Advies
ICT-Samenwerkingsverband Noord en Midden Limburg
Juni 2012 Definitief
1
Voorwoord Voor u ligt een advies met betrekking tot het oprichten van het ICT-samenwerkingsverband Noord en Midden Limburg voor in eerste instantie de gemeenten Weert, Venlo en Roermond. Aan dit advies zijn maanden aan voorbereiding voorafgegaan, waaraan diverse medewerkers 1 van de betrokken gemeenten met inzet en enthousiasme hun bijdrage hebben geleverd. Zonder deze inzet zou het niet mogelijk zijn om dit advies thans aan de drie Managementteams en Colleges van de betreffende gemeenten aan te kunnen bieden. Wij gaan ervan uit dat met dit advies de basis wordt gelegd voor een vergaande samenwerking op ICT-gebied tussen betrokken gemeenten en dat deze samenwerking de komende jaren nog verder vorm gegeven kan worden. Wij zijn er ook van overtuigd dat hiermee de basis wordt gelegd voor toekomstige toetreding van andere gemeenten uit de regio Noord en Midden Limburg.
Namens alle betrokken medewerkers,
Udo Weyergraf Directeur sector Bedrijfsmiddelen en Organisatie, gemeente Roermond
Definitief
1
Voor een overzicht van de betrokken medewerkers wordt verwezen naar bijlage 2.
2
1. Inleiding Samenwerking staat prominent op gemeentelijke agenda’ s, ook voor ICT geldt dit. Toenemende ICT-kosten, complexiteit en belang van de informatievoorziening en verplichte ontwikkelingen vormen grote uitdagingen. Daarnaast is ICT randvoorwaardelijk voor samenwerking op andere terreinen. De ICT-verantwoordelijken van Leudal, Peel en Maas, Roermond, Venlo, Venray en Weert zagen (en zien) dan ook mogelijkheden in verdergaande ICT-samenwerking. Een directe aanleiding om met elkaar in gesprek te gaan vormde de constatering dat verschillende gemeenten door o.a. nieuwe huisvesting, de komende jaren fors moeten investeren in ICT voorzieningen. De gedachte is daarbij ontstaan dat dit een basis kan vormen om op meerdere ICT aspecten te gaan samenwerken. Daarom hebben zij eind 2010 een onderzoek naar samenwerkingsmogelijkheden geïnitieerd. De desbetreffende colleges hebben hiervoor middelen beschikbaar gesteld en na een namens deze gemeenten door Venlo gehouden aanbesteding heeft Telengy Management & Advies uit Eindhoven de samenwerkingsmogelijkheden onderzocht. Uit de inventarisatie en verkennende onderzoeksfase bleek dat er in de huidige situatie weinig concrete knelpunten worden ervaren die tot samenwerking nopen. Tegelijkertijd verwachtte men in de nabije toekomst ICT-samenwerking nodig te hebben om individuele kwetsbaarheid te verminderen, slagvaardig te kunnen reageren op ontwikkelingen, interne dienstverlening alsmede de dienstverlening aan onze burgers te kunnen verhogen, kwaliteit en professionaliteit te verhogen en toekomstige kostenstijgingen te beperken. Door het a-politieke karakter wordt ICTsamenwerking gezien als goede start en basis voor verdere regionale samenwerking.
Definitief
Het door Telengy in juni 2011 opgeleverde rapport2 schetste een breed scala van ICTcomponenten die betrokken zouden kunnen worden bij een eventuele samenwerking. Dit was tevens het probleem bij de verdere discussie over het rapport tussen de deelnemende gemeenten, waardoor verdere uitwerking in een patstelling terecht kwam en de gemeenten Leudal, Peel & Maas en Venray afhaakten. Weert, Venlo en Roermond zijn na de zomer 2011 echter zelfstandig doorgegaan met het onderzoek en hebben er toen voor gekozen om vooralsnog alleen de basis van de ICT, de technische infrastructuur, te verkennen op samenwerkingsmogelijkheden nu en in de toekomst. De gedachte hierachter is namelijk dat elke gemeente belang heeft bij een goed werkende technische infrastructuur (te vergelijken met een wegennet) tegen zo laag mogelijke kosten, die garant staat voor een hoge beschikbaarheid, efficiënt is ingericht en beheerd wordt door deskundige medewerkers. De techniek wordt steeds belangrijker en ook steeds complexer en juist het samenwerken op dit gebied biedt veel kansen. Is éénmaal bewezen dat de basis staat als een huis, goed beheerd wordt en ook voor alle deelnemers financieel voordeel genereert dan kan op termijn gekeken worden naar samenwerking op software-/applicatiegebied (te vergelijken met de auto’ s die over het wegennet rijden). Ook hiervoor geldt dat de deskundigheid met betrekking tot het beheer gedeeld kan worden, dat er financieel voordeel gegenereerd kan worden door samen in te kopen, maar ook dat op uitvoerend niveau makkelijker samenwerking (in welke vorm dan ook) tot stand gebracht kan worden. Bovendien kan samenwerking op ICT-gebied ook de samenwerking op andere terreinen beter ondersteunen. 2
Het volledige rapport “ ICT-samenwerking in de regio Noord en Midden Limburg” uit juni 2011 ligt ter inzage bij het hoofd ICT.
3
ICT- en financieel deskundigen van Weert, Venlo en Roermond zijn vervolgens aan de slag gegaan om een businesscase uit te werken die aantoont dat samenwerking op het fundament van de ICT, de technische infrastructuur, loont en dus voordeel oplevert voor de deelnemende gemeenten. Niet alleen voordeel op financieel gebied, maar ook op het beheergebied (deskundigheid, hoge beschikbaarheid systemen, uniformering van de werkplekken, etcetera). De uitkomsten van deze businesscase worden u thans voorgelegd en zijn dusdanig positief dat wij uw college willen adviseren het geschetste ICT-samenwerkingsverband Noord en Midden Limburg te laten implementeren. Achtereenvolgens zal op de volgende aspecten nader worden ingegaan: Het ICT-samenwerkingsverband NML De basis van de ICT, de technische infrastructuur De businesscase De financiële aspecten De toetreding- en uittredingcondities Het implementatietraject
2. ICT-samenwerkingsverband Noord en Midden Limburg Het door Telengy uitgevoerde onderzoek leidde onder andere tot de conclusie dat de regio Noord en Midden Limburg de toekomstige uitdagingen op ICT-gebied, gecombineerd met de taakstelling om te komen tot een efficiëntere ICT- en ICT-beheeromgeving, het beste kan tackelen door de vorming van een ICT-samenwerkingsverband Noord en Midden Limburg (NML). In deze paragraaf wordt hierop nader ingegaan.
Definitief
Missie en doelstelling Het ICT-samenwerkingsverband NML regisseert, realiseert en beheert voor haar deelnemers ICTvoorzieningen en ontwikkelingen voor wat betreft (in eerste instantie) de technische infrastructuur tot en met de werkplek (inclusief de kantoorautomatiseringsfaciliteiten). Het ICTsamenwerkingsverband NML ontzorgt op dit vlak de deelnemers met behoud van eigen identiteit en verantwoordelijkheid. De deelnemende gemeenten willen met de voorgenomen ICTsamenwerking: • elkaar op het gebied van ICT ontzorgen; • ICT-voorzieningen standaardiseren en uniformeren; • beschikbare kennis en capaciteit efficiënter inzetten; • hierdoor minder kwetsbaar zijn; • slagvaardiger kunnen inspelen op ontwikkelingen, en • toekomstige groei van ICT-kosten beperken (meer met minder). Scope van de samenwerking De ICT-samenwerking richt zich op ICT-techniek en daarvan afgeleide projecten. ICTvoorzieningen worden geïntegreerd en er wordt een (virtuele) samenwerkingsverband ingericht. ICT-beheerders worden (functioneel) aangestuurd vanuit dit samenwerkingsverband. De deelnemers leveren samen de benodigde kennis en capaciteit. Flexibiliseren van kennis en capaciteit Flexibiliseren van kennis en capaciteit is een belangrijk element in de samenwerking. Dit wordt centraal gestuurd zodat de samenwerking gericht specialismen kan ontwikkelen en minder
4
afhankelijk is van externe inhuur, hetgeen weer bijdraagt aan de beoogde kostenreductie. De individuele kwetsbaarheid neemt af omdat medewerkers bij alle deelnemers inzetbaar zijn.
Samenwerkingsvorm De samenwerking kan starten met een relatief klein (deels “ virtueel” ) samenwerkingsverband in plaats van een “ traditionele” organisatie met eigen gebouw, serverruimten en personeel. Door de energie direct te richten op samenwerken en niet op vorm en structuur, kunnen voordelen behaald en kansen gelijk verzilverd worden. Door samen projecten uit te voeren en door ICT-omgevingen te integreren groeien de deelnemers naar elkaar toe. De startvorm is een lichte gemeenschappelijke regeling 3. Deze vorm biedt een bestuurlijk kader en de gewenste flexibiliteit en slagkracht. Het ICT-samenwerkingsverband is vooral gericht op sturing en regievoering. Financiering De samenwerking sluit zoveel mogelijk aan bij bestaande voorzieningen, natuurlijke vervangingsmomenten en bestaande budgetten. Vanuit de operatie bezien en vanuit de financieel technische invalshoek zal, zo is het voorstel, de gehele infrastructuur ondergebracht worden in een “ operational leasecontract” . Dit biedt tevens de mogelijkheid om bij de gemeenten die vervroegd zouden moeten afschrijven een “ sale en leaseback constructie” toe te passen en daarmee de initiële kosten te beperken. De financiële aspecten worden in de paragrafen 4 en 6 uitvoerig toegelicht. Waar beginnen De samenwerking start door samen vernieuwingen en ontwikkelingen op het gebied van de technische ICT-infrastructuur te realiseren. Projectplannen, programma’ s van eisen, werkplekconcepten etc. worden slechts eenmaal ontwikkeld en vervolgens meervoudig gebruikt. Beheer van gemeenschappelijke technische componenten wordt gecentraliseerd in twee hoofdrekencentra (Venlo en Roermond) die tevens elkaars uitwijklocatie zijn. Het rekencentrum in Weert krijgt in dit scenario een knooppunt- en calamiteitenrol toebedeeld; knooppuntrol ten aanzien van de dataverbindingen en calamiteitenrol voor het geval dat één van de datacentra in Venlo of Roermond langdurig (b.v. door brand) onbruikbaar worden. De noodzakelijke dataverbindingen tussen de deelnemende gemeenten worden gehuurd. Het ICTsamenwerkingsverband beoogt haar deelnemers maximaal en tegen acceptabele kosten te ondersteunen en ontzorgen op gebied van ICT-infrastructuur (t/m de werkplek). In bijlage 1 is de beoogde technische infrastructuur op hoofdlijnen beschreven, zoals deze ook gepresenteerd is aan alle ICT-medewerkers van de gemeenten Weert, Venlo en Roermond.
Definitief
Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden Het ICT-samenwerkingsverband NML is verantwoordelijk voor de integratie, migratie, vernieuwing, ICT advisering en beheer van de gemeenschappelijke ICT-omgeving. Het ICTsamenwerkingsverband NML wordt aangestuurd door een nog te benoemen en uit de bestaande organisaties te rekruteren ICT-manager NML. De ICT-manager treedt in functie na besluitvorming in de respectieve colleges; bij voorkeur nog vóór 1 september 2012. Tijdelijk, tot 1 juli 2013, wordt 3
De lichte regeling is een mengvorm van laagdrempelige samenwerkingsafspraken binnen een bestuurlijk kader. Nadeel en beperking van deze lichte regeling is dat er geen rechtsvorm is voor de samenwerking waardoor zij niet zelfstandig overeenkomsten kan aangaan en geen medewerkers in dienst kan nemen (en er dus ook geen sprake is van een sociaal statuut omdat de betrokken medewerkers in dienst blijven van hun “ eigen” gemeente. Anderzijds is dat ook een voordeel: het ICT-samenwerkingsverband is niet gericht op expansie als zodanig maar om de samenwerkende gemeenten zo goed mogelijk te bedienen.
5
er tevens een kwartiermaker/ implementatiemanager aangesteld, eveneens te rekruteren uit de bestaande organisaties. Het voordeel hiervan is dat er voor het ICT-samenwerkingsverband geen additionele personeelskosten geclaimd hoeven te worden; onderling zullen er wel kosten verrekend worden. De kwartiermaker wordt verantwoordelijk voor alle met de oprichting van het ICTsamenwerkingsverband noodzakelijke juridische, procedurele en financiële activiteiten, aanbestedingen en ook voor de werving van nieuwe deelnemers. De ICT-manager is vanaf de start belast met het technische implementatietraject en alle operationele zaken. Het ICT-samenwerkingsverband omvat de betrokken ICT-medewerkers van die gemeenten die hun ICT-infrastructuren daadwerkelijk integreren. In eerste aanleg betreft het de ICT-medewerkers van Venlo, Roermond en Weert. Het gaat daarbij om medewerkers die direct betrokken zijn bij het (technisch) beheer van de geïntegreerde ICT-componenten. De direct bij de samenwerking betrokken ICT-medewerkers worden functioneel onder centrale aansturing geplaatst maar blijven vooralsnog wel in dienst van de eigen gemeente en in beginsel overwegend op de eigen locaties werkzaam. Zij worden zo nodig en zo mogelijk flexibel ingezet, daar waar de beschikbare expertise en capaciteit gewenst is. Desgewenst kan ook andere specifieke beheercapaciteit al op deze wijze worden uitgewisseld. Deze manier van flexibel inzetten van personele capaciteit en expertise kan tevens als voorbeeld dienen voor andere disciplines en ontwikkelingen zoals “ Het Nieuwe Werken” . Het ICT-beheer dat in de samenwerking wordt ondergebracht betreft de volgende onderdelen: - systeembeheer; - technisch infrastructuur- en databasebeheer; - beheer datacommunicatie infrastructuur; - functioneel beheer generieke (kantoor) applicaties; - functioneel beheer van gezamenlijke systeemtechnische applicaties; - en – in de eerste fase nog beperkt- de 2 e lijns servicedesk(1 e lijns blijft bij elke gemeente zelf).
Definitief
Functioneel beheer van bestaande (gebruikers)applicaties, technisch beheer vaste telefonie en gegevensbeheer blijven vooralsnog dus de verantwoordelijkheid van de individuele gemeenten. Deze indeling vloeit voort uit het 9-vlaks model voor informatiemanagement (zie hieronder). Het ICT-samenwerkingsverband richt zich dus (in eerste instantie) met name op de rechter kolom.
6
Het ICT-samenwerkingsverband NML is een relatief kleine organisatie. Dit vergt de eerste jaren mede daardoor ook nog geen zware juridische constructie. Gezien het “ a-politieke” karakter van de samenwerking is er ook geen noodzaak tot een zware bestuurlijke organisatie. Derhalve is, zoals al gezegd, gekozen voor een “ Lichte regeling” . Deze regeling is relatief vormvrij en vergt slechts beperkte bestuurlijke aansturing (“ drukte” ). Het biedt echter wel de noodzakelijke formele en bestuurlijke basis voor samenwerking en commitment. De beperking dat het geen rechtspersoonlijkheid biedt en het ICT-samenwerkingsverband NML zelf dus geen overeenkomsten kan aangaan of bijvoorbeeld medewerkers aanstellen is in de eerste jaren van samenwerking nog geen probleem. Teneinde toch inkoopvoordeel uit de schaalvergroting te kunnen genereren zal ervoor gekozen moeten worden om de gezamenlijke aanbestedingen door één van de betrokken gemeenten te laten plaatsvinden en daarna individuele doorberekening te laten plaatsvinden. Met andere woorden één van de deelnemende gemeenten treedt op als contractpartij en betaalt de factuur en deze gemeente factureert vervolgens aan de andere deelnemers. Althans is dit voorlopig het geval, omdat de grote hard- en softwareleveranciers een “ lichte regeling” nog niet als zelfstandige juridische entiteit erkennen. Dit is wel geleidelijk aan het veranderen omdat dergelijke samenwerkingsvormen in Nederland steeds meer voorkomen. De kwartiermaker kan hier belangrijke rol vervullen door op slimme wijze deze problematiek met aanbieders te bespreken.
Definitief
Het ICT-samenwerkingsverband NML wordt aangestuurd door de gezamenlijke secretarissen van de deelnemende gemeenten, dan wel een door hun aangewezen (gemandateerde) directeur. Zij vormen het bestuur en zijn opdrachtgever.
Bestuur (gemeentesecretarissen Weert, Venlo, Roermond)
Kwartiermaker/ Implementatiemanager + ICT-manager
ICT
ICT
ICT
Weert
Venlo
Roermond
3. Kosten en baten ICT-samenwerkingsverband
7
Uiteraard wordt de (toekomstige) ICT-samenwerkingsverband NML geconfronteerd met kosten en baten. Deze kosten en baten zijn echter geen optelsom van de huidige en toekomstige kosten en baten van de individuele deelnemende gemeenten. Per saldo zijn deze op termijn, zoals de businesscase laat zien, lager dan wanneer elke individuele gemeente zelfstandig inhoud zou geven aan de toekomstige ontwikkelingen en uitdagingen op ICT-gebied. Onderstaand treft u een korte, op hoofdlijnen, analyse/ beschrijving aan van de verwachte kosten en baten van de ICT- samenwerkingsverband. Mochten op termijn andere gemeenten toetreden, dan zal dit zowel voor de kosten als de baten consequenties hebben waarbij de (gezamenlijke) baten zullen toenemen. Kosten De individuele kosten waarmee de ICT-samenwerkingsverband geconfronteerd zal worden bestaan o.a. uit: - opstartkosten in het eerste jaar (bijvoorbeeld voor de gedeeltelijke vervanging van de ICTmanager en/of de kwartiermaker en de voor de implementatie verantwoordelijke medewerkers); - aanbestedingskosten leasecontracten, hardware, software, datalijnen, etcetera; - inrichtingskosten beide hoofdrekencentra; - opzetten dataverbindingen; - implementatiekosten ICT-samenwerkingsverband sec. In de structurele kosten zijn alle op dit moment te voorziene kosten opgenomen die gemaakt moeten worden om: - de loonkosten van de betrokken medewerkers te kunnen betalen; - de eventuele overheadkosten te kunnen betalen; - de bestaande voorzieningen op peil te houden (continuering huidig beleid); hierin zitten dus ook vervangingsinvesteringen; - de bestaande voorzieningen uit te breiden ten gevolge van onontkoombare wettelijke voorschriften (noodzakelijk nieuw beleid) dan wel de te verwachten groei van bijvoorbeeld “ storage” (gegevensopslagcapaciteit) op te vangen; - de huur van de noodzakelijke datalijnen welke “ redundant” uitgevoerd zullen moeten worden.
Definitief
Baten De baten zijn gevarieerd en niet altijd direct in harde € te vertalen. Sommige baten worden op relatief korte termijn gerealiseerd andere op langere termijn. Efficiencybaten (niet direct in € uit te drukken), bijvoorbeeld: - lagere kosten door eenmalige (project)kennis her te gebruiken bij andere gemeenten; - efficiëntere bezetting en gebruik van ICT-middelen en capaciteit; - meer mogelijkheden om de specialistische kennis van de medewerkers in te zetten voor innovatie; - minder meerkosten voor innovatieprojecten (het wiel nog maar 1 keer uitvinden); - minder kwetsbaarheid op beheergebied; - voorkomen van toekomstige personele groei en op termijn zelfs krimp door natuurlijk verloop, waarbij echter wel aangetekend moet worden dat met de groei van het aantal deelnemers aan het ICT-samenwerkingsverband ook een groei (in eerste instantie) van het personeelsbestand gemoeid zal zijn. Een realistische taakstelling in deze, gebaseerd op natuurlijk verloop, is in de businesscase nog niet verwerkt.
8
Cashflowbaten (wel in € uit te drukken), bijvoorbeeld: - lagere energiekosten; - geen externe uitwijkkosten; - gereduceerde kosten voor internet- en Gemnetverbindingen 4; - lagere kosten en minder externe inhuur door efficiëntere inzet van kennis en capaciteit; - minder kosten voor inrichting en exploitatie van computerruimtes en uitwijklocaties; - lagere kosten door bundelen van de inkoopkracht. N.B.: De cashflowbaten zijn deels (inkoopvoordeel bijvoorbeeld nog niet) in de businesscase verwerkt.
4. Financiering ICT-samenwerkingsverband Primair uitgangspunt is dat de deelname aan het ICT-samenwerkingsverband op termijn tot structurele besparingen moet leiden bij alle deelnemende gemeenten. De uitkomsten van de businesscase laten dit ook duidelijk zien. Door toepassing van de eerder genoemde, maar nog aan te besteden, operational-lease overeenkomst, inclusief een zogenaamde “ sale en leaseback constructie” voor vervroegd af te schrijven investeringen, is het zelfs mogelijk gebleken dat er slechts beperkte opstartkosten noodzakelijk zijn. Gemeenten die hun ICT-infrastructuur integreren met de gemeenschappelijke infrastructuur financieren dit vanuit de eigen (vervangings)middelen en/of leasecontracten. Door de integratie met een bestaande omgeving kan in veel gevallen op onderdelen worden bespaard. Daarnaast zijn er ook nieuwe kostenposten zoals de benodigde datacommunicatieverbindingen. Per saldo laat de businesscase echter een duidelijke besparing zien. Aangezien wel het vertrekpunt geldt dat de deelnemende gemeenten op werkplekniveau aan de samenwerkingsstandaarden moeten voldoen, zal hier in voorkomende gevallen een implementatie/migratieproject aan vooraf moeten gaan, zodanig dat ieder deelnemende gemeente per 1 juli 2013 voldoet aan de afgesproken standaarden. Een op te stellen migratieprojectplan moet inzicht bieden in de financiële consequenties (kosten en baten) daarvan en deze implementatie/ migratie zal door de deelnemer zelf gefinancierd moeten worden; in de businesscase is dit deel buiten beschouwing gelaten. Wel kan hierbij gebruik worden gemaakt van kennis en mogelijk capaciteit van andere deelnemers; hierover zijn inmiddels afspraken gemaakt en wordt al naar bevinden gehandeld. De ICT manager NML coördineert dergelijke migratie trajecten en de onderlinge uitwisseling van ICTbeheercapaciteit en expertise. De ICT-organisatie van de “ ontvangende” gemeente krijgt de feitelijke beschikking over de ICT-medewerkers van de “ latende” deelnemer. Dit betreft echter enkel de ICT-medewerkers die direct verbonden zijn met de te integreren ICT-componenten. Deze ICT-medewerkers blijven in eerste aanleg in dienst bij de eigen gemeente. Zij worden tegen kostprijs, zijnde de loonsom, ingezet door en voor het ICT-samenwerkingsverband. De uren worden echter pas doorberekend als de wederzijdse inzet op jaarbasis bezien meer dan 5% afwijkt van de netto productieve uren (norm is 1365 uur per medewerker).
Definitief
5. Personele bezetting en kosten op langere termijn
4
GemNet is een besloten netwerk voor gemeenten, woningbouwcooperaties, waterschappen, ministeries en ander overheden. Gemeenten zijn verplicht hiervan gebruik te maken voor het uitwisselen van gegevens (bijvoorbeeld het GBA-berichtenverkeer).
9
De samenwerking levert op langere termijn structurele besparing op personeelsgebied van meerkosten op ten opzichte van de situatie waarbij de gemeenten individueel verdergaan, terwijl niet samenwerken zou leiden tot meer personeel dan wel meer inhuur. In de uitgewerkte businesscase is deze verwachte besparing echter niet meegenomen. De schaalgrootte vergt enerzijds minder personeel op het beleidsmatig niveau van de technische infrastructuur en anderzijds op uitvoerend (beheer) niveau. Door het voorgestane groeimodel, door natuurlijk verloop (vergrijzing) en door carrièrewisselingen kan naar verwachting de totale ICTbeheercapaciteit en kwaliteit op langere termijn soepel en beter op de nieuwe behoefte worden afgestemd. Met het oog op passende ICT-capaciteit op langere termijn worden bestaande en nieuwe ICT vacatures niet meer zelfstandig door individuele deelnemers ingevuld. De door het “ bestuur” aangewezen ICT-manager zal hier vanaf het begin (medio 2012) een coördinerende rol vervullen. De ICT-manager adviseert over de invulling van de vacatureruimte, redenerend vanuit de behoefte binnen de samenwerking. Op deze wijze wordt vacatureruimte vanuit samenwerkingsperspectief ingevuld en niet meer voor elke gemeente individueel. Dat kan door aantrekken van nieuwe medewerkers, inhuur van flexibele (externe) capaciteit of door uitbesteden van ICT-taken. Het voorkomt dat deelnemende gemeenten ICT medewerkers aantrekken die op langere termijn overbodig zijn en tot frictiekosten gaan leiden. Op deze wijze krijgt het ICTsamenwerkingsverband de (financiële) mogelijkheden om steeds beter in te spelen op de toekomstige personele behoeften. Personele ontwikkeling Op het gebied van ICT volgen ontwikkelingen zich snel op. Dit heeft consequenties voor de in te zetten (nieuwe) technologie en de daarbij benodigde expertise. Er vinden continu verschuivingen plaats waarbij nieuwe specifieke ICT-kennis nodig is. Aan de andere kant verdwijnen platformen en systemen waardoor aanwezige kennis veroudert of overbodig wordt. Mede door schaalvergroting is het mogelijk een deel van de nu bij de deelnemers aanwezige (deels generieke) kennis om te vormen tot de benodigde specialistische kennis. Uiteraard voor zover deze kennis ook binnen het ICT-samenwerkingsverband opgebouwd moet worden. Dit heeft uiteraard gevolgen voor ICT-medewerkers. Net als andere medewerkers (en waarschijnlijk zelfs nog meer) moeten zij zich mee ontwikkelen om goed inzetbaar te blijven. Het werk van ICTmedewerkers is hoe dan ook aan veranderingen onderhevig. Dit is niet het gevolg van samenwerking, maar samenwerking kan wel een deel van de oplossing zijn omdat de schaalgrootte bijvoorbeeld meer ruimte voor specialisatie biedt. Enkel (generieke) ICT-capaciteit in de samenwerking bijeenbrengen is geen oplossing omdat het dan nog steeds ontbreekt aan de benodigde specifieke kennis. De voorgestelde ICT-samenwerking biedt medewerkers de kans om zich mee te ontwikkelen. Voor betrokken medewerkers blijft de rechtspositie vooralsnog ongewijzigd. In vele gevallen kan vanuit de bestaande standplaats gewerkt worden. Medewerkers wordt de mogelijkheid geboden (en van hen wordt dat ook gevraagd) om kennis te maken met andere organisaties, andere werkwijzen en andere ICT-oplossingen en ICT-technologie. Dit stelt hen in staat om binnen de samenwerking mede vorm te geven aan de eigen ontwikkeling.
Definitief
6. De businesscase Het uitwerken van de businesscase is een complex en langdurig proces gebleken. Enerzijds moesten alle relevante op de technische ICT-infrastructuur betrekking hebbende reguliere (exploitatie)budgetten, vervangingsinvesteringen en toekomstige (verwachte) investeringen per gemeente in beeld gebracht worden en anderzijds moest er en verantwoorde financiële strategie voor de toekomstige ICT-samenwerking uitgewerkt worden die recht doet aan de deelnemende gemeenten. Alles resulteerde uiteindelijk in een veelvoud van spreadsheets die de basis vormen voor het financiële meerjarenperspectief dat onderstaand is weergegeven. Vertrekpunt hierbij zijn
10
de huidige meerjarenbegrotingen van de gemeenten Weert, Venlo en Roermond. Hierop worden vervolgens correcties toegepast die het gevolg zijn van het gelijktrekken van het financieel beleid t.a.v. de ICT en vervolgens worden de financiële correcties (voordelen) verwerkt die de samenwerking en het toepassen van de leaseconstructie met zich meebrengen. Één en ander laat tenslotte per gemeente zien wat de structurele voordelen zijn (op termijn) van de samenwerking, uiteraard weer per gemeente. Roermond laat hierbij in de eerste jaarschijven een negatief beeld zien, hetgeen voor een groot deel het gevolg is van het feit dat Roermond reeds de leaseconstructie toepast en Weert en Venlo niet. Voor alle duidelijkheid zij nogmaals vermeld dat in de businesscase nog geen, maar wel verwachte, inkoopvoordelen en toekomstige personele besparingen zijn verwerkt, waardoor het samenwerkingsresultaat dus uiteindelijk nog hoger zal uitkomen.
Meerjarenbegrotingen per gemeente afgezet tegen het samenwerkingsmodel Op dit moment zijn er voor ICT-hardware per gemeente de volgende middelen beschikbaar in de begroting:
In het geval van samenwerking op ICT-hardware en -infrastructuur wordt het benodigde budget per gemeente:
Definitief
Dit betekend het volgende voordeel (+) cq nadeel (-/-):
Deze voor- en nadelen worden veroorzaakt door verschillende facetten. Om de samenwerking tot stand te kunnen brengen zijn eerst een aantal beleidsuitgangspunten afgesproken. Hierbij is de gehanteerde levensduur voor de meeste investeringen op 5 jaar gesteld. Tevens is de interne rekenrente bij investeringen die niet via een eventuele lease lopen vastgezet op 4%. Vervolgens is er bij de berekeningen vanuit gegaan dat de investeringen in hardware via een leasecontract worden gefinancierd.
Roermond Venlo Weert Samenwerking
levensduur rekenrente wijze van financiering 3 tot 5 jaar 4% Lease 3 tot 5 jaar 5% Activeren 5 jaar 2,45% Activeren 5 jaar 4% Lease
11
Definitief
12
Per gemeente zijn de voordelen dan ook als volgt uit te splitsen:
In de eerste 5 jaren zijn er duidelijke verschillen per gemeente te constateren die met name veroorzaakt worden door de correcties op het huidige beleid en de voor alle gemeenten toe te passen leaseconstructie. In Venlo is er bovendien nog sprake van een zogenaamde “ sale en leaseback financiering” die uiteindelijk voor de jaarschijf 2016 een bijzondere afwijking vertoont. Vanaf 2017 laten de structurele voordelen een evenwichtige resultaat zien.
Definitief
Uiteindelijk zullen alle financiële voordelen verwerkt moeten worden in de respectieve begrotingen van de gemeenten. Wij stellen wel voor om dit pas met ingang van 2014 te laten plaatsvinden omdat het hele implementatietraject doorloopt tot medio 2013 en eventuele onverwachte opstartkosten dan nog binnen de bestaande budgetten kunnen worden opgevangen.
7. Het verrekenmodel Voor de verrekening van alle door het ICT-samenwerkingsverband gegenereerde incidentele en structurele kosten is zal een relatief eenvoudig verrekenmodel worden gehanteerd. Enerzijds wordt hiermee de administratieve lastendruk beperkt gehouden en anderzijds is wel geborgd dat de kosten ook daadwerkelijk bij de kostenveroorzaker terecht komt. Slechts in uitzonderlijke gevallen (en dan ook zeer beperkt) zullen deelnemers mee betalen aan de kosten primair veroorzaakt door één of meerdere andere deelnemer(s). Onderscheid wordt gemaakt in loonkosten, individuele -locatiegebonden- kosten en gezamenlijke kosten welke via een verdeelsleutel worden toegerekend aan alle deelnemers dan wel specifiek aan een specifieke deelnemer (de feitelijke kostenveroorzaker). Loonkosten De loonkosten van de respectieve medewerkers blijven in principe voor rekening van de deelnemende gemeenten. Er vindt slechts verrekening van uren (tegen de loonsom) plaats indien de wederzijdse dienstverlening meer dan 5% afwijkt. De kosten (ook de loonsom) van de kwartiermaker/ implementatiemanager en de ICT-manager, die conform dit voorstel uit de bestaande organisaties gerekruteerd worden, zullen op dezelfde wijze worden doorberekend.
13
Individuele, locatie gebonden, kosten Individuele kosten zijn die kosten die specifiek zijn voor de individuele deelnemers, te weten: de individuele werkplekken (Pc’ s, monitoren, laptops, tablets, etcetera); de werkplek gebonden (kantoorautomatisering)software (Windows-licenties, MicrosoftOffice, Antivirus, etcetera); specifieke lokale servers (bij hoge uitzondering) inclusief hun besturingssoftware; Deze kosten worden per werkplek, netwerkcomponent c.q. eventuele decentrale server doorberekend aan de desbetreffende gemeente. Gezamenlijke, niet locatie gebonden, kosten Onder deze categorie vallen alle kosten van de inrichting, het onderhoud en het beheer van de gezamenlijke rekencentra, zoals: de fysieke servers, VMware vSphere en AS400; de virtuele servers en werkplekken; de data-opslagfaciliteiten (storage), of wel de zogenaamde SAN’ s; de back-up faciliteiten inclusief de daarvoor benodigde software op opslag; alle benodigde beheersoftware, securitysoftware, VMWare licenties, Windows Server licenties etcetera; netwerkcomponenten behorende tot zowel de datacenters als de locatie(s) van de deelnemende gemeente (inclusief bijbehorende software); de datacommunicatiekosten (bv. koppeling Venlo-Roermond-Weert, Gemnet, Internet etcetera); de energiekosten; de noodstroomvoorzieningen; (eventuele) inhuur van deskundigen; opleidingskosten van medewerkers.
Definitief
Deze kosten worden via een vaste verdeelsleutel en via een variabele verdeelsleutel doorberekend aan de deelnemende gemeenten. Hierbij gelden de volgende uitgangspunten: variabel (naar rato gebruik) worden doorberekend: virtuele servers, storage gebruik en eventuele specifieke inhuur van deskundigen; de overige kosten worden via de verdeelsleutel van het aantal werkplekken doorberekend. De ICT-manager van het ICT-samenwerkingsverband is verantwoordelijk voor de juiste administratie en doorberekening van de kosten.
8. Toetreding Het is niet uitgesloten dat op termijn andere gemeenten zullen toetreden tot het ICTsamenwerkingsverband, zeker als dit heeft bewezen als zodanig goed en efficiënt te kunnen functioneren. Een aantal gemeenten hebben inmiddels al hun interesse getoond en zien de besluitvorming van Weert, Venlo en Roermond met spanning tegemoet. Aan deze gemeenten is wel te kennen gegeven dat zij niet eerder kunnen toetreden dan dat het voorgestelde ICTsamenwerkingsverband volledig operationeel is; naar verwachting dus 1 juli 2013. Nieuwe deelnemers zullen zich moeten conformeren aan de door het ICT-samenwerkingsverband gehanteerde standaarden en het bijbehorende (kosten)verrekenmodel. Daar waar zij lokaal nog
14
niet aan de standaard voldoen zal eerst, en voor eigen rekening, een inhaalslag gemaakt moeten worden. De ICT deskundigen van deze gemeenten komen vervolgens na toetreding onder de functionele leiding van de ICT-manager van het ICT-samenwerkingsverband en kunnen dus ook bij de andere deelnemers worden ingezet. De ICT-manager is gemandateerd om binnen de nog op te stellen en met het “ bestuur” af te stemmen kaders naar bevinden te handelen. Daarnaast wordt van de deelnemers een instapbijdrage (goodwill) gevraagd, welk bedrag gestort zal worden in een reserve. Deze reserve zal worden gebruikt voor de deskundigheidbevordering van de medewerkers en ook voor technische vernieuwingen waar alle deelnemers hun voordeel mee kunnen behalen. De instapbijdrage is nog niet bepaald 5, maar het voorstel is om de gemeenten die eerder een financiële (en personele) bijdrage hebben geleverd aan het Telengy onderzoek een substantiële korting aan te bieden; voorwaarde hierbij is wel dat zij dan uiterlijk 31 december 2014 besluiten tot toetreden, daarna vervalt de korting. De instapbijdrage wordt gerelateerd aan het aantal inwoners. Aan de colleges van de deelnemende gemeenten (nu en in de toekomst) wordt voor elke nieuwe toetreder telkens een nieuw toetredingsvoorstel ter instemming voorgelegd, waarbij tevens een nieuwe kosten-/batenanalyse wordt voorgelegd.
9. Uittreding In de businesscase en dus tevens de financiële basis voor het ICT-samenwerkingsverband is uitgegaan van een afschrijvingstermijn voor zowel hard- als software van 5 jaar. Hetzelfde geldt voor de af te sluiten contracten van bijvoorbeeld de datacommunicatieverbindingen. Hieruit vloeit automatisch voort dat deelnemende gemeente zich ook voor vijf jaar verplichten aan dit ICTsamenwerkingsverband. Verlenging van deze termijn is dan ook telkens weer voor 5 jaar. Wensen partijen op enig moment toch weer uit te stappen uit dit ICT-samenwerkingsverband dan moet dit 24 maanden van te voren worden opgezegd, om het ICT-samenwerkingsverband zodoende voldoende tijd te gunnen hierop te kunnen inspelen. Wil men eerder uittreden dan zal men in ieder geval nog alle gezamenlijke, niet lokale, kosten (vast en variabel) voor de resterende contracttermijn moeten voldoen.
Definitief
10. Stappenplan ICT-samenwerkingsverband Bij de start van het uitwerken van de businesscase, en dan met name specifiek het uitwerken van het technische concept en het spiegelen daarvan aan de huidige situatie bij de gemeenten Weert, Venlo en Roermond, werd snel duidelijk dat een voor alle gemeenten geschikt moment van cruciaal belang is en zorgvuldig diende te worden bepaald. Weert heeft er bijvoorbeeld om vervanging technische redenen baat bij dat het ICT-samenwerkingsverband zo spoedig mogelijk gerealiseerd wordt en Venlo heeft vanwege huidige afschrijvingstermijnen juist weer baat bij een latere datum, terwijl dit voor Roermond weer ergens in het midden ligt. Uiteindelijk zij alle factoren gewogen en is de datum 1 juli 2013 gefixeerd, waarbij als randvoorwaarde geldt dat het bestuurlijke “ go or no go” op MT- en Collegeniveau medio 2012 zijn beslag moet krijgen, omdat 5
Voorlopig wordt gedacht aan een bedrag van € 6 á 8 per inwoner. Gemeenten die hebben bijgedragen aan het Telengy onderzoek krijgen 50% reductie.
15
anders de datum 1 juli 2013 vanwege aanbestedings- en implementatietechnische redenen onmogelijk kan worden gehaald. De -
globale planning ziet er als volgt uit: besluitvorming in de MT’ s van de deelnemende gemeenten: juni 2012; besluitvorming in de colleges van de deelnemende gemeenten: augustus/september 2012; adviesaanvraag Ondernemingsraden deelnemende gemeenten: afhankelijke van de lokale procedures na of voor besluitvorming colleges, maar wel in derde kwartaal 2012; benoemen kwartiermaker (blijft in functie tot 1 juli 2013) door secretarissen: direct na besluitvorming colleges; benoemen ICT-manager door secretarissen: direct na besluitvorming colleges; uitwerken (juridische) kaders lichte gemeenschappelijke regeling t.b.v. raadsvoorstel; uitwerken technisch implementatieplan voor de periode oktober 2012 tot juli 2013: augustus/september 2012; uitwerken en indienen raadsvoorstel: augustus/september 2012; uitwerken aanbestedingsconcepten voor leasecontract(en): augustus/september 2012; uitwerken aanbestedingsconcepten voor dataverbindingen: augustus/september 2012; uitwerken aanbestedingsconcepten voor hard- en software voorzieningen: augustus/september 2012; implementatietraject bij deelnemende gemeenten: december 2012 tot 1 juli 2013; implementatietraject centraal (beide rekencentra): december 2012 tot juli 2013; evaluatie implementatietraject: juni 2013; evaluatie samenwerking (2 e helft 2014).
11. Communicatie
Definitief
Het zal duidelijk zijn dat een goede, tijdige en frequente communicatie over dit traject (en de voortgang) naar direct betrokken medewerkers, naar de deelnemende gemeenten (de organisatie), de ondernemingsraden, de colleges en de gemeenteraden van groot belang is. Hiervoor zal dan ook na positieve besluitvorming van de colleges een communicatieplan worden opgesteld. De ondernemingsraden van de deelnemende gemeenten zullen gezamenlijk (middels een presentatie) geïnformeerd worden over het hoe en waarom van het ICTsamenwerkingsverband. Vooruitlopend daarop is er reeds een 3-tal bijeenkomsten georganiseerd waarvoor alle medewerkers van de respectievelijke ICT-afdelingen van Weert, Venlo en Roermond waren uitgenodigd, waarin een toelichting is gegeven op de plannen, het traject tot nu toe, het voorgestelde technische concept en de vervolgstappen richting besluitvorming in de MT’ s, de ondernemingsraden, de colleges van B&W en de gemeenteraden. Gesteld kan worden dat de medewerkers een positief signaal hebben afgegeven rondom het thans voorliggende concept. Na besluitvorming door de colleges zal er één gezamenlijke kennismakingsbijeenkomst worden georganiseerd waarbij ook de vervolgstappen zullen worden uiteengezet en hetgeen van een ieder verwacht wordt besproken zal worden.
12. Conclusies Het onderzoek leidt tot de volgende belangrijkste conclusies: 1) ICT-samenwerking biedt voor de deelnemende gemeenten evidente voordelen die variëren al naar gelang de specifieke situatie, zowel financieel als niet-financieel; 2) De “ winst” van de ICT-samenwerking is meerledig:
16
a) toename van het tempo waarin nieuwe ontwikkelingen door de gemeenten opgepakt kunnen worden en kunnen bijdragen aan het verbeteren van de dienstverlening aan burgers en bedrijven; b) toename van de continuïteit van de ICT-infrastructuur doordat de gemeenten minder kwetsbaar zijn door personeelswisselingen en/of tijdelijke uitval; c) toename van de beschikbare eigen specialistische kennis binnen de samenwerking en daardoor minder afhankelijkheid van externe inhuur; d) meer aandacht en mogelijkheden voor innovatie door meer professionalisering/specialisatie van de medewerkers; e) toename van de professionalisering van het beheer; f) minder meerkosten als gevolg van efficiëntere inzet van mensen en middelen; g) verwachte schaal-/inkoopvoordelen door volume-inkopen. 3) Samenwerking dient plaats te vinden in een vorm die aansluit bij de ambitie en feitelijke situatie van de betrokken gemeenten; een zware juridische vorm met een groot opgezette ICTsamenwerkingsverband past daar niet bij. Een lichte gemeenschappelijke regeling betekent dat onder een bestuurlijk regime slagvaardig en flexibel kan worden gewerkt en dat snel concrete stappen kunnen worden gezet. 4) De deelnemers behalen voordelen op het vlak van vermindering kwetsbaarheid, vergroting van kwaliteit en efficiency en kunnen de ICT-kosten minder laten stijgen dan voorzien en zelfs laten dalen. Daarbij geldt wel dat de gemeenten de meerwaarde van de samenwerking onderschrijven en zich aan de samenwerking committeren. Dat impliceert “ loslaten” en het ICTsamenwerkingsverband ruimte bieden. In de toekomst biedt ICT samenwerking ook kansen voor intergemeentelijke samenwerking op andere terreinen dan alleen de technische ICTinfrastructuur; bijvoorbeeld op applicatiegebied (beheer en operatie). 5) Intergemeentelijke samenwerking is complex, zo ook deze. Het vereist onderling vertrouwen en een ruim mandaat aan de kwartiermaker en de ICT-manager om, in afstemming met het bestuur van de samenwerking die zaken te organiseren die in het belang zijn van de samenwerking.
Definitief
13. Advies Gezien de vele gemeentelijke uitdagingen is samenwerken onontkoombaar. Het is niet de vraag of er wordt samengewerkt, maar wanneer, met wie en via welke weg. Naast het samenwerkingsadvies zijn individuele business cases opgesteld. Voor alle onderzochte gemeenten draagt de ICT-samenwerking bij aan vermindering van kwetsbaarheid, verhoging van de kwaliteit en vermindering van ICT-(meer)kosten op langere termijn. Het advies, mede op basis van het voor de gemeente opgestelde businesscase, luidt dan ook: 1. Besluit tot samenwerking als de meerwaarde van de samenwerking voor u vaststaat en u zich daaraan wilt committeren. 2. Stel een lichte gemeenschappelijke regeling in met de secretarissen van de deelnemende gemeenten als bestuur. 3. Benoem een kwartiermaker uit eigen gelederen. 4. Laat de kwartiermaker samen met het bestuur (de gemeentesecretarissen) de werving (eveneens uit eigen gelederen) van de ICT-manager voorbereiden. 5. Geef de kwartiermaker en de ICT-manager mandaat om het ICT-samenwerkingsverband vorm te geven.
17
6. Besluit tot het groeiscenario waarbij Roermond, Venlo en Weert samen de gemeenschappelijke ICT-infrastructuur vormen waarop later de andere deelnemers aansluiten.
Definitief
18
Bijlage 1: Het technische concept
Definitief
19
Bijlage 2: Overzicht leden onderzoeksteam ICT-samenwerkingsverband NML Gemeente Weert William Ruber, algemeen adviseur/projectleider Marco van Dijk, adviseur informatievoorziening Jan Roodt, adviseur informatievoorziening Gemeente Venlo Frank Stege, teamleider informatievoorziening Ron Meerts, senior infrastructuur beheerder/projectleider José Lianes, clusterleider infrastructuurbeheer Henk Mepschen, managementadviseur A financiën
Gemeente Roermond Lilian Hoenen, hoofd afdeling Facilitaire Frans Laumen, teamleider ICT Joost Poulissen, facilitair netwerkbeheerder Saskia Smeets, adviseur financieel management Udo Weyergraf, directeur sector BMO Extern Ton de Wit, Telengy Management & Advies BV Philippe van Hartingsveldt, Telengy Management & Advies BV
Definitief
20
Bijlage 3: Voorlopig resultaat businesscase in totalen Totalen samenwerking; exclusief leasevoordeel, inkoopvoordeel en opstartkosten (voorlopige cijfers)
Kosten zonder samenwerking Kosten met samenwerking
Kosten zonder samenwerking Kosten met samenwerking
Kosten zonder samenwerking Kosten met samenwerking
2012 2013 2014 2015 2.707.960,79 2.952.182,37 2.712.869,44 2.917.050,23 2.684.467,79 2.750.256,25 2.808.840,05 2.887.189,37 23.493,00 201.926,12 (95.970,61) 29.860,85 2016 2017 2018 2019 3.059.715,99 2.786.165,95 2.737.816,94 2.776.889,61 2.683.223,70 2.254.167,27 2.114.187,55 2.216.643,36 376.492,29 531.998,67 623.629,39 560.246,25 2020 2.715.932,01 2.215.380,57 500.551,44
Totaal voordeel t/m 2020: 2.752.227,40
Definitief
21
