Adviesrapport Multidisciplinair Evenementenbeleid Veiligheidregio Brabant Zuidoost

Adviesrapport Multidisciplinair Evenementenbeleid Veiligheidregio Brabant Zuidoost Inventarisatie naar voorwaarden voor een multidisciplinaire regionale aanpak en afstemming ten aanzien van advisering rondom (risico)evenementen.

Adviesrapport Multidisciplinair Evenementenbeleid Veiligheidregio Brabant Zuidoost

Auteurs Hans Brakke Sjors van Nieuwenhoven

Student-nummer 9962409 9960611

Opleiding Integrale Veiligheid

Hogeschool Avans ‘s-Hertogenbosch

Opdrachtgever Veiligheidsbureau – VRBZO

Plaats Eindhoven

Classificatie Extern

Datum 23 april 2010

E-mailadres [email protected] [email protected]

Stagebegeleiders Avans: Jack Bergman Neeltje Nelissen VRBZO: Guido van de Ven

Voorwoord In het kader van het afronden van de opleiding Integrale Veiligheid (Avans Hogeschool te ’s-Hertogenbosch), hebben wij in opdracht van het Veiligheidsbureau van de Veiligheidsregio Brabant-Zuidoost een onderzoek uitgevoerd. Het onderzoek richtte zich op de in deze regio liggende gemeenten, waarbij de samenwerking met hulpdiensten ten aanzien van de vergunningverlening en advisering rondom (grootschalige) evenementen onderzocht is. Wij hadden deze opdracht niet uit kunnen voeren zonder de begeleiding van Guido van de Ven, Officier Veiligheidsregio, die ons op weg geholpen heeft met de opdracht. Daarnaast gaat onze dank uit naar Jack Bergman, docent Integrale Veiligheidskunde, die ons vanuit de opleiding begeleid heeft. Aanvullend willen wij de personen werkzaam in het Veiligheidsbureau bedanken voor de medewerking aan het onderzoek en de mogelijkheid die zij ons geboden hebben om deze opdracht uit te voeren. Verder willen wij de overige medewerkers van de GHOR en RAV binnen de organisatie bedanken voor de bijdragen die zij geleverd hebben. Tenslotte gaat dank uit naar alle personen met wie wij lokaal gesprekken gehad hebben. Dit zijn de medewerkers van de gemeenten, medewerkers van de politie (netwerkinspecteurs) en medewerkers van de brandweer. Eindhoven, 23 april 2010

Samenvatting Met de komst van de Wet Kwaliteitsbevordering Rampenbestrijding (2004) is voor de regionale brandweer (tegenwoordig onderdeel van de Veiligheidsregio) de verplichting geschapen om middels het Regionaal Beheersplan Rampenbestrijding (RBR) voorbereidingen te treffen op mogelijke rampen in de regio. De Wet Kwaliteitsbevordering Rampenbestrijding (WKR) besteedt specifiek aandacht aan het verbeteren van de voorbereiding op rampen. Op basis van de voor het RBR opgestelde risicoprofielen zijn calamiteiten op of rondom evenementen in de regio als een risico gedefinieerd. In opdracht van het veiligheidsbureau van de Veiligheidsregio Brabant Zuidoost is een inventarisatie uitgevoerd om inzicht te krijgen in hoe de afstemming tussen hulpdiensten en gemeenten geregeld is rondom de vergunningverlening ten behoeve van evenementen. Daarbij is gekeken naar de wijze waarop er momenteel afstemming is tussen gemeenten en hulpdiensten. Centrale vraag Aan welke voorwaarden moeten worden voldaan om multidisciplinair ondersteund evenementenbeleid op te kunnen stellen zodat de advisering en inzet van de hulpdiensten rondom evenementen gerealiseerd kan worden? Onderzoeksvragen • • • •

Wat is de wettelijke basis van de betrokken actoren (taken en verantwoordelijkheden)? Hoe steekt het huidige beleid van vergunningverlening door gemeenten ten aanzien van evenementen in elkaar? Wat is de huidige rol van de hulpdiensten en gemeenten in de vergunningverlening? Hoe kunnen de gestelde randvoorwaarden van fysieke veiligheid en gezondheid rondom vergunningverlening gewaarborgd worden door de veiligheidsregio?

Conclusies en aanbevelingen Doel van dit onderzoek is het in beeld brengen van kansen en bedreigingen in de mogelijkheden om tot multidisciplinaire afstemming en samenwerking te komen rondom grootschalige, risicovolle evenementen. Uit het onderzoek is naar voren gekomen dat er behoefte is aan samenwerking tussen de betrokken partijen en dat dit in een aantal gemeenten ook al vorm gegeven wordt door middel van een integraal evenementenoverleg. De ervaringen hiermee zijn positief, wat de verwachting hoe in de regio er mee omgegaan kan worden gunstig stemt. Met name de politie, brandweer en gemeente (allen lokaal niveau) geven aan behoefte te hebben aan ondersteuning bij de organisatie van evenementen. Deze ondersteuning kan bestaan uit personen die ingezet kunnen worden, maar slaat vooral op het vergaren van kennis ten aanzien van het onderwerp. Hiervoor zijn een aantal mogelijkheden gegeven om dit te realiseren. Bij de oplossing van dit probleem ligt de nadruk op het opzoeken van elkaar en in overleg treden om tot een efficiënte samenwerking te komen. Een concreet voorstel voor de te nemen eerste stap hierin is de organisatie van een themadag of discussiedag waarbij alle disciplines vertegenwoordigt zijn. Hierbij is het van belang dat alle lagen van de betrokken organisaties vertegenwoordigt zijn. De wil is er, de mogelijkheden moeten

wellicht gecreëerd worden maar de afstemming en samenwerking is reëel, mede gezien de resultaten die hiermee in andere regio’s behaald worden. Ter afsluiting van het onderzoek doen wij de volgende aanbevelingen. 1. Realiseer afstemming (eenduidigheid). Realiseer afstemming ten aanzien van de onderwerpen die het adviseren lastig maken en sta open voor de input van andere partijen. Ga daarbij op zoek naar de wijze waarop dit geïntegreerd kan worden in de werkwijze van de eigen organisatie. In plaats van de nadruk te leggen op onmogelijkheden (het enkel verdedigen van eigen belangen), moet gezocht worden naar de wijze waarop de samenwerking vorm gegeven moet worden. Afstemming moet gevonden gaan worden in eenduidige definities van begrippen, eenduidige aanvraagtermijnen, eenduidige aanvraagformulieren en eenduidige risico identificatie en classificatie. Wanneer deze onderwerpen afgestemd zijn is een grote sprong gemaakt naar een eenduidige werkwijze in de advisering rondom evenementen. Om tot afstemming te komen kan onder andere gekozen worden uit de volgende opties: 1) Het opzetten van een projectorganisatie, waarin vertegenwoordigingen van de mensen van de werkvloer opgenomen zijn (zie aanbeveling 2). 2) Het organiseren van een themaochtend (zie aanbeveling 3); 2. Onderhoud contact met mensen van de werkvloer. Om tot afstemming te komen over de inhoud van de in de vorige aanbeveling vermelde aandachtspunten, is het belangrijk dat de juiste input gebruikt wordt. Zorg voor input van mensen van de werkvloer. Hierbij is het zeer van belang dat contact gezocht wordt met de mensen die in de praktijk met deze onderwerpen aan de slag moeten. De gemeenten (vergunningverleners, evenementencoördinatoren), de brandweer (adviseurs op lokaal niveau), de politie (netwerkinspecteurs) en de GHOR (medewerkers GHOR bureau) zullen via de mensen die in hun dagelijkse werkzaamheden met dit onderwerp te maken hebben, aan moeten moedigen hun input en visie te geven op de inhoud. 3. Investeer in kennis. Om tot nieuwe inzichten en werkwijzen te komen, is het belangrijk dat er kennis opgedaan wordt ten aanzien van het organiseren van evenementen. Door dit op regionaal niveau te realiseren, wordt een informatiebron gecreëerd waarvan alle in deze regio opererende partijen gebruik kunnen maken. Zeker voor de gemeenten waar op incidentele basis grootschalige evenementen georganiseerd worden is dit een nuttige bron van informatie. Praktische uitwerkingen van kennisbronnen zijn een specialist evenementen, een kennisbank en themaochtenden. De specialist evenementen is een ontkleurd persoon die op de hoogte is van relevante wet- en regelgeving, degelijke kennis heeft van alle mogelijkheden van de betrokken partijen en deze bij elkaar weet te brengen. Doordat een persoon veel tijd besteedt aan de organisatie en ervaringen hiermee bewaard en deelt, wordt een netwerk opgebouwd van personen die betrokken zijn bij de organisatie van evenementen. Het is van belang dat deze persoon los staat van de adviserende partijen (brandweer, politie, GHOR) om een multidisciplinaire visie te realiseren. De opgedane ervaringen kunnen vastgelegd worden in een kennisbank. Daarbij kunnen opgestelde handreikingen en checklists toegevoegd worden.

Door het organiseren van themaochtenden wordt er voor gezorgd dat kennis gedeeld wordt, dat ervaringen uitgewisseld worden en dat door discussie en het uitwisselen van gedachten, continu gewerkt wordt aan verbetering van de werkwijzen. De personen die hier voor input zorgen zijn de personen die in de praktijk betrokken zijn bij de vergunningverlening en advisering daarover (zie aanbeveling 2). 4. Maak onderscheid tussen lokaal en regionaal niveau. Het organiseren van evenementen is en blijft mensenwerk. Zorg dat lokaal contact gehandhaafd blijft en dat persoonlijk contact de boventoon blijft voeren. Naast de rol die door de Veiligheidsregio op regionaal niveau genomen kan worden, is het van belang dat de organisatie van het evenement op lokaal niveau gerealiseerd wordt. Daarbij is ondersteuning op regionaal niveau wenselijk. De rol die het Veiligheidsbureau kan spelen is tweeledig: enerzijds kan de regio een voortrekkersrol vervullen in het realiseren van de afstemming zoals beschreven in de aanbevelingen 1, 2 en 3. Anderzijds kan de regio de taak vervullen om grootschalige, risicovolle evenementen te coördineren. Dit met het oog op de planning van capaciteit, het nemen van maatregelen op regionaal niveau enz. Schematisch weergegeven ziet dat er als volgt uit:

Schema 01: Verdeling lokale en regionale taken.

5. Instrumenten Het gebruik van technische hulpmiddelen als e-mail en DigiMAK is nuttig en kan van toegevoegde waarde zijn, mits hier op de juiste wijze en eenduidig mee omgegaan wordt. Het gevaar ontstaat dat de afhandeling van aanvragen enkel digitaal gaat verlopen. Dit moet voorkomen worden. Het organiseren van evenementen is iets waar mensen altijd persoonlijk bij betrokken dienen te worden. De implementatie van hulpmiddelen kan het beste plaatsvinden na de bij de eerste aanbeveling vermelde stappen van inventariseren en vaststellen. Daarmee wordt de informatiebehoefte vastgesteld. Aan de hand hiervan kunnen technische hulpmiddelen ontwikkeld worden die van toegevoegde waarde zijn.

Inhoudsopgave Samenvatting Inleiding

1

1. Onderzoeksopzet 1.1 Aanleiding 1.2.1 Doelstelling 1.2.2 Centrale vraag 1.2.3 Onderzoeksvragen 1.2.4 Uitvoering onderzoek

2 2 4 4 4 4

2. Kaders: regio, actoren en instrumenten. 2.1 Regio Brabant Zuidoost 2.2 Actoren 2.2.1 Gemeenten 2.2.2 Brandweer 2.2.3 GHOR 2.2.4 Politie 2.2.5 Organisatoren 2.3 Instrumenten 2.3.1 Wet- en regelgeving. 2.4 Evenementen in de regio

6 6 6 6 6 7 7 7 7 7 8

3. Inventarisatie gemeenten 3.1 APV 3.2 Evenementenbeleid 3.2.1 Visie 3.2.2 Categorieën 3.2.3 Termijn en behandeling van de aanvraag 3.3 DigiMAK 3.4 Knelpunten bij vergunningverlening 3.5 Aanvraagformulieren 3.6 Evenementen brochures 3.7 Afstemming met hulpdiensten 3.8 Knelpunten bij afstemming 3.9 Risico inventarisatie 3.10 Handhaving

9 9 9 9 10 11 13 13 15 17 17 18 18 19

4. Inventarisatie hulpdiensten 4.1 Brandweer 4.1.1 Advisering. 4.1.2 Voorbereiding op inzet hulpdiensten. 4.1.3 Controle en handhaving. 4.2 Politie 4.2.1 Advisering. 4.2.2 Voorbereiding op inzet hulpdiensten. 4.2.3 Controle en handhaving. 4.2.4 Overige aandachtspunten. 4.3 GHOR 4.3.1 Advisering 4.3.2 Overige aandachtspunten 4.4 Overige Veiligheidsregio's 4.4.1 Overeenkomsten beleid

20 20 20 21 22 23 23 24 25 25 25 25 26 27 27

4.4.2 Kaders samenwerking 4.4.3 Regionaal aanmeldingsformulier evenementen 4.4.4 Digitale Kalender 4.4.5 Risico Inventarisatie & Evaluatie (Classificatie evenement) 4.4.6 Advisering door hulpdiensten

27 27 28

5. Conclusies

30

6. Aanbevelingen

32

Bijlagen

28 29

Afstudeerscriptie

Inleiding In opdracht van het Veiligheidsbureau van de Veiligheidsregio Brabant-Zuidoost is een inventarisatie uitgevoerd om inzicht te krijgen in hoe de afstemming tussen hulpdiensten en gemeenten geregeld is rondom de vergunningverlening ten behoeve van evenementen. Daarbij is gekeken naar de wijze waarop momenteel afstemming plaatsvindt tussen gemeenten en hulpdiensten en hoe de advisering door hulpdiensten verloopt. Achterliggende motivatie is het in beeld brengen van kansen en bedreigingen in de mogelijkheden om tot multidisciplinaire afstemming en samenwerking te komen rondom grootschalige, risicovolle evenementen. In de uitwerking van deze inventarisatie is gekeken naar de taken en verantwoordelijkheden van de betrokken partijen, het proces van vergunningverlening binnen de gemeenten en de afstemming en samenwerking rondom dit proces tussen gemeenten en hulpdiensten. Als aanvulling op deze inventarisatie is gekeken naar veiligheidsregio’s in Nederland die mogelijk al een regionale werkwijze hebben bij het afstemmen van de hulpverlening rondom grootschalige (risicovolle) evenementen.

Pagina 1 van 33

Afstudeerscriptie

1. Onderzoeksopzet In dit hoofdstuk wordt een beschrijving gegeven van de aanleiding van het onderzoek (paragraaf 1.1), de onderzoeksvragen, de wijze waarop het onderzoek uitgevoerd is en hoe de conclusies en aanbevelingen tot stand zijn gekomen (paragraaf 1.2).

1.1 Aanleiding Met de komst van de Wet Kwaliteitsbevordering Rampenbestrijding (2004) is voor de regionale brandweer (tegenwoordig onderdeel van de Veiligheidsregio) de verplichting geschapen om middels het Regionaal Beheersplan Rampenbestrijding (RBR) voorbereidingen te treffen op mogelijke rampen in de regio. De Wet Kwaliteitsbevordering Rampenbestrijding (Wkr) besteedt specifiek aandacht aan het verbeteren van de voorbereiding op rampen. Artikel 6 lid B1 Wkr verwijst naar artikel 3 Wet Rampen en Zware Ongevallen en artikel 6 Wet Geneeskundige Hulp bij Rampen en Ongevallen (WGHOR). In deze artikelen wordt gesteld dat eens per vier jaar een regionaal beheersplan opgesteld dient te worden waarin een risico-inventarisatie opgenomen wordt met betrekking tot risico’s op rampen en zware ongevallen in de regio. Op basis van de voor het RBR opgestelde risicoprofielen zijn calamiteiten op of rondom evenementen in de regio als een risico gedefinieerd. Binnen de Veiligheidsregio Brabant-Zuidoost is de uitwerking van de in het RBR vastgestelde aandachtspunten opgepakt door het Veiligheidsbureau. Het vastgestelde risico van calamiteiten op en/of rondom evenementen is een reëel risico gebleken. De afgelopen jaren is er een steeds grotere focus op veiligheid tijdens evenementen gekomen. Enkele voorbeelden waarbij de veiligheid in het geding kwam zijn de rellen in Enschede op 26 februari 2009 rondom een UEFA-cup wedstrijd, het strandfeest op 23 augustus 2009 in Hoek van Holland1 en dichter bij huis het voorval op 27 september van dit jaar, waar een groep jongeren aan het einde van het Cult & Tumult festival in Veldhoven de confrontatie met politie en beveiligers zocht. Daarbij is de afstemming tussen gemeenten en hulpverleningsdiensten met betrekking tot de organisatie (taken & verantwoordelijkheden) van politie, brandweer en GHOR rondom evenementen niet (optimaal) geregeld. Verder is het gebrek aan inzicht in de spreiding van de evenementen qua tijd en locaties lastig met betrekking tot het bepalen van de benodigde inzet wat tot problemen leidt bij de inzet van hulpverleningsdiensten op zowel deze als andere locaties. In de praktijk leidt dit tot onduidelijkheid en problemen bij de inzet tijdens evenementen. Het plotseling omslaan van de sfeer, slechte of falende communicatie, slechte voorbereiding op evenementen (wat te doen als er iets fout gaat?) en problemen in de samenwerking tussen hulpverlenende instanties door gebrek aan coördinatie en oefening zijn problemen die naar voren komen tijdens evenementen. Diversiteit in vergunningverlening bij verschillende gemeenten in deze regio leidt tot het ontbreken van duidelijk overzicht met betrekking tot de bevoegdheden, aansprakelijkheden en taakverdeling ten aanzien van hulpverleningsdiensten rondom evenementen. Mede bij de voorbereiding op de inzet ten tijde van evenementen maakt dit het lastig vast te stellen wat de benodigde inzet zal zijn. Daarbij is het onduidelijk welke verwachtingen de politie, brandweer en GHOR kunnen hebben van de veiligheid op en rondom het evenement. Dat hierbij voorafgaand bij de vergunningverlening regelmatig niet voldoende afstemming is geweest met (tussen) de politie, brandweer en GHOR, stelt de hulpverleningsdiensten voor het probleem dat men onbekend is met de situatie op het evenement en mogelijke te verwachten problemen. Daarbij ontstaan 1 Strandrellen in Hoek van Holland, COT Instituut voor Veiligheids- en Crisimanagement en Bureau Beke, december 2009.

Pagina 2 van 33

Afstudeerscriptie

mogelijke capaciteitsproblemen door grotere inzet bij evenementen (wat er toe leidt dat voor andere taken minder capaciteit beschikbaar is). De hulpverleningsdiensten willen graag duidelijkheid over hun rol en verantwoordelijkheden en meer betrokkenheid bij de advisering over de vergunningverlening ten behoeve van evenementen. Ter verduidelijking van de verhoudingen onderling t.a.v. het onderwerp is het volgende schematische overzicht opgesteld:

Afbeelding 01: Verhoudingen partijen ten aanzien van evenementen. In de bovenste twee lagen zijn de betrokken partijen weergegeven. De samenwerking tussen de actoren komt tot uiting in de vorm van een vertegenwoordiging per actor in het Veiligheidsbureau. Met uitzondering van Defensie zijn de andere partijen allen betrokken bij evenementen. Defensie is als actor wel weergegeven omdat zij deelneemt in het Veiligheidsbureau en vanwege het feit dat zij in geval van ernstige calamiteiten ingezet zou kunnen worden. Omdat zij in de vergunningverlenende en voorbereidende fase geen rol heeft wordt Defensie in dit rapport verder niet meegenomen. De partijen hebben allen een verantwoordelijkheid ten aanzien van een of meerdere stappen in het kader van de vergunningverlening rondom evenementen in de regio. In het rapport wordt uitgewerkt aan welke stappen welke partij deelneemt en op welke wijze dit vormgegeven is. Hiermee wordt inzicht gegeven in de huidige situatie vanwaar de aanbevelingen gedaan zullen worden om tot een betere samenwerking en afstemming te komen.

Pagina 3 van 33

Afstudeerscriptie

1.2.1 Doelstelling Doelstelling van dit onderzoek is om binnen vijf maanden een inventarisatie op strategisch niveau uit te voeren wat leidt tot een overzicht waarin beschreven staat aan welke voorwaarden multidisciplinair evenementenbeleid moet voldoen, waarbij de randvoorwaarden fysieke veiligheid en gezondheid gewaarborgd zijn, om een correcte en gewenste samenwerking tussen politie, brandweer, GHOR en gemeenten rondom de organisatie en uitvoering van evenementen tussen de betrokken partners te realiseren. 1.2.2 Centrale vraag Aan welke voorwaarden moeten worden voldaan om multidisciplinair ondersteund evenementenbeleid op te kunnen stellen zodat de advisering en inzet van de hulpdiensten rondom evenementen gerealiseerd kan worden? 1.2.3 Onderzoeksvragen • • • •

Wat is de wettelijke basis van de betrokken actoren (taken en verantwoordelijkheden)? Hoe steekt het huidige beleid van vergunningverlening door gemeenten ten aanzien van evenementen in elkaar? Wat is de huidige rol van de hulpdiensten en gemeenten in de vergunningverlening? Hoe kunnen de gestelde randvoorwaarden van fysieke veiligheid en gezondheid rondom vergunningverlening gewaarborgd worden door de veiligheidsregio?

1.2.4 Uitvoering onderzoek De basis van het onderzoek is gelegd met het opstellen van een quickscan waarin de betrokken actoren, de instrumenten en de omgeving beschreven zijn. Hiermee zijn de kaders van dit onderzoek geschetst. De omschrijving van de betrokken actoren omvat een beschrijving van de betrokken partijen, hun taken en bevoegdheden en hun relatie tot het onderwerp. De omschrijving van de instrumenten omvat een beschrijving van welke instrumenten van toepassing zijn, met name wet- en regelgeving waaruit taken van de betrokken actoren voortvloeien. Om de kaders te kunnen beschrijven is literatuuronderzoek verricht. Daarbij is gebruik gemaakt van literatuur over het onderwerp. Daarbij zijn een aantal boeken, handreikingen, beleidsstukken en werkwijzen van andere veiligheidsregio’s meegenomen. De beschrijving van de partijen is grotendeels gebeurd aan de hand van wet- en regelgeving. Tijdens het doorlezen van gevonden stukken als de ‘Leidraad Veiligheid Publieksevenementen’ en boeken als ‘Handboek publieksveiligheid bij evenementen’ en ‘Veilige evenementen’ is een beeld ontstaan van zaken waarmee bij de organisatie van evenementen rekening gehouden moet worden. De werkwijzen van andere regio’s hebben bijgedragen aan de beeldvorming van wat vanuit multidisciplinair oogpunt bij de organisatie van evenementen komt kijken. Tijdens de uitvoering van het onderzoek is met veel partijen contact geweest. De interviews bij de gemeenten zijn bij 16 van de 21 gemeenten afgenomen. Bij de gemeenten is contact geweest met de mensen die betrokken zijn bij de organisatie van evenementen of de vergunningverlening rondom evenementen. Lopende de interviews zijn er wijzigingen doorgevoerd in de vragenlijst, deze is wat compacter geworden en meer toegespitst op zaken die tijdens de interviews naar voren kwamen, zie bijlage C. In aanvulling op de interviews hebben wij deelgenomen aan de themaochtend van de afdeling Preparatie. Tijdens de presentaties door een drietal personen, werd aan de hand van voorbeelden en ervaringen uit de praktijk ingegaan op punten waar de brandweer tegen aanloopt rondom de organisatie van grootschalige evenementen, voor een uitwerking van deze ochtend zie bijlage D. Pagina 4 van 33

Afstudeerscriptie

Naast de interviews bij de gemeenten zijn er gesprekken geweest bij de hulpdiensten. Hier is in eerste aanzet gesproken met de persoon die de dienst vertegenwoordigt in het Veiligheidsbureau. Hierna hebben wij contact gezocht met de personen die op lokaal niveau betrokken zijn bij de voorbereiding op evenementen. Dit betreft de personen werkzaam voor politie en brandweer. Aangezien de GHOR enkel regionaal georganiseerd is (geen eigen lokale vertegenwoordiging heeft) zijn hier lokaal geen gesprekken geweest. Naast de interviews is er tijdens het literatuuronderzoek veelvuldig (digitaal schriftelijk) contact geweest met personen die betrokken zijn bij gelijksoortige projecten in andere veiligheidsregio’s. Tijdens het onderzoek kwam naar voren dat een aantal veiligheidsregio’s in Nederland reeds op regionaal niveau beleid ontwikkeld hebben om de samenwerking en afstemming tussen gemeenten en hulpdiensten in goede banen te leiden. Tijdens en na het verwerken van alle verzamelde informatie is in enkele gevallen nogmaals contact gezocht met personen om zaken duidelijk te krijgen. De verwerking van alle informatie bestond uit het analyseren van alle APV’en, aanvraagformulieren en evenementenbeleidsstukken zoals deze door de gemeenten meegegeven zijn na de interviews.2 Bij de uitwerking van de interviews is gezocht naar overeenkomsten tussen uitspraken, gehanteerde werkwijzen en verschillen in aanpak zodat ‘algemene uitspraken’ gedaan kunnen worden met daarna de beschrijving van de uitzonderingen. De stukken van de andere regio’s zijn volledig doorgenomen, waarna een samenvatting gemaakt is van de inhoud. Na alle uitwerkingen zijn de conclusies beschreven. Aan de hand van de samenvattingen van de werkwijzen van de andere regio’s is gekeken naar wat praktisch gezien interessant is in het licht van wat uit de interviews naar voren gekomen is. Hier is een korte toelichting op gegeven. Tenslotte is in de aanbevelingen aandacht besteed aan de weg die het Veiligheidsbureau kan bewandelen ten aanzien van de multidisciplinaire afstemming rondom risicovolle evenementen in deze regio.

2

De voor dit onderzoek meegenomen stukken zijn die zoals deze in januari 2010 in gebruik waren. Een aantal gemeenten heeft aangegeven bezig te zijn met het herzien en opstellen van (nieuw) beleid ten aanzien van evenementen, waardoor huidige stukken afwijkend kunnen zijn van de stukken die gebruikt zijn in dit onderzoek.

Pagina 5 van 33

Afstudeerscriptie

2. Kaders: regio, actoren en instrumenten. In dit hoofdstuk wordt een beschrijving gegeven van de regio, de betrokken actoren en relevante wet- en regelgeving. Doel van dit hoofdstuk is de lezer inzicht geven in de omgeving, de taken en bevoegdheden van de actoren en de instrumenten (wet- en regelgeving) die van toepassing zijn.

2.1 Regio Brabant Zuidoost De veiligheidsregio is gelegen in het zuidoosten van Noord-Brabant. In deze regio liggen 21 gemeenten. In de regio wonen ongeveer 732.730 personen. In de meeste gemeenten wonen tussen de 15.000 en 25.000 inwoners. De grootste gemeenten zijn de gemeenten Eindhoven (ruim 212.000 inwoners), Helmond (ruim 87.700 inwoners), Veldhoven (ruim 43.000 inwoners), Geldrop-Mierlo (bijna 38.000 inwoners) en de gemeente Valkenswaard (ruim 30.800 inwoners)3. In het rapport wordt onderscheid gemaakt in grote en kleine gemeenten. Met de uitdrukking ‘grote gemeenten’ worden de hiervoor beschreven gemeenten bedoeld. Dit zijn over het algemeen de gemeenten die meer verstedelijkt zijn en een centrumfunctie vervullen. Met de uitdrukking ‘kleine gemeenten’ worden de overige gemeenten bedoelt. Dit onderscheid is niet alleen gebaseerd op het inwoneraantal. Er is ook gekeken naar de samenstelling van de gemeenten. Zo heeft bijvoorbeeld de gemeente Deurne ruim 31.000 inwoners, maar bestaat het uit de dorpen Deurne, Liessel, Vlierden, Neerkant en Helenaveen. Het betreft één gemeente met diverse dorpskernen. In de regio liggen meer gemeenten die op deze wijze samengesteld zijn. Daardoor zijn deze onder de noemer ‘kleine gemeenten’ in het rapport opgenomen. 2.2 Actoren In de regio werken een aantal partijen samen rondom evenementen. Hieronder volgt een korte toelichting op de betrokken partijen en hun taken ten aanzien van evenementen in de regio. 2.2.1 Gemeenten De gemeente is de eerste partij die aangesproken wordt door de organisator wanneer deze een evenement wil organiseren. De gemeente is betrokken vanwege de vergunningverlening en in een aantal gevallen de facilitering van maatregelen en/of middelen. De gemeente (de burgemeester) ontleend haar bevoegdheden aan onder ander andere de Gemeentewet, de Brandweerwet en de Wet Rampen en Zware Ongevallen. Voor een verdere uitwerking van de wettelijke basis, taken en bevoegdheden van de gemeenten, zie bijlage E. 2.2.2 Brandweer De brandweer is een adviserende en controlerende partij. Zo geeft zij advies naar de gemeente ten aanzien van (brand)veiligheidszaken (fysieke veiligheid) en worden controles voorafgaand en tijdens evenementen uitgevoerd in het kader van handhavingstaken. De brandweer ontleend haar taken en bevoegdheden aan de brandweerwet. Voor een verdere uitwerking van de wettelijke basis, taken en bevoegdheden van de brandweer, zie bijlage E.

3

Aantallen gebaseerd op gegevens http://www.cbs.nl, november 2009.

Pagina 6 van 33

Afstudeerscriptie

2.2.3 GHOR De GHOR is net als de brandweer een adviserende partij. Zij geeft advies aan de gemeenten met betrekking tot gezondheid- en hygiënezorg. In tegenstelling tot de brandweer (en politie) beschikt de GHOR niet over controlerende of handhavende bevoegdheden. De GHOR ontleend haar taken aan de Wet GHOR. Voor een verdere uitwerking van de wettelijke basis en taken van de GHOR, zie bijlage E. 2.2.4 Politie Net als de brandweer en de GHOR is de politie een adviserende partij naar de gemeente. Zij adviseert vooral over veiligheidszaken die de openbare orde en veiligheid (sociale veiligheid) aangaan. Daarnaast kan zij handhavend optreden in geval van ongeregeldheden rondom evenementen. De politie ontleend haar taken op basis van de Politiewet. Voor een verdere uitwerking van de wettelijke basis, taken en bevoegdheden van de politie, zie bijlage E. 2.2.5 Organisatoren Ieder evenement begint met het idee van een persoon. Deze kan naar eigen inzicht zelf het evenement gaan organiseren of daar een bureau voor inschakelen. De organisator is in dit geval de partij die de informatie die het middels vergunningen, maatregelen en adviezen krijgt, moet verwerken in de daadwerkelijke organisatie van het evenement. 2.3 Instrumenten 2.3.1 Wet- en regelgeving. De organisatie van evenementen wordt geregeld aan de hand van wetten en aanvullende regelgeving. De volgende wetten zijn van toepassing op de organisatie van evenementen: • Algemene Plaatselijke Verordening (APV); • Wet Kwaliteitsbevordering Rampenbestrijding; • Wet Rampen en Zware Ongevallen; • Brandweerwet 1985; • Politiewet 1993; • Wet Geneeskundige Hulp Rampen en Ongevallen; • Wet Veiligheidsregio’s. Deze wetten hebben betrekking op de taken en bevoegdheden van de politie, brandweer en GHOR in het kader van de voorbereiding op te nemen maatregelen met betrekking tot de veiligheid in het algemeen. Naast de zaken die in deze wetten aangehaald worden zijn een aantal vergunningen van toepassing. Op basis van de volgende wetten en regels worden (aanvullende) maatregelen gesteld aan de organisatie van evenementen: • Brandbeveiligingsverordening; • Woningwet (Bouwbesluit & Bouwverordening); • Wet op de Ruimtelijke Ordening (WRO); • Wet Milieubeheer; • Drank- en Horecawet; • Wegenverkeerswet. Deze wetten en verordeningen hebben betrekking op de concrete maatregelen die een organisator dient te nemen na advisering door de hulpdiensten. Deze maatregelen hebben tot doel het zo veilig mogelijk laten verlopen van een evenement en het voorbereid zijn op ingrijpen bij calamiteiten om het aantal slachtoffers zo veel mogelijk te beperken. Voor een verdere uitwerking van deze wetten en regels, zie bijlage F. Pagina 7 van 33

Afstudeerscriptie

2.4 Evenementen in de regio In deze regio vinden jaarlijks ruim tienduizend evenementen plaats. Het type evenement varieert van een buurtfeest, een buurtbarbecue, grotere evenementen als Park Hilaria in Eindhoven, Extrema Outdoor te Best, Dominator te Eersel, Bavaria Open Air te Laarbeek en de Brabantse Dag te Heeze tot diverse kermissen, zomerfeesten en toerritten die in diverse gemeenten in deze regio plaatsvinden. Het grootste deel van de evenementen vindt plaats in de periode van mei tot september, wat samenhangt met de zomerperiode. De spreiding van de evenementen is wisselend, in bepaalde situaties komt het voor dat in de regio in hetzelfde weekend, meerdere grotere evenementen plaatsvinden. Bij deze evenementen is dan sprake van enkele tientallen tot honderdduizenden bezoekers. Brabantse Dag te Heeze

De Brabantse Dag in Heeze is een jaarlijks terugkerend evenement waar gemiddeld 40.000 bezoekers op af komen. Tijdens dit evenement, wat een week duurt, vindt op de laatste dag de optocht plaats welke door Heeze trekt. Bij deze optocht zijn de straten overvol met bezoekers en trekken lange, metershoge karren door de dorpskern. Bavaria Open Air te Laarbeek

Bavaria Open Air is in 2009 voor de eerste maal georganiseerd. Op het openluchtfestival waar veel bekende artiesten optraden, kwamen ongeveer 15.000 bezoekers af.

Pagina 8 van 33

Afstudeerscriptie

3. Inventarisatie gemeenten In dit hoofdstuk worden de uitwerkingen gegeven van de analyse op de APV’s, beleidsstukken en aanvraagformulieren en van de gesprekken en interviews die bij de gemeenten afgenomen zijn. In de gesprekken bij de gemeenten is ingegaan op het beleid dat de gemeente voert omtrent de organisatie van evenementen. Hierbij is aandacht besteed aan de aanvraagprocedure, het uitgeven van een vergunning aan de organisator en de advisering door hulpdiensten aan gemeenten. In de gesprekken met de hulpdiensten is de werkwijze omtrent het geven van advies naar de gemeenten toe en de controle en handhaving voorafgaand en tijdens het evenement besproken.

3.1 APV Bij het onderzoek is gekeken naar de APV van iedere gemeente. Hieruit is gebleken dat in iedere APV algemene bepalingen over evenementen opgenomen zijn en dat beschreven is hoe het toezicht op evenementen geregeld is. Deze onderdelen komen bij de gemeenten in de Veiligheidsregio Brabant-Zuidoost veel met elkaar overeen. Het kan voorkomen dat de opzet anders is, maar op hoofdlijnen zijn de APV’s hetzelfde. Alle APV’s bevatten een begripsomschrijving en een toelichting op welke evenementen vergund dienen te worden. De APV’s hebben veel overeenkomsten met het APV-model van de Vereniging Nederlandse Gemeenten (VNG). Een vergelijking van de APV’s en het voorbeeldmodel van de VNG is opgenomen in bijlage G. 3.2 Evenementenbeleid Bijna alle gemeenten beschikken over evenementenbeleid, meestal in de vorm van een nota waarin een beschrijving gegeven wordt van wat in de betreffende gemeente verstaan wordt onder evenementen en daarmee samenhangende zaken. Gedurende het onderzoek is duidelijk geworden dat met name de visie, categorieindeling en termijn en behandeling van de aanvraag per gemeente erg verschillend zijn en een grote invloed hebben op het proces van vergunningaanvraag tot vergunningverlening. Doordat deze per gemeente verschillen, verschilt ook de wijze van organiseren van evenementen. De drie onderdelen vormen de essentie van het evenementenbeleid en worden beïnvloed door geografische en demografische omstandigheden. In paragraaf 3.2.2 worden deze omstandigheden verder toegelicht. 3.2.1 Visie De visie op het evenementenbeleid geeft ten eerste richting aan de manier waarop de gemeenten omgaan met evenementen. Er zijn een aantal doelen die de gemeenten met het evenementenbeleid en de manier van werken kunnen bereiken. Gemeenten kunnen evenementenbeleid inzetten om zich als evenementenstad te profileren, veiligheid te waarborgen, overlast te beperken, economische bestedingen te stimuleren en het gemeenschapsgevoel te versterken4. De kleinere gemeenten hanteren het evenementenbeleid en de werkwijze met name om de aanvragen en organisatie in goede banen te leiden. Daarbij wordt als motivatie gegeven het versterken van het gemeenschapsgevoel bij de lokale inwoners, de overlast beperken en de veiligheid waarborgen. Uit de gesprekken met gemeenten is gebleken 4

Veilige evenementen - Ontwikkelingen, risico’s & maatregelen, pagina 48.

Pagina 9 van 33

Afstudeerscriptie

dat de inwoners van de gemeente voornamelijk overlast ervaren door geluidshinder, wegafsluitingen, overmatig drankgebruik en vernielingen in de omgeving van een evenement. De grotere gemeenten hanteren het evenementenbeleid en werkwijze met name om zichzelf te promoten en te profileren als evenementengemeente en economische bestedingen te stimuleren. Evenementen genereren naamsbekendheid, waardoor de betreffende gemeente op de kaart gezet wordt als evenementenstad (branding). Het bevorderen van de veiligheid en het beperken van de overlast vormen subdoelen, die niet altijd de aandacht krijgen die ze moeten hebben. Algemeen gesteld komt bij de meeste gemeenten naar voren dat het houden van evenementen enerzijds aangemoedigd wordt om de sociale band binnen de gemeente te versterken, anderzijds om een economische impuls voor de lokale ondernemers te realiseren. Bij de meeste gemeenten is in het beleid ook opgenomen dat het dient om de veiligheid te waarborgen en realiseren tijdens en rondom evenementen. 3.2.2 Categorieën In het evenementenbeleid van de gemeenten wordt door middel van criteria een onderverdeling gemaakt in categorieën evenementen. Enkele criteria hierbij zijn: - de omvang van het gelijktijdig aanwezige bezoekersaantal; - de aanwezigheid van versterkende muziek; - het verstrekken van alcoholische dranken; - de gevolgen voor de verkeersituatie. De categorieën die door de gemeenten worden toegepast zijn erg verschillend. Zo hebben gemeenten kleine, middelgrote en grote evenementen, risico-evenementen of evenementen met een verhoogde aandacht, reguliere en/of standaard evenementen, evenementen op wijk, kern, gemeentelijk of gemeente overstijgend niveau, categorie A, B, C en D evenementen en categorie 1, 2 en 3 evenementen. Deze wildgroei aan categorieën maakt advisering en afstemming onoverzichtelijk en lastig. Deze categorieën analyserend wordt duidelijk dat er een andere indeling gehanteerd wordt dan beschreven, namelijk de onderverdeling in vrije evenementen, meldingsplichtige evenementen en vergunningsplichtige evenementen. Zo kennen alle gemeenten in de regio een procedure rondom evenementen waarin: a) melding gedaan dient te worden van een evenement of b) een vergunning aangevraagd dient te worden. Bij alle gemeenten betekent een evenement met een meldingsplicht dat het evenement bij de gemeente gemeld wordt zonder dat er (extra) voorwaarden aan de organisatie gesteld worden. Bij evenementen die vergunningplichtig zijn gelden wel (extra) voorwaarden rondom de organisatie.

Deregulering: toch een vergunning? Een aantal gemeenten heeft aangegeven in het kader van deregulering een aantal ‘evenementen’ waar normaal een vergunning voor aangevraagd moet worden, vrij te houden van vergunningaanvragen. Hierbij valt te denken aan het organiseren van een buurt barbecue. Probleem dat hierbij komt kijken is dat ondanks het vergunningvrij maken van een gebeurtenis, de organisator vaak niet ontkomt aan het alsnog aanvragen van een vergunning vanwege het grote aantal deelnemers, het plaatsen van muziekinstallaties of het afzetten van wegen.

Pagina 10 van 33

Afstudeerscriptie

Grote verschillen zijn hier te vinden in de criteria waaraan een evenement moet voldoen. Criteria die er in een kleine gemeente toe leiden dat voor een evenement een vergunning aangevraagd dient te worden, leiden in een grote gemeente slechts tot een melding van een evenement. Dit heeft te maken met de indeling die gemeenten hanteren om vast te stellen of voor een evenement een vergunning verplicht is of niet. De oorzaak hiervan is te vinden in de grootte van de evenementen in combinatie met de grootte van de gemeente. In een kleine gemeente is sneller sprake van een groot evenement dan in een grote gemeente. Tussen kleine gemeenten onderling verschillen deze criteria ook. Bij enkele gemeenten dient iedere bijeenkomst (bijvoorbeeld een straatfeest) gemeld te worden terwijl in andere kleine gemeenten slechts een melding gedaan hoeft te worden wanneer er straten afgezet gaan worden of wanneer er meer dan 50 personen verwacht worden. De criteria voor de aanvraag van een vergunning voor een evenement variëren ook van gemeente tot gemeente. Praktisch geen enkele gemeente kan aangeven waar dit onderscheid (op basis van aantallen personen) op gebaseerd is. Wel valt op dat een onderscheid gemaakt wordt op basis van te verwachten risico’s. Hoewel hier ook verschil in zit, hanteren de meeste gemeenten een vergunningplicht voor evenementen waar bijvoorbeeld tijdelijke bouwwerken geplaatst worden, waar mobiele snack-/eetkramen geplaatst worden, alcoholhoudende dranken geschonken worden of andere risico’s te voorzien zijn. Deze criteria zijn veelal afgeleid van wet- en regelgeving waardoor voor de gemeente de plicht ontstaat deze zaken in goede banen te leiden. Zeker bij grotere evenementen zijn al snel ontheffingen en vergunningen van toepassing. Bij praktisch alle gemeenten geeft het aanvraagformulier aan de organisator weer of het evenement gemeld dient te worden of dat een vergunning aangevraagd dient te worden. De achterliggende oorzaak van de diverse categorieën, criteria en werkwijzen zijn de verschillen in demografische en geografische omstandigheden waarmee de verschillende gemeenten te maken hebben. -

-

Demografisch: de samenstelling van de bevolking bepaalt in grote mate de criteria die de gemeenten hanteren met betrekking tot het bezoekersaantal van evenementen en de indeling in categorieën. Grote gemeenten met bijvoorbeeld veel jeugdige inwoners beschouwen een dance-evenement tot 500 bezoekers als klein evenement waarbij een melding volstaat, terwijl kleine gemeenten met bijvoorbeeld veel oudere inwoners een dance-evenement tot 500 bezoekers beschouwen als groot risico-evenement. De samenstelling en de inwonersomvang van de gemeenten draagt dus in grote mate bij aan de manier waarop binnen gemeenten wordt omgegaan met evenementen. Geografisch: de ligging en indeling van een gemeente in de regio heeft veel invloed op de manier, waarop gemeenten met evenementen omgaan. In de grote gemeenten is de grootschaligheid en veelzijdigheid van evenementen groter dan in de kleine gemeenten. Daarnaast bepaalt de geografische ligging of de omgeving van de gemeenten geschikt is voor het organiseren van evenementen. Denk bijvoorbeeld aan de beschikbaarheid van grasvlaktes, een grote binnenstad, vervoersmogelijkheden, snelwegen en bus- en treinverbindingen. De ligging van gemeenten heeft dus invloed op het organiseren van evenementen.

3.2.3 Termijn en behandeling van de aanvraag De termijn en behandeling van de aanvraag voor het organiseren van evenementen staan in de meeste gevallen vermeld in het evenementenbeleid. Indien dit niet het geval is wordt via het beleid verwezen naar de artikelen in de APV. Iedere gemeente hanteert een eigen wijze van omgaan met een vergunningaanvraag. Bij het in behandeling nemen van de aanvraag zien we het onderscheid in grote en kleine Pagina 11 van 33

Afstudeerscriptie

gemeenten weer terug komen. Er kan een driedeling gemaakt worden in de aanpak die gehanteerd wordt: 1. De aanvraag komt binnen bij de afdeling vergunningverlening van een gemeente, de aanvraag wordt afgehandeld door de daarvoor aangewezen persoon. 2. De aanvraag komt binnen bij de evenementencoördinator van een gemeente, deze neemt de aanvraag in behandeling. 3. De aanvraag komt binnen bij de evenementencoördinator van een gemeente, deze neemt in samenwerking met iemand van de afdeling vergunningverlening de aanvraag in behandeling. De termijn waarop een aanvraag ingediend moet worden varieert van gemeente tot gemeente en is afhankelijk van het type evenement. Zoals aangegeven wordt er onderscheid gemaakt in evenementen waar enkel een melding van gedaan moet worden en evenementen waar een vergunning voor nodig is. De termijn bij evenementen waar slechts een melding van gemaakt hoeft te worden is over het algemeen korter dan die voor de aanvraag van een vergunning. De termijn voor een melding ligt, afhankelijk van de gemeente, tussen de 1 en 4 weken. Voor de aanvraag van een vergunning voor middelgrote evenementen geldt een termijn tussen de 4 en 13 weken. Tot slot varieert de aanvraagtermijn van grote en bijzondere evenementen tussen de 12 en 26 weken. Hierbij dient vermeld te worden dat in sommige gemeenten acht weken voldoet voor het aanvragen van een groot evenement. De uitschieter van zesentwintig weken heeft betrekking op evenementen waarbij bijvoorbeeld een provinciale wegafsluiting nodig is of waarbij grote maatschappelijke belangen in het spel zijn. Een aantal gemeenten hanteert het principe dat de organisator van een evenement eerst direct persoonlijk contact moet hebben met de gemeente. Doel van dit contact is afstemming over het te houden evenement. In deze fase wordt besproken wat de verwachtingen zijn van beide partijen en ontstaat tevens de gelegenheid een organisator te wijzen op het feit dat de organisatie van bepaalde evenementen niet mogelijk is in de gemeente5. Een aantal gemeenten heeft enkele soorten evenementen als niet wenselijk verklaard omdat deze overlast veroorzaken voor de omgeving. Hierbij valt vooral te denken aan stuntshows, toerritten met oldtimers of motoren en dancefeesten. Na het oriënterende gesprek wordt door de organisator een aanvraagformulier ingevuld en bij de gemeente afgeleverd6. Het aanvraagformulier komt binnen bij de persoon/afdeling die de aanvraag in behandeling neemt. De aanvraag wordt gecontroleerd op volledigheid en juistheid alsmede op haalbaarheid en of bij voorbaat al zaken te voorzien zijn die er voor kunnen zorgen dat de aanvraag afgewezen zal worden. Hierbij valt te denken aan controle op basis van de APV en lokaal evenementenbeleid. Na deze stap kan het traject in de volgende werkwijzen verdeeld worden: 1: de aanvraag wordt door de ontvanger in behandeling genomen. Vervolgens wordt de aanvraag doorgestuurd naar de betrokken partners (politie en brandweer lokaal, GHOR regionaal, interne afdelingen gemeente) voor een advies omtrent de aanvraag. Iedere partij retourneert een advies aan de behandelend persoon die alle adviezen en vergunningen bundelt. Dit alles wordt verzameld in een vergunning voor het evenement waarna een vergunning afgegeven wordt. In de meeste gevallen gaat een afschrift naar de hulpdiensten (dit gebeurt niet altijd). Zie bijlage H voor het stroomschema van deze werkwijze. Aanvulling op werkwijze 1: - In het kader van het vaststellen van de mogelijke risico’s zal een RI&E (of variant daarop) uitgevoerd moeten worden. De meeste gemeenten baseren de mogelijke risico’s op de adviezen van de hulpdiensten. Enkele gemeenten passen zelf een eenvoudige inventarisatie toe. 5

6

In sommige gemeenten zit deze stap ook in het traject ingebouwd echter gebeurt dit schriftelijk en niet mondeling. In sommige gemeenten is dit de eerste in plaats van de tweede stap.

Pagina 12 van 33

Afstudeerscriptie

2: de aanvraag wordt door de persoon die de aanvraag ontvangen heeft voor advies doorgestuurd naar de betrokken partijen. Vervolgens wordt de aanvraag behandelt in een regelmatig terugkerend overleg waarbij de politie, brandweer, GHOR, gemeente (diverse afdelingen) en overige partijen betrokken worden. Hierbij worden alle punten omtrent de aanvraag behandeld en mogelijke knelpunten gesignaleerd en afgestemd. Hierna krijgt de behandelend persoon schriftelijk de bevindingen/adviezen en vergunningen welke verzameld worden. Hierna wordt de vergunning afgegeven aan de organisator en gaat een afschrift van de vergunning naar de hulpdiensten. Zie bijlage H voor het stroomschema van deze werkwijze. Aanvulling op werkwijze 2: - Een aantal gemeenten hebben een structureel (tweewekelijks) evenementenoverleg waarin alle betrokken partijen deelnemen. In een enkele gemeente vindt dit overleg alleen plaats wanneer een groot evenement georganiseerd wordt, dus niet structureel. Bij beide werkwijzen is het mogelijk dat de gemeente een aanvraag ontvangt voor een evenement dat al meerdere malen georganiseerd is. Bij de meeste gemeenten dient altijd opnieuw een aanvraag gedaan te worden waarbij gebruik gemaakt wordt van de gegevens van het voorgaande jaar. De gemeenten die deze wijze hanteren hebben in het aanvraagformulier opgenomen dat enkel wijzigingen doorgegeven dienen te worden, zodat organisatoren niet ieder jaar opnieuw hetzelfde formulier in hoeven te vullen. 3.3 DigiMAK Tijdens de interviews is gevraagd naar de werkwijze met betrekking tot DigiMAK. De meeste gemeenten werken op een of andere manier met DigiMAK. De werkwijze verschilt van gemeente tot gemeente, echter hier zijn weer een aantal categorieën te maken. -

Een aantal gemeenten vullen alle evenementen op voorhand in, zonder toevoeging van een aanvraag, vergunning of overige informatie. Een aantal gemeenten vullen het evenement in wanneer een aanvraagformulier ontvangen is. Een aantal gemeenten vullen het evenement in wanneer een aanvraagformulier ontvangen is en de vergunning afgegeven is. Een aantal gemeenten vullen het evenement in wanneer een vergunning afgegeven is.

Bij de meeste gemeenten wordt aangegeven dat het invoeren in DigiMAK een extra stap is bij de verwerking van vergunningaanvragen. Dit komt doordat de meeste gemeenten reeds gebruik maken van een eigen systeem waarin alle, meestal dezelfde gegevens, verwerkt worden. De gemeenten waar enkel het evenement ingevuld wordt geven aan dat dit enkel en alleen gedaan wordt om de hulpdiensten zicht te geven in wanneer welke evenementen plaatsvinden. Hoewel de meeste gemeenten niet negatief tegenover DigiMAK staan, geven de meeste wel aan dat het op dit moment voor de gemeente weinig toevoegt. DigiMAK geeft inzicht in de werkwijze van andere gemeenten. Doordat aanvragen, plannen en vergunningen centraal verzameld zijn, ontstaat de mogelijkheid om ideeën op te doen aan de hand van voorbeelden van andere gemeenten. Mede hierdoor geven enkele gemeenten aan nu vaker contact te hebben met andere gemeenten (informatieuitwisseling). 3.4 Knelpunten bij vergunningverlening Tijdens het onderzoek kwam naar voren dat het proces van vergunningaanvraag tot vergunningverlening essentieel is in de voorbereiding op te nemen maatregelen en Pagina 13 van 33

Afstudeerscriptie

handhaving. Het verloop en succes van het evenement hangen mede af van de voorbereidingen die door alle actoren op het voor hen specifieke gebied getroffen zijn. Uit de gesprekken met gemeenten is duidelijk geworden dat met name de informele versus de formele aanvraag en behandeling, draagvlak van gemeenten en hulpdiensten en het persoonlijk contact tussen actoren in belangrijke mate van invloed zijn op het voorbereidende werk. De aanvraag en behandeling van een evenementenvergunning gaat bijna altijd via de formele weg. Ongeveer een op de drie en met name kleine gemeenten hebben tijdens de gesprekken aangegeven dat het voorkomt dat de aanvraag en behandeling via een informele weg tot stand komt. Dit betekent bijvoorbeeld dat de organisator via e-mail, telefonisch of persoonlijk contact een aanvraag indient en via deze weg een vergunning krijgt voor het desbetreffende evenement. Het komt ook voor dat de gemeentelijke vastgestelde aanvraagtermijnen worden overschreden, waardoor te weinig tijd is voor een gedegen voorbereiding en advies. Normaliter zou dit een weigering van de aanvraag betekenen, maar regelmatig wordt door interne druk van bijvoorbeeld een burgemeester, wethouder of een raadslid de vergunning alsnog verleend. In een van de gesprekken werd een voorbeeld gegeven waarbij de aanvraag te laat was ingediend maar het evenement alsnog kon doorgaan, nadat de organisator in een persoonlijk gesprek met de burgemeester toezeggingen had gedaan rondom de veiligheid. Men heeft vervolgens niet gecontroleerd of deze toezeggingen ook nageleefd werden. Een praktijkvoorbeeld is te vinden in de te laat ingediende aanvraag voor een concert (zie kader ‘Toch een evenement?’).

Toch een evenement? Binnen een gemeente in de regio kwam te laat een verzoek binnen om een concert te mogen organiseren. Hoewel de aanvraag in eerste aanzet afgewezen werd, werd via de burgemeester alsnog een vergunning afgegeven voor het evenement. Door deze werkwijze heeft geen adequate afstemming tussen de hulpdiensten en gemeenten plaatsgevonden. Op deze wijze neemt men (de burgemeester) bewust risico’s ten aanzien van de veiligheid.

Voor iedere afgegeven vergunning is de burgemeester eindverantwoordelijke. Op het moment dat een vergunning afgegeven wordt buiten het normale proces om leidt dit tot diverse problemen: er is geen mogelijkheid voor de hulpdiensten om gedegen advies te geven richting de gemeente, de bezwaarprocedures voor burgers worden omzeild etcetera. Op het moment dat zich een calamiteit voordoet heeft de burgemeester een groot probleem wanneer blijkt dat de vergunningverlening niet volgens de daarvoor bestemde procedure verlopen is. Verandering hierin vraagt van iedere burgemeester dat deze zich conformeert aan de vastgelegde procedures voor vergunningverlening. In één van de gesproken gemeenten hanteert men een doorlopende evenementenvergunning. Dit betekent dat organisatoren van jaarlijks terugkerende evenementen niet steeds opnieuw een aanvraag hoeven in te dienen. Om toch op de hoogte te blijven van wat er wijzigt, is in de vergunning opgenomen dat wijzigingen doorgegeven moeten worden (contactgegevens, wijziging in routes etc.). Controle hierop gebeurt vanuit de gemeente als service naar de organisatoren toe. Probleem bij deze werkwijze kan zijn dat er in de organisatie zaken veranderen welke bij de gemeente niet doorkomen, wat er toe leidt dat een vergunning afgegeven wordt op basis van niet volledige of onjuiste informatie. In geval van een calamiteit kan dit grote gevolgen hebben wanneer bijvoorbeeld blijkt dat er een veelvoud van het aantal bezoekers aanwezig is. Dit kan voor de hulpdiensten tot problemen leiden wat de hulpverlening moeilijker maakt. Pagina 14 van 33

Afstudeerscriptie

Het komt ook voor dat gemeenten één evenementenvergunning gebruiken, waarbij de overige vergunningen en voorwaarden onder die ene vergunning vallen. Enkele gemeenten binnen deze regio maken bewust geen gebruik van deze gezamenlijke evenementenvergunning. Als reden hiervoor wordt gegeven dat wanneer bij de publicatie van de aanvraag bezwaar wordt gemaakt op één onderdeel van de vergunning, in principe tegen de hele vergunning bezwaar gemaakt wordt. Dit terwijl de bezwaarmaker wellicht geen bezwaar heeft tegen het evenement, maar slechts tegen de afzetting van de straat waar deze persoon woont. Door alle vergunningen apart te verstrekken (overigens wel gebundeld) kan men makkelijker inspelen op de ingediende bezwaren en kan men voorkomen dat een geheel evenement afgelast moet worden wegens één klein bezwaar wat slechts een onderdeel vormt van het evenement. 3.5 Aanvraagformulieren Iedere gemeente beschikt over een aanvraagformulier waarmee een vergunning voor een evenement aangevraagd kan worden. De opzet komt globaal overeen waarbij de indeling en de volledigheid van het formulier erg wisselend is. Opvallend in positieve zin zijn de formulieren van de gemeenten Eindhoven, Helmond en Valkenswaard. Deze formulieren blinken uit in zowel volledigheid als duidelijkheid. In bijlage I staat een overzicht van de vergelijking van de aanvraagformulieren. De meeste formulieren zijn door de gemeenten zelf opgesteld. Ondanks dat een aantal gegevens op alle formulieren terugkeren, ontbreken in veel formulieren regelmatig belangrijke gegevens welke wel nodig zijn om mogelijke risico’s te identificeren. Dat deze gegevens noodzakelijk zijn voor het geven van een correct advies is naar voren gekomen in gesprekken met de personen die namens de hulpdiensten advies geven naar de gemeenten. Hieronder volgt een korte toelichting op enkele punten die in aanvraagformulieren regelmatig ontbreken. In bijlage I staat een uitgebreidere toelichting, met voorbeelden uit de praktijk. Hieronder worden een aantal verschillen in de aanvraagformulieren kort toegelicht. Overnachting Het ontbreken van de informatie met betrekking tot overnachtingen is erg lastig. Het is in verband met de advisering door de GHOR wel noodzakelijk deze informatie te hebben. Een voorbeeld hiervan is dat men minimaal 1 douche per 100 kampeerders dient te hebben, terwijl dit bij gasten in een bestaand gebouw 1 douche per 35 personen bedraagt. De wijze waarop overnacht wordt is van invloed op de adviezen die gegeven worden. Constructie en opbouw In de aanvraagformulieren worden verschillende samenstellingen beschreven zoals podia, tribunes, muziekinstallaties, tenten, overkapping, hallen, paviljoens, schermen, terrassen, kramen en luifels. Doordat iedere gemeente andere voorwaarden hanteert voor bijvoorbeeld afmetingen van tenten, de aanwezigheid van vluchtwegen, hoeveel personen aanwezig mogen zijn enzovoorts, ontstaat voor de organisator een verwarrende en lastige situatie omdat er gebrek is aan eenduidige regels. Met name voor organisatoren die in verschillende gemeenten evenementen organiseren is dit lastig.

Overkapping of tent? Wanneer is iets een overkapping? Is een tent waarvan alle zijwanden zijn verwijderd ook een overkapping of geldt dit alleen voor een carport langs het huis of een zeil dat aan vier bomen bevestigd is? In de praktijk wordt creatief omgegaan met het opzetten van tenten, overkappingen en dergelijke, de controle erop is lastig omdat het onmogelijk is de creatieve oplossingen te definiëren.

Pagina 15 van 33

Afstudeerscriptie

Verkeersmaatregelen Bij de vergelijking van de aanvraagformulieren kwam duidelijk naar voren dat gemeenten veel rekening houden met de verkeersituatie rondom het evenement. In iets minder dan de helft van de aanvraagformulieren is echter niks opgenomen over de aanwezigheid van verkeersregelaars, terwijl dit aspect wel mede bijdraagt aan het succes van het verkeersmanagement. Ondergrond terrein Bij de aanvraagformulieren moet meer aandacht besteed worden aan het onderdeel ondergrond. Wanneer het evenement namelijk op een zachte ondergrond wordt gehouden zoals zand of gras, bestaat de kans dat het terrein in combinatie met slecht weer modderig wordt en onbegaanbaar is voor de hulpdiensten. Openbare orde en veiligheid In de aanvraagformulieren is zelden iets opgenomen over het onderdeel openbare orde en veiligheid met zaken als beveiliging, bewaking, toegangscontrole, toezicht en handhaving en te nemen maatregelen. Voor de politie geeft het bij de advisering inzicht in de organisatie van de hiervoor genoemde punten. Dit is van belang om de eigen inzet op evenementen te kunnen bepalen. Drinkwater- en watervoorziening In de aanvraagformulieren heerst onduidelijkheid over het verschil tussen drinkwatervoorzieningen en watervoorzieningen. De aanwezigheid van een drinkwatervoorziening is vooral van belang bij grote evenementen, voor bezoekers die benauwd of misselijk zijn en snel (drinkbare) verfrissing nodig hebben. Eerder contact Een kopje met “eerder contact gehad ja/nee” ontbreekt. Dit moet er wel in opgenomen worden, omdat gemeenten en adviserende partijen op deze manier de gegevens van voorgaande jaren kunnen vergelijken met de nieuwe aanvraag en controleren wat er veranderd is. Milieuzaken Een kopje met “Milieuzaken” ontbreekt. Dit moet wel in de aanvraagformulieren opgenomen worden omdat het betrekking heeft op onder andere geluidsproductie, de verwerking van afval, het lozen van afvalwater op riolen en het reinigen van het evenemententerrein. Een beschrijving van de door de organisator geplande maatregelen geeft de GHOR inzicht in de hygiënische omstandigheden, wat weer van invloed is op het advies. Muziek In veel aanvraagformulieren ontbreekt belangrijke informatie ten aanzien van muziek. Men moet specifiek vragen wat voor soort muziek er ten gehore wordt gebracht. Het antwoord op deze vraag kan namelijk inzicht verschaffen in de te verwachten bezoekers.

Bezoekersprofiel. Wordt er tijdens het evenement muziek ten gehore gebracht? Zo ja, wat voor soort muziek? Deze vraag kan inzicht verschaffen in mogelijk te nemen maatregelen in verband met de te verwachten bezoekers. Een jazzfestival trekt andere bezoekers dan een groot dancefeest of een (hard)rockfestival. Dit is van belang bij het maken van de inschatting aan welk profiel het publiek dat naar het evenement komt voldoet. Afhankelijk van dit profiel kunnen maatregelen genomen worden.

Pagina 16 van 33

Afstudeerscriptie

Toelichting bij aanvraagformulieren De meeste gemeenten hebben een toelichting op het aanvraagformulier beschikbaar. Hierin staat omschreven wat er precies bedoeld wordt bij wat in het formulier genoemd wordt. Bij een aantal gemeenten is de toelichting in verhouding 5 maal zoveel pagina’s als het aanvraagformulier zelf. Het is spreekt voor zich dat (veel) informatie gegeven moet worden om duidelijkheid te verkrijgen rondom het aanvraagformulier, maar dit komt de overzichtelijkheid niet ten goede. Uit het aanvraagformulier blijkt vaak al op te maken wat bedoeld wordt, een toelichting zou zich kort kunnen richten op de procedure van het aanvragen van een vergunning. 3.6 Evenementen brochures Een drietal gemeenten heeft een aanvullende brochure waarin duidelijk weergegeven wordt wat van de organisator verwacht wordt en hoe de aanvraag in zijn werk gaat. Opvallend is dat dit in alle drie de gevallen een kleine gemeente betreft. De grotere gemeenten hebben geen aparte brochure met informatie omtrent het organiseren van evenementen. Als reden voor het niet hebben van een brochure wordt aangegeven dat informatie snel veroudert en het geen optie is om regelmatig nieuwe brochures te laten drukken. In deze gevallen is veel informatie via de website van de betreffende gemeente beschikbaar. Iedere gemeente vervult een ‘dienstverlenende’ functie naar de organisatoren van een evenement toe. Een zeer uitgebreide beschrijving wordt waarschijnlijk niet volledig gelezen. Kort, bondig en doelgericht maakt dat een toelichting/brochure een welkome en nuttige aanvulling is op het aanvraagformulier. 3.7 Afstemming met hulpdiensten Op basis van de afstemming tussen gemeenten en hulpdiensten is een tweedeling te maken in de wijze waarop de afstemming plaatsvindt: 1) de gemeente stuurt een verzoek voor advies naar de hulpdienst, het advies komt retour; 2) optie 1 met als aanvulling dat er een overleg plaatsvindt tussen gemeente en de hulpdiensten waarin het een en ander afgestemd wordt rondom de vergunningverlening. Ongeveer de helft van de gemeenten geeft aan dat er structureel overleg plaatsvindt, met eenmaal per twee of vier weken een multidisciplinair veiligheidsoverleg met de betrokken actoren. De advisering door hulpdiensten wordt in de meeste gemeenten als positief ervaren. Uit de gespreken met de gemeenten, brandweer en politie blijkt dat zij het persoonlijk contact op lokaal niveau erg belangrijk vinden. Deze korte lijnen zorgen er immers voor dat er snel en adequaat ingespeeld kan worden op veranderende situaties en onverwachte omstandigheden. Vaak komt men er tijdens controles voorafgaand aan evenementen achter dat organisatoren met betrekking tot tenten, constructies etcetera. niet geheel voldoen aan de gestelde (vergunning) voorwaarden. In de praktijk is het dan makkelijk om via persoonlijke contacten in de betreffende gemeente tot een goede oplossing te komen waarmee alle actoren akkoord kunnen gaan, zodat het evenement toch doorgang kan vinden. Er wordt van de organisator wel verwacht dat dergelijke zaken in het volgende jaar beter geregeld zijn. De gesproken partijen wijzen erop dat een regionale voorbereiding op evenementen het gevaar meebrengt dat het directe, lokale contact verloren gaat. Dit achten zij niet wenselijk omdat op deze manier de afstand tussen organisatie en de hulpdiensten te groot wordt. De afstemming met de GHOR wordt door de gemeenten over het algemeen als positief ervaren. Er komen duidelijke adviezen, maar wat opvalt is dat de feeling, het hebben van beeld en geluid bij de advisering, met de GHOR minder is dan die met de politie en brandweer. Dit komt doordat de GHOR geen lokale band heeft met de gemeenten maar Pagina 17 van 33

Afstudeerscriptie

regionaal georganiseerd is. Ongeveer de helft van de gemeenten ervaart de adviezen die gegeven worden als standaard advies, waardoor de neiging ontstaat om in het vervolg geen advies meer te vragen voor een soortgelijk evenement. Het eerder ontvangen advies wordt dan gebruikt in de vergunning voor het nieuwe evenement. De advisering voor grootschalige, risicovormende evenementen is op dit moment niet regionaal geregeld. Ook wordt dit niet gefaciliteerd. Het zou voor organisatoren van grootschalige evenementen met een regionale uitstraling duidelijkheid scheppen rondom de voorwaarden waaraan zij moeten voldoen wanneer dit regionaal verzorgd wordt. 3.8 Knelpunten bij afstemming Uit de gesprekken blijkt dat enkele gemeenten soms ervaren dat bepaalde partners niet bij de (voor)overleggen aanwezig zijn, waardoor de gemeenten specialistische inbreng missen en het gevoel krijgen er alleen voor staan. De gemeenten begrijpen dat adviserende veiligheidspartners ook andere werkzaamheden hebben en dat er iets tussen kan komen waardoor zij niet bij het (voor)overleg aanwezig kunnen zijn. Het maakt afstemming en overleg echter lastig wanneer wisselend verschillende partijen niet aanwezig zijn. De vraag die hierbij naar voren komt is of andere partijen geen prioriteit geven aan de advisering of dat er mogelijk sprake is van routinevorming ten aanzien van advisering door de hulpdiensten. Er moet zoveel mogelijk voorkomen worden dat gemeenten het gevoel krijgen er alleen voor te staan. De veiligheidspartners hebben de gemeenten namelijk hard nodig bij de voorbereiding op evenementen (vergunning, voorwaarden). Waken voor goede afstemming en draagvlak creëren, maar ook zeker behouden. Wanneer geen prioriteit gegeven wordt aan advisering loopt het proces spaak. Wanneer er sprake is van routinevorming dan is het wellicht verstandig maatregelen te nemen. 3.9 Risico inventarisatie Opvallend is dat bij slechts een aantal gemeenten een RI&E uitgevoerd wordt. De basis van deze RI&E wisselt van gemeente tot gemeente. Deze is veelal door de behandelend persoon zelf opgesteld. De RI&E varieert van een lijst van aandachtspunten samengesteld op basis van eigen ervaringen, een checklist van een hulpdienst, een lijst op basis van in de APV vermelde punten, tot een samenvoeging van een aantal diverse lijstjes waarin alles samenkomt. De gemeente Someren heeft een uitgebreide inventarisatie methode (die afgeleid is van de Handreiking Geneeskundige Advisering Publieksevenementen door de GHOR). In Valkenswaard wordt een vergelijkbare methode gebruikt. De gemeente Eindhoven hanteert een uitgebreide risicomatrix waarin praktisch alle zaken uit het aanvraagformulier verwerkt zijn. Vanwege de volledigheid en de overzichtelijke indeling is dit een nuttig formulier. Tijdens de interviews is de vraag gesteld of gemeenten tekortkomingen of problemen ervaren rondom de afstemming met hulpdiensten. Een aantal personen heeft toen aangegeven dat het nuttig zou zijn als zij inzicht kunnen krijgen in de wijze waarop de politie, brandweer en GHOR hun advies baseren. Een praktische uitwerking hiervan zou het opstellen van een checklist zijn, waarin in een aantal punten weergegeven wordt waar aan voldaan moet worden. In een aantal gesprekken bij de gemeenten is ook aangegeven dat een regionale handreiking met betrekking tot, hoe om te gaan met risico-inventarisatie nuttig zou zijn. Dit geeft namelijk inzicht in de mogelijke risico’s en zorgt voor meer bewustwording tijdens de besluitvorming over evenementen.

Pagina 18 van 33

Afstudeerscriptie

3.10 Handhaving De wijze waarop binnen deze regio omgegaan wordt met de handhaving rondom evenementen verschilt van gemeente tot gemeente. Wat opvalt is dat een aantal kleinere gemeenten aangeeft dat niet altijd controle en handhaving plaatsvindt. Als reden wordt hier voor gegeven dat er te weinig uren beschikbaar zijn om hier uitvoering aan te geven. Vaak is het zo dat wanneer problemen te verwachten zijn, opdracht gegeven wordt aan de afdeling die belast is met toezicht en handhaving, te gaan controleren bij het evenement. De grotere gemeenten in de regio voeren over het algemeen wel controles uit, echter niet overal. Wanneer evenementen risico’s met zich meebrengen wordt standaard controle uitgevoerd over de afgegeven vergunningen. In alle gevallen wordt de controle uitgevoerd door de brandweer. Voor zover de gemeenten controles uit zouden moeten voeren, heeft dit in de meeste gevallen betrekking op milieuzaken. De meeste gemeenten geven aan geen personeel beschikbaar te hebben voor controle op deze zaken.

Pagina 19 van 33

Afstudeerscriptie

4. Inventarisatie hulpdiensten

In dit hoofdstuk wordt een uitwerking gegeven van de gesprekken bij de hulpdiensten. De gesprekken hebben plaatsgevonden met medewerkers van de politie, brandweer en GHOR. In de gesprekken is ingegaan op de rol van de adviseur namens de hulpdiensten. Daarbij is aandacht besteedt aan de knelpunten waar men in de praktijk mee te maken heeft.

4.1 Brandweer De rol van de brandweer met betrekking tot evenementen is tweeledig: enerzijds is zij verantwoordelijk voor de advisering op het gebied van onder andere brandveiligheid, bouwconstructies en ontruimingsmogelijkheden, anderzijds is de brandweer verantwoordelijk voor handhaving voorafgaand en/of tijdens evenementen. 4.1.1 Advisering. De aanvraag voor advies omtrent een evenement komt vanuit de gemeente. De vergunningverlener van de gemeente zet de aanvraag voor een vergunning door naar de brandweer, deze voert een inventarisatie uit waar een advies uit voortvloeit. Dit advies gaat terug naar de gemeente waar de gegevens verwerkt worden in de vergunning. Als aanvulling op deze werkwijze wordt in een aantal gemeenten op regelmatige basis een evenementenoverleg georganiseerd met alle betrokken partijen. In deze bijeenkomsten worden evenementen en de inhoud van de vergunning en bijkomende maatregelen besproken. Na dit overleg gaat een integraal advies naar de gemeente die vervolgens een vergunning opstelt met de afgestemde voorwaarden waarna de organisator op de hoogte gebracht wordt middels een afschrift van de vergunning. In de maatregelen die door brandweer geadviseerd worden zit veel verschil. De meeste korpsen bepalen zelf aan de hand van wet- en regelgeving maatregelen die genomen moeten worden. Er bestaat (nog) geen landelijke richtlijn over hoe te adviseren rondom evenementen, waardoor ieder korps dit naar eigen inzicht doet. De meeste korpsen hebben in de loop van de tijd zelf checklists opgesteld waarvan gebruik gemaakt wordt. De advisering wordt dus op lokaal niveau afgehandeld. Dit zorgt voor een wildgroei aan werkwijzen over hoe omgegaan wordt met advisering omtrent evenementen.

ELE-Rally – Gemeente Son & Breugel. Sinds jaar en dag vindt in deze regio jaarlijks de ELE-rally plaats. In alle jaren dat dit gebeurde was er nog nooit iets afgesproken over de bereikbaarheid van gebouwen op het industrieterrein waar een deel van de rally plaatsvond. Op het moment dat er een melding zou komen over een van de gebouwen op het terrein zou er een probleem zijn met de bereikbaarheid. In overleg met de organisatie heeft de lokale brandweer toen afspraken gemaakt over hoe om te gaan met calamiteiten. De rally vindt echter niet alleen plaats in Son & Breugel. Ook andere plaatsen waar deze (of een) rally gehouden wordt en waar het parcours over (een deel van) het industrieterrein loopt, zitten met dit probleem. Een regionale aanpak en advisering naar de organisatie toe kan er voor zorgen dat voor de organisatie eenduidigheid ontstaat over hoe om te gaan met bijvoorbeeld deze situatie en wordt afstemming met hulpdiensten vereenvoudigd doordat men dezelfde werkwijze aan kan houden.

Pagina 20 van 33

Afstudeerscriptie

Op grootschalige evenementen met een regionale uistraling is meestal sprake van maatwerk. Een aantal omstandigheden moet ten behoeve van het evenement aangepast worden. Hierbij valt te denken aan het realiseren van wegafsluitingen, brandveiligheid, aanrijroutes en de bereikbaarheid van blusvoorzieningen. Zoals in het voorbeeld over de rally reeds aangegeven is, geeft het werken vanuit een regionale optiek eenduidigheid en zorgt voor een makkelijkere samenwerking tussen de betrokken partijen. Men hoeft tenslotte niet iedere keer zelf opnieuw het wiel uit te vinden. Eenduidigheid zorgt voor helderheid naar zowel gemeenten, de hulpdiensten als naar de organisatoren. Vanuit de lokale optiek is het echter wel belangrijk dat de communicatielijnen kort gehouden worden. Door de gemeenten wordt aangegeven dat het evenementenoverleg goed en prettig werkt. Het persoonlijke en directe contact tussen de lokale adviseur en organisator zorgt voor snelle, gerichte afstemming. Daarbij kan op deze wijze makkelijk bijgestuurd worden, mede doordat op het lokale niveau ook de handhaving en controles uitgevoerd worden. De lokale vertegenwoordiging van de brandweer ziet zeker voordelen in regionale richtlijnen. Met name met betrekking tot evenementen die in meerdere gemeenten (tegelijkertijd) plaatsvinden als bijvoorbeeld een rally, toertocht of andere evenementen. Dit zorgt ook voor duidelijkheid naar de organisatoren. De vergunningsvoorwaarden van de 21 gemeenten uit de Veiligheidsregio Brabant-Zuidoost verschillen onderling veel. Dit onderdeel vormt het begin voor regionale afstemming en betrokkenheid. Eenduidige voorwaarden vergemakkelijken de organisatie van evenementen en verduidelijken de eisen waaraan voldaan moet worden. Een voorbeeld waarin sprake is van afstemming tussen gemeenten onderling is de Kennedymars in Asten en Someren.

Kennedymars – Gemeenten Someren en Asten. Jaarlijks vindt in de omgeving van Someren de Kennedymars plaats. Deze wandeltocht komt door diverse plaatsen. Doordat de tocht door diverse plaatsen komt, krijgen organisatoren te maken met diverse voorwaarden omdat iedere gemeente zijn eigen aanpak hanteert. De gemeente Asten en Someren stemmen de voorwaarden voor deze tocht af. Het zou prettig zijn wanneer alle gemeenten dezelfde voorwaarden hanteren, dit maakt het enerzijds eenvoudiger voor organisatoren, anderzijds zijn de gemeenten er zelf ook mee geholpen omdat de afstemming op deze wijze makkelijker zal verlopen.

4.1.2 Voorbereiding op inzet hulpdiensten. Om calamiteiten daadkrachtig te kunnen bestrijden, is het van belang dat de hulpdiensten betrokken worden in de voorbereiding van het evenement. Op het moment dat tijdens een evenement een incident plaatsvindt, zullen de hulpdiensten opschalen om tot bestrijding van het incident te komen. Discussiepunt in dit verhaal is in hoeverre de hulpdiensten betrokken moeten worden in de voorbereiding. Voorstanders geven aan dat de hulpdiensten alleen goed voorbereid kunnen worden wanneer zij op de hoogte zijn van alle ins en outs van het evenement. Tegenstanders geven daar als reactie op dat wanneer hulpverleners teveel betrokken zijn bij het evenement, het gevaar ontstaat dat zij (onbewust) keuzes ten bate van het evenement en ten koste van de hulpverlening zullen maken.

Dilemma: betrokkenheid voorbereiding. Tijdens een van de gesprekken kwam de vraag naar voren in welke mate de brandweer betrokken moet zijn bij de voorbereiding op mogelijke calamiteiten? Achterliggende gedachte is dat de rol van de brandweer onafhankelijk van de organisatie moet zijn. Op

Pagina 21 van 33

Afstudeerscriptie

het moment dat de brandweer teveel betrokken is bij de organisatie van een evenement ontstaat de mogelijkheid dat door uitoefening van druk van de organisatie ten tijde van een calamiteit, niet de meest adequate keuze gemaakt wordt ten behoeve van de bestrijding van de calamiteit omdat het evenement ‘door moet gaan’.

In de voorbereiding op evenementen is het belangrijk dat gekeken wordt naar de bestaande middelen die gebruikt kunnen worden ten tijde van calamiteiten. Door goed na te denken over het gebruik van beschikbare middelen kunnen gewone ‘dagelijkse’ attributen ingezet worden ter bestrijding van calamiteiten (of daar een bijdrage aan leveren). Een praktisch voorbeeld hiervan is te lezen in onderstaand kader.

Muziekinstallatie of omroepmogelijkheid? De aanwezigheid van een muziekinstallatie geeft hulpdiensten in geval van een calamiteit de bezoekers de mogelijkheid te informeren en te sturen. Tijdens de themaochtend preparatie werd aangegeven dat men vooraf teksten moet vastleggen, die omgeroepen kunnen worden in geval van een calamiteit. Hiermee wordt bereikt dat de om te roepen berichten duidelijk en begrijpelijk zijn en wordt voorkomen dat tijdens een calamiteit in vaktermen gesproken wordt wat tot verwarring kan leiden.

4.1.3 Controle en handhaving. Naast de advisering is de brandweer ook verantwoordelijk voor de controle van de geadviseerde maatregelen. In een aantal gemeenten wordt aangegeven dat de brandweer niet altijd controleert in verband met gebrek aan mankracht daarvoor. Wanneer evenementen regionaal ‘voorbereid’ worden, kan dit probleem ondervangen worden door personen van een ander korps in te zetten voor deze taken. Tijdens controles blijkt regelmatig dat zaken niet in orde zijn of dat zeer creatief omgegaan wordt met de voorwaarden zoals die in de vergunning zijn opgenomen. In sommige gevallen nemen organisatoren maatregelen die de veiligheid niet bevorderen maar zelfs meer in het gedrang brengen. Het zou nuttig zijn als organisatoren via bijvoorbeeld een checklist geattendeerd worden op mogelijke gevaren, zodat zij niet voor onverwachte situaties komen te staan. Door organisatoren vooraf te informeren over relevante zaken zoals de brandveiligheid in en rondom tenten, tenten in combinatie met sneeuwval of wind enz. en dit in een checklist op te nemen, draagt men enerzijds zorg voor het creëren van bewustzijn bij organisatoren, anderzijds aan het geven van inzicht in punten waarop door de brandweer controles uitgevoerd wordt.

Dilemma: veiligheid tegen (w)elke prijs? Rondom evenementen hangt een spanningsveld tussen het veiligheidsbelang en omzetbelang van de organisator. Iedereen is zich bewust van het feit dat er maatregelen genomen moeten worden om de veiligheid te garanderen, echter ten koste van (w)elke prijs? Een evenement wordt immers ook georganiseerd om geld te verdienen. Wanneer dit op gaat aan te nemen maatregelen, is het dan nog wel interessant om evenementen te organiseren?

Pagina 22 van 33

Afstudeerscriptie

4.2 Politie De politie acteert in de regio op twee niveaus: lokaal en regionaal. In eerste aanzet is de lokale vertegenwoordiging het eerste aanspreekpunt wanneer het om vergunningaanvragen gaat. Bij grotere evenementen of wanneer een grootschalige inzet vereist is, wordt de aanvraag doorgezet naar regionaal niveau (Sectie Conflict- en Crisis Beheersing). De politie is rondom evenementen op twee manieren betrokken: enerzijds door het al dan niet actief aanwezig op en/of rondom het evenement (of terrein). Hiermee wordt direct een beroep gedaan op de capaciteit van de politie. Hier zal in verband met de personele planning rekening gehouden moeten worden. Anderzijds is zij betrokken bij het geven van adviezen rondom een aantal risico’s (gericht op openbare orde). 4.2.1 Advisering. De advisering komt in grote lijnen overeen met de werkwijze zoals beschreven bij de brandweer. De advisering wordt verzorgd door de netwerkinspecteur. De aanvraag voor een advies komt binnen bij de gemeente, van daar uit wordt de aanvraag doorgestuurd naar de netwerkinspecteur van het betreffende korps. Bij de beoordeling wordt gebruik gemaakt van een door de inspecteur zelf opgestelde checklist. Hoewel er momenteel nog geen checklist is met specifieke aandachtspunten voor de politie, wordt er momenteel in de regio wel gewerkt aan een ‘regionale checklist’ zodat de advisering in alle gemeenten in de toekomst eenduidig zal verlopen. Zoals tijdens gesprekken bij de brandweer reeds aangegeven is, wordt ook bij de politie gewaarschuwd voor het in een (te) vroeg stadium deelnemen aan de advisering rondom evenementen. De advisering van de hulpverleningdiensten op de evenementenaanvraag dient onafhankelijk van het evenement te gebeuren. Het is belangrijk dat operationeel leidinggevenden in het voortraject niet (teveel) op de hoogte worden gebracht over alle zaken rondom het evenement. Men zou door het enthousiasme voor het evenement blind kunnen worden voor de veiligheidsaspecten, waardoor een gedegen en objectieve advisering beperkingen kan oplopen, met alle gevolgen van dien. De preperatieve GRIP vormt ook bij de politie een discussiepunt en het is de vraag in hoeverre men zich wil of moet voorbereiden en of de hulpverleningdiensten ook teveel voorbereid kunnen zijn. De aanvraagformulieren die de gemeenten hanteren voor het aanvragen van een evenement zijn nogal verschillend. Vanwege het ontbreken van belangrijke gegevens is het voor de netwerkinspecteur moeilijk om een volledig advies te geven over de te nemen maatregelen. De advisering wordt beter en completer wanneer één standaard aanvraagformulier gebruikt wordt.

De kermis. Een van de zaken waar de politie regelmatig tegen aanloopt is dat zij opgeroepen wordt als de partij die ‘alles op mag ruimen en mag afsluiten’. Een praktijkvoorbeeld hiervan is te vinden in de wijze waarop in sommige plaatsen de lokale kermis afgesloten wordt. Volgens de vergunning is een bepaald tijdstip afgesloten en op het moment dat er klachten zijn wordt de politie gebeld en mag ‘het probleem’ oplossen terwijl dit (wellicht) iets voor de organisator en/of de gemeente is. Deze is verantwoordelijk voor het verloop.

Pagina 23 van 33

Afstudeerscriptie

4.2.2 Voorbereiding op inzet hulpdiensten. Over het algemeen worden in de samenwerking tussen politie en andere partijen door de politie weinig problemen ervaren. In de meeste gemeenten zijn de lijnen kort en kent men elkaar goed waardoor contact en afstemming goed te realiseren zijn. Desondanks zijn er wel inhoudelijke zaken waarover afstemming gerealiseerd moet worden. Het is belangrijk dat overeenstemming gevonden gaat worden in voorwaarden waar organisatoren aan moeten voldoen. Het realiseren van eenduidigheid in definities zorgt voor inzicht in elkaars werkwijzen en maakt samenwerking eenvoudiger en vermijd tegenstrijdigheden (zie voorbeeld ‘Vluchtwegen’). Het voorbeeld over ‘Vluchtwegen’ gaat hierover.

Vluchtwegen. Voor de brandweer moeten de vluchtwegen open zijn en dienen deuren op een bepaalde manier open te gaan. De politie heeft een ander doel: “handhaven van de openbare orde en veiligheid” waarbij het terrein afgesloten moet zijn en deuren mogelijk op een andere manier open moeten gaan. Afstemming is dus erg belangrijk en kan in deze opzet gewaarborgd worden.

In gesprekken is aangegeven dat de rol van de politie meer zou kunnen lijken op die van de GHOR en brandweer. Zij moet zeker betrokken worden bij advisering, maar qua uitvoering alleen ter plaatse komen als er in het kader van de taken (handhaven openbare orde / toezicht houden) direct aanleiding is dat dit noodzakelijk is of dat er reële risico’s te verwachten zijn. Regionale afstemming rondom risicovolle evenementen lijkt voor de politie ideaal omdat op deze manier duidelijkheid ontstaat over welke evenementen waar plaatsvinden zodat hier in de planning rekening mee gehouden kan worden. Wanneer gemeenten los van elkaar evenementen plannen, ontstaat het gevaar dat de inzet van hulpdiensten, de politie in het bijzonder, niet gegarandeerd kan worden (zie voorbeeld ‘Regionaal zicht op evenementen’). Daarbij is het nuttig op een centraal punt informatie en kennis te verzamelen waar alle gemeenten en organisatoren in de regio gebruik van kunnen maken. Het is echter wel van belang, net als door de brandweer aangegeven wordt, dat er sprake is en blijft van persoonlijk contact op lokaal niveau.

Regionaal zicht op evenementen. Bij grote evenementen waar de veiligheid in het geding is, wordt getrokken aan de capaciteit van de politie. De laatste jaren wordt de politie Kempen overspoeld met evenementen, omdat alle vier de dorpen zonder overleg evenementen organiseren, waardoor het kan zijn dat diverse evenementen in hetzelfde weekend vallen. Hierdoor moet soms geadviseerd worden om het evenement niet door te laten gaan, maar meestal is dit voor de gemeente geen geldig excuus om een evenement te annuleren. Uitgangspunt is altijd dat de organisatie verantwoordelijk is voor de veiligheid op het evenemententerrein. De politie staat uiteraard paraat indien men het zelf niet meer aan kan, maar heeft dan wellicht niet snel genoeg de benodigde inzet paraat in geval van calamiteiten.

Pagina 24 van 33

Afstudeerscriptie

4.2.3 Controle en handhaving. De gemeente verleent de vergunning en is verantwoordelijk voor handhaving op geluidsoverlast, sluitingstijden, milieuzaken en in de toekomst ook voor het schenken van alcohol7. Vanuit de politie komen signalen dat de controlerende taken van de gemeenten er vaak bij inschieten. Een praktisch voorbeeld hiervan is reeds geschetst in het voorbeeld van de kermis. Deze tekortkomingen worden met name in de avonduren en in het weekend ervaren, waarbij de politie wordt opgeroepen om te handhaven op gemeentelijke taken. Hier valt volgens geïnterviewde personen een flinke verbeterslag te maken. 4.2.4 Overige aandachtspunten. Een specifiek aandachtspunt voor de politie is de aanvraagtermijn. In verband met de planningscyclus moet minimaal 4 maanden voor aanvang van het evenement bekend zijn dat het plaats gaat vinden. De politie zou graag zien dat gemeenten de organisatoren van jaarlijks terugkerende evenement vóór september op de hoogte brengen over het indienen van een evenementenaanvraagformulier. Op deze manier wordt voor de politie de situatie gecreëerd dat evenementen in de planning meegenomen kunnen worden zodat inzet rondom evenementen gerealiseerd kan worden.

Overschrijding aanvraagtermijn. In december 2009 werd door een gemeente in de regio nog een aanvraag in behandeling genomen, terwijl de minimale termijn voor kleine evenement volgens de APV verstreken was. Deze gemeente heeft dus zijn eigen (spel)regels overtreden en liep op deze manier (bij geval van een incident) het risico aansprakelijk gesteld te worden voor eventuele incidenten / schade. De termijn was voor de hulpdiensten te kort om advies te kunnen geven en de inzet van hulpdiensten was moeilijk te realiseren vanwege de korte tijd tussen de aanvraag en het evenement.

4.3 GHOR De rol van de GHOR bestaat enkel uit het geven van adviezen rondom gezondheid en technische hygiënezorg8. In tegenstelling tot de politie en brandweer hebben zij geen mogelijkheden om zaken af te dwingen. Het gebruik maken van het advies door de gemeente is een verantwoordelijkheid van de gemeente zelf. Omdat de GHOR zelf niet beschikt over een uitvoeringsorganisatie, heeft zij verder geen (aanvullende) uitvoerende taken rondom evenementen. De GHOR komt alleen in actie op het moment dat een grote calamiteit plaatsvindt. 4.3.1 Advisering De aanvraag om advies komt binnen bij het GHOR-bureau van de veiligheidsregio. De aanvraag wordt bekeken op volledigheid, waarbij ook gekeken wordt naar dingen die niet op papier staan. Dit betekent dat ook gekeken wordt naar zaken die onduidelijk zijn of doen vermoeden dat er meer gaat gebeuren dan beschreven staat (zie voorbeeld ‘Overnachting sportevenement’). Voordat de GHOR een gedegen advies kan geven, dient men te beschikken over alle relevante informatie. Op dit moment komt het door de grote verscheidenheid aan aanvraagformulieren voor, dat bepaalde relevante gegevens niet direct bekend zijn zoals bijvoorbeeld informatie over overnachting en ondergrond. De medewerkers van de GHOR dienen navraag te doen bij de organisator om aanvullende

7 8

Tweede Kamer der Staten-Generaal, Alcoholbeleid - Pilot VWA, )vergaderjaar 2008–2009, 27 565, nr. 82. Technische hygiënezorg richt zich op die organisaties en instellingen waar een verhoogd risico bestaat op de overdracht van infectieziekten.

Pagina 25 van 33

Afstudeerscriptie

informatie in te winnen. Dit levert extra werk op en kan eventueel leiden tot wrijving in de relatie tussen adviseurs van de hulpverleningsdiensten en de vergunningverleners van de gemeenten.

Overnachting sportevenement. Er wordt een aanvraag voor het organiseren van een sportevenement met kinderen van diverse basisscholen ontvangen. In de aanvraag wordt gesproken over de opslag van sport- en weekendtassen. Gezien het feit dat het een meerdaags evenement betreft doet dit vermoeden dat er wellicht op locatie geslapen wordt. Hierover is echter op het aanvraagformulier niets vermeld. De medewerker neemt hierover contact op met de organisator, waarna blijkt dat de opslag bedoeld is voor het opbergen van tassen tijdens het evenement en dat de deelnemende kinderen voor de nachten ondergebracht zijn bij gastgezinnen in de omgeving.

Na het inventariseren van het aanvraagformulier wordt aan de hand van de Handreiking Geneeskundige Advisering Publieksevenementen een advies opgesteld. Hierbij wordt onder andere gekeken naar de wenselijke aanwezigheid van EHBO’ers, posten, ambulances, sanitaire voorzieningen, drinkwater voorzieningen enz. De aanvraag wordt vervolgens in een aantal verschillende systemen verwerkt. Zo wordt gebruik gemaakt van DigiMAK; een eigen wijze van opslaan van documenten; alle correspondentie en documenten dienen in MyCorsa te worden opgeslagen en, tenslotte, worden de aanvragen geregistreerd in een spreadsheet. Met name het vier maal bezig zijn met een en dezelfde aanvraag zorgt er voor dat de verwerking van iedere aanvraag erg veel tijd in beslag neemt. De reden dat er zoveel systemen gebruikt worden ligt vooral in het feit dat ieder systeem qua gebruik een voordeel heeft op de andere systemen. Zo is de ene werkwijze beter geschikt in verband met het genereren van statistieken, de ander om documenten overzichtelijk op te slaan en weer een ander om de gegevens voor iedereen inzichtelijk te maken. In de ideale situatie zijn alle gebruikte systemen geïntegreerd in één systeem, waarbij alle voordelen gebundeld zijn. Hierdoor kan veel efficiënter en sneller gewerkt worden. 4.3.2 Overige aandachtspunten De GHOR is regionaal georganiseerd en heeft geen uitvoeringsorganisatie waardoor zij minder feeling hebben met de lokale partners. Om hun werk goed te kunnen verrichten hoeven ze niet lokaal georganiseerd te zijn, maar de afstand zorgt er wel voor dat de GHOR minder betrokken wordt bij zaken zoals bijvoorbeeld evenementen.

Pagina 26 van 33

Afstudeerscriptie

4.4 Overige Veiligheidsregio's

Tijdens het onderzoek is naar voren gekomen dat een aantal veiligheidsregio’s reeds bestaand beleid hebben rondom de multidisciplinaire afstemming rondom evenementen. In dit hoofdstuk wordt ingegaan op overeenkomsten in de wijze waarop deze regio’s dit georganiseerd hebben. Er wordt ingegaan op de kaders van de samenwerking, het aanvraagformulier voor evenementen en de risico inventarisatie en classificatie.

De Veiligheidsregio Brabant-Zuidoost is niet de enige regio in Nederland waar gezocht wordt naar een werkwijze om te komen tot een multidisciplinaire afstemming rondom evenementen. Voor de uitwerking van dit onderzoek is het beleid van drie andere regio’s onder de loep genomen en gekeken naar hoe het opgebouwd is. Voor deze regio’s is gekozen omdat zij inmiddels minimaal een jaar ervaring hebben met multidisciplinaire afstemming op regionaal niveau. De regio’s waar voor gekozen is zijn: • Hollands Midden: Handreiking inzet hulpverleningsdiensten bij evenementen (2005); • Flevoland: Regionale handreiking evenementenbeleid Flevoland (2008); • Gelderland-Zuid: Handreiking evenementenbeleid Gelderland-Zuid (2005). 4.4.1 Overeenkomsten beleid Ondanks een aantal verschillen is in grote lijnen de aanpak hetzelfde. In een aantal kernpunten is het beleid als volgt samen te vatten: - Door middel van beleid kaders scheppen waarmee een multidisciplinaire aanpak rondom advisering ten aanzien van evenementen gerealiseerd wordt. - Regionaal evenementen (melding) formulier, aangevuld met regionaal opgesteld aanvraagformulier voor evenementenorganisatoren. - Werken met een digitale kalender (in twee regio’s wordt de kalender van het CCB gebruikt). - Het uitvoeren van een RI&E (door de hulpdiensten, volgens diverse methoden). - Het geven van advies richting de gemeente door hulpdiensten welke samenwerken in veiligheidbureau / overleg. In bijlage J staan drie samenvattingen over het beleid van de hierboven beschreven veiligheidsregio’s. 4.4.2 Kaders samenwerking Alle stukken beginnen met het beschrijven van de betrokken partijen, de beschrijving van de taken en verantwoordelijkheden in het geheel en de wijze waarop de samenwerking vorm gegeven wordt. Alle methoden gaan uit van de regierol van de gemeente aangezien deze verantwoordelijk is voor het verlenen van de vergunning. De hulpdiensten hebben ‘slechts’ een adviserende rol, de verantwoordelijkheid ligt te allen tijde bij de gemeente. 4.4.3 Regionaal aanmeldingsformulier evenementen Alle regio’s hanteren een meldingsformulier voor grote, risicovolle evenementen. Dit formulier gaat naar een werkgroep of het Veiligheidsbureau waar de aanvraag verwerkt wordt en in behandeling wordt genomen. Deze werkwijze zorgt er voor dat centraal bekend wordt wanneer welke evenementen waar gehouden gaan worden. Een coördinerende rol ten aanzien van het geven van een multidisciplinair advies richting de gemeente ligt hier voor de hand.

Pagina 27 van 33

Afstudeerscriptie

4.4.4 Digitale Kalender Alle regio’s maken gebruik van een kalender. In twee gevallen wordt de kalender van het CCB gebruikt, de derde regio hanteert een eigen kalender. In alle gevallen wordt de kalender beheerd door (een afdeling van) de veiligheidsregio. In de kalender zijn alleen de grote (risicovolle) evenementen opgenomen. 4.4.5 Risico Inventarisatie & Evaluatie (Classificatie evenement) Alle drie de methoden hanteren een indeling van evenementen naar grootte en/of risico’s. Alle methoden gaan uit van de indeling A, B of C evenementen, de betekenis ervan verschilt. Bij de ene indeling is A zeer belastend en/of brengt grote risico’s met zich mee en C het minst belastend, bij de andere uitleg is het precies andersom. Alle handreikingen hanteren een RI&E. De invulling ervan verschilt echter. De regio Hollands Midden hanteert een checklist welke overeenkomt met de checklist zoals opgenomen in de ‘Handreiking Geneeskundige Advisering bij Publieksevenementen’ van de GHOR. Deze lijst bevat de noodzakelijke aandachtspunten echter een aantal belangrijke punten ontbreken. Deze lijst is specifiek gericht op het evenement en de locatie ‘binnen de hekken’. Er wordt niet gekeken naar de omgeving en belangrijke factoren als het weer, contactgegevens, draaiboeken en scenario’s worden niet meegenomen. De door de veiligheidsregio Flevoland gehanteerde werkwijze is praktisch hetzelfde als die van de regio Hollands Midden, echter dan wel met de genoemde ontbrekende punten. Met name de uitwerking van de analyse in een risicomatrix geeft inzicht in de aanwezige risico’s en duidelijkheid naar alle betrokken partijen. Daarbij komt een checklist voor de lokale overheid en organisator waarmee inzicht verkregen wordt in wat geregeld moet worden om de veiligheid te waarborgen. Deze checklist is overigens ook voor de hulpdiensten zeer nuttig. De aanpak van de veiligheidsregio Gelderland Zuid kenmerkt zich door de uitgebreide vragenlijst (het aanvraagformulier) waarbij praktisch ieder punt dat van toepassing is behandeld wordt. De methode bestaat uit drie stappen: 1. een checklist waarbij in zes vragen beoordeeld wordt of een evenement belastend is of niet; 2. het regionaal meldingsformulier (uitgebreid aanvraagformulier); 3. de uitwerking van de eerste twee documenten in een risicomatrix. Met name de werkwijze zoals gehanteerd door de regio Gelderland-Zuid is uitgebreid en zit goed in elkaar. Deze methode blinkt uit in volledigheid van de risico-analyse, de opzet en volledigheid van het aanvraagformulier en de aandacht die besteed wordt aan het lokale deel van het onderwerp (de handreiking naar de gemeenten over hoe om te gaan met het verlenen van vergunningen). Tijdens het onderzoek is contact gezocht met de regio’s. Helaas heeft uiteindelijk slechts een van de drie regio’s antwoord gegeven. De overige twee hebben aangegeven enkele vragen te willen beantwoorden, echter na diverse pogingen via telefoon en e-mail is er tot op heden nog geen antwoord verkregen op de gestelde vragen. Alleen de Veiligheidsregio Flevoland heeft enkele vragen met betrekking tot de samenwerking beantwoord. In een gesprek is aangegeven dat het contact tussen de gemeente en de veiligheidsregio met betrekking tot dit onderwerp in de regel goed verloopt. Iedereen is betrokken en men zet zich in omdat iedereen bijgedragen heeft aan de opzet van de werkwijze. Binnen de regio Flevoland zijn per gemeente afspraken gemaakt over de termijnen waarop de melding van een evenement gedaan moet worden. Dit is een iets afwijkende werkwijze van wat beschreven staat in de methode, maar dit levert in de praktijk weinig problemen op. De afgesproken termijnen worden Pagina 28 van 33

Afstudeerscriptie

over het algemeen gehaald. Wat wel een aandachtspunt is, is dat er in feite twee trajecten naast elkaar lopen: enerzijds het vergunningtraject, anderzijds het voorbereidingstraject van de hulpdiensten. De communicatie tussen deze twee is zeer belangrijk. Op het moment dat dit niet goed verloopt kan het zijn dat de vergunningvoorwaarden en de verwachte voorbereidingen niet overeenkomen met de werkelijke situatie. 4.4.6 Advisering door hulpdiensten In het proces van vergunningverlening is de afstemming tussen hulpdiensten, gemeente en de organisator erg belangrijk. Het is van belang dat de door de hulpdiensten gegeven adviezen meegenomen worden in de voorbereiding om zo goed mogelijk voorbereid te zijn op het evenement. In alle drie de werkwijzen wordt aangestuurd op samenwerking tussen de hulpdiensten. Bij met name de regio Gelderland Zuid is dit volledig uitgewerkt. De andere twee beschrijvingen zijn minder uitgebreid, maar doen in essentie waar ze zich op richten, het samen brengen van alle partijen om tot afstemming te komen.

Pagina 29 van 33

Afstudeerscriptie

5. Conclusies In dit hoofdstuk staan de conclusies beschreven die gedurende het onderzoek, naar voorwaarden voor multidisciplinair ondersteund evenementenbeleid en verbetering van de afstemming tussen gemeenten en hulpdiensten naar voren zijn gekomen.

In de Veiligheidsregio Brabant-Zuidoost liggen 21 gemeenten. Hieronder volgen enkele belangrijke conclusies die getrokken kunnen worden op basis van het onderzoek. Definities en termijnen Er is geen overeenstemming over de definitie van grootschalige, risicovolle evenementen. Iedere gemeente hanteert een eigen indeling wat afstemming en advisering bemoeilijkt. Er zitten grote verschillen in de aanvraagformulieren. De formulieren verschillen van gemeente tot gemeente. Gebrek aan informatie en eenduidigheid bemoeilijkt advisering door de hulpdiensten. De aanvraagtermijnen voor vergunningen voor evenementen verschillen van gemeente tot gemeente. In enkele gevallen is de aanvraagtermijn voor de hulpdiensten te kort om degelijke adviezen te geven en voorbereidingen te kunnen treffen. Het gebrek aan duidelijke richtlijnen en handreikingen over hoe om te gaan met betrekking tot de advisering, leidt tot een wildgroei aan werkwijzen en adviezen. Dit komt doordat aan de hand van wet- en regelgeving naar eigen inzicht advies gegeven wordt. Interpretatieverschillen leiden daarbij wel eens tot conflicten. Om de advisering in goede banen te leiden is het van belang dat door de gemeenten gebruik gemaakt wordt van volledige, eenduidige aanvraagformulieren. Vanwege het ontbreken van belangrijke zaken op aanvraagformulieren, is het geven van volledige adviezen lastig. Door randvoorwaarden als fysieke veiligheid, sociale veiligheid en gezondheid te definiëren en af te stemmen en te verwerken in de aanvraagformulieren wordt er voor gezorgd dat deze gewaarborgd worden. Afstemming en communicatie Algemeen kan worden gesteld dat alle partijen de bereidheid tot samenwerken tonen. Alle partijen geven los van elkaar aan dezelfde problemen te ervaren en willen hier graag een oplossing voor zien. Alle geïnterviewde personen geven aan zeer veel belang te hechten aan het contact op lokaal niveau. Ook wanneer evenementen regionaal ondersteunt gaan worden, is het van belang dat contact op lokaal niveau gehandhaafd blijft vanwege directe communicatie. Enkele gemeenten geven aan te ervaren dat hulpdiensten de advisering rondom evenementen als bijzaak zien en niet altijd (voldoende) betrokken zijn bij de voorbereidingen op evenementen. De meeste partijen zien DigiMAK als nuttig hulpmiddel. De werkwijze van het programma kan flink verbeterd worden en een eenduidige werkwijze is noodzakelijk om het instrument van nut te kunnen laten zijn.

Pagina 30 van 33

Afstudeerscriptie

Advisering en kennis Op lokaal niveau is in diverse gesprekken aangegeven dat er problemen worden ervaren in de advisering ten aanzien van evenementen. Met name het feit dat het geen regelmatig voorkomende zaken zijn maakt het lastig ervaring op te bouwen met dit onderwerp. Met name de kleinere gemeente geven aan last te hebben van het gebrek aan kennis omtrent het organiseren van grote evenementen. Doordat dit niet vaak voorkomt is het iedere keer zaak opnieuw het wiel uit te vinden wat het lastig maakt om de vergunningverlening en afstemming met alle partijen vlot te realiseren. Hulp van ‘bovenaf’ wordt van harte toegejuicht. Een bijdrage in de vorm van een kennisbank, specialist evenementen en handreikingen en checklists worden als waardevol beschouwd en kunnen veel werk uit handen nemen. Om de advisering in goede banen te leiden is het van belang dat er door de gemeenten gebruik gemaakt wordt van volledige, eenduidige aanvraagformulieren. Vanwege het ontbreken van belangrijke zaken op aanvraagformulieren, is het geven van volledig toegepaste adviezen lastig. De advisering door de GHOR wordt door gemeenten als positief ervaren. Wel wordt de werkdruk groter door de verscheidenheid aan formulieren en de diverse systemen die gebruikt worden om administratie in op te slaan. Dit zorgt voor extra werk voor de medewerker van de GHOR. Risico Inventarisatie & Classificatie Gemeenten wijken in de praktijk nogal eens af van de door hen zelf vastgestelde aanvraagtermijn. Hierdoor komt advisering door de hulpdiensten in het gedrang en ook de mogelijkheid tot het treffen van voorbereidingen wordt hier door beperkt. Het geven van een vergunning via de informele weg komt neer op het bewust omzeilen van de vergunningverleningprocedure en het door de gemeente zelf opgestelde beleid. Er is geen eenduidige risicoclassificatie waardoor het voorbereiden van de maatregelen en inzet van hulpdiensten moeilijk is omdat er geen inzicht is in de risico’s waar sprake van is en welke maatregelen daarop genomen dienen te worden. De politie op lokaal niveau geeft aan dat er behoefte is aan eenduidige, van hogerhand opgestelde checklists. In de praktijk gebruiken de inspecteurs zelf opgestelde checklists. Omwille van eenduidigheid is het handig om op regionaal niveau een checklist voorhanden te hebben. Taakverdeling De brandweer en politie hebben op basis van diverse wetten, taken en bevoegdheden om op te treden op en rondom evenementen. Dit is uit te splitsen in enerzijds de taak om te adviseren ten aanzien van veiligheid, anderzijds de daadwerkelijke handhaving op en rondom evenementen. De GHOR heeft een adviserende functie, echter heeft als nadeel dat zij geen afdwingbare adviezen kan geven. Dit in tegenstelling tot de politie en brandweer. De politie zou graag de verandering zien dat de betrokken partijen hun verantwoordelijkheden nakomen. Waar de politie nu vaak opgeroepen wordt om evenementen ‘af te sluiten’ en problemen op te lossen, moeten deze taken opgenomen worden door de partij die verantwoordelijk is voor de afhandeling ervan. Aandachtspunt daarbij is de bereikbaarheid van andere partijen, met name buiten de kantooruren. Pagina 31 van 33

Afstudeerscriptie

6. Aanbevelingen 1. Realiseer afstemming (eenduidigheid). Realiseer afstemming ten aanzien van de onderwerpen die het adviseren lastig maken en sta open voor de input van andere partijen. Ga daarbij op zoek naar de wijze waarop dit geïntegreerd kan worden in de werkwijze van de eigen organisatie. In plaats van de nadruk te leggen op onmogelijkheden (het enkel verdedigen van eigen belangen), moet gezocht worden naar de wijze waarop de samenwerking vorm gegeven moet worden. Afstemming moet gevonden gaan worden in eenduidige definities van begrippen, eenduidige aanvraagtermijnen, eenduidige aanvraagformulieren en eenduidige risico identificatie en classificatie. Wanneer deze onderwerpen afgestemd zijn is een grote sprong gemaakt naar een eenduidige werkwijze in de advisering rondom evenementen. Om tot afstemming te komen kan onder andere gekozen worden uit de volgende opties: 1) Het opzetten van een projectorganisatie, waarin vertegenwoordigingen van de mensen van de werkvloer opgenomen zijn (zie aanbeveling 2). 2) Het organiseren van een themaochtend (zie aanbeveling 3); 2. Onderhoud contact met mensen van de werkvloer. Om tot afstemming te komen over de inhoud van de in de vorige aanbeveling vermelde aandachtspunten, is het belangrijk dat de juiste input gebruikt wordt. Zorg voor input van mensen van de werkvloer. Hierbij is het zeer van belang dat contact gezocht wordt met de mensen die in de praktijk met deze onderwerpen aan de slag moeten. De gemeenten (vergunningverleners, evenementencoördinatoren), de brandweer (adviseurs op lokaal niveau), de politie (netwerkinspecteurs) en de GHOR (medewerkers GHOR bureau) zullen via de mensen die in hun dagelijkse werkzaamheden met dit onderwerp te maken hebben, aan moeten moedigen hun input en visie te geven op de inhoud. 3. Investeer in kennis. Om tot nieuwe inzichten en werkwijzen te komen, is het belangrijk dat er kennis opgedaan wordt ten aanzien van het organiseren van evenementen. Door dit op regionaal niveau te realiseren, wordt een informatiebron gecreëerd waarvan alle in deze regio opererende partijen gebruik kunnen maken. Zeker voor de gemeenten waar op incidentele basis grootschalige evenementen georganiseerd worden is dit een nuttige bron van informatie. Praktische uitwerkingen van kennisbronnen zijn een specialist evenementen, een kennisbank en themaochtenden. De specialist evenementen is een ontkleurd persoon die op de hoogte is van relevante wet- en regelgeving, degelijke kennis heeft van alle mogelijkheden van de betrokken partijen en deze bij elkaar weet te brengen. Doordat een persoon veel tijd besteedt aan de organisatie en ervaringen hiermee bewaard en deelt, wordt een netwerk opgebouwd van personen die betrokken zijn bij de organisatie van evenementen. Het is van belang dat deze persoon los staat van de adviserende partijen (brandweer, politie, GHOR) om een multidisciplinaire visie te realiseren. De opgedane ervaringen kunnen vastgelegd worden in een kennisbank. Daarbij kunnen opgestelde handreikingen en checklists toegevoegd worden. Door het organiseren van themaochtenden wordt er voor gezorgd dat kennis gedeeld wordt, dat ervaringen uitgewisseld worden en dat door discussie en het uitwisselen van gedachten, continu gewerkt wordt aan verbetering van de werkwijzen. De personen die Pagina 32 van 33

Afstudeerscriptie

hier voor input zorgen zijn de personen die in de praktijk betrokken zijn bij de vergunningverlening en advisering daarover (zie aanbeveling 2). 4. Maak onderscheid tussen lokaal en regionaal niveau. Het organiseren van evenementen is en blijft mensenwerk. Zorg dat lokaal contact gehandhaafd blijft en dat persoonlijk contact de boventoon blijft voeren. Naast de rol die door de Veiligheidsregio op regionaal niveau genomen kan worden, is het van belang dat de organisatie van het evenement op lokaal niveau gerealiseerd wordt. Daarbij is ondersteuning op regionaal niveau wenselijk. De rol die het Veiligheidsbureau kan spelen is tweeledig: enerzijds kan de regio een voortrekkersrol vervullen in het realiseren van de afstemming zoals beschreven in de aanbevelingen 1, 2 en 3. Anderzijds kan de regio de taak vervullen om grootschalige, risicovolle evenementen te coördineren. Dit met het oog op de planning van capaciteit, het nemen van maatregelen op regionaal niveau enz. Schematisch weergegeven ziet dat er als volgt uit:

Schema 01: Verdeling lokale en regionale taken.

5. Instrumenten Het gebruik van technische hulpmiddelen als e-mail en DigiMAK is nuttig en kan van toegevoegde waarde zijn, mits hier op de juiste wijze en eenduidig mee omgegaan wordt. Het gevaar ontstaat dat de afhandeling van aanvragen enkel digitaal gaat verlopen. Dit moet voorkomen worden. Het organiseren van evenementen is iets waar mensen altijd persoonlijk bij betrokken dienen te worden. De implementatie van hulpmiddelen kan het beste plaatsvinden na de bij de eerste aanbeveling vermelde stappen van inventariseren en vaststellen. Daarmee wordt de informatiebehoefte vastgesteld. Aan de hand hiervan kunnen technische hulpmiddelen ontwikkeld worden die van toegevoegde waarde zijn.

Pagina 33 van 33