Afdeling Beleidsontwikkeling

Archiefbeheersplan departement WVG

afdeling Beleidsontwikkeling

Afdeling Beleidsontwikkeling Inhoudstafel ALGEMEEN LUIK .............................................................................................................................................. 3 WERKING VAN DE AFDELING............................................................................................................................... 3 DOCUMENTBEHEER ............................................................................................................................................. 3 Serie: documenten mbt het documenten archiefbeheer van de afdeling ................................................................... 3

ADMINISTRATIEF BEHEER ................................................................................................................................... 4 Beheren van de briefwisseling ....................................................................................................................... 4 Serie: briefwisseling ................................................................................................................................................... 4

BELEIDSPLANNING .............................................................................................................................................. 5 Opvolgen en coördineren van de bijdragen aan het regeerakkoord, de beleidsnota’s, de beleidsbrieven en VIA-akkoorden ............................................................................................................................................... 5 Serie: bijdragen Regeerakkoord, Beleidsnota’s, Beleidsbrieven en VIA-akkoorden .................................................. 5

TEAM AFDELINGSSECRETARIAAT ............................................................................................................. 6 ADMINISTRATIEF BEHEER ................................................................................................................................... 6 Beheren van de briefwisseling & nota’s gerelateerd aan het functioneren van het afdelingshoofd .............. 6 Serie: briefwisseling & nota’s .................................................................................................................................... 6

Reserveren van vergaderzalen ....................................................................................................................... 7 Serie: reserveren van vergaderzalen + bestellen van drank en eten ............................................................................ 7

PERSONEELSBEHEER ........................................................................................................................................... 8 Opvolgen van personeelsaangelegenheden ................................................................................................... 8 Serie: personeelsdossiers ............................................................................................................................................ 8

FINANCIEEL BEHEER ........................................................................................................................................... 9 Betaling van de facturen van de catering ...................................................................................................... 9 Serie: facturen catering ............................................................................................................................................... 9

Betaling van de facturen van documentatie ................................................................................................. 10 Serie: facturen documentatie .................................................................................................................................... 10

LOGISTIEK BEHEER ........................................................................................................................................... 11 Bestellen van goederen ................................................................................................................................ 11 Serie: bestellen van bureau – en informaticamateriaal, drukwerken, herstellingen, stempels................................... 11

TEAM BELEID................................................................................................................................................... 12 BELEIDSCOÖRDINATIE ...................................................................................................................................... 12 Beheren en opvolgen van sector- of domeinoverschrijdende beleidsacties ................................................ 12 Serie: sector- of beleidsdomeinoverschrijdende thema’s die beschouwd, afgestemd en/of inhoudelijk aangestuurd worden door het team Beleid .................................................................................................................................... 12

JURIDISCH TEAM ............................................................................................................................................ 13 JURIDISCH BEHEER ............................................................................................................................................ 13 Juridisch adviseren, interpreteren en regelgevend adviseren ..................................................................... 13 Serie: juridische adviezen ......................................................................................................................................... 13

Behandelen geschillendossiers .................................................................................................................... 14 Serie: geschillendossiers ........................................................................................................................................... 14

FINANCIEEL BEHEER ......................................................................................................................................... 15 Ordonneren van ereloonstaten .................................................................................................................... 15 Serie: ereloonstaten .................................................................................................................................................. 15

TEAM INTEGRALE JEUGDHULP ................................................................................................................ 16 FINANCIEEL BEHEER ......................................................................................................................................... 16 Opstellen en opvolgen van de begroting en het bestedingsplan .................................................................. 16 Serie: begroting en bestedingsplan Integrale Jeugdhulp ........................................................................................... 16

Bijhouden van uitbetaalde facturen ............................................................................................................. 17 Serie: facturen betreffende Integrale Jeugdhulp ....................................................................................................... 17

Voorbereiden en opvolgen van vergaderingen ............................................................................................ 18

1 oktober 2010

1



Serie: Centrale Commissie Integrale Jeugdhulp, thematische en ad hoc werkgroepen ............................................. 18 Serie: Managementcomité Integrale Jeugdhulp ........................................................................................................ 19 Serie: studiedagen ..................................................................................................................................................... 20 Serie: Instrumenten Integrale Jeugdhulp .................................................................................................................. 21

1 oktober 2010

2



Algemeen luik Werking van de afdeling Documentbeheer A. BESCHRIJVING

Serie: documenten mbt het documenten archiefbeheer van de afdeling

B. DRAGER

Papier/digitaal

C. INHOUD

Deze documenten bevatten ondermeer informatie mbt de ontwikkeling van de nieuwe server, afspraken rond het ontsluiten van nieuwe documenten, het archiefbeheersplan van de afdeling conform de afspraken met de archivaris van het departement.

D. ORDENING

Papier Chronologisch per onderdeel Digitaal Chronologisch per onderdeel

E. DATERING

2006-…

F. BEWAARNIVEAU

Dept WVG/BO/Algemeen/Werking

G. BEWAARTERMIJN

Werkplek Interne archiefruimte middenkern Interne archiefruimte kelder Externe archiefruimte

Papier

Digitaal

1 jaar

5 jaar

4 jaar

/

/

/

H. VERANTWOORDING

De documenten hebben een administratief belang voor de afdeling.

I. DEFINITIEVE

Bewaren

BESTEMMING

J. OPMERKING

1 oktober 2010

/

3



Administratief beheer Beheren van de briefwisseling A. BESCHRIJVING

Serie: briefwisseling

B. DRAGER

Papier/server

C. INHOUD

Alle binnenkomende en buitengaande post, opgesplitst per team

D. ORDENING

Papier Chronologisch per team Digitaal Chronologisch per team

E. DATERING

2001-…

F. BEWAARNIVEAU

Dept. WVG/BO/Algemeen Papier

Werkplek

G. BEWAARTERMIJN

Interne archiefruimte middenkern Interne archiefruimte kelder

1 jaar     

Originelen: 2 jaar Schaduwarchief: 2 jaar In dossiers: 2 jaar Originelen: 2 jaar In dossiers: zolang het dossier moet bewaard worden

  

Digitaal Originelen: 5 jaar Schaduwarchief: 3 jaar In dossiers: zolang het dossier moet bewaard worden

/

H. VERANTWOORDING

Externe / archiefruimte Afhankelijk van de aard van de briefwisseling worden er verschillende bewaartermijnen gehanteerd.

I. DEFINITIEVE

Vernietigen

BESTEMMING

J. OPMERKING

1 oktober 2010

Deze documenten hebben een administratief belang voor de afdeling.

4



Beleidsplanning Opvolgen en coördineren van de bijdragen aan het regeerakkoord, de beleidsnota’s, de beleidsbrieven en VIA-akkoorden

A. BESCHRIJVING

Serie: bijdragen Regeerakkoord, Beleidsnota’s, Beleidsbrieven en VIAakkoorden

B. DRAGER

Papier/server

C. INHOUD

Afgeleverde ontwerpversies en definitieve versies.

D. ORDENING

Papier Chronologisch Digitaal Chronologisch

E. DATERING

2007-…

F. BEWAARNIVEAU

Dept WVG/BO/Algemeen/Beleidsplanning

Werkplek

G. BEWAARTERMIJN

H. VERANTWOORDING

I. DEFINITIEVE

Papier Ontwerpversies: 1 jaar Definitieve versies: 5 jaar

Digitaal Ontwerpversies: 5 jaar Definitieve versies: 10 jaar

Interne Ontwerpversies: 4 jaar archiefruimte Definitieve versies: 5 jaar middenkern Interne / archiefruimte / kelder Externe / archiefruimte Ontwerpversies van de bijdrage aan het Regeerakkoord, Beleidsnota’s en beleidsbrieven worden best gedurende één legislatuur bewaard en daarna vernietigd; de definitieve versies ervan minstens twee legislaturen, waarna ze in aanmerking komen voor permanente bewaring. Bewaren

BESTEMMING

J. OPMERKING

1 oktober 2010

Deze documenten kunnen een beleidsmatig belang hebben.

5



Team afdelingssecretariaat Administratief beheer Beheren van de briefwisseling & nota’s gerelateerd aan het functioneren van het afdelingshoofd A. BESCHRIJVING

Serie: briefwisseling & nota’s

B. DRAGER

Papier/server

C. INHOUD

Documenten gerelateerd aan het functioneren van het afdelingshoofd.

D. ORDENING


E. DATERING

2007-…

F. BEWAARNIVEAU

Dept. WVG/BO/Afdelingssecretariaat

G. BEWAARTERMIJN


Papier

Digitaal

1 jaar

10 jaar

9 jaar

/

/

/

H. VERANTWOORDING

Deze documenten hebben geen toegevoegde waarde.

I. DEFINITIEVE

Vernietigen

BESTEMMING

J. OPMERKING

1 oktober 2010

6



Reserveren van vergaderzalen A. BESCHRIJVING

Serie: reserveren van vergaderzalen + bestellen van drank en eten

B. DRAGER

Papier/server

C. INHOUD

Reservatie vergaderzalen, bestelling drank en eten

D. ORDENING


E. DATERING

-…

F. BEWAARNIVEAU

In de beleidsdomeinoverschrijdende webtoepassing intra.vlaanderen.be/zaalreservatie

G. BEWAARTERMIJN


Papier

Digitaal

1 jaar

1 jaar

/

/

/

/

H. VERANTWOORDING

Schaduwarchief: zaalreservatiesysteem wordt beheerd door AFAMA;

I. DEFINITIEVE

Vernietigen

BESTEMMING

J. OPMERKING

1 oktober 2010

/

7



Personeelsbeheer Opvolgen van personeelsaangelegenheden A. BESCHRIJVING

Serie: personeelsdossiers

B. DRAGER

Papier/server

C. INHOUD

Ploeg, vorming, verloven, persoonlijke gegevens

D. ORDENING

Papier Alfabetisch per team Digitaal Alfabetisch per team

E. DATERING

2007-…

F. BEWAARNIVEAU

Dept WVG/ MOD Personeel

Werkplek

G. BEWAARTERMIJN

Interne archiefruimte middenkern Interne archiefruimte kelder Externe archiefruimte

Papier zolang het personeelslid in dienst is

Digitaal zolang het personeelslid in dienst is

/

/

/

/

H. VERANTWOORDING

Schaduwarchief, ter ondersteuning van de werking van de afdeling.

I. DEFINITIEVE

Vernietigen

BESTEMMING

J. OPMERKING

1 oktober 2010

/

8



Financieel beheer Betaling van de facturen van de catering A. BESCHRIJVING

Serie: facturen catering

B. DRAGER

Papier

C. INHOUD

Facturen, bestelbonnen

D. ORDENING

Papier Chronologisch Digitaal /

E. DATERING

2007-…

F. BEWAARNIVEAU

Dept WVG/ MOD/Ondersteuning en werking

G. BEWAARTERMIJN


Papier

Digitaal

1 jaar

/

/

/

/

/

H. VERANTWOORDING

Schaduwarchief: de bewaartermijn bedraagt 1 jaar.

I. DEFINITIEVE

Vernietigen

BESTEMMING

J. OPMERKING

1 oktober 2010

/

9



Betaling van de facturen van documentatie A. BESCHRIJVING

Serie: facturen documentatie

B. DRAGER

Papier

C. INHOUD

Facturen boeken, tijdschriften, naslagwerken, CD-Roms

D. ORDENING

Papier Chronologisch per team Digitaal /

E. DATERING

2007-…

F. BEWAARNIVEAU

Dept WVG/ MOD/Ondersteuning en werking

G. BEWAARTERMIJN


Papier

Digitaal

1 jaar

/

/

/

/

/

H. VERANTWOORDING

Schaduwarchief: De bewaartermijn bedraagt 1 jaar.

I. DEFINITIEVE

Vernietigen

BESTEMMING

J. OPMERKING

1 oktober 2010

Deze documenten hebben geen toegevoegde waarde.

10



Logistiek beheer Bestellen van goederen A. BESCHRIJVING

Serie: bestellen van bureau – en informaticamateriaal, drukwerken, herstellingen, stempels

B. DRAGER

Papier

C. INHOUD

Bestelbonnen bureau- en informaticamateriaal, drukwerken, herstellingen, stempels, enz. Papier

Chronologisch per team

D. ORDENING E. DATERING

2008-…

F. BEWAARNIVEAU

Dept WVG/ MOD/ Ondersteuning en Werking

G. BEWAARTERMIJN


Papier

Digitaal

1 jaar

/

/

/

/

/

H. VERANTWOORDING

Schaduwarchief: deze documenten hebben geen toegevoegde waarde.

I. DEFINITIEVE

Vernietigen

BESTEMMING

J. OPMERKING

1 oktober 2010

/

11



Team Beleid Beleidscoördinatie Beheren en opvolgen van sector- of domeinoverschrijdende beleidsacties A. BESCHRIJVING

Serie: sector- of beleidsdomeinoverschrijdende thema’s die beschouwd, afgestemd en/of inhoudelijk aangestuurd worden door het team Beleid

B. DRAGER

Papier/server

C. INHOUD

Documenten kunnen betrekking hebben op Vlaamse, Federale, Europese of andere internationale dossiers.

D. ORDENING

Papier Gebundeld per thema Digitaal Gebundeld per thema

E. DATERING

2007-…

F. BEWAARNIVEAU

Dept WVG/BO/Beleid/Beleidscoord

G. BEWAARTERMIJN


Papier

Digitaal

5 jaar

10 jaar

5 jaar

/

/

/

H. VERANTWOORDING

Deze documenten kunnen een beleidsmatig belang hebben.

I. DEFINITIEVE

Vernietigen

BESTEMMING

J. OPMERKING

1 oktober 2010

/

12



Juridisch team Juridisch beheer Juridisch adviseren, interpreteren en regelgevend adviseren A. BESCHRIJVING

Serie: juridische adviezen

B. DRAGER

Papier/server

C. INHOUD

Het juridische team verzorgt de juridische dienstverlening. Het gaat om interpretatieve, casuïstieke en regelgevende adviezen. Een advies bestaat uit de adviesaanvraag, de relevante documentatie en het verleende advies. De adviezen behandelen een breed spectrum: materies

D. ORDENING

als welzijn, gezondheidszorg, gezin, algemeen (overheidsopdrachtenpersoneel-privacy), VIPA… komen aan bod. Papier Chronologisch Relevante adviezen in de juridische databank per onderwerp: Digitaal  Vòòr 2010: JOS (Juridisch OpvolgSysteem)  Vanaf 2010: JUDO (Juridisch DossierOpvolgSysteem)

E. DATERING

1995-…

F. BEWAARNIVEAU

Originelen worden bezorgd aan adviesvragende instantie. Papier

Digitaal

H. VERANTWOORDING

Werkplek 1 jaar 10 jaar Interne archiefruimte 4 jaar middenkern Interne / archiefruimte 5 jaar kelder Externe / archiefruimte De documenten hebben een administratief belang en worden best 10 jaar bewaard bij de administratie.

I. DEFINITIEVE

Vernietigen

G. BEWAARTERMIJN

BESTEMMING

J. OPMERKING

1 oktober 2010

/

13



Behandelen geschillendossiers A. BESCHRIJVING

Serie: geschillendossiers

B. DRAGER

Papier/server (voor procedureverloop)

C. INHOUD

Het juridische team verzorgt de geschillenbehandeling (burgerlijke/administratieve Rechtbanken) voor het departement en de verschillende agentschappen van het ministerie WVG. Een geschillendossier bestaat uit het juridische dossier (dagvaarding, conclusies, vonnis), briefwisseling, administratieve dossier en het financiële luik. Papier

D. ORDENING

Chronologisch Procedureverloop in de juridische databank per onderwerp:  Vòòr 2010: JOS (Juridisch OpvolgSysteem) Digitaal  Vanaf 2010: JUDO (Juridisch DossierOpvolgSysteem)

E. DATERING

1995-…

F. BEWAARNIVEAU

Dept WVG/BO/Juridische dienst

Werkplek

G. BEWAARTERMIJN

H. VERANTWOORDING I. DEFINITIEVE

Papier tot na de financiële afhandeling en na de uitvoering vonnis/arrest

Digitaal /

Interne archiefruimte 5 jaar middenkern Interne / archiefruimte 5 jaar kelder Externe / archiefruimte De documenten (schaduwarchief) hebben een administratief belang en worden best 10 jaar bewaard binnen de afdeling. Nadien kunnen ze vernietigd worden. Vernietigen

BESTEMMING

J. OPMERKING

1 oktober 2010

De originele stukken van de vonnissen en de arresten worden door het Ministerie van Justitie bewaard en aan het Rijksarchief bezorgd.

14



Financieel beheer Ordonneren van ereloonstaten A. BESCHRIJVING

Serie: ereloonstaten

B. DRAGER

Papier

C. INHOUD

De betalingen van de vergoedingen van de advocaten. Papier

D. ORDENING

Chronologisch Vanaf 2010 via Orafin en JUDO (chronologisch per juridisch Digitaal dossier)

E. DATERING

2000-…

F. BEWAARNIVEAU

Dept WVG/MOD/Ondersteuning en Werking Papier Werkplek

1 jaar

Digitaal Zolang het dossier bewaard wordt

H. VERANTWOORDING

Interne archiefruimte 2 jaar middenkern Interne / archiefruimte / kelder Externe / archiefruimte De ordonnanties uit het financieel systeem Orafin betreffen schaduwarchief met een administratieve waarde; de bewaartermijn ervan bedraagt 3 jaar.

I. DEFINITIEVE

Vernietigen

G. BEWAARTERMIJN

BESTEMMING

J. OPMERKING

1 oktober 2010

De originele facturen worden bewaard bij MOD Ondersteuning en Werking.

15



Team Integrale Jeugdhulp Financieel beheer Opstellen en opvolgen van de begroting en het bestedingsplan A. BESCHRIJVING

Serie: begroting en bestedingsplan Integrale Jeugdhulp

B. DRAGER

Papier/server

C. INHOUD

De fiches voor de begrotingsopmaak en de bestedingsplannen Integrale Jeugdhulp.

D. ORDENING


E. DATERING

2004-…

F. BEWAARNIVEAU

Dept WVG/BO/IJH Papier

G. BEWAARTERMIJN

H. VERANTWOORDING

Digitaal

Werkplek 3 jaar 10 jaar Interne archiefruimte / middenkern Interne / archiefruimte 7 jaar kelder Externe / archiefruimte Deze documenten worden best permanent bewaard gezien hun historisch belang.

I. DEFINITIEVE

Bewaren

BESTEMMING

J. OPMERKING

1 oktober 2010

/

16



Bijhouden van uitbetaalde facturen A. BESCHRIJVING

Serie: facturen betreffende Integrale Jeugdhulp

B. DRAGER

Papier/server

C. INHOUD

Alle facturen die betaald worden door Integrale Jeugdhulp

D. ORDENING


E. DATERING

P: 2003-… D: 2006-…

F. BEWAARNIVEAU

Dept WVG/ MOD/Ondersteuning en Werking Papier

G. BEWAARTERMIJN


Digitaal

Werkplek 1 jaar 5 jaar Interne archiefruimte 4 jaar middenkern Interne / archiefruimte / kelder Externe / archiefruimte Schaduwarchief: gelet op de voorgestelde bewaartermijn voor de originele facturen (10 jaar) wordt dit schaduwarchief best voor een termijn van 5 jaar bewaard. Vernietigen

BESTEMMING

J. OPMERKING

1 oktober 2010

De originele stukken worden bewaard bij MOD Ondersteuning en Werking. Het schaduwarchief heeft geen toegevoegde waarde.

17



Voorbereiden en opvolgen van vergaderingen A. BESCHRIJVING

Serie: Centrale Commissie Integrale Jeugdhulp, thematische en ad hoc werkgroepen

B. DRAGER

Papier/server

C. INHOUD

Relevante & finale documenten uit de Centrale Commissie IJH, thematische en ad hoc werkgroepen

D. ORDENING


E. DATERING

Centrale Commissie IJH: 02-2002 – 09-2004 Werkgroepen: 2004-…

F. BEWAARNIVEAU


G. BEWAARTERMIJN

H. VERANTWOORDING

Digitaal

Werkplek 5 jaar 10 jaar Interne archiefruimte / middenkern Interne / archiefruimte 5 jaar kelder Externe / archiefruimte Deze documenten worden best permanent bewaard gezien hun beleidsmatig belang.

I. DEFINITIEVE

Bewaren

BESTEMMING

J. OPMERKING

1 oktober 2010

/

18



A. BESCHRIJVING

Serie: Managementcomité Integrale Jeugdhulp

B. DRAGER

Papier/server

C. INHOUD

Dit zijn de agenda’s, verslagen en stukken van het Managementcomité Integrale Jeugdhulp.

D. ORDENING


E. DATERING

07-2004 - …

F. BEWAARNIVEAU


G. BEWAARTERMIJN


Digitaal

Werkplek 3 jaar 15 jaar Interne archiefruimte 5 jaar middenkern Interne / archiefruimte 7 jaar kelder Externe archiefruimte Deze documenten worden best permanent bewaard gezien hun beleidsmatig belang. Bewaren

BESTEMMING

J. OPMERKING

1 oktober 2010

De administraties krijgen een digitale versie doorgestuurd. Deze serie is tevens te vinden op de boomstructuur van IJH.

19


A. BESCHRIJVING

Serie: studiedagen

B. DRAGER

Papier/server


D. ORDENING

Uitnodigingen, inschrijvingen, zaal en catering, inhoudelijke input, verslaggeving, documentatiemap van zelf georganiseerde studiedagen. Papier Chronologisch Digitaal Chronologisch

E. DATERING

2001 - …

F. BEWAARNIVEAU

Dept WVG/BO/IJH

C. INHOUD

G. BEWAARTERMIJN


Papier

Digitaal

1 jaar

5 jaar

/

4 jaar

/

/

H. VERANTWOORDING

Documenten hebben een administratieve waarde.

I. DEFINITIEVE

Vernietigen

BESTEMMING

J. OPMERKING

1 oktober 2010

/

20



A. BESCHRIJVING

Serie: Instrumenten Integrale Jeugdhulp

B. DRAGER

Papier/server

C. INHOUD

Alle documenten mbt de instrumenten en thema’s IJH. De instrumenten IJH omvatten de elementen beleidsplanning, cliëntparticipatie, decreet rechtspositie, interregionaal overleg, knelpuntdossiers, maatschappelijke noodzaak, modulering, netwerken rechtstreeks toegankelijke jeugdhulp en crisisjeugdhulp, opvoedingsondersteuning, registratie, trajectbegeleiding, toegangspoort, en wetenschappelijk onderzoek

D. ORDENING

Papier Chronologisch – per thema Digitaal Chronologisch – per thema

E. DATERING

2008-…

F. BEWAARNIVEAU

Dept WVG/BO/IJH

G. BEWAARTERMIJN

H. VERANTWOORDING


Papier

Digitaal

5 jaar

10 jaar

5 jaar

/

/

/

/

I. DEFINITIEVE

Bewaren

BESTEMMING

J. OPMERKING

1 oktober 2010

/

21

Afdeling Beleidsontwikkeling

Recommend Documents