Afdeling Kwaliteit & Informatie Gemeente Woudenberg Project Status Formulier (PSF) v1.0 Datum: 14-10-2015
Projectnaam: Opdrachtgever: Projectmanager:
Prognose totale kosten: Toegekende dekking: Verwacht dekkingstekort (-) / overschot (+)
Voortgangsrapportage IBP Erna Jongerius Walter de Haan 2012-01 1.058.500,-
Periode: juni/oktober 2015 Versie d.d.: 14 oktober 2015 Status: Concept 2015-05 1.100.000,781,-
Inleiding Deze voortgangsrapportage heeft betrekking op de periode mei 2015 – oktober 2015. In deze periode is de ingezette lijn verder doorgetrokken en daar waar mogelijk zijn (deel)oplossingen geconsolideerd (werken onder architectuur). 1. Successen In algemene zin kunnen we vaststellen dat het IBP de afgelopen 2 jaar voor overzicht heeft gezorgd in lopende (soms complexe) I&A-ontwikkelingen. De 30+ IBP-projecten zijn uitgevoerd met (voortschrijdend) inzicht in onderlinge afhankelijkheden maar zonder dat de organisatie is vastgelopen.
Legenda Groen, geen problemen voorzien qua tijd, geld, kwaliteit
Oranje, dreigende problemen bij ongewijzigde situatie.
Rood, ingrijpen noodzakelijk om een goede afloop alsnog mogelijk te maken.
Geen kleur staat voor geen status binnen het IBP. Grijs staat voor afgerond en overgedragen aan de beheersorganisatie.
Voortgangsrapportage IBP (pagina 1 van 6)
Afdeling Kwaliteit & Informatie Gemeente Woudenberg Project Status Formulier (PSF) v1.0 Datum: 10-03-2015
Vervolg pagina 1 2. Gevraagde besluiten Nu verreweg de meeste projecten kunnen worden afgesloten (of dit al zijn) is de meerwaarde van het overkoepelende IBPprojectmanagement sterk afgenomen. De nog lopende projecten worden door dezelfde personen uitgevoerd vanuit de lijnorganisatie en zijn er ook veel afhankelijkheden buiten het IBP. Om slagvaardig en flexibel te blijven wordt gevraagd deze projecten (inclusief het bijbehorende budget) over te hevelen naar de lijnorganisatie waar de activiteiten projectmatig invulling krijgen. Projecten die in het overzicht grijs zijn weergegeven zijn of kunnen worden afgerond, deze projecten hebben om uiteenlopende redenen geen budget, activiteiten of concrete planning. In zwart de projecten die in de lijn kunnen worden opgepakt. 3. Financiën Afgezien van projecten 5, 16 en 21 zijn er financieel geen ontwikkelingen die ten opzichte van de vorige rapportage om extra aandacht vragen. Projecten 5, 16 en 21 doen dit wel maar op het moment van schrijven is dit nog niet duidelijk. Benadrukt moet blijven dat doorlopende kosten vanuit projecten worden meegenomen bij het vaststellen van het lijnbudget I&A 2016 en verder. 4. Risico’s De eerder beschreven risico’s zijn onveranderd. Een samenwerkingsovereenkomst tussen Woudenberg en Barneveld is een voorwaarde om te investeren in de huidige infrastructuur. Dit heeft invloed op de aanschaf van een nieuwe telefooncentrale en dit heeft op zijn beurt weer gevolgen voor de implementatie van het klantcontactsysteem (KCS). Het KCS gaat uit van het doorontwikkelen van zaakgericht werken en visie op dienstverlening, zie ook de strategiekaart. Maatregel: op verschillende niveaus de vinger aan de pols houden als het gaat om verwachtingen, draagvlak en financiële mogelijkheden. 5. Organisatie Om de veranderingen in het applicatielandschap op te kunnen vangen en voor te sorteren op de gewenste samenwerking in BSW verband komt er door de inzet van een stagiair extra ondersteuning vanuit de Helpdesk ICT. De verwachting is dat de functionele beheercapaciteit beter zal aansluiten op de behoefte en het streven naar architectuur (applicatiesamenhang).
Voortgangsrapportage IBP (pagina 2 van 6)
Afdeling Kwaliteit & Informatie Gemeente Woudenberg Project Status Formulier (PSF) v1.0 Datum: 10-03-2015
Vervolg pagina 2 6. Tijd & capaciteit De beschikbare capaciteit is (nog) voldoende. Met name ten aanzien van project 2.2 is het belangrijk alert te zijn op de impact van sommige maatregelen vanuit de GAP analyse (4 e kwartaal 2015 – 2de kwartaal 2016). Uiteraard is ook project 5 een intensief project waarvan op dit moment nog geen reële inschatting is te maken. 7. Informatie / communicatie De organisatie zal geïnformeerd worden over de vorderingen van projecten met een organisatiebreed belang, bijvoorbeeld het KCC en de BSW samenwerking. Het Intranet is hiervoor het aangewezen platform. 8. Bijlagen Op pagina 4 t/m 6 zijn per project de status, bijzonderheden en het financieel resultaat te lezen. Ten aanzien van project 21 (BGT) is er een voortgangsrapportage bijgesloten.
Voortgangsrapportage IBP (pagina 3 van 6)
Nr.
Projectnaam
Projectleider
01
Modernisering ICT-infrastructuur, netwerkcomponenten en multifunctionals
Walter de Haan
Opstellen beveiligingsplan/-beleid + continuiteit
Erna Jongerius
I&A organisatie op orde brengen
Walter de Haan
02.2
03.2
05
07
08
10.2
12
13
14
ICT-samenwerking met Barneveld
Erna Jongerius
Invoeren nieuw financieel pakket (incl. digitaliseren facturering)
Harrie van der Kleijn
Vervanging GIS pakket / geo magazijn, incl. Geo-informatie voor burgers
Walter de Haan
Structurele verbetering prestatiemanagement Woudenberg
Erna Jongerius
Digitalisering bestuurlijke besluitvorming
Annet Uithof
BYOD en Mobile Device beleid opstellen
Walter de Haan
Invoeren nieuwe website
Yvonne van Staveren --> René Janssen
Status
Opmerking(en) Afsluiten, alleen de extra lijnverbinding naar Barneveld (afhankelijk van de BSW samenwerking) is nog een voorgenomen actie die tzt kan worden opgepakt vanuit de lijnorganisatie. Afsluiten, het informatiebeveiligingsplan is actief en zal de komende tijd (2015-2017) verder worden ingevuld. Afsluiten en als zelfstandig project verder uitvoeren. Uitvoeringsagenda o.l.v. EJ en WdH loopt. In afwachting op bestuurlijke besluitvorming zijn de voorbereidingen in volle gang. Er zijn nog wel een aantal vragen die beantwoord moeten worden, ondermeer mbt de technisch inrichting en financien. Afgerond.
Budget
Verwacht
Saldo
251.000,-
251.000,-
0,-
26.000,-
21.033,-
4.967,-
10.500,-
10.500,-
0,-
5.000,-
3.257,-
1.743,-
65.000,-
65.000,-
0,-
69.807,-
69.807,-
0,-
15.000,-
5.000,-
10.000,-
25.000,-
25.000,-
0,-
20.000,-
10.000,-
10.000,-
47.000,-
55.862,-
- 8.862,-
Afgerond.
Afsluiten, projectresultaten worden overgedragen aan de lijnorganisatie. Prestatiemanagement maakt ondertussen deel uit van de strategieplaat. Afsluiten, dit projct staat ‘on hold’ vanwege het kostenplaatje en de discutabele status van het onderliggende pakket 'Verseon'. Afsluiten, in concept gereed en wordt verder ingevuld vanuit project 2.2 (informatiebeveiliging). Afgerond.
Voortgangsrapportage IBP (pagina 4 van 6)
Nr.
Projectnaam
Projectleider
15
Implementatie zaaksysteem (Doorontwikkelen Verseon, Contractbeheer, i-Navigator en koppeling naar mijn overheid LZ)
Annet Uithof
Implementeren ICT systemen t.b.v. KCC
Walter de Haan
mGBA
Harry Valkenburg
16
18.2
19.2
20
Invoering NHR
Digikoppeling, -melding en –levering
Hans Pouw
Walter de Haan
Status
Opmerking(en)
Budget
Afsluiten en overdragen aan de lijnorganisatie. Uit 3 offertes is gekozen voor de oplossing van Centric (Key2Klantcontact). Start zodra voldaan wordt aan infrastructurele eisen (+ telefonie). Afsluiten, project start naar verwachting medio 2016.
Afsluiten, project wacht op uitvoering, wordt opgepakt i.s.m. Scherpenzeel
Erna Jongerius
Loopt volgens de planning. In de bijlage de voortgangsrapportage.
23
Aansluiten op BLAU, BRO, BRV, BRI
Uitvraag
Afsluiten, project start naar verwachting medio 2016.
25
IV/ICT component van het 3D programma
Elly de Gooijer
Walter de Haan
65.500,-
39.260,-
26.240,-
20.000,-
20.000,-
0,-
3.000,-
0,-
3.000,-
35.000,-
35.000,-
0,-
20.000,-
7.000,-
13.000,-
86.000,-
110.317,-
- 31.317,-
0,-
0,-
0,-
2.500,-
0,-
2.500,-
0,-
0,-
0,-
Afsluiten, project heeft nog geen startdatum.
Basisregistratie Grootschalige Topografie Fase 1
Implementatie van E-Herkenning
Saldo
Afsluiten.
21
24
Verwacht
Afsluiten, project wacht op uitvoering, verwachting is medio 2016.
Transities binnen het Sociaal domein zijn doorlopen. Kosten zijn niet ten laste van IBP geboekt.
Voortgangsrapportage IBP (pagina 5 van 6)
Nr.
Projectnaam
Projectleider
27
Invoeren nieuw systeem begraafplaatsenadministratie; is onderdeel van project 31
Walter de Haan
IV/ICT RUD
Walter de Haan
28
30
31
33
Overig (upgrade SAP, algemene opl. en externe ondersteuning programma bedrijfsvoering)
Erna Jongerius
ICT samenwerking W'berg-B'veld P1P2-P3 (obv offerte Centric nov '13) en aangevuld met de migratie naar Key2DD en Key2Begraven.
Erna Jongerius
IV/ICT BOR
Walter de Haan
Status
Opmerking(en)
Budget
Verwacht
Saldo
Afgesloten. 0,-
0,-
0,-
0,-
0,-
0,-
50.000,-
72.710,-
- 22.710,-
225.000,-
233.374,-
- 8.374,-
0,-
0,-
0,-
Saldo IBP:
781,-
Afgesloten.
Afsluiten, uitgaven hebben betrekking op urendeclaraties tbv externe ondersteuning IBP (projecten 2, 3, 5, 10 en 30). Financieel aanvullen vanuit de ‘IBP-parkeerplaats’. Afgesloten.
Afsluiten, project start zodra duidelijk wordt welke eisen gesteld gaan worden mbt de aansluiting met de BGT.
Voortgangsrapportage IBP (pagina 6 van 6)
