Administration & Finance

Stallestraat 96 1180 Brussel Tél: 02/371.31.11 www.croix-rouge.be

Jean-Pierre Boulanger Administratief en Financieel Directeur Belgische Rode Kruis, Communauté Francophone

Administration & Finance

IBR - IRE 17 Oktober 2008

1 Volontaires.PPT

BELGIAN RED CROSS

Asbl

BXL

FNF

Cap.

NFF

VZW

Compliance with ASBL / VZW Accounting Rules & Practices


2

BELGIAN RED CROSS


BXL

FNF

Cap.

NFF

3

BELGISCHE RODE KRUIS – FRANSTALIGE GEMEENSCHAP

Activiteiten van het BRK VRIJWILLIGERS

– Bloedtransfusie – Sociale hulpverlening – Opleiding – EHBO – Internationale activiteiten – Opvang van asielzoekers Netwerk van plaatselijke afdelingen :170+ Administration & Finance

4

=

+

INSTITUT DES SCIENCES HUMAINES ET SOCIALES SERVICE : SOCIO-ANTHROPOLOGIE DU DEVELOPPEMENT

La gestion des ressources humaines de la Croix-Rouge de Belgique-Communauté francophone : Interactions et relations entre Volontaires et Permanents Vrijwiligers

90%

Bedienden

Rapport final

Gautier PIROTTE Chargé de cours ISHS-ULg & Stéphanie GRIBOMONT Chercheuse ISHS-ULG

10% Avril 2008

Avec le concours du Fonds pour la Formation des Etablissements et Services de Santé bicommunautaires de la SGP 305.2


5

CONTROLEMAATREGELEN ….enkele concrete voorbeelden •

9.000 Vrijwilligers + 1.000 Permanente werkkrachten

•

Meer dan 500 bankrekeningen / spaarboekjes

•

Meer dan 250 petty cash

•

170 plaatselijke afdelingen = 170 KMO’s

•

Cash collection


6

9.000 Vrijwilligers + 1.000 Permanente werkkrachten •

OPLEIDING : kan men aan vrijwilligers dezelfde eisen stellen inzake opleiding, competentie en professionalisme, als aan permanente werkkrachten ?

•

UURROOSTER de vrijwilligers vervullen dikwijls hun opdracht na de werkuren of tijdens het weekend, naargelang hun beschikbaarheid. terwijl de meerderheid van de permante werkkrachten overdag werken, tijdens de « kantooruren », met inachtname van hun arbeidsovereenkomst.

•

BEZOLDIGING Ù ONKOSTENVERGOEDING

«De vrijwilliger komt voor zijn onkostenvergoeding om de «maandeindjes af te ronden». Dat is zelfs soms de eerste motivatie en dat is niet normaal. »

Ù

Een beroepsambulancier


« Ik mag hopen dat de permanente werkkrachten open staan voor vrijwilligerswerk en dat zij niet enkel voor hun salaris werken. »

Een vrijwillige ambulancier

7


BEZOLDIGING Ù ONKOSTENVERGOEDING (vervolg) ¾ ¾

Dilemma over de waarde van het engagement : mag een vrijwilliger bezoldigd worden ? Dilemma over de verdeling van de taken

« De permanente werkkrachten worden betaald om de ziekenwagens te ontsmetten, wij niet ! » Een vrijwillige ambulancier ¾

¾

•

Conflict tussen vrijwilligers mbt sociale dienstverlening en vrijwilligers inzake EHBO 9 Vrijwilligers mbt sociale dienstverlening kunnen vergoed worden indien gewenst (verplaatsingskosten) 9 Vrijwilligers EHBO : bescheiden onkostenvergoeding : wachtposten (7€ / 10 uur) en maaltijdvergoeding (4€) Conflict inzake de nieuwe wet (wet van 3 juli 2005 in werking getreden op 6 februari 2006) 9 Eens het fiscale plafond is bereikt, stoppen sommige vrijwilligers hun prestaties. De permanente werkkrachten dienen dan op post te staan.

SANCTIES ¾ ¾

Vrijwilligers : voelen zich vaak onstrafbaar Permanenten : arbeidsovereenkomst, sociale wetgeving, arbeidsreglement, …


8


HIERARCHISCHE VERANTWOORDELIJKHEID EN MACHTSVERHOUDINGEN

Aantal mandatari ssen

Aantal vrijwilligers

Waals Brabant

108

760

868

Henegouwer

365

1.474

1.839

Luik

234

1.812

2.046

Luxemburg

156

1.216

1.372

Namen

142

902

1.044

Brussel - Hoofdstad

154

1.362

1.516

Duitstalige Gemeentschap

63

276

339

Franstalige Gemeenschap

5

342

347

1.227

8.144

9.371

Provincies

9300+ Vol. 1000 Perm.

TOTAAL

Totaal

Beheer De gemandateerde vrijwilligers hebben statutair, vergelijkbare verantwoordelijkheden als die van de permanente werkkrachten


9

9.000 Vrijwilligers + 1.000 Permanente werkkrachten Enkele te volgen pistes ¾ Communicatie : vaak onvolledig vanwege de directie en soms (met opzet!) verdraaid door de vrijwilligers ¾ Verbetering van de transparantie in het oplossen van sommige conflicten ¾ Toepassing van een aanwervingsmethodiek voor de vrijwilligers en definitie van een vormingspad (persoon aangewezen voor het superviseren en beheren van alle HR aspecten van de vrijwilligers) ¾ Verduidelijking van de taken en verantwoordelijkheden van iedereen ¾ Hiërarchie laten prevaleren ¾ Splitsing van uitvoerende en beslissingsnemende functies ¾ Het vermijden van dubbele bevoegdheden van de bestuurders


10

Volontaires

9.000 Vrijwilligers + 1.000 Permanente

Aantal mandatari ssen

Aantal vrijwilligers

Waals Brabant

108

760

868

Henegouwen

365

1.474

1.839

Luik

234

1.812

2.046

Luxemburg

156

1.216

1.372

Namen

142

902

1.044

Brussel - Hoofdstad

154

1.362

1.516

Duitstalige Gemeenschap

63

276

339

Franstalige Gemeenschap

5

342

347

1.227

8.144

9.371

TOTAAL

Permaments

10%

werkkrachten

Provincies

90%

Totaal


11

9.000 Vrijwilligers + 1.000 Permanente werkkrachten

7 PRINCIPES KONING CHARTER


12

Vrijwilligerswerk (of werken als permanente kracht) bij het Rode-Kruis impliceert de naleving van 7 principes MENSELIJKHEID ONPARTIJDIGHEID NEUTRALITEIT ONAFHANKELIJKHEID VRIJWILLIGHEID EENHEID UNIVERSALITEIT


13


9.000 Vrijwilligers + 1.000 Permanenten

•

MEER DAN 500 BANKREKENINGEN / SPAARBOEKJES

•


•

170 lokale afdelingen = 170 KMO’s

•

Cash collection


14

500+ BANKREKENINGEN

…. met 95% van de handtekeningsbevoegdheid in handen van vrijwilligers Record Bank

1

LANDBOUWKREDIET

1

Banque de Kigali

1

•Opening : goedkeuring centrale Treasury

CITIBANK BELGIUM

3

CENTEA

3

•Dubbele handtekening verplicht

5

Delta Lloyd Bank

•Geen bankkaart of beperkte geldopname (250 €)

9

Axa Bank Belgium

10

KBC Bank

20

CBC Banque

63

ING Banque

108

Banque de la Poste

113

Dexia - Bank - Banque

164

Fortis Bank 0

20

40

60

80

100


120

140

160

180

15



•

Meer dan 500 bankrekeningen /

•

operationele spaarboekjes

•

MEER DAN 250 PETTY CASH

•

170 lokale afdelingen = 170 KMO’s

•

Cash collection


16

250+ PETTY CASH

•Electronische overdracht •Maandelijks •Dubbel goedkeuringsniveau •Escalatie van verschillen •Centrale registratie


17



•

Meer dan 500 Bankrekeningen / operationele spaarboekjes

•


•

170 PLAATSELIJKE AFDELINGEN = 170 KMO’s

•

Cash collection


18

170 LOKALE AFDELINGEN

Omschakeling van een volledige decentralisatie naar een provinciale centralisatie

PAST

NOW

SL

CP

= 170 « KMO’s » ( CA 5.5 M€ )

•Centralisatie => beheer en controle •Mogelijkheid tot back-up

Finance

•Transfert van verantwoordelijkheden van vrijwilligers naar permanenten

•One single ERP •Professionalisering (boekhouding « op dagelijkse basis », kwaliteit …) •Vermindering van latente kosten

8

Organisation compta & fin.ppt

ASBL compliancy Geïntegreerde reporting

•Verplichte passage voor E&Y « zonder voorbehoud » Administration & Finance

19

170 LOKALE AFDELINGEN Omschakeling van een volledige decentralisatie naar een provinciale centralisatie

Shared drive (restricted acces)

ERP

= 170 « PME » ( CA 5.5 M€ M€


)

20

+

170 LOKALE AFDELINGEN Omschakeling van een volledige decentralisatie naar een provinciale centralisatie

CROI X-ROUGE de BELGIQUE

CommunaUle francophooe

GJ@]lEJ

~ Äccuerl Reportmg SL MIcrosoft Interne! Explorer

Reportin o SL

Accueil Doc u m e nt.

1. Brob,nt ;. . H,in . ut

3.

Liè~e

Rep ortin Q SL

Intronet ! Dép,rtementfin,nce, et ,upport, ! ReportinQ SL

'omm e nt utilioer ~ e tte inte,he e 1 eet e. pac e e st d estin é a d é po. e r les fichi e r. d e r e porting comptabl e d e •• e ction 5 loc a le •. You. pouv ez acc é d e r sur Ie m e nu d e gauche a UH diffé r e nts rép e rtoire. d e. province. e t section. loc a le •. Dan. c e s rép e rtoire •• d é po. ez votre docum e nt 11 partie d e la barre d e m e nu .upérieure via Ie bouton «té lée harg e r un docum e nt». You. d e v ez r e n.eiQn e r .on Hat qui par défaut est « A traite r ». Un e foi. c e lui-ci charQ é dan. I"interfac e , il n e vou. e st plu. po .. ibl e d e Ie vi.u a li .e r tant qu e Ie « .ervice comptabilité » n e I" a p a. approuvé. Un e foi. a pprouv é , vou. pourrez .uivre .on Hat d e traite m e nt - « En cour. d e traite m e nt » -« Traité » - Cloturé ».

I m a Qe. Liste. Cont,ct,

APubl;" por é l" ment ol ,ffich e r d,n, cet , ffich 'Q e de I, li,te Di,cussion Q"n"rol e

ÉYénoment,

" nnon <e> Aucune .nnone. n'e,t .ctue llement . cti,e , Pou r . joute r une nouvelle .nnonee, cli Qu e , ,u r« Ajouter une nouvelle .n none. ei -d ess ou ,

• AJ oute, une nouv e ll e .nnonee

Lien. Iln· y" ucunlien fH ori ol , ff iche r. PourcréerunnouYMu li e n,cliqu e , , ur« Ajoute runn ouYMu lien .ei·dessou,

Pour cr"er un nouy e l " I"ment , cl ique , ,u r« Ajoute r une nouyell e di,cuss ion

ei· dessou,

• Ajouter un nOUYMU li en

Oiscu .. ion.

Di,cu"ion Qénéro le Enquête.

Me mbreo

JMn·PierreBoul,nQer

Ti< h eo

Titre II n· ! , , ucun "I"ment ol ,fficher d,n, cet ,ffich'Qe de I, li ,te «nche ,

Et,t Pour cr"er un nouyel "I"ment , clique , ,u r« Ajouter une nouyelle t.iche ci· de ss ou ,

Jo,,, Kessel

• Ajouter une nouyelle t.iche

Morco M,I,ffo Morie·fronçoi,e Morch,nd M,rtine Ledin Michel Li,on Michèle S,lden N,th,lie OddinQ Nicole Se"in PierrePlouyier R,chelle Ridole ~


I

Add ne .. member

21

CONTROLE ORGANEN ACTIVITEITEN VAN VRIJWILLIGERS en VAN PERMANENTE WERKKRACHTEN

EXTERN EXTERNE

INTERN •Audit comité •Interne audit


22

Belgische Rode Kruis Franstalige Gemeenschap Stallestraat 96 1180 Brussel Tél: 02/371.31.11 www.croix-rouge.be

Faites un don 096-0000300-30

23

Administration & Finance

Recommend Documents