze maken hoe je deze activiteit zal gaan registreren:
2.2.1
Via de activiteitenfiches (aanbevolen): de titel boven de tabellen ‘onthaal’, ‘groepswerking’, ‘individuele ondersteuning’ en ‘andere activiteiten’ op de gezinsfiche, is tegelijk ook een knop om de activiteitenfiche te openen. Je opent de fiche door één keer te klikken op deze titel. Op deze fiche kan je meerdere gezinnen gaan koppelen aan een bepaalde activiteit. Bijvoorbeeld: als je 10 gezinnen gezien hebt tijdens een onthaalactiviteit, dan hoef je geen 10 gezinsfiches te openen om de informatie te registreren. Je hoeft immers enkel de activiteitenfiche “onthaal detail” te openen en daar de omschrijving, datum en de verschillende bereikte gezinnen met hun vragen (en eventuele doorverwijzingen) te registreren. De informatie die genoteerd wordt op de activiteitenfiche wordt ook onmiddellijk naar de correcte gezinsfiche geschreven. Via de gezinsfiche: Je opent de gezinsfiche en noteert daar aan welke activiteit het gezin heeft deelgenomen. Dit is meer tijdsintensief dan het registreren via de activiteitenfiche, en is dus niet aanbevolen. De gezinsfiche blijft natuurlijk wel handig om gezinsspecifieke informatie toe te voegen en om op die manier een overzicht te hebben per gezin aan welke activiteiten dit gezin reeds deelnam.
De activiteitenfiche: algemeen
2.2.1.1 Onderverdeling Indien er een activiteit is doorgegaan waaraan meerdere gezinnen tegelijkertijd deelnamen, dan kan je dit gemakkelijk via de activiteitenfiche aanvullen. 34
Druk op de knop op de gezinsfiche, die tegelijk de titel is van de desbetreffende activiteit (onthaal, groepswerking, individuele ondersteuning of andere activiteiten) Het detailformulier wordt automatisch geopend . Dit kan je terug opsplitsen in 2 delen: 1. Het overzicht van de activiteiten: hierin worden alle gegevens die ingevoerd zijn weergegeven.
2. De verschillende invoervelden:
De inhoud van de verschillende invulvelden varieert naargelang de activiteitenfiche. Voor meer informatie betreffende de concrete inhoud, zie “2.2.2. Onthaal”, “2.2.3. Groepswerking”, “2.2.4. Individuele ondersteuning” en “2.2.5 Andere activiteiten”. 2.2.1.2 Omschrijving, gezin en vragen toevoegen In dit luik wordt uitgelegd hoe in de activiteitenfiches een nieuwe omschrijving, een nieuw gezin en (enkel voor onthaal) een nieuwe vraag rechtstreeks kan worden toegevoegd. Een andere manier om 35
deze informatie onrechtstreeks toe te voegen wordt uitgelegd in “1.3.2 Toevoegen van mogelijkheden aan keuzelijsten”. 1. Nieuwe omschrijving 2. Nieuw gezin 3. Nieuwe vraag =>
voor alle activiteitenfiches enkel voor de activiteitenfiche onthaal
2.2.1.2.1 Een nieuwe omschrijving toevoegen Deze functie kan worden uitgevoerd bij de vier verschillende activiteitenfiches. Indien je op de knop “nieuwe omschrijving” klikt, dan verschijnt onderstaand veld:
Vul een nieuwe omschrijving in die bij de activiteitenfiche moet worden toegevoegd en klik op ‘ok’. Deze omschrijving is onmiddellijk terug te vinden in de dropdown/ keuzelijst die bij “omschrijving” weergegeven is. Indien dit niet het geval is, gebruik dan de ‘refresh/ vernieuwen’ knop, zie 1.4.3. 2.2.1.2.2 Een nieuw gezin toevoegen Er is op iedere activiteitenfiche een knop voorzien om rechtstreeks een nieuw gezin toe te voegen. Er wordt dan een nieuw formulier geopend waarin je reeds enkele gezinsgegevens kan invullen. Via de knop “OK” keer je terug naar de activiteitenfiche. Indien je het nieuwe gezin niet direct in de keuzelijst terug kan vinden, dien je via de ‘terug’knop eerst eens naar het startscherm/ de gezinsfiche te gaan of druk je op de knop “vernieuwen”/ “refresh”.
2.2.1.2.3 Een nieuwe vraag toevoegen Deze optie is er enkel voor de activiteitenfiche “onthaal”. Normaal gezien zitten er een aantal vaste categorieën van vragen in de activiteitenfiche “onthaal” verwerkt, maar mocht het toch nodig zijn
36
om vragen toe te voegen, dan kan dit via deze optie. Maar het kan ook via beheer tabellen, zie 1.3.2, zowel om vragen toe te voegen bij onthaal als bij individuele ondersteuning. 2.2.1.3 De “Reset” en “Terug” knoppen Bovenaan de activiteitenfiches zijn er 2 knoppen voorzien:
Reset: bij een druk op deze knop worden alle gegevens terug in het overzicht (zie onderstaande figuur) weergegeven. Je kan immers filteren door op de pijltjes te klikken, zoals uitgelegd werd 1.4.1 . Als je op de resetknop klikt, krijg je opnieuw alle gegevens te zien. Reset betekent dus hier niet dat je alles wist, maar net dat je alles te zien krijgt, omdat je bv. de filterfunctie wist. Terug: via deze knop ga je terug naar het algemeen invulformulier
2.2.1.4 Invoeren van gegevens: belang van de OK-knop Als je op een bepaalde activiteitenfiche gegevens hebt ingevoerd => druk op de knop OK Deze is onderaan voorzien op het detailformulier.
Als je niet op OK klikt, dan worden de gegevens niet ingevoerd!
37
2.2.1.5 Hoe verwijder je een rij?
Een rij verwijderen op de fiche kan op volgende manier. Je selecteert de rij voor in het grijze vakje aan het begin van de rij te klikken.
Met de rechtermuisknop krijg je een keuzelijst te zien. Klik dan op record verwijderen.
Je zal de melding krijgen dat je op punt staat om 1 rij/ record te verwijderen. Je kan op dat moment kiezen of je daar effectief mee wil doorgaan. 2.2.2
Onthaal
Onthaal gaat over al de activiteiten die je voorziet waarbinnen je present bent voor gezinnen, en waarbinnen ze eventuele vragen kunnen stellen. Onthaal kan gerealiseerd worden via systematische onthaalmomenten in het inloopteam, bij een partner, … Er kan ook telefonisch onthaal zijn. Ook huisbezoeken kunnen eventueel binnen onthaal worden aangeduid, indien in functie van toeleiding of een eerste contact. Na een groepswerking kan er ook een gezin nog bepaalde vragen individueel gaan stellen. Eventueel kan dit ook binnen onthaal worden aangeduid (met als omschrijving bv ‘onthaal na groepswerking’), maar wees daar voorzichtig mee. Noteer het enkel als het iets wezenlijk is. Gewoon napraten na een groepswerking, of een paar kleine vragen die gesteld worden na de groepswerking, plaats je niet zomaar onder onthaal. Onthaal onderscheidt zich van groepswerking, individuele ondersteuning en andere activiteiten. 2.2.2.1 Invultabel onthaal op de gezinsfiche De invultabel op het algemene invulformulier bevat 8 standaardvelden:
Datum Omschrijving: van de onthaalactiviteit - vrij toe te voegen door de inloopteams (zie “1.3.2. toevoegen van mogelijkheden aan de keuzelijsten”) Let wel: Bij onthaal zijn er bij vele inloopteams in 2013 nog omschrijvingen terug te vinden die eerder horen bij andere activiteiten, zoals ruilwinkel. Vanaf 2014 wordt gevraagd aan de 38
inloopteams om activiteiten zoals ruilwinkel onder ‘andere activiteiten’ een plaats te geven, gezien het feit dat er daar toch een specifieke doelstelling, namelijk materiële ondersteuning (en via die ondersteuning ook een laagdrempelige instap naar de werking), wordt nagestreefd. Hiermee is niet gezegd dat ruilwinkel voor altijd onder ‘andere activiteiten’ zal worden ondergebracht. Als duidelijker wordt wat een inloopteam allemaal van ‘andere activiteiten’ aanbiedt, kan ook het proces rond profilering en rond wat de hoofdopdrachten zijn, worden aangescherpt. Mogelijks krijgt dit na een aantal jaren dus wel een herziening. Om bovenstaande opmerking te realiseren, plaats je via ‘beheer tabellen’ – ‘toevoegen omschrijvingen’ bij onthaal best een “z_” voor de omschrijving “ruilwinkel”, en ga je alfabetisch rangschikken. Op die manier blijft alle informatie rond ruilwinkel in je systeem, maar weten je medewerkers dat deze omschrijving binnen onthaal niet meer wordt gebruikt. In plaats van een “z_” ervoor te plaatsen, kan je ook ervoor kiezen om na ruilwinkel de toevoeging “oud” bij te typen. Dit maakt niet uit, als de medewerkers maar weten dat het niet de bedoeling is om deze omschrijving nog bij onthaal te gebruiken. Zie ook 1.3.2.4 voor de uitleg. Voeg nadien “ruilwinkel” als omschrijving toe bij “andere activiteiten”. Dit kan je doen via “beheer tabellen” – “toevoegen omschrijvingen” bij “activiteiten”.
Vraag: hier kan je aanduiden rond welk thema de vraag ging. Je kan meerdere vragen per contactmoment aanduiden. Hiervan worden dan steeds individuele lijnen gemaakt, maar in het rapport tellen deze verschillende vragen als 1 contactmoment.
Doorverwijzing: Het gaat hier om de dienst(en) naar waar je doorverwezen hebt. Aanbeveling 1: Als je voor financiële hulp verwijst naar het OCMW en voor een opvoedingsvraag verwijst naar een spelotheek, dan is het te verkiezen om dit bij registratie in twee bewegingen toe te voegen, namelijk: vraag “materiële ondersteuning” en doorverwijzing “OCMW” op de ene lijn vraag “opvoeding” en doorverwijzing “spelotheek” op de andere lijn Op de activiteitenfiche ziet dit er dan als volgt uit:
Aanbeveling 2: Als je doorverwijst naar de groepswerking in het kader van werving, gelieve dit hier dan niet te noteren. Anders loopt het aantal doorverwijzingen al snel hoog op, terwijl het informeren over de werking daarom niet steeds rechtstreeks tegemoet komt aan de specifieke onthaalvraag waarmee het gezin komt.
39
Dit veld zal leeg zijn bij de inloopteams bij de vernieuwing van het systeem. Een lijst met diensten naar welke men doorverwijst, kan worden toegevoegd via “beheer tabellen” – toevoegen doorverwijzingen” bij “onthaal”.
Opmerkingen: vrij te typen. Opnieuw geldt ook hier: als je een bepaalde soort informatie wilt kunnen bijhouden, die nu nog niet in de vaste kolommen terug te vinden is, zodat je er nadien op kan filteren: maak afspraken hoe en wat je zal noteren als team. Kleuterparticipatie: was dit een activiteit in functie van kleuterparticipatie? Indien ja, vink je dit vak aan. Zo niet, laat dan dit vaak leeg. Dit maakt het mogelijk om nadien een rapport te trekken waaruit je gemakkelijk kan halen hoeveel activiteiten er doorgegaan zijn in het kader van kleuterparticipatie. AM/PM: ging het onthaal door in de voormiddag (AM) of namiddag (PM). Dit kan interessant zijn als je op een bepaalde dag zowel in de voor- als in de namiddag onthaal had. Als een gezin zowel in de voor- als in de namiddag gekomen is, dan wordt dit in het rapport ook geteld als twee contactmomenten. Of je kan het ook aanduiden als je wilt kunnen bekijken of de onthaalmomenten in de voor- of in de namiddag het meest succes hebben. Contactvorm: Dit zal bij de vernieuwing van het systeem bij de meeste inloopteams leeg zijn. Dit vak kan je gebruiken als je – los van omschrijvingen – wilt kunnen bijhouden welke contactvorm er was (aan de deur, via huisbezoek, telefonisch, extern,…). Maar bij de meeste inloopteams zit deze informatie vervat in omschrijvingen. Als je deze kolom niet gebruikt, kan je de kolom onzichtbaar maken (zie 1.3.3)
2.2.2.2 Activiteitenfiche onthaal Indien er een onthaalactiviteit was, dan kan dit via de activiteitenfiche Onthaal aangevuld worden. Dit is de aanbevolen weg om onthaalactiviteiten te registreren, aangezien het de snelste manier is. Je komt op de activiteitenfiche onthaal terecht als je op de titel van de tabel ‘Onthaal’ klikt op de gezinsfiche van een gezin. Voor informatie over de verschillende velden op de activiteitenfiche: zie 2.2.2.1 De activiteitenfiche “onthaal” ziet er als volgt uit:
40
Omschrijving: je selecteert 1 omschrijving (bv. onthaal ILT). De gekozen omschrijving wordt onthouden zolang je deze niet meer wijzigt. Dit betekent dat je meerdere gezinnen kan ingeven binnen deze activiteit, zonder dat je steeds opnieuw dezelfde activiteit moet aanduiden. Kleuterparticipatie: aanvinken als het een onthaalactiviteit was die past binnen kleuterparticipatie. Als je dit aanvinkt, dan wordt het contact binnen de rapporten geteld bij activiteiten binnen kleuterparticipatie en dus niet bij activiteiten binnen de reguliere werking. Datum: hierbij verschijnt een datumkiezer. Er kan ook aangeduid worden of de activiteit doorging in de voormiddag (AM) of in de namiddag (PM), indien een inloopteam dit zou wensen. Wat betekent dit voor de registratie? Als een gezin komt met verschillende vragen op 1 dag, dan wordt dit geteld als 1 contact. Als een gezin komt met één of verschillende vragen in de voormiddag, en het gezin komt in de namiddag terug met één of verschillende vragen, dan zal dit tellen als twee contacten. Gezin: alle gezinnen in de database worden weergegeven. Je selecteert het gezin dat je wenst toe te voegen. Indien er één of meerdere gezinnen naar het onthaal geweest zijn, waarvan je de naam niet kent, dan kan je dit ook ingeven. Kies daarvoor het gezin “anoniem”. Op het moment dat je “anoniem” selecteert, verschijnt er een extra veld waarin je gevraagd wordt naar het aantal gezinnen. Hierin kan je dan aangeven hoeveel anonieme gezinnen je gezien hebt. Dit veld verschijnt niet op de gezinsfiche, maar krijg je enkel op de activiteitenfiche te zien.
Wat betekent dit voor de rapporten? De anonieme gezinnen zullen meetellen als het gaat over het aantal contacten dat je gehad hebt. De anonieme gezinnen zullen niet meetellen bij het rapport dat aangeeft hoeveel verschillende gezinnen je hebt bereikt (want als je anoniem aanduidt, dan kan je moeilijk weten hoeveel verschillende anoniemen je hebt gezien), maar zitten wel vervat in het rapport “aantal anoniemen”.
Vraag: er kunnen meerdere vragen tegelijk worden geselecteerd. Druk de CTRL-toets in en selecteer de desbetreffende vragen. Druk daarna op Enter.
41
Let wel: Als je binnen onthaal 5 anonieme gezinnen hebt gezien, die verschillende vragen hadden, dan is het belangrijk aandachtig te zijn bij de manier waarop je dit invult. Als je bij gezin ‘anoniem’ aanduidt, en bij aantal gezinnen ‘5’ opgeeft, en dan bv 3 soorten vragen aanduidt, dan zal het rapport rond de anoniemen aangeven dat je 15 (5*3) gezinnen hebt bereikt! Wil je dus bij onthaal ook aangeven welke vragen de anonieme gezinnen hebben gesteld, dan voeg je beter verschillende anonieme gezinnen na elkaar in, dan dat je de 5 verschillende gezinnen tegelijkertijd intypt, en tegelijkertijd aangeeft welke vragen ze allemaal hebben gesteld. Immers vermenigvuldigt het programma het aantal gezinnen, benoemd als ‘anoniem’ met het aantal soorten van vragen die gesteld zijn. (Wat concreet betekent: bij een anoniem gezin mag je maar 1 soort vraag per gezin invullen).
Doorverwijzing: indien je hebt doorverwezen, kan je aangeven naar welke dienst je hebt doorverwezen. Hou daarbij rekening met de opmerkingen en aanbevelingen zoals genoteerd onder 2.2.2.1, bij het deel rond doorverwijzingen.
Contactvorm: indien niet opgenomen in de omschrijvingen van het onthaal, kan je hier aanduiden via welke vorm er contact was met het gezin (telefonisch, in het inloopteam, extern, huisbezoek,…). Indien je deze dropdown niet zal gebruiken, kan je dit invulveld verwijderen via “beheer tabellen” – optionele velden”. Dan verdwijnt de optie bij de invullijst.
Opmerkingen: Dit is een vrij veld waarin je als inloopteam per gezin enkele opmerkingen kan ingeven.
2.2.3
Groepswerking
Onder groepswerking breng je activiteiten zoals ervaringsgericht groepswerk en themagroepen. Spel- en ontmoetingsinitiatieven zijn ook gericht op het samenbrengen van gezinnen, maar vragen toch een andere aanpak dan groepswerk en themagroepen, en kunnen het groepswerk en themagroepen (die op dit moment als een core business van inloopteams worden gezien) niet vervangen. Op dit moment wordt dan ook gevraagd om spel en ontmoeting onder te brengen bij ‘andere activiteiten’. Niet omdat dit geen belangrijke activiteit zou zijn, maar wel om duidelijk te krijgen wat je als inloopteam allemaal voorziet naast onthaal, groepswerking en individuele ondersteuning. Als duidelijker wordt wat een inloopteam allemaal van ‘andere activiteiten’ aanbiedt, kan ook het proces rond profilering en rond wat de hoofdopdrachten zijn, worden aangescherpt. Mogelijks krijgt dit na een aantal jaren dus wel een herziening. 2.2.3.1 Invultabel groepswerking op de gezinsfiche De invultabel op het algemene invulformulier bevat 6 standaardvelden:
Datum Omschrijving: van de groepswerking - vrij toe te voegen door de inloopteams (zie “1.3.2. toevoegen van mogelijkheden aan de keuzelijsten”.) 42
Let wel: Bij groepswerking zijn er bij vele inloopteams in 2013 nog omschrijvingen terug te vinden die eerder horen bij andere activiteiten, zoals spel- en ontmoetingsinitiatieven. Vanaf 2014 wordt gevraagd aan de inloopteams om activiteiten zoals spel- en ontmoetingsinitiatieven onder ‘andere activiteiten’ een plaats te geven, gezien het feit dat er daar toch een specifieke doelstelling, namelijk faciliteren van sociaal netwerk en gelegenheid creëren tot spel, wordt nagestreefd. Hiermee is niet gezegd dat ontmoeting voor altijd onder ‘andere activiteiten’ zal worden ondergebracht, zoals ook beschreven bij de inleiding bij 2.2.3. Om bovenstaande opmerking te realiseren, plaats je via ‘beheer tabellen’ – ‘toevoegen omschrijvingen’ bij groepswerking best een “z_” voor de omschrijving “ontmoeting”, en ga je alfabetisch rangschikken. Op die manier blijft alle informatie rond vroegere ontmoetingsinitiatieven in je systeem, maar weten je medewerkers dat deze omschrijving binnen groepswerking niet meer wordt gebruikt. In plaats van een “z_” ervoor te plaatsen, kan je ook ervoor kiezen om na “ontmoeting” de toevoeging “oud” bij te typen. Het maakt niet uit wat je kiest, als de medewerkers maar weten dat het niet de bedoeling is om deze omschrijving nog bij groepswerking te gebruiken. Zie 1.3.2.4 voor meer uitleg. Voeg nadien “ontmoeting” als omschrijving toe bij “andere activiteiten”. Dit kan je doen via “beheer tabellen” – “toevoegen omschrijvingen” bij “activiteiten”.
Aantal kinderen: aantal kinderen die aanwezig waren. (In de activiteitenfiche/ detailformulier (2.2.3.2) kan je aanduiden welke kinderen aanwezig waren.)
Kinderen: de naam van het kind dat aanwezig was op de groepswerking kan hier ingevuld worden
Opmerkingen: vrij te typen
Kleuterparticipatie: was dit een activiteit in functie van kleuterparticipatie? Indien ja, vink je dit vak aan. Zo niet, laat dan dit vak leeg. Dit maakt mogelijk om nadien een rapport te trekken waaruit je gemakkelijk kan halen hoeveel activiteiten er doorgegaan zijn in het kader van kleuterparticipatie.
43
2.2.3.2 Activiteitenfiche groepswerking
Indien er een groepssessie doorgegaan is, dan kan dit via de activiteitenfiche Groepswerking aangevuld worden. Dit is de aanbevolen weg om groepswerkingen te registreren, aangezien het de snelste manier is. Je komt op de activiteitenfiche groepswerking terecht als je op de titel van de tabel ‘Groepswerking’ klikt op de gezinsfiche van een gezin: Voor informatie over de verschillende velden op deze activiteitenfiche: zie 2.2.3.1 De activiteitenfiche “groepswerking” ziet er als volgt uit:
Omschrijving: je selecteert 1 omschrijving (bv. Moedergroep A). De gekozen omschrijving wordt onthouden zolang je deze niet meer wijzigt. Dit betekent dat je meerdere gezinnen kan ingeven binnen deze activiteit, zonder dat je steeds opnieuw dezelfde activiteit moet aanduiden. Kleuterparticipatie: aanvinken als het een groepssessie was die past binnen kleuterparticipatie. Deze activiteit wordt bij de rapporten dan niet meegeteld binnen de reguliere werking, maar wel als een activiteit binnen kleuterparticipatie. Datum: hierbij verschijnt een datumkiezer Gezin: alle gezinnen in de database worden weergegeven. Je selecteert het gezin dat je wenst toe te voegen en klikt daarna op ok. Indien er één of meerdere gezinnen naar de groepswerking geweest zijn, waarvan je de naam niet kent, dan kan je dit ook ingegeven. Selecteer daarvoor de optie “anoniem”. Op het moment dat je dit selecteert, verschijnt er een veld waarin je gevraagd wordt naar het aantal gezinnen. Hierin kan je dan aangeven hoeveel anonieme gezinnen je gezien hebt. Bij groepswerking zal dit echter vermoedelijk niet voorkomen. 44
Aantal kinderen: vooraleer je hieruit een keuze maakt, selecteer je eerst een gezin. Voor het geselecteerde gezin zijn: Kinderen geregistreerd op de gezinsfiche? Dan verschijnen de namen van alle geregistreerde kinderen en kan je de namen van de kinderen aanklikken die aanwezig waren op de activiteit.
Je klikt één of meerdere namen aan (voor meerdere namen gebruik je de CTRL-toets) en drukt op ENTER De geselecteerde namen verschijnen in de rechterbox De middelste box houdt bij hoeveel kinderen je geselecteerd heb voor deze specifieke activiteit. Geen kinderen geregistreerd? Dan is de box “aantal kinderen” blanco. Indien er toch kinderen moeten gekoppeld worden voeg je die eerst via de gezinsfiche. Of je kan ook gewoon een getal invullen in het middelste vakje, maar dan heb je geen naam van het kind bijgehouden.
2.2.4
Opmerkingen: Dit is een vrij veld waarin je als inloopteam per gezin enkele opmerkingen kan ingeven.
Individuele ondersteuning
Individuele ondersteuning gaat over alles wat je meer doet voor een individueel gezin dan wat je standaard binnen onthaal en groepswerking kan aanbieden. Het kan gaan over doorverwijzing (al kan deze actie ook binnen onthaal zelf plaatsvinden), bemiddeling en zorgafstemming, maar het kan ook ‘gewoon’ gaan over een gesprek.
45
2.2.4.1 Invultabel individuele ondersteuning op de gezinsfiche De invultabel individuele ondersteuning bevat standaard 9 velden:
Datum: de datum van de actie; dit kan aangevuld worden via de datumkiezer Omschrijving: zie een voorbeeld op de screenshot. Omschrijvingen zijn verder ook vrij toe te voegen door de inloopteams. Klik in dit veld + klik op het pijltje: de keuzelijst met omschrijvingen verschijnt.
Vraag: Hier kan je dezelfde keuzelijst van vraagcategorieën als bij onthaal gebruiken, of je kan ook desgewenst andere categorieën gebruiken. De keuzelijst kan je invullen en aanvullen via ‘beheer tabellen’ – ‘toevoegen vragen’ bij ‘individuele ondersteuning’. Selecteer dienst: kies de dienst of diensten waar naar doorverwezen wordt, waarmee bemiddeld wordt, of waarmee aan zorgafstemming wordt gedaan. Er kunnen dus verschillende diensten tegelijkertijd gekoppeld worden aan één omschrijving. Klik op de dienst naar keuze => deze verschijnt in het veld “Dienst”. Wil je nog een dienst aanduiden, dan klik je nogmaals in het veld “Selecteer Dienst” en kies je nog een andere dienst. Deze verschijnt naast de eerste keuze.
Verwijderen van een dienst: selecteer de inhoud van het vak “Dienst” en verwijder naar keuze. Indien het ging om een gesprek, dan hoef je hier natuurlijk geen enkele dienst te selecteren. Dienst: De diensten die je bij ‘selecteer dienst’ heb aangeduid, verschijnen in dit veld. Opmerkingen: Dit is een vrij veld waarin je als inloopteam per gezin enkele opmerkingen kan ingeven. 46
Onderwerp: is zoals ‘opmerkingen’ een vrij veld op de gezinsfiche, maar is vermoedelijk overbodig. Kleuterparticipatie: aanvinken als het een gesprek of actie was die past binnen kleuterparticipatie. Deze activiteit wordt binnen de rapporten dan niet meegeteld binnen de reguliere werking, maar wel als een activiteit binnen kleuterparticipatie. Contactvorm: Dit zal bij de vernieuwing van het systeem bij de meeste inloopteams leeg zijn. Dit vak kan je gebruiken als je – los van omschrijvingen – wilt kunnen bijhouden welke contactvorm er was (aan de deur, via huisbezoek, telefonisch, extern,…). Als je deze kolom niet gebruikt, kan je de kolom onzichtbaar maken (zie 1.3.3)
2.2.4.2 Activiteitenfiche individuele ondersteuning
Indien je voor een gezin individuele ondersteuning voorziet, dan kan dit via de activiteitenfiche Individuele ondersteuning aangevuld worden. Je komt op deze activiteitenfiche terecht als je op de titel van de tabel ‘Individuele ondersteuning’ klikt op de gezinsfiche van een gezin. Voor informatie over de verschillende velden op deze activiteitenfiche: zie 2.2.4.1 De activiteitenfiche “individuele ondersteuning” ziet er als volgt uit:
Omschrijving: je selecteert 1 omschrijving .De gekozen omschrijving wordt onthouden zolang je deze niet meer wijzigt. Dit betekent dat je meerdere gezinnen kan ingeven binnen deze activiteit, zonder dat je steeds opnieuw dezelfde activiteit moet aanduiden. Voor individuele ondersteuning zal dit misschien minder interessant zijn.
47
Kleuterparticipatie: aanvinken als het een actie was die past binnen kleuterparticipatie. Deze activiteit wordt dan niet meegeteld binnen de rapporten over reguliere werking, maar wel als een activiteit binnen kleuterparticipatie. Datum: hierbij verschijnt een datumkiezer Gezin: alle gezinnen in de database worden weergegeven. Je selecteert het gezin dat je wenst toe te voegen en klikt daarna op ok. Vraag: dropdown naar eigen keuze Let wel: als je geen vraag selecteert, dan zal het gezin niet worden toegevoegd! Dus naast ‘datum’, ‘naam gezin’ en ‘omschrijving’, is ‘vraag’ ook een veld dat je dient in te vullen, vooraleer je op ‘ok’ klikt.
Dienst: alle diensten die werden toegevoegd zijn zichtbaar in deze lijst. (zie hiervoor 1.3.2.2. Toevoegen omschrijvingen via beheer tabellen) Selecteer 1 of meerdere (via CTRL-toets) diensten in het linkervak + druk Enter. De gekozen diensten verschijnen in het rechtervak.
Opmerkingen: Dit is een vrij veld waarin je als inloopteam per gezin enkele opmerkingen kan ingeven.
2.2.5
Andere activiteiten
Onder “andere activiteiten” worden activiteiten verstaan zoals het ruilhoekje (materiële ondersteuning en ontmoeting), spel- en ontmoeting (gericht op informele steun, spel voor kinderen, met begeleider als facilitator), festiviteiten (sociale cohesie, eigen werking in de kijker), … Het betreffen activiteiten die je inricht als inloopteam omdat het tegemoet komt aan de nood van gezinnen die je bereikt of wenst te bereiken, maar die niet perfect een plaats vinden onder ‘onthaal’, ‘groepswerking’, of ‘individuele ondersteuning’. 2.2.5.1 Invultabel andere activiteiten op de gezinsfiche
De invultabel andere activiteiten bevat standaard 6 velden:
Datum: datum van de activiteit. Dit kan aangeklikt worden via een datumkiezer. Omschrijving: dit veld bevat een lijst met verschillende soorten activiteiten. Hieruit kan dus een keuze gemaakt worden Aantal kinderen: het aantal kinderen dat deelnam aan deze activiteit Kinderen: de namen van de kinderen die deelnamen aan deze activiteit kunnen hier worden getypt Opmerkingen: vrij te typen
48
Kleuterparticipatie: was dit een activiteit in functie van kleuterparticipatie? Indien ja, vink je dit vak aan. Zoniet laat je het vak leeg. Dit maakt mogelijk om nadien een rapport te trekken waaruit je gemakkelijk kan halen hoeveel activiteiten er doorgegaan zijn in het kader van kleuterparticipatie.
2.2.5.2 Activiteitenfiche andere activiteiten
Indien er een ‘andere activiteit’ doorgegaan is, dan kan dit via de activiteitenfiche Andere Activiteiten aangevuld worden. Dit is de aanbevolen weg om dit te registreren, aangezien het de snelste en ook meest gebruiksvriendelijke manier is. Je komt op deze activiteitenfiche terecht als je op de titel van de tabel ‘Andere Activiteiten’ klikt op de gezinsfiche van een gezin: Voor informatie over de verschillende velden op deze activiteitenfiche: zie 2.2.5.1 De activiteitenfiche “Andere Activiteiten” ziet er als volgt uit:
49
Omschrijving: je selecteert 1 omschrijving (bv. ruilhoekje). De gekozen omschrijving wordt onthouden zolang je deze niet meer wijzigt. Dit betekent dat je meerdere gezinnen kan ingeven binnen deze activiteit, zonder dat je steeds opnieuw dezelfde activiteit moet aanduiden. Datum: hierbij verschijnt een datumkiezer Kleuterparticipatie: aanvinken als het een onthaalactiviteit was die past binnen kleuterparticipatie. Gezin: alle gezinnen in de database worden weergegeven. Je selecteert het gezin dat je wenst toe te voegen en klikt daarna op ok. De informatie wordt krijg je dan in de tabel bovenaan het scherm te zien, en wordt ook naar de gezinsfiche geschreven. De omschrijving en datum blijven staan, en je kan zonder problemen een ander gezin toevoegen, door een ander gezin te selecteren en opnieuw op ok te kikken. Indien er één of meerdere gezinnen naar de activiteit geweest zijn, waarvan je de naam niet kent, dan kan je dit ook ingegeven. Selecteer daarvoor de optie “anoniem”. Op het moment dat je dit selecteert, verschijnt er een veld waarin je gevraagd wordt naar het aantal gezinnen. Hierin kan je dan aangeven hoeveel anonieme gezinnen je gezien hebt. Vooral voor festiviteiten kan dit interessant zijn. Als je een bepaald feest hebt gehad, waar je ongeveer 20 gezinnen uit je doelgroep hebt bereikt, waarvan je de naam niet kent, dan kan je het getal 20 ingeven in het vakje ‘aantal gezinnen’.
Wat betekent dit voor de rapporten? De anonieme gezinnen zullen meetellen als het gaat over het aantal contacten dat je gehad hebt. De anonieme gezinnen zullen niet meetellen bij het rapport dat aangeeft hoeveel verschillende gezinnen je hebt bereikt, maar zullen wel meetellen in het rapport aantal anoniemen.
Aantal kinderen: vooraleer je hieruit een keuze maakt, selecteer je eerst een gezin. Voor het geselecteerde gezin zijn: Kinderen geregistreerd: de namen van alle geregistreerde kinderen verschijnen en je kan de namen van de kinderen aanklikken die aanwezig waren op de activiteit.
Je klikt één of meerdere namen aan (voor meerdere namen gebruik je de CTRL-toets) en drukt op ENTER De geselecteerde namen verschijnen in de rechterbox 50
De middelste box houdt bij hoeveel kinderen je geselecteerd heb voor deze specifieke activiteit. Geen kinderen geregistreerd: de box “aantal kinderen” is blanco. Indien er toch kinderen moeten gekoppeld worden voeg je die eerst via de gezinsfiche. Of je kan ook gewoon een getal invullen in het middelste vakje, maar dan heb je geen naam van het kind bijgehouden. Als je bij een feest bv. 20 gezinnen binnen je doelgroep bereikt, en er zijn 35 kinderen aanwezig, dan kan je – als je ‘anoniem’ als gezin hebt geselecteerd – het getal 20 opgeven bij ‘aantal gezinnen’ en het getal 35 ingeven in het middelste vakje van ‘aantal kinderen’.
Opmerkingen: Dit is een vrij veld waarin je als inloopteam per gezin enkele opmerkingen kan ingeven.
51
3
RAPPORTEN 3.1 De rapporten opvragen
Rapporten opvragen doe je via de knop rapportering, die te vinden is onderaan de gezinsfiche.
Op dat moment verschijnt een nieuw scherm, waarop een aantal standaardrapporten te vinden zijn. Deze rapporten zijn onderverdeeld naar type activiteit, namelijk: onthaal, groepswerking, andere activiteiten en individuele ondersteuning. Zie daarvoor 3.2. Rapporten per activiteiten.
52
Er zijn ook een aantal rapporten die gaan over het geheel van de activiteiten. Zie daarvoor 3.3. Totaal der activiteiten.
Al deze rapporten genereren cijfers die door Kind & Gezin worden opgevraagd. Kind & Gezin voorziet hiervoor een in te vullen Excel sjabloon. Indien inloopteams ook geïnteresseerd zijn in andere cijfergegevens, dan zijn de TotaalQueries interessant. Dit wordt verder behandeld in 3.4. TotaalQueries. BELANGRIJKE ALGEMENE OPMERKING Sommige rapporten bevatten verschillende pagina’s. Onderaan het rapport staat steeds hoeveel pagina’s het omvat.
Om naar een volgende pagina van het volgende blad te gaan, dien je de knoppen onderaan het blad te gebruiken:
= om naar de volgende pagina te gaan
= om naar de laatste pagina te gaan Indien je deze knoppen niet gebruikt, krijg je niet het totale rapport te zien. Het is dus wel belangrijk deze knoppen te kennen.
3.2 Rapporten per activiteit Om rapporten te kunnen trekken voor een bepaalde periode, dien je steeds startdatum en einddatum in te geven.
53
3.2.1 Rapporten i.v.m. onthaal De rapporten in verband met onthaal zijn bovenaan links te vinden op het blad over de rapporten. Merk op dat dit in drie delen is opgesplitst. Het bovenste deel (aantal contacten, aantal verschillende gezinnen, aantal anoniemen, aantal verschillende zwangeren, aantal vragen, en aantal verschillende gezinnen per categorie) bevat alles over de activiteit ‘Onthaal’, met uitzondering van die activiteiten waarbij je het vakje kleuterparticipatie hebt aangevinkt. Het middelste deel omvat alle onthaalactiviteiten en/ of onthaalmomenten waarbij je kleuterparticipatie hebt aangevinkt tijdens het registreren (kleuterparticipatie, kleuterparticipatiegezinnen, kleuterparticipatie-anoniemen). Het onderste deel (doorverwijzingen) maakt geen uitsplitsing voor kleuterparticipatie.
3.2.1.1 Aantal contacten Dit rapport bevat alle contacten die je gehad hebt binnen onthaal binnen een bepaalde periode (excl kleuterparticipatie). Het omvat dus ook alle anonieme contacten. De aantal contacten worden uitgesplitst per soort onthaalactiviteit. Daarnaast wordt er ook een totaalscore van het aantal contacten gegeven. 3.2.1.2 Aantal anoniemen Dit rapport bevat aantal anonieme contacten die je gehad hebt binnen onthaal binnen een bepaalde periode. Dit rapport is dus een deelverzameling van het rapport ‘aantal contacten’. Aanbeveling: probeer dit cijfer zo laag mogelijk te houden. De registraties die je hier hebt gemaakt, zijn toch steeds als je een gesprek hebt gehad met een gezin, waardoor je meestal wel een naam hebt. Vanzelfsprekend moet het wel nog steeds mogelijk zijn om ook een ‘anoniem’ gesprek te hebben. 3.2.1.3 Aantal verschillende gezinnen per categorie Dit rapport omvat het aantal verschillende gezinnen die je binnen onthaal bereikt hebt, uitgesplitst per soort onthaalactiviteit. De anonieme contacten zitten hier vanzelfsprekend niet ingerekend, aangezien het binnen de anonieme contacten niet duidelijk is over hoeveel verschillende gezinnen het gaat. De zwangere gezinnen zitten hier wel ingerekend. 54
3.2.1.4 Aantal verschillende gezinnen Dit rapport bevat 1 cijfer, namelijk het aantal verschillende gezinnen die je in totaliteit binnen onthaal hebt bereikt. Dit cijfer zal niet overeenstemmen met de som van de scores die je in het rapport ‘aantal verschillende gezinnen per categorie’ bekomt, aangezien eenzelfde gezin naar verschillende soorten onthaalactiviteiten kan komen. De anonieme contacten zitten hier vanzelfsprekend niet ingerekend, aangezien het binnen de anonieme contacten niet duidelijk is over hoeveel verschillende gezinnen het gaat. De zwangere gezinnen zitten hier wel ingerekend. 3.2.1.5 Aantal verschillende zwangeren Dit rapport is eigenlijk hetzelfde soort rapport als bij ‘aantal verschillende gezinnen per categorie’, want is uitgesplitst per categorie. Het gaat hier over het aantal verschillende gezinnen die naar onthaal zijn gekomen tijdens een welbepaalde periode, en die in die welbepaalde periode zwanger waren. 3.2.1.6 Aantal vragen In dit rapport wordt aangegeven hoeveel keer een bepaald type vraag wordt gesteld tijdens onthaal. Dit rapport is uitgesplitst per omschrijving/ type onthaalactiviteit. De totale somscore van dit rapport zal niet per se overeenstemmen met het aantal contacten die je binnen onthaal hebt gehad, omdat het mogelijk is om in dit systeem aan te duiden dat er binnen 1 contact verschillende soorten vragen worden gesteld. Opmerking: Dit rapport wordt niet standaard opgemaakt voor kleuterparticipatie, omdat een onthaalactiviteit in functie van kleuterparticipatie over kleuterparticipatie gaat. In het rapport dat je standaard kan trekken, zijn dus opnieuw de activiteiten waar je kleuterparticipatie had aangevinkt, niet betrokken. 3.2.1.7 Tussentijdse conclusie over rapporten 3.2.1.1. tem 3.2.1.6. Indien je op basis van de cijfergegevens een rapport zou wensen te schrijven, dan zou dit er op onderstaande manier kunnen uitzien: “In ons inloopteam voorzien wij wekelijks twee onthaalmomenten, waarop (aanstaande) gezinnen vrijblijvend en zonder afspraak vrij kunnen langskomen met hun vragen mbt alles wat te maken heeft met opvoeden en opgroeien van jonge kinderen. Het ene onthaalmoment gaat door in het inloopteam zelf (locatie x), het tweede onthaalmoment gaat op verplaatsing door (locatie y). In 2013 hadden we 300 contacten binnen onthaal, waarvan er 35 anonieme contacten waren. Uitgesplitst hadden we 189 contacten binnen het onthaal op locatie x, en 111 contacten binnen het onthaal op locatie y. Binnen de 265 niet-anonieme contacten hebben we in totaal 130 verschillende gezinnen bereikt, waarvan 80 verschillende gezinnen in locatie x en 70 verschillende gezinnen in locatie y. Merk op dat deze cijfers dus aangeven dat er een deel van de gezinnen zowel naar locatie x als locatie y de weg vinden (want 70 + 80 is niet 130). Van de 80 verschillende gezinnen die we bereikten op locatie x, waren er 5 zwangere gezinnen. Van de 70 verschillende gezinnen die we bereiken op locatie y, waren 40 gezinnen zwanger. Dit is niet vreemd, aangezien locatie y verbonden is aan een locatie waar 55
prenatale consulten doorgaan en we een goede samenwerking hebben met de vroedvrouwen en artsen. Dit zien we dan ook in de soort vragen weerspiegeld die in op locatie x en locatie y worden gesteld. Op locatie y worden er procentueel veel meer vragen gesteld rond het prenatale en rond kinderopvang. Op locatie x zien we, in vergelijking tot vorig jaar, significant meer vragen rond materiële ondersteuning.” Voor de jaarlijkse rapportering ten aanzien van Kind en Gezin dient het niet 3.2.1.8 Kleuterparticipatie Dit rapport bevat dezelfde informatie als het rapport ‘aantal contacten’, maar heeft betrekking op de onthaalactiviteiten waar je kleuterparticipatie hebt aangevinkt. Het bevat dus het aantal contacten (inclusief anonieme contacten) dat je gehad hebt binnen onthaal, en waarbij kleuterparticipatie centraal stond. Dit rapport is opgesplitst per omschrijving. Als je een totaalscore wilt over het aantal contacten onthaal in kleuterparticipatie, dien je gewoon de som te maken van de deelscores. 3.2.1.9 Kleuterparticipatie –Gezinnen Is inhoudelijk eigenlijk hetzelfde rapport als het rapport “aantal verschillende gezinnen”. Hier gaat het dus over het aantal verschillende gezinnen dat je bereikt hebt binnen onthaal met activiteiten die je specifiek als kleuterparticipatieactiviteiten hebt aangevinkt. 3.2.1.10 Kleuterparticipatie -Anoniemen Is inhoudelijk hetzelfde rapport als het rapport ‘aantal anoniemen’. Dit rapport bevat alle anonieme contacten die je gehad hebt binnen onthaal in functie van kleuterparticipatie binnen een bepaalde periode. Dit rapport is dus een deelverzameling van het rapport ‘kleuterparticipatie’ waarbinnen het aantal contacten opgelijst staat. 3.2.1.11 Tussentijdse conclusie over rapporten 3.2.1.8. tem 3.2.1.10. Indien je op basis van de cijfergegevens een rapport zou wensen te schrijven, dan zou dit er op onderstaande manier kunnen uitzien: “Binnen onthaal gaan er ook activiteiten door die specifiek in functie staat van kleuterparticipatie. Zo wordt er jaarlijks eenmalig ondersteuning geboden bij de elektronische inschrijving van kinderen. Daarnaast zijn er ook een 5-tal onthaalmomenten per jaar die te maken hebben met de instap van kinderen in school. Ten slotte komt kleuterparticipatie soms ook ‘spontaan’ tijdens de wekelijkse onthaalmomenten aan bod. In 2013 hadden we op die manier 60 contacten, waarbij we 40 verschillende gezinnen bereikten (geen anonieme gezinnen). “ 3.2.1.12 Finaal ook nog… Indien je een globaal beeld over onthaal wilt geven, kan je dit door de gewone rapporten op te tellen bij de rapporten rond kleuterparticipatie. Als je de fictieve cijfers zou gebruiken die in deze handleiding worden gebruikt, zou je kunnen aangeven dat er in totaal in 2013 360 contacten binnen onthaal zijn geweest (som van rapport ‘aantal contacten’ en rapport ‘kleuterparticipatie’). De rapporten over aantal verschillende gezinnen kan je niet zomaar optellen, omdat het zou kunnen dat eenzelfde gezin zowel gerekend wordt in het rapport ‘aantal verschillende gezinnen’ en ‘kleuterparticipatie-aantal gezinnen’. 56
3.2.2 Rapporten i.v.m. groepswerking De rapporten in verband met groepswerking zijn bovenaan rechts te vinden op het blad over de rapporten.
Merk op dat dit in twee delen is opgesplitst. Het bovenste deel (aantal contacten, aantal verschillende zwangeren, aantal verschillende gezinnen, aantal verschillende gezinnen per categorie en aantal kinderen,) bevat alles over de activiteit ‘Groepswerking’, met uitzondering van die activiteiten waarbij je het vakje kleuterparticipatie hebt aangevinkt. Het onderste deel omvat alle groepsactiviteiten waarbij je kleuterparticipatie hebt aangevinkt tijdens het registreren (kleuterparticipatie, kleuterparticipatie-gezinnen, kleuterparticipatie-aantal kinderen). Een rapport rond aantal anonieme gezinnen is in dit luik niet van toepassing. 3.2.2.1 Aantal contacten Dit rapport bevat alle contacten die je gehad hebt via groepswerking binnen een bepaalde periode (excl kleuterparticipatie). De aantal contacten worden uitgesplitst per soort groepsactiviteit. Daarnaast wordt er ook een totaalscore van het aantal contacten gegeven, los van groepsactiviteit. 3.2.2.2 Aantal verschillende gezinnen per categorie Dit rapport omvat het aantal verschillende gezinnen die je in groepswerking bereikt hebt, uitgesplitst per soort groepswerking. De zwangere gezinnen zitten hier ingerekend. 3.2.2.3 Aantal verschillende gezinnen Dit rapport bevat 1 cijfer, namelijk het aantal verschillende gezinnen die je in totaliteit via groepswerking in een bepaalde periode hebt bereikt. Dit cijfer zal niet overeenstemmen met de som van de scores die je in het rapport ‘aantal verschillende gezinnen per categorie’ bekomt, aangezien eenzelfde gezin naar verschillende soorten groepswerkingen kan komen. De zwangere gezinnen zitten hier ingerekend.
57
3.2.2.4 Aantal verschillende zwangeren Dit rapport is eigenlijk hetzelfde soort rapport als bij ‘aantal verschillende gezinnen per categorie’, want is uitgesplitst per categorie. Het gaat hier over het aantal verschillende gezinnen die naar groepswerking zijn gekomen tijdens een welbepaalde periode, en die in die welbepaalde periode zwanger waren. 3.2.2.5 Aantal kinderen Er is een overzicht van het aantal kinderen dat bereikt is per soort groepswerking, dus per omschrijving. Let wel: het gaat hier niet over het aantal verschillende kinderen, het is wel een somscore van het aantal aanwezige kinderen. Per soort groepswerking, is er dan ook nog een onderverdeling per datum
In het rapport staat per datum hoeveel kinderen je op die datum (nu nog per maand) bereikt hebt voor die soort groepswerking. Per soort groepswerking krijg je ook het totaal van de kinderen die je met deze groepswerking hebt bereikt. Dit is dus de som over alle data heen per soort groepswerking. 3.2.2.6 Kleuterparticipatie Dit rapport bevat dezelfde informatie als het rapport ‘aantal contacten’, maar heeft dan betrekking op de groepswerking(sessies) waar je kleuterparticipatie hebt aangevinkt. Het bevat dus het aantal contacten dat je gehad hebt via groepswerking, en waarbij kleuterparticipatie centraal stond. Dit rapport is opgesplitst per omschrijving. Als je een totaalscore wilt over het aantal contacten groepswerking in kleuterparticipatie, dien je gewoon de som te maken van de deelscores. 3.2.2.7 Kleuterparticipatie –Gezinnen Is inhoudelijk eigenlijk hetzelfde rapport als het rapport “aantal verschillende gezinnen”. Hier gaat het dus over het aantal verschillende gezinnen dat je bereikt hebt via groepswerking met sessies die je specifiek als kleuterparticipatieactiviteiten hebt aangevinkt. 3.2.2.8 Kleuterparticipatie –Aantal kinderen Is inhoudelijk hetzelfde rapport als het rapport ‘aantal kinderen’. Maar dan specifiek toegespitst op de groepswerking(sessies) die je hebt aangevinkt als kleuterparticipatieactiviteiten. 3.2.2.9 Finaal ook nog… Indien je een globaal beeld over groepswerking wilt geven, kan je dit door de gewone rapporten over aantal contacten op te tellen bij het rapport rond kleuterparticipatie. De rapporten over aantal verschillende gezinnen kan je niet zomaar optellen, omdat het zou kunnen dat eenzelfde gezin zowel gerekend wordt in het rapport ‘aantal verschillende gezinnen’ en ‘kleuterparticipatie-aantal gezinnen’.
58
3.2.3 Rapporten i.v.m. individuele ondersteuning De rapporten in verband met individuele ondersteuning zijn midden-rechts te vinden op het blad over de rapporten.
Merk op dat dit in twee delen is opgesplitst. Het bovenste deel (aantal acties, aantal verschillende gezinnen, aantal verschillende gezinnen per categorie en aantal verschillende zwangeren) bevat alles over de activiteit ‘Individuele ondersteuning’, met uitzondering van die activiteiten waarbij je het vakje kleuterparticipatie hebt aangevinkt. Het onderste deel omvat alle activiteiten binnen ‘individuele ondersteuning’ waarbij je kleuterparticipatie hebt aangevinkt tijdens het registreren (kleuterparticipatie, kleuterparticipatiegezinnen). Een rapport rond aantal anoniemen is in dit luik niet van toepassing. 3.2.3.1 Aantal acties Dit rapport bevat het aantal acties die je gedaan hebt binnen individuele ondersteuning, uitgesplitst per soort actie (excl acties die aangevinkt zijn als kleuterparticipatie). Daarnaast wordt er ook een somscore gegeven van het aantal acties die je gerealiseerd hebt binnen individuele ondersteuning. 3.2.3.2 Aantal verschillende gezinnen per categorie Dit rapport omvat het aantal verschillende gezinnen die je via individuele ondersteuning bereikt hebt, uitgesplitst per soort actie. De zwangere gezinnen zitten hier ingerekend. 3.2.3.3 Aantal verschillende gezinnen Dit rapport bevat 1 cijfer, namelijk het aantal verschillende gezinnen die je in totaliteit individueel ondersteund hebt. Dit cijfer zal niet overeenstemmen met de som van de scores die je in het rapport ‘aantal verschillende gezinnen per categorie’ bekomt, aangezien eenzelfde gezin op verschillende manier individueel kan ondersteund worden. De zwangere gezinnen zitten hier ingerekend.
59
3.2.3.4 Aantal verschillende zwangeren Dit rapport is eigenlijk hetzelfde soort rapport als bij ‘aantal verschillende gezinnen per categorie’, want is uitgesplitst per categorie. Het gaat hier over het aantal verschillende gezinnen die individueel ondersteund zijn tijdens een welbepaalde periode, en die in die welbepaalde periode zwanger waren. 3.2.3.5 Kleuterparticipatie Dit rapport bevat dezelfde informatie als het rapport ‘aantal acties’, maar heeft dan betrekking op individuele ondersteuning waar je kleuterparticipatie hebt aangevinkt. Het bevat dus het aantal acties die je gedaan hebt binnen individuele ondersteuning, en waarbij kleuterparticipatie centraal stond. Dit rapport is opgesplitst per omschrijving. Als je een totaalscore wilt over het totaal aantal acties in kleuterparticipatie, dien je gewoon de som te maken van de deelscores. 3.2.3.6 Kleuterparticipatie –Gezinnen Is inhoudelijk eigenlijk hetzelfde rapport als het rapport “aantal verschillende gezinnen”. Hier gaat het dus over het aantal verschillende gezinnen die je individueel ondersteund hebt, en waarbij je de acties hebt aangevinkt als kleuterparticipatie.
3.2.4 Rapporten i.v.m. andere activiteiten De rapporten in verband met Andere Activiteiten zijn midden-links te vinden op het blad over de rapporten. Inleidende opmerking: het is regelgevend niet bepaald dat je nog andere activiteiten ‘moet’ aanbieden. Als je deze wel aanbiedt, zijn de cijfergegevens hieromtrent terug te vinden in deze rapporten. Merk op dat dit in twee delen is opgesplitst. Het bovenste deel (aantal contacten, aantal anoniemen, aantal verschillende gezinnen, aantal verschillende gezinnen per categorie, aantal verschillende zwangeren, aantal kinderen) bevat de gegevens over Andere activiteiten, met uitzondering van die activiteiten waarbij je het vakje kleuterparticipatie hebt aangevinkt. Het onderste deel omvat alle Andere Activiteiten waarbij je kleuterparticipatie hebt aangevinkt tijdens het registreren (kleuterparticipatie, kleuterparticipatie-gezinnen, kleuterparticipatieanoniemen, kleuterparticipatie-aantal kinderen).
60
3.2.4.1 Aantal contacten Dit rapport bevat alle contacten die je gehad hebt binnen Andere Activiteiten binnen een bepaalde periode (excl kleuterparticipatie). Het omvat dus ook alle anonieme contacten. De aantal contacten worden uitgesplitst per soort Andere Activiteit. Daarnaast wordt er ook een totaalscore van het aantal contacten gegeven. Let erop dat in de kolom ‘aantal gezinnen’ minimaal per gezin een ‘1’ moet staan. Als daar ergens een ‘0’ staat, wijst dat erop dat er een fout zit in je data. Dan dien je contact op te nemen met Kind & Gezin. 3.2.4.2 Aantal anoniemen Dit rapport bevat alle anonieme contacten die je gehad hebt binnen Andere Activiteiten binnen een bepaalde periode. Dit rapport is dus een deelverzameling van het rapport ‘aantal contacten’. Bij Andere Activiteiten kan dit cijfer vrij substantieel zijn, aangezien er hier activiteiten worden geregistreerd zoals feesten, ruilwinkel,…, waar gezinnen volledig anoniem naartoe kunnen komen, en waar je niet noodzakelijk met ieder gezin dus individueel contact zal hebben. 3.2.4.3 Aantal verschillende gezinnen per categorie Dit rapport omvat het aantal verschillende gezinnen die je via Andere Activiteiten bereikt hebt, uitgesplitst per soort Andere Activiteit. De anonieme contacten zitten hier vanzelfsprekend niet ingerekend, aangezien het binnen de anonieme contacten niet duidelijk is over hoeveel verschillende gezinnen het gaat. De zwangere gezinnen zitten hier wel ingerekend. 3.2.4.4 Aantal verschillende gezinnen Dit rapport bevat 1 cijfer, namelijk het aantal verschillende gezinnen die je in totaliteit via Andere Activiteiten hebt bereikt. Dit cijfer zal niet overeenstemmen met de som van de scores die je in het rapport ‘aantal verschillende gezinnen per categorie’ bekomt, aangezien eenzelfde gezin naar verschillende soorten Andere Activiteiten kan komen. De anonieme contacten zitten hier vanzelfsprekend niet ingerekend, aangezien het binnen de anonieme contacten niet duidelijk is over hoeveel verschillende gezinnen het gaat. De zwangere gezinnen zitten hier wel ingerekend. 61
3.2.4.5 Aantal verschillende zwangeren Dit rapport is eigenlijk hetzelfde soort rapport als bij ‘aantal verschillende gezinnen per categorie’, want is uitgesplitst per categorie. Het gaat hier over het aantal verschillende gezinnen die naar Andere Activiteiten zijn gekomen tijdens een welbepaalde periode, en die in die welbepaalde periode zwanger waren. 3.2.4.6 Aantal kinderen Voor de interpretatie van dit rapport: zie rapport ‘aantal kinderen’ bij de groepswerking. Daar gaat het over identiek hetzelfde rapport, maar hier dan wel toegespitst op Andere Activiteiten. Het gaat hier niet over het aantal verschillende kinderen, wel de somscore van het aantal kinderen die per activiteit aanwezig waren. 3.2.4.7 Tussentijdse conclusie over rapporten 3.2.4.1. tem 3.2.4.6. Indien je op basis van de cijfergegevens een rapport zou wensen te schrijven, dan zou dit er op onderstaande manier kunnen uitzien: “In ons inloopteam organiseren wij in de periode september tot en met juni wekelijks spel en ontmoeting voor gezinnen met jonge kinderen. Daarmee bereikten we in 2013 50 verschillende gezinnen. Gemiddeld genomen komen er 10 gezinnen per openingsmoment, en een gemiddeld aantal van 12 kinderen. Eén gezin was zwanger. Tijdens dit openingsmoment bereiken we niet enkel maatschappelijk kwetsbare gezinnen, maar een ruimere doelgroep (of niet). Ongeveer 60% van de gezinnen maakt deel uit van onze prioritaire doelgroep. Tijdens de zomermaanden organiseren wij één feest voor de buurt, samen met partners. Ongeveer 20% van de bereikte gezinnen, maken deel uit van de doelgroep. Dit komt neer op een bereik van 30 gezinnen en 45 kinderen uit onze prioritaire doelgroep. In functie van materiële ondersteuning organiseren we maandelijks een ruilwinkel. In totaal hadden we in deze ruilwinkel 200 contacten in 2013, met een bereik van 50 verschillende gezinnen, waarvan 10 zwangeren. 3.2.4.8 Kleuterparticipatie Dit rapport bevat dezelfde informatie als het rapport ‘aantal contacten’, maar heeft dan betrekking op de Andere Activiteiten waar je kleuterparticipatie hebt aangevinkt. Het bevat dus het aantal contacten (inclusief anonieme contacten) dat je gehad hebt binnen Andere Activiteiten, en waarbij kleuterparticipatie centraal stond. Dit rapport is opgesplitst per omschrijving. Als je een totaalscore wilt over het aantal contacten binnen Andere Activiteiten waar kleuterparticipatie centraal stond, dien je gewoon de som te maken van de deelscores. 3.2.4.9 Kleuterparticipatie –Gezinnen Is inhoudelijk eigenlijk hetzelfde rapport als het rapport “aantal verschillende gezinnen”. Hier gaat het dus over het aantal verschillende gezinnen dat je bereikt hebt via Andere Activiteiten die je specifiek als kleuterparticipatieactiviteiten hebt aangevinkt.
62
3.2.4.10 Kleuterparticipatie -Anoniemen Is inhoudelijk hetzelfde rapport als het rapport ‘aantal anoniemen’. Dit rapport bevat alle anonieme contacten die je gehad hebt binnen Andere Activiteiten in functie van kleuterparticipatie binnen een bepaalde periode. Dit rapport is dus een deelverzameling van het rapport ‘kleuterparticipatie’ waarbinnen het aantal contacten opgelijst staat. 3.2.4.11 Kleuterparticipatie – Aantal kinderen Is inhoudelijk hetzelfde rapport als het rapport ‘aantal kinderen’. Dit rapport omvat de somscore van het aantal kinderen die aanwezig waren op Andere Activiteiten waarbij kleuterparticipatie centraal stond en dus was aangevinkt. 3.2.4.12 Finaal ook nog… Indien je een globaal beeld over Andere Activiteiten wilt geven, kan je dit door het rapport ‘aantal contacten’ op te tellen bij het rapport ‘kleuterparticipatie’. De rapporten over aantal verschillende gezinnen kan je niet zomaar optellen, omdat het zou kunnen dat eenzelfde gezin zowel gerekend wordt in het rapport ‘aantal verschillende gezinnen’ en ‘kleuterparticipatie-aantal gezinnen’.
3.3 Totaal der activiteiten Er zijn drie rapporten die een overzicht geven over alle activiteiten heen. Deze zijn onderaan rechts te vinden in het scherm.
3.3.1 Aantal verschillende gezinnen Dit rapport gaat over het totaal aantal verschillende gezinnen dat je in een bepaalde periode bereikt hebt met het geheel van de activiteiten dat je georganiseerd hebt. Dit cijfer omvat niet het aantal anonieme contacten. De zwangere gezinnen zijn in dit cijfer wel ingerekend. 3.3.2 Aantal anoniemen Dit rapport gaat over het totaal aantal anonieme contacten dat je gehad hebt in een bepaalde periode. 3.3.3 Aantal verschillende zwangeren Dit rapport gaat over het aantal verschillende zwangere gezinnen die je in een bepaalde periode bereikt hebt met het geheel van de activiteiten dat je georganiseerd hebt.
63
3.3.4 Conclusie De interpretatie van deze rapporten zou dan kunnen zijn: “Met alle activiteiten van ons inloopteam bereikten wij in 2013 een totaal van 400 verschillende gezinnen, waarvan 50 gezinnen zwanger waren. Daarenboven hadden we in totaal 65 anonieme contacten, doordat we bij onthaal 35 anonieme contacten registreerden en doordat we tijdens een festiviteit 30 anonieme gezinnen bereikten.
3.4 TotaalQueries Bij TotaalQueries (onderaan rechts in het rapportenscherm) worden geen rapporten gegeneerd, maar wel excellijsten, waar je naar believen zelf informatie uit kan halen. Een beetje excelhandigheid is dan wel vereist.
Exemplarisch wordt volgend voorbeeld gegeven. Stel: je wenst de ouders te contacteren van alle kinderen die geboren zijn in 2012. Dit kan je opzoeken door op ‘KindGegevens’ te klikken. Er verschijnt op dat moment een tabel (die je naar Excel kan kopiëren via ‘selecteren’ ‘alles selecteren’ en dan kopiëren en plakken in Excel), waar iedere lijn informatie omvat van 1 kind. Door op de filter te klikken van de kolom ‘geboortedatum’, daar ‘datumfilters’ te selecteren, en te kiezen voor ‘tussen’, kan je perfect zichtbaar krijgen welke kinderen er allemaal geboren zijn in 2012.
64
65
