Adobe® PDF Power Tour
Acrobat 7.0 voor de juridische markt
Dirk-Jan Verstraten Digipol B.V.
Agenda Introduktie op Adobe Acrobat De juridische praktijk Verdieping in PDF Functies en demo’s van Acrobat Navigatie, PDF creatie, PDF Binders, beveiliging, organizer, annotaties,
Verrijken en vergelijken van pdf documenten, electronische formulieren
Electronische strafdossiers Het gebruik van PDF in uw praktijk Afsluiting
De Adobe Acrobat Produkt familie
De Acrobat 7.0 produkten in detail Functies Weergeven, afdrukken en doorzoeken van PDFbestanden
Adobe Reader
Acrobat Elements
Acrobat Standard
Acrobat Professional
X
X
X
X
Gebruikers van Adobe Reader 7.0 in staat stellen tot participatie in document-review Samenstelling van PDF’s vanuit elke applicatie met afdrukmogelijkheden, incl. Microsoft® Office
X X
X
X
Beveiliging van documenten met wachtwoord, certificaat en Adobe LiveCycle-regels
X
X
Instant PDF-bestanden vanuit MS Outlook, Internet Explorer, MS Access en MS Publisher
X
X
Bestanden uit diverse applicaties samenvoegen tot één Adobe PDF-bestand
X
X
Vertrouwde vormen van review-feedback (tekstmarkering, sticky note, pen, enz.)
X
X
Adobe LiveCycle Designer voor samenstelling van professionele Adobe PDF-formulieren
X
Ondersteuning van gelaagde technische tekeningen (Visio en AutoCAD) en objectdata uit Visio
X
Samenstelling van PDF’s vanuit AutoCAD®, Microsoft Visio en Microsoft Project (Windows® only)
X
Adobe Acrobat 7.0 (Professional)
De complete oplossing voor documentgebruik in de juridische sector
Alles draait om documenten… Juridische processen zijn gebaseerd op papier Medium wat zich door de tijd heen heeft bewezen Medium wat visueel integer is (wat je ziet, is wat je
hebt) Geschikt voor alle type documenten
In de praktijk…
Documentbeheer binnen de juridische sector is een combinatie van papieren en digitale processen.
Het Juridische werkproces
Maak documenten en deel deze met interne en externe partijen
Voeg meerdere bestanden samen tot één bestand
Controleer toegang tot document en behoud integriteit
Werk samen en deel opmerkingen
Portable Document Format (PDF) Open standaard Meest gekozen formaat in de juridische sector omdat: PDF vanuit iedere bron te maken is (zowel papier als digitaal) Visuele integriteit is te waarborgen Authenticiteit is te waarborgen PDF documenten kunnen zeer goed beveiligd worden Breed platform voor universele documentuitwisseling Platform voor samenwerken en revisies Informatie is eenvoudig te ontsluiten (metadata en
zoekmachines) PDF is makkelijk te integreren in DMS/CMS systemen Geschikt voor langdurige termijn bewaring (archivering)
Het Acrobat “ecosysteem” Half miljard Acrobat Readers 60% van alle PDAs zijn gebundeld met Reader 675,000 links naar de Reader downloadpagina >1,800 solution partners
PDF/A Internationale ISO Standaard die geschikt is
voor langdurige bewaring van electronische documenten. Langdurige bewaring van zwart wit en
kleurendocumenten als electronische gegevens Gebaseerd op de zakelijke en technische behoeftes van overheden, industrie, multinationals, educatieve instellingen en bibliotheken.
Aanknopingspunten in de wet
De archiefwet 1995 Definieert de technische en functionele eisen aan een electronisch archiefbescheid De regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden (februari 2002) Nadere uitwerking van artikel 12 uit het archiefbesluit van1995 De wet Openbaarheid van Bestuur (WOB) 1998 Over de openbaarheid van overheidsdocumenten wanneer deze zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats Wet bescherming persoonsgegevens (2001) Wat geldt voor persoonsgegevens op papier, is ook van toepassing op digitale documenten
Regeling archiefbescheiden Regeling van de Staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen, dr. F. van der Ploeg, van ….. 2001, nr. WJZ/2001/….. (8080), houdende nadere regels omtrent de geordende en toegankelijke staat van te bewaren archiefbescheiden (Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden). De Staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen, dr. F. van derPloeg, Gelet op artikel 12 van het Archiefbesluit 1995,
Artikel 6 Digitale archiefbescheiden dienen, uiterlijk op het tijdstip van overbrenging, als bedoeld in de artikelen 12 en 13 van de Archiefwet 1995, te worden opgeslagen volgens de Volgende standaarden: a. voor character sets: ASCII (ISO/IEC 8859-1) of Unicode (ISO/IEC 10646-1); b. voor tekstbestanden: Portable document format (PDF) of SGML dan wel XML vergezeld van een stylesheet (XSL, CSS) dan wel TIFF of PDF met de metadata in een XML-wrapper; c. voor CAD/CAM bestanden; Portable document format (PDF) en STEP (Standard for the exchange of product data) als metadata standaard (ISO 10303); d. voor images/beelden (bitmapped): Portable document format (PDF) en indien gebruik gemaakt wordt van compressie: ITU T4 of ITU T6;
Waarom eigenlijk PDF en niet MS Word? PDF
Word
= van iedereen Platform onafhankelijk Instelbare compressie Authenticiteits waarborging Beveiliging optimaal Visueel integer Geen macro’s (virussen) Altijd uitwisselbaar Archiveringsstandaard Container functie Media binnen container te beveiligen kleurbeheer
=eigendom Niet Geen Geen Gering Niet Macro’s Niet Geen Geen Niet Geen
Waarom eigenlijk PDF en niet TIFF Kleinere bestandsgrootte PDF Besparen op storage Snelheid Doorzoekbaarheid Downloadbaarheid Presentatie Tiff presentatie pas als hele bestand gedownload is (oplossing elke
pagina als los bestand) Nadelen: navigatie, printen, e-mailen
PDF streaming Eerste pagina presenteren terwijl de rest in achtergrond volgt Opent elke pagina op verzoek tijdens download
Demonstratie
Interface Acrobat
Navigatie (1) Artikelen Definieren een “zichtbaar leesgebied” Handig voor het bepalen van een leesrichting Bladwijzers Geven de structuur van een document weer Kunnen hiërarschisch “genest” worden Miniaturen Tonen een verkleinde weergave van een pagina in een
document Kunnen o.a. worden gebruikt om de volgorde van pagina’s in een document te herschikken.
Navigatie (2) Bestemmingen Specifieke linkmethode Werkt ook na het herschikken van pagina’s Wordt in webtoepassingen als “anker” gebruikt Hyperlinks Linken binnen een document Linken naar andere documenten Hyperlink als “actie” om een “evenement” te starten Document Open options Bepalen de weergave van het document bij het
openen. Mogelijkheden om de interface van Acrobat te onderdrukken
Demonstratie
Navigatie Acrobat
PDF Creatie methodes
PDFwriter/PDFprinter
Print
Acrobat Distiller PDFmaker
Web
Direct vanuit de applicatie Scan Web
Portable devices
PDF maker Macro voor vereenvoudigde pdf creatie
Word, Excel, Powerpoint, Project, Visio, Autocad, MS Outlook Leunt in de achtergrond op de Distiller
Joboptions regelen compressie, font insluiting, etc. Vrij aan te passen conversie instellingen voor
bladwijzers, hyperlinks etc.
PDF maken vanuit MS-Outlook Converteren van afzonderlijke e-mailberichten en
complete mappen tot PDF-document vanuit MS Outlook
PDF creatie van email en complete email folders Behoud van originele attachments Sneller zoeken Stabielere MS Outlook Eenvoudig archiveren (must voor kleine en grote organisaties)
Demonstratie
PDF maker MS-Outlook
PDF maken vanuit Acrobat Maak direct PDF van verschillende bestandsformaten Office: .doc, xls, ppt, Grafisch: .jpg, tiff, png, pcx AEC: AutoCad etc Afhankelijkvan de conversie-instellingen bij de
voorkeuren van Acrobat Maak PDF vanaf de scanner, het clipbord en het Web Maak PDF Binders van verschillende bestanden
PDF Binder Adobe PDF Binder maakt samenvoegen van documenten
zeer eenvoudig Projecten bestaan uit verschillende bestandsformaten Maak Binders van verschillende bron documenten Visuele organisatie van Binder/samenvoegingproces Voeg additionele informatie toe Regel beveiliging of compatibiliteit
Demonstratie
PDF Binder
Soorten PDF Vanuit een reeds digitale bron Beeld Image only PDF Tekst Formatted Text and Graphics Beeld en tekst Searchable Image Compact Searchable Image Exact
De vier smaken van Adobe PDF
Scannen Zelf doen
Uitbesteden
PDF beveiliging gedefinieerd
Document Controle
Digitale Handtekening
•Confidentialiteit •Rechtenbeheer •Toeganscontrole
•Authenticiteit •Integriteit •Non-repudiatie
Sinds Acrobat 2.0 1994
Sinds Acrobat 4.0 1999
Document Controle Voorkomt niet-geautoriseerde toegang en verandering
aan een document Acrobat staat het openen van documenten toe aan: Iedereen Iedereen met een (gedeeld) wachtwoord Specifiek benoemde individuelen met een PKI certificaat Acrobat biedt verdere controle door restricties op: Printen Veranderingen, waaronder ook formuliervelden Kopieren van inhoud Schermlees apparatuur
Document Controle: wachtwoorden
Digitale Handtekeningen Bieden de zekerheid dat Een document niet veranderd is Het daadwerkelijk de benoemde persoon is die het
document heeft ondertekend. Documenten zullen online kunnen komen omdat de beveiliging nu gelijk is –en in vele gevallen beter is- dan met papieren documenten.
Beveiliging, DRM en digitale handtekeningen
Elk PDF document kan worden beveiligd tegen bijvoorbeeld openen, printen, wijzigen etc. Twee standaard niveaus van beveiliging: wachtwoord openen en wachtwoord document permissies Digitaal ondertekenen met of zonder beveiliging Partner van trusted third parties zoals Pink Roccade (VeriSign) Controle over authenticiteit en document historie Derde beveiligingsniveau beschikbaar op basis van integratie met LiveCycle Policy Server Via de server beheerde beveiligingsrichtlijnen voor evaluatie, intrekking en vervaldatum van PDF-documenten
Integratie met Adobe LiveCycle Policy Server
Demonstratie
Wachtwoordbeveiliging, Digitale handtekeningen en DRM (policy server)
De Organizer Visuele organisatie en beheer van collecties PDF
bestanden Geen iconen meer maar miniaturen Windows verkenner update bij installatie Adobe Acrobat Eenvoudig data distribueren, printen vanuit de Organizer Collecties maken van individuele PDF documenten die op verschillende locaties staan Simpel toevoegen van gescande documenten
Demonstratie
Organizer
Document revisie en accorderen Voorkom vertraging door documenten te versturen die
anderen niet kunnen openen Document revisie voor kleine en grote werkgroepen via web en email Ontvang alle commentaren op 1 plek! Terugvoeren van annotaties naar oorspronkelijke bron document Minimaliseer dataverkeer met versturen van ‘commentaren’ in plaats van complete documenten Annotaties nu ook voor gebruikers van Adobe Reader “Inschakelen” van tools voor commentaren met Acrobat 7.0 Professional
Demonstratie
Annoteren op documenten
Elektronische (straf)dossiers Op basis van PDF (portable document format) Cluster van Informatie uit verschillende
applicaties/databases (Oracle, SAP, PeopleSoft) Authenticiteitswaarborging, beveiliging Transparant en snel zoeken/samenvatting maken Toevoegen multimedia (video,foto’s, audio, 3D) Indexen maken en snel zoeken Archiefwet Annotation summarizer
Samenvattingen -bewijswijzer- maken
Documenten “verrijken” Kop-en voetteksten toevoegen Consolideer eenheid in vorm bij binders Pagina’s (her)nummeren Watermerk toevoegen Definieer een grafische afbeelding of Definieer vrije tekst Bepaal de zichtbaarheid (scherm of print) Bescherm intellectueel eigendom!
Demonstratie
Documenten “verrijken”
Demonstratie
Documenten vergelijken
Elektronische formulieren Maak met Adobe Acrobat van elk PDF document een
intelligent PDF formulier Ingebedde validatie op data velden Voordelen: voorkomt foutieve invoer data, formulier kan eenvoudig leesbaar worden geprint, geretourneerd en vastgelegd Online en Offline te distribueren Geavanceerde formulieren met Adobe LiveCycle Designer (Acrobat 7.0 Professional) Opstellen van PDF- , XML- en HTML-formulieren met geïntegreerde bedrijfslogica ‘standaard’ PDF formulieren kunnen veel sneller worden ingericht met datavelden
Demonstratie
Designer 7.0
Het Juridische werkproces
Maak documenten en deel deze met interne en externe partijen
Voeg meerdere bestanden samen tot één bestand
Controleer toegang tot document en behoud integriteit
Werk samen en deel opmerkingen
Het gebruik van PDF in uw praktijk Scan alle binnekomende documenten naar PDF Converteer alle uitgaande documenten naar PDF Organiseer bestanden op . . . Client Zaak Document type Bestandsnaam Maak informatie doorzoekbaar Indexen maken Document samenvattingen, OCR en commentaren
Digipol B.V. Digitale Media Diensten voor de Juridische sector Elektronisch dossier / archief Beveiligd scannen Consultancy Videoverhoor – Telehoren – Videoconferencing 360gr fotografie en 3D Forensische video- en audio analyse Audits van cctv Opleidingen op het gebied van PDF
Meer informatie Produkt Informatie http://www.adobe.com/acrobat Wil je acrobat kopen? http://www.adobe.com/store Digipol b.v.
[email protected]
[email protected]
