ADVIESRAAD
DE MERKSMEDERIJ COMMUNICATIE VANUIT DE KERN
T +32 477 62 08 26
[email protected] www.demerksmederij.com
Wat is de adviesraad van De Merksmederij? Onze adviesraad is een denktank en een uitdaging voor onze klanten (zaakvoerders, ceo’s of bestuursraden). Bij elke bijeenkomst van de adviesraad schuiven 3 merksmeden mee aan de overlegtafel. Welke smeden met welke skills dat zijn, beslist u zelf n.a.v. uw noden. Onze adviesraad helpt en ondersteunt u bij uw algemene bedrijfsvoering en dan met name bij het nemen van belangrijke strategische beslissingen. Wij dagen u uit op conceptueel vlak en de positionering van uw bedrijf. Cijfermatig kunnen we tot op het bot analyseren. Met fluwelen handschoenen pakken we uw personeel(sbeleid) onder handen. Onze techneuten bekijken uw IT-infrastructuur, workflow en werkwijze met diverse softwarepakketten. In de toegepaste marketing geven we adviezen voor de uitrol van uw eigen communicatieplan. We leveren meerwaarde door de bril van een expert, op elk bovenvermeld domein, in uw onderneming.
Welke expertises hebben wij voor u in huis? Bedrijfsstrategie – Financiën – Bedrijfsstructuur – ICT - Conceptuele marketing - Toegepaste marketing – Personeelsbeleid - Werving & selectie – Communicatie – Investeringen – HRM Sales.
Hoe is onze adviesraad samengesteld? Het is belangrijk dat de adviesraad evenwichtig samengesteld is uit interne en externe leden. Daarbij moeten ze elkaar voldoende aanvullen. De verscheidenheid aan expertises in de adviesraad bevordert de kwaliteit van de werking. De adviesraden waarin wij participeren bestaan idealiter uit maximaal 6 personen (3 leden van de onderneming + 3 merksmeden).
De leden van de onderneming: Naast de bedrijfsleider kan het interessant zijn om belangrijke stakeholders te betrekken bij de vaste kern van de adviesraad. Komt een specifiek thema aan bod, dan kan een lid van het verantwoordelijke managementteam worden uitgenodigd. Bij familiale opvolging in de KMO is het nuttig om de eventuele opvolgers te laten deelnemen tijdens één of meerdere bijeenkomsten.
De merksmeden: Onze smeden hebben allemaal volgende competenties:
Pagina 2
Ze zijn bereid om ervaring en inzichten te delen.
Ze kunnen een beleid evalueren en bijsturen.
Ze stellen het belang van de onderneming altijd centraal.
Ze overstijgen de eigen beroepsachtergrond.
Ze hebben empathie voor de bedrijfsleiding.
Ze hebben geen belangen in een concurrerend bedrijf.
DE MERKSMEDERIJ | COMMUNICATIE VANUIT DE KERN | 2015-12
De merksmeden van de adviesraad tekenen een overeenkomst met daarin een aantal belangrijke voorwaarden zoals geheimhouding, meldingsplicht en vertrouwelijkheid. Is de adviseur niet meer onafhankelijk, dan ontstaat er een belangenconflict en melden we dit onmiddellijk aan de raad.
Heb ik een adviesraad nodig? Met een Adviesraad:
beschikt u over een klankbord en denktank voor uw bedrijf. hebt u op een georganiseerde wijze aandacht voor de langetermijnvisie en de strategie van uw KMO. bevordert u de transparantie en de continuïteit van de besluitvorming. helpt u het evenwicht te bewaken tussen het belang van de onderneming en uw eigen of het familiale belang. overstijgt u de eenzaamheid als bedrijfsleider.
Let wel: de adviesraad neemt geen beslissingen en heeft dus geen enkele invloed op de eigendomsstructuur van uw bedrijf. Als ondernemer stelt u zich best deze drie vragen alvorens een adviesraad op te richten: 1. Wie zijn de huidige adviseurs van mijn bedrijf? 2. Welke meerwaarde wil ik als ondernemer realiseren met een adviesraad? 3. Ben ik als bedrijfsleider klaar en bereid om te werken met een adviesraad? De oprichting van een adviesraad is vrijwillig maar niet vrijblijvend. Uw engagement als bedrijfsleider is van essentieel belang voor de goede werking van de adviesraad. U moet bereid zijn om volledige informatie te geven, de eigen werking in vraag te stellen en verantwoording af te leggen.
Wat is het verschil tussen een adviesraad en een raad van bestuur? Onze adviesraad is louter adviserend. In de vennootschapswetgeving heeft de raad van bestuur een wettelijk omschreven taak. De adviesraad heeft geen bevoegdheden die bij wet zijn vastgesteld. Bestuurders in een raad van bestuur worden benoemd en afgezet door de algemene vergadering. Adviseurs in een adviesraad kunnen op elk moment hun samenwerking op vraag van de ondernemer of op eigen initiatief stopzetten. De raad van bestuur blijft het enige juridisch orgaan dat door alle stakeholders ter verantwoording kan worden geroepen en aan wie rekenschap wordt gegeven. De adviesraad heeft geen bevoegdheid tegenover derden en kan dus ook niet aansprakelijk worden gesteld.
Pagina 3
DE MERKSMEDERIJ | COMMUNICATIE VANUIT DE KERN | 2015-12
Wie zijn onze merksmeden?
Frank Wouters Conceptbepaling, sales, conceptuele marketing en bewaking van uw kern. Saskia Lips Ondersteuning, HRM, sales NL, organisatie, accountmanagement. Jan Verdonck: Fiscaal, financieel. Bart Gybels ICT, software, workflow, teammanagement, lean, planning, communicatie. Gert Lathouwers Toegepaste marketing, sales, financieel, netwerken, business development.
Ons ganse team van merksmeden staat tot uw beschikking, in die mate dat u per adviesraad uit het team kan kiezen al naargelang de behoeften aan expertise. We houden u wel aan 2 regels: 1. Minimaal 1 merksmid is vast contact en sowieso bij elke adviesraad aanwezig. 2. Er kunnen maximaal 3 merksmeden aan tafel zitten tijdens 1 adviesraad.
Hoe verloopt een adviesraad? Vergaderfrequentie De adviesraad vergadert minimaal 1 keer per kwartaal. Dit garandeert de betrokkenheid van de leden en de continuïteit van de besproken thema’s.
Jaarplanning U stelt bij de opstart van de KMO Adviesraad een jaarplanning op en bepaalt ook welke agendapunten behandeld worden.
Agenda Elke adviesraad verloopt volgens een agenda die 14 dagen van tevoren wordt opgestuurd. De agenda heeft ook aandacht voor de feedback over eerder besproken onderwerpen.
Timing Een adviesraad duurt +/- 3 uur en vindt meestal na de werkuren plaats. Bijvoorbeeld van 18u tot 21u. De dagen en uren spreekt u steeds af met uw merksmid-vast-contact.
Documentatie Samen met de agenda wordt de relevante documentatie opgestuurd naar alle leden van de adviesraad. Zo kan iedereen zich degelijk voorbereiden op de adviesraad.
Leiding van de adviesraad U stelt de agendapunten voor. De adviesraad is echter een ronde tafel zonder hiërarchie.
Collegiaal overleg In de adviesraad heerst een opendebatcultuur. Samen formuleren we adviezen na overleg.
Pagina 4
DE MERKSMEDERIJ | COMMUNICATIE VANUIT DE KERN | 2015-12
Verslag Van elke adviesraad maakt u een beknopt verslag op. Dit rapporteert kort de geformuleerde adviezen en de gesuggereerde acties.
Zijn er succesfactoren voor een goede werking? Volledige informatie en vertrouwelijkheid De leden van de adviesraad dienen te beschikken over volledige en betrouwbare bedrijfsinformatie om met kennis van zaken te kunnen adviseren. Zowel de adviezen, het voorafgaand overleg en alle inlichtingen over de uitvoering van de adviesopdracht, zijn vertrouwelijke informatie voor alle leden van de adviesraad.
Maak goede afspraken. De Merksmederij ontwikkelde een modelovereenkomst die bij de oprichting van een adviesraad kan worden ondertekend. Dit contract verbindt de leden van de adviesraad tot de naleving van de essentiële voorwaarden van de adviesraad.
Geef de adviesraad een plaats in uw organisatie. Het is aan te raden om de plaats en de functie van de adviesraad in uw KMO bekend te maken. Het bestuur van de KMO beslist hoe de oprichting en werking van de adviesraad wordt gecommuniceerd aan de aandeelhouders, de stakeholders en andere belanghebbenden. Ook de afspraken rond de communicatie over de adviesraad, bespreekt u met de externe leden van de adviesraad.
Wat is de duurtijd van een adviesraad?
Een adviesraad komt elk kwartaal samen en wordt voor een periode van minimaal twee jaar opgericht. Hierna evalueren we de samenwerking. Daarna zijn er volgende mogelijkheden: 1. U gaat verder met de adviesraad met dezelfde personen of eventueel gewijzigd in functie van nieuwe behoeften in beleidsdomeinen. 2. U stopt de adviesraad en overweegt om een actieve Raad van Bestuur op te richten. 3. U stopt met de adviesraad In al die gevallen kunt u rekenen op de expertise van De Merksmederij om u verder te begeleiden en de juiste beslissing te nemen.
Pagina 5
DE MERKSMEDERIJ | COMMUNICATIE VANUIT DE KERN | 2015-12
Welke garanties biedt De Merksmederij of de adviesraad?
1. Ondersteuning bij uw bedrijfsbeleid In de adviesraad zetelt u samen met de externe merksmeden waardoor u een klankbord en denktank opricht om uw bedrijfsbeleid te optimaliseren.
2. Hulp bij strategisch beslissingen Wilt u de interne bedrijfsstructuur verbeteren? Wil u sleutelen aan uw positionering in de markt? Zoekt u optimalisatie van uw organisatie of personeelsbeleid? Wil je werken aan je communicatie? De adviesraad helpt en ondersteunt u bij het nemen van belangrijke strategische beslissingen.
3. Betaalbaar De Merksmederij zorgt ervoor dat de adviesraad betaalbaar blijft. Als ondernemer kunt u beroep doen op steunmaatregelen van de Vlaamse overheid (KMO Portefeuille) zodat de investering aanzienlijk daalt.
4. Experts op maat Alle merksmeden hebben hun eigen expertise en kunnen u helpen binnen hun domein. Ontbrekende competenties kunnen via het eigen netwerk van De Merksmederij gezocht worden om de adviesraad te vervolledigen, als dat nodig blijkt.
5. Geen administratieve rompslomp De administratieve rompslomp blijft tot het minimum beperkt. De Merksmederij regelt voor u de contracten en volgt alles op. De persoonlijke merksmid-begeleider blijft hiervoor het centraal aanspreekpunt.
Hoeveel investeert u in een adviesraad?
Vaste begeleidingskost, intake en administratie De begeleidingskost bedraagt per jaar € 1 000. De vaste merksmid-begeleider regelt de nodige administratie, houdt contact met u als ondernemer, volgt op en koppelt terug naar de andere merksmeden. Hij of zij bespreekt samen met u welke smeden u nodig heeft, zorgt voor een vlotte opstart van uw adviesraad en plant de raden met u in.
Vergoeding merksmeden U betaalt per adviesraad € 355 per merksmid. Voor 3 merksmeden in 1 adviesraad per kwartaal (of dus 4 adviesraden op 1 jaar) betaalt u dan € 4 260 per jaar. De totale investering bedraagt dus: € 1 000 + € 4 260 (jaar 1) + € 4 260 (jaar 2) = 9.520 €. Belangrijk! 50% van de investering recupereert u via de KMO Portefeuille (Vlaamse overheid). Zo daalt uw investering tot € 4 760 voor 2 jaar advies d.m.v. 8 adviesraden met 3 merksmeden.
Pagina 6
DE MERKSMEDERIJ | COMMUNICATIE VANUIT DE KERN | 2015-12
De adviesraad is een belangrijke investering, maar hiervoor krijgt u het advies van drie merksmeden met daarbij de knowhow en begeleiding van de ganse Merksmederij. Zo biedt De Merksmederij u de unieke kans om uw bedrijf op de juiste sporen te zetten en verwerft u een stevige basis voor de toekomst. De experts zijn topmensen en toch blijft het geheel goed betaalbaar dankzij de steun van de Vlaamse overheid.
FAQ? Mijn bedrijf zit momenteel in moeilijkheden. Kan ik een beroep doen op een KMO Adviesraad? Neen. Een adviesraad is een strategisch klankbord en een denktank voor de ondernemer. Ondernemingen in moeilijkheden vragen eerder operationeel advies. De Merksmederij kan u doorverwijzen naar de juiste personen of instellingen. Bovendien hebben bedrijven in moeilijkheden vaak een negatief eigen vermogen en dan komt u niet in aanmerking voor de KMO-Portefeuille.
Waarom neem ik niet gewoon een adviesraad via een werkgeversorganisatie? Omdat een adviesraad van De Merksmederij alle voordelen van een andere adviesraad bundelt, zonder de nadelen. Geen onnodig tijdverlies voor u als ondernemer, bij de opstart. Geen screening van CV’s, geen selectieprocedures of “sollicitatiegesprekken” met consultants, geen rompslomp bij consultants die afhaken of niet matchen. Uit eigen ervaring kunnen we stellen dat u daarmee onnodig tijd verliest. Het team van De Merksmederij is reeds lange tijd op elkaar ingespeeld en weet wie wat kan. Uw adviesraad start dan ook onmiddellijk met concrete zaken i.p.v. met een sollicitatieopdracht. In onze adviesraad kiest u bovendien niet definitief voor 2 of 3 experts op een specifiek domein. U kiest voor een team van experts welke u uit uw spreekwoordelijke hoed tovert wanneer u juist dát advies het meest nodig heeft.
Zijn er bijzondere voorwaarden waaraan in moet voldoen om voor een adviesraad van De Merksmederij in aanmerking te komen? Ja. Omdat wij altijd vanuit de kern vertrekken moet uw bedrijf een stevig basisconcept hebben. Dat betekent in praktijk bijna altijd dat u eerst onze conceptbepaling hebt genoten. U zult zien dat u daarna veel meer rendement geniet van uw adviesraad. Ook voor een conceptbepaling is een tussenkomst van de Vlaamse overheid van 50% voorzien.
De KMO Adviesraad is gestart maar ik ben niet tevreden met mijn merksmid. Mag ik deze persoon vervangen? Uiteraard. De Merksmederij staat borg voor de kwaliteit van zijn smeden. U mag altijd smeden vervangen door andere smeden.
Kan ik de merksmid-begeleider wel vertrouwen? Misschien lekt hij of zij belangrijke bedrijfsinformatie naar de concurrentie.
Pagina 7
DE MERKSMEDERIJ | COMMUNICATIE VANUIT DE KERN | 2015-12
De merksmid-begeleider, én alle andere merksmeden, tekenen een overeenkomst met u waarbij zij de basisbeginselen van een adviesraad goedkeuren zoals geheimhouding, meldingsplicht en vertrouwelijkheid.
Als ondernemer wil ik zelf een adviseur-expert uit mijn netwerk voorstellen om in mijn adviesraad te zetelen. Kan dit? Dit is mogelijk maar de adviseur-expert moet akkoord gaan met het opgestelde expertsysteem van De Merksmederij. Op deze manier kunnen we de kwaliteit hoog houden van onze merksmeden en bent u zeker van de juiste mix van competetnties. Uw adviseur-expert kan de adviesraad dus aanvullen, maar niet een merksmid vervangen.
Als ondernemer ben ik niet vertrouwd met leiden van vergadering zoals een adviesraad. Welke persoon kan mij hiermee verder helpen? De merksmid-begeleider zit in eerste instantie de raden voor, om u mee op weg te helpen en het rendement van de raad te garanderen. Als u zich op een bepaald moment klaar voelt om het roer over te nemen dan kan dat perfect.
Neem contact op met een merksmid via de pagina www.demerksmederij.com/contact om jouw adviesraad op te starten.
Pagina 8
DE MERKSMEDERIJ | COMMUNICATIE VANUIT DE KERN | 2015-12
