Afdeling Inkoop Facilitair Bedrijf Martini Ziekenhuis 04 december 2014 Jan Willem Smeenk
“Het Martini Ziekenhuis is het beste top-klinische ziekenhuis.”
Uitdaging deze middag (programma NEVI-website): U zult allereerst worden bijgepraat over hetgeen allemaal binnen het Martini Ziekenhuis wordt ingekocht en op welke manier. Welke productgroepen zijn complex en welke inkoopprocessen juist niet? Parallellen tussen de zorg en profit sector zullen worden belicht. Wat zijn de inkoopuitdagingen waarmee zij nu te maken hebben en welke hebben ze inmiddels weten op te lossen?
Dia 2 van 19.
Dia 3 van 19.
“Professioneel inkopen is het spel der alternatieven.”
Kenmerken afdeling inkoop: • Centrale inkoopafdeling (conform “productiebedrijven model”) • Afdelingen bestellen decentraal via de webwinkel • Gemak en zelfredzaamheid interne klant • 3.200 catalogus artikelen • > 600 contracten in beheer • Circa 2.000 actieve leveranciers • > 23.000 orders (100.000 o.r.) per jaar • Personeel: 12,73 FTE • Spend: ca. 135M€ OPEX, 15M€ CAPEX • Tools: ERP (OBZ), Negometrix, Ultimo, webportals • Besparen 2015: decentrale taakstellingen -/- 4,4% op materiële kosten en PNIL (OPEX).
Dia 4 van 19.
Krachtenveld
Extern: • Zorgverzekeraar • Politiek • Demografische ontwikkeling • Ombuigingen (bezuinigen) • Regelgeving
Inkoopafdeling
Intern (strategie 2012-2016): • Optimale integrale zorglogistiek en zorgpaden • Excelleren op service • Teaching Hospital • Duurzaamheid • Processen, systemen en taken veranderen • Samenwerking (UMCG, Santeon, WZA..)
Kwaliteit: • Dezelfde of hogere kwaliteit • Zorg moet betaalbaar blijven • Ruimte voor innovatie • NIAZ accreditatie
Dia 5 van 19.
Service issues van de afdeling inkoop
Binnen dit krachtenveld speelden de volgende issues: • De interne klant wil optimaal ondersteund worden. • Vraag: durf je de klant van inkoop een factuur te sturen voor de diensten die je verleend hebt? • Hebben we het juiste betrekkingsniveau met de interne klant? • Zijn we bestellers of zijn we inkopers? • Zien leveranciers ons als professionals? • Leveren we passende kwaliteit? • Zijn we te duur (focus CAPEX vs. OPEX)? • Werkt inkoop vertragend? • De interne klant begrijpt onze winkel niet:
Veel contactpunten; Complexe en heel veel procedures; Inkoopbeleid wordt niet duidelijk voor het voetlicht gebracht; SMART geformuleerde KPI’s ontbreken; Veel ad-hoc problemen; Heel veel papier…. Getoond gedrag…. …… ……
Dia 6 van 19.
“Minimaal specificeren is vele malen moeilijker dan maximaal specificeren.”
Het “optimale racewagenmodel”
Organisatiebeleid Inkoopbeleid
Methoden & Organisatie procedures & personeel
Interne klanten
Specificeren
Selecteren
Contracteren
Bestellen
Bewaken
Nazorg
Leveranciers (markt)
Informatievoorziening
Control en prestatie-indicatoren
Dia 7 van 19.
Het “oude” MZH-inkoopmodel
“interne”- klant
“Inkopers zijn precies als verkopers, ze missen alleen de sociale vaardigheden.”
Inkoop
Leveranciers
Dia 8 van 19.
Klantervaring met “oude” inkoop
Investeringsprocedure
Klantgerichtheid: • Denken vanuit procedures • Veel aandacht voor vorm • Niet meedenken op inhoud.
Mandaat regeling Tijdsdruk
Budgetaanvraag
Aanbestedingen 3 Offertes uitvragen
Voorkeur leveranciers
Procedureel
Factuurcontrôle
Investeringscommissie
Kostenplaats
Veel handtekeningen
Procuratie regeling
Investeringsbedrag
Regelgeving
Vila Bestelbonnen Standaard werkwijze Prijzen bekend? Rapportage
“Vorm”
Investeringsaanvraag Algemene voorwaarden.
?
Inhoud
Administratie Klantdruk
Dia 9 van 19.
Organisatorische uitdagingen: • Van inkoop naar inkoopfunctie: Inkoop is een zaak van de gehele organisatie, inkoop wordt multidisciplinair uitgevoerd met heldere taken en verantwoordelijkheden; • Klant is in the lead: inkoop is geen budgethouder en kan/mag/wil niet in the lead zijn. Het kwaliteits- en begrotingsbelang staat voorop; • De interne klant is verantwoordelijk voor het integrale management aangaande verwervingstrajecten; • Inkoop fungeert als adviseur en inkoopverantwoordelijke; • De inkoopfunctie is op topniveau in de organisatie verankert: medische staf, RvB, CFO, CPO. Op projectbasis leading budgethouders en inkoper; • Inkoop ontwikkelt zich van 1e lijns inkopers (administratief georiënteerd) naar adviseur. Maakt analyses op productgroep- en klantniveau, fungeert als kenniscentrum, adviseert gevraagd en ongevraagd over (markt)ontwikkelingen.
Dia 10 van 19.
Wat er zoal ingekocht wordt
“Het goedkoopst is hetgene wat je niet inkoopt.”
Dia 11 van 19.
Inkoopfunctie praktijk MZH
Dia 12 van 19.
Functioneel organogram Inkoop afdeling
Initiële inkoopfunctie
Accountmanagement
Operationele inkoopfunctie
Contractbeheer en Contentmanagement
Contractbeheer
Procurement
RVE ….
(gewijzigde) Herhalingsaankopen
RVE …..
Offertes- en aanbestedingen
Projectmatig inkopen
Helpdesk inkoop (loket)
Commodity strategy
Informatie vragen.
DVO’s en SLA’s
Tenderdesk
Accountplannen en IPVA’s
Contentmanagement OBZ
Bewaking en nazorg
Bewaking en rapportage KPI’s
Leveranciersmanagement
Dia 13 van 19.
Initiële inkoop functioneel
“Veel opstellers van functionele specificaties hebben last van het ‘vierkante wielen syndroom’.”
Management
Overleg van accountinkopers
CPO
Multidisciplinair inkoopteam
RVE
RVE
RVE
Stafdienst
Dia 14 van 19.
Het purchase to pay proces (operationele inkoop) D4. Betaling Factuur Vila
A1. Behoefte specificeren
D3. Boeken Factuur Vila
A2. Invullen digibon
A3. Outlook controle
D2. Controle factuur handmatig of Vila D. Financiële afdeling
A. Interne klant A4. Digibon naar Afdeling inkoop
D1. Registreren factuur Vila
C4. Transport naar interne klant
B1. Controle bestellingen C. Transport & logistiek
B. Afdeling inkoop B2. Invoeren Bestelling Vila
C3. Verzendklaar maken
C2. Inboeken WMS van Boxtel
B3. Bijwerken administratie C1. Aflevering Logistiek Centrum
B4. Fiatteren en orders verzenden
Dia 15 van 19.
“Inkopers zijn professionals met een positieve attitude.”
Veranderingen in het P2P proces D4. Betaling Factuur Vila
A1. Behoefte specificeren
D3. Boeken Factuur Vila
A2. Invullen digibon
A3. Outlook controle
D2. Controle factuur handmatig of Vila Financiën
Klant A4. Digibon naar Afdeling inkoop
D1. Registreren factuur Vila TOP FIT C4. Transport naar interne klant
B1. Controle bestellingen Logistiek
Inkoop
B2. Invoeren Bestelling Vila
C3. Verzendklaar maken
C2. Inboeken WMS van Boxtel
B3. Bijwerken administratie C1. Aflevering Logistiek Centrum
B4. Fiatteren en orders verzenden
Dia 16 van 19.
Resultaat
“Het voordeel van KPI’s is dat er zoveel van zijn. Als er één niet voldoet kies je een andere.” Constant inzicht in actuele integrale financiële positie
Verlaging inkoopinspanning met behoud van kwaliteit
Financiën
Klant
Logistiek
Inkoop
Verhoging beschikbaarheid/prijs ratio
Verhoging kwaliteit/prijs ratio Dia 17 van 19.
Rondleidingen in 5 groepen: • Groep 1 start om 18.45 uur: logistiek en CSA; • Groep 2 start om 18.45 uur: logistiek en CSA; • Groep 3 start om 18.50 uur: logistiek en nucleaire geneeskunde; • Groep 4 start om 18.50 uur: logistiek en nucleaire geneeskunde; • Groep 5 start om 18.55 uur: logistiek en CSA.
Dia 18 van 19.
Vragen
Dia 19 van 19.
